JP2006252523A - 文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】登録されている文書が電子メールに添付されていたものである場合に、その文書が添付されていた電子メールに関する情報を文書の検索時に表示する。
【解決手段】文書管理装置は、管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関するファイル管理情報を管理するとともに、管理される複数の文書に関する文書管理情報を文書管理テーブルで管理し、文書のファイルが添付された電子メールを受信した場合に、文書のファイルと、文書のファイルが添付されていた電子メールのヘッダ情報のデータとを関連付けて文書管理テーブル２５に登録する。
【選択図】図８

Description

本発明は、文書を構成するデータのファイルを管理する文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

電子ファイリングを行い、ファイルデータを蓄積するファイルデータ検索装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。このファイルデータ検索装置においては、ファイルデータの検索は次のように行われる。検索時、各ファイルデータは最終検索日が新しいものを先頭にして並び替えられ、その並び替えられた順番に検索される。そして、検索された順にファイルデータが表示される。オペレータは、必要なファイルデータが表示された段階で検索を中止する。これにより、目的のイメージが表示された時点で検索を中止することができる。

ところで、このような装置の中には、ネットワークと接続する機能を有し、電子メールを受信することができるようになっており、電子メールに添付された文書も登録するものもある。
特開平５−５４０８１号公報

しかしながら、前記装置は、文書を登録するときに添付されていた電子メールに関する情報を前記文書と関連づけて登録するこができない。このため、ユーザが前記装置を用いて登録された文書の検索を行ったときに、所望の文書を見つけても、その文書が前記装置に記憶しているどの電子メールに添付されていたものであるかを知ることができなかった。

これでは、ユーザが検索した文書を添付した電子メールを探す必要がある場合に、文書を添付した電子メールを探さねばならない。これでは文書を管理する機能を有効に活用することができない。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、登録されている文書が電子メールに添付されていたものである場合に、その文書が添付されていた電子メールに関する情報を文書の検索時に表示することができる文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。

本発明は、管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関するファイル管理情報を記憶するファイル管理情報記憶部と、ファイル管理情報記憶部に記憶される複数の文書に関する文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部とを具備し、文書のファイルが添付された電子メールを受信した場合に、文書のファイルと、文書のファイルが添付されていた電子メールのヘッダ情報のデータとを関連付けて文書管理情報記憶部に登録する文書管理装置である。

本発明によると、登録されている文書が電子メールに添付されていたものである場合に、その文書が添付されていた電子メールに関する情報を文書の検索時に表示することができる文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供できる。

以下、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
図１は、この発明の実施例に係る文書管理システム及び文書管理装置１の構成例を概略的に示すブロック図である。

上記文書管理装置１は、同様な構成をした文書管理装置２に接続されたＰＣ等により構成される。なお、図１においては、文書管理装置１、２しか図示していないが、ネットワークを介して文書管理装置１と同様な構成をした複数の文書管理装置が接続されていても良い。また、上記ネットワークには、画像入出力装置としてＭＦＰがさらに接続されていても良い。

図１に示すように、文書管理装置１は、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、ＲＯＭ１３、ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）１４、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１５、表示器ドライバ１６、表示器１７、マウスドライバ１８、マウス１９、キーボードインターフェース（Ｉ／Ｆ）２０及びキーボード２１などにより構成されている。

上記ＣＰＵ１１は、文書管理装置１全体の制御を司るものである。また、上記ＣＰＵ１１は、上記ＲＯＭ１３に記憶されている制御プログラムや上記ＨＤＤ１５に記憶されているアプリケーションプログラムを実行することにより様々な機能を実現している。上記ＲＡＭ１２は、作業用のデータなどを一時的に格納するメモリである。上記ＲＯＭ１３は、当該文書管理装置（ＰＣ）１が動作するための基本的な制御プログラムなどが予め記憶されている不揮発性のメモリである。

上記ネットワークインターフェース１４は、文書管理装置２から例えば画像データや電子メールを受信するためのインターフェースである。したがって、図１に示す構成例では、上記ネットワークインターフェース１４は、文書管理装置２から画像データを受信する機能や電子メールを受信するためのインターフェースとして機能する。ネットワークインターフェース１４としては、例えば、ＬＡＮ、ＵＳＢ、無線通信用のインターフェースが想定される。

上記ＨＤＤ１５は、磁気ディスクなどにより構成された記憶装置である。上記ＨＤＤ１５には、各種のデータがファイル形式で記憶される。つまり、当該文書管理装置１が管理対象とする文書を構成するデータ及び前記文書に関連した内容を示す関連情報を示すデータは、ファイルとして上記ＨＤＤ１５に記憶される。

また、上記ＨＤＤ１５には、データテーブルとしての第１のファイル管理テーブル２３、第２のファイル管理テーブル２４、文書管理テーブル２５、色管理テーブル２６などが設けられている。

上記第１のファイル管理テーブル２３および第２のファイル管理テーブル２４は、管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関する管理情報（ファイル管理情報）を記憶するテーブルである。上記文書管理テーブル２５は、管理対象となる文書に関する管理情報（文書管理情報）及び関連情報を記憶するテーブルである。上記色管理テーブル２６は、管理対象となる文書に関連づけられる色に関する情報（色管理情報）を記憶するテーブルである。なお、各データテーブル２３〜２６については、後で詳細に説明する。

また、上記ＨＤＤ１５には、少なくとも、ＰＣを文書管理装置１として機能させるためのアプリケーションプログラム（文書管理用プログラム）２７、および、設定情報２８が記憶されている。

上記文書管理用プログラム２７は、後述する、電子メールの受信処理、文書管理情報の登録処理、イメージ生成処理、文書検索画面の表示処理、ヘッダ情報の表示処理、文書マップ生成処理、文書検索処理などの各種の処理をＰＣに実行させるためのプログラムにより構成される。すなわち、上記文書管理用プログラム２７を実行することにより、ＰＣは、電子メールを受信する機能、文書管理情報を登録する機能、イメージを生成する機能、文書検索画面を表示する機能、ヘッダ情報を表示する機能、文書マップを生成する機能、および、文書検索を行う機能などの各種の機能を実現する。

上記表示器ドライバ１６は、上記表示器１７の表示内容を制御する駆動回路などにより構成される。上記表示器ドライバ１６は、上記表示器１７に表示する画像の信号を表示器１７へ出力するインターフェースとして機能する。上記マウスドライバ１８は、マウス１９に入力された情報を検知する回路などにより構成される。上記マウスドライバ１８では、マウス１９の動き、マウス１９に設けられたボタンへの入力、あるいは、マウス１９に設けられたホイールの回転量などを検知する。上記マウスドライバ１８は、マウス１９の動き、マウス１９のボタンへの入力、あるいは、マウス１９のホイールの回転量などを示す信号をＣＰＵ１１へ通知するようになっている。

上記キーボードインターフェース２０は、キーボード２１に入力された情報を検知し、上記ＣＰＵ１１へ通知するものである。上記キーボード２１は、文字、数字あるいは記号などの複数のキーにより構成される。上記キーボード２１の各キーへの入力は、上記キーボードインターフェース２０により検知され、入力されたキーを示す信号としてＣＰＵ１１に通知されるようになっている。

図２は、上記マウス１９の構成例を示す図である。

上記マウス１９は、図２に示すように、動作検知機構３１、右ボタン３２、左ボタン３３、ホイール３４などを有している。上記マウス１９は、図２に示す状態で平面上に置かれた状態で操作される。図２に示す状態のマウス１９は、ユーザの手で保持される。ユーザは、平面上で図２に示す状態のマウス１９を動かし、必要に応じて上記右ボタン３２、左ボタン３３及びホイール３４を操作する。

上記動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを信号に変換するための機構である。たとえば、上記動作検知機構３１は、マウス１９の動きに応じて回転する球体とその球体の動きを信号に変換する機構により構成される。また、上記動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを検知する光学センサと光学センサにより検知したマウス１９の動きを信号に変換する機構などにより構成されるものであっても良い。上記動作検知機構３１は、図２に示す状態で平面に接する側に設けられる。すなわち、ユーザが図２に示す状態で保持したマウス１９を動かすと、上記動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを検知する。また、上記動作検知機構３１が検知したマウスの動きを示す信号は、上記マウスドライバ１８へ出力される。

上記右ボタン３２は、図２に示す状態においてマウス１９本体の右側に設けられたボタンである。この右ボタン３２は、たとえば、図２に示す状態のマウス１９本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの人差し指や中指などで操作されるボタンである。上記左ボタン３３は、図２に示す状態においてマウス１９本体の左側に設けられたボタンである。この左ボタン３３は、たとえば、図２に示す状態のマウス１９本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの中指あるいは薬指などで操作されるボタンである。
上記ホイール３４は、図２に示す状態においてマウス１９中央部付近に設けられた回転部材である。図２に示す例では、ホイール３４は、右ボタン３２と左ボタンとの間に設けられている。たとえば、上記ホイール３４は、図２に示す状態のマウス１９本体を保持したユーザの人差し指、中指あるいは薬指などで操作される。
また、上記ホイール３４は、一定方向にのみ回転するように設置されている。図２に示す例では、上記ホイール３４は、手前から奥への方向（図２の下から上への方向）とその逆の方向（図２の下から上への方向）に回転する。以下の説明では、上記ホイール３４の回転方向については、手前から奥（図２の下から上）への回転方向を正方向とし、その奥から手前（図２の下から上）への回転方向を逆方向として説明を行うものとする。

