JP2014026306A - 電子メールシステムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェック時の注意喚起への応答内容に応じてメールを自動送信する。
【解決手段】自社のメールアドレス識別情報を第１のチェックパラメータ２５１として登録する登録手段３１と、メールの送信前に、前記登録された第１のチェックパラメータに基づき、該メールにて指定された送信先メールアドレスが内部メールアドレスか外部メールアドレスであるかを判定する判定手段３２と、前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じて前記メールの自動送信を制御する制御手段３７と、前記制御手段による制御に応じて前記メールを送信する送信手段３６と、を備えることを特徴とする電子メールシステム１０が提供される。
【選択図】図７

Description

本発明は、電子メールシステムおよびプログラムに関する。

電子メールシステムでは、メール送信時に宛先のアドレスの設定を間違えたり、誤ったファイルを電子メールに添付したりするミスが生じる場合がある。このような電子メールの誤送信は、特に企業等の組織体で使用される電子メールシステムの場合、情報漏洩や顧客の信頼を失う等、企業の社会的信用の低下を招きかねない。このため、従来から電子メールの誤送信を防止する対策が求められている。

そこで、メールの誤送信を防止するために、予めメール送信時のポリシーを設定しておき、該ポリシーに基づいて送信予定のメールをチェックする技術が提案されている（例えば、特許文献１を参照）。

しかしながら、特許文献１のメール誤送信対策では、セキュリティを管理する担当者が、情報セキュリティに関する企業の基本方針に従って、これまでの事象を確認した上で、ポリシーの設定や改定を行わなければならず、大変煩雑な作業となっていた。

一方、送信メールの宛先に自社内の端末に送信される内部メールアドレスのみが指定されている場合、情報漏洩等の問題につながる可能性は低い。これに対して、送信メールの宛先に自社外の端末に送信される外部メールアドレスが含まれる場合、情報漏洩や信用失墜につながる可能性は顕著に高まる。

よって、電子メール送信時のチェック機能では、送信メールの宛先に外部メールアドレスが含まれるかをチェックし、かつ、メール送信者によってシステムの使用環境が異なることを考慮して、電子メール送信時のチェック機能をメール送信者が選択可能なシステムを構築すれば、煩雑な作業が減り、使い勝手がよい。

上記課題に鑑み、本発明の目的とするところは、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェック時の注意喚起への応答内容に応じて前記メールを自動送信することが可能な、電子メールシステムおよびプログラムを提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明のある観点によれば、
自社のメールアドレス識別情報を第１のチェックパラメータとして登録する登録手段と、
メールの送信前に、前記登録された第１のチェックパラメータに基づき、該メールにて指定された送信先メールアドレスが自社の端末に送信される内部メールアドレスであるか、又は自社外の端末に送信される外部メールアドレスであるかの判定を行う判定手段と、
前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じて前記メールの自動送信を制御する制御手段と、
前記制御手段による制御に応じて前記メールを送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする電子メールシステムが提供される。

本発明によれば、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェック時の注意喚起への応答内容に応じてメールを自動送信することができる。

実施形態に係る電子メールシステムの全体構成図。 実施形態に係る内部メールサーバの内部構成図。 図２のメールＤＢの一例。 実施形態に係るクライアント端末装置の内部構成図。 図４のメールＤＢの一例。 実施形態に係るクライアント端末装置の機能構成図。 第１実施形態に係るメール送信チェック処理を示したフローチャート。 図７の宛先確認表示画面の一例（Ｓ７２）。 第１実施形態に係る判定処理を示したフローチャート 図７の添付ファイル確認表示画面の一例（Ｓ７７）。 図７の外部メール確認表示画面の一例（Ｓ８０）。 第２実施形態に係るメール送信チェック処理を示したフローチャート。 第２実施形態に係る判定処理を示したフローチャート 図１２の外部（複数社）メール確認表示画面の一例（Ｓ８４）。

以下、本発明の好適な実施形態について添付の図面を参照しながら説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複した説明を省く。

［システムの全体構成］
ます、本発明の一実施形態に係る電子メールシステムについて、図１を参照しながら説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る電子メールシステムの全体構成図である。

電子メールシステム１０は、内部メールサーバ１１、複数のクライアント端末装置２１、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）３０及びゲートウェイサーバ２０を有する。

内部メールサーバ１１は、自社の端末に送信される内部メールアドレスを宛先とする電子メールの保存及び管理を行う。ＬＡＮ１９は、電子メールシステム内部の通信ネットワークである。ＬＡＮ１９は、本実施形態では、社内に設置された内部メールサーバ１１と複数のクライアント端末２１を接続する専用線である。

複数のクライアント端末装置２１は、ＬＡＮ１９を介して内部メールサーバ１１に接続される。クライアント端末装置２１は、例えば社内のＰＣであってもよいし、社内専用の携帯電話、タブレット型端末、携帯情報端末等であってもよい。

ゲートウェイサーバ２０は、電子メールシステム１０の中継器として機能する。ゲートウェイサーバ２０は、通信プロトコルが異なるＬＡＮ１９及びインターネット１００間のデータ通信や、その他のネットワークとのデータ通信を中継する。

