JP2016048432A - 電子メール確認装置、電子メール確認方法および電子メール確認プログラム - Google Patents

電子メール確認装置、電子メール確認方法および電子メール確認プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】利用者が過去に受信した電子メールを利用して電子メールを送信する場合の電子メールの誤送信を抑制する手段を提供する。
【解決手段】電子メールの本文に、既存の電子メールからの引用の有無を判定する引用有無判定手段31と、電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列の有無を判定する返信メール判定手段32と、引用有無判定手段31が引用なしと判定し、かつ返信メール判定手段32が返信電子メールを表す文字列が有ると判断した場合に、警告を行う警告手段33とを有する。
【選択図】 図1

Description

本発明は、送信する電子メールの確認処理を行う電子メール確認装置、電子メール確認方法および電子メール確認プログラムに関する。
従来の電子メール確認装置は、電子メールの利用者(以下、「利用者」という。)が電子メールの作成が完了して送信を指示する操作を受付けると、利用者に対して電子メールの宛先や添付ファイルの有無について確認を行った後、送信を行うものがある。また、宛先のメールアドレスに外部のメールアドレスが混入していることを検知した場合、利用者に対して警告を行うようにしているものがある(例えば、特許文献1参照)。
特開2011−170651号公報
しかしながら、従来の技術においては、利用者が過去に受信した電子メールを利用して電子メールを送信する場合、電子メールの件名の変更漏れや電子メールの作成に不要な過去のメール文をそのまま引用して電子メールを誤送信してしまう場合がある。特に、メール本文を書き直したにもかかわらず件名の変更を行わなかった場合、内容と件名の不一致が起こり、受信者に混乱や誤解が生じたり、あるいはマナー上の問題となる恐れがある。
本発明は、このような問題を解決することを課題とし、利用者が過去に受信した電子メールを利用して電子メールを送信する場合の電子メールの誤送信を抑制することを目的とする。
そのため、本発明は、電子メールの本文に、既存の電子メールからの引用の有無を判定する引用有無判定手段と、電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列の有無を判定する返信メール判定手段と、前記引用有無判定手段が引用なしと判定し、かつ前記返信メール判定手段が返信電子メールを表す文字列が有ると判断した場合に、警告を行う警告手段と、を有することを特徴とする。
このようにした本発明は、利用者が過去に受信した電子メールを利用して電子メールを送信する場合の電子メールの誤送信を抑制することができるという効果が得られる。
第1の実施例における電子メール確認システムの構成を示すブロック図 第1の実施例におけるメール送信処理の流れを示すフローチャート 第1の実施例における受信メールの説明図 第1の実施例における受信メール引用の説明図 第1の実施例におけるメール文作成の説明図 第1の実施例におけるメール送信の説明図 第1の実施例における件名チェックの説明図 第1の実施例におけるメール本文チェックの説明図 第1の実施例における警告メッセージの説明図 第1の実施例におけるメール再編集の説明図 第1の実施例における警告メッセージの説明図 第1の実施例における警告メッセージの説明図 第1の実施例における添付ファイルの警告メッセージの説明図 第1の実施例における誤送信チェックメッセージの説明図 第2の実施例におけるメール送信処理の流れを示すフローチャート 第2の実施例における受信メールの説明図 第2の実施例におけるメール送信の説明図 第2の実施例における警告メッセージの説明図 第2の実施例におけるメール文削除の説明図 第2の実施例における宛先削除の説明図 第2の実施例におけるメール文作成の説明図 第2の実施例におけるメール送信の説明図 第2の実施例における件名チェックの説明図 第2の実施例における警告メッセージの説明図 第2の実施例におけるメール再編集の説明図 第2の実施例における警告メッセージの説明図
以下、図面を参照して本発明による電子メール確認装置、電子メール確認方法および電子メール確認プログラムの実施例を説明する。
図1は第1の実施例における電子メール確認システムの構成を示すブロック図である。
図1において、電子メール確認システム1は、電子メール(以下、「メール」という。)の送受信処理を行うものであり、メールサーバ2と、クライアント端末3(3a、3b、3c)と、メールサーバ2とクライアント端末3(3a、3b、3c)とを通信可能に接続する通信回線としてのネットワーク4とにより構成されている。
