JP2004355427A - 電子メールシステム、端末装置、ソフトウェア及び電子メール共有方法 - Google Patents
電子メールシステム、端末装置、ソフトウェア及び電子メール共有方法 Download PDFInfo
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Abstract
【解決手段】上記課題を解決するため、第1の端末装置及び第2の端末装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムにおいて、前記第1の端末装置に記憶された電子メールの中から、共有指定された電子メールである共有メールのリンク情報を、前記第2の端末装置へ送信し、前記第2の端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記第1の端末装置が前記第2の端末装置へ共有メールを送信する。
【選択図】 図1
Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールシステムのメールの共有方法に関する。
【0002】
【従来の技術】
従来技術では、ある特定のユーザーが受信したメールの中から、共有するメールの全メールデータをグループ内の端末装置からアクセス可能なサーバー上に格納することで、他のユーザーが参照可能とするメール共有が実現されている。
【0003】
【特許文献1】
特開2001−36568号公報
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年マルチメディアデータの普及で、パソコン用の記憶装置の代表であるハードディスク等は大容量、低価格化が急激な速度で進んでいる。これに伴いサーバーの記憶装置も大容量化してはいるが、サーバーは故障や障害のため管理者が定期的にバックアップ等をしている関係で、容量が不足したから容易に追加するという状況にないのが実態である。このため、通常サーバーの記憶装置の容量は、グループ毎にサイズを割り当てられ、容量を超えない範囲で運用し、仮にサーバーの記憶装置上に割り当てられた容量が少なくなった場合は、不必要なデータや古いデータを削除する等をグループ毎に対応している。
【0005】
また、メールで送受信されるデータが従来の文字コードのみである場合は、メールデータの容量もそれ程大きくはないので、共有するメールデータをサーバー上に格納していても、サーバーの記憶装置の容量的な負担は少なく、自由に共有することができた。しかし、上記記載の通りマルチメディアの普及で、メールで送受信されるデータに文字コード等のテキストデータより大容量の画像、動画、音声等データ等が含まれるようになった。例えば、一般的な画像入り文書のメールは容量が大抵約1メガバイト程度あり、これを文字にすると50万文字に相当し、一般的なメールを約1000文字程度とすると、画像入り文書のメールは約500倍の容量になることを意味している。このため、メールデータの容量は大きなものとなってきており、メールデータを格納するための記憶装置も大容量のものが必要となってきている。
【0006】
しかしながら、上記従来技術では、サーバー上に共有メールのメールデータを格納する必要があるため、サーバーの記憶装置の容量的な負担が大きくなってしまうという問題があった。例えば、サーバーの記憶装置の容量的な制限により、メールを多数共有できない等の問題が発生する場合がある。
【0007】
本発明は、上記問題を解決し、サーバの負荷を低減しつつ、メールを多数共有できるようにすることを目的とする。
【0008】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の電子メールシステムは、第1の端末装置及び第2の端末装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、前記第1の端末装置に記憶された電子メールの中から、共有指定された電子メールである共有メールのリンク情報を、前記第2の端末装置へ送信し、前記第2の端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記第1の端末装置が前記第2の端末装置へ共有メールを送信する。
【0009】
この構成とすることにより、共有したい電子メールをサーバに記憶させず直接第1の端末装置から第2の端末装置へ送信することから、サーバの記憶装置の容量的負荷を低減しつつ、電子メールを多数共有することができる。
【0010】
【発明の実施の形態】
本発明に係る電子メールシステムにおける第1の実施の形態について図1〜図8を用いて説明する。
【0011】
図1は、第1の実施の形態を適用した電子メールシステムの端末装置の構成図である。1は端末装置であり、本実施の形態では、実際には端末装置1は複数台で構成され、更にメールを送受信するためのメールサーバー装置と通信路2で接続されているが、図1では端末装置1を1台と通信路2のみ記載し、後は省略している。
【0012】
11は表示装置で、主に液晶等を用い、文字や図形やイメージ等を各種アプリケーションの指示で表示する装置である。12は入力装置で、主に本端末装置1本体にあるキーボードを用い、ユーザーからの入力を受け付ける装置である。
