JP2005293049A - 電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】利用者が電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することができる電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法を提供すること。
【解決手段】記憶部３４が、電子メールに返信するよう通知をおこなうスケジュールを通知メールデータ３４ｂとして記憶し、通知情報管理部３５ｂが、記憶されたスケジュールに基づいて通知メールを生成し、他の装置から受信した電子メールの受信トレイに通知メールを擬似的に受信した電子メールとして登録する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法に関し、特に、利用者が電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することができる電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法に関する。

従来、電子メールが情報交換の手段として利用されており、電子メールの利用者は毎日数多くの電子メールを受信している。電子メールの中には、所定の期限までに忘れずに返事をすべきものも含まれているが、受信する電子メールの数が多かったり、返信期限までに時間的余裕があったりすると、返信することを忘れてしまうといったこともありうる。

そのため、特許文献１には、受信した電子メールを所定の日時に所定の宛先に再送信することにより通知をおこなう電子メール送受信機能を有するファクシミリ装置が開示されている。ここで、宛先を自分宛てに設定しておけば、その電子メールを所定の日時に再度受信することになり、返信を忘れてしまうことを防止することができる。

特開２００２−１０８７９１号公報

しかしながら、特許文献１の従来技術では、利用者が自分の電子メールの返信作業を管理するだけであっても、受信した電子メールをメールサーバに送信し、その後、送信した電子メールをメールサーバから受信して、受信電子メールの一覧に登録することとなるので、メールサーバに余分な負荷をかけるという問題があった。

また、上記従来技術では、自分宛てに宛先を変更して送信した電子メールを通知用の情報として利用するため、送信者などの情報を自由に変更することができず、受信した他の電子メールとの間で区別がつきにくいという問題があった。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するためになされたものであり、利用者が電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することができる電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明は、他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理プログラムであって、コンピュータを、前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶手段、前記スケジュール記憶手段により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理手段、として機能させることを特徴とする。

また、本発明は、前記通知情報管理手段は、前記スケジュール記憶手段により電子メールの再通知のスケジュールが記憶された場合に、前記スケジュール記憶手段により記憶された再通知のスケジュールに基づいて通知情報を再生成し、再生成された通知情報を電子メールの受信一覧に登録することを特徴とする。

また、本発明は、前記通知情報管理手段は、再生成した通知情報を登録する場合に、該通知情報に対応する過去に登録された通知情報を削除することを特徴とする。

また、本発明は、前記通知情報管理手段は、生成した通知情報の属性情報の一覧を出力し、出力した一覧における該通知情報の属性情報に対して処理内容が指定された場合に、指定された処理内容に基づいて該通知情報に対応する電子メールを検索し、検索された電子メールに対する処理を実行することを特徴とする。

また、本発明は、前記通知情報管理手段は、電子メールを識別する識別情報を生成し、生成した該識別情報を用いて前記通知情報を該電子メールに対応付けて生成することを特徴とする。

また、本発明は、コンピュータを、前記通知情報管理手段により生成された識別情報が指定された場合に該識別情報により識別される電子メールを出力する電子メール出力手段としてさらに機能させることを特徴とする。

また、本発明は、コンピュータを、受信した電子メールの属性情報に基づいて前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを設定するスケジュール設定手段としてさらに機能させ、前記スケジュール記憶手段は、前記スケジュール設定手段により設定された電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶することを特徴とする。

また、本発明は、前記通知情報管理手段は、生成した前記通知情報を該通知情報に対応する電子メールの属性情報に基づいて分類して格納することを特徴とする。

また、本発明は、他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理装置であって、前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶手段と、前記スケジュール記憶手段により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理手段と、を備えたことを特徴とする。

また、本発明は、他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理方法であって、前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶工程と、前記スケジュール記憶工程により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理工程と、を含んだことを特徴とする。

本発明によれば、コンピュータを、電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶し、記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、他の装置から受信した電子メールの受信一覧に通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録するよう機能させることとしたので、利用者が電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、電子メールの再通知のスケジュールが記憶された場合に、記憶された再通知のスケジュールに基づいて通知情報を再生成し、再生成された通知情報を電子メールの受信一覧に登録することとしたので、利用者が電子メールの返信を忘れないよう再度通知することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、再生成した通知情報を登録する場合に、その通知情報に対応する過去に登録された通知情報を削除することとしたので、通知情報がむやみに増加し、受信した電子メールの一覧が見にくくなることを防止することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、生成した通知情報の属性情報の一覧を出力し、出力した一覧における通知情報の属性情報に対して処理内容が指定された場合に、指定された処理内容に基づいて、その通知情報に対応する電子メールを検索し、検索された電子メールに対する処理を実行することとしたので、通知情報の属性情報の一覧から電子メールの開封や削除などの処理を利用者が指定することができ、利便性を高めることができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、電子メールを識別する識別情報を生成し、生成した識別情報を用いて通知情報を電子メールに対応付けて生成することとしたので、電子メールとそれに対応する通知情報とを効率的に管理することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、コンピュータを、生成された識別情報が指定された場合に、その識別情報により識別される電子メールを出力するようさらに機能させることとしたので、返信用の電子メールを利用者が容易に用意することができ、利便性を高めることができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、コンピュータを、受信した電子メールの属性情報に基づいて、電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを設定するようさらに機能させ、設定された電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶することとしたので、利用者は、あらかじめ通知をおこなう電子メールの条件を設定することができ、利便性を高めることができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、生成した通知情報を、その通知情報に対応する電子メールの属性情報に基づいて分類して格納することとしたので、利用者にとって通知情報が見やすくなるよう整理することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、本発明に係る電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法の好適な実施例を詳細に説明する。