メールサーバ2は、メール処理センタ等に設置されたサーバコンピュータであり、ネットワーク4により接続されたクライアント端末3からのメールを送受信制御するものである。
電子メール確認装置としてのクライアント端末3(3a、3b、3c)は、事務所等に複数設置され、利用者の操作を受付け、メールサーバ2を介してメールの送受信を行うコンピュータである。このクライアント端末3(3a、3b、3c)には、利用者の操作を受付けてメールの送受信を行うメールソフトウェアとしての電子メール確認プログラム30がインストールされ、メールの送受信を行うとともに、メールの誤送信を防止するようにしている。
電子メール確認プログラム30は、引用有無判定手段31と、返信メール判定手段32と、警告手段33とにより構成されている。
引用有無判定手段31は、既存の電子メールからの引用が有るか否かの判定を行うものであり、例えば電子メールの本文に、既存の電子メールからの引用が有ることを表す情報としての過去の電子メールの送信日時を表す情報が有るか否かの判定を行うものである。本実施例では、引用有無判定手段31は、電子メールの本文に、現在の日時より過去の日時に電子メールの送信を行った日時の情報が有る場合に、既存の電子メールからの引用が有ると判定し、無い場合に、既存の電子メールからの引用が無いと判定する。
なお、引用有無判定手段31は、単なる過去の電子メール送信日時を表す情報だけでなく、電子メールの本文中の「送信者からのMessage」や「Sent:」等の文字列を検出した上で、過去の電子メール送信日時を表す情報を検出するようにしても良い。あるいは、過去メールからの引用符として良く使われる文字(「>」「|」等)が行の先頭に複数行に渡り連続していることを検出するようにしてもよい。
返信メール判定手段32は、返信電子メールであるか否かを判定するものであり、例えば電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列(例えば、「RE」、「re」、「Re」等の文字列)が有るか否かの判定を行うものである。本実施例では、返信メール判定手段32は、電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列が有る場合に、当該電子メールは、返信メールであると判定する。
警告手段33は、警告メッセージを表示部に表示して利用者に警告を行うものである。本実施例では、警告手段33は、例えば引用有無判定手段31が引用なしと判定し、かつ返信メール判定手段32が返信電子メールを表す文字列が有ると判断した場合等、所定の条件を満たしたとき、警告メッセージを表示部に表示して警告を行う。
メールサーバ2およびクライアント端末3(3a、3b、3c)は、CPU(Central Processing Unit)等の制御部、ディスプレイ等の表示部、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力部、およびネットワーク4を介して情報の送受信を行う通信部等を備え、制御部の制御により装置全体の動作が制御される。
クライアント端末3(3a、3b、3c)は、制御部により電子メール確認プログラム30を実行し、メールの誤送信を防止する。
上述した構成の作用について説明する。
クライアント端末(電子メール確認装置)が行うメール送信処理を図2の第1の実施例におけるメール送信処理の流れを示すフローチャートの図中Sで表すステップに従って図1を参照しながら説明する。
S1:クライアント端末3は、利用者の操作を受付けてメールソフトウェアを起動する。
S2:クライアント端末3は、メールソフトウェアの起動が完了すると、メール誤送信防止ソフトウェアとしての電子メール確認プログラムを起動する。
S3:クライアント端末3は、受信しているメールを表示部に表示する。表示部に表示される画面は、例えば図3に示すメール受信画面41であり、返信や転送等の操作ボタン、差出人、宛先(CC)、件名等のタイトルを表示するタイトル画面41aと、メールの本文を表示するメール本文画面41bとにより構成されている。なお、本実施例では、受信した過去のメールのメール本文を引用してメールを送信するものとする。
S4:クライアント端末3は、図4に示すように、受信した過去のメールのメール本文を引用してメールを送信する利用者の操作を受付ける。
S5:クライアント端末3は、利用者の操作によりメール文を作成する操作を受付け、作成されたメールを表示部に表示する。表示部に表示される画面は、例えば図5に示すメール作成画面51であり、送信等の操作ボタン、宛先(CC)、件名等のタイトルを表示するタイトル画面51aと、作成したメールの本文を表示するメール本文画面51bとにより構成されている。
