JP2005190022A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書管理装置のワークフロー機能により処理されるファイルを、そのファイルの関係者以外の人物がプリントアウトしたり、他の種々の装置へ転送したり、更には消去したりすることができないようにする。
【解決手段】 複数のファイルを記憶したファイル情報ＤＢ２１ｄを備え、このファイル情報ＤＢ２１ｄに記憶されているファイルを処理対象として複数のＰＣ２を順次的に指定しつつ、指定された各ＰＣ２により順次的に処理する際に、ワークフローファイルに対する印刷，転送処理をワークフローファイルの処理に関与したＰＣ２からのみ受け付けるか否かの設定を記憶するセキュリティフラグを有する。
【選択図】 図２

Description

本発明は文書管理装置、具体的には、多数の文書ファイルを蓄積しており、これらの文書ファイルを外部のパーソナルコンピュータから閲覧したり、ダウンロードしたり、プリントアウトしたりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置に関する。

近年、画像処理装置として、記録用紙に記録された画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを外部の装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信線等を介して外部の装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び外部の装置から取得した画像データ，文書データ等をファイル単位のデータとして記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。

また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び外部の装置から取得した画像データ，文書データ等をファイルとして記憶手段に記憶させておき、記憶させてあるファイルを必要に応じて記憶手段から読み出してその内容を記録用紙へプリントアウトしたり、外部に接続されたコンピュータ等の装置へ送信したりする構成を採ることにより、ファイルサーバとしての機能を有するものもある。このようなＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なったファイルを再利用することが可能になるので、ファイルを必要に応じて即座に出力させることができると共に、ファイルを複数のユーザで共用することが可能になる。

従って、ファイルを複数のユーザで共用することが可能になる、という機能を利用することにより上述のようなファイルサーバ機能を有するＭＦＰでは特定のファイルをその内容に応じた担当者に処理依頼する機能（ワークフロー機能）をペーパーレスで容易に実現することが可能になる。具体的には、たとえば企業が特許出願をする場合であれば、特許事務書で作成した特許明細書の原稿をファクシミリまたは電子メールで受信し、対外処理の担当者がまず共有フォルダの受信フォルダから選択して知的財産担当者へ処理依頼し、知的財産担当者がそれを発明者に内容の確認の処理依頼をし、発明者が確認した後に再度知的財産担当者へ出願の処理依頼をし、知的財産担当者が特許事務書に対する回答を対外処理の担当者に依頼する、という一連の処理（ワークフロー）を特許明細書の原稿というファイル形式のデータの本体そのものをファイルサーバ機能を有する文書管理装置としてのＭＦＰに記憶させたままでペーパーレスで行なうことが可能になる。
特開２０００−１８７６２３号公報

しかし、上述したようなワークフロー機能を有する文書管理装置においては、ワークフローの対象となるファイルの内容に関係する担当者以外の人物がそのファイルの内容を関係者に無断でプリントアウトしたり、他の種々の装置（他の文書管理装置，パーソナルコンピュータ，ファクシミリ装置等）へ転送したり、更には消去（ファイルが実際に記憶されている記憶装置からのデータの削除）したりすることは容易である。このため、故意であると過失であるとを問わず、重要なファイルの内容が外部へ漏洩したり、または削除されたりして業務に支障を来す虞があるという問題が存在することも否定できない。

本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、ファイルサーバ機能を有する文書管理装置のワークフロー機能により処理されるファイルを、そのファイルの関係者以外の人物がプリントアウトしたり、他の種々の装置へ転送したり、更には消去したりすることができないようにした文書管理装置の提供を主たる目的とする。

更に本発明は上述の目的に加えて、特定の人物のみがワークフローのファイルに関する上述のような設定を行なったり、また解除したりすることを可能として、責任の所在を明確化することによるワークフローファイルの管理体制の強化を可能とした文書管理装置の提供をも目的とする。

