JP2004355314A - 電子メール管理システム - Google Patents
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Abstract
【課題】電子メールの管理負担を軽減すると共に、電子メールを効率的に活用できるように電子メールを管理する電子メール管理システムを提供する。
【解決手段】電子メール管理システム２は、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６に接続され、電子メールサーバ６に設けられている電子メールボックスから取得することにより端末８ａ、８ｂ、８ｃの各々から送信された電子メールを受信する。次に、受信された電子メールを所定の分類項目に対応させて記憶する。端末８ａ、８ｂ、８ｃの何れかの端末かにおいて電子メール管理システム２に記憶されている電子メールが参照され、参照された電子メール対するコメントが付加された場合には、付加されたコメントを電子メールに対応させて記憶する。
【選択図】 図１
【解決手段】電子メール管理システム２は、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６に接続され、電子メールサーバ６に設けられている電子メールボックスから取得することにより端末８ａ、８ｂ、８ｃの各々から送信された電子メールを受信する。次に、受信された電子メールを所定の分類項目に対応させて記憶する。端末８ａ、８ｂ、８ｃの何れかの端末かにおいて電子メール管理システム２に記憶されている電子メールが参照され、参照された電子メール対するコメントが付加された場合には、付加されたコメントを電子メールに対応させて記憶する。
【選択図】 図１
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、複数の端末間において送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業等から従業者に対して付与されている電子メールアドレスを用いて送受信される電子メールは、個々の従業者により管理されている。例えば、あるプロジェクトに参加している従業者間においてプロジェクトに関する連絡が電子メールにより行われている場合、各従業者がそれぞれプロジェクトに関する電子メールを管理していた。
【０００３】
なお、企業内等において文書を回覧する際のコメント管理方式、即ち、電子メールを利用して文書を回覧すると共に、回覧過程において文書自体に直接コメントを記入し、文書に書き加えられたコメントを管理する方式が存在する（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平６−３２６７３２号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年、電子メールは企業内外での連絡手段やメールマガジン等による情報収集手段として広く活用されている。そのため、企業内において各従業者が受信する電子メールの量が膨大になっており、電子メールの管理が大きな負担になっている。即ち、各従業者は、例えば、自らが参加しているプロジェクトに関する電子メール、顧客との連絡事項に関する電子メール、メールマガジン等、各種の電子メールを受信している。このような場合に、それぞれを分別する等の整理を行い、かつ、内容を確認した上で保存するか削除するかを判断する等の管理が大きな負担になっている。
【０００６】
また、例えば、あるプロジェクトに参加している従業者間で電子メールによりプロジェクトに関する情報の交換が行われている場合、各従業者がそれぞれプロジェクトに関する電子メールの管理を行っている。従って、同一内容の電子メールを各従業者が重複して管理しており、電子メールの管理が効率的に行われていない。また、大量に蓄積されている電子メールの中で、どの電子メールにどのような情報が含まれているかは、各電子メールの内容を確認しなければ知ることができず、プロジェクトに関する資料として電子メールの効率的な活用が実現されていない。
【０００７】
この発明の課題は、電子メールの管理負担を軽減すると共に、電子メールを効率的に活用することができるように電子メールを管理する電子メール管理システムを提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の電子メール管理システムは、複数の端末間で送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムにおいて、前記複数の端末の各々から送信される電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールを所定の分類項目に分類する分類手段と、前記分類手段により所定の分類項目に分類された電子メールを、前記所定の分類項目に対応させて記憶する電子メール記憶手段と、前記端末を介して前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールが参照された際に該電子メールに対するコメントが付加された場合には、前記コメントを前記電子メールに対応させて記憶するコメント記憶手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
この請求項１記載の電子メール管理システムによれば、複数の端末の各々から送信された電子メールを受信して記憶している。従って、複数の端末間で送受信される電子メールを集中的に管理することにより、個々の端末において電子メールの管理を行う必要がなく、電子メールの管理負担を軽減することができる。また、所定の分類項目に対応させて電子メールを記憶すると共に電子メールに対するコメントを記憶しているため、例えば、プロジェクトに関する電子メールをプロジェクト関連資料として効率的に活用することができる。
【００１０】
また、請求項２記載の電子メール管理システムは、複数の端末間で送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムにおいて、前記複数の端末の各々に設定されている電子メールアドレスを記憶する電子メールアドレス記憶手段と、前記複数の端末の各々から送信される電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールを記憶する電子メール記憶手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールに添付ファイルが添付されている場合に、前記添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールを、前記電子メールアドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して送信する電子メール送信手段と、前記添付ファイル記憶手段に記憶されている添付ファイルを、前記端末からの要求に基づいて該端末に送信する添付ファイル送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
この請求項２記載の電子メール管理システムによれば、電子メール管理システムに対して送信された電子メールを、添付ファイルを除いて各端末に設定されている電子メールアドレスに対して送信している。従って、例えば、企業内におけるプロジェクトへの参加者の電子メールアドレスを予め電子メール管理システムに登録することにより、プロジェクト参加者間で確実、かつ、容易に電子メールの送受信を行うことができる。また、各端末からの要求に基づいて添付ファイルを別途送信しているため、サイズの大きな添付ファイルを同時に複数の端末に送信することにより生じる通信網の負荷を軽減することができる。
【００１２】
また、請求項３記載の電子メール管理システムは、前記電子メール受信手段により受信された電子メールを所定の分類項目に分類する分類手段を更に備え、前記電子メール記憶手段において、前記分類手段により分類された分類項目に対応させて電子メールを記憶することを特徴とする。
【００１３】
この請求項３記載の電子メール管理システムによれば、受信された電子メールを所定の分類項目に分類し、分類項目に対応させて電子メールを記憶している。従って、後に電子メールを参照する際に、分類項目に基づいて希望する電子メールを容易に参照することができ、電子メールを有効な資料として効率的に活用することができる。
【００１４】
また、請求項４記載の電子メール管理システムは、前記端末を介して前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールが参照された際に該電子メールに対するコメントが付加された場合には、前記コメントを前記電子メールに対応させて記憶するコメント記憶手段を更に備えることを特徴とする。
【００１５】
この請求項４記載の電子メール管理システムによれば、電子メールに対するコメントを電子メールに対応させて記憶している。従って、電子メールに対するコメントを参照することにより、電子メールの内容を容易に把握することができ、効率的に電子メールを活用することができる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、実施の形態に係る電子メール管理システムについて説明する。なお、以下においては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）が形成されている企業内において、所定のプロジェクトに参加している従業者（参加者Ａ、Ｂ、Ｃ）間でプロジェクトに関する情報を交換等するために用いられている電子メールの管理を行う場合を例として説明する。
【００１７】
図１は、実施の形態に係る電子メール管理システムを含むシステム全体のブロック構成図である。電子メール管理システム２は、ＬＡＮ４を介してこの電子メール管理システム２及び端末８ａ、８ｂ、８ｃ間において送受信される電子メールを中継する電子メールサーバ６と接続されている。また、電子メール管理システム２は、ＬＡＮ４を介してプロジェクトへの参加者が用いる端末８ａ、８ｂ、８ｃと接続されている。
【００１８】
