CN101719898A - 信息处理装置和方法以及电子邮件处理装置和方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种用于获取实体信息或参考信息的信息处理方法和信息处理装置，所述参考信息包括用于指定实体信息的信息，该信息处理方法包括：在接收到用于输出实体信息的输出请求时输出实体信息；基于用于输出实体信息的输出请求的历史而生成表示输出实体信息的必要性程度的必要性信息；以及在接收到用于输出与实体信息相关的信息的请求时输出包括用于指定实体信息的信息的参考信息或实体信息。该输出参考信息或实体信息的步骤i)在实体信息的必要性信息不满足预定条件时输出包括用于指定实体信息的信息的参考信息，并且ii)在实体信息的必要性信息满足该预定条件时输出实体信息。

Description

信息处理装置和方法以及电子邮件处理装置和方法

技术领域

本发明涉及信息处理方法、电子邮件处理方法、信息处理装置及电子邮件处理装置。

背景技术

存在这样一种技术，该技术用于输出包括用于指定实体信息的信息的参考信息，接收到对该参考信息所指定的实体信息的输出请求并将该实体信息输出到其请求源。JP-A-2004-164172(这里所使用的术语“JP-A”是指“未经审查已公布的日本专利申请”)已披露一种与邮件服务器相关的技术，该邮件服务器用于在从客户端接收到指向用于电子公告牌记录的邮件地址的文档时，将作为电子邮件的该文档记录在电子公告牌中并向另一客户端发送表示该文档已被记录的意思的电子邮件。JP-A-2004-164172中所披露的邮件服务器在从客户端接收到指向与该文档对应的邮件地址的电子邮件时，将记录在电子公告牌中的该文档作为电子邮件发送到要成为发送源的客户端。

发明内容

本发明的目的是：在接收到用于输出与实体信息有关的信息的请求时，基于对实体信息的输出请求的历史而选择性地输出用于指定实体信息的参考信息和实体信息。

(1)根据本发明的一个方面，一种用于获取实体信息或参考信息的信息处理方法，所述参考信息包括用于指定所述实体信息的信息，所述信息处理方法包括：当接收到用于输出所述实体信息的输出请求时，输出所述实体信息；基于用于输出所述实体信息的输出请求的历史而生成必要性信息，所述必要性信息表示输出所述实体信息的必要性程度；以及当接收到用于输出与所述实体信息相关的信息的请求时，输出包括用于指定所述实体信息的信息的所述参考信息或所述实体信息，其中，所述输出所述参考信息或所述实体信息的步骤i)在所述实体信息的必要性信息不满足预定条件时输出包括用于指定所述实体信息的信息的所述参考信息，并且ii)在所述实体信息的必要性信息满足所述预定条件时输出所述实体信息。

(2)根据(1)的信息处理方法，所述生成必要性信息的步骤可以基于用于输出实体信息的输出请求的数目而生成所述必要性信息。

(3)根据(1)或(2)的信息处理方法，所述生成必要性信息的步骤基于发出用于输出实体信息的输出请求的用户的数目与向其提供实体信息的用户的数目之比而生成所述必要性信息。

(4)根据(1)的信息处理方法，参考信息的大小可以小于实体信息的大小。

(5)根据本发明的另一个方面，一种电子邮件处理方法用于处理存储在计算机中的包括主体信息和附加信息的电子邮件，该电子邮件处理方法包括：在接收到用于获取附加信息的获取请求时发送附加信息；基于用于获取附加信息的获取请求的历史而生成表示发送附加信息的必要性程度的必要性信息；以及在接收到用于获取电子邮件的请求时发送电子邮件中的主体信息。所述发送主体信息的步骤i)在附加信息的必要性信息不满足预定条件时发送彼此相关联的主体信息和用于指定附加信息的参考信息，并且ii)在附加信息的必要性信息满足所述条件时发送彼此相关联的主体信息和附加信息。

(6)根据(5)的电子邮件处理方法，可以从将附加信息设定为管理目标信息的信息管理系统发送存储在计算机中的电子邮件。

(7)根据本发明的另一个方面，一种信息处理装置包括：第一输出单元，其在接收到用于输出实体信息的输出请求时输出实体信息；必要性信息生成单元，其基于用于输出实体信息的输出请求的历史而生成表示输出实体信息的必要性程度的必要性信息；以及第二输出单元，其在接收到用于输出关于实体信息的信息的请求时输出包括用于指定实体信息的参考信息或实体信息。第二输出单元i)在实体信息的必要性信息不满足预定条件时输出包括用于指定实体信息的信息的参考信息，并且ii)在实体信息的必要性信息满足所述条件时输出实体信息。

(8)根据本发明的另一个方面，一种电子邮件处理装置包括：电子邮件存储器，其存储包括主体信息和附加信息的电子邮件；第一发送单元，其在接收到用于获取附加信息的获取请求时发送附加信息；必要性信息生成单元，其基于用于获取附加信息的获取请求的历史而生成表示发送附加信息的必要性程度的必要性信息；以及第二发送单元，其在接收到用于获取电子邮件的请求时发送电子邮件中的主体信息。第二发送单元i)在附加信息的必要性信息不满足预定条件时发送彼此相关联的主体信息和用于指定附加信息的参考信息，并且ii)在附加信息的必要性信息满足所述条件时发送彼此相关联的主体信息和附加信息。

