JP2002014903A - 電子メール情報の検索方法および装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】関与者という条件から、メールのやり取りに基
づく案件を的確にかつ容易に特定できる検索方法を提供
することにある。 【解決手段】複数ユーザ間で送受された電子メールを蓄
積管理するシステムにおいて、蓄積された電子メール群
を複数のグループに分別して管理し、ユーザ名を検索条
件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関
与者として含む電子メールが属するグループを検索結果
とする。また、検索条件として指定されたユーザ名が、
電子メールの送信者または受信者として記述されている
場合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であると
判定する。さらに、組織または職位を検索条件に指定し
て検索が指示された場合に、該組織または該職位に属す
るユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグル
ープを検索結果とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】ネットワークを介してやり取
りした情報の検索方法および装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、情報公開対応の文書管理システム
の需要が増大している。

【０００３】官公庁、自治体などの公的機関における
「公文書」は、以前より様式や作成方法が定式化され、
保管・保存においても階層化された分類に従って行われ
てきた。しかしながら、情報公開に際しては、従来の
「公文書公開」と異なり、最終形である公文書そのもの
だけではなく、組織的に用いる文書は基本的には全て公
開対象となるため、公文書作成のプロセスがどのように
なされたのかを遡って調べる必要性が高まった。

【０００４】重要な書類や直接的に公文書に関係する資
料は公文書の添付ファイルという形で管理対象として残
されるものの、実際の行政事務遂行において意思決定が
行われる際に発生する種々の文書は、そのほとんどが組
織的な管理が行われておらず、個人管理になっている。

【０００５】このような背景のもとで、今後、特に情報
公開対応を視野に入れて公文書・情報の総合管理を考え
る場合は、従来組織的な管理がなされていなかった文
書、すなわち意思決定のプロセスにおける文書の管理方
法を検討する必要がある。そのためには、情報公開を念
頭においた、文書情報の記録・管理の仕組みが必要であ
る。

【０００６】ところで近年は、電子メールシステムで情
報交換を行うことが普及し、組織内のオフィス業務にお
ける意思決定の手段として用いられるようになった。業
務に必要な文書を電子メールに添付して送付するといっ
た利用形態で、意思決定を行うことが定着しつつある。
従って、情報公開を念頭においた文書情報の記録・管理
という観点では、電子メールを介した情報交換について
も、そのやり取りの経過を記録し、その内容を容易に検
索できる仕組みが必要となる。

【０００７】以上を踏まえ、電子メールの送信者がこれ
は組織共有すべき電子メールであると判断したものをデ
ータベースに容易に登録でき、一連のテーマに関してや
り取りした電子メールを案件という単位で管理し検索で
きる仕組みとして、意思決定過程記録システムを提案し
出願した(特願平11-263157)。

【０００８】意思決定過程記録システムは、予算作成時
の共同作業や、官庁/自治体の起案/決裁事務において、
過去の経過を重要視する文書を作成したり利用したりす
るときの用途、情報公開における開示対象文書に関する
事実と関連文書を遡及するときの用途、その他公的な証
明書類や契約書類やそれらをやり取りした経過を記録と
して管理する用途などにおいても有効である。

【０００９】上記の意思決定過程記録システムにおいて
は、電子メールを介していつ誰がどのように案件に関わ
ったかという情報が重要な意味をもち、また、案件に関
する情報開示および情報漏洩防止といった観点からも、
メールの送受信に関わる「人」が重要なポイントとな
る。すなわち、案件に関係する一連のメール送受信の経
過と、それらのメールに関わる人々(関与者と呼ぶ)の記
録に基づいて、関与者という条件で案件を特定するよう
な検索を実現する必要がある。

【００１０】このためには、従来のメールの送信者や受
信者という条件でメールを特定する検索とは異なり、案
件に含まれる複数のメールのいずれかにおいて送信者ま
たは受信者であるということを判断しなければならな
い。

【００１１】さて、電子メールシステムは、受信メール
はユーザ毎に管理されるので、一連のテーマに関して送
受信されたメールや、やり取りの経過のすべてを参照で
きるわけではなく、ユーザは受信したメールのヘッダや
本文に記載されている履歴をみることができるだけであ
る。すなわち、受信者が当該メールを送信する以前にメ
ールのやり取りに関わっていた人々を把握することはで
きない。それらのすべてを追跡して経緯を辿ることは非
常に手間がかかり、現実的ではない。また、電子メール
の検索においては、ユーザが直接送受信したメールに限
定され、検索項目としてメール毎の送信者や受信者を指
定することは可能であるが、一連のテーマに関わった送
受者を検索することはできない。すなわち従来の電子メ
ールシステムでは、一連のテーマに関わった「人」のす
べてを容易に参照できるような手段がない。

【００１２】また、一連のテーマに関わった人を管理す
る仕組みとしてワークフローシステムがある。ワークフ
ローシステムは、作業プロセスとして、作業者と作業内
容とそれらの順序をあらかじめ定義しておく必要があ
り、フローの途中でアドホックに作業の流れを変えた
り、作業者を変更したりする場合は、その時点ですべて
定義に反映しなければならない。また、新たな作業およ
び作業者を追加する場合は再定義が必要である。従っ
て、ワークフローシステムにおいては、定義を参照する
ことによってワークフロー案件の関与者は明快であり、
未知のユーザが関与するような契機が存在しない。

【００１３】すなわち、上記の二つのシステムの違い
は、ワークフローがあらかじめ関与者を定義してから案
件が始まるのに対して、電子メールシステムの場合は、
メールの送信者の意図で受信者を確定して送付するとい
う、いわゆる、メールをやり取りした結果として関与者
が逐次的に増えていくことである。

【００１４】従来の電子メールシステムの枠組みにワー
クフローの定義を適用して関与者を管理しようとする
と、定義が無限に存在する可能性がある一方で、その時
一度しか使われない可能性が高く、これは現実的ではな
い。

【００１５】これに対し、意思決定過程記録システムで
は、電子メールに関して、新たに「案件に基づく関与者
の管理」という機能を実現した。しかしながら、意思決
定過程記録システムでは、メールの送信者や受信者とい
う条件でメールを特定する検索は可能であるが、関与者
という条件で案件を特定するような検索はできなかっ
た。

【００１６】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した従
来技術の問題点に鑑みてなされたものであり、関与者と
いう条件から、メールのやり取りに基づく案件を特定す
るような検索を実現することを目的とする。

