JP7214088B1 - 電子ファイル保存処理装置、電子ファイル保存処理プログラムおよび電子ファイル保存処理方法 - Google Patents
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Abstract
Description
また、2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法では、タイムスタンプ要件等が緩和される一方、電子取引に関するデータ保存の義務化が盛り込まれた。大企業のみならず中小企業においても、電子取引の記録を電子的に保存することが必要になった。
また、発注者と受注者の間でやり取りされる取引関係書類の電子ファイルは、発注者と受注者の両方でそれぞれが保管する必要があり、管理に手間がかかるという課題もあった。たとえば、特許文献1に記載のシステムにおいて、企業Aから企業Bに発行した請求書を企業Aおよび企業Bでそれぞれ電子的に保存する場合、請求書の発行元である企業Aは、企業Aの担当者が、作成した請求書のデータをそのまま、または紙で印刷した請求書をスキャンなど電子化して特定のデータベースに保存するとともに、請求書を企業Bに別途郵送やメールなどで送付する。そして、発行先の企業Bでも、企業Bの担当者が、郵送やメールで受領した請求書をスキャンまたはダウンロードし、特定のデータベースに保存する必要があった。そのため、このような電子ファイルの管理上の手間を削減することが希求されている。
上記電子ファイル保存処理装置において、前記送信側記憶エリアおよび/または前記受信側記憶エリアに記憶された前記電子ファイルおよび/または前記書類情報入力欄へ入力された情報の訂正または削除の履歴を保存する履歴保存手段をさらに有する構成とすることができる。
上記電子ファイル保存処理装置において、前記送信手段は、前記電子ファイルを、前記送信先情報入力欄に入力された受信者情報に関連付けて前記送信側記憶エリアに記憶することで、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを受信者に閲覧可能とする構成とすることができる。
上記電子ファイル保存処理装置において、前記承認者設定手段は、複数の承認者が順番に承認を行う承認経路を設定することができ、前記承認手段は、前記承認経路の順番に応じて、承認者による前記電子ファイルの承認を可能とする構成とすることができる。
上記電子ファイル保存処理装置において、前記端末に電子ファイル入力欄および書類情報入力欄を表示する保存情報入力画面を表示し、前記端末を介して、前記電子ファイル入力欄および前記書類情報入力欄が入力され、電子ファイル保存指示が行われると、前記電子ファイル入力欄から入力された電子ファイルを前記書類情報入力欄へ入力された情報と関連付けて前記送信側記憶エリアに保存する保存手段をさらに有する構成とすることができる。
本発明に係る電子ファイル保存処理プログラムは、ユーザ間で送信した電子ファイルを、記憶装置の送信側記憶エリアおよび受信側記憶エリアに保存する処理をコンピューターに実行させる電子ファイル保存処理プログラムであって、一のユーザIDから出された他のユーザIDへの電子ファイル送信指示に基づいて、前記送信側記憶エリアに前記他のユーザID宛ての電子ファイルを電子的に保存する送信処理と、受信者により受信操作端末から出力された受信指示に基づいて、前記送信側記憶エリアに記憶された前記電子ファイルを複製し、前記受信操作端末からアクセス可能な受信側記憶エリアに保存する受信処理と、承認者を設定する承認者設定処理と、前記承認者設定処理により承認された承認者が前記電子ファイルを承認するための承認処理と、を行い、前記送信処理において、任意のユーザIDによりログインした端末に電子ファイル入力欄、書類情報入力欄、送信先情報入力欄およびメッセージ入力欄を表示する送信情報入力画面を表示し、前記端末を介して、前記電子ファイル入力欄、前記書類情報入力欄および送信先情報入力欄が入力され、前記電子ファイル送信指示が行われると、前記電子ファイル入力欄から入力された電子ファイルを前記書類情報入力欄へ入力された情報と関連付けて前記送信側記憶エリアに保存し、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信し、前記送信処理において、前記書類情報入力欄において前記承認者の承認が必要である旨が入力された場合には、承認者により前記電子ファイルの承認が行われた後に、前記電子ファイル送信指示が行われると、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信する、または、承認者により前記電子ファイルの承認が行われたことをトリガーとして、自動で、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信する。
