JP2003345954A - ワークフロー管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワークフローにおいて実行されるそれぞれの
処理毎に履歴を残せるようにしたワークフロー管理装置
を提供する。 【解決手段】 フローテーブル２に登録されている１な
いし複数のワークフローに従い、ワークフロー制御部１
で処理部３内の処理を選択的に実行してワークフローを
進める。この時、処理部３内のそれぞれの処理が実行さ
れる毎に履歴情報が生成され、履歴記憶部４に記憶され
る。履歴記憶部４では、処理部３内の処理毎に履歴情報
を記憶する。また、履歴情報には、当該履歴情報を残し
たワークフロー中の他の段階で実行した処理の履歴情報
を参照するための情報を含めておき、ワークフローの処
理の流れに沿った履歴情報の取得を可能にする。もちろ
ん、ワークフローにおいて処理された履歴をフロー履歴
として履歴記憶部４に記憶させておくこともできる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、順に処理を行って
ゆくことで作業を進めてゆくワークフロー技術及びその
技術の応用に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般に、オフィスなどにおいて作業を行
う場合、各担当者の間を書類が受け渡され、それぞれの
担当者において処理が行われる。同様の作業の流れをコ
ンピュータシステムによって管理し、作業を進めてゆく
技術がワークフローの技術である。通常、ワークフロー
技術により作業を管理する場合、作業の流れ（ワークフ
ロー）は画一化され、情報が発生した時点で当該情報に
対するワークフローが決定される。そして、決定された
ワークフローに従って、情報に対する処理と処理された
情報の受け渡しが順次行われ、一連の作業が行われるこ
とになる。ワークフローは、データが発生したりデータ
を受け取るなどにより処理を行う必要が生じる毎に実行
される。また、ワークフローは１つに限られるものでは
なく、複数のワークフローが用意あるいは定義され、選
択的に実行される。

【０００３】このようなワークフロー管理を行う場合、
従来は一連のワークフローの進捗状況を管理するため、
それぞれの処理の流れ毎に処理結果などを履歴として記
録している。記録されてゆく履歴を参照することによっ
て、どのような処理を経て、どの段階まで処理が行われ
ているのかを容易に把握することが可能である。

【０００４】上述のように、複数のワークフローを選択
的に実行することが可能であるが、このような場合、そ
れぞれのワークフローには同じ処理が含まれていること
も多い。従来のワークフロー管理では、それぞれのワー
クフローが実行される毎に、それぞれのワークフローに
ついての履歴が生成される。そのため、１つの処理に着
目したときに当該処理の履歴が残らないという問題があ
った。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、ワークフローにおいて実行
されるそれぞれの処理毎に履歴を残せるようにしたワー
クフロー管理装置を提供することを目的とするものであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、ワークフロー
管理装置において、それぞれの処理を実行する複数の処
理手段と、ワークフローに従って前記複数の処理手段を
選択的に実行させる制御手段と、前記処理手段により処
理した履歴を各処理手段毎に記憶する履歴記憶手段を有
することを特徴とするものである。このような構成によ
って、履歴記憶手段にはそれぞれの処理手段毎の履歴を
残すことができる。

【０００７】このとき、処理手段毎の履歴情報として、
当該履歴情報を残したワークフロー中の他の段階で実行
した処理の履歴情報を参照するための情報を含めておく
ことができる。この参照するための情報をたどることに
よって、ワークフローの流れに沿った履歴を取得するこ
とが可能である。

【０００８】また、ワークフローにおいて処理された履
歴をフロー履歴として記憶しておくことも可能である。
この場合、フロー履歴は、処理手段毎の履歴情報を参照
するための情報を含んで構成することができる。これに
よって、処理手段毎に記憶している履歴情報を利用し
て、従来と同様のフロー履歴を提供することができ、ワ
ークフロー毎の処理過程や進捗状況などを管理すること
ができる。

【０００９】さらに、ファクシミリ画データや電子メー
ル等の情報を受信可能な受信手段を設け、受信手段で受
信した情報を上述のようなワークフローの対象とし、ワ
ークフローに従って処理手段に処理を実行させるように
構成することができる。このようにして受信手段で受信
したファクシミリ画データや電子メール等について、ワ
ークフローに従って処理を行い、処理毎の履歴情報を残
すことができる。この場合、通信履歴とともに、処理毎
の履歴情報やフロー履歴を管理することができる。

【００１０】

【発明の実施の形態】図１は、本発明のワークフロー管
理装置の実施の一形態を示す概略構成図である。図中、
１はワークフロー制御部、２はフローテーブル、３は処
理部、４は履歴記憶部である。ワークフロー制御部１
は、フローテーブル２に従って処理部３内の処理を選択
的に実行させ、ワークフローを進める制御を行う。フロ
ーテーブル２には１ないし複数のワークフローが用意さ
れ、あるいは実行時に定義される。ワークフロー制御部
１は、それらのワークフローのうちから、条件に適合す
るワークフローを選択し、そのワークフロー中に指示さ
れている処理部３内の処理を順に実行させてゆく。この
とき、各処理間において必要に応じてデータの受け渡し
なども行う。

