JP2010267139A - 情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者にとって利便性の高い処理を実行することができる情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法を提供する。
【解決手段】クライアント端末１０２〜１０４から受信した起動／停止情報が起動を示すクライアント端末１０２〜１０４を操作するクライアントに係る情報処理を実行することにより、クライアントがメールを見落とす可能性が低い効果的な時間帯に回付帳票を示すメール等を送信することができるので、クライアントにとって利便性の高い処理を実行することができる。
【選択図】図３

Description

本発明は、情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法に関する。

製品の開発スケジュールなどの管理を支援する情報管理システムでは、予め設定された期日までに製品の開発スケジュールなどの予定日情報がインプットされていないことや、予め設定された予定日を過ぎても製品開発の実績（例えば、製品の開発が完了したことなど）がインプットされていないことを担当者にメール等でフォローする機能が設けられている。また、調査者への調査依頼や承認者への承認申請を支援する情報管理システムでは、調査者への調査依頼や承認者への承認申請などを記録した回付帳票を調査者や承認者に回付する機能が設けられている。

加えて、特許文献１には、このような情報管理システムにおいて、スケジュール管理システムの利用者が操作する端末に対する利用者のログインおよびログアウトにより、利用者の出社／退社を管理する機能も開示されている。

特開２００５−２１５７９２号公報

ところで、ネットワークを通じたメールのやりとりの普及に伴い、ネットワーク上には日々大量のメールが飛び交うようになっている。そのため、情報管理システムの各利用者が、日々受け取るメール数も多くなり、情報管理システムから利用者に送信されたメールが見落とされることが多いのが現状である。さらに、情報管理システムの各利用者が勤務する拠点間に時差がある場合、情報管理システムから各利用者に対して同時刻に一律にメールが送信されると、拠点の休日や時差などにより一部の利用者はメールを見落とす可能性が高い時間帯（例えば、不在時や退社後など）にメールを受け取る可能性がある、という問題もある。さらに、メールを受け取る利用者がメールの受信を通知するツールを持たないメールインフラを活用し、かつその利用者が日々多くのメールを受信する場合、情報管理システムからのメールが他のメールの中に埋もれてしまい、当該情報管理システムからのメールに気づくのが遅れる、という問題もある。

また、回付帳票を調査者や承認者に回付する際、調査者や承認者が不在であることを知らずに回付帳票を回付してしまうと、回付帳票の回付ルーチンが停滞してしまい、調査者による調査や承認者による承認までのリードタイムが長くなる、という問題もある。さらに、調査者や承認者が不在であることを考慮して、調査者や承認者の代理者を設定して、その代理者に対して回付帳票を回付するシステムもあるが、代理者は基本的には調査者や承認者自身が調査や承認を担当する認識でいるため、調査者や承認者から代理者への引継ぎが前以て行われていないと、調査や承認などの処理が遅れる、という問題もある。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、利用者にとって利便性の高い処理を実行することができる情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、利用者が自端末を利用可能な状態にあるか否かを示す利用情報をサーバに送信する送信手段、を備えたクライアント端末と、前記クライアント端末が備える前記送信手段により送信された前記利用情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した前記利用情報が自端末を利用可能な状態にある場合にのみ利用者に係る情報処理を実行する実行手段と、を備えたサーバと、を備えたことを特徴とする。

また、本発明は、利用者がクライアント端末を利用可能な状態にあるか否かを示す利用情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した前記利用情報が自端末を利用可能な状態にある場合にのみ利用者に係る情報処理を実行する実行手段と、を備えたことを特徴とする。

また、本発明は、サーバとクライアント端末とを備える情報管理システムの情報管理方法であって、前記クライアント端末に備えられる送信手段により、利用者が自端末を利用可能な状態にあるか否かを示す利用情報をサーバに送信する送信工程と、前記サーバに備えられる受信手段により、前記送信工程により送信された前記利用情報を受信する受信工程と、前記サーバに備えられる実行手段により、前記受信工程により受信した前記利用情報が自端末を利用可能な状態にある場合にのみ利用者に係る情報処理を実行する実行工程と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、利用者がクライアント端末を利用可能な状態にある場合にのみ、サーバ側において、当該利用者に係る情報処理を実行するようにしたことにより、例えば、利用者がメールを見落とす可能性が低い効果的な時間帯（出勤時間帯）に回付帳票を記録したメールやスケジュール管理のためのメール等を送信することができるので、利用者にとって利便性の高い処理を実行することができる、という効果を奏する。