【００１７】特定的には、本発明は、関与者の名前を検
索条件に指定して案件を検索できる電子メール情報の検
索方法および装置を提供することを目的とする。

【００１８】また、本発明は、関与者の所属する組織や
職位を検索条件に指定して案件を検索できる電子メール
情報の検索方法および装置を提供することを目的とす
る。

【００１９】

【課題を解決するための手段】上記課題を達成するた
め、本発明は、電子メール情報の検索方法であり、複数
ユーザ間で送受された電子メールを蓄積管理するシステ
ムにおいて、蓄積された電子メール群を複数のグループ
に分別して管理し、ユーザ名を検索条件に指定して検索
が指示された場合に、該ユーザ名を関与者として含む電
子メールが属するグループを検索結果とするようにして
いる。

【００２０】また、検索条件として指定されたユーザ名
が、電子メールの送信者または受信者として記述されて
いる場合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であ
ると判定するようにしている。

【００２１】さらに、組織または職位を検索条件に指定
して検索が指示された場合に、該組織または該職位に属
するユーザ名を関与者として含む電子メールが属するグ
ループを検索結果とするようにしている。

【００２２】以上により、ユーザは、記憶があいまいな
場合でも、メールのやり取りの特徴である、関与者、関
与組織および関与職位に着目した検索が可能である。そ
の結果、ユーザは、特定の人や組織が関わった案件を容
易に特定でき、その案件内で受送信されたメールとやり
取りの経過の全てを参照できるので、特定の人や組織が
案件に関していつどのように関わったのかを的確にかつ
容易に把握できる。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を詳細
に説明する。これにより本発明が限定されるものではな
い。

【００２４】図１は、本発明の一実施形態に係る文書処
理システムの構成を示すブロック図である。本図に示す
文書管理システムは、文書サーバ１０と電子メールサー
バ１４０及びユーザ端末Ａ２０とユーザ端末Ｂ３０が、
ＬＡＮ、インターネット、公衆回線等のネットワーク５
０で接続されている。文書サーバ１０は、文書データベ
ース１００と、それを制御する文書管理プログラム１１
０、文書検索・表示プログラム１２０により構成され
る。電子メールサーバ１４０は、電子メールデータベー
ス１３０と、それを制御するメールサーバ制御手段１５
０と、メール転送アプリケーション１６０により構成さ
れる。メール転送アプリケーション１６０は、メールサ
ーバ制御手段１５０を介して電子メールデータベース１
３０のメールデータを、文書サーバ１０に転送する。

【００２５】本実施例において文書管理プログラム１１
０は、メール転送アプリケーション１６０が転送した電
子メールデータを受信し、文書データベース１００に登
録し更新する制御を行う。

【００２６】ユーザ端末Ａ２０は電子メールクライアン
ト２００、文書作成アプリケーション２１０、Ｗｅｂブ
ラウザ２２０、入力装置４０からなる。ここで電子メー
ルクライアント２００はネットワークを介して電子メー
ルサーバ１４０内のメールサーバ制御手段１５０とやり
取りし、Ｗｅｂブラウザ２２０は文書検索・表示プログ
ラム１２０とやり取りする。ユーザ端末Ｂ３０はユーザ
端末Ａ２０と同様の機能を持つ。

【００２７】文書データベース１００には、案件および
メールのデータが格納される。案件フォルダは「案件の
関与者」に関するプロパティを保持し、メールデータは
「メールシーケンス順序情報、関与者」に関するプロパ
ティを保持する。電子メールデータベース１３０には、
受信メールや送信メールが格納される。

【００２８】以上が、本実施例における文書管理システ
ムの構成である。

【００２９】次に、本実施例の文書管理システムにおけ
るデータ管理の概念について図１を用いて説明する。

【００３０】本実施例の文書管理システムでは、ユーザ
が異なった議題（議題、仕事）でやり取りする個々の電
子メールの送受信を“案件”といった概念で管理を行
う。“案件”は、メールのやり取りを目的とする議題を
一つのまとまった単位として定義する。あるユーザが新
規の議題をメールで発信し、議論を開始することで１案
件ができるとし、引続きユーザが他のユーザと返信や転
送によってやり取りしたメールは“案件”として一まと
まりの単位にする。このような概念を設けることで、あ
る議論に関しては、メールの送受信関与者となったユー
ザ全員が、自分以外に受送信された電子メールも含めて
一つのまとまりとして管理できる。

【００３１】本実施例では、メールを案件の単位で管理
する。案件は「ある議題で関連する電子メールデータの
集合をまとめる単位」と定義する。このような管理単位
で電子メールデータを格納しておくことで、議題のテー
マ毎に関連する電子メールを分類できる。

【００３２】次に、“関与者”について説明する。“案
件の関与者”とは、ある案件内で送受信したメールに関
わる複数のユーザの集合のことである。“メールの関与
者”とは、メール1件に関わる複数のユーザの集合のこ
とである。この場合、ユーザとはメールの送信者および
受信者を意味する。“メールの関与者”は、メール毎に
固定であるが、“案件の関与者”は、メールの送受信が
行われるに連れて更新されていくものである。本実施例
では、案件におけるメール送受信の連続的なつながり
を、メールシーケンスと呼ぶ。従って“メールシーケン
スの関与者”とは、あるメールシーケンスに含まれる一
連のメールに関わる全てのユーザを意味する。

【００３３】以上が、本実施例の文書管理システムにお
けるデータ管理の概念である。

【００３４】次に、文書サーバ１０が電子メールサーバ
１４０から電子メールを取得する手順について、図１を
用いて説明する。図１は、電子メール送受信における電
子メールサーバ１４０と文書サーバ１０の関係を示す。

【００３５】まず、ユーザが電子メールの送信操作を行
うことで一連の処理が開始する。

【００３６】この例では、本システムで管理対象とする
メールを、通常のメールと区別して業務メールと呼ぶこ
とにする。ユーザは、業務メールを送信する場合は、予
め決められたルールに従って、識別情報を付与してメー
ルを送信する。識別情報は、メールのタイトル、本文、
添付ファイル、またはメールの宛先等に記載することが
可能である。例えば、メールタイトルに記載する場合
は、「0001」や「公用0001」等の識別情報をタイトルに
挿入すればよい。「0001」は案件の番号を表している。
また、新たに案件を開始する際は、単に「」あるいは
「公用」等の識別情報をタイトルに挿入すればよい。こ
の場合、文書サーバ１０では新規の案件番号を割り当て
（これを発番処理と呼ぶ）、識別情報を「0001」や「公
用0001」に変更してから、メールの宛先にメールを送信
する。本実施例では、メールの送信元に、発番した案件
番号をメールにより通知することも可能である。