【００１１】処理部３は、実行可能な複数の処理を含ん
でおり、ワークフロー制御部１の制御に従って選択的に
実行される。もちろん、並列的に実行されてもよい。各
処理が実行されると、その実行履歴が履歴記憶部４に生
成される。なお、図１においては入力データの到来によ
りワークフローが開始され、ワークフローの結果を出力
データとして示している。しかし、必ずしもこれらが存
在するとは限らない。例えばデータの到来がなくても、
あるイベントの発生によってワークフローが開始されて
もよいし、また、ワークフロー中の各処理においてデー
タに対する処理が完了し、改めて出力データが生成され
ない場合もある。

【００１２】履歴記憶部４は、処理部３に含まれている
それぞれの処理毎に履歴情報を記憶する。図１では、処
理部３の処理１に対応する履歴情報を「処理１履歴」、
処理２に対応する履歴情報を「処理２履歴」、…として
示している。履歴情報には、当該履歴情報を残したワー
クフロー中の他の段階で実行した処理の履歴情報を参照
するための情報を含めておくことができる。すなわち、
当該履歴情報に対応する処理の前後で行われた処理に対
する履歴情報についても、参照可能に構成することがで
きる。また履歴記憶部４は、それぞれのワークフローの
実行過程をフロー履歴として記憶しておくこともでき
る。この場合、上述の処理毎の履歴情報とは別にフロー
履歴を保持するほか、フロー履歴に処理毎の履歴情報を
参照するための情報を含めて保持することも可能であ
る。なお、具体的な履歴情報及びフロー履歴については
後述する。

【００１３】図２は、本発明のワークフロー管理装置の
実施の一形態における動作の概念図である。ここでは実
行するワークフローとして、処理部３中の処理１、処理
２、…、処理Ｎを順次行うワークフローがフローテーブ
ル２に定義されているものとする。ワークフロー制御部
１は、このようなワークフローに従い、まず図２（Ａ）
において処理１を実行させる。そして、処理１の実行終
了時に処理１の履歴情報を生成して、履歴記憶部４に処
理１履歴として記憶させる。続いてワークフロー制御部
１は、図２（Ｂ）において処理２を実行させる。そし
て、処理２の実行終了時に処理２の履歴情報を生成し
て、履歴記憶部４に処理２履歴として記憶させる。同様
にしてワークフローを進め、ワークフロー制御部１は図
２（Ｃ）において処理Ｎを実行させ、処理Ｎの履歴情報
を生成して履歴記憶部４に処理Ｎ履歴として記憶させ
る。

【００１４】このようにしてワークフローに定義されて
いる一連の処理を実行することができる。そして、これ
ら一連の処理を順次実行させてゆく過程において、それ
ぞれ実行した処理に対応する履歴情報を履歴記憶部４に
記憶させてゆく。履歴記憶部４では、例えば処理１にお
いて実行された処理の履歴情報をまとめて処理１履歴と
して記憶する。すなわち、他のワークフローで処理１を
実行して生成された履歴情報や、同じワークフローでも
別に起動された場合にそれぞれの処理１の実行毎に生成
される履歴情報が、まとめて処理１履歴として記憶され
る。処理２履歴、…、処理Ｎ履歴についても同様であ
る。

【００１５】また、図２に示したワークフローを実行し
たとき、例えば処理１を実行して生成された履歴情報に
は、処理２を実行して生成された履歴情報や、処理Ｎを
実行して生成された履歴情報などを参照するための参照
情報、例えばリンク情報を含めておくことができる。こ
の参照情報をたどることによって、ワークフローに従っ
て順次実行された処理の履歴を取得することが可能であ
る。もちろん、処理２を実行して生成された履歴情報
や、処理Ｎを実行して生成された履歴情報についても、
同様に他の処理を実行して生成された履歴情報を参照す
る参照情報を含めておくことができる。また、ワークフ
ロー中のすべての処理に対応する履歴情報が参照可能で
なくてもよく、例えば直前、直後などの処理に対応する
履歴情報を参照可能とすることもでき、任意の範囲で参
照可能としておくことができる。

【００１６】さらに、処理１を実行して生成された履歴
情報、処理２を実行して生成された履歴情報、…、処理
Ｎを実行して生成された履歴情報をまとめることによっ
てフロー履歴を生成しておいてもよい。この場合、それ
ぞれの履歴情報はそれぞれの処理毎に処理履歴として記
憶されているので、これらを参照する形式でフロー履歴
を記憶しておくこともできる。

