JP5636899B2 - 情報処理装置、およびその情報処理方法、プログラム、記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明は、返信先アドレスを指定可能な電子メールを管理する技術に関する。

近年、ネットワーク技術の普及によりワークフローシステムなどが広く一般的に利用されるようになっている。特許文献１では、専用のメーラを導入しなくても、電子メールベースによるワークフローシステムが提案されている。

特開２００２−７３４１９号公報

特許文献１では、システムからユーザにメッセージを送信する際、返信先がワークフローシステムになるように、電子メールの規約に基づき電子メールのヘッダ情報を変更して送信していた。

しかしながら、電子メールの受信者により利用しているメールシステムが異なるため、この規約どおりに処理されない場合があった。

そこで本発明では、返信先アドレスを変更して運用される電子メールシステムにおいて、電子メールの受信者の環境に関わらず、電子メールによる返信を正常に行うことが可能な電子メール管理システムを提供することを目的とする。

返信に用いられる特定のアドレスを電子メールのヘッダ情報に設定して当該電子メールを送信可能な情報処理装置であって、前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先の情報が記憶された宛先情報記憶手段と、送信される前記電子メールの宛先を特定する宛先特定手段と、前記宛先特定手段により特定された宛先が、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信できる宛先であるとされる場合は、前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」として設定し、一方、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先であるとされる場合は前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「送信元アドレス」に設定するヘッダ情報設定手段と、前記ヘッダ情報設定手段によってヘッダ情報が設定された電子メールを前記宛先特定手段により特定された宛先に送信すべく制御する送信制御手段と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、電子メールの受信者の環境に関わらず、電子メールによる返信を正常に行うことができる。

本発明の実施形態に係るワークフローシステムの構成の一例を表す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおけるメールサーバを適用可能な情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るワークフローサーバを適用可能な情報処理装置の機能構成図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムの全体の流れを示すイメージ図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける電子メール送信画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者指定画面の一例を示す図である。 発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者の受信画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者の返信画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者の受信画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおけるワークフロー定義の一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける指定宛先リストの一例を示す図である。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける起票処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおけるワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者にメール送信処理の一例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明におけるワークフローシステムの構成の一例を表す図である。

図１においてワークフローシステムは、メールサーバ１０１、ワークフローサーバ１０２、ウェブメールサーバ１０３、クライアント端末１０４および携帯端末１０５がネットワーク１００を介して接続可能な状態にある。

メールサーバ１０１は、主にクライアント端末にメールソフトをインストールしてメールの送受信を受付けるメールサーバであり、ウェブメールサーバ１０３からもメールの送受信を受け付ける。

本発明でいうウェブメールとは、クライアント端末１０４や携帯端末１０５のウェブブラウザから利用することができるウェブメールシステムのことを指す。受信したメールの閲覧や、新規メッセージの作成・送信などをウェブブラウザのみで行なうことができる。

クライアント端末にメールソフトをインストールしてメールの送受信を管理するメールクライアントとは異なり、すべてのメール送受信をサーバ側で管理するため、ユーザは、ウェブブラウザを用いることでどこにいてもメールの作成、受信、閲覧を行うことが可能である。

ワークフローサーバ１０２は、起票されたワークフローを、電子メールを利用して制御するサーバである。クライアント端末１０４や携帯端末１０５を利用した起票者からワークフローの起票を受付けたり、受付けたワークフローを、電子メールを利用して承認者に送信したりする。

クライアント端末１０４や携帯端末は、メールソフトを利用してメールサーバ１０１に対して直接メールの送受信を行うこともでき、ブラウザを利用して、ウェブメールサーバ１０３と通信することも可能である。

また、クライアント端末１０４および携帯端末１０５のネットワーク１００への接続形態は、有線でも無線でも構わないし、電話回線でも構わない。

また、ウェブメールサーバ１０３やワークフローサーバの機能は、メールサーバ１０１と同一の筐体上に構成されていてもよい。

次に、図２を用いて、図１に示したメールサーバ１０１のハードウェア構成について説明する。

図２は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおけるメールサーバを適用可能な情報処理装置のハードウェア構成例を示すブロック図である。なお、図２のブロック図は各種サーバ及び端末にも適用可能である。

図２に示すように、メールサーバ１０１は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ
Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８等が接続された構成を採る。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ
Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