本発明に係る文書管理装置は、複数のファイルを記憶したファイル記憶手段を備え、該ファイル記憶手段に記憶されているファイルを処理対象として複数の外部装置を順次的に指定しつつ、指定された各外部装置により順次的に処理する文書管理装置において、前記処理対象のファイルに対する印刷，転送処理を前記処理対象のファイルの処理に関与した外部装置からのみ受け付けるか否かの設定を記憶する設定情報記憶手段を備えたことを特徴とする。

このような本発明の文書管理装置では、設定情報記憶手段の記憶内容が処理対象のファイルに対する印刷，転送処理を処理対象のファイルの処理に関与した外部装置からのみ受け付ける設定である場合には、処理対象のファイルの処理に関与していない外部装置からの処理対象のファイルの印刷，転送処理の要求は受け付けられない。

また本発明に係る文書管理装置は、前記処理対象のファイルの処理に関与した外部装置に関する情報を、各外部装置が前記処理対象のファイルを処理する都度、順に記憶する外部装置情報記憶手段を更に備え、前記設定情報記憶手段が記憶する設定情報は、前記処理対象のファイルを最初に処理した外部装置により設定されるように構成されていることを特徴とする。

このような本発明の文書管理装置では、設定情報記憶手段が記憶する設定情報が処理対象のファイルを最初に処理した外部装置により設定され、外部装置情報記憶手段が処理対象のファイルの処理に関与した外部装置に関する情報を、各外部装置が処理対象のファイルを処理する都度、順に記憶しているので、どの外部装置が設定情報記憶手段が記憶する設定情報を設定したかが記憶される。

更に本発明に係る文書管理装置は、前記外部装置情報記憶手段に記憶されている外部装置から前記設定情報記憶手段の記憶内容の変更を要求された場合は前記設定情報記憶手段の記憶内容を変更し、前記外部装置情報記憶手段に記憶されていない外部装置から前記設定情報記憶手段の記憶内容の変更を要求された場合は前記設定情報記憶手段の記憶内容を変更しないように構成されていることを特徴とする。

このような本発明の文書管理装置では、外部装置情報記憶手段に記憶されている外部装置から設定情報記憶手段の記憶内容の変更が要求された場合にのみ、設定情報記憶手段の記憶内容が変更される。

上述のような本発明によれば、設定情報記憶手段の記憶内容が処理対象のファイルに対する印刷，転送処理を処理対象のファイルの処理に関与した外部装置からのみ受け付ける設定である場合には、処理対象のファイルの処理に関与していない外部装置からの処理対象のファイルの印刷，転送処理の要求は受け付けられないので、無関係な外部装置からの要求、換言すれば処理対象のファイルとは無関係な人物からの要求による印刷，転送処理から処理対象のファイルを保護して機密の漏洩を防止することが可能になる。

また本発明に係る文書管理装置によれば、設定情報記憶手段が記憶する設定情報が処理対象のファイルを最初に処理した外部装置により設定され、外部装置情報記憶手段が処理対象のファイルの処理に関与した外部装置に関する情報を、各外部装置が処理対象のファイルを処理する都度、順に記憶している。従って、どの外部装置がどのような順で処理対象のファイルを処理したか、またどの外部装置が設定情報記憶手段が記憶する設定情報を設定したかが判明するので、機密の漏洩などが生じた場合の追跡調査が可能になる。

更に、本発明に係る文書管理装置によれば、外部装置情報記憶手段に記憶されている外部装置から設定情報記憶手段の記憶内容の変更が要求された場合にのみ、設定情報記憶手段の記憶内容が変更されるので、処理対象のファイルの処理に関与していない外部装置、換言すれば処理対象のファイルとは無関係な人物が設定情報記憶手段の記憶内容を変更することはできず、従って処理対象のファイルの処理に関与していない外部装置からの処理対象のファイルの印刷，転送処理の要求が受け付けられることもなく、無関係な外部装置による印刷，転送処理から処理対象のファイルを保護することが可能になる。

以下に、本発明に係る文書管理装置をデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）に適用した場合の実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図であり、図中１は本発明の文書管理装置としてのＭＦＰを示している。

ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して複数のコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他の多数のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と通信可能である。

図２は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２等と接続されている。

制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラム１１ａに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。
ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラム１１ａとしては、ＭＦＰ１としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインターフェイス２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明の文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラム１１ａの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。

モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。

読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。

記録部１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの記録紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択してハードコピーする。

操作部１８は、ＭＦＰ１を操作するために必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えている。表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。

上述した構成により、ＭＦＰ１は、図示しない所定の原稿載置台にユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２により通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する。

また、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データを記録部１７で記録用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像を記録部１７で記録用紙にハードコピーして記録するネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。

ところで、ＭＦＰ１は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。この蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データ，テキストデータ等がファイルとして適宜登録されている。また、ＭＦＰ１は、上述したように、各種の画像データ，テキストデータをユーザが再利用できるように蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａにファイルとして蓄積させておくことにより、ファイルサーバとしても機能する。

ＭＦＰ１はまた、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ，上述したような各機能により取得したファイルへのリンクを設定した複数のウェブページ２１ｃ等を記憶させている。これにより、ＭＦＰ１は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されているファイルをウェブページ２１ｃ上からＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作する。

従って、ＭＦＰ１とＬＡＮ接続されていてウェブブラウザを備えたＰＣ２において、図示しないＣＰＵがウェブブラウザを立ち上げて、ＭＦＰ１により提供されるウェブページ２１ｃを指定した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されているファイルをＰＣ２へ提供する。これにより、ＰＣ２のユーザは、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望のファイルを取得して閲覧したり、所望の処理、たとえばファクシミリ送信等の処理を行なったりすることができると共に、新たにファイルをファイルＤＢ２１ａに登録することもできる。

更に、蓄積部２１には、担当者情報ＤＢ２１ｄ及び担当者リストＤＢ２１ｅが適宜の記憶領域に設定されている。担当者情報ＤＢ２１ｄは、図３の模式図にその登録内容を示すように、ファイルＤＢ２１ａに登録されているファイルの処理を担当するＰＣ２のユーザに関する情報を登録したものである。具体的には、個々の担当者を特定する担当者ＩＤ，氏名，それぞれがユーザとして専用に使用しているＰＣ２のメールアドレス等が登録されている。

担当者リストＤＢ２１ｅは、図４の模式図にその登録内容を示すように、ワークフローとして処理されるファイルが選択された場合に、その対象ファイル名，セキュリティフラグの値，起点担当者（ユーザ），以降の各担当者（ユーザ）が登録される。ここで、セキュリティフラグとは、詳細は後述するが、ワークフローの処理対象とされたファイルに所定のセキュリティ処理を行なうか否かを示すフラグであり、「１」にセットされている場合にはセキュリティ処理が行なわれ、「０」にリセットされている場合はセキュリティ処理は行なわれない。また、起点担当者とは、詳細は後述するが、未処理のあるファイルをワークフロー処理するための指定をする担当者（ＰＣ２のユーザ）のことであり、以降の担当者とは起点担当者から処理を依頼された担当者（ＰＣ２のユーザ）、この担当者から次に処理を依頼された担当者（ＰＣ２のユーザ）・・・のことである。

なお、この担当者リストＤＢ２１ｅの登録内容は、ワークフロー処理が終了した場合には削除される。

図５及び図６は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１が提供するウェブページ２１ｃの画面構成例を示す模式図である。図５は、ＬＡＮを介してＭＦＰ１からウェブページ２１ｃを提供されるＰＣ２において、ユーザがログイン画面（図示せず）に従って、例えばユーザＩＤ及びパスワード等を入力してログインした場合に提供される初期画面の構成例を示している。

