JP2023069816A - 書類保存支援システム、書類保存支援方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】二者間でやり取りされる書類を受取側にとって従来よりも確認しやすくする。【解決手段】情報共有システム１において、情報管理サーバ２は、書類を指定するための指定オブジェクトと、書類を解説する動画を含む解説コンテンツを作成する作成機能を呼び出すための呼出オブジェクトと、が配置された第一の画面を端末装置３Ｂに表示させる。呼出オブジェクトに対して所定のアクションがなされた場合に作成機能を使用するための第二の画面を端末装置３Ｂに表示させる。そして、指定オブジェクトで指定された書類を再現するための書類データを、作成機能によって作成された解説コンテンツを再現するコンテンツデータと対応付けて保存手段に保存させる。【選択図】図１

Description

本発明は、書類の保存を支援する技術に関する。

近年、コンピュータおよびインターネットの普及に伴い、書類を電子データとして保存する技術が広く普及している。１人のユーザまたは１つの団体が書類の電子データをサーバで共有し管理することが多いが、二者間でやり取りする書類の電子データを保存することもある。

例えば、特許文献１に記載される医療用取引管理システムは、医療機関担当者端末と企業担当者端末とサーバ装置の少なくとも１つに各種データを記憶する記憶部を備え、記憶部は、前記医療機関担当者に関する医療機関担当者データと、前記企業担当者に関する企業担当者データとを記憶する構成であり、前記医療機関担当者データは、少なくとも承認者としての権限を有するのか否かを認識可能に構成されており、前記医療機関担当者が前記企業担当者に見積の依頼を行う依頼処理部と、前記依頼処理部により得られた見積についての契約文書を前記企業担当者に求める契約文書依頼ステップと、前記見積と前記契約文書の少なくとも一方について可否の承認を行う契約承認ステップとを備える。つまり、このシステムは、企業から医療機関への見積書を保存して管理する。

特開２０２１－８６５４３号公報

ところで、二者間でやり取りされる書類は、受取側にとって内容を確認しにくいことがある。例えば、ある事業者（例えば、法人）が会計事務所から確定申告書の控えを受け取ることがあるが、専門知識がなければ内容を確認することが難しい。

本発明は、このような問題点に鑑み、二者間でやり取りされる書類を受取側にとって従来よりも確認しやすくすることを目的とする。

本発明の一形態に係る書類保存支援システムは、書類の保存を支援する書類保存支援システムであって、前記書類を指定するための指定オブジェクトと、前記書類を解説する動画を含む解説コンテンツを作成する作成機能を呼び出すための呼出オブジェクトと、が配置された第一の画面を第一の端末装置に表示させる第一の表示制御手段と、前記呼出オブジェクトに対して所定のアクションがなされた場合に前記作成機能を使用するための第二の画面を前記第一の端末装置に表示させる第二の表示制御手段と、前記指定オブジェクトで指定された前記書類を再現するための書類データを、前記作成機能によって作成された前記解説コンテンツを再現するコンテンツデータと対応付けて保存手段に保存させる保存処理手段と、を有する。

本発明によると、二者間でやり取りされる書類を受取側にとって従来よりも確認しやすくすることができる。

情報共有システムの全体的な構成の例を示す図である。 情報管理サーバのハードウェア構成の例を示す図である。 情報管理サーバの機能的構成の例を示す図である。 会社テーブルの例を示す図である。 会計事務所テーブルの例を示す図である。 ユーザテーブルの例を示す図である。 社員用ページの例を示す図である。 所員用ページの例を示す図である。 所員用ページの例を示す図である。 顧客登録ダイアログの例を示す図である。 ユーザ登録ページの例を示す図である。 第一の共有処理部および第二の共有処理部それぞれの構成の例を示す図である。 所員用ページの例を示す図である。 メッセージデータベースの例を示す図である。 社員用ページの例を示す図である。 会計事務所宛ファイルデータベースの例を示す図である。 専用ウェブページの例を示す図である。 専用ウェブページの例を示す図である。 社員用ページの例を示す図である。 会社宛ファイルデータベースの例を示す図である。 専用ウェブページの例を示す図である。 書類登録ダイアログの例を示す図である。 届出書類データベースの例を示す図である。 専用ウェブページの例を示す図である。 書類登録ページの例を示す図である。 動画作成ページの例を示す図である。 ツールの機能の例を示す図である。 収録によって得られるデータの構成の例を示す図である。 決算書類データベースの例を示す図である。 未チェックの件数を表わすアイコンの例を示す図である。 社員用ページの例を示す図である。 社員用ページの例を示す図である。 決算閲覧ページの例を示す図である。 社員用ページの例を示す図である。 届出閲覧ページの例を示す図である。 所員用ページの例を示す図である。 専用ウェブページの例を示す図である。 専用ウェブページの例を示す図である。 プレビューダイアログの例を示す図である。

〔１．全体構成〕
図１は、情報共有システム１の全体的な構成の例を示す図である。図２は、情報管理サーバ２のハードウェア構成の例を示す図である。図３は、情報管理サーバ２の機能的構成の例を示す図である。

情報共有システム１は、図１に示すように、情報管理サーバ２、複数台の社員端末３Ａ、複数台の所員端末３Ｂ、および通信回線４などによって構成される。情報管理サーバ２、各社員端末３Ａ、および各所員端末３Ｂは、通信回線４を介してデータのやり取りを行うことができる。通信回線４として、インターネット、公衆回線、またはＬＡＮ（Local Area Network）などが用いられる。

情報共有システム１によると、業務の委託者と受託者とが書類または資料（以下、単に「書類」と記載する。）などの情報を共有したりやり取りしたりすることができる。

以下、委託者が会社１Ａであり、受託者が会計事務所１Ｂであり、情報共有システム１が会社１Ａの会計の情報を共有したりやり取りしたりするために用いられる場合を例に説明する。それぞれの会社１Ａを「会社１Ａ１」、「会社１Ａ２」、…と区別して記載することがある。同様に、それぞれの会計事務所１Ｂを「会計事務所１Ｂ１」、「会計事務所１Ｂ２」、…と区別して記載することがある。なお、情報共有システム１においては、法人だけでなく個人事業主（個人）も会社として取り扱われるものとする。

会計事務所１Ｂは、情報共有システム１を使用するために情報共有システム１のサービスに加入する。情報共有システム１には、会計事務所１Ｂの顧客の数に応じた複数のプラン（コース）が用意されている。プランごとに、情報共有システム１を介して情報を共有したりやり取りしたりできる会社１Ａの数（利用社数）の上限が定められている。

情報管理サーバ２は、ウェブサーバの機能を有し、会社１Ａと会計事務所１Ｂとが共有する情報を管理する。情報管理サーバ２として、いわゆるサーバ機またはクラウドサーバが用いられる。以下、サーバ機が用いられる場合を例に説明する。

情報管理サーバ２は、図２に示すように、コンピュータ本体２１、ディスプレイ２２ａ、キーボード２２ｂ、およびポインティングデバイス２２ｃなどによって構成される。コンピュータ本体２１は、メインプロセッサ２１ａ、ＲＡＭ（Random Access Memory）２１ｂ、ＲＯＭ（Read Only Memory）２１ｃ、補助記憶装置２１ｄ、ネットワークコントローラ２１ｅ、入出力インタフェース２１ｆ、およびグラフィックボード２１ｇなどによって構成される。

メインプロセッサ２１ａは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）またはＧＰＵ（Graphics Processing Unit）などのプロセッサであって、ＲＡＭ２１ｂにロードされたプログラムを実行する。

ＲＯＭ２１ｃまたは補助記憶装置２１ｄには、オペレーティングシステムのほか情報管理プログラム２０がインストールされている。情報管理プログラム２０は、図３に示す会員データベース２０１、メッセージデータベース２０２、会計事務所宛ファイルデータベース２０３、会社宛ファイルデータベース２０４、届出書類データベース２０５、決算書類データベース２０６、社員用ページ提供部２３、所員用ページ提供部２４、専用ページ提供部２５、設定処理部２６、第一の共有処理部２７、第二の共有処理部２８、解説ファイル生成部２９１、第一の更新処理部２９２、および第二の更新処理部２９３などの機能を実現するためのプログラムである。各機能については、後に順次、説明する。

情報管理プログラム２０は、ＲＡＭ２１ｂにロードされ、メインプロセッサ２１ａによって実行される。他のプログラムも適宜、ＲＡＭ２１ｂにロードされ、メインプロセッサ２１ａによって実行される。補助記憶装置２１ｄとして、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）またはＳＳＤ（Solid State Drive）などが用いられる。

ネットワークコントローラ２１ｅは、社員端末３Ａおよび所員端末３Ｂなどと通信する。入出力インタフェース２１ｆは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などの規格に対応した入出力ボードであって、キーボード２２ｂおよびポインティングデバイス２２ｃが接続される。

グラフィックボード２１ｇは、画面を表示するための映像信号を生成しディスプレイ２２ａへ送信する。「ビデオボード」または「ビデオカード」などと呼ばれることもある。ディスプレイ２２ａは、グラフィックボード２１ｇに繋がれており、グラフィックボード２１ｇからの映像信号に基づいて画像を表示する。

ディスプレイ２２ａは、映像信号に基づいて、コマンドまたは情報を入力するための画面およびメインプロセッサ２１ａによる処理の実行結果を示す画面などを表示する。

キーボード２２ｂおよびポインティングデバイス２２ｃは、コマンドまたは情報を入力するために用いられる。通信回線を介してパーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンによって情報管理サーバ２へコマンドまたは情報を入力できるようにしてもよい。

図１に戻って、社員端末３Ａは、会社１Ａの社員が使用する端末装置であって、少なくともウェブブラウザおよびメーラを備えている。所員端末３Ｂは、会計事務所１Ｂの所員が使用する端末装置であって、社員端末３Ａと同様、ウェブブラウザおよびメーラを備えている。社員端末３Ａおよび所員端末３Ｂとして、パーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンが用いられる。以下、パーソナルコンピュータが用いられる場合を例に説明する。なお、本実施形態では、会社１Ａの使用人も従業員も社員であり、会計事務所１Ｂの使用人も従業員も所員であるものとして説明する。

以下、図３に示す情報管理サーバ２の各部、社員端末３Ａ、および所員端末３Ｂそれぞれの処理を、特に会社１Ａ１と会計事務所１Ｂ１とが情報の共有などを行う場合を例に説明する。会社１Ａ１の各社員が使用する社員端末３Ａを「社員端末３Ａ１」、「社員端末３Ａ２」、…と区別して記載することがある。同様に、会計事務所１Ｂ１の各所員が使用する所員端末３Ｂを「所員端末３Ｂ１」、「所員端末３Ｂ２」、…と区別して記載することがある。

〔２．会社および会計事務所に関するデータの管理〕
図４は、会社テーブル５Ａの例を示す図である。図５は、会計事務所テーブル５Ｂの例を示す図である。図６は、ユーザテーブル５Ｃの例を示す図である。

図３に示す会員データベース２０１は、会社テーブル５Ａ、会計事務所テーブル５Ｂ、およびユーザテーブル５Ｃを有し、これらのテーブルによって会社１Ａおよび会計事務所１Ｂに関する情報を管理する。

会社テーブル５Ａには、図４に示すように、会社１Ａごとに会社レコード５ＡＲが保存されている。会社レコード５ＡＲには、会社１Ａの会社コード、名前（会社名）、本店所在地、代表者の名前（代表者名）および住所（代表者住所）、届出済書類コード、管理者コード、一般社員コード、決算月、ならびに種別のほか、国税識別番号およびＥＬ－ｔａｘ番号などが示される。

「会社コード」は、会社１Ａの識別子である。「管理者コード」は、会社１Ａにおいて情報共有システム１の管理を担当する社員のユーザコードである。顧問先の会計事務所１Ｂの所員が管理を担当してもよい。この場合は、その所員のユーザコードが管理者コードとして示される。「一般社員コード」は、会社１Ａにおいて情報共有システム１をユーザとして使用する社員のユーザコードである。

「届出済書類コード」は、国または地方公共団体などへ既に提出した書類の届出申請コードである。届出申請コードについては、後述する。「種別」は、事業者の種類であって、法人および個人事業主のいずれである。

以下、会社１Ａ１、会社１Ａ２、…、それぞれの会社レコード５ＡＲを「会社レコード５ＡＲ１」、「会社レコード５ＡＲ２」、…と区別して記載することがある。したがって、例えば、会社レコード５ＡＲ１には、会社１Ａ１の会社コード、名前、および本店所在地などが示される。

会計事務所テーブル５Ｂは、図５に示すように、会計事務所１Ｂごとに事務所レコード５ＢＲが保存されている。事務所レコード５ＢＲには、会計事務所１Ｂの事務所コード、名前（事務所名）、所在地、代表者名、電話番号、選択プラン、利用社数、利用期間、所員コード、および顧客コードなどが示される。

「事務所コード」は、会計事務所１Ｂの識別子である。「選択プラン」は、会計事務所１Ｂが選択したプラン（コース）である。「利用社数」は、会計事務所１Ｂが情報共有システム１を介して情報を共有している会社１Ａの数である。「利用期間」は、会計事務所１Ｂが情報共有システム１を利用することができる期間である。「所員コード」は、会計事務所１Ｂにおいて情報共有システム１を使用する所員のユーザコードである。「顧客コード」は、会計事務所１Ｂの顧客である会社１Ａの会社コードである。

以下、会計事務所１Ｂ１、会計事務所１Ｂ２、…、それぞれの事務所レコード５ＢＲを「事務所レコード５ＢＲ１」、「事務所レコード５ＢＲ２」、…と区別して記載することがある。したがって、例えば、事務所レコード５ＢＲ１には、会計事務所１Ｂ１の事務所コード、事務所名、および所在地などが示される。

ユーザテーブル５Ｃは、図６に示すように、ユーザ（社員または所員）ごとにユーザレコード５ＣＲが保存されている。ユーザレコード５ＣＲには、ユーザの識別子（ユーザコード）、氏名、電子メールアドレス、およびパスワードが示される。パスワードは、情報管理サーバ２へログインするために用いられる。