例えば、電子メールシステム１０は、ゲートウェイサーバ２０を介してシステム外の通信ネットワークであるインターネット１００に接続され、インターネット１００に接続された外部メールサーバ１０１に接続される。これにより内部メールサーバ１１は、外部メールサーバ１０１と通信可能に接続されている。

外部メールサーバ１０１は、外部メールアドレスを宛先とする電子メールの保存及び管理を行うメールサーバの一例である。外部メールサーバ１０１は、一つに限らない。

なお、本実施形態では、送信先が社内の端末装置である内部メールアドレスと送信先が社外の端末装置である外部メールアドレスとに分け、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信メールチェックを実行する。つまり、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合には、本実施形態では、メール送信者に外部送信確認画面を表示し、メール送信者によりメール送信が許可された場合に該当メールを送信する。これは、送信メールの宛先に自社外の端末に送信される外部メールアドレスが含まれる場合、情報漏洩や信用失墜につながる可能性が高まると予想されるためである。一方、送信メールの宛先に内部メールアドレスのみが指定されている場合、情報漏洩等の問題につながる可能性は低いと予想される。このため、本実施形態では、メールチェックのレベルを低くし、利用者の利便性、使い勝手をよくする。

［内部メールサーバの内部構成］
次に、内部メールサーバの内部構成について、図２を参照しながら説明する。図２は、本発明の一実施形態に係る内部メールサーバの内部構成図である。内部メールサーバ１１は、サーバ機器として構成されており、ＣＰＵ１２、ディスプレイ１３、キーボード１４、ハードディスクドライブ１５、通信インタフェース（ＩＦ）１６、ＲＯＭ１７及びＲＡＭ１８を有する。

ＣＰＵ１２は、内部メールサーバ１１の全体を制御する。ディスプレイ１３は、各種情報を表示する。キーボード１４は、入力装置の一例であり、キーボード１４に替えてマウスであってもよいし、ディスプレイ１３の画面に積層されたタッチパネルにより実現されてもよい。利用者（ここでは、電子メールシステム１０を使用する社員）は、キーボード１４を使用して各種操作を行う。

ハードディスクドライブ１５は、各種データを記憶する外部記憶装置である。ハードディスクドライブ１５は、メールデータベース(メールＤＢ)としても機能する。通信インタフェース（ＩＦ）１６は、ＬＡＮ１９を介してクライアント端末装置２１との通信を行うためのインタフェースである。ＲＯＭ１７及びＲＡＭ１８には、各種データやプログラムが記憶される。

なお、ディスプレイ１３及びキーボード１４については、図示しない外部の管理サーバから通信ネットワーク（ＬＡＮ、インターネット等）を介してリモートコントロールされるサーバ構成を採っている場合には、設けられていなくても構わない。

図３は、ハードディスクドライブ１５内のメールデータベースの構成例を示す。メールデータベースは、各利用者にそれぞれ割り当てられた複数のユーザメールデータベース１５ａ、１５ｂ、１５ｃ・・・を有する。ユーザメールデータベース１５ａ、１５ｂ、１５ｃ・・・は、複数の利用者の送受信メールを利用者毎に別々に保存する記憶領域である。ここでは、社内の各社員（ユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＣ・・・）の送受信メールを別々のユーザメールデータベースに格納する。なお、ハードディスクドライブ１５は、後述するプロフィールを記憶及び管理していてもよい。

［クライアント端末装置の内部構成］
次に、クライアント端末装置の内部構成について、図４を参照しながら説明する。図４は、本発明の一実施形態に係るクライアント端末装置の内部構成図である。クライアント端末装置２１は、ＰＣ（あるいは、クライアントコンピュータ）として構成されており、クライアント端末装置２１全体を制御するＣＰＵ２２、各種情報を表示するディスプレイ２３、オペレータが各種操作を行うためのキーボード２４、メールデータベース（メールＤＢ）の領域を有するハードディスクドライブ２５、ＬＡＮ１９を介して通信を行う通信インタフェース（ＩＦ）２６、ＲＯＭ２７及びＲＡＭ２８を有する。

図５は、ハードディスクドライブ２５内のメールデータベースの構成例を示す。ハードディスクドライブ２５のメールデータベースの領域には、クライアント端末装置２１を利用する利用者（社員）への送受信メールを保存する記憶領域２５ａとプロフィール文書２５ｂを保存する記憶領域とが設けられている。プロフィール文書２５ｂには、メール送信時のチェックパラメータが設定されている。

第１のチェックパラメータとしては、自社のメールアドレス用ドメイン名が設定される。自社のメールアドレス用ドメイン名は、自社のメールアドレス識別情報の一例であり、自社のメールアドレスを識別可能な情報であれば、ドメイン名に限られない。自社のメールアドレス識別情報の他の例としては、自社のメールアドレスに共通して付けられている文字列、数字、記号又はこれらの組み合わせであってもよい。

第２のチェックパラメータとしては、関連会社のメールアドレス用ドメイン名が設定される。関連会社のメールアドレス用ドメイン名は、関連会社のメールアドレス識別情報の一例であり、関連会社のメールアドレスを識別可能な情報であれば、ドメイン名に限られない。関連会社のメールアドレス識別情報の他の例としては、関連会社のメールアドレスに共通して付けられている文字列、数字、記号又はこれらの組み合わせであってもよい。