ＭＦＰ１は、各種の処理により取得した画像データ，テキストデータを、それぞれの送信者又は送信先等に基づいて、それぞれ蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに設けられた共有フォルダ又は個人フォルダにファイルとして記憶させている。共有フォルダには、掲示板フォルダ、受信フォルダ及び処理済フォルダが設けられており、個人フォルダには、受信フォルダ、送信フォルダ及び保存フォルダが設けられている。従って、ＰＣ２に表示される画面には、図５に示すように、それぞれのフォルダ内のファイルを閲覧する際に用いるために、共有フォルダの選択ボタンとしての掲示板ボタン３０ａ、受信ボックスボタン３０ｂ及び処理済ボックスボタン３０ｃと、個人フォルダの選択ボタンとしての受信ボックスボタン３１ａ、送信ボックスボタン３１ｂ及び保存ボックスボタン３１ｃとが表示される。

なお、図５に示すように、初期画面は、共有フォルダの掲示板ボタン３０ａが選択された場合の表示画面であり、上述した各ボタン３０ａ，３０ｂ…３１ｂ，３１ｃと、掲示板画面３２とを表示する。掲示板画面３２は、現在ログイン中のユーザＩＤ及び当該掲示板画面３２における最終更新時間等を表示すると共に、掲示板上での閲覧が可能に設定された各ファイルのファイル情報一覧３２ａを表示する。

ファイル情報一覧３２ａには、各ファイルの件名（ファイル名）、ページ数、送信元及び受信日時等のファイル情報が表示されている。ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示してあるチェックボックスを選択することにより、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から、選択したファイルの提供を受けることができる。また、ＭＦＰ１からファイルを提供されたＰＣ２は、掲示板画面３２の下部に画像表示画面３３としてファイルの内容を表示させる。これにより、ユーザは、所望のファイルを掲示板上で閲覧することができる。

また、掲示板画面３２は、上述したようなファイル情報一覧３２ａから選択したファイルに対して行なうべき処理を選択するためのプルダウンメニュー３２ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３２ｃを表示する。なお、プルダウンメニュー３２ｂは、「送信する」、「コピーする」、「 移動する」 、「プリントする」、「削除する」等の各処理を選択できるように構成されている。

このような掲示板画面３２に従って、ＰＣ２のユーザが、所望のファイルを選択してプルダウンメニュー３２ｂにて所望の処理を選択して実行ボタン３２ｃをオンした場合、ＰＣ２のＣＰＵは、選択された処理に応じた信号をＰＣ２のユーザを示すユーザＩＤと共にＬＡＮを介してＭＦＰ１へ送信する。ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２が送信した信号及びユーザＩＤを受信することにより、ＰＣ２のユーザにより選択されたファイルに対して行なうべき処理の実行指示、及びこの実行指示を行なったユーザのユーザＩＤを受け付ける受付手段として動作する。また、ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２から受信した信号に従った処理を行なう処理手段として動作する。

具体的には、ＰＣ２のユーザが、掲示板画面３２に従って、所望のファイルを選択してプルダウンメニュー３２ｂにて「送信する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されたファイルをファクシミリ通信又はＬＡＮを介したデータ通信により、設定された送信先へ送信する送信処理を行なう。

また、ＰＣ２のユーザが、掲示板画面３２に従って、所望のファイルを選択してプルダウンメニュー３２ｂ中の「コピーする」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されたファイルを設定されたフォルダにコピーするコピー処理を行なう。

同様にＰＣ２のユーザが「移動する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されたファイルを設定されたフォルダに移動させる移動処理を行なう。また、ＰＣ２のユーザが「プリントする」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されたファイルのデータを蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａから画像メモリ１６に読み出して画像データに展開して記録部１７に与えることにより、記録用紙にハードコピーさせるプリント処理を行なう。更に、ユーザが「削除する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されたファイルを掲示板から、具体的にはファイルＤＢ２１ａの掲示板フォルダから削除する削除処理を行なう。

