JP2001167008A - メールデータ管理装置、及びメールデータ管理プログラムが記憶された記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子メールに対する処理が行われる際にユーザ
に確認させて不適切な処理が実行されることを回避する
ことを可能にする。 【解決手段】クライアント装置は、通信ユニット２６に
よりネットワークを介して電子メールを送受信する。送
受信される電子メールは、ＲＡＭ２４あるいは記憶装置
２２に記憶される。ＣＰＵ２０は、入力装置２９より送
受信の対象となっている電子メールに対する各種処理を
処理毎の命令の入力に応じて実行するが、処理の実行命
令が入力された際に、電子メールのメール本文の内容に
基づいて、入力された命令に対応する処理の実行が不都
合であるか否かを確認し、不都合であった場合にはユー
ザに対して表示装置２８においてメッセージを表示させ
るなどして通知し確認させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークなど
を介して送受信されるメールデータを管理するメールデ
ータ管理装置、及びメールデータ管理プログラムが記憶
された記憶媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年では、電子メールが広く用いられる
ようになり、室内に設置されたパーソナルコンピュータ
などによって送受信されるだけでなく、携帯型のパーソ
ナルコンピュータやＰＤＡ（personal digital assista
nt）と呼ばれる小型携帯端末などを用いて屋外において
も電子メールの送受信を行なうことができる。電子メー
ルでは、メール本文のデータの他に、他の任意のファイ
ルを添付データとして同時に送受信することができる。

【０００３】受信した電子メールに対しては返信の実行
を指示することで、送信先とするアドレスが自動設定さ
れた送信メール作成用の画面が提示され、メール本文の
作成や添付ファイルの指定などを行なうことができる。
また、受信した電子メールが不要な場合には、一般的な
データと同様にして任意に削除して受信メールの整理を
行なうことができる。

【０００４】また、近年では電子メールを用いた情報配
信サービスも利用されている。例えば、情報配信サーバ
に予め会員登録しておくことで、ニュースなどの情報が
情報配信用の電子メールによって提供される。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このように電子メール
では、添付データをメール本文と共に送受信することが
できるが、ユーザが添付する意図があったにも関わら
ず、操作誤りなどによって電子メールにファイルが添付
されない場合がある。電子メールを受信した側では、例
えばメール本文中にファイルを添付した旨の内容が記述
されているにも関わらずファイルが添付されていない場
合には、送信元に電子メールや他の手段によって問い合
わせをしなければならない。また、送信元では問い合わ
せに対して確認を行ない、再度、ファイルを添付した電
子メールを送信し直さなくてはならない。

【０００６】また、受信した電子メールが返信を要求し
ている内容であるにも関わらず、その内容を十分に把握
せずに返信用の電子メールの作成することなく、受信し
た電子メールを削除してしまうことがある。こうして削
除してしまった場合には、改めて内容の確認を行なう機
会が無いため、電子メールの発信元から再び問い合わせ
の電子メールが受信されなければ、返信することができ
なくなってしまう。

【０００７】また、情報配信用の電子メールを受信した
場合、その内容を十分に把握せずに削除してしまった場
合には、その情報の内容がユーザにとって重要であった
としても再確認することができなくなってしまう。

【０００８】本発明は、前記のような問題に鑑みなされ
たもので、電子メールに対する処理が行われる際にユー
ザに確認させて不適切な処理が実行されることを回避す
ることが可能なメールデータ管理装置、及びメールデー
タ管理プログラムが記憶された記憶媒体を提供すること
を目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明は、ネットワーク
を介して送受信される電子メールを記憶するための情報
記憶手段と、前記情報記憶手段によって記憶される電子
メールに対する各種処理を実行する処理手段と、前記処
理手段による処理の実行の際に、前記情報記憶手段にお
いて記憶された処理対象とする電子メールの内容に基づ
いて、処理の実行確認をユーザに対して行なう確認手段
とを具備したことを特徴とする。

【００１０】また、前記確認手段は、前記処理手段によ
って電子メールの送信が実行される際に、電子メールの
内容から送信対象とする電子メールに添付すべきデータ
が添付されていないと判別された場合に、当該電子メー
ルを送信しても良いかユーザに確認を行なうことを特徴
とする。

【００１１】また、前記確認手段は、前記処理手段によ
って電子メールの削除が実行される際に、電子メールの
内容から返信する必要があると判別された場合に、返信
無しでの削除を実行しても良いかユーザに確認を行なう
ことを特徴とする。

【００１２】また、前記確認手段は、電子メールの内容
がユーザによって参照される前に、前記処理手段によっ
て電子メールの削除が実行される際に、電子メールの内
容から参照する必要があると判別された場合に、削除を
しても良いかユーザに確認を行なうことを特徴とする。

【００１３】また本発明は、ネットワークを介して所定
の宛先に送信すべき電子メールを、送信元のユーザから
受信する受信手段と、前記受信手段によって受信された
前記電子メールの内容に基づいて、前記電子メールを宛
先に送信することが不都合であるか否かを判断する判断
手段と、前記判断手段によって前記電子メールの送信が
不都合であると判断された場合に、前記電子メールの送
信元のユーザに確認を促すための電子メールを送信する
確認メール送信手段とを具備したことを特徴とする。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態について説明する。図１は本発明の実施の形態
に係わる通信システムの構成を示すブロック図である。
図１では、インターネットなどのネットワーク１０を介
して、メールサーバ１２、クライアント装置１４，１
６、情報提供サーバ１８の間で情報の送受信ができる。

