JP2009135629A

JP2009135629A - 文書管理装置

Info

Publication number: JP2009135629A
Application number: JP2007308284A
Authority: JP
Inventors: Hideki Takasugi; 秀樹高杉; Hironori Yamashita; 洋徳山下; Tomoya Nakahara; 智哉中原; Toshiya Takahashi; 稔哉高橋
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 2007-11-29
Filing date: 2007-11-29
Publication date: 2009-06-18

Abstract

【課題】ワークフローシステム間で扱われる文書データを簡易な構成で容易に管理する文書管理装置を得ること。
【解決手段】複数のワークフローシステムに接続されるとともに、ワークフローシステム間で文書データを送受信することによってワークフローシステム間の連携動作を行なわせ、ワークフローシステム内で扱われる文書データの管理を行う文書管理装置において、ワークフローシステムＡで作成された文書データを受信する受信部と、受信部で受信した文書データの送信先を特定するフロー連携処理部２０と、フロー連携処理部２０が特定した送信先のワークフローシステムＢ１〜Ｂｎの何れかへ、ファクシミリによって文書データを送信するファクシミリ手段１０と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフローシステム間で扱われる文書データを管理する文書管理装置に関するものである。

仕事の流れを手順的に示したワークフローを管理する装置やシステムには、種々の製品が存在し世の中に普及してきているが、企業間を跨るようなワークフローシステムは、中々実現できていないのが現実である。小売業や町工場などの比較的小規模な企業においては、ワークフローシステムを導入して維持運営するコストと、その効果が十分に見合わないからである。

例えば、特許文献１に記載の統合ワークフロー管理方法では、サーバコンピュータと複数台のクライアントコンピュータとを接続したワークフロー管理システムがネットワークを介して複数台接続されるシステム上で、複数の人が関わる一連の業務の流れをワークフローに記述しておき、ワークフローの流れに従ってワークフロー管理システム間で電子メールを送受している。これにより、業務を達成する仕事の単位であるプロセスアクティビティ間で電子メールのやりとりを行い、ワークフローの流れに従ってワークフローシステム間で連携した動作を行なわせている。

特開平９−１９０３９９号公報

しかしながら、上記従来の技術では、電子メールのやりとりを行うためにメールサーバを導入する必要があり、ワークフローシステムを維持運営するコストが高くなるという問題があった。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、ワークフローシステム間で扱われる文書データを簡易な構成で容易に管理する文書管理装置を得ることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、複数のワークフローシステムに接続されるとともに、前記ワークフローシステム間で文書データを送受信することによって前記ワークフローシステム間の連携動作を行なわせ、前記ワークフローシステム内で扱われる前記文書データの管理を行う文書管理装置において、所定のワークフローシステムで作成された文書データを受信する受信部と、前記受信部で受信した文書データの送信先を特定する送信先特定部と、前記送信先特定部が特定した送信先のワークフローシステムへ、ファクシミリによって前記文書データを送信するファクシミリ送信部と、を備えることを特徴とする。

この発明によれば、送信先のワークフローシステムへ、ファクシミリによって文書データを送信するので、ワークフローシステム間で扱われる文書データを簡易な構成で容易に管理することができるという効果を奏する。

以下に、本発明に係る文書管理装置の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。

実施の形態
図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。文書管理システム（ワークフロー管理システム）１００は、ワークフローシステム間で扱われる文書データを管理するシステムであり、ワークフローシステムＡ、文書管理装置１、ワークフローシステムＢ１〜Ｂｎ（ｎは自然数）、ネットワーク５を有している。文書管理システム１００は、ワークフローシステムＡで作成された文書データをワークフローシステムＢ１〜ＢｎへＦＡＸ送信することによって、ワークフローシステムＡとワークフローシステムＢ１〜Ｂｎとの間でワークフローシステムを連携させる。本実施の形態では、ワークフローシステムＡとワークフローシステムＢ１〜Ｂｎが、それぞれ異なる部署や会社などで用いられるワークフローである場合について説明する。

