JP2007065787A - メール送受信プログラムおよびメール送受信装置 - Google Patents

Abstract

【課題】不適切な電子メールの送信を事前に防止することができるメール送受信プログラムおよびメール送受信装置を提供すること。
【解決手段】メール送受信装置は、送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、メールが組織外に送信されるか否かを判定する手段と、メールが組織外へ送信されると判定された場合に、メールの送信者に対してその送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、メールの送信を承認する承認者を選択させる手段と、選択された承認者によってメールの送信が承認されるまでメールを送信保留状態とする手段とを備える。
【選択図】 図１

Description

この発明は、電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムおよびメール送受信装置に関し、特に、不適切な電子メールの送信を事前に防止することができるメール送受信プログラムおよびメール送受信装置に関する。

電子メールの普及にともない、企業においても社内および社外との情報のやりとりに電子メールをもちいることが一般的になっている。企業において電子メールをもちいる場合、送信されるメールは組織の代表としての性格を有することがあるにもかかわらず、メールの内容は送信者と送信者により指定された受信者にしか分からないという問題がある。

そこで、特許文献１では、メールのヘッダ情報等を解析することによってメールの送信者もしくは受信者の属するグループを特定し、特定したグループに対応する保存領域にメールを保存するシステムに関する技術が開示されている。

この技術をもちいることにより、グループのメンバーは、他のメンバーが送信もしくは受信したメールの内容を確認できるようになり、情報の共有化が図られるとともに電子メールによる不適切な行為の監視をおこなうことも可能になる。

特開２００３−１９８６３３号公報

しかしながら、特許文献１で開示されている技術は、不適切な電子メールの送信を事後的に知ることはできても防止することはできない。一般に一旦送信された電子メールは取り消すことができないため、重大な損害をもたらすメールの送信が事後的にわかったとしても根本的な対処をとることができない。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するためになされたものであり、不適切な電子メールの送信を事前に防止することができるメール送受信プログラムおよびメール送受信装置を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明は、電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムであって、送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定手順と、前記送信先判定手順によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御手順と、前記画面制御手順において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御手順とをコンピュータに実行させることを特徴とする。

また、本発明は、電子メールの配送をおこなうメール送受信装置であって、送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定手段と、前記送信先判定手段によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御手段と、前記画面制御手段において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御手段とを備えたことを特徴とする。

この発明によれば、組織外へ送信されると判定されたメールの送信を保留し、承認者に承認を求めた後に送信をおこなうように構成したので、不適切なメールの送信を事前に防止することができる。

また、送信者が複数の候補の中からメールの承認者を選択することができるように構成したので、適切な選択をおこなうことにより、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができる。

また、本発明は、上記の発明において、記画面制御手順は、送信保留状態となっているメールの送信者が承認者を選択しなおすための画面を表示することを特徴とする。

この発明によれば、送信者がメールの承認者を変更することができるように構成したので、状況に応じて承認者を変更することにより、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができる。

また、本発明は、上記の発明において、前記画面制御手順において選択された承認者に対して、メールの送信の承認が要求されている旨を通知するメールを送信する手順をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。

この発明によれば、メールの承認者に対して承認が要求されている旨をメールで通知するように構成したので、承認者に承認の依頼を早期に知らせることができ、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができる。

また、本発明は、上記の発明において、前記メール送信制御手順は、承認者の指示に従って送信保留状態のメールの送信者の情報を該承認者に置き換えて送信することを特徴とする。

この発明によれば、承認者がメールの送信者を自分に変更できるように構成したので、送信者が不適切なメールを容易に修正して送信することができる。

本発明によれば、組織外へ送信されると判定されたメールの送信を保留し、承認者に承認を求めた後に送信をおこなうように構成したので、不適切なメールの送信を事前に防止することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、送信者が複数の候補の中からメールの承認者を選択することができるように構成したので、適切な選択をおこなうことにより、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、送信者がメールの承認者を変更することができるように構成したので、状況に応じて承認者を変更することにより、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、メールの承認者に対して承認が要求されている旨をメールで通知するように構成したので、承認者に承認の依頼を早期に知らせることができ、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、承認者がメールの送信者を自分に変更できるように構成したので、送信者が不適切なメールを容易に修正して送信することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、本発明に係るメール送受信プログラムおよびメール送受信装置の好適な実施の形態を詳細に説明する。

まず、本実施例に係るメール送受信方式の概要について説明する。図１は、本実施例に係るメール送受信方式の概要を説明するための説明図である。

同図に示すように、本実施例に係るメール送受信装置１００は、メールの配送依頼を受けると、送信先が組織外であるか否かを判定する。そして、送信先が組織外であると判定した場合は、メールを承認待ちの状態として承認者に組織外への送信の承認を求める。

承認待ちの状態となったメールは、承認者の承認が得られるまでは送信を保留され、承認が得られてはじめて組織外へ送信される。もし、承認者の承認が得られなかった場合には、メールは送信否決の状態となり、送信されずにメール送受信装置１００内に残される。

