JP2007323561A - 文書のコラボレーション履歴管理システム、メールシステム及び文書のコラボレーション履歴管理方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】文書が添付されていなくとも、コラボレーション履歴を管理する上で重要な情報である、関連文書の文書識別子を含む電子メールは、関連文書に対応付けて管理する。
【解決手段】メールシステム110内のメール登録手段102は、ユーザ端末130から電子メールが送られてくると、そのメール本文に記載されている文書識別子および電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、上記メッセージ識別子およびメール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システム110へ送信する。その際、文書管理システム120に対して、メール本文に記載されている文書識別子の文書を登録しているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、コラボレーション情報およびコラボレーション関連情報の送信処理を行う。
【選択図】図１
【解決手段】メールシステム110内のメール登録手段102は、ユーザ端末130から電子メールが送られてくると、そのメール本文に記載されている文書識別子および電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、上記メッセージ識別子およびメール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システム110へ送信する。その際、文書管理システム120に対して、メール本文に記載されている文書識別子の文書を登録しているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、コラボレーション情報およびコラボレーション関連情報の送信処理を行う。
【選択図】図１
Description
本発明は、共同作業（コラボレーション）により文書を作成する際、共同作業者間でどのようなコラボレーションがなされたのかを管理するコラボレーション履歴管理技術に関し、特に、文書を作成するために共同作業者間でやり取りされた電子メール等の電子メッセージと、それに関連する文書とを関連付けて管理するコラボレーション履歴管理技術に関する。
共同作業により仕様書、企画書などの文書を作成する際、共同作業者間で、改版した文書や参考資料などを添付した電子メールや、添付された文書に対する質問事項や変更希望などを記載した電子メールをやり取りしながら文書を完成させていくということは従来から行われている。このように、共同作業者間で電子メールをやり取りしながら文書を作成する場合には、各共同作業者がどのような経緯で文書が作成されたかを認識しておくことが必要になる。もし、認識していないとすると、既に解決している事項について、再度、質問等が行われてしまう場合があり、文書を効率良く作成できなくなってしまう。しかしながら、共同作業者自身で文書の作成経緯を記憶しておくことは困難であり、このため、文書とそれに関連する電子メールとを対応付けて管理するということは従来から行われている（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１に記載されている従来の技術は、文書が添付されている電子メールのみを対象にして、関連する文書と電子メールとを対応付けて管理する技術であり、ユーザ端末と、メールサーバと、文書管理サーバとを備えている。
ユーザは、共同作業者に送信する電子メールを作成すると、関連する文書を添付ファイルとして上記電子メールに添付し、自身のユーザ端末からメールサーバへ送信する。なお、新たに作成する電子メールが既に受信している受信済み電子メールに関連する関連電子メールである場合には、ユーザは、受信済みの電子メールに含まれていた格納単位識別番号を新たに作成する電子メールに記載する。
メールサーバは、ユーザ端末から文書が添付された電子メールが送られてくると、それを文書管理サーバへ転送する。
文書管理サーバは、メールサーバから文書が添付された電子メールが送られてくると、電子メールに格納単位識別番号が含まれているか否かを調べる。そして、格納単位識別番号が含まれている場合には、自サーバの記憶装置上の、上記格納単位識別番号によって表される格納単位に、上記電子メールと文書とを格納する。これに対して、格納単位識別番号が含まれていない場合には、格納単位識別番号を付与して、その番号に対応する新たな格納単位に上記電子メールと文書とを格納する。更に、格納単位識別番号が含まれていなかった場合には、上記電子メールの宛先に、上記付与した格納単位識別番号を送信する。
上述した特許文献１に記載されている従来の技術によれば、関連する電子メール及びそれに添付されている文書を１つの格納単位にまとめて格納することができるので、例えば、格納単位中の文書や電子メールを参照することにより、文書の作成時にどのようなコラボレーションが行われたのかを知ることができる。しかし、この従来技術では、文書が添付された電子メールのみを管理対象にしているため、次のような問題があった。共同作業により文書を作成する際には、メール本文中に関連文書の文書識別子は記載されているが、文書は添付されていない電子メールがやり取りされる場合もある。しかし、従来の技術では、このような電子メールは管理対象外になってしまうため、コラボレーション履歴を管理する上で重要な、メール本文中に関連する文書の文書識別子が記載されている電子メールが管理されなくなってしまう場合があるという問題があった。
〔発明の目的〕
そこで、本発明の目的は、文書が添付されていなくとも、コラボレーション履歴を管理する上で重要な情報である、関連文書の文書識別子を含む電子メール等の電子メッセージは、関連文書に関連付けて管理できるようにすることにある。
そこで、本発明の目的は、文書が添付されていなくとも、コラボレーション履歴を管理する上で重要な情報である、関連文書の文書識別子を含む電子メール等の電子メッセージは、関連文書に関連付けて管理できるようにすることにある。
本発明にかかる第１の文書のコラボレーション履歴管理システムは、
電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、該抽出した文書識別子によって特定される文書と、前記電子メッセージとを関連付けて管理する第１の手段を備えたことを特徴とする。
電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、該抽出した文書識別子によって特定される文書と、前記電子メッセージとを関連付けて管理する第１の手段を備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第２の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第１の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
自システム内に存在する文書の文書識別子を管理する第２の手段を備え、且つ、
前記第１の手段が、
前記電子メッセージに含まれている文書識別子の文書が自システム内に存在するか否かを前記第２の手段に対して問い合わせ、存在することを確認した場合に限り、前記抽出した文書識別子と前記電子メッセージとを関連付けて管理する構成を有することを特徴とする。
自システム内に存在する文書の文書識別子を管理する第２の手段を備え、且つ、
前記第１の手段が、
前記電子メッセージに含まれている文書識別子の文書が自システム内に存在するか否かを前記第２の手段に対して問い合わせ、存在することを確認した場合に限り、前記抽出した文書識別子と前記電子メッセージとを関連付けて管理する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第３の文書のコラボレーション履歴管理システムは、
メールシステムと、コラボレーション情報管理システムと、文書管理システムと含む文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文とを含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、前記文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段を備え、
前記コラボレーション情報管理システムが、
コラボレーション情報管理部と、
コラボレーション関連情報管理部と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理部に登録するコラボレーション情報制御手段と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部に登録するコラボレーション関連情報制御手段とを備え、
前記文書管理システムが、
文書管理部と、
前記メール登録手段から送られてきた文書と該文書に割り振られた文書識別子とを前記文書管理部に登録する文書処理手段とを備えたことを特徴とする。
メールシステムと、コラボレーション情報管理システムと、文書管理システムと含む文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文とを含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、前記文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段を備え、
前記コラボレーション情報管理システムが、
コラボレーション情報管理部と、
コラボレーション関連情報管理部と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理部に登録するコラボレーション情報制御手段と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部に登録するコラボレーション関連情報制御手段とを備え、
前記文書管理システムが、
文書管理部と、
前記メール登録手段から送られてきた文書と該文書に割り振られた文書識別子とを前記文書管理部に登録する文書処理手段とを備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第４の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第３の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第５の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第４の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに未登録の文書を添付していた電子メールのメール本文に、前記文書に割り振られた文書識別子を記載すると共に、前記文書の属性情報に前記文書識別子を記載する構成を有し、且つ、
前記メールシステムが、
