JP6553937B2 - 情報共有プログラム、情報処理装置、及び情報共有方法 - Google Patents

Description

本発明は、特定の電子メール等私信情報を複数人で共有することをにより、これらの電子メールをハブとしたやりとり及びタスク管理を実現する情報共有プログラム、情報処理装置、及び情報共有方法に関する。

近年、インターネットの発達に伴い、企業活動において社内連絡や顧客との情報のやり取り等の情報伝達手段は、電子メールによるものが主流となっている。企業における部署内の連絡等についても、管理職から部署メンバー等に対して電子メールによる情報伝達が行われている。

顧客からの業務依頼に関するものや、企業内での連絡事項に関するもの等、電子メールは多くの場合においてタスクの起点となる。これらの電子メールは、関係するメンバー全員がその情報内容を共有して対応することが望ましい。そのため、顧客からの電子メールを関係するメンバーに対して転送したり、ＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）やＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ ｃａｒｂｏｎ ｃｏｐｙ）等で複数メンバーに送信することが行われている。このような状況下において便宜を図るため、電子メールを共有するプログラムや電子メールを共有するシステムが提供されている。

特許文献１の電子メール共有システム等では、特定の電子メール受信アドレスを設け、この電子メール受信アドレスを宛先として送信された電子メールを受信すると、企業内の特定メンバー内において閲覧可能な掲示板を立ち上げることとされている。特定メンバーが前記掲示板にコメントを作成し、他のメンバーが閲覧することで、顧客から送信された電子メール情報を共有し、保守対応等のタスク進捗を管理することとされている。

特開２００５−８４８４４号公報

特許文献１の電子メール共有システムにおいては、特定の電子メールアドレスが宛先として設定された電子メールを受信した場合に、これらの電子メール内容を共有するため掲示板が作成される。しかしながら、これらの特定の電子メールアドレスを宛先とする情報全てを共有することが必ずしも効率的であるとは限らない。すなわち、共有対象候補としての情報の中には、共有化することが適切ではない場合も想定され、これらの情報の中から適切に情報を選択して共有することが望まれる。さらに、これらの情報を必要以上の複数メンバーにおいて共有すると、同一企業内のメンバー内において共有したとしても、不本意に情報が漏洩するリスクが高くなる。そのため、これらの情報は必要且つ最小限のメンバー間において共有されることが望ましい。しかしながら、特許文献１の電子メール共有システム等では、共有情報の特定や共有するメンバーを選択することができないため、上述のような企業内メンバーから情報が漏洩するリスクへの対応が困難となる。

そこで、本発明は、共有対象となる内部情報と内部情報共有メンバーとを選択可能としつつ、内部情報に関するコメント作成等、情報共有メンバー間におけるやり取りを可能とし、必要情報の共有化と外部への漏洩リスクの低下を実現する情報共有プログラム、情報処理装置、及び情報共有方法の提供を目的とした。

上述した課題を解決すべく提供される本発明の情報共有プログラムは、特定のユーザーを管理ユーザーとし、前記管理ユーザー以外の一又は複数の被管理ユーザーと前記管理ユーザーとを含むユーザーによって情報共有グループを構成すると共に、前記管理ユーザーと前記情報共有グループ外の部外者との間でやりとりされた私信情報を含む情報を前記情報共有グループ内において共有可能であり、前記私信情報を情報処理する私信情報処理機能と、前記私信情報の中から選択された一又は複数を共有対象情報として特定可能とする共有対象情報特定機能と、前記情報共有グループを構成する前記被管理ユーザーを共有対象者として登録可能とする共有対象者登録機能と、前記共有対象情報に関連付けられたコメントの作成を可能とするコメント作成機能と、前記共有対象情報及び前記コメントを含む内部情報を前記情報共有グループを構成するユーザーに限定して閲覧可能とする内部情報共有処理機能とを情報処理装置に実現させるものである。

本発明の情報共有プログラムによれば、電子メール等の私信情報のうち必要最小限の私信情報を選択した上で、適切に共有することが可能となる。さらに、これらの情報を必要且つ最小限のメンバーにおいて共有することができる。そのため、企業内メンバーから内部情報の漏洩といったリスクを低下することが期待できる。さらに、本発明の情報共有プログラムは、共有対象者が、共有対象として特定した私信情報に対してコメント作成を行い得る。これにより、情報共有メンバー内においての共有対象情報に関するコミュニケーションの活性化を図り得る。

ここで、私信情報が電子メールである場合には、共有対象者との内部情報の情報共有を目的として、電子メールのＣＣや転送等の機能を採用した場合、宛先を間違えて送信するといった誤送信等が懸念される。上述のように、本発明の情報共有プログラムでは、内部情報を共有対象者間で共有するにあたり、ＣＣや転送等によらずに行い得る。そのため、宛先の誤入力等によりこれらの電子メール等内部情報が社外に漏洩してしまうといった問題を抑制することができる。また同時に、ＣＣ、転送、返信等、１つの電子メールに対して多くの電子メールが飛び交うことを回避することができ、メールボックス内にこれらの送受信メールが溢れるといった問題を抑制することができる。

上述の構成によれば、情報の共有が必要な私信情報を共有対象として選択し、共有対象メールごとに内部メンバーの中から共有対象者を選択することができる。そのため、タスクの起点となる共有対象メールごとに、柔軟且つ適切な共有メンバーの選定を行い得る。そのため、不要な情報共有や必要のないメンバーに情報が漏れることといった問題を回避することができる。

ここで、近年の企業活動においては、１つのタスク発生から完了に至るまでに長期間を要することも多く、情報を共有するメンバーを追加する必要や、タスク完了までに異動や退職等によりタスク遂行者がタスクの遂行から除外される事態が想定される。このような事態に対応するため、タスク遂行の過程においても内部情報を共有するメンバーを柔軟に変更可能であることが望ましい。