ここで、過去のメールを引用しているため、タイトル画面51aの件名には、例えば「RE:新年ご挨拶」、メール本文画面51bには、作成されたメール文52および引用されたメール文53が表示される。
なお、件名の「RE」(または「re」)は引用メールであることを表すキーワードとしての文字列である。
S6:クライアント端末3は、利用者の操作により作成されたメール文を送信する操作を受付ける。クライアント端末3は、例えば図6に示すメール作成画面51の送信ボタン61を選択する操作を受付ける。
S7:送信する操作を受付けたクライアント端末3は、引用有無判定手段31により過去の受信メールの再利用によるメールの件名の変更漏れがないか否かを確認する。クライアント端末3は、図7に示すメール作成画面51の件名71に「RE」または「re」の文字列が存在するか否か(有無)を判定し、存在する(有)と判定すると処理をS8へ移行し、存在しない(無)と判定すると処理をS11へ移行する。
S8:メールの件名に「RE」または「re」の文字列が存在すると判定したクライアント端末3は、返信メール判定手段32によりメールの本文に過去の日付が存在するか否かを確認する。クライアント端末3は、図8に示すメール作成画面51のメール本文81に過去の日付を表す文字列が存在するか否か(有無)を判定し、存在する(有)と判定すると処理をS9へ移行し、存在しない(無)と判定すると処理をS10へ移行する。
S9:クライアント端末3は、S7およびS8において、メールの件名に「RE」または「re」の文字列が存在し、メールの本文に過去の日付が存在すると判定すると、過去に受信したメールを再利用した返信メールであることを確認するため、送信するメールに過去のメールの本文が記載されていることを警告手段33により警告するメッセージを表示部に表示する。
表示部に表示される警告メッセージは、例えば図9に示す警告メッセージ画面91であり、「過去のメール文が記載されています。過去のメール文について、本文記載しても問題ない場合には、“はい”ボタンを選択してください。 再度編集する場合には、“いいえ”ボタンを選択してください。」等の文言、および「はい」操作ボタン92、「いいえ」操作ボタン93で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面91において、「はい」操作ボタン92が選択されたと判定すると処理をS12へ移行し、「いいえ」操作ボタン93が選択されたと判定すると処理をS5へ移行し、メール文を再編集する。なお、「いいえ」操作ボタン93が選択され、メール文を再編集するとき、クライアント端末3は、図10に示すように、過去のメール文を赤色で表示し、利用者に注意を促すようにする。
S10:一方、クライアント端末3は、S7およびS8において、メールの件名に「RE」または「re」の文字列が存在し、メールの本文に過去の日付が存在しないと判定すると、送信するメールの件名の修正漏れ等、送信するメールの件名とメールの本文に相違がある可能性が高いため、過去のメール文が記載されていないことを警告するメッセージを警告手段33により表示部に表示する。表示部に表示される警告メッセージは、例えば図11に示す警告メッセージ画面111であり、「過去のメール文の記載がありません。過去のメール文が記載されていなくても問題ない場合には“はい”ボタンを選択してください。 再度編集する場合には、“いいえ”ボタンを選択してください。」等の文言、および「はい」操作ボタン112、「いいえ」操作ボタン113で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面111において、「はい」操作ボタン112が選択されたと判定すると処理をS12へ移行し、「いいえ」操作ボタン113が選択されたと判定すると処理をS5へ移行し、メール文を再編集する。なお、「いいえ」操作ボタン113が選択され、メール文を再編集するとき、クライアント端末3は、図10に示すように、過去のメール文を赤色で表示し、利用者に注意を促すようにする。
S11:また、クライアント端末3は、S7において、メールの件名に「RE」または「re」の文字列が存在しないと判定すると、過去に受信したメールを再利用(返信)しているか否かの確認を行うため、過去に受信したメールからの返信メールとして作成されていないことを警告するメッセージを警告手段33により表示部に表示する。表示部に表示される警告メッセージは、例えば図12に示す警告メッセージ画面121であり、「本メールは、過去に受信したメールからの返信メールとして作成していますか? 新規にメールを作成している場合には、“はい”ボタンを選択してください。 返信メールとして作成している場合には、“いいえ”ボタンを選択してください。」等の文言、および「はい」操作ボタン122、「いいえ」操作ボタン123で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面121において、「はい」操作ボタン122が選択されたと判定すると処理をS12へ移行し、「いいえ」操作ボタン123が選択されたと判定すると処理をS5へ移行し、メール文を再編集する。なお、「いいえ」操作ボタン123が選択され、メール文を再編集するとき、クライアント端末3は、図10に示すように、過去のメール文を赤色で表示し、利用者に注意を促すようにする。
