JP4370927B2

JP4370927B2 - アノテーション管理プログラム、アノテーション管理装置

Info

Publication number: JP4370927B2
Application number: JP2004038716A
Authority: JP
Inventors: 信行竹尾; 浩桂林; 文隆松本; 明黒澤; 仁阿部
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-02-16
Filing date: 2004-02-16
Publication date: 2009-11-25
Anticipated expiration: 2024-02-16
Also published as: JP2005228262A

Description

本発明は、共有化された電子文書等を一元的に保持管理するドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアにおいて電子文書に対して付加的な情報として貼り付けるアノテーションの改良された管理手法に関する。

現在、電子データ化された共有文書（以下、単に「文書」）に対して編集を直接施すだけではなくて、例えば富士ゼロックス社製のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）などのように文書の所望する箇所に付箋を貼り付け、その付箋にコメント等のメッセージを記述できるようなドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアが存在する。この付箋等のアノテーションを用いることで、文書の内容自体を編集することなく付箋を貼り付けた箇所についての何らかのメッセージを他のユーザに通知することが可能になる。

ただ、利用者によって文書に付箋が貼り付けられたことを知るためには、文書を開いて付箋の有無を確認する必要があった。

そこで、例えば特許文献１には、共有文書（電子ブック）にメモが貼り付けられると、電子ブックへのＵＲＬが指定された電子メールを該当するユーザへ通知する技術が記載されている。これにより、電子メールを受信したユーザは、メモの貼り付けの有無を確認するために文書を開く必要がないため便利である。

特開２００１−５２０２５号公報

しかしながら、上記特許文献１においては、電子メールを受信したユーザは、メモが貼り付けられたことは知ることができても、メモの内容を確認するには、電子メールに含まれているＵＲＬをクリックして電子ブックと共にメモをダウンロードする必要があった。すなわち、電子ブックのどこの記載内容についてどのような議論が行われているかということを知っているためにメモの内容のみを確認したいときでも、その都度、必要でない電子ブックを併せて取得しなければならなかった。

また、メモ取得者が取得したメモに対してメモ貼付者にコメントを返信したいときには、電子ブックを開いてメモを貼り付ける作業をしなければならず面倒であった。

以上のように、従来においてはアノテーションを共有データと分離して扱うことはできなかった。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、電子データに付加されるアノテーションを当該電子データと分離して扱うことのできるアノテーション管理プログラム、管理方法及び管理装置を提供することにある。

以上のような目的を達成するために、本発明に係るアノテーション管理プログラムは、サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて実施され、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理プログラムであって、当該サーバコンピュータを、いずれかの前記クライアントコンピュータから電子データ管理機能を用いてテキストを含むアノテーション情報が電子データに付加されたときに、当該電子データ上の前記付加されたアノテーション情報を抽出するアノテーション情報抽出手段、前記アノテーション情報抽出手段により抽出されたアノテーション情報に含まれるテキストを変換して、前記コミュニケーション機能で利用するメッセージを作成するメッセージ作成手段、前記メッセージ作成手段により作成されたメッセージを、前記電子データと関連付けして管理するメッセージ管理手段、いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、前記電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータから前記メッセージを抽出するメッセージ抽出手段、前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段、前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段として機能させるためのものである。

また、前記メッセージ管理手段は、前記クライアントコンピュータへ配信するメッセージに、当該メッセージに対応するアノテーションが付加された時点における内容の電子データを参照するためのリンク情報を付加することを特徴とする。

他の発明に係るアノテーション管理プログラムは、サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて実施され、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理プログラムであって、当該サーバコンピュータを、いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータからメッセージを抽出するメッセージ抽出手段、前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、前記電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段、前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段として機能させるためのものである。

本発明に係るアノテーション管理装置は、サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理装置において、いずれかの前記クライアントコンピュータから電子データ管理機能を用いてテキストを含むアノテーション情報が電子データに付加されたときに、当該電子データ上の前記付加されたアノテーション情報を抽出するアノテーション情報抽出手段と、前記アノテーション情報抽出手段により抽出されたアノテーション情報に含まれるテキストを変換して、前記コミュニケーション機能で利用するメッセージを作成するメッセージ作成手段と、前記メッセージ作成手段により作成されたメッセージを、前記電子データと関連付けして管理するメッセージ管理手段と、いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、前記電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータから前記メッセージを抽出するメッセージ抽出手段と、前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段、前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段とを有することを特徴とする。