なお、参加者Ａ、Ｂ、Ｃの各々には、電子メールアカウント（電子メールを利用するユーザを識別するための文字列）が付与されており、各参加者が用いる端末、即ち、参加者Ａが用いる端末８ａ、参加者Ｂが用いる端末８ｂ及び参加者Ｃが用いる端末８ｃには、それぞれの電子メールアドレス（電子メールアカウント＠ドメイン名により構成される電子メール利用者の識別子）が設定されている。また、電子メールサーバ６には、電子メールアカウント毎に対応させた電子メールボックスが設けられている。従って、各端末８ａ、８ｂ、８ｃにおいては、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６に接続し、電子メールサーバ６の電子メールボックスに蓄積されている電子メールを取得することにより、各参加者宛てに送信された電子メールを受信することができる。
【００１９】
また、参加者Ａ、Ｂ、Ｃが参加しているプロジェクトにも、電子メールアカウントが付与されており、このプロジェクトに付与された電子メールアカウントに基づく電子メールアドレスが電子メール管理システム２に設定されている。なお、プロジェクト用の電子メールアカウントに対応させた電子メールボックスも電子メールサーバ６に設けられている。従って、この電子メールボックスに蓄積された電子メールを取得することにより、電子メール管理システム２においてプロジェクトの電子メールアドレスに送信された電子メールを受信することができる。なお、複数のプロジェクトにおける電子メールの管理が行われる場合には、電子メール管理システム２において、それぞれのプロジェクト用の電子メールアドレスが設定されている。
【００２０】
図２は、実施の形態に係る電子メール管理システム２のブロック構成図である。電子メール管理システム２は、この電子メール管理システム２におけるデータの処理を制御するデータ制御部１０を備えている。このデータ制御部１０には、電子メールサーバ６、端末８ａ、８ｂ、８ｃとの間の通信を制御する通信制御部１２及びプロジェクトへの参加者の電子メールアドレス等を記憶するデータ記憶部１４が接続されている。また、データ制御部１０には、通信制御部１２を介して受信された電子メールを所定の分類項目に分類して記憶する電子メール記憶部１６及び電子メールに添付されている添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶部１８が接続されている。
【００２１】
データ記憶部１４には、プロジェクト参加者の電子メールアドレス、例えば、参加者Ａ、Ｂ、Ｃのそれぞれの電子メールアドレスが氏名及び所属等に対応させて記憶されている。なお、何れのプロジェクトに何れの参加者が参加しているかを識別すべく、プロジェクトの電子メールアドレスに対応させて、該プロジェクトに参加している参加者の電子メールアドレスが記憶されている。
【００２２】
また、電子メール記憶部１６には、電子メールの分類項目、即ち、電子メールのタイトル（サブジェクト又は件名）に基づいて電子メールを分類する際に用いられる分類項目が記憶されている。例えば、電子メールの分類項目として、「バグ」、「仕様」、「資料」及び「進捗」等、プロジェクトに関するどのような情報を含む電子メールであるかを示す項目が分類項目として記憶されている。なお、この電子メールの分類項目は、プロジェクトの内容に対応させて任意に設定することができる。
【００２３】
また、電子メール記憶部１６には、通信制御部１２を介して受信された電子メール、即ち、端末８ａ、８ｂ、８ｃの何れかの端末から電子メールサーバ６を介して送信された電子メールが所定の分類項目に対応させて記憶される。
【００２４】
また、電子メール記憶部１６においては、それぞれの分類項目に対応させて編集不可能な状態で電子メールが記憶されている。即ち、電子メール記憶部１６に記憶されている電子メールに対して、後に文章を追加したり、文章を削除したりする等の編集を行うことが不可能な状態で電子メールが記憶されている。編集可能な状態で電子メールが記憶されている場合には、電子メールの内容が書き換えられる可能性がある。そのため、プロジェクト参加者間でやり取りされた電子メールを、受信されたその時点の状態で保存すべく、編集不可能な状態で電子メールが記憶される。
【００２５】
また、添付ファイル記憶部１８には、電子メールに添付して送信された添付ファイルが記憶されている。ここで、添付ファイルは、添付ファイル記憶部１８に記憶される際に付与されたユニークな識別番号に対応させて記憶される。
【００２６】
図３は、この発明の実施の形態に係る端末８ａのブロック構成図である。端末８ａは、この端末８ａにおけるデータの処理を制御するデータ制御部２０を備えている。このデータ制御部２０には、電子メール管理システム２及び電子メールサーバ６との間の通信を制御する通信制御部２２及び通信制御部２２を介して受信された電子メール等を記憶するデータ記憶部２４が接続されている。また、データ制御部２０には、データ記憶部２４に記憶された電子メール等を表示する表示部２６及び電子メールを作成する際等に用いられるキーボード２８が接続されている。
【００２７】
データ記憶部２４には、端末８ａを用いる参加者の電子メールアドレス、即ち、参加者Ａの電子メールアドレスが記憶されている。また、データ記憶部２４には、通信制御部２２を介して受信された電子メール、即ち、電子メールサーバ６に設けられている参加者Ａの電子メールアカウントに対応する電子メールボックスからＬＡＮ４を介して取得された電子メールが記憶される。また、データ記憶部２４には、電子メールの送受信等を管理するプログラム（メーラー）が記憶されている。このメーラーを起動させることにより、電子メールサーバ６の電子メールボックスに記憶されている電子メールを取得したり、参加者Ｂ、Ｃ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する等の処理を行うことができる。なお、端末８ｂ、８ｃは、端末８ａと同様の構成であるため説明を省略する。
【００２８】
次に、図面を参照してこの発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおける電子メールの管理処理について説明する。なお、以下においては、参加者Ａ、Ｂ及びＣが参加するプロジェクトに関して、参加者Ａ、Ｂ及びＣ間において送受信される電子メールの管理を行う場合を例として説明する。
【００２９】
まず、例えば、端末８ａにおいてメーラーを起動させ、参加者Ａから参加者Ｂ、Ｃ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する。端末８ａから送信された電子メールは、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６において受信され、参加者Ｂの電子メールアカウント、参加者Ｃの電子メールアカウント及びプロジェクトの電子メールアカウントにそれぞれ対応して設けられている電子メールボックスに記憶される。また、参加者Ｂから参加者Ａ、Ｃ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する場合には、端末８ｂにおいてメーラーを起動させ、電子メールサーバ６を介して電子メールの送信を行う。更に、参加者Ｃから参加者Ａ、Ｂ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する場合には、端末８ｃにおいてメーラーを起動させ、電子メールサーバ６を介して電子メールの送信を行う。
【００３０】
次に、図４に示すように、電子メール管理システム２において、プロジェクトの電子メールアドレスに対して送信された電子メールを受信する（ステップＳ１０）。即ち、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６に接続し、プロジェクトの電子メールアカウントに対応して設けられている電子メールボックスに記憶されている電子メール、例えば、参加者Ａから送信された電子メールを通信制御部１２を介して受信する。
【００３１】
次に、ステップＳ１０において受信した電子メールを所定の分類項目に分類する（ステップＳ１１）。即ち、受信した電子メールのタイトルに基づいて、電子メール記憶部１６に記憶されている分類項目に電子メールを分類する。例えば、電子メールに「システム開発の進捗状況について」というタイトルが付されている場合、この電子メールは「進捗」の分類項目に分類される。また、参加者Ｂから送信された電子メールに「バグの処理について」というタイトルが付されている場合には、「バグ」の分類項目に、また、参加者Ｃから送信された電子メールに「参考資料」というタイトルが付されている場合には、「資料」の分類項目にそれぞれ分類される。なお、分類の際、電子メールのタイトル中に存在する所定の識別文字（例えば，［ ］や（ ）などのデミリタ）区切られた文言を用いても良い。例えば、電子メールに「［進捗］システム開発の進捗状況について」、「［バグ］バグの処理について」、「［資料］参考資料」等のタイトルが付されている場合に、［進捗］、［バグ］、［資料］の部分を参照して分類を行うようにしてもよい。
【００３２】
次に、ステップＳ１１において所定の分類項目に分類された電子メールを、分類項目に対応させて記憶する（ステップＳ１２）。例えば、「進捗」の分類項目に分類された電子メールは、「進捗」の分類項目に対応させて電子メール記憶部１６に記憶される。同様に、「バグ」の分類項目に分類された電子メール、「資料」の分類項目に分類された電子メールは、それぞれ「バグ」、「資料」の分類項目に対応させて電子メール記憶部１６に記憶される。
【００３３】
図５は、電子メール記憶部１６に記憶された電子メールの一例を示す図である。この図５に示すように、電子メール記憶部１６に記憶されている電子メールには、日付、電子メールのタイトル、名前、キーワード、分類、電子メールの本文が含まれている。ここで、日付には、電子メールが送信された日時及び電子メールが受信された日の少なくとも何れか一方が含まれている。また、名前には、送信元の電子メールアドレスと共に、データ記憶部１４に電子メールアドレスに対応させて記憶されている参加者の氏名が含まれている。また、この電子メールを検索する際に検索条件として用いることができる語が設定されている場合にのみキーワードが記憶される。また、電子メールに対するコメントが存在する場合にのみコメントが、電子メールに添付ファイルが添付されている場合にのみ添付ファイルの識別番号がそれぞれ記憶される。
【００３４】