根据第(1)项或第(7)项所描述的本发明，可以在接收到用于输出与实体信息有关的信息的请求时，基于对实体信息的输出请求的历史而选择性地输出用于指定实体信息的参考信息和实体信息。

根据第(2)项所描述的本发明，可以基于对实体信息的输出请求的数目而选择性地输出用于指定实体信息的参考信息和实体信息。

根据第(3)项所描述的本发明，可以基于给出对实体信息的输出请求的用户的数目与向其提供实体信息的用户的数目之比而选择性地输出用于指定实体信息的参考信息和实体信息。

根据第(4)项所描述的本发明，可以抑制要输出的信息量的增大。

根据第(5)项或第(8)项所描述的发明，可以在接收到用于获取包括主体信息和附加信息的电子邮件的请求时，基于对获取附加信息的请求的历史而选择性地输出用于指定附加信息的参考信息和附加信息。

根据第(6)项所描述的本发明，可以假定从将附加信息设定为管理目标信息的信息管理系统接收要成为处理目标的附加信息。

附图说明

基于以下附图，详细地说明本发明的示例性实施例，其中：

图1是示出根据本发明实施例的信息处理系统的网络结构的实例的简图；

图2是示出根据本发明实施例的信息处理装置的硬件结构的实例的简图；

图3A是示出根据本发明实施例的信息处理装置所实现的功能的实例的功能框图；

图3B是示出根据本发明实施例的信息处理装置所实现的功能的实例的功能框图；

图3C是示出根据本发明实施例的信息处理装置所实现的功能的实例的功能框图；

图4是示出场合信息的数据结构的实例的简图；

图5是示出消息信息的数据结构的实例的简图；

图6是示出下载信息的数据结构的实例的简图；

图7是示出网页消息列表画面的实例的简图；

图8是示出网页消息显示画面的实例的简图；

图9是示出邮件消息显示画面的实例的简图；

图10是示出文件夹-电子公告牌对应信息的数据结构的实例的简图；

图11是示出邮件-电子公告牌对应信息的数据结构的实例的简图；

图12是示出与电子公告牌信息转换部分相关的处理的概要的实例的简图；

图13是示出与属性信息管理部分相关的处理的概要的实例的简图；

图14是示出邮件消息显示画面的实例的简图；以及

图15是示出由根据本实施例的信息处理系统执行的处理的流程的实例的流程图。

具体实施方式

下面，参照附图来详细说明根据本发明的实施例。

如示出图1的网络结构的简图所示，根据本实施例的信息处理系统10构造成包括信息处理装置12和多个用户终端(客户端)14(14-1～14-n)。信息处理装置12和客户端14连接到例如局域网(LAN)等网络16，并且信息处理装置12和客户端14互相通信。

图1所示的客户端14由众所周知的个人计算机构成，个人计算机包括例如CPU等控制装置、例如硬盘等存储装置、例如显示器等输出装置、例如键盘或鼠标等输入装置和例如网络板等通信装置。此外，在客户端14中安装有众所周知的网页浏览器和众所周知的邮件客户端程序。

图2是示出根据本实施例的信息处理装置12的硬件结构的简图。

信息处理装置12构造成包括控制部20、存储部22和通信部24。控制部20、存储部22和通信部24通过总线26互相连接。

控制部20是例如CPU等程序控制装置并且根据安装在信息处理装置12中的程序进行操作。在本实施例中，在信息处理装置12中安装有作为网页应用程序的程序。

还在信息处理装置12中安装有网页服务器程序。因此，通过启动客户端14中的网页浏览器并由网页浏览器对网页服务器程序进行访问，可以在例如设置在客户端14中的显示器等输出装置上通过网页浏览器显示各种画面。

例如，存储部22是例如RAM或硬盘等存储装置。将由控制部20执行的程序存储在存储部22中。此外，存储部22还可用作控制部20的工作存储器。

例如，通信部24是网络接口卡(NIC)，并且根据从控制部20输入的指令而通过网络16向客户端14发送信息。此外，通信部24将通过网络16接收到的信息输出到控制部20。

图3A、3B和3C是示出根据本实施例的信息处理装置12所实现的功能的实例的功能框图。

如图3A所示，根据本实施例的信息处理装置12在功能上包括电子公告牌信息存储部分30、下载信息存储部分32、电子公告牌信息控制部分34、网页输入/输出控制部分36、对应信息存储部分38、邮件输入/输出控制部分40、邮件信息存储部分42和附件控制部分44。主要由存储部22来实现电子公告牌信息存储部分30、下载信息存储部分32、对应信息存储部分38和邮件信息存储部分42。此外，主要由控制部20来实现电子公告牌信息控制部分34、网页输入/输出控制部分36、邮件输入/输出控制部分40和附件控制部分44。通过利用控制部20来执行安装在要成为计算机的信息处理装置12中的程序而实现这些部件。通过例如CD-ROM或DVD-ROM等计算机可读信息传输介质或者例如因特网等通信网络将程序提供给信息处理装置12。

如图3A所示，电子公告牌信息存储部分30包括场合信息存储部分30a和消息信息存储部分30b。此外，对应信息存储部分38包括文件夹-电子公告牌对应信息存储部分38a和邮件-电子公告牌对应信息存储部分38b。如图3B所示，邮件输入/输出控制部分40包括协议转换部分40a、访问权管理部分40b、电子公告牌信息转换部分40c、未读/已读管理部分40d、属性信息管理部分40e以及外部邮件管理部分40f。如图3C所示，附件控制部分44包括参考信息输出部分44a、实体信息输出部分44b和必要性信息生成部分44c。