本発明に係るアノテーション管理装置は、サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理装置において、いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータからメッセージを抽出するメッセージ抽出手段と、前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、前記電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段と、前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段とを有することを特徴とする。

また、前記コミュニケーション機能は、前記統合情報管理システムに搭載された電子掲示板機能又は電子メール機能により実現されているものとする。

本発明によれば、電子データに付加されたアノテーションを当該電子データから分離しメッセージとしてクライアントコンピュータへ送ることができるようにしたので、電子データに直接アクセスしなくても当該電子データに付加されたアノテーションの内容を参照することができる。

また、入力されたメッセージをアノテーションに変換し、そのアノテーションを付加対象電子データに付加するようにしたので、アノテーションを付加するために電子データにアクセスしなくてすむ。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本実施の形態における統合情報管理システムを示したブロック構成図である。本実施の形態における統合情報管理システムは、コラボレーション機能により電子メール、掲示板、文書共有などの機能を統合した作業の場（コラボスペース）を作成する。このコラボスペースは、作業環境を提供する「タスクプレース」と作業を支援する「ワークプロセス」から構成され、時間や場所、組織の枠を問わず互いに情報を共有し、効率的かつ効果的に業務のコラボレーションが可能となる。本実施の形態における統合情報管理システムは、例えば、富士ゼロックス社製のＡｒｃＳｕｉｔｅ（登録商標）が持つタスクプレースを基幹とし、これに後述する処理機能を搭載することによって実現できる。

図１には、この統合情報管理システムを実現するための処理機能がそれぞれ搭載された複数台のクライアントコンピュータ（以下、単に「クライアント」）１０，２０と、サーバコンピュータ（以下、単に「サーバ」）３０と、各コンピュータ１０，２０，３０を接続するＬＡＮ（Local Area Network）２が示されている。なお、本実施の形態では、ネットワークの接続構成を便宜的にＬＡＮ２で図示したが、ＷＡＮ（Wide Area Network）などでもよい。

クライアント１０は、文書作成者が使用する作成者端末であり、クライアント２０は、文書作成者により作成された文書の利用者が使用する端末である。但し、クライアント１０は、他のユーザが作成した文書の利用者にもなりうるので利用者端末にもなり、クライアント２０は、ユーザが文書を作成する場合もありうるので作成者端末にもなりうる。従って、各クライアント１０，２０は、全て同じ構成でよい。本実施の形態では、作成者端末と利用者端末を便宜的に各１台ずつ図示した。

クライアント１０，２０は、コラボレーション機能処理部１２，２２と文書利用支援処理部１４，２４とを有している。コラボレーション機能処理部１２，２２は、コラボレーション機能を有しており、クライアントユーザにコラボスペースを提供する。前述したタスクプレースは、例えば掲示板のように情報交換したいスレッドや議論、目的等毎にコミュニケーションの場として作成されるものであり、統合情報管理システムは、タスクプレースが持つ各種機能の実現のためにクライアント１０，２０間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能として電子メール機能及び掲示板機能を有している。メール機能処理部１６，２６は、このうちタスクプレースにおいてメッセージを作成、表示、送受信等を行う電子メール機能を実現するための手段である。文書利用支援処理部１４，２４は、サーバ３０において保持管理される共有文書を利用するために用いられる手段であり、文書に対して付加的な情報としてアノテーションを割り付ける機能を有している。文書利用支援処理部１４，２４の実現手段として、本実施の形態では富士ゼロックス社製のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）などのドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアを想定している。文書利用支援処理部１４，２４は、既存の文書利用ツールによって実現できるので、以降の説明では、文書利用ツールと称することにする。クライアント１０，２０が有する上記構成要素１２，１４，２２，２４は、上記各処理機能を有するプログラムをＣＰＵで実行させることで実現される。