会社レコード５ＡＲ、事務所レコード５ＢＲ、およびユーザレコード５ＣＲは、情報管理サーバ２の管理者が会社１Ａまたは会計事務所１Ｂからの依頼に基づいてキーボード２２ｂまたはポインティングデバイス２２ｃなどを操作することによって生成され、それぞれ、会社テーブル５Ａ、会計事務所テーブル５Ｂ、およびユーザテーブル５Ｃに保存される。または、後述するように、会社１Ａの社員または会計事務所１Ｂの所員が社員端末３Ａまたは所員端末３Ｂを操作することによって生成され保存されることもある。

〔３．ウェブページの提供およびログインの処理〕
図７は、社員用ページ６の例を示す図である。図８は、所員用ページ７の例を示す図である。

次に、会社１Ａの社員を情報管理サーバ２へログインさせる処理および会計事務所１Ｂの所員を情報管理サーバ２にログインさせる処理を説明する。

情報管理サーバ２には、図７のような社員用ページ６および図８のような所員用ページ７などのウェブページが用意されている。社員用ページ６は、会社１Ａの社員が使用するためのウェブページである。所員用ページ７は、会計事務所１Ｂの所員が使用するためのウェブページである。

まずは、社員用ページ６の提供方法を、会社１Ａ１の社員がオペレータである場合を例に説明する。オペレータは、社員端末３Ａ１のウェブブラウザによって社員用ページ６へアクセスする。この際に、オペレータ自身のユーザコードおよびパスワードを入力する。

すると、情報管理サーバ２の社員用ページ提供部２３（図３参照）は、入力されたユーザコードが示されるユーザレコード５ＣＲをユーザテーブル５Ｃ（図６参照）から検索し、入力されたパスワードとそのユーザレコード５ＣＲに示されるパスワードとが一致すれば、オペレータを情報管理サーバ２にログインさせる。

ログイン後、社員用ページ提供部２３は、社員用ページ６を表示するためのデータ（ＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）ファイルおよび必要な画像ファイルなど）を社員端末３Ａ１へ送信する。つまり、社員用ページ６を閲覧するには、情報管理サーバ２へのログインが必要である。そして、社員端末３Ａ１は、これらのデータを受信すると、社員用ページ６を表示する。

社員用ページ６は、ナビゲーション領域６１、コンテンツ領域６２、およびヘッダ領域６３によって構成される。

ナビゲーション領域６１には、コンテンツ領域６２に配置するコンテンツページを切り換えたりメーラを起動したりするための複数のボタンが配置される。

コンテンツ領域６２には、ナビゲーション領域６１の中からクリックされたボタンに対応するコンテンツページが配置される。ただし、ログインの直後は、ホーム用のコンテンツページが配置される。

これらのコンテンツページは階層的に分類されており、ホーム用のコンテンツページがルートである。これらのコンテンツページおよびそれぞれの構成については、後に順次、説明する。なお、ホームボタン６１Ａは、いわゆるホームボタンであって、ホーム用以外のコンテンツページが配置されているときにホームボタン６１Ａがクリックされると、コンテンツ領域６２にホーム用のコンテンツページが配置される。

ヘッダ領域６３には、インジケータ６３Ａが配置される。インジケータ６３Ａは、コンテンツ領域６２に現在配置されているコンテンツページを指し示す。ログインの直後はホーム用のコンテンツページがコンテンツ領域６２に配置されるので、「ホーム」を指し示す。

次に、所員用ページ７の提供方法を、会計事務所１Ｂ１の所員がオペレータである場合を例に説明する。オペレータは、所員端末３Ｂ１のウェブブラウザによって所員用ページ７へアクセスする。この際に、オペレータ自身のユーザコードおよびパスワードを入力する。

すると、情報管理サーバ２の所員用ページ提供部２４（図３参照）は、入力されたユーザコードが示されるユーザレコード５ＣＲをユーザテーブル５Ｃ（図６参照）から検索し、入力されたパスワードとそのユーザレコード５ＣＲに示されるパスワードとが一致すれば、オペレータを情報管理サーバ２にログインさせる。そして、所員用ページ７を表示するためのデータ（ＨＴＭＬファイルおよび必要な画像ファイルなど）を所員端末３Ｂ１へ送信する。つまり、所員用ページ７を閲覧するには、情報管理サーバ２へのログインが必要である。そして、所員端末３Ｂ１は、これらのデータを受信すると、所員用ページ７を表示する。

所員用ページ７は、ナビゲーション領域７１、コンテンツ領域７２、およびヘッダ領域７３によって構成される。

ナビゲーション領域７１には、複数のボタンが配置される。コンテンツ領域７２には、ナビゲーション領域７１の中からクリックされたボタンに対応するコンテンツページが配置される。ただし、ログインの直後は、ホーム用のコンテンツページが配置される。

これらのコンテンツページは、社員用ページ６のコンテンツページと同様、階層的に分類されており、ホーム用のコンテンツページがルートである。これらのコンテンツページおよびそれぞれの構成については、後に順次、説明する。

ヘッダ領域７３には、インジケータ７３Ａが配置される。インジケータ７３Ａは、コンテンツ領域７２に現在配置されているコンテンツページを指し示す。

なお、後述するように、社員端末３Ａにおいて社員用ページ６が適宜、更新される。これは、社員用ページ提供部２３が、社員端末３Ａから送信されてきた情報または情報管理サーバ２の各部の処理結果などに応じてコンテンツページのデータまたはインジケータ６３Ａのデータなどを生成して社員端末３Ａへ送信し、社員端末３Ａがこれらのデータに基づいて社員用ページ６を表示し直すことによって実現される。

同様に、所員端末３Ｂにおいて所員用ページ７も適宜、更新される。これは、所員用ページ提供部２４が、所員端末３Ｂから送信されてきた情報または情報管理サーバ２の各部の処理結果などに応じてコンテンツページのデータまたはインジケータ７３Ａのデータなどを生成して所員端末３Ｂへ送信し、所員端末３Ｂがこれらのデータに基づいて所員用ページ７を表示し直すことによって実現される。

また、専用ページ提供部２５は、後述する専用ウェブページ８（図１７参照）を表示するためのデータ（ＨＴＭＬファイルおよび必要な画像ファイルなど）を所員端末３Ｂへ送信する。専用ウェブページ８も所員端末３Ｂにおいて、所員用ページ７と同様の仕組みによって更新される。

そのほか、社員用ページ６、所員用ページ７、および専用ウェブページ８以外の後述する幾つかの画面（例えば、ダイアログ）が社員端末３Ａまたは所員端末３Ｂに表示されるが、これらの画面を表示するためのデータも、図３に示す情報管理サーバ２の各部のうちのいずれかによって社員端末３Ａまたは所員端末３Ｂへ送信される。

〔４．新規登録のための処理〕
図９は、所員用ページ７の例を示す図である。図１０は、顧客登録ダイアログ７４Ａの例を示す図である。図１１は、ユーザ登録ページ６４Ａの例を示す図である。

次に、会計事務所１Ｂ１の顧客として会社１Ａ１が新たに追加される場合を例に、会社レコード５ＡＲ（図４参照）およびユーザレコード５ＣＲ（図６参照）を登録する際の処理を説明する。

会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１に所員用ページ７（図８参照）が表示されている際に、顧客選択ボタン７１Ｂをクリックする。

すると、所員用ページ７が、図９のように更新される。すなわち、コンテンツ領域７２に、顧客選択用のコンテンツページが配置される。このコンテンツページは、ホーム用のコンテンツページの直下であって、顧客管理コラム７２Ｃを有する。顧客管理コラム７２Ｃは、追加ボタン７２Ｃ１および顧客リスト７２Ｃ２などによって構成される。さらに、インジケータ７３Ａが、このコンテンツページを階層的に指し示すように更新される。なお、このように所員用ページ７を更新するためのデータは、前述の通り、所員用ページ提供部２４によって所員端末３Ｂ１へ提供される。以下、同様である。

オペレーティングシステムが追加ボタン７２Ｃ１をクリックすると、設定処理部２６（図３参照）は、新規登録のための処理を次のように行う。

設定処理部２６は、図１０のような顧客登録ダイアログ７４Ａを所員端末３Ｂ１に表示させる。

ここで、オペレータは、新たな顧客すなわち会社１Ａ１の会社名、本店所在地、代表者名、代表者住所、および決算月をフォーム７４Ａ１に入力し、会社１Ａ１の種別をチェックボックス７４Ａ２によって指定する。

さらに、オペレータは、会社１Ａ１の中の情報共有システム１を使用する社員のうち、管理者である社員の氏名および電子メールアドレスをフォーム７４Ａ３に入力し、それ以外の社員（一般社員）の氏名および電子メールアドレスをフォーム７４Ａ５に入力する。なお、管理者が複数いる場合は、追加ボタン７４Ａ４を押すことによってフォーム７４Ａ３を増やすことができる。これにより、２人目以降の管理者の情報を入力することができる。同様に、一般社員が複数いる場合は、追加ボタン７４Ａ６を押すことによってフォーム７４Ａ５を増やし、２人目以降の一般社員の情報を入力することができる。

そして、オペレータが新規登録ボタン７４Ａ７をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、顧客登録ダイアログ７４Ａに入力されまたは指定された情報を情報管理サーバ２へ送信する。

情報管理サーバ２において、設定処理部２６は、これらの情報を受信すると、次のようなデータを新たに生成し、会社テーブル５Ａ（図４参照）またはユーザテーブル５Ｃ（図６参照）に書き込む。

まず、設定処理部２６は、会社１Ａ１の管理者のユーザアカウントをユーザテーブル５Ｃに登録するために、次のような処理を行う。

設定処理部２６は、ユーザテーブル５Ｃに既に登録されているいずれのユーザレコード５ＣＲのユーザコードとも重複しないユニークなユーザコードを発行し、さらに、仮パスワードを発行する。そして、フォーム７４Ａ３に入力された電子メールアドレスに宛てて電子メールを送信する。

この電子メールの本文には、発行したユーザコードおよび仮パスワードのほか、情報共有システム１を使用するためのユーザアカウントの登録を促すメッセージおよび図１１のようなユーザ登録ページ６４ＡのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などが記載されている。

会社１Ａ１の社員が自分の社員端末３Ａ例えば社員端末３Ａ１のメーラによってその電子メールを受信すると、社員端末３Ａ１は、その電子メールの本文を表示する。そして、その社員（受信者）がそのＵＲＬをクリックすると、ウェブブラウザによって社員端末３Ａ１から情報管理サーバ２へ所定のリクエストが送信される。

すると、設定処理部２６は、ユーザ登録ページ６４Ａを社員端末３Ａ１に表示させる。受信者は、その電子メールの本文に記載されているユーザコードおよび仮パスワードをそれぞれ、ユーザ登録ページ６４Ａのテキストボックス６４Ａ１および６４Ａ２に入力する。さらに、新たなパスワードを自分で決めてテキストボックス６４Ａ３、６４Ａ４に入力する。そして、確認ボタン６４Ａ５をクリックする。すると、入力された情報が社員端末３Ａ１から情報管理サーバ２へ送信される。

設定処理部２６は、テキストボックス６４Ａ１および６４Ａ２それぞれに入力されたユーザコードおよび仮パスワードと、発行したユーザコードおよび仮パスワードとが一致し、かつ、テキストボックス６４Ａ３、６４Ａ４それぞれに入力された新たなパスワード同士が一致すれば、発行したユーザコード、フォーム７４Ａ３に入力された氏名および電子メールアドレス、ならびにテキストボックス６４Ａ３に入力されたパスワード（新たなパスワード）を示すデータを生成し、新たなユーザレコード５ＣＲとしてユーザテーブル５Ｃに保存する。

これにより、会社１Ａ１の管理者のユーザアカウントがユーザテーブル５Ｃに登録される。

さらに、設定処理部２６は、会社１Ａ１の中の一般社員（管理者でない社員）のユーザアカウントをユーザテーブル５Ｃに登録するために、フォーム７４Ａ５に入力された電子メールアドレスに宛てて同様の電子メールを送信する。以下の処理は、管理者のユーザアカウントの登録のための処理と同様である。つまり、ユーザ登録ページ６４Ａに入力された新しいパスワードなどに基づいてこの社員のユーザレコード５ＣＲを生成しユーザテーブル５Ｃに保存する。

なお、管理者の電子メールアドレスが顧客登録ダイアログ７４Ａに複数入力された場合は、設定処理部２６は、それぞれに対して１組ずつユーザコードおよび仮パスワードを発行し、電子メールを送信する。そして、各管理者のユーザレコード５ＣＲを生成しユーザテーブル５Ｃに保存する。一般社員の電子メールアドレスが複数入力された場合も、同様である。

さらに、設定処理部２６は、会社１Ａ１の会社レコード５ＡＲを新たに生成し、会社テーブル５Ａに保存する。

この会社レコード５ＡＲには、フォーム７４Ａ１に入力された各情報（会社名、本店所在地、…、決算月）が示される。さらに、チェックボックス７４Ａ２によって指定された種別が示される。さらに、ユーザテーブル５Ｃに今回新たに保存された管理者のユーザレコード５ＣＲのユーザコードが管理者コードとして示され、一般社員のユーザレコード５ＣＲのユーザコードが一般社員コードとして示される。この時点では、届出済書類コードは、Ｎｕｌｌである。

会社１Ａ１のある社員のユーザレコード５ＣＲがユーザテーブル５Ｃに保存されると、その社員の社員端末３Ａ、例えば、社員端末３Ａ１は、社員用ページ６（図７参照）へアクセスする。アクセス直後、コンテンツ領域６２には、ホーム用のコンテンツページが配置される。