また、上記ホイール３４は、ボタンとしても機能するようにしても良い。この場合、上記ホイール３４は、ホイール３４自体を押下げることにより特定の入力が行われるようになっている。さらには、上記ホイール３４を右あるいは左に押し倒すことにより特定の入力できるようにしても良い。

次に、上記文書管理装置１により管理される文書の表示画面（文書検索画面）について説明する。

図３Ａは、上記文書管理装置１の表示器１７に表示した文書検索画面（文書の表示画面）４０の表示例を示す図である。

上記文書管理装置１では、上記表示器１７に表示した表示ウインドウに文書検索画面４０を表示する。この文書検索画面４０では、図３Ａに示すように、ユーザによる操作に応じて、当該文書管理装置１が管理している文書を構成する各ページの画像をページ単位で表示する。図３Ａに示すような文書検索画面４０に表示される画像を参照することにより、ユーザは、所望の文書を検索するようになっている。

図３Ａに示す表示例において、上記文書検索画面４０には、各種の操作キーなどからなるツールバーの他、画像表示領域４１、文書マップ（検索用バー）４２、矢印４３などが表示される。

上記画像表示領域４１は、上記表示器１７に表示される文書検索画面４０としての表示ウインドウの略中央の領域である。上記画像表示領域４１には、ユーザが操作に応じて文書を構成する１または複数ページの画像がページ単位で表示される。

上記文書マップ４２は、上記文書検索画面４０の右端の領域に表示される。上記文書マップ４２では、当該文書管理装置１で管理している各文書を示すバー（線）を時系列順に積み重ねて表示している。これは、当該文書管理装置１で管理している各文書が積み重なった状態を示している。図３Ａに示す文書マップ４２では、最上部のバーが最新の文書時刻を有する文書（最も新しい文書）を示し、最下部のバーが最古の文書時刻を有する文書（最も古い文書）を示している。つまり、図３Ａに示す文書マップ４２において、積み重ねられている各バーは、上側であればあるほど、新しい文書を示しており、下側であればあるほど、古い文書を示している。

上記矢印４３は、上記文書検索画面４０において上記文書マップ４２に隣接する領域に表示される。上記矢印４３では、上記画像表示領域４１に表示している画像が属する文書を示すバーの文書マップ４２上における位置を示している。つまり、上記矢印４３は、文書マップ４２上における表示中の文書を示すバーの位置を示している。

また、上記文書マップ４２において、各文書に対応する各バーは、各文書に対応づけられている色により表示される。上記文書マップ４２に表示される各文書に対応する各バーの色は、例えば、文書を構成するデータのファイルが保存されているフォルダごとに設定される。この場合、同一フォルダにデータが保存されている文書は、同じ色で表示され、異なるフォルダにデータが保存されている文書は、異なる色で表示される。これにより、ユーザは、上記文書マップ４２に表示されている色によって、各文書が保存されているフォルダを直感的に認識することができる。なお、上記文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色は、文書としてのファイルの拡張子あるいは文書を開くためのアプリケーションごとに設定するようにしても良い。

図３Ｂは、電子メールに添付された文書とともに、前記電子メールのヘッダ情報から所定の内容を表示するメモの上記文書検索画面４０における表示例を示す図である。メモ４１ａは、電子的な付箋である。メモ４１ａには、表示されている文書Ｘがファイルとして添付されていた電子メールのヘッダ情報に含まれる所定の内容が表示される。例えば、図３Ｂに示すように、メモ４１ａには、メッセージＩＤと呼ばれるメール固有のＩＤ（以下、メールＩＤとする。）（ＸＸＸＸＸＸ）、宛先名（ｂｂｂｂｂｂｂｂｂｂ＿ｂｂｂｂ）、送信者名（ａａａａａａａａａａ＿ａａａａ）、電子メールを受信したときの時刻（ＸＸＸＸ（西暦）／ＸＸ（月）／ＸＸ（日）／ＸＸ：ＸＸ（時刻））が表示される。このように文書Ｘに関連付けて表示されるメモ４１ａの内容を示すヘッダ情報のデータは、後述する文書管理情報の登録処理において発番される文書ＩＤに関連付けてＨＤＤ１５に保存されている。

次に、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像の切り替えについて説明する。

図４は、上記文書管理装置１で管理する文書と上記画像表示領域４１に表示する画像との関係を示す図である。

上記文書管理装置１で管理する各文書は、図４に示すように、１ページあるいは複数のページからなっている。また、図３に示すような文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像は、上記マウス１９あるいはキーボード２１への入力に応じて切り替えられるようになっている。上記画像表示領域４１に表示する画像の切換としては、文書の切り換えとページの切り換えとがある。

上記文書管理装置１では、図４に示すように、複数の文書を、その文書の作成時刻あるいは更新時刻などの文書時刻に基づいて時系列順に管理する。このような各文書の順序は、上記文書マップ４２に積み重ねて表示する各文書に対応するバーの表示順にも反映される。従って、上記文書マップ４２には、図３に示すように、各文書に対応するバーが時系列順に積み重ねて表示される。

さらに、上記文書管理装置１では、図４に示すように、各文書における複数のページをページ順に管理する。

上記文書管理装置１では、マウス１９あるいはキーボード２１への縦方向（図３の上下方向）の操作に応じて、上記文書検索画面４０において表示する文書を切り換える。また、上記文書管理装置１では、マウス１９あるいはキーボード２１への横方向（図３の左右方向）の操作に応じて、上記文書検索画面４０において表示するページを切り換える。

すなわち、ユーザがマウス１９やキーボード２１などにより縦方向の操作を行った場合、上記文書管理装置１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する文書を切り換える。この結果、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、ユーザによる縦方向の操作に応じて切り換えた文書の代表画像（例えば、当該文書の１ページ目の画像）が表示される。また、ユーザがマウス１９やキーボード２１などにより横方向の操作を行った場合、上記文書管理装置１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示するページを切り換える。この結果、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、ユーザによる横方向の操作に応じて切り換えられたページの画像が表示される。

まず、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像を文書単位で切り換える場合について説明する。

文書の切り替えは、ユーザがマウス１９あるいはキーボード２１などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、上記画像表示領域４１に表示する画像としての文書は、縦方向（上下方向）の操作に応じて切り換えられるものとする。たとえば、キーボード２１の上下のカーソルキー（上キー及び下キー）への入力、あるいは、マウス１９などのポインティングデバイスによる縦方向の操作に応じて、文書が切り換えられる。また、本実施例では、マウス１９のホイール３４の回転に応じて、文書を切り換える。マウス１９のホイール３４による文書に切り替え処理については後で詳細に説明する。

上記のような操作によって文書が切り換えられた場合、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、当該文書の代表画像としての１ページ目の画像が表示される。つまり、マウス１９あるいはキーボード２１などにより文書を切り換えられるごとに、上記画像表示領域４１には、各文書の１ページ目の画像が順次表示される。なお、各文書の代表画像は、当該文書の各ページから特定のページを代表画像として設定するようにしても良い。

すなわち、上記画像表示領域４１に表示する文書の代表画像（１ページ目の画像）を切り換える場合、ユーザは、マウス１９あるいはキーボード２１などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示する。すると、上記文書管理装置１は、上記画像表示領域４１に表示する文書の１ページ目の画像を各文書の時系列順に順次切り換える。なお、このとき関連情報が関連付けられている文書には、メモが表示される。この関連情報を表示する処理については後述する。

次に、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像をページ単位で切り換える場合について説明する。

ページの切り替えは、ユーザがマウス１９あるいはキーボード２１などの入力デバイスによりページの切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、上記画像表示領域４１に表示する画像としてのページは、横方向の操作に応じて切り換えられるものとする。たとえば、キーボードの左右カーソルキー（右キー及び左キー）への入力などに応じてページが切り替えられる。

上記のような操作によってページが切り換えられるごとに、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、表示中の文書を構成する各ページの画像が順次表示される。すなわち、特定の文書における特定のページを上記画像表示領域４１に表示させる場合、ユーザは、まず、上述した文書の切り換えによって上記画像表示領域４１に所望の文書の１ページの画像を表示させる。このような表示状態において、当該ユーザは、マウス１９あるいはキーボード２１などによりページの切り換えを指示する。すると、上記文書管理装置１は、表示中の文書を構成する各ページの画像をページ順に上記画像表示領域４１に順次表示する。