一方、サーバ３０は、統合情報管理システムにおけるコラボレーション機能を実現するコラボレーション機能処理部４０及び共有文書を保持監視する文書統合管理部６０を有している。コラボレーション機能処理部４０は、クライアント１０，２０のコラボレーション機能処理部１２，２２と連係動作してクライアントユーザにコラボスペースを提供するための処理機能を有している。タスクプレース文書保存部４１は、作成されたタスクプレースにおいて処理対象とする文書等の電子データを保存する。メールサーバ機能処理部５０は、メール送受信部５１、メッセージ管理部５２及びメッセージ保存部５３を有しており、コラボレーション機能を構成するメールサーバ機能を実現する。メール送受信部５１は、クライアント１０，２０との間で交換される電子メールの中継等を行う。メッセージ管理部５２は、電子メールに含まれるメッセージを作成したり、メッセージをメッセージ保存部５３に保存するなどメッセージに関する処理全般を行う。メッセージ管理部５２に含まれるメッセージ抽出部５５は、詳細は追って説明するが、アノテーション管理下にある文書に関連した電子メールからクライアントユーザにより入力されたメッセージを抽出する。

文書統合管理部６０は、システム内で扱う共有文書を保持管理する手段である。本実施の形態における文書統合管理部６０は、既存の文書統合管理機能を富士ゼロックス社製のＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）などのドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアにより実現し、このドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアに基づく基本機能に文書管理部６１、アノテーション抽出部６２、メッセージ作成部６３、アノテーション作成部６４、アノテーションマージ部６５、文書送受信部６６及びアノテーション管理文書保存部６７を追加して実現する。各構成要素６１〜６７は、既存機能に対する拡張機能の実現手段ということができる。既存機能文書保存部６８には、ＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）の既存機能が取り扱う文書が保存される。

文書管理部６１は、コラボレーション機能の処理対象とされる文書を本実施の形態において特徴的なアノテーション管理下の文書とするために、該当する文書をタスクプレース文書保存部４１からアノテーション管理文書保存部６７へ移す。アノテーション抽出部６２は、文書に付加されたアノテーションを当該文書から抽出する。なお、アノテーションには、ビットマップやリンクなどの種類が存在するが、本実施の形態では、テキストメッセージが書き込まれる付箋に着目して説明する。従って、メッセージ作成部６３は、アノテーション抽出部６２により抽出されたアノテーション、すなわち付箋に書き込まれたテキストを、電子メール機能において交換可能な形式に変換することでメッセージを作成する。メッセージ作成部６３により作成されたメッセージは、メールサーバ機能処理部５０によって各タスクメンバが使用するクライアント１０，２０に配信される。アノテーション作成部６４は、メッセージ抽出部５５により抽出されたメッセージを、文書統合管理部６０において管理可能な形式に変換することによってアノテーションを作成する。アノテーションマージ部６５は、アノテーション作成部６４により作成されたアノテーション又はクライアント１０，２０によって付加されたアノテーションを、アノテーション管理文書保存部６７に保持されている該当する文書に付加する。文書送受信部６６は、クライアント１０，２０との間でアノテーション管理文書保存部６７に保持されている文書をダウンロード及びアップロードする。

図２乃至図５は、文書利用ツール１４，２４によって付箋の付加対象とする文書４が表示されたときの画面例を示した図であり、各表示画面は図２から図５に時系列に並んでいる。図６乃至図１２は、コラボレーション機能処理部１２によりタスクプレースに登録されたメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図であり、各画面は図６から図１２に時系列に並んでいる。なお、図６乃至図１２には、本実施の形態の説明に必要なメッセージに関する情報のみを概略的に示し、タスクプレースに関する情報等付随的な表示情報は便宜的に図面から省略した。図６に示したように、図６乃至図１２に示したタスクプレース画面は、受信したメッセージのタイトルが一覧表示される一覧表示領域７０と、メッセージを入力、表示するためのメッセージ領域７１とを含む。本実施の形態において例示したタスクプレース画面のフォーマットは一例であり、本発明がこのフォーマットや表示形態に限定されることはない。

本実施の形態において特徴的なことは、文書に貼り付けられた付箋を文書から分離して管理できるようにしたことである。これにより、付箋に書き込まれたメッセージを、ユーザに文書を開くことなく参照させることができる。また、文書を開かずに付箋を貼り付けることも可能になる。以下、これを実現するための本実施の形態における動作について図面を用いて説明する。

