JP2001142801A - 文書の履歴管理方法および装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】案件における意思決定の経緯をユーザに的確に
かつ分かり易く提示する文書の履歴管理方法を提供する
ことにある。 【解決手段】電子メールの送受信の過程で添付ファイル
が更新された履歴を表示する。また、電子メールの送受
信の過程で添付ファイルが更新された回数を表示する。
また、電子メールの添付ファイルが送信元において更新
されたファイルであることを示す識別情報を表示する。
また、利用者が履歴表示に含まれる添付文書の一つを指
定した際に、該履歴に対応する電子メール情報を表示す
る。また、添付ファイルが更新された履歴として、該添
付ファイルが更新された日と更新者の名前とを表示す
る。また、添付ファイルが更新された回数として、該添
付ファイルが送信された時点の回数を表示する。さら
に、添付ファイルが更新された回数として、該添付ファ
イルが検索された時点の回数を表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】文書の履歴管理に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、情報公開対応の文書管理システム
の需要が増大している。

【０００３】官公庁、自治体などの公的機関における
「公文書」は、以前より様式や作成方法について定式化
され、保管・保存においても階層化された分類に従って
行われてきた。しかしながら、情報公開に際しては、従
来の「公文書公開」と異なり、最終形である公文書その
ものだけではなく、組織的に用いる文書は基本的には全
て公開対象となるため、公文書作成のプロセスにおいて
どういう検討がなされたかを遡って調べる必要性が高ま
った。

【０００４】重要な書類や直接的に公文書に関係する事
項に関する資料は公文書の添付文書という形で管理対象
として残されるものの、実際の行政事務遂行において意
思決定が行われる際に発生する種々の文書は、そのほと
んどが組織的な管理が行われず、個人管理になってい
る。

【０００５】このような背景のもとで、今後、特に情報
公開対応を視野に入れて公文書・情報の総合管理を考え
る場合は、従来組織的な管理がなされていなかった文
書、すなわち意思決定プロセスにおける文書の管理方法
を検討する必要がある。そのためには、情報公開を念頭
においた、文書情報の記録・管理と、それを検索し表示
する機能が必要である。

【０００６】ところで近年は意思決定プロセスを支援す
る手段として、グループウェアが浸透しつつあり、電子
メールは基本的な情報交換の手段として定着してきた。
業務に必要な文書ほど組織で共用・共有する必要があ
り、それらの多くが電子メールで交換されるようになっ
てきた。官公庁、自治体においても、意思決定プロセス
の段階で電子メールシステムが活用されている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子メールシステムでは、情報公開の下で、ある一連の
テーマに関する意思決定の経過・結果を把握する場合
に、受送信されたメールの経過とそれに関連する文書の
追跡調査において次のような問題がある。

【０００８】受信メールは利用者ごとに管理されるの
で、受信したメールの本文、ヘッダに記載されている履
歴を見ることはできるが、添付文書に関してはファイル
名やファイルサイズ等の情報に限られており、更新され
た状況、すなわち添付文書の更新履歴を参照できないと
いう問題がある。そのため、添付された文書がいつ誰に
よって作成されたのか、あるいは誰によって更新された
のかといった過去の経緯を把握できない。また、送信し
た添付文書が、その後の返信メールや転送メールを経
て、どのように更新されていったかという経過も把握で
きない。

【０００９】添付文書の更新履歴を参照可能とするため
には、予め利用者がメール送受信の都度、添付文書が更
新されていることを確認した後、個別に文書管理システ
ム等に移管しておく必要があり、非常に手間がかかる
上、誤操作により正しく管理されないという問題があ
る。

【００１０】また、従来の電子メールシステムには意思
決定の経過・結果をまとめて管理する仕組みがないた
め、例えば、後から議論に参加した関与者が最初からの
議論の流れを把握できないといった問題が生じる。

【００１１】あとから意思決定の経緯を辿れるようにし
ようとすると、電子メールと文書管理システムを併用
し、さらに、案件の関与者全員が受送信操作の度に、一
定の運用ルールに従って、文書管理システムにメールや
添付文書を案件単位に登録して管理しなければならず、
非常に手間がかかるという問題がある。

【００１２】すなわち、本発明が解決しようとする課題
は、メールの送受信情報とメールに添付された文書の更
新履歴情報とを関連付けることにより、ある一連のテー
マに関して受送信された添付文書の更新状況を把握でき
るようにして、意思決定の経緯をユーザに的確にかつ分
かり易く提示する表示方法を提供することにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】上記課題を達成するた
め、本発明は、文書の履歴管理方法において、電子メー
ルの送受信の過程で添付ファイルが更新された履歴を表
示する。これにより、利用者は、メールのやり取りと添
付文書の更新状況とを照らし合わせて参照できるように
なり、ある一連のテーマに関する意思決定の経過を的確
に把握できる。

【００１４】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、電子メールの送受信の過程で添付ファイルが更新
された回数を表示する。これにより、利用者は、ある一
連のテーマに関する意思決定におけるその添付文書の有
効性を判断できる。

【００１５】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、電子メールの添付ファイルが送信元において更新
されたファイルであることを示す識別情報を表示する。
これにより、利用者は、メール送信者の意思がその添付
文書に反映されていることを把握できる。