ここで、プロジェクトへの参加者Ａ、Ｂ、Ｃは、各々の端末８ａ、８ｂ、８ｃを用い、ＬＡＮ４を介して電子メール管理システム２に接続することにより、電子メール管理システム２に記憶されている電子メールを参照することができる。例えば、まず、端末８ａにおいて、ＬＡＮ４を介して電子メール管理システム２に接続する。次に、電子メール管理システム２に記憶されている電子メールの中から、参照を希望する電子メールを検索する。例えば、プロジェクトの進捗状況について、参加者Ｂを送信元とする電子メールを検索する場合には、「進捗」の分類項目に対応させて記憶されており、かつ、名前が参加者Ｂとなっていることを検索条件として、電子メールの検索を行う。
【００３５】
電子メールの検索が行われた場合、端末８ａの表示部２６に検索条件に基づいて検索された電子メールのタイトルが表示される。従って、例えば、マウス等のポインティングデバイスを用いて参照を希望する電子メールのタイトルを選択してクリックし、電子メール管理システム２に対して電子メールの参照を要求する電子メール参照要求を送信する。
【００３６】
電子メール管理システム２においては、図６に示すように、電子メールの参照を要求する電子メール参照要求を受信したか否かを判断する（ステップＳ２０）。例えば、電子メール記憶部１６に記憶されている特定の電子メールの参照を要求する電子メール参照要求が、通信制御部１２を介して受信されたか否かを判断する。
【００３７】
電子メール参照要求を受信した場合には（ステップＳ２０）、電子メール参照要求の送信元端末に対して参照が要求された電子メールを送信する（ステップＳ２１）。例えば、端末８ａから送信された電子メール参照要求を受信した場合には、端末８ａに対して参照が要求された電子メールを送信する。
【００３８】
端末８ａにおいては、電子メール管理システム２からＬＡＮ４を介して送信された電子メールを通信制御部２２を介して受信する。そして、受信した電子メールを表示部２６に表示する。
【００３９】
図７は、端末を介して参照される電子メールの一例を示す図である。この図７に示すように、日付表示欄３０に日付が、タイトル表示欄３２に電子メールのタイトルが、名前表示欄３４に送信者の氏名及び電子メールアドレスがそれぞれ表示される。また、キーワード表示欄３６にキーワードが、分類表示欄３８に電子メールが分類された分類項目が、電子メール本文表示欄４０に電子メールの本文がそれぞれ表示される。なお、キーワードが設定されていない場合には、キーワード表示欄３４は空欄のまま何も表示されない。また、参考文献として、電子メールに対するコメントが存在する場合には、コメント表示欄４２ａにコメントが表示され、添付ファイルが存在する場合には、添付ファイル表示欄４４に添付ファイルの識別番号が表示される。また、コメント表示欄４２ａの右側には、コメントを入力する際に用いられる入力ボタン４２ｂが表示される。
【００４０】
ここで、電子メールに添付されている添付ファイルを参照する場合には、添付ファイル表示欄４４に表示されている識別番号をマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックする。即ち、表示されている識別番号をクリックすることにより、電子メール管理システム２に対してクリックされた識別番号が付与されている添付ファイルの参照を要求する添付ファイル参照要求が送信される。そして、電子メール管理システム２から送信された添付ファイル、即ち、添付ファイル記憶部１８に記憶されている添付ファイルを通信制御部２２を介して受信し、受信した添付ファイルを表示部２６に表示することにより、添付ファイルを参照することができる。
【００４１】
また、新たにコメントを入力する場合には、入力ボタン４２ｂをマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックする。即ち、入力ボタン４２ｂをクリックすることにより、例えば、端末８ａの表示部２６に、コメント入力画面（図８参照）が表示される。このコメント入力画面において、キーボード２８を介して必要なコメント、例えば、電子メールの本文中で特に重要な内容が記載されている箇所を示すコメント等をコメント入力欄４６に入力する。そして、送信ボタン４８をマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックし、電子メール管理システム２に対して入力したコメントを送信することにより、参照した電子メールに対するコメントを付加する。
【００４２】
電子メール管理システム２においては、図６のステップＳ２１において電子メールを送信した端末から送信された電子メールに対するコメントを受信した場合には（ステップＳ２２）、受信したコメントを参照された電子メールに対応させて記憶する（ステップＳ２３）。即ち、電子メール記憶部１６において、受信したコメントと参照された電子メールとを対応させて記憶する。
【００４３】
この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、プロジェクトの参加者間において送受信された電子メールが、電子メール管理システムに記憶されており、記憶されている電子メールを後に参照することができる。従って、プロジェクトに関する電子メールを電子メール管理システムにおいて集中的に管理することができ、個々の参加者の電子メール管理負担が軽減される。また、プロジェクトに関する電子メールを電子メール管理システムにおいて集中的に管理することにより、例えば、別のプロジェクトにおいて電子メールを参考資料として有効に活用することができる。
【００４４】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、電子メールのタイトルに基づいて電子メールを所定の分類項目に分類して記憶している。従って、後に電子メールを参照する場合に分類項目を参照して効率的に電子メールを活用することができる。また、電子メールのタイトルに基づいて電子メールの分類が行われるため、電子メールにタイトルをつける際に内容を反映した適切なタイトルを付すという、電子メールの利用に関するモラルを育成することができる。
【００４５】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、電子メールが参照された際に付加されたコメントを、電子メールに対応させて記憶している。例えば、参加者間における討論が電子メールにより行われ、受信した電子メールを引用しながら返信を繰り返すことにより長文となった電子メールについて、電子メール中のどの部分に討論の結論が記載されているか等を示すコメントを付加することができる。従って、電子メールに付加されているコメントを参照することにより、迅速、かつ、効率的に電子メールを活用することができる。
【００４６】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、編集不可能な状態で電子メールが記憶されている。即ち、電子メール管理システムにおいて受信された電子メールに、後に文章を追加したり、文章を削除する等の編集を行うことができない状態で電子メールが記憶されている。従って、プロジェクトに問題が発生した場合等に、電子メールを参照することによって、各参加者の記載内容等を的確に確認することができる。
【００４７】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、電子メールを後に参照することができ、かつ、後に電子メールの本文及びタイトルを編集することができない。従って、後に参照されることを考慮して、例えば、タイトルと記載内容とを対応させる、明確な文章により本文を記載する等、適切な電子メールを作成するというモラルを育成することができる。即ち、電子メールは、例えば、手紙やファックス等の場合に比較して手軽に文章を作成することができるため、後に参照した場合に解り易く記載するというモラルの育成が困難になっている。従って、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムを導入することにより、必要な事項を容易に理解することができる電子メールを作成する、という電子メールの作成に関するモラルを育成することができる。
【００４８】
なお、プロジェクト参加者間で送受信される電子メールの送信先にプロジェクトの電子メールアドレスが含まれている場合には、各参加者に送信される電子メールにその旨を示すメッセージを添付するようにしてもよい。この場合には、各参加者は受信した電子メールが電子メール管理システムに記憶されることを確認できるため、受信した電子メールを気兼ねなく削除することができ、各参加者の電子メールの管理負担を軽減することができる。
【００４９】
次に、図９のフローチャートを参照して、第２の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいて行われる電子メールの管理処理について説明する。なお、第２の実施の形態に係る電子メール管理システムは、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムと同様の構成であるため説明を省略する。また、第１の実施の形態に係る電子メール管理システム２と同様の符号を用いて以下の説明を行う。
【００５０】
まず、電子メール管理システム２において、プロジェクトの電子メールアドレスに対して送信された電子メールを受信し（ステップＳ３０）、受信した電子メールを所定の分類項目に分類する（ステップＳ３１）。そして、所定の分類項目に分類された電子メールを、分類された分類項目に対応させて記憶する（ステップＳ３２）。即ち、上述の第１の実施の形態に係るステップＳ１０〜ステップＳ１２における処理と同様の処理により受信した電子メールを分類し、分類された電子メールを分類項目に対応させて電子メール記憶部１６に記憶する。
【００５１】
次に、受信した電子メールに添付されている添付ファイルを記憶する（ステップＳ３３）。即ち、添付ファイルにユニークな識別番号を付与し、添付ファイル記憶部１８に記憶する。
【００５２】
次に、プロジェクト参加者の電子メールアドレスに対して電子メール記憶部１６に記憶されている電子メールを送信する（ステップＳ３４）。即ち、プロジェクトに参加している何れかの参加者から電子メールを受信した場合には、同一プロジェクトに参加している全ての参加者の電子メールアドレスに対して電子メールが送信される。例えば、ステップＳ３０において参加者Ｂからの電子メールを受信した場合には、参加者Ｂが参加しているプロジェクトの電子メールアドレスに対応させてデータ記憶部１４に記憶されている参加者全員の電子メールアドレスに対して電子メールが送信される。なお、この時、添付ファイルは送信されず、添付ファイルが電子メール管理システム２の添付ファイル記憶部１８に記憶されていることを示す情報、例えば、添付ファイルへのリンクを含む電子メールが送信される。