例えば、文書作成者が文書利用ツール１４を用いて文書（仕様書のたたき台）４を新規に作成したとする。この作成された文書４の表示例を図２に示す。新規に作成された文書４は、文書統合管理部６０の機能によりサーバ３０の既存機能文書保存部６８に登録されて保持管理されることになる。そして、文書作成者は、文書４をプロジェクトメンバ等の関係者に電子メール等にて配信したとする。

文書利用者は、図２に示したように文書利用ツール２４を用いて文書４をサーバ３０から取得し、画面表示する。そして、内容を検討したところ、文書４に意味不明な記述４ａを見つけたとする。そこで、文書利用者は、意味不明な記述４ａに付箋６を貼り付け、その付箋６にテキスト「これはどういう意味ですか？」を書き込む。このときの画面表示例を図３に示す。文書送受信部６６は、文書利用者による保存操作に応じて文書４を受信し、既存機能文書保存部６８に書き込む。

ここで、付箋を貼り付けた文書利用者（この例では「Ａさん」）は、意味不明な記述４ａについて議論したいために、コラボレーション機能処理部２２を介して議論の場（タスクプレース）の作成をサーバ３０へ依頼する。サーバ３０のコラボレーション機能処理部４０は、その依頼に応じて当該文書４に関する議論の場（タスクプレース）が作成されていないことを確認した後に当該文書４のためのタスクプレースを新規作成する。コラボレーション機能処理部４０は、この作成の際、文書利用者により指定されたタスク情報を内部で保持管理する。タスク情報には、議論（タスク）の開始予定日（この例では現時点）、終了予定日、終了日時、進捗度、タスク管理者及びタスクメンバ（この例ではプロジェクトメンバ等の関係者）等が含まれる。更に、これと同時に、タスクプレースに登録される文書４は、タスクプレース文書保存部４１にて保存される。なお、この例において登録される文書４には、図３に示したように付箋６が貼り付けられた状態にある。なお、以上の処理は、既存の文書統合管理機能及びコラボレーション機能により行われる。本実施の形態では、文書の登録と同時にタスクプレースを新規に作成する場合で説明するが、既存のタスクプレースに文書を登録してからその文書ベースのコラボレーションを開始したり、あるいは既存のタスクプレースに既に登録されている文書からその文書ベースのコラボレーションを開始することも可能である。

更に、文書利用者は、コラボレーション機能処理部２２を介して本実施の形態において特徴的なアノテーション管理を開始するための要求を文書管理部６１へ発する。この要求には文書４のファイルＩＤが含まれており、文書管理部６１は、このファイルＩＤにより特定される文書４をタスクプレース文書保存部４１から取り出してアノテーション管理文書保存部６７に移す。これにより、当該文書４は、本実施の形態のアノテーション管理下に置かれることになる。なお、タスクプレース文書保存部４１に保存される文書の種類は、特に限定しない。アノテーションを付加できない文書の種類でもよい。文書管理部６１は、タスクプレース文書保存部４１から取り出した文書をアノテーション管理文書保存部６７に登録する際に、文書統合管理部６０により処理可能な文書の種類（この例ではＤｕｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）文書）に変換する。既存機能文書保存部６８に登録される既存機能対応の文書には、文書の実際の内容（文書データ）、アノテーションの種類、貼付位置、貼付日時、付箋に書き込まれるテキストのように付随する情報等を含むアノテーション情報及び文書ファイルの作成日時、更新日時、ファイルＩＤ、格納場所等を含む属性情報が含まれる。アノテーション管理文書保存部６７に登録される文書には、図１３に示したように、更に文書管理部６１によって付加されたアノテーション管理情報が含まれる。これにより、既存機能対応の文書とアノテーション管理下に置かれた文書の相違を識別できる。アノテーション管理情報には、統合情報管理システムを識別する情報（システムＩＤ）、文書を識別する情報（文書ＩＤ（ファイルＩＤ））、当該タスクプレースを含むコラボスペースを識別する情報（コラボスペースＩＤ）、当該文書が登録されるタスクを識別する情報（タスクＩＤ）、当該文書のダウンロード時に割り当てられる識別情報（ダウンロードＩＤ）及び当該文書をアップロードしようとするユーザを識別する情報（ユーザＩＤ）が含まれる。アノテーション管理情報は、アノテーションが文書から分離して扱われるときでもアノテーションと共に扱われ、アノテーションがどの文書に対応するものかを判断できるようにする。

