JP2005346643A - 送信メール処理方法及び装置 - Google Patents

Abstract

【課題】担当者や関係者の労力を抑えながら、送信先アドレスに誤りがあるなどの不適切な電子メールが送信されたり、悪意のある電子メールが送信されたりすることを、送信者側で未然に防ぐことができる。
【解決手段】送信しようとする電子メールについては、クライアント装置５で作成されてから、メール・サーバ装置２０によって送信先に送信するまでの過程で、送信メール処理装置１０により、送信先をチェックする。即ち、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを、該当電子メールに対してチェックする。
【選択図】図１

Description

本発明は、送信メール処理方法及び装置に係り、特に、担当者や関係者の労力を抑えながら、送信先アドレスに誤りがあるなどの不適切な電子メールが送信されたり、悪意のある電子メールが送信されたりすることを、送信者側で未然に防ぐことができる送信メール処理方法及び装置に関する。

誤って送信先アドレスを設定し、誤ったまま電子メールを送信してしまうという、送信先誤りのトラブルが現実として存在する。あるいは、悪意のある者が故意に、許されない送信先アドレスへと勝手に電子メールを送信してしまうこともある。以下、これらの問題を、単に送信先トラブルと呼ぶ。

該送信先トラブルでは、まず、正しい送信先に届かず、送信元及び送信先が共に該誤送信に気づかないと、送信先はいつまでもメールを受け取ることができなくなってしまうという問題がある。更には、時として非常に甚大な問題になるものとして、該送信先トラブルによって不当な送信先に送付された電子メールが、第三者に読まれてしまい、情報漏れが生じるという問題がある。

特許文献１では、入力済みの電子メールから取得したメールアドレスの、ドメイン名を抽出し、これをチェックするという技術が開示されている。特許文献２では、注意を要する送信先アドレスに「注意の指定」を付してファイル・サーバに登録しておき、電子メールが送信されたときに、該登録と照合するという技術が開示されている。これら特許文献１や特許文献２によれば、前述の送信先トラブルの内、かなりのものを未然に防ぐことができる。

特許文献３では、電子メールの宛先アドレスに、宛先ユーザにより予め設定された確認用キーワードを付加し、メール受信サーバは、宛先アドレスで検索して確認用キーワードが予め設定されたものであるか確認するようにしている。特許文献４では、過去の不要メール情報に基づき、ユーザ毎に不要メールのフィルタリング処理を行うという技術が開示されている。これら特許文献３や特許文献４によれば、仮に前述の送信先トラブルが発生しても、誤った送信先で電子メールが読まれてしまうことがない。

なお、特許文献５では、ホスト装置において、端末装置の識別情報を登録した宛先情報管理テーブルを備えるようにし、メール送信の仲介処理や、送信エラーをメール送信元端末装置に送付する処理を行うという技術が開示されている。該技術は、メールの宛先をホスト装置において集中管理することで、メールの宛先に変更が生じても、送信元の端末装置における変更を不要としている。

特開２００２−３２４０２９号公報 特許３１３９５４４号公報 特開２００３−１４１０３３号公報 特開２００３−６７３０４号公報 特許３５２６０７３号公報

しかしながら、特許文献１ではチェック用のドメイン名に関する情報を、特許文献２では「注意の指定」を付した送信先アドレスを、特許文献３では確認用キーワードを、特許文献４では不要メールに係る重み付き単語リストを、予め担当者が登録しておく必要があり、関係者の協力や労力がないと適切に機能しないという問題がある。又、特許文献３や特許文献４は、送信先での対応になるので、送信元が常に期待してよいものではない。なお、特許文献５については、メールの宛先の集中管理に関する技術であるが、前述した送信先トラブルに対処するための技術について何ら開示していない。

本発明は、前記従来の問題点を解決するべくなされたもので、担当者や関係者の労力を抑えながら、送信先アドレスに誤りがあるなどの不適切な電子メールが送信されたり、悪意のある電子メールが送信されたりすることを、送信者側で未然に防ぐことができる送信メール処理方法及び装置を提供することを課題とする。

まず、本願の第１発明の送信メール処理方法は、ネットワークによって相手先に送信するために、送信用メール・サーバ装置に送信される電子メールを、該送信用メール・サーバ装置が受信する前に受信処理部によって受信し、該電子メールの承認の有無を、承認チェック処理部によって判定し、送信可否チェック処理部は、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、送信可否情報及び送信承認要否情報を、該当電子メールに応じて参照すると共に、該電子メールの該送信承認要否情報が要であれば前記承認有無判定結果を参照し、これら参照結果に基づいて該電子メールの送信の可否を判定し、送信可と判定された場合は、該電子メールを前記送信用メール・サーバ装置に送信することにより、前記課題を解決したものである。

又、上記送信メール処理方法において、前記送信可否チェック処理部は、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、過去の承認担当者による承認を得た送信実績が集計されている送信承認実績管理情報に基づいて、該承認送信実績が所定以上である場合は、この後には承認担当者による承認を得ずとも、前記送信可否判定を可と判定することにより、前記課題を解決したものである。

次に、前記送信メール処理方法において、送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、いずれかの前記情報の少なくとも一部が、保守処理部によって、少なくとも送信元メールアドレスの該当利用者の職務上の地位に応じて、自動的に設定されることにより、前記課題を解決したものである。

又、前記送信メール処理方法において、送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、いずれかの前記情報の少なくとも一部が、返信メール用の登録を、独立して可能になっていることにより、前記課題を解決したものである。

更に、前記送信メール処理方法において、前記送信可否チェック処理部は、前記送信可否判定で否と判定され、且つ、該判定の電子メールの前記送信承認要否情報が要であれば、該電子メール、及び、承認要請の情報を、承認担当者に送信することにより、前記課題を解決したものである。

次に、本願の第２発明の送信メール処理装置は、ネットワークによって相手先に送信するために、送信用メール・サーバ装置に送信される電子メールを、該送信用メール・サーバ装置が受信する前に受信する受信処理部と、該電子メールの承認の有無を判定する承認チェック処理部と、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、送信可否情報及び送信承認要否情報を、該当電子メールに応じて参照すると共に、該電子メールの該送信承認要否情報が要であれば前記承認有無判定結果を参照し、これら参照結果に基づいて該電子メールの送信の可否を判定し、送信可と判定された場合は、該電子メールを前記送信用メール・サーバ装置に送信する送信可否チェック処理部と、を備えたことにより、前記課題を解決したものである。

又、本願の第３発明のコンピュータ・プログラムは、前記第１発明の送信メール処理方法、又は、前記第２発明の送信メール処理装置を実施するためのコンピュータ・プログラムを提供するようにしたことにより、前記課題を解決したものである。