上述の問題に対応するため本発明の情報共有プログラムは、前記共有対象情報ごとに、前記情報共有グループを構成する前記被管理ユーザーの追加及び削除を行えるものであることが望ましい。

上述した構成によれば、内部情報の共有が必要なタイミングで、且つ共有が必要なメンバーの追加及び解除を行うことができる。そのため、タスク遂行の過程でタスクを遂行するメンバーを変更する必要が生じた場合に、共有メンバーを変更することができる。その結果、タスク管理者にとっては常に適切なメンバーにより情報を共有することができ、さらに共有対象者から解除されたメンバーに内部情報が漏洩することを回避できる。一方共有対象から解除されたメンバーにとっては、追行する必要が無くなったタスクに関する情報が追加されることがない。これにより、不必要な内部情報が表示されてメールボックス内等に私信情報が溢れるといった問題を一層抑制することができる。

前述のように、近年電子メールによる情報伝達が主流となり、これらの電子メール等私信情報は多くの場合タスクの起点となる。このように、タスクの起点となる私信情報を受信し、これを共有対象情報として複数メンバーにおいて情報を共有している場合には、誰がタスクの遂行を主導するのかといった責任が曖昧になりかねないという問題がある。さらに、いつまでにタスクを完了させるのかといったタスク完了期限についても曖昧となり、タスク管理が煩雑になるといった事態が想定される。

上述の問題に対応するため本発明の情報共有システムは、前記内部情報又は前記私信情報に関するタスクを設定するタスク設定機能と、前記タスクを遂行するタスク遂行者を選択可能とするタスク遂行者選択機能とを前記情報処理装置に実現させることとしてもよい。

タスク遂行者を選択して表示することとすれば、内部情報に関するタスクを、誰が責任を持って遂行するのかが明確になり、タスク遂行が滞るといった問題を回避できる。これにより、タスク遂行者が責任を持って積極的にタスクを遂行することが期待される。また、共有対象者の中でも自らが受任しているタスクに関するものか否かによって、これらのタスクに関して優先順位を付けて業務を遂行することが可能となる。

さらに、上述したタスク完了期限の問題に対応するため、本発明の情報共有システムは、前記タスクの完了期限を設定可能とするタスク完了期限設定機能を前記情報処理装置に実現させることとしてもよい。

上述の構成によりタスク完了期限が明確となり、タスク管理者及びタスク遂行者にとって遂行中のタスクをいつまでに完了するべきか等、タスクに関する進捗把握が容易になる。

さらに上述の前記タスク完了期限設定機能が、前記タスクに関する前記内部情報に基づいて所定の条件で抽出された情報に基づいて前記タスクの完了期限を設定可能なものであっても良い。

上述の構成により、タスク完了期限についての期限設定を行う手間が省ける。

本発明の情報共有プログラムにおいては、前記タスク遂行者に設定された前記タスクに設定された完了期限、及び前記タスクの進捗状況の集計するタスク進捗状況集計機能を前記情報処理装置に実現させることとしてもよい。

上述の構成により、誰が、何を、いつまでに、何件のタスクを受任し遂行しているかといったタスク内容や期限が一目瞭然となり、タスク管理者にとって業務全体の把握が容易となる。また、各メンバーが担当しているタスク件数を把握することにより、適切にタスクの振り分けを行うことができる。

本発明の情報共有プログラムは、前記被管理ユーザーから前記情報共有グループ外の部外者への前記私信情報の発信を制限する情報発信制限機能を前記情報処理装置に実現させるものであることが望ましい。

かかる構成によれば、例えば業務に不慣れなユーザー（承認対象者）が、業務管理者が想定しない内容の私信情報や未熟な文面の私信情報を送信してしまうといった事態を抑制することができる。

本発明の情報共有プログラムは、前記情報発信制限機能により発信制限された前記私信情報の一部又は全部について発信制限を解除する承認機能を前記情報処理装置に実現させることとしてもよい。

かかる構成によれば、被管理ユーザーにより作成されたものの情報発信制限機能によって発信制限されていた私信情報のうち、そのまま発信しても良いと管理ユーザーによって判断されたものについては、承認機能を機能させることにより発信制限を解除し、そのまま部外者に発信することができる。これにより、私信情報の発信作業をより一層簡略化できる。

上述した前記共有対象者は前記共有対象情報ごとに選択可能であり、前記内部情報のうち、前記共有対象情報及び前記共有対象情報に関連付けられたコメントが単一のスレッドに纏められて表示されるスレッド作成機能を情報処理装置に実現させるものであることあることが望ましい。

上述の構成により、より柔軟な共有対象情報の選択や、選択された共有情報ごとの必要且つ最小限のメンバーによる情報共有が行い得る。また、これらの１つの共有対象情報に関連する情報をスレッドとして纏めて表示することにより、関連する内部情報を一括して閲覧することが可能となる。すなわち、１つの電子メール等私信情報をタスクの起点として、これらのタスクごとのスレッドが表示されるため、利便性をさらに向上させることができる。

なお、本発明及び以下の説明において「スレッド」とは、あるひとつの話題に関連した私信情報やコメントを集めて一括して閲覧可能なように表示するものである。例えば、共有対象メール及びこれに対するコメントを一括して閲覧可能なように集めたものが、スレッドに相当する。

本発明の情報共有プログラムは、前記内部情報と、前記私信情報とを、同一のユーザーインターフェース内に表示させることが望ましい。

上述の構成によれば、電子メール等の私信情報と内部情報とを同列に取り扱いすることができ、これらを一元的に管理可能となる。その結果、電子メール等の私信情報の確認と同時に内部情報の確認が可能となり、内部情報の確認漏れ等の減少が期待できる。