次に、上記のように構成される文書管理装置１において文書を管理するための各種のデータテーブル２３〜２６について説明する。

上記文書管理装置１では、管理対象の各文書を構成するデータ及び関連情報のデータがファイルとして上記ＨＤＤ１５などに記憶される。上記ＨＤＤ１５に記憶された文書を構成するデータのファイルは、上記第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４により管理される。また、関連情報のデータのファイルは、ＨＤＤ１５の所定のフォルダに記憶される。また、上記ＨＤＤ１５に記憶されたファイルに対応する文書は、上記文書管理テーブル２５により管理される。また、上記文書検索画面４０の文書マップ４２において各文書を示すバーの色については、上記色管理テーブル２６により管理される。

まず、上記第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４について説明する。

図５は、上記第１のファイル管理テーブル２３の構成例を示す図である。また、図６は、上記第２のファイル管理テーブル２４の構成例を示す図である。

上記第１のファイル管理テーブル２３および第２のファイル管理テーブル２４は、文書管理装置１により管理する各文書としての各ファイルに関する管理情報を記憶するテーブルである。

図５及び図６に示すように、上記第１のファイル管理テーブル２３および第２のファイル管理テーブル２４では、各ファイルの管理情報として、パス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻、ヘッダ情報などを格納するように構成されている。

上記パスとしては、当該ファイルが存在するドライブ名及びフォルダ名を示す情報とともに、当該ファイルのファイル名を示す情報が記憶される。上記サイズとしては、当該ファイルのデータサイズが記憶される。上記作成時刻としては、当該ファイルを作成した日時が記憶される。上記更新時刻としては、当該ファイルを更新した日時が記憶される。上記アクセス時刻としては、当該ファイルに一番最後にアクセスした日時が記憶される。上記ヘッダ情報としては、上記ネットワークインターフェース１４を介して文書添付された電子メールのヘッダ情報に含まれる所定の情報が記憶される。この所定の情報は、例えばメールＩＤ、宛先名、送信者名である。なお、この実施例においては、電子メールを受信したときの受信時刻も記憶される。

また、上記第１のファイル管理テーブル２３では、過去の時点における各ファイルの管理情報が記憶されている。ここで、過去の時点とは、たとえば、前回、当該文書管理装置１を起動させた時点である。これに対して、上記第２のファイル管理テーブル２４では、現在のファイルの一覧を示している。従って、上記第２のファイル管理テーブル２４は、ファイルの更新および追加に応じて随時更新される。

たとえば、当該文書管理装置１が起動する際、その時点での第２のファイル管理テーブル２４の情報が第１のファイル管理テーブルとして保存され、新たな第２のファイル管理テーブル２４が作成（更新）される。この第２のファイル管理テーブル２４には、新たに追加されたファイルおよび更新されたファイルに関する管理情報が記憶される。言い換えると、前回の起動時のファイルと今回の起動時のファイルとの差異は、上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４との差分として現れる。本実施例では、ファイルの更新状況（新規登録あるいは更新）は、上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４との差分により判断するようになっている。

ここで、ファイルの新規登録の例として、上記文書管理装置１が上記ネットワークインターフェース１４を介して複数ページの画像からなる文書を取得した場合を想定する。この場合、上記ネットワークインターフェース１４を介して取得した文書のデータは、新規登録のファイルとして上記ＨＤＤ１５に記憶される。この際、上記第２のファイル管理テーブル２４には、当該ファイルに関する管理情報を格納するフィールドが追加され、新規登録のファイルの管理情報として、パス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などが記憶される。なお、この場合、上記第１のファイル管理テーブル２３の情報は、変更されずに保持される。

また、他のファイルの新規登録の例として、上記文書管理装置１が上記ネットワークインターフェース１４を介して文書のファイルが添付された電子メールを受信した場合を想定する。この電子メールに添付された文書のデータは新規登録のファイルとして上記ＨＤＤ１５に記憶される。この際、上記第２のファイル管理テーブル２４には、当該文書のファイルに関する管理情報を格納するフィールドが追加され、新規登録のファイルの管理情報として、パス、サイズ、作成時刻、更新時刻、ヘッダ情報などが記憶される。例えば図６に示すように「Ｃ￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」に保存された文書が、電子メールで受信した文書である場合は、ヘッダ情報のエリアに、メールＩＤ、宛先名、送信者名、受信時刻が登録される。なお、上記電子メールを受信したときの処理は後述する。なお、アクセス時刻は、このときの処理では例えば空欄にしておけば良い。

また、ファイルの更新の例として、上記第２のファイル管理テーブル２４に管理情報が存在するファイルを更新した場合を想定する。この場合、更新されたファイルは、上記ＨＤＤ１５内の既存のファイルに上書き保存される。この際、上記第２のファイル管理テーブル２４における当該ファイルの管理情報は、サイズ、更新時刻、アクセス時刻、ヘッダ情報などの情報が更新したファイルに基づいて書き換えられる。なお、この場合も、上記第１のファイル管理テーブル２３の情報は、変更されずに保持される。

次に、上記文書管理テーブル２５について説明する。

図７、図８及び図９は、文書管理テーブル２５の構成例を示す図である。

文書管理テーブル２５は、上記第１のファイル管理テーブル２３により管理されるファイルを文書として管理するためのテーブルである。図７、図８及び図９に示すように、上記文書管理テーブル２５では、文書に関する管理情報として、順序、文書ＩＤ、状態、ページ数、文書時刻、ファイル名、色ＩＤ、ヘッダ情報などが記憶されている。

上記順序としては、各文書の表示順位を示す情報が記憶される。上述のように、各文書は、図３に示すような文書検索画面４０において、文書時刻に基づく時系列順に表示される。従って、上記文書管理テーブル２５では、文書時刻が新しい順に各文書の順序を管理する。

上記文書ＩＤとしては、各文書を識別するための各文書に与えられたユニークなＩＤ情報が記憶される。

上記状態としては、各文書の処理状態を示す情報が記憶される。たとえば、上記状態としては、「更新」状態であることを示す情報、あるいは、「完了」状態であることを示す情報が記憶される。「完了」は、当該文書の更新（更新あるいは新規登録）が完了している状態であることを示す。「更新」は、当該文書が更新（更新あるいは新規登録）待ちの状態であることを示す。

上記ページ数としては、当該文書のページ数を示す情報が記憶される。上記ページ数は、当該文書の状態が「完了」となった際に確定される。

上記文書時刻としては、各文書の作成時刻あるいは更新時刻が記憶される。たとえば、上記文書時刻としては、上記第１のファイル管理テーブル２３において管理されている当該文書に対応するファイルの更新時刻が記憶される。

上記ファイル名としては、当該文書に対応するファイルを示す情報が記憶される。たとえば、上記ファイル名としては、各文書に対応するファイルについての、ドライブ名、フォルダ名及びファイル名が記憶される。

上記色ＩＤとしては、各文書を示す情報を表示するための色を示す情報が記憶される。また、上記色ＩＤとは、色を識別するための各色に与えられたユニークなＩＤ情報である。なお、上記色ＩＤに対応する実際の色を示す情報は、上記色管理テーブル２６により示される。

上記ヘッダ情報としては、文書ＩＤで特定される文書のファイルが添付された電子メールのヘッダ情報が記憶される。なお、この実施例においては、上記第２のファイル管理テーブル２４に記憶されているヘッダ情報が、後述する文書管理情報の登録処理を行う際に、そのまま登録される。

また、上記文書管理テーブル２５は、後述する文書管理情報の登録処理により更新される。たとえば、図７に示す文書管理テーブル２５では、９つの文書が管理されている。この状態において、文書ＩＤ「１００８」の文書が更新され、文書ＩＤ「１０１０」の文書と文書ＩＤ「１０１１」の文書とが新たに追加されたものとする。この場合、後述する文書管理情報の登録処理では、図７に示す文書管理テーブル２５には、状態を「更新」と設定した３つの文書（文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」および文書ＩＤ「１０１１」）が登録される。この場合、図８に示すような文書管理テーブル２５が作成される。

また、図８に示す文書管理テーブル２５では、文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」、文書ＩＤ「１０１１」の３つの文書の状態が「更新」として記憶されている。図８に示すように、上記文書管理テーブル２５において状態が「更新」と設定されている文書については、順次、後述するイメージ生成処理が行われる。つまり、イメージ生成処理による処理が完了した文書は、状態が「完了」に書換られる。従って、文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」、文書ＩＤ「１０１１」の３つの文書のイメージ生成処理が完了すると、図８に示す文書管理テーブル２５は、図９に示す文書管理テーブル２５に書換られる。

なお、各文書のページ数は、後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数により確定するものとする。このため、上記文書管理テーブル２５では、図８に示すように、状態が「更新」となっている各文書のページ数が空欄となっている。したがって、状態が「更新」から「完了」に変更された文書については、図９に示すように、後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数がページ数として記憶される。

次に、上記色管理テーブル２６について説明する。

図１０は、色管理テーブル２６の構成例を示す図である。

上記色管理テーブル２６は、色ＩＤ、色（実際の色を示す情報）、および、フォルダを関連づけているテーブルである。上記のように、上記文書管理テーブル２５では、各文書に対応づけられている色を色ＩＤで示している。従って、各文書が対応する色は、上記文書管理テーブル２５の色ＩＤと上記色管理テーブル２６の色とにより判断される。なお、各文書に対応づけられている色とは、上記文書検索画面４０の文書マップ４２に表示する各文書に対応するバーの色である。