【００１７】図３は、本発明のワークフロー管理装置の
実施の一形態を応用したファクシミリ装置の一例を示す
ブロック図である。図中、１１は主制御部、１２は操作
部、１３は読取部、１４は記録部、１５はネットワーク
通信部、１６はファクシミリ通信部、１７は記憶部、１
８はバス、２１はデータ交換ネットワーク、２２は電話
回線である。図３に示したファクシミリ装置では、電話
回線２２を通じてファクシミリ通信を行う機能ととも
に、データ交換ネットワーク２１を通じて例えば電子メ
ールやその他のデータ交換を行う機能を有している。

【００１８】主制御部１１は、ファクシミリ装置全体を
制御し、各部を動作させて、ファクシミリ通信機能、電
子メール等のデータ交換機能、コピー機能、プリンタ機
能、スキャナ機能などを実現する。特に、上述のワーク
フロー制御部１及び処理部３としての機能を有してい
る。

【００１９】操作部１２は、表示部や入力部を有してお
り、表示部によりオペレータに対するメッセージや装置
の状態を示すメッセージ、操作ガイダンスなど、種々の
情報を表示するとともに、入力部によりオペレータが各
種の設定や指示などを行うことができる。

【００２０】読取部１３は、ファクシミリあるいは電子
メールによる画像送信時やコピー機能時、スキャナ機能
時に原稿上の画像を読み取る。また記録部１４は、画像
受信機能によりファクシミリ受信あるいは電子メール受
信した情報や、コピー機能において読取部１３で読み取
った画像、プリンタ機能においてネットワーク通信部１
５を介して受け取った情報、その他システム情報などを
記録紙上に形成する。なお、読取部１３，記録部１４の
いずれかあるいは両方を有しない構成も可能である。

【００２１】ネットワーク通信部１５は、例えばＬＡＮ
やインターネットなどのデータ交換ネットワーク２１と
接続され、電子メールやその他のデータの送受信を行
う。またファクシミリ通信部１６は、公衆回線や専用線
などの電話回線２２を用いて他のファクシミリ装置との
間でファクシミリ通信を行う。

【００２２】記憶部１７は、主制御部１１の動作を規定
したプログラムや保存が必要なデータ、送受信する画像
データ、読取部１３で読み取った画像データ、記録部１
４で記録すべき画像データ、その他処理中の画像データ
などを記憶する。そのほか、上述の履歴記憶部４として
機能する。また、フローテーブル２についても記憶して
おくことができる。

【００２３】バス１８は、主制御部１１、操作部１２、
読取部１３、記録部１４、ネットワーク通信部１５，フ
ァクシミリ通信部１６、記憶部１７等を相互に接続して
おり、これらの間のデータ転送を可能にしている。もち
ろん、これらのほか、外部記憶装置などの各種の機器や
各種のインタフェースなどがバス１８に接続されていて
もよい。

【００２４】このようなファクシミリ装置において、例
えばファクシミリ通信部１６によってファクシミリ受信
したり、ネットワーク通信部１５によって電子メールや
その他の情報を受信したり、あるいは、操作部１２から
各種の処理が指示されることによって、装置内では様々
な一連の処理が実行されることになる。このとき実行さ
れる一連の処理を、ワークフローとしてとらえることが
できる。例えばファクシミリ受信の場合を考えると、フ
ァクシミリ受信した画像を記録部１４で記録すしたり、
記憶部１７に記憶させておいたり、さらにネットワーク
通信部１５を通じてデータ交換ネットワーク２１上の他
のネットワーク装置へ転送するといった処理が考えられ
る。これらの処理を適宜組み合わせ、一連の処理をワー
クフローとして取り扱うことができる。

【００２５】以下、図３に示したようなファクシミリ装
置において、上述のような本発明のワークフロー管理装
置として動作する際の具体例を示す。図４は、フローテ
ーブルの具体例の説明図、図５は、処理毎の履歴情報の
具体例の説明図、図６は、フロー履歴の具体例の説明図
である。ここでは簡単な例として、図４に示すようなフ
ローテーブル２が予め設定されているものとする。この
例では、ワークフローとしてファクシミリ受信を契機と
して１つの処理を行うものとし、ファクシミリ受信時に
得られる諸情報を条件としてフローテーブル２中のいず
れかのワークフローが自動的に選択されるようにしてい
る。図４に示すフローテーブル２の例では、フローＮ
ｏ．が「Ａ−１」では、ファクシミリ受信時の手順信号
から得られる送信元の電話番号（ＴＳＩ）が「０６−１
２３−ＸＸＸＸ」であることを条件として、転送先「ｍ
ａｉｌ２＠ｓａｍｐｌｅ」へ受信した画データを電子メ
ールで転送するワークフローを示している。また、フロ
ーＮｏ．が「Ａ−２」では、ファクシミリ受信時の手順
信号から得られるサブアドレス（ＳＵＢ）が「９８７６
５４３２１」であることを条件として、転送先「０７５
−１２３−ＹＹＹＹ」へ受信した画データをファクシミ
リ送信（転送）するワークフローを示している。

