JP2012123775A - 情報処理装置、およびその情報処理方法、情報処理システム、プログラム、記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】簡易な操作手順で、メール内容について承認依頼を可能とする技術を提供する。
【解決手段】クライアント端末から電子メールを受信するメール受信手段と、前記メール受信手段により受信された電子メールの送信先のうち、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段と、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスに対して承認依頼を行う指定がされているかを判定する判定手段と、前記判定手段により、承認依頼を行う指定がされていると判定した場合、承認依頼を行うメールアドレスを指定して、前記ワークフローサーバへ承認処理の要求を行う要求手段と、前記要求手段に応じて、前記ワークフローサーバからの承認処理の結果を受信する結果受信手段と、前記結果受信手段により受信した結果に応じて、メール送信にかかる制御を行うメール制御手段とを備える。
【選択図】図３

Description

メールに記載の内容をワークフローの流れで承認する技術に関する。

ＩＴ技術の発達により、各種業務において電子メールは欠かすことができないツールとなっている。

現状の電子メールの仕組みは、メールを送信すると直ちに相手方へ送信することとなるため、特に重要な内容をメールで送信する際は、事前に別のワークフローシステム等により承認を経た後、その内容をメールに記載して送る必要があった。そのためユーザにとっては手間となっていた。

特許文献１には、専用メーラを導入することなく、電子メールベースの稟議システムを実現する技術が開示されている。

特開２０１０−１２８７９７号公報

しかしながら、特許文献１に記載の技術では、稟議メールを受信して稟議の内容を確認すべきユーザの順番を指定する必要があるため、通常のメール操作の手順とは別に、承認を受けるユーザの指定を行うという新たな操作負担が増えることとなる。

そこで、本発明は、上記課題を解決するものであり、簡易な操作手順で、メール内容について承認依頼を可能とする技術を提供する。

本発明は、ワークフロー処理を実行するワークフローサーバと、メールの送受信にかかる制御を行うメールサーバとがネットワークを介して通信可能な情報処理システムであって、クライアント端末から電子メールを受信するメール受信手段と、前記メール受信手段により受信された電子メールの送信先のうち、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段と、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスに対して承認依頼を行う指定がされているかを判定する判定手段と、前記判定手段により、承認依頼を行う指定がされていると判定した場合、承認依頼を行うメールアドレスを指定して、前記ワークフローサーバへ承認処理の要求を行う要求手段と、前記要求手段に応じて、前記ワークフローサーバからの承認処理の結果を受信する結果受信手段と、前記結果受信手段により受信した結果に応じて、メール送信にかかる制御を行うメール制御手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、簡易な操作手順で、メール内容について承認依頼が可能となる。

本発明における電子メールシステム（ウェブメールシステム）の構成の一例を表す図である。 ウェブメールサーバ１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。 承認ワークフローを経てメールを送信する処理の流れを示すフローチャートである。 メール作成画面の一例を示す図である。 設定ファイルの一例を示す図である。 ワークフロー処理の詳細な処理の流れを示すフローチャートである。 承認依頼メールの一例を示す図である。 確認依頼画面（１）の一例を示す図である。 確認依頼画面（２）の一例を示す図である。 確認メールの一覧画面の一例を示す図である。 確認メールの内容画面の一例を示す図である。 第二の実施の形態における処理の流れを示すフローチャート（１）である。 第二の実施の形態における処理の流れを示すフローチャート（２）である。 第二の実施の形態における処理の流れを示すフローチャート（３）である。

以下、本発明の実施形態について図面を基に説明する。

図１は、本発明における電子メールシステム（ウェブメールシステム）の構成の一例を表す図である。

図１において電子メールシステムは、ウェブメールサーバ１０１と、ワークフローサーバ１０２と、メールを送信するユーザが使用するクライアント端末１０３がネットワーク１００を介して接続可能な状態にある。

本発明でいうウェブメールとは、クライアント端末１０３のウェブブラウザで利用することができる電子メールシステムのことを指す。受信したメールの閲覧や、新規メッセージの作成・送信などをウェブブラウザのみで行なうことができる。クライアント端末にメールソフトをインストールしてメールの送受信を管理する電子メールシステムとは異なり、すべてのメール送受信をサーバ側で管理するため、ユーザは、ウェブブラウザを用いることでどこにいてもメールの作成、受信、閲覧を行うことが可能である。

ウェブメールサーバ１０１は、ユーザアカウント毎のメール使用を記憶管理する。

ワークフローサーバ１０２は、電子メールから起案された案件をワークフローの流れに乗せて処理するサーバである。

クライアント端末１０３は、ユーザ操作によりウェブブラウザを用いて本発明の電子メールシステムへアクセスをする。

本図１では、ウェブメールサーバ１０１及びワークフローサーバ１０２が別個の筐体で示されているが、同一筐体内に構成することも可能であり、本発明に係る電子メールシステムを運用する形態に応じて各種構成をとることが可能である。

次に、図２を用いて、図１に示したウェブメールサーバ１０１（ワークフローサーバ１０２を含む。）のハードウェア構成について説明する。図２は、ウェブメールサーバ１０１に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。なお、図２のブロック図はワークフローサーバ１０２及び、クライアント端末１０３にも適用可能である。