また、上述したように、本実施例では、上記文書検索画面４０の文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色がフォルダごとに設定されるものとしている。従って、上記色管理テーブル２６では、図１０に示すように、各フォルダに対応する色ＩＤと色とを示している。なお、上記文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色をファイルの拡張子あるいは文書を開くためのアプリケーションごとに設定する場合、上記色管理テーブル２６では、各拡張子あるいはアプリケーションに対応する色ＩＤと色とが記憶される。

続いて、文書管理装置２から送信された文書のファイルが添付された電子メールを受信したときの文書管理装置１で行われる処理について説明する。

図１１は、上記文書のファイルが添付された電子メールを受信したときの処理を説明するためのフローチャートである
上記ＣＰＵ１１は、先ず、上記電子メールの受信処理を行う（ステップＳ１１）。これにより、上記電子メールを示すデータがＨＤＤ１５の所定のフォルダに記憶される。このとき、上記電子メールのデータはＨＤＤ１５の所定のフォルダに格納される。また、添付ファイルのデータはＨＤＤ１５の所定の別のフォルダに格納される。

続いて、上記ＣＰＵ１１は、上記電子メールに添付されたファイルがまだあるかどうかを上記所定のフォルダに格納された電子メールのデータに基づいて判断する（ステップＳ１２）。このとき、上記電子メールのデータにファイルを示す記述があるかどうかは、上記電子メールのデータの先頭から読み取られ、判断される。

添付ファイルがまだあると判断した場合には、上記ＣＰＵ１１は、そのファイルのデータを上記別のフォルダから取得する（ステップＳ１３）。このようにファイルのデータを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５に登録する対象となるファイルか否かを判断する（ステップＳ１４）。すなわち、そのファイルから印刷イメージを作成することができるか否かを判断する。そして、印刷イメージが作成できるファイルが登録の対象となるファイルと判断される。本実施例では、後述する文書検索処理を行うときに印刷イメージが上記文書検索画面４０に表示される表示用イメージとなるからである。

ここで、上記ファイルが登録の対象となると判断すると、上記ＣＰＵ１１は、上記ファイルを上記第２のファイル管理テーブル２４に登録する（ステップＳ１５）。すなわち、上述したように上記ファイルのパス、サイズ、作成時刻、更新時刻が上記第２のファイル管理テーブル２４に登録される。なお、アクセス時刻については例えば空欄にしておく。

そして、上記ＣＰＵ１１は、前記受信した電子メールのヘッダ情報のデータを取得する（ステップＳ１６）。なお、図１２は、電子メールのヘッダ情報のデータの一部の例を示す図である。図１２は、宛先名、送信者名などが記述されている。上記ＣＰＵ１１は、上記ヘッダ情報のデータから、宛先名、送信者名、メールＩＤ、受信時刻を取得する。

このように宛先名、送信者名、メールＩＤ、受信時刻を取得すると、上記ＣＰＵ１１は、これらの情報を上記第２のファイル管理テーブル２４に前記文書のファイルと関連付けて登録する（ステップＳ１７）。

このようにヘッダ情報のデータが文書のファイルと関連づけられて登録されたとき（ステップＳ１７）、上記判断で添付ファイルが登録の対象となるものではないと判断されたとき（ステップＳ１４、ＮＯ）は、ステップＳ１２の処理へ戻る。これにより、電子メールに複数の文書が添付されている場合には、全ての文書がそれぞれ、上記電子メールのヘッダ情報と関連付けて上記第２のファイル管理テーブル２４に登録される。

次に、上記文書管理装置１における文書管理情報の登録処理について説明する。

図１３は、文書管理装置１における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャートである。

まず、上記文書管理装置１が起動する場合、つまり、上記文書管理装置１としてのＰＣが文書管理用プログラム２７を起動する場合、上記ＣＰＵ１１は、まず、前回のファイル情報として、上記ＨＤＤ１５内の上記第１のファイル管理テーブル２３を読み出す（ステップＳ１０１）。上記第１のファイル管理テーブル２３を読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、現在のファイル情報として、上記ＨＤＤ１５内の上記第２のファイル管理テーブル２４を読み出す（ステップＳ１０２）。

上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４とを読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、上記第１のファイル管理テーブル２３に格納されている全てのファイルの管理情報（前回のファイル情報）と上記第２のファイル管理テーブル２４に格納されている全てのファイルの管理情報（現在のファイル情報）との差分を検出する差分ファイルの検出処理を行う（ステップＳ１０３）。この差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルを示す情報は、たとえば、ＲＡＭ１２などに一時的に保存される。

上記差分ファイルの検出処理は、前回のファイル情報の作成時から現在の間に、更新されたファイル、あるいは、新規に追加されたファイルを抽出する処理である。なお、アクセス時刻については、本実施例では、差分ファイルとして検出する対象としないものとする。

すなわち、前回のファイル情報に存在せずに現在のファイル情報に存在するファイル、つまり、上記第２のファイル管理テーブル２４にのみ存在するファイルは、新規に追加されたファイルであると判断する。

また、現在のファイル情報における更新時刻と前回のファイル情報における更新時刻とが異なるファイル、つまり、上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４とで更新時刻が異なるファイルは、更新されたファイルであると判断する。

なお、現在のファイル情報に存在せずに前回のファイル情報に存在するファイル、つまり、上記第１のファイル管理テーブル２３にのみ存在するファイルは、削除されたファイルであると判断する。

たとえば、図５に示す第１のファイル管理テーブル２３と図６に示す第２のファイル管理テーブル２４とによる差分ファイルの検出処理では、ファイル名が「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」、「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」、「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」の３つのファイルが差分ファイルとして検出される。

この場合、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ２￥ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」）は、更新時刻が異なっている。したがって、ファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」のファイルは、更新されたファイルであると判断する。

また、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３￥ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」）とパスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」とは、第２のファイル管理テーブル２４のみに存在する。従って、ファイル名「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイルとファイル名「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」のファイルとは、新規に追加されたファイルであると判断する。

上記のような差分ファイルの検出処理により差分ファイルが検出された場合（ステップＳ１０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、検出された差分ファイルの管理情報を順次読み出し、上記文書管理テーブル２５の更新処理を行う（ステップＳ１０５〜Ｓ１１２）。この文書管理テーブル２５の更新処理は、上記差分ファイルの検出処理により検出された全ての差分ファイルに対する処理が完了するまで繰り返し実行される。

すなわち、上記差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルがある場合（ステップＳ１０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルの管理情報を１つ読み出す（ステップＳ１０５）。１つの差分ファイルを読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルが更新されたファイル（更新時刻が変更されたファイル）であるか、新規に追加するファイルであるかを判断する（ステップＳ１０６）。

この判断により読み出した差分ファイルが更新されたファイルであると判断した場合（ステップＳ１０６、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５において当該ファイルに対応する文書の管理情報を更新する処理を行う（ステップＳ１０７）。

また、上記判断により読み出した差分ファイルが更新されたファイルでないと判断した場合、つまり、当該差分ファイルが新規に追加するファイルであると判断した場合（ステップＳ１０６、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルが新規に作成されたフォルダ（新規フォルダ）に記憶されたファイルであるであるか否かを判断する（ステップＳ１０８）。この判断では、当該ファイルが記憶されているフォルダが上記色管理テーブル２６により色が管理されているフォルダであるか否かにより新規フォルダであるか否かを判断する。つまり、上記色管理テーブル２６において色が設定されているフォルダは、既存のフォルダであるものと判断する。

例えば、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３￥ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイルについては、図１０に示す色管理テーブルにおいて、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダには、既に色が割り当てられている。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダは、新規フォルダでないと判断する。これに対して、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」のファイルについては、図１０に示す色管理テーブルにおいて、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダには、色が割り当てられていない。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダは、新規のフォルダであると判断する。

上記判断により新規フォルダであると判断した場合（ステップＳ１０８、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、当該新規フォルダに割り当てる色を生成する（ステップＳ１０９）。たとえば、新規フォルダには、他のフォルダに割り当てられていない新しい色を割り当てるものとする。この生成した色には、ユニークな色ＩＤが割り当てられる。当該新規フォルダに割り当てる色を生成すると、上記ＣＰＵ１１は、当該新規フォルダに対する色情報として、新規フォルダに色とその色の色ＩＤとを対応づけた色情報を上記色管理テーブル２６に追加する（ステップＳ１１０）。

当該差分ファイルが記憶されている新規フォルダに対する色情報を追加すると、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルに対応する文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５に追加する新規文書の追加処理を行う（ステップＳ１１２）。

また、上記判断により新規フォルダでないと判断した場合（ステップＳ１０８、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記色管理テーブル２６により当該ファイルが記憶されているフォルダに割り当てる色ＩＤを取得する（ステップＳ１１１）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルに対応する文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５に追加する新規文書の追加処理を行う（ステップＳ１１２）。

