KR20030093871A - 협업 메일 시스템 - Google Patents

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KR20030093871A
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Abstract

본 발명은 협업 메일 시스템에 관한 것으로, 적어도 2 이상의 클라이언트 컴퓨터의 네트워크 접속을 관리하는 통신부와, 작성자 클라이언트 컴퓨터로부터의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성하는 제어부와, 상기 제어부에 의해 생성된 전자문서를 저장하는 제1데이타베이스부와, 상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 생성하고, 상기 e-메일을 적어도 1 이상의 선택된 참여자 클라이언트의 e-메일주소로 전송하는 메일처리부를 포함하고, 부가적으로 상기 제1데이타베이스부에 저장된 전자문서를 상기 제어부에서 사용할 수 있는 객체로 변환하는 데이타변환부와, 상기 전자문서에 포함되는 파일을 저장하는 제2데이타베이스부를 더 포함하여 구성함으로써 e-메일 발신자와 수신자가 실시간으로 업무 내용에 관련된 전자문서를 공유하여 신속한 업무처리가 가능하고, 각종 업무 내용에 적합한 구조화된 전자문서 템플릿을 제공함으로써 사용자가 신속하고 편리하게 e-메일을 통한 협업이 가능하도록 한 것이다.

Description

협업 메일 시스템 {e-mail system for cooperative work}
본 발명은 협업 메일 시스템에 관한 것으로, 네트워크를 이용해 다수의 클라이언트가 업무를 공유하는 전자 협업 기술과 관련된다.
e-메일은 처음에 단순한 텍스트 교환을 위해서 개발되어, 현재 다양한 멀티미디어적인 요소들을 포함하여 클라이언트간에 정보를 교환한다.
그러나, 현재의 e-메일 시스템은 ERP(Enterprise Resource Planning : 전사적 자원 계획), CRM(Customer Relationship Management : 고객 관계 관리), EIP(Enterprise Information Portal : 기업정보포탈), SCM(Supply Chain Management : 공급망 관리) 등의 기업용 어플리케이션(Enterprise Application)들과 연동되어 있지 않아 협업이나 작업관리에 적합하지 않다.
현재 e-메일을 이용해 제안, 의견 취합 및 조율, 승인 및 결제 등의 회사내 업무를 처리하는 경우가 빈번히 발생되고 있다.
즉, e-메일 작성자가 업무처리내용을 포함하는 e-메일을 작성하여, 해당 업무처리에 관여하는 수신자들의 e-메일 주소로 e-메일을 발송하며, 이를 수신한 각 수신자는 해당 e-메일에 대한 응답 e-메일을 작성하여 상기 e-메일 작성자의 e-메일 주소로 발송하고, 상기 e-메일 작성자는 각 수신자로부터의 응답 e-메일을 취합해 업무처리한다.
그러나, 이러한 종래의 e-메일을 이용한 업무처리는 협업이라기 보다는 정보 취합쪽에 가까웠다.
즉, 산재된 e-메일에 나뉘어져 수신되는 내용에 답장하거나 취합하는데 많은 시간이 낭비되어, 결과적으로 의사 결정, 업무관리에 소요되는 시간이 길어지고, 업무처리에 혼란을 가중시키는 문제점이 있었다.
따라서, 본 발명자는 e-메일 발신자와 수신자가 실시간으로 업무 내용에 관련된 전자문서를 공유하여 신속한 업무처리가 가능한 협업 메일 시스템에 대한 연구를 하게 되었다.
본 발명은 상기한 취지하에 발명된 것으로, e-메일 발신자와 수신자가 실시간으로 업무 내용에 관련된 전자문서를 공유하여 신속한 업무처리가 가능한 협업 메일 시스템을 제공하는 것을 그 목적으로 한다.
본 발명의 또 다른 목적은 각종 업무 내용에 적합한 구조화된 전자문서 템플릿을 제공할 수 있는 협업 메일 시스템을 제공하는 것이다.
본 발명의 또 다른 목적은 참여자의 입력에 따라 전자문서가 실시간으로 갱신되는 협업 메일 시스템을 제공하는 것이다.
상기한 목적을 달성하기 위한 본 발명의 일 양상에 따르면, 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 적어도 2 이상의 클라이언트 컴퓨터의 네트워크 접속을 관리하는 통신부와; 작성자 클라이언트 컴퓨터로부터의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성하는 제어부와; 상기 제어부에 의해 생성된 전자문서를 저장하는 제1데이타베이스부와; 상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 생성하고, 상기 e-메일을 적어도 1 이상의 선택된 참여자 클라이언트의 e-메일주소로 전송하는 메일처리부를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 부가적인 양상에 따르면, 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 상기 제1데이타베이스부에 저장된 전자문서를 상기 제어부에서 사용할 수 있는 객체로 변환하는 데이타변환부를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 부가적인 양상에 따르면, 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 상기 제어부에 의해 생성된 전자문서가 소정의 파일을 포함하고; 상기 협업 메일 시스템이 상기 전자문서에 포함되는 파일을 저장하는 제2데이타베이스부를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 부가적인 양상에 따르면, 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 상기 제1데이타베이스부가 기 작성된 전자문서 템플릿을 더 포함하여 저장하고; 상기 제어부가 작성자 클라이언트 컴퓨터에 의해 선택된 상기 전자문서 템플릿에의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 부가적인 양상에 따르면, 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 상기 통신부가 소정 클라이언트 컴퓨터로부터 회원신청정보를 수신하고, 이 회원신청정보에 따라 소정의 회원등록 절차를 통해 해당 클라이언트를 회원등록 처리하고, 해당 클라이언트의 회원정보를 상기 제1데이타베이스부에 저장하는 것을 특징으로 한다.