第３のチェックパラメータとしては、送信先メールアドレスがグループアドレスかを判断するための基準情報が設定される。第３のチェックパラメータとしての基準情報の一例としては、個人メールアドレスかグループメールアドレスかを特定可能な文字列、数字、記号又はこれらの組み合わせが挙げられる。

［クライアント端末装置の機能構成］
次に、クライアント端末装置の機能構成について、図６を参照しながら説明する。図６は、本発明の一実施形態に係るクライアント端末装置の機能構成図である。なお、図６に示したクライアント端末装置の機能の一部又は全部は、内部メールサーバ１１又は内部メールサーバ１１を管理する図示しない管理サーバの機能として実現することもできる。

クライアント端末装置２１は、登録手段３１、判定手段３２、表示手段３３、操作手段３４、記憶手段３５、送信手段３６及び制御手段３７を有する。

登録手段３１は、電子メールを送信する際に使用するチェックパラメータを登録する。具体的には、登録手段３１は、自社のメールアドレス用ドメイン名を第１のチェックパラメータとしてハードディスクドライブ２５のプロフィール文書２５ｂに登録する。また、登録手段３１は、関連会社のメールアドレス用ドメイン名を第２のチェックパラメータとしてプロフィール文書２５ｂに登録する。また、登録手段３１は、メールに指定された送信先メールアドレスがグループアドレスかを判断するための基準情報を第３のチェックパラメータとしてプロフィール文書２５ｂに登録する。

判定手段３２は、メールの送信前に、第１のチェックパラメータに基づき、そのメールにて指定された送信先メールアドレスが自社の端末に送信される内部メールアドレスであるか、又は自社外の端末に送信される外部メールアドレスであるかを判定する。また、判定手段３２は、判定された外部メールアドレスの中に関連会社内の端末に送信される関連会社メールアドレスが含まれるかを第２のチェックパラメータに基づき判定し、関連会社メールアドレスと判定された外部メールアドレスを内部メールアドレスに変更する。

判定手段３２は、送信先メールアドレスが内部メールアドレスであると判定された場合、第３のチェックパラメータに基づき、内部メールアドレスがグループアドレスか否かを判定する。グループアドレスと判定された場合、判定手段３２は、第１及び第２のチェックパラメータに基づき、グループアドレスに含まれるメンバーのメールアドレスが内部メールアドレス、関連会社メールアドレス又は外部メールアドレスのいずれかをメンバー毎に判定し、関連会社メールアドレスと判定されたメンバーのメールアドレスを内部メールアドレスに変更する。

判定手段３２は、外部アドレスと判定された送信先メールアドレスが複数の場合、該複数の送信先メールアドレスの送信先が１社又は複数社かを判定する。

判定手段３２は、メールにて指定された送信先メールアドレスのうち、ＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）に指定された送信先メールアドレスを判定対象外とすることができる。一方、判定手段３２は、メールにて指定された送信先メールアドレスのうち、ＴＯ（宛先）、ＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）、ＢＣＣに指定されたすべての送信先メールアドレスを判定対象とすることも可能である。以上の判定処理の判定対象となるメールアドレスは、利用者により設定することができる。

表示手段３３は、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、利用者により外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起として、外部メール確認表示画面を表示する。表示手段３３は、判定手段３２により送信先が複数社と判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起として、複数社の外部メール確認表示画面を表示する。

操作手段３４は、利用者（社員）により操作される。例えば、利用者は、操作手段３４を使用して外部送信チェックのオン（チェック実行を指定）又はオフ（チェック不実行を指定）を選択する。

送信手段３６は、制御手段３７による制御に応じてメールを送信する。

制御手段３７は、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じてメールの自動送信を制御する。

制御手段３７は、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれないと判定された場合、前記注意喚起を発することなく送信手段３６にメールを自動送信させる。

なお、ＣＰＵ２２により実行される各機能を実現するためのプログラムは、ＲＯＭ２７又はＲＡＭ２８等の記憶手段３５に予め格納されてもよい。プログラムは、記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭあるいはフレキシブルディスク，ＳＲＡＭ，ＥＥＰＲＯＭ，メモリカード等の不揮発性記録媒体（メモリ）に記録されてもよい。

そして、本実施形態に係る判定手段３２や制御手段３７の機能は、これらのメモリに記録されたプログラムをＣＰＵ２２に実行させることにより実現され得る。さらに、前記プログラムは、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部機器あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部機器からダウンロードすることもできる。

以上、本発明の一実施形態に係る電子メールシステム１０の全体構成及び各部の構成について説明した。以上の構成は、以下に示す第１及び第２実施形態に係る電子メールシステム１０に適用される。

以下では、初めに、図７〜図１１を参照しながら、第１実施形態に係る電子メールシステム１０によるメール送信チェック処理について説明する。次に、図１２〜図１４を参照しながら、第２実施形態に係る電子メールシステム１０によるメール送信チェック処理について説明する。