场合信息存储部分30a存储图4所示的场合信息46。如图4所示，场合信息46包括要成为场合(作为将要在电子公告牌中管理的信息的管理单位，例如交流场合)的识别符的场合ID 48、表示场合的名称的场合名称信息50、表示对某一场合的访问权的访问权信息52、表示属于某一场合的成员的用户ID(用户识别符)的所属成员信息54以及表示要成为场合管理者的成员的用户ID的管理者信息56。图4所示的访问权信息52以从左边开始的顺序依次具有三个字符的字符串表示场合管理者、属于该场合的成员和其它成员中的每一个的访问权。在图4的实例中，用“W”表示具有读/写权限的访问权，用“R”表示具有读权限的访问权，并用“-”表示不具有任何权限的访问权。

消息信息存储部分30b存储图5所示的消息信息58。在本实施例中，例如，消息信息58表示显示在电子公告牌上的消息和与该消息相关的文件(例如附件)。消息信息58包括要成为消息识别符的消息ID 60、表示消息所属的场合的识别符的场合ID 48、表示消息的类型的消息类型信息62、表示消息信息58的发布者的用户ID的发布者信息64、表示对应于消息信息58的主题的主题信息66、要成为对应于消息信息58的属性(例如表示确认状态的属性)的识别符的属性ID 68、表示对应于属性ID 68的属性的属性值的属性值信息70、表示对应于消息信息58的紧急性的紧急性信息72、表示对应于消息信息58的重要性的重要性信息74、表示消息信息58的内容的内容信息76以及表示消息是尚未被读取还是已经被读取的未读/已读信息78。例如，可以将对应于包含在消息信息58中的场合ID 48的场合的访问权应用于消息信息58的访问权。

在本实施例中，例如，消息类型信息62表示消息信息58的类型是“消息”还是“文件”。包括值为“消息”的消息类型信息62的消息信息58对应于显示在电子公告牌上的消息。包括值为“文件”的消息类型信息62的消息信息58对应于与显示在电子公告牌上的消息相关联地显示的附件。在本实施例中，例如，将部门编号被给予包含在对应于与附件相关的消息的消息信息58中的消息ID 60的消息ID 60分配给包含在对应于附件的消息信息58中的消息ID 60。

因此，在本实施例中，对应于消息的消息信息58与对应于与消息相关联的附件的消息信息58相关。

例如，在消息类型信息62的值是“文件”的情况下，主题信息66对应于附件的文件名。例如，在消息类型信息62的值是“文件”的情况下，内容信息76对应于文件(例如附件)的内容。

下载信息存储部分32存储图6所示的下载信息80。下载信息80包括消息ID 60、下载用户ID 82和日期信息84。消息ID 60表示对应于对其给出下载请求的文件(例如附件)的消息ID 60。下载用户ID 82表示给出下载请求的用户的用户ID。日期信息84表示给出下载请求的日期。

电子公告牌信息控制部分34对存储在场合信息存储部分30a中的场合信息46或存储在消息信息存储部分30b中的消息信息58执行控制。更具体地说，例如，电子公告牌信息控制部分34接收来自网页输入/输出控制部分36或邮件输入/输出控制部分40的指令。电子公告牌信息控制部分34获取存储在场合信息存储部分30a中的场合信息46或存储在消息信息存储部分30b中的消息信息58。电子公告牌信息控制部分34执行到网页输入/输出控制部分36或邮件输入/输出控制部分40的输出。

网页输入/输出控制部分36重新整理用于网页浏览器显示的消息信息58并输出经重新整理的信息。此外，网页输入/输出控制部分36通过网页浏览器接收从客户端14发送的信息。然后，网页输入/输出控制部分36基于所接收的信息向电子公告牌信息控制部分34输出表示指令的信息。

在本实施例中，例如，当客户端14向信息处理装置12发送场合信息46或消息信息58时，信息处理装置12的网页输入/输出控制部分36接收该信息。然后，网页输入/输出控制部分36将场合信息46或消息信息58输出到电子公告牌信息控制部分34。此后，电子公告牌信息控制部分34将所接收的场合信息46输出到场合信息存储部分30a。此外，电子公告牌信息控制部分34将所接收的消息信息58输出到消息信息存储部分30b。

例如，当客户端14将对网页地址列表画面(未示出)的输出请求与用户ID相关联地向信息处理装置12发送时，信息处理装置12的网页输入/输出控制部分36接收该输出请求。然后，网页输入/输出控制部分36向电子公告牌信息控制部分34输出用于获取包括所接收的用户ID的消息信息58的请求。此后，电子公告牌信息控制部分34基于所接收的用户ID和包含在场合信息46中的访问权信息52来将场合信息46确定为要输出的网页地址列表画面的基础。随后，电子公告牌信息控制部分34从场合信息存储部分30a获取场合信息46，并且将场合信息46输出到网页输入/输出控制部分36。接下来，网页输入/输出控制部分36接收场合信息46并生成网页地址列表画面，并且将该网页地址列表画面输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。