前記メール登録手段において文書識別子が記載された電子メールを、送信先に送信するメール送受信手段を備えたことを特徴とする。
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに未登録の文書を添付していた電子メールのメール本文に、前記文書に割り振られた文書識別子を記載すると共に、前記文書の属性情報に前記文書識別子を記載する構成を有し、且つ、
前記メールシステムが、
前記メール登録手段において文書識別子が記載された電子メールを、送信先に送信するメール送受信手段を備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第６の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第３〜第５の何れかの文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールのメッセージ識別子および前記電子メールのIn-Reply-Toヘッダ或いはReferencesヘッダから得られるメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに送信する構成を有することを特徴とする。
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールのメッセージ識別子および前記電子メールのIn-Reply-Toヘッダ或いはReferencesヘッダから得られるメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第７の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第６の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
グループ識別子と、該グループ識別子のグループに割り当てられているメーリングリストアドレスとが登録されたメーリングリスト情報管理部と、
グループ識別子と、該グループ識別子のグループに属しているグループメンバのメールアドレスが登録されたグループ情報管理部とを備え、且つ、
前記ユーザ端末からの電子メールが、宛先としてユーザが属しているグループに割り当てられているメーリングリストアドレスを含み、
前記メール登録手段が、前記ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、該電子メールが宛先にしているメーリングリストアドレスに対応するグループ識別子を前記メーリングリスト情報管理部から取得する構成を有し、
前記メール送受信手段が、前記メール登録手段が取得したグループ識別子に対応するグループメンバのメールアドレスを前記グループ情報管理部から取得し、前記メール登録手段においてメール本文に文書識別子が記載された電子メールを前記取得したグループメンバのメールアドレスへ送信する構成を有することを特徴とする。
グループ識別子と、該グループ識別子のグループに割り当てられているメーリングリストアドレスとが登録されたメーリングリスト情報管理部と、
グループ識別子と、該グループ識別子のグループに属しているグループメンバのメールアドレスが登録されたグループ情報管理部とを備え、且つ、
前記ユーザ端末からの電子メールが、宛先としてユーザが属しているグループに割り当てられているメーリングリストアドレスを含み、
前記メール登録手段が、前記ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、該電子メールが宛先にしているメーリングリストアドレスに対応するグループ識別子を前記メーリングリスト情報管理部から取得する構成を有し、
前記メール送受信手段が、前記メール登録手段が取得したグループ識別子に対応するグループメンバのメールアドレスを前記グループ情報管理部から取得し、前記メール登録手段においてメール本文に文書識別子が記載された電子メールを前記取得したグループメンバのメールアドレスへ送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第８の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第７の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記ユーザ端末が、
メールツールにより指定された電子メールに関連するコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部から取得し、該取得したコラボレーション関連情報によって示されるコラボレーション情報および文書をそれぞれ前記コラボレーション情報管理部および前記文書管理部から取得してユーザに提示する情報共有ツールを備えたことを特徴とする。
前記ユーザ端末が、
メールツールにより指定された電子メールに関連するコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部から取得し、該取得したコラボレーション関連情報によって示されるコラボレーション情報および文書をそれぞれ前記コラボレーション情報管理部および前記文書管理部から取得してユーザに提示する情報共有ツールを備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第９の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第７の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記ユーザ端末が、
メールツール或いはファイル管理ツールにより指定された文書に関連するコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部から取得し、該取得したコラボレーション関連情報によって示されるコラボレーション情報および文書をそれぞれ前記コラボレーション情報管理部および前記文書管理部から取得してユーザに提示する情報共有ツールを備えたことを特徴とする。
前記ユーザ端末が、
メールツール或いはファイル管理ツールにより指定された文書に関連するコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部から取得し、該取得したコラボレーション関連情報によって示されるコラボレーション情報および文書をそれぞれ前記コラボレーション情報管理部および前記文書管理部から取得してユーザに提示する情報共有ツールを備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第１０の文書のコラボレーション履歴管理システムは、
メールシステムと、コラボレーション情報管理システムと含む文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段と、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段とを備え、
前記コラボレーション情報管理システムが、
コラボレーション情報管理部と、
コラボレーション関連情報管理部と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理部に登録するコラボレーション情報制御手段と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部に登録するコラボレーション関連情報制御手段とを備えたことを特徴とする。
メールシステムと、コラボレーション情報管理システムと含む文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段と、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段とを備え、
前記コラボレーション情報管理システムが、
コラボレーション情報管理部と、
コラボレーション関連情報管理部と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理部に登録するコラボレーション情報制御手段と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部に登録するコラボレーション関連情報制御手段とを備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第１１の文書のコラボレーション履歴管理システムは、第１０の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
前記メールシステムが、
文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第１のメールシステムは、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段を備えたことを特徴とする。
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段を備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第２のメールシステムは、第１のメールシステムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第３のメールシステムは、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段と、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段とを備えたことを特徴とする。
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段と、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段とを備えたことを特徴とする。
本発明にかかる第４のメールシステムは、第３のメールシステムにおいて、
文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、且つ、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、且つ、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第１の文書のコラボレーション履歴管理方法は、
電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、該抽出した文書識別子によって特定される文書と、前記電子メッセージとを関連付けて管理することを特徴とする。
電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、該抽出した文書識別子によって特定される文書と、前記電子メッセージとを関連付けて管理することを特徴とする。
本発明にかかる第２の文書のコラボレーション履歴管理方法は、第１の文書のコラボレーション履歴管理方法において、
前記電子メッセージに含まれている文書識別子の文書が存在するか否かを確認し、存在することを確認した場合に限り、前記抽出した文書識別子と前記電子メッセージとを関連付けて管理することを特徴とする。