도 1 은 본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 개요도
도 2 는 본 발명에서 적용되는 전자문서의 일예
도 3 은 본 발명에서 적용되는 협업을 위한 e-메일의 자료구조의 일예
도 4 는 전자문서를 갱신하는 과정에 대한 흐름도
<도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명>
10 : 서버 11 : 통신부
12 : 제어부 13 : 제1데이타베이스부
14 : 메일처리부 15 : 데이타변환부
16 : 제2데이타베이스부 20 : 클라이언트 컴퓨터
이하, 첨부된 도면을 참조하여 기술되는 본 발명의 바람직한 실시예를 통해 본 발명을 당업자가 용이하게 이해하고 재현할 수 있도록 상세히 설명한다
도 1 은 본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 개요도이다.
도면에 도시한 바와같이 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 서버(10)와, 상기 서버(10)에 네트워크를 통해 접속하는 다수의 클라이언트 컴퓨터(20)를 포함하고 있다.
상기 서버(10)는 e-메일, 인터넷 등에서 지원하는 다양한 프로토콜을 지원하는 통신 네트워크를 통해 상기 다수의 클라이언트 컴퓨터(20)와 정보를 교환한다.
상기 통신 네트워크는 인터넷, 전화망, 무선통신망, 위선통신망 혹은 다른 비슷한 종류의 데이타 통신망을 포함한다.
상기 서버(10)는 동적인 내용을 포함하는 전자문서를 저장하여 참여자의 클라이언트 컴퓨터(20)로 이를 전달하고, 참여자의 클라이언트 컴퓨터(20)로부터의 갱신정보에 따라 상기 전자문서를 갱신한다.
상기 클라이언트 컴퓨터(20)는 본 발명에서 제시하는 협업 메일을 실행하는 주체로 SMTP와 MIME 또는 웹(Web)을 통해 협업 메일을 읽을 수 있는 특정 혹은 일반적인 컴퓨터 시스템으로, 개인용 컴퓨터, 휴대용 컴퓨터, PDA, 이동통신 단말기, 웹(Web)TV 등 e-메일 수신기능을 가진 모든 단말 기기를 포함한다.
상기 클라이언트 컴퓨터(20)는 유닉스(Unix) 또는 윈도우즈(Windows) 기반의 운영체제를 포함하며, 모뎀, 모니터, 키보드, 마우스, TCP/IP 통신 등을 지원하는 소프트웨어 및 웹브라우저를 가진다.
상기 서버(10)는 통신부(11)와, 제어부(12)와, 제1데이타베이스부(13)와, 메일처리부(14)와, 데이타변환부(15)와, 제2데이타베이스부(16)를 포함한다.
상기 통신부(11)는 적어도 2 이상의 클라이언트 컴퓨터(20)의 네트워크 접속을 관리한다.
이 통신부(11)는 참여자들의 클라이언트 컴퓨터(20)내의 e-메일 클라이언트 또는 브라우저로부터 오는 각종 수신정보 및 세션정보를 관리하고, 상기 전자문서에 포함된 각종 파일들을 참가자에게 제공한다.
이 통신부(11)는 다수의 클라이언트 컴퓨터(20)간을 연결해주며, MS사의 IIS등의 가능한 모든 상용 또는 비상용 웹서버가 사용될 수 있다.
상기 제어부(12)는 작성자 클라이언트 컴퓨터로부터의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성한다.
이 제어부(12)는 전자문서과 연관된 URL 및 내용을 생성하고, 전자문서를 갱신하는 등의 비지니스 로직(Business Logic)을 실행하고, 네트워크 상에서의 교착상태를 관리하는 등의 시스템 전반을 제어한다.
상기 제1데이타베이스부(13)는 상기 제어부(12)에 의해 생성된 전자문서를 저장한다.
이 제1데이타베이스부(13)는 상용 MS SQL Sever 와 같은 관계 데이타베이스일 수 있으며, 객체지향 데이타베이스, 객체-관계 데이타베이스, 네트워크 데이타베이스 또는 계층 데이타베이스 등을 사용하여 구현할 수 도 있다. 이 제1데이타베이스부(13)는 논리적으로 또는 물리적으로 분산될 수 있다.
상기 메일처리부(14)는 상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 생성하고, 상기 e-메일을 적어도 1 이상의 선택된 참여자 클라이언트의 e-메일주소로 전송한다.