図１は、第１実施の形態にかかる情報管理システムの構成を示すブロック図である。 図２は、サーバおよびクライアント端末のハードウェア構成を示すブロック図である。 図３は、サーバのシステムおよびクライアント端末の機能構成を示すブロック図である。 図４は、回付帳票を発行するクライアントなどの入力を受け付けるインプット画面の一例を示す図である。 図５は、回付帳票を発行するクライアントなどの入力を受け付けるインプット画面の一例を示す図である。 図６は、メッセンジャーによる回付帳票の表示例を示す図である。 図７は、起動／停止情報をシステムに登録する処理の流れを示すフローチャートである。 図８は、回付帳票をクライアント端末に通知する処理の流れを示すフローチャートである。 図９は、サーバのシステムおよびクライアント端末の機能構成を示すブロック図である。 図１０は、メールソフトによる各種情報の表示例を示す図である。 図１１は、メッセンジャーによる各種情報の表示例を示す図である。 図１２は、フォロー情報をクライアント端末に通知する処理の流れを示すフローチャートである。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法の最良な実施の形態を詳細に説明する。

（第１実施の形態）
図１は、第１実施の形態にかかる情報管理システムの構成を示すブロック図である。本実施の形態にかかる情報管理システム１００は、クライアントが利用するＰＣ（Personal Computer）であるクライアント端末１０２〜１０４、およびクライアント端末１０２〜１０４に対して自身が持つ機能や情報を提供するシステム３００（図３参照）が配置されたサーバ１０１を備える。なお、本実施の形態にかかるサーバ１０１とクライアント端末１０２〜１０４とは、インターネットなどのネットワーク１０５およびＬＡＮ（Local Area Network）１０６〜１０９を介して相互に接続されているものとする。

図２は、サーバおよびクライアント端末のハードウェア構成を示すブロック図である。図２に示すように、サーバ１０１およびクライアント端末１０２〜１０４は、コンピュータの主要部であって各部を集中的に制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１０を備えている。このＣＰＵ１１０には、ＢＩＯＳなどを記憶した読み出し専用メモリであるＲＯＭ（Read Only Memory）１１１と、各種データを書換え可能に記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）１１２とがバス１１３で接続されている。

さらにバス１１３には、各種のプログラム等を格納するＨＤＤ（Hard Disk Drive）１１４と、配布されたプログラムであるコンピュータソフトウェアを読み取るための機構としてＣＤ（Compact Disc）−ＲＯＭ１１５を読み取るＣＤ−ＲＯＭドライブ１１６と、サーバ１０１およびクライアント端末１０２〜１０４とネットワーク１０５やＬＡＮ１０６〜１０９との通信を司る通信制御装置１１７と、各種操作指示を行うキーボードやマウスなどの入力装置１１８と、各種情報を表示するＣＲＴ（Cathode Ray Tube）、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などの表示装置１１９と、が図示しないＩ／Ｏを介して接続されている。

ＲＡＭ１１２は、各種データを書換え可能に記憶する性質を有していることから、ＣＰＵ１１０の作業エリアとして機能してバッファ等の役割を果たす。

図２に示すＣＤ−ＲＯＭ１１５は、この発明の記憶媒体を実施するものであり、ＯＳ（Operating System）や各種のプログラムが記憶されている。ＣＰＵ１１０は、ＣＤ−ＲＯＭ１１５に記憶されているプログラムをＣＤ−ＲＯＭドライブ１１６で読み取り、ＨＤＤ１１４にインストールする。