例如，当客户端14将用于输出图7所示的网页消息列表画面86的请求与场合ID 48相关联地向信息处理装置12发送时，信息处理装置12的网页输入/输出控制部分36接收该输出请求。此后，网页输入/输出控制部分36向电子公告牌信息控制部分34输出用于获取包含在所接收的场合ID 48中的消息信息58的请求。随后，电子公告牌信息控制部分34从消息信息存储部分30b获取包含在所接收的场合ID 48中的消息信息58，并且将消息信息58输出到网页输入/输出控制部分36。接下来，网页输入/输出控制部分36基于所接收的消息信息58而生成图7所示的网页消息列表画面86，并且将网页消息列表画面86输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。在本实施例中，网页输入/输出控制部分36保存所接收的消息信息58。

如图7所示，例如，网页消息列表画面86包括消息链接88。相应的消息ID 60与消息链接88相关。例如，当用户通过使用鼠标来点击消息链接88时，客户端14将用于输出图8所示的网页消息显示画面90的请求与关于消息链接88的消息ID 60相关联地向信息处理装置12发送。然后，信息处理装置12的网页输入/输出控制部分36接收该输出请求。此后，网页输入/输出控制部分36基于对应于消息ID 60的消息信息58和表示与消息信息58相关的文件(附件)的消息信息58而生成图8所示的网页信息显示画面90，并且将网页信息显示画面90输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。

例如，图8所示的网页信息显示画面90包括消息显示部分92、附件显示部分94和确认按钮96。由包含在消息信息58中的内容信息76所表示的消息显示在消息显示部分92上。表示与显示在消息显示部分92上的消息相关的附件的附件图标94a显示在附件显示部分94上。对应于附件的消息ID 60与附件图标94a相关。

例如，当用户通过使用鼠标而点击确认按钮96时，客户端14将用于确认消息信息58的请求与相应的消息ID 60相关联地向信息处理装置12发送。然后，信息处理装置12的网页输入/输出控制部分36接收该确认请求，并且向电子公告牌信息控制部分34输出用于更新消息信息58的请求。此后，电子公告牌信息控制部分34接收该更新请求，并且将包含消息ID 60的消息信息58中所包含的属性值信息70的值更新为“已确认”。

例如，当显示图8所示的网页消息显示画面90并且用户通过使用鼠标来点击显示在消息显示部分92上的附件图标94a时，客户端14将用于下载附件的请求与对应于附件的消息ID 60相关联地向信息处理装置12发送。然后，信息处理装置12的网页输入/输出控制部分36接收该下载请求，并且基于对应于消息ID 60的消息信息58而向客户端14发送对应于包含在消息信息58中的内容信息76的附件。此后，客户端14接收该附件。随后，网页输入/输出控制部分36向电子公告牌信息控制部分34输出用于更新下载信息80的请求。电子公告牌信息控制部分34接收该更新请求并更新下载信息80。更具体地说，例如，电子公告牌信息控制部分34生成下载信息80，下载信息80包括对应于下载的附件的消息ID 60、对应于给出下载请求的用户的下载用户ID 82以及表示给出下载请求的日期的日期信息84，并且电子公告牌信息控制部分34将下载信息80输出到下载信息存储部分32。

如上所述，在本实施例中，例如，由场合信息46或消息信息58表示的内容通过网页浏览器输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。

在本实施例中，例如，由场合信息46或消息信息58表示的内容还通过图9所示的邮件客户端程序输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。图9是示出通过邮件客户端程序显示在例如设置在客户端14中的显示器等输出装置上的邮件消息显示画面98的实例的简图。安装在客户端14中的邮件客户端程序基于从信息处理装置12接收到的信息而生成图9所示的邮件消息显示画面98，并且将邮件消息显示画面98输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。

例如，邮件消息显示画面98包括文件夹图标显示部分100、主题显示部分102、邮件显示部分104和附件显示部分94。文件夹图标100a分层次地显示在文件夹图标显示部分100上。例如，由文件夹图标100a表示的文件夹对应于由场合信息46表示的场合。在本实施例中，例如，当在场合信息存储部分30a中存储新的场合信息46时，对应于新场合信息46的文件夹图标100a显示在文件夹图标显示部分100上。由场合名称信息50表示的场合的名称显示在文件夹图标100a的右侧。例如，由包含在下述消息信息58中的主题信息66表示的主题显示在主题显示部分102上的列表中，所述消息信息58属于对应于文件夹图标100a所表示的文件夹的场合。例如，由包含在下述消息信息58中的内容信息76表示的消息作为电子邮件的文本显示在邮件显示部分104上，所述消息信息58对应于显示在用户选择的主题显示部分102上的任何主题。例如，对应于链接文件的链接文件图标94b显示在附件显示部分94上，所述链接文件要成为到与显示在消息显示部分92上的消息相关联的附件的链接。

如上所述，对应信息存储部分38包括文件夹-电子公告牌对应信息存储部分38a和邮件-电子公告牌对应信息存储部分38b(参见图3A)。

文件夹-电子公告牌对应信息存储部分38a存储图10所示的文件夹-电子公告牌对应信息106。文件夹-电子公告牌对应信息106表示场合信息46与由显示在邮件消息显示画面98上的文件夹图标100a表示的文件夹的对应关系。如图10所示，文件夹-电子公告牌对应信息106包括文件夹ID 108、文件夹类型信息110、场合ID 48、属性ID 68、属性值信息70和父文件夹ID 112。文件夹ID 108是由文件夹图标100a表示的文件夹的识别符。例如，文件夹类型信息110表示由文件夹图标100a表示的文件夹的类型，并且在本实施例中表示“正常”(对应于文件夹-电子公告牌对应信息106的文件夹在下文中称为正常文件夹)或“属性”(对应于文件夹-电子公告牌对应信息106的文件夹在下文中称为属性文件夹)的值。