【００２６】なお、処理毎の履歴情報としては、図５に
示すように、履歴Ｎｏ．と、相手先、開始日時、ページ
数、結果、備考などの各欄を有している。もちろんこれ
は一例であり、任意の情報を履歴情報として残すことが
できる。なお、この例において備考欄には、当該履歴情
報を残したワークフロー、及び当該ワークフロー中の他
の段階で実行した処理により残された履歴情報を参照す
るための情報（リンク）を格納している。

【００２７】また、ここでは処理としてファクシミリ送
信、ファクシミリ受信、電子メール送信の３つの処理を
行うものとしており、この３つの処理についてのみ、処
理毎の履歴情報を示している。すなわち、ファクシミリ
送信に対する履歴情報を図５（Ａ）にファクシミリ送信
履歴として示しており、ファクシミリ受信に対する履歴
情報を図５（Ｂ）にファクシミリ受信履歴として示して
おり、電子メール送信に対する履歴情報を図５（Ｃ）に
電子メール送信履歴として示している。

【００２８】いま、他のファクシミリ装置からファクシ
ミリ受信したとする。このとき、ファクシミリ手順信号
中で送信元の電話番号（ＴＳＩ）として「０６−１２３
−ＸＸＸＸ」が得られたとする。この場合、まずファク
シミリ通信部１６によりファクシミリ受信し、その履歴
情報として図５（Ｂ）の履歴Ｎｏ．「Ｃ−１」に示す履
歴情報を生成する。

【００２９】また、送信元の電話番号（ＴＳＩ）として
「０６−１２３−ＸＸＸＸ」が得られているので、フロ
ーテーブル２のフローＮｏ．「Ａ−１」の条件に該当
し、このワークフローが実行される。このとき、ファク
シミリ受信履歴の履歴Ｎｏ．「Ｃ−１」の備考欄には、
実行するワークフローに対するリンク「Ａ−１」と、こ
のワークフローの実行に対するフロー履歴に対するリン
ク「Ｅ−１」が格納される。また、図６に示すフロー履
歴の履歴Ｎｏ．「Ｅ−１」には、実行するフローテーブ
ル２内のフローＮｏ．「Ａ−１」へのリンクが格納され
るとともに、ファクシミリ受信履歴（履歴Ｎｏ．「Ｃ−
１」）の情報がフロー文書欄に格納される。

【００３０】フローＮｏ．「Ａ−１」のワークフローを
実行することによって、ファクシミリ受信した画データ
は、ネットワーク通信部１５から転送先「ｍａｉｌ２＠
ｓａｍｐｌｅ」へ電子メールで転送する。この電子メー
ルの送信処理に対して履歴情報が生成される。例えば図
５（Ｃ）に示す電子メール送信履歴のうち、履歴Ｎｏ．
「Ｄ−２」の履歴情報が生成され、記憶される。このと
き、備考欄には当該電子メール送信の前に行われたファ
クシミリ受信時の履歴情報である図５（Ｂ）のファクシ
ミリ受信履歴の「Ｃ−１」へのリンクが格納される。そ
れとともに、フローテーブル２へのリンクとして「Ａ−
１」、フロー履歴へのリンクとして「Ｅ−１」が格納さ
れている。また、フロー履歴として電子メール送信履歴
「Ｄ−２」の内容が格納され、図６に示したフロー履歴
「Ｅ−１」のようになる。このようにして、電話番号
「０６−１２３−ＸＸＸＸ」からのファクシミリ受信
と、それに伴うフローＩＤ「Ａ−１」のワークフローの
実行が終了する。

【００３１】図５（Ｂ）に示すファクシミリ受信履歴に
おいて、次の「Ｃ−２」は、電話番号「０６−４５６−
ＺＺＺＺ」からのファクシミリ受信であるが、図４に示
すフローテーブルに登録されているワークフローの条件
に一致したものが存在しなかったため、ファクシミリ受
信のみを行ったものである。なお、４番目の「Ｃ−４」
についても同様であり、ファクシミリ受信のみを行った
際に生成された履歴情報である。

【００３２】図５（Ｂ）に示すファクシミリ受信履歴に
おいて、「Ｃ−３」に示す履歴情報は、電話番号「０３
−３４５６−ＰＰＰＰ」からのファクシミリ受信であ
る。ここではこのファクシミリ受信時に手順信号中でサ
ブアドレス（ＳＵＢ）として「９８７６５４３２１」が
得られたとする。この場合、まずファクシミリ通信部１
６によりファクシミリ受信し、その履歴情報として図５
（Ｂ）の「Ｃ−３」に示す履歴情報を生成する。