本発明の情報共有プログラムは、電子メールによる通信に係る電子メール通信情報が前記私信情報に含まれ、前記電子メールが、前記私信情報の一部又は全部として取り扱われるものとしてもよい。

上述の構成により、各ユーザーが私信情報によるやり取りと共に内部情報を有効利用することが可能となる。

本発明の情報共有プログラムは、共有対象情報を共有している共有対象者のうち、どのメンバーが共有対象情報の内容を確認済みであるかを判別可能とする既読機能を備えるものとしてもよい。これにより、重要な共有対象情報を未だ確認していない共有対象者に対して、早急な情報確認を促すことができる。

本発明の情報共有方法は、上述した情報共有プログラムを電子メール送受信装置に実行させることを特徴とするものである。

本発明の情報処理装置は、上述した情報共有プログラムを機能させることを特徴とするものである。

本発明の情報共有方法、情報処理装置によれば、タスクの起点となる電子メール等私信情報を効率的に必要メンバーで共有することができ、効率的なタスク遂行に貢献する。

本発明によれば、共有対象となる内部情報と内部情報共有メンバーとを選択可能としつつ、内部情報に関するコメント作成等、情報共有メンバー間におけるやり取りを可能とし、必要情報の共有化と外部への漏洩リスクの低下を実現する情報共有プログラム、情報処理装置、及び情報共有方法を提供することができる。

本発明の一実施形態に係る情報共有プログラムを用いて実現される情報処理装置、及び情報共有方法の概要を示した説明図である。 図１に示した情報処理装置の構成を示したブロック図である。 図１に示した情報処理装置を用いて電子メールを共有対象者において共有する場合の概略図を示している。 図１に示した情報処理装置の共有対象メール処理動作の一例を示したフローチャートである。 図１に示した情報処理装置のタスク依頼及びタスク完了期限処理動作の一例を示したフローチャートである。 図１に示した情報処理装置の承認依頼処理動作の一例を示したフローチャートである。 図１に示した情報処理装置の表示処理により、端末装置のブラウザに表示されるトップ画面において、受信した電子メールを表示させた状態の一例を示した画像図である。 図１に示した情報処理装置の表示処理により、端末装置のブラウザに表示されるトップ画面において、スレッドを表示させた状態の一例を示した画像図である。 本発明の一実施例に係る情報共有プログラムを実行することにより表示される承認依頼画面を示す画像図である。 本発明の一実施例に係る情報共有プログラムを実行することにより表示されるタスク進捗状況管理画面を示す画像図である。

以下、本発明の一実施形態に係る情報共有プログラム、情報処理装置１０、情報共有方法について、図面を参照しつつ詳細に説明する。

図１に示すように、情報処理装置１０は本発明の情報共有プログラムを実行するためのものである。本実施形態においては、電子メールによる通信を私信情報の一例として示している。本実施形態における情報共有プログラムは、いわゆるＷＥＢメールソフトとしての機能を有し、情報処理装置１０にその機能を実行させる。

情報処理装置１０は、いわゆるＷＥＢサーバーとしての機能を有し、ネットワークを介して他の情報処理装置との電子メール通信や端末装置Ｔとの電子メールの送受信を行う。情報処理装置１０は、インターネット網や、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ／Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）や広域通信網（ＷＡＮ／Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、仮想プライベートネットワーク（ＶＰＮ／Ｖｉｒｔｕａｌ Ｐｒｉｖａｔｅ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の通信網に接続し、通信することができる。情報処理装置１０には、本発明の情報共有をインストールすることにより、図２のような基本的構成が構築される。また情報処理装置１０は、端末装置Ｔにブラウザを通じて電子メール送受信に係る所定のインターフェースを表示させる。端末装置Ｔを使用するユーザーＰは、端末装置Ｔをインターネットに接続し、端末装置Ｔに表示されるブラウザを介して情報処理装置１０にインストールされている情報共有プログラムを利用する。

図２は、情報処理装置１０の機能的構成の一例を示すブロック図である。図２に示すように、情報処理装置１０は、制御部２０、記憶部７０及び通信部８０を備えている。制御部２０には、外部メール通信処理部３０、内部情報処理部４０及び表示処理部６０が構築されている。記憶部７０には、ユーザーＰごとにの電子メール情報が格納されている記憶領域７２が設けられている。記憶領域７２には、後に詳述する外部メールや内部情報等の情報がユーザーＰごとの記憶領域７２に格納されている。通信部８０は、ネットワークを通じて各種の情報をやりとりするためのものである。

端末装置Ｔは、情報処理装置１０により表示処理された所定のユーザーインターフェースを、出力デバイスであるモニター（図示せず）に表示する。ユーザーＰが、端末装置Ｔのマウスやキーボード等の入力デバイス（図示せず）への入力を行うと、これらの入力がネットワークを通じて情報処理装置１０に対して入力される。

図１に示すように、ユーザーＰａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ・・・は同一グループを構成する内部メンバーである。ユーザーＰａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ・・・が使用する端末装置Ｔａ，Ｔｂ，Ｔｃ，Ｔｄ・・・は、所定のネットワークを介して情報処理装置１０に接続されている。

外部メール通信処理部３０は、各ユーザーＰａ，Ｐｂ，Ｐｃ，Ｐｄ・・・の私信情報である電子メールによる送受信（外部メール）に関する処理を実施するものである。外部メール通信処理部３０は、従来公知のＷＥＢメール用ソフトと同様の構成とされている。具体的には、外部メール通信処理部３０は、メール送信部３２、メール受信部３４、メール作成部３６等を備えている。メール送信部３２は、電子メール送信用の情報処理を行う。メール受信部３４は、電子メール受信用の情報処理を行う。メール作成部３６は、電子メール作成機能を実現するためものである。外部メール通信処理部３０において処理される送受信済の電子メールや、作成中の電子メールに関するデータは、後に詳述する表示処理部６０において所定のユーザーインターフェイスで表示可能なように処理され、記憶部７０の所定の領域に格納される。