例如，场合ID 48的值设定为对应于正常文件夹的文件夹-电子公告牌对应信息106，所述场合ID 48要成为对应于文件夹的场合信息46的识别符。例如，属性ID 68的值设定为对应于属性文件夹的文件夹-电子公告牌对应信息106，所述属性ID 68要成为对应于文件夹的属性的识别符，并且对应于属性ID 68的属性的属性值设定为属性值信息70。

父文件夹ID 112表示作为父文件夹显示在图9所示的文件夹图标显示部分100上的文件夹的文件夹ID 108。

邮件-电子公告牌对应信息存储部分38b存储图11所示的邮件-电子公告牌对应信息114。邮件-电子公告牌对应信息114包括邮件ID 116和消息ID 60。邮件ID 116是显示在邮件显示部分104上的电子邮件的识别符。消息ID 60表示包含在消息信息58中的消息ID60，所述消息信息58包含作为内容信息76的消息，该消息对应于显示在邮件显示部分104上的电子邮件文本。消息ID 60可以与彼此不同的多个邮件ID 116相关联。

在本实施例中，例如，邮件输入/输出控制部分40将从电子公告牌信息控制部分34接收的场合信息46或消息信息58转换成表示文件夹或电子邮件的信息并输出该信息。此外，在本实施例中，例如，邮件输入/输出控制部分40接收到对电子邮件进行的文件夹间移动的操作，并且向电子公告牌信息控制部分34输出用于更新消息信息58的指令。

在本实施例中，邮件输入/输出控制部分40包括如上所述的协议转换部分40a、访问权管理器部分40b、电子公告牌信息转换部分40c、未读/已读管理部分40d、属性信息管理部分40e和外部邮件管理部分40f(参见图3B)。

例如，协议转换部分40a转换符合用于邮件客户端程序的通信协议的数据格式，例如信息处理装置12所使用的数据格式，所述通信协议例如为SMTP(简单邮件传输协议)或IMAP(因特网消息访问协议)。

访问权管理部分40b基于包含在场合信息46中的访问权信息52而生成表示文件夹访问权的信息，并且将该信息输出到电子公告牌信息转换部分40c。

图12示出与电子公告牌信息转换部分40c相关的处理的概要的实例。例如，电子公告牌信息转换部分40c将与例如用户ID等表示用户的信息一起接收的表示例如对消息信息58的文件夹间移动和复制操作、文件夹创建操作或文件夹更新操作等操作的信息转换成表示电子公告牌中的操作的信息，并且将该信息输出到电子公告牌信息控制部分34。此外，例如，电子公告牌信息转换部分40c根据从访问权管理部分40b接收的表示文件夹访问权的信息来过滤从电子公告牌信息控制部分34接收的场合信息46或消息信息58，并将该信息转换成将要显示在图9所示的邮件消息显示画面98上的文件夹结构(表示文件夹的信息、表示文件夹访问权的信息或表示存在于文件夹中的电子邮件的信息)，并且将该文件夹结构输出到协议转换部分40a。更具体地说，例如，电子公告牌信息转换部分40c将从电子公告牌信息控制部分34接收的消息信息58转换成在下述文件夹中包括对应于消息信息58的电子邮件的文件夹结构并将该文件夹结构输出到协议转换部分40a，所述文件夹是对应于包含在消息信息58中的场合ID 48的文件夹。

在本实施例中，例如，当电子公告牌信息转换部分40c向电子公告牌信息控制部分34输出用于输出消息信息58的请求时，电子公告牌信息控制部分34向电子公告牌信息转换部分40c输出消息类型信息62的值是“消息”的消息信息58。然后，其中消息类型信息62的值是表示与消息相关的文件的“文件”的消息信息58被输出到附件控制部分44。此后，附件控制部分44用对应于文件(例如附件)的链接文件来替换包含在消息信息58中的内容信息76，并且将该链接文件输出到电子公告牌信息转换部分40c。下面详细说明附件控制部分44的操作。

未读/已读管理部分40d执行表示电子邮件尚未被读取还是已经被读取的信息和包含在消息信息58中的未读/已读信息78之间的转换。

图13示出与属性信息管理部分40e相关的处理的概要的实例。属性信息管理部分40e将包含在消息信息58中的属性ID 68或属性值信息70转换成表示其中存储有对应于消息信息58的电子邮件的文件夹的信息或表示对应于消息信息58的电子邮件的属性的信息。

例如，属性信息管理部分40e一起接收例如用户ID等表示用户的信息以及对电子邮件的属性的参考请求，并将该参考信息转换成用于输出包含在消息信息58中的属性值信息70的请求，并且将该输出请求输出到电子公告牌信息控制部分34。然后，电子公告牌信息控制部分34将属性值信息70输出到属性信息管理部分40e。此后，属性信息管理部分40e将由属性值信息70表示的属性值输出到协议转换部分40a。

此外，例如，属性信息管理部分40e基于属性ID 68的值和包含在将要输出的消息信息58中的属性值信息70的值来确定要存储的属性文件夹。然后，属性信息管理部分40e将表示包括消息信息58的属性文件夹的信息输出到协议转换部分40a。

