JP2010128797A - 稟議仲介サーバ - Google Patents
稟議仲介サーバ Download PDFInfo
- Publication number
- JP2010128797A JP2010128797A JP2008302855A JP2008302855A JP2010128797A JP 2010128797 A JP2010128797 A JP 2010128797A JP 2008302855 A JP2008302855 A JP 2008302855A JP 2008302855 A JP2008302855 A JP 2008302855A JP 2010128797 A JP2010128797 A JP 2010128797A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- user
- approval
- request
- input
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
Links
Images
Landscapes
- Information Transfer Between Computers (AREA)
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
【課題】専用メーラを導入することなく、電子メールベースの稟議システムを実現する。
【解決手段】稟議仲介サーバ100は、複数のユーザによる稟議を仲介するためのサーバである。稟議仲介サーバ100は、1以上の閲覧者(ユーザ)により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メール(稟議メール)を受信し、閲覧情報に基づいて次の閲覧者を特定し、当該電子メールを送信する。1以上の閲覧者(ユーザ)に電子メールを順次転送することにより、稟議の進行を支援する。
【選択図】図4
【解決手段】稟議仲介サーバ100は、複数のユーザによる稟議を仲介するためのサーバである。稟議仲介サーバ100は、1以上の閲覧者(ユーザ)により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メール(稟議メール)を受信し、閲覧情報に基づいて次の閲覧者を特定し、当該電子メールを送信する。1以上の閲覧者(ユーザ)に電子メールを順次転送することにより、稟議の進行を支援する。
【選択図】図4
Description
本発明は、情報伝達技術、特に、通信ネットワークを介した稟議システムを実現するための技術に関する。
ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。たとえば、特許文献1は、電子メールに基づく稟議システムを提案している。
特開2001−307006号公報
特開2004−227429号公報
特許文献1の稟議システムの場合、稟議に参加するメンバーは、すべて専用の電子メールソフトウェア(以下、「専用メーラ」とよぶ)を導入する必要がある(特許文献1の段落[0075]参照)。いいかえれば、専用メーラを導入していないパーソナルコンピュータからは稟議システムに参加できない。近年では複数の企業が協力し合いながら進めるタイプの業務も多い。こういった状況において、関係者全員に専用メーラの導入を要請することは事実上困難である。
本発明は、本発明者による上記課題認識に基づいて完成された発明であり、その主たる目的は、専用メーラを導入しなくても、電子メールベースによるユーザフレンドリーな稟議システムを実現するための技術、を提供することにある。
本発明のある態様は、複数のユーザによる稟議を仲介するための稟議仲介サーバに関する。
このサーバは、1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メールを受信し、閲覧情報に基づいて次の閲覧者を特定し、当該電子メールを送信する。
1以上の閲覧者に電子メールを順次転送することにより、稟議の進行を支援する。電子メールは、通常のHTMLメールやいわゆるWebメールであってもよい。
このサーバは、1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メールを受信し、閲覧情報に基づいて次の閲覧者を特定し、当該電子メールを送信する。
1以上の閲覧者に電子メールを順次転送することにより、稟議の進行を支援する。電子メールは、通常のHTMLメールやいわゆるWebメールであってもよい。
なお、以上に示した各構成要素の任意の組み合わせ、本発明を方法、システム、記録媒体、コンピュータプログラムにより表現したものもまた、本発明の態様として有効である。
本発明によれば、ユーザフレンドリーな稟議システムを実現できる。
電子メールをベースとした稟議システム10を実現するために、2つの方法を説明する。第1実施例においては、稟議仲介サーバ100により稟議進行を制御する中央制御型、第2実施例においては、電子メールに添付されるコンピュータプログラム(以下、「稟議制御プログラム」)により稟議進行を制御する自律制御型について説明する。第1実施例と第2実施例を特に区別しないときには、「本実施例」とよぶものとする。
[第1実施例]
図1は、第1実施例における稟議システム10のハードウェア構成図である。
稟議システム10においては、稟議仲介サーバ100とクライアント端末200a、200b、・・・、200c(以下、まとめて「クライアント端末200」とよぶ)がLAN(Local Area Network)20やインターネット30を介して互いに接続されている。
図1は、第1実施例における稟議システム10のハードウェア構成図である。
稟議システム10においては、稟議仲介サーバ100とクライアント端末200a、200b、・・・、200c(以下、まとめて「クライアント端末200」とよぶ)がLAN(Local Area Network)20やインターネット30を介して互いに接続されている。
稟議に参加する各ユーザは、クライアント端末200を介して稟議に参加する。まず、稟議を発議するユーザ(以下、「発議者」とよぶ)は、稟議の内容を記載した電子メール(以下、「稟議メール」とよぶ)を稟議仲介サーバ100に送信する。稟議仲介サーバ100は、発議者の便宜を図るため、稟議メールのテンプレートを複数種類用意しておいてもよい。
本実施例における稟議メールは、1.稟議情報、2.閲覧情報、3.入力インタフェース、を含む。稟議情報は、稟議の内容を示す情報であり、稟議メールの本文として記述されてもよいし、添付ファイルに記述されてもよい。閲覧情報は、稟議メールを受信して稟議の内容を確認すべきユーザ、すなわち、閲覧者を示す。また、閲覧情報は各閲覧者が稟議メールを受信する順序も示す。入力インタフェースは、稟議内容への意思を示すためのインタフェースであり、JavaScript(登録商標)等の既知技術により提供される。
