JP2003348290A - ワークフロー管理装置 - Google Patents
ワークフロー管理装置Info
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Abstract
(57)【要約】
【構成】 インターネットファクシミリ装置が受信した
文書を、ワークフローの対象として管理し、１人の依頼
者と１人の担当者とのモデルで管理する。ワークフロー
対象の文書には、依頼者と担当者にアクセス権限を認め
る。 【効果】 受信ファクシミリ文書をワークフローとして
処理でき、かつ担当者が不在などの時もワークフローが
完全に止まるのを防止できる。
文書を、ワークフローの対象として管理し、１人の依頼
者と１人の担当者とのモデルで管理する。ワークフロー
対象の文書には、依頼者と担当者にアクセス権限を認め
る。 【効果】 受信ファクシミリ文書をワークフローとして
処理でき、かつ担当者が不在などの時もワークフローが
完全に止まるのを防止できる。
Description
【０００１】
【発明の利用分野】この発明は、インターネットファク
シミリ装置などを用いたワークフローの管理に関する。
シミリ装置などを用いたワークフローの管理に関する。
【０００２】
【従来技術】ワークフローの管理では、１つの処理対象
の文書に複数の担当者が参加し、各担当者に処理対象の
文書へのアクセス権限を認めるのが普通である。しかし
ながらこのようにすると、処理対象の文書を管理するた
めのデータベースのサイズが大きくなり、メモリ容量の
小さな装置では実装が困難になる。また最新の所有者に
のみアクセス権限を認めると、所有者が不在になると、
処理が完全に止まってしまう。
の文書に複数の担当者が参加し、各担当者に処理対象の
文書へのアクセス権限を認めるのが普通である。しかし
ながらこのようにすると、処理対象の文書を管理するた
めのデータベースのサイズが大きくなり、メモリ容量の
小さな装置では実装が困難になる。また最新の所有者に
のみアクセス権限を認めると、所有者が不在になると、
処理が完全に止まってしまう。
【０００３】
【発明の課題】この発明の課題は、ワークフロー対象の
文書へのアクセス権限を簡単に管理でき、かつ担当者が
不在の場合でも、ワークフローが完全には止まらないよ
うにすることにある（請求項１〜３）。請求項２の発明
での追加の課題は、比較的定型処理が容易な業務への、
ワークフローの新たな管理手法を提供することにある。
請求項３の発明での追加の課題は、ファクシミリ装置を
用いて、受信ファクシミリ文書をワークフローの対象と
して管理できるようにすることにある。
文書へのアクセス権限を簡単に管理でき、かつ担当者が
不在の場合でも、ワークフローが完全には止まらないよ
うにすることにある（請求項１〜３）。請求項２の発明
での追加の課題は、比較的定型処理が容易な業務への、
ワークフローの新たな管理手法を提供することにある。
請求項３の発明での追加の課題は、ファクシミリ装置を
用いて、受信ファクシミリ文書をワークフローの対象と
して管理できるようにすることにある。
【０００４】
【発明の構成】この発明は、ワークフロー対象の文書に
対するアクセス権限を管理するようにしたワークフロー
管理装置であって、ワークフロー対象の文書の現在の所
有者と以前の所有者の少なくとも２人に、該文書へのア
クセス権限を認めるようにしたことを特徴とする（請求
項１）。
対するアクセス権限を管理するようにしたワークフロー
管理装置であって、ワークフロー対象の文書の現在の所
有者と以前の所有者の少なくとも２人に、該文書へのア
クセス権限を認めるようにしたことを特徴とする（請求
項１）。
【０００５】好ましくは、ワークフロー対象の文書に対
する依頼者から担当者への処理の依頼を受け付けて、依
頼者と担当者とを記憶し、かつ担当者をワークフロー対
象の文書の現在の所有者として、前記文書にアクセス可
能にすると共に、前記依頼者にも前記文書へのアクセス
権限を認めるようにする（請求項２）。
する依頼者から担当者への処理の依頼を受け付けて、依
頼者と担当者とを記憶し、かつ担当者をワークフロー対
象の文書の現在の所有者として、前記文書にアクセス可
能にすると共に、前記依頼者にも前記文書へのアクセス
権限を認めるようにする（請求項２）。
【０００６】また好ましくは、前記ワークフロー管理装
置がファクシミリ装置であり、かつファクシミリ受信し
た文書をワークフロー対象の文書とする（請求項３）。
置がファクシミリ装置であり、かつファクシミリ受信し
た文書をワークフロー対象の文書とする（請求項３）。
【０００７】
【発明の作用と効果】この発明では、ワークフロー対象
の文書に対して現在の所有者と以前の所有者の少なくと
も２人とにアクセス権限を認めるので、現在の所有者が
不在になった時などでも、以前の所有者がその文書にア
クセスでき、ワークフローが完全に止まってしまうこと
がない。またアクセス権限は現在の所有者と以前の所有
者の原則として２人にのみ認められるので、アクセス権
限の管理が容易で、小規模なメモリしかない組込型の装
置で、ワークフロー対象の文書を管理するのが容易にな