本発明に係る電子ファイル保存処理方法は、上記電子ファイル保存処理装置が提供する電子ファイル保存処理サービスを利用できるユーザを会員ユーザ、利用できないユーザを非会員ユーザとした場合に、会員ユーザ間の取引関係書類の前記電子ファイルを保存する場合には、前記送信手段および前記受信手段により、送信側の会員ユーザの前記送信側記憶エリアおよび受信側の会員ユーザの前記受信側記憶エリアに前記電子ファイルを保存することが可能であり、会員ユーザと非会員ユーザとの取引関係書類の前記電子ファイルを保存する場合には、前記保存手段により、会員ユーザの記憶エリアに前記電子ファイルを保存することが可能である。
処理装置11は、CPUなどの演算装置であり、記憶装置12に記憶された電子ファイル保存処理プログラムを実行することで、送信者が発行する取引関係書類の電子ファイルを受信者に対して送信する送信処理を実行する。以下においては、図1に示す会員企業AのユーザA1から会員企業BのユーザB1へと電子ファイルを送信する場面を例示し、データベース14のうち企業Aでアクセス可能な記憶エリア14Aを送信側記憶エリア14Aとし、データベース14のうち企業Bでアクセス可能な記憶エリア14Bを受信側記憶エリア14Bとして説明する。
処理装置11は、承認者を設定するための承認者設定機能と、承認者設定機能により設定された承認者が承認を実行するための承認機能とを有する。たとえば、処理装置11は、所定の承認画面に、承認待ちの電子ファイルを表示し、承認者に、承認または否認を選択させることができる。承認画面において承認者が電子ファイルの承認を行うと、処理装置11は、送信側記憶エリア14Aに保存した「承認待ち」の電子ファイルのステータスを「承認済み」に変更するとともに、自動で、送信情報に基づくメッセージの送信を行うとともに、取引先担当者の情報を保存し、受信側の会員ユーザB1が送信側記憶エリア14Aに保存した電子ファイルを閲覧可能とする。
また、処理装置11は、送信処理において送信された電子ファイルを受信する受信機能を有する。上述した送信処理においては送信側記憶エリア14Aのみに電子ファイルが保存され、受信処理を行うことで、受信側記憶エリア14Bにも、電子ファイルが保存されることとなる。以下においては、本実施形態に係る受信処理を、会員ユーザA1が送信した電子ファイルを、会員ユーザB1が受信する場面を例示して説明する。
さらに、処理装置11は、他のユーザとのやり取りなく、自社で作成した電子ファイルや、他社から本実施形態に係る送信処理以外の方法で受領した電子ファイル、あるいは、紙の取引関係書類をスキャンなどにより電子化した電子ファイルを、電子帳簿保存法に準拠して電子的に保存する保存機能を有する。以下において、本実施形態に係る保存処理を、企業Aの会員ユーザA1が電子ファイルを保存する場面を例示して説明する。
処理装置11は、データベース14の記憶エリア14A,14Bに保存された電子ファイルを訂正する機能を有する。具体的には、処理装置11は、電子ファイルの書類情報を訂正するための画面を有しており、ユーザに書類情報を訂正させることができる。ユーザが訂正した書類情報は、処理装置11により、データベース14に保存される。また、本実施形態では、処理装置11が書類情報を訂正した場合には、訂正の履歴情報として訂正内容が保存される。たとえば、処理装置11は、訂正前の書類情報をそのまま履歴情報として保存し、または、訂正箇所の情報を保存する構成とすることができる。これにより、権限あるユーザが、訂正の内容を確認でき、データの真実性を担保することができる。
処理装置11は、データベース14の記憶エリア14A,14Bに保存された電子ファイルを検索する機能を有する。本実施形態において、処理装置11は、電子ファイルの書類情報を検索するための検索画面を有しており、ユーザが書類情報に含まれるキーワードを検索キーワードとして入力することで、ユーザに、所望する電子ファイルを検索させることができる。
10…サーバー
11…処理装置
12…記憶装置
13…通信装置
14…データベース
14A,14B…記憶エリア
20,30,40…操作端末
Claims (7)
- ユーザ間で送信した電子ファイルを、記憶装置の送信側記憶エリアおよび受信側記憶エリアに保存する電子ファイル保存処理装置であって、
一のユーザIDから出された他のユーザIDへの電子ファイル送信指示に基づいて、前記送信側記憶エリアに前記他のユーザID宛ての電子ファイルを電子的に保存する送信手段と、
前記他のユーザIDから出された受信指示に基づいて、前記送信側記憶エリアに記憶された前記他のユーザID宛ての電子ファイルを前記受信側記憶エリアに複製保存する受信手段と、
承認者を設定する承認者設定手段と、
前記承認者設定手段により承認された承認者が前記電子ファイルを承認するための承認手段と、を有し、
前記送信手段は、任意のユーザIDによりログインした端末に電子ファイル入力欄、書類情報入力欄、送信先情報入力欄およびメッセージ入力欄を表示する送信情報入力画面を表示し、前記端末を介して、前記電子ファイル入力欄、前記書類情報入力欄および送信先情報入力欄が入力され、前記電子ファイル送信指示が行われると、前記電子ファイル入力欄から入力された電子ファイルを前記書類情報入力欄へ入力された情報と関連付けて前記送信側記憶エリアに保存し、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信し、