【００３７】ユーザ端末Ａ２０の電子メールクライアン
ト２００が電子メールサーバ１４０に電子メールデータ
を送信すると、メールサーバ制御手段１５０は電子メー
ルデータベース１３０内の該当する宛先毎に電子メール
データを格納する。次に、メール転送アプリケーション
１６０は、メールサーバ制御手段１５０が電子メールデ
ータを受信したことを契機として起動し、電子メールデ
ータが、文書サーバ１０の管理対象であることを示す識
別情報を有するかどうかを判別して、管理対象と判別し
た場合にのみ、電子メールデータを文書管理プログラム
１１０に渡す。文書管理プログラム１１０は電子メール
データの内容を解析し、文書データベース１００に登録
する。続いて、文書管理プログラム１１０は、電子メー
ルデータを、メールサーバ制御手段１５０に転送する。
メールサーバ制御手段１５０は、指定された宛先に対し
て電子メールデータの送信処理を行う。最後に、ユーザ
端末Ｂ３０が電子メールデータを受信する。

【００３８】また、文書検索・表示プログラム１２０
は、ユーザＡからWebブラウザ２２０を介して要求され
た検索条件に従って、文書データベース１００に蓄積さ
れたデータを検索し、その結果をユーザ端末Ａ２０のＷ
ｅｂブラウザ２２０に表示する。

【００３９】以上が、文書サーバが電子メールサーバか
ら電子メールを取得し、文書データベースに格納する手
順である。

【００４０】次に、文書管理プログラム１１０により文
書データベース１００に格納されるデータについて、具
体的なメールシーケンスの例を用いて説明する。

【００４１】図２は、メール送信経路と関与者の表示画
面の一例を示す図である。メール送信経路と関与者の表
示画面には、案件における関与者数とメールの送信経路
が表示される。メール送信経路は、メールからメールへ
の矢印で示される。各々のメールにはメールの送信日と
メールの関与者すなわち送信者と受信者が表示される。
図２のメール送信経路と関与者の表示画面では、案件番
号0001の関与者数が５人であり、関与者名が「Ami」、
「Ito」、「Uno」、「Eri」および「Ono」であることを
示している。

【００４２】図２の例では、次のようなメールのやり取
りが行われた経緯を表している。

【００４３】（メール１）：7/5の日に、ユーザAmiが、
ユーザItoとユーザUno宛てにメールを送信する。メール
１は、案件0001を開始する契機となったメールであり、
メール関与者であるユーザAmi、ItoおよびUnoの３人が
まず案件の関与者となる。

【００４４】（メール２）：7/10の日に、ユーザIto
が、ユーザAmi宛てにメールを返信する。この場合、メ
ールの関与者であるユーザItoとAmiは、すでに出現して
いるので案件の関与者は変わらない。

【００４５】（メール３）：7/20の日に、ユーザUno
が、全員すなわちユーザAmiとユーザIto宛てにメールを
返信する。この場合も、案件の関与者は変わらない。

【００４６】（メール４）：8/1の日に、ユーザAmiが、
ユーザUno宛てに、メールを転送する。ここでも、案件
の関与者は変わらない。

【００４７】（メール５）：8/5の日に、ユーザItoが、
ユーザEriとユーザOno宛てにメールを転送する。この時
点で、案件の関与者として、新たにユーザEriとOnoの２
人が追加される。

【００４８】以上の経緯により、案件番号0001の関与者
が「Ami」、「Ito」、「Uno」、「Eri」および「Ono」
の5人となったことが把握できる。

【００４９】本実施例における図２のようなメール送信
経路と関与者の表示画面によれば、ユーザは、自分が直
接送受信したメール以外のメールも含めて、案件におけ
るメール送受信の経過と、誰がいつどのように案件に関
わったかを的確にかつ容易に把握できる。

【００５０】さて、文書管理プログラム１１０では、図
２のメールシーケンスの場合には、図３に示すようなデ
ータを文書データベース１００に格納する。図３は、文
書データベースのデータ構造の例を示す図である。文書
データベース１００には、案件の単位でメールを蓄積管
理する。各案件内の複数のメールは、案件フォルダの直
下に格納される。図３のデータ構造において、案件フォ
ルダのプロパティである「案件番号」は「0001」となっ
ている。これは、図２のメール１において、新規の案件
を開始した際に、システムが割り当てた番号である。メ
ール１以後に送受信されたメール２、メール３、メール
４およびメール５は、案件番号「0001」の案件に属する
メールとして管理される。また、案件フォルダのプロパ
ティ「関与者数」は「５」であり、これは案件0001の関
与者が５人であることを意味する。プロパティ「関与者
名一覧」は、案件0001の関与者が「Ami」、「Ito」、
「Uno」、「Eri」および「Ono」であることを意味し、
プロパティ「関与組織一覧」は、案件0001の関与者が所
属する組織が「第三部」、「システム部」および「幹
部」であることを意味する。

【００５１】図３において、メール２の場合、「前メー
ルＩＤ」プロパティが「１」であり、これはメール２が
メール１から続くメールであることを意味する。また、
「次メールＩＤ」プロパティは「４」であり、これはメ
ール２がメール４に続くメールであることを意味する。
本実施例の文書管理システムでは、これらのプロパティ
により、メールの接続情報すなわちメールシーケンスを
管理する。

【００５２】次に、本実施例の文書データベース１００
に格納されるデータのプロパティについて説明する。

【００５３】図４は、案件フォルダのプロパティを示す
図である。案件フォルダは、ある主題に関してやり取り
される一連のメールの情報を管理する。案件フォルダ
は、案件番号、案件名、案件提案者、案件提案日、最新
メールの送信日、先頭メールＩＤ、メール数、案件の関
与者数、案件の関与者名一覧および案件の関与組織一覧
等のプロパティを保持する。図４のプロパティ値は、図
２の案件0001および図３のデータ構造に対応する値を例
示している。

【００５４】図５は、メールデータのプロパティを示す
図である。メールデータは、ある主題に関してやり取り
される個々のメールの情報を管理する。メールデータ
は、メッセージＩＤ、メールＩＤ、案件番号、メール送
信日、メール送信者、メール受信者(To)、メール受信者
(Cc)、メールタイトル、前メールＩＤ、次メールＩＤ、
添付ファイル数、メール本文データへのポインタ、添付
ファイルデータへのポインタ、案件フォルダへのポイン
タ、メールシーケンスの関与者数、メールシーケンスの
関与者名一覧およびメールシーケンスの関与組織一覧等
のプロパティを保持する。図５のプロパティ値は、図２
の案件0001および図３のデータ構造における「メール
４」の値を例示している。同様に図６のプロパティ値
は、図２の案件0001および図３のデータ構造における
「メール５」の値を例示している。

【００５５】本実施例の文書管理システムでは、メール
が保持する上記のプロパティにより、案件とメールのシ
ーケンスと関与者とを関連付けた管理を可能としてお
り、これにより、案件の関与者およびメールシーケンス
毎の関与者に関する検索や表示が可能である。