図６は共有フォルダの受信ボックスボタン３０ｂが選択された場合に、ＭＦＰ１から提供されるウェブページ２１ｃに基づいてＰＣ２が表示する受信ボックス画面３４の構成例を示している。図６に示すように、受信ボックス画面３４は、共有フォルダ内の受信フォルダに格納されているファイルのファイル情報一覧３４ａを表示すると共に、図５に示す掲示板画面３２と同様に、ファイル情報一覧３４ａから選択したファイルに対して行なうべき処理を選択するためのプルダウンメニュー３４ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３４ｃを表示する。なお、受信ボックス画面３４のプルダウンメニュー３４ｂは、「送信する」、「コピーする」、「 移動する」 、「プリントする」、「削除する」、「処理を依頼する」の他、「処理依頼を処理する」を選択できるように構成されている。

従って、掲示板画面３２（図５参照）と同様に、受信ボックス画面３４において、ＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示しているチェックボックスを選択することにより、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望するファイルの提供を受けることができる。また、受信ボックス画面３４に従って、ＰＣ２のユーザが、所望のファイルを選択してプルダウンメニュー３４ｂにて「処理を依頼する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されたファイルを、処理の依頼先のＰＣ２において受信ボックスボタン３１ａを選択した場合に表示される受信ボックス画面から閲覧できるように設定する。具体的には、ＭＦＰ１の制御部１０は、ＰＣ２において選択されたファイルを、処理の依頼先のＰＣ２の受信フォルダへ移動させる。これにより、そのファイルに関するファイル情報は、処理の依頼先のＰＣ２の初期画面上で受信ボックスボタン３１ａを選択した場合に表示される受信ボックス画面のファイル情報一覧に表示されるようになる。

以上のような機能を利用することにより、共有フォルダの受信フォルダに格納されているファイルを選択し、その選択されたファイルに対する処理として図６に示されているように「処理を依頼する」を指定し、処理の依頼先を設定することにより、選択されたファイルをワークフロー処理の対象とすることができる。なお、ワークフロー処理の対象とされたファイルを以下においてはワークフローファイルまたは依頼文書という。このようにして「処理を依頼する」が指定された場合には、ＭＦＰ１が提供するウェブページ２１ｃが切り替えられ、ＰＣ２の表示画面も図６の状態から図７に示すような処理依頼画面３５に切り替わる。

この処理依頼画面３５においては、ワークフローファイルの「件名」を入力することができる欄３５ａと、「コメント」を入力することができる欄３５ｂと、「依頼先」を入力する欄３５ｃと、セキュリティをかけるか否かを選択するためのチェックボックス３５ｄと、依頼後の処理を選択するためのプルダウンメニュー３５ｅと、ワークフローファイルの本来の情報を表示する欄３５ｆと等が表示される。

この処理依頼画面において、ＰＣ２のユーザが各入力欄３５ａ、３５ｂに必要な事項を入力し、依頼先の入力欄３５ｃに処理を依頼すべきユーザ名を担当者情報ＤＢ２１ｄを参照して入力し、セキュリティをかけるか否かをチェックボックス３５ｄで選択し、依頼後の処理をプルダウンメニュー３５ｅで選択して送信ボタン３５ｇをオンすると、依頼先として指定されたユーザ（実際にはそのユーザに割り当てられているＰＣ２）へ電子メールによる通知が発行される。またこれと同時に、ワークフローファイルは共有フォルダの受信フォルダから依頼先のＰＣ２のユーザの個人フォルダの受信フォルダへ移される。

図８は、上述のようにして依頼先として指定されたＰＣ２へ電子メールによる通知が着信した場合に予めインストールされているメーラーにより依頼先のＰＣ２の画面に表示されるポップアップ画面３６を示す模式図であり、新着文書が存在する場所（この場合は個人の受信ボックス）が表示欄３６ａに表示される。依頼先のＰＣ２のユーザがこのポップアップ画面３６が表示された場合に確認ボタン３６ｂをオンすると前述の図５に示した初期画面が表示されるので、この画面上で個人フォルダの受信ボックスボタン３１ａを選択すると、図９に示すような受信ボックス画面３７がＭＦＰ１から提供されるウェブページ２１ｃに基づいて表示される。