以下、本発明の作用について、簡単に説明する。

本願発明は、送信しようとする電子メールについては、その送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせをチェックするようにしている。即ち、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、送信可否情報及び送信承認要否情報を、該当電子メールに応じて参照し、チェックする。

そして、送信可と判定されれば、該電子メールを送信する。あるいは、送信可とはされずとも、承認要と判定され、且つ、その電子メールが既に承認済みであれば、送信可と判定し、該電子メールを送信する。あるいは、承認要と判定されて、その電子メールが未だ承認済みでない場合は、該当の承認者に、この電子メール送信の承認を要請する。

このため、送信する電子メールは、承認されている宛先にのみ送信されることになる。又、本願発明において、送信可否情報及び送信承認要否情報に関するデータ保守は、労力を小さく抑えることが可能である。

従って、本発明の送信メール処理方法及び装置によれば、担当者や関係者の労力を抑えながら、送信先アドレスに誤りがあるなどの不適切な電子メールが送信されたり、悪意のある電子メールが送信されたりすることを、送信者側で未然に防ぐことができる送信メール処理方法及び装置を提供することができる。

以下、図を用いて本発明の実施の形態を詳細に説明する。

図１は、本発明が適用された送信メール処理方法及び装置の実施形態の構成を示すブロック図である。

この図において、本願発明は、主としてメール・サーバ装置２０において適用されている。

又、この図の左側のネットワーク３は、送信する電子メールを、該電子メールの作成者のクライアント装置５から送信用メール・サーバ装置のメール・サーバ装置２０に送付するまでの過程で、利用する通信経路となる。該ネットワーク３には、送信メール処理装置１０が接続され、メール・サーバ装置２０と、イエロー・ページ装置２４と、ＤＮＳ（Domain Name System）サーバ装置２６と、複数のクライアント装置５と、ルータ装置７とが接続されている。

あるいは、この図の右下のネットワーク３は、受信用メール・サーバ装置のメール・サーバ装置２０に届けられている電子メールを、該電子メールの送信先アドレスに該当する利用者が、そのクライアント装置５において受け取る際に、利用する通信経路である。ネットワーク３には、メール・サーバ装置２０と、複数のクライアント装置５と、ルータ装置７とが接続されている。

これらネットワーク３は、ルータ装置７を介してネットワーク１に接続されている。又、該ネットワーク１には更に、例えばこの図の右上に示されるようなメール・サーバ装置２０などが接続されている。又、これらのネットワーク３やメール・サーバ装置２０に対して、ネットワーク１は、送信用メール・サーバ装置から受信用メール・サーバ装置に、電子メールを送付するための通信経路となるものである。

なお、ネットワーク１やネットワーク３は、具体的に限定されるものではない。例えば、インターネットや、ＷＡＮ（Wide Area Network）や、ＶＡＮ（Value Added Network）、更にはＬＡＮ（Local Area Network）であってもよい。種々の形態の通信ネットワークであってもよく、電話やデータ通信の公衆回線網や専用回線網、あるいは携帯電話などの回線網を用いてもよい。更には、異なる形態のネットワークを組み合わせたものであってもよい。

又、クライアント装置５のネットワーク３に対する接続も、図示されるように直接接続されるものに限定されものではない。例えば、インターネット・アクセス・プロバイダの設備を経由して、又ネットワーク１を経由してから、ネットワーク３に接続するようにしてもよい。更には、異なる形態のネットワークを介して、ネットワーク１に接続してもよい。

図２は、本実施形態の各装置に用いるハードウェアの構成を示すブロック図である。

この図２においては、ある種のコンピュータ装置のハードウェア構成が示される。該コンピュータ装置は、ＯＳ（Operating System）は一例として米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）を搭載する、一般的なＰＣ（Personal Computer）装置であってもよく、特に限定されものではない。あるいは、ＰＣ装置以外のハードウェアを用いてもよく、例えばＥＷＳ（Engineering Work Station）などの、いわゆるワークステーションなどのハードウェアを用いるようにしてもよい。なお、この図において、ハードウェア構成は、説明の関係上一部抽象化されている。

図１に示される、クライアント装置５や、送信メール処理装置１０は、この図２に示すようなコンピュータ装置のハードウェアを用いてもよい。又、メール・サーバ装置２０や、イエロー・ページ装置２４や、ＤＮＳサーバ装置２６についても、更には、ルータ装置７についても、この図２に示すようなコンピュータ装置のハードウェアを用いてもよい。

この図において、コンピュータ装置は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３１０と、ＲＡＭ（Random Access Memory）３１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）３１２と、ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ（Inter Face）３１３と、ＭＯＤＥＭ（modulator-demodulator）３１４と、種々のＩ／Ｆ（Inter Face）３２０〜３２２とを有している。これらは、バス３０１によって相互接続されている。

又、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２０を介して、画面表示装置３３０が接続されている。又、バス３０３によって相互接続されている、キーボード３３１と、マウス３３２と、プリンタ装置３３３とは、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２１を介して接続されている。

更に、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２２を介して、ＨＤＤ（Hard Disc Drive）装置３４０と、ＣＤ（Compact Disc）装置３４１と、ＦＤＤ（Floppy（登録商標） Disc Drive）装置３４２とが接続されている。これらはバス３０２によって相互接続されている。

以上のようなハードウェア構成において、記憶手段、又記憶装置は、ＲＡＭ３１１、ＲＯＭ３１２、ＨＤＤ装置３４０、ＣＤ装置３４１、ＦＤＤ装置３４２などである。このような記憶手段や記憶装置において、ＣＰＵ３１０で実行される様々なプログラムや、本実施形態においてアクセスされるデータベースや諸ファイルやデータが保存され、電子的にアクセスができるようになっている。例えば、ＯＳや、本実施形態に係るアプリケーション・プログラム、又ウェブ・ブラウザ・プログラムは、ＨＤＤ装置３４０に格納されていて、実行時には、ＲＡＭ３１１に読み出されてＣＰＵ３１０によって実行される。なお、ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ３１３は、ＬＡＮ３に対する接続などに用いられるものであり、ＣＰＵ３１０で実行されるアプリケーション・プログラムには、ネットワーク１経由で取得される、ＪＡＶＡ（登録商標)のアプレットも含まれる。

又、ＯＳやアプリケーション・プログラムの実行に際して、オペレータは、画面表示装置３３０に表示出力される情報を参照しつつ、キーボード３３１によって文字入力や諸操作を行ったり、マウス３３２によって座標入力や諸操作の入力を行ったりする。又、適宜、プリンタ装置３３３からは、必要な情報を印字出力することができる。言うまでもなく、これら諸出力や入力は、ＣＰＵ３１０で実行されるプログラムによって、電子的な処理によって行われるものである。