図２に示すように、ウェブメールサーバ１０１は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０７、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８等が接続された構成を採る。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。また、本発明を実施するために必要な情報が記憶されている。なお外部メモリはデータベースであってもよい。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス（等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。

ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。尚、表示器は液晶ディスプレイ等の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。

メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｍｅｍｏｒｙ Ｃａｒｄ ＩｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌＡｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク（例えば、図１に示したネットワーク１００）を介して外部機器と接続・通信し、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等によるユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイルおよび各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明についても後述する。

次に、一般ユーザが通常のメール送信を行う一連の操作において、メールの内容について承認を受ける処理の流れを図３〜７を用いて説明する。

図３は、本発明の実施の形態における承認ワークフローを経てメールを送信する処理の流れを示すフローチャートである。

まず、一般ユーザは、クライアント端末を操作し、メールを送信する操作を行う。

Ｓ３０１において、クライアント端末は、ユーザの指示に従って、ウェブブラウザを起動する。

Ｓ３０２において、クライアント端末は、ウェブメールサーバへメール作成画面を要求する。なお、ユーザを識別する場合は、ログイン処理を行った後、この処理が実行される。

Ｓ３０３において、ウェブメールサーバは、要求を受け付ける。

Ｓ３０４において、ウェブメールサーバは、メール作成画面情報を送信する。

Ｓ３０５において、クライアント端末は、メール作成画面情報を受信する。

Ｓ３０６において、クライアント端末は、メール作成画面情報を用いて、メール作成画面をブラウザに表示する（図４）。

図４は、メール作成画面の例を示す図である。

ユーザは、宛先４０１に送信先のアドレスを入力する。また、必要に応じて、Ｃｃ欄４０２、Ｂｃｃ欄４０３にアドレスの指定を行う。その他、ユーザは、件名４０４にメールのタイトルを、本文４０５にメールの本文を入力する（Ｓ３０７）。

最後に、送信ボタン４０６を押下することで、クライアント端末へ、メールの送信指示を行う（Ｓ３０８）。

なお、通常のメールの仕組みにおいて、宛先は、本来メールを送る宛先（Ｔｏ）を示すものであり、Ｃｃ（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）やＢｃｃ（Ｂｌｉｎｄ Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）は、本来メールを送る宛先以外に、同じ内容のメールを送りたい場合に指定する宛先である。

本実施の形態では、このＣｃやＢｃｃに指定したアドレスに対して、承認依頼を送ることができるため、ユーザが新たな操作を覚える必要がなくなる。

そこで、本実施の形態において、承認がなされた後にメールが送信されることとなるＴｏに指定する宛先を「第一の宛先」と呼び、一方、Ｔｏに指定された宛先に送る前に、メール本文の内容について承認依頼を送ることとなるＣｃやＢｃｃに指定する宛先を「第二の宛先」と呼ぶものとする。通常、第二の宛先は、第一の宛先へ送信するメール本文のコピーメール（控えメールともいう）を送信する宛先として使われるが、本実施の形態では、直ちに、メールを送信するのではなく、第二の宛先に対する承認ワークフローが開始され、承認後に第一の宛先にメールが送信されることとなる。

例えば、ユーザは、Ｂｃｃに指定したアドレスに承認メールが送信されることを知っていれば、Ｂｃｃに上司のメールアドレスを設定してメールを送信するだけで承認のワークフローが流れることとなる。

Ｓ３０９において、ウェブメールサーバは、クライアント端末から、送信メールを受信する。

Ｓ３１０において、ウェブメールサーバは、「Ｃｃ」または「Ｂｃｃ」の宛先指定がなされているか判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ３１１へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ３１９へ進む。

Ｓ３１１において、ウェブメールサーバは、ワークフロー指定があるか判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ３１２へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ３１９へ進む。

ここで、ワークフロー指定を判定する方法として、ウェブメールサーバにおいて、予め設定ファイルを用意しておき、その設定ファイルの内容に従って判定する方法と、クライアント端末から送信されるメールにワークフロー指定がなされているかにより判定する方法の２つの方法がある。

まず、ウェブメールサーバにおいて、予め設定ファイルを用意しておき、その設定ファイルの内容に従って判定する方法を説明する。

設定ファイルは、管理者が用意するものであり、例えば、図５に設定ファイルの一例を示す。

設定ファイル５０１は、全てのユーザのメールに対して適用可能な設定ファイルの例である。この例では、ｂｃｃに指定されている宛先に承認依頼を送るという内容となっている。従って、ＣｃとＢｃｃに宛先指定されている場合、Ｂｃｃに宛先のみ、承認依頼を送ることとなる。

なお、上述した通り、承認がなされた後にメールが送信されることとなるＴｏに指定する宛先を「第一の宛先」と、承認依頼を送ることとなるＣｃやＢｃｃに指定する宛先を「第二の宛先」と呼ぶものとしたが、この設定では、Ｂｃｃの宛先のみに、承認依頼が送られることとなるため、Ｂｃｃに指定された宛先が「第二の宛先」となる。