【００３３】また、サブアドレス（ＳＵＢ）として「９
８７６５４３２１」が得られているので、図４に示すフ
ローテーブル２のフローＮｏ．「Ａ−２」の条件に該当
し、このワークフローが実行される。このとき、ファク
シミリ受信履歴の履歴Ｎｏ．「Ｃ−３」の備考欄には、
実行するワークフローに対するリンク「Ａ−２」と、こ
のワークフローの実行に対するフロー履歴に対するリン
ク「Ｅ−２」が格納される。また、図６に示すフロー履
歴の履歴Ｎｏ．「Ｅ−２」には、実行するフローテーブ
ル２内のフローＮｏ．「Ａ−２」へのリンクが格納され
るとともに、ファクシミリ受信履歴「Ｃ−３」の情報が
フロー文書欄に格納される。

【００３４】フローＮｏ．「Ａ−２」のワークフローで
は、転送先「０７５−１２３−ＹＹＹＹ」への転送が指
示されている。従って、このワークフローを実行するこ
とによって、ファクシミリ受信した画データは、ファク
シミリ通信部１６から転送先「０７５−１２３−ＹＹＹ
Ｙ」へファクシミリ送信される。そして、このファクシ
ミリ送信処理に対して履歴情報が生成される。例えば図
５（Ａ）に示すファクシミリ送信履歴のうち、履歴Ｎ
ｏ．「Ｂ−２」の履歴情報が生成され、記憶される。こ
のとき、備考欄には当該ファクシミリ送信の前に行われ
たファクシミリ受信時の履歴情報である図５（Ｂ）のフ
ァクシミリ受信履歴の「Ｃ−３」へのリンクが格納され
る。それとともに、フローテーブル２へのリンクとして
「Ａ−２」、フロー履歴へのリンクとして「Ｅ−２」が
格納されている。また、フロー履歴としてファクシミリ
送信履歴「Ｂ−２」の内容が格納され、図６に示したフ
ロー履歴「Ｅ−２」のようになる。このようにして、電
話番号「０３−３４５６−ＰＰＰＰ」（サブアドレス
（ＳＵＢ）「９８７６５４３２１」）からのファクシミ
リ受信と、それに伴うフローＩＤ「Ａ−２」のワークフ
ローの実行が終了する。

【００３５】なお、図５（Ａ）のファクシミリ送信履歴
のうちの履歴Ｎｏ．「Ｂ−１」や、図５（Ｃ）の電子メ
ール送信履歴のうちの履歴Ｎｏ．「Ｄ−１」は、送信時
の条件が図４に示すフローテーブルに登録されているワ
ークフローの条件に適合しなかったため、それぞれファ
クシミリ送信、電子メール送信のみを行ったものであ
り、それらの履歴もそれぞれの処理毎に記憶される。

【００３６】このようにして、図４に示すようなワーク
フローを予め設定しておけば、条件に適合した場合に選
択的にワークフローが実行される。このとき、ワークフ
ローの実行に伴って従来と同様に図６に示すようなフロ
ー履歴が生成されるとともに、そのワークフローにおい
て実行されたそれぞれの処理毎の履歴情報が生成され、
それぞれの処理毎に記憶されることになる。図５を参照
して分かるように、それぞれの処理毎に、異なるワーク
フローの実行や単独で実行された場合などを含めて履歴
情報が記憶される。そのため、例えばファクシミリ受信
履歴のみを利用したい等といった場合には、即座に対応
することができる。この場合、例えば従来のように、図
６に示すようなフロー履歴だけではそれぞれの処理にお
ける履歴を把握することは困難である。

【００３７】また、図５に示したように、それぞれの処
理における履歴情報には、一連の処理過程における他の
処理の履歴情報へのリンクが設けられているため、これ
を順に参照してゆくことによって、フロー履歴を得るこ
とも可能である。なお、上述のようにファクシミリ送受
信や電子メールの送受信を行った際には、通常は通信履
歴も残される。従って、処理毎の履歴情報やフロー履歴
とともに、通信履歴を管理することが可能である。

【００３８】図７は、フローテーブルの別の具体例の説
明図、図８は、処理毎の履歴情報の別の具体例の説明
図、図９は、フロー履歴の別の具体例の説明図である。
この例では、上述の具体例におけるワークフローに２次
処理を付加している。また図９に示したフロー履歴とし
て、処理毎の履歴情報をそのまま記憶するのではなく、
処理毎の履歴情報を参照するためのリンクを記憶させた
例を示している。さらに、この具体例では処理としてフ
ァクシミリ送信、ファクシミリ受信、電子メール送信と
ともに、記憶部１７に画データを保存するアーカイブ処
理の４つの処理を行うものとしており、この４つの処理
についてそれぞれの履歴情報を記憶する。