まず、本実施例に係る電子メール管理装置の機能的構成について説明する。図１は、本実施例に係る電子メール管理装置３０の機能的構成を示す機能ブロック図である。図１に示すように、この電子メール管理装置３０は、インターネット２０を介して、端末装置１０ａ〜１０ｃに接続されている。

端末装置１０ａ〜１０ｃは、電子メールの送受信機能を有する端末装置であり、インターネット２０を介して、電子メール管理装置３０との間で電子メールの送受信をおこなう。

電子メール管理装置３０は、本発明に係る装置であり、端末装置１０ａ〜１０ｃと同様、電子メールの送受信をおこなう装置である。ただし、この電子メール管理装置３０は、単に電子メールの送受信をおこなうだけでなく、電子メールに係る情報を管理する処理をおこなう。

具体的には、電子メール管理装置３０は、利用者が、端末装置１０ａ〜１０ｃから受信した電子メールに対して返信するのを忘れないようにするために、利用者により指定された電子メールに対して、指定された日時に電子メール形式の通知メールを生成し、生成した通知メールを、端末装置１０ａ〜１０ｃから受信した電子メールを格納する受信トレイに、他の装置から擬似的に受信した電子メールとして登録する処理をおこなう。

このように、あらかじめ設定された日時に通知情報を受信トレイに内部的に追加することにより、電子メール管理装置３０は、利用者に対して、電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することができる。

図１に示すように、この電子メール管理装置３０は、インターフェース部３１、入力部３２、表示部３３、記憶部３４および制御部３５を有する。

インターフェース部３１は、端末装置１０ａ〜１０ｃとの間で電子メールなどのデータの授受をおこなうネットワークインターフェースである。入力部３２は、キーボードやマウスなどの入力デバイスである。表示部３３は、ディスプレイなどの表示デバイスである。

記憶部３４は、ハードディスク装置などの記憶デバイスであり、フォルダデータ３４ａ、通知メールデータ３４ｂおよび通知設定データ３４ｃを記憶している。

フォルダデータ３４ａは、端末装置１０ａ〜１０ｃから受信した電子メールを自動的に所定のフォルダに振り分けて記憶する際に参照される振り分けの条件を記憶したデータである。

図２は、図１に示したフォルダデータ３４ａの一例を示す図である。図２に示すように、このフォルダデータ３４ａは、判定条件およびフォルダの情報が記憶されている。判定条件は、受信した電子メールを振り分けるフォルダを判定する条件である。この判定は、電子メールの送信者や、件名、Ｃｃなどの情報を基にしておこなわれる。フォルダは、判定条件を満足した電子メールが振り分けられるフォルダの情報である。

たとえば、図２の例では、電子メールの送信者が「Ｓｕｚｕｋｉ」であった場合には、その電子メールが「顧客」フォルダに振り分けられる。また、電子メールの件名が「販売会議」であった場合には、その電子メールが「会議」フォルダに振り分けられる。

図１の説明に戻ると、通知メールデータ３４ｂは、利用者により設定された通知日時などの通知メールに係るデータを記憶したものである。図３は、図１に示した通知メールデータ３４ｂの一例を示す図である。

図３に示すように、この通知メールデータ３４ｂは、メールＩＤ、目的、件名、受信日時、通知日時、再通知、再通知間隔（時間）、コメント、完了フラグ、最近通知フラグ、前回通知日時および次回通知日時の情報を記憶している。

メールＩＤは、通知処理をおこなう電子メールを識別する識別情報である。目的および件名は、受信トレイに通知メールが登録された際に、通知メールの件名として表示される目的および件名の情報である。受信日時は、通知設定がなされた電子メールの受信日時の情報である。

通知日時は、利用者に１回目の通知をおこなう日時の情報である。再通知は、通知処理が一度なされた後、再度通知をおこなうか否かの情報を記憶したものであり、再通知をおこなう場合には「Ｙｅｓ」の情報が、再通知をおこなわない場合には「Ｎｏ」の情報が記憶される。

再通知間隔（時間）は、再通知をおこなう時間間隔の情報である。コメントは、通知メールに含まれるコメントの情報である。完了フラグは、通知処理が完了したか否かを示すフラグの情報であり、「完了」または「未完了」の情報が記憶される。この完了フラグは、利用者が返信作業をおこなった場合、あるいは、再通知設定がなされていない通知メールの通知処理が終了した場合に「完了」に設定される。