前記電子メッセージに含まれている文書識別子の文書が存在するか否かを確認し、存在することを確認した場合に限り、前記抽出した文書識別子と前記電子メッセージとを関連付けて管理することを特徴とする。
本発明にかかる第３の文書のコラボレーション履歴管理方法は、
メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行し、
更に、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合には、前記文書を前記文書管理システムに対して送信するステップと、
前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行し、
前記コラボレーション情報管理システムが、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録するステップと、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録するステップとを実行し、
前記文書管理システムが、
前記メール登録手段から送られてきた文書と該文書に割り振られた文書識別子とを文書管理部に登録するステップを実行することを特徴とする。
メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行し、
更に、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合には、前記文書を前記文書管理システムに対して送信するステップと、
前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行し、
前記コラボレーション情報管理システムが、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録するステップと、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録するステップとを実行し、
前記文書管理システムが、
前記メール登録手段から送られてきた文書と該文書に割り振られた文書識別子とを文書管理部に登録するステップを実行することを特徴とする。
本発明にかかる第４の文書のコラボレーション履歴管理方法は、第３の文書のコラボレーション履歴管理方法において、
前記メールシステムが、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップを実行することを特徴とする。
前記メールシステムが、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップを実行することを特徴とする。
本発明にかかる第５の文書のコラボレーション履歴管理方法は、
メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記電子メールを送信先に送信するステップとを実行し、
前記コラボレーション情報管理システムが、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録するステップと、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録するステップとを実行することを特徴とする。
メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記電子メールを送信先に送信するステップとを実行し、
前記コラボレーション情報管理システムが、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録するステップと、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録するステップとを実行することを特徴とする。
本発明にかかる第６の文書のコラボレーション履歴管理方法は、第５の文書のコラボレーション履歴管理方法において、
前記メールシステムが、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を文書識別子一覧情報管理部に登録するステップと、
前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行することを特徴とする。
前記メールシステムが、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を文書識別子一覧情報管理部に登録するステップと、
前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行することを特徴とする。
本発明にかかる第１のプログラムは、
コンピュータを、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段として機能させる。
コンピュータを、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段として機能させる。
本発明にかかる第２のプログラムは、第１のプログラムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
本発明にかかる第３のプログラムは、
コンピュータを、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段として機能させる。
コンピュータを、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段として機能させる。
本発明にかかる第４のプログラムは、第３のプログラムにおいて、
前記コンピュータが、文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、且つ、
前記メール登録手段が、前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
前記コンピュータが、文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、且つ、
前記メール登録手段が、前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする。
〔作用〕
メールシステム内のメール登録手段は、ユーザ端末から電子メールが送られてくると、そのメール本文に記載されている文書識別子および電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、上記メッセージ識別子およびメール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システムへ送信する。その際、文書管理システムに対して、メール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、コラボレーション情報およびコラボレーション関連情報の送信処理を行うようにしても良い。このようにすることにより、コラボレーション情報管理システムに意味のないコラボレーション情報およびコラボレーション関連情報が登録されないようにすることができる。
メールシステム内のメール登録手段は、ユーザ端末から電子メールが送られてくると、そのメール本文に記載されている文書識別子および電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、上記メッセージ識別子およびメール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システムへ送信する。その際、文書管理システムに対して、メール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、コラボレーション情報およびコラボレーション関連情報の送信処理を行うようにしても良い。このようにすることにより、コラボレーション情報管理システムに意味のないコラボレーション情報およびコラボレーション関連情報が登録されないようにすることができる。
更に、メール登録手段は、ユーザ端末からの電子メールに、文書管理システムに登録されていない文書が添付されている場合には、上記文書を文書管理システムに対して送信すると共に、上記文書に割り振られた文書識別子および上記電子メールのメッセージ識別子を含んだコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムへ送信する。
コラボレーション情報管理システムでは、コラボレーション情報制御手段が、メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録し、コラボレーション関連情報制御手段が、メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録する。
また、文書管理システムでは、文書処理手段が、メールシステムから送られてきた文書と、この文書に割り振られた文書識別子とを文書管理部に登録する。
本発明によれば、文書が添付されていなくとも、コラボレーション履歴を管理する上で重要な情報である、関連文書の文書識別子を含む電子メール等の電子メッセージを、関連文書に関連付けて管理することができるという効果を得ることができる。その理由は、電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、抽出した文書識別子によって特定される文書と、上記電子メッセージとを関連付けて管理するようにしているからである。
次に、発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。
〔第１の実施の形態〕
図１を参照すると、本発明の第１の実施の形態は、メールシステム１００と、コラボレーション情報管理システム１１０と、文書管理システム１２０と 、ユーザ端末１３０とから構成されている。各システム１００、１１０、１２０とユーザ端末１３０とはインターネットまたはイントラネットで接続されている。
図１を参照すると、本発明の第１の実施の形態は、メールシステム１００と、コラボレーション情報管理システム１１０と、文書管理システム１２０と 、ユーザ端末１３０とから構成されている。各システム１００、１１０、１２０とユーザ端末１３０とはインターネットまたはイントラネットで接続されている。
メールシステム１００は、メーリングリスト制御手段１０１、メール登録手段１０２、メール送受信手段１０３、及びディスク装置などの記憶装置によって実現されるメーリングリスト情報管理部１０４を含む。これらは、概ね次のような機能を有する。
メール送受信手段１０３は、或るグループに属するメンバのユーザ端末１３０から送られてきた電子メールをメール登録手段１０２に渡す機能や、メール登録手段１０２においてメール本文や添付文書に対して加工が行われた電子メールを、上記或るグループのメンバ全員のユーザ端末１３０へ送信する機能を有する。