S12:クライアント端末3は、メールの添付ファイルの有無を確認する。
S13:添付ファイルの有無を確認したクライアント端末3は、警告メッセージを表示部に表示する。表示部に表示される警告メッセージは、例えば図13に示す警告メッセージ画面131であり、「[添付ファイルの有無チェック] 添付ファイルがありませんが、送信してもよろしいでしょうか?」等の文言、およびメールの送信を指示する「はい」操作ボタン132、メールの送信を中止する「いいえ」操作ボタン133で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面131において、「はい」操作ボタン132が選択されたと判定すると処理をS14へ移行し、「いいえ」操作ボタン133が選択されたと判定すると処理をS5へ移行し、メール文を再編集する。
S14:クライアント端末3は、メールの宛先を確認する。
S15:メールの宛先を確認したクライアント端末3は、確認画面を表示部に表示する。表示部に表示される確認画面は、例えば図14に示す確認画面141であり、「[誤送信チェック] 以下へ送信しようとしています。TO:katou@XXX.com 送信してもよろしいでしょうか?」等の文言、およびメールの送信を指示する「はい」操作ボタン142、メールの送信を中止する「いいえ」操作ボタン143で構成されたものである。
クライアント端末3は、確認画面141において、「はい」操作ボタン142が選択されたと判定すると処理をS16へ移行し、「いいえ」操作ボタン143が選択されたと判定すると処理をS5へ移行し、メール文を再編集する。
S16:クライアント端末3は、作成されたメールを送信して本処理を終了する。
なお、クライアント端末3は、S9、S10、またはS11において過去のメール文を赤色で表示した部分を黒色に変更した後、メールを送信する。
このように、本実施例では、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合において、メールの件名に返信メールを表すキーワードが含まれていることを検出したとき、またメールの本文に過去の日付が含まれていることを検出したとき、メールの件名やメール本文に関する警告メッセージを表示して利用者に注意を喚起するようにしたことにより、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合のメールの誤送信を抑制することができる。
以上説明したように、第1の実施例では、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合のメールの誤送信を抑制することができるという効果が得られる。
第1の実施例では、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合において、メールの件名に返信メールを表すキーワードが含まれていることを検出したとき、またメールの本文に過去の日付が含まれていることを検出したとき、警告メッセージを表示して利用者に注意を喚起するようにしたが、第2の実施例では、必要に応じて過去のメール文や宛先情報を削除するようにしている。
なお、第2の実施例の電子メール確認システムの構成は、上述した第1の実施例と同様なので、同一の符号を付してその説明を省略する。
第2の実施例の作用について説明する。
クライアント端末(電子メール確認装置)が行うメール送信処理を図15の第2の実施例におけるメール送信処理の流れを示すフローチャートの図中Sで表すステップに従って図1を参照しながら説明する。
S101、S102:図2におけるS1、S2と同様の処理なのでその説明を省略する。
S103:クライアント端末3は、受信しているメールを表示部に表示する。表示部に表示される画面は、例えば図16に示すメール受信画面161であり、返信操作ボタン162や転送操作ボタン、差出人、宛先(CC)、件名等のタイトルを表示するタイトル画面161aと、メールの本文163を表示するメール本文画面161bとにより構成されている。なお、本実施例では、受信した過去のメールのメール本文を引用してメールを送信するものとする。