なお、以下では、いずれの実施形態においても、メール送信チェック処理は、図１に示した各クライアント端末装置２１の動作として記載する。しかしながら、各実施形態において、メール送信チェック処理を実行する機器は、クライアント端末装置２１に限られず、内部メールサーバ１１であってもよく、管理サーバであってもよい。更に、各実施形態において、メール送信チェック処理の一部がクライアント端末装置２１によって処理され、メール送信チェック処理の他の一部が内部メールサーバ１１や管理サーバにて分散処理されてもよい。
＜第１実施形態＞
［メール送信チェック処理］
最初に、第１実施形態に係るメール送信チェック処理について、図７を参照しながら説明する。図７は、第１実施形態に係るメール送信チェック処理のフローチャートである。前提として、各クライアント端末２１のハードディスクドライブ２５（各メールデータベース）のプロフィール文書２５ｂには、チェック条件の第１〜第３のパラメータが予め登録されている。また、プロフィール文書２５ｂには、利用者の選択に応じて、メールの宛先表示がオン（指定）されているかのパラメータ、添付ファイルのチェックがオン（指定）されているかのパラメータ、及び外部送信チェックがオン（指定）されているかのパラメータが予め登録されている。利用者の上記パラメータの選択は、後述する図８の宛先確認画面４０に示された「メール送信時 チェック」の欄４７内のチェック項目４７ａ、４７ｂ、４７ｃを利用者の操作によりオン又はオフすることにより、利用者によって選択されている。

チェック項目４７ａのボタンは、メールの宛先チェックを実行するかのパラメータを設定する際に利用者の操作により操作される。チェック項目４７ａがオンに設定されている場合には、メールを送信する直前に自動的に図８の宛先確認画面４０が表示される。

チェック項目４７ｂのボタンは、メールの添付ファイルのチェックを実行するかのパラメータを設定する際に利用者の操作により操作される。チェック項目４７ｂがオンに設定されている場合には、送信先に外部メールアドレスを含むメールであって、添付ファイル付のメールを送信する前に、図１０の添付ファイル確認画面５０が表示される。

チェック項目４７ｃのボタンは、送信先に外部メールアドレスを含むメールが複数社に送信される場合に外部（複数社）への送信確認を実行するかを設定する際に利用者の操作により操作される。チェック項目４７ｃがオンに設定されている場合には、送信先に外部メールアドレスを含むメールを複数社に送信する前に、図１４の複数社の外部メール確認表示画面５６が表示される。

図８のチェック項目４７ｃでは、送信先に外部メールアドレスを含むメールを送信する前に、図１１に外部メール確認表示画面５３を表示するためのパラメータを設定することもできる。

その他、ＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）に指定された送信先メールアドレスは判定対象外とする設定や、ＴＯ（宛先）、ＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）、ＢＣＣの欄に指定されたすべての送信先メールアドレスを判定対象とする設定等が、利用者による図示しないチェック項目のボタン操作によって行われてもよい。

その状態で、図７のメール送信チェック処理が開始されると、判定手段３２は、ハードディスクドライブ２５（各メールデータベース）のプロフィール文書２５ｂに登録された各種パラメータを読み込む（ステップＳ７０）。

次に、制御手段３７は、ステップＳ７０にて読み込まれたパラメータのうち、メールの宛先チェックを実行するかのパラメータに基づき、メールの宛先チェックがオンかを判定する（ステップＳ７１）。

メールの宛先チェックがオンに設定されている場合、表示手段３３は、宛先確認画面４０をディスプレイ２３に表示する（ステップＳ７２）。図８に宛先確認画面４０の一例を示す。利用者であるメール送信者は、宛先確認画面４０を用いて、ＴＯ４１の欄に指定された送信先アドレス４１ａ、ＣＣ４２の欄に指定された送信先アドレス４２ａ、４２ｂ、ＢＣＣ４３の欄に指定された送信先アドレス４３ａをメール送信前に確認することができる。確認後、メール送信者は、「ＯＫ」ボタン４５又は「キャンセル」ボタン４６を選択する。

次に、制御手段３７は、メールの宛先表示の確認結果を判定する（ステップＳ７３）。利用者が「ＯＫ」ボタン４５を選択した場合、制御手段３７は、「ＯＫ（送信可）」と判断し、ステップＳ７５に進む。一方、メール送信者が「キャンセル」ボタン４６を選択した場合、制御手段３７は、「ＮＧ（送信不可）」と判断し、メール編集画面に戻り（ステップＳ７４）、本処理を終了する。

これによれば、メール送信前に図８の宛先確認画面４０を表示し、メール送信者にそのメールの送信先の確認及び確認後の送信の可否を確認する。これにより、電子メールの誤送信を防止することができる。

なお、メールの宛先チェックがオフの場合、ステップＳ７２〜Ｓ７４の処理は行われず、直ちにステップＳ７５の判定処理に進む。
(判定処理)
判定処理は、図７のメール送信チェック処理のステップＳ７５で呼び出される。本実施形態にかかる判定処理の具体的な処理を図９に示す。図９の判定処理は、判定手段３２により実行される。

判定手段３２は、第１のチェックパラメータに基づき、メールの送信先が内部メールアドレスか、外部メールアドレスかを判定する（ステップＳ９１）。第１のチェックパラメータに基づく送信先のメールアドレスのチェックでは、送信先のメールアドレスのアッドマーク「＠」より後の文字列と第１のチェックパラメータとが比較される。これにより、判定手段３２は、自社メールアドレス（内部メールアドレス）か、外部メールアドレスかを判定する。