メール登録手段１０２は、メール送受信手段１０３から渡された電子メールの内容を解析し、その解析結果に基づいて生成したコラボレーション情報やコラボレーション関連情報の登録を、コラボレーション情報管理システム１１０に対して要求する機能を有する。ここで、コラボレーション情報は、それを一意に識別するためのコラボレーション情報識別子（本実施の形態では、電子メールのメッセージ識別子をコラボレーション情報識別子とする）と、電子メールのメール本文とを含む。また、コラボレーション関連情報は、コラボレーション情報間の関連、またはコラボレーション情報と文書との関連を示す情報であり、関連するコラボレーション情報それぞれのコラボレーション情報識別子、或いはコラボレーション情報識別子と関連する文書の文書識別子とを含む。
更に、メール登録手段１０２は、メール送受信手段１０３から渡された電子メールに文書が添付されている場合には、上記文書の登録を文書管理システム１２０に対して要求する機能や、この要求に対する応答として文書管理システム１２０から返却された文書識別子（例えば、ＵＲＬ）を、電子メールのメール本文や添付されている文書の属性情報部分に書込み、加工後の電子メールや文書をメール送受信手段１０３に渡す機能を有する。
メーリングリスト制御手段１０１は、或るグループに属するユーザのユーザ端末１３０からグループ識別子を含むＭＬ（メーリングリスト）作成要求が送られてきたとき、上記グループ識別子と、上記グループに割り当てるＭＬアドレスとを含んだＭＬ情報をメーリングリスト情報管理部１０４に登録する機能や、検索要求された情報をメーリングリスト情報管理部１０４から検索する機能を有する。
メーリングリスト情報管理部１０４には、ＭＬ情報が登録される。
上記した各機能を有するメールシステム１００は、コンピュータによって実現可能であり、コンピュータによって実現する場合には、例えば、次のようにする。コンピュータをメールシステム１００として機能させるためのプログラムを記録したディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って自身の動作を制御し、自コンピュータ上に、メーリングリスト制御手段１０１、メール登録手段１０２及びメール送受信手段１０３を実現する。また、メールシステム１００は、メーリングリストシステムに、メール登録手段１０２やメーリングリスト情報管理部１０４をプラグインなどの形で実装する形態でも実現できる。
コラボレーション情報管理システム１１０は、ディスク装置などの記憶装置によって実現されるデータ管理部１１１と、グループ制御手段１１５と、コラボレーション情報制御手段１１６と、コラボレーション関連情報制御手段１１７とを含む。これらは、概ね次のような機能を有する。
データ管理部１１１は、グループ情報管理部１１２、コラボレーション情報管理部１１３及びコラボレーション関連情報管理部１１４を備えている。
グループ制御手段１１５は、ユーザ端末１３０からグループ情報及びグループメンバ情報を含むグループ登録要求が送られてきたとき、グループ情報管理部１１２にグループ情報及びグループメンバ情報を登録する機能や、検索要求された情報をグループ情報管理部１１２から検索する機能を有する。
コラボレーション情報制御手段１１６は、メール登録手段１０２から登録要求されたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部１１３に登録する機能や、検索要求された情報をコラボレーション情報管理部１１３から検索する機能を有する。
コラボレーション関連情報制御手段１１７は、メール登録手段１０２から登録要求されたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部１１４に登録する機能や、検索要求された情報をコラボレーション関連情報管理部１１４から検索する機能を有する。
コラボレーション情報管理システム１１０もコンピュータによって実現可能であり、コンピュータによって実現する場合には、コンピュータをコラボレーション情報管理システム１１０として機能させるためのプログラムを記録したディスク、半導体メモリ、その他の記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って自身の動作を制御することにより、自コンピュータ上に、グループ制御手段１１５、コラボレーション情報制御手段１１６及びコラボレーション関連情報制御手段１１７を実現する。
文書管理システム１２０は、ディスク装置などの記憶装置によって実現される文書管理部１２１と、文書検索手段１２２と、文書処理手段１２３とを備えている。これらは、概ね次のような機能を有する。
文書処理手段１２３は、メール登録手段１０２から文書の登録要求があった場合、その文書を一意に識別するための文書識別子を生成してメール登録手段１０２へ返却する機能や、登録要求された文書と生成した文書識別子とを対応付けて文書管理部１２１に登録する機能を有する。
文書検索手段１２２は、検索要求された文書を文書管理部１２１から検索する機能を有する。
文書管理システム１２０もコンピュータによって実現可能であり、コンピュータによって実現する場合は、コンピュータを文書管理システム１２０として機能させるためのプログラムを記録したディスクなどの記録媒体を用意し、コンピュータに上記プログラムを読み取らせる。コンピュータは、読み取ったプログラムに従って、自コンピュータ上に文書検索手段１２２及び文書処理手段１２３を実現する。
ユーザ端末１３０は、メールツール１３１と、ファイル管理ツール１３２と、情報共有ツール１３３とを含む。これらは、概ね次のような機能を有する。
メールツール１３１は、電子メールを送受信したり、送受信した電子メールを管理する機能を有する。更に、メールツール１３１は、管理している電子メールの内の、ユーザによって指定された電子メールのメール本文に記載されている文書識別子を情報共有ツール１３３に渡す機能を有する。この機能は、プラグインとして実装しても良いが、情報共有ツール１３３をＷｅｂアプリケーションとして実装してユーザ端末１３０上のＷｅｂブラウザからアクセスできる形にし、且つ、メール本文に記載する文書識別子を、情報共有ツール１３３で対応する文書にアクセスできるＵＲＬとすることで、メールツール１３１に通常実装されている、ＵＲＬがクリックされるとＷｅｂブラウザを起動してクリックされたＵＲＬにアクセスする機能を利用して実現することができる。
ファイル管理ツール１３２は、管理している文書ファイルの内の、ユーザによって指定された文書ファイルの属性情報から文書識別子を取り出し、情報共有ツール１３３に渡す機能を有する、文書ファイルを管理するツールである。エクスプローラなどの一般的なツールにプラグインを実装する形態でも実現できる。
情報共有ツール１３３は、ユーザがグループで行う共同作業を支援するツールで、コラボレーション情報管理システム１１０や文書管理システム１２０と連携し、グループの作成や参加・退会、グループに対応するメーリングリストの作成、グループで共有するメッセージや文書の参照・登録・編集、及びコラボレーション履歴情報の参照機能などをユーザに提供する。独立したアプリケーションとして実装する形態以外にも、Webブラウザ上のプラグインとして実装することや、Webアプリケーションとしてサーバに実装し、ユーザはWebブラウザから利用することも可能である。
〔第１の実施の形態の動作の説明〕
次に、本実施の形態の動作について詳細に説明する。先ず、図２のフローチャートを参照して、グループ登録・メーリングリスト作成時の動作について説明する。
次に、本実施の形態の動作について詳細に説明する。先ず、図２のフローチャートを参照して、グループ登録・メーリングリスト作成時の動作について説明する。
ユーザ端末１３０のユーザは、メーリングリストの作成に先立ち、グループ登録を行う（ステップＳ100）。グループ登録時、ユーザは、ユーザ端末１３０内の情報共有ツール１３３からコラボレーション情報管理システム１１０内のグループ制御手段１１５に対して、グループ情報及びグループメンバ情報を含むグループ登録要求を送信し、グループ制御手段１１５は、受信したグループ登録要求に含まれているグループ情報及びグループメンバ情報をグループ情報管理部１１２に登録する。ここで、グループ情報は、図３（Ａ）に示すように、グループ識別子３１やグループ名３２などのグループの属性情報と、グループに属する各メンバのグループメンバ識別子３３−１〜３３−ｋとを含み、グループメンバ情報は、同図（Ｂ）に示すように、グループメンバ識別子３４と、グループメンバ名３５と、グループメンバのメールアドレス３６とを含む。
ユーザは、グループ登録が完了すると、情報共有ツール１３３からメールシステム１００内のメーリングリスト制御手段１０１に対して、グループ識別子を含んだメーリングリスト作成要求を送信する（ステップＳ101）。
メーリングリスト制御手段１０１は、メーリングリスト作成要求を受信すると、それに含まれているグループ識別子のグループに付与するメーリングリストアドレスを生成し（ステップＳ102）、このメーリングリストアドレスと上記グループ識別子とを含む、図４に示すようなメーリングリスト情報をメーリングリスト情報管理部１０４に登録する（ステップＳ103）。
そして、最後に、メーリングリスト制御手段１０１は、グループに属する各グループメンバのユーザ端末１３０に対して、電子メールにより、ステップＳ102で生成したメーリングリストアドレスを通知する（ステップＳ104）。なお、各グループメンバのメールアドレスは、コラボレーション情報管理システム１１０内のグループ制御手段１１５を利用して取得することができる。即ち、グループ制御手段１１５に対して、グループ識別子を含んだグループメンバ取得要求を送信し、この要求を受けたグループ制御手段１１５では、グループ情報管理部１１２から上記グループ識別子を含んだグループメンバ情報を検索し、要求元のメーリングリスト制御手段１０１に返却する。
次に、図５のフローチャートを参照して、電子メール配信時の動作について詳細に説明する。
先ず、ユーザが、ユーザ端末１３０のメールツール１３１上で、メーリングリスト宛の電子メールを作成し、送信する（ステップＳ２０１）。ここで、電子メールの作成手順や送信手順は、一般的なメーリングリスト宛の電子メールの作成手順や送信手順と同じである。ユーザは、電子メールに関連する文書がある場合は、関連する文書を添付ファイルの形式で添付するか、関連する文書の文書識別子を、メール本文に記載する。
次に、メールシステム１００内のメール送受信手段１０３が、ステップＳ201で送信された電子メールを受信し、メール登録手段１０２に渡す（ステップＳ202）。
これにより、メール登録手段１０２は、メーリングリスト制御手段１０１を利用して、電子メールの宛先に設定されているメーリングリストアドレスに対応するグループ識別子を取得する（ステップＳ203）。次に、メール登録手段１０２は、電子メールに文書が添付されているか否かを調べ、文書が添付されている場合には、更に、その属性情報に文書識別子が書き込まれているか否かを調べる（ステップＳ204）。即ち、文書が添付されている場合には、その文書が文書管理システム１２０に登録されているか否かを調べる。