このように、本実施例に係るメール送受信方式では、メールの送信先が組織外であると判定した場合に、承認者の承認が得られるまでは組織外への送信を保留するように構成したので、不適切なメールの外部への送信を事前に防止することができる。

ここで、メール送受信装置１００の基本機能について説明しておく。図２は、本実施例に係るメール送受信装置１００の基本機能を説明するための説明図である。同図に示すように、メール送受信装置１００は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）機能と、ＰＯＰ（Post Office Protocol）／ＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）機能と、ＷＥＢメール機能という３つの基本機能を有する。

ＳＭＴＰ機能は、メールの配送をおこなう機能である。具体的には、配送を依頼されたメールのヘッダ情報から配送先を決定し、決定した配送先へメールを配送する処理をおこなう。メールの配送の依頼元は、端末装置２０１〜２０２のようなメールの送信者が利用する端末装置、もしくは、メール送受信装置１０１〜１０３のような他のメール送受信装置である。また、メールの配送先は、メール送受信装置１０１〜１０３のような他のメール送受信装置、または、メール送受信装置１００内のメールスプールである。

ＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能は、メール送受信装置１００内のメールスプールに格納されているメールを受信者の求めに応じて受信もしくは閲覧させる機能である。受信もしくは閲覧に際しては、ユーザ名とパスワードを送信させ、予め登録されている認証情報と一致した場合のみ、当該ユーザのメールの受信もしくは閲覧をおこなわせる。

ＷＥＢメール機能は、ＷＥＢブラウザ上でメールの送受信を可能にする機能である。この機能は、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）に基づいてユーザの要求を受け付け、必要に応じてＳＭＴＰ機能やＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能を内部的に呼び出してメールの送受信を実現する。

ユーザがメール送受信装置１００の機能を利用する形態は、大別して２種類ある。一つは、端末装置２０１のように端末装置内に導入されたメール端末プログラム２１０をユーザが操作する形態である。この形態の場合、メール送受信装置１００のＳＭＴＰ機能を利用してメールの送信をおこない、ＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能を利用してメールの受信もしくは閲覧をおこなうことになる。

もう一つの形態は、端末装置２０２のように端末装置内に導入されたＷＥＢブラウザ２２０をユーザが操作する形態である。この形態の場合、メール送受信装置１００のＷＥＢメール機能を利用してメールの送信と閲覧をおこなう。この形態は、使い勝手の面で前者の形態に及ばないが、複数の端末装置からメールの送信と閲覧をおこなうことができる長所がある。

次に、本実施例に係るメール送受信装置１００の構成について説明する。図３は、本実施例に係るメール送受信装置１００の構成を示す機能ブロック図である。同時に示すように、メール送受信装置１００は、ネットワークインターフェース部１１０と、制御部１２０と、記憶部１３０とを有する。ネットワークインターフェース部１１０は、ネットワークを通じて各種の情報をやり取りするためのインターフェース部である。

制御部１２０は、メール送受信装置１００を全体制御する制御部であり、メール配送部１２１と、メール受信応対部１２２と、ＨＴＴＰ制御部１２３と、メール管理部１２４とを有する。

メール配送部１２１は、メールの配送をおこなう処理部であり、図２のＳＭＴＰ機能を実現する。メール受信応対部１２２は、記憶部１３０のメール記憶部１３３に記憶されているメールの受信もしくは閲覧をおこなわせる処理部であり、図２のＰＯＰ／ＩＭＡＰ機能を実現する。

ＨＴＴＰ制御部１２３は、ＨＴＴＰによる通信を制御する処理部であり、メール管理部１２４と連携して図２のＷＥＢメール機能を実現する。メール管理部１２４は、メールの送受信や管理に関連した各種の処理をおこなう処理部である。

記憶部１３０は、各種情報を記憶する記憶部であり、認証データ記憶部１３１と、メール属性記憶部１３２と、メール記憶部１３３と、運用情報記憶部１３４とを有する。

認証データ記憶部１３１は、メール受信応対部１２２がユーザを認証するための認証情報を記憶する記憶部である。メール属性記憶部１３２は、メールの各種属性情報を記憶する記憶部である。メール記憶部１３３は、当該のメール送受信装置宛に配送されたメールと当該のメール送受信装置から発信されたメールとを記憶する記憶部であり、メールスプールに相当する。運用情報記憶部１３４は、メールの管理に必要な各種情報を記憶する記憶部である。

図４は、図３に示した認証データ記憶部１３１の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように認証データ記憶部１３１は、ユーザマスタ１３１ａを記憶する。

ユーザマスタ１３１ａは、メール送受信装置１００にユーザ登録されたユーザに関する情報を保持する。図５に示すように、ユーザマスタ１３１ａは、ユーザＩＤ、パスワード、ユーザ名、ユーザアドレス、承認用アドレスといった項目を有し、ユーザごとにデータが１件ずつ作成される。