なお、記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ１１５のみならず、ＤＶＤなどの各種の光ディスク、各種光磁気ディスク、フレキシブルディスクなどの各種磁気ディスク、半導体メモリ等の各種方式のメディアを用いることができる。また、通信制御装置１１７を介してネットワーク１０５からプログラムをダウンロードし、ＨＤＤ１１４にインストールするようにしても良い。この場合に、送信側のサーバでプログラムを記憶している記憶装置も、この発明の記憶媒体である。なお、プログラムは、所定のＯＳ上で動作するものであっても良いし、その場合に後述の各種処理の一部の実行をＯＳに肩代わりさせるものであっても良いし、所定のアプリケーションソフトやＯＳなどを構成する一群のプログラムファイルの一部として含まれているものであってもよい。

このシステム全体の動作を制御するＣＰＵ１１０は、このシステムの主記憶装置として使用されるＨＤＤ１１４上にロードされたプログラムに基づいて各種処理を実行する。すなわち、サーバ１０１とクライアント端末１０２〜１０４とでは、ＣＰＵ１１０が実行するプログラムが異なっている。

次に、図３を用いて、サーバ１０１およびクライアント端末１０２〜１０４のＨＤＤ１１４にインストールされている各種のプログラムがＣＰＵ１１０に実行させる機能のうち、本実施の形態にかかるサーバ１０１上のシステムおよびクライアント端末１０２〜１０４が備える特長的な機能について説明する。図３は、サーバのシステムおよびクライアント端末の機能構成を示すブロック図である。

サーバ１０１上に配置されたシステム３００は、情報処理部３０１、データ管理部３０２、通知情報送信部３０３、起動／停止情報受信部３０４、および起動／停止情報管理部３０５を備える。また、クライアント端末１０２〜１０４は、Ｗｅｂブラウザ３０６、起動／停止認識部３０７、情報通知部３０８、および情報受信部３０９を備える。

まず、システム３００が備える各部について説明する。

起動／停止情報受信部３０４（受信手段）は、クライアント端末１０２〜１０４を操作するクライアント（利用者）が当該クライアント端末１０２〜１０４を利用可能な状態にあるか否かを示す情報であって、例えば、クライアント端末１０２〜１０４が起動／停止していること、メールアドレスやＩＰアドレスやホスト名などのクライアント端末１０２〜１０４の特定情報、クライアント端末１０２〜１０４にログインしているクライアントのログインＩＤなどを含む起動／停止情報（利用情報）を、クライアント端末１０２〜１０４から受信するものである。

起動／停止情報管理部３０５は、起動／停止情報受信部３０４により受信したクライアント端末１０２〜１０４それぞれの起動／停止情報、およびクライアント端末１０２〜１０４から起動／停止情報を起動／停止情報受信部３０４が受信した時間情報を記憶するものである。起動／停止情報管理部３０５が起動／停止情報および時間情報を記憶することにより、後述する情報処理部３０１は、起動／停止情報（起動／停止、ログインＩＤ）および時間情報を参照して、現在クライアント端末１０２〜１０４を利用中（在社中または仕事中）のクライアントを把握することができる。

情報処理部３０１（受付手段）は、調査者（クライアント）への依頼内容や承認者（クライアント）への承認内容など、クライアントに回付する情報が記録された回付帳票を発行する帳票発行システムとして情報管理システム１００が用いられる場合、回付帳票を発行するクライアントの入力を受け付けるインプット画面をクライアント端末１０２〜１０４の表示装置１１９に表示させるとともに、当該インプット画面においてクライアントの入力を受け付けるものである。

また、情報処理部３０１は、インプット画面においてクライアントの入力を受け付けた場合、起動／停止情報管理部３０５に記録された起動／停止情報の中から、入力を受け付けたクライアントの起動／停止情報であって、直近の時間情報とともに記憶された起動／停止情報を取得する。そして、情報処理部３０１（実行手段）は、取得した起動／停止情報が起動している場合にのみ（クライアント端末１０２〜１０４を利用可能な状態にある場合にのみ）調査者や承認者に係る情報処理として、調査者や承認者の選択処理を実行するものである。

ここで、図４および図５を用いて、情報処理部３０１が実行する調査者の選択処理について説明する。図４および図５は、回付帳票を発行するクライアントの入力を受け付けるインプット画面の一例を示す図である。