文書４がアノテーション管理文書保存部６７に登録された直後にタスクプレース画面を表示したときの例を図６に示す。なお、各クライアント１０，２０に表示されるタスクプレース画面は、同一タスクメンバが使用する各クライアント１０，２０において同じである。

図６に示したように、一覧表示領域７０には、その先頭行にメッセージタイトル７２が表示される。ここでは、タスクプレース作成の起因となった文書の名称をタイトルとして自動設定する。もちろん、これに限定する必要はなく、またタスクプレース作成時にタスク作成者に指定させるようにしてもよい。この例のように登録される文書が存在するときにはメッセージタイトル７２と同じ行に、メッセージ登録者７２ａと添付ファイルとして当該文書４のファイル名７２ｂとが併せて表示される。この表示内容により、タスクメンバは、添付ファイルの有無を確認できると共にファイル名７２ｂをダブルクリックなど操作することで、自動的に起動された文書利用ツール１４，２４により文書の内容を表示させることができる。

更に、この例のように文書４に付箋に貼り付けられている場合には、メッセージタイトル７２に続けてメッセージタイトル７３が表示される。本実施の形態では、メッセージタイトル７３を付箋に書き込まれたテキストで作成する。メッセージタイトル７３がユーザによりクリックされると、図６に例示したようにメッセージタイトル７３に対応した実際のメッセージ等の情報がメッセージ領域７１に表示される。具体的には、メッセージタイトル７４と、付箋に書き込まれたメッセージ７５と、メッセージが書き込まれた時点の文書４へのリンク情報７６が表示される。文書４には、更に付箋が貼り付けられ更新されていく可能性があるため、このメッセージがタスクプレースに登録された時点の文書が表示できるように文書へリンクを張るようにした。従って、ユーザは、リンク情報７６をクリック選択すると、このメッセージの登録時点における文書を開くことができる。

ここで、図６に示したタスクプレース画面の作成処理について説明する。

まず、文書管理部６１は、アノテーション管理を開始する際に受け取ったファイルＩＤに基づきアノテーション管理文書保存部６７から文書４を取り出し、少なくともメッセージタイトル７２を表示するために必要な情報をコラボレーション機能処理部４０へ渡す。このとき、必要に応じてメッセージ作成部６３にアノテーション情報等を、メッセージ管理部５２が処理可能な形式に変換させる。メッセージ管理部５２は、文書統合管理部６０から送られてきた情報に基づきメッセージタイトル７２を表示するための情報を含むメールを作成する。そして、なお、先頭行におけるメッセージ登録者は、タスクプレース作成者となる。メッセージ管理部５２は、このようにして作成した電子メールをメール送受信部５１に、該当するタスクメンバ使用のクライアント１０，２０へ配信させる。

続いて、この例のように登録文書４に付箋が貼り付けられていた場合、アノテーション抽出部６２は、アノテーション管理文書保存部６７から取り出した文書４のアノテーション情報に基づいて当該文書４に貼り付けられている付箋を抽出する。メッセージ作成部６３は、抽出された付箋に書き込まれたテキストをメッセージ管理部５２が処理可能な形式に変換することでメッセージを作成する。メッセージ管理部５２は、メッセージ作成部６３から送られてきたメッセージに基づきメッセージタイトル及びメッセージ、更にそして、リンク情報７６を作成し、作成したメッセージタイトル、リンク情報及びメッセージを含む電子メールをメール送受信部５１に、該当するクライアント１０，２０へ配信させる。

図６に例示したタスクプレース画面は、以上のようにして形成され表示されることになるが、本実施の形態においては、文書４に貼り付けられた付箋のテキストをメッセージとしてタスクプレース画面に表示することができる。

文書作成者（この例では「Ｂさん」）は、図６に示したタスクプレース画面に表示されたメッセージ７５を参照することで問合せ内容を知ると、リンク情報７６をクリックなどして付箋６が貼り付けられた文書を、別ウィンドウを開いて参照する。これにより、意味不明と指摘された記述４ａの内容を確認する。そして、文書作成者は、返信ボタンの操作後、問い合わせに対する返信メッセージ７７をメッセージ領域７１に入力する。このときのタスクプレース画面の状態を図７に示す。そして、文書利用者は、所定操作を行うことで返信する。