【0013】
13は記憶装置で、主にRAM(Random Access Memory)やハードディスク、フラッシュメモリ等を用いた装置のことで、本端末装置1の各種アプリケーションやアプリケーションが作成する各種ファイルや、プログラムが実行するときに使用するワークエリアを格納している。なお、本端末装置1を利用しているユーザーのメールデータベース131や、後述の本端末装置1で共有しているメールを特定するための共有フラグ管理テーブル132や、他の端末装置で共有としているメールを取得し格納する際に必要な情報を保持している共有メールリンクテーブル133や、メールを共有可能な端末装置を特定するための端末装置情報を保持しているグループ管理テーブル134も記憶装置13に格納される。
【0014】
14は通信装置で、主にネットワークカードやモデム等の装置のことで、ローカルエリアネットワーク(以下LAN)や電話回線等を経由して、端末装置1が他のサーバー装置や他の端末装置と通信するための装置である。
【0015】
15は制御部で、本端末装置1の上記記載の各種装置を制御するための各種制御部や、本端末装置1のメール送受信、共有処理を制御する機能部等である。以下に端末装置1の制御部15について説明する。
【0016】
151は表示制御部で、端末装置1内の各種アプリケーション等の指示で、表示装置11に文字や図形やイメージ等からなる知覚情報を表示するための制御を行う。152は入力制御部で、入力装置12から入力された入力情報等を各制御部や各アプリケーションへ通知する。153は記憶制御部で各種制御部や各種アプリケーションからのユーザーデータの読み書き要求で記憶装置13に対してデータ読み書き制御を行う。なお、端末装置1を利用しているユーザーのメールデータベース131や、本実施の形態の共有フラグ管理テーブル132、共有メールリンクテーブル133やグループ管理テーブル134のデータも記憶制御部153を介して記憶装置13に格納される。154は通信制御部で、端末装置1がメールサーバー装置等のサーバー装置や他の端末装置等と通信する際の通信装置14の制御を行う。
【0017】
155は本実施の形態の端末装置1を実現するためのメール端末機能部で、メール送受信部1551、メールデータベース管理部1552、メール作成部1553、共有管理部1554とで構成する。メール送受信部1551は通信路2に接続してあるメールサーバー装置のメールボックスに格納されているユーザーのメールデータを端末装置1のメールデータベース131内の受信トレイフォルダに格納する処理や、ユーザー指示でメールデータベース131内の送信トレイフォルダに格納されているメールを他のユーザーに送信する処理を行う。メールデータベース管理部1552はメール送受信部1551で送受信したメールを記憶装置13内で管理する機能で、ユーザーが送受信したメールをメールデータベース131に格納する処理と、これを分かりやすくするために階層的に表示及びメールの本文等の内容を表示する処理、目的別に整理する処理、不要なメールを削除する処理を提供する。メール作成部1553は送信するメールを作成する処理を提供する。作成したメールはメールデータベース管理部1552の処理により、メールデータベース131内の送信トレイフォルダに格納され、その後メール送受信部1551のメール送信指示で通信路2を経由して送信される。
【0018】
共有管理部1554は本実施の形態の端末装置1を実現するための処理部で、メール共有指定部15541、リンクテーブル管理部15542、グループ管理部15543、共有メール提供部15544、共有メール取得部15545とで構成する。メール共有指定部15541はユーザーにメールデータベース131の中から、共有したいメールを指定させる処理と、指定されたメールのメールIDや端末アドレス等のリンク情報を共有メールリンクテーブル133に登録するとともにグループ管理テーブル134に登録されている端末装置に通知し、さらに指定された共有メールに関する情報を共有フラグ管理テーブル132に格納する処理を行う。なお、送信するデータは共有メールリンクテーブル133の記憶情報の形式とする。リンクテーブル管理部15542は、他の端末装置のメール共有指定部155441から送信された共有メールのリンク情報を受け、共有メールリンクテーブル133に追加する。また、上記共有メールのリンク情報の取得要求を受けた場合は、リンクテーブル管理部15542でこれを受け、共有メールリンクテーブル133から対応するリンク情報を読み出し、要求元端末装置へメール共有のリンク情報を送信する処理を行う。さらに、共有メールリンクテーブル133に追加登録された情報を表示する処理を行う。
【0019】
ここで、本端末装置1が通信路2から切り離されたオフライン状態から、接続されたオンライン状態に移行したタイミングで、グループ管理テーブル134に登録された各端末に、共有メールのリンク情報を要求し、取得した共有メールのリンク情報を、共有メールリンクテーブル133へ登録する処理を行う。
【0020】