図４および図５に示すインプット画面４００において、プルダウンメニュー４０１の操作による調査者（クライアント）の入力および申請ボタン４０２の押下による調査依頼の申請を受け付けた場合、情報処理部３０１は、まず、起動／停止情報管理部３０５から、入力を受け付けた調査者（クライアント）の起動／停止情報を取得する。

そして、取得した起動／停止情報が停止を示している場合、情報処理部３０１（報知手段）は、図４に示すように、入力された調査者が退社（不在）の可能性があることや他の調査者の再入力を促す注意メッセージ（ダイアログ）４０３を、クライアント端末１０２〜１０４の表示装置１１９に表示させる。なお、本実施の形態では、注意メッセージ４０３を表示装置１１９に表示させているが、これに限定するものではなく、例えば、音声等によって注意メッセージ４０３をクライアントに報知しても良い。さらに、調査依頼が急ぎでない場合、情報処理部３０１は、図４に示すように、注意メッセージ４０３とともに表示させたＯＫボタン４０３ａの押下に応じて、入力された調査者の選択処理を実行する。そして、調査者の選択処理の実行に伴い、情報処理部３０１は、通知情報送信部３０３に対して、選択処理を実行した調査者に対する回付帳票の通知を要求する。さらに、情報処理部３０１は、調査者に対して通知する回付帳票の登録をデータ管理部３０２に要求するものとする。また、調査依頼が急ぎの場合、情報処理部３０１は、注意メッセージ４０３を表示させた後、再度、インプット画面４００をクライアント端末１０２〜１０４の表示装置１１９に表示させるとともに、当該インプット画面４００において他の調査者の再入力を受け付けるものとする。

一方、取得した起動／停止情報が起動である場合、情報処理部３０１は、図５に示すように、入力を受け付けた調査者が出社しているので注意メッセージ４０３の表示を行わず、当該入力を受け付けた調査者の選択処理を実行する。そして、調査者の選択処理の実行に伴い、情報処理部３０１は、通知情報送信部３０３に対して、選択処理を実行した調査者に対する回付帳票の通知を要求する。さらに、情報処理部３０１は、調査者に対して通知する回付帳票の登録をデータ管理部３０２に要求する。

図３に戻り、データ管理部３０２は、システム３００の情報管理データベースであり、情報処理部３０１から登録を要求された回付帳票などの各種情報を記憶するものである。

通知情報送信部３０３は、情報処理部３０１から回付帳票の通知要求に応じて回付帳票を調査者に通知する処理を行うものである。本実施の形態では、通知情報送信部３０３は、起動／停止情報管理部３０５から回付帳票を通知する調査者の起動／停止情報（マシンのＩＰアドレス）を取得し、ＩＰメッセンジャーなどマシンのＩＰアドレスを用いて通信するＬＡＮ用メッセージ送受信ソフト（以下メッセンジャーとする）を用いて、取得したＩＰアドレスにより特定されるクライアント端末１０２〜１０４に対して回付帳票を示すメッセージを送信するものとする。なお、本実施の形態では、メッセンジャーを用いたメッセージの送信により回付帳票をクライアント端末１０２〜１０４に通知しているが、これに限定するものではない。例えば、起動／停止情報管理部３０５から回付帳票を通知する調査者の起動／停止情報（メールアドレス）を取得し、取得したメールアドレスを用いたメール送信により回付帳票をクライアント端末１０２〜１０４に通知しても良い。

次に、クライアント端末１０２〜１０４が備える各部について説明する。

Ｗｅｂブラウザ３０６は、ネットワーク１０５を介してサーバ１０１にアクセスし、サーバ１０１のシステム３００が備える情報処理部３０１により表示されるインプット画面４００や注意メッセージ４０３の表示、当該インプット画面４００上での調査者や承認者などの入力の受け付け等を行うためのアプリケーションである。

起動／停止認識部３０７（送信手段）は、クライアント端末１０２〜１０４が起動／停止（またはクライアントがログイン／ログアウト）した際に、起動／停止情報を取得し、取得した起動／停止情報をシステム３００の起動／停止情報受信部３０４に送信する。