また、本発明を実施するために必要な情報が記憶されている。なお外部メモリはデータベースであってもよい。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス（等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。

ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。尚、表示器は液晶ディスプレイ等の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。

メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ
Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｍｅｍｏｒｙ Ｃａｒｄ ＩｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌＡｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ４００）を介して外部機器と接続・通信し、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ
Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等によるユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記憶されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。

さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイルおよび各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明についても後述する。

図３は、本発明の実施形態に係るワークフローサーバを適用可能な情報処理装置の機能構成図である。

図２におけるＣＰＵ２０１等のハードウェア構成が互いに協働して動作することにより機能するソフトウェア構成となっている。

ワークフローサーバ１０３は、ワークフロー制御部３０１、案件制御部３０２およびメール管理部から構成されている。また、データベースとして、ワークフロー管理ＤＢ３１１、案件管理ＤＢおよび宛先指定マスタ３１２が記憶されている。

各種データベースは、文書管理装置１０３のハードディスク等に記憶可能である。必要に応じてこれ以外にもデータベースを持つことも可能である。

ワークフロー管理ＤＢ３１１は、クライアント端末１０４や携帯端末１０５から起票者により起票されたワークフローを管理するためのデータベースである。詳細については後述するが、承認ルートや現在の状態などの各種設定が管理されている。

案件管理ＤＢ３１２は、ワークフローシステムで承認が求められている案件のデータベースである。承認を求める本文や添付ファイルなどの管理を行うためのデータベースである。

指定宛先マスタ３１３は、特定のドメインやメールアドレスやワークフローの案件ＩＤなどが設定されている。詳細については、後述するが、ここで指定された宛先に対して承認メールを送信する際に、メールヘッダを変更する。

ワークフロー制御部３０１は、ワークフロー管理ＤＢに登録されているワークフローの設定に従って、ワークフローを制御する。

案件制御部３０２は、案件管理ＤＢに記憶されている案件のデータを制御するものである。例えば、起票された承認依頼に対して、添付ファイルが付いていた場合など、承認依頼メールにも当該ファイルを添付するなどの制御を行う。

メール管理部３０３は、ワークフローサーバ宛てのメールの受信を確認したり、承認者へ送る承認メールの返信先メールアドレスの設定を行ったりする。

図４は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムの全体の流れを示すイメージ図である。図１と同じものについては同様の符号が付されている。

図において、サーバ側はウェブメールサーバ１０３、ワークフローサーバ１０２、メールサーバ１０１とで構成される。ウェブメールサーバ１０３では、ウェブメールシステムが提供される。ワークフローサーバには、ワークフローの承認ルートなどが記憶される。またメールサーバ１０１には、本ワークフローシステムのワークフロー制御アカウント４０２が設定されている。

各種ＤＢ４０１は、図３で説明したデータベースのことであり、ワークフローサーバ１０２に記憶されている。なお、各種ＤＢ４０１は、ワークフローサーバ１０２が参照できればよいものであって、他のサーバなど、どこに記憶されていても構わないものである。

これらサーバとネットワーク１００を介して、各種端末が接続されている。各種端末には、クライアント装置１０４や携帯端末１０５を用いることができる。

各種端末の利用者として、「ワークフローシステム管理者」４１０、「起票者」４１１、「承認者１」４１２、「承認者２」４１３、「承認者３」４１４などが存在し、ワークフローシステムの利用者となる。
以下、ワーフクローの流れを説明する。

ＳＴＥＰ１では、起票者４１１がウェブメールを利用してワークフローを起票する。起票者は、ウェブメールのメール作成画面を利用してワークフローを作成し、承認者を設定しウェブメールサーバ１０３に送信する。次にウェブメールサーバ１０３からワークフローサーバ１０２のＡＰＩが呼び出され、ワークフローが起票される。

ワークフローサーバ１０２が起票要求ＡＰＩの呼び出しを受け付けると、内容を解析し、承認ルートと内容をワークフロー管理ＤＢおよび案件管理ＤＢなどの各種ＤＢ４０１に登録し、メールサーバ１０１を通じて承認者１への承認依頼メールを送付する。

なお、起票者の要求をウェブメールサーバ１０３に送信せず、直接ワークフローサーバ１０２に送信することで起票されるように構成することも可能である。

ＳＴＥＰ２では、承認依頼メールを受信した承認者１は、ブラウザからウェブメールで承認を行う。具体的には、承認する旨を返信するものである。また、利用するメールクライアントは、ウェブメールであっても、クライアントにインストールして利用するメーラ（以下、メーラ）であっても構わない。