る（請求項１）。
の文書に対して現在の所有者と以前の所有者の少なくと
も２人とにアクセス権限を認めるので、現在の所有者が
不在になった時などでも、以前の所有者がその文書にア
クセスでき、ワークフローが完全に止まってしまうこと
がない。またアクセス権限は現在の所有者と以前の所有
者の原則として２人にのみ認められるので、アクセス権
限の管理が容易で、小規模なメモリしかない組込型の装
置で、ワークフロー対象の文書を管理するのが容易にな
る（請求項１）。
【０００８】請求項２の発明では、依頼者が担当者に処
理を依頼すると、この２人が依頼者と担当者として記憶
され、対象文書へのアクセス権限が認められる。そして
担当者は当然のことながら対象文書にアクセスできて、
例えば閲覧可能であり、担当者はその文書を処理するこ
とができる。このモデルは依頼者と担当者とからなり、
ワークフローの新たなモデルで、比較的定型処理が容易
な文書の処理に適している。
理を依頼すると、この２人が依頼者と担当者として記憶
され、対象文書へのアクセス権限が認められる。そして
担当者は当然のことながら対象文書にアクセスできて、
例えば閲覧可能であり、担当者はその文書を処理するこ
とができる。このモデルは依頼者と担当者とからなり、
ワークフローの新たなモデルで、比較的定型処理が容易
な文書の処理に適している。
【０００９】請求項３の発明では、ファクシミリ装置を
ワークフロー管理装置とし、ファクシミリ受信した文書
をワークフローの対象として処理する。このため、ファ
クシミリ装置の新たな使い方が可能になる。
ワークフロー管理装置とし、ファクシミリ受信した文書
をワークフローの対象として処理する。このため、ファ
クシミリ装置の新たな使い方が可能になる。
【００１０】
【実施例】図１〜図７に、インターネットファクシミリ
装置２を用いた実施例を示す。インターネットファクシ
ミリ装置２は、ＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルー
タ８に接続され、ルータ８はインターネット１０に接続
されている。ＬＡＮ４には、受付端末１２と担当者の端
末１３〜１６とが接続され、これらは例えばパーソナル
コンピュータである。そしてインターネットファクシミ
リ装置２は、公衆電話回線網１８を介して、在来のＧ３
やＧ４ファクシミリの送受信ができるようにしてある。
装置２を用いた実施例を示す。インターネットファクシ
ミリ装置２は、ＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルー
タ８に接続され、ルータ８はインターネット１０に接続
されている。ＬＡＮ４には、受付端末１２と担当者の端
末１３〜１６とが接続され、これらは例えばパーソナル
コンピュータである。そしてインターネットファクシミ
リ装置２は、公衆電話回線網１８を介して、在来のＧ３
やＧ４ファクシミリの送受信ができるようにしてある。
【００１１】インターネットファクシミリ装置２には、
Ｇ３ファクシミリ機能処理部２０があり、公衆電話回線
網１８を介して、Ｇ３やＧ４のファクシミリの送受信を
行う。またインターネットファクシミリ機能処理部２２
では、メールサーバ６やルータ８などを介して、例えば
電子メール形式で、インターネットファクシミリの送受
信を行う。
Ｇ３ファクシミリ機能処理部２０があり、公衆電話回線
網１８を介して、Ｇ３やＧ４のファクシミリの送受信を
行う。またインターネットファクシミリ機能処理部２２
では、メールサーバ６やルータ８などを介して、例えば
電子メール形式で、インターネットファクシミリの送受
信を行う。
【００１２】コピー機能処理部２４は、インターネット
ファクシミリ装置２に設けられたスキャナとプリンタと
を用いて、コピーを行い、ネットワークプリンタ機能処
理部２６は、端末１２〜１６などからの依頼に応じて、
ネットワークプリンタとしてプリントを行う。スキャナ
機能処理部２８は画像を読み取り、端末１２〜１６など
に送信するなどの処理を行う。HTTPサーバ機能処理部３
０は、インターネットファクシミリ装置２にブラウザを
用いてアクセスした端末に対し、Webページを送出し、
端末からの要求に応じて様々なコンテンツを送出し、か
つ端末からの入力を受け付ける。
ファクシミリ装置２に設けられたスキャナとプリンタと
を用いて、コピーを行い、ネットワークプリンタ機能処
理部２６は、端末１２〜１６などからの依頼に応じて、
ネットワークプリンタとしてプリントを行う。スキャナ
機能処理部２８は画像を読み取り、端末１２〜１６など
に送信するなどの処理を行う。HTTPサーバ機能処理部３
０は、インターネットファクシミリ装置２にブラウザを
用いてアクセスした端末に対し、Webページを送出し、
端末からの要求に応じて様々なコンテンツを送出し、か
つ端末からの入力を受け付ける。
【００１３】インターネットファクシミリ装置２が置か
れている環境は、数人〜１０人以下の人が勤務している
小規模なオフィスに対応し、外部との文書通信はインタ
ーネットファクシミリ装置２を中心としたものになる。
受付端末１２のユーザは、例えば着信したファクシミリ