内部情報処理部４０は、内部情報を適切且つ効果的に共有するための各機能が設けられている。具体的には、内部情報処理部４０は、共有対象メール特定処理部４２、共有対象者選択処理部４４、コメント作成処理部４６、スレッド作成処理部４７、タスク処理部４８、承認処理部５６及び内部情報処理部５８を備えている。以下、各構成について具体的に説明する。

共有対象メール特定処理部４２は、メール受信部３４において受信したユーザーＰの私信情報である電子メール（外部メール）のうち、このメールの管理者であるユーザーＰ（以下、「管理ユーザーＡ」とも称す）により他の内部メンバーとの共有対象として特定された電子メールを共有対象メールとして処理する。共有対象メール特定処理部４２により共有対象として特定された外部メール（共有対象メール）は管理ユーザーＡ宛の電子メールが格納される記憶領域７２に格納される。

共有対象者選択処理部４４は、管理ユーザーＡにより共有対象として選択された共有対象メールについて、共有対象メール及びこれに関するコメント（内部情報）を共有しようとする対象者を選択して登録する機能（共有対象者登録機能）を発揮するために設けられている。具体的には、ユーザーＰａが管理ユーザーＡであるメール場合には、ユーザーＰａの私信メール（ユーザーＰａ宛のメールあるいはユーザーＰａが発信したメール）からユーザーＰａが選択したメールが共有対象メールとされる。また、管理ユーザーＡがユーザーＰａである場合には、その他のユーザーＰｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，・・・（以下、「被管理ユーザーｐ」とも称す）が共有対象者の候補となる。この場合、管理ユーザーＡであるユーザーＰａは、共有対象者選択処理部４４により、所定のネットワークに接続された端末装置Ｔのユーザー（内部メンバー）であるＰｂ，Ｐｃ，Ｐｄ，・・・の中から共有対象者を選択できる。共有対象者として選択されたユーザーＰ（被管理ユーザーｐ）は、他人である管理ユーザーＡの記憶領域７２内に格納されている共有対象メールへのアクセスが許可される。これにより、共有対象者である被管理ユーザーｐが管理ユーザーＡの記憶領域７２に格納されている共有対象メール等内部情報を確認することができる。

管理ユーザーＡにより既に共有対象者（被管理ユーザーｐ）が設定されている共有対象メール（内部情報）について、管理ユーザーＡが共有対象者（被管理ユーザーｐ）のメンバー変更を行う場合には、共有対象者選択処理部４４に対する入力により共有対象者の再選択を行う。この場合、共有対象者としての選択を解除されたユーザーは、これまで共有していた共有対象メールへのアクセスが禁止される。そのため、共有対象者としての選択を解除された被管理ユーザーｐは、共有解除された内部情報を閲覧することができなくなる。

コメント作成処理部４６は、ユーザーＰ（管理ユーザーＡや被管理ユーザーｐ）が共有対象である電子メールやこれに紐付けられたコメントに対するコメントを作成をするために設けられている。

スレッド作成処理部４７は、共有対象メール及びこれに紐付けられたコメントを一括りにした単一のスレッドとして処理するために設けられている。具体的には、共有対象メールが選択されると、これを１つのスレッドとして処理し、ユーザーＰを宛先及び送信元とする情報が格納されている記憶領域７２に格納する。共有対象者である被管理ユーザーｐや管理ユーザーＡが、スレッドを構成する電子メールやコメント関連するコメントを作成した場合は、前述の記憶領域７２に格納されているスレッドに対して、前記のコメントが追加される。これにより、１つのスレッドに対して多数のコメントが作成された場合であっても、ユーザーＰ及び共有対象者のメールボックス内に表示されるスレッドが次から次へと追加されることがなく、ユーザーＰのメールボックス内にメールが溢れることを抑制する。

タスク処理部４８は、タスクの起点として選択処理された共有対象メールをハブとしたタスクの遂行を推し進めるための各機能を備えている。タスク処理部４８には、これらの機能を実現するためタスク遂行者処理部５０、タスク完了期限管理部５２及び進捗状況管理部５４が設けられている。

タスク遂行者処理部５０は、管理ユーザーＡが選択した外部メールや内部情報に関するタスクを遂行する者をタスク遂行者と設定するために設けられている。管理ユーザーＡは、送受信された電子メール（外部メール）や内部情報に関するタスクを遂行する者として、共有対象者である被管理ユーザーｐからタスク遂行者を選択することができる。

タスク完了期限管理部５２は、外部メールや内部情報に関するタスクを完了するべき期限を設定処理するために設けられている。管理ユーザーＡがタスクに関して設定した期限は、外部メールや内部情報と共に表示されるよう処理される。また、タスク完了期限管理部５２は、管理ユーザーＡにより選択された外部メールや内部情報の本文中又は件名等より、タスク完了期限の候補を抽出する機能を備えている。タスク完了期限の抽出は、所定の抽出条件を満足するものをタスク完了期限候補として提示する。抽出条件としては、例えば電子メールの本文中に「何月何日までに、お願いします」、「締め切りは何月何日です」といった、期限を示唆するものを抽出するよう設定することができる。また、タスク完了期限は、上述したタスク遂行者の選択と同時に設定することもできる。これらにより設定されたタスク完了期限情報は、共有対象メール等の内部情報とともに表示される。そのため、これらの情報についても共有対象者の間で共有され、誰がいつまでに責任をもってタスクを完了させるべきかといったことが明確になり、タスクの期限内の遂行に貢献することができる。