【００１５】メールサーバ１２は、ネットワーク１０を
介して接続された他の情報処理装置から所定の相手先
（例えばクライアント装置１４，１６）への電子メール
を受け付け、所定のタイミングでその相手先に対して電
子メールを送信するサービスを提供する。メールサーバ
１２において記憶される電子メールには、一般的な利用
者間で送受信される電子メールの他、各種情報を電子メ
ールによって配信するサービスを行っている情報提供サ
ーバ１８からの電子メール等がある。所定のタイミング
としては、クライアント装置１４から電子メールのメー
ル読出要求があった場合に、その送信先に該当する電子
メールが蓄積されていた場合に提供する。

【００１６】メールサーバ１２では、クライアント装置
１４に対する電子メールの送信をＰＯＰ（Post Office
Protocol）サーバ１２ａ、クライアント装置１４から
送信される電子メールの受信をＳＭＴＰ（Simple Mail
Transfer Protocol）サーバ１２ｂがそれぞれ担当し
ている。なお、ＰＯＰサーバ１２ａは、ＰＯＰのバージ
ョン３に基づくサーバであるが、ＩＭＡＰ４のプロトコ
ルに従うサーバを用いることもできる。

【００１７】クライアント装置１４，１６は、一般のユ
ーザによって使用されるもので、パーソナルコンピュー
タやＰＤＡ（personal digital assistant）、あるい
は電子メール送受信機能を有した携帯電話などによって
構成される。クライアント装置１４，１６は、ネットワ
ーク１０と有線あるいは無線の何れによって接続された
構成であっても良い。クライアント装置１４，１６に
は、ネットワーク１０を介して他の装置と通信を行なう
機能や電子メールの送受信を行なうための機能が設けら
れる。

【００１８】情報提供サーバ１８は、ネットワーク１０
を介して他の装置に対して各種情報を提供するもので、
例えば電子メールの形態によって各種情報を提供する。
情報提供サーバ１８からクライアント装置１４，１６に
提供される電子メールは、クライアント装置１４，１６
のユーザに対する電子メールを管理するメールサーバ１
２（ＰＯＰサーバ１２ａ）において蓄積される。また、
情報提供サーバ１８は、ＮＮＴＰ（Network news tra
nsfer protocol）サーバとすることもできる。ＮＮＴ
Ｐサーバは、他の装置からネットワーク１０を介して送
られてきたニュース投稿の情報や、このニュース投稿と
同時に送られてくる添付データを受信することができ
る。情報提供サーバ１８がＮＮＴＰサーバであった場
合、クライアント装置１４は、ＮＮＴＰプロトコルに従
って、情報提供サーバ１８から投稿ニュース本文と添付
データを受信することができる。

【００１９】図２は、図１中に示すクライアント装置１
４，１６の電子回路の構成を示すブロック図である。ク
ライアント装置１４，１６は、各種の記憶媒体に記録さ
れたプログラムを読み込み、この読み込んだプログラム
によって動作が制御されるコンピュータによって構成さ
れる。図２に示すように、クライアント装置１４，１６
は、ＣＰＵ２０、記憶装置２２、ＲＡＭ２４、通信ユニ
ット２６、表示装置２８、及び入力装置２９を有して構
成される。

【００２０】ＣＰＵ２０は、装置全体の制御を司るもの
で、例えば記憶媒体に記憶されたメールデータ管理プロ
グラムを含む各種プログラムを実行することにより各種
機能を実現する。メールデータ管理プログラムの実行に
より、後述するメール処理、送信確認処理などを実現す
ることができる。

【００２１】記憶装置２２は、記憶媒体２２ａを有して
おり、この記憶媒体２２ａに対してＣＰＵ２０によりア
クセスされる各種プログラムや、各種データを記録す
る。記憶媒体２２ａは磁気的、光学的記憶媒体、もしく
は半導体メモリで構成されているもので、記憶装置２２
に固定的に設けたもの、もしくは着脱自在に装着するも
のである。また、記憶媒体２２ａに記憶されるプログラ
ム、データ等は、通信回線等を介して接続された他の機
器から受信して記憶する構成にしても良く、さらに通信
回線等を介して接続された他の機器側に記憶媒体を備え
た記憶装置を設け、この記憶媒体に記憶されているプロ
グラム、データを通信回線を介して使用する構成にして
も良い。記憶装置２２には、送信確認処理で用いられる
確認内容情報（詳細については後述する（図５））が登
録されるものとする。

【００２２】ＲＡＭ２４は、各種データを一次的に記憶
するために用いられる。通信ユニット２６は、ＣＰＵ２
０の制御のもとで、ネットワーク１０を介して他の装置
との間で電子メールなどの情報を送受信するための通信
制御を行なう。

【００２３】表示装置２８は、液晶ディスプレイ（ＬＣ
Ｄ）などによって構成されるもので、メール処理、送信
確認処理を含む各種処理の状況をユーザに通知するため
の表示に用いられる。入力装置２９は、キーボードやタ
ブレットなどによって構成されるもので、装置に対する
各種データを入力するために用いられる。