一方、設定ファイル５０２は、任意のユーザのメールに対して適用可能な設定ファイルの例である。この例では、送信元アドレスが「ｓｕｚｕｋｉ＠ｋａｎｎｏｎ−ｊｓ．ｃｏｍ」というユーザから送信されたメールについて、ＣｃとＢｃｃに指定されている宛先に承認依頼を送るという内容となっている。

ここでは、ＣｃとＢｃｃに指定されている宛先に承認依頼を送ることなるため、ＣｃとＢｃｃに指定されている宛先は、「第二の宛先」となる。

いずれの設定ファイルを利用するかは、ウェブメールサーバを利用するユーザのセキュリティポリシー等に従って自由に決めることができる。

次に、クライアント端末から送信されるメールにワークフロー指定がなされているかにより判定する方法を説明する。

これは、ユーザがメールを作成する際、明示的に、ＣｃやＢｃｃの宛先に承認依頼を送る指定がなされているかにより判定を行うものである。実現方法として、例えば、ＣｃやＢｃｃを指定する際に、承認依頼を送るかユーザに確認する画面で指定を促したり、メール送信時に、ＣｃやＢｃｃに指定されている宛先から承認依頼を行う任意のアドレスを指定させてもよい。また、指定された内容は、メールのヘッダ情報に埋め込むことで、ウェブメールサーバは、指定された内容を識別することが可能となる。

この実現方法の場合、承認依頼先として指定された宛先が「第二の宛先」となる。

続いて、ウェブメールサーバからワークフローサーバへ承認依頼を送る流れを説明する。

Ｓ３１２において、ウェブメールサーバは、ワークフローサーバへワークフロー処理を要求する。この際、承認依頼を行うＣｃやＢｃｃに指定されたアドレス情報も通知する。

Ｓ３１３において、ワークフローサーバは、ワークフロー処理要求を受け付ける。

Ｓ３１４において、ワークフローサーバは、ワークフロー処理を実行する。本処理の詳細は、図６のフローチャートを用いて説明する。

図６は、ワークフロー処理の詳細な処理の流れを示すフローチャートである。

Ｓ６０１において、ワークフローサーバは、ワークフローの登録を行う。具体的には、ウェブメールサーバから承認依頼を受けたメールをワークフロー案件としてデータベースへ登録を行う。

Ｓ６０２において、ワークフローサーバは、承認者を抽出する。具体的には、承認依頼を行う、承認者のメールアドレスを抽出する。このメールアドレスは、ウェブメールサーバからの承認依頼時に通知されているものである。

Ｓ６０２において、ワークフローサーバは、抽出された宛先に対して、承認依頼のメールを送信する。ここで、抽出された宛先へ送信する方法として、複数の方法を取ることができる。

（１）指定された順番に送信する方法
例えば、Ｂｃｃに、宛先ａ、宛先ｂ、宛先ｃの順に指定されている場合、ａ→ｂ→ｃの順に送信する。また、ＣｃとＢｃｃの両方に承認依頼を送る場合は、さらにＣｃ→Ｂｃｃの順に送信する。この方法は、全ての人から承認を得る必要がある場合に有効である。

（２）指定された宛先に同時に送信する方法
例えば、承認先に、宛先ａ、宛先ｂ、宛先ｃの指定がされている場合、ａ、ｂ、ｃへ同時に送信する。この方法は、同じ承認権限を持つａ、ｂ、ｃの中の誰かに承認を得ることができればよい場合に有効である。

（３）１と２を組み合わせた方法
例えば、Ｃｃの宛先は、同時に送信し、Ｂｃｃの宛先は、順番に送信する。１と２を組み合わせることで、より高度な承認依頼を実現することが可能となる。

承認依頼方法は、管理者がワークフローサーバへ予め設定しておいても良いし、メール送信者がメール送信時に指定をしても良い。メール送信時に指定する場合、メールのヘッダに指定内容を埋め込むことで、ウェブメールサーバを介してワークフローサーバは指定内容を知ることができる。さらに、ウェブメールサーバに指定方法を設定しておくことで、Ｓ３１２の処理において、ワークフローサーバへ指定しても良い。

次に、承認依頼を受けたユーザの操作の流れを説明する。Ｓ６０４において、ウェブメールサーバは、承認依頼メールを受信する。承認依頼を受けたユーザは、メール受信画面から承認依頼メールを確認することができる。

図７は、承認依頼メールの一例を示す図である。

承認依頼メールは、受信トレイ７０１に通常のメールと共に受信している（７０２）。そして、承認依頼メールを選択すると７０３のような文面が表示される。この例では、送信日時「２０１０年１１月１１日１４時４５分」に差出人「ｓｕｚｕｋｉ＠ｋａｎｎｏｎ−ｊｓ．ｃｏｍ」により送信されたメールについての承認依頼であることを示している。また、送信しようとしている内容は、件名「お見積りの件」として、宛先「ｙａｍｄａ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」へ、見積りについてのメールを送ることを確認することができる。承認依頼を受けたユーザは、内容について承認する場合は、７０４の宛先へ、否認する場合は７０５の宛先へメールを返信することにより、承認依頼に対する応答をする（Ｓ６０５）。