進捗状況管理部５４は、ユーザーＰごとに何件のタスクを受任し遂行完了したか、遂行中のタスクについて完了期限がいつであるかといった情報を集計して管理する。進捗状況管理部５４において集計された結果は、表示処理部６０により表示処理されユーザーＰが端末装置Ｔに表示されるブラウザを通じて確認することができる。

承認処理部５６は、管理ユーザーＡや被管理ユーザーｐ以外の部外者への返信メールを被管理ユーザーｐに作成させた場合に、作成された返信メールが送信して良いものであるとの承認を与える処理を行うためのものである。本実施形態の情報処理装置１０では、管理ユーザーＡが部外者から受信した電子メールへの返信メールを被管理ユーザーｐが作成した場合であっても、管理ユーザーＡの承認が与えられた返信メールでなければ部外者への発信を制限する機能（情報発信制限機能）を有する。そのため、承認処理部５６は、被管理ユーザーｐによって作成された返信メールを承認して情報発信制限機能を解除する処理（承認処理）を行う機能を有する。

内部情報処理部５８は、上述した内部情報処理部４０内における共有処理を行うために設けられている。内部情報処理部５８は、所定のネットワークに接続された複数の端末装置Ｔ間で電子メールや内部情報について情報共有するための処理を行うものである。具体的には、内部情報処理部５８は、共有対象者として選択された複数の端末装置Ｔに対して、所定の内部情報へのアクセスを許可する。これにより、共有対象者として選択されたユーザーＰの端末装置Ｔにおいて共有対象メール及びこれに対するコメント作成等のやりとりがなされたとしても、その情報が他の端末装置Ｔにおいて確認することが可能となる。

表示処理部６０は、外部メール通信処理部３０や内部情報処理部４０において処理された外部メールや内部情報を、端末装置Ｔの出力デバイスにおいて所定のユーザーインターフェイスで表示可能なように処理するため設けられている。表示処理部６０は、ユーザーＰの端末装置Ｔの出力デバイスにおいて表示されるブラウザに、外部メールと内部情報とを同一のユーザーインターフェイス内に纏めて表示させることができる。

次に、情報処理装置１０を用いた電子メールの共有方法について、図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、以下の説明においては、ユーザーＰａが管理ユーザーＡとなり、ユーザーＰｂ，Ｐｃ，Ｐｄ等の他のユーザーＰが被管理ユーザーｐとなる例として説明する。図３は、外部ユーザーからユーザーＰａに対して送信された電子メールＭを共有対象メールとして共有する場合を示す概略図である。情報処理装置１０に設けられた記憶領域７２ａには、ユーザーＰａのメールボックスが設けられている。すなわち、ユーザーＰａ宛ての電子メール及びユーザーＰａが送信した電子メール（外部メール）は、記憶領域７２ａに格納されている。ユーザーＰａが電子メールＭを共有対象メールとして特定すると、ユーザーＰａが管理ユーザーＡとなり、内部メンバーである他のユーザーＰｂ，Ｐｃ，Ｐｄ等が被管理ユーザーｐの候補者となりうる。また、電子メールＭ及び電子メールＭに関してユーザーＰａにより作成された付随コメントが、１つのスレッドとして記憶領域７２ａに格納可能な状態になる。

管理ユーザーＡたるユーザーＰａが、内部メンバーのうちユーザーＰｂ，Ｐｃを被管理ユーザーｐとして選択し、ユーザーＰｂ，Ｐｃとの間で電子メールＭを共有しようとする場合、すなわちユーザーＰｂ，ＰｃがメールＭの共有対象者として選択された場合、ユーザーＰｂ，Ｐｃに対してスレッドＳへのアクセスが許可される。一方、共有対象者として選択されていない内部メンバーであるユーザーＰｄは、スレッドＳにアクセスすることができない。また、共有対象者であるユーザーＰａ，Ｐｂ，Ｐｃは、スレッドＳに追加コメントを作成することができる。このようにして、共有対象メール（共有対象情報）及び共有対象者を選択した上で、スレッドＳにおいて共有対象者間の情報共有及びコミュニケーションを図ることができる。

また、管理ユーザーＡであるユーザーＰａは、共有対象者としてユーザーＰｂ，Ｐｃを選択した後も、随時共有対象者（被管理ユーザーｐ）の追加したり除外したりすることができる。具体的には、現時点において共有対象者ではないユーザーＰｄを供給対象者として追加することや、現時点において共有対象者であるユーザーＰｂ，Ｐｃのいずれか、あるいは全てを供給対象者から除外することが可能である。共有対象者から除外された者については、除外処理の後、スレッドＳを構成するメールＭやコメントへのアクセス権がなくなる。

≪共有対象メールの共有手順≫
続いて、上述した情報処理装置１０により実施される情報共有方法において、電子メールを共有対象メールとして特定し、スレッドとして表示するまでの全体的な手順を、図４に係るフローチャートを参照しつつ詳細に説明する。

（ステップ１−１）
先ず、ステップ１−１において、各ユーザーＰが受信した電子メールから、他のユーザーＰと共有すべき電子メール（共有対象メール）を特定する処理が行われたか否かが確認される。共有対象メールの特定がなされた場合には、制御フローがステップ１−２に進められる。共有対象メールが特定されると、このメールの受信者あるいは送信者であるユーザーを管理ユーザーＡとして以下の処理が行われる。

（ステップ１−２）
ステップ１−２においては、管理ユーザーＡによりステップ１−１において特定された共有対象メールについての共有管理をするための処理（共有管理処理）が行われる。具体的には、ステップ１−１で特定された共有対象メール及びこれに付随するコメントを共有するメンバーを被管理ユーザーｐとして登録する処理や、被管理ユーザーｐの登録を取り消す処理が行われる。被管理ユーザーとして登録されたメンバーは、共有対象メールの閲覧や、共有対象メールに紐付けられたコメントの追加及び閲覧が可能となる。一方、被管理ユーザーｐから除外されたメンバーについては、共有対象メールの閲覧、共有対象メールに紐付けられたコメントの追加、及び閲覧の全てが不可能となる。ステップ１−２において共有管理処理が行われると、その後制御フローがステップ１−３に進められる。

