JP2009230641A - 電子メール送信前リスク判定制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの誤送信を抑止するため、リスクのある場合にのみ確認画面を表示し、リスクのあるメールアドレスおよび添付ファイルについてメール送信者に動作を伴う確認を行わせる方法を提供する。
【解決手段】送信済み送信先メールアドレス、受信済みの送信元メールアドレス及びリスクの無いアドレスを定義したホワイトリストテーブルを保管し、対象メールアドレスが過去の送信先に存在するか否かを判定し、存在する場合に、返信メールであるか否かを判定し、返信メールである場合に、対象メールアドレスが過去の送信元に存在するか否かを判定し、送信メールが返信メールでない場合または対象メールアドレスが過去の送信元に存在しない場合に、ホワイトリストテーブルに存在するか否かを判定することによりリスクの有無を判定し、リスクの有るもののみ確認画面に表示する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子メール（以下、単に「メール」と称する場合がある）の送信前に送信先のメールアドレスを評価し、電子メールの誤送信および誤送信による情報漏えいを抑止する電子メール送信前リスク判定制御方法に関する。

電子メールは、簡易に情報の展開や共有ができるツールとして、個人での利用および業務での利用が一般化している。しかし、電子メールを送信するという行為が簡易であるがゆえに、送信先の誤りやメールアドレスの打ち間違えによる誤送信が発生する可能性がある。また誤送信したメールに機密情報や個人情報などの重要な情報が記載されている電子ファイルが添付されていた場合は、深刻な情報漏えい事故となる可能性がある。これに対し、特許文献１には、送信先のメールアドレスのランク付けを行い、ランク付け結果を確認画面で表示する電子メール制御方法が開示されている。
特開2006−285703号公報

特許文献１で開示している方法では、電子メールを送信するたびにランク付けをした確認画面を表示し、メール送信者にそのランクを視覚的に認識させるが、そのランクによって送信者がどう判断すべきなのか不明確であり、ランク付けしたことだけでは誤送信を防ぐ対策として有効に機能しない可能性がある。
また、メール送信者が毎回表示される確認画面に慣れてしまうことで、確認画面自体に注意を向けなくなり、内容を確認しないまま送信することも考えられる。さらに確認画面では、送信先のメールアドレスのみ表示する仕組みとなっているため、例えば１文字違いのメールアドレスがあった場合に誤りに気付けないことも考えられ、誤って送信してしまう可能性も考えられる。

本発明では、電子メールの誤送信を抑止するための送信前リスク判定制御方法として、情報漏えいリスクのあるメールアドレスおよび添付ファイルについてはメール送信者に視覚による認識だけでなく動作を伴う確認を行わせる方法を提供することを目的とする。また、毎回一様に確認画面を表示するのではなく、リスクのある場合にのみ確認画面を表示することで慣習化させない方法を提供することを目的とする。さらにまた、注意を喚起するような確認画面を表示する方法を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するために、本発明による電子メール送信前リスク判定制御方法は、
送信済みの電子メールの送信先メールアドレスを第１のメモリに保管するステップと、
受信済みの電子メールの送信元メールアドレスを第２のメモリに保管するステップと、
送信先としてリスクの無いメールアドレスを定義してホワイトリストテーブルに格納するステップと、
送信前の送信メールに含まれる１又は複数の送信先メールアドレスの各々を対象メールアドレスとし、該対象メールアドレスが前記第１のメモリに存在するか否かを判定する第１の判定ステップと、
前記第１の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが前記第１のメモリに存在する場合に、該送信メールが返信メールであるか否かを判定する第２の判定ステップと、
前記第２の判定ステップにおいて前記送信メールが返信メールである場合に、前記対象メールアドレスが前記第２のメモリに存在するか否かを判定する第３の判定ステップと、
前記第２の判定ステップにおいて前記送信メールが返信メールでない場合または前記第３の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが第２のメモリに存在しない場合に、該対象メールアドレスが前記ホワイトリストテーブルに存在するか否かを判定する第４の判定ステップと、
前記第１の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが前記第１のメモリに存在しない場合または前記第４の判定ステップにおいて該対象メールアドレスが前記ホワイトリストテーブルに存在しない場合に、該対象メールアドレスをリスク有りと判定するステップと、
前記第３の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが前記第２のメモリに存在する場合または前記第４の判定ステップにおいて該対象メールアドレスが前記ホワイトリストテーブルに存在する場合に、該対象メールアドレスをリスク無しと判定するステップと、
リスク有りと判定された対象メールアドレスを含む場合にのみ、確認画面を表示するステップと、を有する。