【００５３】
プロジェクト参加者Ａ、Ｂ、Ｃの各々が用いる端末８ａ、８ｂ、８ｃ、例えば、端末８ａにおいては、電子メール管理システム２から送信された電子メールを電子メールサーバ６を介して受信する。次に、受信した電子メールをデータ記憶部２４に記憶すると共に表示部２６に表示し、受信した電子メールの内容を確認する。なお、端末８ｂ及び端末８ｃにおいても、端末８ａと同様の処理が行われる。
【００５４】
ここで、添付ファイルを参照する場合には、電子メール管理システム２に対して添付ファイル参照要求を送信する。例えば、受信した電子メールに含まれている添付ファイルへのリンクをマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックすることにより添付ファイル参照要求を電子メール管理システム２に対して送信する。
【００５５】
電子メール管理システム２においては、添付ファイル参照要求を受信した場合には（ステップＳ３５）、添付ファイル参照要求の送信元端末に対して添付ファイルを送信する（ステップＳ３６）。例えば、端末８ａから送信された添付ファイル参照要求を受信した場合には、端末８ａに対して添付ファイル記憶部１８に記憶されている添付ファイルを送信する。なお、添付ファイル参照要求を受信していない場合には（ステップＳ３５）、そのまま処理を終了する。
【００５６】
なお、参加者Ａ、Ｂ、Ｃの何れかが端末８ａ、８ｂ、８ｃを介して電子メール管理システム２に記憶されている電子メールを参照する場合には、上述の第１の実施の形態に係るステップＳ２０〜ステップＳ２３における処理と同様の処理により参照することができる。
【００５７】
この第２の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、電子メール管理システムにおいて電子メールを受信した場合には、電子メール管理システムに登録されているプロジェクト参加者の電子メールアドレスに対して受信した電子メールが送信されている。従って、電子メール管理システムにプロジェクト参加者の電子メールアドレスを登録することにより、同一のプロジェクトに参加している他の参加者に対して確実に電子メールを送信することができる。
【００５８】
また、上述の第２の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、添付ファイルが電子メール管理システムに記憶されていることを示す情報を含む電子メールを、登録されたプロジェクト参加者の電子メールアドレスに対して送信している。即ち、電子メールに添付されている添付ファイルを全ての参加者に送信せず、各参加者には添付ファイルを参照可能な情報を含む電子メールを送信している。従って、全ての参加者に対して同一の添付ファイルを電子メールに添付して送信することにより生じるＬＡＮの負荷を適切、かつ、容易に軽減することができる。更に、通信網の負担を軽減することができるため、例えば、企業内ＬＡＮにおける情報の通信量が電子メールの送受信により急激に増加することを防止することができる。
【００５９】
上述の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、プロジェクト参加者間において送受信された電子メールを、電子メール管理システムにおいて集中的に管理することができる。従って、プロジェクト毎に設けられた電子メールアドレスに対して送信された電子メールを記憶することにより、同一のプロジェクトに関する電子メールを一つにまとめ、プロジェクトに関する資料として適切に保管することができる。
【００６０】
なお、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、プロジェクト参加者の全てが電子メール管理システムに記憶されている電子メールを参照することができるが、電子メールを参照することができる者を制限するようにしてもよい。即ち、予め電子メール管理システムにおいて電子メールを参照することができる参加者を登録し、電子メール管理システムへの接続を行う際に、参加者の氏名及び予め設定されているパスワード等に基づいて電子メールの参照が認められている参加者であることが認証された場合にのみ、電子メールを参照することができるようにしてもよい。この場合には、例えば、機密性の高いプロジェクトに関する電子メールについても、電子メール管理システムにおいて管理することができる。
【００６１】
また、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、参照する電子メールが検索条件に基づいて検索された場合に、検索された電子メールのタイトルを表示しているが、タイトルと共にコメントを表示するようにしてもよい。この場合には、検索された電子メールに対するコメントを参照することによって、必要な情報が含まれている電子メールを効率的に参照することができる。
【００６２】
また、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、電子メールを参照した際に電子メールに対するコメントを入力することができるが、コメントに加えてキーワードを設定することができるようにしてもよい。この場合には、適切なキーワードを設定することにより、電子メールを的確に検索することができ、効率的に電子メールを活用することができる。
【００６３】
また、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムを、電子掲示板を用いた会議室システムとして利用するようにしてもよい。即ち、電子メール管理システムに図５に示す形式で情報を登録し、プロジェクト参加者が登録されている情報を参照し（図７参照）、コメントを入力するようにしてもよい。この場合には、電子メールと同様の形式で登録された情報を管理することができるため、情報を登録するために新たなシステムを別途設置等することなく、容易に会議室システムを導入することができる。
【００６４】
【発明の効果】
この発明によれば、複数の端末の各々から送信された電子メールを受信して記憶している。従って、複数の端末間で送受信される電子メールを集中的に管理することにより、個々の端末において電子メールの管理を行う必要がなく、電子メールの管理負担を軽減すると共に、効率的に電子メールの管理を行うことができる。また、所定の分類項目及び電子メールに対するコメントに対応させて電子メールを記憶しているため、電子メールをプロジェクトの参照資料等として効率的に活用することができる。
【００６５】
また、この発明によれば、電子メール管理システムに対して送信された電子メールを、添付ファイルを除いて各端末に設定されている電子メールアドレスに対して送信している。従って、例えば、企業内におけるプロジェクトへの参加者の電子メールアドレスを予め電子メール管理システムに登録することにより、プロジェクト参加者間で確実、かつ、容易に電子メールの送受信を行うことができる。そのため、プロジェクト参加者間で適切に情報の共有を行うことができると共に、電子メールを送信する際の端末における処理負担を軽減することができる。また、各端末からの要求に基づいて添付ファイルを別途送信しているため、サイズの大きな添付ファイルを同時に複数の端末に送信することにより生じる通信網の負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムを含むシステム全体のブロック構成図である。
【図２】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムのブロック構成図である。
【図３】この発明の第１の実施の形態に係る端末のブロック構成図である。
【図４】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおける処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】この発明の第１の実施の形態に係る電子メールの一例を示す図である。
【図６】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおける処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】この発明の第１の実施の形態に係る端末を介して参照される電子メールの一例を示す図である。
【図８】この発明の第１の実施の形態に係る端末において表示されるコメント入力画面の一例を示す図である。
【図９】この発明の第２の実施の形態に係る電子メール管理システムの処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
２…電子メール管理システム、４…ＬＡＮ、６…電子メールサーバ、８ａ、８ｂ、８ｃ…端末。
【発明の属する技術分野】
この発明は、複数の端末間において送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、企業等から従業者に対して付与されている電子メールアドレスを用いて送受信される電子メールは、個々の従業者により管理されている。例えば、あるプロジェクトに参加している従業者間においてプロジェクトに関する連絡が電子メールにより行われている場合、各従業者がそれぞれプロジェクトに関する電子メールを管理していた。
【０００３】
なお、企業内等において文書を回覧する際のコメント管理方式、即ち、電子メールを利用して文書を回覧すると共に、回覧過程において文書自体に直接コメントを記入し、文書に書き加えられたコメントを管理する方式が存在する（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開平６−３２６７３２号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、近年、電子メールは企業内外での連絡手段やメールマガジン等による情報収集手段として広く活用されている。そのため、企業内において各従業者が受信する電子メールの量が膨大になっており、電子メールの管理が大きな負担になっている。即ち、各従業者は、例えば、自らが参加しているプロジェクトに関する電子メール、顧客との連絡事項に関する電子メール、メールマガジン等、各種の電子メールを受信している。このような場合に、それぞれを分別する等の整理を行い、かつ、内容を確認した上で保存するか削除するかを判断する等の管理が大きな負担になっている。