Ｓ６０６において、ワークフローサーバは、承認依頼をしたユーザからのメールを受信する。

Ｓ６０７において、ワークフローサーバは、結果が承認であるかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ６０８へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ６１０へ進む。ここで、判定は、受信したメールの宛先が承認用の宛先で受信したか、否認用の宛先で受信したかにより判定を行う。

Ｓ６０８において、ワークフローサーバは、承認依頼をすべき全てのユーザに対して承認依頼メールを送信したかを判断する。Ｙｅｓの場合、Ｓ６０９へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ６０２へ戻る。なお、承認依頼をすべきユーザは、Ｓ６０２において、承認依頼者を抽出する際に、決定されている。また、送信する順序は、任意の方法を取ることができる。

Ｓ６０９において、ワークフローサーバは、承認処理を行う。具体的には、ウェブメールサーバへ通知する承認である旨の通知の準備と、データベースへ登録したワークフロー案件において承認依頼者毎に承認または否認である旨が追記される。

また、Ｓ６０９において、ワークフローサーバは、否認処理を行う。具体的には、ウェブメールサーバへ通知する否認である旨の通知の準備と、データベースへ登録したワークフロー案件において承認依頼者毎に承認または否認である旨が追記される。

以上、図６を用いて、ワークフロー処理の詳細な処理の流れを説明した。

ここで、図３の説明へ戻る。

Ｓ３１５において、ワークフローサーバは、結果（承認もしくは否認）をウェブメールサーバへ通知する。

Ｓ３１６において、ウェブメールサーバは、結果を受信する。

Ｓ３１７において、ウェブメールサーバは、受信した結果が承認であるかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ３１９へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ３１８へ進む。

Ｓ３１８において、ウェブメールサーバは、メールの送信を中止する。この際、本メールの送信者に、送信しようとしていたメールの送信が否認された旨の内容が記載される否認メールを送っても良い。否認メールを受信することで、ユーザは、送信メールが送信されなかったことを知ることができる。

一方、Ｓ３１９において、ウェブメールサーバは、指定された宛先へメールを送信する処理を行う。この際、宛先として指定されている全ての宛先（ＣｃやＢｃｃ含む）へメールを送信しても良いし、ワークフロー処理により承認依頼を行ったＣｃやＢｃｃに指定されていた宛先を除いて送信しても良い。

さらに、本メールの送信者に、送信しようとしていたメールの送信が承認された旨の内容が記載される承認メールを送っても良い。承認メールを受信することで、ユーザは、送信メールが実際に送信されたことを確認することができる。

以上、図３〜７を用いて、一般ユーザが通常のメール送信を行う一連の操作において、メールの内容について承認を受ける処理の流れを説明した。

上述した通り、本発明によれば、簡易な操作手順で、メール内容について承認依頼が可能となる。

つまり、ユーザは、通常のメール操作と同じように、ＣｃやＢｃｃに宛先を指定してメール送信をするだけで、メール内容についての承認ワークフローが流れるため、ユーザの操作負担が増えることはない。

また、承認依頼を受けたユーザも、承認依頼メールに記載の「承認」または「否認」の宛先へメールを送信するだけで済むため、こちらも新たなユーザの操作負担が増えることもない。

次に、本発明の第二の実施の形態を、図８〜１４を用いて説明する。

第一の実施の形態においては、通常のメール操作と同様に、ＣｃやＢｃｃに宛先を指定してメール送信をするだけで、メール内容についての承認ワークフローが流れるため、ユーザの操作負担が増えることはないという効果はあった。

しかしながら、ＣｃやＢｃｃに宛先を指定するのではなく、ユーザに明示的に確認を求める人（確認者）を指定させる方がよい場合もある。例えば、ＣｃやＢｃｃに宛先を指定してワークフローを開始させる方法に慣れていないユーザにとっては、明示の指定をさせた方が分かり易いこともある。

そこで、第二の実施の形態では、ユーザに明示的に確認者を指定させ、第一の実施の形態と同様に確認ワークフローを流し、その確認ワークフローが終了し場合に、確認がなされたメールを所定のメールアドレスに送信させることとする。

従って、本発明の第二の実施の形態は、ワークフローサーバが、確認者として指定されたユーザに対して確認依頼のメールを送付し、確認が取れた場合に、指定された宛先にメールを送付するというものである。

また、確認依頼中に、確認の依頼を行った者は、ワークフローサーバで管理されている確認の進捗状況を参照することができる。

更には、確認の依頼を「撤回」したり「消去」したりすることもできる。

図８は、本発明の第二の実施の形態における確認依頼を行う画面の一例である。

本実施の形態では、通常のメール作成画面とは別の画面として用意されているものとしている。

ユーザは、確認依頼８０１を選択することで確認依頼画面を表示することになる。そして、確認依頼を行いたいユーザの宛先を選択する。具体的には、確認者ボタン８０２が選択されると宛先指定画面が表示され、その画面を介して確認依頼者の宛先が選択される。ここでは、宛先としてメールアドレスが選択される。

依頼者欄８０３には、確認依頼を行うユーザのメールアドレスが指定されている。また、確認者欄８０４には、選択された確認依頼を行うユーザのメールアドレスが指定されている。件名８０５には、確認を行ってもらいたいメールの件名が記載されている。本文欄８０６には、確認を行ってもらいたいメール本文が記載されている。