【００１６】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、利用者が履歴表示に含まれる添付文書の一つを指
定した際に、該履歴に対応する電子メール情報を表示す
る。これにより、利用者は、添付文書の更新のタイミン
グでメール情報を順次参照できるようになり、意思決定
の経緯を容易に追跡できる。

【００１７】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、添付ファイルが更新された履歴として、該添付フ
ァイルが更新された日と更新者の名前とを表示する。こ
れにより、利用者は、メールのやり取りと添付文書の更
新状況とを照らし合わせて参照できるようになり、ある
一連のテーマに関する意思決定の経過を把握できる。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を詳細
に説明する。これにより本発明が限定されるものではな
い。

【００１９】図１は、本発明の一実施形態に係る文書処
理システムの構成を示すブロック図である。本図に示す
文書管理システムは、文書サーバ１０と電子メールサー
バ１４０及び利用者端末Ａ２０と利用者端末Ｂ３０が、
ＬＡＮ、インターネット、公衆回線等のネットワーク５
０で接続されている。文書サーバ１０は、文書データベ
ース１００と、それを制御する文書管理プログラム１１
０、文書検索・表示プログラム１２０により構成され
る。電子メールサーバ１４０は、電子メールデータベー
ス１３０と、それを制御するメールサーバ制御手段１５
０と、メール転送アプリケーション１６０により構成さ
れる。メール転送アプリケーション１６０は、メールサ
ーバ制御手段１５０を介して電子メールデータベース１
３０のメールデータを、文書サーバ１０に転送する。

【００２０】本実施例において文書管理プログラム１１
０は、メール転送アプリケーション１６０が転送した電
子メールデータを受信し、文書データベース１００に登
録し更新する制御を行う。

【００２１】利用者端末Ａ２０は電子メールクライアン
ト２００、文書作成アプリケーション２１０、Ｗｅｂブ
ラウザ２２０、入力装置４０からなる。ここで電子メー
ルクライアント２００はネットワークを介して電子メー
ルサーバ１４０内のメールサーバ制御手段１５０とやり
取りし、Ｗｅｂブラウザ２２０は文書検索・表示プログ
ラム１２０とやり取りする。利用者端末Ｂ３０は利用者
端末Ａ２０と同様の機能を持つ。

【００２２】文書データベース１００には、案件、メー
ル、メール本文および添付文書の各データが格納され
る。電子メールデータベース１３０には、受信メールや
送信メールが格納される。

【００２３】以上が、本実施例における文書管理システ
ムの構成である。

【００２４】次に、本実施例の文書管理システムにおけ
るデータ管理の概念について図１を用いて説明する。

【００２５】本実施例の文書管理システムでは、利用者
が異なった議題（議題、仕事）でやり取りする個々の電
子メールの送受信を“案件”といった概念で管理を行
う。“案件”は、メールのやり取りを目的とする議題を
一つのまとまった単位として定義する。ある利用者が新
規の議題をメールで発信し、議論を開始することで１案
件ができるとし、引続き利用者が他の利用者とやり取り
したメールは“案件”として一まとまりの単位にする。
このような概念を設けることで、ある議論に関しては、
メールの送受信関与者となった利用者全員が、自分以外
に受送信された電子メールも含めて一つのまとまりとし
て管理できる。

【００２６】本実施例では、メールを案件の単位で管理
する。案件は「ある議題で関連する電子メールデータの
集合をまとめる単位」と定義する。このような管理単位
で電子メールデータを格納しておくことで、議題のテー
マ毎に関連する電子メールを分類できる。

【００２７】以上が、本実施例の文書管理システムにお
けるデータ管理の概念である。

【００２８】次に、文書サーバ１０が電子メールサーバ
１４０から電子メールを取得する手順について、図１を
用いて説明する。図１は、電子メール送受信における電
子メールサーバ１４０と文書サーバ１０の関係を示す。

【００２９】まず、利用者が電子メールの送信操作を行
うことで一連の処理が開始する。

【００３０】この例では、本システムで管理対象とする
メールを、通常のメールと区別して業務メールと呼ぶこ
とにする。利用者は、業務メールを送信する場合は、予
め決められたルールに従って、識別情報を付与してメー
ルを送信する。識別情報は、メールのタイトル、本文、
添付文書、またはメールの宛先等に記載することが可能
である。例えば、メールタイトルに記載する場合は、
「0001」や「公用0001」等の識別情報をタイトルに挿入
すればよい。「0001」は案件の番号を表している。ま
た、新たに案件を開始する際は、単に「」あるいは「公
用」等の識別情報をタイトルに挿入すればよい。この場
合、文書サーバ１０では新規の案件番号を割り当て（こ
れを発番処理と呼ぶ）、識別情報を「0001」や「公用00
01」に変更してから、メールの宛先にメールを送信す
る。本実施例では、メールの送信元に、発番した案件番
号をメールにより通知することも可能である。

【００３１】利用者端末Ａ２０の電子メールクライアン
ト２００が電子メールサーバ１４０に電子メールデータ
を送信すると、メールサーバ制御手段１５０は電子メー
ルデータベース１３０内の該当する宛先毎に電子メール
データを格納する。次に、メール転送アプリケーション
１６０は、メールサーバ制御手段１５０が電子メールデ
ータを受信したことを契機として起動し、電子メールデ
ータが、文書サーバ１０の管理対象であることを示す識
別情報を有するかどうかを判別して、管理対象と判別し
た場合にのみ、電子メールデータを文書管理プログラム
１１０に渡す。文書管理プログラム１１０は電子メール
データの内容を解析し、文書データベース１００に登録
する。続いて、文書管理プログラム１１０は、電子メー
ルデータを、メールサーバ制御手段１５０に転送する。
メールサーバ制御手段１５０は、指定された宛先に従っ
て電子メールデータの送信処理を行う。最後に、利用者
端末Ｂ３０が電子メールデータを受信する。