上記方法において、リスク有りと判定された送信先メールアドレスを含む場合、リスク有りと判定された該送信先メールアドレスの数に基づいて前記送信メールのリスクの程度を判定するステップと、
判定された前記送信メールのリスクの程度を前記確認画面に表示するステップと、をさらに有することが好適である。

上記方法における前記確認画面が、前記送信メールのリスクの程度を表示する第１の表示部と、送信先メールアドレスの情報として該送信先メールアドレスに加えて画像または氏名の双方またはいずれかを表示する第２の表示部と、添付ファイルが存在する場合に該添付ファイルを示す情報を表示する第３の表示部とを備えたことが好適である。

上記方法における前記確認画面が、前記第２の表示部及び、添付ファイルが存在する場合には前記第３の表示部がメール送信者によりクリックされたことを認知するステップと、
前記クリックされたことを認知した後に、前記送信メールの送信を可能とするように制御するステップと、をさらに有することが好適である。

本発明による電子メール送信前リスク判定制御方法では、情報漏えいリスクのあるメールアドレスを含んでいる場合にのみ確認画面を表示することで、メール送信者が確認画面が表示されることに慣れてしまうことを防ぎ、不用意な送信を防ぐことができる。
さらに確認画面にはメールアドレスのみを表示するのではなく、画像や氏名情報などを表示することで送信先の指定間違いに気付きやすくなる。
また、確認画面において視認だけでなくクリック動作による明確な確認をさせることで確実な確認をさせることができる。
これらにより誤送信および情報漏えいを抑止する電子メールの送信前リスク判定制御方法を実現する。電子メールを送信する際に情報漏えいの可能性があるメールアドレスを含んでいる場合にだけ送信者にそれを通知し、送信先メールアドレスおよび添付ファイルを確認させることで誤送信および情報漏えいを抑止できる。

図１は、本発明による送信前リスク判定制御方法を適用した電子メール送信時の全体フローチャートである。
・ステップ１０１：メール送信者は、送信先メールアドレス、件名、メール本文を入力し、添付ファイルを添付するなどして送信メールを作成する。
・ステップ１０２：メール作成が完了したら、メール送信者はメール送信ボタンを押す。このメール送信ボタンを押しただけでは、メールは直ちに送信されず、ステップ１０３〜１０６のリスク判定制御フローが実行される。
・ステップ１０３：送信メールの１又は複数の送信先メールアドレスのリスク判定を行う。この処理の詳細については、後述の図３のフローチャートにおいて示す。このリスク判定処理では、送信先メールアドレスとして指定されたメールアドレス１つずつを対象メールアドレスとし、この対象メールアドレスに対してリスク判定を行い、結果としてリスクの有無を返す。

・ステップ１０４：リスク判定結果についてリスクが有るか無いかを判断する。リスクが無かった場合には、ステップ１０７へ進みそのままメールを送信する。リスクが有る場合は、ステップ１０５へ進む。
・ステップ１０５：リスク確認画面を表示する。リスク確認画面の詳細については後述の図５にて説明する。リスク確認画面では送信先メールアドレスの判定結果を画面に表示し、メール送信者に判定結果を全て確認させ送信するか、送信をキャンセルするかを判断させる。
・ステップ１０６：メール送信者が確認画面で押したボタンを判定する。送信ボタンが押された場合は、ステップ１０７へ進みメールを送信する。キャンセルボタンが押された場合は、送信メールを修正させるため、ステップ１０１のメール作成に移る。
・ステップ１０７：メールを送信する。