最近通知フラグは、現時刻に最も近い通知時刻である電子メールを識別するフラグであり、最も近い通知時刻である電子メールに対しては「Ｙｅｓ」が、それ以外の電子メールに対しては「Ｎｏ」のフラグが記憶される。

前回通知日時は、前回通知メールを生成し、受信トレイに登録した日時である。次回通知日時は、次回通知メールを生成し、受信トレイに登録する日時である。

図１の説明に戻ると、通知設定データ３４ｃは、端末装置１０ａ〜１０ｃから電子メールを受信した際に、図３に示した通知メールデータ３４ｂを自動的に設定する際に参照される設定条件を記憶したデータである。

図４は、図１に示した通知設定データ３４ｃの一例を示す図である。図４に示すように、この通知設定データ３４ｃには、設定条件、目的、件名、通知日時、再通知、再通知間隔（時間）およびコメントの情報が記憶されている。

設定条件は、電子メールを受信した際に、受信した電子メールに対して通知処理をおこなうように自動的に設定するか否かを判定する条件を記憶したものである。図４の例では、電子メールの送信者が「Ｓｕｚｕｋｉ」であった場合に、その電子メールに対して通知処理をおこなうように設定する。また、件名が「販売会議」であった場合にも同様に、その電子メールに対して通知処理をおこなうように設定する。

目的、件名、通知日時、再通知、再通知間隔（時間）、コメントは、受信した電子メールが設定条件を満足した場合に、図３で示した通知メールデータ３４ｂに自動的に記憶する各情報を記憶したものである。

図１の説明に戻ると、制御部３５は、電子メール管理装置３０を全体制御する制御部であり、電子メール管理部３５ａ、通知情報管理部３５ｂおよび時間計測部３５ｃを有する。

電子メール管理部３５ａは、電子メールの作成処理や送受信処理、保存処理などの電子メールの管理処理をおこなう。また、この電子メール管理部３５ａは、電子メールを受信した際にフォルダデータ３４ａを参照し、フォルダデータ３４ａに記憶された判定条件に基づいて、受信した電子メールを各フォルダに振り分けて登録する処理をおこなう。

通知情報管理部３５ｂは、利用者による通知メールの設定を受け付けて通知メールデータ３４ｂに記憶し、通知日時に到達した場合に、通知メールデータ３４ｂに記憶された設定に基づいて通知メールを生成し、受信トレイに登録する処理をおこなう。

受信した電子メールがフォルダに振り分けられて登録されている場合には、通知情報管理部３５ｂは、生成した通知メールを、その通知メールに対応する電子メールが登録されているフォルダに登録する。

図５は、電子メール管理部３５ａが、通知処理の設定データの設定受付画面の表示要求を受け付ける際に出力する選択画面４１の一例を示す図である。図５には、電子メール管理部３５ａにより表示される受信トレイ４０と、選択画面４１とが表示されている。

そして、通知情報管理部３５ｂは、選択画面４１で利用者により「通知データ設定」の項目がマウス等の操作により選択された場合に、以下に説明する通知処理の設定データの設定受付画面を表示する。

図６は、通知情報管理部３５ｂが、利用者による通知メールの設定を受け付ける際に出力する設定受付画面５０の一例を示す図である。図６に示すように、この設定受付画面５０には、通知日時を指定するプルダウンメニュー５１ａ〜５１ｅ、初回通知後に再通知をおこなうか否かを指定するチェックボックス５２ａおよび５２ｂ、再通知の時間間隔を指定するプルダウンメニュー５３、電子メールの目的を選択するプルダウンメニュー５４、プルダウンメニュー５４で直接入力を選択した場合の入力フィールド５５、コメントの入力を受け付ける文字入力フィールド５６が表示されている。

通知情報管理部３５ｂは、この設定受付画面５０で利用者からの通知メールの設定の入力を受け付け、さらに、ＯＫボタン５７がマウス等でクリックされた場合に、受け付けた設定データを通知メールデータ３４ｂに記憶する処理をおこなう。キャンセルボタン５８がクリックされた場合には、通知情報管理部３５ｂは、受け付けた設定データをキャンセルする。

図７は、通知情報管理部３５ｂにより通知メールが登録された受信トレイ６０、６１の表示の一例を示す図である。図７に示すように、受信トレイ６０には、通知情報管理部３５ｂにより生成された通知メールが電子メール形式で登録されている。ここで、通知メールの送信者は「通知システム」に設定され、件名は「［通知：依頼］調査依頼」に設定されているので、一般の電子メールとは容易に区別することができる。

また、受信トレイ６１には、１回目の通知メールが生成され、受信トレイ６０にその通知メールが登録された後、再通知処理により、再度生成された通知メールが電子メール形式で登録されている。この場合、通知メールの件名は「［再通知：依頼］調査依頼」に設定される。