そして、電子メールに文書が添付されており、且つその文書の属性情報に文書識別子が書き込まれていない場合（ステップＳ204がＹＥＳ）、即ち、文書管理システム１２０に未登録の文書が添付されている場合は、添付文書とステップＳ203で取得したグループ識別子とを含んだ文書登録要求を文書管理システム１２０へ送信し、文書識別子が返却されるのを待つ（ステップＳ205）。文書管理システム１２０では、文書登録要求が送られてくると、文書処理手段１２３が、登録要求されている文書に付与するユニークな文書識別子を生成し、生成した文書識別子と、文書登録要求中の文書およびグループ識別子とを対応付けて文書管理部１２１に登録すると共に、生成した文書識別子を登録要求元のメール登録手段１０２に返却する。
メール登録手段１０２は、文書管理システム１２０から文書識別子が返却されると、添付されている文書の属性情報に、返却された文書識別子を書き込むと共に、電子メールのメール本文に上記文書識別子を書き込む（ステップＳ206）。これは、後述するように、ユーザ端末１３０のユーザが、受信した電子メールや、それに添付されていた文書に基づいて、それらに関連するコラボレーション情報を取得できるようにするためである。その後、メール登録手段１０２は、ステップＳ207の処理を行う。
これに対して、ステップＳ204の判断結果がＮＯとなった場合、即ち、ステップＳ202で受信した電子メールに文書が添付されていないか、あるいは文書が添付されていても、文書管理システム１２０に登録済みの文書である場合は、直ちにステップＳ207の処理を行う。
ステップＳ207では、ステップＳ202で受信した電子メールの内容を解析して、図６に示す各情報２０１〜２０５を取得する。メッセージ識別子２０１は、電子メールのMessage-IDヘッダから得られる。メール本文２０２は、電子メールのBODY要素から得られる。関連文書の識別子（関連文書識別子）２０３は、ステップＳ205で文書管理システム１２０から返却された文書識別子や、メール本文中に記載されている文書識別子で、0個以上存在する。関連する電子メールの識別子（関連メッセージ識別子）２０４は、In-Reply-ToヘッダやReferencesヘッダから得られ、0個以上存在する。更に、題名、差出人メールアドレス、宛先メールアドレスなどの情報がその他属性２０５として得られる。
ここで、図７のフローチャートを参照して、メール本文からの文書識別子の抽出方法について説明する。
先ず、メール本文の先頭行を処理対象行にし、その行に文書識別子ルールにマッチする文字列が存在するか否かを調べる（ステップＳ301）。ここで、文書識別子ルールとしては、例えば、「http:// で始まる」、「myfile:// で始まる」などを採用することができる。
そして、文書識別子ルールに当てはまる文字列を見つけ出せなかったら、処理対象行を次の行にした後（ステップＳ302がＮＯ、Ｓ309）、再びステップＳ301の処理を行う。
これに対して、文書識別子ルールに当てはまる文字列を見つけ出したら、そこから改行記号までの文字列を切り出す（ステップＳ302がＹＥＳ、Ｓ303）。
その後、終端ルールに当てはまる行が現れるまで、処理対象行を１行ずつ後ろにずらし、ステップＳ303で切り出した文字列に、処理対象行中の文字列を順次連結する（ステップＳ304、Ｓ305）。即ち、文書識別子が、その途中で改行されている場合もあるので、処理対象行の文字列を順次連結するようにしている。ここで、終端ルールとしては、例えば、「改行記号だけの行」または「>で始まる行」または「文書識別子ルールに当てはまる文字列が存在する行」を採用することができる。
そして、終端ルールに当てはまる行が現れると（ステップＳ304がＹＥＳ）、文書管理システム１２０に対して、ステップＳ３０５で連結した文字列を含んだ存在判定要求を送信し、文書管理システム１２０からの応答を待つ（ステップＳ306、Ｓ307）。
文書管理システム１２０では、メール登録手段１０２から存在判定要求が送られてくると、文書処理手段１２３を使用して、存在判定要求中の文字列に対応する文書識別子が文書管理部１２１で管理されているか否かを調べ、その有無を示す応答をメール登録手段１０２に返す。ここで、文書処理手段１２３は、存在判定要求中の文字列の、先頭から一部の文字列が、文書管理部１２１で管理されている文書識別子の何れかと一致すれば、上記文字列に対応する文書識別子が管理されていると判断する。例えば、存在判定要求中の文字列が「myfile://abc/def/ghi/012345xxxxyyyy」で、文書管理部１２１において文書識別子「myfile://abc/def/ghi/012345」が管理されていた場合、「xxxxyyyy」は無視し、管理されていると判断する。このようにすることにより、メール本文中の文書識別子の末尾部分が記載されている行に、文書識別子でない文字（上の例の「xxxxyyyy」等）が含まれていても文書識別子が管理されているか否かを確実に判断することが可能になる。
メール登録手段１０２は、文書管理システム１２０から文書識別子が存在しない旨の応答が返却された場合（ステップＳ307がＮＯ）は、処理対象行を次の行に変更した後（ステップＳ309）、再び、ステップＳ301の処理を行う。これに対して、文書識別子が存在する旨の応答が返却された場合（ステップＳ307がＹＥＳ）は、ステップＳ305で連結することにより得られた文字列を文書識別子と認識した後（ステップＳ308）、処理対象行を次の行に移して（ステップＳ309）、再び、ステップＳ301の処理を行う。メール登録手段１０２は、メール本文中の全ての行を処理対象行にして上述した処理を行うと（ステップＳ310がＹＥＳ）、メール本文からの文書識別子の抽出処理を終了する。
再び、図５に戻り、メール登録手段１０２は、ステップＳ207の処理が終了すると、ステップＳ207で得られたメッセージ識別子２０１、メール本文２０２、その他属性２０５と、ステップＳ203で得られたグループ識別子とを含むコラボレーション情報登録要求を、コラボレーション情報管理システム１１０内のコラボレーション情報制御手段１１６に対して送信する（ステップＳ208）。これにより、コラボレーション情報制御手段１１６は、図８に示すような、コラボレーション情報を作成し、コラボレーション情報管理部１１３に登録する。ここで、コラボレーション情報制御手段１１６は、コラボレーション情報登録要求中のメッセージ識別子２０１、メール本文２０２、グループ識別子、その他の属性情報２０５を、それぞれコラボレーション情報識別子８１、メール本文８２、グループ識別子８３、その他の属性情報８４としている。
次に、メール登録手段１０２は、ステップＳ207で得られた情報の中に、関連文書の識別子２０３や関連メールの識別子２０４があるか否かを調べる（ステップＳ209）。
そして、関連メールの識別子２０４が存在する場合には、メッセージ識別子２０１と同一値のコラボレーション情報識別子、関連メールの識別子２０４及びステップＳ203で取得したグループ識別子を含んだコラボレーション関連情報登録要求をコラボレーション関連情報制御手段１１７に送信する（ステップＳ209がＹＥＳ、Ｓ210）。また、関連文書識別子２０３が存在する場合には、メッセージ識別子２０１と同一値のコラボレーション情報識別子、関連文書の識別子２０３及びステップＳ203で取得したグループ識別子を含んだコラボレーション関連情報登録要求をコラボレーション関連情報制御手段１１７に送信する（ステップＳ209がＹＥＳ、Ｓ210）。
コラボレーション関連情報制御手段１１７は、メール登録手段１０２からコラボレーション関連情報登録要求が送られてくると、図９（Ａ），（Ｂ）に示すようなコラボレーション関連情報２１０、２２０を作成し、コラボレーション関連情報管理部１１４に格納する。即ち、コラボレーション関連情報登録要求に、関連メッセージ識別子２０４が含まれている場合には、図９（Ａ）のようなコラボレーション情報間の関連を示すコラボレーション関連情報２１０をコラボレーション関連情報管理部１１４に登録し、関連文書の識別子２０３が含まれている場合には図９（Ｂ）のようなコラボレーション情報と文書との関連を示すコラボレーション関連情報２２０をコラボレーション関連情報管理部１１４に登録する。
メール登録手段１０２は、ステップＳ210において、上記した処理以外にも、ステップＳ203で取得したグループ識別子およびグループメンバへ転送する電子メール（文書が添付されている場合もあれば、添付されていない場合もある）をメール送受信手段１０３に渡す処理も行っている。また、ステップＳ209において、関連文書の識別子２０３も関連メールの識別子２０４も存在しないと判断した場合（ステップＳ209がＮＯ）も、同様な情報をメール送受信手段１０３に渡す処理を行っている。なお、ステップＳ202でメール送受信手段１０３から渡された電子メールに文書が添付されていなかった場合や文書管理システム１２０に登録済みの文書が添付されていた場合には、上記電子メールをそのままメール送受信手段１０３に渡すことになり、文書管理システム１２０に未登録の文書が添付されていた場合には、ステップＳ206において加工処理が行われた後の、文書の添付された電子メールをメール送受信手段１０３に渡すことになる。
メール送受信手段１０３は、メール登録手段１０２からグループ識別子および電子メールが渡されると、上記グループ識別子によって特定されるグループのグループメンバ全員に上記電子メールを転送する（ステップＳ211）。このステップＳ211の処理を詳しく説明すると、メール送受信手段１０３は、先ず、メール登録手段１０２から渡されたグループ識別子を含んだグループメンバ検索要求をグループ制御手段１１５に対して送信する。これにより、グループ制御手段１１５は、上記グループ識別子を含む全てのグループメンバ情報をグループ情報管理部１１２から検索し、メール送受信手段１０３に返却する。メール送受信手段１０３は、返却された各グループメンバ情報のメールアドレス宛に、メール登録手段１０２から渡された電子メールを転送する。以上が、ステップＳ211で行う処理の詳細である。なお、メール登録手段１０２から渡された電子メールに文書が添付されている場合、電子メールのみを送信するようにしても良い。このようにした場合には、各グループメンバは、文書管理システム１２０から該当する文書を取得する作業を行うことが必要になる。
以上の動作で、メーリングリスト宛に送信された電子メールの配信と、コラボレーション情報およびコラボレーション関連情報の登録とが行われる。
次に、図１０のフローチャートを参照して、コラボレーション履歴の参照時の動作について説明する。
ユーザ端末１３０のユーザは、コラボレーション履歴を参照する場合、メールツール１３１またはファイル管理ツール１３２を利用してコラボレーション履歴を参照したい文書または電子メールを選択する。これにより、メールツール１３１またはファイル管理ツール１３２は、ユーザが選択した文書の文書識別子を含んだコラボレーション履歴参照要求、またはユーザが選択した電子メールのメッセージ識別子と同一値のコラボレーション情報識別子を含んだコラボレーション履歴参照要求を情報共有ツール１３３に通知する（ステップＳ401）。
図１１（Ａ），（Ｂ）を参照してコラボレーション履歴参照要求の入力方法について詳しく説明する。