【００３２】また、文書検索・表示プログラム１２０
は、利用者ＡからWebブラウザ２２０を介して要求され
た検索条件に従って、文書データベース１００に蓄積さ
れたデータを検索し、その結果を利用者端末Ａ２０のＷ
ｅｂブラウザ２２０に表示する。

【００３３】以上が、文書サーバが電子メールサーバか
ら電子メールを取得する手順である。

【００３４】次に、文書管理プログラム１１０により文
書データベース１００に格納されるデータについて、具
体的なメールシーケンスの例を用いて説明する。以下で
は、案件におけるメール送受信の連続的なつながりを、
メールシーケンスと呼ぶ。

【００３５】図２は、メール送信経路と文書更新履歴の
表示画面の一例を示す図である。メールの送信経路は、
メールからメールへの矢印で示される。各メールにはメ
ールの送信日と送信者および添付文書が表示される。各
添付文書は、文書名とバージョン番号が表示されるとと
もに、添付文書が更新されたことを示す更新識別情報
が、文書名の横に表示される。

【００３６】図２の例では、次のようなメールのやり取
りが行われた経緯を表している。

【００３７】（メール１）：7/5の日に、利用者Amiが、
利用者Itoと利用者Uno宛てに、「答申案.doc」(R1)と、
「一覧表.xls」(R1)と、「議事録.doc」(R1)を添付した
メールを送信する。ここで、（Rn）は添付文書の更新履
歴を表す番号であり、更新登録番号と呼ばれる。メール
１は、案件を開始する契機となったメールである。

【００３８】（メール２）：7/10の日に、利用者Ito
が、「答申案.doc」と「一覧表.xls」を変更した後、利
用者Ami宛てに、「答申案.doc」R2)と、「一覧表.xls」
(R2)と、「議事録.doc」(R1)を添付したメールを返信す
る。添付文書を変更したことにより、「答申案.doc」と
「一覧表.xls」の更新登録番号が一つ上がる。一方、
「議事録.doc」は受信した文書をそのまま送信メールに
添付するので更新登録番号は変わらない。

【００３９】（メール３）：7/20の日に、利用者Uno
が、利用者Ito宛てに、「答申案.doc」(R１)と、「議事
録.doc」(R1)を添付したメールを送信する。

【００４０】（メール４）：8/1の日に、利用者Amiが、
「答申案.doc」と「議事録.doc」を変更した後、利用者
Uno宛てに、「答申案.doc」(R3)と、「一覧表.xls」(R
2)と、「議事録.doc」(R2)を添付したメールを送信す
る。

【００４１】（メール５）：8/5の日に、利用者Itoが、
「答申案.doc」を変更した後、利用者Eri宛てに、「答
申案.doc」(R4)と、「議事録.doc」(R1)と、新たな文書
「審議書.doc」(R1)を添付したメールを送信する。メー
ル５に添付された「答申案.doc」の更新登録番号「R4」
となる。これは、8/1の日のメール４の時点で更新登録
番号「R3」が文書データベース１００に登録されている
ためである。

【００４２】本実施例における図２のようなメール送信
経路と文書更新履歴の表示画面によれば、利用者は、案
件とメール送受信の経過と、個々の添付文書がいつどの
ように更新されたかを的確にかつ容易に把握できる。

【００４３】さて、文書管理プログラム１１０では、図
２のメールシーケンスの場合には、図３に示すようなデ
ータを文書データベース１００に格納する。図３は、文
書データベースのデータ構造を示す図である。文書デー
タベース１００には、案件の単位でメールを蓄積管理す
る。各案件内の複数のメールは、案件フォルダの直下に
格納され、各メールはメール本文および添付文書を保持
するフォルダにより構成する。図３のデータ構造におい
て、案件フォルダのプロパティである「案件番号」は
「0001」となっている。これは、図２のメール１におい
て、新規の案件を開始した際に、システムが割り当てた
番号である。以後送受信されたメール２、メール３、メ
ール４およびメール５は、案件番号「0001」の案件に関
与するメールとして管理される。

【００４４】図３において、メール２の場合、「前メー
ルＩＤ」プロパティが「１」であり、これはメール２が
メール１から続くメールであることを意味する。また、
「次メールＩＤ」プロパティは「４」であり、これはメ
ール２がメール４に続くメールであることを意味する。
これらプロパティにより、メールの接続情報すなわちメ
ールシーケンスを管理する。

【００４５】また、本実施例の文書管理システムでは、
添付文書は図３に示すように、同名の添付ファイルにつ
いて一連の更新履歴管理を行う。すなわち、添付文書が
更新された順に更新登録番号を割り当て、対応する文書
ファイルを格納していく。そして、この更新登録番号と
メールとを対応付けて管理する。