【００３９】この具体例において図７に示すフローテー
ブルには、上述のように実行時の条件と１次処理、２次
処理が設定されている。フローＮｏ．「Ａ−１」のワー
クフローでは、ファクシミリ受信時の手順信号から得ら
れる送信元の電話番号（ＴＳＩ）が「０６−１２３−Ｘ
ＸＸＸ」であることを条件として、１次処理で転送先
「ｍａｉｌ２＠ｓａｍｐｌｅ」へ受信した画データを電
子メールで転送し、さらに２次処理として、通知先「ａ
ｄｍｉｎ＠ｓａｍｐｌｅ」へ所定のメッセージ（ここで
はメッセージ番号１として示す）を通知し、また、保存
先「処理済フォルダ」に受信した画データを保存するこ
とを示している。また、フローＮｏ．が「Ａ−２」のワ
ークフローでは、ファクシミリ受信時の手順信号から得
られるサブアドレス（ＳＵＢ）が「９８７６５４３２
１」であることを条件として、１次処理で転送先「０７
５−１２３−ＹＹＹＹ」へ受信した画データをファクシ
ミリ送信（転送）し、さらに２次処理で保存先「処理済
フォルダ」に受信した画データを保存することを示して
いる。

【００４０】いま、電話番号「０６−１２３−ＸＸＸ
Ｘ」からファクシミリ受信したとする。このとき、ファ
クシミリ手順信号中で送信元の電話番号（ＴＳＩ）とし
て「０６−１２３−ＸＸＸＸ」が得られたとする。この
場合、まずファクシミリ通信部１６によりファクシミリ
受信し、その履歴情報として図８（Ｂ）の履歴Ｎｏ．
「Ｃ−１」に示す履歴情報を生成する。

【００４１】また、送信元の電話番号（ＴＳＩ）として
「０６−１２３−ＸＸＸＸ」が得られているので、フロ
ーテーブル２のフローＮｏ．「Ａ−１」の条件に該当
し、このワークフローが実行される。このとき、ファク
シミリ受信履歴の履歴Ｎｏ．「Ｃ−１」の備考欄には、
実行するワークフローに対するリンク「Ａ−１」と、こ
のワークフローの実行に対するフロー履歴に対するリン
ク「Ｆ−１」が格納される。また、図９に示すフロー履
歴の履歴Ｎｏ．「Ｆ−１」には、実行するフローテーブ
ル２内のフローＮｏ．「Ａ−１」へのリンクが格納され
るとともに、ファクシミリ受信履歴中の履歴Ｎｏ．「Ｃ
−１」へのリンクが記憶される。

【００４２】フローＮｏ．「Ａ−１」のワークフローを
順に実行してゆく。まず１次処理として転送が指示され
ているので、ファクシミリ受信した画データは、ネット
ワーク通信部１５から転送先「ｍａｉｌ２＠ｓａｍｐｌ
ｅ」へ電子メールで転送される。この電子メールの送信
処理に対して履歴情報が生成され、例えば図８（Ｃ）の
履歴Ｎｏ．「Ｄ−２」の履歴情報が生成され、記憶され
る。このとき、備考欄には当該電子メール送信の前に行
われたファクシミリ受信時の履歴情報である図８（Ｂ）
のファクシミリ受信履歴の「Ｃ−１」へのリンクが格納
される。それとともに、フローテーブル２へのリンクと
して「Ａ−１」、フロー履歴へのリンクとして「Ｆ−
１」が格納されている。また、フロー履歴として図９に
示すフロー履歴「Ｆ−１」の１次処理欄に電子メール送
信履歴「Ｄ−２」へのリンクが記憶される。

【００４３】フローＮｏ．「Ａ−１」のワークフローの
１次処理が終了したら、２次処理を実行する。２次処理
では、通知処理とアーカイブ処理が行われる。通知処理
では、指定されたメッセージ（メッセージ１）を電子メ
ールとして通知先「ａｄｍｉｎ＠ｓａｍｐｌｅ」へ送信
する。この電子メールの送信に対しても電子メール送信
履歴として図８（Ｃ）の「Ｄ−３」に示す履歴情報が生
成され、記憶される。この履歴情報「Ｄ−３」の備考欄
には、それまでに行われた処理の履歴情報に対するリン
ク「Ｃ−１」、「Ｄ−２」と、フローテーブル２へのリ
ンク「Ａ−１」、フロー履歴へのリンク「Ｆ−１」が記
憶される。

【００４４】またアーカイブ処理では、指定された保存
先「処理済フォルダ」にファクシミリ受信した画データ
を格納する。このとき、アーカイブ履歴として図８
（Ｄ）の「Ｅ−１」に示す履歴情報が生成され、記憶さ
れる。この履歴情報「Ｅ−１」の備考欄にも、先ほどの
履歴情報「Ｄ−３」と同様に、他の履歴情報、フローテ
ーブル、フロー履歴に対するリンクが記憶される。