【００５６】次に、本実施例の文書管理プログラム１１
０における案件およびメールシーケンスの関与者情報登
録処理の概要について説明する。

【００５７】電子メールデータを文書データベース１０
０に登録する時の関与者情報に関する具体的な処理手順
を図７のフローチャートを用いて説明する。図７の処理
は、登録する電子メールデータ１件毎に実行されるもの
である。なお、電子メールの登録先の案件はすでに確定
しており、案件フォルダも作成されているものとする。

【００５８】ステップ2000：メールを解析し、メールヘ
ッダに記述されている受信メールのメッセージＩＤを取
得し、メール接続情報として前メールのメッセージＩＤ
を取得する。メールのヘッダには、どのメールに対する
リプライであるかを示す情報として、引用されたメール
のメッセージＩＤが記述されており、さらに、メールシ
ーケンスを遡ってリプライに引用された全てのメールの
メッセージＩＤが記述されている。本実施例では、これ
らの情報に基づいてメールの接続情報を取得する。

【００５９】ステップ2010：メールオブジェクトを生成
する。これによりメールＩＤが決定する。

【００６０】ステップ2020：ステップ2000で得られた前
メールのメッセージＩＤをキーとして、案件内のメール
オブジェクトを検索し、前メールのメールＩＤを取得す
る。

【００６１】ステップ2030：メールシーケンス情報とし
て、前メールの「次メールＩＤ」プロパティに、現メー
ルのメールＩＤを設定し、現メールの「前メールＩＤ」
プロパティには、前メールのメールＩＤを設定する。

【００６２】ステップ2040：当該メールにおけるメール
シーケンスの関与者情報の初期値として、前メールのプ
ロパティ「メールシーケンスの関与者数」、「メールシ
ーケンスの関与者名一覧」および「メールシーケンスの
関与組織一覧」の値を現メールの各プロパティにコピー
する。

【００６３】ステップ2050：関与者情報の登録・更新処
理を行う。本処理の具体的な処理手順については後述す
る。

【００６４】ステップ2060：登録先の案件フォルダに対
して、メールオブジェクト間のリンク付けを行い、案件
フォルダに登録する。

【００６５】以上が電子メールデータ登録時の案件およ
びメールシーケンスの関与者情報登録の具体的な処理手
順である。

【００６６】次に、ステップ2050の関与者情報の登録・
更新処理の具体的な処理手順を図８のフローチャートを
用いて説明する。

【００６７】ステップ2100：メール送信者のアドレスを
変数Ｍにセットする。メール送信者のアドレスはメール
ヘッダ情報のFrom:部から抽出する。

【００６８】ステップ2110：アドレスＭの値が案件のプ
ロパティ「案件の関与者名一覧」に含まれていない場合
は、アドレスＭをプロパティ「案件の関与者名一覧」に
追加し、案件のプロパティ「案件の関与者数」の値を１
加算する。このことは、本メールにおいて新規の案件関
与者が出現したことを意味する。

【００６９】ステップ2120：アドレスＭの所属する組織
を調べて、変数Ｇにセットする。アドレスＭの所属する
組織については、図９に示すようなユーザ情報管理テー
ブルを参照する。ユーザ情報管理テーブルは、ユーザの
アドレスと名前およびユーザが所属する組織等を管理す
る。アドレスにはメールアドレスや表示名が格納されて
いる。

【００７０】ステップ2130：組織Ｇの値が案件のプロパ
ティ「案件の関与組織一覧」に含まれていない場合は、
組織Ｇをプロパティ「案件の関与組織一覧」に追加す
る。このことは、本メールにおいて新規の案件関与組織
が出現したことを意味する。

【００７１】ステップ2140：アドレスＭの値がメールの
プロパティ「メールシーケンスの関与者名一覧」に含ま
れていない場合は、アドレスＭをプロパティ「メールシ
ーケンスの関与者名一覧」に追加し、メールのプロパテ
ィ「メールシーケンスの関与者数」の値を１加算する。
このことは、本メールにおいてメールシーケンスの新規
関与者が出現したことを意味する。

【００７２】ステップ2150：組織Ｇの値がメールのプロ
パティ「メールシーケンスの関与組織一覧」に含まれて
いない場合は、組織Ｇをプロパティ「メールシーケンス
の関与組織一覧」に追加する。このことは、本メールに
おいてメールシーケンスの新規関与組織が出現したこと
を意味する。

【００７３】ステップ2160：メールの全受信者について
関与者情報の登録・更新が終了したか否かを判定し、
「ＮＯ」の場合は、ステップ2170に進む。「YES」の場
合は、関与者情報の登録・更新処理を終了する。

【００７４】ステップ2170：次のメール受信者のアドレ
スを変数Ｍにセットする。メール受信者のアドレスはメ
ールヘッダ情報のTo:およびCc:部から抽出する。

【００７５】以上がステップ2050の関与者情報の登録・
更新処理の具体的な処理手順である。

【００７６】次に、上記の関与者情報の登録・更新処理
の内容を、図２の案件0001における「メール５」の場合
を例として説明する。

【００７７】まずメール送信者「Ito」に関する処理を
行う。ステップ2100において、メール送信者のアドレス
「Ito」を変数Ｍにセットする。ステップ2110では、ア
ドレスＭの値「Ito」が既に案件のプロパティ「案件の
関与者名一覧」すなわち「Ami，Ito，Uno」の中に含ま
れているので、処理をスキップする。ステップ2120で
は、図９のユーザ情報管理テーブルによりアドレスＭの
値「Ito」の所属する組織を調べて、「第三部」を変数
Ｇにセットする。ステップ2130では、組織Ｇの値「第三
部」が既に案件のプロパティ「案件の関与組織一覧」す
なわち「第三部，システム部」の中に含まれているの
で、処理をスキップする。同様にしてステップ2140とス
テップ2150の処理もスキップする。

【００７８】次にメール受信者「Eri」に関する処理を
行う。ステップ2170において、メール受信者のアドレス
「Eri」を変数Ｍにセットする。ステップ2110では、ア
ドレスＭの値「Eri」が案件のプロパティ「案件の関与
者名一覧」すなわち「Ami，Ito，Uno」の中に含まれて
いないので、「Eri」をプロパティ「案件の関与者名一
覧」に追加し、案件のプロパティ「案件の関与者数」の
値を１加算して「４」とする。このことは、メール５に
おいて新規の案件関与者として「Eri」が出現したこと
を意味する。

【００７９】ステップ2120では、図９のユーザ情報管理
テーブルによりアドレスＭの値「Eri」の所属する組織
を調べて、「幹部」を変数Ｇにセットする。ステップ21
30では、組織Ｇの値「幹部」が案件のプロパティ「案件
の関与組織一覧」すなわち「第三部，システム部」の中
に含まれていないので、「幹部」をプロパティ「案件の
関与組織一覧」に追加する。このことは、メール５にお
いて新規の案件関与組織として「幹部」が出現したこと
を意味する。