此外，例如，属性信息管理部分40e将表示用户在由客户端14执行的邮件客户端程序中执行的电子邮件在对应于包括值为“属性”的文件夹类型信息110的文件夹-电子公告牌对应信息106的文件夹之间的移动操作的信息或表示用于改变电子邮件的属性的操作的信息转换成表示用于更新包含在消息信息58中的属性值信息70的指令(例如用于将由属性值信息70表示的值从“等待确认”更新为“已确认”的指令)的信息，并且将由此获得的信息输出到电子公告牌信息控制部分34。然后，电子公告牌信息控制部分34根据该指令来更新包含在消息信息58中的属性值信息70。

外部邮件管理部分40f经由协议转换部分40a获取表示从邮件信息存储部分42到客户端14的电子邮件的信息。从而，邮件信息存储部分42存储电子邮件。

下面，详细说明附件控制部分44的操作。

如上所述，附件控制部分44包括参考信息输出部分44a、实体信息输出部分44b和必要性信息生成部分44c(参见图3C)。

参考信息输出部分44a输出包括用于指定相应的实体信息(在本实施例中，例如是附件)的信息(例如，对应于附件的消息ID 60)的参考信息(在本实施例中，例如是链接文件)。链接文件的大小(数据大小)可以小于附件的大小(数据大小)。在本实施例中，更具体地说，例如，参考从电子公告牌信息控制部分34输出并且其中消息类型信息62的值是“文件”的消息信息58，用对应于文件的链接文件(参考信息)来替换对应于包含在消息信息58中的内容信息76的文件(实体信息)，并且将链接文件输出到邮件输入/输出控制部分40。在本实施例中，例如，链接文件是URL快捷方式文件，并且对应于与附件相对应的外部引用。参考信息输出部分44a可以用例如MIME外部主体格式或将要以邮件文本显示的表示附件的位置的位置信息(例如URL字符串)来替换附件。将要由客户端14执行的邮件客户端程序可以生成在邮件显示部分104上显示用于附件的URL字符串的邮件消息显示画面98，并且可以将该邮件消息显示画面98输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。

当接收到对实体信息(例如附件)的输出请求时，实体信息输出部分44b根据用于指定实体信息的信息(例如消息ID 60)来输出实体信息(例如附件)。在本实施例中，例如，当用户通过使用鼠标来点击显示在附件显示部分94上的链接文件图标94b时，客户端14使用于输出对应于与链接文件图标94b相对应的链接文件的附件的请求与用户ID相关联并将该输出请求发送到信息处理装置12。然后，邮件输入/输出控制部分40接收该输出请求并向实体信息输出部分44b给出用于输出附件的指令。此后，实体信息输出部分44b接收到对实体信息的输出请求。随后，实体信息输出部分44b向电子公告牌信息控制部分34给出用于输出消息信息58的指令，消息信息58包括要成为输出目标的附件作为内容信息76。接下来，电子公告牌信息控制部分34向实体信息输出部分44b输出要成为输出目标的消息信息58。然后，实体信息输出部分44b向邮件输入/输出控制部分40输出对应于包含在所接收的消息信息58中的内容信息76的附件。此后，邮件输入/输出控制部分40将附件发送到客户端14。

在本实施例中，例如，实体信息输出部分44b生成下载信息80，下载信息80包括对应于输出文件的消息ID 60、对应于给出对实体信息的输出请求的用户(例如由实体信息输出部分44b接收的用户ID所表示的用户)的下载用户ID 82以及表示在输出附件时给出对实体信息的输出请求的日期的日期信息84，并且实体信息输出部分44b将下载信息80输出到下载信息存储部分32。

必要性信息生成部分44c基于对实体信息的输出请求的历史(完成量)而生成表示输出实体信息的必要性程度的必要性信息。在本实施例中，必要性信息生成部分44c基于下载信息80生成表示对实体信息的输出请求的数目(即对下载相应文件的请求的数目)的必要性信息。

由必要性信息生成部分44c生成的必要性信息不限于表示下载请求的数目的必要性信息。例如，必要性信息生成部分44c可以基于下载信息80而生成表示给出对实体信息的输出请求的用户(例如由实体信息输出部分44b接收的用户ID所表示的用户)的数目与具有对包括与文件相关的消息的消息信息58的读取权限的用户的数目之比的必要性信息(即表示参考比的必要性信息)。此外，例如，必要性信息生成部分44c可以基于下载信息80生成表示要输出参考信息还是实体信息的标签。另外，必要性信息生成部分44c可以基于实体信息(例如附件)的输出完成量(例如输出的数目)而生成必要性信息。因此，必要性信息生成部分44c可以基于给出对实体信息的输出请求的用户的数目与向其提供实体信息的用户的数目之比而生成必要性信息，所述数目之比是基于对实体信息的输出请求的完成量而计算出的。

此外，必要性信息生成部分44c可以基于包含在消息信息58中的重要性信息74或紧急性信息72而生成必要性信息。此外，必要性信息生成部分44c可以生成表示由包含在消息信息58中的发布者信息64表示的用户是否为给出对输出消息的请求的用户的上司的必要性信息。另外，例如，必要性信息生成部分44c可以基于彼此不同的信息生成多个必要性信息。