この例では、依頼者「ｓｕｚｕｋｉ＠ｋａｎｎｏｎ−ｊｓ．ｃｏｍ」が、確認者「ｔａｋａｈａｓｈｉ＠ｋａｎｎｏｎ−ｊｓ．ｃｏｍ」に対して、件名「お見積りの件」、本文「○○会社 ヤマダ様・・・」の内容を確認してもらいたいことを示している。

次に、依頼者をするユーザは、確認を依頼するボタン８０７を押下する。すると、図９に示すウィンドウが表示されることとなる。

このウィンドウにおいて、依頼者は、「確認後、自動的に以下の宛先へ送信する」９０１のオプションを指定することができる。このオプションを指定することで、宛先欄９０２へアドレスの入力が可能となる。この例では、「ｙａｍｄａ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」が指定されている。従って、確認を依頼する「高橋 太郎（ｔａｋａｈａｓｈｉ＠ｋａｎｎｏｎ−ｊｓ．ｃｏｍ）」によりメール本文の内容の確認がなされた場合は、件名・本文の内容を「ｙａｍｄａ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」に送信することとなる。

最後に、ユーザは、依頼する場合、依頼するボタン９０３を、キャンセルする場合、戻るボタン９０４を押下する。依頼するボタンが押下されることにより処理が開始されることとなる。

次に、図１０を用いて、依頼者が確認の依頼を行った確認の進捗状況を確認する画面を説明する。

依頼を行ったユーザは、進捗状況の管理を行っているサーバへログインする。本実施の形態では、ワークフローサーバにおいて管理されているものとしているためワークフローサーバへログインする。ここでは、ブラウザを介してログインする例で説明を行う。

１００１は、ログイン後のブラウザの一例である。１００２に、進捗状況の画面が表示される。

この例では、件名１００３、更新日１００４、返信１００５、確認者１００６を参照することができる。

１レコード目は、件名「お見積りの件」が、更新日「２０１１−０５−１２ １２：００」の時点で、返信が「１件のうち０件」であることを示している。

２レコード目は、件名「ご都合はいかがでしょうか」が、更新日「２０１１−０４−２１ １５：３０」の時点で、返信が「２件のうち２件」あり、確認者が「渡辺 花子、他１名」であることを示している。

なお、それぞれの件名は、ハイパーリングにより詳細な内容を参照でいるようになっているため、ユーザは、参照したい件名を、マウス等を用いてクリックする。

図１１は、詳細内容を参照する画面の一例である。詳細内容が１１０２の画面内に表示される。

１１０３に件名が表示される。この例では、図１０において件名「お見積りの件」が選択されたものを示している。

１１０３には、更新状況１１０４、返信状況１１０５、自動送信１１０６、撤回ボタン１１０７、消去ボタン１１０８が表示される。

更新状況１１０４は、いつこの情報が更新されたかが示される。

返信状況１１０５は、何件のうち何件の返信があったかの状況が示される。

自動送信１１０６は、図９に示す画面で、「確認後、自動的に以下の宛先へ送信する」９０１のオプションが指定されている場合、「あり」と表示されるものである。

撤回ボタン１１０７は、この確認メールの回覧を中止する場合に押下するボタンである。なお、回覧は中止されるが、データの消去は行わないため、後から内容の確認をすることができる。

消去ボタン１１０８は、この確認メールを消去する場合に押下するボタンである。このボタンが押下されるとデータが消去されるため、後から内容の確認をすることができなくなってしまう。

また、１１０９に本文の内容が、１１１０に添付ファイルの内容が、１１１１に確認を依頼した者の名前が表示されることを示している。

次に、図１２〜１４を用いて、図８〜１１の画面が表示される処理の流れを説明する。

図１２〜１３は、図８〜９の画面が表示され、メールが送信されるまでの処理の流れを示すフローチャートである。

図１２において、図３と同じ処理については、同じステップ番号を付している。なお、そのステップについては説明を省略する。

Ｓ１２０１から説明を行う。

Ｓ１２０１において、クライアント端末は、確認依頼画面を表示する。具体的には、図８に示す画面において、ユーザに「確認依頼」タブ８０１が選択されることにより、図８に示す画面が表示されるものである。

Ｓ１２０２において、クライアント端末は、確認文の作成を受け付ける。具体的には、図８に示す本文欄８０６に文書が入力されることである。

Ｓ１２０３において、クライアント端末は、確認者の指定を受け付ける。具体的には、図８に示す確認者８０２を介して、確認者欄８０４に指定を受け付けることである。

Ｓ１２０４において、クライアント端末は、ワークフローサーバに対して、確認依頼を行う。具体的には、図９に示す依頼するボタン９０３が押下されることにより、この依頼が行われる。

Ｓ１２０５において、ワークフローサーバは、確認依頼を受け付ける。

Ｓ１２０６において、ワークフローサーバは、ワークフロー処理を行う。ここで行う、ワークフロー処理は、確認者として指定されたユーザに対して確認メールを送信し、確認がとれたかどうかの結果を得る処理である。この処理の詳細を、図１３を用いて説明する。