상기 메일처리부(14)는 상기 전자문서를 실행하여 협업 가능하도록 하는 e-메일 서비스 지원에 필요한 전자메일 프로토콜을 실행시킨다.
상기 메일처리부(14)는 상기 전자문서과 관련된 데이타를 상기 제1데이타베이스부(13) 및 상기 제어부(12)의 비지니스 로직(Business Logic)으로부터 획득하여 전자문서의 동적 내용 및 정적 내용을 포맷하여 e-메일에 이에대한 링크정보를배치하고, e-메일에 소정의 헤더정보를 첨가한다. 상기 헤더정보는 예컨데, MIME과 호환되게 하는 헤더정보일 수 있다. 그 후 상기 메일처리부(14)는 생성된 e-메일을 메일전송(SMTP)서버로 전송한다.
한편, 상기 메일처리부(14)는 반송되거나 전송이 안된 e-메일을 관리하며, 이러한 상황에 처한 참여자에게 경보를 전송하도록 처리할 수 도 있다.
또한, 상기 메일처리부(14)는 참여자들의 e-메일 주소가 맞는지 확인하기 위해 상기 제어부(12)에 인증 요청할 수 도 있다.
상기 데이타변환부(15)는 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장된 전자문서를 상기 제어부(12)에서 사용할 수 있는 객체로 변환한다.
이 데이타변환부(15)는 상기 제1데이타베이스부(13)의 부하를 줄이기 위해 몇 가지 데이타를 캐쉬하도록 설정될 수 도 있다.
상기 제2데이타베이스부(16)는 상기 제어부(12)에 의해 생성된 전자문서에 포함되는 파일을 저장한다.
이 제2데이타베이스부(16)는 클라이언트 컴퓨터의 웹브라우저와 호환되는 포맷으로 기호화된 이미지 파일 등 전자문서에 포함되는 파일을 저장한다.
즉, 상기 제어부(12)에 의해 생성된 전자문서가 소정의 파일을 포함하고 있을 경우 이 전자문서에 포함되는 파일은 이를 저장한 상기 제2데이타베이스부(16)로부터 참조되게 된다.
따라서, 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 상기 통신부(11)를 통해 네트워크 접속한 작성자 클라이언트 컴퓨터(20)로부터의 입력정보에 따라 상기제어부(12)가 소정의 전자문서를 생성하여 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장하고, 상기 메일처리부(14)를 통해 상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 생성하여 이를 적어도 1 이상의 선택된 참여자 클라이언트의 e-메일주소로 전송하는 동작을 함으로써 각 참여자 클라이언트가 e-메일을 통해 서버상에 존재하는 전자문서를 공유하게 된다. 즉, e-메일 발신자와 수신자가 실시간으로 업무 내용에 관련된 전자문서를 공유하여 신속한 업무처리가 가능해진다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제1데이타베이스부(13)가 기 작성된 전자문서 템플릿을 더 포함하여 저장하고, 상기 제어부(12)가 작성자 클라이언트 컴퓨터에 의해 선택된 상기 전자문서 템플릿에의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성하도록 할 수 있다.
즉, 이 경우엔 각종 업무 내용에 적합한 구조화된 전자문서 템플릿을 미리 다양하게 제작하여 이들을 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장하고, 전자문서 작성자가 자신의 클라이언트 컴퓨터를 이용해 서버(10)에 접속하여 상기 제어부(12)를 통해 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장된 전자문서 템플릿을 선택하여, 해당 선택된 전자문서 템플릿에 소정 정보를 기입함으로써 전자문서를 생성하도록 한 것이다.
따라서, 각종 업무 내용에 적합한 구조화된 전자문서 템플릿을 제공하여 클라이언트가 편리하게 이를 이용하여 업무 내용에 관련된 전자문서를 작성하고, 이를 e-메일을 통해 공유함으로써 신속한 업무처리가 가능해진다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제1데이타베이스부(13)가 각 참여자 클라이언트의 e-메일 주소를 포함한 참여자정보를 더 포함하여 저장하고, 상기 메일처리부(14)가 상기 참여자정보에 포함된 참여자들의 e-메일 주소로 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 전송하도록 처리할 수 있다.
따라서, 이 경우 전자문서에 대한 링크정보가 포함된 e-메일을 수신하는 참여자들의 e-메일 주소를 포함하는 참여자정보를 미리 상기 제1데이타베이스부(13)가 저장하도록 하여, 참여자의 e-메일 주소를 하나하나 입력하는 번거로움을 피할 수 있다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 전자문서는 XML(Extensible Markup Language), HTML(Hypertext Markup Language), WML(Wireless Markup Language), XHTML(Extensible Hypertext Markup Language) 등의 SGML(Standard Generalized Markup Language) 하위 집합 언어로 표현되는 것이 바람직하다.