また、通知メールの受信日時が、通知メールデータ３４ｂの次回通知日時、すなわち、通知メールが生成された日時に設定されて受信トレイ６０に登録されるため、受信日時順に電子メールを並べ替えるように受信トレイ６０が設定されている場合、通知メールが最新の受信メールとして最上段に表示され、利用者が通知メールを容易に確認することができる。

図８は、一般の電子メール７０および通知メール７１の表示形式の一例を示す図である。図８に示すように、一般の電子メール７０では、送信者（Ｆｒｏｍ：）が送信者の氏名やニックネームなどであるのに対し、通知メール７１では、送信者が「通知システム」となっている。

また、一般の電子メール７０では、受信日時（Ｄａｔｅ：）が送信者から電子メールを受信した日時であるのに対し、通知メール７１では、通知メールが生成された日時に設定される。

さらに、一般の電子メール７０では、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ：）が送信者により入力された件名であるのに対し、通知メール７１では、送信者により入力された件名の前に、「［通知：・・・］」あるいは「［再通知：・・・］」が付加され、通知メールであることを示す件名に設定される。

さらに、通知メール７１には、その通知メールに対応する電子メールが添付ファイルとして添付されるとともに、通知メールの本文部分には、通知メールのコメントと、その通知メールに対応する電子メールのメールＩＤとが表示される。

利用者によりメールＩＤがクリックされると、通知情報管理部３５ｂは、そのメールＩＤをキーとしてメールＩＤに該当する電子メールを検索し、検索された電子メールの宛先を送信者に設定し、電子メールファイルを返信用に編集可能な状態で開封する処理をおこなう。

これにより、利用者は、編集可能な状態に設定された電子メールに文書を追加するなどし、その後、編集した電子メールの送信を指示することにより容易に電子メールの返信作業をおこなうことができる。

また、通知情報管理部３５ｂは、通知メールデータ３４ｂに記憶された通知メールの設定データの一覧を出力する。そして、通知情報管理部３５ｂは、出力された一覧の中から設定データが利用者により指定された場合に、その設定データに対応する電子メールの内容の表示、設定データの内容の変更、あるいは、設定データの削除などの処理要求をさらに受け付け、それらの処理を実行する。

図９は、通知情報管理部３５ｂが出力する通知メールデータ一覧画面８０の一例を示す図である。図９に示すように、この通知メールデータ一覧画面８０には、通知メールデータ３４ｂに記憶されているデータが表示されている。

この通知メールデータ一覧画面８０では、単に通知メールデータ３４ｂに記憶されている設定データを表示するだけでなく、設定データが指定された場合に、その設定データに対応する電子メールの内容の表示、設定データの内容の変更、あるいは、設定データの削除などの処理要求を受け付ける処理指定画面８１が表示される。そして、処理指定画面８１において、利用者により実行される処理が指定された場合に、通知情報管理部３５ｂは、指定された処理を実行する。

さらに、通知情報管理部３５ｂは、電子メール管理部３５ａが電子メールを受信した際に、通知設定データ３４ｃを参照し、受信した電子メールに対して自動的に通知設定をおこなうか否かを判定し、通知設定をおこなうと判定した場合に、通知メールデータ３４ｂに通知日時などの通知に係るデータを設定する。

また、通知情報管理部３５ｂは、電子メールを所定のフォルダに登録するようフォルダデータ３４ａに設定され、その所定のフォルダに登録された電子メールに対する通知メールが生成した場合に、生成した通知メールを電子メールと同じフォルダに登録する処理をおこなう。

図１の説明に戻ると、時間計測部３５ｃは、設定された日時に通知メールを受信トレイに登録するために時間を計測するタイマである。

つぎに、電子メールに対する通知データの設定処理の処理手順について説明する。図１０は、電子メールに対する通知データの設定処理の処理手順を示すフローチャートである。

図１０に示すように、まず、電子メール管理装置３０の電子メール管理部３５ａは、電子メールを受信する（ステップＳ１０１）。そして、通知情報管理部３５ｂは、通知設定データ３４ｃに記憶された設定条件の情報を読み込む（ステップＳ１０２）。

その後、通知情報管理部３５ｂは、電子メールの送信者や件名などが、設定条件を満足するか否かを調べ（ステップＳ１０３）、設定条件を満足しない場合には（ステップＳ１０３，Ｎｏ）、受信した電子メールに対する利用者からの通知日時などの通知データの入力を待ち受ける（ステップＳ１０４）。ここで、通知データの入力は、図６に示したような設定受付画面５０で受け付ける。

その後、通知情報管理部３５ｂは、通知データに問題がないかどうかをチェックする（ステップＳ１０５）。具体的には、通知情報管理部３５ｂは、通知データに含まれる通知日時がすでに経過していないかどうかなどについてチェックする。

ステップＳ１０３において、電子メールの送信者や件名などが、設定条件を満足する場合には（ステップＳ１０３，Ｙｅｓ）、そのままステップＳ１０５に移行して、通知情報管理部３５ｂは、通知設定データ３４ｃの通知日時などの通知データをチェックする（ステップＳ１０５）。