【０００６】
また、例えば、あるプロジェクトに参加している従業者間で電子メールによりプロジェクトに関する情報の交換が行われている場合、各従業者がそれぞれプロジェクトに関する電子メールの管理を行っている。従って、同一内容の電子メールを各従業者が重複して管理しており、電子メールの管理が効率的に行われていない。また、大量に蓄積されている電子メールの中で、どの電子メールにどのような情報が含まれているかは、各電子メールの内容を確認しなければ知ることができず、プロジェクトに関する資料として電子メールの効率的な活用が実現されていない。
【０００７】
この発明の課題は、電子メールの管理負担を軽減すると共に、電子メールを効率的に活用することができるように電子メールを管理する電子メール管理システムを提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の電子メール管理システムは、複数の端末間で送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムにおいて、前記複数の端末の各々から送信される電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールを所定の分類項目に分類する分類手段と、前記分類手段により所定の分類項目に分類された電子メールを、前記所定の分類項目に対応させて記憶する電子メール記憶手段と、前記端末を介して前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールが参照された際に該電子メールに対するコメントが付加された場合には、前記コメントを前記電子メールに対応させて記憶するコメント記憶手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
この請求項１記載の電子メール管理システムによれば、複数の端末の各々から送信された電子メールを受信して記憶している。従って、複数の端末間で送受信される電子メールを集中的に管理することにより、個々の端末において電子メールの管理を行う必要がなく、電子メールの管理負担を軽減することができる。また、所定の分類項目に対応させて電子メールを記憶すると共に電子メールに対するコメントを記憶しているため、例えば、プロジェクトに関する電子メールをプロジェクト関連資料として効率的に活用することができる。
【００１０】
また、請求項２記載の電子メール管理システムは、複数の端末間で送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムにおいて、前記複数の端末の各々に設定されている電子メールアドレスを記憶する電子メールアドレス記憶手段と、前記複数の端末の各々から送信される電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールを記憶する電子メール記憶手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールに添付ファイルが添付されている場合に、前記添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールを、前記電子メールアドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して送信する電子メール送信手段と、前記添付ファイル記憶手段に記憶されている添付ファイルを、前記端末からの要求に基づいて該端末に送信する添付ファイル送信手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
この請求項２記載の電子メール管理システムによれば、電子メール管理システムに対して送信された電子メールを、添付ファイルを除いて各端末に設定されている電子メールアドレスに対して送信している。従って、例えば、企業内におけるプロジェクトへの参加者の電子メールアドレスを予め電子メール管理システムに登録することにより、プロジェクト参加者間で確実、かつ、容易に電子メールの送受信を行うことができる。また、各端末からの要求に基づいて添付ファイルを別途送信しているため、サイズの大きな添付ファイルを同時に複数の端末に送信することにより生じる通信網の負荷を軽減することができる。
【００１２】
また、請求項３記載の電子メール管理システムは、前記電子メール受信手段により受信された電子メールを所定の分類項目に分類する分類手段を更に備え、前記電子メール記憶手段において、前記分類手段により分類された分類項目に対応させて電子メールを記憶することを特徴とする。
【００１３】
この請求項３記載の電子メール管理システムによれば、受信された電子メールを所定の分類項目に分類し、分類項目に対応させて電子メールを記憶している。従って、後に電子メールを参照する際に、分類項目に基づいて希望する電子メールを容易に参照することができ、電子メールを有効な資料として効率的に活用することができる。
【００１４】
また、請求項４記載の電子メール管理システムは、前記端末を介して前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールが参照された際に該電子メールに対するコメントが付加された場合には、前記コメントを前記電子メールに対応させて記憶するコメント記憶手段を更に備えることを特徴とする。
【００１５】
この請求項４記載の電子メール管理システムによれば、電子メールに対するコメントを電子メールに対応させて記憶している。従って、電子メールに対するコメントを参照することにより、電子メールの内容を容易に把握することができ、効率的に電子メールを活用することができる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、実施の形態に係る電子メール管理システムについて説明する。なお、以下においては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）が形成されている企業内において、所定のプロジェクトに参加している従業者（参加者Ａ、Ｂ、Ｃ）間でプロジェクトに関する情報を交換等するために用いられている電子メールの管理を行う場合を例として説明する。
【００１７】
図１は、実施の形態に係る電子メール管理システムを含むシステム全体のブロック構成図である。電子メール管理システム２は、ＬＡＮ４を介してこの電子メール管理システム２及び端末８ａ、８ｂ、８ｃ間において送受信される電子メールを中継する電子メールサーバ６と接続されている。また、電子メール管理システム２は、ＬＡＮ４を介してプロジェクトへの参加者が用いる端末８ａ、８ｂ、８ｃと接続されている。
【００１８】
なお、参加者Ａ、Ｂ、Ｃの各々には、電子メールアカウント（電子メールを利用するユーザを識別するための文字列）が付与されており、各参加者が用いる端末、即ち、参加者Ａが用いる端末８ａ、参加者Ｂが用いる端末８ｂ及び参加者Ｃが用いる端末８ｃには、それぞれの電子メールアドレス（電子メールアカウント＠ドメイン名により構成される電子メール利用者の識別子）が設定されている。また、電子メールサーバ６には、電子メールアカウント毎に対応させた電子メールボックスが設けられている。従って、各端末８ａ、８ｂ、８ｃにおいては、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６に接続し、電子メールサーバ６の電子メールボックスに蓄積されている電子メールを取得することにより、各参加者宛てに送信された電子メールを受信することができる。
【００１９】
また、参加者Ａ、Ｂ、Ｃが参加しているプロジェクトにも、電子メールアカウントが付与されており、このプロジェクトに付与された電子メールアカウントに基づく電子メールアドレスが電子メール管理システム２に設定されている。なお、プロジェクト用の電子メールアカウントに対応させた電子メールボックスも電子メールサーバ６に設けられている。従って、この電子メールボックスに蓄積された電子メールを取得することにより、電子メール管理システム２においてプロジェクトの電子メールアドレスに送信された電子メールを受信することができる。なお、複数のプロジェクトにおける電子メールの管理が行われる場合には、電子メール管理システム２において、それぞれのプロジェクト用の電子メールアドレスが設定されている。
【００２０】
図２は、実施の形態に係る電子メール管理システム２のブロック構成図である。電子メール管理システム２は、この電子メール管理システム２におけるデータの処理を制御するデータ制御部１０を備えている。このデータ制御部１０には、電子メールサーバ６、端末８ａ、８ｂ、８ｃとの間の通信を制御する通信制御部１２及びプロジェクトへの参加者の電子メールアドレス等を記憶するデータ記憶部１４が接続されている。また、データ制御部１０には、通信制御部１２を介して受信された電子メールを所定の分類項目に分類して記憶する電子メール記憶部１６及び電子メールに添付されている添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶部１８が接続されている。
【００２１】
データ記憶部１４には、プロジェクト参加者の電子メールアドレス、例えば、参加者Ａ、Ｂ、Ｃのそれぞれの電子メールアドレスが氏名及び所属等に対応させて記憶されている。なお、何れのプロジェクトに何れの参加者が参加しているかを識別すべく、プロジェクトの電子メールアドレスに対応させて、該プロジェクトに参加している参加者の電子メールアドレスが記憶されている。
【００２２】
また、電子メール記憶部１６には、電子メールの分類項目、即ち、電子メールのタイトル（サブジェクト又は件名）に基づいて電子メールを分類する際に用いられる分類項目が記憶されている。例えば、電子メールの分類項目として、「バグ」、「仕様」、「資料」及び「進捗」等、プロジェクトに関するどのような情報を含む電子メールであるかを示す項目が分類項目として記憶されている。なお、この電子メールの分類項目は、プロジェクトの内容に対応させて任意に設定することができる。
【００２３】
また、電子メール記憶部１６には、通信制御部１２を介して受信された電子メール、即ち、端末８ａ、８ｂ、８ｃの何れかの端末から電子メールサーバ６を介して送信された電子メールが所定の分類項目に対応させて記憶される。
【００２４】