なお、上述の通り、会計事務所１Ｂの事務所レコード５ＢＲおよび各所員のユーザレコード５ＣＲは、情報管理サーバ２の管理者がキーボード２２ｂまたはポインティングデバイス２２ｃなどを操作することによって新たに生成され、それぞれ会計事務所テーブル５Ｂ（図５参照）およびユーザテーブル５Ｃに保存される。しかし、会社１Ａの会社レコード５ＡＲおよび各社員のユーザレコード５ＣＲと同様、電子メール、ウェブページ、およびダイアログを用いて会計事務所１Ｂの事務所レコード５ＢＲおよび各所員のユーザレコード５ＣＲが生成され会計事務所テーブル５Ｂまたはユーザテーブル５Ｃに保存されるようにしてもよい。

または、会社１Ａの管理者が自社の社員を一般社員または管理者として新たに登録できるようにしてもよい。

〔５．情報の共有のための処理〕
図１２は、第一の共有処理部２７および第二の共有処理部２８それぞれの構成の例を示す図である。

図３において、情報管理サーバ２の第一の共有処理部２７および第二の共有処理部２８は、会社１Ａと会計事務所１Ｂとの間で情報を共有したりやり取りしたりするための処理を行う。

第一の共有処理部２７は、図１２に示すように、新規メッセージ通知部２７１、会計事務所宛ファイル登録部２７２、登録完了通知部２７３、新規ファイル通知部２７４、新規書類通知部２７５、ファイル提供部２７６などによって構成され、情報管理サーバ２と各社員端末３Ａとのインタフェースの役割を担う。

一方、第二の共有処理部２８は、新規メッセージ登録部２８１、新規ファイル通知部２８２、会社宛ファイル登録部２８３、ファイル登録完了通知部２８４、届出等書類登録部２８５、決算書類登録部２８６、およびファイル提供部２８７によって構成され、情報管理サーバ２と各所員端末３Ｂとのインタフェースの役割を担う。以下、情報の種類ごとに、共有のための処理を説明する。

〔５．１ マルチキャストメッセージ〕
図１３は、所員用ページ７の例を示す図である。図１４は、メッセージデータベース２０２の例を示す図である。

会計事務所１Ｂは、顧客であるすべての会社１Ａへ次のように一斉にメッセージまたはコメント（以下、「メッセージ」と総称する。）を送信することができる。つまり、マルチキャストを行うことができる。各種手続の期限、会計事務所１Ｂの休業日、および制度の改正のお知らせなどを一斉に連絡するために、この機能が好適に用いられる。

例えば、会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１によって所員用ページ７（図８参照）へアクセスする。そして、連絡ボタン７１Ｃをクリックする。

すると、所員用ページ７が、図１３のように更新される。すなわち、コンテンツ領域７２に連絡用のコンテンツページが配置される。このコンテンツページは、ホーム用のコンテンツページの直下であって、連絡入力コラム７２Ｄおよび連絡履歴コラム７２Ｅを有する。さらに、インジケータ７３Ａが、このコンテンツページを階層的に指し示すように更新される。

ここで、オペレータは、連絡入力コラム７２Ｄのフォーム７２Ｄ１にメッセージおよび指定日を入力する。「指定日」は、メッセージを通知する日付である。メッセージを翌日以降に通知したい場合に入力すればよく、直ちに通知したい場合は入力しなくてもよい。

さらに、オペレータは、メッセージとともにファイルを共有したい場合に添付ボタン７２Ｄ２をクリックする。すると、ダイアログが表示されるので、そのファイルをそのダイアログに指定する。

そして、オペレータが登録ボタン７２Ｄ３をクリックすると、フォーム７２Ｄ１に入力された情報が所員端末３Ｂ１から情報管理サーバ２へ送信される。ファイルが指定された場合は、さらに、そのファイルが所員端末３Ｂ１から情報管理サーバ２へ送信される。

ところで、メッセージデータベース２０２（図３、図１２参照）は、図１４に示すようにメッセージテーブル５Ｄおよびフォルダ５Ｅによって構成される。

新規メッセージ登録部２８１は、所員端末３Ｂ１から送信されてきたファイルを参考ファイル５ＥＦとしてフォルダ５Ｅに保存する。新規メッセージ登録部２８１は、ユニークな連絡コードを発行し、メッセージレコード５ＤＲを生成してメッセージテーブル５Ｄに保存する。メッセージレコード５ＤＲには、発行した連絡コード、フォーム７２Ｄ１に入力されたメッセージおよび指定日、参考ファイル５ＥＦのファイル名、投稿元コード、宛先コード、ならびに投稿日時が示される。

「投稿元コード」は、オペレータの所属する会計事務所１Ｂすなわち会計事務所１Ｂ１の事務所コードであって、事務所レコード５ＢＲ（図５参照）に基づいて特定することができる。「宛先コード」は、メッセージの宛先を特定するためのコードであって、会計事務所１Ｂ１の顧客であるすべての会社１Ａそれぞれの会社コードである。これらの会社コードは、会計事務所１Ｂ１の事務所レコード５ＢＲに顧客コードとして示されるものである。「投稿日時」は、メッセージが所員端末３Ｂ１から情報管理サーバ２に送信されてきた日時である。

なお、指定日がフォーム７２Ｄ１に入力されなかった場合は、メッセージが所員端末３Ｂ１から送信されてきた日が指定日としてメッセージレコード５ＤＲに示される。

ただし、「ファイル名」は、既にフォルダ５Ｅに保存されている他のファイルのものと重複する場合は、今回保存する参考ファイル５ＥＦのファイル名を、重複しないように変更する。後述する他のフォルダ（フォルダ５Ｇ、フォルダ５Ｊ、フォルダ５Ｌ、書類フォルダ５Ｎ、解説コンテンツフォルダ５Ｐ）へのファイルの保存の場合も、同様である。

新規メッセージ通知部２７１は、メッセージレコード５ＤＲが保存されると、指定日がなければ直ちに、新たなメッセージが本文に記載された電子メールを、メッセージレコード５ＤＲに会社コードが宛先コードとして示される会社１Ａ（つまり、会計事務所１Ｂ１の顧客である会社１Ａ）それぞれの社員の電子メールアドレスに宛てて送信する。一方、指定日があれば、その指定日になったら、この電子メールをこれらの電子メールアドレスに宛てて送信する。これらの電子メールアドレスは、各社員のユーザレコード５ＣＲ（図６参照）に基づいて特定することができる。なお、新規メッセージ通知部２７１は、メッセージレコード５ＤＲにファイル名が示される場合は、そのファイル名の参考ファイル５ＥＦを添付して電子メールを送信してもよい。

そして、各社員は、この電子メールを自分の社員端末３Ａのメーラによって受信して本文を表示させ、メッセージを確認する。また、後述の通り、社員用ページ６（図７参照）へアクセスして確認することもできる。

〔５．２ 会計事務所宛のファイル〕
図１５は、社員用ページ６の例を示す図である。図１６は、会計事務所宛ファイルデータベース２０３の例を示す図である。

会社１Ａは、委託先（顧問先）である会計事務所１Ｂへ、会計または手続などのために必要な事項を記載したファイルを送ることができる。以下、ファイルの送り方を、会社１Ａ１から会計事務所１Ｂ１へファイルを送る場合を例に説明する。

会社１Ａ１の社員であるオペレータは、社員端末３Ａ１によって社員用ページ６（図７参照）へアクセスする。そして、会計事務所宛ボタン６１Ｂをクリックする。

すると、社員用ページ６が、図１５のように更新される。すなわち、コンテンツ領域６２にアップロード用のコンテンツページが配置される。このコンテンツページは、ファイル指定コラム６２Ｅおよび履歴コラム６２Ｆを有する。

ここで、オペレータは、送りたいファイルをファイル指定コラム６２Ｅのフォーム６２Ｅ１に対して次のように指定する。

フォーム６２Ｅ１には、５つの行が設けられており、１つの行に対して１つのファイルを指定することができる。すなわち、送りたいファイルをフォーム６２Ｅ１に対して５つまで指定することができる。

オペレータは、送りたいファイルのアイコンを社員端末３Ａ１のデスクトップなどからフォーム６２Ｅ１の未指定の行にドラッグアンドドロップする。または、未指定の行を選択した後、アップロードボタンをクリックすると、ダイアログが表示されるので、そのファイルをそのダイアログに指定する。さらに、それぞれのファイルについて必要に応じてコメントを入力する。

オペレータが完了ボタン６２Ｅ２をクリックすると、指定されたファイルおよび入力されたコメントが社員端末３Ａ１から情報管理サーバ２へ送信される。

ところで、会計事務所宛ファイルデータベース２０３（図３、図１２参照）は、図１６に示すように、属性テーブル５Ｆおよびフォルダ５Ｇによって構成される。

会計事務所宛ファイル登録部２７２は、社員端末３Ａ１から送信されてきたファイルをファイル５ＧＦとして、オペレータのフォルダ５Ｇに保存する。ファイルが複数送信されてきた場合は、それぞれをファイル５ＧＦとして保存する。さらに、ファイル５ＧＦごとにユニークな投稿コードを発行し投稿レコード５ＦＲを生成する。そして、ファイル５ＧＦごとの投稿レコード５ＦＲを属性テーブル５Ｆに保存する。

投稿レコード５ＦＲには、発行した投稿コード、フォーム６２Ｅ１の対応する行に入力されたコメント、ファイル５ＧＦのファイル名、投稿元コード、宛先コード、投稿日時、閲覧期限、および認識者コードが示される。

「投稿元コード」は、オペレータのユーザコードである。「宛先コード」は、ファイル５ＧＦの宛先であって、本例では会計事務所１Ｂ１の事務所コードである。「投稿日時」は、ファイル５ＧＦが社員端末３Ａ１から情報管理サーバ２に送信されてきた日時である。「閲覧期限」は、投稿日時の１ヶ月後の日時である。「認識者コード」は、投稿後にファイル５ＧＦの存在を認識したと考えられる所員のユーザコードである。初期値はＮｕｌｌであり、後述するように適宜、更新される。

新規ファイル通知部２８２は、ファイル５ＧＦおよび投稿レコード５ＦＲが保存されると、ファイル５ＧＦが投稿された旨を本文に記載した電子メールを会計事務所１Ｂ１の各所員の電子メールアドレスに宛てて送信する。各所員は、会計事務所１Ｂ１の事務所レコード５ＢＲ（図５参照）に基づいて特定することができ、各所員の電子メールアドレスは、各所員のユーザレコード５ＣＲ（図６参照）に基づいて特定することができる。

そして、各所員は、この電子メールを自分の所員端末３Ｂのメーラで受信することによって、ファイル５ＧＦの存在を知ることができる。その後、所員用ページ７（図８参照）へアクセスしてファイル５ＧＦの内容を確認することができる。確認の仕方は、後述する。

また、登録完了通知部２７３は、ファイル５ＧＦが保存されると、投稿（送付）が完了した旨を本文に記載した電子メールを投稿者すなわちオペレータの電子メールアドレスに宛てて送信する。

〔５．３ 特定の会社宛のメッセージ〕
図１７および図１８は、専用ウェブページ８の例を示す図である。

会計事務所１Ｂは、顧客であるすべての会社１Ａではなく特定の会社１Ａへメッセージを送ることができる。この機能は、例えば、特定の会社１Ａを担当する所員の交代および特定の会社１Ａへの訪問の打診などを連絡するために好適に用いられる。以下、会計事務所１Ｂ１から会社１Ａ１へメッセージを送る場合を例に説明する。

会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１によって所員用ページ７（図８参照）へアクセスし、顧客選択ボタン７１Ｂをクリックする。すると、前述の通り、所員用ページ７が図９のように更新される。すなわち、コンテンツ領域７２に顧客選択用のコンテンツページが配置される。

このコンテンツページの顧客管理コラム７２Ｃの顧客リスト７２Ｃ２には、会計事務所１Ｂ１の顧客である会社１Ａそれぞれの会社名などが示される。これらの会社１Ａは、会計事務所１Ｂ１の事務所レコード５ＢＲ（図５参照）によって特定することができる。なお、「新規登録」および「確認待ち」の各欄については、後に説明する。

顧客リスト７２Ｃ２の中からオペレータがいずれかの会社１Ａを選択すると、図１７のような、選択された会社１Ａのための作業用のウェブページである専用ウェブページ８が、所員用ページ７に代わって所員端末３Ｂ１に表示される。ここでは、会社１Ａ１が選択される。

専用ウェブページ８は、前述の通り、専用ページ提供部２５（図３参照）によって提供される。

専用ウェブページ８は、ナビゲーション領域８１、コンテンツ領域８２、およびヘッダ領域８３によって構成される。

ナビゲーション領域８１には、コンテンツ領域８２に配置するコンテンツページを切り換えたり各種の機能のページを起動したりするための複数のボタンが配置される。

コンテンツ領域８２には、ナビゲーション領域８１の中からクリックされたボタンに対応するコンテンツページが配置される。連絡事項コラム８２Ａ、会計事務所宛コラム８２Ｂ、会社宛コラム８２Ｃ、および長期保管コラム８２Ｄは、それぞれ、社員用ページ６の連絡事項コラム６２Ａ、会計事務所宛コラム６２Ｂ、会社宛コラム６２Ｃ、および長期保管コラム６２Ｄと同様の役割を有し、会社１Ａ１の社員が社員用ページ６へアクセスした際と同様の情報を提供する。その他の各コンテンツページについては、後に順次、説明する。

ヘッダ領域８３には、オペレータの会計事務所１Ｂつまり会計事務所１Ｂ１の事務所名、顧客リスト７２Ｃ２で選択された会社１Ａつまり会社１Ａ１の会社名、およびコンテンツ領域８２のカレントのコンテンツページの名称が示される。

個別連絡ボタン８１Ｂがクリックされると、専用ウェブページ８が図１８のように更新される。すなわち、コンテンツ領域８２に連絡用のコンテンツページが配置される。このコンテンツページは、連絡入力コラム８２Ｅおよび連絡履歴コラム８２Ｆを有する。