情報受信部３０９は、ネットワーク１０５を介して、システム３００の通知情報送信部３０３から送信された回付帳票の受信するものである。本実施の形態では、情報受信部３０９は、メッセンジャーを用いたメッセージの送受信により、サーバ１０１のシステム３００と回付帳票をやり取りするものとする。なお、本実施の形態では、メッセンジャーを用いてシステム３００と回付帳票をやり取りする例について説明するが、これに限定するものではない。例えば、クライアント端末１０２〜１０４、サーバ１０１それぞれが備えるメールソフトを用いたメールの送受信などにより、回付帳票をやり取りしても良い。

情報通知部３０８は、情報受信部３０９により受信した回付帳票を、クライアント端末１０２〜１０４が備える表示装置１１９に表示するものである。本実施の形態では、情報通知部３０８は、メッセンジャーを用いて、回付帳票などの各種情報を表示装置１１９に表示するものとする。なお、本実施の形態では、メッセンジャーを用いて回付帳票を表示する例について説明するが、これに限定するものではない。例えば、メールソフトなどにより、回付帳票を表示装置１１９に表示しても良い。

図６は、メッセンジャーによる回付帳票の表示例を示す図である。情報受信部３０９により回付帳票を受信すると、情報通知部３０８は、情報受信部３０９から回付帳票を取得し、図６に示すように、メッセージ表示ボタン６０１がクリックされると、取得した回付帳票を示すメッセージ６０２を表示装置１１９に表示する。

次に、図７を用いて、起動／停止情報をシステムに登録する処理について説明する。図７は、起動／停止情報をシステムに登録する処理の流れを示すフローチャートである。なお、図７に示す例では、クライアント端末１０２の起動／停止情報をシステム３００に登録する処理について説明するが、クライアント端末１０３，１０４についても同様である。

まず、クライアント端末１０２の電源がＯＮ／ＯＦＦされると（ステップＳ７０１）、起動／停止認識部３０７は、クライアント端末１０２がＯＮ／ＯＦＦされたことを認識するとともに、起動／停止情報を取得し、取得した起動／停止情報を、システム３００の起動／停止情報受信部３０４に送信する（ステップＳ７０２）。

システム３００の起動／停止情報受信部３０４は、クライアント端末１０２から送信された起動／停止情報を受信し、受信した起動／停止情報を起動／停止情報管理部３０５に送信する（ステップＳ７０３）。起動／停止情報管理部３０５は、受信した起動／停止情報を、時間情報とともに記憶する（ステップＳ７０４）。

次に、図８を用いて、回付帳票をクライアント端末１０２〜１０４に通知する処理について説明する。図８は、回付帳票をクライアント端末に通知する処理の流れを示すフローチャートである。なお、図８に示す例では、クライアント端末１０２，１０４の電源はＯＮされて起動しており、クライアント端末１０３の電源はＯＦＦされて停止しているものとする。

まず、クライアント端末１０２を操作するクライアントが、Ｗｅｂブラウザ３０６によりシステム３００（情報処理部３０１）にアクセスして、情報処理部３０１により表示されたインプット画面４００上で、調査者（クライアント端末１０３を操作するクライアント）などを入力して調査依頼を実行する（ステップＳ８０１）。

Ｗｅｂブラウザ３０６上で調査依頼が実行されると、システム３００の情報処理部３０１は、調査者の入力を受け付け、起動／停止情報管理部３０５から、調査者の起動／停止情報を取得する（ステップＳ８０２）。さらに、情報処理部３０１は、取得した調査者の起動／停止情報が停止していることを示すため、クライアント端末１０２のＷｅｂブラウザ３０６により注意メッセージ４０３を表示させる（ステップＳ８０３）。

そして、クライアント端末１０２の表示装置１１９に表示された注意メッセージ４０３の内容を受けて、再度、インプット画面４００上で調査者（クライアント端末１０４を操作するクライアント）が再入力されて調査依頼が再び実行されると（ステップＳ８０３）、情報処理部３０１は、調査者の入力を受け付け、起動／停止情報管理部３０５から、調査者の起動／停止情報を取得する（ステップＳ８０４）。さらに、情報処理部３０１は、取得した起動／停止情報が起動していることを示すため、再入力された調査者を調査依頼するクライアントとして選択するとともに、選択した調査者に通知する回付帳票の登録をデータ管理部３０２に要求し、通知情報送信部３０３に対して調査者への回付帳票の通知処理を要求する（ステップＳ８０４）。