따라서, 상기 전자문서가 표준 언어에 의해 코딩되므로 추가적인 플러그인(Plug-in)이나 응용프로그램을 설치하지 않고도 소정 운영체제(OS)에서 지원하는 통상의 웹브라우저와 e-메일툴에 의해 협업이 가능하다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제어부(12)가 상기 통신부(11)를 통해 상기 e-메일을 수신한 적어도 1 이상의 클라이언트 컴퓨터(20)로부터 상기 전자문서에 대한 갱신정보를 수신하여 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장된 전자문서를 갱신하도록 하는 것이 바람직하다.
즉, 전자문서에 대한 링크정보가 포함된 e-메일을 수신한 참여자가 상기 전자문서에 새로운 내용을 기입하는 등의 변경을 가하면, 이 갱신정보에 따라 제1데이타베이스부(13)에 저장된 전자문서가 갱신되어 저장된다.
상기 e-메일을 수신한 각 참여자는 자신이 수신한 e-메일을 통해 링크된 전자문서를 서버로부터 가져오게 되므로, 참여자의 입력에 따라 항상 최신의 전자문서를 실시간으로 공유하게 된다. 이렇게 함으로써 e-메일을 수신하는 모든 참여자에게 전자문서를 각각 전달할 필요없이 이에 대한 링크정보만을 전달함으로써 불필요한 쓰레드(Thread)를 줄일 수 있으며, 협업을 위한 참여자들 사이의 정보교환을 보다 신속하게 처리할 수 있다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 메일처리부(14)가 상기 전자문서 갱신에 대한 알림정보를 e-메일이나 메신저 등을 이용해 해당 전자문서가 포함된 e-메일을 수신한 참여자 클라이언트 컴퓨터로 전송하는 것이 바람직하다.
이 경우 상기 제어부(12)가 상기 통신부(11)를 통해 상기 알림정보에 대한 응답정보를 해당 참여자 클라이언트 컴퓨터(20)로부터 수신하는 것이 바람직하다.
즉, 소정 참여자의 입력에 따라 전자문서가 갱신될 경우, 타 참여자는 이 갱신된 사실을 알지 못할 수 있으므로, 전자문서가 갱신되었다는 알림정보를 해당 전자문서에 관련된 참여자에게 전송하고, 이를 수신한 참여자로부터 알림정보를 수신했는지에 대한 응답정보를 수신함으로써 전자문서가 갱신되었음을 통보한다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기제어부(12)가 상기 갱신되는 전자문서의 변경된 부분을 갱신되지 않은 부분과 상이하게 표시하도록 처리함으로써 참여자가 쉽게 갱신된 부분을 알 수 있게 할 수 있다.
상기의 상이하게 표시한다 함은 상기 갱신되는 전자문서의 변경된 부분을 갱신되지 않은 부분과 상이한 색으로 표시하거나, 서로 상이한 폰트로 표시하는 등 참여자가 시각적으로 구분할 수 있도록 하는 것을 의미한다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 전자문서가 갱신되었음을 나타내는 갱신 식별정보를 포함하도록 할 수 있다.
또한, 상기 갱신 식별정보가 갱신된 시간정보를 더 포함하도록 할 수 도 있다.
따라서, 참여자는 e-메일을 통해 표시되는 전자문서에 포함되는 갱신 식별정보에 의해 해당 전자문서가 갱신되었음을 알 수 있으며, 아울러 갱신된 시간도 알 수 있게된다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제어부(12)가 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장된 참여자정보에 포함된 각 참여자별로 상기 전자문서에 대한 접근 허용 또는 차단을 설정할 수 있다.
이 때, 상기 전자문서에 대한 접근 허용 범위를 각 참여자별로 상이하게 설정하는 것이 바람직하다.
즉, 상기 제1데이타베이스부(13)의 참여자정보에는 다수의 참여자가 포함되어 있으며, 각 전자문서마다 참여하는 참여자가 상이한 경우가 대부분이므로, 각참여자별로 소정 전자문서에 대한 접근 허용 또는 차단 설정을 통해 접근 허용된 참여자들에게만 소정 전자문서를 공유하여 협업 가능하도록 한다. 또한, 각 접근 허용된 참여자마다 해당 전자문서를 볼 수만 있도록 설정하거나, 갱신할 수 있도록 설정하거나 하는 등의 그 접근 허용 범위를 다르게 설정함으로써 보다 효율적인 협업이 가능해 진다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제2데이타베이스부(16)가 전자문서에 포함되는 파일을 압축하여 저장하고, 상기 제어부(12)가 압축된 파일을 압축해제하여 전자문서에 포함하도록 처리할 수 있다.
따라서, 전자문서에 포함되는 파일을 압축하여 상기 제2데이타베이스부(16)에 저장하고, 참여자가 e-메일을 통해 해당 전자문서를 볼 때 상기 제어부(12)가 이 압축된 파일을 압축해제하여 해당 전자문서에 포함하도록 함으로써 상기 제2데이타베이스부(16)의 데이타 저장 효율을 향상시킬 수 있게 된다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제1데이타베이스부(13)가 갱신되는 전자문서에 대한 백업본을 더 저장하고, 상기 제어부(12)가 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장된 백업본으로부터 전자문서를 복원하도록 할 수 있다.