ユーザＩＤは、ユーザを識別するためのＩＤであり、パスワードは、ユーザＩＤとの組合せでユーザを認証するためのパスワードである。ユーザ名は、ユーザの名前であり、ユーザアドレスは、ユーザに割り当てられたメールアドレスである。

承認用アドレスは、当該のユーザがメールの送信者から承認者として選択され、さらに、送信者が承認者に対して承認を求めている旨を通知することを求めた場合に承認要求通知メールが送信されるメールアドレスである。ここに携帯電話端末でもちいるメールアドレス等を登録しておくことにより、承認者が出張等により社外にいる場合であってもメールの承認を迅速におこなうことが可能になる。

図６は、図３に示したメール属性記憶部１３２の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すようにメール属性記憶部１３２は、送信メールテーブル１３２ａと、申請状況テーブル１３２ｂとを記憶する。

送信メールテーブル１３２ａは、メール送受信装置１００から発信されたメールに関する情報を保持する。図７に示すように、送信メールテーブル１３２ａは、メールＩＤ、送信者ＩＤ、送信者名、状態、格納先といった項目を有し、発信されたメールごとにデータが１件ずつ作成される。

メールＩＤは、メールを識別するためのＩＤである。送信者ＩＤは、送信者を識別するためのＩＤであり、ユーザマスタ１３１ａのユーザＩＤと対応する。送信者名は、送信者の名前である。状態は、メールの状態を示し、格納先は、メール記憶部１３３におけるメールの物理的もしくは論理的な格納場所を示す。

状態は、「送信済」、「申請中」、「可決」、「否決」もしくは「削除」のいずれか一つの値をとる。「送信済」は、メールが承認を必要とせずに送信されたことを意味する。「申請中」は、メールが外部への送信の承認を待っている状態であることを意味する。「可決」は、メールが承認を受けて送信されたことを意味する。「否決」は、メールが外部への送信を否決されたことを意味する。「削除」は、メールが送信者によって削除されごみ箱に入った状態であることを意味する。なお、メールがごみ箱からも削除された場合は、送信メールテーブル１３２ａの該当するデータも削除される。

申請状況テーブル１３２ｂは、メールの送信に際して承認が必要と判定されたメールに関する情報を保持する。図８に示すように、申請状況テーブル１３２ｂは、申請Ｎｏ、メールＩＤ、送信者ＩＤ、送信者名、回送先ＩＤ、回送者名、状態、申請日、判定日といった項目を有し、承認が必要と判定されたメールごとにデータが１件ずつ作成される。

申請Ｎｏは、申請状況テーブル１３２ｂのデータを識別するためのＩＤである。メールＩＤは、メールを識別するためのＩＤであり、送信メールテーブル１３２ａのメールＩＤと対応する。申請者ＩＤは、送信者を識別するためのＩＤであり、ユーザマスタ１３１ａのユーザＩＤと対応する。申請者名は、送信者の名前である。

回送先ＩＤは、承認者を識別するためのＩＤであり、ユーザマスタ１３１ａのユーザＩＤと対応する。回送先名は、承認者の名前である。状態は、メールの状態を示し、「申請中」、「可決」もしくは「否決」のいずれか一つの値をとる。申請日は、承認が必要と判定された日であり、判定日は承認者による判定がおこなわれた日である。

図９は、図３に示した運用情報記憶部１３４の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように運用情報記憶部１３４は、承認者マスタ１３４ａを記憶する。

承認者マスタ１３４ａは、送信者が選択可能な承認者に関する情報を保持する。図１０に示すように、承認者マスタ１３４ａは、申請者ＩＤ、回送先ＩＤといった項目を有し、送信者が選択可能な承認者ごとにデータが１件ずつ作成される。

申請者ＩＤは、送信者を識別するためのＩＤであり、ユーザマスタ１３１ａのユーザＩＤと対応する。回送先ＩＤは、承認者を識別するためのＩＤであり、ユーザマスタ１３１ａのユーザＩＤと対応する。承認者は、たとえば、送信者の上司であり、承認者マスタ１３４ａは、一人の送信者に対して複数の承認者を対応付けて保持することができる。

図１１は、図３に示したメール管理部１２４の構成を示す機能ブロック図である。同図に示すように、メール管理部１２４は、送信先判定部１２４ａと、承認者選択部１２４ｂと、メール操作部１２４ｃと、画面制御部１２４ｄとを有する。

送信先判定部１２４ａは、ＷＥＢメール機能をもちいて作成されたメールの送信先が組織外であるか否かを判定する処理部である。メールの送信先が組織外であるか否かの判定は、たとえば、送信先のメールアドレスのドメインが当該の組織のドメインと同一であるか否かを比較することでおこなう。

なお、ここでいう組織とは必要に応じて範囲を定めることができるものとする。会社の場合でいえば、たとえば、一つの部門を組織として扱ってもよいし、会社全体を組織として扱ってもよい。