【００２４】図３は、図１中に示すメールサーバ１２及
び情報提供サーバ１８（メールデータ管理装置）の電子
回路の構成を示すブロック図である。メールサーバ１２
及び情報提供サーバ１８は、各種の記憶媒体に記録され
たプログラムを読み込み、この読み込んだプログラムに
よって動作が制御されるコンピュータによって構成され
る。

【００２５】図３に示すように、メールサーバ１２及び
情報提供サーバ１８は、ＣＰＵ３０、記憶装置３２、Ｒ
ＡＭ３４、通信ユニット３６、会員データベース３８、
及び送受信情報記憶装置３９を有して構成される。

【００２６】ＣＰＵ３０は、メールサーバ１２の全体を
制御するもので、例えば記憶媒体に記憶されたメールデ
ータ管理プログラムを含む各種プログラムを実行するこ
とにより各種機能を実現する。メールデータ管理プログ
ラムの実行により、後述する送信確認処理などを実現す
ることができる。メールサーバ１２では、ネットワーク
１０を介して所定の送信先に送信すべき電子メールを記
憶し、この記憶された電子メールを所定の送信先に送信
する。ＣＰＵ３０は、クライアント装置１４に送信すべ
き電子メールを受信した場合、あるいはクライアント装
置１４から他の装置に送信する電子メールを受信した場
合に、この電子メールに対して送信確認処理を実行す
る。

【００２７】記憶装置３２は、記憶媒体２２ａを有して
おり、この記憶媒体２２ａに対してＣＰＵ３０によりア
クセスされる各種プログラムや、各種データを記録す
る。記憶媒体２２ａは磁気的、光学的記憶媒体、もしく
は半導体メモリで構成されているもので、記憶装置３２
に固定的に設けたもの、もしくは着脱自在に装着するも
のである。また、記憶媒体２２ａに記憶されるプログラ
ム、データ等は、通信回線等を介して接続された他の機
器から受信して記憶する構成にしても良く、さらに通信
回線等を介して接続された他の機器側に記憶媒体を備え
た記憶装置を設け、この記憶媒体に記憶されているプロ
グラム、データを通信回線を介して使用する構成にして
も良い。

【００２８】ＲＡＭ３４は、各種データを一次的に記憶
するために用いられる。通信ユニット３６は、ＣＰＵ３
０の制御のもとで、ネットワーク１０を介して他の装置
との間で電子メールなどの情報を送受信するための通信
制御を行なう。

【００２９】会員データベース３８は、情報提供サーバ
１８である場合には、送信情報記憶装置３９に記憶され
た情報を電子メールとして送信すべき送信先に関する情
報が登録されるものである。例えば、情報配信先のユー
ザに関する各種情報（会員名、電話番号、住所など）の
他、情報配信先を示す「電子メールアドレス」などの情
報が登録される。また、メールサーバ１２である場合に
は、電子メールの送受信を行なうユーザ（クライアン
ト）を管理するための情報が登録されるもので、ユーザ
に関する各種情報の他の電子メールアドレスなどの情報
が登録される。

【００３０】送受信情報記憶装置３９は、情報提供サー
バ１８である場合には、会員データベース３８に登録さ
れた会員に送信すべき情報や、ネットワーク１０を介し
て他から提供された情報（投稿ニュースなど）が記憶さ
れる。また、メールサーバ１２である場合には、会員デ
ータベース３８に電子メールの送受信の対象として登録
されている電子メールアドレス毎にメールボックスが設
けられ、他の装置からネットワーク１０を介して受信さ
れた登録されているユーザ宛ての電子メールが格納され
る。メールボックスには、電子メール本文のデータだけ
でなく、添付データなども記憶される。また、送受信情
報記憶装置３９には、メールサーバ１２及び情報提供サ
ーバ１８に後述する送信確認処理を実行する機能が設け
られている場合には、確認処理で用いられる確認内容情
報（詳細については後述する（図５））がユーザ毎に登
録される。

【００３１】次に、本実施形態における動作について説
明する。はじめに、クライアント装置１４における確認
内容の設定処理について説明する。本実施形態における
クライアント装置１４では、送受信の対象となる電子メ
ールに対する処理命令について、入力された命令に対応
する処理の実行確認をユーザに対して行なう確認機能が
設けられており、この確認機能によってどのような確認
を行なうかを予め設定することができる。

【００３２】まず、確認内容の設定の要求が入力される
と、ＣＰＵ２０は、表示装置２８において図４に示すよ
うな確認内容の設定用画面を表示させる。確認内容の設
定としては、「送信」すべき電子メールについて送信処
理の実行命令が指示された場合、受信メールの中から
「削除」すべきメールを指定して削除処理の実行命令が
指示された場合、「返信」すべきメールについて削除処
理の実行命令が指示された場合について、電子メールに
対してどのような確認を実行するのか、すなわち何れの
宛先の電子メールを対象とするのか（「確認する宛
先」）、確認対象とする電子メールを判別するためにメ
ール本文をチェックするために用いるキーワードをどの
ような文字列とするのか（「キーワード」）を設定する
ことができる。