【００４６】図３の文書の更新履歴管理では、「答申
案.doc」が現在までに３回変更があり、「Ｒ１」から
「Ｒ４」に対応する文書が格納されていることがわか
る。また、メール４の場合、添付文書「答申案.doc」の
プロパティは、更新登録番号が「Ｒ３」であり、更新前
登録番号は「Ｒ２」である。これは、メール４に添付さ
れた「答申案.doc」が「Ｒ３」の内容を保持し、それが
「Ｒ２」の文書を変更したものであることを意味する。
同様に、メール５の場合は、添付された「答申案.doc」
が「Ｒ４」の内容を保持し、それが「Ｒ１」の文書を変
更したものであることを意味する。

【００４７】本実施例においては、メールと添付文書が
保持する上記のプロパティにより、メールのシーケンス
と添付文書の更新履歴とを関連付けた管理を可能として
いる。これにより、メールに添付された文書の更新履歴
の一覧が即座に表示できる。さらに、案件内で出現した
すべての添付文書を一覧表示したり、更新履歴を併せて
表示することも可能である。

【００４８】次に、本実施例の文書データベース１００
に格納されるデータのプロパティについて説明する。

【００４９】図４は、案件データ（案件オブジェクト）
のプロパティを示す図である。案件データは、ある主題
に関してやり取りされる一連のメールを管理する。案件
データは、案件番号、案件名、案件提案者、案件提案
日、先頭メールＩＤおよびメール数等のプロパティを保
持する。図４のプロパティ値は、図２のメールシーケン
スおよび図３のデータ構造に対応する値を例示してい
る。

【００５０】図５は、メールデータ（メールオブジェク
ト）のプロパティを示す図である。メールデータは、あ
る主題に関してやり取りされる各メールの本文および添
付文書を管理する。メールデータは、メッセージＩＤ、
メールＩＤ、案件番号、メール送信日、メール送信者、
メール受信者(To)、メール受信者(Cc)、メールタイト
ル、前メールＩＤ、次メールＩＤ、添付文書数、メール
本文データへのポインタ、添付文書データへのポインタ
および案件データへのポインタ等のプロパティを保持す
る。図５のプロパティ値は、図２のメールシーケンスお
よび図３のデータ構造における「メール４」の値を例示
している。

【００５１】図６は、メール本文データ（メール本文オ
ブジェクト）のプロパティを示す図である。メール本文
データは、メールの本文内容を管理する。メール本文デ
ータは、案件番号、本文データおよびメールデータへの
ポインタ等のプロパティを保持する。図６のプロパティ
値は、図２のメールシーケンスおよび図３のデータ構造
における「メール４」のメール本文の値を例示してい
る。

【００５２】図７は、添付文書データ（添付文書オブジ
ェクト）のプロパティを示す図である。添付文書データ
は、メールに添付された個々の文書のデータを管理す
る。添付文書データは、案件番号、作成日、作成者、文
書名、文書の種類、ファイルサイズ、メールデータへの
ポインタ、更新日、更新者、更新登録番号、変更回数お
よび更新前添付文書等のプロパティを保持する。図７の
プロパティ値は、図２のメールシーケンスおよび図３の
データ構造における「メール４」の添付文書「答申案.d
oc」の値を例示している。

【００５３】次に、本実施例の文書管理プログラム１１
０における文書登録時の処理の概要について説明する。

【００５４】文書登録時の具体的な処理手順を図８のフ
ローチャートを用いて説明する。

【００５５】ステップ2000：メールを解析し、メールヘ
ッダに記述されている受信メールのメッセージＩＤを取
得し、メール接続情報から前メールのメッセージＩＤを
取得する。メールのヘッダには、どのメールに対するリ
プライであるかを示す情報として、引用されたメールの
メッセージＩＤが記述されている。さらに、メールシー
ケンスを遡ってリプライに引用された全てのメールのメ
ッセージＩＤが記述されている。本実施例では、これら
の情報に基づいてメールの接続情報を取得する。

【００５６】ステップ2010：メールオブジェクトを生成
する。これによりメールＩＤが決定する。次にメール本
文オブジェクトを生成する。

【００５７】ステップ2020：ステップ2000で得られた前
メールのメッセージＩＤをキーとして、メールオブジェ
クトを検索し、前メールのメールＩＤを取得する。

【００５８】ステップ2030：メールシーケンス情報とし
て、前メールの「次メールＩＤ」プロパティに、現メー
ルのメールＩＤを設定し、現メールの「前メールＩＤ」
プロパティには、前メールのメールＩＤを設定する。

【００５９】ステップ2040：添付文書があるか否かを判
定する。

【００６０】ステップ2050：添付文書の登録・更新処理
を行う。処理の手順については後述する。

【００６１】ステップ2060：登録先の案件フォルダを確
定する。添付文書オブジェクト、メール本文オブジェク
トおよびメールオブジェクト間のリンク付けを行い、案
件フォルダに登録する。

【００６２】以上が文書登録時の具体的な処理手順であ
る。

【００６３】次に、添付文書の登録・更新処理の具体的
な処理手順を図９のフローチャートを用いて説明する。
以下では、メールに添付された全ての添付文書について
順に処理していく。

【００６４】ステップ2100：添付文書を一つ読み出す。

【００６５】ステップ2110：メールのシーケンスを前に
辿り、現添付文書と、同名の添付文書をもつ前メールを
探索する。

【００６６】ステップ2120：見つかったか否かを判定す
る。見つかった場合は、ステップ2140に進む。見つから
なかったな場合は、案件内で初めて出現した文書である
とみなし、ステップ2130に進む。