이 경우는 만일, 전자문서에 대한 예기치 않은 또는 잘못된 갱신이 이루어졌을 경우 이를 복구할 수 있도록 한 것으로, 상기 제1데이타베이스부(13)가 갱신되는 전자문서에 대한 백업본을 더 저장하고, 예기치 않은 또는 잘못된 갱신이 이루어졌을 경우 이 백업본을 이용해 전자문서를 복원하게된다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제2데이타베이스부(16)가 상기 전자문서에 포함되는 파일에 대한 백업파일을 더 저장하고, 상기 제어부(12)가 상기 제2데이타베이스부(16)에 저장된 백업파일을 복원하여 전자문서에 포함하도록 할 수 있다.
이 경우는 만약, 파일을 포함한 전자문서에 대한 예기치 않은 또는 잘못된 갱신이 이루어졌을 경우, 이 갱신이 상기 제2데이타베이스부(16)에 저장된 파일과 관련되는 것이라면, 상기 제2데이타베이스부(16)에 저장된 백업파일을 이용해 전자문서를 복원할 수 있도록 한 것이다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제어부(12)가 상기 전자문서에 대한 종결을 설정하거나, 종결된 전자문서에 대한 재개를 설정할 수 있다.
즉, 상기 전자문서에 대한 종결을 설정 즉, 해당 전자문서에 대한 갱신차단을 통해 각 참여자간의 협업을 종결하게되며, 이 종결된 협업을 해당 전자문서에 대한 재개를 설정 즉, 해당 전자문서에 대한 갱신 허용을 통해 협업이 재개된다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제어부(12)가 전자문서를 교체처리하고, 이 교체된 전자문서를 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장할 수 있다.
필요에 따라 전자문서를 불가피하게 교체해야할 경우, 상기 제어부(12)가 전자문서를 생성하고, 이 생성된 전자문서를 기존 전자문서과 교체처리하고, 이 교체된 전자문서를 제1데이타베이스(13)에 저장함으로써, 자유롭게 전자문서를 교체하여 협업 가능하도록 한다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 제어부(12)가 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장된 소정의 전자문서를 삭체처리할 수 있다.
필요에 따라 전자문서를 삭제해야 할 경우, 상기 제어부(12)가 해당 삭제될 전자문서를 제1데이타베이스(13)로부터 삭제한다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 메일처리부(14)가 상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일의 전송시간을 설정할 수 있다.
즉, 상기 메일처리부(14)의 e-메일 전송시간 설정에 따라 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 전송함으로써, 원하는 시간에 협업 메일을 발송할 수 있게된다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 부가적인 양상에 따르면, 상기 통신부(11)가 소정 클라이언트 컴퓨터(20)로부터 회원신청정보를 수신하고, 이 회원신청정보에 따라 소정의 회원등록 절차를 통해 해당 클라이언트를 회원등록 처리하고, 해당 클라이언트의 회원정보를 상기 제1데이타베이스부(13)에 저장하고, 클라이언트 컴퓨터(20)로부터의 접속정보에 따라 상기 제1데이타베이스부(13)내의 회원정보를 검색하여 접속을 인증함으로써 등록된 회원을 대상으로 협업메일 서비스를 제공할 수 있다.
상기의 회원등록 처리에 관련된 기술은 이 출원 이전에 이미 다양하게 공지되어 시행되고 있는 공지의 기술이므로 이에대한 자세한 설명은 생략한다.
본 발명에 따른 협업 메일 시스템에서의 전자문서는 최소한 하나 이상의 데이타베이스에 저장되는 동적인(갱신 가능한) 내용 영역을 갖고 있으며, 이를 서버에 저장하고 있다. 서버는 서버에 있는 전자문서의 동적인 내용 영역을 갱신하기 위해 참여자들의 클라이언트 컴퓨터로부터 전자문서에 대한 갱신정보를 입력 받아 전자문서의 내용을 항상 최신으로 유지한다.
참여자는 수신된 e-메일을 통해 서버에 저장된 전자문서에 접근하게 되므로 참여자 입장에서 보면 수신되는 전자문서는 항상 최신정보이다.
전자문서를 서버에 저장하므로써 하나의 전자문서에 대한 여러개의 가상객체(각 클라이언트 컴퓨터 마다 상기 전자문서를 각각 독립된 객체로 인식)를 단 한개의 쓰레드(Thread)로 줄일 수 있다. 이러한 방식은 전자 매체 전체 용량을 줄이는데도 유용하다. 그 이유는 e-메일이 이를 수신하는 각 참여자의 e-메일 주소로 동일한 내용을 각각 전달하나, e-메일내에 상기 서버에 저장된 전자문서를 실행하는 링크정보만을 가지기 때문이다. 따라서, 각 참여자는 상기 서버내의 전자문서를 공유하여 보다 신속하게 협업이 가능해진다.