図９に示す受信ボックス画面３７では、依頼先のＰＣ２のユーザの個人フォルダ内の受信フォルダに格納されたファイルのファイル情報一覧３７ａを表示すると共に、ファイル情報一覧３７ａから選択したファイルに対して行なうべき処理を選択するためのプルダウンメニュー３７ｂ及び選択した処理の実行を指示するための実行ボタン３７ｃを表示する。なお、受信ボックス画面３７のプルダウンメニュー３４ｂは、「送信する」、「コピーする」、「 移動する」 、「プリントする」、「削除する」、「処理を依頼する」の他、「処理依頼を処理する」を選択できるように構成されている。

従って、受信ボックス画面３７において、依頼先のＰＣ２のユーザは各ファイル情報の先頭位置に表示しているチェックボックスを選択することにより、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望するファイルの提供を受けることができる。また、受信ボックス画面３７に従って、ＰＣ２のユーザが、図９に示されているように、所望のファイルを選択してプルダウンメニュー３７ｂにて「処理依頼を処理する」を選択した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、選択されて依頼先のＰＣ２に表示されているファイルに対する処理を受け付けるための処理実行画面をウェブページ２１ｃに基づいて表示する。

図１０は上述した処理実行画面３８を例示する模式図である。この処理実行画面３８には処理を依頼したＰＣ２において入力された「件名」、「コメント」等が表示されると共に、画像表示画面３３にはワークフローファイルも表示される。依頼先のＰＣ２のユーザは画像表示画面３３に表示されているワークフローファイルに対して所定の処理を行ない、処理が完了すれば処理完了ボタン３８ａをオンする。なお、ワークフローファイルにセキュリティが掛けられている場合には、この処理実行画面３８においてセキュリティを解除することが可能である。具体的には、図１０に示されているセキュリティ解除チェックボックス３８ｃをチェックすることにより、後述するようにセキュリティが解除される。

図１１は、上述のようにして処理完了ボタン３８ａがオンされた場合に表示されるポップアップ画面３９を示す模式図であり、次の処理を依頼するための依頼先を入力するための依頼先入力欄３９ａが表示されるので、ＰＣ２のユーザがこの依頼先入力欄３９ａに次の処理の依頼先のユーザ名を担当者情報ＤＢ２１ｄを参照して入力して「依頼する」ボタン３９ｂをオンすると、前述同様にして次の依頼先として指定されたユーザ（実際にはそのユーザに割り当てられているＰＣ２）へ電子メールによる通知が発行される。またこれと同時に、ワークフローファイルは次の依頼先のＰＣ２のユーザの個人フォルダの受信フォルダへ移される。

以上のようにして、ワークフローファイルが順次的に依頼先のＰＣ２で処理されてゆくが、最初にファイルを共有フォルダの受信フォルダから選択してワークフローファイルとしたＰＣ２のユーザ、即ち起点担当者（起点ユーザ）がチェックボックス３５ｄでセキュリティをかけることを選択していた場合には、後述するようなセキュリティがかけられるが、ここではまず図１２のフローチャートを参照してワークフローファイルのＭＦＰ１による全般的な処理手順を説明する。

まず、図６に示すように、起点ユーザが共有フォルダの受信フォルダから未処理のファイルを選択し、そのファイルに対する処理として処理依頼を選択する（ステップＳ１１でＹＥＳ）。これにより、選択されたファイルはワークフローファイルとして担当者リストＤＢ２１ｅに登録される。処理依頼が選択されない場合は他の処理が行なわれる（ステップＳ１２）。起点ユーザが処理依頼を選択し、図７に示すように、次にセキュリティをかけることをチェックボックス３５ｄのチェックで選択すると（ステップＳ１３でＹＥＳ）、制御部１０は担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルに対応するセキュリティフラグをセット（＝１）し（ステップＳ１４）、セキュリティをかけない選択が行なわれた場合（ステップＳ１３でＮＯ）、制御部１０は担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルのセキュリティフラグをリセット（＝０）する（ステップＳ１６）。いずれにしろ、制御部１０はセキュリティフラグをセットまたはリセットした後は担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルに対応して起点ユーザを登録する（ステップＳ１５）。これにより、起点ユーザは当該文書を印刷したり、転送したりすることが可能になる。