また、上記ステップＳ１１１及びＳ１１２の新規文書の追加処理では、上記第２のファイル管理テーブル２４と上記色管理テーブル２６とを参照することにより、新たに追加されたファイルに対応する文書の管理情報を生成する。

たとえば、文書の管理情報における文書時刻には、当該差分ファイルの更新時刻が用いられる。文書の管理情報におけるファイル名には、当該差分ファイルのパスが用いられる。文書の管理情報における文書ＩＤは、既存の文書と識別するため、新たに生成されるユニークな情報が用いられる。文書の管理情報における色ＩＤは、当該差分ファイルが記憶されているフォルダに対応づけられている色の色ＩＤが用いられる。当該ヘッダ情報は、当該差分ファイルのヘッダ情報が用いられる。ただし、文書の管理情報におけるページ数は空欄とされ、文書の管理情報における状態が「更新」とされる。これは、後述するイメージ生成処理によって当該ファイルからイメージデータを生成する際に、文書の管理情報におけるページ数を確定させるためである。

また、上記差分ファイルの検出処理により差分ファイルが検出されなかった場合、あるいは、上記差分ファイルの検出処理により検出した全ての差分ファイルに対する処理が完了した場合（ステップＳ１０４、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、今回の起動時のファイル情報として現在の第２のファイル管理テーブル２４に格納されている情報を、上記第１のファイル管理テーブル２３に記憶する（ステップＳ１１３）。従って、上記第１のファイル管理テーブル２３には、当該差分ファイルの検出処理を行った際（今回の起動時）のファイル情報が記憶される。これにより、次回の起動時に、当該第１のファイル管理テーブル２３に格納されている情報が前回のファイル情報として用いられる。

上記のような処理により、上記文書管理テーブル２５には、更新されたファイルに対応する文書の管理情報、および、新たに追加されたファイルに対する文書の管理情報が状態を「更新」として登録される。なお、状態が「更新」の文書は、後述する文書のイメージ生成処理により状態が「完了」となり、ページ数が確定する。

次に、文書のイメージ生成処理について説明する。

図１４はイメージ生成処理を説明するためのフローチャートである。

上記文書管理情報の登録処理では、上記文書管理テーブル２５に更新されたファイルおよび新規登録されたファイルに対応する文書の管理情報が「更新」状態として登録される。このような「更新」の状態のファイルは、表示用のイメージが生成されていないことを示している。このため、「状態」が「更新」となっている文書については、表示用のイメージを生成する必要がある。このような文書の表示用のイメージを生成する処理をイメージ生成処理と呼ぶこととする。

すなわち、上記のような文書管理情報の登録処理が完了すると、上記ＣＰＵ１１は、表示用のイメージを生成するイメージ生成処理を行う。上記イメージ生成処理が起動すると、ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５から全ての文書の管理情報を読込む（ステップＳ２０１）。上記文書管理テーブル２５から文書の管理情報を読込むと、上記ＣＰＵ１１は、各文書の管理情報における文書時刻に基づいて全ての文書の管理情報を整列する（ステップＳ２０２）。これにより、上記文書管理テーブル２５は、全ての文書の管理情報が文書時刻順（時系列順）に並び替えられた状態となる。例えば、図８に示す例では、最新の３つの文書が「更新」の状態となっている。

上記文書管理テーブル２５における文書の管理情報を文書時刻に基づいて整列させると、上記ＣＰＵ１１は、イメージ生成処理が施されていない文書（未処理の文書）が存在するか否かを判断する（ステップＳ２０３）。この判断により未処理の文書が存在すると判断すると、上記ＣＰＵ１１は、未処理の文書の管理情報を１文書ごとに読み出す（ステップＳ２０４）。

未処理の１つの文書の管理情報を読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、読み出した文書の管理情報における「状態」が「更新」であるか否かを判断する（ステップＳ２０５）。この判断により「状態」が「更新」であると判断した場合（ステップＳ２０５、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、当該文書の表示用のイメージを生成する処理を行う（ステップＳ２０６）。

なお、このイメージ生成処理において、当該文書の表示用のイメージとしては、文書を構成する各ページのビットマップイメージを生成するものとする。また、本実施例では、当該文書の表示用のイメージデータは、プリント用のイメージデータとして作成されるものとする。各文書のデータは、テキストデータ、あるいは、画像データなどの種々の形式のデータで形成される。

上記文書管理装置１では、種々の形成のデータからなる文書を管理対象とする。このため、上記文書管理装置１では、文書を構成する各ページのデータをそれぞれプリント用のイメージデータとして生成する。通常、種々のアプリケーションプログラムで使用される種々の形式のデータは、当該アプリケーションプログラムにおいてプリント用のイメージが作成されるようになっている。例えば、文書がテキストデータである場合、当該文書の表示用のイメージは、たとえば、ワードプロセッサのアプリケーションプログラムによりプリント用のイメージとして生成される。

このようなイメージ生成処理により表示用のイメージデータを生成すると、上記ＣＰＵ１１は、当該文書を構成する各ページの画像（各ページの表示用のイメージデータ）を、それぞれイメージデータのファイルとしてＨＤＤ１５に保存する（ステップＳ２０７）。これにより、当該文書のページ数分のイメージデータのファイルがＨＤＤ１５に保存される。当該文書の各ページのイメージデータのファイルをＨＤＤ１５に保存すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５の当該文書の管理情報とおける「状態」を「完了」に変更する（ステップ２０８）。さらに、上記ＣＰＵ１１は、イメージデータとして生成したファイル数からページ数を特定し、文書管理テーブル２５における当該文書の管理情報としてページ数を設定する（ステップＳ２０９）。

また、上記未処理の文書がなくなった場合、つまり、上記文書管理テーブル２５における全ての文書の「状態」が「完了」となった場合（ステップＳ２０３、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、イメージ生成処理を終了する。

上記のように、本実施例では、各文書の表示用のイメージデータは、当該文書のページごとに１ファイルとして生成されるものとする。また、各文書の表示用のイメージデータは、ＴＩＦ、ＰＤＦなどどのような形式でも良い。本実施例では、ＪＰＥＧ形式が用いられる。

ただし、各ページのイメージとしての表示用のイメージデータの各ファイルは、文書ＩＤとページ番号からファイル名が特定できるものとする。たとえば、表示用のイメージデータのファイルは、それぞれ「文書ＩＤ−ページ番号.jpg」というファイル名で保存されるものとする。

例えば、図８に示す文書管理テーブル２５において「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書が３ページの画像により構成されるものとする。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」文書についての表示用のイメージ生成処理では、３ページの表示用のイメージデータ（３つのＪＰＥＧ形式の画像データのファイル）が生成される。

また、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書は、図８に示すように、文書ＩＤが「１０１１」である。このため、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書の表示用のイメージデータとしては、「１０１１−００１．ｊｐｇ」、「１０１１−００２．ｊｐｇ」、および、「１０１１−００３．ｊｐｇ」というファイル名の３つのファイルが生成される。

この場合、図８に示す文書管理テーブル２５における文書ＩＤが「１０１１」の文書の管理情報は、図９に示すように、「状態」が「完了」、「ページ数」が「３」に設定される。なお、図９は、図８に示す状態の文書管理テーブル２５に対する上記イメージ生成処理が完了した場合の文書管理テーブル２５の例を表すものである。

なお、上記イメージ生成処理は、他の処理と並行して実行するようにしても良い。つまり、上記イメージ生成処理は、他の処理のバックグラウンドで実行するようにしても良い。たとえば、「状態」が「更新」となっている文書が多い場合、あるいは、「状態」が「更新」となっている文書のページ数が多い場合、上記イメージ生成処理は、処理に時間がかかる可能性がある。したがって、上記イメージ生成処理の実行中であっても、上記ＣＰＵ１１は、後述するような文書検索画面４０の表示処理などを行うようにするようにしても良い。

次に、上記文書検索画面（文書検索用の表示ウインドウ）４０を表示する際の表示処理について説明する。

図１５は、上記文書検索画面４０の表示処理を説明するためのフローチャートである。

まず、上記文書検索画面４０を表示（起動）する場合、上記ＣＰＵ１１は、まず、文書管理テーブル２５に格納されている全ての文書の管理情報を読込む（ステップＳ３０１）。上記文書管理テーブル２５に格納されている全ての文書の管理情報を読込むと、上記ＣＰＵ１１は、読み込んだ全ての文書の管理情報を文書時刻の新しい順（時系列順）に整列させる（ステップＳ３０２）。

全ての文書の管理情報を時系列順に整列させると、上記ＣＰＵ１１は、たとえば、上記ＲＡＭ１２上に現在表示している文書を示す情報を格納する現在文書（表示文書）の格納領域を確保する。現在文書の格納領域を確保すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の格納領域に最も新しい文書を示す情報を設定する（ステップＳ３０３）。ここで、上記現在文書の格納領域には、現在文書を示す情報として、上記文書管理テーブル２５において文書の管理情報として格納されている「順序」が設定されるものとする。言い換えると、上記ＣＰＵ１１は、各文書に与えられた「順序」により、現在表示している文書（現在文書）を示すようになっている。