【００３３】送信処理では、メール本文に添付すべき添
付データが正しく添付されているか否かを確認するため
のもので、添付確認の対象とする電子メールの宛先と、
確認対象とする電子メールをメール本文から判別するた
めのキーワードの指定が行われる。図４に示す例では、
メール本文中に「添付します」あるいは「送付します」
の文字列（キーワード）があった場合に、添付ファイル
が付加されているべき電子メールであるものとして、全
ての宛先の電子メールを対象として送信確認を行なう設
定がされている。

【００３４】削除処理では、電子メールを削除して良い
のかを確認するためのもので、同様にして削除確認の対
象とする電子メールの宛先と、確認対象とする電子メー
ルをメール本文から判別するためのキーワードの指定が
行われる。削除確認の対象とする電子メールの宛先とし
ては、例えば情報配信用の電子メールの送信元となる情
報提供サーバ１８を示すアドレスが設定される。図４に
示す例では、メール本文中に「デジタルカメラ」のキー
ワードが含まれた情報を配信する電子メール（宛先が情
報配信するサーバを示す）について削除確認を行なう設
定がされている。

【００３５】返信すべき電子メールに対する返信処理で
は、返信を行なうべき電子メールであるのに削除する指
示があった場合に、受信した電子メールを削除して良い
のかを確認するため、同様にして返信確認の対象とする
電子メールの宛先と、確認対象とする電子メールをメー
ル本文から判別するためのキーワードの指定が行われ
る。図４に示す例では、メール本文中に「返事をくださ
い」「回答をお願いします」のキーワードがある場合
に、返信を行なうべき電子メールとして、返信用の電子
メール本文の作成が行われずに削除されようとした場合
に、確認を行なう設定がされている。

【００３６】なお、確認処理では、確認対象とする電子
メールを判別するためにメール本文をキーワードをもと
にチェックするが、確認内容の設定において、キーワー
ドによるチェック対象外とする部分を判別するための文
字が「例外」として設定することができる。「例外」と
しては、メール本文中の引用部分を表す文字が指定さ
れ、図４に示す例では「＞」（一般的に使用されている
返信引用符）が設定されている。

【００３７】図４に示す確認内容の設定画面において設
定された情報は、クライアント装置１４のＲＡＭ２４、
あるいは記憶装置２２において、図５（ａ）に示すよう
な確認内容情報として格納される。すなわち、設定画面
の「送信」において設定された内容は「送信確認内
容」、「削除」において設定された内容は「削除確認内
容」、「返信」において設定された内容は「返信確認内
容」、「例外」において設定された内容は「例外確認内
容」として、それぞれユーザによって指定された情報が
登録される。

【００３８】なお、図４、図５（ａ）に示す例では、メ
ール本文中からユーザによって指定されたキーワードに
該当する文字列があるか否かに基づいて、確認対象とす
る電子メールであるか判別することになるが、図５
（ｂ）（ｃ）に示す情報を用いて文法的に解釈するよう
にしても良い。また、送信確認において添付データの確
認のために、図５（ｄ）に示すように、デジタルデータ
のファイルメイト判別できる文字列、すなわち特定のフ
ァイルの種類を示す拡張子を検索し、これらの拡張子が
あった場合に添付データが添付されるべき電子メールで
あると判別されるようにしても良い。また、一般的にメ
ール本文中で引用文を表すために使用されている引用符
が予め設定されていても良い。なお、以下の説明では、
図５（ａ）に示す確認内容情報を利用して処理が実行さ
れるものとして説明する。

【００３９】次に、クライアント装置１４において実行
されるメール処理について、図６に示すフローチャート
を参照しながら説明する。

【００４０】クライアント装置１４では、メール呼び出
し要求をメールサーバ１２（ＰＯＰ（ＩＭＡＰ）サーバ
１２ａ）に送信することによって、自分宛の電子メール
を受信することができる。ＰＯＰサーバ１２ａは、クラ
イアント装置１４からの呼び出し要求を受信すると、ク
ライアント装置１４（のメールアドレス）に対応するメ
ールボックスに格納されている電子メールをクライアン
ト装置１４に送信する。

【００４１】クライアント装置１４は、ＰＯＰサーバ１
２ａから電子メールを受信すると、その受信メールを一
覧表示させる（ステップＡ１）。受信メールの一覧表示
では、送信元の電子メールアドレスと、件名、日時など
が対応づけて表示される。

【００４２】ここで、一覧表示された受信メール中から
内容を参照しようとする電子メールがユーザによって選
択され、開封の指示が入力されると（ステップＡ２）、
ＣＰＵ２０は、その電子メールの内容（メール本文）を
表示装置２８において表示させる（ステップＡ３）。

【００４３】メール本文の内容が表示された後、ユーザ
の判断で不要であるものとしてメール削除の命令が指示
されると（ステップＡ４）、ＣＰＵ２０は、削除処理を
実行する（ステップＡ５）。ここでは、ユーザがメール
本文の内容を十分に確認せず、返信を要求する内容であ
るにも関わらずメール削除の命令を指示してしまうこと
がある。

【００４４】図７は、削除処理の処理手順を示すフロー
チャートを示している。まず、ＣＰＵ２０は、削除対象
となっている電子メールの差出人、すなわち送信元が図
５（ａ）に示す確認内容情報中の「返信確認内容」に設
定された「確認宛先」に該当しているか否かを判別する
（ステップＢ１）。「確認宛先」に該当しない場合は、
確認の対象とされていないので、ユーザの指示に従い電
子メールを削除する。