承認者１は、ウェブメールで承認依頼メールを受信し、承認であった場合、承認依頼メールの返信画面で本文に「承認」を入力し、メールを返信する。この際、返信先はワークフロー制御アカウント４０２となる。否認の場合は本文に「否認」と入力して返信する。

ワークフローサーバ１０２はメールサーバ１０１のワークフロー制御アカウント４０２にメールが到着していないか定期的にチェックし、届いていればメールを受信し内容を解析する。

「承認」メールを受信した場合、次の承認者がいれば、メールサーバ１０１を通じて次の承認者に承認依頼メールを送付する。本実施形態では、次の承認者である承認者２に対して承認依頼メールを送信する場合について説明する。

なお「否認」を受信した場合や、ワークフローの承認が全部終了した場合は、処理を終了するか、設定されていれば後処理を実行する。

ＳＴＥＰ３では、承認メールを受信した承認者２は外出先から携帯端末で承認を行う。承認者２は携帯端末で承認依頼メールを受信し、承認依頼メールの返信画面で本文に「承認」を入力し、メールを返信する。この際、返信先はワークフロー制御アカウント４０２となる。

ワークフローサーバ１０２はメールサーバ１０１のワークフロー制御アカウント４０２にメールが到着していないか定期的にチェックし、届いていればメールを受信し内容を解析する。

「承認」メールを受信した場合、次の承認者がいれば、メールサーバ１０１を通じて次の承認者に承認依頼メールを送付する。本実施形態では、次の承認者である次の承認者３に対して承認依頼メールを送信する場合について説明する。

ここで、携帯端末は公衆網回線４０３を利用して通信しているものであるが、電話回線であっても、無線ＬＡＮであっても、通信が可能であれば適用可能であり、ネットワーク１００の定義に含まれるものとする。

承認者３はメーラから承認を行う。承認者３はメーラで承認依頼メールを受信し、承認依頼メールの返信画面で本文に「承認」を入力し、メールを返信する。この際、返信先はワークフロー制御アカウント４０２である。

ワークフローサーバはメールサーバのワークフロー制御アカウントにメールが到着していないか定期的にチェックし、届いていればメールを受信し内容を解析する。本実施形態では、次の承認者がいない場合として説明する。

ワークフローサーバ１０２は、承認は完了したと判断して、ワークフローの状態を承認済みに遷移し、起票者に全承認完了メールを送付する。また、関連処理があれば関連処理を行う。

各ＳＴＥＰで、承認依頼メールに対する返信先は、ワークフロー制御アカウント４０２であると説明したが、返信先を指定する際には、各承認者が受信した承認依頼メールから、返信メニューで返信可能であることが望ましい。

具体的には、各承認者の利用する電子メールシステムが、返信先アドレス（Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）として設定されたアドレスに対して返信が可能かどうかによる。

返信先アドレスとは、メールアドレスのフォーマットに関する規約（ＲＦＣ）などにより指定可能なフィールドである。

このフィールドに返信先アドレスを指定することにより、例えば、本実施形態では、電子メールの送信者アドレス（Ｆｒｏｍ）にワークフローの起票者を設定し、返信先アドレスにワークフロー制御アカウント４０２を設定することができる。これによれば、起票者と返信先アドレスを別々に承認者に通知することができる。

しかしながら、メールアドレスのフォーマットに関する規約で設定されたフィールドであっても、その通りに動作しないドメインやメールクライアントが存在する。返信先アドレスとして、送信元アドレス（Ｆｒｏm）が利用されてしまうような場合、ワークフローがそこで止まってしまい正常に動作しなくなってしまう。

本発明では、これを防ぐために各ＳＴＥＰで次の承認者に承認依頼メールを送信する際、承認者が使用するメールシステムで、この規約が守られるかを判断し、メールヘッダを変更する処理を行っている。詳細については後述する。

図５は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける電子メール送信画面の一例を示す図である。

図５において、５００はメール作成画面である。メール作成画面は、クライアント端末１０４による取得要求に基づいてウェブメールサーバ１０３から画面情報を送信することにより、クライアント端末１０４のブラウザ上に表示されるものである。
５０１は、電子メールを送信するための送信ボタンである。