S104:クライアント端末3は、図17に示すように、受信した過去のメールを返信する返信操作ボタン162の利用者による選択操作を受付ける。
S105:クライアント端末3は、返信操作ボタン162の利用者による選択操作を受付けると、過去のメールの本文が記載されていることを警告手段33により警告するメッセージを表示部に表示する。表示部に表示される警告メッセージは、例えば図18に示す警告メッセージ画面181であり、「過去のメール文を削除する場合には“はい”ボタンを選択してください。 過去のメール文の宛先のみを削除する場合には、“いいえ”ボタンを選択してください。」等の文言、および「はい」操作ボタン182、「いいえ」操作ボタン183で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面181において、「はい」操作ボタン182が選択されたと判定すると処理をS106へ移行し、「いいえ」操作ボタン183が選択されたと判定すると処理をS107へ移行し、メール文を編集する。
S106:「はい」操作ボタン182が選択されたと判定したクライアント端末3は、図19に示すように、過去のメールから過去のメール文のすべて(図16に示すメールの本文163)を削除し、処理をS108へ移行する。
S107:「いいえ」操作ボタン183が選択されたと判定したクライアント端末3は、図20に示すように、過去のメールから過去のメール文の中の宛先を削除し、処理をS108へ移行する。
S108:クライアント端末3は、利用者の操作によりメール文を作成する操作を受付け、作成されたメールを表示部に表示する。表示部に表示される画面は、例えば図21に示すメール作成画面211であり、送信等の操作ボタン、宛先(CC)、件名等のタイトルを表示するタイトル画面211aと、作成したメールの本文を表示するメール本文画面211bとにより構成されている。
S109:クライアント端末3は、利用者の操作により作成されたメール文を送信する操作を受付ける。クライアント端末3は、例えば図22に示すメール作成画面211の送信ボタン221を選択する操作を受付ける。
S110:送信する操作を受付けたクライアント端末3は、引用有無判定手段31により過去の受信メールの再利用によるメールの件名の変更漏れがないか否かを確認する。クライアント端末3は、図23に示すメール作成画面211の件名231に「RE」または「re」の文字列が存在するか否か(有無)を判定し、存在する(有)と判定すると処理をS111へ移行し、存在しない(無)と判定すると処理をS112へ移行する。
S111:クライアント端末3は、S110において、メールの件名に「RE」または「re」の文字列が存在すると判定すると、送信するメールの件名の修正漏れ等、送信するメールの件名とメールの本文に相違がある可能性が高いため、警告手段33により警告するメッセージを表示部に表示する。表示部に表示される警告メッセージは、例えば図24に示す警告メッセージ画面241であり、「メール件名とメール文に相違がないかをご確認ください。内容に問題ない場合は、“はい”ボタンを選択してください。 編集をし直す場合には、“いいえ”ボタンを選択してください。」等の文言、および「はい」操作ボタン242、「いいえ」操作ボタン243で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面241において、「はい」操作ボタン242が選択されたと判定すると処理をS113へ移行し、「いいえ」操作ボタン243が選択されたと判定すると処理をS108へ移行し、メール文を再編集する。なお、「いいえ」操作ボタン243が選択され、メール文を再編集するとき、クライアント端末3は、図25に示すように、過去のメール文を赤色で表示し、利用者に注意を促すようにする。
本実施例では、引用有無判定手段31は、電子メールを作成する過程で、過去のメールを削除する操作が行われた場合に、既存の電子メールからの引用がないと判定する。
S112:また、クライアント端末3は、S110において、メールの件名に「RE」または「re」の文字列が存在しないと判定すると、過去に受信したメールを再利用(返信)しているか否かの確認を行うため、過去の受信したメールからの返信メールとして作成されていないことを警告するメッセージを警告手段33により表示部に表示する。表示部に表示される警告メッセージは、例えば図26に示す警告メッセージ画面261であり、「本メールは、過去に受信したメールからの返信メールとして作成していますか? 新規にメールを作成している場合には、“はい”ボタンを選択してください。 返信メールとして作成している場合には、“いいえ”ボタンを選択してください。」等の文言、および「はい」操作ボタン262、「いいえ」操作ボタン263で構成されたものである。