グループ管理部15543はメールを共有するグループをユーザーに指定させ、グループ管理テーブル134を作成、修正する処理を行う。共有メール提供部15544は、他の端末装置からの共有メールデータの情報取得要求に対して、記憶装置13内に格納されているメールデータベース131の内、指定のメールデータを、取得要求元に送信する。共有メール取得部15545は、端末装置1が他の端末装置で共有されているメールを取得する際に、共有メールリンクテーブル133の情報を元にした表示画面から希望のメールを指定すると、共有メールリンクテーブル133、グループ管理テーブル134を元に、指定されたメールの格納してある端末装置のメールデータベース131からメールを取得し、取得したメールを表示する処理を行う。
【0021】
図2は、メール共有管理テーブル132の内容を示しており、メールデータベース131に格納されている各共有メールの検索キーインデックスとなる情報を保持したテーブルであり、本実施の形態ではメール送信時にメールを一意に判別するためのメールIDを保持することとした。
【0022】
図3は、共有メールリンクテーブル133の内容を示しており、共有されているメールの所在を示すリンク先が格納されたテーブルで、本実施の形態では、各端末装置のメールデータベース131内の共有メールを特定するための検索キーであるメールIDと、共有しているユーザー名称、共有されている端末装置のアドレス、メールの件名を格納することとした。なお、共有している端末装置のアドレスは、後述のグループ管理テーブル134でも指定しているので、場合によっては省略も可能である。また本情報以外に、共有メールの容量、添付ファイルの有無等も必要に応じて格納できるようにしてもよい。
【0023】
図4は、グループ管理テーブル134の内容を示しており、共有する共有メールのリンク情報を送信する場合に、どの端末に送信するかを判別するテーブルで、本実施の形態では、共有可能なユーザー名称と、ユーザーが使用している端末のアドレスを格納することとした。
【0024】
次に、図5を用いて本実施の形態によるメールを共有するときの処理の流れを説明する。
【0025】
まず初めに、ユーザーが任意のメールを共有に指定するときは、共有メール指定部15541は、メールデータベース管理部1552を介して(100)メールデータベース131に格納されているメールの件名、日付、サイズ、メールを一意に決めるメールID等の情報を取得し(200、201)、共有するメールを指定するための選択画面を表示する。ここでユーザーが選択画面上の任意のメールを共有メールとして指定した場合、メール共有指定部15541は、指定されたメールのメールIDを共有フラグ管理テーブル132に格納する(300)。次にリンクテーブル管理部15542は共有フラグ管理テーブル132に格納されたメールIDを元に(400)、メールデータベース管理部1552から対応するメールIDのメールの件名等の情報を入手し(500)、共有メールリンクテーブル133へメールID、共有者(この場合は共有した本人)、共有している端末のアドレス(この場合、共有したユーザーが利用している端末装置)、メールの件名を格納する(600)と共に、グループ管理部15543経由(700)でメールを共有している他の端末装置のアドレス情報をグループ管理テーブル134から入手し(800、801)、登録されている全ての端末装置に、共有メールリンクテーブル133に登録した共有メールの情報を送信する(900)。
【0026】
なお、ここで送信する情報は共有メールリンクテーブルに登録した記憶情報とする。この送信された情報は他の端末装置のリンクテーブル管理部15542で受け、受けた情報はその端末装置の共有メールリンクテーブル133に追加登録する(1000)。その後、共有メールリンクテーブル133の情報を元に共有メールを表示する処理を行う。
【0027】
以上で、端末装置1上で任意のメールを共有とすることができ、他の端末装置で共有メールとしたメールの情報を参照することが可能となる。
【0028】
なお、本実施の形態では、端末装置1がネットワーク上から切断されたオフライン状態から、接続されたオンライン状態になったタイミングで、共有メールリンクテーブル133を再構成している。このときに、他の端末装置に共有メールのリンク情報を提供する必要があり、その流れは、オンラインになったという状態をリンクテーブル管理部15542で受け(1100)、共有フラグ管理テーブル132に登録されている全てのメールIDを取得し(300)、以降は(400)以降で説明した流れを実施することで実現する。
【0029】
次に、図6を用いて本実施の形態による共有メールの内容を取得及び参照するときの処理の流れを説明する。
【0030】
まず初めに、ユーザーが希望の共有メールを取得するとき、共有メール取得部15545は、リンクテーブル管理部15542を介して(110)共有メールリンクテーブル133に格納されている共有メールのリンク情報を取得し(200、211)、共有メールを選択する選択画面を表示する。ここでユーザーが選択画面上の希望する任意の共有メールを取得するために指定した場合、共有メール取得部15545は、指定された希望メールのリンク情報を元に、指定された希望メールを共有メールとして登録している端末装置に対して、メールの取得要求を送信する(310)。この要求は共有メール提供側端末装置の共有メール提供部15544で受け、メールデータベース管理部1552経由(410)で要求のあったメールデータを取得し(510、511)、共有メール取得要求側端末にメールデータを提供する(610)。これを共有メール取得要求側端末は受信し、メールデータベース管理部1552経由(710)でメールデータベース131に格納する(810)ことで、共有メールのメールデータ取得が可能となる。さらに、メールデータベース管理部1552により取得したメールの内容を表示する。