先ず、図１１（Ａ）を参照してメールツール１３１を利用してコラボレーション履歴参照要求を入力する場合について説明する。ユーザは、メールツール１３１によって同図（Ａ）に示すようなメールツール画面３１０が表示されると、例えば、コラボレーション履歴を参照したい電子メールを右クリックしたり、メール本文中の関連文書を示す識別子（図１１では、ＵＲＬで表されている）３１２をクリックする。ユーザによって電子メールが右クリックされた場合には、メールツール１３１は、コンテキストメニュー３１１を表示し、ユーザは、その中から「コラボレーション履歴を見る」を選択する。これにより、メールツール１３１は、ユーザが右クリックした電子メールのメッセージ識別子と同一値のコラボレーション識別子を含んだコラボレーション履歴参照要求を情報共有ツール１３３に通知する。また、関連文書の識別子３１２がクリックされた場合には、メールツール１３１は、上記関連文書の識別子３１２を含んだコラボレーション履歴参照要求を情報共有ツール１３３通知する。
次に、図１１（Ｂ）を参照してファイル管理ツール１３２を利用してコラボレーション履歴参照要求を入力する場合について説明する。ユーザは、ファイル管理ツール１３２によって同図（Ｂ）に示すようなファイル管理ツール画面３２０が表示されると、表示されている文書ファイルの一覧の中から、コラボレーション履歴を参照したい文書の文書ファイルを選択し、右クリックする。これにより、ファイル管理ツール１３２は、コンテキストメニュー３２１を表示し、ユーザは、その中から「コラボレーション履歴を見る」を選択する。この選択操作が行われると、ファイル管理ツール１３２は、ユーザが選択した文書の文書識別子を含んだコラボレーション履歴参照要求を情報共有ツール１３３に通知する。なお、文書識別子は、文書の属性情報から取得することができる。
再び図１０に戻り、情報共有ツール１３３は、コラボレーション履歴参照要求が通知されると、それに含まれている識別子が文書識別子なのかコラボレーション識別子なのかを調べる（ステップＳ402）。
そして、文書識別子であった場合（ステップＳ402がＹＥＳ）には、コラボレーション情報管理システム１１０内のコラボレーション関連情報制御手段１１７を利用して、ユーザが属しているグループで共有しているコラボレーション情報であって、上記文書識別子によって特定される文書と関連するコラボレーション情報のコラボレーション情報識別子を取得する（ステップＳ403）。より具体的には、情報共有ツール１３３は、上記文書識別子とユーザが属しているグループのグループ識別子とを含んだ検索要求をコラボレーション関連情報制御手段１１７に対して送信し、コラボレーション関連情報制御手段１１７は、コラボレーション関連情報管理部１１４から上記文書識別子と上記グループ識別子とを含んだ全てのコラボレーション関連情報２２０を検索し、検索したコラボレーション関連情報のコラボレーション情報識別子を情報共有ツール１３３に返却する。
その後、情報共有ツール１３３は、ユーザが属するグループで共有しているコラボレーション関連情報であって、ステップＳ403で取得したコラボレーション情報識別子に関連するコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報制御手段１１７を利用して取得する（ステップＳ404）。なお、ステップＳ402の判断結果がＮＯとなった場合もステップＳ404の処理が行われる。
ここで、ステップＳ404で行う処理を詳しく説明すると、次のようになる。情報共有ツール１３３は、ユーザが属するグループのグループ識別子と、ステップＳ401またはＳ403で得られた各コラボレーション情報識別子（要求識別子と呼ぶ）とを含んだ検索要求をコラボレーション関連情報制御手段１１７に送信する。コラボレーション関連情報制御手段１１７は、コラボレーション関連情報管理部１１４から上記要求識別子と上記グループ識別子とに関連するコラボレーション関連情報を取得し、情報共有ツール１３３に返却する。ここで得られる、コラボレーション関連情報は、２タイプある。１つ目は、要求識別子が、図９（Ａ）のコラボレーション関連情報２１０のコラボレーション情報識別子に設定されているコラボレーション関連情報である。これは再帰的に取得される。再帰的な取得とは、得られた関連コラボレーション情報の識別子が、更にコラボレーション情報識別子に設定されているコラボレーション関連情報も取得することを意味する。２つ目は、要求識別子が、図９（Ａ）のコラボレーション関連情報２１０の関連コラボレーション情報の識別子に設定されているコラボレーション関連情報である。これも再帰的に取得される。
次に、情報共有ツール１３３は、ステップＳ404で得られた各コラボレーション関連情報から関連する文書の文書識別子を取得する（ステップＳ405）。即ち、情報共有ツール１３３は、ステップＳ404で得られた各コラボレーション関連情報の中から図９（Ｂ）に示す形式のコラボレーション関連情報２２０を選択し、そこから関連文書の文書識別子を取得する。
更に、情報共有ツール１３３は、ステップＳ403，Ｓ404で得られた識別子に対応するコラボレーション情報を、コラボレーション情報制御手段１１６から取得し (ステップＳ406)、ステップＳ405で得られた文書識別子に対応する文書を文書検索手段１２２から取得し（ステップＳ407）、コラボレーション履歴情報として提示する(ステップＳ408)。コラボレーション情報の提示において、コラボレーション関連情報を利用してスレッド形式に表示することもある。即ち、ステップＳ406においては、ステップＳ403，Ｓ404で得られた識別子を含んだ検索要求をコラボレーション情報制御手段１１６に送信し、コラボレーション情報制御手段１１６は、コラボレーション情報管理部１１３から上記識別子に対応するコラボレーション情報を検索して要求元に返却する処理が行われ、ステップＳ407においては、情報共有ツール１３３がステップＳ405で得られた文書識別子を含んだ検索要求を文書検索手段１２２に対して送信し、グループ情報管理部１１２が上記文書識別子に対応する文書と文書管理部１２１から検索して要求元に返却する処理が行われる。
図１２に、情報共有ツール１３３の表示形式の例を示す。情報共有ツール画面３３０は、３つの画面で構成されており、１つ目の画面３３１は、利用者が参加しているグループ一覧を示し、図では「プロジェクトB」が選択された状態であることを示している。
２つ目の画面３３２はグループで共有している文書ファイルを表示しており、参照や編集など文書に関する操作を受け付ける。コラボレーション履歴参照要求のキーとなった文書をここに表示する。
３つ目の画面３３３は、グループで共有しているコラボレーション履歴を表示しており、画面上部３３４は関連するコラボレーション情報一覧をスレッド形式で提示している。コラボレーション情報間の関連から、スレッドを構成できる。コラボレーション履歴参照要求のキーとなったコラボレーション情報、またはキーとなった文書に関連するコラボレーション情報が選択された状態で提示される。中央部３３５は、上部で選択されたコラボレーション情報の内容を示している。下部３３６には、コラボレーション情報に関連する文書一覧が表示されている。選択されたコラボレーション情報に関連する文書だけでなく、スレッドを構成するコラボレーション情報に関連する文書全てが提示される。
以上の動作で、文書または電子メールに関連するコラボレーション履歴情報を参照できる。なお、本実施の形態では、電子メールによって関連文書の文書識別子をやり取りする場合を例に挙げて、コラボレーション関連情報の登録方法を説明したが、電子掲示板やチャットの電子メッセージを利用して関連文書の文書識別子をやり取りする場合においては、本実施の形態と同様の方法により、コラボレーション関連情報を登録することができる。
〔第１の実施の形態の効果〕
本実施の形態によれば、文書が添付されていなくとも、コラボレーション履歴を管理する上で重要な情報である、関連文書の文書識別子がメール本文に記載された電子メールを、関連文書に関連付けて管理することができるという効果を得ることができる。その理由は、ユーザ端末１３０から電子メールが送られてきたとき、そのメール本文に記載されている文書識別子および上記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システム１１０に対して送信するメール登録手段１０２を備えているからである。
本実施の形態によれば、文書が添付されていなくとも、コラボレーション履歴を管理する上で重要な情報である、関連文書の文書識別子がメール本文に記載された電子メールを、関連文書に関連付けて管理することができるという効果を得ることができる。その理由は、ユーザ端末１３０から電子メールが送られてきたとき、そのメール本文に記載されている文書識別子および上記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システム１１０に対して送信するメール登録手段１０２を備えているからである。
更に、本実施の形態によれば、無意味なコラボレーション関連情報がコラボレーション情報管理システム１１０に登録されることがないという効果を得ることができる。その理由は、メール登録手段１０２が、文書管理システム１２０に対して、電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、コラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システム１１０に送信するようにしているからである。
また、本実施の形態によれば、ユーザ端末１３０で管理されている電子メールや文書を利用して、それらに関連するコラボレーション情報や文書を参照することができるという効果を得ることができる。その理由は、メールツール１３１や情報共有ツール１３３によって指定された電子メールや文書に関連するコラボレーション情報および文書をコラボレーション情報管理システム１１０および文書管理システム１２０から取得する情報共有ツール１３３を備えているからである。
〔第２の実施の形態〕
次に、本発明の第２の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。本実施の形態にかかる文書のコラボレーション履歴管理システムは、文書管理システムがサーバシステムとして存在せず、各ユーザ端末において文書を管理するようにして点を特徴とする。
次に、本発明の第２の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。本実施の形態にかかる文書のコラボレーション履歴管理システムは、文書管理システムがサーバシステムとして存在せず、各ユーザ端末において文書を管理するようにして点を特徴とする。
図１３は本実施の形態にかかる文書のコラボレーション履歴管理システムの構成例を示したブロック図であり、図１に示した第１の実施の形態の文書のコラボレーション履歴管理システムとは、文書管理システム１２０が存在しない点、メールシステム１００の代わりにメールシステム１００ａを備えている点、およびユーザ端末１３０の代わりにユーザ端末１３０ａを備えている点が相違している。
メールシステム１００ａは、文書識別子一覧情報管理部１０５を備えている点、及びメール登録手段１０２の代わりにメール登録手段１０２ａを備えている点が、第１の実施の形態のメールシステム１００と相違している。
メール登録手段１０２ａは、第１の実施の形態のメール登録手段１０２が備えている機能に加え、メール送受信手段１０３から渡された電子メールの属性情報中の文書識別子を文書識別子一覧情報管理部１０５に追加登録する機能を備えている。