なお、ＣＤ装置３４１やＦＤＤ装置３４２は、本願発明を適用して実施する際の、アプリケーション・プログラムのインストールや、その他のオフラインでの情報交換に用いられる。

次に、図３は、本実施形態の送信メール処理装置１０における、本発明に係る構成を示すブロック図である。

図示されるように、本実施形態において送信メール処理装置１０は、受信処理部３０と、チェック処理部３２と、送信処理部３４と、取引先メールアドレス・データベース（ＤＢ（Data Base））装置５２と、情報保守処理部６２と、を有している。

又、チェック処理部３２は、送信可否チェック処理部４０と、返信メール・チェック処理部４２と、承認チェック処理部４４と、承認要請処理部４６と、を有している。

なお、情報保守処理部６２は、ＤＢ装置５０に含まれる、取引先メールアドレスＤＢ装置５２の情報を、追加、修正、削除など保守するためのものである。

以下、本実施形態の作用について説明する。

以下の説明においては、図１の左側のネットワーク３は、以下の説明において本願発明を適用した電子メールの送信側の会社（以下送信者側会社と呼ぶ）のものとする。又、これ以外のネットワーク１に接続されたメール・サーバ装置２０や、図１において右下側のネットワーク３に接続されたメール・サーバ装置２０は、他社の、該電子メールの受信側のものとする。

まず、イエロー・ページ装置２４には、送信者側会社の社員に関する情報が保存され、特に個々の社員が業務上有している全ての電子メールアドレスが保存されている。ある社員は、業務に応じて、異なる複数の電子メールアドレスを有しているものもいる。又本願発明に係る電子メールの承認を行う者では、その承認の対象になる電子メールの業務毎に、異なる複数の電子メールアドレスを有しているものもいる。

又、該イエロー・ページ装置２４には、部下や上司といった、職務上の地位の上下関係や、プロジェクト・リーダーやそのプロジェクト・メンバといった、業務上の地位の上下関係に関する情報も格納されている。このような情報は、本実施形態において、電子メールの承認者を自動的に決定する際に利用される。

送信者側会社のクライアント装置５で作成され、他社に対して送信される電子メールは、メール・サーバ装置２０を送信用メール・サーバ装置として送信することになる。そして、該送信の際に、クライアント装置５からメール・サーバ装置２０に該電子メールが送られる中間過程に、送信メール処理装置１０が介在して本願発明を適用した処理を行うことになる。

ここで、送信メール処理装置１０を導入する以前、該送信の電子メールはメール・サーバ装置２０に直接送られていたとする。この場合、該送信メール処理装置１０を導入すると、クライアント装置５で作成された電子メールは、一旦送信メール処理装置１０に送られるように、該クライアント装置５からの送信先を変更する必要がある。該変更は、ＤＮＳサーバ装置２６によって対応すれば、送信用メール・サーバ装置のＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバに係る設定など、クライアント装置５におけるメール送信の設定を変更する必要がない。

図４は、本実施形態において、取引先メールアドレスＤＢ装置５２に格納されている情報を示す線図である。図５は、本実施形態において、メール作成者クライアント装置５において作成されたメールを、送信メール処理装置１０を介在させてネットワーク１を経由して送信する際の処理の流れを示すフローチャートである。図６〜図１９は、いずれも、本実施形態において用いられるプロトコルのデータ構成図である。

なお、本実施形態において用いられるプロトコルは、具体的に限定されるものではない。例えば、以下において説明されるように、ＳＭＴＰ、ＰＯＰ（Post Office Protocol）又具体的にはＰＯＰ３、ＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）又具体的にはＩＭＡＰ４が本実施形態において用いられているが、これらは同様の機能が提供できる他のプロトコルであってもよい。又、このようなプロトコルに係る種々の規定、例えばＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extension）なども具体的に限定されものではなく、同様の機能が提供できる他の規定であってもよい。

以下、送信メール処理装置１０が導入されている場合の、クライアント装置５で利用者が作成した電子メールが、ネットワーク１を介して他社に送付するまでを、時系列的に説明する。

利用者は、クライアント装置５において、種々のメーラ・ソフトウェア・プログラム（以下、単にメーラと呼ぶ）を利用して、本文や宛先の電子メールアドレスを入力し、他社に送信する電子メールを作成する。ここで、このようなメーラは、「Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ（登録商標）」や、「Ｎｅｔｓｃａｐｅ（登録商標）」や、「Ｍａｌｌ Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎ」などのアプリケーション・プログラムであり、特に限定されるものではない。

作成された電子メールは、通常は、送信用のメール・サーバ装置に送信される。そうして、該電子メールは、該送信用メール・サーバ装置から、ネットワーク１などを経由して、電子メールの送信先の受信用メール・サーバ装置に送られることになる。

これに対して、本実施形態においては、作成された電子メールは、ＳＭＴＰを利用して、まずは、該作成のクライアント装置５から、送信メール処理装置１０に送信され、該送信メール処理装置１０の受信処理部３０に受信される。該受信処理部３０は、該受信の電子メールのＳＭＴＰに従ったデータから、「送信元メールアドレス」、「送信先メールアドレス」、「題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）」、「発信日付（Ｄａｔｅ）」などを抽出する。又、該受信処理部３０は、該電子メールのＳＭＴＰのデータ部から、「本文」を抽出する。

次に、返信メール・チェック処理部４２は、受信処理部３０から今回受信の電子メールの「題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）」の内容を受け取り、該電子メールが、返信メールであるか否か判定する。例えば、「題名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）」の内容が、「Ｒｅ：……」のように「Ｒｅ：」で始まるものであれば、返信メール・チェック処理部４２は、今回受信の電子メールが、返信メールであると判定する。

同時に、承認チェック処理部４４は、受信処理部３０から今回受信の電子メールの「本文」の内容を受け取り、該電子メールが、本願発明に係る電子メール送信の承認を受けているか否か判定する。本実施形態においては、該承認がなされると、「本文」において、いわゆる「署名」や「名刺」の形式で、承認者の氏名や役職、又当該電子メールを承認者が承認している旨、記載されるようになっており、これによって「承認済み」の旨が記載されるようになっている。従って、該承認チェック処理部４４は、該「承認済み」の記載の有無から、承認の有無を判定する。

なお、「署名」や「名刺」は、種々のメーラ・ソフトウェア・プログラムが提供している機能を利用することも可能である。しかしながら、本実施形態では、承認要請で受信している電子メールに対して、メーラ・ソフトウェア・プログラムで返信操作をしながら、該メーラ・ソフトウェア・プログラムにプラグインする、オリジナルのアプリケーション・プログラムによって、このような「承認済み」の記載を、簡単な操作で行えるようにしている。