ワークフローシステムＡは、図示しない複数のＰＣ（Personal Computer）が接続されて構成されている。ワークフローシステムＡでは、例えばＰＣ間で所定の文書データを回覧や追記することによって部品の発注処理を行う。

文書管理装置１は、ワークフローシステムＡに接続されており、ワークフローシステムＡで作成された文書データ（文書管理システム１００内で扱われる文書データ）を管理する。文書管理装置１は、ファクシミリ手段１０とフロー連携処理部（送信先特定部）２０を備えている。

ファクシミリ手段１０は、ネットワーク５に接続されており、ワークフローシステムＡで作成された文書データを、文書データの送信先となっているワークフローシステムＢ１〜Ｂｎの何れかにＦＡＸ（ファクシミリ）送信する。ファクシミリ手段１０は、ファクシミリ装置であってもよいし、複合機であってもよい。フロー連携処理部２０は、ワークフローシステムＡで作成された文書データの送信先を管理しており、ファクシミリ手段１０に文書データの送信先を指示する。

本実施の形態のネットワーク５は、ＦＡＸによって文書データの送受信ができる電話回線などを含んで構成されており、文書管理装置１からワークフローシステムＢ１〜ＢｎへはＦＡＸによってワークフローシステムＡで作成された文書データが送信される。

ワークフローシステムＢ１〜Ｂｎは、それぞれ図示しない複数のＰＣが接続されて構成されている。ワークフローシステムＢ１〜Ｂｎは、それぞれ同様の構成を有しているので、ここではワークフローシステムＢ１について説明する。

ワークフローシステムＢ１は、文書管理装置１からＦＡＸによって送られてくる文書データを受信し、受信した文書データを用いて部品の受注処理を行う。ワークフローシステムＢ１は、図示しない複数のＰＣが接続されて構成されている。ワークフローシステムＢ１では、例えばＰＣ間で所定の文書データを回覧することによって部品の受注処理を行う。

つぎに、文書管理装置１の詳細な構成について説明する。図２は、文書管理装置の構成を示すブロック図である。文書管理装置１は、通信部（受信部）４０、ワークフロー管理部３０、フロー連携処理部２０、ファクシミリ手段（ファクシミリ送信部）１０を備えている。

通信部４０は、ワークフローシステムＡのＰＣと接続されており、ワークフローシステムＡのＰＣで作成や追記された文書データをＬＡＮ（Local Area Network）等を介して受信する。通信部４０は、ＰＣから受信した文書データをワークフロー管理部３０に送信する。

ワークフロー管理部３０は、フロー定義管理部３１、フロー制御部３２、データ管理部３３を有している。フロー定義管理部３１は、業務（仕事）の流れや処理を定義した業務フローに関する情報（業務フロー情報）を格納し管理する。業務フロー情報は、例えば誰から誰に文書データを回覧するかを定義した情報である。

フロー制御部３２は、業務フロー情報と後述のワークフローデータに基づいて、業務の進捗状況や期限を管理する。フロー制御部３２は、期限に近づいた業務や期限遅れの発生した業務が発生した場合に、ワークフローシステムＡ内の担当者（ＰＣ）に、業務の期限に関するメール通知などを行う。

データ管理部３３は、ワークフローシステムＡで作成される文書データやワークフローに関するワークフローデータ（例えば、ワークフロー内で誰がどの処理を完了したかを示す処理履歴や文書データの閲覧権限、追記権限など）を記憶し管理する。

ファクシミリ手段１０は、データ入力部１１を備えており、データ管理部３３で管理されている文書データをデータ入力部１１から入力し、ワークフローシステムＢ１〜Ｂｎの何れかに送信する。

フロー連携処理部２０は、フロー定義管理部３１が記憶している業務フロー情報に基づいて文書データの送信先を特定するとともに、ファクシミリ手段１０に特定した送信先へ文書データをＦＡＸ送信するよう指示する。