稟議仲介サーバ100は、閲覧情報に示される順序にしたがって各閲覧者に稟議メールを順次転送する。各閲覧者は、稟議仲介サーバ100から稟議メールを受信すると、内容を確認し、入力インタフェースを介して意思表示したあと、稟議メールを稟議仲介サーバ100に返す。こうして、閲覧者の意思確認を受けながら、閲覧情報に示される順序にしたがって、稟議メールは複数の閲覧者に順次転送される。
図2は、稟議メール210を示す。
この稟議メール210は、閲覧者「Obuchi Satoshi」のクライアント端末200にて受信されたときの状態を示している。稟議メール210は、ヘッダ212、稟議情報領域214および入力インタフェース領域240を含む。稟議情報領域214は、件名、送信者の電子メールアドレス(以下、単に「送信アドレス」とよぶ)と受信者の電子メールアドレス(以下、単に「受信アドレス」とよぶ)を含む。同図に示す稟議メール210は、送信者「Tanaka Masao」から受信者「Obuchi Satoshi」に送信されている。実際には、送信者「Tanaka Masao」が稟議仲介サーバ100に稟議メール210を送信し、稟議仲介サーバ100が受信者「Obuchi Satoshi」にその稟議メール210を送信しているため、送信者は稟議仲介サーバ100である。このため、送信アドレスは稟議仲介サーバ100の電子メールアドレスであってもよい。
稟議情報領域214は、稟議の内容、すなわち、稟議情報を示す。同図に示す稟議メール210は、パートタイマーの採用を申請するための稟議情報を示している。
この稟議メール210は、閲覧者「Obuchi Satoshi」のクライアント端末200にて受信されたときの状態を示している。稟議メール210は、ヘッダ212、稟議情報領域214および入力インタフェース領域240を含む。稟議情報領域214は、件名、送信者の電子メールアドレス(以下、単に「送信アドレス」とよぶ)と受信者の電子メールアドレス(以下、単に「受信アドレス」とよぶ)を含む。同図に示す稟議メール210は、送信者「Tanaka Masao」から受信者「Obuchi Satoshi」に送信されている。実際には、送信者「Tanaka Masao」が稟議仲介サーバ100に稟議メール210を送信し、稟議仲介サーバ100が受信者「Obuchi Satoshi」にその稟議メール210を送信しているため、送信者は稟議仲介サーバ100である。このため、送信アドレスは稟議仲介サーバ100の電子メールアドレスであってもよい。
稟議情報領域214は、稟議の内容、すなわち、稟議情報を示す。同図に示す稟議メール210は、パートタイマーの採用を申請するための稟議情報を示している。
入力インタフェース領域240は、受信者「Obuchi Satoshi」が稟議内容に対する意思を示すための入力インタフェースを含む。本実施例においては、以下の4種類の入力インタフェースについて説明する。
1.承認/却下インタフェース216
稟議内容を承認するときには承認ボタン222、却下するときには却下ボタン224を押下する。
2.差戻インタフェース218
稟議内容の再検討を促す場合には差戻ボタン226を押下する。このときには、差戻先となるユーザを差戻先設定領域228に設定する。差戻先となるユーザは、稟議メール210を過去に閲覧したユーザ、いいかえれば、当該受信者「Obuchi Satoshi」よりも閲覧順序が先に設定されているユーザである。
3.委譲インタフェース220
自分以外の第3者に承認/却下の判断を委譲するときには委譲ボタン230を押下する。このときには委譲先となるユーザを委譲先設定領域232に設定する。委譲先となるユーザは、閲覧情報に登録されているユーザ以外のユーザの中から選ばれてもよいし、閲覧情報に登録されているユーザの中から選ばれてもよい。
4.確認・棄権インタフェース(図示せず)
稟議内容を確認したときには確認ボタンを押下する。また、自分が確認すべき立場にはない、と判断したときには棄権ボタンを押下する。
1.承認/却下インタフェース216
稟議内容を承認するときには承認ボタン222、却下するときには却下ボタン224を押下する。
2.差戻インタフェース218
稟議内容の再検討を促す場合には差戻ボタン226を押下する。このときには、差戻先となるユーザを差戻先設定領域228に設定する。差戻先となるユーザは、稟議メール210を過去に閲覧したユーザ、いいかえれば、当該受信者「Obuchi Satoshi」よりも閲覧順序が先に設定されているユーザである。
3.委譲インタフェース220
自分以外の第3者に承認/却下の判断を委譲するときには委譲ボタン230を押下する。このときには委譲先となるユーザを委譲先設定領域232に設定する。委譲先となるユーザは、閲覧情報に登録されているユーザ以外のユーザの中から選ばれてもよいし、閲覧情報に登録されているユーザの中から選ばれてもよい。
4.確認・棄権インタフェース(図示せず)
稟議内容を確認したときには確認ボタンを押下する。また、自分が確認すべき立場にはない、と判断したときには棄権ボタンを押下する。
このほかにも、稟議内容に対するコメントを記入するためのコメント欄が設けられてもよい。稟議メール210には、閲覧情報を示すファイルが添付される。閲覧情報には、稟議情報領域214を確認すべき閲覧者とその確認順序が対応づけられる。閲覧情報は、稟議メール210の本文に記述されてもよい。
稟議メール210に添付されるPDF(Portable Document Format)ファイルに、閲覧情報や稟議情報、入力インタフェースを生成するためのプログラムを埋め込んでもよい。
稟議メール210に添付されるPDF(Portable Document Format)ファイルに、閲覧情報や稟議情報、入力インタフェースを生成するためのプログラムを埋め込んでもよい。
本実施例における閲覧者は、3種類に分けることができる。
1.発議者:稟議メール210を作成する。作成自体は代筆者に頼んでもよい。発議者は、稟議を発議する立場にあるユーザであればよい。このため、発議者のための入力インタフェースは特に設定されない。
2.確認者:稟議メール210を受信し、稟議内容を確認すべき立場にあるが、承認/却下等の権限はない。確認者は、確認・棄権インタフェースのみを操作可能である。
3.承認者:稟議内容を確認し、承認/却下を判断すべき立場にあるユーザである。承認者は、承認/却下インタフェース216、差戻インタフェース218および委譲インタフェース220を操作できる。
このように、閲覧者の立場に応じて、稟議メール210において有効化される入力インタフェースは変化することになる。
1.発議者:稟議メール210を作成する。作成自体は代筆者に頼んでもよい。発議者は、稟議を発議する立場にあるユーザであればよい。このため、発議者のための入力インタフェースは特に設定されない。
2.確認者:稟議メール210を受信し、稟議内容を確認すべき立場にあるが、承認/却下等の権限はない。確認者は、確認・棄権インタフェースのみを操作可能である。
3.承認者:稟議内容を確認し、承認/却下を判断すべき立場にあるユーザである。承認者は、承認/却下インタフェース216、差戻インタフェース218および委譲インタフェース220を操作できる。