クライアント端末3は、警告メッセージ画面261において、「はい」操作ボタン262が選択されたと判定すると処理をS113へ移行し、「いいえ」操作ボタン263が選択されたと判定すると処理をS108へ移行し、メール文を再編集する。なお、「いいえ」操作ボタン263が選択され、メール文を再編集するとき、クライアント端末3は、図25に示すように、過去のメール文を赤色で表示し、利用者に注意を促すようにする。
S113〜S117:図2におけるS12〜S16と同様の処理なのでその説明を省略する。
このように、本実施例では、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合において、返信ボタンを選択してメールを送信するとき、宛先を含む過去のメール文全体の記載の削除と宛先のみの記載の削除を確認するメッセージを表示して利用者に選択させるようにしたことにより、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合の宛先情報の漏洩を抑制することができる。
なお、本実施例では、S106およびS107において、宛先を含む過去のメール文全体の記載の削除または宛先のみの記載の削除を行うものとして説明したが、宛先を含む過去のメール文全体の記載の削除および宛先のみの記載の削除を行わない場合は、S108以降の処理を、第1の実施例と同様に図2におけるS5以降の処理を行うようにしても良い。
以上説明したように、第2の実施例では、第1の実施例の効果に加え、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合の情報の漏洩を抑制することができるという効果が得られる。
なお、第2の実施例では、利用者が過去に受信したメールを利用してメールを送信する場合に、宛先を含む過去のメール文全体の記載の削除や宛先のみの記載を削除する例で説明したが、過去のメール文に社外の宛先情報が含まれていることを検出した場合に過去のメール文を引用しないようにしても良い。
1 電子メール確認システム
2 メールサーバ
3 クライアント端末
4 ネットワーク
30 電子メール確認プログラム
31 引用有無判定手段
32 返信メール判定手段
33 警告手段

Claims (6)

  1. 電子メールの本文に、既存の電子メールからの引用の有無を判定する引用有無判定手段と、
    電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列の有無を判定する返信メール判定手段と、
    前記引用有無判定手段が引用なしと判定し、かつ前記返信メール判定手段が返信電子メールを表す文字列が有ると判断した場合に、警告を行う警告手段と、
    を有することを特徴とする電子メール確認プログラム。
  2. 請求項1に記載の電子メール確認プログラムにおいて、
    前記引用有無判定手段は、電子メールの本文に、過去の電子メールを表す情報を検出しない場合に、既存の電子メールからの引用がないと判定することを特徴とする電子メール確認プログラム。
  3. 請求項2に記載の電子メール確認プログラムにおいて、
    前記過去の電子メールを表す情報は、過去の電子メールの送信日時を表す情報であることを特徴とする電子メール確認プログラム。
  4. 請求項1から請求項3のいずれかに記載の電子メール確認プログラムにおいて、
    前記引用有無判定手段は、電子メールを作成する過程で、過去のメールを削除する操作が行われた場合に、既存の電子メールからの引用がないと判定することを特徴とする電子メール確認プログラム。
  5. 電子メールの本文に、既存の電子メールからの引用の有無を判定する引用有無判定手段と、
    電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列の有無を判定する返信メール判定手段と、
    前記引用有無判定手段が引用なしと判定し、かつ前記返信メール判定手段が返信電子メールを表す文字列が有ると判断した場合に、警告を行う警告手段と、
    を備えたことを特徴とする電子メール確認装置。
  6. 電子メール確認装置が行う電子メール確認方法において、
    電子メールの本文に、既存の電子メールからの引用の有無を判定するステップと、
    電子メールのタイトルに、返信電子メールを表す文字列の有無を判定するステップと、
    前記引用有無判定手段が引用なしと判定し、かつ前記返信メール判定手段が返信電子メールを表す文字列が有ると判断した場合に、警告を行うステップと、
    を有することを特徴とする電子メール確認方法。
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