【００８０】さらにステップ2140では、アドレスＭの値
「Eri」がメールのプロパティ「メールシーケンスの関
与者名一覧」すなわち「Ami，Ito，Uno」の中に含まれ
ていないので、「Eri」をプロパティ「メールシーケン
スの関与者名一覧」に追加し、メールのプロパティ「メ
ールシーケンスの関与者数」の値を１加算して「４」と
する。このことは、メール５においてメールシーケンス
の新規関与者として「Eri」が出現したことを意味す
る。次のステップ2150では、組織Ｇの値「幹部」がメー
ルのプロパティ「メールシーケンスの関与組織一覧」す
なわち「第三部，システム部」の中に含まれていないの
で、「幹部」をプロパティ「メールシーケンスの関与組
織一覧」に追加する。このことは、メール５においてメ
ールシーケンスの新規関与組織として「幹部」が出現し
たことを意味する。

【００８１】次に二人目のメール受信者「Ono」に関す
る処理を行う。ステップ2170において、メール受信者の
アドレス「Ono」を変数Ｍにセットする。ステップ2110
では、アドレスＭの値「Ono」が案件のプロパティ「案
件の関与者名一覧」すなわち「Ami，Ito，Uno，Eri」の
中に含まれていないので、「Ono」をプロパティ「案件
の関与者名一覧」に追加し、案件のプロパティ「案件の
関与者数」の値を１加算して「５」とする。このこと
は、メール５において新規の案件関与者として「Ono」
が出現したことを意味する。

【００８２】ステップ2120では、図９のユーザ情報管理
テーブルによりアドレスＭの値「Ono」の所属する組織
を調べて、「幹部」を変数Ｇにセットする。ステップ21
30では、組織Ｇの値「幹部」がすでに案件のプロパティ
「案件の関与組織一覧」すなわち「第三部，システム
部，幹部」の中に含まれているので、処理をスキップす
る。同様にして、ステップ2140では、「Ono」をプロパ
ティ「メールシーケンスの関与者名一覧」に追加し、メ
ールのプロパティ「メールシーケンスの関与者数」の値
を１加算して「５」とする。このことは、メール５にお
いてメールシーケンスの新規関与者として「Ono」が出
現したことを意味する。次のステップ2150では、「On
o」の所属する組織「幹部」が、すでにメールのプロパ
ティ「メールシーケンスの関与組織一覧」の中に含まれ
ているので、処理をスキップする。

【００８３】最後にステップ2160で、メールの全受信者
について関与者情報の登録・更新が終了したか否かを判
定し、「YES」なので関与者情報の登録・更新処理を終
了する。

【００８４】以上の「メール５」の関与者情報の登録・
更新処理の結果として、図４に例示した案件フォルダの
プロパティ値、すなわち「案件の関与者数」、「案件の
関与者名一覧」および「案件の関与組織一覧」が設定さ
れる。同様に、図６に例示したメールデータのプロパテ
ィ値、すなわち「メールシーケンスの関与者数」、「メ
ールシーケンスの関与者名一覧」および「メールシーケ
ンスの関与組織一覧」が設定される。

【００８５】次に、本実施例における文書検索・表示プ
ログラム１２０の検索機能について説明する。図１０に
検索画面の一例を示す。検索画面は、メールの内容を指
定する検索項目３０００と、メールの振る舞いを指定す
る検索項目３０１０と、添付ファイルの属性を指定する
検索項目３０３０と、添付ファイルの詳細な特徴を指定
する検索項目３０４０および検索開始ボタン３０５０で
構成される。

【００８６】メールの内容を指定する検索項目３０００
は、メールの「タイトル」、「送信日」、「送信者」、
「受信者（To:とCc:）」、「添付ファイル数」および
「本文中の文字列」等が指定できる。

【００８７】メールの振る舞いを指定する検索項目３０
１０は、「メールの往復回数」、「やり取りに関わった
人数」等が指定できる。ここで、メールの振る舞い検索
とは、案件内でのメールのやり取りの特徴を手がかりと
した検索のことである。通常メールや添付ファイルの内
容に関する記憶があいまいな場合には目的のメールや文
書を探すことができない。そこで本実施例の文書管理シ
ステムでは、案件内でのメールのやり取りの特徴を手が
かりとして案件を検索し、そこから目的のメールや文書
を絞り込む機能を提供する。メールの振る舞いを指定す
る検索では、検索結果として条件に合致したメールや添
付ファイルが属する案件が特定される。「メールの往復
回数」とは、案件内でメールをやり取りした回数であ
り、例えばユーザＡとＢの間で連続して相互にメールが
送信された頻度のことである。また、「やり取りに関わ
った人数」とは、ある案件においてメールを送信または
受信した人の数である。本実施例においては、メールの
やり取りに関わった人を関与者と呼ぶ。

【００８８】添付ファイルの属性を指定する検索項目３
０３０は、「添付ファイル名」、「ファイルサイズ」等
が指定できる。添付ファイルの詳細な特徴に関する検索
項目３０４０としては、添付ファイルの「作成日」の他
に、「添付ファイルの更新回数」、「添付ファイルの参
照回数」および「添付ファイル中の文字列」等が指定で
きる。「添付ファイルの更新回数」とは、受信メールに
添付されていたファイルが、案件内で変更された回数の
ことである。「添付ファイルの参照回数」とは、検索に
よって得られた添付ファイルを、ユーザが文書作成アプ
リケーション２１０を用いてオープンした回数、すなわ
ちユーザが添付ファイルを閲覧した回数のことである。

【００８９】上記の検索は、本実施例の文書検索・表示
プログラム１２０の基本機能である。図１０の検索画面
では、メールのタイトルが「Ａ審議会の件」、送信日が
「1999年8月1日から8月30日の間」および受信者が「It
o」であるようなメールの検索条件を例示している。ユ
ーザは、検索開始ボタン３０５０をクリックすることに
より、所望のメールを検索できる。例えば、図１０の条
件で検索した場合は、図５のメール４のプロパティ値が
合致するので、まずメール４がヒットし、このメール４
が属する案件0001が特定される。そして検索の結果得ら
れる案件一覧の中に案件0001が含まれることになる。

【００９０】ユーザが、図１０の検索画面のメールの振
る舞いを指定する検索項目３０１０において、「関与者
について詳細な条件を指定して検索する」ボタン３０２
０をクリックすると、文書検索・表示プログラム１２０
は、図１１に示すような関与者についての振る舞い検索
画面を表示する。