前記送信手段は、前記書類情報入力欄において前記承認者の承認が必要である旨が入力された場合には、
承認者により前記電子ファイルの承認が行われた後に、前記電子ファイル送信指示が行われると、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信する、または、
承認者により前記電子ファイルの承認が行われたことをトリガーとして、自動で、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信する、電子ファイル保存処理装置。 - 前記送信側記憶エリアおよび/または前記受信側記憶エリアに記憶された前記電子ファイルおよび/または前記書類情報入力欄へ入力された情報の訂正または削除の履歴を保存する履歴保存手段をさらに有する、請求項1に記載の電子ファイル保存処理装置。
- 前記送信手段は、前記電子ファイルを、前記送信先情報入力欄に入力された受信者情報に関連付けて前記送信側記憶エリアに記憶することで、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを受信者に閲覧可能とする、請求項1に記載の電子ファイル保存処理装置。
- 前記承認者設定手段は、複数の承認者が順番に承認を行う承認経路を設定することができ、
前記承認手段は、前記承認経路の順番に応じて、承認者による前記電子ファイルの承認を可能とする、請求項1に記載の電子ファイル保存処理装置。 - 前記端末に電子ファイル入力欄および書類情報入力欄を表示する保存情報入力画面を表示し、前記端末を介して、前記電子ファイル入力欄および前記書類情報入力欄が入力され、電子ファイル保存指示が行われると、前記電子ファイル入力欄から入力された電子ファイルを前記書類情報入力欄へ入力された情報と関連付けて前記送信側記憶エリアに保存する保存手段をさらに有する、請求項1に記載の電子ファイル保存処理装置。
- ユーザ間で送信した電子ファイルを、記憶装置の送信側記憶エリアおよび受信側記憶エリアに保存する処理をコンピューターに実行させる電子ファイル保存処理プログラムであって、
一のユーザIDから出された他のユーザIDへの電子ファイル送信指示に基づいて、前記送信側記憶エリアに前記他のユーザID宛ての電子ファイルを電子的に保存する送信処理と、
前記他のユーザIDから出された受信指示に基づいて、前記送信側記憶エリアに記憶された前記他のユーザID宛ての電子ファイルを前記受信側記憶エリアに複製保存する受信処理と、
承認者を設定する承認者設定処理と、
前記承認者設定処理により承認された承認者が前記電子ファイルを承認するための承認処理と、を行い、
前記送信処理において、任意のユーザIDによりログインした端末に電子ファイル入力欄、書類情報入力欄、送信先情報入力欄およびメッセージ入力欄を表示する送信情報入力画面を表示し、前記端末を介して、前記電子ファイル入力欄、前記書類情報入力欄および送信先情報入力欄が入力され、前記電子ファイル送信指示が行われると、前記電子ファイル入力欄から入力された電子ファイルを前記書類情報入力欄へ入力された情報と関連付けて前記送信側記憶エリアに保存し、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信し、
前記送信処理において、前記書類情報入力欄において前記承認者の承認が必要である旨が入力された場合には、
承認者により前記電子ファイルの承認が行われた後に、前記電子ファイル送信指示が行われると、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信する、または、
承認者により前記電子ファイルの承認が行われたことをトリガーとして、自動で、前記送信先情報入力欄に入力された情報に基づいて、前記送信側記憶エリアに保存した前記電子ファイルを前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに閲覧可能とし、前記メッセージ入力欄に入力された情報を前記送信先情報入力欄へ入力されたユーザIDに送信する、電子ファイル保存処理プログラム。 - 請求項5に記載の電子ファイル保存処理装置を用いた電子ファイル保存処理方法であって、
前記電子ファイル保存処理装置が提供する電子ファイル保存処理サービスを利用できるユーザを会員ユーザ、利用できないユーザを非会員ユーザとした場合に、
会員ユーザ間の取引関係書類の前記電子ファイルを保存する場合には、前記送信手段および前記受信手段により、送信側の会員ユーザの前記送信側記憶エリアおよび受信側の会員ユーザの前記受信側記憶エリアに前記電子ファイルを保存することが可能であり、
会員ユーザと非会員ユーザとの取引関係書類の前記電子ファイルを保存する場合には、前記保存手段により、会員ユーザの記憶エリアに前記電子ファイルを保存することが可能である、電子ファイル保存処理方法。
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