【００６７】ステップ2130：添付文書の新規登録処理を
行う。新規に添付文書オブジェクトを生成し、各プロパ
ティに値を設定する。「変更回数」プロパティには
「０」を設定する。

【００６８】ステップ2140：見つかった前添付文書のフ
ァイル内容と、現添付文書のファイル内容とを比較す
る。

【００６９】ステップ2150：ファイル内容に差があるか
否かを判定する。差がある場合はステップ2170に進む。
差がない場合はステップ2160に進む。

【００７０】ステップ2160：添付文書の更新なし処理を
行う。前添付文書の添付文書オブジェクトに基づいて、
現添付文書のプロパティを設定する。この場合、「メー
ルデータへのポインタ」以外のプロパティは前添付文書
の値と同じになる。

【００７１】ステップ2170：添付文書の更新処理を行
う。前添付文書のファイルをチェックアウトし、現添付
文書のファイルをチェックインした後、現添付文書の各
プロパティを設定する。チェックインにより、「更新登
録番号」プロパティの値が決定される。「変更回数」プ
ロパティは「１」加算する。「更新前登録文書」プロパ
ティには、前添付文書の「更新登録番号」の値を設定す
る。

【００７２】ステップ2180：全ての添付文書を処理した
か否かを判定し、「ＮＯ」の場合は、ステップ2100に進
む。

【００７３】以上が添付文書の登録・更新処理の具体的
な処理手順である。

【００７４】次に、本実施例における文書検索・表示プ
ログラム１２０の検索機能について説明する。図１７に
検索画面の一例を示す。検索画面は、メールの内容を指
定する検索項目３５００と、添付文書の属性を指定する
検索項目３５１０で構成される。メールの内容に関する
検索項目３５００は、「メールのタイトル」、「送信
日」、「送信者」「受信者（To:）」および「受信者（C
c:）」等が指定できる。添付文書の属性に関する検索項
目３５１０は、「添付文書名」、「ファイルサイズ」等
が指定できる。これらの検索は、本実施例の文書検索・
表示プログラムの基本機能であり、図５で示したメール
のプロパティおよび図７に示した添付文書のプロパティ
を対象として検索可能である。図１７の検索画面では、
「タイトル」に「Ａ審議会」、送信日が「1998年6月1日
から6月30日の間」、受信者が「Ito」であるようなメー
ルの検索条件が指定されている。利用者は、検索開始ボ
タン３５２０をクリックすることにより、所望のメール
を検索できる。

【００７５】利用者が、図１７の検索画面において「よ
り詳細な条件を指定する」ボタン３５３０をクリックす
ると、文書検索・表示プログラム１２０は、図１８に示
すような詳細検索画面を表示する。図１８の詳細検索画
面では、メールの内容を指定する検索項目３６００とし
て、検索項目３５００の項目の他に、新たに「添付文書
数」と「本文中の文字列」が追加されている。「本文中
の文字列」を指定することにより、全文検索が可能であ
る。また、図１８の詳細検索画面には、「メールのやり
取りの特徴（振る舞い）」を指定する検索項目３６１０
と、「添付文書の詳細な特徴」を指定する検索項目３６
３０が追加されている。

【００７６】「メールのやり取りの特徴（振る舞い）」
を指定する検索項目３６１０としては、「往復回数」、
「同報された人数」、「やり取りに関わった人数」等が
指定できる。「往復回数」とは、メールのやり取りの回
数であり、連続して相互にメールが送信された頻度のこ
とである。また、「同報された人数」とは、メールの宛
先に指定された人数のことである。「やり取りに関わっ
た人数」とは、ある案件において一回以上メールを送信
または受信した人の延べ人数のことである。

【００７７】また、「添付文書の詳細な特徴」を指定す
る検索項目３６３０としては、添付文書の「作成日」の
他に、「添付文書の更新回数」と「添付文書の参照回
数」および「添付文書中の文字列」を指定することも可
能である。「添付文書の更新回数」とは、受信メールに
添付されていた文書が、メールシーケンスにおいて変更
された回数のことである。「添付文書の参照回数」と
は、検索によって得られた添付文書を、利用者が文書作
成アプリケーション２１０を用いてオープンした回数、
すなわち利用者が文書を閲覧した回数のことである。

【００７８】上記のメール振る舞い検索機能により、利
用者は、記憶があいまいな場合でも、特徴的なメールの
やり取りに着目した検索が可能である。また、ある条件
で検索した結果、件数が多いと判断した場合には、さら
にメール振る舞い検索条件を追加して目的のメールや文
書を絞り込むことが可能である。

【００７９】以上が、文書検索・表示プログラムの検索
機能である。

【００８０】次に本実施例における文書検索・表示プロ
グラム１２０の表示方法の概要を説明する。文書検索・
表示プログラム１２０は、検索条件により案件またはメ
ールまたは添付文書のいずれかを特定した場合に、検索
結果として案件の一覧３０００を表示する。

【００８１】まず、文書検索・表示プログラム１２０が
検索の結果表示する案件一覧表示画面の一例を図１２に
示す。図１２は、図２のメールシーケンスにおいて、メ
ール１とメール４がヒットした例である。ヒットしたメ
ールには★印が付与されている。案件一覧表示画面にお
いて案件情報は、案件の番号と、タイトル、送信日、送
信者および案件内のメールの数で構成される。