【００４５】一方、差出人が「確認宛先」に該当する場
合には、ＣＰＵ２０は、該当した「確認宛先」に対応し
て設定されているキーワードを読出し（ステップＢ
２）、そのキーワードが削除対象となっている電子メー
ルのメール本文中に含まれているか否かを判別する（ス
テップＢ３）。例えば、図５（ａ）に示す例では、「返
信確認内容」の「確認宛先」には、「全てのメール」と
なっているので、開封したメールの全てが確認の対象に
該当することになる。従って、「返信確認内容」として
登録されているキーワード「返事をください」「回答を
お願いします」が読み出され、このの文字列が含まれて
いるか否か、すなわち電子メールの返信を要求している
内容であるか否かを判別する。

【００４６】ここで、キーワードがメール本文中に含ま
れていない場合、ＣＰＵ２０は、返信確認の必要のない
電子メールであるものと判別して、指示に従い電子メー
ルを削除する。

【００４７】一方、キーワードに該当する文字列が含ま
れていた場合、ＣＰＵ２０は、削除確認用の画面を表示
装置２８において表示させ、ユーザに確認させる。例え
ば、図８（ａ）に示すように、「返信しないで削除して
もよろしいですか？」のメッセージと共に、削除の確定
を指示するための「はい」ボタンと、削除中止を指示す
るための「いいえ」ボタンが設けられた削除確認用の画
面を表示させる（ステップＢ４）。

【００４８】ここで、削除の実行が確認（「はい」ボタ
ンの指定）された場合には（ステップＢ５）、ＣＰＵ２
０は、指示に従い削除対象としている電子メールを削除
する（ステップＢ６）。また、削除中止が指示（「いい
え」ボタンの指定）された場合には（ステップＢ５）、
削除処理を取り消す。

【００４９】これにより、クライアント装置１６などか
ら送信されてきた返信を要求する電子メールについて、
内容を十分に確認しないで削除しようとした場合であっ
ても、メール本文の内容をもとにして返信を要求する電
子メールであることが判別できた場合、すなわち「返事
をください」「回答をお願いします」などの文字列を含
むメール本文の電子メールであった場合には、図８
（ａ）に示すように、削除確認のメッセージをユーザに
提示することができるので、ユーザが誤って削除すると
いったことを回避することができる。

【００５０】一方、新規メール作成が指示された場合
（ステップＡ６）、ＣＰＵ２０は、メール作成用の画面
を表示させる。ここでは、ユーザによる入力装置２９に
対する操作によって、送信先のメールアドレスの指定、
件名、メール本文などの入力が行われる（ステップＡ
７）。こうして、メール作成が行われた後、送信実行が
指示されると（ステップＡ８）、ＣＰＵ２０は、新規に
作成された送信対象とする電子メールに対する送信確認
処理を実行する（ステップＡ９）。

【００５１】図９（ａ）には、送信確認処理のフローチ
ャートを示している。まず、送信先として指定された宛
先が図５（ａ）に示す確認内容情報中の「送信確認内
容」の「添付確認宛先」に該当するか否かが判別される
（ステップＣ１）。該当しない場合には、送信確認処理
を実行することなく送信処理に進む。

【００５２】一方、「添付確認宛先」に該当する場合に
は、ＣＰＵ２０は、「送信確認内容」の「送信確認内
容」として設定されたキーワードを読み出す（ステップ
Ｃ２）。図５（ａ）に示す例では、キーワードとして
「添付します」「送付します」が読み出される。

【００５３】ＣＰＵ２０は、「送信確認内容」として設
定されているキーワードが、確認対象としている電子メ
ールのメール本文中に存在するか否かを判別する（ステ
ップＣ３）。該当するキーワードが存在しない場合、す
なわち添付データが元々付加されない電子メールである
と判別された場合には、送信確認の対象外としてそのま
ま送信処理を実行する（ステップＣ９）。

【００５４】該当するキーワードが存在した場合には、
ＣＰＵ２０は、添付データがあるべき電子メールとして
判別する。ただし、キーワードに該当する文字列がメー
ル本文中の「例外確認内容」として指定されている文字
が行頭に付加された行に存在する場合には、引用された
内容であって送信用に作成された部分ではない（電子メ
ールを送信しようとしているユーザが作成した文ではな
い）のでそのまま送信処理を実行する（ステップＣ４→
Ｃ８）。

【００５５】なお、前述した例外の判別を行なう処理
（例外処理）は、具体的には次のようにして実行する。
例えば、図１０（ａ）に示すような電子メール本文があ
ったものとする。この場合メール本文中に、「送信確認
内容」として指定されているキーワードに該当する「添
付します」の文字列が存在するため、送信確認が必要な
電子メールであると判別され、実際に添付データが付加
されていなかった場合には、図８（ｂ）に示すようなメ
ッセージを表示することによってユーザに確認させる。