連絡入力コラム８２Ｅは、所員用ページ７の連絡入力コラム７２Ｄ（図１３参照）と同様の役割を有し、使い方も同様である。オペレータは、フォーム８２Ｅ１にメッセージおよび指定日を入力する。添付したいファイルがあれば、添付ボタン８２Ｅ２を適宜使用してそのファイルを指定する。

そして、オペレータが登録ボタン８２Ｅ３をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、フォーム８２Ｅ１に入力された情報を情報管理サーバ２へ送信する。ファイルが指定された場合は、さらに、そのファイルが所員端末３Ｂ１から情報管理サーバ２へ送信される。

新規メッセージ登録部２８１（図１２参照）は、マルチキャストの場合と同様に、所員端末３Ｂ１から送信されてきたファイルを参考ファイル５ＥＦとしてフォルダ５Ｅ（図１４参照）に保存する。さらに、ユニークな連絡コードを発行し、メッセージレコード５ＤＲを生成し、メッセージテーブル５Ｄに保存する。ただし、マルチキャストの場合と異なり、宛先コードとして、顧客リスト７２Ｃ２で選択された会社１Ａ（本例では、会社１Ａ１）の会社コードのみが示される。

新規メッセージ通知部２７１も、マルチキャストの場合と同様に、メッセージレコード５ＤＲが保存されると、新たなメッセージが本文に記載された電子メールを送信する。ただし、ここでは、メッセージレコード５ＤＲに特定の会社１Ａ（本例では、会社１Ａ１）のみが示されるので、この電子メールは会社１Ａ１の社員の電子メールアドレスにのみ送信される。

〔５．４ 特定の会社宛のファイル〕
図１９は、社員用ページ６の例を示す図である。図２０は、会社宛ファイルデータベース２０４の例を示す図である。

会計事務所１Ｂは、特定の会社１Ａへ次のようにファイルを送ることができる。この機能によると、上述したメッセージを送る機能よりも安全性が高いので、会社１Ａの機密のファイルを送る場合に好適に用いられる。以下、会計事務所１Ｂ１から会社１Ａ１へファイルを送る場合を例に説明する。

会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１を操作することによって、前述の方法で顧客リスト７２Ｃ２（図９参照）において会社１Ａ１を選択し、専用ウェブページ８（図１７参照）へアクセスする。すると、専用ウェブページ８が、会社１Ａ１のための作業用のウェブページとして所員端末３Ｂ１に表示される。

オペレータは、会計事務所発ボタン８１Ｄをクリックする。すると、専用ウェブページ８が図１９のように更新される。すなわち、コンテンツ領域８２にファイル指定コラム８２Ｇおよび履歴コラム８２Ｈが配置される。

ここで、オペレータは、送りたいファイルをファイル指定コラム８２Ｇのフォーム８２Ｇ１に対して次のように指定する。送りたいファイルのアイコンを所員端末３Ｂ１のデスクトップなどからフォーム８２Ｇ１にドラッグアンドドロップする。または、アップロードボタンをクリックすると、ダイアログが表示されるので、そのファイルをそのダイアログに指定する。さらに、オペレータは、そのファイルに関するコメントを必要に応じて入力する。

また、オペレータは、会社１Ａ１がそのファイルの内容に対して承認する必要があるか否かを選択しなければならない。必要である場合は承認要ボタン８２Ｇ２をクリックし、必要でない場合は承認不要ボタン８２Ｇ３をクリックする。

そして、オペレータが完了ボタン８２Ｇ４をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、指定されたファイル、入力されたコメント、および承認の要否の選択結果を情報管理サーバ２へ送信する。なお、承認の要否が選択されずに完了ボタン８２Ｇ４がクリックされた場合は、指定されたファイルなどの送信を保留し、選択を促すダイアログを表示する。

ところで、会社宛ファイルデータベース２０４（図３、図１２参照）は、図２０に示すように、属性テーブル５Ｈおよびフォルダ５Ｊによって構成される。

会社宛ファイル登録部２８３は、所員端末３Ｂ１から送信されてきたファイルを書類ファイル５ＪＦとしてフォルダ５Ｊに保存する。さらに、ユニークな投稿コードを発行し、投稿レコード５ＨＲを生成して属性テーブル５Ｈに保存する。

投稿レコード５ＨＲには、発行した投稿コード、フォーム８２Ｇ１に入力されたコメント、書類ファイル５ＪＦのファイル名、投稿元コード、宛先コード、投稿日時、閲覧期限、認識者コード、ステータス、ならびに承認日が示される。

「投稿元コード」は、オペレータのユーザコードである。「宛先コード」は、書類ファイル５ＪＦの宛先であって、本例では会社１Ａ１の会社コードである。「投稿日時」は、書類ファイル５ＪＦが所員端末３Ｂ１から情報管理サーバ２に送信されてきた日時である。「閲覧期限」は、投稿日時の１ヶ月後の日時である。「認識者コード」は、投稿後に書類ファイル５ＪＦの存在を認識した社員のユーザコードである。初期値はＮｕｌｌであり、後述するように適宜、更新される。

「ステータス」は、会社１Ａ１による書類ファイル５ＪＦに対する処理の状況であって、「承認」、「確認待ち」、「確認不要」、および「保留」のいずれかである。承認が必要であるとファイル指定コラム８２Ｇにおいて選択された場合は、初期値として「確認待ち」が設定され、承認が必要ないと選択された場合は、「確認不要」が設定される。そして、後述するように適宜、更新される。「承認日」は、ステータスが「承認」に更新された日付である。

なお、会社宛ファイルデータベース２０４には、比較的短い期間（例えば、１ヶ月程度）、保存しておく必要のある書類の書類ファイル５ＪＦが保存される。一方、後述する決算書類データベース２０６（図２９参照）には、保存しておく必要のある期間が書類ファイル５ＪＦよりも長いファイルが保存される。例えば、７年程度、保存しておく必要のあるファイルが保存される。

新規ファイル通知部２７４は、書類ファイル５ＪＦおよび投稿レコード５ＨＲが保存されると、書類ファイル５ＪＦが投稿された旨を本文に記載した電子メールを会社１Ａ１の各社員の電子メールアドレスに宛てて送信する。

そして、各社員は、この電子メールを自分の社員端末３Ａのメーラで受信することによって、書類ファイル５ＪＦの存在を知ることができる。その後、社員用ページ６（図７参照）へアクセスして書類ファイル５ＪＦの内容を確認することができる。確認の仕方は、後述する。

また、ファイル登録完了通知部２８４は、書類ファイル５ＪＦが保存されると、投稿（送付）が完了した旨を本文に記載した電子メールを投稿者すなわちオペレータの電子メールアドレスに宛てて送信する。

〔５．５ 設立の届出等の書類〕
図２１は、専用ウェブページ８の例を示す図である。図２２は、書類登録ダイアログ７４Ｂの例を示す図である。図２３は、届出書類データベース２０５の例を示す図である。

会計事務所１Ｂは、会社１Ａの設立（開業）届出または青色申告の申請などの主要な所定の届出または申請のための書類を会社１Ａと共有することができる。以下、会計事務所１Ｂ１が会社１Ａ１の届出等の書類を会社１Ａ１と共有する場合を例に説明する。

本実施形態では、所定の届出等のための書類として、「設立（開業）届出」、「青色申告の申請」、「源泉所得税の納期の特例の承認の申請」、「給与支払事務所等の届出」、「申告期限の延長申請」、「消費税の課税事業者の届出」、「消費税の免税事業者の届出」、および「消費税の課税事業者の選択届出」の８つの届出等のそれぞれの書類が取り扱われる。また、それぞれの届出等に対して前から順に「Ｄ００１」、「Ｄ００２」、…、「Ｄ００８」という届出申請コードが予め与えられている。

会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、前述の方法で、専用ウェブページ８（図１７参照）を会社１Ａ１のための作業用のウェブページとして所員端末３Ｂ１に表示させる。そして、届出ボタン８１Ｆをクリックする。すると、専用ウェブページ８が図２１のように更新される。すなわち、コンテンツ領域８２に届出サマリーコラム８２Ｊおよび届出履歴コラム８２Ｋが配置される。

届出サマリーコラム８２Ｊの届出状況フォーム８２Ｊ１には、上記の８つの届出等それぞれの書類の提出の状況が示される。具体的には、届出等ごとに、チェックボックスが設けられており、オンであれば提出済であることを示し、オフであれば未提出であることを示す。

これらの状況は、会社１Ａ１の会社レコード５ＡＲ（図４参照）の届出済書類コードに基づいている。具体的には、届出申請コードが会社レコード５ＡＲに届出済書類コードとして示される届出等のチェックボックスがオンの状態で表示され、それ以外の届出等のチェックボックスがオフの状態で表示される。図２１には、届出済書類コードが１つも示されていない場合の例を示している。

オペレータは、書類が既に提出された届出等であるにも関わらず、それに対応するチェックボックスがオフであれば、そのチェックボックスをクリックしてオンにする。なお、届出等を会計事務所１Ｂが代理したか否かは、問わない。また、書類が未だ提出されていない届出等であるにも関わらず、それに対応するチェックボックスがオンであれば、そのチェックボックスをクリックしてオフにする。このような作業によって８つの届出等それぞれのチェックボックスを現実に合わせたら、変更登録ボタン８２Ｊ２をクリックする。

すると、所員端末３Ｂ１は、チェックボックスがオンである届出等の届出申請コードを情報管理サーバ２へ送信する。

情報管理サーバ２において、届出等書類登録部２８５（図１２参照）は、会社１Ａ１の会社レコード５ＡＲの届出済書類コードが、所員端末３Ｂ１から送信されてきた届出申請コードのみになるように更新する。

図２１に戻って、オペレータは、届出履歴コラム８２Ｋに対して次のように操作を行うことによって、届出等の提出された書類のファイル（電子データ）を届出書類データベース２０５に保存することができる。

オペレータが新規登録ボタン８２Ｋ１をクリックすると、届出等書類登録部２８５は、図２２のような書類登録ダイアログ７４Ｂを所員端末３Ｂ１に表示させる。オペレータは、その書類のファイルをフォーム７４Ｂ１に対して次のように指定する。

オペレータは、その書類のファイルのアイコンを所員端末３Ｂ１のデスクトップなどからフォーム７４Ｂ１にドラッグアンドドロップする。または、アップロードボタン７４Ｂ２をクリックするとダイアログが表示されるので、その書類のファイルをそのダイアログに指定する。

さらに、オペレータは、フォーム７４Ｂ１にその書類の提出日および承認日を入力し、その書類の種類を選択する。その書類に係る届出等が未だ承認されていない場合は、承認日を入力しなくてもよい。承認後に入力することができる。

オペレータが完了ボタン７４Ｂ３をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、フォーム７４Ｂ１に指定されたファイルを、入力されまたは選択された情報（提出日、承認日、種類）とともに情報管理サーバ２へ送信する。

ところで、届出書類データベース２０５は、図２３に示すように、属性テーブル５Ｋおよびフォルダ５Ｌによって構成される。

届出等書類登録部２８５は、所員端末３Ｂ１からファイルなどを受信すると、届出申請ファイル５ＬＦとしてフォルダ５Ｌに保存する。さらに、投稿レコード５ＫＲを生成して属性テーブル５Ｋに保存する。

投稿レコード５ＫＲには、フォーム７４Ｂ１に入力されまたは選択された提出日、承認日、および種類、届出申請ファイル５ＬＦのファイル名、ならびに会社１Ａ１の会社コードが示される。

新規書類通知部２７５は、届出申請ファイル５ＬＦが保存されると、届出申請ファイル５ＬＦが登録された旨を本文に記載した電子メールを会社１Ａ１の各社員の電子メールアドレスに宛てて送信する。

そして、各社員は、この電子メールを自分の社員端末３Ａのメーラで受信することによって、届出申請ファイル５ＬＦの存在を知ることができる。その後、社員用ページ６（図７参照）へアクセスして届出申請ファイル５ＬＦの内容を確認することができる。確認の仕方は、後述する。

なお、新規書類通知部２７５は、会社１Ａ１の会社レコード５ＡＲの届出済書類コードが届出等書類登録部２８５によって更新された場合も、オペレータまたは会社１Ａ１の各社員にその旨を電子メールで知らせてもよい。また、オペレータまたは会計事務所１Ｂ１の所員にも知らせてもよい。

〔５．６ 決算関連の書類〕
図２４は、専用ウェブページ８の例を示す図である。図２５は、書類登録ページ７４Ｃの例を示す図である。図２６は、動画作成ページ７４Ｄの例を示す図である。図２７は、ツールの機能の例を示す図である。図２８は、収録によって得られるデータの構成の例を示す図である。図２９は、決算書類データベース２０６の例を示す図である。

会計事務所１Ｂは、会社１Ａの決算に関する書類を会社１Ａと共有することができる。さらに、この書類について解説する動画および音声を作成し共有することができる。以下、この動画および音声を「解説コンテンツ」と記載する。決算に関する書類は、例えば、確定申告または納税に関する種々の申告書である。

以下、会計事務所１Ｂ１が会社１Ａ１と決算に関する書類を共有する場合を例に説明する。

会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、共有する対象である書類（以下、「対象書類」と記載する。）の決算等書類ファイル５ＮＦを予め、所員端末３Ｂ１に用意しておく。対象書類の印刷物をスキャナでスキャンすることによって決算等書類ファイル５ＮＦを用意してもよいし、電子申告のファイルを決算等書類ファイル５ＮＦとして用意してもよい。

オペレータは、前述の方法で、専用ウェブページ８（図１７参照）を会社１Ａ１のための作業用のウェブページとして所員端末３Ｂ１に表示させる。そして、決算ボタン８１Ｅをクリックする。すると、専用ウェブページ８が図２４のように更新される。すなわち、コンテンツ領域８２に決算コラム８２Ｌが配置される。

オペレータが決算コラム８２Ｌの新規登録ボタン８２Ｌ１をクリックすると、決算書類登録部２８６（図１２参照）は、図２５のような書類登録ページ７４Ｃを所員端末３Ｂ１に表示させる。