【００８２】利用者は、案件一覧表示画面により、目的
のメールがどのような案件に関わっていたのかを、まず
把握することができる。

【００８３】次に、メール一覧表示画面について説明す
る。案件一覧表示画面３０００で、利用者が任意の案件
のタイトルをクリックすると、文書検索・表示プログラ
ム１２０は、案件に属するメールの一覧を表示する。

【００８４】文書検索・表示プログラム１２０のメール
一覧表示画面の一例を図１３に示す。

【００８５】図３のメール一覧表示画面３１００は、図
１２の案件一覧表示画面で、番号「0001」の案件のタイ
トルをクリックしたときに表示される画面である。ま
た、図１３の表示内容は、図２のメールシーケンスの表
示内容に対応する。メール一覧表示画面３１００におい
てメール情報は、ヒットマーク、メールのタイトル、送
信日および送信者で構成される。この例では、案件0001
の中の2件のメールがヒットしたことを表わしており、
メール４とメール１の情報にヒットマークが付与されて
いる。利用者は、メール一覧表示画面により、ある一連
のテーマに関して受送信されたメールやその経過の全て
を参照できる。

【００８６】ところで、図１２の案件一覧表示画面で
は、案件情報は、ヒットした最新のメールに対応してい
る。この場合、利用者は、ある一連のテーマの中で、目
的のメールまたは文書の最新の状況を把握できる。

【００８７】次に、メール情報表示画面について説明す
る。メール一覧表示画面３１００で、利用者がメールの
タイトルをクリックすると、文書検索・表示プログラム
１００はメールに関する情報を表示する。文書検索・表
示プログラム１２０のメール情報表示画面の一例を図１
４に示す。図１４のメール情報表示画面は、図１３のメ
ール一覧表示画面３１００で、メール４のタイトルをク
リックしたときに表示される画面である。また、図１４
の表示内容は、図２のメールシーケンスの内容に対応す
る。

【００８８】図１４のメール情報表示画面は、メールの
内容３２００と添付文書一覧情報３２１０とで構成され
る。メールの内容３２００は、メールのタイトル、送信
日、送信者(From)、受信者(To、Cc)およびメールの本文
で構成される。また、添付文書一覧情報３２１０は、ヒ
ットマーク、文書名、送信日、送信者、および変更回数
で構成される。

【００８９】図１４の例では、添付文書「答申案.doc」
が検索条件でヒットしたことを表わしている。

【００９０】利用者は、メール情報表示画面により、添
付文書が案件内でどのように更新されたのかを把握する
ことができる。図４の例では、添付文書「答申案.doc」
が、メールのやり取りの過程で2回更新されたことを把
握できる。また「送信者」と「送信日」とから、「答申
案.doc」の最新の更新日が8/1であり、更新者が「Ami」
であることがわかる。これは、図２のメール４における
添付文書「答申案.doc」に対応する。

【００９１】図１４のメール情報表示画面において、添
付文書一覧３２１０の文書名をクリックすると、その文
書に対応した文書作成アプリケーション２１０が起動さ
れるので、文書の内容を参照できる。

【００９２】次に、文書更新履歴情報表示画面について
説明する。図１４のメール情報表示画面において、「変
更回数」をクリックした場合は、文書検索・表示プログ
ラム１００は添付文書の更新履歴情報を表示する。

【００９３】文書検索・表示プログラム１００の文書更
新履歴情報表示について、具体的な処理手順を図１９の
フローチャートを用いて説明する。

【００９４】ステップ2300：文書の更新履歴情報をリス
トに追加する。

【００９５】ステップ2310：ヒットした添付文書である
か否かを判定する。

【００９６】ステップ2320：リストにヒットマークを付
与する。

【００９７】ステップ2330：一つ前のメールのパスがあ
るか否かを判定する。メールオブジェクトの「前メール
ID」プロパティを参照する。

【００９８】ステップ2340：メールのパスを一つ前に辿
り、文書の更新登録番号を調べる。

【００９９】ステップ2350：同じ更新登録番号であるか
否かを判定する。

【０１００】ステップ2360：文書更新履歴情報のリスト
を文書更新履歴情報表示画面に表示する。

【０１０１】上記の処理の結果表示される文書更新履歴
情報表示画面の一例を図１５に示す。図１５の文書更新
履歴情報表示画面は、図１４のメール情報表示画面で、
添付文書「答申案.doc」の「変更回数」をクリックした
ときに表示される画面である。また、図１５は、具体例
として、図２に示すメールシーケンスにおける添付文書
の更新履歴を想定している。

【０１０２】図１５の文書更新履歴情報表示画面におい
て文書更新履歴情報は、ヒットマーク、文書名、更新
日、更新者および登録番号で構成される。

【０１０３】この例では、添付文書「答申案.doc(3)」
と「答申案.doc(１)」がヒットしたことを表わしてい
る。

【０１０４】図１５の例では、メールシーケンスにおけ
る添付文書「答申案.doc」の更新履歴がわかる。

【０１０５】図１５の文書更新履歴情報表示画面におい
て、任意の文書名をクリックすると、文書作成アプリケ
ーション２１０が起動され、ファイルがオープンされる
ので、そのときの更新履歴に対応する文書内容を参照で
きる。

【０１０６】また、図１５の文書更新履歴情報表示画面
において、任意の登録番号をクリックすると、メール情
報表示画面が表示され、その更新履歴の文書が添付され
たときのメールの情報が参照できる。