Ｓ１３０１において、ワークフローサーバは、ワークフロー登録を行う。具体的にはワークフローサーバが管理する記録媒体に、新たなワークフローとして登録を行う。ワークフローの登録が行われることで、依頼を行ったユーザは、図１０〜１１に示す画面で進捗状況の確認が行えるようになる。

Ｓ１３０２において、ワークフローサーバは、確認者の抽出を行う。複数存在する場合は、その数だけ抽出を行う。ここでは、確認者として指定されたメールアドレスの抽出を行う。

Ｓ１３０３において、ワークフローサーバは、確認依頼のメールを送信する。確認依頼のメールは、図７に示すメールのように、確認をしてもらいたい本文の内容と共に、内容に問題がない場合に返信するメールアドレス（返信先アドレス１）と、内容に問題があった場合に返信するメールアドレス（返信先アドレス２）が記載されているものとする。

Ｓ１３０４において、ＷＥＢメールサーバは、確認依頼メールを受信する。ここで、確認の依頼がなされたユーザは、自分のクライアント端末のブラウザを介してこの確認依頼のメールを一度受信して記載されているメールアドレスに対して返信する操作を行う。

Ｓ１３０５において、ＷＥＢメールサーバは、確認者から送信された返信メールをワークフローサーバへ送信する。

Ｓ１３０６において、ワークフローサーバは、メールを受信する。そして、返信メールの内容に応じて、ワークフロー登録した状況の更新を行う。つまり、確認ＯＫの場合の更新と、確認ＮＧの場合の更新である。

Ｓ１３０７において、ワークフローサーバは、メールを送信したすべての確認者から返信メールを受信したかを判定する。Ｙｅｓの場合、終了し、Ｎｏの場合、Ｓ１３０８へ進む。

Ｓ１３０８において、ワークフローサーバは、ワークフロー変更処理を行い、Ｓ１３０７へ戻る。

ここで、ワークフロー変更処理とは、具体的には、図１１に示す、撤回ボタン１１０７か、消去ボタン１１０８が押下された場合に行われる処理である。いずれも選択されない場合は、このステップでは何もなされずにＳ１３０７へ戻ることとなる。

ワークフロー変更処理を、図１４を用いて説明する。図１４は、図１０〜１１の確認画面が表示され、「撤回」、「消去」が選択された場合の処理の流れを示すフローチャートである。

Ｓ１４０１において、クライアント端末は、確認メールの一覧画面（図１０）の要求がなされたかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ１４０２へ進み、Ｎｏの場合、終了する。つまり、クライアント端末から一覧画面の要求がなされない場合、本フローチャートはパスされることとなる。

Ｓ１４０２において、クライアント端末は、確認メールの一覧画面を要求する。

Ｓ１４０３において、ワークフローサーバは、確認メール一覧画面の要求を受け付ける。

Ｓ１４０４において、ワークフローサーバは、要求元ユーザが参照可能なワークフローとして登録されている内容を抽出する。具体的には、図１０に示す件名１００３、更新日１００４、返信１００５へ表示する内容が抽出される。

Ｓ１４０５において、ワークフローサーバは、確認メール一覧画面を送信する。

Ｓ１４０６において、クライアント端末は、確認メール一覧画面を受信する。

Ｓ１４０７において、クライアント端末は、確認メール一覧画面を表示する（図１０）。

Ｓ１４０８において、クライアント端末は、一覧から件名が選択されたかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ１４１０へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ１４０９へ進む。具体的には、件名が選択されたかにより判定する。

Ｓ１４０９において、クライアント端末は、一覧画面の閲覧が終了されたかを判定する。Ｙｅｓの場合、終了し、Ｎｏの場合、Ｓ１４０８へ戻る。

Ｓ１４１０において、クライアント端末は、選択された確認メールの状況を確認するための画面を要求する。

Ｓ１４１１において、ワークフローサーバは、選択された確認メールの状況を確認するための画面要求を受け付ける。

Ｓ１４１２において、ワークフローサーバは、ワークフローとして登録されている内容から対応する確認メールの状況を確認するための情報を抽出する。具体的には、図１１に示す各内容を表示可能な内容が抽出される。

Ｓ１４１３において、ワークフローサーバは、選択された確認メールの状況を確認するための画面を送信する。

Ｓ１４１４において、クライアント端末は、選択された確認メールの状況を確認するための画面を受信する。

Ｓ１４１５において、クライアント端末は、選択された確認メールの状況を確認するための画面を表示する（図１１）。

Ｓ１４１６において、クライアント端末は、撤回ボタン１１０７が押下されたかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ１４１７へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ１４２０へ進む。

Ｓ１４１７において、クライアント端末は、撤回処理を要求する。

Ｓ１４１８において、ワークフローサーバは、撤回処理要求を受け付ける。

Ｓ１４１９において、ワークフローサーバは、撤回処理を行って処理を終了する。ここで、撤回処理とは、この確認メールの回覧を中止することをいう。ただし、後から閲覧可能とするためデータは残した状態とする。

Ｓ１４２０において、クライアント端末は、消去ボタン１１０８が押下されたかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ１４２２へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ１４２１へ進む。