サーバ３０において、メールサーバ機能処理部５０が作成者端末１０から送られてきた返信メールを受け取ると、メッセージ管理部５２は、電子メールに含まれるメッセージをメッセージ保存部５３に保存する。更に、メッセージ抽出部５５は、電子メールからメッセージを抽出して文書統合管理部６０に渡す。このとき、メッセージ管理部５２は、コラボレーション機能処理部４０の内部で保持していた当該文書４に対応するアノテーション管理情報をメッセージに付加するので、文書統合管理部６０は、どの文書に対するメッセージかを判別することができる。文書統合管理部６０のアノテーション作成部６４は、メッセージ抽出部５５からのメッセージを統合文書管理機能において処理可能な形式に変換することで、アノテーションを作成する。アノテーションマージ部６５は、ファイルＩＤに基づいて該当する文書４を文書管理部６１に取り出させて、作成されたアノテーションを当該文書のアノテーション情報に追加する。そして、文書管理部６１は、アノテーションが追加された文書をアノテーション管理文書保存部６７に保存する。本実施の形態では、アノテーションを追加する際にはその都度アノテーション管理文書保存部６７から文書４をいったん取り出し、アノテーション追加後に書き戻すようにしている。このようにして、複数ユーザによる当該文書４への編集を上書きにより消失しないようにした。その後、文書管理部６１は、リンク情報生成のために、この保存された文書４の格納先情報をコラボレーション機能処理部４０へ通知する。

メッセージ管理部５２は、文書４の格納先情報を受け取ると、作成者端末１０から送られてきた返信メールにリンク情報を追加した後、タスクメンバに配信する。

図４には、以上の処理により更新された文書４を画面に表示させたときの例が示されている。この表示例から明らかなように、文書４には、文書作成者が入力したメッセージに基づき作成された付箋７が貼り付けられている。本実施の形態によれば、以上のようにしてメッセージが書き込まれた付箋７を文書４に貼り付けることができる。

一方、返信メールの配信により返信メッセージがタスクプレースに登録された後のタスクプレース画面の表示例を図８に示す。この画面例の一覧表示領域７０から明らかなように、返信メッセージのタイトルは、問い合わせたときのメッセージタイトルに返信を意味する「Re:」が付記され、「Re:これはどういう意味ですか？」となる。

タスクプレース画面を表示して返信があったことを確認すると、文書利用者（Ａさん）は、表示されているメッセージタイトル７８をクリック選択する。この操作に応じて、図９に示したようにメッセージ７９がメッセージ領域７１に表示される。この画面例から明らかなように表示されたメッセージ７９は、文書作成者（Ｂさん）が入力したメッセージ７７である。また、付箋７が貼り付けられた時点の文書の内容が確認できるようにするために、リンク情報８０がメッセージ領域７１に表示される。

ところで、本実施の形態においては、図８又は図９の表示内容から明らかなように付箋の貼付位置に関する情報を表示しないため、タスクプレースにメッセージとして登録された付箋が文書のどの位置に貼り付けられたものであるかを確認することはできない。しかしながら、少なくとも「これはどういう意味ですか？」という内容の付箋を自ら貼り付けた文書利用者（Ａさん）は、このメッセージの返信メッセージとして関連付けされ登録された文書作成者（Ｂさん）による「検索キーワードを設定するという意味です。」というメッセージの意味するところを、貼付位置に関する情報を明示しなくても認識することができるはずである。このように、本実施の形態によれば、議論を始めた文書利用者は、文書を開かなくても付箋の内容を確認することができる。もし、タスクプレース上ではなく文書に貼り付けた状態で付箋に書き込まれたメッセージを参照したい場合には、リンク情報８０をクリック選択すればよい。