承認者選択部１２４ｂは、ＷＥＢメール機能をもちいて作成されたメールの送信先が組織外であると送信先判定部１２４ａが判定した場合に、そのメールの承認者の候補を選択する処理部である。承認者の候補の選択は、承認者マスタ１３４ａを参照して、送信者と対応付けられている承認者を抽出することによりおこなわれる。また、承認者選択部１２４ｂは、ユーザマスタ１３１ａを参照して、承認者の候補に承認用アドレスが設定されているか否かの確認もおこなう。

承認者選択部１２４ｂの選択結果は、画面制御部１２４ｄにより回送先選択画面として表示され、送信者は、回送先選択画面に表示された承認者の一覧からメール送信の承認者を選択する。

メール操作部１２４ｃは、メールの状態を管理する処理部である。具体的には、承認者による画面からの指示に従ってメールの状態を変更したり、送信者による画面からの指示に従ってメールの承認者を変更したりという処理をおこなう。

画面制御部１２４ｄは、ＷＥＢメール機能を実現するための各種画面を生成する処理部である。具体的には、メールの作成と送信をおこなうためのメール送信画面やメールの承認者を選択するための回送先選択画面等を生成する。

次に、画面制御部１２４ｄが生成する各種画面について説明する。図１２は、メール送信画面の一例を示すサンプル図である。この画面は、ユーザがＷＥＢメール機能のログイン画面にてユーザＩＤとパスワードを入力して認証を受けた後に、メールを新規に作成するための新規作成ボタンを押下した場合に表示される。

同図に示すように、メール送信画面の上部には、再表示ボタン、新規作成ボタン、検索ボタンという３つのボタンが配置される。再表示ボタンは、メールの受信状況等を反映させて画面の表示内容を最新の状態に更新するためのボタンである。新規作成ボタンは、メールを新規に作成するためにメール送信画面を呼び出すためのボタンである。検索ボタンは、メールの検索をおこなう画面を呼び出すためのボタンである。

また、メール送信画面の左側には、フォルダ一覧が表示される。画面制御部１２４ｄは、ユーザが送信もしくは受信したメールが状態別にフォルダに格納されているかのように分類し、フォルダごとのメールの件数をフォルダ一覧に表示する。

フォルダ一覧の表示領域は複数の領域に分かれて表示される。図１２の例では、フォルダ一覧の上側には、送信先判定部１２４ａにより組織外へのメールであると判定されたメールの表示領域である承認状況表示領域が表示され、下側には、その他のメールの表示領域である送受信状況表示領域が表示される。

承認状況表示領域には、送信メールテーブル１３２ａにデータが格納されているメールのうち、送信者ＩＤがユーザのログインＩＤ（ユーザがログイン画面にて入力したユーザＩＤをいう）と一致し、状態が「申請中」、「可決」、「否決」のいずれかであるメールの件数が状態別に表示される。

図１２の例では、状態が「申請中」のメールが３件あり、「可決」のメールが５件あり、「否決」のメールが７件ある旨が表示されている。

送受信状況表示領域には、ユーザ宛に受信されているメールの件数と、送信メールテーブル１３２ａにデータが格納されているメールのうち、送信者ＩＤがユーザのログインＩＤと一致し、状態が「送信済」もしくは「削除」のいずれかであるメールの件数が表示される。メールの件数は、「受信箱」、「送信箱」および「ごみ箱」という３つのフォルダに分かれて表示される。

「受信箱」の件数は、ユーザ宛に受信されているメールの件数を示す。「送信箱」の件巣は、送信メールテーブル１３２ａにデータが格納されているメールのうち、送信者ＩＤがユーザのログインＩＤと一致し、状態が「送信済」であるメールの件数を示す。「ごみ箱」の件巣は、送信メールテーブル１３２ａにデータが格納されているメールのうち、送信者ＩＤがユーザのログインＩＤと一致し、状態が「削除」であるメールの件数と、ユーザ宛に受信されてごみ箱に格納されているメールの件数の合計を示す。

図１２の例では、「受信箱」にメールが１０件あり、「送信箱」にメールが８件あり、「ごみ箱」にメールが３件ある旨が表示されている。

このように、画面の上部に再表示ボタン、新規作成ボタン、検索ボタンという３つのボタンが配置され、左側にフォルダ一覧が表示されるという構成は、以下で説明する他の画面にも共通する構成である。

メール送信画面の右側には、メールの送信に必要な各種の情報を入力するための入力項目が配置される。具体的には、送信先を指定するための宛先（ＴＯ）、ＣＣおよびＢＣＣの各入力項目、件名の入力項目、本文の入力項目、メールの送信を実行するための送信ボタン、送信先のメールアドレスが登録されたアドレス帳から送信先を選択する画面を表示するためのアドレス帳ボタンが配置される。

ユーザがこれらの入力項目に必要な事項を入力し、送信ボタンを押下すると、送信先判定部１２４ａが送信先のアドレスを検査し、メールが組織外へ送信されるか否かを判定する。ここで、メールが組織外へ送信されないと判定された場合、メール操作部１２４ｃは、メールをメール配送部１２１に引き渡し、これを送信させる。さらに、送信メールテーブル１３２ａに状態が「送信済」のデータを登録し、この結果、フォルダ一覧の「送信箱」に表示される件数が１件加算されることになる。