文書をチェックし、この文書を処理するのに適切な担当
者を選んで、その担当者に処理を依頼する。また期限内
に処理が行われるように配慮する。
れている環境は、数人〜１０人以下の人が勤務している
小規模なオフィスに対応し、外部との文書通信はインタ
ーネットファクシミリ装置２を中心としたものになる。
受付端末１２のユーザは、例えば着信したファクシミリ
文書をチェックし、この文書を処理するのに適切な担当
者を選んで、その担当者に処理を依頼する。また期限内
に処理が行われるように配慮する。
【００１４】ワークフローの対象となる受信したファク
シミリ文書の内容は、発注書やそれに対する請け書、見
積書、日常の業務連絡、様々な予約、通信教育の場合の
添削用のレポートや答案などとする。これらの受信ファ
クシミリ文書は定型的な処理が可能で、原則として１人
の担当者で、決められた時間内に処理することが可能な
ものである。そこで受付端末１２のユーザは、受信した
ファクシミリ文書のうちでワークフローとして処理すべ
きものを選択し、担当者を指定する。そこで受付端末１
２のユーザが最初の依頼者となり、指定された担当者が
最初の担当者となる。
シミリ文書の内容は、発注書やそれに対する請け書、見
積書、日常の業務連絡、様々な予約、通信教育の場合の
添削用のレポートや答案などとする。これらの受信ファ
クシミリ文書は定型的な処理が可能で、原則として１人
の担当者で、決められた時間内に処理することが可能な
ものである。そこで受付端末１２のユーザは、受信した
ファクシミリ文書のうちでワークフローとして処理すべ
きものを選択し、担当者を指定する。そこで受付端末１
２のユーザが最初の依頼者となり、指定された担当者が
最初の担当者となる。
【００１５】またインターネットファクシミリ装置では
なく、単にＧ３やＧ４のファクシミリ装置でも良い。受
信したファクシミリ文書に対するワークフローを割り当
てられる担当者は、ＬＡＮ４に接続された端末を持つ担
当者に限らず、インターネットファクシミリ装置２に、
ファクシミリやインターネットなどで接続された遠隔の
端末を持つ担当者でも良い。
なく、単にＧ３やＧ４のファクシミリ装置でも良い。受
信したファクシミリ文書に対するワークフローを割り当
てられる担当者は、ＬＡＮ４に接続された端末を持つ担
当者に限らず、インターネットファクシミリ装置２に、
ファクシミリやインターネットなどで接続された遠隔の
端末を持つ担当者でも良い。
【００１６】３２はワークフロー管理部で、管理対象の
ワークフロー対象となる文書をリストして管理するため
の、ワークフロー文書管理テーブル３４を備えている。
タイムアップ処理部３６は、期限内に処理対象の文書へ
の処理が完了しなかった場合、その文書をインターネッ
トファクシミリ装置２でプリントする。このプリントは
強制的に行われるので、強制プリントと言う。またタイ
ムアップ処理部３６は、プリント時に警報音を発する、
全ての端末１２〜１６に通知を行う、などの追加的な処
理を行っても良い。
ワークフロー対象となる文書をリストして管理するため
の、ワークフロー文書管理テーブル３４を備えている。
タイムアップ処理部３６は、期限内に処理対象の文書へ
の処理が完了しなかった場合、その文書をインターネッ
トファクシミリ装置２でプリントする。このプリントは
強制的に行われるので、強制プリントと言う。またタイ
ムアップ処理部３６は、プリント時に警報音を発する、
全ての端末１２〜１６に通知を行う、などの追加的な処
理を行っても良い。
【００１７】不在処理部４０は、端末１２〜１６から担
当者が不在であるとの設定を受け付けて記憶し、不在の
担当者に受信ファクシミリ文書の処理が割り当てられな
いようにする。４２はメモリで、受信したファクシミリ
文書やスキャンした文書、ワークフローでの処理が終わ
った文書などを保存する。なおメモリ４２には、各担当
者毎のフォルダが設けられている。また処理済みの文書
を保存するフォルダをアーカイブと呼び、処理完了の入
力がされると、ワークフロー対象の文書はアーカイブに
移される。
当者が不在であるとの設定を受け付けて記憶し、不在の
担当者に受信ファクシミリ文書の処理が割り当てられな
いようにする。４２はメモリで、受信したファクシミリ
文書やスキャンした文書、ワークフローでの処理が終わ
った文書などを保存する。なおメモリ４２には、各担当
者毎のフォルダが設けられている。また処理済みの文書
を保存するフォルダをアーカイブと呼び、処理完了の入
力がされると、ワークフロー対象の文書はアーカイブに
移される。
【００１８】図２に、ワークフローの発生から処理まで
の流れを示す。ワークフローは何らかの処理を要するフ
ァクシミリ文書を受信することなどにより発生し、受付
端末１２で受信ファクシミリ文書の概要をチェックし、
担当者と処理期限とを指定する。なおマニュアルで担当
者や処理期限を発生させることに代えて、インターネッ
トファクシミリを受信した際のヘッダやサブジェクトの
記載などから、処理の要否と担当者並びに処理期限を定
めるようにしても良い。また在来のＧ３ファクシミリな
どの場合、受信したファクシミリ原稿に対するOCR処理