次に、送信可否チェック処理部４０は、受信処理部３０から今回受信の電子メールの「送信元メールアドレス」、「送信先メールアドレス」の、それぞれの内容を受け取る。又、電子メールそのものを受け取る。又、送信可否チェック処理部４０は、返信メール・チェック処理部４２から、今回受信の電子メールが、返信メールであるか否かの判定結果を受け取る。更に、送信可否チェック処理部４０は、承認チェック処理部４４から、今回受信の電子メールが、「承認済み」であるか否かの判定結果を受け取る。

そうして、該送信可否チェック処理部４０は、このように受け取った情報に基づいて、今回受信の電子メールの、「送信先メールアドレス」で示される送信先への送信の可否を判定する。該判定は、取引先メールアドレスＤＢ装置５２に格納されている図４に示すような情報を用いて行う。

図４は、本実施形態において、取引先メールアドレスＤＢ装置５２に格納されている情報を示す線図である。

本実施形態の取引先メールアドレスＤＢ装置５２には、本願発明の送信可否情報、送信承認要否情報、及び送信承認実績管理情報が、１つのテーブル形式で保存されている。該テーブル形式保存の情報を、以下承認関連情報テーブルと呼ぶ。この図において、各行は、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照可能なレコードである。各レコードには、まず左側列の「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」のそれぞれのデータが含まれる。更に、各レコードには、送信可否情報となる「ステータス」のデータが含まれている。又、各レコードには、送信承認要否情報となる、「実績カウント」、「承認省略カウント」、「承認者」、「最終承認日時」の各データが含まれている。又、「実績カウント」、「承認省略カウント」は、本願発明の送信承認実績管理情報にもなっており、過去の承認担当者による承認を得た送信実績が集計されている該送信承認実績管理情報に基づいて、該承認送信実績が所定以上である場合は、この後には承認担当者による承認を得ずとも、送信可否判定を可としている。

このような承認関連情報テーブルのレコードは、受信処理部３０から受け取った「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」の情報によって検索されるものである。この「送信元メールアドレス」は、送信メール処理装置１０においてメール送信の可否を判定する対象になる電子メールの作成者のメールアドレスである。「送信先メールアドレス」は、該作成者による電子メールの送信先の電子メールアドレスである。

なお、送信可否情報や、送信承認要否情報や、送信承認実績管理情報は、承認関連情報テーブルのようなテーブル形式でなくても、同様に検索可能であればよい。本願発明は、この具体的な構成について限定するものではない。なお、送信可否情報、送信承認要否情報、及び、送信承認実績管理情報の少なくとも１つに対するものとして、例えば本実施形態おいては承認関連情報テーブルに対して行う、「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」の情報による検索を、以下、承認情報検索と呼ぶ。

又、本実施形態において承認関連情報テーブルは、返信の電子メールにおけるものと、これ以外のものとで、２種類備えるようにしている。送信可否チェック処理部４０は、今回受信の電子メールが返信メールであると判定されているか、返信メールではないと判定されているかに応じて、これら２種類の情報を選択する。このように送信可否情報や送信承認要否情報が２種類になっているので、返信メール用の、例えば送信可否の判定や承認者などの登録を、独立して行うことができるようになっている。

送信可否チェック処理部４０は、承認関連情報テーブル中にあるレコードにおいて、受信処理部３０から受け取った「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」の組み合わせと一致する、図４において左側列の「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」の組み合わせで検索する（承認情報検索）。そして、一致するレコードがある場合は、その「ステータス」のデータに基づいて、送信の可否を判定する。

まず、一致するレコードがある場合、「ステータス」のデータが「ＯＫ」の場合は、無条件に送信可の判定になる。送信可と判定された場合は、該判定、及び該判定の電子メールを送信可否チェック処理部４０が送信処理部３４に送付する。すると、該送信処理部３４は、該電子メールをそのままＳＭＴＰで、送信用メール・サーバであるメール・サーバ装置２０に送信する。

あるいは、承認情報検索で見い出されたレコードの「ステータス」のデータが「ＮＧ」の場合は、無条件に送信不可の判定になる。不可の判定の場合、該判定、及び判定した電子メールに関する情報を送信可否チェック処理部４０が送信処理部３４に送付する。すると、該送信処理部３４は、該電子メールをその作成者に送り返すように、送付不可の旨の記載をメール本文にし、元のメール（不可判定されたメール）をＭＩＭＥによりカプセル化して作成した電子メールを、送信元メールアドレス（不可判定されたメールの作成者のアドレス）宛に送信するため、ＳＭＴＰで送信用メール・サーバであるメール・サーバ装置２０に送信する。

承認情報検索で見い出されたレコードの「ステータス」のデータが「未」の場合は、該当する承認者による、電子メール送信の可否の判断を要するものと判定する。

承認要と判定された場合は、送信可否チェック処理部４０は、該判定結果と共に、該判定の電子メール、又今回検索された前述のレコードに含まれる「承認者」にあるメールアドレスを、承認要請処理部４６に伝達する。すると、該承認要請処理部４６は、承認要請の情報を本文とし、今回受信の電子メールを電子署名付きデータとして、これを送信処理部３４に送る。又、これを受けた送信処理部３４は、これらのデータを、ＭＩＭＥによりまとめられた１つの承認要請メールデータとして電子メールを作成し、該メールを承認者に送信すべく、ＳＭＴＰで送信用メール・サーバであるメール・サーバ装置２０に送信する。該メールの「送信先メールアドレス（Ｔｏ）」は、前述の承認情報検索で見い出されたレコードに含まれる「承認者」にあるメールアドレスになる。

上述の承認要請メールデータの情報は、例えば、メール本文の冒頭に、文面にて、承認要請の旨伝達するものでもよい。又、電子メールの作成者のメールアドレス（本来の送信元メールアドレス）、又該作成者が意図していた送信先メールアドレスは、メール本文に列挙されている。又、上述の送信元メールアドレスと送信先メールアドレスは、書名付きデータとして、メールに添付される。メール本文を見ることにより、承認者は、電子メール作成者（本来の送信元メールアドレス）を目視確認しながら、承認すべき送信先（本来の送信先メールアドレス）を目視確認し、又適宜電子メールの本文の内容を参照しながら、該承認を行うことが容易になる。又、送信先メールアドレスを署名付きデータとして添付することで、承認後、元メールデータの送信先を、該承認結果のメールデータから容易に復元することができる。