メールが組織外へ送信されると判定された場合、画面制御部１２４ｄは、承認者選択部１２４ｂに承認者の候補を選択させ、その結果を回送先選択画面に表示する。

図１３は、回送先選択画面の一例を示すサンプル図である。同図に示すように、回送先選択画面には、承認者マスタ１３４ａの登録内容に従って承認者（回送先）の候補の一覧が表示される。また、ユーザマスタ１３１ａにおいて承認者の候補者に承認用アドレスが登録されている場合は、同一候補者についてメール通知の有無による２通りの候補が表示される。

この画面においてユーザが承認者を選択し、回送実行ボタンを押下すると、メール操作部１２４ｃは、送信メールテーブル１３２ａに状態が「申請中」のデータを登録し、この結果、フォルダ一覧の「申請中」に表示される件数が１件加算されることになる。また、申請状況テーブル１３２ｂにもデータを登録し、状態を「申請中」に設定する。

ここで、メール通知を要する旨が表示された承認者をユーザが選択した場合、メール操作部１２４ｃは、ユーザマスタ１３１ａから承認者の承認用アドレスを取得し、このメールアドレスに対して承認要求通知メールを送信する。

承認要求通知メールは、承認者に対してメールの承認依頼があることを通知するメールであり、後述するメール送信承認画面を表示するためのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）も記載される。このメールを携帯端末等で受信することにより、承認者は離席している状態でもメールの承認依頼があることを知り、さらに対処をおこなうことができる。

メールの送信は、急を要する場合があるが、承認者が不在の場合はメールの送信が滞ることになる。この問題を解消するため、本実施例にかかるメール送受信方式は、以下の特徴を備えている。

まず、承認者マスタ１３４ａにおいて送信者に対応付けて複数の承認者を登録することができるようになっているので、送信者は、状況に応じて迅速に承認を受けられそうな承認者を選択することができる。また、送信者は、上記のようにメール通知を要求して承認者に対して承認要求通知メールを送信させることができる。さらに、後述するように、一旦選択した承認者を随時変更することもできる。

送信の承認を待っているメールの一覧は、フォルダ一覧の「申請中」の文字列をマウス等で選択することにより表示される。「申請中」の文字列は、アンカーとなっており、選択することによって申請中メール一覧画面が表示される。

図１４は、申請中メール一覧画面の一例を示すサンプル図である。同図に示すように、申請中メール一覧画面には、送信メールテーブル１３２ａにデータが格納されているメールのうち、送信者ＩＤがユーザのログインＩＤと一致し、状態が「申請中」であるメールの一覧が表示される。この一覧の中で、件名に相当する文字列はアンカーとなっており、選択することによって申請中メール更新画面が表示される。

図１５は、申請中メール更新画面の一例を示すサンプル図である。同図に示すように、申請中メール更新画面は、図１２に示したメール送信画面と同様の画面構成を有するが、送信ボタンがなく、更新ボタンと回送先変更ボタンを備えている点において異なっている。

申請中メール更新画面の各入力項目には、申請中メール一覧画面で選択されたメールのヘッダや本文に設定されている情報が表示される。これらの情報を変更したい場合は、入力項目の内容を変更して更新ボタンを押下すれば承認待ちの状態のメールに反映される。

また、回送先変更ボタンを押下すれば、図１３に示した回送先選択画面が表示され、承認者を変更することができる。承認者を変更した場合、メール操作部１２４ｃは、申請状況テーブル１３２ｂの回送先ＩＤと回送先名の値を変更後の承認者に対応した値へ更新する。

続いて、承認者が参照する画面について説明する。図１６は、未決メール一覧画面の一例を示すサンプル図である。承認者マスタ１３４ａに承認者として登録されているユーザがＷＥＢメール機能で参照する画面には、フォルダ一覧に承認対象表示領域が表示される。

承認対象表示領域には、申請状況テーブル１３２ｂにデータが格納されているメールのうち、回送先ＩＤがユーザのログインＩＤと一致するメールの件数が状態別に表示される。具体的には、状態が「申請中」であるメールの件数が「未決」として表示され、状態が「可決」もしくは「否決」であるメールの件数が「既決」として表示される。

図１６の例では、「未決」のメールが４件あり、「既決」のメールが１件ある旨が表示されている。なお、図１６の例では、図示の都合上、承認状況表示領域を省略しているが、承認者であっても、組織外へメールを送信する場合はあるので、フォルダ一覧に承認状況表示領域は存在する。

承認対象表示領域の「未決」の文字列はアンカーとなっており、選択することによって未決メール一覧画面が表示されるようになっている。同様に、「既決」の文字列もアンカーとなっており、選択することによって既決メール一覧画面が表示されるようになっている。