このように、閲覧者の立場に応じて、稟議メール210において有効化される入力インタフェースは変化することになる。
図3は、稟議仲介サーバ100の機能ブロック図である。
ここに示す各ブロックは、ハードウェア的には、コンピュータのCPUをはじめとする素子や機械装置で実現でき、ソフトウェア的にはコンピュータプログラム等によって実現されるが、ここでは、それらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウェア、ソフトウェアの組み合わせによっていろいろなかたちで実現できることは、当業者には理解されるところである。
ここに示す各ブロックは、ハードウェア的には、コンピュータのCPUをはじめとする素子や機械装置で実現でき、ソフトウェア的にはコンピュータプログラム等によって実現されるが、ここでは、それらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウェア、ソフトウェアの組み合わせによっていろいろなかたちで実現できることは、当業者には理解されるところである。
稟議仲介サーバ100は、通信部110、データ処理部120およびデータ保持部130を含む。
通信部110は、クライアント端末200とのインタフェースを担当する。データ処理部120は、通信部110、データ保持部130から取得されたデータをもとにして各種のデータ処理を実行する。データ処理部120は、通信部110およびデータ保持部130の間のインタフェースの役割も果たす。データ保持部130は、各種データを保持するための記憶領域である。
通信部110は、クライアント端末200とのインタフェースを担当する。データ処理部120は、通信部110、データ保持部130から取得されたデータをもとにして各種のデータ処理を実行する。データ処理部120は、通信部110およびデータ保持部130の間のインタフェースの役割も果たす。データ保持部130は、各種データを保持するための記憶領域である。
通信部110:
通信部110は、メール受信部112とメール送信部114を含む。メール受信部112はユーザから稟議メール210を受信し、メール送信部114は次の閲覧者となるべきユーザに稟議メール210を送信する。
通信部110は、メール受信部112とメール送信部114を含む。メール受信部112はユーザから稟議メール210を受信し、メール送信部114は次の閲覧者となるべきユーザに稟議メール210を送信する。
データ処理部120:
データ処理部120は、送信先特定部122、インタフェース付加部124および入力記録部126を含む。送信先特定部122は、稟議メール210が受信されたとき、次の送信先となるユーザを選択する。インタフェース付加部124は、稟議メール210に各種の入力インタフェースを設定する。入力記録部126は、各種入力インタフェースに対する入力結果をデータ保持部130に記録する。
データ処理部120は、送信先特定部122、インタフェース付加部124および入力記録部126を含む。送信先特定部122は、稟議メール210が受信されたとき、次の送信先となるユーザを選択する。インタフェース付加部124は、稟議メール210に各種の入力インタフェースを設定する。入力記録部126は、各種入力インタフェースに対する入力結果をデータ保持部130に記録する。
図4は、第1実施例における稟議進行を説明するための模式図である。
稟議メール210には、ユーザ1、2、3、4、5、7の順を示す閲覧情報が添付されているものとする。ユーザ1は発議者、ユーザ2は確認者、ユーザ3〜7は承認者であるとする。ユーザ3とユーザ4は、どちらが先に閲覧してもよい、として順序設定されているとする。
稟議メール210には、ユーザ1、2、3、4、5、7の順を示す閲覧情報が添付されているものとする。ユーザ1は発議者、ユーザ2は確認者、ユーザ3〜7は承認者であるとする。ユーザ3とユーザ4は、どちらが先に閲覧してもよい、として順序設定されているとする。
発議者であるユーザ1は、稟議メール210を作成し、稟議仲介サーバ100に送信する(S1)。稟議仲介サーバ100は、添付されている閲覧情報を参照し、次の確認者であるユーザ2に稟議メール210を送信する(S2)。稟議仲介サーバ100のインタフェース付加部124は、ユーザ2が確認者であるため、確認者に対応する確認・棄権インタフェースを稟議メール210に設定する。ユーザ2が確認者であるか承認者であるかといった情報は閲覧情報に記載される。あるいは、データ保持部130においてあらかじめユーザ2が確認者である旨を登録しておいてもよい。ユーザ2の電子メールアドレスも閲覧情報に記載されてもよいし、データ保持部130にあらかじめ登録されていてもよい。
ユーザ2は、確認後、稟議メール210を稟議仲介サーバ100に送信する(S3)。この稟議メール210には、ユーザ2の確認・棄権インタフェースに対する入力結果を示すデータも添付される。入力記録部126は、ユーザ2の入力結果をデータ保持部130に保存する。稟議仲介サーバ100の送信先特定部122は、閲覧情報に基づいて、次の送信先としてユーザ3とユーザ4を特定する。ユーザ3とユーザ4はどちらも承認者であるため、インタフェース付加部124は稟議メール210に承認/却下インタフェース216等を設定する。確認・棄権インタフェースは無効化される。稟議仲介サーバ100は、ユーザ3とユーザ4に稟議メール210を送信する(S4)。
ユーザ3とユーザ4の両方から、承認という入力結果が付与された稟議メール210を受信すると(S5、S6)、稟議仲介サーバ100は次のユーザ5に稟議メール210を送信する(S7)。ユーザ3とユーザ4のように、必要に応じて複数のユーザに稟議メール210を同時期に送信することにより、稟議進行の円滑化を図ることができる。
以降、同様にしてS8、S9の処理が実行され、最終承認者のユーザ7が稟議メール210を承認して稟議仲介サーバ100に送信すると(S10)、稟議完了となる。稟議仲介サーバ100は、稟議が完了し、申請が許可された旨を示す電子メールを発議者であるユーザ1に送信する(S11)。
一連の稟議経過は入力記録部126によりデータ保持部130に記録される。稟議仲介サーバ100の入力記録部126は、稟議メール210を受信するごとに、稟議メール210の内容と稟議メール210に対する入力結果とを対応づけてデータ保持部130に保存する。稟議メール210自体や稟議メール210の添付ファイル等を保存してもよい。このような記録処理により、稟議の証跡管理が可能となる。
1.承認/却下インタフェース216
承認者が承認ボタン222の押下により、稟議内容を承認した場合には、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって、次の閲覧者となるべきユーザをそのまま送信先として選択する。一方、却下ボタン224の押下により、稟議内容が却下された場合には、すでに稟議メール210を閲覧したいずれかのユーザ、たとえば、発議者であるユーザ1を送信先として選択する。この場合には、ユーザ1は稟議内容を見直して、再度、稟議メールを作成してもよい。却下されたときには、そのまま所定の管理者に稟議が却下された旨を通知してもよい。