【００５６】一方、図１０（ａ）に示す内容の電子メー
ルが「神原」から「前島」宛に送信された場合、「前
島」側では受信した電子メールの内容を、そのまま引用
して図１０（ｂ）に示すようにして返信用のメール本文
を作成したものとする。図１０（ｂ）に示すメール本文
の例では、図１０（ａ）と同様にキーワードに該当する
「添付します」の文字列が存在するが、この文字列が
「例外確認内容」として指定されている「確認文字」、
すなわち引用部分を表す文字「＞」（返信引用符）が行
頭に付加されている文字列部分に存在するため、この電
子メールは確認対象外であると判別する。

【００５７】次に、キーワードに該当する文字列が例外
対象とする部分になかった場合、ＣＰＵ２０は、実際に
電子メールに添付データが付加されているか否かを判別
する処理を実行する（ステップＣ５）。

【００５８】図１１には、電子メールに添付データが付
加されているか否かを判別する処理を説明するための送
信電子メールに含まれる電子メールヘッダの一例を示し
ている。例えば、電子メールか作成され実際に添付デー
タを付加する指定が行われた場合には、図１１に示すよ
うに、添付データが存在することを示す特定の文字列が
存在する。ＣＰＵ２０は、この特定の文字列を検索し、
この特定の文字列の存在有無に基づいて、添付データが
実際に指定されているか否かを判別する。

【００５９】この結果、添付データが付加されていない
と判別できた場合、ＣＰＵ２０は、確認警告用の画面を
表示装置２８において表示させ、ユーザに確認させる。
例えば、図８（ｂ）に示すように、「添付データを付け
ないで送信してよろしいですか」のメッセージと共に、
送信の確定を指示するための「はい」ボタンと、送信中
止を指示するための「いいえ」ボタンが設けられた添付
確認用の画面を表示させる（ステップＣ６）。

【００６０】ここで、送信の実行が確認（「はい」ボタ
ンの指定）がされた場合には（ステップＣ７）、指示に
従い対象とする電子メールを送信する（ステップＣ
８）。

【００６１】一方、送信中止が指示（「いいえ」ボタン
の指定）された場合には、電子メールの送信処理を取り
消す（ステップＣ９）。すなわち、この場合、ユーザに
よって電子メールに添付するファイルの指定などが新た
に行われる。

【００６２】このようにして、電子メールに添付データ
を付加するつもりであったもののメール本文を作成した
後、添付データを付加することなく電子メールの送信操
作が行われた場合であっても、メール本文の内容をもと
にして添付データが存在すべき電子メールであることが
判別できた場合には、添付確認のメッセージをユーザに
提示することができるので、ユーザが誤って添付データ
が付加されていない電子メールを送信してしまうことを
回避することができる。

【００６３】一方、受信メールの一覧表示中から情報配
信用の電子メールが処理対象として選択され、電子メー
ルの開封が行われずに削除の指示が入力された場合（ス
テップＡ１０）、ＣＰＵ２０は、前述した削除処理（図
７）を実行する（ステップＡ１１）。

【００６４】この場合、ＣＰＵ２０は、削除対象となっ
ている電子メールの差出人、すなわち送信元が図５
（ａ）に示す確認内容情報中の「削除確認内容」に設定
された「確認宛先」に該当しているか否かを判別する
（ステップＢ１）。「確認宛先」に該当しない場合は、
削除確認の対象とされていないので、ユーザの指示に従
い電子メールを削除する。

【００６５】一方、差出人が「確認宛先」に該当する場
合には、ＣＰＵ２０は、該当した「確認宛先」に対応し
て設定されているキーワードを読出し（ステップＢ
２）、そのキーワードが削除対象となっている電子メー
ルのメール本文中に含まれているか否かを判別する（ス
テップＢ３）。例えば、図５（ａ）に示すように、「削
除確認内容」の「確認宛先」に、情報配信用の電子メー
ル送信元を示す特定の宛先が登録されていることで、情
報配信用の電子メールは、「削除確認内容」の「確認宛
先」に該当することになる。従って、「削除確認内容」
として登録されているキーワード「デジタルカメラ」が
読み出され、この文字列が受信した電子メールのメール
本文（配信された情報）中に含まれているか否かが判別
される。

【００６６】ここで、キーワードがメール本文（配信さ
れた情報）中に含まれていない場合、ＣＰＵ２０は、削
除確認の必要のない電子メールであるものと判別して、
ユーザの指示に従い電子メールを削除する。

【００６７】一方、キーワードに該当する文字列が含ま
れていた場合、ＣＰＵ２０は、削除確認用の画面を表示
装置２８において表示させ、ユーザに確認させる。例え
ば、「情報の内容を確認しないで削除してもよろしいで
すか？」のメッセージと共に、削除の確定を指示するた
めの「はい」ボタンと、削除中止を指示するための「い
いえ」ボタンが設けられた削除確認用の画面を表示させ
る（ステップＢ４）。

【００６８】ここで、削除の実行が確認（「はい」ボタ
ンの指定）された場合には（ステップＢ５）、ＣＰＵ２
０は、指示に従い削除対象としている電子メールを削除
する（ステップＢ６）。また、削除中止が指示（「いい
え」ボタンの指定）された場合には（ステップＢ５）、
削除処理を取り消す。