ユーザ端末１３０ａは、ファイル管理ツール１３２及び情報共有ツール１３３の代わりに、それぞれファイル管理ツール１３２ａ及び情報共有ツール１３３ａを備えている点が、第１の実施の形態のユーザ端末１３０と相違している。
情報共有ツール１３３ａは、情報共有ツール１３３が有している機能の内の、一部の機能を有する。即ち、情報共有ツール１３３ａは、グループ制御手段１１５に対してグループ情報及びグループメンバ情報を含むグループ登録要求を送信する機能と、メーリングリスト制御手段１０１に対してグループ識別子を含んだメーリングリスト作成要求を送信する機能と、メーリングリスト制御手段１０１から送られてきたメーリングリストアドレスをユーザに提示する機能を有する。
ファイル管理ツール１３２ａは、関連メッセージ取得手段１３４と、文書検索手段１３５と、文書処理手段１３６と、文書管理部１３７とを備えている。
関連メッセージ取得手段１３４は、図１１（Ａ），（Ｂ）に示すようなメールツール画面３１０やファイル管理ツール画面３２０を用いてユーザが指定した電子メールや文書に関連するコラボレーション履歴をユーザに提示する機能を有する。
文書検索手段１３５は、文書識別子を含む検索要求が入力されたとき、文書管理部１３７から上記文書識別子の文書を検索して要求元に返却する機能を有する。
文書処理手段１３６は、文書の登録、参照、編集などの一般的な文書管理機能を有する。文書登録時には、その文書を一意に識別するための文書識別子を割り振り、文書の属性情報中に書き込む。
なお、本実施の形態のメールシステム１００ａ、コラボレーション情報管理システム１１０及びユーザ端末１３０ａも、第１の実施の形態と同様に、コンピュータによって実現することが可能である。
〔第２の実施の形態の動作の説明〕
次に、本実施の形態の動作について説明する。
次に、本実施の形態の動作について説明する。
先ず、グループ登録・メーリングリスト作成時の動作について説明する。グループ登録・メーリングリスト作成時には、図２のフローチャートを参照して説明した、第１の実施の形態とほぼ同様の動作が行われる。但し、ステップＳ100においてグループ登録要求をグループ制御手段１１５に送信する処理およびメーリングリスト制御手段１０１からのメーリングリストアドレスをユーザに提示する処理を、情報共有ツール１３３ａが行う点が第１の実施の形態と相違している。
次に、電子メールの配信時の動作を図１４のフローチャートを参照して説明する。本実施の形態における電子メールの配信時の処理例を示す図１４と、第１の実施の形態における電子メールの配信時の処理例を示す図５との違いは、ステップＳ205〜Ｓ207，Ｓ211の代わりにステップＳ205ａ〜Ｓ207ａ，Ｓ211ａを行う点である。以下では、この相違点について説明する。
ステップＳ205ａでは、メール登録手段１０２ａが、メール送受信手段１０３から渡された電子メールに添付されている文書の属性情報から文書識別子を取り出し、取り出した文書識別子とステップＳ203で取得したグループ識別子とを対応付けて文書識別子一覧情報管理部１０５に登録する。
次のステップＳ206ａでは、メール登録手段１０２ａが、電子メールのメール本文に、ステップＳ205ａで得られた文書識別子を書き込む。
また、ステップＳ207ａでは、メール登録手段１０２ａが、メール送受信手段１０３から渡された電子メールを解析し、図６に示すような解析結果を得る。但し、本実施の形態では、文書管理システム１２０が存在しないので、電子メールのメール本文から文書識別子を抽出する際の処理が、図７のフローチャートを用いて説明した第１の実施の形態の処理とは多少異なる。即ち、第１の実施の形態では、図７のステップＳ306において、メール本文から切り出し連結した文字列を含んだ存在判定要求を文書管理システム１２０に送信し、上記文字列に対応する文書識別子が実際に存在するか否かを判定させるようにしたが、本実施の形態では、ステップＳ306において、メール登録手段１０２ａが文書識別子一覧情報管理部１０５を参照して、メール本文から切り出し連結した文字列に対応する文書識別子が存在するか否かを判定する。
また、ステップＳ211ａにおいては、電子メールに文書が添付されている場合には、必ず文書も転送する。
次に、コラボレーション履歴参照時の動作について説明する。本実施の形態においても、図１０のフローチャートを用いて説明した第１の実施の形態と同様の動作が行われる。異なる点は、ステップＳ402〜Ｓ408において情報共有ツール１３３が行っていた処理を、関連メッセージ取得手段１３４が行うことと、ステップＳ407において関連する文書を取得する場合には、文書検索手段１３５を利用して取得することである。
〔第２の実施の形態の効果〕
本実施の形態によれば、第１の実施の形態により得られる効果に加え、文書管理システム１２０が不要になるという効果を得ることができる。その理由は、メール登録手段１０２ａで処理が完了した電子メールをグループメンバに送信するメール送受信手段１０３と、メール送受信手段１０３から送られてきた電子メールを管理するメールツール１３１と、電子メールに添付されていた文書を管理するファイル管理ツール１３２ａとを備えているからである。
本実施の形態によれば、第１の実施の形態により得られる効果に加え、文書管理システム１２０が不要になるという効果を得ることができる。その理由は、メール登録手段１０２ａで処理が完了した電子メールをグループメンバに送信するメール送受信手段１０３と、メール送受信手段１０３から送られてきた電子メールを管理するメールツール１３１と、電子メールに添付されていた文書を管理するファイル管理ツール１３２ａとを備えているからである。
本発明によれば、文書管理機能を備えて、文書から関連メール及び関連文書を検索する機能を備えたメールエディタプログラムといった用途に適用できる。また、文書から関連メール及び関連文書を検索する機能を備えた文書管理プログラムといった用途にも適用できる。また、グループでの文書共有機能を提供するグループウェアシステムにおける、メッセージ共有機能と、共有文書の関連メッセージ及び関連文書及び関連会議情報の検索機能といった用途にも適用可能である。
１００、１００ａ…メールシステム
１０１…メーリングリスト制御手段
１０２、１０２ａ…メール登録手段
１０３…メール送受信手段
１０４…メーリングリスト情報管理部
１０５…文書識別子一覧情報管理部
１１０…コラボレーション情報管理システム
１１１…データ管理部
１１２…グループ情報管理部
１１３…コラボレーション情報管理部
１１４…コラボレーション関連情報管理部
１１５…グループ制御手段
１１６…コラボレーション情報制御手段
１１７…コラボレーション関連情報制御手段
１２０…文書管理システム
１２１…文書管理部
１２２…文書検索手段
１２３…文書処理手段
１３０、１３０ａ…ユーザ端末
１３１…メールツール
１３２、１３２ａ…ファイル管理ツール
１３３、１３３ａ…情報共有ツール
１３４…関連メッセージ取得手段
１３５…文書検索手段
１３６…文書処理手段
１３７…文書管理部
１０１…メーリングリスト制御手段
１０２、１０２ａ…メール登録手段
１０３…メール送受信手段
１０４…メーリングリスト情報管理部
１０５…文書識別子一覧情報管理部
１１０…コラボレーション情報管理システム
１１１…データ管理部
１１２…グループ情報管理部
１１３…コラボレーション情報管理部
１１４…コラボレーション関連情報管理部
１１５…グループ制御手段
１１６…コラボレーション情報制御手段
１１７…コラボレーション関連情報制御手段
１２０…文書管理システム
１２１…文書管理部
１２２…文書検索手段
１２３…文書処理手段
１３０、１３０ａ…ユーザ端末
１３１…メールツール
１３２、１３２ａ…ファイル管理ツール
１３３、１３３ａ…情報共有ツール
１３４…関連メッセージ取得手段
１３５…文書検索手段
１３６…文書処理手段
１３７…文書管理部
Claims (25)
- 電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、該抽出した文書識別子によって特定される文書と、前記電子メッセージとを関連付けて管理する第１の手段を備えたことを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。
- 請求項１記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
自システム内に存在する文書の文書識別子を管理する第２の手段を備え、且つ、
前記第１の手段が、
前記電子メッセージに含まれている文書識別子の文書が自システム内に存在するか否かを前記第２の手段に対して問い合わせ、存在することを確認した場合に限り、前記抽出した文書識別子と前記電子メッセージとを関連付けて管理する構成を有することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - メールシステムと、コラボレーション情報管理システムと、文書管理システムと含む文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、前記文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段を備え、
前記コラボレーション情報管理システムが、
コラボレーション情報管理部と、
コラボレーション関連情報管理部と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理部に登録するコラボレーション情報制御手段と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部に登録するコラボレーション関連情報制御手段とを備え、
前記文書管理システムが、
文書管理部と、
前記メール登録手段から送られてきた文書と該文書に割り振られた文書識別子とを前記文書管理部に登録する文書処理手段とを備えたことを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項３記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項４記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに未登録の文書を添付していた電子メールのメール本文に、前記文書に割り振られた文書識別子を記載すると共に、前記文書の属性情報に前記文書識別子を記載する構成を有し、且つ、
前記メールシステムが、
前記メール登録手段において文書識別子が記載された電子メールを、送信先に送信するメール送受信手段を備えたことを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項３乃至５の何れか１項に記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールのメッセージ識別子および前記電子メールのIn-Reply-Toヘッダ或いはReferencesヘッダから得られるメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに送信する構成を有することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項６記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