「承認者」は、承認要請メールデータをメーラにより表示し、「承認」の場合は「承認用メールアドレス」に、「否認」の場合は「否認用メールアドレス」に、承認者自身の電子署名を付けて転送する。「承認用メールアドレス」宛や「否認用メールアドレス」宛に送られた承認結果電子メールは、受信処理部３０に受信される。該受信処理部３０は、受信メールの送信元メールアドレスが承認者メールアドレスで、かつ、送信先メールアドレスが「承認用メールアドレス」又は「否認用メールアドレス」の場合、受信メールデータを「承認結果メールデータ」と判定する。

そして、送信可否チェック処理部４０において、該「承認結果メールデータ」の送信先メールアドレスが「承認用メールアドレス」の場合は「承認済み」と判定する。あるいは、該送信先メールアドレスが「否認用メールアドレス」の場合は「否認済み」と判定する。

送信可否チェック処理部４０において、承認済みと判定された場合は、今回承認情報検索で見い出したレコードの「実績カウント」のデータを１つだけ増加させる。そうして、増加後の「実績カウント」の値が「承認省略カウント」と一致した場合は、このレコードの「ステータス」のデータを、「ＯＫ」に書き換える。

更に、承認要と判定された場合、本実施形態においては、今回承認情報検索のレコードの「最終承認日時」のデータが、所定期間以上以前で古いものであれば、該レコードの「実績カウント」のデータを「０」に書き換えるようにしている。該所定期間は、例えば１ヶ月である。

ここで、送信可否チェック処理部４０が、受信処理部３０から受け取った「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」の組み合わせと同じレコードを、図４において左側列の「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」の組み合わせで検索した際、一致するレコードがない場合もありえる。つまり、該「送信元メールアドレス」から該「送信先メールアドレス」への電子メール送信が、今回が初めてという場合である。この場合、情報保守処理部６２は、イエロー・ページ装置２４その他の情報を適宜利用しながら、新たなレコードを生成する。

即ち、情報保守処理部６２は、承認関連情報テーブルにおいて、新たに生成するレコードの「送信元メールアドレス」に今回の電子メールの「送信元メールアドレス」、該レコードの「送信先メールアドレス」に該電子メールの「送信先メールアドレス」のデータを書き込む。「最終承認日時」には、暫定的に、「００００／００／００ ００：００」が書き込まれる。

又、新たに生成するレコードの「ステータス」、「実績カウント」、「承認省略カウント」、「承認者」の各データは、イエロー・ページ装置２４から得られる情報によって所定内容を書き込む。

例えば、今回の電子メールを作成した利用者の職務上の地位によっては、「ステータス」に「ＯＫ」を書き込む。

あるいは、利用者の職務上の地位によっては、「ステータス」に「未」、「承認省略カウント」に所定値、「承認者」に上司のメールアドレスを書込み、「実績カウント」には「０」を書き込む。なお、該所定値は、職務上の地位や、会社への在籍期間に応じたものとしてもよい。即ち、地位が低いほど、又在籍期間が短い程、該所定値は小さな値にするようにしてもよい。

なお、図４の諸情報は、情報保守処理部６２において、管理者が入力して設定することも可能になっている。この管理者入力の際、この図の６列目の、「送信元メールアドレス」の「＊」や、「送信先メールアドレス」の「＊＠ＺＺＺ．ＣＯＭ」のように、いわゆるワイルドカード式で、メールアドレスを指定することも可能である。この「＊」は、任意の文字数の任意の文字列である。

なお、本実施形態において、前述の承認要請情報が付加された電子メールについて、その送信を承認しないと判断する場合がある。この場合は、承認要請で受信している電子メールに対して、メーラ・ソフトウェア・プログラムで返信操作をしながら、前述のプラグインのアプリケーション・プログラムによって、「送信禁止」の記載を、簡単な操作で行えるようになっている。又、該「送信禁止」が記載なされた、該返信の電子メールを送信メール処理装置１０が受信すると、該送信メール処理装置１０の承認チェック処理部４４は、該「送信禁止」の記載の有無を判別し、「送信禁止」が記載されていると判別された場合は、前述のレコードで、「送信元メールアドレス」及び「送信先メールアドレス」が該当するものの「ステータス」に「ＮＧ」を書き込む。

図５は、本実施形態において、クライアント装置５において作成されたメールを、送信メール処理装置１０を介在させてネットワーク１を経由して送信する際の処理の流れを示すフローチャートである。

本実施形態において、メールの作成者、あるいは作成されたメールを承認する者（承認者）が利用するクライアント装置５は特に限定されるものではない。ここで、これらクライアント装置５をそれぞれ便宜上、メール作成者クライアント装置５、承認者クライアント装置５と呼ぶ。

メール作成者クライアント装置５で作成されたメールは、まず送信メール処理装置１０に送付され、送信メール処理装置１０において本願発明を適用した処理がなされることになる。該送付の際に、又、該処理がなされたメールが該当の送信先に送付される際にも、該送信メール処理装置１０は、あたかもメール・サーバとして動作することになり、例えば、ＳＭＴＰサーバやＰＯＰ３やＩＭＡＰ４サーバとして動作することになる。

又、該作成のメールが送信先メールアドレスに送付される過程で経由するメール・サーバ装置について限定されるものではない。例えば、ネットワーク３上のものでもネットワーク１上のものでもよく、又経由するメール・サーバ装置の台数も限定されものではない。又、メールの送信先で、該メールの読者が操作する、図５中の送信先クライアント装置は、特に限定されるものではなく、図１中のクライアント装置５と同等のものなどを利用することが可能である。

ここで、この図５において、その最下部に図示するように、実線矢印によって、ＳＭＴＰなどの、電子メールを送信する際に用いる電文の伝達が示される。又、破線矢印によって、ＰＯＰやＩＭＡＰなどの、電子メールを受信する際に用いる電文の伝達が示される。

又この図５において、符号Ａ１、Ａ２−１〜Ａ２−ｎ、Ａ３−１〜Ａ３−ｎ、Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３、Ｂ４−１〜Ｂ４−ｎ、Ｂ５−１〜Ｂ５−ｎ、Ｃ１、Ｃ２、Ｃ３、Ｃ４、Ｄ１、Ｄ２のそれぞれによって、本実施形態のメール送信に際して、メールが送信先メールアドレスに送付されるまでに用いられる、それぞれ該当のプロトコルの電文を示す。なお、該プロトコルの電文の符号は、作図上、斜体字体としている。

前述のように、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールは、本実施形態においては、まず送信メール処理装置１０に送信されるようになっており、該送信メール処理装置１０を経由するようにされている。図５において、「自動ＯＫ」、「承認」、「否認」、「自動ＮＧ」の区分は、該送信の電子メールを受信した送信メール処理装置１０による判断によっている。又、該送信は、電文Ａ１、Ｂ１、Ｃ１、Ｄ１によるものであり、基本的に同じであるものであり、該区分の図示上区別されている。これら電文Ａ１、Ｂ１、Ｃ１、Ｄ１の後の電文については、該区分に応じたものになる。