ここで、オペレータは、対象書類に関する情報を次のように登録する。種類、決算日、承認日、提出日、会社担当者、会計事務所担当者、動画投稿者、閲覧期限、およびコメントをフォーム７４Ｃ１に入力する。

「種類」は、対象書類の種類であって、例えば「確定申告」のような法令で定められる手続の種類である。「会社担当者」および「会計事務所担当者」は、それぞれ、対象書類についての、会社１Ａ１側の担当者（社員）の氏名および会計事務所１Ｂ１側の担当者（所員）の氏名である。氏名の代わりにユーザコードを入力してもよい。「動画投稿者」は、解説コンテンツの投稿者すなわちオペレータの氏名またはユーザコードである。

オペレータは、さらに、対象書類の決算等書類ファイル５ＮＦをフォーム７４Ｃ１に指定する。フォーム７４Ｃ１に決算等書類ファイル５ＮＦのアイコンをドラッグアンドドロップすることによって指定してもよいし、アップロードボタンを押してダイアログを表示させ、ダイアログを介して指定してもよい。なお、フォーム７４Ｃ１を書類登録ページ７４Ｃに設けず、書類登録ページ７４Ｃに対して所定の操作が行われた際に（例えば、書類登録ページ７４Ｃの中の特定のボタンがクリックされた際に）、フォーム７４Ｃ１をダイアログとして表示させてもよい。

オペレータは、動画作成ボタン７４Ｃ２をクリックすると、解説ファイル生成部２９１は、図２６のような動画作成ページ７４Ｄを所員端末３Ｂ１に表示させる。所員端末３Ｂ１は、動画作成ページ７４Ｄをウェブブラウザの新しいタブで表示してもよい。そして、オペレータは、解説コンテンツを作成する作業を次のように行う。

オペレータは、解説コンテンツの中の動画に使用する書類のファイルを、動画ウィンドウ７４Ｄ２にドラッグアンドドロップすることによって指定する。このファイルは、対象書類（例えば、実際に提出した確定申告書）のファイルであってもよいし、他の書類（例えば、行政庁が発行する説明書）のファイルであってもよい。

ファイルが動画ウィンドウ７４Ｄ２に指定されると、そのファイルに基づいて動画ウィンドウ７４Ｄ２に書類が表示される。そのファイルのフォーマットがＰＤＦ（Portable Document Format）のような電子文書ファイル形式であり、かつ、その書類が複数のページによって構成される場合は、その書類の１ページ目がデフォルトのページとして動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示される。次ページボタン７４Ｄ３および前ページボタン７４Ｄ４は、動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示させるページを切り換えるためのボタンである。次ページボタン７４Ｄ３がクリックされると１つ後ろのページが表示され、前ページボタン７４Ｄ４がクリックされると１つ前のページが表示される。

オペレータがスタートボタン７４Ｅ１をクリックすると、解説コンテンツの収録が開始される。このとき、所員端末３Ｂ１は、収録を開始する旨を情報管理サーバ２へ通知するとともに、動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示されている画像（ページ）の画像データを情報管理サーバ２へ送信する。

すると、解説ファイル生成部２９１は、通知を受けた時刻（スタートボタン７４Ｅ１がクリックされた時刻とほぼ同時刻）を原点時刻Ｔ０として収録時間の計測を開始する。

オペレータは、適宜、動画ウィンドウ７４Ｄ２の書類のページを進めたり戻したりしながら、所員端末３Ｂ１に向かって声で解説する。所員端末３Ｂ１は、オペレータの声を収録して音声データを情報管理サーバ２へ送信する。また、動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示されるページが変更されるごとに、所員端末３Ｂ１は、変更後のページの画像データを情報管理サーバ２へ送信する。

さらに、オペレータは、解説しながらポインタ、フリーライン、直線、およびマーカの各ツールを使用することができる。これにより、視聴者にとって内容がより分かりやすくなるように解説することができる。

ポインタツールは、図２７（Ａ）のように、動画ウィンドウ７４Ｄ２の中の注目して欲しい部分をポインタで指し示すために使用される。ポインタボタン７４Ｆ１をクリックすると、ポインタツールが起動する。フリーラインツールは、図２７（Ｂ）のように、手書きで図線または文字などを動画ウィンドウ７４Ｄ２に書き込むために使用される。フリーラインボタン７４Ｆ２をクリックすると、フリーラインツールが起動する。

直線は、図２７（Ｃ）のように、指定された２点を結ぶ直線（線分）を動画ウィンドウ７４Ｄ２に書き込むために使用される。直線ボタン７４Ｆ３をクリックすると、直線ツールが起動する。マーカは、図２７（Ｄ）のように、蛍光色のマークを動画ウィンドウ７４Ｄ２に書き込むために使用される。マーカボタン７４Ｆ４をクリックすると、マーカツールが起動する。

所員端末３Ｂ１は、各ツールの使用の実績を情報管理サーバ２へ送信する。具体的には、各ツールが各時刻においてどのように使用されたのかを情報管理サーバ２へ送信する。例えば、各時刻におけるポインタ、フリーライン、直線、およびマーカそれぞれの、動画ウィンドウ７４Ｄ２における座標を実績として送信する。

また、オペレータは、一旦停止ボタン７４Ｅ２をクリックすることによって、収録を一旦停止（一時停止）させることができる。一旦停止ボタン７４Ｅ２がクリックされると、所員端末３Ｂ１は、収録を一旦停止する旨を情報管理サーバ２へ通知する。すると、解説ファイル生成部２９１は、収録時間の計測を一時的に停止する。一旦停止ボタン７４Ｅ２は、クリックされると、再開ボタンに変わる。所員端末３Ｂ１は、再開ボタンがクリックされるまで、各ツールの使用を禁止する。

一旦停止中に、オペレータは、動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示させる書類を変更することができる。この場合は、変更後の書類のファイルを動画ウィンドウ７４Ｄ２に指定すればよい。すると、そのファイルに基づいて、変更後の書類の１ページ目が動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示される。オペレータは、次ページボタン７４Ｄ３または前ページボタン７４Ｄ４が操作することによってページを切り換えることができる。

そして、オペレータが再開ボタンをクリックすると、所員端末３Ｂ１は、再開した旨を情報管理サーバ２へ通知するとともに、動画ウィンドウ７４Ｄ２の書類の画像データを情報管理サーバ２へ送信する。解説ファイル生成部２９１は、収録時間の計測を再開する。また、所員端末３Ｂ１は、各ツールの使用の禁止を解除し、再開ボタンを一旦停止ボタン７４Ｅ２に戻す。

オペレータは、収録を終えたい場合は、収録終了ボタン７４Ｅ３をクリックする。すると、所員端末３Ｂ１は、収録を終了する旨を情報管理サーバ２へ通知する。すると、解説ファイル生成部２９１は、収録時間の計測を終了する。

収録を開始してから終了するまでの間に、情報管理サーバ２には、所員端末３Ｂ１から、例えば図２８のように、画像データおよび音声データならびに各ツールの使用実績などが届いている。

解説ファイル生成部２９１は、これらのデータおよび情報に基づいて、解説コンテンツを再現する動画および音声のファイルを生成する。具体的には、動画ウィンドウ７４Ｄ２の収録中の様子を動画として再生しオペレータの収録中の音声を再生するファイルを生成する。以下、このファイルを「解説ファイル５ＰＦ」と記載する。解説ファイル５ＰＦのフォーマットとして、例えばＭＯＶまたはＭＰ４などが用いられる。

プレビューボタン７４Ｅ４がクリックされると、生成された解説ファイル５ＰＦが情報管理サーバ２から所員端末３Ｂ１へ送信され、解説コンテンツが所員端末３Ｂ１において再生される。解説コンテンツの中の動画は、動画ウィンドウ７４Ｄ２に表示され、音声は、所員端末３Ｂ１のスピーカから出力される。これにより、オペレータは、解説コンテンツを視聴し確認することができる。さらに、オペレータは、解説コンテンツに名前（コンテンツ名）を付け、テキストボックス７４Ｄ１に入力する。そして、解説コンテンツに問題がなければ、保存ボタン７４Ｅ５をクリックする。すると、所員端末３Ｂ１は、保存コマンドを、テキストボックス７４Ｄ１に入力されたコンテンツ名とともに情報管理サーバ２へ送信する。

ところで、決算書類データベース２０６は、図２９に示すように、決算テーブル５Ｍ、書類フォルダ５Ｎ、および解説コンテンツフォルダ５Ｐによって構成される。

決算書類登録部２８６は、保存コマンドおよびコンテンツ名を所員端末３Ｂ１から受信すると、解説ファイル５ＰＦを、コンテンツ名を含むファイル名を付して解説コンテンツフォルダ５Ｐに保存する。そして、解説ファイル５ＰＦへアクセスするためのＵＲＬを所員端末３Ｂ１へ通知する。

すると、所員端末３Ｂ１において、このＵＲＬがテキストボックス７４Ｅ７に表示される。オペレータがコピーボタン７４Ｅ６をクリックすると、このＵＲＬが所員端末３Ｂ１のクリップボードにコピーされる。オペレータが完了ボタン７４Ｅ８をクリックすると、動画作成ページ７４Ｄのタブが閉じ、書類登録ページ７４Ｃ（図２５参照）が再び現われる。

オペレータは、クリップボードにコピーされたＵＲＬをテキストボックス７４Ｃ３にペーストする。これにより、解説コンテンツフォルダ５Ｐに保存された解説ファイル５ＰＦへアクセスするためのＵＲＬがテキストボックス７４Ｃ３に入力される。ここで、オペレータがプレビューボタン７４Ｃ５をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、入力されたＵＲＬに基づいて解説ファイル５ＰＦを情報管理サーバ２から受信して解説コンテンツを再生する。ただし、動画はウィンドウ７４Ｃ４に表示される。

そして、オペレータが登録ボタン７４Ｃ６をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、フォーム７４Ｃ１に入力された種類などの情報および指定された決算等書類ファイル５ＮＦを、テキストボックス７４Ｃ３に入力されたＵＲＬとともに情報管理サーバ２へ送信する。

すると、決算書類登録部２８６は、決算等書類ファイル５ＮＦを書類フォルダ５Ｎに保存するとともに、決算レコード５ＭＲを生成し決算テーブル５Ｍに保存する。決算レコード５ＭＲには、所員端末３Ｂ１から送信されてきたＵＲＬおよび種類などの情報のほか、会社１Ａ１の会社コードおよび決算等書類ファイル５ＮＦのファイル名が示される。これにより、対象書類および解説コンテンツの登録が完了する。

新規書類通知部２７５は、対象書類および解説コンテンツの登録が完了した旨を本文に記載した電子メールを会社１Ａ１の社員の電子メールアドレスに宛てて送信する。なお、さらに、オペレータの電子メールアドレスに宛てて送信してもよいし、会計事務所１Ｂ１の他の所員の電子メールアドレスに宛てて送信してもよい。

〔６．共有ファイル等の提供、管理〕
次に、上述の処理および作業によって情報管理サーバ２に登録されたメッセージおよびファイルなどを提供しまたは管理する処理を、会社１Ａ１の社員または会計事務所１Ｂ１の所員が情報管理サーバ２を使用する場合を例に説明する。

〔６．１ 会社１Ａ１の社員による閲覧〕
図３０は、未チェックの件数を表わすアイコンの例を示す図である。

会社１Ａ１の社員であるオペレータは、図７に示した社員用ページ６へ社員端末３Ａ１によってアクセスする。

すると、社員端末３Ａ１は、上述の通り、ホーム用のコンテンツページがコンテンツ領域６２に配置された状態で社員用ページ６を表示する。ホーム用のコンテンツページは、連絡事項コラム６２Ａ、会計事務所宛コラム６２Ｂ、会社宛コラム６２Ｃ、および長期保管コラム６２Ｄによって構成される。なお、社員用ページ提供部２３（図３参照）は、これらのコラムを表示するためのデータを社員端末３Ａ１へ送信し、社員端末３Ａ１は、受信したデータに基づいて社員用ページ６を表示する。

この際に、社員用ページ提供部２３は、会社１Ａ１の会社コードが宛先コードとして示されるがオペレータのユーザコードが認識者コードとして示されない投稿レコード５ＨＲを属性テーブル５Ｈ（図２０参照）の中から検索する。そして、見つかった投稿レコード５ＨＲ（以下、「ヒット投稿レコード」と記載する。）の件数を示すアイコンを、会計事務所発ボタン６１Ｃの所定の位置に、例えば、図３０のように右上に配置する。

同様に、社員用ページ提供部２３は、会社１Ａ１の会社コードが示されるがオペレータのユーザコードが認識者コードとして示されない決算レコード５ＭＲを決算テーブル５Ｍ（図２９参照）の中から検索する。そして、見つかった決算レコード５ＭＲ（以下、「ヒット決算レコード」と記載する。）の件数を示すアイコンを、決算ボタン６１Ｄの所定の位置に配置する。

なお、メッセージデータベース２０２、会社宛ファイルデータベース２０４、届出書類データベース２０５、または決算書類データベース２０６に保存されている参考ファイル５ＥＦ、書類ファイル５ＪＦ、届出申請ファイル５ＬＦ、決算等書類ファイル５ＮＦ、および解説ファイル５ＰＦは、適宜、ファイル提供部２７６（図１２参照）によって社員端末３Ａへ送信される。

〔６．１．１ 会計事務所からのメッセージ〕
連絡事項コラム６２Ａには、会社１Ａ１の顧問先すなわち会計事務所１Ｂ１から連絡されたメッセージが配置される。複数のメッセージが連絡された場合は、指定日の新しいものほど上位に表示される。

これらのメッセージは、メッセージデータベース２０２のメッセージテーブル５Ｄ（図１４参照）に保存されているメッセージレコード５ＤＲに基づいている。具体的には、社員用ページ提供部２３は、会社１Ａ１の会社コードが宛先コードとして示されるメッセージレコード５ＤＲをメッセージテーブル５Ｄの中から検索する。そして、見つかったメッセージレコード５ＤＲそれぞれに示される指定日およびメッセージの組合せ（行）を、指定日の新しいものから順に並べたコラムを連絡事項コラム６２Ａとして生成し、社員端末３Ａ１へ送信する。