【０１０７】例えば、図１５の文書更新履歴情報表示画
面において、3をクリックした場合は、「3」の文書が添
付された時のメールの情報、すなわち図１４のメール情
報表示画面が表示される。

【０１０８】同様にして、例えば、図５の文書更新履歴
情報表示画面において、R2をクリックした場合は、R2の
文書が添付された時のメールの情報が表示される。この
ときのメール情報表示画面を図１８に示す。図１８の添
付文書「答申案.doc」がR2であることがわかる。これ
は、図７のメール２における添付文書「答申案.doc(R
2)」に対応する。

【０１０９】さらに、例えば、図５の文書更新履歴情報
表示画面において、R1をクリックした場合は、R1の文書
が添付された時のメールの情報が表示される。

【０１１０】すなわち、図１５の文書更新履歴情報表示
画面は、図２のメール４に至るメールのやり取りにおい
て、添付文書「答申案,doc」がどのような経緯で更新さ
れたのかを容易に把握できる。

【０１１１】利用者は、メール情報表示画面および文書
更新履歴情報表示画面により、ある一連のテーマの中で
メールに添付された文書がどのように更新されたのかを
把握することができる。また、個々の更新時における文
書内容を参照でき、さらに更新の理由等は、メール本文
を参照することによって把握できる。

【０１１２】さて、メール送信経路と文書更新履歴の表
示画面については、すでに図２を用いて説明した。

【０１１３】図２の表示画面では、メール１により開始
した案件が、以降どのようなメールのやり取りがなさ
れ、個々の添付文書がいつどのように更新された一覧で
表示したものである。これにより、案件の全容が把握で
きる。

【０１１４】また、図２のメール送信経路と文書更新履
歴の表示画面により、操作者が直接送受信に関わってい
ないメールも、案件の関与者としてそのメールを参照で
きる。例えば、図２の画面表示の操作者が「Uno」であ
るような場合に、「Uno」が直接送受信に関わっていな
いメール、すなわちメール４が参照できる。

【０１１５】さらに図２においてヒットマーク(★印)を
表示することにより、利用者は、目的のメールまたは文
書が、他のメールや文書とどのように関わっているかを
容易に把握できる。

【０１１６】図１０のメール送信経路と文書更新履歴の
表示画面は、特定のメールの特定の添付文書の更新履歴
に着目して、そこに至る経緯を強調して表示した例を示
す。この例では、メール４の答申案.docに至るメールシ
ーケンスが強調表示されている。同様にして、図１１の
メール送信経路と文書更新履歴の表示画面は、メール５
に至るメールシーケンスのみがが強調表示されている。

【０１１７】上記の実施例以外にも、メール送信経路と
文書更新履歴の表示画面と、他の画面をリンクさせて表
示することも可能である。

【０１１８】また、図１６はメール情報表示画面の一例
であり、図１４のメール情報表示画面に、表示項目とし
て「直前更新」を追加したものである。これにより、メ
ールの送信者自信が変更した添付文書であることが把握
でき、送信者の意思が反映されていることがわかる。図
１６において、直前更新マークは、添付文書「答申案.d
oc」と「一覧表.xls」に付与されており、これらの文書
が一つ前のメールにおいて更新されたこと、すなわち、
メール４の直前のメール２で更新されたことを表わす。

【０１１９】本実施例のいずれの表示画面においても、
メール、利用者、添付文書、または添付文書の更新履歴
等の特定の項目に着目した様々な強調表示が可能であ
る。強調表示の方法は、色分けしたり、輝度を変えた
り、直線や曲線で囲むなど様々な方法が可能である。

【０１２０】上述の実施の形態では、図１に示す文書サ
ーバ１０と電子メールサーバ１４０の二つのサーバから
なるシステム構成を例にとったが、図２０に示すような
マルチサーバによるシステム構成、すなわち文書サーバ
が複数、電子メールサーバが複数であるような場合に
も、本発明を同様に利用できる。図２０の電子メールサ
ーバＡ３００は、文書サーバＡ３２０に電子メールを転
送し、同様に電子メールサーバＢ３４０は、文書サーバ
Ｂ３６０に電子メールを転送する。案件が開始された際
に、案件番号を発番した文書サーバの文書データベース
に、本実施例の案件が格納される。従って、文書サーバ
が管理していない案件番号に関わる電子メールが文書サ
ーバに転送された場合には、管理している文書サーバに
対して、再度該電子メールを転送する。この転送処理は
文書管理プログラム１１０において可能である。

【０１２１】また、案件番号は、ユニークな番号を維持
するため、個々の文書サーバのドメイン名を案件番号に
含めるものとする。

【０１２２】一方、複数の文書サーバが管理する文書デ
ータベースに対する検索は、既知の技術により容易に実
現できる。例えば、文書管理標準化団体AIIMでの文書管
理標準モデルDMA（Doocument Management Alliance）
における、Search Coordination（横断検索）の機能に
より実現可能である（文献：AIIM Doocument Manage
ment Alliance、DEN/Shamrock Convergence Documen
t、15-Nov 1995）。すなわち、本文献によれば、図２
０の場合には、文書検索ミドルウェア４００を追加する
ことにより、二つの文書データベースを各々検索した
後、その結果を統合した形で利用者に表示を提供できる
ようになる。