【００６９】このようにして、情報提供サーバ１８など
から送信されてきた情報配信用の電子メールについて、
内容を十分に確認しないで削除しようとした場合であっ
ても、確認内容の設定処理においてユーザが予め興味の
ある情報の内容を示すキーワードを指定しておくことに
より、そのキーワードを含む情報を配信する電子メール
が受信された場合には、削除指定されても確認のメッセ
ージが表示されるので、改めてユーザによって内容を確
認させることができる。従って、ユーザは、興味のある
内容の情報を見逃すおそれがない。

【００７０】なお、前述した説明では、電子メールに対
する送信確認処理（添付データの確認）をクライアント
装置１４において行なうものとしているが、前述した確
認処理をメールサーバ１２（ＰＯＰサーバ１２ａ、ＳＭ
ＴＰサーバ１２ｂ）あるいは情報提供サーバ１８におい
て実行するようにしても良い。

【００７１】ここでは、ＰＯＰサーバ１２ａにおいて、
送信確認処理を実行する場合を例にして、図９（ｂ）に
示すフローチャートを参照しながら説明する。なお、Ｐ
ＯＰサーバ１２ａの記憶装置３２には、送信確認処理で
用いられる確認内容情報（図５）が、予めサーバの管理
者によって、あるいは会員データベース３８に登録され
た各ユーザ（会員）毎からの要求（電子メールなどによ
る送信など）に応じて登録されているものとする。

【００７２】例えば、ＰＯＰサーバ１２ａは、クライア
ント装置１６から送信されたクライアント装置１４宛の
電子メールを受信したものとする。ＰＯＰサーバ１２ａ
のＣＰＵ３０は、クライアント装置１４用のメールボッ
クスに受信した電子メールを格納すると共に、「確認内
容情報」に「送信確認内容」として設定されているキー
ワードが、受信された確認対象としている電子メールの
メール本文中に存在するか否かを判別する（ステップＤ
１）。該当するキーワードが存在しない場合、すなわち
添付データが元々付加されない電子メールであると判別
された場合には、送信確認の対象外として宛先に送信し
て処理を終了する（ステップＤ４）。

【００７３】該当するキーワードが存在した場合には、
ＣＰＵ３０は、添付データがあるべき電子メールとして
判別する。ただし、キーワードに該当する文字列がメー
ル本文中の「例外確認内容」として指定されている文字
が行頭に付加された行に存在する場合には、引用された
内容であって送信用に作成された部分ではない（電子メ
ールを送信しようとしているユーザが作成した文ではな
い）ので宛先に送信して処理を終了する（ステップＤ２
→Ｄ４）。

【００７４】ＣＰＵ３０は、キーワードに該当する文字
列が例外対象とする部分以外にある場合、実際に電子メ
ールに添付データが付加されているか否かを判別する処
理を実行する（ステップＤ３）（図１１参照）。

【００７５】この結果、添付データが付加されていない
と判別できた場合、ＣＰＵ３０は、確認警告用の電子メ
ールをその電子メールの送信元に送信する。例えば、図
１２に示すような、電子メールの宛先と添付データが存
在しないことを送信元に通知するための警告メールを送
信する。また、ＣＰＵ３０は、確認対象としている電子
メールがクライアント装置１４によって一時的に読み出
されないようにしておく（なお、通常の電子メールと同
様にして、要求に応じて読み出されるようにする設定も
可能）。

【００７６】これにより、本来、添付データが付加され
ているべき電子メールに添付データが付加されていない
場合には、そのまま宛先のクライアント装置１４に送信
されることがなく、また電子メールの差出人側（クライ
アント装置１６）ではＰＯＰサーバ１２ａからの警告メ
ールを受信することで、電子メールの送信先（クライア
ント装置１４）のユーザからの問い合わせによらない
で、添付データの付け忘れを知ることができる。クライ
アント装置１６では、警告メールの受信に応じて、添付
データを正しく付加した電子メールの再送信を直ちに行
なうことができる。

【００７７】なお、前述した説明では、ＰＯＰサーバ１
２ａによって送信確認処理を実行するものとしている
が、ＳＭＴＰサーバ１２ｂにおいて実行することもでき
る。ＳＭＴＰサーバ１２ｂによって実行する場合、クラ
イアント装置１４から送信された、例えばクライアント
装置１６宛の電子メールに対して確認が行われ、本来、
添付データが付加されているべき電子メールに添付デー
タが付加されていない場合には、クライアント装置１４
に対して警告メールに送信する。

【００７８】また、ＮＮＴＰサーバとして機能する情報
提供サーバ１８において送信確認処理を実行することが
できる。ＮＮＴＰサーバでは、クライアント装置１４，
１６などから送信された投稿ニュース本文と、この投稿
ニュース本文に添付された電子データを受信することが
できる。ＮＮＴＰサーバは、受信した投稿ニュース本文
に対して、前述したようなキーワードをもとにして電子
データが付加されているべきことを確認し、実際に付加
されていない場合には送信元に対して問い合わせを行な
う。

【００７９】一方、ＮＮＴＰサーバにニュース投稿を行
なうクライアント装置１４，１６において、送信確認処
理を実行することができる。クライアント装置１４，１
６は、ＮＮＴＰサーバに送信しようとする投稿ニュース
本文に対して、前述したようなキーワードをもとにして
電子データが付加されているべきことを確認し、実際に
付加されていない場合には、ユーザに対して確認を求め
るメッセージなどを通知する。