つぎに、文書管理システム１００の処理手順について説明する。以下では、ワークフローシステムＡが部品の発注を行う会社であり、ワークフローシステムＢ１が部品の発注を受ける会社である場合に、部品の発注に関する文書データをワークフローシステムＡからワークフローシステムＢ１にＦＡＸ送信する場合ついて説明する。

図３は、文書管理システムの処理手順を示すフローチャートである。ワークフローシステムＡでは、業務フロー情報に従って、各担当者がそれぞれに割り当てられた処理を実行する。具体的には、各担当者は、部品の発注に関する処理として、文書データへのデータ入力を行う。文書データへのデータ入力は、例えば文書データの作成や文書データ内へのデータの書き込みなどである（ステップＳ１０）。文章データは、例えば文章を作成するソフトウェア、表計算を行なうソフトウェアなどを用いて作成される。

ここで、文書データと業務フロー情報の具体例について説明する。図４は、文書データの一例を示す図である。図４に示す文書データ１０１は、部品の発注を行うための部品発注書である。文書データ１０１は、文書データ１０１を識別するＩＤ、発注を行う部品名、部品の単価、部品の個数、発注処理の承認／非承認、発注先の会社名などに関する情報を有している。

ワークフローシステムＡでは、文書データ１０１内の情報のうち、例えば部品の個数に関する項目Ｘ１、承認／非承認に関する項目Ｘ２に、所定の情報が入力されることによってワークフローが実行されていく。

図５は、ワークフローおよび業務フロー情報を説明するための図である。図５では、部品の発注に関するワークフロー１０２が、項目Ｘ１への個数の入力（１）、項目Ｘ２への承認／非承認の入力（２）、Ｚ社（発注先）への文書データ１０１の送信（３）である場合を示している。

フロー定義管理部３１では、ワークフローにしたがった業務フロー情報が設定される。例えば、ワークフローシステムＡで実行するワークフローがワークフロー１０２である場合、フロー定義管理部３１には、図５に示す業務フロー情報１０３が設定される。

業務フロー情報１０３は、ワークフローで行う処理内容、担当者、処理期限などがそれぞれ対応付けられた情報テーブルである。図５の業務フロー情報１０３では、最初の処理が「項目Ｘ１への個数の入力」であり、担当者が「Ｙ１」、期限が「２００７年１０月２９日」であることを示している。また、２番目の処理が「項目Ｘ２への承認／非承認の入力」であり、担当者が「Ｙ２」、期限が「２００７年１１月５日」であることを示している。また、３番目の処理が「Ｚ社への文書データ１０１のＦＡＸ送信」であり、担当者が「Ｙ３」、期限が「２００７年１１月６日」であることを示している。

この業務フロー情報１０３で設定されるワークフローのうち、最初の処理と２番目の処理がワークフローシステムＡで実行される処理であり、３番目の処理が文書管理装置１で実行される処理である。

ワークフローシステムＡでは、業務フロー情報１０３に設定されている順番でワークフローが実行されていく（ステップＳ２０）。換言すると、ワークフローシステムＡに設定されている各担当者は、フロー定義管理部３１が管理している業務フロー情報１０３に従ってワークフローを実行していく。具体的には、最初の処理として、担当者の「Ｙ１」によって文書データ１０１の項目Ｘ１へ個数が入力される。この後、２番目の処理として、担当者の「Ｙ２」によって、文書データ１０１の項目Ｘ２へ承認または非承認が入力される。

担当者の「Ｙ１」や「Ｙ２」によって入力された情報は、文書管理装置１の通信部４０を介してデータ管理部３３に送られる。データ管理部３３は、通信部４０を介して送られてくる情報を文書データ１０１に反映させる。また、データ管理部３３は、担当者の「Ｙ１」や「Ｙ２」によってワークフローが実行されると、実行された処理をワークフローデータの処理履歴に反映（更新）する。