상기 전자문서는 주가나 뉴스 같은 정보를 가진 외부 서버에 있는 여러가지 소스를 포함할 수 있어, 외부 서버로부터의 이 소스 갱신에 따라 상기 전자문서가 갱신될 수도 있어 참여자들에게 매우 다양한 정보를 빠르고 효율적이고 유연하게 전달할 수 있다.
상기 전자문서는 다양한 기능과 다양한 어플리케이션을 실행하기 위해 여러텍스트와 그래픽 영역을 가지며, 웹(Web)이 제공하는 룩 앤 필(Look and Feel)을 제공할 수 있어, 종래의 e-메일 시스템에서 불가능했던 정보 공유를 통해 효율적인 협업을 가능하게 한다.
도 2 는 본 발명에서 적용되는 전자문서의 일예를 도시한 것이다.
이 예에 따른 전자문서는 클라이언트 컴퓨터(20)에 의해 자유로이 작성되거나, 서버(10)가 클라이언트 컴퓨터(20)로 보낸 웹사이트에서 제공하는 입력폼의 형태이거나, 템플릿의 형태로 서버 또는 클라이언트 컴퓨터내에 저장될 수 있다.
도시한 바와같이, 이 예에 따른 전자문서는 e-메일을 통한 협업에 참여하는 참여자를 나타내는 이름필드와, 전자문서를 작성한 작성자의 정보를 나타내는 제1네트워크 주소필드와, 협업을 위한 전자문서에 참여하는 참여자의 정보를 나타내는 제2네트워크 주소필드와, 협업을 위한 전자문서의 주제를 표시하는 주제필드와, 협업을 위한 동적 또는 정적인 내용을 표시하는 내용필드를 포함하고 있다.
상기 제2네트워크 주소필드는 전자문서 작성자가 직접 기입할 수 도 있으나, 서버로부터 참여자 리스트를 가져와 선택하여 입력되는 것이 바람직하다.
상기 내용필드에는 각종 그림이나, 데이타 테이블, 투표, 게시판 등 다양한 멀티미디어적인 요소들을 포함할 수 있다.
도 3 은 본 발명에서 적용되는 협업을 위한 e-메일의 자료구조의 일예이다.
이 예는 MIME을 사용하여 SMTP로 전송되는 HTML 기반의 전자문서에 대한 자료 구조이다.
이 예의 자료구조는 영역 300에 SMTP 및 MIME 헤더들을 포함한다. 이 헤더들에는 보내는 e-메일이 MIME 표준을 따르는 multipart/alternative message 형태 임을 알리는 것을 포함한다. multipart/alternative message 형태는 메시지를 분석하는 참여자의 클라이언트 컴퓨터내의 소프트웨어의 기능에 따라 참여자에게 영역 302의 보통의 텍스트 메시지나 영역 304의 HTML 메시지의 적절한 형식이나 내용 형식을 보여줄 수 있도록 명시한다.
또한, 영역 300은 참가자의 e-메일 주소를 포함하는 복수의 네트워크 주소를 가진 전송 관련 정보를 정의한다.
영역 301, 303, 305 및 307은 MIME 구분자이다.
영역 302는 일반 텍스트 메시지를 포함할 수 있으며, 이는 참여자가 영역 304을 볼 수 있는 소프트웨어를 갖고 있지 않은 경우 영역 300에서 정의한 multipart/alternative message 형식에 따라 보여진다. 예를 들면, 영역 302는 참여자에게 그 참여자가 영역 304에 해당하는 웹페이지를 볼 수 있도록 안내해주는 설명을 담거나 URL 같은 것일 수 있다.
영역 304는 서버의 데이타베이스부에 저장된 소정 전자문서에 접근할 수 있는 명령이나 이를 실행하는 링크 정보를 포함하며, 이는 SGML 하위 그룹언어 예컨데, HTML 등과 같은 언어에 의해 작성된 HTML 텍스트 문서의 형태로 존재하는 것이 바람직하며, SGML 하위 그룹언어 이외의 형태로도 존재할 수 도 있다.
상기 전자문서는 IFRAME/ILAYER 코드를 이용해 클라이언트 컴퓨터에서 실행 가능하며, 정적인 HTML 텍스트, HTML 폼(Form) 등을 포함할 수 도 있다.
영역 306은 영역 304의 HTML 텍스트 문서에서 보일 수 있게 MIME으로 부호화된 이미지를 포함할 수 있다.
상기한 협업을 위한 e-메일 자료구조는 다양한 참가자 계층의 e-메일 클라이언트 어플리케이션의 성능에 따라 수준 높은 서비스를 제공할 수 있으며, IFRAME/ILAYER 태그로 동적 내용을 표시할 수 없는 몇몇 e-메일 클라이언트의 경우 이와 대응하는 정적인 내용 또는 이미지를 표시한다. 한편, 텍스트 기반의 e-메일 클라이언트의 경우 동적 내용을 표시할 수 없으므로, 웹페이지를 가리키는 URL이 적혀있는 정적인 내용의 전자메일을 받는다. 따라서, 이 경우엔 이 웹페이지를 통해 동적인 내용 즉, 전자문서에 접근할 수 있게 된다.