承認者が承認ボタン222の押下により、稟議内容を承認した場合には、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって、次の閲覧者となるべきユーザをそのまま送信先として選択する。一方、却下ボタン224の押下により、稟議内容が却下された場合には、すでに稟議メール210を閲覧したいずれかのユーザ、たとえば、発議者であるユーザ1を送信先として選択する。この場合には、ユーザ1は稟議内容を見直して、再度、稟議メールを作成してもよい。却下されたときには、そのまま所定の管理者に稟議が却下された旨を通知してもよい。
2.差戻インタフェース218
承認者が差戻ボタン226の押下により、稟議内容の再検討を指示した場合には、差戻先設定領域228にて指定された差戻先のユーザが次の送信先となる。たとえば、ユーザ5が差し戻し先としてユーザ2を指定した場合には、ユーザ2は再び稟議メール210を受け取り、稟議情報について再考することになる。
承認者が差戻ボタン226の押下により、稟議内容の再検討を指示した場合には、差戻先設定領域228にて指定された差戻先のユーザが次の送信先となる。たとえば、ユーザ5が差し戻し先としてユーザ2を指定した場合には、ユーザ2は再び稟議メール210を受け取り、稟議情報について再考することになる。
3.委譲インタフェース220
承認者が委譲ボタン230の押下により、承認権限の委譲を指示したときには、委譲先設定領域232にて指定された委譲先のユーザ、たとえば、同図におけるユーザ6が次の送信先となる。ユーザ6は、データ保持部130においてあらかじめ委譲可能者として登録されている。委譲がなされるときには、ユーザ5による承認を受けないまま、稟議メール210はいったん稟議仲介サーバ100に戻される。そして、送信先特定部122は次の送信先としてユーザ6を選択し、インタフェース付加部124は稟議メール210に承認/却下インタフェース216等を設定し、メール送信部114は稟議メール210をユーザ6に送信する。
承認者が委譲ボタン230の押下により、承認権限の委譲を指示したときには、委譲先設定領域232にて指定された委譲先のユーザ、たとえば、同図におけるユーザ6が次の送信先となる。ユーザ6は、データ保持部130においてあらかじめ委譲可能者として登録されている。委譲がなされるときには、ユーザ5による承認を受けないまま、稟議メール210はいったん稟議仲介サーバ100に戻される。そして、送信先特定部122は次の送信先としてユーザ6を選択し、インタフェース付加部124は稟議メール210に承認/却下インタフェース216等を設定し、メール送信部114は稟議メール210をユーザ6に送信する。
稟議仲介サーバ100は、承認ボタン等の操作記録が残っていない稟議メール210を承認者から受信したときには、当該承認者に稟議メール210を返送し、再検討を促す。
4.確認・棄権インタフェース
確認者が確認または棄権ボタンを押下した場合、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって、次の閲覧者となるべきユーザをそのまま送信先として選択する。一方、稟議仲介サーバ100は、確認ボタン等の押下記録が残っていない稟議メール210を確認者から受信したときには、当該確認者に稟議メール210を返送し、再確認を促す。
確認者が確認または棄権ボタンを押下した場合、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって、次の閲覧者となるべきユーザをそのまま送信先として選択する。一方、稟議仲介サーバ100は、確認ボタン等の押下記録が残っていない稟議メール210を確認者から受信したときには、当該確認者に稟議メール210を返送し、再確認を促す。
図5は、稟議仲介サーバ100が稟議メール210を送受信する処理過程を示すフローチャートである。
稟議メール210を最初に受信するとき、すなわち、発議者から稟議メール210を受信するときには、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって次の送信先を特定する。同図においては、発議者以外の各閲覧者から稟議メール210を受信したときの稟議仲介サーバ100の処理内容を示す。
稟議メール210を最初に受信するとき、すなわち、発議者から稟議メール210を受信するときには、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって次の送信先を特定する。同図においては、発議者以外の各閲覧者から稟議メール210を受信したときの稟議仲介サーバ100の処理内容を示す。
メール受信部112は、稟議メール210を受信する(S10)。送信先特定部122は、稟議メール210のヘッダ212と、添付されている閲覧情報を確認する。閲覧情報を参照することにより、次に稟議メール210を送信してくるべきユーザがわかる。このユーザの電子メールアドレスがヘッダ212の送信アドレスと一致していなければ(S12のN)、稟議に関係のない第3者が稟議メール210を不正取得した可能性がある。この場合には、メール送信部114は稟議システム10の管理者や発議者等に警告を示す電子メールを送信し注意を促す(S16)。稟議進行も中止される。
一致していれば(S12のY)、適格なユーザによる送信であるため、S14以降の処理に進む。送信者が確認者であるときであって(S14のY)、確認・棄権のいずれかを示す入力結果が稟議メール210に添付されているときには(S18のY)、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって次の送信先となるユーザを選択する(S22)。一方、確認・棄権のいずれも入力されていなければ(S18のN)、送信先特定部122は稟議メール210の送信者を次の送信先として選択する(S20)。再確認を促すためである。
送信者が承認者であるときであって(S14のN)、承認がなされていれば(S24のY)、送信先特定部122は閲覧情報にしたがって次の送信先となるユーザを選択する(S26)。それ以外の場合であって(S24のN)、却下を示す入力結果が添付されていれば(S28のY)、次の送信先として発議者を選択する(S30)。このときには発議者に却下された旨を通知する。差し戻しを示す入力結果が添付されているときには(S28のN、S32のY)、差戻先設定領域228にて指定された差し戻し先ユーザを選択する(S34)。委譲を示す入力結果が添付されているときには(S32のN、S36のY)、委譲先設定領域232にて指定された委譲先のユーザを選択する(S38)。これら以外の場合には(S36のN)、送信先特定部122は稟議メール210の送信者を次の送信先として選択する(S40)。再確認を促すためである。
入力記録部126は、次の送信先となるユーザに応じた入力インタフェースを設定する(S42)。入力記録部126は、稟議メール210の受信記録やS10にて受け取った送信者の入力結果等を証跡としてデータ保持部130に記録する(S44)。メール送信部114は、選択された送信先のユーザに稟議メール210を送信する(S46)。