次にリスク判定処理の詳細を図２Ａ及び図２Ｂのフローチャートで説明する。
・ステップ２０１：まず、リスク有りのメールアドレス件数をカウントするためのリスク件数カウンタに０（ゼロ）を設定する。
・ステップ２０２：さらに送信メールアドレスが、受信メールに対する返信メールであるかの判定結果を格納する返信メールフラグにFalse"０"を設定する。
・ステップ２０３：次に、リスク判定をする前に、送信メールが受信メールに対する返信メールであるかの判定を行う。メールヘッダのIn-Reply-Toを確認し、In-Reply-Toに受信メールの情報が存在すれば返信メールと判断し、ステップ２０４へ進む。返信メールではない場合は、ステップ２０６ヘ進み、送信メールアドレス１件ずつのリスク判定に移る。
・ステップ２０４：返信メールであるので、In-Reply-Toからその受信メールを特定し、その受信メールの送信先メールアドレスであるTOおよびCCのメールアドレス、送信元メールアドレスを解析し、内部情報としてメモリ上に保管する。そして、ステップ２０５へ進む。
・ステップ２０５：返信メールフラグにTrue"１"を設定する。

・ステップ２０６：ステップ２０６〜図２Ｂのステップ２１９までは、１又は複数の送信先メールアドレス一つずつを対象メールアドレスとし、対象メールアドレスのリスク判定を繰り返す。
・ステップ２０７：先ず、リスク判定結果フラグにFalse"０"を設定する。
・ステップ２０８：対象メールアドレスが過去にメール送信した実績があるかを確認するため、所定のメモリ上において過去に送信したメールアドレスを格納している送信履歴テーブルから対象メールアドレスを検索する。送信履歴テーブルについては後述の図３にて詳細を説明する。
・ステップ２０９：検索結果を判定する（請求項１の第１の判定ステップ）。対象メールアドレスが存在しなかった場合は、初めてメールを送るメールアドレスであるためリスク有りと判定し、ステップ２１７へ進む。対象メールアドレスが存在する場合は、過去に送信したことのあるメールアドレスであり、ステップ２１０へ進む。
・ステップ２１０：返信メールフラグの判定を行う（請求項１の第２の判定ステップ）。返信メールフラグがFalse"０"である場合（すなわち返信メールではない場合）は、ステップ２１１のホワイトリストテーブルによるリスク判定に移る。返信メールフラグがTrue"１"である場合は、返信メールであるのでステップ２１５へ進む。
・ステップ２１１：ホワイトリストテーブルに対して対象メールアドレスを検索する。ホワイトリストテーブルの詳細については後述の図４にて説明する。ホワイトリストテーブルは送信先としてリスクが無いメールアドレスおよびドメインが定義されているテーブルである。
・ステップ２１２：ステップ２１１の検索の結果を判定する（請求項１の第４の判定ステップ）。ホワイトリストテーブルに対象メールアドレスが存在した場合は、リスクの無いメールアドレスであるため、対象メールアドレスに対するリスク判定は終了し、ステップ２１９へ進み次のメールアドレスのリスク判定処理に移る。ホワイトリストテーブルに対象メールアドレスが存在しなかった場合は、リスク有りと判断し、ステップ２１３へ進む。
・ステップ２１３：リスク判定結果フラグにTrue"１"を設定し、ステップ２１４へ進む。
・ステップ２１４：リスク件数カウンタを加算する。対象メールアドレスに対するリスク判定は終了し、ステップ２１９へ進み次のメールアドレスのリスク判定処理に移る。

・ステップ２１５：上記ステップ２１０において返信メールと判定された場合、メモリ上に保管した受信メールから解析したメールアドレス（これは、受信済みの電子メールの送信元メールアドレスが所定のメモリ上に保管されていることと同等である）に、対象メールアドレスが存在するか否か検索する。
・ステップ２１６：ステップ２１５の検索の結果を判定し（請求項１の第３の判定ステップ）、対象メールアドレスが、メモリ上に保管した受信メールから解析したメールアドレスに存在する場合は、受信メールに対する返信であり、リスクは無いと判断し、対象メールアドレスに対するリスク判定は終了し、ステップ２１９へ進み次のメールアドレスのリスク判定処理に移る。対象メールアドレスがメモリ上に保管した受信メールから解析したメールアドレスに存在しない場合は、新たに追加されたメールアドレスであるため、ステップ２１１のホワイトリストテーブルによるリスク判定に移る。