また、オペレータが連絡事項コラム６２Ａの中のいずれかのメッセージをクリックすると、ファイル提供部２７６は、クリックされたメッセージに対応付けられている参考ファイル５ＥＦを社員端末３Ａ１へ送信する。社員端末３Ａ１は、参考ファイル５ＥＦを受信（ダウンロード）すると、適宜、参考ファイル５ＥＦを開くことによって書類を表示する。

なお、連絡事項コラム６２Ａには、会社１Ａ１にのみ連絡されたメッセージおよび会計事務所１Ｂ１のすべての顧客に共通に連絡されたメッセージが示されるが、両者の表示の態様を区別してもよい。例えば、前者を赤色で表示し、後者を青色で表示してもよい。

〔６．１．２ 会計事務所からのファイル〕
図３１は、社員用ページ６の例を示す図である。

図７に示すように、会社宛コラム６２Ｃには、会社１Ａ１宛ての書類ファイル５ＪＦの新たな投稿および書類ファイル５ＪＦに対する承認に関するイベントの履歴が示される。これらの情報は、会社宛ファイルデータベース２０４の属性テーブル５Ｈ（図２０参照）に保存されている投稿レコード５ＨＲに基づいている。

具体的には、社員用ページ提供部２３は、新たな投稿それぞれのソート基準日を、ヒット投稿レコードそれぞれに示される投稿日時の日付に設定する。そして、ソート基準日の新しい順に各投稿の情報を上から並べたコラムを会計事務所宛コラム６２Ｂとして生成し、社員端末３Ａ１へ送信する。

各投稿の情報は、イベント日、ファイル名、確認の要否、閲覧期限、およびイベント内容である。書類ファイル５ＪＦに対する承認が不要である投稿については、「イベント日」として投稿日が示され、「イベント内容」として「がアップロードされました。」が示される。書類ファイル５ＪＦに対する承認が必要であるが未承認である投稿についても、同様である。書類ファイル５ＪＦに対する承認が必要であり承認済である投稿については、「イベント日」として承認日が示され、「イベント内容」として「に承認処理をしました。」が示される。

「確認の要否」は、ヒット投稿レコードに示されるステータスが「確認待ち」であれば「確認要」であり、それ以外であれば「確認不要」である。「ファイル名」および「閲覧期限」も、ヒット投稿レコードに示されるものである。なお、図７には、イベント日および閲覧期限それぞれの時刻を省略した例を示しているが、時刻も表示させてもよい。

オペレータが会計事務所発ボタン６１Ｃをクリックすると、社員端末３Ａ１は、図３１に示すようにコンテンツ領域６２にファイル確認用のコンテンツページが配置されるように社員用ページ６を更新する。

すると、第一の更新処理部２９２は、ヒット投稿レコードそれぞれに、現在ログインしているユーザすなわちオペレータのユーザコードを認識者コードとして追記する。

ファイル確認用のコンテンツページは、ファイル確認コラム６２Ｈを有する。ファイル確認コラム６２Ｈには、ヒット投稿レコードごとに１組の確認フォーム６２Ｈ１および決定ボタン６２Ｈ２が配置される。

確認フォーム６２Ｈ１には、ヒット投稿レコードに示される投稿日時、閲覧期限、ファイル名、コメント、および投稿者が示される。投稿日時、閲覧期限、ファイル名、およびコメントは、ヒット投稿レコードに示されるものと同じである。投稿者は、ヒット投稿レコードに示される投稿元コードに対応するユーザ（ここでは、会計事務所１Ｂ１の所員）のユーザレコード５ＣＲ（図６参照）に示されるユーザ名に基づいている。

さらに、各確認フォーム６２Ｈ１には、ダウンロードボタン６２Ｈａが１つずつ配置されている。オペレータが、ある確認フォーム６２Ｈ１のダウンロードボタン６２Ｈａをクリックすると、社員端末３Ａ１は、その確認フォーム６２Ｈ１にファイル名などが示される書類ファイル５ＪＦを情報管理サーバ２からダウンロードする。そして、ダウンロードした書類ファイル５ＪＦを開いて書類を表示する。

さらに、これらの確認フォーム６２Ｈ１のうち、ヒット投稿レコードに示されるステータスが「保留」または「確認待ち」であるものに対応する確認フォーム６２Ｈ１には、１組の承認ボタン６２Ｈｂおよび保留ボタン６２Ｈｃが配置される。オペレータは、表示された書類を読み、承認するか否かを決める。承認する場合は、承認ボタン６２Ｈｂをクリックして選択する。未だ承認しない場合すなわち承認を保留する場合は、保留ボタン６２Ｈｃをクリックして選択する。なお、承認ボタン６２Ｈｂおよび保留ボタン６２Ｈｃはいずれか一方しか選択することができない。承認ボタン６２Ｈｂが選択された状態で保留ボタン６２Ｈｃがクリックされると、承認ボタン６２Ｈｂの選択が解除される。逆の場合も同様である。また、選択されている方のボタンは、表示の態様（例えば、色）が変わる。

オペレータは、承認ボタン６２Ｈｂおよび保留ボタン６２Ｈｃのいずれか一方を選択したら、直ぐ下にある決定ボタン６２Ｈ２をクリックする。すると、社員端末３Ａ１は、承認ボタン６２Ｈｂが選択された場合は、「承認」を情報管理サーバ２へ通知し、保留ボタン６２Ｈｃが選択された場合は、「保留」を情報管理サーバ２へ通知する。この際に、クリックされた決定ボタン６２Ｈ２に対応する書類ファイル５ＪＦの識別子も、情報管理サーバ２へ通知する。

すると、情報管理サーバ２において、第一の更新処理部２９２は、通知された識別子の書類ファイル５ＪＦに対応する投稿レコード５ＨＲを次のように更新する。「承認」が通知された場合は、ステータスとして「承認」が示されるように更新する。一方、「保留」が通知された場合は、ステータスとして「保留」が示されるように更新する。

さらに、第一の更新処理部２９２は、通知された識別子の書類ファイル５ＪＦを、確認概要ページが先頭のページとして加わるように更新する。「承認」が通知された場合は、承認された旨のほか、承認者の氏名、承認日時、ダウンロード日時、および対象書類名を示すページが確認概要ページとして加えられる。一方、「保留」が通知された場合は、確認されたが承認を保留された旨のほか、確認者、確認日時、ダウンロード日時などを示すページが確認概要ページとして加えられる。承認者および確認者は、ログイン中のユーザすなわちオペレータである。承認日時および確認日時は、承認または保留が通知された日時である。ダウンロード日時は、書類ファイル５ＪＦが社員端末３Ａ１にダウンロードされた日時である。そのほか、投稿日（書類ファイル５ＪＦを決算書類データベース２０６へアップロードした日）および投稿者（アップロードしたユーザ）などが確認概要ページに示されるようにしてもよい。

そして、第一の更新処理部２９２は、オペレータおよび会計事務所１Ｂ１の所員それぞれの電子メールアドレスへ宛てて、承認ボタン６２Ｈｂが選択された場合は、承認が完了した旨を本文に示す電子メールを送信し、保留ボタン６２Ｈｃが選択された場合は、保留された旨を本文に示す電子メールを送信する。また、社員端末３Ａ１は、確認の処理が完了した旨を示すダイアログを表示した後、ダイアログが閉じられたら、ホーム用のコンテンツページがコンテンツ領域６２に配置された状態で社員用ページ６を表示する。

なお、承認ボタン６２Ｈｂおよび保留ボタン６２Ｈｃのいずれも選択されていない状態で決定ボタン６２Ｈ２がクリックされた場合に、社員端末３Ａ１は、どちらかを選択するように促すダイアログを表示する。

また、ダウンロードボタン６２Ｈａがクリックされた際に、そのダウンロードボタン６２Ｈａに対応する投稿レコード５ＨＲに示されるステータスが「確認待ち」である場合に、社員端末３Ａ１は、「書類のファイルの内容を確認した後、承認ボタンまたは保留ボタンを選択し、決定ボタンをクリックしてください」のようなメッセージをオペレータへ与えるためのダイアログを表示する。

オペレータは、書類ファイル５ＪＦの内容を保留した後、承認する場合は、その書類ファイル５ＪＦに対応する承認ボタン６２Ｈｂを選択し、決定ボタン６２Ｈ２をクリックすればよい。

すると、上述の通り、社員端末３Ａ１は、情報管理サーバ２へ「承認」およびその書類ファイル５ＪＦの識別子を通知する。第一の更新処理部２９２は、通知された識別子の書類ファイル５ＪＦに対応する投稿レコード５ＨＲを上述の通り更新する。さらに、第一の更新処理部２９２は、上述の通り確認概要ページが先頭のページとして加わるようにその書類ファイル５ＪＦを更新する。その結果、書類ファイル５ＪＦには、承認に係る確認概要ページが１ページ目として追加され、保留に係る確認概要ページが２ページ目として追加されることになる。

〔６．１．３ 決算関連の書類〕
図３２は、社員用ページ６の例を示す図である。図３３は、決算閲覧ページ６４Ｂの例を示す図である。

図７に示すように、長期保管コラム６２Ｄには、会社１Ａ１宛ての決算等書類ファイル５ＮＦに関する情報が示される。これらの情報は、決算書類データベース２０６の決算テーブル５Ｍ（図２９参照）に保存されている決算レコード５ＭＲに基づいている。

具体的には、社員用ページ提供部２３は、ヒット決算レコードそれぞれに示される投稿日およびファイル名の組合せ（行）を、投稿日の新しいものから順に並べたコラムを長期保管コラム６２Ｄとして生成し、社員端末３Ａ１へ送信する。

オペレータが決算ボタン６１Ｄをクリックすると、社員端末３Ａ１は、図３２に示すようにコンテンツ領域６２に決算確認用のコンテンツページが配置されるように社員用ページ６を更新する。

更新後、第一の更新処理部２９２は、ヒット決算レコードそれぞれに、現在ログインしているユーザすなわちオペレータのユーザコードを認識者コードとして追記する。

決算確認用のコンテンツページは、決算確認コラム６２Ｊを有する。決算確認コラム６２Ｊには、決算リスト６２Ｊ１が配置されている。決算リスト６２Ｊ１は、ヒット決算レコードそれぞれに示される種類、決算日、ファイル名、承認日、および提出日が示される。さらに、ヒット決算レコードそれぞれに示されるＵＲＬ（解説ファイルのＵＲＬ）に対応する解説ファイル５ＰＦのサムネイルが配置される。サムネイルは、解説ファイル５ＰＦによって再生される解説コンテンツの動画の所定の時点（例えば、開始時）をキャプチャして縮小したものである。さらに、ヒット決算レコードごとに閲覧ボタンが設けられている。

オペレータがいずれかの閲覧ボタンをクリックすると、社員端末３Ａ１は、図３３に示す決算閲覧ページ６４Ｂへアクセスする。なお、決算閲覧ページ６４Ｂのデータは、社員用ページ提供部２３によって社員端末３Ａ１へ提供される。

決算閲覧ページ６４Ｂの属性フォーム６４Ｂ１に示される各情報は、クリックされた閲覧ボタンに対応するヒット決算レコードに示される各情報に基づいている。

動画ウィンドウ６４Ｂ２は、動画の再生用の領域である。社員端末３Ａ１は、このヒット決算レコードに示されるＵＲＬに基づいて解説ファイル５ＰＦを情報管理サーバ２からダウンロードし、ダウンロードした解説ファイル５ＰＦに基づいて解説コンテンツの動画を動画ウィンドウ６４Ｂ２に表示するとともに解説コンテンツの音声をスピーカから出力する。

または、オペレータがダウンロードボタン６４Ｂ３をクリックしたら、社員端末３Ａ１は、このヒット決算レコードに示される書類ファイル名の書類フォルダ５Ｎからダウンロードし、対象書類ファイルに基づいて決算等の書類を表示する。

なお、これらの情報の保護をより確実にするため、決算閲覧ページ６４Ｂへのアクセスの際に次のようにワンタイムパスワードを用いてもよい。

社員端末３Ａ１が情報管理サーバ２へ決算閲覧ページ６４Ｂを要求すると、情報管理サーバ２の社員用ページ提供部２３（図３参照）は、ワンタイムパスワードを発行し、オペレータの電子メールアドレスに宛てて認証用のウェブページのＵＲＬと発行したワンタイムパスワードとを本文に記載した電子メールを送信する。社員端末３Ａ１は、電子メールが送信された旨を示すダイアログを表示する。

社員端末３Ａ１が電子メールを受信すると、電子メールの本文を表示する。オペレータが本文に記載されているＵＲＬをクリックすると、社員端末３Ａ１は、認証用のウェブページへアクセスする。オペレータが認証用のウェブページに、本文に記載されているワンタイムパスワードを入力すると、社員用ページ提供部２３は、入力されたワンタイムパスワードと発行したワンタイムパスワードとが一致すれば、決算閲覧ページ６４Ｂのデータを生成し社員端末３Ａ１へ送信する。

なお、専用ウェブページ８の決算コラム８２Ｌの決算リスト８２Ｌ２は、決算リスト６２Ｊ１と同様の機能を有する。会計事務所１Ｂの所員は、専用ウェブページ８にアクセスして会社１Ａの決算に関する書類および解説コンテンツを閲覧することができる。

〔６．１．４ 届出等〕
図３４は、社員用ページ６の例を示す図である。図３５は、届出閲覧ページ６４Ｃの例を示す図である。

オペレータが社員用ページ６の届出ボタン６１Ｅをクリックすると、社員端末３Ａ１は、図３４に示すようにコンテンツ領域６２に届出等確認用のコンテンツページが配置されるように社員用ページ６を更新する。