【0031】
なおここで、取得したメールをメールデータベース131に格納した理由は、一度取得したメールを再度必要とした場合に、再取得しなくて済むようにしたためである。格納しないようにしても構わず、必要になった時再度取得するようにしてもよい。
【0032】
図7は、本実施の形態を適用した共有するメールを指定するための画面例である。画面右端には「共有」751を指定するための欄をメール毎に具備しており、ユーザーは共有したいメールに対して「する」を選択し、共有しないメールに対しては「しない」を選択する。「する」を選択した場合は、前記の図5の処理が実行される。
【0033】
図8は、本実施の形態を適用した共有とされているメールを取得するための画面例である。画面左下の「共有一覧」851の項目を選択すると、共有メールリンクテーブル133に登録されている現在各端末装置で共有されているメールの一覧が表示される。ここで参照したいメール852を選択すると、前記の図6の処理が実行され、取得したメールは画面右下853に表示される。
【0034】
以上のように構成することで、サーバー側に共有メールデータ用の記憶装置を不要とし端末だけで共有メールを実現することができる。
【0035】
以上の第1の実施の形態では、端末装置は、他の端末装置から電子メールを直接受信し、サーバに電子メールのデータを記憶していないことから、サーバの記憶容量の負荷を低減しつつ、メールを多数共有できる。
【0036】
次に、本発明に係る電子メールシステムにおける第2の実施の形態について図9〜図15を用いて説明する。
【0037】
図9は、第2の実施の形態を適用した電子メールシステムの構成図である。3がサーバー装置、4が端末装置であり、通信路5を介して接続されている。なお、本実施の形態を実現する上では、実際にはサーバー装置3に対して複数の端末装置4が存在し、更に場合によってはメールを送受信するためのメールサーバー装置がサーバー装置3とは別に存在し、通信路5経由で接続されているが、図9では省略している。尚ここで、サーバー装置3はメールサーバー装置と一体になっていても構わない。以下サーバー装置3の各部の詳細を説明する。
【0038】
16は記憶装置で、主にRAMやハードディスク、フラッシュメモリ等を用いた装置のことで、本サーバー装置3の各種アプリケーションやアプリケーションが作成する各種ファイルや、プログラムが実行するときに使用するワークエリアを格納している。なお、後述の端末装置4で共有としているメールを取得する際に必要な情報を保持している共有メールリンクテーブル161や、メールを共有可能な端末を特定するための端末情報を保持しているグループ管理テーブル162も記憶装置16に格納される。
【0039】
17は通信装置で、主にネットワークカードやモデム等の装置のことで、ローカルエリアネットワーク(以下LAN)や電話回線等を経由して、サーバー装置3が他のサーバー装置や端末装置と通信するための装置である。なお、サーバー装置によっては表示装置や入力装置がある場合もあるが、本実施の形態のサーバー装置3では表示装置や入力装置は省いている。
【0040】
18は制御部で、本サーバー装置3の各種装置を制御するための各種制御部や、各種アプリケーション等や共有処理を制御する機能部である。以下にサーバー装置3の制御部18の詳細を説明する。
【0041】
181は記憶制御部で各種制御部や各種アプリケーションからのユーザーデータの読み書き要求で記憶装置16に対してデータ読み書き制御を行う。なお、本実施の形態の共有メールリンクテーブル161、グループ管理テーブル162のデータも記憶制御部181を介してアクセスする。182は通信制御部で、サーバー装置3が端末装置4や他のサーバー装置等と通信路5を介して通信するために通信装置17の制御を行う。
【0042】
183は本実施の形態を実現するためのサーバー側共有メール管理機能部で、リンクテーブル管理部1831とグループ管理部1832で構成する。リンクテーブル管理部1831は、サーバー装置3の記憶装置16に格納されている、共有メールリンクテーブル161を管理する機能で、端末装置4がメールを共有指定したときのメール共有情報を受け、その情報を共有メールリンクテーブル161に格納する処理や、端末装置4が他の端末装置で共有とされているメールを取得するために、共有メールリンクテーブル161のリンク情報の取得要求をしてきた場合に、共有メールリンクテーブル161の対応するリンク情報を要求元端末装置へ送信する処理を行う。グループ管理部1832は、端末装置4がメールを共有としたときに、どのユーザーにメールを参照するアクセス権を与えるのか、また、ユーザーが端末装置4経由で他の端末装置で共有とされているメールを取得するときに、取得要求しているユーザーが共有とされているメールをアクセスする権限があるか等のアクセス制御処理を行う。