また、電子メール記憶部１６においては、それぞれの分類項目に対応させて編集不可能な状態で電子メールが記憶されている。即ち、電子メール記憶部１６に記憶されている電子メールに対して、後に文章を追加したり、文章を削除したりする等の編集を行うことが不可能な状態で電子メールが記憶されている。編集可能な状態で電子メールが記憶されている場合には、電子メールの内容が書き換えられる可能性がある。そのため、プロジェクト参加者間でやり取りされた電子メールを、受信されたその時点の状態で保存すべく、編集不可能な状態で電子メールが記憶される。
【００２５】
また、添付ファイル記憶部１８には、電子メールに添付して送信された添付ファイルが記憶されている。ここで、添付ファイルは、添付ファイル記憶部１８に記憶される際に付与されたユニークな識別番号に対応させて記憶される。
【００２６】
図３は、この発明の実施の形態に係る端末８ａのブロック構成図である。端末８ａは、この端末８ａにおけるデータの処理を制御するデータ制御部２０を備えている。このデータ制御部２０には、電子メール管理システム２及び電子メールサーバ６との間の通信を制御する通信制御部２２及び通信制御部２２を介して受信された電子メール等を記憶するデータ記憶部２４が接続されている。また、データ制御部２０には、データ記憶部２４に記憶された電子メール等を表示する表示部２６及び電子メールを作成する際等に用いられるキーボード２８が接続されている。
【００２７】
データ記憶部２４には、端末８ａを用いる参加者の電子メールアドレス、即ち、参加者Ａの電子メールアドレスが記憶されている。また、データ記憶部２４には、通信制御部２２を介して受信された電子メール、即ち、電子メールサーバ６に設けられている参加者Ａの電子メールアカウントに対応する電子メールボックスからＬＡＮ４を介して取得された電子メールが記憶される。また、データ記憶部２４には、電子メールの送受信等を管理するプログラム（メーラー）が記憶されている。このメーラーを起動させることにより、電子メールサーバ６の電子メールボックスに記憶されている電子メールを取得したり、参加者Ｂ、Ｃ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する等の処理を行うことができる。なお、端末８ｂ、８ｃは、端末８ａと同様の構成であるため説明を省略する。
【００２８】
次に、図面を参照してこの発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおける電子メールの管理処理について説明する。なお、以下においては、参加者Ａ、Ｂ及びＣが参加するプロジェクトに関して、参加者Ａ、Ｂ及びＣ間において送受信される電子メールの管理を行う場合を例として説明する。
【００２９】
まず、例えば、端末８ａにおいてメーラーを起動させ、参加者Ａから参加者Ｂ、Ｃ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する。端末８ａから送信された電子メールは、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６において受信され、参加者Ｂの電子メールアカウント、参加者Ｃの電子メールアカウント及びプロジェクトの電子メールアカウントにそれぞれ対応して設けられている電子メールボックスに記憶される。また、参加者Ｂから参加者Ａ、Ｃ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する場合には、端末８ｂにおいてメーラーを起動させ、電子メールサーバ６を介して電子メールの送信を行う。更に、参加者Ｃから参加者Ａ、Ｂ及びプロジェクトの電子メールアドレスに対して電子メールを送信する場合には、端末８ｃにおいてメーラーを起動させ、電子メールサーバ６を介して電子メールの送信を行う。
【００３０】
次に、図４に示すように、電子メール管理システム２において、プロジェクトの電子メールアドレスに対して送信された電子メールを受信する（ステップＳ１０）。即ち、ＬＡＮ４を介して電子メールサーバ６に接続し、プロジェクトの電子メールアカウントに対応して設けられている電子メールボックスに記憶されている電子メール、例えば、参加者Ａから送信された電子メールを通信制御部１２を介して受信する。
【００３１】
次に、ステップＳ１０において受信した電子メールを所定の分類項目に分類する（ステップＳ１１）。即ち、受信した電子メールのタイトルに基づいて、電子メール記憶部１６に記憶されている分類項目に電子メールを分類する。例えば、電子メールに「システム開発の進捗状況について」というタイトルが付されている場合、この電子メールは「進捗」の分類項目に分類される。また、参加者Ｂから送信された電子メールに「バグの処理について」というタイトルが付されている場合には、「バグ」の分類項目に、また、参加者Ｃから送信された電子メールに「参考資料」というタイトルが付されている場合には、「資料」の分類項目にそれぞれ分類される。なお、分類の際、電子メールのタイトル中に存在する所定の識別文字（例えば，［ ］や（ ）などのデミリタ）区切られた文言を用いても良い。例えば、電子メールに「［進捗］システム開発の進捗状況について」、「［バグ］バグの処理について」、「［資料］参考資料」等のタイトルが付されている場合に、［進捗］、［バグ］、［資料］の部分を参照して分類を行うようにしてもよい。
【００３２】
次に、ステップＳ１１において所定の分類項目に分類された電子メールを、分類項目に対応させて記憶する（ステップＳ１２）。例えば、「進捗」の分類項目に分類された電子メールは、「進捗」の分類項目に対応させて電子メール記憶部１６に記憶される。同様に、「バグ」の分類項目に分類された電子メール、「資料」の分類項目に分類された電子メールは、それぞれ「バグ」、「資料」の分類項目に対応させて電子メール記憶部１６に記憶される。
【００３３】
図５は、電子メール記憶部１６に記憶された電子メールの一例を示す図である。この図５に示すように、電子メール記憶部１６に記憶されている電子メールには、日付、電子メールのタイトル、名前、キーワード、分類、電子メールの本文が含まれている。ここで、日付には、電子メールが送信された日時及び電子メールが受信された日の少なくとも何れか一方が含まれている。また、名前には、送信元の電子メールアドレスと共に、データ記憶部１４に電子メールアドレスに対応させて記憶されている参加者の氏名が含まれている。また、この電子メールを検索する際に検索条件として用いることができる語が設定されている場合にのみキーワードが記憶される。また、電子メールに対するコメントが存在する場合にのみコメントが、電子メールに添付ファイルが添付されている場合にのみ添付ファイルの識別番号がそれぞれ記憶される。
【００３４】
ここで、プロジェクトへの参加者Ａ、Ｂ、Ｃは、各々の端末８ａ、８ｂ、８ｃを用い、ＬＡＮ４を介して電子メール管理システム２に接続することにより、電子メール管理システム２に記憶されている電子メールを参照することができる。例えば、まず、端末８ａにおいて、ＬＡＮ４を介して電子メール管理システム２に接続する。次に、電子メール管理システム２に記憶されている電子メールの中から、参照を希望する電子メールを検索する。例えば、プロジェクトの進捗状況について、参加者Ｂを送信元とする電子メールを検索する場合には、「進捗」の分類項目に対応させて記憶されており、かつ、名前が参加者Ｂとなっていることを検索条件として、電子メールの検索を行う。
【００３５】
電子メールの検索が行われた場合、端末８ａの表示部２６に検索条件に基づいて検索された電子メールのタイトルが表示される。従って、例えば、マウス等のポインティングデバイスを用いて参照を希望する電子メールのタイトルを選択してクリックし、電子メール管理システム２に対して電子メールの参照を要求する電子メール参照要求を送信する。
【００３６】
電子メール管理システム２においては、図６に示すように、電子メールの参照を要求する電子メール参照要求を受信したか否かを判断する（ステップＳ２０）。例えば、電子メール記憶部１６に記憶されている特定の電子メールの参照を要求する電子メール参照要求が、通信制御部１２を介して受信されたか否かを判断する。
【００３７】
電子メール参照要求を受信した場合には（ステップＳ２０）、電子メール参照要求の送信元端末に対して参照が要求された電子メールを送信する（ステップＳ２１）。例えば、端末８ａから送信された電子メール参照要求を受信した場合には、端末８ａに対して参照が要求された電子メールを送信する。
【００３８】
端末８ａにおいては、電子メール管理システム２からＬＡＮ４を介して送信された電子メールを通信制御部２２を介して受信する。そして、受信した電子メールを表示部２６に表示する。
【００３９】
図７は、端末を介して参照される電子メールの一例を示す図である。この図７に示すように、日付表示欄３０に日付が、タイトル表示欄３２に電子メールのタイトルが、名前表示欄３４に送信者の氏名及び電子メールアドレスがそれぞれ表示される。また、キーワード表示欄３６にキーワードが、分類表示欄３８に電子メールが分類された分類項目が、電子メール本文表示欄４０に電子メールの本文がそれぞれ表示される。なお、キーワードが設定されていない場合には、キーワード表示欄３４は空欄のまま何も表示されない。また、参考文献として、電子メールに対するコメントが存在する場合には、コメント表示欄４２ａにコメントが表示され、添付ファイルが存在する場合には、添付ファイル表示欄４４に添付ファイルの識別番号が表示される。また、コメント表示欄４２ａの右側には、コメントを入力する際に用いられる入力ボタン４２ｂが表示される。
【００４０】
ここで、電子メールに添付されている添付ファイルを参照する場合には、添付ファイル表示欄４４に表示されている識別番号をマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックする。即ち、表示されている識別番号をクリックすることにより、電子メール管理システム２に対してクリックされた識別番号が付与されている添付ファイルの参照を要求する添付ファイル参照要求が送信される。そして、電子メール管理システム２から送信された添付ファイル、即ち、添付ファイル記憶部１８に記憶されている添付ファイルを通信制御部２２を介して受信し、受信した添付ファイルを表示部２６に表示することにより、添付ファイルを参照することができる。
【００４１】