Ｓ１４２１において、クライアント端末は、一覧画面の閲覧が終了されたかを判定する。Ｙｅｓの場合、終了し、Ｎｏの場合、Ｓ１４１６へ戻る。

Ｓ１４２２において、クライアント端末は、消去処理を要求する。

Ｓ１４２３において、ワークフローサーバは、消去処理要求を受け付ける。

Ｓ１４２４において、ワークフローサーバは、消去処理を行って処理を終了する。ここで、消去処理とは、この確認メールを消去することをいう。

以上、図１４を用いて、ワークフロー変更処理を説明した。また、上述した通り、図１３の処理の説明もしたため、図１２の説明に戻る。

Ｓ１２０７において、ワークフローサーバは、確認がとれたかどうかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ１２０８へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ１２１４へ進む。ここでは、確認者として指定されたすべてのユーザから確認ＯＫのメールを受け取ったかにより判定がなされる。

Ｓ１２０８において、ワークフローサーバは、確認後、送信先宛先の指定があるかを判定する。Ｙｅｓの場合、Ｓ１２０９へ進み、Ｎｏの場合、Ｓ１２１４へ進む。具体的には、図９に示す画面で、「確認後、自動的に以下の宛先へ送信する」９０１のオプションが選択されていたかにより判定を行う。

Ｓ１２０９において、ワークフローサーバは、確認された内容を本文としてメールを図９に示す宛先欄９０２に指定されたアドレスへ送信する。複数指定されている場合は、複数に送信する。

Ｓ１２１０において、ＷＥＢメールサーバは、ワークフローから送信されたメールを受信する。

Ｓ１２１１において、ＷＥＢメールサーバは、受信したメールを、指定されている宛先に送信する処理を行う。

Ｓ１２１２において、ＷＥＢメールサーバは、メールを送信した旨の連絡を行う。

Ｓ１２１３において、ワークフローサーバは、メールを送信した旨の連絡を受信する。

Ｓ１２１４において、ワークフローサーバは、ワークフロー登録内容した内容を更新する。なお、Ｓ１２１３において、メールを送信した旨の連絡を受信した場合は、ワークフロー登録から消去する。ただし、後から送信したメールを参照したい場合も存在するので、このような運用をする場合は、消去することなく閲覧可能にデータを残すことができるものとする。このワークフロー更新は運用により様々な形態をとることができる。

上述した通り、第二の実施の形態の本発明によれば、確認者として指定されたユーザに対して確認依頼のメールを送付し、確認が取れた場合に、指定された宛先にメールを送付することができる。

以上、本発明の第二の実施の形態を、図８〜１４を用いて説明した。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図３の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図３の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

１００ ネットワーク
１０１ Ｗｅｂメールサーバ
１０２ ワークフローサーバ
１０３ クライアント端末

Claims (12)