【0043】
なお本実施の形態では、グループ管理部1832は共有メールのアクセス権を管理するために、同一のアクセス権を持つユーザーグループを事前にサーバー装置3の管理者が登録しておくが、グループ毎にグループ管理テーブル162を作成、訂正、変更等できることとする。
【0044】
次に、端末装置4の詳細について説明する。21は表示装置で、主に液晶等を用い、文字や図形やイメージ等を各種アプリケーションの指示で表示する装置である。22は入力装置で、主に端末装置4本体にあるキーボードを用い、ユーザーからの入力を受け付ける装置である。
【0045】
23は記憶装置で、主にRAMやハードディスク、フラッシュメモリ等を用いた装置のことで、本端末装置4の各種アプリケーションやアプリケーションが作成する各種ファイルや、プログラムが実行するときに使用するワークエリアを格納している。なお、本端末装置4を利用しているユーザーのメールデータベース231や、後述の本端末装置4で共有されているメールを特定するための共有フラグ管理テーブル232も記憶装置23に格納されている。
【0046】
24は通信装置で、主にネットワークカードやモデム等の装置のことで、LANや電話回線等を経由して、端末装置4がサーバー装置3や他の端末装置と通信するための装置である。
【0047】
25は制御部で、本端末装置4の上記記載の各種装置を制御するための各種制御部や、メール送受信や共有処理及びその他各種機能を実現するための機能部等である。以下に端末装置4の制御部25について説明する。
【0048】
251は表示制御部で端末装置4内の各種アプリケーション等の指示で、表示装置21に文字や図形やイメージ等からなる知覚情報を表示するための制御を行う。252は入力制御部で、入力装置22から入力された入力情報等を各制御部や各アプリケーションへ送信する。253は記憶制御部で各種制御部や各種アプリケーションからのユーザーデータの読み書き要求で記憶装置23に対してデータ読み書き制御を行う。なお、端末装置4を利用しているユーザーのメールデータベース231や、本実施の形態の共有フラグ管理テーブル232も記憶制御部253を介して記憶装置23に格納される。254は通信制御部で、端末装置4がサーバー装置1や他の端末装置等と通信する際の通信装置24の制御を行う。
【0049】
255は本実施の形態の端末装置4を実現するためのメール端末機能部で、メール送受信部2551、メールデータベース管理部2552、メール作成部2553、共有管理部2554とで構成する。メール送受信部2551は通信路5に接続してあるメールサーバー装置のメールボックスに蓄えられているユーザーのメールデータを端末装置4のメールデータベース231内の受信トレイフォルダに格納する処理や、ユーザー指示でメールデータベース231内の送信トレイフォルダに格納されているメールを他のユーザーに送信する処理を行う。メールデータベース管理部2552はメール送受信部2551で送受信したメールを記憶装置23内で管理する機能で、ユーザーが送受信したメールをメールデータベース231に格納する処理と、これを分かりやすくするために階層的に表示及びメールの本文等の内容を表示する処理、目的別に整理する処理、不要なメールを削除する処理を行なう。メール作成部2553は送信するメールを作成する処理を行なう。作成したメールはメールデータベース管理部2552の処理により、メールデータベース231内の送信トレイに格納され、その後メール送受信部2551のメール送信指示で通信路5を経由して送信される。
【0050】
共有管理部2554は本実施の形態の端末装置4を実現するための処理部で、メール共有指定部25541、共有メール提供部25542、共有メール取得部とで構成する。メール共有指定部25541はユーザーにメールデータベース231に格納されているメールの中から、ユーザーが共有したいメールを指定させる処理と、サーバー装置3のグループ管理部1832より取得したアクセス許可を与える共有グループ等を指定させる処理を行なう。また、指定されたメールのメールIDや端末アドレス等のリンク情報をサーバー装置3内の共有メールリンクテーブル161に反映させるためにサーバー装置3へ送信する処理と、端末装置4内の共有フラグ管理テーブル232に格納する処理を行う。共有メール提供部25542は、他の端末装置からの共有メールデータの情報取得要求に対して、アクセス権を確認の上で、記憶装置23に格納されているメールデータベース231の内、指定のメールデータを、取得要求元に送信する。共有メール取得部25543は、端末装置4が他の端末装置で共有されているメールを取得する際に、サーバー装置3の共有メールリンクテーブル161のデータを取得し、ユーザーが取得したいメールを指定すると、サーバー装置3の共有メールリンクテーブル161、グループ管理テーブル162を元に、指定されたメールデータを共有している端末装置にアクセスし、メールデータベース231からメールデータを取得し、取得したメールを表示する処理を行なう。
【0051】