送信メール処理装置１０において、「承認者による承認は得ずとも送信先メールアドレスに送信可」と判断された場合は、図５において「自動ＯＫ」の区分になり、電文Ａ１の後は、送信先メールアドレスの数だけの複数の電文Ａ２−１〜Ａ２−ｎによって、送信メール処理装置１０から送信先メールアドレスに、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールが送信されることになる。又、該送信の電子メールは、電文Ａ３−１〜Ａ３−ｎによって、送信先のクライアント装置に受け取られることになる。なお、電文Ａ２−１〜Ａ２−ｎ、Ａ３−１〜Ａ３−ｎは、厳密には、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールを含むように編成され、作成されている電子メールである。

次に、送信メール処理装置１０において、「承認者による承認を得てから送信先メールアドレスに送信可」と判断され、かつ、承認者クライアント装置５で「承認」された場合は、図５において「承認」の区分になり、電文Ｂ１の後は、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールは、電文Ｂ２によって一旦承認者に送られる。「承認用メールアドレス」への返信で「承認」として、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールが、電文Ｂ３により送信メール処理装置１０に送信されると、該送信メール処理装置１０は、送信先メールアドレスの数だけの複数の電文Ｂ４−１〜Ｂ４−ｎによって、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールがその送信先メールアドレスに送信されることになる。なお、電文Ｂ２、Ｂ３、Ｂ４−１〜Ｂ４−ｎ、Ｂ５−１〜Ｂ５−ｎは、厳密には、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールを含むように編成され、作成されている電子メールである。

続いて、送信メール処理装置１０において、「承認者による承認を得てから送信先メールアドレスに送信可」と判断され、かつ、承認者クライアント装置５で「否認」された場合は、図５において「否認」の区分になる。電文Ｃ１の後は、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールは、電文Ｃ２によって一旦承認者に送られる。「否認用メールアドレス」への返信で「否認」として、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールが、電文Ｃ３により送信メール処理装置１０に送信されると、該送信メール処理装置１０は、該否認になった、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールを、電文Ｃ４によって該作成者に送信する。なお、電文Ｃ２、Ｃ３、Ｃ４は、厳密には、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールを含むように編成され、作成されている電子メールである。

次に、送信メール処理装置１０において、「承認者による承認を問わずとも送信先メールアドレスに送信不可」と判断された場合は、図５において「自動ＮＧ」の区分になる。電文Ｄ１の後は、送信メール処理装置１０において該送信不可の判断がなされる。又、該送信不可の判断を伝達するため、又該判断の対象になった電子メールを送付するため、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールは、電文Ｄ２によってメール作成者クライアント装置５に送られる。なお、電文Ｄ２は、厳密には、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールを含むように編成され、作成されている電子メールである。

ここで、符号Ａ１、Ａ２−１〜Ａ２−ｎ、Ａ３−１〜Ａ３−ｎ、Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３、Ｂ４−１〜Ｂ４−ｎ、Ｂ５−１〜Ｂ５−ｎ、Ｃ１、Ｃ２、Ｃ３、Ｃ４、Ｄ１、Ｄ２の、これら電文におけるデータ構成は、該当のプロトコルに準拠するものであり、それぞれは図６〜図１９に示すとおりである。

これら図６〜図１９において、図中、上から下の順に、電文の先頭データから尾端のデータになっている。又、これら図６〜図１９において、矩形は、その内部に記載された名称のデータである。そして、矩形間の入れ子関係は、これら矩形のデータの間の入れ子関係を図示するものになっている。つまり、一方の矩形のデータに、他方の矩形のデータが入れ子になって図示される場合、前者のデータの一部として、後者のデータが含まれる構造になっている。

これらデータとしては、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、メール本体を、それぞれ示すデータが含まれている。該送信先メールアドレスは、複数の送信先メールアドレスを羅列したものであってもよい。更に、メール本体のデータには、ヘッダ、ボディ、本文（メール本文）を、それぞれ示すデータが、入れ子になって含まれている。該該ボディのデータには、承認者による署名などによる、電子署名のデータを、入れ子として含めることができる。

又、該メール本体のデータあるいは該ボディのデータには、添付ファイルのデータを、入れ子として含めることができる。１つの電子メールの電文において、添付ファイルは複数添付可能になっている。又、本実施形態では、該当のプロトコルの規定において、添付ファイルの形態で、承認者による承認に関係する情報を付加するようにしている。該承認関係情報には、承認の要否、承認の可否などの情報が含まれる。

更に、承認が否決されたメールが、プロトコル電文Ｃ４によって作成者に返信される際には、該作成者が作成し又承認否決になったメールの、送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスが含まれる添付ファイル、メール本体が含まれる添付ファイルが添付され、作成者に返信される。

以下、本実施形態における、これらのプロトコル電文について個別に説明する。

なお、以下の説明において、「手順」とは、そのプロトコル電文を送信するまでの過程の処理や、そのプロトコルを送信することでなされる処理である。又、「構成」とは、そのプロトコル電文のデータ構成であり、その電文の先頭データから尾端のデータの順になっている。該データ構成は、そのプロトコル電文に対応する、図６〜図１９に示されるものである。

[プロトコル電文Ａ１]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：メール作成者がメールソフトにより社外へ送付するメールを作成。ＳＭＴＰプロトコルで処理装置へ送信。
構成：
送信元メールアドレスＡ１:メール作成者のメールアドレス
送信先メールアドレスＡ１−１
送信先メールアドレスＡ１−２
……
送信先メールアドレスＡ１−ｎ
メール本体Ａ１
ヘッダＡ１：件名、Fromアドレス、Toアドレスなど
ボディＡ１
本文Ａ１
(添付ファイルＡ１)

[プロトコル電文Ａ２−１……ｎ]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：処理装置はプロトコル電文Ａ１を受信。送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを抽出。送信元メールアドレスと送信先メールアドレスの組み合わせの全てに対してステータスがＯＫだった場合、処理装置はプロトコル電文Ａ２（送信先メールアドレス毎に分割、内容はＡ１と同じ）をＳＭＴＰプロトコルで中継のメール・サーバを経由して送信先メール・サーバへ送信。
構成：
送信元メールアドレスＡ２：Ａ１と同じ
送信先メールアドレスＡ２−１……ｎ：Ａ１−１……ｎのいずれか
メール本体Ａ２：Ａ１と同じ
ヘッダＡ２：Ａ１と同じ
ボディＡ２：Ａ１と同じ
本文Ａ２：Ａ１と同じ
(添付ファイルＡ２)：Ａ１と同じ