により、処理の要否と担当者並びに処理期限を定めるよ
うにしても良い。これらの場合も、受付端末のユーザが
最初の依頼者となる。ワークフローはこれ以外に、スキ
ャンした文書や担当者が端末で作成した文書などに対し
ても発生する。
の流れを示す。ワークフローは何らかの処理を要するフ
ァクシミリ文書を受信することなどにより発生し、受付
端末１２で受信ファクシミリ文書の概要をチェックし、
担当者と処理期限とを指定する。なおマニュアルで担当
者や処理期限を発生させることに代えて、インターネッ
トファクシミリを受信した際のヘッダやサブジェクトの
記載などから、処理の要否と担当者並びに処理期限を定
めるようにしても良い。また在来のＧ３ファクシミリな
どの場合、受信したファクシミリ原稿に対するOCR処理
により、処理の要否と担当者並びに処理期限を定めるよ
うにしても良い。これらの場合も、受付端末のユーザが
最初の依頼者となる。ワークフローはこれ以外に、スキ
ャンした文書や担当者が端末で作成した文書などに対し
ても発生する。
【００１９】受信したファクシミリ文書などに対して担
当者が定まり、処理期限が指定されると、この受信文書
は担当者のフォルダに入れられる。担当者はフォルダを
開いてこの受信文書を参照し、指定された期限内に処理
を行う。この間、処理対象の受信文書へのアクセス権限
は、依頼者と担当者とに認められ、担当者が交替する
と、元の担当者と新たな担当者にアクセス権限が認めら
れる。
当者が定まり、処理期限が指定されると、この受信文書
は担当者のフォルダに入れられる。担当者はフォルダを
開いてこの受信文書を参照し、指定された期限内に処理
を行う。この間、処理対象の受信文書へのアクセス権限
は、依頼者と担当者とに認められ、担当者が交替する
と、元の担当者と新たな担当者にアクセス権限が認めら
れる。
【００２０】そして処理が行われると、受信したファク
シミリ文書はアーカイブに移される。一方担当者が自己
のフォルダから処理すべき文書を開かない場合には通知
がなされ、また処理期限内に処理が行われない場合に
は、強制プリントなどにより警告される。
シミリ文書はアーカイブに移される。一方担当者が自己
のフォルダから処理すべき文書を開かない場合には通知
がなされ、また処理期限内に処理が行われない場合に
は、強制プリントなどにより警告される。
【００２１】次に、担当者が自分１人では処理できない
場合や、自分が処理するには適していない文書である場
合、次の担当者を定めて文書の処理を引き渡す。このよ
うに実施例では、ワークフローに対して原則として１人
の担当者が指定され、その担当者では処理できない場
合、次の１人の担当者にバトンタッチする。ワークフロ
ー対象の文書には、依頼者と担当者にアクセス権限があ
り、これ以外に特定の上司などにアクセス権限を認めて
も良い。なお担当者が交替すると、元の担当者と新しい
担当者とにアクセス権限が認められる。なお各担当者は
オフィスを不在にする場合、インターネットファクシミ
リ装置２に不在にすることを設定でき、その場合、不在
処理部４０がその旨を記憶する。
場合や、自分が処理するには適していない文書である場
合、次の担当者を定めて文書の処理を引き渡す。このよ
うに実施例では、ワークフローに対して原則として１人
の担当者が指定され、その担当者では処理できない場
合、次の１人の担当者にバトンタッチする。ワークフロ
ー対象の文書には、依頼者と担当者にアクセス権限があ
り、これ以外に特定の上司などにアクセス権限を認めて
も良い。なお担当者が交替すると、元の担当者と新しい
担当者とにアクセス権限が認められる。なお各担当者は
オフィスを不在にする場合、インターネットファクシミ
リ装置２に不在にすることを設定でき、その場合、不在
処理部４０がその旨を記憶する。
【００２２】図３に、ワークフロー文書管理テーブル３
４の例を示す。各ワークフロー文書に対して文書IDが指
定され、件名として受注処理や問い合わせなどが記憶さ
れ、ワークフロー文書として登録した時刻、並びに処理
を完了した時刻（処理時刻）が記憶される。ワークフロ
ーでの処理対象の文書は、担当者のフォルダに入れら
れ、担当者がフォルダからこの文書を読み出すと、既読
のフラグがセットされる。
４の例を示す。各ワークフロー文書に対して文書IDが指
定され、件名として受注処理や問い合わせなどが記憶さ
れ、ワークフロー文書として登録した時刻、並びに処理
を完了した時刻（処理時刻）が記憶される。ワークフロ
ーでの処理対象の文書は、担当者のフォルダに入れら
れ、担当者がフォルダからこの文書を読み出すと、既読
のフラグがセットされる。
【００２３】処理期限はワークフローの処理を完了すべ
き期限であり、通知間隔は例えば分単位で、この間隔の
時間が経過する毎に、ワークフロー管理部は既読か未読
かをチェックし、未読であれば依頼者の端末並びに担当
者の端末にその旨をｅメールなどで通知する。担当者は
このワークフローを処理することを担当し、原則として
１人である。依頼者は受付端末１２のユーザで、担当者
の交代が行われた場合、元の担当者が新たな依頼者とな
る。
き期限であり、通知間隔は例えば分単位で、この間隔の
時間が経過する毎に、ワークフロー管理部は既読か未読