도 4 는 전자문서를 갱신하는 과정에 대한 흐름도이다.
S101 단계에서 서버는 각 참여자의 e-메일 주소로 협업을 위한 전자문서를 링크하는 링크정보를 포함한 e-메일을 전송한다.
S102 단계에서 각 참여자의 클라이언트 컴퓨터는 상기 S101 단계에 의해 전송된 e-메일을 소정의 e-메일툴을 이용해 수신하고, 이를 화면 출력한다.
S103 단계에서 상기 참여자의 클라이언트 컴퓨터는 상기 링크정보에 따라 서버로부터 해당 전자문서를 가져온다.
이 때, 상기 전자문서에 포함되는 파일이 있을 경우 이를 서버 또는 외부의 저장 매체로부터 해당 파일을 로드한다.
S104 단계에서 소정 참여자의 입력정보에 따라 해당 참여자 클라이언트 컴퓨터는 상기 전자 문서를 편집하고, 이를 서버로 전송하여 데이타베이스로 저장함으로써 전자문서를 갱신한다.
S105 단계에서 서버는 e-메일 또는 메신저를 이용하여 각 참여자의 클라이언트 컴퓨터로 전자문서가 갱신되었다는 정보를 전송한다.
전자문서에 대한 갱신 종료가 만료되는 시점까지 상기 S102 단계 내지 S105 단계를 계속 반복한다.
따라서, 위의 반복적인 전자문서 갱신 동작을 통해 각 참여자는 항상 최신의 전자문서를 유지하게 되어 협업이 가능해진다.
상기 전자문서는 생성되어 버려지거나 파기될 때까지 여러 상태로 존재하게 되며, 이러한 상태는 생성자나 참여자의 갱신정보에 따라 달라진다. 즉, 전자문서의 상태는 여러번 변하게 되는데, 이런 변화 상태를 감시하고 관리하는 것은 네트워크 자원을 낭비하지 않고 참여자에게 높은 유연성을 제공하기 위해 매우 중요하다.
한편, 상기 전자문서는 상기한 바와같이 이를 포함한 e-메일을 통해 협업하는 것이 바람직하나, 참여자가 전자문서를 제공하는 소정의 웹사이트에 접속하여 자신에게 수신된 전자문서를 수신하여 협업하거나, 메신저를 통한 알림 메시지 또는 휴대폰, PDA 등의 휴대용단말기를 통한 단문 메시지 서비스(SMS)를 통해 참여자가 전자문서를 수신하여 협업할 수 있는 등 전자문서를 수신하거나 수신 여부를 알 수 있는 다양한 수단, 예컨데 전자문서를 수신하거나 수신 여부를 알 수 있는 클라이언트/서버 프로그램 등을 이용할 수 있으므로, 상기 전자문서를 이용해 협업할 수 있는 수단으로 e-메일만 한정되는 것은 아니다.
위와같이 함에 의해 상기에서 제시한 본 발명에 따른 협업 메일 시스템의 목적을 달성하게 된다.
이상에서 설명한 바와같은 본 발명에 따른 협업 메일 시스템은 e-메일 발신자와 수신자가 실시간으로 업무 내용에 관련된 전자문서를 공유하여 신속한 업무처리가 가능하고, 각종 업무 내용에 적합한 구조화된 전자문서 템플릿을 제공함으로써 사용자가 신속하고 편리하게 e-메일을 통한 협업이 가능한 유용한 효과를 가진다.
본 발명은 첨부된 도면을 참조하여 바람직한 실시예를 중심으로 기술되었지만 당업자라면 이러한 기재로부터 후술하는 특허청구범위에 의해 포괄되는 본 발명의 범주를 벗어남이 없이 다양한 변형이 가능하다는 것은 명백하다.