以下に具体例を示す。第１のチェックパラメータには、自社のメールアドレス用ドメイン名が登録されている。第１のチェックパラメータとして、「＠ＲＣＨ」が登録されている場合、アッドマーク「＠」より後の文字列が「＠ＲＣＨ」のメールアドレスは、自社メールアドレスと判定される。例えば、「ＡＡＡ＠ＲＣＨ」や「ＢＢＢ＠ＲＣＨ」は、自社メールアドレスと判定される。

一方、アッドマーク「＠」より後の文字列が「＠ＲＣＨ」以外のメールアドレスは、外部メールアドレスと判定される。例えば、「△△△＠ａａａ．ｃｏ．ｊｐ」は外部メールアドレスと判定される。なお、＠より後の文字列のドットの有無で自社メールアドレスか否かを判定してもよい。

ステップＳ９１の処理は、判定対象となるすべての送信メールアドレスに対して実行される。つまり、ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣに指定されたすべての送信先メールアドレスを判定対象とすることがメール送信者により選択されている場合には、ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣに指定されたすべての送信先メールアドレスについてステップＳ９１の処理が行われる。また、ＢＣＣに指定された送信先メールアドレスは判定対象外とすることがメール送信者により選択されている場合には、ＴＯ、ＣＣに指定されたすべての送信先メールアドレスについてステップＳ９１の処理が行われる。

次に、判定手段３２は、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれるかを判定する（ステップＳ９２）。送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれない、すなわち、内部メールアドレスのみである場合、ステップＳ９４に進む。

一方、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれる場合、判定手段３２は、第２のチェックパラメータに基づき、外部メールアドレスに関連会社アドレスが含まれていないかを判定する。判定の結果、判定手段３２は、関連会社アドレスと判定されたアドレスを外部メールアドレスから内部メールアドレスに変更する（ステップＳ９３）。

第２のチェックパラメータには、関連会社のメールアドレス用ドメイン名が登録されている。第２のチェックパラメータとして、「＠ＴＳＴ」が登録されている場合、外部メールアドレスと判定されたものであっても、アッドマーク「＠」より後の文字列が「＠ＴＳＴ」のメールアドレスは、関連会社メールアドレスと判定される。その結果、関連会社メールアドレスと判定されたメールアドレスは、外部メールアドレスから内部メールアドレスに変更される。

次に、判定手段３２は、再び、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれるか判定する（ステップＳ９６）。送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれない、すなわち、内部メールアドレスのみである場合、ステップＳ９４に進む。

一方、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれる場合、判定手段３２は、送信先メールアドレス中に外部メールアドレスがあると判定し（ステップＳ９８）、本処理を終了する。

ステップＳ９２及びステップＳ９６にて、送信先メールアドレスに内部メールアドレスのみが含まれると判定された場合には、ステップＳ９４にて、判定手段３２は、内部メールアドレスの中にグループアドレスが含まれるかを判定する。

グループアドレスがあるかの判定は、第３のチェックパラメータに基づき行われる。第３のチェックパラメータには、送信先メールアドレスがグループメールアドレスか個人メールアドレスかを判断するための基準情報が登録されている。第３のチェックパラメータとして、「アッドマーク＠の前のスラッシュ／」が個人メールアドレスを特定するための基準情報として登録されている場合、例えば、「×××＠ＲＣＨ」は、アッドマーク＠の前にスラッシュがないため、グループメールアドレスと判定される。一方、「ＢＢ／ＣＣＣ／ＤＤ＠ＲＣＨ」は、アッドマーク＠の前にスラッシュがあるため、個人メールアドレスと判定される。

その結果、内部メールアドレスにグループアドレスが含まれないと判定された場合（ステップＳ９５）、判定手段３２は、送信先メールアドレス中に外部メールアドレスはないと判定し（ステップＳ９７）、本処理を終了する。

一方、内部メールアドレスにグループアドレスが含まれると判定された場合（ステップＳ９５）、判定手段３２は、グループアドレス内に属するメンバーのメールアドレスを展開する（ステップＳ９９）。そして、判定手段３２は、各メンバーのメールアドレスについて、ステップＳ９１〜Ｓ９８の判定処理を繰り返し、送信先アドレスに外部メールアドレスが含まれるか否かを判定後（Ｓ９７，９８）、本処理を終了する。

なお、送信先メールアドレスにグループアドレスが含まれる場合、図８のグループ展開４４のボタンを押すことにより、グループアドレスに含まれるメンバーのアドレス情報を一覧表示される。よって、メール送信者は、グループアドレス内の各メンバーのメールアドレスを画面上で簡単に確認できる。

以上の判定処理後、図７のメール送信チェック処理に戻り、ステップＳ７６を処理する。制御手段３７は、添付ファイルのチェックがオン（指定）され、かつ、送付先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれるかを判定する（ステップＳ７６）。

添付ファイルのチェックがオンされているかは、図８のチェック項目４７ｂのボタンにて利用者により選択された添付ファイルのチェックパラメータに基づき判定される。添付ファイルのチェックがオフに設定されている場合又はメールの送信先に外部メールアドレスが含まれないと判定された場合、ステップＳ７９に進む。

添付ファイルのチェックがオンに設定され、かつ送信先に外部メールアドレスが含まれると判定された場合、表示手段３３は、図１０の添付ファイル確認画面５０をディスプレイ２３に表示する（ステップＳ７７）。図１０は、添付ファイル確認画面５０の一例である。添付ファイル確認画面５０には、添付ファイル付きのメールが社外に送信されることの注意を喚起するメッセージ５１が表示されている。メール送信者は、添付ファイル確認画面５０を用いて、添付ファイル付きのメールを送信すべきかを確認することができる。メール送信者は、送信を許可するかを示すために、「はい」又は「いいえ」のボタン５２を選択する。