・ステップ２１７：上記ステップ２０９で初めてメールを送ると判定された場合、リスク判定結果フラグにTrue"１"を設定する。
・ステップ２１８：リスク件数カウンタを加算する。対象メールアドレスに対するリスク判定は終了し、ステップ２１９へ進み次のメールアドレスのリスク判定処理に移る。

全ての送信先メールアドレスに対するリスク判定が完了したら、リスク有りの送信メールの件数によって送信メール全体のリスク判定を行う。
ステップ２２０：リスク件数カウンタの件数判定を行う。リスク件数カウンタが０の場合は、ステップ２２１へ進み「リスク無し」の結果を返す。リスク件数カウンタが１以上かつ５未満の場合は、ステップ２２２に進み確認画面に表示するリスクメッセージに「注意」を設定し、ステップ２２３において「リスク有り」の結果を返す。リスク件数カウンタが５件以上の場合は、ステップ２２４に進み確認画面に表示するリスクメッセージに「厳重注意」を設定し、ステップ２２５において「リスク有り」の結果を返す。リスク件数カウンタは、リスク有りと判定された対象メールアドレスの数を示しており、これに基づいて送信メール全体のリスクの程度を判定する。

図３に送信履歴テーブルのデータ構造を示す。過去に送信したメールアドレスを格納する。データ構造としては、送信元メールアドレス（データ構造３０１）と送信先メールアドレス（データ構造３０２）と送信日時（データ構造３０３）からなる。「誰が、誰に対していつメールを送った」という情報を格納するテーブルである。

図４にホワイトリストテーブルのデータ構造を示す。ホワイトリストテーブルはメール送信先としてリスクが無いメールアドレスを定義するものである。データ構造としては、リスクの無いメールアドレスまたはドメインを指定するエリア（データ構造４０１）と説明欄（データ構造４０２）からなる。メールアドレスまたはドメインの指定方法としては正規表現を可能とし、「＊（アスタリスク）」で表現する。この「＊」は１文字以上の文字列としての正規表現として認識するものとする。

図５を参照して確認画面を説明する。
図１のフローチャートで説明した通り、確認画面はリスクのある送信先メールアドレスが１件以上存在する場合にのみ表示する。
送信メール全体の判定結果（表示項目５０１）には、図２Ａ及び図２Ｂのフローチャートで決定したリスクの程度により異なるリスクメッセージを表示する。リスクメッセージによって文字の表示色を変更する。「注意」の場合は黄色、「厳重注意」の場合は赤色で表示する。

メール送信先の情報として、送信先の氏名（表示項目５０２）、顔写真などの画像（表示項目５０３）、メールアドレス（表示項目５０４）を表示する。氏名や顔写真などの画像は、人事システムなどから情報を取り込んだり、名刺の写真などの情報を取り込んでもよい。それぞれのメールアドレスのリスク判定結果によって表示色を変更する。リスク有りと判定したメールアドレスについては、顔写真などの画像（表示項目５０３）の縁およびメールアドレス（表示項目５０４）の文字の表示色を黄色で表示し、リスク無しと判定したメールアドレスについては、顔写真などの画像（表示項目５０３）の縁およびメールアドレス（表示項目５０４）の文字の表示色を青色で表示する。送信先メールアドレスが複数あり、画面に表示しきれない場合は、左右のカーソル（表示項目５０８）を表示する。また、カーソルが顔写真などの画像（表示項目５０３）、メールアドレス（表示項目５０４）上に移動した場合に、リスク有りと判定した理由を吹出しなどで表示（表示項目５０７）する。

添付ファイルがある場合は、そのファイルのイメージ図（表示項目５０５）とファイル名（表示項目５０６）を表示し、ファイルのイメージ図（表示項目５０５）の縁とファイル名（表示項目５０６）の文字色を黄色で表示する。添付ファイルが複数あり画面に表示しきれない場合は、左右のカーソル（表示項目５０９）を表示する。