さらに、上記ＣＰＵ１１は、たとえば、上記ＲＡＭ１２上に現在表示している文書のページ数を示す情報を格納する現在ページ（表示ページ）の格納領域を確保する。現在ページの格納領域を確保すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページの格納領域に文書の代表ページ（本実施例では１ページ目）を示す情報を設定する（ステップＳ３０４）。ここで、上記現在ページの格納領域には、現在ページを示す情報としてページ数が設定されるものとする。

すなわち、上記ＣＰＵ１１は、初期表示の画像として、最も新しい文書の代表ページ（１ページ目）を表示する。このため、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」と設定し、現在ページを「１」と設定する。現在文書を「１」と設定し、かつ、現在ページを「１」と設定すると、上記ＣＰＵ１１は、当該ページ（順序が「１」の文書における「１」ページ目の画像）の表示用のイメージデータのファイルを取得する（ステップＳ３０５）。

このイメージの取得処理では、上記文書管理テーブル２５を参照して表示すべきページのイメージデータのファイルが特定される。すなわち、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５を参照することにより、現在文書として設定されている「順序」（この場合は「１」）に対応する文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページとして設定されている「ページ番号」（この場合は「１」）により現在文書の文書ＩＤと当該ページ番号とからなるイメージデータのファイルを特定する。

たとえば、図９に示す文書管理テーブル２５の例では、「順序」が「１」の文書ＩＤは「１０１１」である。この場合、上記文書ＩＤ「１０１１」の１ページ目のイメージファイルは、「１０１１−００１．ｊｐｇ」という名前で保存されている。従って、現在文書が「１」で、現在ページが「１」に設定されている場合、上記ＣＰＵ１１は、図９に示す文書管理テーブル２５を参照すると、「１０１１−００１．ｊｐｇ」をイメージデータのファイルとして特定する。

上記のようなイメージ取得処理によりイメージデータのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、当該ファイルのイメージデータを上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する（ステップＳ３０６）。

上記画像表示領域４１に取得したファイルのイメージデータを表示すると、上記ＣＰＵ１１は、ヘッダ情報を上記画像表示領域に表示するためにヘッダ情報表示処理を行う（ステップＳ３０７）。このヘッダ情報表示処理については、図１６を参照して説明する。図１６はヘッダ情報表示処理を説明するためのフローチャートである。

先ず、上記ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５を参照し、前記取得したファイルはヘッダ情報が関連付けられているか否かを判断する（ステップＳ１００１）。具体的には、前記取得したファイルの文書ＩＤと対応するヘッダ情報のエリアにヘッダ情報としてメールＩＤ、宛先名、送信者名、受信時刻が記憶されているか否かを判断する。この判断でヘッダ情報が記憶されていると判断すると（ステップＳ１００１、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、そのヘッダ情報を取得する（ステップＳ１００２）。すなわち、上記ＣＰＵ１１は、メールＩＤ、宛先名、送信者名、受信時刻のデータを取得する。この取得したデータは、上記ＲＡＭ１２の所定のエリアに一時的に保存される。そして、上記ＣＰＵ１１は、その取得したデータに基づいて、ヘッダ情報を上記文書検索画面４０上に表示する（ステップＳ１００３）。例えば、ヘッダ情報が、メールＩＤ「ＸＸＸＸＸＸ」、宛先名「ｂｂｂｂｂｂｂｂｂｂ＿ｂｂｂｂ」、送信者名「ａａａａａａａａａａａ＿ａａａａ」、受信時刻「ＸＸＸＸ／ＸＸ／ＸＸ／ＸＸ：ＸＸ」であれば、図３Ｂに示すように、メモ４１ａとしてこれらを示す表示がなされる。このように表示されたメモ４１ａ（ヘッダ情報）は、例えばユーザのマウス１９の操作により、上記画像表示領域４１から消去することも可能であるし、上記画像表示領域４１内の自由な位置に移動させることも可能である。このため、ユーザが上記画像表示領域４１に表示された文書を視認する際に、メモ４１ａが邪魔であるならば、ユーザはマウス１９を操作してメモ４１ａを上記画像表示領域４１から消去することができる。なお、消去したメモ４１ａはユーザのマウス１９の操作により、再度上記画像表示領域４１に表示することも可能である。また、ユーザが、メモ４１ａが重ねられた領域の文書のイメージの領域を視認したい場合は、メモ４１ａを移動させることにより、視認可能となる。

一方、前記取得したファイルはヘッダ情報が関連付けられていないと判断すると（ステップＳ１００１、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、ヘッダ情報を取得し（ステップＳ１００２）、ヘッダ情報を表示する（ステップＳ１００３）処理をパスする。

このようにして、上記画像表示領域４１へヘッダ情報の表示を行うと、上記ＣＰＵ１１は、全ての文書の時系列順に示す文書マップ４２を生成する文書マップ生成処理を行う（ステップＳ３０８）。この文書マップ生成処理については、後で詳細に説明する。

上記文書マップ生成処理により文書マップ４２を生成すると、上記ＣＰＵ１１は、生成した文書マップ４２を上記文書検索画面４０における所定の表示領域に表示する（ステップＳ３０９）。上記文書検索画面４０に文書マップ４２を表示すると、上記ＣＰＵ１１は、当該文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ３１０）。現在文書の位置を特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２上における現在文書の位置を示す矢印４３を表示する（ステップＳ３１１）。

上記のような文書検索画面の表示処理により、上記表示器１７には、表示ウインドウに文書検索画面４０としての初期画面が表示される。

次に、上記文書マップ生成処理について説明する。

図１７は、文書マップ生成処理を説明するためのフローチャートである。

上記文書マップ４２の生成処理を開始すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０において文書マップ４２を表示するための表示領域を確保する（ステップＳ４０１）。上記文書マップ４２の表示領域は、予め設定されているものとする。また、上記ステップＳ４０１において、上記ＣＰＵ１１は、確保した文書マップ４２の表示領域を、白色などの初期値としての色で表示するものとする。

たとえば、上記文書マップ４２の表示領域は、図３に示すように、上記文書検索画面４０の右端の幅２０ピクセル、高さ６４０ピクセルの大きさの領域として設定される。なお、ここでは、文書マップ４２の表示領域は、図３に示すように、座標値（Ｘ，Ｙ）が、（０、０）、（２０、０）、（０、６４０）および（２０、６４０）の４点で示される矩形の領域である場合を想定して説明するものとする。

上記文書検索画面４０における文書マップ４２の表示領域を確保すると、上記ＣＰＵ１１は、描画を開始する初期座標値を設定する（ステップＳ４０２）。ここでは、初期座標値は、上記文書マップ４２の表示領域の最上端として、Ｙ座標を「０」（Ｙ＝０）に設定するものとする。

上記初期座標値を設定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５から「順序」の小さい順に文書の管理情報を読み出す。すなわち、上記ＣＰＵ１１は、当該文書マップ４２の表示領域にバーを描画していない文書（未描画の文書）が上記文書管理テーブル２５に存在するか否かを判断する。この判断により上記文書管理テーブル２５に未描画の文書があると判断した場合（ステップＳ４０３）、上記ＣＰＵ１１は、未描画の文書のうち最も「順序」の小さい文書の管理情報を読み出す（ステップ４０４）。

文書の管理情報を読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、読み出した文書に割り当てられている色ＩＤを特定する（ステップ４０５）。当該文書の色ＩＤを特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記色管理テーブル２６を参照して、当該文書の色ＩＤに対応する実際の色を確定する（ステップＳ４０６）。これにより、確定した色が上記文書マップ４２において当該文書を示すバー（線）を描画する色となる。

当該文書を示すバーを描画する色を判断すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２の表示領域における現在の座標値に、当該文書を示すバー（線）を確定した色で描く（ステップＳ４０７）。ここで、各文書を示すバーは、Ｙ方向に１ピクセル分の幅（高さ）を有する線であるものとする。この場合、最初の文書については、上記文書マップ４２の表示領域におけるＹの初期座標値（（０、Ｙ）から（２０、Ｙ））に１ピクセル分の幅（高さ）を有するバーを描く。

当該文書を示すバーを描くと、上記ＣＰＵ１１は、「Ｙ＝Ｙ＋１」とすることにより、Ｙ方向の座標値を１ピクセル分増やす（ステップ４０８）。Ｙ方向の座標値を１ピクセル分増やすと、上記ＣＰＵ１１は、Ｙ方向の座標値が文書マップ４２の表示領域を超えたか否かを判断する。この判断によりＹ方向の座標値が文書マップ４２の表示領域を超えたと判断した場合（ステップＳ４０９、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の生成処理を終了する。