【００４５】さらに、これらの２次処理において生成さ
れた履歴情報、すなわち通知処理で生成された電子メー
ル送信履歴の履歴情報「Ｄ−３」及びアーカイブ処理で
生成されたアーカイブ履歴の履歴情報「Ｅ−１」を参照
する情報（リンク）を、フロー履歴「Ｆ−１」の２次処
理の欄に記憶させる。これによってフロー履歴「Ｆ−
１」は図９に示したようになる。このようにして、電話
番号「０６−１２３−ＸＸＸＸ」からのファクシミリ受
信と、それに伴うフローＩＤ「Ａ−１」のワークフロー
の実行が終了する。

【００４６】次に、電話番号「０３−３４５６−ＰＰＰ
Ｐ」からファクシミリ受信したとする。このとき、ファ
クシミリ手順信号中でサブアドレス（ＳＵＢ）として
「９８７６５４３２１」が得られたとする。この場合、
まずファクシミリ通信部１６によりファクシミリ受信
し、その履歴情報として図８（Ｂ）の履歴Ｎｏ．「Ｃ−
３」に示す履歴情報を生成する。

【００４７】また、サブアドレス（ＳＵＢ）として「９
８７６５４３２１」が得られているので、図７に示すフ
ローテーブル２のフローＮｏ．「Ａ−２」の条件に該当
し、このワークフローが実行される。このとき、ファク
シミリ受信履歴の履歴Ｎｏ．「Ｃ−３」の備考欄には、
実行するワークフローに対するリンク「Ａ−２」と、こ
のワークフローの実行に対するフロー履歴に対するリン
ク「Ｆ−２」が格納される。また、図９に示すフロー履
歴の履歴Ｎｏ．「Ｆ−２」には、実行するフローテーブ
ル２内のフローＮｏ．「Ａ−２」へのリンクが格納され
るとともに、ファクシミリ受信履歴「Ｃ−３」へのリン
クがフロー文書欄に格納される。

【００４８】フローＮｏ．「Ａ−２」のワークフローで
は、１次処理として転送先「０７５−１２３−ＹＹＹ
Ｙ」への転送が指示されている。従って、このワークフ
ローを実行することによって、ファクシミリ受信した画
データは、ファクシミリ通信部１６から転送先「０７５
−１２３−ＹＹＹＹ」へファクシミリ送信される。そし
て、このファクシミリ送信処理に対して履歴情報が生成
される。例えば図８（Ａ）に示すファクシミリ送信履歴
のうち、履歴Ｎｏ．「Ｂ−２」の履歴情報が生成され、
記憶される。このとき、備考欄には当該ファクシミリ送
信の前に行われたファクシミリ受信時の履歴情報である
図８（Ｂ）のファクシミリ受信履歴の「Ｃ−３」へのリ
ンクが格納される。それとともに、フローテーブル２へ
のリンクとして「Ａ−２」、フロー履歴へのリンクとし
て「Ｆ−２」が格納されている。また、フロー履歴「Ｆ
−２」としてファクシミリ送信履歴「Ｂ−２」へのリン
クが１次処理欄に格納される。

【００４９】フローＮｏ．「Ａ−２」のワークフローの
１次処理が終了したら、２次処理を実行する。２次処理
では、アーカイブ処理が行われる。アーカイブ処理で
は、指定された保存先「処理済フォルダ」にファクシミ
リ受信した画データを格納する。このとき、アーカイブ
履歴として図８（Ｄ）の「Ｅ−３」に示す履歴情報が生
成され、記憶される。この履歴情報「Ｅ−３」の備考欄
には、それまでに行われたファクシミリ受信処理の履歴
情報「Ｃ−３」に対するリンクと、フローテーブル２中
のフローＮｏ．「Ａ−２」へのリンク、フロー履歴「Ｆ
−２」へのリンクが記憶される。さらに、このアーカイ
ブ処理で生成された履歴情報「Ｅ−３」を参照する情報
（リンク）を、フロー履歴「Ｆ−２」の２次処理の欄に
記憶させる。これによってフロー履歴「Ｆ−２」は図９
に示したようになる。このようにして、電話番号「０３
−３４５６−ＰＰＰＰ」（サブアドレス（ＳＵＢ）「９
８７６５４３２１」）からのファクシミリ受信と、それ
に伴うフローＩＤ「Ａ−２」のワークフローの実行が終
了する。