そして、通知データに問題がある場合には（ステップＳ１０６，Ｎｏ）、そのままこの通知データの設定処理を終了する。通知データに問題がない場合には（ステップＳ１０６，Ｙｅｓ）、通知情報管理部３５ｂは、電子メールを識別するメールＩＤを生成し（ステップＳ１０７）、生成したメールＩＤと通知データとを通知メールデータ３４ｂに記憶する（ステップＳ１０８）。

その後、通知情報管理部３５ｂは、他の通知データに対してタイマーが設定済みであるかどうかを調べる（ステップＳ１０９）。そして、タイマーが設定済みである場合には（ステップＳ１０９，Ｙｅｓ）、通知情報管理部３５ｂは、他の通知データのタイマー時刻が、通知メールデータ３４ｂに記憶された当該通知データの初回の通知日時よりも後であるかどうかを調べる（ステップＳ１１０）。

タイマー時刻が、当該通知データの初回の通知日時よりも後である場合には（ステップＳ１１０，Ｙｅｓ）、時間計測部３５ｃは、他の通知データに設定されたタイマーを解除して（ステップＳ１１１）、当該通知データに対してタイマーを設定し（ステップＳ１１２）、この通知データの設定処理を終了する。このように、本処理では、通知までの時間が最も近い通知データに対してタイマーを設定する処理をおこなう。

ステップＳ１０９において、他の通知データに対してタイマーが設定済みでない場合には（ステップＳ１０９，Ｎｏ）、ステップＳ１１２に移行して、時間計測部３５ｃは、当該通知データに対してタイマーを設定する処理をおこなう。

また、ステップＳ１１０において、タイマー時刻が、当該通知データの初回の通知日時よりも後でない場合には（ステップＳ１１０，Ｎｏ）、そのままこの通知データの設定処理を終了する。なお、図１０の説明では、電子メールを受信した際に通知データの設定処理をおこなったが、過去に受信済みの電子メールに対してステップＳ１０４以降の処理をおこなうことにより通知データの設定をおこなうことも可能である。

つぎに、通知データが設定された電子メールに対する通知処理の処理手順について説明する。図１１は、通知データが設定された電子メールに対する通知処理の処理手順を示すフローチャートである。

まず、電子メール管理装置３０の通知情報管理部３５ｂは、通知メールデータ３４ｂから通知データを１件読み込む（ステップＳ２０１）。そして、通知情報管理部３５ｂは、通知メールデータ３４ｂの完了フラグを参照し、読み込んだ通知データが通知処理が完了したものであるかどうかを調べる（ステップＳ２０２）。

通知処理が完了した通知データでない場合には（ステップＳ２０２，Ｎｏ）、通知情報管理部３５ｂは、タイマーが設定された通知データかどうかを調べる（ステップＳ２０３）。そして、タイマーが設定された通知データである場合には（ステップＳ２０３，Ｙｅｓ）、通知情報管理部３５ｂは、初回の通知かどうかを調べる（ステップＳ２０４）。

初回の通知である場合には（ステップＳ２０４，Ｙｅｓ）、通知情報管理部３５ｂは、通知メールデータ３４ｂに記憶された目的や件名、コメントなどの情報を基に、通知メールを作成し（ステップＳ２０５）、作成した通知メールを受信トレイに追加して利用者に通知をおこなう（ステップＳ２０６）。

ステップＳ２０４において、初回の通知でない場合、すなわち、再通知である場合には（ステップＳ２０４，Ｎｏ）、通知情報管理部３５ｂは、前回作成した通知メールを検索する（ステップＳ２１５）。具体的には、通知情報管理部３５ｂは、電子メールの送信者が「通知システム」であるか、Ｓｕｂｊｅｃｔが「［通知：・・・］・・・」あるいは「［再通知：・・・］・・・」であるか、前回通知日時、コメントの内容の情報を基にして、前回作成した通知メールを検索する。

その後、通知情報管理部３５ｂは、検索した前回の通知メールから、新規通知メールを作成する（ステップＳ２１６）。具体的には、通知情報管理部３５ｂは、図７の受信トレイ６１において示したように、前回作成した通知メールの件名を［通知：・・・］から［再通知：・・・］に変更するとともに、受信日時を通知メールを再作成した日時に変更する。

その後、通知情報管理部３５ｂは、前回作成した通知メールを受信トレイから削除して（ステップＳ２１７）、ステップＳ２０６に移行し、作成した新規通知メールを受信トレイに追加して利用者に通知をおこない、それ以後の処理を継続する。

ステップＳ２０６の後、通知情報管理部３５ｂは、ステップＳ２０５またはステップＳ２１６で作成した通知メールの通知日時を通知メールデータ３４ｂの前回通知日時に記憶する（ステップＳ２０７）。

そして、通知情報管理部３５ｂは、通知データに再通知をおこなうように指定されているかどうかを調べ（ステップＳ２０８）、再通知をおこなうように指定されている場合には（ステップＳ２０８，Ｙｅｓ）、次回に通知をおこなう通知日時を算出し、通知メールデータ３４ｂの次回通知日時に算出した通知日時を記憶する（ステップＳ２０９）。