[第2実施例]
第2実施例においては、稟議仲介サーバ100ではなく、稟議メールに添付される稟議制御プログラムにより、稟議進行が制御される。稟議制御プログラムは、稟議メールに添付されるPDFファイルに埋め込まれてもよい。稟議情報や閲覧情報もこのようなPDFファイルに埋め込まれてもよい。あるいは、稟議情報や閲覧情報を保持する稟議制御プログラムが稟議メールに添付される形式でもよい。
第2実施例においては、稟議仲介サーバ100ではなく、稟議メールに添付される稟議制御プログラムにより、稟議進行が制御される。稟議制御プログラムは、稟議メールに添付されるPDFファイルに埋め込まれてもよい。稟議情報や閲覧情報もこのようなPDFファイルに埋め込まれてもよい。あるいは、稟議情報や閲覧情報を保持する稟議制御プログラムが稟議メールに添付される形式でもよい。
図6は、第2実施例における稟議進行を説明するための模式図である。
稟議制御プログラムは、図3に示した稟議仲介サーバ100の主機能を備えるコンピュータプログラムである。具体的には、稟議制御プログラムは送信先特定部122に対応する送信先特定機能、インタフェース付加部124に対応するインタフェース付加機能、入力記録部126に対応する入力記録機能を備える。稟議メール210がユーザによりオープンされたとき、稟議制御プログラムはクライアント端末200にて実行される。
稟議制御プログラムは、図3に示した稟議仲介サーバ100の主機能を備えるコンピュータプログラムである。具体的には、稟議制御プログラムは送信先特定部122に対応する送信先特定機能、インタフェース付加部124に対応するインタフェース付加機能、入力記録部126に対応する入力記録機能を備える。稟議メール210がユーザによりオープンされたとき、稟議制御プログラムはクライアント端末200にて実行される。
ここでも、稟議メール210には、ユーザ1、2、3、4、5、7の閲覧順を示す閲覧情報が添付されているものとする。ユーザ1は発議者、ユーザ2は確認者、ユーザ3〜7は承認者であるとする。ただし、ユーザ3とユーザ4は、ユーザ3の方が先に閲覧するように順序設定されているとする。
発議者であるユーザ1は、稟議メール210を作成し、次の閲覧者であるユーザ2に送信する(S1)。送信に先立ち、ユーザ1のクライアント端末200aにおいて、稟議制御プログラムはユーザ2が確認者であることを特定し、確認・棄権インタフェースを稟議メール210に設定する。入力インタフェース自体は、第1実施例と同じくJavaScript(登録商標)により提供されてもよいし、稟議制御プログラム自身がダイアログボックス等により提供してもよい。ユーザ2が確認者であるか承認者であるかといった情報は閲覧情報に記載されている。あるいは、所定のデータベースにあらかじめユーザ2が確認者である旨を登録しておいてもよい。この場合には、稟議制御プログラムはこのデータベースに問い合わせてユーザ2が確認者であるという情報を取得することになる。ユーザ2の電子メールアドレスについても同様である。
稟議制御プログラムが添付された稟議メールがユーザ2のクライアント端末200bに到着し、ユーザ2が稟議メールをオープンすると、稟議制御プログラムはクライアント端末200bにて再び起動される。ユーザ2が確認ボタンを押下すると、稟議制御プログラムはユーザ2の入力結果をファイル化し、このファイルを稟議メール210に添付する。あるいは、外部のデータベースに入力結果を記録してもよい。
稟議制御プログラムは閲覧情報にしたがって次の送信先としてユーザ3を特定し、承認者であるユーザ3に対応して、承認/却下インタフェース216等の入力インタフェースを有効化する。更に、稟議メール210のヘッダ212において、ユーザ3の電子メールアドレスを送信先として設定する。したがって、ユーザ2がメーラの送信ボタンを押下すれば、ユーザ3の電子メールアドレスを手動設定しなくても、稟議メール210はユーザ3に送信される(S2)。
以降、同様にしてS3〜S5の処理が実行され、最終承認者のユーザ7が承認すると、稟議が完了する。稟議制御プログラムは、稟議完了の旨を発議者であるユーザ1に通知する。
稟議制御プログラムの基本的な処理過程は図5と同様である。すなわち、稟議メール210が受信され、ユーザにオープンされたときS10以降に示した処理が開始される。稟議制御プログラムは、送信者の適格性をヘッダ212と閲覧情報との比較に基づいて判定し、不適格であればあらかじめ登録されている管理者の電子メールアドレスに宛てて警告を発する。また、稟議メール210には先の閲覧者の入力結果を示すファイルが添付されているため、このファイルの内容にしたがって、S14〜S40の処理を実行する。
稟議制御プログラムは、次の送信先となるユーザのタイプに応じた入力インタフェースを設定し、入力結果等を添付ファイルに追加し、次の送信先となるユーザの電子メールアドレスをヘッダ212に設定する。
以上、第1実施例および第2実施例に基づいて、電子メールをベースとした稟議システムを実現するための方法を説明した。
いずれの実施例においても、クライアント端末200に専用メーラを導入することなく、電子メールベースの稟議が可能となる。ユーザ、あるいは、ユーザのタイプに応じて適切な入力インタフェースを設定できるため、ユーザの立場に応じた稟議内容に対する意思が適切に反映されやすくなる。特に、却下や差し戻しにより、承認者が稟議進行を制御できるため、慎重に稟議を進めやすくなる。承認者が多忙のときには代行承認者に権限委譲できるため、稟議進行の停滞が発生しにくくなる。更に、ヘッダ212の送信アドレスと閲覧情報を比較することにより、稟議メール210の不正取得者が稟議進行に介入するのを防ぐことができる。稟議メールの受け手は、稟議メールの内容、特に、稟議情報を変更することもできる。たとえば、コメントやアノテーション(注釈)を付記できてもよい。
いずれの実施例においても、クライアント端末200に専用メーラを導入することなく、電子メールベースの稟議が可能となる。ユーザ、あるいは、ユーザのタイプに応じて適切な入力インタフェースを設定できるため、ユーザの立場に応じた稟議内容に対する意思が適切に反映されやすくなる。特に、却下や差し戻しにより、承認者が稟議進行を制御できるため、慎重に稟議を進めやすくなる。承認者が多忙のときには代行承認者に権限委譲できるため、稟議進行の停滞が発生しにくくなる。更に、ヘッダ212の送信アドレスと閲覧情報を比較することにより、稟議メール210の不正取得者が稟議進行に介入するのを防ぐことができる。稟議メールの受け手は、稟議メールの内容、特に、稟議情報を変更することもできる。たとえば、コメントやアノテーション(注釈)を付記できてもよい。
第1実施例に示した中央制御型によれば、各クライアント端末200は常に稟議仲介サーバ100に宛てて稟議メール210を送信するだけで、稟議仲介サーバ100が適切に次の送信先を選択する。このため、発議者以外は閲覧の順序を特に意識する必要ななく、各ユーザは稟議内容の検討に意識を集中しやすくなる。また、稟議仲介サーバ100に稟議進行に関する情報を記録として残すことができる。