次に、起点ユーザが依頼先ユーザを入力し（ステップＳ１７でＹＥＳ）、処理依頼を実行すると（ステップＳ１８でＹＥＳ）、制御部１０は依頼先へ電子メールを送信し（ステップＳ１９）、ワークフローファイルを共有フォルダの受信フォルダから依頼先ユーザの個人フォルダの受信フォルダへ転送する（ステップＳ２０）。これにより、制御部１０は担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルに対応する担当者２のフィールドに依頼先ユーザを登録する（ステップＳ２１）。

電子メールを受信した依頼先のＰＣ２のユーザは処理を依頼されたワークフローファイルを前述したように処理する。そして、依頼先ユーザがワークフローファイルに対する処理を完了すると、具体的には処理完了ボタン３８ａをオンした場合に表示されるポップアップ画面３９上で「依頼する」ボタン３９ｂをオンすると（ステップＳ２２でＹＥＳ）、制御部１０は次の依頼者があることを判断して（ステップＳ２３でＹＥＳ）、前述したステップＳ１９へ処理を戻す。

従って、一つのワークフローファイルに対して順次的に処理依頼が行なわれると、担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルに対応する担当者のフィールドには順次的に処理を行なったユーザ（担当者）が登録されてゆく。なお、一つのワークフローファイルの処理が終了した場合、たとえば外部の取引先の会社から依頼された見積書であればその見積書が完成して依頼元の会社へ送信されたような場合、にはステップＳ２３において次の依頼先が無いことになり、制御部１０は上述の処理を終了する。

ところで、上述の一連の処理中のステップＳ１３において、起点ユーザがセキュリティをかけることをチェックボックス３５ｄのチェックで選択した場合には、制御部１０は図１３のフローチャートに示すような処理を行なう。但し、この図１３のフローチャートに示す処理はワークフローファイル、即ち起点ユーザが処理依頼を行なってワークフロー処理の対照と従ってファイルに対して何らかの処理が要求された場合に割り込み処理として実行される。

即ち、ワークフローファイルに対して印刷、転送の処理がいずれかのＰＣ２から要求された場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）、制御部１０は処理が要求されたワークフローファイルのセキュリティフラグをチェックし、具体的には当該ワークフローファイルが担当者リストＤＢ２１ｅに登録されているか否かを調べ、登録されていなければセキュリティフラグがセットされていないので（＝０）（ステップＳ３２でＮＯ）、要求された処理を実行する（ステップＳ３４）。セキュリティフラグがセットされていれば（＝１）（ステップＳ３２でＹＥＳ）、即ち当該ワークフローファイルが担当者リストＤＢ２１ｅに登録されていれば制御部１０は次に処理を要求したユーザ（ＰＣ２）が担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルに対応する担当者のフィールドに登録されているか否かをチェックする（ステップＳ３３）。処理を要求した担当者が担当者リストＤＢ２１ｅに登録されていれば（ステップＳ３３でＹＥＳ）、制御部１０は要求された処理を実行する（ステップＳ３４）。しかし、処理を要求したユーザ（ＰＣ２）が担当者リストＤＢ２１ｅに登録されていなければ（ステップＳ３３でＮＯ）、制御部１０は要求された処理を拒否する（ステップＳ３５）。