かをチェックし、未読であれば依頼者の端末並びに担当
者の端末にその旨をｅメールなどで通知する。担当者は
このワークフローを処理することを担当し、原則として
１人である。依頼者は受付端末１２のユーザで、担当者
の交代が行われた場合、元の担当者が新たな依頼者とな
る。
【００２４】ここで文書ID1236のワークフローへの処理
を示すと、当初の担当者である山田氏が、自分よりも秋
山氏が担当することが相応しいと感じた場合、受付担当
者がしたのと同様にして、秋山氏にワークフローの処理
を依頼する。これによって依頼者は元の担当者の山田氏
に上書きされ、新たな担当者として秋山氏が指定され
る。担当者が交代しても処理期限は同じであるが、担当
者が交代すると、未読／既読の状態は原則として未読に
戻される。このように担当者が交代した場合、元の担当
者を新たな依頼者とすることにより、処理の経過が分か
りやすくなる。秋山氏が処理期限前に文書の処理を完了
すると、処理時刻が記憶され、該当する文書は秋山氏の
フォルダからアーカイブへと移される。
を示すと、当初の担当者である山田氏が、自分よりも秋
山氏が担当することが相応しいと感じた場合、受付担当
者がしたのと同様にして、秋山氏にワークフローの処理
を依頼する。これによって依頼者は元の担当者の山田氏
に上書きされ、新たな担当者として秋山氏が指定され
る。担当者が交代しても処理期限は同じであるが、担当
者が交代すると、未読／既読の状態は原則として未読に
戻される。このように担当者が交代した場合、元の担当
者を新たな依頼者とすることにより、処理の経過が分か
りやすくなる。秋山氏が処理期限前に文書の処理を完了
すると、処理時刻が記憶され、該当する文書は秋山氏の
フォルダからアーカイブへと移される。
【００２５】図４に、ワークフロー管理テーブルでの依
頼者や担当者の処理を示す。ステップ１で、ワークフロ
ー文書管理テーブルに新規ワークフロー文書を登録し、
文書ID、件名、登録時刻、担当者、依頼者などの情報が
セットされ、ステップ２では入力が担当者からのものか
依頼者からのものかをチェックし、依頼者から担当者の
変更入力があると（ステップ３）、ワークフロー文書管
理テーブルでの担当者の情報を変更する（ステップ
４）。
頼者や担当者の処理を示す。ステップ１で、ワークフロ
ー文書管理テーブルに新規ワークフロー文書を登録し、
文書ID、件名、登録時刻、担当者、依頼者などの情報が
セットされ、ステップ２では入力が担当者からのものか
依頼者からのものかをチェックし、依頼者から担当者の
変更入力があると（ステップ３）、ワークフロー文書管
理テーブルでの担当者の情報を変更する（ステップ
４）。
【００２６】担当者からの入力があると（ステップ
２）、処理済みとの入力か処理の依頼入力かをチェック
し（ステップ５）、処理の依頼入力であれば元の担当者
を新たな依頼者とし、新たに依頼された担当者を担当者
として記憶するように、ワークフロー文書管理テーブル
を修正する（ステップ６）。また処理が完了した場合、
ワークフロー文書管理テーブルの該当文書の記録に、処
理時刻をセットする（ステップ７）。この間、該当文書
にアクセスを認められるのは、依頼者と担当者の２人で
ある。
２）、処理済みとの入力か処理の依頼入力かをチェック
し（ステップ５）、処理の依頼入力であれば元の担当者
を新たな依頼者とし、新たに依頼された担当者を担当者
として記憶するように、ワークフロー文書管理テーブル
を修正する（ステップ６）。また処理が完了した場合、
ワークフロー文書管理テーブルの該当文書の記録に、処
理時刻をセットする（ステップ７）。この間、該当文書
にアクセスを認められるのは、依頼者と担当者の２人で
ある。
【００２７】図５に、ワークフローの処理の依頼画面を
示す。これは例えば受付端末からインターネットファク
シミリのHTTPサーバ機能処理部にアクセスし、ワークフ
ローの処理依頼のページの送出を受けた際のものであ
る。新着文書として新着ファクシミリ文書と新規スキャ
ン文書とがあるものとし、例えば新着ファクシミリ文書
に対して秋山秀司氏に処理を依頼するものとする。
示す。これは例えば受付端末からインターネットファク
シミリのHTTPサーバ機能処理部にアクセスし、ワークフ
ローの処理依頼のページの送出を受けた際のものであ
る。新着文書として新着ファクシミリ文書と新規スキャ
ン文書とがあるものとし、例えば新着ファクシミリ文書
に対して秋山秀司氏に処理を依頼するものとする。
【００２８】処理を依頼する相手先は、インターネット
ファクシミリ装置に登録されているユーザの範囲で、ボ
タンをクリックして変更できる。コメント欄には「処理
をお願いします」などの適宜のコメントを書き込むこと
ができ、重要度などに応じて種別の選択ができる。指定
時刻は処理期限であり、これ以外に通知間隔を設定でき
る。
ファクシミリ装置に登録されているユーザの範囲で、ボ
タンをクリックして変更できる。コメント欄には「処理
をお願いします」などの適宜のコメントを書き込むこと
ができ、重要度などに応じて種別の選択ができる。指定
時刻は処理期限であり、これ以外に通知間隔を設定でき
る。