具体的には、通知情報管理部３５ｂは、
（次回通知日時）＝（前回通知日時）＋（再通知間隔）
から次回通知日時を算出する処理をおこなう。

その後、通知情報管理部３５ｂは、算出した次回通知日時がこれまでに設定された次回通知日時の中で現時点に最近のものであるかどうかを調べ（ステップＳ２１０）、最近の通知日時である場合には、通知メールデータ３４ｂの最近通知フラグに「Ｙｅｓ」情報を記憶することにより、当該通知データを最近通知データとして設定する（ステップＳ２１１）。

その後、通知情報管理部３５ｂは、通知メールデータ３４ｂに記憶された全通知データを読み込んだかどうかを調べ（ステップＳ２１２）、まだ読み込んでいない通知データがある場合には（ステップＳ２１２，Ｎｏ）、ステップＳ２０１に移行して、通知メールデータ３４ｂから次の通知データを１件読み込む。

ステップＳ２０２において、ステップＳ２０１で読み込んだ通知データが、通知処理が完了したものである場合には（ステップＳ２０２，Ｎｏ）、通知情報管理部３５ｂは、ステップＳ２０２からステップＳ２１１の通知メール作成処理をおこなわず、ステップＳ２１２に移行し、それ以後の処理を継続する。

また、ステップＳ２０８において、通知データに再通知をおこなうように指定されていない場合には（ステップＳ２０８，Ｎｏ）、通知情報管理部３５ｂは、通知メールの次回通知日時の情報を削除する（ステップＳ２１８）。そして、ステップＳ２１２に移行し、それ以後の処理を継続する。

また、ステップＳ２１０において、これまでに設定された次回通知日時の中で、当該通知データに対して算出された次回通知日時が現時点に最近のものでない場合には（ステップＳ２１０，Ｎｏ）、ステップＳ２１２に移行し、それ以後の処理を継続する。

ステップＳ２１２の後、通知情報管理部３５ｂは、通知処理が未完了の通知データがあるかどうかを判定し（ステップＳ２１３）、通知処理が未完了の通知データがある場合には（ステップＳ２１３，Ｙｅｓ）、通知メールデータ３４ｂの最近通知フラグが「Ｙｅｓ」である最近通知データに対してタイマーを設定し（ステップＳ２１４）、この通知処理を終了する。通知処理が未完了の通知データがない場合には（ステップＳ２１３，Ｎｏ）、そのままこの通知処理を終了する。

ところで、上記実施例で説明した電子メール管理装置および電子メール管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナルコンピュータやワークステーションなどのコンピュータシステムで実行することによって実現することができる。

そこで、以下では、上記実施例で説明した電子メール管理装置（電子メール管理方法）と同様の機能を有する電子メール管理プログラムを実行するコンピュータシステムについて説明する。

図１２は、本実施例に係るコンピュータシステム１００の構成を示すシステム構成図であり、図１３は、図１２に示したコンピュータシステム１００に係る本体部１０１の構成を示すブロック図である。

図１２に示すように、本実施例に係るコンピュータシステム１００は、本体部１０１と、本体部１０１からの指示によって表示画面１０２ａに画像などの情報を表示するためのディスプレイ１０２と、このコンピュータシステム１００に種々の情報を入力するためのキーボード１０３と、ディスプレイ１０２の表示画面１０２ａ上の任意の位置を指定するためのマウス１０４とを備える。

また、このコンピュータシステム１００における本体部１０１は、図１３に示すように、ＣＰＵ１２１と、ＲＡＭ１２２と、ＲＯＭ１２３と、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１２４と、ＣＤ−ＲＯＭ１０９を受け入れるＣＤ−ＲＯＭドライブ１２５と、フレキシブルディスク（ＦＤ）１０８を受け入れるＦＤドライブ１２６と、ディスプレイ１０２、キーボード１０３並びにマウス１０４を接続するＩ／Ｏインターフェース１２７と、ローカルエリアネットワークまたはワイドエリアネットワーク（ＬＡＮ／ＷＡＮ）１０６に接続するＬＡＮインターフェース１２８と、を備える。

さらに、このコンピュータシステム１００には、インターネットなどの公衆回線１０７に接続するためのモデム１０５が接続されるとともに、ＬＡＮインターフェース１２８およびＬＡＮ／ＷＡＮ１０６を介して、他のコンピュータシステム（ＰＣ）１１１、サーバ１１２並びにプリンタ１１３などが接続される。

そして、このコンピュータシステム１００は、所定の記録媒体に記録された電子メール管理プログラムを読み出して実行することで、電子メール管理装置（電子メール管理方法）を実現する。