ワークフローシステムＡで、ワークフローが実行されている間、フロー制御部３２は、業務フロー情報とワークフローデータに基づいて、業務の進捗状況や期限を管理している。フロー制御部３２は、ワークフローシステムＡでのワークフローが完了したと判断すると、フロー連携処理部２０にワークフローの完了を通知する。

これにより、フロー連携処理部２０は、フロー定義管理部３１が管理している業務フロー情報１０３に基づいて、文書データ１０１の送信処理を開始する（ステップＳ３０）。まず、フロー連携処理部２０は、ファクシミリ手段１０にデータ管理部３３の文書データ１０１を読み込ませる。ファクシミリ手段１０は、データ入力部１１からデータ管理部３３の文書データ１０１を入力し、フロー連携処理部２０は、文書データ１０１の送信先となる宛先を特定する（ステップＳ４０）。

フロー連携処理部２０は、例えば、文書データ１０１内のＩＤおよび業務フロー情報１０３に基づいて、文書データ１０１の送信先となる宛先を特定する。このため、本実施の形態では、予め業務フロー情報１０３に、文書データ１０１（ＩＤ）毎の送信先を設定しておく。

文書データ１０１の宛先を特定できた場合（ステップＳ４０、Ｙｅｓ）、フロー連携処理部２０は、ファクシミリ手段１０に宛先に対応する接続先を確定させる（ステップＳ５０）。

ファクシミリ手段１０が接続を確立できた場合（ステップＳ６０、Ｙｅｓ）、フロー連携処理部２０は、ファクシミリ手段１０に文書データ１０１のＦＡＸ送信を指示する。ファクシミリ手段１０は、接続先のファクシミリ装置（連携先のワークフローシステムＢ１）へ文書データ１０１をＦＡＸ送信する（ステップＳ７０）。

連携先のワークフローシステムＢ１では、ＦＡＸによって文書データ１０１を受信する（ステップＳ８０）。ワークフローシステムＢ１では、受信した文書データ１０１内のデータ項目、数値データなどを用いてワークフローシステムＢ１で設定されているワークフローを実行する。

文書データ１０１の宛先を特定できなかった場合（ステップＳ４０、Ｎｏ）、フロー連携処理部２０は、エラー処理を実行し文書データ１０１のＦＡＸ送信を行なわない（ステップＳ９０）。

また、ファクシミリ手段１０が接続を確立できなかった場合（ステップＳ６０、Ｎｏ）、フロー連携処理部２０は、エラー処理を実行し文書データ１０１のＦＡＸ送信を行なわない（ステップＳ１００）。

なお、本実施の形態では、文書管理装置１がＰＣで作成された文書データ１０１を連携先のワークフローシステムＢ１へＦＡＸ送信する場合について説明したが、文書管理装置１は紙媒体などの文書をワークフローシステムＢ１へＦＡＸ送信してもよい。

図６は、本発明の実施の形態に係る文書管理システムの他の構成を示す図である。なお、図６の各構成要素のうち図１に示した文書管理システム１００と同一機能を達成する構成要素については同一番号を付しており、重複する説明は省略する。

文書管理システム２００は、文書管理装置２、ワークフローシステムＢ１〜Ｂｎ、ネットワーク５を有している。文書管理装置２は、ファクシミリ手段１０、フロー連携処理部２０、データ入力部５０を備えている。データ入力部５０は、紙媒体などに記載されている文書データを読み込む手段である。データ入力部５０に文書データを入力する際には、予め紙媒体の所定の位置をマークすることによって文書データ１０１のＩＤを設定しておく。そして、データ入力部５０が紙媒体のマークの位置を検出することによって文書データ１０１のＩＤを識別する。フロー連携処理部２０は、文書データ１０１内のＩＤおよび業務フロー情報１０３に基づいて、文書データ１０１の送信先となる宛先を特定する。なお、データ入力部５０へは、電子データを用いて作成された文書データ１０１を入力してもよい。