（ステップ１−３）
ステップ１−３においては、共有対象メールに付随するコメントを追加する処理（コメント追加処理）が行われる。コメント追加処理により追加されたコメントは、共有対象メールと紐付けされ、単一のスレッドを構成するものとして取り扱われる。コメント追加処理が行われると、制御フローがステップ１−４に進められる。

（ステップ１−４）
ステップ１−４においては、共有対象メールやこれに紐付けされたコメントに関連するタスクを設定して管理したいという要求（タスク管理要求）があるか否かの判定がなされる。ここで、タスク管理要求があると判定された場合には、制御フローがステップ１−５に進められ、タスク管理要求がないと判定された場合には、制御フローがステップ１−８に進められる。

（ステップ１−５）
ステップ１−５においては、後の詳述するサブルーチンに係る制御フローに則り、タスク管理処理がなされる。その後、制御フローがステップ１−８に進められる。

（ステップ１−６）
ステップ１−６においては、被管理ユーザーｐによって部外者向けに発信するために準備されたメール（外部発信用メール）に関し、発信して良いとの承認を得るための要求（メール発信承認要求）がオン状態であるか否かが確認される。ここで、本実施形態では、被管理ユーザーｐによって外部発信用メールを作成する際には図９に示すような被管理ユーザーｐ用のメール作成画面１３０が表示され、このメール作成画面１３０中に表示された承認依頼ボタン１３４をクリックすることによりメール発信承認要求がオン状態となる。ステップ１−６においてメール発信承認要求がオン状態であると判定された場合には、制御フローがステップ１−７に進められる。一方、ステップ１−６においてメール発信承認要求がオフ状態であると判定された場合には、制御フローがステップ１−８に進められる。

（ステップ１−７）
ステップ１−７においては、後述する制御フローに則り、メール発信承認要求に対する処理（メール発信承認要求時処理）が実施される。その後、制御フローがステップ１−８に進められる。

（ステップ１−８）
ステップ１−８においては、ステップ１−１〜ステップ１−５において処理された共有対象メールやコメント等の情報が共有処理され、これらの共有情報を表示するための表示処理が表示処理部６０により行われる。これにより、一連の制御フローは完了する。

≪タスク管理処理≫
次に、タスク管理処理について図面を参照しつつ説明する。図５は、タスク管理処理についてのフローチャートを示している。

（ステップ１−５−１）
先ず、ステップ１−５−１において、管理ユーザーＡにより、管理したいタスクに関連する電子メールやコメントの特定が行われる。その後、制御フローはステップ１−５−２に進められる。

（ステップ１−５−２）
ステップ１−５−２においては、管理ユーザーＡの選択に基づき、タスクを遂行する者（タスク遂行者）を設定する処理（タスク遂行者設定処理）が行われる。タスク遂行者設定処理が行われると、制御フローは１−５−３に進められる。

（ステップ１−５−３）
ステップ１−５−３においては、設定しようとしているタスクの完了期限（タスク完了期限）の設定についての要否が確認される。タスク完了期限の設定をしないとの選択がなされた場合は、図５に係る制御フローが完了する。一方、タスク完了期限を設定するとの選択がなされた場合は、制御フローがステップ１−５−４に進められる。

（ステップ１−５−４）
ステップ１−５−４においては、タスクに関連する電子メールやコメントからタスク完了期限を自動的に抽出する処理（タスク完了期限抽出処理）の実施要求の有無が確認される。タスク完了期限抽出処理の実施要求がある場合には、制御フローがステップ１−５−５に進められ、実施要求がない場合には制御フローがステップ１−５−８に進められる。

（ステップ１−５−５）
ステップ１−５−５においては、内部情報又は外部メールにおける本文や件名などのテキストデータから、日時に関する記載をタスク完了期限候補として抽出する処理（期限候補抽出処理）を行う。複数の日時に関する記載が存在する場合については、複数のタスク完了期限候補が抽出される。タスク完了期限候補の抽出後、制御フローはステップ１−５−６に進められる。

（ステップ１−５−６）
ステップ１−５−６においては、ステップ１−５−５においてタスク完了期限候補として抽出された期限候補のうちから、ユーザーＰがタスク完了期限の選択が可能か否かの確認が行われる。ユーザーＰが期限候補のうちからタスク完了期限を選択可能である場合には、制御フローが３−７に進められる。

（ステップ１−５−７）
ステップ１−５−７においては、ステップ１−５−６においてタスク完了候補として抽出された中から、管理ユーザーＡにより選択されたものをタスク完了期限として設定する処理（完了期限選択設定処理）を行う。これにより、図５に係る一連の制御フローが完了する。

（ステップ１−５−８）
ステップ１−５−８においては、管理ユーザーＡにより指定された日時をタスク完了期限として設定する処理（完了期限指定設定処理）が行われる。これにより、図５に係る一連の制御フローが完了する。

≪メール発信承認要求時処理≫
次に、メール発信承認要求時処理について、図面を参照しつつ詳細に説明する。図６は、メール発信承認要求時処理の流れを示すフローチャートである。以下、それぞれの手順にについて詳細に説明する。

（ステップ１−７−１）
ステップ１−７−１においては、被管理ユーザーｐによって作成された外部発信用メールが、管理ユーザーＡによって承認されたものであるか否かの確認がなされる。ここで、外部発信用メールが管理ユーザーＡによって承認されたものである場合には、制御フローがステップ１−７−２に進められる。一方、外部発信用メールが管理ユーザーＡによって承認拒否されたものである場合には、制御フローがステップ１−７−３に進められる。