届出等確認用のコンテンツページは、届出等状況コラム６２Ｋおよび書類アクセスコラム６２Ｌを有する。届出等状況コラム６２Ｋには、届出等状況リスト６２Ｋ１が配置されている。届出等状況リスト６２Ｋ１には、会社１Ａ１の会社名、本店所在地、代表者名、および代表者住所が示される。これらの情報は、会社１Ａ１の会社レコード５ＡＲ（図４参照）に示されるものと同じである。届出等状況リスト６２Ｋ１には、さらに、主要な届出等の名前および状況が示される。状況は、会社１Ａ１の会社レコード５ＡＲに示される届出済書類コードに基づいている。すなわち、届出申請コードが届出済書類コードとして会社レコード５ＡＲに示される届出等については、その名前の左側のチェックボックスをオンの状態で表示され、示されない届出等については、オフの状態で表示される。

オペレータが書類アクセスコラム６２Ｌに設けられている閲覧ボタン６２Ｌ１をクリックすると、社員端末３Ａ１は、図３５のような届出閲覧ページ６４Ｃへアクセスする。届出閲覧ページ６４Ｃには、会社１Ａの会社コードに対応する書類レコード５ＫＲ（図２３参照）それぞれに示される情報が配置される。

届出閲覧ページ６４Ｃには、さらに、書類レコード５ＫＲごとにダウンロードボタン６４Ｃ２が設けられている。オペレータがいずれかのダウンロードボタン６４Ｃ２をクリックすると、社員端末３Ａ１は、対応する書類レコード５ＫＲに示されるファイル名の届出申請ファイル５ＬＦをフォルダ５Ｌからダウンロードし、書類を表示する。

なお、届出閲覧ページ６４Ｃへのアクセスの際も、決算閲覧ページ６４Ｂへのアクセスの場合と同様に、ワンタイムパスワードを用いてもよい。

〔６．２ 会計事務所１Ｂ１の所員による閲覧〕
会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、図８に示した所員用ページ７へ所員端末３Ｂ１によってアクセスする。

すると、会計事務所１Ｂ１は、上述の通り、ホーム用のコンテンツページがコンテンツ領域７２に配置された状態で所員用ページ７を表示する。ホーム用のコンテンツページは、決算会社コラム７２Ａおよび事務所情報コラム７２Ｂによって構成される。

決算会社コラム７２Ａには、会計事務所１Ｂ１の顧客である会社１Ａのうち、オペレータが所員用ページ７にアクセスした月（つまり、今月）が決算月である会社１Ａそれぞれの情報（会社名、決算月、提出月）が示される。これらの情報は、顧客である会社１Ａそれぞれの会社レコード５ＡＲ（図４参照）に示されるものと同じである。

事務所情報コラム７２Ｂには、会計事務所１Ｂ１の事務所名および所在地などの情報が示される。これらの情報は、会計事務所１Ｂ１の事務所レコード５ＢＲ（図５参照）に示されるものと同じである。

なお、所員用ページ提供部２４（図３参照）は、これらのコラムを表示するためのデータを所員端末３Ｂ１へ送信し、所員端末３Ｂ１は、受信したデータに基づいて社員用ページ６を表示する。

また、所員用ページ提供部２４は、会計事務所宛ファイルデータベース２０３の属性テーブル５Ｆ（図１６参照）の中から、宛先コードとして会計事務所１Ｂ１の事務所コードが示されるが認識者コードとしてオペレータのユーザコードが示されない投稿レコード５ＦＲの個数を計数し、その個数を示すアイコンを顧客選択ボタン７１Ｂの所定の位置（例えば、右上）に配置する。

なお、会員データベース２０１、会計事務所宛ファイルデータベース２０３、届出書類データベース２０５、または決算書類データベース２０６に保存されているレコードまたはファイル（会社レコード５ＡＲ、ファイル５ＧＦ、届出申請ファイル５ＬＦ、決算等書類ファイル５ＮＦなど）は、適宜、ファイル提供部２８７によって所員端末３Ｂへ送信される。

〔６．２．１ 顧客の状況〕
オペレータが顧客選択ボタン７１Ｂをクリックすると、図９に示したように所員用ページ７が更新される。前述の通り、顧客リスト７２Ｃ２には、会計事務所１Ｂ１の顧客である会社１Ａそれぞれの会社名、種別、および決算月が示される。さらに、顧客リスト７２Ｃ２には、新規登録および確認待ちの各欄が会社１Ａごとに設けられている。各欄には、次のように情報が提示される。

所員用ページ提供部２４は、属性テーブル５Ｆ（図１６参照）の中から、会社１Ａ１の会社コードが投稿元コードとして示され会計事務所１Ｂ１の事務所コードが宛先コードとして示されるが認識者コードとしてオペレータのユーザコードが示されない投稿レコード５ＦＲを検索する。そのような投稿レコード５ＦＲが見つかったら、所員用ページ提供部２４は、会社１Ａ１の新規登録の欄に「○」を配置する。つまり、会社１Ａ１の社員から投稿（送付）されたが未だオペレータが存在を確認していないファイル５ＧＦがあることを提示する。一方、そのような投稿レコード５ＦＲが見つかったら、会社１Ａ１の新規登録の欄を空欄にしておく。または、「×」を配置してもよい。他の会社１Ａの新規登録の欄についても同様に、未だオペレータが存在を確認していないファイル５ＧＦの有無に応じて「○」を配置する。

さらに、所員用ページ提供部２４は、属性テーブル５Ｈ（図２０参照）の中から、会社１Ａ１の会社コードが宛先コードとして示されかつステータスとして「確認待ち」が示される投稿レコード５ＨＲを検索する。そのような投稿レコード５ＨＲが見つかったら、所員用ページ提供部２４は、会社１Ａ１の確認待ちの欄に「○」を配置する。つまり、承認が必要だが未だ会社１Ａ１の社員が認識していない書類ファイル５ＪＦがあることを提示する。一方、そのような投稿レコード５ＦＲが見つからなかったら、会社１Ａ１の確認待ちの欄を空欄にしておく。または、「×」を配置してもよい。他の会社１Ａの確認待ちの欄も同様である。

〔６．２．２ 一括ダウンロード〕
図３６は、所員用ページ７の例を示す図である。

オペレータは、特定の会社１Ａに係る情報およびファイルを次のように一括してダウンロードすることができる。

オペレータが顧客一覧ボタン７１Ｄをクリックすると、所員端末３Ｂ１は、所員用ページ７を図３６のように更新させる。すなわち、顧客一覧コラム７２Ｆがコンテンツ領域７２に配置される。

顧客一覧コラム７２Ｆの顧客リスト７２Ｆ１には、会計事務所１Ｂ１の顧客である会社１Ａごとの会社名、種類、および決算月などの情報が示される。これらの情報は、各会社１Ａの会社レコード５ＡＲ（図４参照）に示されるものと同じである。

オペレータがいずれかの会社１Ａを選択し、ダウンロードボタン７２Ｆ２をクリックすると、所員端末３Ｂ１は、選択された会社１Ａの会社レコード５ＡＲ、届出申請ファイル５ＬＦ、および決算等書類ファイル５ＮＦを情報管理サーバ２からダウンロードする。情報管理サーバ２は、これらを１つの圧縮ファイルに纏めて所員端末３Ｂ１へ提供してもよい。この場合は、情報管理サーバ２は、例えば、会社１Ａの会社名をフォルダ名とするルートフォルダと、その直下に「過去データ決算書」、「届出書」、および「登録情報」というフォルダ名をそれぞれ有する３つのフォルダを用意する。「過去データ決算書」フォルダに決算等書類ファイル５ＮＦを保存し、「届出書」フォルダに届出申請ファイル５ＬＦを保存し、「登録情報」フォルダに会社レコード５ＡＲの内容を示すファイルを保存する。そして、ルートフォルダをＺＩＰなどで圧縮する。

なお、オペレータが会社１Ａを複数選択してダウンロードボタン７２Ｆ２をクリックした場合は、所員端末３Ｂ１は、選択されたそれぞれの会社レコード５ＡＲ、届出申請ファイル５ＬＦ、および決算等書類ファイル５ＮＦをダウンロードする。ただし、圧縮ファイルに纏める場合は、１つの会社１Ａごとに纏めるのが望ましい。

〔６．２．３ 個別ダウンロード〕
図３７は、専用ウェブページ８の例を示す図である。

または、オペレータが専用ウェブページ８の会計事務所宛ボタン８１Ｃをクリックすると、所員端末３Ｂ１は、図３７のように専用ウェブページ８を更新する。すなわち、コンテンツ領域８２にファイル取得コラム８２Ｍが配置される。ファイルリスト８２Ｍ１には、会計事務所１Ｂ１へ会社１Ａから送られた各ファイル５ＧＦの情報（投稿日時および閲覧期限など）が示される。これらの情報は、宛先コードとして会計事務所１Ｂ１の事務所コードが示される投稿レコード５ＦＲ（図１６参照）に基づいている。

オペレータは、ダウンロードしたいファイル５ＧＦをファイルリスト８２Ｍ１の中から選択し、ダウンロードボタン８２Ｍ２をクリックする。すると、所員端末３Ｂ１は、選択されたファイル５ＧＦを情報管理サーバ２からダウンロードする。オペレータは、複数のファイル５ＧＦを選択したりすべてのファイル５ＧＦを選択したりすることができる。この場合も、所員端末３Ｂ１は、選択された複数またはすべてのファイル５ＧＦを情報管理サーバ２からダウンロードする。

〔６．３ 解説コンテンツの確認〕
図３８は、専用ウェブページ８の例を示す図である。図３９は、プレビューダイアログ７４Ｇの例を示す図である。

会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１で専用ウェブページ８へアクセスし、動画リストボタン８１Ｈをクリックすることによって図３８のように専用ウェブページ８を更新させる。

動画管理コラム８２Ｎは、決算書類データベース２０６の解説コンテンツフォルダ５Ｐに保存されている会社１Ａ１の決算等書類ファイル５ＮＦそれぞれの解説ファイル５ＰＦの動画のサムネイル、ファイル名、投稿日、およびＵＲＬが示される。

なお、会社１Ａ１の決算等書類ファイル５ＮＦは、会社１Ａ１の会社コードを示す決算レコード５ＭＲを検索することによって特定することができる。このような決算レコード５ＭＲにファイル名が示される決算等書類ファイル５ＮＦが会社１Ａ１の決算等書類ファイル５ＮＦである。また、その決算レコード５ＭＲに示されるＵＲＬに対応する解説ファイル５ＰＦが、決算等書類ファイル５ＮＦの解説ファイル５ＰＦである。

オペレータが動画管理コラム８２Ｎの中からいずれかの解説ファイル５ＰＦを選択し「ＵＲＬをコピー」ボタンを押すと、選択された解説ファイル５ＰＦのＵＲＬが所員端末３Ｂ１のクリップボードにコピーされる。または、「プレビュー」ボタンを押すと、所員端末３Ｂ１は、図３９のようなプレビューダイアログ７４Ｇを表示する。

プレビューダイアログ７４Ｇの属性リスト７４Ｇ１に示される情報は、選択された解説ファイル５ＰＦに対応する決算レコード５ＭＲに示される情報と同じである。プレビューウィンドウ７４Ｇ２には、選択された解説ファイル５ＰＦに基づいて解説コンテンツの動画が再生される。この際に、解説コンテンツの音声も再生される。

〔６．４ 削除〕
会社１Ａ１の社員および会計事務所１Ｂ１の所員は、メッセージなどを次のように削除することができる。

〔６．４．１ 所員によるメッセージの削除〕
会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１で所員用ページ７へアクセスし、連絡ボタン７１Ｃをクリックすることによって図１３のように所員用ページ７を更新させる。

連絡履歴コラム７２Ｅには、会計事務所１Ｂ１の事務所コードが投稿元コードであるメッセージレコード５ＤＲ（図１４参照）に示されるメッセージの一覧が履歴リスト７２Ｅ１として配置される。履歴リスト７２Ｅ１には、そのほか、投稿日時、指定日、およびファイル名が示される。

オペレータが不要になったメッセージを履歴リスト７２Ｅ１の中から選択して削除ボタン７２Ｅ２をクリックすると、第一の更新処理部２９２（図３参照）は、選択されたメッセージのメッセージレコード５ＤＲをメッセージデータベース２０２のメッセージテーブル５Ｄ（図１４参照）から削除する。さらに、そのメッセージに対応する参考ファイル５ＥＦがフォルダ５Ｅに保存されていれば、これも削除する。

または、オペレータは、専用ウェブページ８へアクセスし、個別連絡ボタン８１Ｂをクリックすることによって図１８のように専用ウェブページ８を更新させる。

連絡履歴コラム８２Ｆには、オペレータが会社１Ａ１へ投稿（送付）したメッセージ、すなわち、会計事務所１Ｂ１の事務所コードが投稿元コードでありかつオペレータが会社１Ａ１の会社コードが宛先コードであるメッセージレコード５ＤＲに示されるメッセージの一覧が履歴リスト８２Ｆ１として配置される。

オペレータが不要になったメッセージを履歴リスト８２Ｆ１の中から選択して削除ボタン８２Ｆ２をクリックすると、第一の更新処理部２９２は、選択されたメッセージのメッセージレコード５ＤＲをメッセージデータベース２０２のメッセージテーブル５Ｄから削除する。さらに、そのメッセージに対応する参考ファイル５ＥＦがフォルダ５Ｅに保存されていれば、これも削除する。

〔６．４．２ 所員によるファイルの削除〕
会計事務所１Ｂ１の所員であるオペレータは、所員端末３Ｂ１で専用ウェブページ８へアクセスし、会計事務所発ボタン８１Ｄをクリックすることによって図１９のように専用ウェブページ８を更新させる。

履歴コラム８２Ｈには、オペレータが投稿（送付）した書類ファイル５ＪＦ（図２０参照）のファイル名などを示す投稿リスト８２Ｈ１を有する。

オペレータは、不要になった書類ファイル５ＪＦを投稿リスト８２Ｈ１の中から選択し、削除ボタン８２Ｈ２をクリックする。すると、第二の更新処理部２９３（図３参照）は、選択された書類ファイル５ＪＦを会社宛ファイルデータベース２０４のフォルダ５Ｊ（図２０参照）から削除するとともに、その書類ファイル５ＪＦの投稿レコード５ＨＲを属性テーブル５Ｈから削除する。