また、第2実施例に示した自律制御型においても、稟議制御プログラムが送信先を自動的に設定するため、同じくユーザは稟議内容の検討に意識を集中しやすくなる。更に、稟議仲介サーバ100すら設置する必要がないため、導入・保守に要するコストを更に低減しやすくなる。
以上、本発明について実施例をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。
以上の実施の形態および変形例から把握される発明のいろいろな態様をすでに特許請求の範囲に記載したものも含むかたちにて以下に例示する。第2実施例に関連し、以下の発明が認識される。
A1.電子メールに添付されるコンピュータプログラムであって、
1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報と前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報を保持し、
第1のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第1のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第1のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第2のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報と前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報を保持し、
第1のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第1のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第1のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第2のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
A2.1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メールと共に送信され、
第1のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第1のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第1のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第2のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
第1のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第1のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第1のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第2のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
A3.1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示すための電子メールに添付されるコンピュータプログラムであって、
第1のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第1のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第1のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第2のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
第1のユーザにより前記電子メールが受信されたことを検出する処理と、
前記第1のユーザにより前記電子メールが受信されたとき、前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報を参照し、次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第1のユーザによる前記電子メールへの所定操作を検出したとき、前記電子メールの送信先を前記第2のユーザの電子メールアドレスに設定変更する処理と、
をコンピュータに実行させることを特徴とする稟議制御プログラム。
A4.前記稟議内容に対する意思を示すための複数種類の入力インタフェースを保持し、
前記第2のユーザが特定されたとき、前記複数種類の入力インタフェースのうち前記第2のユーザにあらかじめ対応づけられている入力インタフェースを有効化する処理と、
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信されるとき、前記有効化された入力インタフェースを介して前記第2のユーザの入力を検出する処理と、
前記第2のユーザの入力結果を記録する処理と、
を更にコンピュータに実行させることを特徴とするA1からA3のいずれかに記載の稟議制御プログラム。
前記第2のユーザが特定されたとき、前記複数種類の入力インタフェースのうち前記第2のユーザにあらかじめ対応づけられている入力インタフェースを有効化する処理と、
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信されるとき、前記有効化された入力インタフェースを介して前記第2のユーザの入力を検出する処理と、
前記第2のユーザの入力結果を記録する処理と、
を更にコンピュータに実行させることを特徴とするA1からA3のいずれかに記載の稟議制御プログラム。
A5.前記第2のユーザが承認者としてあらかじめ登録されているユーザであるときには、前記稟議内容の承認/却下を選択させるための入力インタフェースを有効化し、
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記有効化された入力インタフェースを介して前記第2のユーザによる承認を示す入力が検出されたときには前記閲覧情報に基づいて次の閲覧者としての第3のユーザを特定し、却下を示す入力が検出されたときには前記第3のユーザとは異なる所定ユーザを送信先として選択することを特徴とするA4に記載の稟議制御プログラム。
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記有効化された入力インタフェースを介して前記第2のユーザによる承認を示す入力が検出されたときには前記閲覧情報に基づいて次の閲覧者としての第3のユーザを特定し、却下を示す入力が検出されたときには前記第3のユーザとは異なる所定ユーザを送信先として選択することを特徴とするA4に記載の稟議制御プログラム。