（ステップ１−７−２）
ステップ１−７−２においては、管理ユーザーＡによって発信承認された外部発信用メールを送信する送信処理がメール送信部３２によって行われる。送信処理が完了すると、図６に示した制御フローが完了する。

（ステップ１−７−３）
ステップ１−７−３においては、管理ユーザーＡによって発信拒否された外部発信用メールを作成者である被管理ユーザーｐに差し戻す処理（差戻処理）が行われる。これにより、図６に示した一連の制御フローが完了する。

上述のとおり、本実施形態の情報処理装置１０によれば、所定のグループ内において外部から送信された電子メールや、これに対して作成されたコメントの共有を図ることができる。すなわち、ひとつの電子メールをハブとして、内部にてやり取りされたコメントを必要メンバー間において共有することができる。また、ひとつの電子メールから発生するタスクについて、この電子メールをハブとしたタスク管理を行うことができる。そのため、効率的なタスク遂行に貢献することができ、業務効率や利便性をより一層向上させることができる。

なお、本実施形態においては、外部メールや内部情報のデータをネットワーク上のサーバである情報処理装置１０の中にデータを格納し、各端末装置Ｔからインターネット回線を通じてサーバにアクセスし、データを閲覧するようにした例を示したが、本発明はこれに限定されるものではない。すなわち、本発明の情報共有プログラムを企業の構内等に設置されたサーバーにインストールし、これを情報処理装置１０として機能させることもできる。この場合、サーバー（情報処理装置）と端末装置Ｔと接続されるネットワークは、インターネット回線を用いてもよいし、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ／Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を用いることもできる。ＬＡＮを用いることとすれば、所定のＬＡＮに接続されていない端末装置では内部情報を確認することができない。そのため、内部情報が外部に漏洩することを一層抑制することができる。

さらに、本発明の情報共有プログラムを端末装置Ｔにインストールして、端末装置Ｔを情報処理装置として機能させることもできる。

本実施形態においては、端末装置Ｔにパーソナルコンピューターを使用した例を示したが、端末装置Ｔを携帯電話やスマートフォンの所定のネットワークに接続可能なものを使用することができる。また、端末装置Ｔに表示されるブラウザを通じて情報処理装置１０にアクセスするに際し、パスワードを入力させる等のユーザー認証を要求するものとしてもよい。

なお、本実施形態では、同一グループにおける共有対象情報の一例として電子メールを共有する例を示したが、本発明はこれに限定されるものではない。具体的には、共有対象情報として、電子メールに代えて、あるいは電子メールに加えて、例えば電話等による特定の相手とのやりとりを記録した電子情報等や、所定のソフトを用いて作成された文書及び画像等を採用することができる。また、内部情報処理部４０は、前述した電話等の応答記録情報を処理するものであっても良い。

上述した情報処理装置１０の実施例について、図７〜図１０を参照しつつ説明する。図７は、情報処理装置１０の記憶領域７２に格納されている情報を、端末装置Ｔの出力デバイスであるモニタに表示させた初期状態のユーザーインターフェイス（以下、「トップ画面１００」とも称する）である。トップ画面１００の表示形態は、いかなるものであっても良いが、図７に示す例においては、左ペイン１０２、中央ペイン１０４、及び右ペイン１０６の３領域からなる、いわゆる３ペイン型のインターフェイスとされている。トップ画面１００の左ペイン１０２には、受信トレイボタン１０２ａ、送信済みトレイボタン１０２ｂ、下書きトレイボタン１０２ｃ及びダッシュボードボタン１０２ｄの各メニューボタンが上下方向に並べて表示されている。

中央ペイン１０４は、送受信された電子メール及び共有対象情報となっているスレッドを一覧表示するための領域である。図７に示した例においては、受信トレイボタン１０２ａが選択された状態を示している。中央ペイン１０４に一覧表示される電子メール又はスレッドには、それぞれ外部メール（電子メール）であるかスレッドであるかの種別を表示する識別表示１０５が表示されている。識別表示１０５は、対象情報が電子メール（外部メール）である場合は「メール」と表示され、対象情報がスレッド等内部情報である場合には「共有」と表示される。これらの中央ペイン１０４に表示された一覧のうちから１つを選択すると、選択された電子メール又はスレッド等の内容が右ペイン１０６に表示される。

図７においては、中央ペイン１０４に表示されている一覧のうち、電子メール（外部メール）が選択された状態を示している。図７に示すとおり、右ペイン１０６には選択された電子メールの内容が表示されている。電子メール（外部メール）を選択した場合、右ペイン１０６には、電子メールの内容が電子メール表示領域１１０に表示される。電子メール表示領域１１０には、電子メールの件名が表示されるメール件名表示領域１１０ａ、メール本文表示領域１１０ｂ及び電子メールに対して様々な操作を行うための操作ボタン領域１１０ｃが設けられている。操作ボタン領域１１０ｃには、返信ボタン１１２、転送ボタン１１４、共有対象特定ボタン１１６及び承認要求ボタン１１８が表示される。返信ボタン１１２及び転送ボタン１１４は、いずれも電子メールを外部メールとして返信等行うためのものである。一方、共有対象特定ボタン１１６及び承認要求ボタン１１８は、共有対象情報として特定するためのものである。共有対象特定ボタン１１６及び承認要求ボタン１１８が選択されると、電子メールは共有対象情報として上述した共有対象メールとして処理される。