然后，当必要性信息(在本实施例中，例如是下载操作的数目)满足预定条件时，参考信息输出部分44a输出实体信息(例如附件)而不是参考信息(例如链接文件)。更具体地说，例如，当下载对应于链接文件的附件的操作的数目等于或大于预定数(例如1)时，参考信息输出部分44a不执行用于替换对应于包含在消息信息58中的内容信息76的文件的链接文件的处理。换言之，参考信息输出部分44a将文件(附件)而不是链接文件输出到邮件输入/输出控制部分40。然后，例如，邮件输入/输出控制部分40对包含在附件中的消息信息58执行协议转换，并且将由此转换的消息信息58发送到客户端14。此后，例如，由客户端14执行的邮件客户端程序接收消息信息58并生成如图14所示的邮件消息显示画面98，并且将该邮件消息显示画面98输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置，在所述邮件消息显示画面98中，在附件显示部分94上显示表示附件的附件图标94a。这时，例如，由客户端14执行的邮件客户端程序将接收到的消息信息58(包括附件)输出到设置在客户端14中的存储装置。因此，当接收到用于输出关于实体信息的信息的请求时，如果实体信息的必要性信息不满足预定条件，则参考信息输出部分44a输出用于指定实体信息的参考信息，并且如果实体信息的必要性信息满足所述条件，则参考信息输出部分44a输出实体信息。

当在输出参考信息之后由参考信息(例如下载信息80)指定的实体信息的必要性信息满足预定条件时，可以将由参考信息指定的实体信息输出到对输出实体信息的请求的请求源。

例如，当用户点击附件图标94a时，邮件客户端程序将设置在客户端14中的存储装置中所存储的附件的内容输出到例如设置在客户端14中的显示器等输出装置。

接下来，参照图15的流程图，给出对根据本实施例的信息处理系统10中所执行的处理的流程的实例的说明，该处理是从接收通过由信息处理装置12对客户端14执行的邮件客户端程序而输出的消息输出请求到向客户端14发送消息信息58的处理。

首先，邮件输入/输出控制部分40接收消息输出请求(S101)。然后，电子公告牌信息控制部分34将消息输出请求的数据格式转换成信息处理装置12将要使用的数据格式，并且将由此获得的数据格式输出到电子公告牌信息控制部分34(S102)。此后，电子公告牌信息控制部分34从消息信息存储部分30b获取将要输出的消息信息58(S103)。随后，电子公告牌信息控制部分34将在S103所示的处理中获取并且其中消息类型信息62的值是“消息”的消息信息58输出到邮件输入/输出控制部分40，并且邮件输入/输出控制部分40接收消息信息58(S104)。接下来，电子公告牌信息控制部分34将在S103所示的处理中获取并且其中消息类型信息62的值是“文件”的消息信息58输出到附件控制部分44，并且附件控制部分44接收消息信息58(S105)。

然后，附件控制部分44基于下载信息80生成下载数目信息，该下载数目信息表示用于下载对应于所接收的消息信息58的文件的操作的数目(S106)。此后，判断由下载数目信息表示的值是否等于或大于“1”(S107)。如果由下载数目信息表示的值小于“1”(即为0)(S107：判断结果为“否定”)，则附件控制部分44用对应于文件的链接文件来替换由包含在消息信息58中的内容信息76表示的文件(例如附件)(S108)。如果由下载数目信息表示的值等于或大于“1”(S107：判断结果为“肯定”)，则附件控制部分44不执行替换。

随后，附件控制部分44将消息信息58输出到邮件输入/输出控制部分40，并且邮件输入/输出控制部分40接收消息信息58(S109)。然后，邮件输入/输出控制部分40执行协议转换，此外，邮件输入/输出控制部分40将消息信息58发送到客户端14(S110)。

本发明不限于本实施例。

例如，信息处理装置12可以是邮件服务器。消息信息58可以是电子邮件。更具体地说，例如，控制部20可以从用于管理附件的信息管理系统(未示出)接收将多个用户设定为发送目的地的包括附件的电子邮件，控制部20可以生成对应于电子邮件的文本的消息信息58和对应于附件的消息信息58，并且控制部20可以将这些信息输出到存储部22。信息管理系统可以管理电子邮件的文本。例如，当从要成为发送目的地的用户接收到用于输出电子邮件的请求时，控制部20可以用链接文件来替换附件，并且可以向客户端14发送附加有对应于附件的链接文件的电子邮件。例如，控制部20可以从客户端14接收到用于输出附件的请求，并且可以向客户端14发送相应的附件，此外，控制部20可以生成下载信息80并且可以将下载信息80输出到存储部22，下载信息80包括包含在对应于附件的消息信息58中的消息ID 60、对应于给出下载请求的用户的下载用户ID 82以及表示下载请求日期的日期信息84。例如，当从要成为发送目的地的另一个用户接收到用于输出电子邮件的请求时，控制部20可以基于下载信息80来判定已经给出对附件的下载请求，并且可以在不用链接文件替换附件的情况下将具有附件的电子邮件发送到客户端14。这时，在给出下载请求的用户的数目与要成为电子邮件的发送目的地的用户(即将要向其发送电子邮件的用户)的数目之比等于或大于基于下载信息80的预定值的情况下，控制部20可以在不用链接文件替换附件的情况下将具有附件的电子邮件发送到客户端14。

当在要成为邮件服务器的信息处理装置12向客户端14发送附加有对应于附件的链接文件的电子邮件之后满足预定条件时(例如，当给出下载请求的用户的数目与要成为电子邮件的发送目的地的用户的数目之比等于或大于预定值时)，还可以将对应于链接文件的附件发送到已向其发送链接文件的客户端14。