1. ワークフロー処理を実行するワークフローサーバと、メールの送受信にかかる制御を行うメールサーバとがネットワークを介して通信可能な情報処理システムであって、
   クライアント端末から電子メールを受信するメール受信手段と、
   前記メール受信手段により受信された電子メールの送信先のうち、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段と、
   コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスに対して承認依頼を行う指定がされているかを判定する判定手段と、
   前記判定手段により、承認依頼を行う指定がされていると判定した場合、承認依頼を行うメールアドレスを指定して、前記ワークフローサーバへ承認処理の要求を行う要求手段と、
   前記要求手段に応じて、前記ワークフローサーバからの承認処理の結果を受信する結果受信手段と、
   前記結果受信手段により受信した結果に応じて、メール送信にかかる制御を行うメール制御手段と
   を備えることを特徴とする情報処理システム。
2. ワークフロー処理を実行するワークフローサーバとネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
   クライアント端末から電子メールを受信するメール受信手段と、
   前記メール受信手段により受信された電子メールの送信先のうち、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段と、
   コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスに対して承認依頼を行う指定がされているかを判定する判定手段と、
   前記判定手段により、承認依頼を行う指定がされていると判定した場合、承認依頼を行うメールアドレスを指定して、前記ワークフローサーバへ承認処理の要求を行う要求手段と、
   前記要求手段に応じて、前記ワークフローサーバからの承認処理の結果を受信する結果受信手段と、
   前記結果受信手段により受信した結果に応じて、メール送信にかかる制御を行うメール制御手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
3. 前記メール制御手段は、前記結果受信手段により受信した結果が承認された旨の結果である場合、前記メール受信手段により受信された電子メールを当該電子メールに指定されている宛先へ送信する制御を行い、一方、前記結果受信手段により受信した結果が否認された旨の結果である場合、前記メール受信手段により受信された電子メールを当該電子メールに指定されている宛先への送信を中止する制御を行うことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記メール制御手段は、前記メール受信手段により受信された電子メールを当該電子メールに指定されている宛先へ送信する制御を行った場合、当該電子メールの送信元アドレスへ電子メールが送信された旨の電子メールを送信する制御を行い、一方、前記メール受信手段により受信された電子メールを当該電子メールに指定されている宛先への送信を中止する制御を行った場合、当該電子メールの送信元アドレスへ電子メールの送信が中止された旨の電子メールを送信する制御を行うことを特徴とする請求項２または３に記載の情報処理装置。
5. 前記判定手段は、前記メール受信手段により受信した電子メールの送信元アドレスについてコピーメールを送信する宛先に対して承認依頼を行う指定がされているかを判定することを特徴とする請求項２乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. メールの送受信にかかる制御を行うメールサーバとネットワークを介して通信可能な情報処理装置であって、
   前記メールサーバを介してクライアント端末からメール本文と、メール本文の確認を依頼する確認者のメールアドレスと、確認者により確認が取れた後に送信するメールアドレスとを含む電子メールを受信するメール受信手段と、
   前記メール受信手段により受信された電子メールから、メール本文の確認を依頼する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出されたメールアドレスに対して、前記メール本文と共に返信先のメールアドレスを含む電子メールを送信する第一の送信手段と、
   前記第一の送信手段により送信された電子メールに対して、確認者から前記返信先のメールアドレスに対して返信された電子メールを受信する返信メール受信手段と、
   前記返信メール受信手段により受信された電子メールの受信状況に応じて、メール本文の確認が取れた場合、前記確認者により確認が取れた後に送信するメールアドレスに、確認が取れたメール本文を送信する第二の送信手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
7. ワークフロー処理を実行するワークフローサーバとネットワークを介して通信可能な情報処理装置における情報処理方法であって、
   クライアント端末から電子メールを受信するメール受信ステップと、
   前記メール受信ステップにより受信された電子メールの送信先のうち、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出ステップと、
   コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスに対して承認依頼を行う指定がされているかを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより、承認依頼を行う指定がされていると判定した場合、承認依頼を行うメールアドレスを指定して、前記ワークフローサーバへ承認処理の要求を行う要求ステップと、
   前記要求ステップに応じて、前記ワークフローサーバからの承認処理の結果を受信する結果受信ステップと、
   前記結果受信ステップにより受信した結果に応じて、メール送信にかかる制御を行うメール制御ステップと
   を備えることを特徴とする情報処理方法。
8. メールの送受信にかかる制御を行うメールサーバとネットワークを介して通信可能な情報処理方法であって、
   前記メールサーバを介してクライアント端末からメール本文と、メール本文の確認を依頼する確認者のメールアドレスと、確認者により確認が取れた後に送信するメールアドレスとを含む電子メールを受信するメール受信ステップと、
   前記メール受信ステップにより受信された電子メールから、メール本文の確認を依頼する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出ステップと、
   前記抽出ステップにより抽出されたメールアドレスに対して、前記メール本文と共に返信先のメールアドレスを含む電子メールを送信する第一の送信ステップと、
   前記第一の送信ステップにより送信された電子メールに対して、確認者から前記返信先のメールアドレスに対して返信された電子メールを受信する返信メール受信ステップと、
   前記返信メール受信ステップにより受信された電子メールの受信状況に応じて、メール本文の確認が取れた場合、前記確認者により確認が取れた後に送信するメールアドレスに、確認が取れたメール本文を送信する第二の送信ステップと
   を備えることを特徴とする情報処理方法。
9. ワークフロー処理を実行するワークフローサーバとネットワークを介して通信可能な情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
   クライアント端末から電子メールを受信するメール受信手段、
   前記メール受信手段により受信された電子メールの送信先のうち、コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段、
   コピーメールを送信する宛先に指定されているメールアドレスに対して承認依頼を行う指定がされているかを判定する判定手段、
   前記判定手段により、承認依頼を行う指定がされていると判定した場合、承認依頼を行うメールアドレスを指定して、前記ワークフローサーバへ承認処理の要求を行う要求手段、
   前記要求手段に応じて、前記ワークフローサーバからの承認処理の結果を受信する結果受信手段、
   前記結果受信手段により受信した結果に応じて、メール送信にかかる制御を行うメール制御手段と
   として前記情報処理装置を機能させることを特徴とするプログラム。
10. 請求項９に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記憶媒体。
11. メールの送受信にかかる制御を行うメールサーバとネットワークを介して通信可能な情報処理装置において実行可能なプログラムであって、
    前記メールサーバを介してクライアント端末からメール本文と、メール本文の確認を依頼する確認者のメールアドレスと、確認者により確認が取れた後に送信するメールアドレスとを含む電子メールを受信するメール受信手段、
    前記メール受信手段により受信された電子メールから、メール本文の確認を依頼する宛先に指定されているメールアドレスを抽出する抽出手段、
    前記抽出手段により抽出されたメールアドレスに対して、前記メール本文と共に返信先のメールアドレスを含む電子メールを送信する第一の送信手段、
    前記第一の送信手段により送信された電子メールに対して、確認者から前記返信先のメールアドレスに対して返信された電子メールを受信する返信メール受信手段、
    前記返信メール受信手段により受信された電子メールの受信状況に応じて、メール本文の確認が取れた場合、前記確認者により確認が取れた後に送信するメールアドレスに、確認が取れたメール本文を送信する第二の送信手段
    として前記情報処理装置を機能させることを特徴とする情報処理装置。
12. 請求項１１に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記憶媒体。

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