図８は、中央ペイン１０４に一覧表示されているスレッド（共有対象情報）が選択された状態を示している。図８に示すとおり、中央ペイン１０４からスレッドの１つを選択すると、右ペイン１０６には選択されたスレッドの内容がスレッド表示領域１２０に表示される。スレッド表示領域１２０には、件名表示領域１２０ａ、共有対象者表示領域１２０ｂ、共有対象メール表示領域１２０ｃ、コメント表示領域１２０ｄ及びコメント作成欄１２０ｅが設けられている。共有対象者表示領域１２０ｂには、表示されている共有対象メールを共有している共有対象者が一覧表示される。また、コメント表示領域１２０ｄには、共有対象メールに対して作成されたコメントが時系列で表示される。さらに共有対象メールに対してコメントを作成しようとする場合は、コメント作成欄１２０ｅへの入力により行う。

図９は、承認対象者により作成された、メール作成画面１３０の一実施例を示している。図９に示すとおり、メール作成画面１３０が表示される領域には、下書き保存ボタン１３２、承認依頼ボタン１３４及び送信ボタン１３６が表示される。承認依頼ボタン１３４が選択されると、発信承認要求がオン状態となる。

図１０は、情報処理装置１０の進捗状況管理部５４において集計処理された、タスク進捗状況一覧のダッシュボード画面１４０の表示例を示している。上述したダッシュボードボタン１０２ｄを選択すると、図１０に示すようなダッシュボード画面１４０が表示される。ダッシュボード画面１４０においては、情報処理装置１０において取り扱いがされているタスク遂行者及びこれらのタスクについての完了期限等の情報を、一覧として表示可能である。具体的には、メンバーごとのタスク受任件数や対応完了タスク件数を示すグラフ、遂行中であるタスク等の一覧、遂行中のタスク完了期限の一覧などの情報を集約して表示可能である。

本発明の情報共有プログラム、情報処理装置、及び情報共有方法は、例えば企業の営業活動やカスタマーサポート等の現場において、顧客から送信された電子メール等の私信情報に対して企業内のグループにより対応し、タスクとして実行する等の用途で有効活用することができる。

１０ 情報処理装置
３０ 外部メール通信処理部
４０ 内部情報処理部
４２ 共有対象メール選択処理部
４４ 共有対象者選択処理部
４６ コメント作成処理部
４７ スレッド作成処理部
５０ タスク遂行者処理部
５２ タスク完了期限管理部
５４ 進捗状況管理部
５６ 承認処理部
５８ 内部情報処理部
Ｐ ユーザー

Claims (13)

1. 特定のユーザーを管理ユーザーとし、前記管理ユーザー以外の一又は複数の被管理ユーザーと前記管理ユーザーとを含むユーザーによって情報共有グループを構成すると共に、前記管理ユーザーと前記情報共有グループ外の部外者との間でやりとりされた私信情報を含む情報を前記情報共有グループ内において共有可能であり、
   前記私信情報を情報処理する私信情報処理機能と、
   前記私信情報の中から選択された一又は複数を共有対象情報として特定可能とする共有対象情報特定機能と、
   前記情報共有グループを構成する前記被管理ユーザーを共有対象者として登録可能とする共有対象者登録機能と、
   前記共有対象情報に関連付けられたコメントの作成を可能とするコメント作成機能と、
   前記共有対象情報及び前記コメントを含む内部情報を前記情報共有グループを構成するユーザーに限定して閲覧可能とする内部情報共有処理機能とを情報処理装置に実現させるものであり、
   前記共有対象情報は、前記私信情報が格納される記憶領域と同一の記憶領域に格納されることを特徴とする情報共有プログラム。
2. 前記共有対象情報ごとに、前記情報共有グループを構成する前記被管理ユーザーの追加及び削除を行えるものであることを特徴とする請求項１に記載の情報共有プログラム。
3. 前記内部情報又は前記私信情報に関するタスクを設定するタスク設定機能と、
   前記タスクを遂行するタスク遂行者を選択可能とするタスク遂行者選択機能とを前記情報処理装置に実現させることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報共有プログラム。
4. 前記タスクの完了期限を設定可能とするタスク完了期限設定機能を前記情報処理装置に実現させることを特徴とする請求項３に記載の情報共有プログラム。
5. 前記タスク完了期限設定機能が、前記タスクに関する前記内部情報に基づいて所定の条件で抽出された情報に基づいて前記タスクの完了期限を設定可能であることを特徴とする請求項４に記載の情報共有プログラム。
6. 前記タスク遂行者に設定された前記タスクに設定された完了期限、及び前記タスクの進捗状況の集計するタスク進捗状況集計機能を前記情報処理装置に実現させることを特徴とする請求項３〜５のいずれかに記載の情報共有プログラム。
7. 前記被管理ユーザーから前記情報共有グループ外の部外者への前記私信情報の発信を制限する情報発信制限機能を前記情報処理装置に実現させることを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の情報共有プログラム。
8. 前記情報発信制限機能により発信制限された前記私信情報の一部又は全部について発信制限を解除する承認機能を前記情報処理装置に実現させることを特徴とする請求項７に記載の情報共有プログラム。
9. 前記共有対象情報ごとに前記情報共有グループを構成可能であり、
   前記内部情報のうち、前記共有対象情報及び前記共有対象情報に関連付けられた前記コメントが単一のスレッドに纏められて表示されるスレッド作成機能を情報処理装置に実現させるものであることを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の情報共有プログラム。
10. 前記内部情報と、前記私信情報とを、同一のユーザーインターフェース内に表示させることを特徴とする請求項１〜９のいずれかに記載の情報共有プログラム。
11. 電子メールによる通信に係る電子メール通信情報が前記私信情報に含まれ、前記電子メールが、前記私信情報の一部又は全部として取り扱われることを特徴とする請求項１〜１０のいずれかに記載の情報共有プログラム。
12. 請求項１〜１１のいずれかに記載の情報共有プログラムを情報処理装置に実行させることを特徴とする情報共有方法。
13. 請求項１〜１１のいずれかに記載の情報共有プログラムを実行させることを特徴とする情報処理装置。

Images