ここで、所定の記録媒体とは、フレキシブルディスク（ＦＤ）１０８、ＣＤ−ＲＯＭ１０９、ＭＯディスク、ＤＶＤディスク、光磁気ディスク、ＩＣカードなどの「可搬用の物理媒体」の他に、コンピュータシステム１００の内外に備えられるハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１２４や、ＲＡＭ１２２、ＲＯＭ１２３などの「固定用の物理媒体」、さらに、モデム１０５を介して接続される公衆回線１０７や、他のコンピュータシステム１１１並びにサーバ１１２が接続されるＬＡＮ／ＷＡＮ１０６などのように、プログラムの送信に際して短期にプログラムを保持する「通信媒体」など、コンピュータシステム１００によって読み取り可能な電子メール管理プログラムを記録する、あらゆる記録媒体を含むものである。

すなわち、電子メール管理プログラムは、上記した「可搬用の物理媒体」、「固定用の物理媒体」、「通信媒体」などの記録媒体に、コンピュータ読み取り可能に記録されるものであり、コンピュータシステム１００は、このような記録媒体から電子メール管理プログラムを読み出して実行することで電子メール管理装置および電子メール管理方法を実現する。

なお、電子メール管理プログラムは、コンピュータシステム１００によって実行されることに限定されるものではなく、他のコンピュータシステム１１１またはサーバ１１２が電子メール管理プログラムを実行する場合や、これらが協働して電子メール管理プログラムを実行するような場合にも、本発明を同様に適用することができる。

上述してきたように、本実施例では、記憶部３４が、電子メールに返信するよう通知をおこなうスケジュールを通知メールデータ３４ｂとして記憶し、通知情報管理部３５ｂが、記憶されたスケジュールに基づいて通知メールを生成し、他の装置から受信した電子メールの受信トレイに通知メールを擬似的に受信した電子メールとして登録することとしたので、利用者が電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することができる。

また、本実施例では、記憶部３４の通知メールデータ３４ｂに、電子メールの再通知のスケジュールが記憶された場合に、通知情報管理部３５ｂが、記憶された再通知のスケジュールに基づいて通知メールを再生成し、再生成された通知メールを電子メールの受信トレイに登録することとしたので、利用者が電子メールの返信を忘れないよう再度通知することができる。

また、本実施例では、通知情報管理部３５ｂが、再生成した通知メールを登録する場合に、その通知メールに対応する過去に登録された通知メールを削除することとしたので、通知メールがむやみに増加し、受信した電子メールの一覧が見にくくなることを防止することができる。

また、本実施例では、通知情報管理部３５ｂが、生成した通知メールの属性情報の一覧を通知メールデータ一覧画面８０として出力し、出力した通知メールデータ一覧画面８０における通知メールの属性情報に対して処理内容が指定された場合に、指定された処理内容に基づいて、その通知メールに対応する電子メールを検索し、検索された電子メールに対する処理を実行することとしたので、通知メールの属性情報の一覧から電子メールの開封や削除などの処理を利用者が指定することができ、利便性を高めることができる。

また、本実施例では、通知情報管理部３５ｂが、電子メールを識別するメールＩＤを生成し、生成したメールＩＤを用いて通知メールを電子メールに対応付けて生成することとしたので、電子メールとそれに対応する通知メールとを効率的に管理することができる。

また、本実施例では、通知情報管理部３５ｂが、生成されたメールＩＤが指定された場合に、そのメールＩＤにより識別される電子メールを出力することとしたので、返信用の電子メールを利用者が容易に用意することができ、利便性を高めることができる。

また、本実施例では、通知情報管理部３５ｂが、通知設定データ３４ｃを参照し、受信した電子メールの属性情報に基づいて、電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを設定し、記憶部３４が、設定された電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを通知メールデータ３４ｂとして記憶することとしたので、利用者は、あらかじめ通知をおこなう電子メールの条件を設定することができ、利便性を高めることができる。

また、本実施例では、通知情報管理部３５ｂが、生成した通知メールを、その通知メールに対応する電子メールの属性情報に基づいて分類して格納することとしたので、利用者にとって通知メールが見やすくなるよう整理することができる。

さて、これまで本発明の実施例について説明したが、本発明は上述した実施例以外にも、上記特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施例にて実施されてもよいものである。

また、本実施例において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。

この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

また、図示した装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示のように構成されていることを要しない。すなわち、上記装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。

さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

（付記１）他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理プログラムであって、
コンピュータを、
前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶手段、
前記スケジュール記憶手段により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理手段、
として機能させることを特徴とする電子メール管理プログラム。

（付記２）前記通知情報管理手段は、前記スケジュール記憶手段により電子メールの再通知のスケジュールが記憶された場合に、前記スケジュール記憶手段により記憶された再通知のスケジュールに基づいて通知情報を再生成し、再生成された通知情報を電子メールの受信一覧に登録することを特徴とする付記１に記載の電子メール管理プログラム。

（付記３）前記通知情報管理手段は、再生成した通知情報を登録する場合に、該通知情報に対応する過去に登録された通知情報を削除することを特徴とする付記２に記載の電子メール管理プログラム。