[プロトコル電文Ａ３−１……ｎ]（ＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４に準拠して編成される電文）
手順：送信先メールアドレスに対応するクライアント装置はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルにより送信先メール・サーバからメールを受信。
構成：
メール本体Ａ３：Ａ１と同じ
ヘッダＡ３：Ａ１と同じ
ボディＡ２：Ａ１と同じ
本文Ａ２：Ａ１と同じ
(添付ファイルＡ２)：Ａ１と同じ

[プロトコル電文Ｂ１]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：Ａ１と同じ
構成：Ａ１と同じ

[プロトコル電文Ｂ２]（ＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４に準拠して編成される電文）
手順：処理装置は承認者用受信メールボックスにプロトコル電文Ｂ１を格納。承認者はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルによりプロトコル電文Ｂ１を受信プロトコル電文Ｂ１を受信。送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを抽出。送信元メールアドレスと送信先メールアドレスの組み合わせの全てに対してステータスが未だった場合かつＮＧステータスが含まれない場合、処理装置はプロトコル電文Ｂ２をＳＭＴＰプロトコルで中継のメール・サーバを経由して承認者メール・サーバへ送信。承認者メールアドレスに対応するクライアント装置はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルによりメールを受信。
構成：
送信元メールアドレスＢ２：処理装置メールアドレス
送信先メールアドレスＢ２：承認者メールアドレス
メール本体Ｂ２
ヘッダＢ２：件名、Fromアドレス、Toアドレスなど
ボディＢ２
本文Ｂ２：処理装置が作成した承認者への承認依頼文
添付ファイルＢ２−１：元メールの送信元、送信先メールアドレスのリスト
添付ファイルＢ２−２：元メールのメール本体(メール本体Ｂ１をカプセル化したデータ)
電子署名Ｂ２：ボディＢ２が処理装置により作成され改竄されていないことを保証する

[プロトコル電文Ｂ３]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：メール作成者がメールソフトにより処理装置への承認結果メールを作成(承認の場合)。ＳＭＴＰプロトコルで処理装置へ送信。
構成：
送信元メールアドレスＢ３:承認者のメールアドレス
送信先メールアドレスＢ３：処理装置の承認結果用メールアドレス
メール本体Ｂ３
ヘッダＢ３：件名、Fromアドレス、Toアドレスなど
ボディＢ３
本文Ｂ３：
添付ファイルＢ３−１：メール本体Ｂ２をカプセル化したデータ
添付ファイルＢ３−２：承認可否データ（承認）
電子署名Ｂ３：

[プロトコル電文Ｂ４]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：処理装置はプロトコル電文Ｂ３を受信。メール本体に承認者の署名と承認可否データがあり、承認可否データが「承認」状態を示していることを確認。処理装置はプロトコル電文Ｂ４（内容はＢ１と同じ）をＳＭＴＰプロトコルで中継のメール・サーバを経由して送信先メール・サーバへ送信。送信先メールアドレスに対応するクライアント装置はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルによりメールを受信。
構成：
送信元メールアドレスＢ４：Ｂ１と同じ
送信先メールアドレスＢ４−１：Ｂ１−１と同じ
送信先メールアドレスＢ４−２：Ｂ１−２と同じ
……
送信先メールアドレスＢ４−ｎ：Ｂ１−ｎと同じ
メール本体Ｂ４：Ｂ１と同じ
ヘッダＢ４：Ｂ１と同じ
ボディＢ４：Ｂ１と同じ
本文Ｂ４：Ｂ１と同じ
(添付ファイルＢ４)：Ｂ１と同じ

[プロトコル電文Ｂ５−１……ｎ]（ＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４に準拠して編成される電文）
手順：送信先メールアドレスに対応するクライアント装置はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルにより送信先メール・サーバからメールを受信。
構成：
メール本体Ｂ３：Ｂ１と同じ
ヘッダＢ３：Ｂ１と同じ
ボディＢ２：Ｂ１と同じ
本文Ｂ２：Ｂ１と同じ
(添付ファイルＢ２)：Ｂ１と同じ

[プロトコル電文Ｃ１]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：Ａ１と同じ
構成：Ａ１と同じ

[プロトコル電文Ｃ２]（ＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４に準拠して編成される電文）
手順：Ｂ２と同じ
構成：Ｂ２と同じ

[プロトコル電文Ｃ３]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：メール作成者がメールソフトにより処理装置への承認結果メールを作成(承認拒絶の場合)。ＳＭＴＰプロトコルで処理装置へ送信。処理装置が承認者より否認結果メールを受け取り、元メールのメール作成者受信メールボックスに否認通知メールを格納。
構成：
送信元メールアドレスＣ３:承認者のメールアドレス
送信先メールアドレスＣ３：処理装置の承認結果用メールアドレス
メール本体Ｃ３
ヘッダＣ３：件名、Fromアドレス、Toアドレスなど
ボディＣ３
本文Ｃ３：
添付ファイルＣ３−１：メール本体Ｃ２をカプセル化したデータ
添付ファイルＣ３−２：承認可否データ（否認）
電子署名Ｃ３：

[プロトコル電文Ｃ４]（ＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４に準拠して編成される電文）
手順：送信元メールアドレスに対応するクライアント装置はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルにより処理装置からメールを受信。
構成：
メール本体Ｃ４
ヘッダＣ４：否認通知メールの件名、Fromアドレス、Toアドレスなど
ボディＣ４
本文Ｃ４：処理装置が作成した作成者への送信否認通知文
添付ファイルＣ４−１：元メールの送信元、送信先メールアドレスのリスト
添付ファイルＣ４−２：元メールのメール本体(メール本体Ｃ１をカプセル化したデータ)
電子署名Ｃ４：ボディＣ４処理装置により作成され改竄されていないことを保証する

[プロトコル電文Ｄ１]（ＳＭＴＰに準拠して編成される電文）
手順：Ａ１と同じ
構成：Ａ１と同じ

[プロトコル電文Ｄ２]（ＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４に準拠して編成される電文）
手順：処理装置はプロトコル電文Ｄ１を受信。送信元メールアドレスと送信先メールアドレスを抽出。送信元メールアドレスと送信先メールアドレスの組み合わせのいずれか１つでもＮＧだった場合、処理装置は元メールのメール作成者受信メールボックスに否認通知メールを格納。送信元メールアドレスに対応するクライアント装置はＰＯＰ３又はＩＭＡＰ４プロトコルにより処理装置からメールを受信。
構成：
メール本体Ｃ４
ヘッダＣ４：否認通知メールの件名、Fromアドレス、Toアドレスなど
ボディＣ４
本文Ｃ４：処理装置が作成した作成者への送信否認通知文
添付ファイルＣ４−１：元メールの送信元、送信先メールアドレスのリスト
添付ファイルＣ４−２：元メールのメール本体(メール本体Ｃ１をカプセル化したデータ)
電子署名Ｃ４：ボディＣ４処理装置により作成され改竄されていないことを保証する