此外，例如，表示整个电子邮件文本的信息可以对应于实体信息，并且表示电子邮件的起始部分的信息可以对应于参考信息。更具体地说，例如，当从要成为发送目的地的用户接收到用于输出电子邮件的请求时，控制部20可以删除整个邮件文本中的除起始部分之外的部分，此外，控制部20可以将电子邮件发送到客户端14。然后，控制部20可以从客户端14接收到用于输出整个电子邮件文本的请求并可以向客户端14发送相应的整个电子邮件，此外，控制部20可以生成下载信息80并可以将下载信息80输出到存储部22，下载信息80包括包含在对应于电子邮件的消息信息58中的消息ID60、对应于给出输出请求的用户的下载用户ID 82以及表示下载请求日期的日期信息84。例如，当再次从要成为电子邮件的发送目的地的用户接收到用于输出电子邮件的请求时，控制部20可以判定已经给出对输出整个电子邮件的请求并且可以将整个邮件文本发送到客户端14。

信息处理装置12可以是即时消息服务器。

虽然在本实施例中用表格格式来表示各种信息的数据结构，但是不限于表格格式。此外，该表示法仅仅是说明性的，当然可以使用其它数据结构进行安装。

此外，信息处理装置12可以由单个外壳或多个外壳组成。

本说明书中所描述的特定数值和字符串是说明性的，本发明不限于此。

已经出于解释和说明的目的而提供了对本发明示例性实施例的上述说明。并非意在穷举或将本发明限制于所披露的精确形式。显然，许多修改和变型对于本领域的技术人员来说要成为显而易见的。选择和描述实施例是为了便于更好地理解本发明的原理及其实际应用，从而使本领域的其它技术人员能够理解本发明的各种示例性实施例及适用于特定预期用途的各种变型。其意图在于用前面的权利要求书及其等同内容来限定本发明的范围。

Claims (8)

1.一种用于获取实体信息或参考信息的信息处理方法，所述参考信息包括用于指定所述实体信息的信息，所述信息处理方法包括：

当接收到用于输出所述实体信息的输出请求时，输出所述实体信息；

基于用于输出所述实体信息的输出请求的历史而生成必要性信息，所述必要性信息表示输出所述实体信息的必要性程度；以及

当接收到用于输出与所述实体信息相关的信息的请求时，输出包括用于指定所述实体信息的信息的所述参考信息或所述实体信息，

其中，所述输出所述参考信息或所述实体信息的步骤i)在所述实体信息的必要性信息不满足预定条件时输出包括用于指定所述实体信息的信息的所述参考信息，并且ii)在所述实体信息的必要性信息满足所述预定条件时输出所述实体信息。

2.根据权利要求1所述的信息处理方法，其中，

所述生成必要性信息的步骤基于用于输出所述实体信息的输出请求的数目而生成所述必要性信息。

3.根据权利要求1或2所述的信息处理方法，其中，

所述生成必要性信息的步骤基于发出用于输出所述实体信息的输出请求的用户的数目与向其提供所述实体信息的用户的数目之比而生成所述必要性信息。

4.根据权利要求1所述的信息处理方法，其中，

所述参考信息的大小小于所述实体信息的大小。

5.一种用于处理存储在计算机中的电子邮件的电子邮件处理方法，所述电子邮件包括主体信息和附加信息，所述电子邮件处理方法包括：

当接收到用于获取所述附加信息的获取请求时，发送所述附加信息；

基于用于获取所述附加信息的获取请求的历史而生成必要性信息，所述必要性信息表示发送所述附加信息的必要性程度；以及

当接收到用于获取所述电子邮件的请求时，发送所述电子邮件中的所述主体信息，

其中，所述发送所述主体信息的步骤i)在所述附加信息的必要性信息不满足预定条件时发送彼此相关联的所述主体信息和用于指定所述附加信息的参考信息，并且ii)在所述附加信息的必要性信息满足所述预定条件时发送彼此相关联的所述主体信息和所述附加信息。

6.根据权利要求5所述的电子邮件处理方法，其中，

从信息管理系统发送存储在所述计算机中的所述电子邮件，所述信息管理系统将所述附加信息设定为管理目标信息。

7.一种信息处理装置，包括：

第一输出单元，其在接收到用于输出实体信息的输出请求时输出所述实体信息；

必要性信息生成单元，其基于对输出所述实体信息的输出请求的历史而生成必要性信息，所述必要性信息表示输出所述实体信息的必要性程度；以及

第二输出单元，其在接收到用于输出与所述实体信息相关的信息的请求时输出包括用于指定所述实体信息的信息的所述参考信息或所述实体信息，

其中，所述第二输出单元i)在所述实体信息的必要性信息不满足预定条件时输出包括用于指定所述实体信息的信息的所述参考信息，并且ii)在所述实体信息的必要性信息满足所述预定条件时输出所述实体信息。

8.一种电子邮件处理装置，包括：

电子邮件存储器，其存储包括主体信息和附加信息的电子邮件；

第一发送单元，其在接收到用于获取所述附加信息的获取请求时发送所述附加信息；

必要性信息生成单元，其基于用于获取所述附加信息的获取请求的历史而生成必要性信息，所述必要性信息表示发送所述附加信息的必要性程度；以及

第二发送单元，其在接收到用于获取所述电子邮件的请求时发送所述电子邮件中的所述主体信息，

其中，所述第二发送单元i)在所述附加信息的所述必要性信息不满足预定条件时发送彼此相关联的所述主体信息和用于指定所述附加信息的参考信息，并且ii)在所述附加信息的所述必要性信息满足所述预定条件时发送彼此相关联的所述主体信息和所述附加信息。

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