また、上記判断によりＹ方向の座標値の表示領域が超えていないと判断した場合（ステップＳ４０９、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ４０３に戻る。これにより、上記ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の表示領域に未描画の文書がなくなるまで、上記ステップＳ４０３〜Ｓ４０９を繰り返し実行する。すなわち、上記ステップＳ４０３〜Ｓ４０９の処理は、上記文書管理テーブル２５により管理されている全ての文書について繰り返し実行される。

上記のような処理により、各文書を示すバーが各文書に対応する色で時系列順に積み重ねて表示された文書マップ４２が生成される。

次に、文書検索処理について説明する。

図１８、図１９及び図２０は、文書検索処理を説明するためのフローチャートである。

まず、上述した文書検索画面の表示処理により、上記表示器１７には、最も文書時刻が新しい文書の１ページ目の画像を表示した文書検索画面４０を表示しているものとする（ステップＳ５０１）。このＳ５０１の処理は図１６と同一であるので、説明及びサブフローのフローチャートを省略する。

この状態において、上記ＣＰＵ１１は、上記マウス１９あるいは上記キーボード２１による利用者からの入力を待つ（ステップＳ５０２）。この状態において、上記ＣＰＵ１１は、上記マウス１９あるいは上記キーボード２１への入力の有無を検知している。また、上記マウス１９のホイール３４への入力は、所定時間内におけるホイール３４の回転量が変動量として入力される。上記キーボード２１の各キーあるいは上記マウス１９の左右ボタン３２、３３への入力は、どのキーが入力されたかが検知される。

上記マウス１９あるいは上記キーボード２１への入力を検知すると（ステップＳ５０２、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、入力された指示内容が終了の指示であるか否かを判断する（ステップＳ５０３）。この判断により入力された指示内容が終了の指示であると判断した場合（ステップＳ５０３、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０を消し、処理を終了する。

また、上記判断により入力された指示内容が終了の指示でないと判断した場合（ステップＳ５０３、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、入力された指示内容が上記マウス１９のホイール３４への入力であったか否かを判断する（ステップＳ５０４）。

上記マウス１９のホイール３４への入力でないと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、右への移動を指示する右キーへの入力であるか（ステップＳ５１０）、左への移動を指示する左キーへの入力であるか（ステップＳ５１４）、下への移動を指示する下キーへの入力であるか（ステップＳ５２１）、上への移動を指示する上キーへの入力であるかを判断する（ステップＳ５２５）。なお、右キー、左キー、下キー及び上キー以外のキー入力であれば、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ５０２へ戻り、再び入力待ちの状態となる。

すなわち、入力が右キーであると判断した場合（ステップＳ５１０、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを１つ増やし、「現在ページ＝現在ページ＋１」とする（ステップＳ５１１）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から現在文書のページ数を取得し、上記ステップＳ５１１で設定した現在ページが現在文書のページ数を越えていないかを確認する（ステップＳ５１２）。上記ステップＳ５１１で設定した現在ページが現在文書のページ数を超えていると判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを現在文書のページ数、つまり、現在文書の最終ページとする（ステップＳ５１３）。

また、入力が左キーであると判断した場合（ステップＳ５１４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを１つ減らし、「現在ページ＝現在ページ−１」とする（ステップＳ５１５）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、表示しようとしている現在ページが「０」となっていないかを確認する（ステップＳ５１６）。上記ステップＳ５１５で設定した現在ページが「０」となっていると判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを「１」、つまり、現在文書の最初のページとする（ステップＳ５１７）。

上記ステップＳ５１０〜Ｓ５１７により現在ページを変更すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５１８）。当該ページのイメージのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５１９）。そして、上記ＣＰＵ１１は、上記ヘッダ情報表示処理を行う（ステップＳ５２０）。このヘッダ情報表示処理は、上記図１６のフローチャートを用いて説明した処理と同じ処理である。この処理により、上記画像表示領域４１に表示した当該ページの文書ＩＤに、文書管理テーブル２５においてヘッダ情報が関連付けられて登録されていれば、ヘッダ情報が当該ページのイメージに重ねられて上記画像表示領域４１に表示される。

また、入力が下キーであると判断した場合（ステップＳ５２１、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を１つ増やし、「現在文書＝現在文書＋１」とする（ステップＳ５２２）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から最大順序（最も文書時刻が古い文書の「順序」）を取得し、上記ステップＳ５２２で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する（ステップＳ５２３）。ここで、上記ステップＳ５２２で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を最大順序、つまり、現在文書を最も文書時刻が古い文書とする（ステップＳ５２４）。

また、入力が上キーであると判断した場合（ステップＳ５２５、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を１つ減らし、「現在文書＝現在文書−１」とする（ステップＳ５５２６）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ５２６で設定した現在文書が「０」となっているか否かを確認する（ステップＳ５２７）。上記ステップＳ５２６で設定した現在文書が「０」となったと判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」、つまり、現在文書を文書時刻が最新の文書とする（ステップＳ５２８）。

上記ステップＳ５２１〜Ｓ５２８により現在文書を変更すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを各文書の代表ページとしての「１」に設定する（ステップＳ５２９）。これにより現在文書と現在ページとが設定されると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５３０）。当該ページのイメージのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５３１）。そして、上記ＣＰＵ１１は、上記ヘッダ情報表示処理を行う（ステップＳ５３２）。このヘッダ情報表示処理は、上記図１６のフローチャートを用いて説明した処理と同じ処理である。この処理により、上記画像表示領域４１に表示した当該ページの文書ＩＤに、文書管理テーブル２５においてヘッダ情報が関連付けられて登録されていれば、ヘッダ情報が当該ページのイメージに重ねられて上記画像表示領域４１に表示される。

さらに、上記ＣＰＵ１１は、当該文書検索画面４０の文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ５３３）。現在文書の位置を特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２における現在文書の位置を示す矢印４３を表示する（ステップＳ５３４）。なお、上記ステップＳ５３３及びＳ５３４の処理は、上記ステップＳ５２９〜Ｓ５３２の処理と並行して行うようにしても良い。

また、上記判断によりマウス１９のホイール３４への入力があったと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、所定時間内の上記ホイール３４の回転量を変動量として取得する（ステップＳ５４０）。上記ホイール３４の回転量は、上記マウスドライバ１８により検出される。上記マウスドライバ１８により検出されたホイールの回転量は、上記ＣＰＵ１１へ通知される。これにより、上記ＣＰＵ１１では、所定時間内のホイール３４の回転量を変動量として取得するようになっている。

上記のような変動量を取得すると、上記ＣＰＵ１１は、取得した変動量を文書移動量に変換する（ステップＳ５４１）。上記文書移動量は、表示を切り換える文書の数（移動する文書の数）を示すものである。また、上記文書移動量では、文書を移動方向についても示すものする。上記ホイール３４の回転量と変動量と文書移動量との関係については、後で詳細に説明する。

ここでは、たとえば、上記ホイール３４を正方向に回転させた場合、上記文書移動量は、プラスの値とし、移動方向が文書の「順序」の順に移動することを示すものとする。また、上記ホイール３４を逆方向に回転させた場合、上記文書移動量では、マイナスの値とし、移動方向が各文書の「順序」の逆の順序で移動することを示すものとする。

上記ホイール３４に入力された回転量に基づく変動量を文書移動量に変換すると（ステップＳ５４１）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を文書移動量分だけ移動させた文書（「現在文書＝現在文書＋文書移動量」）に設定する（ステップＳ５４２）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていないかを確認する（ステップＳ５４３）。上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていると判断した場合（ステップＳ５４３、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」、つまり、現在文書を文書時刻が最新の文書とする（ステップＳ５４４）。

また、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていないと判断した場合（ステップＳ５４３、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、さらに、文書管理テーブル２５から最大順序（最も文書時刻が古い文書の「順序」）を取得し、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する（ステップＳ５４５）。ここで、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合（ステップＳ５４５、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を最大順序、つまり、現在文書を最も文書時刻が古い文書とする（ステップＳ５４６）。

上記ステップＳ５４０〜Ｓ５４６により現在文書を変更すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを各文書の代表ページとしての「１」に設定する（ステップＳ５４７）。これにより現在文書と現在ページとが設定されると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５４８）。当該ページのイメージのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５４９）。そして、上記ＣＰＵ１１は、上記ヘッダ情報表示処理を行う（ステップＳ５５０）。このヘッダ情報表示処理は、上記図１６のフローチャートを用いて説明した処理と同じ処理である。この処理により、上記画像表示領域４１に表示した当該ページの文書ＩＤに、文書管理テーブル２５においてヘッダ情報が関連付けられて登録されていれば、ヘッダ情報が当該ページのイメージに重ねられて上記画像表示領域４１に表示される。

さらに、上記ＣＰＵ１１は、当該文書検索画面４０の文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ５５１）。現在文書の位置を特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２における現在文書の位置を示す矢印４３を表示する（ステップＳ５５２）。なお、上記ステップＳ５５１及びＳ５５２の処理は、上記ステップＳ５４７〜Ｓ５４９の処理と並行して行うようにしても良い。