（付記４）前記通知情報管理手段は、生成した通知情報の属性情報の一覧を出力し、出力した一覧における該通知情報の属性情報に対して処理内容が指定された場合に、指定された処理内容に基づいて該通知情報に対応する電子メールを検索し、検索された電子メールに対する処理を実行することを特徴とする付記１、２または３に記載の電子メール管理プログラム。

（付記５）前記通知情報管理手段は、電子メールを識別する識別情報を生成し、生成した該識別情報を用いて前記通知情報を該電子メールに対応付けて生成することを特徴とする付記１〜４のいずれか１つに記載の電子メール管理プログラム。

（付記６）コンピュータを、前記通知情報管理手段により生成された識別情報が指定された場合に該識別情報により識別される電子メールを出力する電子メール出力手段としてさらに機能させることを特徴とする付記５に記載の電子メール管理プログラム。

（付記７）コンピュータを、受信した電子メールの属性情報に基づいて前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを設定するスケジュール設定手段としてさらに機能させ、前記スケジュール記憶手段は、前記スケジュール設定手段により設定された電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶することを特徴とする付記１〜６のいずれか１つに記載の電子メール管理プログラム。

（付記８）前記通知情報管理手段は、生成した前記通知情報を該通知情報に対応する電子メールの属性情報に基づいて分類して格納することを特徴とする付記１〜７のいずれか１つに記載の電子メール管理プログラム。

（付記９）他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理装置であって、
前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶手段と、
前記スケジュール記憶手段により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理手段と、
を備えたことを特徴とする電子メール管理装置。

（付記１０）他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理方法であって、
前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶工程と、
前記スケジュール記憶工程により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理工程と、
を含んだことを特徴とする電子メール管理方法。

以上のように、本発明にかかる電子メール管理プログラム、電子メール管理装置および電子メール管理方法は、利用者が電子メールの返信を忘れないよう効率的かつ効果的に通知することが必要な電子メール管理システムに有用である。

本実施例に係る電子メール管理装置３０の機能的構成を示す機能ブロック図である。 図１に示したフォルダデータ３４ａの一例を示す図である。 図１に示した通知メールデータ３４ｂの一例を示す図である。 図１に示した通知設定データ３４ｃの一例を示す図である。 通知処理の設定データの設定受付画面の表示要求を受け付ける選択画面４１の一例を示す図である。 利用者による通知メールの設定を受け付ける際に出力される設定受付画面５０の一例を示す図である。 通知メールが登録された受信トレイ６０、６１の表示の一例を示す図である。 一般の電子メール７０および通知メール７１の表示形式の一例を示す図である。 通知メールデータ一覧画面８０の一例を示す図である。 電子メールに対する通知データの設定処理の処理手順を示すフローチャートである。 通知データが設定された電子メールに対する通知処理の処理手順を示すフローチャートである。 本実施例に係るコンピュータシステム１００の構成を示すシステム構成図である。 図１２に示したコンピュータシステム１００に係る本体部１０１の構成を示すブロック図である。

符号の説明

１０ａ〜１０ｃ 端末装置
２０ インターネット
３０ 電子メール管理装置
３１ インターフェース部
３２ 入力部
３３ 表示部
３４ 記憶部
３４ａ フォルダデータ
３４ｂ 通知メールデータ
３４ｃ 通知設定データ
３５ 制御部
３５ａ 電子メール管理部
３５ｂ 通知情報管理部
３５ｃ 時間計測部

Claims (5)

1. 他の装置から受信した電子メールに係る情報を管理する電子メール管理プログラムであって、
   コンピュータを、
   前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶するスケジュール記憶手段、
   前記スケジュール記憶手段により記憶されたスケジュールに基づいて電子メールに係る通知情報を生成し、前記他の装置から受信した電子メールの受信一覧に前記通知情報を擬似的に受信した電子メールとして登録する通知情報管理手段、
   として機能させることを特徴とする電子メール管理プログラム。
2. 前記通知情報管理手段は、前記スケジュール記憶手段により電子メールの再通知のスケジュールが記憶された場合に、前記スケジュール記憶手段により記憶された再通知のスケジュールに基づいて通知情報を再生成し、再生成された通知情報を電子メールの受信一覧に登録することを特徴とする請求項１に記載の電子メール管理プログラム。
3. 前記通知情報管理手段は、再生成した通知情報を登録する場合に、該通知情報に対応する過去に登録された通知情報を削除することを特徴とする請求項２に記載の電子メール管理プログラム。
4. 前記通知情報管理手段は、電子メールを識別する識別情報を生成し、生成した該識別情報を用いて前記通知情報を該電子メールに対応付けて生成することを特徴とする請求項１、２または３に記載の電子メール管理プログラム。
5. コンピュータを、受信した電子メールの属性情報に基づいて前記電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを設定するスケジュール設定手段としてさらに機能させ、前記スケジュール記憶手段は、前記スケジュール設定手段により設定された電子メールに係る通知をおこなうスケジュールを記憶することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の電子メール管理プログラム。

Images