【００９１】図１１に関与者についての振る舞い検索画
面について説明する。関与者についての振る舞い検索画
面では、「関与者数」、「関与者名」、「関与組織」、
「関わった人の順序」および「関わった組織の順序」等
が指定できる。また、検索対象として、案件またはメー
ルシーケンスのいずれかを選択できる。デフォルトでは
案件の関与者が検索対象である。実際に検索を実行する
場合は、目的に応じてこれらの条件の一つを指定した
り、複数の条件を指定して組合せて検索できる。

【００９２】ここで、本実施例の文書検索・表示プログ
ラム１２０における関与者情報の検索に関する具体的な
処理手順を図１７のフローチャートを用いて説明する。
図１７の処理は、ユーザの検索実行要求に応じて開始さ
れるものである。

【００９３】ステップ2200：ユーザが指定した検索条件
を取得する。

【００９４】ステップ2210：検索条件を解析し、検索対
象の指定が「案件」であるか否かを判定し、「YES」の
場合は、ステップ2220に進む。「ＮＯ」の場合は、検索
対象の指定が「メールシーケンス」であると判断し、ス
テップ2240に進む。

【００９５】ステップ2220：指定された案件に関する関
与者の検索条件で、文書データベース１００の案件のプ
ロパティを検索し、検索結果のヒット案件のリストを作
成する。

【００９６】ステップ2030：指定されたメールシーケン
スに関する関与者の検索条件で、文書データベース１０
０のメールのプロパティを検索し、検索結果のヒットメ
ールのリストを作成する。

【００９７】ステップ2240：ヒットメールのリストに基
づいて、対応する案件のリストを作成する。

【００９８】ステップ2250：検索結果として案件のリス
トを出力する。

【００９９】以上が関与者情報の検索に関する処理手順
である。

【０１００】次に、図１１の関与者についての振る舞い
検索画面を用いて図１７の検索処理を具体的に説明す
る。図１１の関与者についての振る舞い検索画面は検索
条件指定の例を示している。画面には、便宜上複数の条
件を指定して組合せて検索する場合の例を示している
が、以下の説明では、個々の条件を指定して検索開始ボ
タンをクリックしたものとする。

【０１０１】図１１の「関与者数」３１００では、「５
人以上が関与している案件」を検索する例を示してい
る。この条件で検索した場合は、図１７のステップ2220
の処理により、図４の案件0001のプロパティ値が合致す
るので、検索結果として案件0001がヒットする。また、
図１１の「関与者名」３１１０では、「AmiとItoとOno
のすべて(AND条件)が関与した案件」を検索する例を示
している。この条件で検索した場合は、図１７のステッ
プ2220の処理により、図４の案件0001のプロパティ値が
合致するので、検索結果として案件0001がヒットする。

【０１０２】同様に、図１１の「関与組織」３１２０で
は、「システム部と幹部のすべて(AND条件)が関与した
案件」を検索する例を示している。この条件で検索した
場合も、同様に図４の案件0001のプロパティ値が合致す
るので、検索結果として案件0001がヒットする。

【０１０３】次に関与者の順序について説明する。図１
１の「関与者の順序」３１３０では、「Amiの後でＯno
が関与した案件」を検索する例を示している。この場合
は、図４の案件0001のプロパティ値が合致するので、検
索結果として案件0001がヒットする。また、図１１の
「関与組織の順序」３１４０では、「幹部の後で第三部
が関与した案件」を検索する例を示している。この条件
で検索した場合は、図４の案件0001のプロパティ値は合
致しないので、検索結果として案件000はヒットしな
い。

【０１０４】次に図１１において検索対象として「メー
ルシーケンス」を指定した場合について、以下に説明す
る。

【０１０５】例えば図１１の「関与者数」３１００で、
「５人以上が関与しているメールシーケンス」を検索す
る場合は、図１７のステップ2230の処理により、図６の
メール５のプロパティ値が合致するので、検索結果とし
てメール５がヒットする。図１７のステップ2240の処理
により、ヒットメールのリスト中のメール５について
は、対応する案件として案件0001が得られる。また、図
１１の「関与者の順序」３１３０で、「Amiの後でＯno
が関与したメールシーケンス」を検索する場合は、、図
１７のステップ2230の処理により、図６のメール５のプ
ロパティ値が合致するので、検索結果としてメール５が
ヒットする。図１７のステップ2240の処理により、ヒッ
トメールのリスト中のメール５については、対応する案
件として案件0001が得られる。

【０１０６】本実施例では、「関与者の順序」および
「関与組織の順序」の扱いにおいて、メール内の出現順
位なのかメールにまたがる出現順位なのかを区別してい
なかったが、メールにまたがる出現順位を対象とする方
式を採用してもよい。その場合は、図８のステップ211
0、ステップ2130、ステップ2140およびステップ2150に
おいてプロパティを設定する際に、メールの境界を示す
符号を追加することが可能である。

【０１０７】例えば、メールの境界としてセミコロ
ン(；)を用いた場合は、図４に例示した案件フォルダの
プロパティ「案件の関与者名一覧」には、「Ami，Ito，
Uno；Eri，Ono」が設定され、プロパティ「案件の関与
組織一覧」には、「第三部，システム部；幹部」が設定
される。また、図６に例示したメールデータのプロパテ
ィ「メールシーケンスの関与者名一覧」には、「Ami，I
to，Uno；Eri，Ono」が設定され、プロパティ「メール
シーケンスの関与組織一覧」には、「第三部，システム
部；幹部」が設定される。

【０１０８】以上のようにメールにまたがる出現順位を
対象とする方式を採用した場合には、図１１の「関与者
の順序」３１３０や「関与組織の順序」３１４０の検索
条件で「メールにまたがる出現順位」を指定できるよう
にすればよい。

【０１０９】また、図１１の「関与者名」３１１０や
「関与組織」３１２０においては、外部の関与者を指定
するチェックボックスを設けることにより、不特定の外
部ユーザが関与した案件を検索することも可能である。
その場合は、あらかじめ設定されたドメイン以外のユー
ザを検索する等の実施方法が可能である。

【０１１０】さらに、本実施例の図１０および図１１の
検索画面における各検索項目の判定条件は、「含まな
い」等の否定条件を適用しても構わない。

【０１１１】また、本実施例の図９のユーザ情報管理テ
ーブルは、ユーザの所属する組織を階層化して格納した
り、ユーザの職位等の情報を追加可能である。それに応
じて、文書データベース内の案件のプロパティ、メール
のプロパティおよび図１１の検索画面を拡張することに
より、より効果的な関与者に関する振る舞い検索機能を
実現できる。