【００５０】なお、図８（Ａ）のファクシミリ送信履歴
のうちの履歴Ｎｏ．「Ｂ−１」や、図８（Ｃ）の電子メ
ール送信履歴のうちの履歴Ｎｏ．「Ｄ−１」は、送信時
の条件が図７に示すフローテーブルに登録されているワ
ークフローの条件に適合しなかったため、それぞれファ
クシミリ送信、電子メール送信のみを行ったものであ
り、それらの履歴もそれぞれの処理毎に記憶される。ま
た、図８（Ｂ）に示すファクシミリ受信履歴において、
履歴情報「Ｃ−２」及び「Ｃ−４」についても、図７に
示すフローテーブルに登録されているワークフローの条
件に一致したものが存在しなかった場合を示している。
このような場合には、この例ではファクシミリ受信処理
とともにアーカイブ処理を行っており、履歴情報「Ｃ−
２」のファクシミリ受信処理に対応するアーカイブ処理
の履歴が履歴情報「Ｅ−２」であり、履歴情報「Ｃ−
４」のファクシミリ受信処理に対応するアーカイブ処理
の履歴が履歴情報「Ｅ−４」である。アーカイブ処理の
履歴情報「Ｅ−２」、「Ｅ−４」には、それぞれ、直前
のファクシミリ受信処理の履歴情報「Ｃ−２」、「Ｃ−
４」を参照するためのリンクが備考欄に格納されてい
る。

【００５１】このようにして、図７に示すようなワーク
フローを予め設定しておけば、条件に適合した場合に選
択的にワークフローが実行される。このとき、ワークフ
ローの実行に伴って従来と同様に図９に示すようなフロ
ー履歴が生成されるとともに、そのワークフローにおい
て実行されたそれぞれの処理毎の履歴情報が生成され、
それぞれの処理毎に記憶される。従ってそれぞれの処理
毎に履歴情報を参照することが可能である。さらにこの
例では、フロー履歴は、それぞれの処理毎の履歴情報を
参照する情報により構成されており、重複した情報を保
持することなく、効率よく履歴情報を記憶することがで
きる。

【００５２】もちろん、上述の２つの具体例とも、処理
実行時にはフロー履歴を生成せず、必要になったときに
それぞれの処理毎の履歴情報から生成することも可能で
ある。また、処理毎の履歴情報を参照する際には、例え
ばワークフローによって実行された履歴情報とその他の
履歴情報を分けて参照可能にしたり、２つ目の具体例に
おいては、１次処理、２次処理などの処理ステップ毎に
分けて参照可能に構成することも可能である。

【００５３】また、上述の２つの具体例では、受信時の
処理はフローテーブル２とは別に実行されているが、こ
れらについてもワークフローの一部としてとらえ、受信
の処理も登録しておくように構成することができる。ま
た、２つ目の具体例などのように複数の処理を登録する
場合、段階毎に条件設定を行うようにするなど、様々な
ワークフローを登録できるように構成してもよい。

【００５４】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、ワークフローにおいて実行されるそれぞれの
処理毎に履歴を残すので、それぞれの処理毎に利用状況
などを管理することができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のワークフロー管理装置の実施の一形態
を示す概略構成図である。

【図２】本発明のワークフロー管理装置の実施の一形態
における動作の概念図である。

【図３】本発明のワークフロー管理装置の実施の一形態
を応用したファクシミリ装置の一例を示すブロック図で
ある。

【図４】フローテーブルの具体例の説明図である。

【図５】処理毎の履歴情報の具体例の説明図である。

【図６】フロー履歴の具体例の説明図である。

【図７】フローテーブルの別の具体例の説明図である。

【図８】処理毎の履歴情報の別の具体例の説明図であ
る。

【図９】フロー履歴の別の具体例の説明図である。

【符号の説明】

１…ワークフロー制御部、２…フローテーブル、３…処
理部、４…履歴記憶部、１１…主制御部、１２…操作
部、１３…読取部、１４…記録部、１５…ネットワーク
通信部、１６…ファクシミリ通信部、１７…記憶部、１
８…バス、２１…データ交換ネットワーク、２２…電話
回線。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 それぞれの処理を実行する複数の処理手
   段と、ワークフローに従って前記複数の処理手段を選択
   的に実行させる制御手段と、前記処理手段により処理し
   た履歴を履歴情報として前記処理手段毎に記憶する履歴
   記憶手段を有することを特徴とするワークフロー管理装
   置。
2. 【請求項２】 前記履歴記憶手段は、前記処理手段毎の
   履歴情報として、当該履歴情報を残したワークフロー中
   の他の段階で実行した処理の履歴情報を参照するための
   情報を含む履歴情報を記憶することを特徴とする請求項
   １に記載のワークフロー管理装置。
3. 【請求項３】 前記履歴記憶手段は、ワークフローにお
   いて処理された履歴をフロー履歴として記憶するととも
   に、前記フロー履歴は、前記処理手段毎の履歴情報を参
   照するための情報を含んで構成されていることを特徴と
   する請求項１または請求項２に記載のワークフロー管理
   装置。
4. 【請求項４】 さらに、ファクシミリ画データや電子メ
   ール等の情報を受信可能な受信手段を有し、前記制御手
   段は、前記受信手段で受信した情報に対して前記ワーク
   フローに従って前記処理手段に処理を実行させることを
   特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか１項に記
   載のワークフロー管理装置。