送信ボタンは画面表示の初期状態では非活性状態でありボタン押下できない状態とする。キャンセルボタンは常に活性状態でありボタン押下できる状態とする。
このように表示された確認画面において、メール送信者が対象メールを送信させるには、リスク有りと判断されたメールアドレス全てを確認させる。また、添付ファイルがある場合はこれも確認させる。確認させる手段は、リスクありと判定された送信先メールアドレスの顔写真などの画像（表示項目５０３）またはメールアドレス（表示項目５０４）および添付ファイルのイメージ図（表示項目５０５）またはファイル名（表示項目５０６）をクリックさせる。クリックされたことを認知した場合は、クリックされていないものとの識別ができるように、顔写真などの画像（表示項目５０３）縁とメールアドレス（表示項目５０４）、および添付ファイルのイメージ図（表示項目５０５）の縁とファイル名（表示項目５０６）の文字色を緑色に変更する。
リスク有りと判定されたメールアドレスが全てクリックされ、かつ添付ファイルがある場合は添付ファイルも全てクリックされたことを認知した場合にのみ、送信ボタンを活性化し、ボタン押下できる状態にする、すなわち送信メールの送信を可能とするように制御する。

本発明における電子メール送信時の全体フローチャートである。 リスク判定処理の詳細なフローチャート（前半部）である。 リスク判定処理の詳細なフローチャート（後半部）である。 送信履歴テーブルのデータ構造とデータ例である。 ホワイトリストテーブルのデータ構造とデータ例である。 リスク有りと判定された場合の確認画面である。

符号の説明

１０１ メール作成ステップ
１０２ メール送信ボタン押下ステップ
１０３ リスク判定ステップ
１０４ リスク判定ステップ
１０５ 確認画面表示ステップ
１０６ 押下ボタン判定ステップ
１０７ メール送信ステップ

Claims (4)

1. 送信済みの電子メールの送信先メールアドレスを第１のメモリに保管するステップと、
   受信済みの電子メールの送信元メールアドレスを第２のメモリに保管するステップと、
   送信先としてリスクの無いメールアドレスを定義してホワイトリストテーブルに格納するステップと、
   送信前の送信メールに含まれる１又は複数の送信先メールアドレスの各々を対象メールアドレスとし、該対象メールアドレスが前記第１のメモリに存在するか否かを判定する第１の判定ステップと、
   前記第１の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが前記第１のメモリに存在する場合に、該送信メールが返信メールであるか否かを判定する第２の判定ステップと、
   前記第２の判定ステップにおいて前記送信メールが返信メールである場合に、前記対象メールアドレスが前記第２のメモリに存在するか否かを判定する第３の判定ステップと、
   前記第２の判定ステップにおいて前記送信メールが返信メールでない場合または前記第３の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが第２のメモリに存在しない場合に、該対象メールアドレスが前記ホワイトリストテーブルに存在するか否かを判定する第４の判定ステップと、
   前記第１の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが前記第１のメモリに存在しない場合または前記第４の判定ステップにおいて該対象メールアドレスが前記ホワイトリストテーブルに存在しない場合に、該対象メールアドレスをリスク有りと判定するステップと、
   前記第３の判定ステップにおいて前記対象メールアドレスが前記第２のメモリに存在する場合または前記第４の判定ステップにおいて該対象メールアドレスが前記ホワイトリストテーブルに存在する場合に、該対象メールアドレスをリスク無しと判定するステップと、
   リスク有りと判定された対象メールアドレスを含む場合にのみ、確認画面を表示するステップと、を有する電子メール送信前リスク判定制御方法。
2. リスク有りと判定された送信先メールアドレスを含む場合、リスク有りと判定された該送信先メールアドレスの数に基づいて前記送信メールのリスクの程度を判定するステップと、
   判定された前記送信メールのリスクの程度を前記確認画面に表示するステップと、をさらに有することを特徴とする請求項１に記載の電子メール送信前リスク判定制御方法。
3. 前記確認画面が、前記送信メールのリスクの程度を表示する第１の表示部と、送信先メールアドレスの情報として該送信先メールアドレスに加えて画像または氏名の双方またはいずれかを表示する第２の表示部と、添付ファイルが存在する場合に該添付ファイルを示す情報を表示する第３の表示部とを備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メール送信前リスク判定制御方法。
4. 前記確認画面における前記第２の表示部及び、添付ファイルが存在する場合には前記第３の表示部がメール送信者によりクリックされたことを認知するステップと、
   前記クリックされたことを認知した後に、前記送信メールの送信を可能とするように制御するステップと、をさらに有することを特徴とする請求項３に記載の電子メール送信前リスク判定制御方法。

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