上記のような処理では、ユーザが入力したマウスのホイールの回転量に応じた変動量を文書移動量に変換し、文書移動量に応じて表示器に１ページ目の画像を表示する文書を切り換える。これにより、マウス１９のホイール３４を回転させて、１ページ目の画像を表示する文書を効率良く切り換えることができる。この結果、ユーザは、当該文書管理装置１で管理している文書を効率よく検索することができ、所望の文書を容易に見つけることができる。

次に、マウス１９のホイール３４の回転量と変動量と文書移動量との関係について説明する。

上記マウス１９のホイール３４の回転量と上記ＣＰＵ１１が取得する変動量と関係は、予め設定情報などにより設定されているものである。また、上記ＣＰＵ１１が取得する変動量と文書移動量との関係も、上記設定情報により設定されているものとする。これらの設定情報は、ユーザが任意の値に変更することが可能である。

たとえば、上記マウス１９のホイール３４の１回転分に対して、変動量が「２８８０」とする。この場合、変動量が「１」に対して移動文書数を「１」とすると、ホイール３４の１回転に対して２８８０の文書が移動する。これは、上記画像表示領域４１に表示される画像（各文書の代表ページの画像）が、ホイール３４の１回転で２８８０文書分の画像が切り替わることとなる。

このような設定では、上記画像表示領域４１に表示される文書の移動量がおおき過ぎて、ユーザが所望の文書を検索しにくい。このような場合、たとえば、変動量が「１２０」に対して移動文書数を「１」とする。すると、ホイール３４の１回転で２４の文書が移動する。このため、ユーザが所望の文書を検索しやすくすることができる。

この実施の形態によると、文書管理装置１は、文書のファイルが添付された電子メールを文書管理装置２から受信すると、上記文書のファイルと上記電子メールのヘッダ情報のデータとを文書管理テーブル２５に関連付けて登録することができる。したがって、上記文書検索処理により、文書の表示イメージを上記画像表示領域４１に表示して文書を検索するときに、前記文書管理テーブル２５に基づいて、文書の表示イメージとともに前記ヘッダ情報もあわせて上記画像表示領域４１に表示することが可能となる。

本実施例では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしても良い。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ、装置が読取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように、予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のオペレーティングシステム（ＯＳ）等と協同してその機能を実現させるものであっても良い。

なお、本発明は、上述した実施の形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できるものである。

本発明の実施の形態における文書管理システム及び文書管理装置の構成例を概略的に示すブロック図。 同実施の形態におけるマウスを示す図。 同実施の形態における文書検索画面の表示例を示す図。 同実施の形態におけるメモが表示された文書検索画面の表示例を示す図。 同実施の形態における文書管理装置で管理する文書と画像表示領域に表示する画像との関係を示す図。 同実施の形態における第１のファイル管理テーブルを示す図。 同実施の形態における第２のファイル管理テーブルを示す図。 同実施の形態における文書管理テーブルを示す図。 同実施の形態における他の文書管理テーブルを示す図。 同実施の形態におけるさらに他の文書管理テーブルを示す図。 同実施の形態における色管理テーブルを示す図。 同実施の形態における電子メールを受信したときの処理を説明するためのフローチャート。 同実施の形態における電子メールのヘッダ情報のデータの一部の例を示す図。 同実施の形態における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャート。 同実施の形態におけるイメージ生成処理を説明するためのフローチャート。 同実施の形態における文書検索画面の表示処理を説明するためのフローチャート。 同実施の形態におけるヘッダ情報表示処理を説明するためのフローチャート。 同実施の形態における文書マップ生成処理を説明するためのフローチャート。 同実施の形態における文書検索処理を説明するためのフローチャートの一部。 同実施の形態における文書検索処理を説明するためのフローチャートの他の一部。 同実施の形態における文書検索処理を説明するためのフローチャートのさらに他の一部。

符号の説明

１，２…文書管理装置，１１…ＣＰＵ，１２…ＲＡＭ，１３…ＲＯＭ，１４…ネットワークＩ／Ｆ、１５…ＨＤＤ，１７…表示器，２３…第１のファイル管理テーブル，２４…第２のファイル管理テーブル，２５…文書管理テーブル，２６…色管理テーブル，４０…文書検索画面，４１…画像表示領域，４１ａ…メモ，４２…文書マップ（検索用バー），４３…矢印

Claims (12)

1. 管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関するファイル管理情報を記憶するファイル管理情報記憶部と、
   前記ファイル管理情報記憶部に記憶される複数の文書に関する文書管理情報を記憶する文書管理情報記憶部と、
   文書のファイルが添付された電子メールを受信する受信部と、
   前記受信部で前記文書のファイルが添付された電子メールを受信した場合に、前記文書のファイルと、前記文書のファイルが添付されていた電子メールのヘッダ情報のデータとを関連付けて前記文書管理情報記憶部に登録する登録部とを具備することを特徴とする文書管理装置。
2. 表示部と、
   操作部と、
   前記操作部からの指示に従って、前記文書管理情報記憶部に記憶された文書の表示イメージを特定の順に従って前記表示部に表示する文書表示部と、
   前記文書表示部で文書の表示イメージを前記表示部に表示するときに、前記表示される表示イメージの文書に関連付けて前記ヘッダ情報のデータが前記文書管理情報記憶部に登録されているか否かを判断する判断部と、
   前記判断部で前記ヘッダ情報のデータが関連付けて登録されていると判断した場合に、前記ヘッダ情報のデータを取得する取得部と、
   前記取得部で取得した前記ヘッダ情報のデータが示す内容を、前記表示部の表示イメージ上に表示するヘッダ情報表示部とをさらに具備することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記電子メールから取得するヘッダ情報のデータは、電子メールの送信元、電子メールの宛先を示すデータであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記電子メールから取得するヘッダ情報のデータは、電子メールに割り当てられたメール固有のＩＤを示すデータであることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 電子メールで受信した文書と前記電子メールのヘッダ情報を管理する文書管理装置の文書管理方法において、
   管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関するファイル管理情報を管理するステップと、
   前記管理される複数の文書に関する文書管理情報を管理するステップと、
   文書のファイルが添付された電子メールを受信するステップと、
   前記文書のファイルが添付された電子メールを受信した場合に、前記文書のファイルと、前記文書のファイルが添付されていた電子メールのヘッダ情報のデータとを関連付けて前記文書管理情報を記憶する記憶部に登録するステップとを具備することを特徴とする文書管理装置の文書管理方法。
6. 操作部からの指示に従って、前記文書管理情報記憶部に記憶された文書の表示イメージを特定の順に従って表示部に表示するステップと、
   前記文書の表示イメージを前記表示部に表示するときに、前記表示される表示イメージの文書に関連付けてヘッダ情報のデータが前記文書管理情報記憶部に登録されているか否かを判断するステップと、
   前記ヘッダ情報のデータが関連付けて登録されていると判断した場合に、前記ヘッダ情報のデータを取得するステップと、
   前記取得した前記ヘッダ情報のデータが示す内容を、前記表示部の表示イメージ上に表示するステップとをさらに具備することを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置の文書管理方法。
7. 前記電子メールから取得するヘッダ情報のデータは、電子メールの送信元、電子メールの宛先を示すデータであることを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置の文書管理方法。
8. 前記電子メールから取得するヘッダ情報のデータは、電子メールに割り当てられたメール固有のＩＤであることを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置の文書管理方法。
9. コンピュータに、
   管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関するファイル管理情報をファイル管理情報記憶部に記憶させるファイル管理情報記憶機能と、
   前記ファイル管理情報記憶部に記憶される複数の文書に関する文書管理情報を文書管理情報記憶部に記憶させる文書管理情報記憶機能と、
   文書のファイルが添付された電子メールを受信させる受信機能と、
   前記受信機能で前記文書のファイルが添付された電子メールを受信させた場合に、前記文書のファイルと、前記文書のファイルが添付されていた電子メールのヘッダ情報のデータとを関連付けて前記文書管理情報記憶部に登録させる登録機能とを実現させる文書管理プログラム。
10. 操作部からの指示に従って、前記文書管理情報記憶部に記憶された文書の表示イメージを特定の順に従って表示部に表示させる文書表示機能と、
    前記文書表示機能で前記文書の表示イメージを前記表示部に表示させるときに、前記表示される表示イメージの文書に関連付けて前記ヘッダ情報のデータが前記文書管理情報記憶部に登録されているか否かを判断させる判断機能と、
    前記判断機能で前記ヘッダ情報のデータが関連付けて登録されていると判断された場合に、前記ヘッダ情報のデータを取得させる取得機能と、
    前記取得機能で取得させた前記ヘッダ情報のデータが示す内容を、前記表示部の表示イメージ上に表示させるヘッダ情報表示機能とをさらに実現させる請求項９に記載の文書管理プログラム。
11. 前記電子メールから取得するヘッダ情報のデータは、電子メールの送信元、電子メールの宛先を示すデータである請求項９に記載の文書管理プログラム。
12. 前記電子メールから取得するヘッダ情報のデータは、電子メールに割り当てられたメール固有のＩＤを示すデータである請求項９に記載の文書管理プログラム。

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