A6.前記第2のユーザが承認者であるときには、更に、稟議の差し戻しと差し戻し先を設定するための入力インタフェースを有効化し、
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記第2のユーザによる差し戻しを示す入力とその差し戻し先の指定が検出されたときには、差し戻し先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として選択することを特徴とするA5に記載の稟議制御プログラム。
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記第2のユーザによる差し戻しを示す入力とその差し戻し先の指定が検出されたときには、差し戻し先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として選択することを特徴とするA5に記載の稟議制御プログラム。
A7.前記第2のユーザが承認者であるときには、更に、前記稟議内容を承認する権限の委譲とその委譲先を設定するための入力インタフェースを有効化し、
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記第2のユーザによる委譲を示す入力とその委譲先の指定が検出されたときには、委譲先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として選択し、
前記委譲先のユーザに送信される前記電子メールについても承認/却下を選択させるための入力インタフェースを有効化することを特徴とするA5またはA6に記載の稟議制御プログラム。
前記第2のユーザにより前記電子メールが受信された状況において、前記第2のユーザによる委譲を示す入力とその委譲先の指定が検出されたときには、委譲先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として選択し、
前記委譲先のユーザに送信される前記電子メールについても承認/却下を選択させるための入力インタフェースを有効化することを特徴とするA5またはA6に記載の稟議制御プログラム。
A8.前記第1のユーザから送信された前記電子メールが前記第2のユーザにより受信されたとき、前記電子メールのヘッダ情報に記載されている差出人の電子メールアドレスが前記第1のユーザについてあらかじめ登録されている電子メールアドレスと一致することを条件として、前記閲覧情報に基づいて次の閲覧者として第3のユーザを特定することを特徴とするA1からA7のいずれかに記載の稟議制御プログラム。
10 稟議システム、 20 LAN、 30 インターネット、 100 稟議仲介サーバ、 110 通信部、 112 メール受信部、 114 メール送信部、 120 データ処理部、 122 送信先特定部、 124 インタフェース付加部、 126 入力記録部、 130 データ保持部、 200 クライアント端末、 210 稟議メール、 212 ヘッダ、 214 稟議情報領域、 216 承認/却下インタフェース、 218 差戻インタフェース、 220 委譲インタフェース、 222 承認ボタン、 224 却下ボタン、 226 差戻ボタン、 228 差戻先設定領域、 230 委譲ボタン、 232 委譲先設定領域、 240 入力インタフェース領域。
Claims (8)
- 複数のユーザによる稟議を仲介するための装置であって、
第1のユーザから、1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メールを受信するメール受信部と、
前記受信された電子メールの閲覧情報を参照し、前記第1のユーザの次の閲覧者となる第2のユーザを特定する送信先特定部と、
前記第2のユーザの電子メールアドレスを送信先として、前記電子メールを送信するメール送信部と、
を備え、前記1以上の閲覧者に前記電子メールを順次転送することを特徴とする稟議仲介サーバ。 - 次の閲覧者となる前記第2のユーザが特定されたとき、前記稟議内容に対する意思を示すための複数種類の入力インタフェースのうち、前記第2のユーザにあらかじめ対応づけられる入力インタフェースを前記電子メールに付加するインタフェース付加部と、
前記電子メールに付加された入力インタフェースを介した入力結果を記録する入力記録部と、を更に備え、
前記メール送信部は、前記入力インタフェースが付加された電子メールを前記第2のユーザに送信し、
前記メール受信部は、前記第2のユーザから、前記電子メールと共に前記入力インタフェースに対する前記第2のユーザの入力結果を受信し、
前記入力記録部は、前記稟議情報と前記第2のユーザの入力結果を対応づけて記録することを特徴とする請求項1に記載の稟議仲介サーバ。 - 前記インタフェース付加部は、前記第2のユーザが承認者としてあらかじめ登録されているユーザであるときには、前記稟議内容の承認/却下を選択させるための入力インタフェースを前記電子メールに付加し、
前記送信先特定部は、前記第2のユーザから、前記電子メールと共に承認を示す入力結果を受信したときには前記閲覧情報に基づいて次の閲覧者としての第3のユーザを特定し、却下を示す入力結果を受信したときには前記第3のユーザとは異なる所定ユーザを次の送信先として選択することを特徴とする請求項2に記載の稟議仲介サーバ。 - 前記送信先特定部は、前記第2のユーザから、前記電子メールと共に却下を示す入力結果が受信されたときには、稟議の発議者にあたるユーザを送信先として選択することを特徴とする請求項3に記載の稟議仲介サーバ。
- 前記インタフェース付加部は、前記第2のユーザが承認者であるときには、更に、稟議の差し戻しと差し戻し先を設定するための入力インタフェースを前記電子メールに付加し、
前記送信先特定部は、前記第2のユーザから、前記電子メールと共に差し戻しを示す入力結果が受信されたときにはその差し戻し先として指定されたユーザを前記電子メールの次の送信先として特定することを特徴とする請求項3または4に記載の稟議仲介サーバ。 - 前記インタフェース付加部は、前記第2のユーザが承認者であるときには、更に、前記稟議内容を承認する権限の委譲とその委譲先を設定するための入力インタフェースを前記電子メールに付加し、
前記送信先特定部は、前記第2のユーザから、前記電子メールと共に委譲を示す入力結果が受信されたときにはその委譲先として指定されたユーザを前記電子メールの送信先として選択し、
前記インタフェース付加部は、前記委譲先のユーザに送信される前記電子メールに対して承認/却下を選択させるための入力インタフェースを付加することを特徴とする請求項3から5のいずれかに記載の稟議仲介サーバ。 - 前記送信先特定部は、前記第1のユーザから前記電子メールが受信されたとき、前記電子メールのヘッダ情報に記載されている差出人の電子メールアドレスが前記第1のユーザについてあらかじめ登録されている電子メールアドレスと一致することを条件として、前記閲覧情報に基づいて前記第2のユーザを次の送信先として選択することを特徴とする請求項1から6のいずれかに記載の稟議仲介サーバ。