以上に説明したように、本実施形態によれば、本願発明を効果的に適用することができる。

なお、以上に説明した実施形態においては、送信メール処理装置１０は、送信用メール・サーバ装置として機能するメール・サーバ装置２０とは別の、独立したハードウェアになっている。しかしながら、本願発明は、このような構成に限定されるものではない。例えば、送信メール処理装置１０を、メール・サーバ装置２０と共に、少なくとも一部共通のハードウェアにおいて構成するようにしてもよい。

なお、以上に説明した実施形態では、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールは、一旦送信メール処理装置１０に送信されるようにしており、該送信に際して送信メール処理装置１０は、送信用メール・サーバ装置として機能するようになっている。しかしながら、本願発明は、このようなものに限定されるものではない。

例えば、メール作成者クライアント装置５で作成された電子メールは、送信用メール・サーバ装置として機能する、メール・サーバ装置２０に送信されるようにする。そして、該メール・サーバ装置２０が、この電子メールを送信先の受信用メール・サーバ装置に送信する過程において、上述の実施形態では送信メール処理装置１０において実行される本願発明が適用される処理を、自動的に介在させるようにしてもよい。あるいは、該過程で行われる処理において、上述の実施形態では送信メール処理装置１０において実行される本願発明が適用される処理を、複合的に実行するようにしてもよい。

以上説明したとおり、本発明によれば、担当者や関係者の労力を抑えながら、送信先アドレスに誤りがあるなどの不適切な電子メールが送信されたり、悪意のある電子メールが送信されたりすることを、送信者側で未然に防ぐことができる送信メール処理方法及び装置を提供することができる。

本発明が適用された送信メール処理方法及び装置の実施形態の構成を示すブロック図 上記実施形態の各装置に用いるハードウェアの構成を示すブロック図 前記実施形態の送信メール処理装置における、本発明に係る構成を示すブロック図 前記実施形態において、取引先メールアドレスＤＢ装置に格納されている情報を示す線図 前記実施形態において、メール作成者クライアント装置において作成されたメールを、送信メール処理装置を介在させてネットワークを経由して送信する際の処理の流れを示すフローチャート 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ａ１のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ａ２−１〜Ａ２−ｎのデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ａ３−１〜Ａ３−ｎのデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｂ１のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｂ２のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｂ３のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｂ４−１〜Ｂ４−ｎのデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｂ５−１〜Ｂ５−ｎのデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｃ１のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｃ２のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｃ３のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｃ４のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｄ１のデータ構成図 前記実施形態において用いられるプロトコル電文Ｄ２のデータ構成図

符号の説明

１、３…ネットワーク
５…クライアント装置
７…ルータ装置
１０…送信メール処理装置
２０…メール・サーバ装置
２４…イエロー・ページ装置
２６…ＤＮＳサーバ装置
３０…受信処理部
３２…チェック処理部
３４…送信処理部
４０…送信可否チェック処理部
４２…返信メール・チェック処理部
４４…承認チェック処理部
４６…承認要請処理部
５２…取引先メールアドレスＤＢ装置
６２…情報保守処理部
３０１〜３０３…バス
３１０…ＣＰＵ
３１１…ＲＡＭ
３１２…ＲＯＭ
３１３…ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ
３１４…ＭＯＤＥＭ
３２０〜３２２…Ｉ／Ｆ
３３０…画面表示装置
３３１…キーボード
３３２…マウス
３３３…プリンタ装置
３４０…ＨＤＤ装置
３４１…ＣＤ装置
３４２…ＦＤＤ装置

Claims (7)

1. ネットワークによって相手先に送信するために、送信用メール・サーバ装置に送信される電子メールを、該送信用メール・サーバ装置が受信する前に受信処理部によって受信し、
   該電子メールの承認の有無を、承認チェック処理部によって判定し、
   送信可否チェック処理部は、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、送信可否情報及び送信承認要否情報を、該当電子メールに応じて参照すると共に、該電子メールの該送信承認要否情報が要であれば前記承認有無判定結果を参照し、これら参照結果に基づいて該電子メールの送信の可否を判定し、
   送信可と判定された場合は、該電子メールを前記送信用メール・サーバ装置に送信することを特徴とする送信メール処理方法。
2. 請求項１の送信メール処理方法において、
   前記送信可否チェック処理部は、電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、過去の承認担当者による承認を得た送信実績が集計されている送信承認実績管理情報に基づいて、該承認送信実績が所定以上である場合は、この後には承認担当者による承認を得ずとも、前記送信可否判定を可と判定することを特徴とする送信メール処理方法。
3. 請求項１又は請求項２の送信メール処理方法において、
   送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、いずれかの前記情報の少なくとも一部が、保守処理部によって、少なくとも送信元メールアドレスの該当利用者の職務上の地位に応じて、自動的に設定されることを特徴とする送信メール処理方法。
4. 請求項１乃至請求項３のいずれか１つの送信メール処理方法において、
   送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、いずれかの前記情報の少なくとも一部が、返信メール用の登録を、独立して可能になっていることを特徴とする送信メール処理方法。
5. 請求項１乃至請求項４のいずれか１つの送信メール処理方法において、
   前記送信可否チェック処理部は、前記送信可否判定で否と判定され、且つ、該判定の電子メールの前記送信承認要否情報が要であれば、該電子メール、及び、承認要請の情報を、承認担当者に送信することを特徴とする送信メール処理方法。
6. ネットワークによって相手先に送信するために、送信用メール・サーバ装置に送信される電子メールを、該送信用メール・サーバ装置が受信する前に受信する受信処理部と、
   該電子メールの承認の有無を判定する承認チェック処理部と、
   電子メールの送信元メールアドレス及び送信先メールアドレスの組み合わせを検索キーとして参照される、送信可否情報及び送信承認要否情報を、該当電子メールに応じて参照すると共に、該電子メールの該送信承認要否情報が要であれば前記承認有無判定結果を参照し、これら参照結果に基づいて該電子メールの送信の可否を判定し、送信可と判定された場合は、該電子メールを前記送信用メール・サーバ装置に送信する送信可否チェック処理部と、を備えたことを特徴とする送信メール処理装置。
7. 請求項１乃至請求項５のいずれか１つの送信メール処理方法、又は、請求項６の送信メール処理装置を実施するためのコンピュータ・プログラム。

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