次に、制御手段３７は、添付ファイル確認画面５０を用いたメール送信者からのボタン５２の選択結果に応じて（ステップＳ７８）、「はい」が選択された場合には、ステップＳ７９に進む。「いいえ」が選択された場合には、ステップＳ７４に進み、メール編集画面に戻り、本処理を終了する。

ステップＳ７９において、制御手段３７は、外部送信チェックがオンに設定され、かつ、送付先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれるかを判定する。外部送信チェックがオンされているかは、図８のチェック項目４７ｃのボタンにて利用者により選択された外部送信チェックパラメータに基づき判定される。外部送信チェックがオフに設定されている又は外部メールアドレスが含まれないと判定された場合、制御手段３７は、ステップＳ８２に進んでメールの自動送信を制御し、本処理を終了する。これに応じて、送信手段３６は、該当メールを自動送信する。

一方、外部送信チェックがオンに設定され、かつ、送付先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、表示手段３３は、図１１の外部メール確認表示画面５３をディスプレイ２３に表示する（ステップＳ８０）。図１１は外部メール確認表示画面５３の一例である。外部メール確認表示画面５３には、送信先に社外のメールアドレスが指定されていることの注意を喚起するメッセージ５４が表示されている。メール送信者は、外部メール確認表示画面５３を用いて、添付ファイル付きのメールを送信すべきかを確認することができる。確認後、メール送信者は、「はい」又は「いいえ」のボタン５５を選択する。

制御手段３７は、外部メール確認表示画面５３を用いたメール送信者からのボタン５５の選択結果に応じて（ステップＳ８１）、「はい」が選択された場合には、ステップＳ８２に進み、メールの自動送信を制御し、本処理を終了する。これに応じて、送信手段３６は、該当メールを自動送信する。一方、「いいえ」が選択された場合には、ステップＳ７４に進み、メール編集画面に戻り、本処理を終了する。

以上に説明したように、本実施形態に係る電子メールシステムによれば、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、送信前に外部メール確認表示画面５３を表示し、メール送信者に注意を喚起させる。そして、メール送信者の画面操作によりメール送信の許可を得てからメールを社外に自動送信する。これにより、誤った電子メールが外部メールアドレスにて指定された社外に誤送信されることを回避することができる。この結果、情報漏洩、顧客の信頼の失墜、企業の社会的な信用の低下を招くことを未然に防止できる。

特に、本実施形態に係る電子メールシステムでは、送信先メールアドレスのドメイン名が、自社のメールドメイン名又は関連会社のメールドメイン名と一致しなければ、外部メールアドレスへの送信と判断して上記外部メール確認表示画面５３を表示し、メール送信者に注意を喚起させる。これにより、本実施形態に係る電子メールシステムでは、実質的に情報漏洩が生じる可能性の高いメール送信に限って送信確認を行い、情報漏洩が生じる可能性の低いメールについては利便性を考慮してメールの自動送信を行う。

また、本実施形態に係る電子メールシステムによれば、電子メールにファイルが添付されている場合、電子メール送信前に図１０の添付ファイル確認表示画面５０を表示し、メール送信者に添付ファイル付きメールの社外への送信の可否を確認させる。これにより、添付ファイル付き電子メールの社外への誤送信を減らすことができる。特に、外部メールアドレスに添付ファイルを送信する際には、添付ファイルの暗号化やパスワードの指定を行うとセキュリティが向上し、情報漏洩のリスクを低下させることができる。よって、添付ファイルが暗号化されていなかったり、添付ファイルにパスワードが設定されていなかったりした場合には、送信の可否をメール送信者に確認するメッセージを表示することは有効である。例えば、メールのやり取りを何回も繰り返したメールの場合、やりとりの履歴に添付ファイル付きメールがあっても気がつかずに送信するようなケースも想定される。このような場合にも、本実施形態に係る電子メールシステムによれば、メールにファイルが添付されていることの注意を送信者に喚起する画面を表示し、メール送信者に添付ファイル付きメールの送信の可否を確認させることができる。

更に、本実施形態では、宛先確認画面４０にてどのようなチェックをするかの選択ができるボタンを追加することにより、より利用者のシステム使用環境に合致したフレキシブルなメールチェックシステムを構築できる。例えば、メールマガジンのような外部へのメール送信時には、アドレスの間違いチェックだけでなく、送信方法としてＴＯやＣＣではなく、ＢＣＣのみにアドレスを指定する場合がある。これは、ＢＣＣではなくＴＯやＣＣを使ったメール送信を行うと、メールの送信行為が他者へのメールアドレスの漏洩につながるため、これを回避するためにＢＣＣのみにアドレスを指定する。よって、このような場合には、利用者は、宛先確認画面４０にてＢＣＣに指定された送信先メールアドレスを判定対象外とするチェックボタンを選択できる。これにより、その利用者の使用環境を考慮したメールチェックシステムを利用者に提供できる。