図１６に示すように、未決メール一覧画面には、申請状況テーブル１３２ｂにデータが格納されているメールのうち、回送先ＩＤがユーザのログインＩＤと一致し、状態が「申請中」であるメールの一覧が表示される。この一覧の中で、件名に相当する文字列はアンカーとなっており、選択することによってメール送信承認画面が表示される。

図１７は、メール送信承認画面の一例を示すサンプル図である。同図に示すように、メール送信承認画面には、未決メール一覧画面で選択されたメールのヘッダや本文に設定されている情報が表示される。また、承認ボタンと否認ボタンを備えており、承認者は、メールの内容を確認した上でいずれかを押下する。

承認ボタンが押下された場合、メール操作部１２４ｃは、送信メールテーブル１３２ａと申請状況テーブル１３２ｂの該当データの状態を「可決」に更新する。そして、メールをメール配送部１２１に引き渡し、これを送信させる。一方、否認ボタンが押下された場合は、メールの送信はおこなわず、送信メールテーブル１３２ａと申請状況テーブル１３２ｂの該当データの状態を「否決」に更新する。

メール送信承認画面においては、メールを送信する場合に送信者を送信者のままとするか、あるいは、送信者を承認者に置き換えるかを選択できるようになっており、メール操作部１２４ｃは、送信者を承認者に置き換えるように選択された場合は、メールをメール配送部１２１に引き渡す前にメールの送信者の情報を承認者に置き換える。

このように、送信者を置き換えることにより、本来、上司が判断すべき内容を部下が回答しようとしている場合等に、適切な対応を迅速かつ容易にとることができる。

承認者がメール送信承認画面においてメールの承認もしくは否認をおこなった結果は、承認対象表示領域、未決メール一覧画面および既決メール一覧画面に反映される。ここでは、図１７に示したメール送信承認画面において、承認者がメールの送信を承認したものとして説明する。

図１８は、承認後の未決メール一覧画面の一例を示すサンプル画面である。同図に示すように、メール送信承認画面においてメールの送信が承認された後は、承認対象表示領域の「未決」の件数が１減算され、「既決」の件数が１加算される。また、一覧に表示されるメールの件数も１件減少する。

図１９は、既決メール一覧画面の一例を示すサンプル画面である。同図に示すように、メール送信承認画面においてメールの送信が承認された後は、承認されたメールの情報がメールの一覧に追加され、状態が「可決」として表示される。

次に、図３に示したメール送受信装置１００の処理手順について説明する。図２０は、図３に示したメール送受信装置１００のメール送信時の処理手順を示すフローチャートである。

メール送信画面において送信ボタンが押下され、送受信装置１００がそれを受け付けると（ステップＳ１０１）、送信先判定部１２４ａが送信先のメールアドレスを取得し、メールの送信先が組織外であるかどうかを判定する（ステップＳ１０２）。

ここで、メールの送信先が組織外であると判定された場合は（ステップＳ１０３肯定）、承認者選択部１２４ｂが送信者に対応した承認者を選択し、画面制御部１２４ｄがその情報を回送先選択画面に表示する（ステップＳ１０４）。

そして、回送先選択画面にて承認者が選択されたならば、メール操作部１２４ｃがその情報を取得し（ステップＳ１０５）、送信メールテーブル１３２ａにデータを登録して状態を「申請中」に設定し（ステップＳ１０６）、さらに、申請状況テーブル１３２ｂにもデータを登録して状態を「申請中」に設定する（ステップＳ１０７）。

そして、通知が必要な場合は（ステップＳ１０８肯定）、ユーザマスタ１３１ａから承認者の承認用アドレスを取得し、このメールアドレスに対して承認要求通知メールを送信する（ステップＳ１０９）。

送信先判定部１２４ａによりメールの送信先が組織外ではないと判定された場合は（ステップＳ１０３否定）、メール操作部１２４ｃは、メールをメール配送部１２１に引き渡し、これを送信させる（ステップＳ１１０）。さらに、送信メールテーブル１３２ａにデータを登録して状態を「送信済」に設定する（ステップＳ１１１）。

続いて、承認者によってメール送信が承認された場合の処理手順について説明する。図２１は、図３に示したメール送受信装置１００のメール送信承認時の処理手順を示すフローチャートである。

メール送信承認画面における承認者の選択結果を送受信装置１００が受け付け（ステップＳ２０１）、その選択結果がメールの送信を承認するものであった場合は（ステップＳ２０２肯定）、メール操作部１２４ｃが申請状況テーブル１３２ｂの該当データの状態を「可決」に設定する（ステップＳ２０３）。

ここで、送信者を承認者に置き換えるように選択されている場合は（ステップＳ２０４肯定）、送信元の情報を申請者に置き換える（ステップＳ２０５）。そして、メールをメール配送部１２１に引き渡し、これを送信させて処理を終了する（ステップＳ２０６）。

メール送信承認画面における承認者の選択結果がメールの送信を承認しないものであった場合は（ステップＳ２０２否定）、メール操作部１２４ｃが申請状況テーブル１３２ｂの該当データの状態を「否決」に設定して処理を終了する（ステップＳ２０７）。