また、ワークフローファイルに対して要求された処理がセキュリティの解除である場合は（ステップＳ３１でＮＯ，Ｓ４１でＹＥＳ）、制御部１０はワークフローファイルのセキュリティフラグをチェックし、セキュリティフラグがセットされていなければ（＝０）（ステップＳ３２でＮＯ）、ステップＳ３４で要求された処理を実行する（但し、この場合にはもともとセキュリティがかけれていないので、実際には制御部１０は何らの処理もしない）。セキュリティフラグがセットされていれば（＝１）（ステップＳ３２でＹＥＳ）、次に制御部１０はセキュリティの解除を要求したユーザ（ＰＣ２）が担当者リストＤＢ２１ｅの当該ワークフローファイルに対応する担当者のフィールドに登録されているか否かをチェックする（ステップＳ３３）。処理を要求した担当者が担当者リストＤＢ２１ｅに登録されていれば（ステップＳ３３でＹＥＳ）、制御部１０は要求された処理、即ちセキュリティの解除（セキュリティフラグ＝０）を行なう（ステップＳ３４）。しかし、セキュリティの解除を要求したユーザ（ＰＣ２）が担当者リストＤＢ２１ｅに登録されていなければ（ステップＳ３３でＮＯ）、制御部１０は要求された処理を拒否する（ステップＳ３５）。

なお、ワークフローファイルに対して要求された処理が削除である場合は（ステップＳ３１でＮＯ，Ｓ４１でＮＯ，Ｓ４２でＹＥＳ）、削除の要求を行なったユーザ（ＰＣ２）が管理者であれば（ステップＳ４３でＹＥＳ）、制御部１０は削除を要求されたワークフローファイルを削除、具体的にはファイル情報ＤＢ２１ｄから削除する（ステップＳ４４）。一方、削除の要求を行なったユーザ（ＰＣ２）が管理者でない場合は（ステップＳ４３でＮＯ）、制御部１０は削除の要求を拒否する（ステップＳ３５）。なお、上述の印刷、転送、セキュリティの解除，削除以外の処理が要求された場合には、制御部１０は要求された処理に対して予め定められている手順に従って処理を実行する（ステップＳ４５）。

以上のように本発明によれば、無関係な外部装置による印刷，転送処理からワークフローファイルを保護することが可能になる。また本発明に係る文書管理装置によれば、どのＰＣがどのような順でワークフローファイルを処理したか、またどのＰＣがセキュリティフラグを設定したかが判明する。更に、本発明に係る文書管理装置によれば、ワークフローファイルの処理に関与していないＰＣがセキュリティフラグの設定を変更することはできず、従ってワークフローファイルの処理に関与していないＰＣからのワークフローファイルの印刷，転送処理の要求が受け付けられることもなく、無関係なＰＣによる印刷，転送処理からワークフローファイルを保護することが可能になる。

本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰを含むネットワーク構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。 担当者情報ＤＢの登録内容の構成例を示す模式図である。 担当者リストＤＢの登録内容の構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰが提供するウェブページの画面構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによる処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ＭＦＰ（文書管理装置）
２ ＰＣ（コンピュータ）
１０ 制御部
２１ 蓄積部（画像記憶手段）
２１ａ ファイルデータベース
２１ｄ 担当者情報データベース
２１ｅ 担当者リストデータベース

Claims (3)

1. 複数のファイルを記憶したファイル記憶手段を備え、該ファイル記憶手段に記憶されているファイルを処理対象として複数の外部装置を順次的に指定しつつ、指定された各外部装置により順次的に処理する文書管理装置において、
   前記処理対象のファイルに対する印刷，転送処理を前記処理対象のファイルの処理に関与した外部装置からのみ受け付けるか否かの設定を記憶する設定情報記憶手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記処理対象のファイルの処理に関与した外部装置に関する情報を、各外部装置が前記処理対象のファイルを処理する都度、順に記憶する外部装置情報記憶手段を更に備え、
   前記設定情報記憶手段が記憶する設定情報は、前記処理対象のファイルを最初に処理した外部装置により設定されるように構成されていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記外部装置情報記憶手段に記憶されている外部装置から前記設定情報記憶手段の記憶内容の変更を要求された場合は前記設定情報記憶手段の記憶内容を変更し、
   前記外部装置情報記憶手段に記憶されていない外部装置から前記設定情報記憶手段の記憶内容の変更を要求された場合は前記設定情報記憶手段の記憶内容を変更しないように構成されていることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。

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