情報処理部３０１から回付帳票の通知が要求されると、通知情報送信部３０３は、起動／停止情報管理部３０５から、調査者の起動／停止情報を取得する。そして、通知情報送信部３０３は、取得した起動／停止情報が含むＩＰアドレスにより調査者が操作するクライアント端末１０４を特定し、特定したクライアント端末１０４の情報受信部３０９に回付帳票を送信する（ステップＳ８０５）。

クライアント端末１０４の情報受信部３０９により回付帳票が受信されると、情報通知部３０８は、情報受信部３０９から回付帳票を取得し、メッセージ表示ボタン６０１がクリックされると、取得した回付帳票を示すメッセージ６０２を表示装置１１９に表示する（ステップＳ８０６）。

このように本実施の形態にかかる情報管理システム１００によれば、起動／停止情報が起動している場合にのみ（つまり、クライアントがクライアント端末を利用可能な状態にある場合にのみ）クライアントに係る情報処理としてクライアントの選択処理を実行することにより、クライアントがメールやメッセージを見落とす可能性が低い効果的な時間帯（出勤時間帯）に回付帳票を記録したメッセージやメール等を送信することができるので、クライアントにとって利便性の高い処理を実行することができる。さらに、クライアントがメールやメッセージをチェックするまでの時間を短縮することができる。

より具体的には、調査者や承認者の起動／停止情報を活用することにより、調査者や承認者の選択時に、選択した調査者や承認者の不在を即座に把握することができるので、調査者や承認者の再選択時に、確実に処理してもらえる調査者や承認者を選択することで、スムーズな帳票の回付を可能とする。

（第２実施の形態）
本実施の形態は、クライアント端末の起動／停止情報に従って、スケジュールを登録する予定日や製品開発の実績を登録する実績日等の通知などのフォロー情報の送信処理を実行するものである。なお、第１実施の形態と同様箇所の説明は省略し、第１実施の形態と異なる箇所についてのみ説明する。

図９は、サーバのシステムおよびクライアント端末の機能構成を示すブロック図である。サーバ１０１上に配置されたシステム９００は、情報処理部９０４、データ管理部９０５、通知条件定義部９０６、起動／停止情報受信部３０４、および通知情報送信部３０３を備える。また、クライアント端末９０１〜９０３は、Ｗｅｂブラウザ９０７、情報通知部９０８、情報受信部９０９、および起動／停止情報認識部３０７を備える。なお、起動／停止情報受信部３０４、通知情報送信部３０３および起動／停止情報認識部３０７については、第１実施の形態とほぼ同様であるため、ここでは説明を省略する。

情報処理部９０４は、情報管理システム１００がクライアントに対してスケジュールを登録する予定日や製品開発の実績を登録する実績日などのフォロー情報の通知を行うフォローシステムとして用いられる場合、フォロー情報の入力を受け付けるインプット画面をクライアント端末９０１〜９０３の表示装置１１９に表示するものである。そして、情報処理部９０４は、インプット画面で入力を受け付けたフォロー情報の登録をデータ管理部９０５に要求する。

データ管理部９０５は、システム９００の情報管理データベースであり、情報処理部９０４からの登録要求に応じたフォロー情報の記憶など、各種情報の記憶を行うものである。

通知条件定義部９０６（実行手段）は、起動／停止情報受信部３０４がクライアント端末８０１〜８０３から受信した起動／停止情報が起動している場合のみ（つまり、クライアント端末８０１〜８０３を利用可能な状態にある場合のみ）クライアントに係る情報処理として、クライアントに対するフォロー情報の送信処理を実行する。より具体的には、通知条件定義部９０６は、クライアント端末９０１〜９０３から受信した起動／停止情報が停止から起動に変化した際（クライアント端末９０１〜９０３を利用できない状態から利用可能な状態に変化した際）に、受信した起動／停止情報が含むログインＩＤなどから特定されるクライアントのフォロー情報がデータ管理部９０５に記憶されているか調べる。そして、通知条件定義部９０６は、受信した起動／停止情報が含むログインＩＤなどから特定されるクライアントのフォロー情報がデータ管理部９０５に記憶されていた場合、受信した起動／停止情報が含むログインＩＤなどから特定したクライアントのフォロー情報を、通知情報送信部３０３を介してクライアント端末９０１〜９０３に送信する。