グループ識別子と、該グループ識別子のグループに割り当てられているメーリングリストアドレスとが登録されたメーリングリスト情報管理部と、
グループ識別子と、該グループ識別子のグループに属しているグループメンバのメールアドレスが登録されたグループ情報管理部とを備え、且つ、
前記ユーザ端末からの電子メールが、宛先としてユーザが属しているグループに割り当てられているメーリングリストアドレスを含み、
前記メール登録手段が、前記ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、該電子メールが宛先にしているメーリングリストアドレスに対応するグループ識別子を前記メーリングリスト情報管理部から取得する構成を有し、
前記メール送受信手段が、前記メール登録手段が取得したグループ識別子に対応するグループメンバのメールアドレスを前記グループ情報管理部から取得し、前記メール登録手段においてメール本文に文書識別子が記載された電子メールを前記取得したグループメンバのメールアドレスへ送信する構成を有することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項７記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記ユーザ端末が、
メールツールにより指定された電子メールに関連するコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部から取得し、該取得したコラボレーション関連情報によって示されるコラボレーション情報および文書をそれぞれ前記コラボレーション情報管理部および前記文書管理部から取得してユーザに提示する情報共有ツールを備えたことを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項７記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記ユーザ端末が、
メールツール或いはファイル管理ツールにより指定された文書に関連するコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部から取得し、該取得したコラボレーション関連情報によって示されるコラボレーション情報および文書をそれぞれ前記コラボレーション情報管理部および前記文書管理部から取得してユーザに提示する情報共有ツールを備えたことを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - メールシステムと、コラボレーション情報管理システムと含む文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段と、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段とを備え、
前記コラボレーション情報管理システムが、
コラボレーション情報管理部と、
コラボレーション関連情報管理部と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理部に登録するコラボレーション情報制御手段と、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報を前記コラボレーション関連情報管理部に登録するコラボレーション関連情報制御手段とを備えたことを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - 請求項１０記載の文書のコラボレーション履歴管理システムにおいて、
前記メールシステムが、
文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理システム。 - ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段を備えたことを特徴とするメールシステム。
- 請求項１２記載のメールシステムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とするメールシステム。 - ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段と、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段とを備えたことを特徴とするメールシステム。 - 請求項１４記載のメールシステムにおいて、
文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、且つ、
前記メール登録手段が、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とするメールシステム。 - 電子メッセージに含まれている文書識別子を抽出し、該抽出した文書識別子によって特定される文書と、前記電子メッセージとを関連付けて管理することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理方法。
- 請求項１６記載の文書のコラボレーション履歴管理方法において、
前記電子メッセージに含まれている文書識別子の文書が存在するか否かを確認し、存在することを確認した場合に限り、前記抽出した文書識別子と前記電子メッセージとを関連付けて管理することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理方法。 - メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行し、
更に、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合には、前記文書を前記文書管理システムに対して送信するステップと、
前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行し、
前記コラボレーション情報管理システムが、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録するステップと、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録するステップとを実行し、
前記文書管理システムが、
前記メール登録手段から送られてきた文書と該文書に割り振られた文書識別子とを文書管理部に登録するステップを実行することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理方法。 - 請求項１８記載の文書のコラボレーション履歴管理方法において、
前記メールシステムが、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップを実行することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理方法。 - メールシステムが、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報をコラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップと、
前記電子メールを送信先に送信するステップとを実行し、
前記コラボレーション情報管理システムが、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション情報をコラボレーション情報管理部に登録するステップと、
前記メールシステムから送られてきたコラボレーション関連情報をコラボレーション関連情報管理部に登録するステップとを実行することを特徴とするコラボレーション履歴管理方法。 - 請求項２０記載の文書のコラボレーション履歴管理方法において、
前記メールシステムが、
前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を文書識別子一覧情報管理部に登録するステップと、
前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するステップとを実行することを特徴とする文書のコラボレーション履歴管理方法。 - コンピュータを、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とをコラボレーション情報管理システムに対して送信する構成と、文書管理システムに未登録の文書が前記電子メールに添付されている場合に、前記文書を前記文書管理システムに対して送信する構成と、前記文書に割り振られた文書識別子および前記メッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成とを有するメール登録手段として機能させるためのプログラム。 - 請求項２２記載のプログラムにおいて、
前記メール登録手段が、
前記文書管理システムに対して、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子の文書が登録されているか否かを問い合わせ、登録されていることを確認した場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とするプログラム。 - コンピュータを、
ユーザ端末から電子メールが送られてきたとき、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子および前記電子メールのメッセージ識別子を含むコラボレーション関連情報と、前記メッセージ識別子および前記メール本文を含むコラボレーション情報とを前記コラボレーション情報管理システムに対して送信するメール登録手段、
該メール登録手段で処理が完了した電子メールを送信先に送信するメール送受信手段として機能させるためのプログラム。 - 請求項２４記載のプログラムにおいて、
前記コンピュータが、文書識別子が登録される文書識別子一覧情報管理部を備え、且つ、
前記メール登録手段が、前記ユーザ端末から送られてきた電子メールに添付されている文書の文書識別子を前記文書識別子一覧情報管理部に登録する構成と、前記電子メールのメール本文に記載されている文書識別子が前記文書識別子一覧情報管理部に登録されているか否かを調べ、登録されている場合に限り、前記コラボレーション情報および前記コラボレーション関連情報を前記コラボレーション情報管理システムに対して送信する構成を有することを特徴とするプログラム。
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| JP2006155793A JP2007323561A (ja) | 2006-06-05 | 2006-06-05 | 文書のコラボレーション履歴管理システム、メールシステム及び文書のコラボレーション履歴管理方法 |
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