なお本実施の形態では、共有メールリンクテーブル161は図3で説明した第一の発明の実施の形態と同じ構成とし、各端末装置のメールデータベース231内の共有メールを特定するための検索キーであるメールIDと、共有しているユーザー名称、共有されている端末のアドレス、メールの件名を格納することとした。なお、本情報以外に、共有メールの容量、添付ファイルの有無等も必要に応じて追加できるものとする。
【0052】
図10は、グループ管理テーブル162の例で、本実施の形態では、共有グループ単位に所属するユーザーを示すテーブル構成とした。本例では、「○係」指定で共有されたメールは、taro、jiro、hanakoの間で共有可能であり、「×係」はsaburo、shiroで共有可能ということを示している。また、「△課」は「○係」と「×係」が合わさった課としたので、共有可能なメンバーがtaro、jiro、hanako、saburo、shiroとなる。
【0053】
図11は、共有フラグ管理テーブル232の例で、メールIDとグループ管理テーブルで宣言されているグループを格納する構成とした。
【0054】
次に、処理の流れについて説明する。図12、13はメールを共有、共有したメールを取得参照するときの処理の流れを示した図であり、まず図12のユーザーの指示で端末装置4がメールを共有するときの処理の流れを以下に説明する。
【0055】
まず端末装置4を操作しているユーザーが自分のメールデータベース231に格納されたメールを他のユーザーに共有するときは、メール共有指定部25541が、メールデータベース管理部2552を介して(120)端末装置4にダウンロードしたメールの件名、日付、サイズ等の情報のメール一覧をメールデータベース231から抽出する(220、221)。更にサーバー装置3のグループ管理部1332に問合せし(320)、グループ管理テーブル162からユーザーが共有可能な共有グループ一覧を入手し(420、421)、ユーザーが共有するメールを指定するためのメール一覧画面を表示する。ここで、ユーザーがメール一覧から共有するメールを指定した場合、メール共有指定部25541は共有フラグ管理テーブル232に指定されたメールのメールIDを新たに追加し(520)、更にサーバー装置3側のリンクテーブル管理部1831へ選択したメールのメールID、共有したユーザー、共有しているメール端末のアドレス、メールの件名等を送信する(620)。これを受けたリンクテーブル管理部1831は受信した情報を共有メールリンクテーブル161へ格納する(720)。その後、端末装置4からの共有メール表示の要求時には共有メールリンクテーブル161の情報を元に共有メール一覧を表示する処理を行う。
【0056】
以上で、端末装置4上で任意のメールを共有とすることができ、他の端末装置で共有メールとしたメールの一覧を参照することが可能となる。
【0057】
次に、図13を用いて共有に指定された共有メールの一覧を参照し、1件のメールデータを取得及び参照するときの処理の流れを説明する。
【0058】
ユーザーが他のユーザーが共有としている共有メールを取得するとき、現在共有されているメールの一覧を取得するために、まず初めに、メール取得側端末装置の共有メール取得部25543が、サーバー装置3のグループ管理部1832を介して(130)グループ管理テーブル162からユーザーが共有可能な共有グループ一覧を入手し(230、231)、共有メールを取得したいユーザーが所属しているグループを判別し、リンクテーブル管理部1831を介して(330)所属しているグループの共有メールリンクテーブル161を取得する(430、431)。なお、本実施の形態では共有メールリンクテーブル161の情報を全て取得する構成としたが、前回取得時からの差分のみ入手しネットワークの負荷を下げることも可能とする。共有メールリンクテーブル161より取得した情報を元に共有メールの一覧情報を表示し、ユーザーが取得したいメールを指定した場合、指定されたメールが格納されている端末装置(以下メール提供側端末装置)のアドレスを共有メールリンクテーブル161より調べ、メール提供側端末装置に対してメール取得要求を行う(530)。これを受けたメール提供側端末装置の共有メール提供部25542はサーバー装置3のグループ管理部1832を介して(630)グループ管理テーブル162からユーザーが共有可能な共有グループ一覧を入手し(631、632)、要求元であるメール取得側端末装置のユーザーがアクセス許可されているか確認する。アクセス権が許可されていれば、共有メール提供部25542は要求があったメールを現在自分のメール提供側端末装置で共有メールとして指定しているかを共有フラグ管理テーブル232の情報から確認し(730)、共有とされているなら、メールデータベース管理部2552を介して(830)指定のメールを取得し(930、931)、要求元のメール取得側端末装置へ、要求のあったメールデータを送信する(1030)ことで、共有メールのメールデータ取得が可能となる。さらに、メール取得側端末装置ではメールデータベース管理部2552により取得したメールの内容を表示する。
【0059】
以上で、共有とされているメールの取得及び参照することが可能となる。
【0060】