上記実施例で説明したメール送受信装置１００の各種の処理は、あらかじめ用意されたメール送受信プログラムをコンピュータで実行することによって実現することができる。そこで、以下では、図１３をもちいて、メール送受信プログラムを実行するコンピュータの一例を説明する。

図１３は、メール送受信プログラムを実行するコンピュータを示す機能ブロック図である。このコンピュータ１０００は、ユーザからのデータの入力を受け付ける入力装置１０１０、モニタ１０２０、各種プログラムを記録した記録媒体からプログラムを読み取る媒体読取り装置１０３０、各種情報を一時記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）１０４０、ネットワークを介して他のコンピュータとの間でデータの授受をおこなうネットワークインターフェース装置１０５０、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０６０およびＣＰＵ（Central Processing Unit）１０７０をバス１０８０で接続して構成される。

そして、ＨＤＤ１０６０には、メール送受信装置１００の機能と同様の機能を発揮するプログラムであるメール送受信プログラム１０６０ｃが記憶されている。ＨＤＤ１０６０には、図３の認証データ記憶部１３１、メール属性記憶部１３２および運用情報記憶部１３４に対応するメール送受信用ＤＢ１０６０ａも記憶される。また、メール記憶部１３３に対応するメールスプール１０６０ｂも設けられる。

なお、メール送受信用ＤＢ１０６０ａについては、適宜統合または分散して配置することとしてもよい。

そして、ＣＰＵ１０７０が、メール送受信プログラム１０６０ｃをＨＤＤ１０６０から読み出して実行することにより、同プログラムは、メール送受信プロセス１０７０ａとして機能するようになる。このメール送受信プロセス１０７０ａは、図３に示した制御部１２０に対応する。

また、ＣＰＵ１０７０は、ＨＤＤ１０６０のメール送受信用ＤＢ１０６０ａから適宜必要な情報を読み出してＲＡＭ１０４０にメール送受信用データ１０４０ａとして格納し、このＲＡＭ１０４０に格納されたメール送受信用データ１０４０ａに基づいて各種データ処理を実行する。

なお、上記のメール送受信プログラム１０６０ｃについては、必ずしもＨＤＤ１０６０に格納されている必要はなく、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記憶されたメール送受信プログラム１０６０ｃを、コンピュータ１０００が読み出して実行するようにしてもよい。また、公衆回線、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ等を介してコンピュータ１０００に接続される他のコンピュータ（またはサーバ）などにメール送受信プログラム１０６０ｃを記憶させておき、コンピュータ１０００がこれらからプログラムを読み出して実行するようにしてもよい。

上述してきたように、本実施例では、組織外へ送信されると判定されたメールの送信を保留し、承認者に承認を求めた後に送信をおこなうように構成したので、不適切なメールの送信を事前に防止することができる。

また、送信者が複数の候補の中からメールの承認者を選択することができるように構成したので、適切な選択をおこなうことにより、承認の工程の存在によるメールの送信の遅延を最小化することができる。

なお、上記の実施例では、メール送受信装置１００がＳＭＴＰ等のインターネットにおいて標準的なプロトコルに従ってメールの送受信をおこなうことを前提として説明をおこなったが、本発明にかかるメールの送受信方式は、その他のプロトコルに従ってメールの送受信をおこなう場合にも有効である。

（付記１）電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムであって、
送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定手順と、
前記送信先判定手順によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御手順と、
前記画面制御手順において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御手順と
をコンピュータに実行させることを特徴とするメール送受信プログラム。

（付記２）前記画面制御手順は、送信保留状態となっているメールの送信者が承認者を選択しなおすための画面を表示することを特徴とする付記１に記載のメール送受信プログラム。

（付記３）前記画面制御手順において選択された承認者に対して、メールの送信の承認が要求されている旨を通知するメールを送信する手順をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする付記１または２に記載のメール送受信プログラム。

（付記４）前記メール送信制御手順は、承認者の指示に従って送信保留状態のメールの送信者の情報を該承認者に置き換えて送信することを特徴とする付記１〜３のいずれか一つに記載のメール送受信プログラム。

（付記５）電子メールの配送をおこなうメール送受信装置であって、
送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定手段と、
前記送信先判定手段によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御手段と、
前記画面制御手段において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御手段と
を備えたことを特徴とするメール送受信装置。

（付記６）前記画面制御手段は、送信保留状態となっているメールの送信者が承認者を選択しなおすための画面を表示することを特徴とする付記５に記載のメール送受信装置。

（付記７）前記画面制御手段において選択された承認者に対して、メールの送信の承認が要求されている旨を通知するメールを送信する手段をさらに備えたことを特徴とする付記５または６に記載のメール送受信装置。

（付記８）前記メール送信制御手段は、承認者の指示に従って送信保留状態のメールの送信者の情報を該承認者に置き換えて送信することを特徴とする付記５〜７のいずれか一つに記載のメール送受信装置。