次に、クライアント端末９０１〜９０３が備える各部について説明する。

Ｗｅｂブラウザ９０７は、ネットワーク１０５を介してサーバ１０１にアクセスし、サーバ１０１のシステム９００が備える情報処理部９０４により表示されるインプット画面の表示、当該インプット画面上でフォロー情報の入力の受け付け等を行うためのアプリケーションである。

情報受信部９０９は、ネットワーク１０５を介して、システム９００の通知情報送信部３０３から送信されたフォロー情報の受信するものである。本実施の形態では、情報受信部９０９は、メールソフトを用いたメールの送受信により、サーバ１０１のシステム９００とフォロー情報をやり取りするものとする。なお、本実施の形態では、メールソフトを用いてシステム９００とフォロー情報をやり取りする例について説明するが、これに限定するものではない。例えば、クライアント端末９０１〜９０３、サーバ１０１それぞれが備えるメッセンジャーを用いたメッセージの送受信などにより、フォロー情報をやり取りしても良い。

情報通知部９０８は、情報受信部９０９により受信したフォロー情報を、クライアント端末９０１〜９０３が備える表示装置１１９に表示する。本実施の形態では、情報通知部９０８は、メールソフトを用いて、フォロー情報を表示装置１１９に表示するものとする。なお、本実施の形態では、メールソフトを用いてフォロー情報を表示する例について説明するが、これに限定するものではない。例えば、メッセンジャーのメッセージなどにより、フォロー情報を表示装置１１９に表示しても良い。

図１０は、メールソフトによる各種情報の表示例を示す図である。情報通知部９０８は、情報受信部９０９がフォロー情報を受信し、メールソフトにより表示されたメールの一覧ウィンドウ１００１の中から、フォロー情報がクリックされると、フォロー情報が記載されたフォロー情報ウィンドウ１００２を表示装置１１９に表示する。

図１１は、メッセンジャーによるフォロー情報の表示例を示す図である。情報通知部９０８は、情報受信部９０９がフォロー情報を受信し、クライアント端末９０１〜９０３の表示装置１１９のメッセージ表示ボタン１１０１がクリックされると、受信したフォロー情報を示すメッセージ１１０２を表示装置１１９に表示する。

次に、図１２を用いて、フォロー情報をクライアント端末９０１〜９０３に通知する処理について説明する。図１２は、フォロー情報をクライアント端末に通知する処理の流れを示すフローチャートである。なお、図１２に示す例では、クライアント端末９０３にフォロー情報を通知する処理について説明するが、クライアント端末９０１，９０２についても同様である。

まず、クライアント端末９０３の電源がＯＮされると（ステップＳ１２０１）、起動／停止認識部３０７は、クライアント端末９０３がＯＮされたことを認識するとともに、起動／停止情報を取得し、取得した起動／停止情報を、情報受信部９０９を介して、システム９００の起動／停止情報受信部３０４に送信する（ステップＳ１２０２）。

次に、システム９００の起動／停止情報受信部３０４は、クライアント端末９０３から送信された起動／停止情報を受信し、受信した起動／停止情報を通知条件定義部９０６に送信する（ステップＳ１２０３）。通知条件定義部９０６は、起動／停止情報受信部３０４から起動／停止情報を受信し、受信した起動／停止情報（ログインＩＤなど）をキーにして、クライアント端末９０３を操作するクライアントに向けて通知すべきフォロー情報の有無を、データ管理部９０５に記憶されたフォロー情報の中から調べる（ステップＳ１２０４）。そして、通知条件定義部９０６は、通知すべきフォロー情報があった場合には、そのフォロー情報を、受信した起動／停止情報（メールアドレスなどの送信先情報）とともに通知情報送信部３０３に送信する（ステップＳ１２０４）。