５０２は、作成したメールを送信前に確認するために送信内容確認画面を表示させるためのボタンである。

５０３は、操作切り替えタブである。本図では「メール作成」のタブが最前面に表示されているため、メール作成画面が表示されていることが明らかになっている。このように、操作切り替えタブは、現在表示している画面のタブを最前列にして他のタブよりも大きく表示している。

５０４、５０５、５０６は夫々、宛先ボタン、ＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙの略）ボタン、ＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ
Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ）ボタンである。これらのボタンは、後述する検索用のテキストボックス５１１に入力される言葉により検索された結果が５０７の検索結果表示欄に表示され、５０７に表示される個人アドレス若しくはグループアドレスをメールの宛先に指定する際に押下するボタンである。

５０７に表示されている検索結果のうちユーザが所望のものを選択し、宛先ボタン５０４、Ｃｃボタン５０５、Ｂｃｃボタン５０６のいずれかを押下すると、それぞれ、メール作成画面５００右側の“宛先ボックス”、“Ｃｃボックス”、“Ｂｃｃボックス”に選択された個人アドレス若しくはグループが入力される。

５１１は、アドレス検索用テキストボックス、５１０は５１１に入力された検索条件を基に個人アドレス若しくはグループの検索を実行する検索ボタンである。

５０８はメール作成画面５００で作成するメールの宛先を示す宛先ボックスである。宛先ボックスは、“宛先ボックス”、“Ｃｃボックス”、“Ｂｃｃボックス”で構成されており、前述の５０７に表示されている個人アドレス若しくはグループを選択し、宛先ボタン５０４、Ｃｃボタン５０５、Ｂｃｃボタン５０６のいずれかを押下すると、それぞれ、メール作成画面５００右側の“宛先ボックス”、“Ｃｃボックス”、“Ｂｃｃボックス”に選択された個人アドレス若しくはグループが入力される。

５０９はメール作成画面５００で作成するメールの本文を編集する編集テキストボックスである。

ワークフローボタン５１２は、押下されることで、ワークフローの承認者を指定する画面がウェブメールサーバ１０３により作成され、表示される。詳細については後述する。

また、特に番号で示してはいないが、本図にも記載のようにメール作成画面５００は、メールの差出人ボックス（本ウェブメールシステムにログインしているユーザの個人アドレスが設定されていることが通常）、メールの件名ボックス、メールに資料を添付する場合の添付資料の格納場所を示す添付資料確認ボックスを備えていることが望ましい。

尚、５０８の宛先ボックスへの宛先入力方法は、５０７に表示されている個人アドレス若しくはグループを選択し、宛先ボタン５０４、Ｃｃボタン５０５、Ｂｃｃボタン５０６のいずれかを押下した時に自動的に入力される方法と、ユーザのキーボード操作により、直接宛先を入力する方法とがある。また、先述の方法の他に、コントローラ（マウス）操作で右クリック指示を受け付けた時に表示されるメニューから宛先を指示する方法もある。

なお、本図面では、ウェブメールの画面を例に説明したが、通常の電子メールクライアントの場合は、ワークフローボタンが表示されないので、別途、承認者を指定するメニューを起動することにより、同様の処理を行うことができる。

図６は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者指定画面の一例を示す図である。

承認者指定画面６００は、図５のメール作成画面からワークフローボタン５１２が押下された時に表示される。

承認者指定欄６０１では、承認者として設定したいユーザを選択する。選択方法としては、「行を追加」「アドレス帳」「直接入力」などがある。

「行を追加」が選択されると、承認者を入力する承認者欄６０２が追加される。「アドレス帳」が選択されると不図示のアドレス帳画面が表示され、承認者を選択することが可能となる。選択された承認者は承認者欄６０２に追加される。「直接入力」が押下されると、カーソルが表示されるなどして、承認者欄６０２に直接入力できるようになる。

承認者欄６０２は、承認者の名前欄６０３と承認者のアドレス６０４から構成される。ここで指定されたユーザが承認者として、ワークフロー定義としてワークフロー管理ＤＢに登録される。