【００２９】なお各端末で不在を設定する場合、不在設
定をONすればよく、不在設定を解除する場合にはOFFす
ればよい。そして不在の担当者に処理を依頼しようとす
ると、その担当者は不在なので依頼できませんとの旨の
表示が、受付端末に表示される。なお不在の担当者への
依頼を禁止することに代えて、不在を設定する際に担当
者は転送先を設定できるようにして、不在の担当者に処
理を依頼すると、転送先へワークフロー文書が転送され
る、あるいは転送先へ処理依頼の通知が送信させるよう
にしても良い。処理の依頼を行うとワークフロー文書管
理テーブルに管理用のデータがワークフロー１件分書き
込まれる。
定をONすればよく、不在設定を解除する場合にはOFFす
ればよい。そして不在の担当者に処理を依頼しようとす
ると、その担当者は不在なので依頼できませんとの旨の
表示が、受付端末に表示される。なお不在の担当者への
依頼を禁止することに代えて、不在を設定する際に担当
者は転送先を設定できるようにして、不在の担当者に処
理を依頼すると、転送先へワークフロー文書が転送され
る、あるいは転送先へ処理依頼の通知が送信させるよう
にしても良い。処理の依頼を行うとワークフロー文書管
理テーブルに管理用のデータがワークフロー１件分書き
込まれる。
【００３０】このようにして、受付端末から１人の担当
者を指定され、文書の処理が依頼される。依頼された文
書は、指定された担当者のフォルダに入れられ、担当者
がフォルダを開いてその文書を読み出すと、状態が未読
から既読に変更され、処理が終了すると、アーカイブに
その文書が移される。ワークフローの処理状態はワーク
フロー文書管理テーブルを見ると確認でき、このテーブ
ルは例えば受付端末から見ることができる。さらに通知
間隔の時間毎に、未読／既読の状態がチェックされ、未
読であると受付端末（依頼者の端末）と担当者の端末と
に通知がされる。この通知は、受付端末に対しては「Ｉ
Ｄ＊＊で担当者○○様に依頼した文書が未読です」など
のもので、担当者の端末に対しては、「フォルダを開い
てワークフロー文書を読み出して下さい」などとする。
者を指定され、文書の処理が依頼される。依頼された文
書は、指定された担当者のフォルダに入れられ、担当者
がフォルダを開いてその文書を読み出すと、状態が未読
から既読に変更され、処理が終了すると、アーカイブに
その文書が移される。ワークフローの処理状態はワーク
フロー文書管理テーブルを見ると確認でき、このテーブ
ルは例えば受付端末から見ることができる。さらに通知
間隔の時間毎に、未読／既読の状態がチェックされ、未
読であると受付端末（依頼者の端末）と担当者の端末と
に通知がされる。この通知は、受付端末に対しては「Ｉ
Ｄ＊＊で担当者○○様に依頼した文書が未読です」など
のもので、担当者の端末に対しては、「フォルダを開い
てワークフロー文書を読み出して下さい」などとする。
【００３１】処理期限内に文書が処理されなかった場
合、処理対象の文書を強制プリントする。これ以外に例
えば処理期限の３０分前に依頼者の端末と担当者の端末
とに「○○の文書が未処理です」などをｅメールなどで
通知するようにしても良い。ここで、期限内に処理され
なかった文書がある場合に強制プリントするのは、オフ
ィスの全員の目にとまるようにして緊急に対策がとれる
ようにするためである。これに対して複数の担当者を定
める通常のワークフローであれば、ワークフローの処理
が遅れれば、他の担当者が気づき、強制プリントを行う
必要はあまりない。
合、処理対象の文書を強制プリントする。これ以外に例
えば処理期限の３０分前に依頼者の端末と担当者の端末
とに「○○の文書が未処理です」などをｅメールなどで
通知するようにしても良い。ここで、期限内に処理され
なかった文書がある場合に強制プリントするのは、オフ
ィスの全員の目にとまるようにして緊急に対策がとれる
ようにするためである。これに対して複数の担当者を定
める通常のワークフローであれば、ワークフローの処理
が遅れれば、他の担当者が気づき、強制プリントを行う
必要はあまりない。
【００３２】図６，図７に、強制プリントの例を示す。
図６はワークフロー対象の文書のヘッダの部分に、未処
理である旨をプリントし、インターネットファクシミリ
装置からプリントするようにしたものである。ここで現
在の所有者（担当者）などを同時に印刷しても良い。
図６はワークフロー対象の文書のヘッダの部分に、未処
理である旨をプリントし、インターネットファクシミリ
装置からプリントするようにしたものである。ここで現
在の所有者（担当者）などを同時に印刷しても良い。
【００３３】図７は、ワークフロー対象の文書とは別の
ページに、タイムアップした文書である旨のチェックメ
ッセージを添付するようにしたものである。この場合も
同様に、担当者の氏名などを印刷しても良い。
ページに、タイムアップした文書である旨のチェックメ
ッセージを添付するようにしたものである。この場合も
同様に、担当者の氏名などを印刷しても良い。
【００３４】以上のようにすると、ファクシミリ受信し
た文書に対して、マニュアルで、あるいは自動的に、依
頼者と担当者と処理期限とを定め、処理を依頼すること