【０１２３】以上が、本実施例における文書の履歴管理
方法である。

【０１２４】このように、本発明によると、文書の履歴
管理方法において、電子メールの送受信の過程で添付フ
ァイルが更新された履歴を表示するようにしたものであ
る。

【０１２５】この発明においては、利用者は、メールの
やり取りと添付文書の更新状況とを照らし合わせて参照
できるようになり、ある一連のテーマに関する意思決定
の経過を的確に把握できる。

【０１２６】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、電子メールの送受信の過程で添付ファイルが更新
された回数を表示するようにしたものである。

【０１２７】この発明においては、利用者は、ある一連
のテーマに関する意思決定におけるその添付文書の有効
性を把握できる。

【０１２８】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、電子メールの添付ファイルが送信元において更新
されたファイルであることを示す識別情報を表示するよ
うにしたものである。

【０１２９】この発明においては、利用者は、送信者の
意思がその添付文書に反映されていたことを把握でき
る。

【０１３０】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、利用者が履歴表示に含まれる添付文書の一つを指
定した際に、該履歴に対応する電子メール情報を表示す
るようにしたものである。

【０１３１】この発明においては、利用者は、添付文書
の更新のタイミングでメールを順次参照できるようにな
り、意思決定の経緯を容易に追跡できる。

【０１３２】また、本発明は、文書の履歴管理方法にお
いて、添付ファイルが更新された履歴として、該添付フ
ァイルが更新された日と更新者の名前とを表示するよう
にしたものである。

【０１３３】この発明においては、利用者は、メールの
やり取りと添付文書の更新状況とを照らし合わせて参照
できるようになり、ある一連のテーマに関する意思決定
の経過を把握できる。

【０１３４】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明によれば、
メールの送受信情報とメールに添付された文書の更新履
歴情報とを関連付けることにより、ある一連のテーマに
関して受送信されたメールやその経過の全てを参照でき
るようにし、また、メールに添付された文書の更新状況
を把握できるようにして、案件における意思決定の経緯
をユーザに的確にかつ分かり易く提示する文書の履歴管
理方法を提供することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態におけるシステム全体の構成
を示すブロック図。

【図２】同実施形態のメール送信経路と文書更新履歴の
表示画面の一例を示す図。

【図３】同実施形態の文書データベースのデータ構造を
示す図。

【図４】案件データのプロパティを示す図。

【図５】メールデータのプロパティを示す図。

【図６】メール本文データのプロパティを示す図。

【図７】添付文書データのプロパティを示す図。

【図８】同実施形態の文書管理プログラムにおける文書
登録処理の手順を示すフローチャート。

【図９】同実施形態の文書管理プログラムにおける添付
文書の登録・更新処理の手順を示すフローチャート。

【図１０】同実施形態のメール送信経路と文書更新履歴
の表示画面におけるメールシーケンスと文書更新履歴の
一例を示す図。

【図１１】同実施形態のメール送信経路と文書更新履歴
の表示画面におけるメールシーケンスと文書更新履歴の
一例を示す図

【図１２】同実施形態の案件一覧表示画面の一例を示す
図。

【図１３】同実施形態のメール一覧表示画面の一例を示
す図。

【図１４】同実施形態のメール情報表示画面の一例を示
す図。

【図１５】同実施形態の文書更新履歴情報表示画面の一
例を示す図。

【図１６】同実施形態のメール情報の表示画面の一例を
示す図。

【図１７】同実施形態の検索画面の構成の一例を示す
図。

【図１８】同実施形態の詳細検索画面の構成の一例を示
す図。

【図１９】同実施形態の文書検索・表示プログラムの文
書更新履歴情報表示の処理手順を示すフローチャート。

【図２０】本発明の実施形態におけるマルチサーバによ
るシステムの構成を示すブロック図。

【符号の説明】

１０：文書サーバ、２０：利用者端末Ａ、３０：利用者
端末Ｂ、４０：入力装置、５０：ネットワーク、１０
０：文書データベース、１１０：文書管理プログラム、
１２０：文書検索・表示プログラム、１３０：電子メー
ルデータベース、１４０：メールサーバ制御プログラ
ム、２００：電子メールクライアント、２１０：文書作
成アプリケーション、２２０：Webブラウザ。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 多田 勝己 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所システム開発本部内 (72)発明者 米永 知泉 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所システム開発本部内 Ｆターム(参考） 5B089 GA21 GB04 JA31 JB22 KA13 LA18 LB14

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子メールの送受信の過程で添付ファイル
   が更新された履歴を表示することを特徴とする文書の履
   歴管理方法。
2. 【請求項２】電子メールの送受信の過程で添付ファイル
   が更新された回数を表示することを特徴とする文書の履
   歴管理方法。
3. 【請求項３】電子メールの添付ファイルが送信元におい
   て更新されたファイルであることを示す識別情報を表示
   することを特徴とする文書の履歴管理方法。
4. 【請求項４】請求項１に記載の文書の履歴管理方法にお
   いて、利用者が履歴表示に含まれる添付文書の一つを指
   定した際に、該履歴に対応する電子メール情報を表示す
   ることを特徴とする文書の履歴管理方法。
5. 【請求項５】請求項１に記載の文書の履歴管理方法にお
   いて、添付ファイルが更新された履歴として、該添付フ
   ァイルが更新された日と更新者の名前とを表示すること
   を特徴とする文書の履歴管理方法。