オプションとして、「全員の承認を得る」６０５、「上から順に承認者とする」６０６、「承認を得たら自動的に宛先に送信する」６０６などが選択可能となっている。

「全員の承認を得る」６０５にチェックがされている場合、設定された承認者全員の承認を得るべく、一斉に承認依頼メールを送信する。その際、承認の順番は問わない。

「上から順に承認者とする」６０６にチェックがされている場合、承認者欄６０２に登録されている順に上から承認者１・２・３として設定される。

「承認を得たら自動的に宛先に送信する」６０６にチェックが入れられている場合、承認が正常に完了した後、本画面を呼び出した元のメール作成画面５００に設定されている宛先にメールを送信する。この際、送信されるメールは、宛先や本文が設定され、送信可能な状態で保管されている。

承認者やオプションの設定後、ＯＫボタン６０７を押下することで、ワークフローサーバ１０２へ送信され、ワークフロー定義が記憶される。キャンセルボタン６０８が押下された場合は、元の設定をキャンセルし、元の画面に戻る。

なお、オプションの設定はこれ以外にも設定可能であるし、矛盾しないよう、排他制御をすることも可能である。

図７は、発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者の受信画面の一例を示す図である。

図６の画面などから承認者が指定され、ワークフローサーバ１０２によりワークフロー定義が設定されることにより、承認者に対して送信されるメールである。図６で指定されたとおり、本実施形態では、承認者１→承認者２→承認者３の順にワークフロー定義されているものとして説明する。

受信メール画面７００は、承認者１である「ｓｈｏｎｉｎ１＠ｍａｉｌ．ｃｏｍ」の受信メール画面である。

承認者は、メール本文欄７０５に「承認」や「否認」を記載して返信ボタン７０１を押すことでワークフローシステムへの返信が可能となっている。

操作切り替えタブでは、メール一覧メニュー７０２が選択されており、メール一覧エリア７０３にて、表示したいメールを選択することが可能である。

メールヘッダ欄７０４には、ワークフローサーバ１０２で設定されたヘッダが表示されている。

件名には、ワークフローの案件であることが分かるよう、「Ｆｌｏｗ００１・・・」ワークフローＩＤが付与されている。

差出人には、ワークフローの起票者である「ｍｏｒｉｏｋａ＠ｍａｉｌ．ｃｏｍ」が設定され、返信先アドレス（Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）には、ワークフロー制御アカウントである「ｓｙｓｔｅｍ＠ｍａｉｌ．ｃｏｍ」が設定されている。なお、本実施形態ではワークフローの起票者のアドレスをメールの差出人として設定している。

添付ファイルや、メール本文欄７０５に書かれる内容は、案件管理ＤＢ３１２により管理されている。

図８は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者の返信画面の一例を示す図である。

図７の受信メール画面７００から返信ボタン７０１が押下された時に表示されるメール送信画面８００である。

操作切換えタブでは、メール作成メニュー８０１が選択されており、送信ボタン８０２が押下されることでメール送信が行われる。

差出人欄８０３には、承認者１のメールアドレスが設定されている。宛先欄８０４には、承認依頼メール１に、返信先アドレスで指定されていた「ｓｙｓｔｅｍ＠ｍａｉｌ．ｃｏｍ」が設定されている。この設定により、メールはワークフロー制御アカウント宛てに送信される。

本文欄８０５には、「承認」と書かれており、本実施形態では、承認者１が手書きで記入するものとする。また、これに限らず、ウェブメールサーバがボタンなどのメニューを表示して、承認／否認を選択するようにしてもよい。また、運用でルールを定めることにより、数字や記号により承認／否認を判定するようにすることもできる。

図９は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者の受信画面の一例を示す図である。

受信メール画面９００は、承認者２が携帯端末で受信したメール画面である。ヘッダ欄９０１には、ワークフローサーバ１０２で設定されたヘッダが表示されている。その他、図７メール画面と同様のものに関しては説明を省略する。

本メール画面９００は、図８の返信画面から承認者１がワークフロー制御アカウント宛てに送信したメールを、ワークフローサーバ１０２が解析し、次の承認者である承認者２宛てに送信したメールの画面である。

本メールの受信者である「ｓｈｏｎｉｎ２＠ｄｏｄｏｄｏ．ｎｅ．ｊｐ」は、後述するメールの規約を実行できないアドレスとしてシステムに登録されている。そこで、ワークフローサーバ１０２は、承認者２宛てに承認依頼メールを送信する際に、差出人アドレスを、ワークフローの起票者ではなく、ワークフローの進行に必要なアドレスを指定する。