図14は本実施の形態を適用した共有するメールを指定するための画面例である。画面右端には「共有」752を指定するための欄をメール毎に具備しており、ユーザーは共有したいメールに対して「▽」を選択してプルダウンで表示される選択項目の中から希望の共有グループ(例えば、部内)を選択し、共有しないメールに対しては「未指定」を選択する。 なお、「未指定」以外の共有グループを選択した場合は、前記の図12で説明した処理が実行される。
【0061】
図15は本実施の形態を適用した共有とされているメールを取得するための画面例である。画面左下の「共有一覧」854の項目を選択すると、さらに共有グループの一覧が表示され、グループ一覧ごとに現在各端末で共有とされているメールの一覧が表示される。ここでは「グループ内」855を選択したときの共有とされているメール一覧を表示しており、ここで参照したいメール856を選択すると、前記の図13で説明した処理が実行され、取得したメールは画面右下857に表示される。
【0062】
以上のように構成することで第2の発明が実現でき、しかもサーバー装置3上の共有メールリンクテーブル162は常に最新の状態に更新されており、端末はサーバーとの通信のみで共有メールを見ることができ、通信頻度を低減できる。
【0063】
なおここで、通信路2及び5は有線または無線またはその他の方法でも構わない。
【0064】
本発明の端末装置は、メールを送受信する機能を持ったものであれば、本発明の範疇に含まれることは言うまでもない。例えば、携帯電話、PDA(Personal Digital Assistant)等の情報端末装置も含まれる。
【0065】
なお、実施の形態では、オフライン状態からオンライン状態に移行したタイミングで、グループ管理テーブル134に登録された各端末に、共有メールのリンク情報を要求するようにしていたが、リンク情報の取得方法はこれに限られない。例えば、オフライン状態からオンライン状態に移行したタイミングで、自端末装置から他の端末装置へリンク情報を送信するようにしてもよい。この場合、自端末装置は、これまでにリンク情報を送信している他の端末装置を把握していることから、無駄な通信トラフィックを防ぐことが可能となる。
【0066】
また、オフライン状態かオンライン状態かを他の端末装置へ送信し、送信された他の端末装置がその状態をグループ管理テーブルに記憶させることにより、他の端末装置が各々の端末装置の状態を把握できるようにしてもよい。各端末装置は、各々の端末装置のオンライン、オフライン状態を把握できるため、不要な通信を防ぐことができる。
【0067】
なお、共有指定した電子メールを他の端末装置が常に送信してもらうことができるようにするため、共有指定した電子メールを記録している端末装置がオフライン状態にしようとしていても、共有指定した電子メールを送信するのに必要な部分については常にオンライン状態になるようにしてもよい。この場合、他の端末装置が共有メールに対して、常にアクセスすることができる。
【0068】
第1の実施の形態では、図7で図示されるように電子メールを共有するかしないかの選択枝しかなかったが、複数のグループをグループ管理テーブル134に記憶させることにより、図14に図示されるように複数のグループの中から共有する相手先を選択することができるようにしても構わない。この場合、電子メール毎に共有するグループを変えることができる。
【0069】
また、ソフトウェアを端末、又は、端末及びサーバにアップロードすることにより、第1の実施の形態、又は、第2の実施の形態の効果を得ることができる。この場合、新たに端末等を購入する必要がないため、費用の削減につながる。
【0070】
なお、従来の技術では、電子メールのデータは、複数のメールデータで1つのファイルデータになっていたことから、任意のメールを共有指定することができなかった。しかし、以上の実施の形態により、メール毎に共有メールとすることが可能である。
【0071】
以上の実施の形態では、端末の記憶装置にダウンロードした個々のメール毎に共有メールに指定できるようにし、端末同士が自端末で共有としたリンク情報をお互いに共有し、希望のメールを要求した時にリンク情報を元に目的の端末の記録装置から希望のメールを取得することができるようにすることにより、メールを共有することが可能となる。これにより、サーバーに共有のためのメールデータを持たす必要がないので、サーバーの記憶装置の容量的負荷を低減することが可能となる。
【0072】
また、端末装置間で電子メールのやり取りをするため、サーバへのアクセスも少なくすることができ、サーバの処理負担の軽減も図ることができる。
【0073】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、サーバーの負荷を低減することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図1】第1の実施の形態を実現するための一構成例
【図2】第1の実施の形態の共有フラグ管理テーブル
【図3】第1の実施の形態の共有メールリンクテーブル
【図4】第1の実施の形態のグループ管理テーブル
【図5】第1の実施の形態のメール共有指定の流れ図
【図6】第1の実施の形態の共有メール取得の流れ図
【図7】第1の実施の形態のメール共有指定画面例
【図8】第1の実施の形態の共有メール取得指定画面例