ができる。依頼された処理に対して文書を読み出した
か、期限内に処理を完了したかがチェックされ、文書の
読み出しが遅れている場合には文書を読み出すようにと
の通知がｅメールなどでされる。
た文書に対して、マニュアルで、あるいは自動的に、依
頼者と担当者と処理期限とを定め、処理を依頼すること
ができる。依頼された処理に対して文書を読み出した
か、期限内に処理を完了したかがチェックされ、文書の
読み出しが遅れている場合には文書を読み出すようにと
の通知がｅメールなどでされる。
【００３５】そしてワークフロー対象の文書には、依頼
者と担当者の２人にアクセス権限があるので、担当者が
不在になったような場合でも、依頼者がアクセスでき、
ワークフローが完全に止まることがない。また期限内に
処理が行われない場合には、強制プリントにより緊急に
バックアップできるようにしてある。
者と担当者の２人にアクセス権限があるので、担当者が
不在になったような場合でも、依頼者がアクセスでき、
ワークフローが完全に止まることがない。また期限内に
処理が行われない場合には、強制プリントにより緊急に
バックアップできるようにしてある。
【００３６】このようにすると、受信したファクシミリ
文書をハードコピーして受付担当者が個々の担当者に手
渡し、管理台帳やメモなどに処理期限を定めてマニュア
ルで管理するのを、ペーパーレス的な運用に変更するこ
とができる。担当者への処理の依頼や処理期限の管理な
どは、ワークフロー管理部などで行われ、受信文書の配
布はＬＡＮを通じて行われる。
文書をハードコピーして受付担当者が個々の担当者に手
渡し、管理台帳やメモなどに処理期限を定めてマニュア
ルで管理するのを、ペーパーレス的な運用に変更するこ
とができる。担当者への処理の依頼や処理期限の管理な
どは、ワークフロー管理部などで行われ、受信文書の配
布はＬＡＮを通じて行われる。
【００３７】なお実施例は、依頼者／担当者のモデルで
説明したが、担当者が複数いる場合、現在の担当者と以
前の担当者（現在の担当者が最初の担当者の場合は依頼
者）に対してアクセス権限を認めればよい。
説明したが、担当者が複数いる場合、現在の担当者と以
前の担当者（現在の担当者が最初の担当者の場合は依頼
者）に対してアクセス権限を認めればよい。
【図１】 実施例のインターネットファクシミリ装置の
使用環境を示すブロック図
使用環境を示すブロック図
【図２】 実施例での、ファクシミリ文書の受信に基づ
く、ワークフローの発生と、管理とを示す図
く、ワークフローの発生と、管理とを示す図
【図３】 実施例でのワークフロー文書管理テーブル
と、担当者の交替や処理の完了に基づくテーブルのデー
タの推移を示す図
と、担当者の交替や処理の完了に基づくテーブルのデー
タの推移を示す図
【図４】 実施例での、担当者と依頼者との管理アルゴ
リズムを示すフローチャート
リズムを示すフローチャート
【図５】 実施例での、処理の依頼設定画面を示す図
【図６】 実施例での、タイムアップ時の強制プリント
の例を示す図
の例を示す図
【図７】 実施例での、タイムアップ時の強制プリント
の例を示す図
の例を示す図
２ インターネットファクシミリ装置
４ ＬＡＮ
６ メールサーバ
８ ルータ
１０ インターネット
１２ 受付端末
１３〜１６ 担当者の端末
１８ 公衆電話回線網
２０ Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２２ インターネットファクシミリ機能処理部
２４ コピー機能処理部
２６ ネットワークプリンタ機能処理部
２８ スキャナ機能処理部
３０ HTTPサーバ機能処理部
３２ ワークフロー管理部
３４ ワークフロー文書管理テーブル
３６ タイムアップ処理部
４０ 不在処理部
４２ メモリ
Claims (3)
- 【請求項１】 ワークフロー対象の文書に対するアクセ
ス権限を管理するようにしたワークフロー管理装置であ
って、 ワークフロー対象の文書の現在の所有者と以前の所有者
の少なくとも２人に、該文書へのアクセス権限を認める
ようにしたことを特徴とするワークフロー管理装置。 - 【請求項２】 ワークフロー対象の文書に対する依頼者
から担当者への処理の依頼を受け付けて、依頼者と担当
者とを記憶し、かつ担当者をワークフロー対象の文書の
現在の所有者として、前記文書にアクセス可能にすると
共に、前記依頼者にも前記文書へのアクセス権限を認め
るようにしたことを特徴とする、請求項１のワークフロ
ー管理装置。 - 【請求項３】 前記ワークフロー管理装置がファクシミ
リ装置であり、かつファクシミリ受信した文書をワーク
フロー対象の文書としたことを特徴とする、請求項１ま
たは２のワークフロー管理装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002151860A JP3951226B2 (ja) | 2002-05-27 | 2002-05-27 | ワークフロー管理装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002151860A JP3951226B2 (ja) | 2002-05-27 | 2002-05-27 | ワークフロー管理装置 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2003348290A true JP2003348290A (ja) | 2003-12-05 |