- 第1のユーザから、1以上の閲覧者により確認されるべき稟議内容を示す稟議情報および前記1以上の閲覧者とその確認順序を示す閲覧情報の双方を含む電子メールを受信する処理と、
前記受信された電子メールの閲覧情報を参照し、前記第1のユーザの次の閲覧者となる第2のユーザを特定する処理と、
前記第2のユーザの電子メールアドレスを送信先として、前記電子メールを送信する処理と、
をコンピュータに実行させ、前記1以上の閲覧者に前記電子メールを順次転送することを特徴とする稟議仲介プログラム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008302855A JP2010128797A (ja) | 2008-11-27 | 2008-11-27 | 稟議仲介サーバ |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008302855A JP2010128797A (ja) | 2008-11-27 | 2008-11-27 | 稟議仲介サーバ |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2010128797A true JP2010128797A (ja) | 2010-06-10 |
Family
ID=42329144
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2008302855A Pending JP2010128797A (ja) | 2008-11-27 | 2008-11-27 | 稟議仲介サーバ |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2010128797A (ja) |
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2012123775A (ja) * | 2010-11-17 | 2012-06-28 | Canon Software Information Systems Inc | 情報処理装置、およびその情報処理方法、情報処理システム、プログラム、記憶媒体 |
-
2008
- 2008-11-27 JP JP2008302855A patent/JP2010128797A/ja active Pending
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2012123775A (ja) * | 2010-11-17 | 2012-06-28 | Canon Software Information Systems Inc | 情報処理装置、およびその情報処理方法、情報処理システム、プログラム、記憶媒体 |
Similar Documents
Publication | Publication Date | Title |
---|---|---|
US7814025B2 (en) | Methods and apparatus for title protocol, authentication, and sharing | |
US8266443B2 (en) | Systems and methods for secure and authentic electronic collaboration | |
TW466858B (en) | Method and apparatus for delivering documents over an electronic network | |
US10193844B1 (en) | Secure cloud-based messaging and storage | |
CA2409920C (en) | Distributed computing services platform | |
CN101331509B (zh) | 包括可显示的声明的安全性令牌 | |
US8826375B2 (en) | Rich media collaboration system | |
US20050246193A1 (en) | Methods and apparatus for enabling transaction relating to digital assets | |
AU2001268674A1 (en) | Distributed computing services platform | |
CN102160077A (zh) | 社交网络通知的电子邮件确认页面 | |
US11272067B2 (en) | System and method for sending, delivery or receiving of faxes, over a computer based network according to security or other protocols | |
KR100919606B1 (ko) | 분산 컴퓨팅 서비스 플랫폼 | |
JP2005525653A (ja) | タイトル取引ネットワークのための方法および装置 | |
US20030023850A1 (en) | Verifying messaging sessions by digital signatures of participants | |
JP2010278656A (ja) | 画像編集システムおよび画像編集方法 | |
US20080281608A1 (en) | Providing Collaboration services to Business Applications to correlate user collaboration with the business application | |
JP2010128797A (ja) | 稟議仲介サーバ | |
JP2010128798A (ja) | 稟議制御プログラム | |
CA2875987C (en) | Systems, methods and interfaces for using a messaging program across a multiple applications and communications environment | |
CN110929004B (zh) | 信息处理装置以及计算机可读介质 | |
JP2018005592A (ja) | 文書閲覧制御装置、文書閲覧制御システム及びプログラム | |
JP2002024150A (ja) | グループウエアを用いた情報受配信システム | |
JP2006235852A (ja) | メール管理装置及びメール管理システム | |
WO2009012598A1 (en) | System and method for triggering recipient-side events | |
JP2008084023A (ja) | コンテンツ作成装置及びコンテンツ作成方法 |