（付記９）電子メールの配送をおこなうメール送受信方法であって、
送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定工程と、
前記送信先判定工程によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御工程と、
前記画面制御工程において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御工程と
を含んだことを特徴とするメール送受信方法。

（付記１０）前記画面制御工程において選択された承認者に対して、メールの送信の承認が要求されている旨を通知するメールを送信する工程をさらに含んだことを特徴とする付記９に記載のメール送受信方法。

（付記１１）前記メール送信制御工程は、承認者の指示に従って送信保留状態のメールの送信者の情報を該承認者に置き換えて送信することを特徴とする付記９または１０に記載のメール送受信方法。

以上のように、本発明に係るメール送受信プログラムおよびメール送受信装置は、メールの配送に有用であり、特に、不適切な電子メールの送信を事前に防止することが必要な場合に適している。

本実施例に係るメール送受信方式の概要を説明するための説明図である。 本実施例に係るメール送受信装置の基本機能を説明するための説明図である。 本実施例に係るメール送受信装置の構成を示す機能ブロック図である。 図３に示した認証データ記憶部の構成を示す機能ブロック図である。 ユーザマスタのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 図３に示したメール属性記憶部の構成を示す機能ブロック図である。 送信メールテーブルのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 申請状況テーブルのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 図３に示した運用情報記憶部の構成を示す機能ブロック図である。 承認者マスタのデータ構成の一例を示すデータ構成図である。 図３に示したメール管理部の構成を示す機能ブロック図である。 メール送信画面の一例を示すサンプル図である。 回送先選択画面の一例を示すサンプル図である。 申請中メール一覧画面の一例を示すサンプル図である。 申請中メール更新画面の一例を示すサンプル図である。 未決メール一覧画面の一例を示すサンプル図である。 メール送信承認画面の一例を示すサンプル図である。 承認後の未決メール一覧画面の一例を示すサンプル図である。 既決メール一覧画面の一例を示すサンプル図である。 図３に示したメール送受信装置のメール送信時の処理手順を示すフローチャートである。 図３に示したメール送受信装置のメール送信承認時の処理手順を示すフローチャートである。 メール送受信プログラムを実行するコンピュータを示す機能ブロック図である。

符号の説明

１００〜１０３ メール送受信装置
１１０ ネットワークインターフェース部
１２０ 制御部
１２１ メール配送部
１２２ メール受信応対部
１２３ ＨＴＴＰ制御部
１２４ メール管理部
１２４ａ 送信先判定部
１２４ｂ 承認者選択部
１２４ｃ メール操作部
１２４ｄ 画面制御部
１３０ 記憶部
１３１ 認証データ記憶部
１３１ａ ユーザマスタ
１３２ メール属性記憶部
１３２ａ 送信メールテーブル
１３２ｂ 申請状況テーブル
１３３ メール記憶部
１３４ 運用情報記憶部
１３４ａ 承認者マスタ
２０１〜２０２ 端末装置
２１０ メール端末プログラム
２２０ ＷＥＢブラウザ
１０００ コンピュータ
１０１０ 入力装置
１０２０ モニタ
１０３０ 媒体読取り装置
１０４０ ＲＡＭ
１０４０ａ メール送受信用データ
１０５０ ネットワークインターフェース装置
１０６０ ＨＤＤ
１０６０ａ メール送受信用ＤＢ
１０６０ｂ メールスプール
１０６０ｃ メール送受信プログラム
１０７０ ＣＰＵ
１０７０ａ メール送受信プロセス
１０８０ バス

Claims (5)

1. 電子メールの配送をおこなうメール送受信プログラムであって、
   送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定手順と、
   前記送信先判定手順によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御手順と、
   前記画面制御手順において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御手順と
   をコンピュータに実行させることを特徴とするメール送受信プログラム。
2. 記画面制御手順は、送信保留状態となっているメールの送信者が承認者を選択しなおすための画面を表示することを特徴とする請求項１に記載のメール送受信プログラム。
3. 前記画面制御手順において選択された承認者に対して、メールの送信の承認が要求されている旨を通知するメールを送信する手順をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項１または２に記載のメール送受信プログラム。
4. 前記メール送信制御手順は、承認者の指示に従って送信保留状態のメールの送信者の情報を該承認者に置き換えて送信することを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載のメール送受信プログラム。
5. 電子メールの配送をおこなうメール送受信装置であって、
   送信を求められたメールの送信先のメールアドレスを取得し、該メールが組織外に送信されるか否かを判定する送信先判定手段と、
   前記送信先判定手段によりメールが組織外へ送信されると判定された場合に、前記メールの送信者に対して該送信者と関連付けられて記憶された承認者の一覧を表示し、前記メールの送信を承認する承認者を選択させる画面制御手段と、
   前記画面制御手段において選択された承認者によってメールの送信が承認されるまで前記メールを送信保留状態とするメール送信制御手段と
   を備えたことを特徴とするメール送受信装置。

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