また、本実施形態に係る電子メールシステムによれば、既存のシステムにおいて本実施形態で開示したチェック機能を組み込むだけで新たな装置や新たなソフトウエアの追加は不要なため、コストを掛けることなくシステムを構築できる。
＜第２実施形態＞
［メール送信チェック処理］
次に、第２実施形態に係るメール送信チェック処理について、図１２を参照しながら説明する。図１２は、第２実施形態に係るメール送信チェック処理のフローチャートである。

本実施形態に係るメール送信チェック処理は、ステップＳ７０〜Ｓ７９の処理まで、第１実施形態に係るメール送信チェック処理と同一処理である。

また、本実施形態に係る判定処理（図１２のステップＳ７５）は、図１３に示したように、ステップＳ９１〜Ｓ９９の処理まで、第１実施形態に係る判定処理と同一処理である。よって、以下では、図１２のステップＳ７５で呼び出される図１３の判定処理のステップＳ１００、Ｓ１０１の処理を説明し、その後、図１２のステップＳ７９以降の処理について説明する。

本実施形態に係る判定処理では、第１実施形態と同様に、ステップＳ９８にて送信先に外部メールアドレスがあると判定された場合、判定手段３２は、送信先メールアドレスに含まれる外部メールアドレスが複数存在するかを判定する（ステップＳ１００）。外部メールアドレスが一つの場合、そのまま本処理を終了する。一方、外部メールアドレスが複数の場合、判定手段３２は、送信先が一社又は複数社かを判定する（ステップＳ１０１）。

例えば、判定手段３２は、複数の外部メールアドレスのドメイン名がすべて同じであれば、外部送信先が複数社と判定し、複数の外部メールアドレスのドメイン名が異なれば、外部送信先が複数社と判定する。

図１３の判定処理後、図１２のステップＳ７６〜Ｓ７９の処理を実行し、ステップＳ７９において、制御手段３７は、外部送信チェックがオンに設定され、かつ、送付先に外部メールアドレスが含まれるかを判定する。外部送信チェックがオンに設定され、かつ、送付先に外部メールアドレスが含まれると判定された場合、ステップＳ８３に進む。ステップＳ８３にて、制御手段３７は、外部送信先が複数社であるかを判定する。複数社でなければ本処理を終了し、複数社であればステップＳ８４に進む。

ステップＳ８４にて、表示手段３３は、図１４の複数社の外部メール確認表示画面５６をディスプレイ２３に表示する。図１４は、複数社の外部メール確認表示画面５６の一例である。複数社の外部メール確認表示画面５６には、送信先に社外の複数社のメールアドレスが指定されていることの注意を喚起するメッセージ５７が表示されている。メール送信者は、複数社の外部メール確認表示画面５６を用いて、メールを送信すべきかを確認することができる。確認後、メール送信者は、「はい」又は「いいえ」のボタン５８を選択する。

次に、制御手段３７は、複数社の外部メール確認表示画面５６を用いたメール送信者からのボタン５８の選択結果に応じて（ステップＳ８５）、「はい」が選択された場合には、ステップＳ８２に進み、メールの自動送信を制御し、本処理を終了する。これに応じて、送信手段３６は、該当メールを自動送信する。一方、「いいえ」が選択された場合には、ステップＳ７４に進み、メール編集画面に戻り、本処理を終了する。

以上に説明したように、本実施形態に係る電子メールシステムによれば、送信先が社外に複数社に送信されると判定された場合、送信前に複数社の外部メール確認表示画面５６を表示し、メール送信者に注意を喚起させる。そして、メール送信者の画面操作によりメール送信の許可を得てからメールを自動送信する。これにより、特に、外部メールアドレスにて指定されたあて先が複数社の場合、誤った電子メールが外部メールアドレスにて指定された社外の複数社に誤送信されることを回避することができる。この結果、情報漏洩、顧客の信頼の失墜、企業の社会的な信用の低下を招くことを未然に防止できる。一方、外部メールアドレスにて指定された送信先が一社の場合、本実施形態に係る電子メールシステムでは、その宛先が誤っている可能性は低いと判断し、そのような情報漏洩が生じる可能性の低いメールについては、社外に送信されるメールであっても自動送信を実行する。これにより、利用者の利便性を高めたメールチェックシステムを実現することができる。

なお、外部メールアドレスの宛先判定では、外部メールアドレスが今まで判定されていないドメイン名を有する場合には、そのドメイン名を所定のテーブルに追加登録し、２回目以降は外部メールアドレスのドメイン名とテーブルに登録されたドメインメイトを照合することにより、外部メールアドレスの宛先が一社であるか複数社であるかを判定してもよい。

以上に説明したように、上記各実施形態に係る電子メールシステムによれば、送信先メールアドレスに外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じてメールの自動送信を制御することができる。

なお、この実施形態で説明した電子メールシステムは一例であり、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもない。

以上、添付図面を参照しながら本発明に係る電子メールシステムの好適な実施形態について詳細に説明したが、本発明に係る電子メールシステムの技術的範囲はかかる例に限定されない。本発明に係る電子メールシステムの技術分野における通常の知識を有する者であれば、特許請求の範囲に記載された技術的思想の範疇において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、これらについても、当然に本発明に係る電子メールシステムの技術的範囲に属する。また、複数の実施形態が存在する場合において、矛盾しない範囲で組み合わせることができる。