具体的には「ｓｙｓｔｅｍ＠ｍａｉｌ．ｃｏｍ」が設定されている。これにより、承認者２の利用するメールシステムが返信先アドレスを利用できない場合でも正常にワークフロー制御アカウントにメールが返信されるので、ワークフローシステムを正常に動作させることができる。

またその際、承認者２はワークフロー起票者が誰だか分からなくなってしまうので、メール本文欄９０２に、ワークフロー起票者欄を設けるようにする。ここにワークフローの起票者アドレスを表示するようにすれば、だれからの承認依頼なのかをメール本文から知ることができるようになる。

承認者１と同様、返信する際は、承認／否認を手入力して、返信ボタン９０３を押下することで、ワークフロー制御アカウントに送信される。

本画面では、ワークフローサーバ１０２が、携帯端末が添付ファイルの受信が不可と判断してメールの添付はされていない。添付ファイルのダウンロード用のＵＲＬなどを通知し、別途ダウンロードできるように構成することも可能である。

承認者２の返信画面、承認者３の受信画面および返信画面は、承認者１や承認者２と同様なので省略する。なお、本実施形態では、承認者１がウェブメール、承認者２が携帯端末そして承認者３が通常のクライアントメールを利用している。しかし、これに限ったものではなく、各承認者宛てのメールを受信できる環境であれば、どのようなメールシステムを利用しても構わない。

図１０は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおけるワークフロー定義の一例を示す図である。

ワークフロー定義は、ワークフローサーバ１０２のハードディスクに記憶されており、ウェブメールクライアントや専用ソフトから確認することが可能となっている。

ワークフロー管理メニュー１０００は、ウェブブラウザなどを利用して、クラアント装置１０３や携帯端末１０４に表示される。

ワークフローの一覧メニュー１００１を押下すると、ワークフロー一覧１００３に、現在ワークフローサーバ１０２に設定されているワークフローの状態が表示される。図では、「Ｆｌｏｗ００１」と「Ｆｌｏｗ００２」が設定されていることがわかる。

ワークフローを選択して開くボタン１００４を押すと、ワークフローの詳細な情報が表示される。

１００５が「Ｆｌｏｗ００１」の詳細な情報で、１００６が「Ｆｌｏｗ００２」の詳細な情報である。詳細な情報には、ワークフローの起票者アドレス、承認者指定画面で指定した条件、レベル、承認者、承認者アドレスおよび状態が記憶されている。

レベルでは、順番に承認が必要なのか、一斉に全員の承認が必要なのかを見ることができる。「Ｆｌｏｗ００１」では、レベル１→レベル２→レベル３の順で承認を受けることがわかる。

「Ｆｌｏｗ００２」では、レベルが同じなので、全員の承認を受けることがわかる。この場合ワークフローサーバは、全ての承認者に一斉に承認依頼メールを送ることになる。

承認者と承認者アドレスは、承認者指定画面で指定されたものである。

状態欄は、この承認者の承認状態が、どのような状態なのかが記憶されており、承認者からメールの返信を受けた際には、ワークフローサーバ１０２がこの状態を更新する。

図１１は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける指定宛先リストの一例を示す図である。

指定宛先リスト１１００は、返信先アドレスを利用できない設定のリストである。

指定宛先ドメイン１１０１は、このドメイン宛てのメールは、返信先アドレスを利用できないことを示している。宛先指定メールアドレス１１０２は、このメールアドレス宛てのメールは、返信先アドレスを利用できないことを示している。

また、指定宛先ワークフローＩＤ１１０３は、ここに指定されたワークフローについては、返信先アドレスを利用しないことを示している。

なお、どのような場合に返信先アドレスを設定しないかについては、ここで挙げた条件に限るものではなく、他にもいろいろなケースを設定可能である。

図１２は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける起票処理の一例を示すフローチャートである。

ウェブメール画面からワークフローボタンが表示されている状態で始まる処理である。

ステップＳ１２０１で、ワークフローボタンが押下されたかどうかを判断する。ワークフローボタンが押下されない場合は、通常のメールの処理となり、ステップＳ１２０６で処理される。

一方、ワークフローが選択された場合、ステップＳ１２０２では、図６に示されるような承認者選択画面６００が表示される。また、ウェブメール画面以外から表示することも可能であり、例えば図１０のワークフローの起票メニュー１００２が押下された時なども同様の処理が行われる。