【図9】第2の実施の形態を実現するための一構成例
【図10】第2の実施の形態のグループ管理テーブル
【図11】第2の実施の形態の共有フラグ管理テーブル
【図12】第2の実施の形態のメール共有指定の流れ図
【図13】第2の実施の形態の共有メール取得の流れ図
【図14】第2の実施の形態のメール共有指定画面例
【図15】第2の実施の形態の共有メール取得指定画面例
【符号の説明】
1、4…端末装置、2、5…通信路、3…サーバー装置、11、21…表示装置、12、22…入力装置、13、23…記憶装置、
131、231…メールデータベース、
132、232…共有フラグ管理テーブル、133…共有メールリンクテーブル、
134…グループ管理テーブル、14、24…通信装置、15、25…制御部、
151、251…表示制御部、152、252…入力制御部、
153、253…記憶制御部、154、254…通信制御部、
155、255…メール端末機能部、1551、2551…メール送受信部、
1552、2552…メールデータベース管理部、
1553、2553…メール作成部、1554、2554…共有管理部、
15541、25541…メール共有指定部、
15542、25542…リンクテーブル管理部、
15543、25543…グループ管理部、15544…共有メール提供部、
15545…共有メール取得部、16…サーバー装置の記憶装置、
161…サーバー装置の共有メールリンクテーブル、
162…サーバー装置のグループ管理テーブル、17…サーバー装置の通信装置、
18…サーバー装置の制御部、181…サーバー装置の記憶制御部、
182…サーバー装置の通信制御部、
183…サーバー装置の共有メール管理機能部、
1831…サーバー装置のリンクテーブル管理部、
1832…サーバー装置のグループ管理部
Claims (8)
- 第1の端末装置及び第2の端末装置間で電子メールの送受信を行う電子メールシステムであって、
前記第1の端末装置に記憶された電子メールの中から、共有指定された電子メールである共有メールのリンク情報を、前記第2の端末装置へ送信するリンク情報送信手段と、
前記第2の端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記第1の端末装置が前記第2の端末装置へ共有メールを送信する共有メール送信手段と、を有することを特徴とする電子メールシステム。 - 他の第1端末装置と電子メールの送受信を行う電子メールシステムで利用可能な端末装置であって、
電子メールを記憶しているメールデータベースと、
前記メールデータベースに記憶されている電子メールの中から、前記他の第1端末装置と共有する指定を行う共有指定部と、
前記共有指定部により共有する指定を行われた電子メールである共有メールのリンク情報を記憶する共有メーリングテーブルと、
前記共有メーリングテーブルに記憶されたリンク情報を前記他の第1端末装置へ送信する送信部と、
を有することを特徴とする端末装置。 - 請求項2に記載の端末装置であって、
前記他の第1端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記メールデータベースに記憶された共有メールを前記他の第1端末装置へ送信することを特徴とする端末装置。 - 請求項2に記載の端末装置であって、
前記他の第1端末装置とは異なる他の第2端末装置とも電子メールの送受信を行い、
前記共有指定部は、前記メールデータベースに記憶された電子メールの中から前記他の第2端末装置と共有する指定を行うことができ、
前記送信部は、前記共有指定部で前記他の第2端末装置と共有する指定を行われた電子メールである第2共有メールのリンク情報を前記他の第2端末装置へ送信することを特徴とする端末装置。 - 請求項2に記載の端末装置であって、
前記他の第2端末装置から、前記リンク情報を用いて、前記第2共有メールの送信を要求された場合、前記メールデータベースに記憶された第2共有メールを前記他の第2端末装置へ送信することを特徴とする端末装置。 - 請求項2に記載の端末装置であって、
前記他の第1端末装置のオンライン状態かオフライン状態かを把握するグループ管理テーブルを有することを特徴とする端末装置。 - 第1記憶部と、第2記憶部と、選択部と、通信部と、を有する端末装置に、
前記第1記憶部が、電子メールを記憶する手順と、
前記選択部が、前記記憶された電子メールから共有メールを選択する手順と、
前記第2記憶部が、前記共有メールのリンク情報を記憶する手順と、
前記通信部が、前記記憶されたリンク情報を他の端末装置へ送信する手順と、
前記通信部が、前記他の端末装置から、前記リンク情報を用いて共有メールの送信を要求された場合、前記共有メールを送信する手順と、
を実行させるソフトウェア。 - 電子メールを記憶するステップと、
前記電子メールから共有メールを選択するステップと、
前記共有メールのリンク情報を記憶するステップと、
前記リンク情報を所定端末装置へ送信するステップと、
前記所定相手からリンク情報を用いて、前記共有メールの送信を要求された場合、前記共有メールを送信するステップと、
を有する電子メール共有方法。
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