Claims (30)

  1. 적어도 2 이상의 클라이언트 컴퓨터의 네트워크 접속을 관리하는 통신부와;
    작성자 클라이언트 컴퓨터로부터의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성하는 제어부와;
    상기 제어부에 의해 생성된 전자문서를 저장하는 제1데이타베이스부와;
    상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 생성하고, 상기 e-메일을 적어도 1 이상의 선택된 참여자 클라이언트의 e-메일주소로 전송하는 메일처리부를;
    포함하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 제1데이타베이스부에 저장된 전자문서를 상기 제어부에서 사용할 수 있는 객체로 변환하는 데이타변환부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  3. 제 2 항에 있어서,
    상기 제어부에 의해 생성된 전자문서가 소정의 파일을 포함하고;
    상기 협업 메일 시스템이 상기 전자문서에 포함되는 파일을 저장하는 제2데이타베이스부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  4. 제 3 항에 있어서,
    상기 제1데이타베이스부가 기 작성된 전자문서 템플릿을 더 포함하여 저장하고;
    상기 제어부가 작성자 클라이언트 컴퓨터에 의해 선택된 상기 전자문서 템플릿에의 입력정보에 따라 소정의 전자문서를 생성하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  5. 제 4 항에 있어서,
    상기 제1데이타베이스부가 각 참여자 클라이언트의 e-메일 주소를 포함한 참여자정보를 더 포함하여 저장하고;
    상기 메일처리부가 상기 참여자정보에 포함된 참여자들의 e-메일 주소로 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일을 전송하도록 처리하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  6. 제 5 항에 있어서,
    상기 전자문서는 SGML 하위 집합 언어로 표현되는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  7. 제 1 항 내지 제 6 항 중의 어느 한 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 통신부를 통해 상기 e-메일을 수신한 적어도 1 이상의 클라이언트 컴퓨터로부터 상기 전자문서에 대한 갱신정보를 수신하여 상기 제1데이타베이스부에 저장된 전자문서를 갱신하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  8. 제 7 항에 있어서,
    상기 메일처리부가 상기 전자문서 갱신에 대한 알림정보를 해당 전자문서가 포함된 e-메일을 수신한 참여자 클라이언트 컴퓨터로 전송하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  9. 제 8 항에 있어서,
    상기 알림정보 전송시 상기 알림정보를 포함한 e-메일을 해당 참여자 클라이언트의 메일전송(SMTP)서버로 전송하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  10. 제 8 항 또는 제 9 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 통신부를 통해 상기 알림정보에 대한 응답정보를 해당 참여자 클라이언트 컴퓨터로부터 수신하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  11. 제 7 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 갱신되는 전자문서의 변경된 부분을 갱신되지 않은 부분과 상이하게 표시하도록 처리하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  12. 제 11 항에 있어서,
    상기 갱신되는 전자문서의 변경된 부분을 갱신되지 않은 부분과 상이한 색으로 표시하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  13. 제 7 항에 있어서,
    상기 전자문서가 갱신되었음을 나타내는 갱신 식별정보를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  14. 제 13 항에 있어서,
    상기 갱신 식별정보가 갱신된 시간정보를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  15. 제 7 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 제1데이타베이스부에 저장된 참여자정보에 포함된 각 참여자별로 상기 전자문서에 대한 접근 허용 또는 차단을 설정하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  16. 제 15 항에 있어서,
    상기 전자문서에 대한 접근 허용 범위가 각 참여자별로 상이하게 설정되는것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  17. 제 7 항에 있어서,
    상기 제2데이타베이스부가 전자문서에 포함되는 파일을 압축하여 저장하고;
    상기 제어부가 압축된 파일을 압축해제하여 전자문서에 포함되도록 처리하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  18. 제 7 항에 있어서,
    상기 제1데이타베이스부가 갱신되는 전자문서에 대한 백업본을 더 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  19. 제 18 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 제1데이타베이스부에 저장된 백업본으로부터 전자문서를 복원하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  20. 제 7 항에 있어서,
    상기 제2데이타베이스부가 상기 전자문서에 포함되는 파일에 대한 백업파일을 더 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  21. 제 20 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 제2데이타베이스부에 저장된 백업파일을 복원하여 전자문서에 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  22. 제 7 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 전자문서에 대한 종결을 설정하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  23. 제 22 항에 있어서,
    상기 제어부가 종결된 전자문서에 대한 재개를 설정하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  24. 제 7 항에 있어서,
    상기 제어부가 전자문서를 교체처리하고, 이 교체된 전자문서를 상기 제1데이타베이스부에 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  25. 제 7 항에 있어서,
    상기 제어부가 상기 제1데이타베이스부에 저장된 소정의 전자문서를 삭체처리하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  26. 제 7 항에 있어서,
    상기 메일처리부가 상기 전자문서에 대한 링크정보를 포함하는 e-메일의 전송시간을 설정하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  27. 제 1 항 내지 제 6 항 또는 제 8 항 또는 제 9 항 또는 제 11 항 내지 제 26 항 중의 어느 한 항에 있어서,
    상기 통신부가 소정 클라이언트 컴퓨터로부터 회원신청정보를 수신하고, 이 회원신청정보에 따라 소정의 회원등록 절차를 통해 해당 클라이언트를 회원등록 처리하고, 해당 클라이언트의 회원정보를 상기 제1데이타베이스부에 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  28. 제 7 항에 있어서,
    상기 통신부가 소정 클라이언트 컴퓨터로부터 회원신청정보를 수신하고, 이 회원신청정보에 따라 소정의 회원등록 절차를 통해 해당 클라이언트를 회원등록 처리하고, 해당 클라이언트의 회원정보를 상기 제1데이타베이스부에 저장하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  29. 제 27 항에 있어서,
    상기 통신부가 클라이언트 컴퓨터로부터의 접속정보로부터 상기 제1데이타베이스부내의 회원정보를 검색하여 접속을 인증하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
  30. 제 28 항에 있어서,
    상기 통신부가 클라이언트 컴퓨터로부터의 접속정보로부터 상기 제1데이타베이스부내의 회원정보를 검색하여 접속을 인증하는 것을 특징으로 하는 협업 메일 시스템.
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