ステップＳ１２０３では、表示された承認者選択画面への入力を受付け、ステップＳ１２０４で、ワークフローサーバ１０２へ送信する。

ステップＳ１２０５では、送信を受付けたワークフローサーバ１０２がワークフロー処理を開始する。ワークフロー処理は、図１３にて詳細に説明する。

図１３は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおけるワークフロー処理の一例を示すフローチャートである。

ステップＳ１３０１〜Ｓ１３１０まではワークフローサーバ１０２により実行され、ステップＳ１３１１およびＳ１３１２はクライアント端末１０４や携帯端末１０５のクライアント側にて実行される。

まず、ステップＳ１３０１にて起票者からワークフローの起票要求を受付ける。

次に、ステップＳ１３０２にてワークフロー管理ＤＢに承認ルートを含むワークフロー定義を記憶する。同時に案件の内容を案件管理ＤＢに記憶する。なお、ワークフロー管理ＤＢや案件管理ＤＢは同一のデータベースとして管理することも可能である。

ステップＳ１３０３にて、承認者にメールを送信する。詳細な処理については後述する。

ステップＳ１３１１で承認依頼メールを受信したクライアントは、承認者により入力された承認／否認の判断結果を、ステップＳ１３１２において、ワークフローサーバへ返信する。この際の返信は、各端末のメールシステムの返信機能を用いて行われることになる。

ステップＳ１３０４にて、ワークフローサーバ１０２は、クライアントからの承認／否認メールを受信する。図４でも説明したが、メールサーバ１０１のワークフロー制御アカウント宛てのメールを定期的にチェックすることで実現される。

ステップＳ１３０４で受信したメールを解析することにより、ステップＳ１３０５では、承認者からの返信内容をワークフロー管理ＤＢに登録する。例えば承認であれば、図１０の状態欄を承認済とする。

ステップＳ１３０６でワークフローの承認処理が終了したかどうかを判定する。全ての承認者の承認が終了したか、否認などにより終了するなどのケースなどが挙げられる。

ステップＳ１３０６で承認が完了していないと判定されたときは、ステップＳ１３０３に戻り次の承認者宛てに承認依頼メールを送信する。

一方、承認が完了したと判定された場合には、ステップＳ１３０７に進み、ワークフロー起票者に承認処理が完了した旨を通知する。もちろん、通知しないようにすることも可能である。

次に、ステップＳ１３０８で、ワークフロー管理ＤＢのステータスを更新する。ステップＳ１３０５と同様に状態欄を更新する。予め設定された状態（ステータス）があれば、例えば、「承認終了」や「承認完了」や「否認」などを設定するようにしてもよい。

ステップＳ１３０９では、関連処理があるかどうかを判定する。関連処理とは、承認者指定画面などで指定された「承認を得たら自動的に宛先に送信する」などの処理である。図１０のワークフローの詳細な情報などに記憶されている。

例えば、メールを作成しておき、そのメールを送信してよいかどうかを上司に承認してもらい、承認を得たら自動で送信することができる。

関連処理が設定されている場合、ステップＳ１３１０で関連処理を行い、設定されていなければ処理を終了する。

図１４は、本発明の実施形態に係るワークフローシステムにおける承認者にメール送信処理の一例を示すフローチャートである。図１３のステップＳ１３０３の承認者にメール送信処理に相当する。

ステップＳ１４０１で、承認者を特定する。具体的には、ワークフロー管理ＤＢのワークフロー定義とワークフローの状態により判定する。例えば図１０の「Ｆｌｏｗ００１」の状態であれば、承認者２から承認依頼メールの返信を受信した場合、未処理の承認者３に承認依頼メールを送信することになる。

次にステップＳ１４０２で、承認依頼メールの送信先が、指定宛先なのかどうかの判定を行う。具体的には、図１１に示す指定宛先リストに含まれているかどうかを判定する。このリストに含まれていれば、返信先アドレスを利用できないということになる。

ステップＳ１４０２で、承認依頼メールの送信先が、指定宛先に含まれている場合、返信先アドレスを利用できないので、Ｆｒｏｍヘッダにワークフロー制御アカウントを設定する。

一方、指定宛先リストに含まれていない場合、ステップＳ１４０６に進み、Ｆｒｏｍヘッダにワークフロー起票者のアドレスを設定し、ステップＳ１４０６にて、返信先アドレス（Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏ）のワークフロー制御アカウントを設定する。