また、新たにコメントを入力する場合には、入力ボタン４２ｂをマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックする。即ち、入力ボタン４２ｂをクリックすることにより、例えば、端末８ａの表示部２６に、コメント入力画面（図８参照）が表示される。このコメント入力画面において、キーボード２８を介して必要なコメント、例えば、電子メールの本文中で特に重要な内容が記載されている箇所を示すコメント等をコメント入力欄４６に入力する。そして、送信ボタン４８をマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックし、電子メール管理システム２に対して入力したコメントを送信することにより、参照した電子メールに対するコメントを付加する。
【００４２】
電子メール管理システム２においては、図６のステップＳ２１において電子メールを送信した端末から送信された電子メールに対するコメントを受信した場合には（ステップＳ２２）、受信したコメントを参照された電子メールに対応させて記憶する（ステップＳ２３）。即ち、電子メール記憶部１６において、受信したコメントと参照された電子メールとを対応させて記憶する。
【００４３】
この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、プロジェクトの参加者間において送受信された電子メールが、電子メール管理システムに記憶されており、記憶されている電子メールを後に参照することができる。従って、プロジェクトに関する電子メールを電子メール管理システムにおいて集中的に管理することができ、個々の参加者の電子メール管理負担が軽減される。また、プロジェクトに関する電子メールを電子メール管理システムにおいて集中的に管理することにより、例えば、別のプロジェクトにおいて電子メールを参考資料として有効に活用することができる。
【００４４】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、電子メールのタイトルに基づいて電子メールを所定の分類項目に分類して記憶している。従って、後に電子メールを参照する場合に分類項目を参照して効率的に電子メールを活用することができる。また、電子メールのタイトルに基づいて電子メールの分類が行われるため、電子メールにタイトルをつける際に内容を反映した適切なタイトルを付すという、電子メールの利用に関するモラルを育成することができる。
【００４５】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、電子メールが参照された際に付加されたコメントを、電子メールに対応させて記憶している。例えば、参加者間における討論が電子メールにより行われ、受信した電子メールを引用しながら返信を繰り返すことにより長文となった電子メールについて、電子メール中のどの部分に討論の結論が記載されているか等を示すコメントを付加することができる。従って、電子メールに付加されているコメントを参照することにより、迅速、かつ、効率的に電子メールを活用することができる。
【００４６】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、編集不可能な状態で電子メールが記憶されている。即ち、電子メール管理システムにおいて受信された電子メールに、後に文章を追加したり、文章を削除する等の編集を行うことができない状態で電子メールが記憶されている。従って、プロジェクトに問題が発生した場合等に、電子メールを参照することによって、各参加者の記載内容等を的確に確認することができる。
【００４７】
また、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、電子メールを後に参照することができ、かつ、後に電子メールの本文及びタイトルを編集することができない。従って、後に参照されることを考慮して、例えば、タイトルと記載内容とを対応させる、明確な文章により本文を記載する等、適切な電子メールを作成するというモラルを育成することができる。即ち、電子メールは、例えば、手紙やファックス等の場合に比較して手軽に文章を作成することができるため、後に参照した場合に解り易く記載するというモラルの育成が困難になっている。従って、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムを導入することにより、必要な事項を容易に理解することができる電子メールを作成する、という電子メールの作成に関するモラルを育成することができる。
【００４８】
なお、プロジェクト参加者間で送受信される電子メールの送信先にプロジェクトの電子メールアドレスが含まれている場合には、各参加者に送信される電子メールにその旨を示すメッセージを添付するようにしてもよい。この場合には、各参加者は受信した電子メールが電子メール管理システムに記憶されることを確認できるため、受信した電子メールを気兼ねなく削除することができ、各参加者の電子メールの管理負担を軽減することができる。
【００４９】
次に、図９のフローチャートを参照して、第２の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいて行われる電子メールの管理処理について説明する。なお、第２の実施の形態に係る電子メール管理システムは、上述の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムと同様の構成であるため説明を省略する。また、第１の実施の形態に係る電子メール管理システム２と同様の符号を用いて以下の説明を行う。
【００５０】
まず、電子メール管理システム２において、プロジェクトの電子メールアドレスに対して送信された電子メールを受信し（ステップＳ３０）、受信した電子メールを所定の分類項目に分類する（ステップＳ３１）。そして、所定の分類項目に分類された電子メールを、分類された分類項目に対応させて記憶する（ステップＳ３２）。即ち、上述の第１の実施の形態に係るステップＳ１０〜ステップＳ１２における処理と同様の処理により受信した電子メールを分類し、分類された電子メールを分類項目に対応させて電子メール記憶部１６に記憶する。
【００５１】
次に、受信した電子メールに添付されている添付ファイルを記憶する（ステップＳ３３）。即ち、添付ファイルにユニークな識別番号を付与し、添付ファイル記憶部１８に記憶する。
【００５２】
次に、プロジェクト参加者の電子メールアドレスに対して電子メール記憶部１６に記憶されている電子メールを送信する（ステップＳ３４）。即ち、プロジェクトに参加している何れかの参加者から電子メールを受信した場合には、同一プロジェクトに参加している全ての参加者の電子メールアドレスに対して電子メールが送信される。例えば、ステップＳ３０において参加者Ｂからの電子メールを受信した場合には、参加者Ｂが参加しているプロジェクトの電子メールアドレスに対応させてデータ記憶部１４に記憶されている参加者全員の電子メールアドレスに対して電子メールが送信される。なお、この時、添付ファイルは送信されず、添付ファイルが電子メール管理システム２の添付ファイル記憶部１８に記憶されていることを示す情報、例えば、添付ファイルへのリンクを含む電子メールが送信される。
【００５３】
プロジェクト参加者Ａ、Ｂ、Ｃの各々が用いる端末８ａ、８ｂ、８ｃ、例えば、端末８ａにおいては、電子メール管理システム２から送信された電子メールを電子メールサーバ６を介して受信する。次に、受信した電子メールをデータ記憶部２４に記憶すると共に表示部２６に表示し、受信した電子メールの内容を確認する。なお、端末８ｂ及び端末８ｃにおいても、端末８ａと同様の処理が行われる。
【００５４】
ここで、添付ファイルを参照する場合には、電子メール管理システム２に対して添付ファイル参照要求を送信する。例えば、受信した電子メールに含まれている添付ファイルへのリンクをマウス等のポインティングデバイスを用いて選択してクリックすることにより添付ファイル参照要求を電子メール管理システム２に対して送信する。
【００５５】
電子メール管理システム２においては、添付ファイル参照要求を受信した場合には（ステップＳ３５）、添付ファイル参照要求の送信元端末に対して添付ファイルを送信する（ステップＳ３６）。例えば、端末８ａから送信された添付ファイル参照要求を受信した場合には、端末８ａに対して添付ファイル記憶部１８に記憶されている添付ファイルを送信する。なお、添付ファイル参照要求を受信していない場合には（ステップＳ３５）、そのまま処理を終了する。
【００５６】
なお、参加者Ａ、Ｂ、Ｃの何れかが端末８ａ、８ｂ、８ｃを介して電子メール管理システム２に記憶されている電子メールを参照する場合には、上述の第１の実施の形態に係るステップＳ２０〜ステップＳ２３における処理と同様の処理により参照することができる。
【００５７】
この第２の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、電子メール管理システムにおいて電子メールを受信した場合には、電子メール管理システムに登録されているプロジェクト参加者の電子メールアドレスに対して受信した電子メールが送信されている。従って、電子メール管理システムにプロジェクト参加者の電子メールアドレスを登録することにより、同一のプロジェクトに参加している他の参加者に対して確実に電子メールを送信することができる。
【００５８】
また、上述の第２の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、添付ファイルが電子メール管理システムに記憶されていることを示す情報を含む電子メールを、登録されたプロジェクト参加者の電子メールアドレスに対して送信している。即ち、電子メールに添付されている添付ファイルを全ての参加者に送信せず、各参加者には添付ファイルを参照可能な情報を含む電子メールを送信している。従って、全ての参加者に対して同一の添付ファイルを電子メールに添付して送信することにより生じるＬＡＮの負荷を適切、かつ、容易に軽減することができる。更に、通信網の負担を軽減することができるため、例えば、企業内ＬＡＮにおける情報の通信量が電子メールの送受信により急激に増加することを防止することができる。
【００５９】
上述の実施の形態に係る電子メール管理システムによれば、プロジェクト参加者間において送受信された電子メールを、電子メール管理システムにおいて集中的に管理することができる。従って、プロジェクト毎に設けられた電子メールアドレスに対して送信された電子メールを記憶することにより、同一のプロジェクトに関する電子メールを一つにまとめ、プロジェクトに関する資料として適切に保管することができる。