なお、本発明に係る電子メールシステムのクライアント端末装置及び内部メールサーバを実現するコンピュータには、前述したようにＣＰＵが内蔵されている。ＣＰＵにより実行される各機能を実現するためのプログラムは、コンピュータに備えられたＲＯＭ、ＲＡＭあるいはＨＤＤ等の記憶手段に予め格納されてもよい。前記プログラムは、記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭあるいはフレキシブルディスク，ＳＲＡＭ，ＥＥＰＲＯＭ，メモリカード等の不揮発性記録媒体（メモリ）に記録されてもよい。本発明に係るクライアント端末装置及び内部メールサーバの機能は、これらのメモリに記録されたプログラムをＣＰＵに実行させることにより実現され得る。さらに、前記プログラムは、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部機器あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部機器からダウンロードすることもできる。

１０：電子メールシステム、１１：内部メールサーバ、１５：ハードディスクドライブ（ユーザＤＢ）、１９：ＬＡＮ、２０：ゲートウェイサーバ、２１：クライアント端末装置、２５：ハードディスクドライブ（ユーザＤＢ）、２５ｂ：プロフィール、３１：登録手段、３２：判定手段、３３：表示手段、３４：操作手段、３５：記憶手段、３６：送信手段、３７：制御手段、４０：宛先確認画面、４１：ＴＯ(宛先)、４２：ＣＣ、４３：ＢＣＣ、５０：添付ファイル確認画面、５３：外部メール確認表示画面、５６：複数社の外部メール確認表示画面、１０１：外部メールサーバ、２５１：第１のチェックパラメータ、２５２：第２のチェックパラメータ、２５３：第３のチェックパラメータ

特開２００７−１０２３３４号公報

Claims (9)

1. 自社のメールアドレス識別情報を第１のチェックパラメータとして登録する登録手段と、
   メールの送信前に、前記登録された第１のチェックパラメータに基づき、該メールにて指定された送信先メールアドレスが自社の端末に送信される内部メールアドレスであるか、又は自社外の端末に送信される外部メールアドレスであるかを判定する判定手段と、
   前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じて前記メールの自動送信を制御する制御手段と、
   前記制御手段による制御に応じて前記メールを送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とする電子メールシステム。
2. 前記登録手段は、関連会社のメールアドレス識別情報を第２のチェックパラメータとして登録し、
   前記判定手段は、前記外部メールアドレスのうち、前記登録された第２のチェックパラメータに基づき、関連会社内の端末に送信されると判定された関連会社メールアドレスを内部メールアドレスに変更し、
   前記制御手段は、前記変更後において前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じて前記メールの自動送信を制御することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
3. 前記登録手段は、前記メールにて指定された送信先メールアドレスがグループアドレスかを判断するための基準情報を第３のチェックパラメータとして登録し、
   前記判定手段は、前記送信先メールアドレスが前記内部メールアドレスであると判定された場合、前記登録された第３のチェックパラメータに基づき、前記内部メールアドレスがグループアドレスか否かを判定し、
   前記グループアドレスと判定された場合、前記登録された第１及び第２のチェックパラメータに基づき、前記グループアドレスに含まれるメンバーのメールアドレスが前記内部メールアドレス、前記関連会社メールアドレス又は前記外部メールアドレスのいずれかをメンバーのメールアドレス毎に判定し、前記関連会社メールアドレスと判定されたメンバーのメールアドレスを内部メールアドレスに変更することを特徴とする請求項２に記載の電子メールシステム。
4. 前記制御手段は、前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれないと判定された場合、前記注意喚起を発することなく前記送信手段に前記メールを自動送信させる請求項１〜３のいずれか一項に記載の電子メールシステム。
5. 前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれると判定された場合、前記外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起として、外部メール確認表示画面を表示する表示手段を更に備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか一項に記載の電子メールシステム。
6. 前記判定手段は、前記外部アドレスと判定された送信先メールアドレスが複数の場合、該複数の送信先メールアドレスの送信先が１社又は複数社かを判定し、
   前記表示手段は、前記送信先が複数社と判定された場合、前記外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起として、複数社の外部メール確認表示画面を表示する請求項５に記載の電子メールシステム。
7. 前記判定手段は、前記メールにて指定された送信先メールアドレスのうち、ＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）に指定された送信先メールアドレスは前記判定の対象外とすることを特徴とする請求項１〜６のいずれか一項に記載の電子メールシステム。
8. 前記判定手段は、前記メールにて指定された送信先メールアドレスのうち、ＴＯ（宛先）、ＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）、ＢＣＣに指定されたすべての送信先メールアドレスを前記判定の対象とすることを特徴とする請求項１〜６のいずれか一項に記載の電子メールシステム。
9. 自社のメールアドレス識別情報を第１のチェックパラメータとして登録する処理と、
   メールの送信前に、前記登録された第１のチェックパラメータに基づき、該メールにて指定された送信先メールアドレスが自社の端末に送信される内部メールアドレスであるか、又は自社外の端末に送信される外部メールアドレスであるかを判定する処理と、
   前記送信先メールアドレスに前記外部メールアドレスが含まれると判定された場合、外部送信チェックが選択されているときに発せられる注意喚起への応答内容に応じて前記メールの自動送信を制御する処理と、
   前記制御に応じて前記メールを送信する処理と、
   を含む処理をコンピュータにより実行するためのプログラム。

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