そしてステップＳ１４０４では、その他のヘッダや本文を指定する。添付ファイルがある場合は、ここで添付の設定をする。添付ファイルや本文は案件管理ＤＢから取得する。

ステップＳ１４０５で、設定された内容でメールサーバ１０１に対してメール送信を行い、処理を終了する。

以上、一実施例について示したが、本発明は、ワークフローシステムに限ったものではなく、例えばメーリングリストシステムのような、返信先アドレスを利用してメールの送受信を行うようなシステムであれば適用可能である。

その場合、例えば、指定宛先リストに含まれるようなアドレスに送信する場合には、返信先アドレスを設定せず、差出人（Ｆｒｏｍアドレス）にメーリングリスト管理アカウントを設定するようにすればよい。

また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、本発明に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体はコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記憶した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記憶媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ ネットワーク
１０１ メールサーバ
１０２ ワークフローサーバ
１０３ ウェブメールサーバ
１０４ クライアント端末
１０５ 携帯端末

Claims (7)

1. 返信に用いられる特定のアドレスを電子メールのヘッダ情報に設定して当該電子メールを送信可能な情報処理装置であって、
   前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先の情報が記憶された宛先情報記憶手段と、
   送信される前記電子メールの宛先を特定する宛先特定手段と、
   前記宛先特定手段により特定された宛先が、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信できる宛先であるとされる場合は、前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」として設定し、一方、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先であるとされる場合は前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「送信元アドレス」に設定するヘッダ情報設定手段と、
   前記ヘッダ情報設定手段によってヘッダ情報が設定された電子メールを前記宛先特定手段により特定された宛先に送信すべく制御する送信制御手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記ヘッダ情報設定手段は、前記特定のアドレスを「送信元アドレス」に設定した場合には、前記電子メールの差出人のアドレスを当該電子メールの本文に表示するように制御することを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記情報処理装置は、電子メールを利用したワークフローシステムにおける電子メールの送受信を管理しており、
   承認者の設定を受付けることでワークフローの起票を行うワークフロー起票手段と、
   前記ワークフロー起票手段により起票された承認者を管理するワークフロー制御手段と、
   前記ワークフロー制御手段により管理される承認者宛てに承認依頼メールを送信する承認依頼メール送信手段を有し、
   前記ヘッダ情報設定手段は、前記電子メールの差出人にワークフロー起票者を設定することを特徴とする請求項１または２記載の情報処理装置。
4. 前記情報処理装置は、あらかじめ作成した送信可能な電子メールを記憶しておき、
   前記ワークフローシステムにおいて承認されたと判定された場合には、前記記憶された電子メールを送信することを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
5. 返信に用いられる特定のアドレスを電子メールのヘッダ情報に設定して当該電子メールを送信可能で、前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先の情報が記憶された宛先情報記憶手段を有する情報処理装置であって、
   送信される前記電子メールの宛先を特定する宛先特定ステップと、
   前記宛先特定ステップにより特定された宛先が、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信できる宛先であるとされる場合は、前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」として設定し、一方、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先であるとされる場合は前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「送信元アドレス」に設定するヘッダ情報設定ステップと、
   前記ヘッダ情報設定ステップによってヘッダ情報が設定された電子メールを前記宛先特定ステップにより特定された宛先に送信すべく制御する送信制御ステップと、
   を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。
6. 返信に用いられる特定のアドレスを電子メールのヘッダ情報に設定して当該電子メールを送信可能で、前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先の情報が記憶された宛先情報記憶手段を有する情報処理装置で読み取り可能なプログラムであって、
   前記情報処理装置を、
   送信される前記電子メールの宛先を特定する宛先特定手段と、
   前記宛先特定手段により特定された宛先が、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信できる宛先であるとされる場合は、前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「返信先アドレス」として設定し、一方、前記宛先情報記憶手段に記憶された宛先の情報によって「返信先アドレス」に設定されたアドレスに返信することができない宛先であるとされる場合は前記返信に用いられる特定のアドレスを前記ヘッダ情報の「送信元アドレス」に設定するヘッダ情報設定手段と、
   前記ヘッダ情報設定手段によってヘッダ情報が設定された電子メールを前記宛先特定手段により特定された宛先に送信すべく制御する送信制御手段と、
   を有することを特徴とする情報処理装置として機能させるためのプログラム。
7. 請求項６のプログラムが記憶された記憶媒体。

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