【０１１２】上記の関与者についての振る舞い検索機能
により、ユーザは、記憶があいまいな場合でも、メール
のやり取りの特徴である、関与者および関与組織に着目
した検索が可能である。また、ある条件でメールを検索
した結果、件数が多過ぎると判断した場合には、さらに
関与者についての振る舞い検索条件を追加して目的の案
件を絞ることが可能である。

【０１１３】以上が、本実施例における文書検索・表示
プログラム１２０の検索機能の説明である。

【０１１４】次に本実施例における文書検索・表示プロ
グラム１２０の表示方法の概要を説明する。文書検索・
表示プログラム１２０は、検索条件により案件またはメ
ールまたは添付ファイルのいずれかを検索した場合に、
検索結果として案件一覧３２００を表示する。

【０１１５】まず、文書検索・表示プログラム１２０が
検索後に表示する案件一覧表示画面の一例を図１２に示
す。図１２の案件一覧表示画面は、図１１の「関与者
名」３１１０に「AmiとItoとOnoのすべて(AND条件)が関
与した案件」を指定した時の検索結果を示しており、図
４の案件0001が含まれている。案件一覧表示画面におけ
る案件情報は、案件番号、案件タイトル、案件の開始
日、案件の最新日、案件内のメール数および案件の関与
者で構成される。案件の最新日とは、案件内の最新のメ
ールが送信された日を意味する。また、案件の関与者に
は、関与者アイコンが表示される。ユーザは、案件一覧
表示画面により、関与者の条件を満たす案件にはどのよ
うなものがあるかを、まず把握することができる。

【０１１６】次に、案件の関与者表示画面について説明
する。図１２の案件一覧表示画面３２００で、ユーザが
任意の案件の関与者アイコンをクリックすると、文書検
索・表示プログラム１２０は、案件の関与者表示画面を
表示する。案件関与者表示画面の一例を図１３に示す。
図１３の案件関与者表示画面３３００は、図１２の案件
一覧表示画面で、案件番号「0001」の関与者アイコンを
クリックしたときに表示される画面である。

【０１１７】図１３の案件関与者表示画面３３００の表
示内容は、図２のメール送信経路と関与者の表示画面の
表示内容に対応する。案件関与者表示画面３３００にお
いて、関与者情報は、関与者数、関与者名一覧および関
与組織一覧で構成される。この例では、案件0001におけ
る関与者が5人であり、関与者は「AmiとItoとUnoとEri
とOno」であること、関与組織は「第三部とシステム部
と幹部」であることを表わしている。ユーザは、案件関
与者表示画面により、ある案件の関与者、すなわち一連
のテーマに関してメールをやり取りした人々とそれらの
人々が所属する組織の全てを容易に把握できる。

【０１１８】次に、メール一覧表示画面について説明す
る。図１２の案件一覧表示画面３２００で、ユーザが任
意の案件タイトルをクリックすると、文書検索・表示プ
ログラム１２０は、案件に属するメールの一覧を表示す
る。メール一覧表示画面の一例を図１４に示す。図１４
のメール一覧表示画面３４００は、図１２の案件一覧表
示画面で、案件番号「0001」の案件タイトルをクリック
したときに表示される画面である。

【０１１９】図１４のメール一覧表示画面３４００の表
示内容は、図２のメール送信経路と関与者の表示画面の
表示内容に対応する。メール一覧表示画面３４００にお
いて、メール情報は、メール番号、メールタイトル、送
信日、送信者およびメールシーケンスの関与者で構成さ
れる。この例では、案件0001におけるメールが5通あ
り、最新のメールであるメール５の送信者が「Ito」で
あることを表わしている。ユーザは、メール一覧表示画
面により、ある案件内のメール、すなわち一連のテーマ
に関してやり取りされたメールやその経過の全てを容易
に把握できる。ところで、図１２の案件一覧表示画面に
おける案件情報は、案件を開始したメールの情報に対応
している。すなわち図１２の案件0001の情報は、図１４
のメール番号１のメールの情報に対応している。このこ
とにより、ユーザは、案件一覧表示画面を参照すれば案
件の開始時の状況を把握できる。

【０１２０】次に、メール情報表示画面について説明す
る。図１４のメール一覧表示画面３４００で、ユーザが
任意のメールタイトルをクリックすると、文書検索・表
示プログラム１００はメールの情報を表示する。メール
情報表示画面の一例を図１５に示す。図１５のメール情
報表示画面は、図１４のメール一覧表示画面３４００
で、メール番号４のメールタイトルをクリックしたとき
に表示される画面である。

【０１２１】図１５のメール情報表示画面は、メールの
内容３５００と添付ファイル一覧３５１０とで構成され
る。メール情報表示画面において、メールの内容３５０
０は、メールのタイトル、送信日、送信者(From)、受信
者(To:、Cc:)およびメールの本文で構成される。また、
添付ファイル一覧３５１０は、添付ファイル名とファイ
ルのサイズ構成される。ユーザは、メール情報表示画面
により、あるメールの関与者としてメールの送信者と受
信者を把握できる。

【０１２２】次に、メールシーケンスの関与者表示画面
について説明する。図１４のメール一覧表示画面３４０
０で、ユーザが任意のメールのメールシーケンス関与者
アイコンをクリックすると、文書検索・表示プログラム
１２０は、メールシーケンスの関与者表示画面を表示す
る。メールシーケンスの関与者表示画面の一例を図１６
に示す。図１６のメールシーケンスの関与者表示画面３
６００は、図１４のメール一覧表示画面で、メール番号
４のメールシーケンス関与者アイコンをクリックしたと
きに表示される画面である。

【０１２３】図１６のメールシーケンスの関与者表示画
面３６００は、図２のメール送信経路と関与者の表示画
面の表示内容に対応する。メールシーケンスの関与者表
示画面３６００において、関与者情報は、メールシーケ
ンス、関与者数、関与者名一覧および関与組織一覧で構
成される。この例では、メール４のメールシーケンスに
おける関与者が3人であり、関与者は「AmiとItoとUno」
であること、関与組織は「第三部とシステム部」である
ことを表わしている。ユーザは、メールシーケンスの関
与者表示画面により、あるメールシーケンスに関して、
メールをやり取りした人々とそれらの人々が所属する組
織の全てを容易に把握できる。