また、本実施の形態では、ネットワーク５が電話回線などを含んで構成されている場合について説明したが、ネットワーク５がＩＰ網などを含んでいてもよい。また、ワークフローシステムＢ１〜Ｂｎの何れかが電子メールの送受信手段を有する構成としてもよい。この場合、文書管理装置１，２も、電子メールの送受信手段を有する構成としておく。そして、文書管理装置１，２では、文書データ１０１の宛先がメールの送受信手段を有してれば、文書データ１０１を電子メールまたはＦＡＸによって送信する。一方、文書管理装置１，２では、文書データ１０１の宛先がメールの送受信手段を有していなければ、文書データ１０１をＦＡＸによって送信する。なお、ファクシミリ手段１０がＦＡＸの受信機能（ファクシミリ受信部）を備える構成としてもよい。この場合、文書管理装置１は、文書データの受信側として動作することが可能となる。

また、本実施の形態では、文書データ１０１とワークフローデータの処理履歴などを別々の情報として管理したが、文書データ１０１にワークフローデータの処理履歴などを付加してもよい。

また、本実施の形態では、フロー連携処理部２０がファクシミリ手段１０やワークフロー管理部３０と別々の構成である場合について説明したが、ファクシミリ手段１０がフロー連携処理部２０を備える構成としてもよいし、ワークフロー管理部３０がフロー連携処理部２０を備える構成としてもよい。

また、本実施の形態では、フロー連携処理部２０が、文書データ１０１のＩＤに基づいて、文書データ１０１の送信先を特定したが、ユーザによって外部入力される指示（送信先を示す情報）に基づいて文書データ１０１の送信先を特定してもよい。また、フロー連携処理部２０が、業務フロー情報１０３に基づいて文書データ１０１の送信先を特定してもよい。この場合、フロー連携処理部２０は、業務フロー情報１０３内から文書データ１０１のＦＡＸ送信処理に関する処理を抽出し、ＦＡＸ送信処理の宛先（Ｚ社）を特定する。

このように実施の形態によれば、ワークフローシステム間で扱われる文書データをＦＡＸによって送受信するので、簡易な構成で容易にワークフローシステム間で文書データを管理することが可能となる。

また、文書データの受信側は、ＦＡＸの受信手段をを有していればよいので、文書データの受信側のワークフローシステムが簡易な構成となる。また、文書データをＦＡＸによって送受信するので、リードタイム短縮しつつ低コストで文書データを送受信することが可能となる。

以上のように、本発明に係る文書管理装置は、ワークフローシステム間で扱われる文書データの管理に適している。

本発明の実施の形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。文書間理装置の構成を示すブロック図である。文書管理システムの処理手順を示すフローチャートである。文書データの一例を示す図である。ワークフローおよび業務フロー情報を説明するための図である。本発明の実施の形態に係る文書管理システムの他の構成を示す図である。

符号の説明

１，２文書管理装置
５ネットワーク
１０ファクシミリ手段
１１データ入力部
２０フロー連携処理部
３０ワークフロー管理部
３１フロー定義管理部
３２フロー制御部
３３データ管理部
４０通信部
５０データ入力部
１００，２００文書管理システム
１０１文書データ
１０２ワークフロー
１０３業務フロー情報
Ａワークフローシステム
Ｂ１〜Ｂｎワークフローシステム

Claims

複数のワークフローシステムに接続されるとともに、前記ワークフローシステム間で文書データを送受信することによって前記ワークフローシステム間の連携動作を行なわせ、前記ワークフローシステム内で扱われる前記文書データの管理を行う文書管理装置において、
所定のワークフローシステムで作成された文書データを受信する受信部と、
前記受信部で受信した文書データの送信先を特定する送信先特定部と、
前記送信先特定部が特定した送信先のワークフローシステムへ、ファクシミリによって前記文書データを送信するファクシミリ送信部と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
前記所定のワークフローシステムとは異なる他のワークフローシステムで作成された文書データを、前記ファクシミリによって受信するファクシミリ受信部をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。