| JP3951226B2 JP3951226B2 (ja) | 2007-08-01 |
Family
ID=29769322
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2002151860A Expired - Fee Related JP3951226B2 (ja) | 2002-05-27 | 2002-05-27 | ワークフロー管理装置 |
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| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3951226B2 (ja) |
Cited By (7)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005190022A (ja) * | 2003-12-24 | 2005-07-14 | Murata Mach Ltd | 文書管理装置 |
| JP2007531153A (ja) * | 2004-03-31 | 2007-11-01 | マイクロソフト コーポレーション | Ｒｅａモデルを利用したセキュリティを提供するシステムおよび方法 |
| JP2008234216A (ja) * | 2007-03-19 | 2008-10-02 | Ricoh Co Ltd | ワークフロー管理システム |
| JP2010267139A (ja) * | 2009-05-15 | 2010-11-25 | Toshiba Corp | 情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法 |
| JP2018197907A (ja) * | 2017-05-23 | 2018-12-13 | 富士ゼロックス株式会社 | 文書処理システム及びプログラム |
| JP2019205056A (ja) * | 2018-05-23 | 2019-11-28 | 村田機械株式会社 | ファクシミリ文書管理装置 |
| JP2021077427A (ja) * | 2021-02-18 | 2021-05-20 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 | 文書処理システム及びプログラム |
Families Citing this family (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US11343305B2 (en) | 2020-09-01 | 2022-05-24 | UiPath Inc. | Systems and methods of automating a file download activity |
-
2002
- 2002-05-27 JP JP2002151860A patent/JP3951226B2/ja not_active Expired - Fee Related
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|---|---|---|---|---|
| JP2005190022A (ja) * | 2003-12-24 | 2005-07-14 | Murata Mach Ltd | 文書管理装置 |
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| JP2019205056A (ja) * | 2018-05-23 | 2019-11-28 | 村田機械株式会社 | ファクシミリ文書管理装置 |
| JP7024601B2 (ja) | 2018-05-23 | 2022-02-24 | 村田機械株式会社 | ファクシミリ文書管理装置 |
| JP2021077427A (ja) * | 2021-02-18 | 2021-05-20 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 | 文書処理システム及びプログラム |
| JP7184106B2 (ja) | 2021-02-18 | 2022-12-06 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 | 文書処理システム及びプログラム |
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|---|---|
| JP3951226B2 (ja) | 2007-08-01 |
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