〔６．４．３ 社員によるファイルの削除〕
会社１Ａ１の社員であるオペレータは、社員端末３Ａ１で社員用ページ６へアクセスし、会計事務所宛ボタン６１Ｂをクリックすることによって図１５のように社員用ページ６を更新させる。

履歴コラム６２Ｆには、オペレータが投稿（送付）したファイル５ＧＦのファイル名などを示す投稿リスト６２Ｆ１を有する。なお、このようなファイル５ＧＦは、投稿レコード５ＦＲに示される投稿元コードに基づいて特定される。

そして、オペレータは、不要になったファイル５ＧＦを投稿リスト６２Ｆ１の中から選択し、削除ボタン６２Ｆ２をクリックする。すると、第二の更新処理部２９３は、選択されたファイル５ＧＦを会計事務所宛ファイルデータベース２０３のフォルダ５Ｇ（図１６参照）から削除するとともに、そのファイル５ＧＦの投稿レコード５ＦＲを属性テーブル５Ｆから削除する。

〔６．４．４ 解説コンテンツの削除〕
オペレータが動画管理コラム８２Ｎ（図３８参照）においていずれかの解説ファイル５ＰＦを選択し「削除」ボタンをクリックすると、第二の更新処理部２９３は、選択された解説ファイル５ＰＦを解説コンテンツフォルダ５Ｐ（図２９参照）から削除する。

〔７．情報共有システム１を使用することによる効果〕
本実施形態によると、会社１Ａの社員は、会計事務所１Ｂからの決算に関する書類を、解説コンテンツを参照しながら確認することができる。したがって、この内容を従来よりも容易に確認することができる。

〔８．変形例〕
本実施形態では、ウェブブラウザおよびメーラを有する装置を社員端末３Ａとして用いたが、ウェブブラウザおよびメーラなどによって実現される上述の各処理を実行する専用のアプリケーションを用意し、ウェブブラウザおよびメーラの代わりに端末装置にインストールし、社員端末３Ａとして用いてもよい。所員端末３Ｂについても同様に、専用のアプリケーションをインストールした装置を用いてもよい。

社員端末３Ａまたは所員端末３Ｂは、コラムのタイトルの部分に対して所定の操作が行われるごとに、コラムを折り畳んで表示したり展開して表示したりしてもよい。

例えば、社員端末３Ａは、連絡事項コラム６２Ａ（図７）をデフォルトで折り畳んだ状態で表示する。つまり、タイトル「連絡事項」の部分だけが見える状態で表示する。そして、タイトルの部分がクリックされると、タイトルの部分よりも下の部分がタイトルの部分とともに見える状態で表示する。もう一度、タイトルの部分がクリックされると、タイトルの部分だけが見える状態で表示する。コンテンツ領域６２に配置される他のコラム（会計事務所宛コラム６２Ｂ、会社宛コラム６２Ｃ、長期保管コラム６２Ｄ、ファイル指定コラム６２Ｅ（図１５参照）、…、書類アクセスコラム６２Ｌ（図３４参照）も、同様である。

または、所員端末３Ｂは、決算会社コラム７２Ａ（図８参照）をデフォルトで折り畳んだ状態で表示する。つまり、タイトル「今月の決算」の部分だけが見える状態で表示する。そして、タイトルの部分がクリックされると、タイトルの部分よりも下の部分がタイトルの部分とともに見える状態で表示する。もう一度、タイトルの部分がクリックされると、タイトルの部分だけが見える状態で表示する。コンテンツ領域７２に配置される他のコラム（事務所情報コラム７２Ｂ、顧客管理コラム７２Ｃ（図９参照）、…、顧客一覧コラム７２Ｆ（図３６）も、同様である。

本実施形態では、書類のファイルとしてＰＤＦのファイルを会計事務所宛ファイルデータベース２０３、会社宛ファイルデータベース２０４、届出書類データベース２０５、決算書類データベース２０６などに保存する場合を例に説明したが、オフィス系ソフトウェアのファイルを保存することもできる。例えば、マイクロソフト社のワードまたはエクセルで作成されたファイル（ＤＯＣＸフォーマットまたはＸＬＳＸフォーマットのファイル）を保存してもよい。社員端末３Ａまたは所員端末３Ｂは、これらのフォーマットのファイルが保存された場合も、ＰＤＦファイルが保存された場合と同様に、書類を１ページずつまたは１シートずつ表示する。

本実施形態では、動画および音声を再生するファイルを解説ファイル５ＰＦとして決算書類データベース２０６に保存したが、音声認識技術によって音声をテキストに変換し、動画および音声とともにこのテキストを字幕として再生するファイルを解説ファイル５ＰＦとして保存してもよい。

本実施形態では、投稿されたファイルを認識したか否かをユーザごとに記録したが（図１６、図２０、図２９参照）、組織すなわち会社１Ａまたは会計事務所１Ｂごとに記録してもよい。すなわち、例えば、あるファイルが投稿されたことを会社１Ａのある社員が認識したら、認識者コードとしてその会社１Ａの会社コードを記録し、その会社１Ａの全員が認識したものとみなしてもよい。

または、投稿されたファイルを認識したか否かの代わりに、そのファイルを開けて確認したか否か、すなわち、読んだか否か（既読または未読）を記録してもよい。

本実施形態では、情報共有システム１は、決算等書類ファイル５ＮＦについてのみ解説用のファイル（解説ファイル５ＰＦ）が作成できるように構成されたが、参考ファイル５ＥＦ（図１４参照）または書類ファイル５ＪＦ（図２０参照）など他のファイルについての解説用のファイルも作成できるようにしてもよい。

本実施形態では、会社１Ａの社員と会計事務所１Ｂの所員とが書類などをやり取りするために情報共有システム１を使用する場合を例に説明したが、これ以外の者同士が情報共有システム１を使用することもできる。例えば、会社の社員と法律事務所の所員とが使用してもよい。または、学生と先生とが使用してもよい。

その他、情報共有システム１、情報管理サーバ２の全体または各部の構成、処理の内容、処理の順序、データベースの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

２ 情報管理サーバ
２３ 社員用ページ提供部（第三の表示制御手段、第四の表示制御手段、第六の表示制御手段、第七の表示制御手段）
２５ 専用ページ提供部（第五の表示制御手段、第八の表示制御手段）
２０３ 会計事務所宛ファイルデータベース（第三の保存手段）
２０４ 会社宛ファイルデータベース（第二の保存手段）
２０６ 決算書類データベース（保存手段）
２７２ 会計事務所宛ファイル登録部（第三の保存処理手段）
２７６ ファイル提供部（送信手段、第二の送信手段）
２８３ 会社宛ファイル登録部（第二の保存処理手段）
２８６ 決算書類登録部（第一の表示制御手段、保存処理手段）
２８７ ファイル提供部（第三の送信手段）
２９１ 解説ファイル生成部（第二の表示制御手段、コンテンツデータ生成手段）
３Ａ 社員端末（第二の端末装置）
３Ｂ 所員端末（第一の端末装置）
５ＧＦ ファイル（第三の書類データ）
５ＪＦ 書類ファイル（第二の書類データ）
５ＮＦ 決算等書類ファイル（書類データ）
５ＰＦ 解説ファイル（コンテンツデータ）
６２Ｅ ファイル指定コラム（第七の画面）
６２Ｈ ファイル確認コラム（第六の画面）
６２Ｊ 決算確認コラム（第三の画面）
６４Ｂ 決算閲覧ページ（第四の画面）
６４Ｂ１ 属性フォーム
６４Ｂ２ 動画ウィンドウ（再生用領域）
６４Ｂ３ ダウンロードボタン（要求オブジェクト）
７４Ｃ 書類登録ページ（第一の画面）
７４Ｃ１ フォーム（指定オブジェクト、入力オブジェクト）
７４Ｃ２ 動画作成ボタン（呼出オブジェクト）
７４Ｄ 動画作成ページ（第二の画面）
７４Ｄ２ 動画ウィンドウ（解説用領域）
８２Ｇ ファイル指定コラム（第五の画面）
８２Ｍ ファイル取得コラム（第八の画面）

Claims (10)

1. 書類の保存を支援する書類保存支援システムであって、
   前記書類を指定するための指定オブジェクトと、前記書類を解説する動画を含む解説コンテンツを作成する作成機能を呼び出すための呼出オブジェクトと、が配置された第一の画面を第一の端末装置に表示させる第一の表示制御手段と、
   前記呼出オブジェクトに対して所定のアクションがなされた場合に前記作成機能を使用するための第二の画面を前記第一の端末装置に表示させる第二の表示制御手段と、
   前記指定オブジェクトで指定された前記書類を再現するための書類データを、前記作成機能によって作成された前記解説コンテンツを再現するコンテンツデータと対応付けて保存手段に保存させる保存処理手段と、
   を有することを特徴とする書類保存支援システム。
2. 前記第一の表示制御手段は、前記書類の属性情報を入力するための入力オブジェクトを前記第一の画面に配置して表示し、または、前記第一の画面に対して所定のアクションがなされた際に表示し、
   前記保存処理手段は、前記入力オブジェクトに入力された、前記書類の属性情報を前記書類データとともに前記保存手段に保存させる、
   請求項１に記載の書類保存支援システム。
3. 前記書類の属性情報の一部が他の書類の属性情報の一部と並べて配置された第三の画面を第二の端末装置に表示させる第三の表示制御手段と、
   前記書類が前記第三の画面において選択された場合に、前記コンテンツデータを第二の端末装置へ送信し、前記書類の属性情報の全部または一部と、前記書類の前記書類データを要求するための要求オブジェクトと、前記書類の前記解説コンテンツを前記コンテンツデータに基づいて再生するための再生用領域と、が配置された第四の画面を前記第二の端末装置に表示させる第四の表示制御手段と、
   前記要求オブジェクトに対して所定のアクションがなされた場合に前記書類データを前記第二の端末装置へ送信する送信手段と、
   を有する、
   請求項２に記載の書類保存支援システム。
4. 保存しておく必要のある期間が前記書類よりも短い第二の書類を指定するための第五の画面を前記第一の端末装置に表示させる第五の表示制御手段と、
   前記第五の画面で指定された前記第二の書類を再現するための第二の書類データを第二の保存手段に保存させる第二の保存処理手段と、
   前記第二の書類の識別子が他の第二の書類の識別子と並べて配置された第六の画面を前記第二の端末装置に表示させる第六の表示制御手段と、
   前記第六の画面において前記第二の書類が選択された場合に前記第二の書類データを前記第二の端末装置へ送信する第二の送信手段と、
   を有する、
   請求項３に記載の書類保存支援システム。
5. 第三の書類を指定するための第七の画面を前記第二の端末装置に表示させる第七の表示制御手段と、
   前記第七の画面で指定された前記第三の書類を再現するための第三の書類データを第三の保存手段に保存させる第三の保存処理手段と、
   前記第三の書類の識別子が他の第三の書類の識別子と並べて配置された第八の画面を前記第一の端末装置に表示させる第八の表示制御手段と、
   前記第八の画面において前記第三の書類が選択された場合に前記第三の書類データを前記第一の端末装置へ送信する第三の送信手段と、
   を有する、
   請求項３に記載の書類保存支援システム。
6. 前記作成機能を実現し前記コンテンツデータを生成するコンテンツデータ生成手段、
   を有し、
   前記第二の表示制御手段は、解説用の画像を配置する解説用領域が配置された画面を、前記第二の画面として表示させ、
   前記作成機能には、前記解説用領域に対して描画を行うツールが備えられ、
   前記コンテンツデータ生成手段は、指定された期間における、前記解説用領域の様子を表わす解説動画を前記動画として含むコンテンツのデータを、前記コンテンツデータとして生成する、
   請求項１ないし請求項５のいずれかに記載の書類保存支援システム。
7. 前記コンテンツデータ生成手段は、前記解説用領域に配置された前記画像の画像データと、前記ツールによって前記解説用領域に描画された軌跡を表わす軌跡データとを、前記第一の端末装置から受信し、前記画像データおよび前記軌跡データに基づいて前記コンテンツデータを生成する、
   請求項６に記載の書類保存支援システム。
8. 前記コンテンツデータ生成手段は、解説用の音声を再生する音声データを前記第一の端末装置から受信し、前記音声をさらに含むコンテンツのデータを前記コンテンツデータとして生成する、
   請求項６または請求項７に記載の書類保存支援システム。
9. 書類の保存を支援する書類保存支援方法であって、
   前記書類を指定するための指定オブジェクトと、前記書類を解説する動画を含む解説コンテンツを作成する作成機能を呼び出すための呼出オブジェクトと、が配置された第一の画面を第一の端末装置に表示させ、
   前記呼出オブジェクトに対して所定のアクションがなされた場合に前記作成機能を使用するための第二の画面を前記第一の端末装置に表示させ、
   前記指定オブジェクトで指定された前記書類を再現するための書類データを、前記作成機能によって作成された前記解説コンテンツを再現するコンテンツデータと対応付けて保存手段に保存させる、
   ことを特徴とする書類保存支援方法。
10. 書類の保存を支援するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    前記コンピュータを、
    前記書類を指定するための指定オブジェクトと、前記書類を解説する動画を含む解説コンテンツを作成する作成機能を呼び出すための呼出オブジェクトと、が配置された第一の画面を第一の端末装置に表示させる第一の表示制御手段として機能させ、
    前記呼出オブジェクトに対して所定のアクションがなされた場合に前記作成機能を使用するための第二の画面を前記第一の端末装置に表示させる第二の表示制御手段として機能させ、
    前記指定オブジェクトで指定された前記書類を再現するための書類データを、前記作成機能によって作成された前記解説コンテンツを再現するコンテンツデータと対応付けて保存手段に保存させる保存処理手段として機能させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。

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