文書利用者（Ａさん）は、文書作成者（Ｂさん）からのメッセージに対して更に返信する場合、返信ボタン操作後、図１０に例示したようにメッセージ８１をメッセージ領域７１に入力し、所定操作を行い返信する。これ以降の処理については、図７を用いて説明したメッセージ７７を返信する処理と同じであるため省略する。この返信メッセージが各タスクメンバに配信された後のタスクプレース画面の表示例を図１１に示す。メッセージ７９に対する返信メッセージ８１がタスクプレースに登録されると、図１１に示したように、一覧表示領域７０には、返信メッセージ８１のメッセージタイトル８２が表示される。そして、メッセージタイトル８２がクリック選択されると、メッセージの内容がメッセージ領域７１に表示される。このときの画面例を図１２に示すが、この画面例から明らかなように文書利用者（Ａさん）が返信したメッセージ８３が表示される。

一方、メッセージ８１の返信に応じてアノテーション管理文書保存部６７に保存されている文書４には、図５に示したように前述した処理によりメッセージ８１に基づく付箋８が貼り付けられることになる。

以上説明したように、本実施の形態によれば、文書に貼り付ける付箋を文書から分離してメッセージとしてクライアント１０，２０へ送ることができるようにした。これにより、文書に貼り付けられた付箋を、その文書を開くことなく確認することができる。

また、タスクプレース画面から入力されたメッセージを、テキストメッセージとして付箋に書き込み、その付箋を文書に貼り付けることができるようにした。これにより、文書を開くことなく付箋等のアノテーションを文書に貼り付けることができる。

このように、文書に付加するアノテーションを、文書利用ツール１４，２４を用いて文書に直接貼り付ける方法及びコラボレーション機能に含まれる電子メール機能を用いて貼り付ける方法という複数の方法でアノテーションを文書に付加することができる。また、上記複数の方法でアノテーションを参照することができる。

なお、本実施の形態においては、クライアントユーザ間でメッセージを交換するコミュニケーション機能として電子メール機能を利用した場合を例にして説明したが、電子メール機能の代わりに統合情報管理システムが持つ電子掲示板機能を利用してもよい。この場合、電子メール機能を利用した上記説明において文書が添付された最初のメッセージ７２がメッセージとして掲示され、最初のメッセージ７２に続く各返信メッセージ７３，７８，８２はスレッドに相当することになる。更に、前述したアノテーションを処理可能とする電子データ管理機能と組み合わせて利用するのは、電子メール機能又は電子掲示板機能のいずれか一方とする必要はなく、双方の機能を共に動作させて、コミュニケーションに利用する機能をクライアントユーザが選択できるように構成してもよい。

また、本実施の形態においては、本実施の形態の主要な構成要素６１〜６５を文書統合管理部６０に搭載した構成で説明したが、本発明は、この構成に限定されない。例えば、メッセージとアノテーションとを変換する各作成部６３，６４は、コラボレーション機能処理部４０側に設けるようにしてもよいし、別構成としてもよい。

また、本実施の形態では、アノテーションの例としてテキストが書き込まれる付箋を例にして説明したが、他の種類のアノテーションにも適用することは可能である。更に、本実施の形態では、電子データとして文書を例にして説明したが、本発明は写真等の静止画像やあるいは動画像等の電子データにも適用可能である。

また、本実施の形態では、最良の実施形態として本発明を富士ゼロックス社製のＡｒｃＳｕｉｔｅ（登録商標）及びＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）を組み合わせた構成で説明したが、本発明を各ソフトウェアと同等のコラボレーション機能及び文書統合管理機能を持つソフトウェアに組み入れて実施することは可能である。

本発明に係るアノテーション管理方法を実施する統合情報管理システムを示したブロック構成図である。本実施の形態において処理対象とする文書の画面表示例を示した図である。本実施の形態において処理対象とする文書の画面表示例を示した図である。本実施の形態において処理対象とする文書の画面表示例を示した図である。本実施の形態において処理対象とする文書の画面表示例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてメッセージを表示するタスクプレース画面の例を示した図である。本実施の形態においてアノテーション管理下に置かれた文書のデータ構成例を示した図である。