通知情報送信部３０３は、通知条件定義部９０６からフォロー情報や送信先情報などの各種情報を受信し、受信した送信先情報を用いて通知対象者が操作するクライアント端末９０３を特定し、特定したクライアント端末９０３の情報受信部９０９にフォロー情報を送信する（ステップＳ１２０５）。

情報受信部９０９は、システム９００の通知情報送信部３０３から送信されたフォロー情報を受信し、受信したフォロー情報を情報通知部９０８に送信する（ステップＳ１２０６）。情報通知部９０８は、情報受信部９０９よりフォロー情報を受信し、一覧ウィンドウ１００１の中から、フォロー情報がクリックされると、フォロー情報ウィンドウ１００２を表示する（ステップＳ１２０７）。

このように本実施の形態にかかる情報管理システム１００によれば、起動／停止情報が起動している場合にのみ（つまり、クライアントがクライアント端末９０１〜９０３を利用可能な状態にある場合にのみ（クライアントに係る情報処理としてフォロー情報の送信処理を実行することにより、クライアントがメールを見落とす可能性が低い効果的な時間帯（出勤時間帯）にフォロー情報を示すメール等を送信することができるので、クライアントにとって利便性の高い処理を実行することができる。

より具体的には、本実施の形態によれば、フォロー情報の通知対象者の起動／停止情報を把握することで、通知対象者の出社時や任意のタイミングでフォロー情報を当該通知対象者に通知することができる。

また、本実施の形態によれば、各通知対象者の出社時間に合せてフォロー情報を送信することができるので、拠点間の時差に応じて臨機応変にフォロー情報を送信することができる。

さらに、本実施の形態によれば、通知対象者が出社してメールソフトを立ち上げたときにフォロー情報が最新のメッセージとして表示（メッセージの一覧の一番上または一番下に表示）されるので、フォロー情報が他のメールに埋もれることを防止することができる。

なお、本発明は、上記実施の形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施の形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施の形態に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施の形態にわたる構成要素を適宜組み合わせても良い。

１００ 情報管理システム
１０１ サーバ
１０２〜１０４，９０１〜９０３ クライアント端末
３０１ 情報処理部
３０４ 起動／停止情報受信部
３０７ 起動／停止認識部
９０６ 通知情報定義部

Claims (7)

1. 利用者が自端末を利用可能な状態にあるか否かを示す利用情報をサーバに送信する送信手段、
   を備えたクライアント端末と、
   前記クライアント端末が備える前記送信手段により送信された前記利用情報を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した前記利用情報が自端末を利用可能な状態にある場合にのみ利用者に係る情報処理を実行する実行手段と、
   を備えたサーバと、
   を備えたことを特徴とする情報管理システム。
2. 前記実行手段は、前記情報処理として利用者の選択処理を実行することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
3. 前記選択処理で選択される利用者の入力を受け付ける受付手段と、
   入力を受け付けた利用者の前記利用情報が自端末を利用可能な状態にない場合、他の利用者の再入力を促すメッセージを報知する報知手段と、
   をさらに備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の情報管理システム。
4. 前記実行手段は、前記情報処理として利用者に対する情報の送信処理を実行することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
5. 前記実行手段は、前記利用情報が自端末を利用可能な状態に変化した際に前記送信処理を実行することを特徴とする請求項４に記載の情報管理システム。
6. 利用者がクライアント端末を利用可能な状態にあるか否かを示す利用情報を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した前記利用情報が自端末を利用可能な状態にある場合にのみ利用者に係る情報処理を実行する実行手段と、
   を備えたことを特徴とするサーバ。
7. サーバとクライアント端末とを備える情報管理システムの情報管理方法であって、
   前記クライアント端末に備えられる送信手段により、利用者が自端末を利用可能な状態にあるか否かを示す利用情報をサーバに送信する送信工程と、
   前記サーバに備えられる受信手段により、前記送信工程により送信された前記利用情報を受信する受信工程と、
   前記サーバに備えられる実行手段により、前記受信工程により受信した前記利用情報が自端末を利用可能な状態にある場合にのみ利用者に係る情報処理を実行する実行工程と、
   を有することを特徴とする情報管理システムの情報管理方法。

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