【００６０】
なお、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、プロジェクト参加者の全てが電子メール管理システムに記憶されている電子メールを参照することができるが、電子メールを参照することができる者を制限するようにしてもよい。即ち、予め電子メール管理システムにおいて電子メールを参照することができる参加者を登録し、電子メール管理システムへの接続を行う際に、参加者の氏名及び予め設定されているパスワード等に基づいて電子メールの参照が認められている参加者であることが認証された場合にのみ、電子メールを参照することができるようにしてもよい。この場合には、例えば、機密性の高いプロジェクトに関する電子メールについても、電子メール管理システムにおいて管理することができる。
【００６１】
また、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、参照する電子メールが検索条件に基づいて検索された場合に、検索された電子メールのタイトルを表示しているが、タイトルと共にコメントを表示するようにしてもよい。この場合には、検索された電子メールに対するコメントを参照することによって、必要な情報が含まれている電子メールを効率的に参照することができる。
【００６２】
また、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムにおいては、電子メールを参照した際に電子メールに対するコメントを入力することができるが、コメントに加えてキーワードを設定することができるようにしてもよい。この場合には、適切なキーワードを設定することにより、電子メールを的確に検索することができ、効率的に電子メールを活用することができる。
【００６３】
また、上述の実施の形態に係る電子メール管理システムを、電子掲示板を用いた会議室システムとして利用するようにしてもよい。即ち、電子メール管理システムに図５に示す形式で情報を登録し、プロジェクト参加者が登録されている情報を参照し（図７参照）、コメントを入力するようにしてもよい。この場合には、電子メールと同様の形式で登録された情報を管理することができるため、情報を登録するために新たなシステムを別途設置等することなく、容易に会議室システムを導入することができる。
【００６４】
【発明の効果】
この発明によれば、複数の端末の各々から送信された電子メールを受信して記憶している。従って、複数の端末間で送受信される電子メールを集中的に管理することにより、個々の端末において電子メールの管理を行う必要がなく、電子メールの管理負担を軽減すると共に、効率的に電子メールの管理を行うことができる。また、所定の分類項目及び電子メールに対するコメントに対応させて電子メールを記憶しているため、電子メールをプロジェクトの参照資料等として効率的に活用することができる。
【００６５】
また、この発明によれば、電子メール管理システムに対して送信された電子メールを、添付ファイルを除いて各端末に設定されている電子メールアドレスに対して送信している。従って、例えば、企業内におけるプロジェクトへの参加者の電子メールアドレスを予め電子メール管理システムに登録することにより、プロジェクト参加者間で確実、かつ、容易に電子メールの送受信を行うことができる。そのため、プロジェクト参加者間で適切に情報の共有を行うことができると共に、電子メールを送信する際の端末における処理負担を軽減することができる。また、各端末からの要求に基づいて添付ファイルを別途送信しているため、サイズの大きな添付ファイルを同時に複数の端末に送信することにより生じる通信網の負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムを含むシステム全体のブロック構成図である。
【図２】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムのブロック構成図である。
【図３】この発明の第１の実施の形態に係る端末のブロック構成図である。
【図４】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおける処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】この発明の第１の実施の形態に係る電子メールの一例を示す図である。
【図６】この発明の第１の実施の形態に係る電子メール管理システムにおける処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】この発明の第１の実施の形態に係る端末を介して参照される電子メールの一例を示す図である。
【図８】この発明の第１の実施の形態に係る端末において表示されるコメント入力画面の一例を示す図である。
【図９】この発明の第２の実施の形態に係る電子メール管理システムの処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
２…電子メール管理システム、４…ＬＡＮ、６…電子メールサーバ、８ａ、８ｂ、８ｃ…端末。
Claims (4)
- 複数の端末間で送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムにおいて、
前記複数の端末の各々から送信される電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段により受信された電子メールを所定の分類項目に分類する分類手段と、
前記分類手段により所定の分類項目に分類された電子メールを、前記所定の分類項目に対応させて記憶する電子メール記憶手段と、
前記端末を介して前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールが参照された際に該電子メールに対するコメントが付加された場合には、前記コメントを前記電子メールに対応させて記憶するコメント記憶手段と
を備えることを特徴とする電子メール管理システム。 - 複数の端末間で送受信される電子メールを管理する電子メール管理システムにおいて、
前記複数の端末の各々に設定されている電子メールアドレスを記憶する電子メールアドレス記憶手段と、
前記複数の端末の各々から送信される電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段により受信された電子メールを記憶する電子メール記憶手段と、
前記電子メール受信手段により受信された電子メールに添付ファイルが添付されている場合に、前記添付ファイルを記憶する添付ファイル記憶手段と、
前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールを、前記電子メールアドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して送信する電子メール送信手段と、
前記添付ファイル記憶手段に記憶されている添付ファイルを、前記端末からの要求に基づいて該端末に送信する添付ファイル送信手段と
を備えることを特徴とする電子メール管理システム。 - 前記電子メール受信手段により受信された電子メールを所定の分類項目に分類する分類手段を更に備え、
前記電子メール記憶手段において、前記分類手段により分類された分類項目に対応させて電子メールを記憶することを特徴とする請求項２記載の電子メール管理システム。 - 前記端末を介して前記電子メール記憶手段に記憶されている電子メールが参照された際に該電子メールに対するコメントが付加された場合には、前記コメントを前記電子メールに対応させて記憶するコメント記憶手段を更に備えることを特徴とする請求項２又は請求項３記載の電子メール管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2003152029A JP2004355314A (ja) | 2003-05-29 | 2003-05-29 | 電子メール管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2003152029A JP2004355314A (ja) | 2003-05-29 | 2003-05-29 | 電子メール管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2004355314A true JP2004355314A (ja) | 2004-12-16 |
Family
ID=34047341
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2003152029A Pending JP2004355314A (ja) | 2003-05-29 | 2003-05-29 | 電子メール管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2004355314A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2010086493A (ja) * | 2008-10-03 | 2010-04-15 | Shimadzu Corp | データ管理システム及びデータ管理システム用プログラム |
| WO2021095670A1 (ja) * | 2019-11-11 | 2021-05-20 | 日本電気株式会社 | 管理装置、管理方法と記録媒体 |
-
2003
- 2003-05-29 JP JP2003152029A patent/JP2004355314A/ja active Pending
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
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| WO2021095670A1 (ja) * | 2019-11-11 | 2021-05-20 | 日本電気株式会社 | 管理装置、管理方法と記録媒体 |
| JPWO2021095670A1 (ja) * | 2019-11-11 | 2021-05-20 | ||
| JP7347533B2 (ja) | 2019-11-11 | 2023-09-20 | 日本電気株式会社 | 管理装置、管理方法、及び、プログラム |
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