【０１２４】上述の実施の形態では、図１に示す文書サ
ーバ１０と電子メールサーバ１４０の二つのサーバから
なるシステム構成を例にとったが、図１８に示すような
マルチサーバによるシステム構成、すなわち文書サーバ
が複数、電子メールサーバが複数であるような場合に
も、本発明を同様に利用できる。図１８の電子メールサ
ーバＡ３００は、文書サーバＡ３２０に電子メールを転
送し、同様に電子メールサーバＢ３４０は、文書サーバ
Ｂ３６０に電子メールを転送する。案件が開始された際
に、案件番号を発番した文書サーバの文書データベース
に、本実施例の案件が格納される。従って、文書サーバ
が管理していない案件番号に関わる電子メールが文書サ
ーバに転送された場合には、管理している文書サーバに
対して、再度該電子メールを転送する。この転送処理は
文書管理プログラム１１０において可能である。また、
案件番号は、ユニークな番号を維持するため、個々の文
書サーバのドメイン名を案件番号に含めるものとする。
一方、複数の文書サーバが管理する文書データベースに
対する検索は、既知の技術により容易に実現できる。例
えば、文書管理標準化団体AIIMでの文書管理標準モデル
DMA（Doocument Management Alliance）における、Se
arch Coordination（横断検索）の機能により実現可能
である（文献：AIIM Doocument Management Allian
ce、DEN/Shamrock Convergence Document、15-Nov 1
995）。すなわち、本文献によれば、図１８の場合に
は、文書検索ミドルウェア４００を追加することによ
り、二つの文書データベースを各々検索した後、その結
果を統合した形でユーザに表示を提供できるようにな
る。

【０１２５】以上のように、本発明の検索方法によれ
ば、案件と一連のメール送受信の経過とそれらのメール
に関わる人々の属性情報とを関連付けて管理できるよう
に構成したので、ユーザは、記憶があいまいな場合で
も、メールのやり取りの特徴である関与者および関与組
織に着目した検索が可能である。その結果、ユーザは、
特定の人や組織が関わった案件を容易に特定でき、その
案件内で受送信されたメールとやり取りの経過の全てを
参照できるので、特定の人や組織が案件に関していつど
のように関わったのかを的確にかつ容易に把握できる。

【０１２６】また、本発明の検索方法によると、特定の
人や組織が関わった順序を条件とした案件の検索が可能
である。その結果、ユーザは、特定の人や組織が関わっ
た案件が多い場合にも、容易に絞り込むことができる。

【０１２７】また、本発明の検索方法によると、ユーザ
は自分が関与した案件を検索することにより、自分が直
接送信または受信したメール以外のメールを参照できる
ようになる。その結果、メールの受信者は当該メールを
受信する以前のメールのやり取りにおいて誰がいつどの
ように関わったかを追跡して、意思決定の経緯を辿るこ
とができる。また、メールの送信者は、当該メールを送
信した以降のメールのやり取りにおいて誰がいつどのよ
うに関わったかを追跡して、意思決定の経過を辿ること
ができる。

【０１２８】さらに、本発明の検索方法によると、ある
案件に関する情報開示や情報漏洩防止の観点から関与者
を追跡することができるので、監査的な業務において大
きな効果をもたらすことができる。

【０１２９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
案件と一連のメール送受信の経過とそれらのメールに関
わる人々の属性情報とを関連付けて管理できるように構
成したので、ユーザは、記憶があいまいな場合でも、メ
ールのやり取りの特徴である関与者および関与組織に着
目した検索が可能である。その結果、ユーザは、特定の
人や組織が関わった案件を容易に特定でき、その案件内
で受送信されたメールとやり取りの経過の全てを参照で
きるので、特定の人や組織が案件に関していつどのよう
に関わったのかを的確にかつ容易に把握できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る文書処理システムの
構成を示すブロック図。

【図２】同実施形態の案件におけるメール送信経路と関
与者の表示画面の一例を示す図。

【図３】同実施形態の文書データベースのデータ構造の
例を示す図。

【図４】同実施形態の案件フォルダのプロパティを示す
図。

【図５】同実施形態のメール４のメールデータのプロパ
ティを示す図。

【図６】同実施形態のメール５のメールデータのプロパ
ティを示す図。

【図７】同実施形態の文書管理プログラムにおける電子
メールデータ登録時の関与者情報に関する処理手順を示
すフローチャート。

【図８】同実施形態の文書管理プログラムにおける関与
者情報の登録・更新処理の処理手順を示すフローチャー
ト。

【図９】同実施形態のユーザ情報管理テーブルを示す
図。

【図１０】同実施形態の検索画面の構成の一例を示す
図。

【図１１】同実施形態の関与者についての振る舞い検索
画面の構成の一例を示す図。

【図１２】同実施形態の案件一覧表示画面の一例を示す
図。

【図１３】同実施形態の案件の関与者表示画面の一例を
示す図。

【図１４】同実施形態のメール一覧表示画面の一例を示
す図。

【図１５】同実施形態のメール情報表示画面の一例を示
す図。

【図１６】同実施形態のメールシーケンスの関与者表示
画面の一例を示す図。

【図１７】同実施形態の文書検索・表示プログラムにお
ける関与者情報の検索の処理手順を示すフローチャー
ト。

【図１８】本発明の実施形態におけるマルチサーバによ
るシステムの構成を示すブロック図。

【符号の説明】

１０：文書サーバ、２０：ユーザ端末Ａ、３０：ユーザ
端末Ｂ、４０：入力装置、５０：ネットワーク、１０
０：文書データベース、１１０：文書管理プログラム、
１２０：文書検索・表示プログラム、１３０：電子メー
ルデータベース、１４０：メールサーバ制御プログラ
ム、２００：電子メールクライアント、２１０：文書作
成アプリケーション、２２０：Webブラウザ。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 米永 知泉 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所ビジネスソリューション開 発本部内 (72)発明者 多田 勝己 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所ビジネスソリューション開 発本部内 (72)発明者 山口 明彦 神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式 会社日立製作所ビジネスソリューション開 発本部内 Ｆターム(参考） 5B075 ND20 UU24

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数ユーザ間で送受された電子メールを蓄
   積管理するシステムにおいて、蓄積された電子メール群
   を複数のグループに分別して管理し、ユーザ名を検索条
   件に指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関
   与者として含む電子メールが属するグループを検索結果
   とすることを特徴とする電子メール情報の検索方法。
2. 【請求項２】検索条件として指定されたユーザ名が、電
   子メールの送信者または受信者として記述されている場
   合に、前記ユーザ名が該電子メールの関与者であると判
   定することを特徴とする請求項1記載の電子メール情報
   の検索方法。
3. 【請求項３】組織または職位を検索条件に指定して検索
   が指示された場合に、該組織または該職位に属するユー
   ザ名を関与者として含む電子メールが属するグループを
   検索結果とすることを特徴とする請求項1記載の電子メ
   ール情報の検索方法。
4. 【請求項４】複数ユーザ間で送受された電子メールを蓄
   積管理する装置であって、蓄積された電子メール群を複
   数のグループに分別して管理し、ユーザ名を検索条件に
   指定して検索が指示された場合に、該ユーザ名を関与者
   として含む電子メールが属するグループを検索結果とす
   る手段を備えたことを特徴とする電子メール情報の検索
   装置。