符号の説明

１０，２０クライアントコンピュータ、１２，２２コラボレーション機能処理部、１４，２４文書利用支援処理部（文書利用ツール）、１６，２６メール機能処理部、３０サーバコンピュータ、４０コラボレーション機能処理部、４１タスクプレース文書保存部、５０メールサーバ機能処理部、５１メール送受信部、５２メッセージ管理部、５３メッセージ保存部、５５メッセージ抽出部、６０文書統合管理部、６１文書管理部、６２アノテーション抽出部、６３メッセージ作成部、６４アノテーション作成部、６５アノテーションマージ部、６６文書送受信部、６７アノテーション管理文書保存部、６８既存機能文書保存部、７０一覧表示領域、７１メッセージ領域。

Claims

サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて実施され、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理プログラムであって、当該サーバコンピュータを、
いずれかの前記クライアントコンピュータから電子データ管理機能を用いてテキストを含むアノテーション情報が電子データに付加されたときに、当該電子データ上の前記付加されたアノテーション情報を抽出するアノテーション情報抽出手段、
前記アノテーション情報抽出手段により抽出されたアノテーション情報に含まれるテキストを変換して、前記コミュニケーション機能で利用するメッセージを作成するメッセージ作成手段、
前記メッセージ作成手段により作成されたメッセージを、前記電子データと関連付けして管理するメッセージ管理手段、
いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、前記電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータから前記メッセージを抽出するメッセージ抽出手段、
前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段、
前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段、
として機能させるためのアノテーション管理プログラム。
請求項１に記載のアノテーション管理プログラムにおいて、
前記メッセージ管理手段は、前記クライアントコンピュータへ配信するメッセージに、当該メッセージに対応するアノテーションが付加された時点における内容の電子データを参照するためのリンク情報を付加することを特徴とするアノテーション管理プログラム。
サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて実施され、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理プログラムであって、当該サーバコンピュータを、
いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータからメッセージを抽出するメッセージ抽出手段、
前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、前記電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段、
前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段、
として機能させるためのアノテーション管理プログラム。
請求項１から３のいずれか１項に記載のアノテーション管理プログラムにおいて、
前記コミュニケーション機能は、前記統合情報管理システムに搭載された電子掲示板機能又は電子メール機能により実現されることを特徴とするアノテーション管理プログラム。
サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理装置において、
いずれかの前記クライアントコンピュータから電子データ管理機能を用いてテキストを含むアノテーション情報が電子データに付加されたときに、当該電子データ上の前記付加されたアノテーション情報を抽出するアノテーション情報抽出手段と、
前記アノテーション情報抽出手段により抽出されたアノテーション情報に含まれるテキストを変換して、前記コミュニケーション機能で利用するメッセージを作成するメッセージ作成手段と、
前記メッセージ作成手段により作成されたメッセージを、前記電子データと関連付けして管理するメッセージ管理手段と、
いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、前記電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータから前記メッセージを抽出するメッセージ抽出手段と、
前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段、
前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段と、
を有することを特徴とするアノテーション管理装置。
請求項５記載のアノテーション管理装置において、
前記メッセージ管理手段は、前記クライアントコンピュータへ配信するメッセージに、当該メッセージに対応するアノテーションが付加された時点における内容の電子データを参照するためのリンク情報を付加することを特徴とするアノテーション管理装置。
サーバコンピュータと１または複数のクライアントコンピュータとを有し、前記クライアントコンピュータ間でのメッセージ交換を可能にするコミュニケーション機能及び電子データを共有可能に取り扱う電子データ管理機能が搭載された統合情報管理システムにおいて、電子データ管理機能により保持管理される共有可能な電子データに対して付加的な情報として割り付けるアノテーションを管理するアノテーション管理装置において、
いずれかの前記クライアントコンピュータからコミュニケーション機能を用いて入力され、電子データのアノテーション情報が関連付けられたメッセージを含むデータが当該クライアントコンピュータから受信したときに、前記受信したデータからメッセージを抽出するメッセージ抽出手段と、
前記メッセージ抽出手段により抽出されたメッセージを変換して、前記電子データ管理機能において処理するアノテーション情報を作成するアノテーション作成手段と、
前記アノテーション作成手段により作成されたアノテーション情報を、前記電子データに付加するアノテーション付加手段と、
を有することを特徴とするアノテーション管理装置。
請求項５から７のいずれか１項に記載のアノテーション管理装置において、
前記コミュニケーション機能は、前記統合情報管理システムに搭載された電子掲示板機能又は電子メール機能により実現されることを特徴とするアノテーション管理装置。