【００８０】さらに、メールサーバ１２（ＰＯＰサーバ
１２ａ、ＳＭＴＰサーバ１２ｂ）あるいは情報提供サー
バ１８においては送信確認処理だけでなく、削除処理な
どを含む電子メールに対する各種処理の実行命令に対す
る確認処理を実行することもできる。例えば、ＰＯＰサ
ーバ１２ａの自分宛のメールボックスに格納されている
電子メールに対して、クライアント装置などから各種処
理の実行命令をＰＯＰサーバ１２ａに送信して実行でき
る場合に、ＰＯＰサーバ１２ａは、クライアント装置か
らの各種処理の実行要求に対して、命令実行が不都合と
判断された場合に、クライアント装置に対して実行確認
を通知する。

【００８１】なお、同様にして、ＳＭＴＰサーバ１２
ｂ、情報提供サーバ１８においても、クライアント装置
からの各種処理の実行命令に対して確認処理を実行する
ことができる。

【００８２】また、前述した説明では、処理対象として
電子メールを対象としているが、文字列情報を含む他の
情報を処理対象とする場合にも適用することができる。

【００８３】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、電子メー
ルに対する処理が行われる際にユーザに確認させて不適
切な処理が実行されることを回避することが可能となる
ものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係わる通信システムの構
成を示すブロック図。

【図２】図１中に示すクライアント装置１４，１６の電
子回路の構成を示すブロック図。

【図３】図１中に示すメールサーバ１２及び情報提供サ
ーバ１８（メールデータ管理装置）の電子回路の構成を
示すブロック図。

【図４】表示装置２８において表示される確認内容の設
定用画面の一例を示す図。

【図５】確認内容の設定処理において設定される確認内
容情報と送信確認処理で用いられる各種情報の一例を示
す図。

【図６】メール処理の処理手順について説明するための
フローチャート。

【図７】削除処理の処理手順について説明するためのフ
ローチャート。

【図８】確認メッセージの一例を示す図。

【図９】送信確認処理の処理手順について説明するため
のフローチャート。

【図１０】処理対象とする電子メール本文の一例を示す
図。

【図１１】電子メールに添付データが付加されているか
否かを判別する処理を説明するための送信電子メールに
含まれる電子メールヘッダの一例を示す図。

【図１２】電子メールの宛先と添付データが存在しない
ことを送信元に通知するための警告メールの一例を示す
図。

【符号の説明】

１０…ネットワーク １２…メールサーバ １４，１６…クライアント装置 １８…情報提供サーバ ２０，３０…ＣＰＵ ２２，３２…記憶装置 ２４，３４…ＲＡＭ ２６，３６…通信ユニット ２８…表示装置 ２９…入力装置 ３８…会員データベース ３９…送受信情報記憶装置

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して送受信される電子
   メールを記憶するための情報記憶手段と、 前記情報記憶手段によって記憶される電子メールに対す
   る各種処理を実行する処理手段と、 前記処理手段による処理の実行の際に、前記情報記憶手
   段において記憶された処理対象とする電子メールの内容
   に基づいて、処理の実行確認をユーザに対して行なう確
   認手段とを具備したことを特徴とするメールデータ管理
   装置。
2. 【請求項２】 前記確認手段は、 前記処理手段によって電子メールの送信が実行される際
   に、電子メールの内容から送信対象とする電子メールに
   添付すべきデータが添付されていないと判別された場合
   に、当該電子メールを送信しても良いかユーザに確認を
   行なうことを特徴とする請求項１記載のメールデータ管
   理装置。
3. 【請求項３】 前記確認手段は、 前記処理手段によって電子メールの削除が実行される際
   に、電子メールの内容から返信する必要があると判別さ
   れた場合に、返信無しでの削除を実行しても良いかユー
   ザに確認を行なうことを特徴とする請求項１記載のメー
   ルデータ管理装置。
4. 【請求項４】 前記確認手段は、 電子メールの内容がユーザによって参照される前に、前
   記処理手段によって電子メールの削除が実行される際
   に、電子メールの内容から参照する必要があると判別さ
   れた場合に、削除をしても良いかユーザに確認を行なう
   ことを特徴とする請求項１記載のメールデータ管理装
   置。
5. 【請求項５】 ネットワークを介して所定の宛先に送信
   すべき電子メールを、送信元のユーザから受信する受信
   手段と、 前記受信手段によって受信された前記電子メールの内容
   に基づいて、前記電子メールを宛先に送信することが不
   都合であるか否かを判断する判断手段と、 前記判断手段によって前記電子メールの送信が不都合で
   あると判断された場合に、前記電子メールの送信元のユ
   ーザに確認を促すための電子メールを送信する確認メー
   ル送信手段とを具備したことを特徴とするメールデータ
   管理装置。
6. 【請求項６】 コンピュータを、 ネットワークを介して送受信される電子メールを記憶す
   るための情報記憶手段と、 前記情報記憶手段によって記憶される電子メールに対す
   る各種処理を実行する処理手段と、 前記処理手段による処理の実行の際に、前記情報記憶手
   段において記憶された処理対象とする電子メールの内容
   に基づいて、処理の実行確認をユーザに対して行なう確
   認手段とに機能させるためのメールデータ管理プログラ
   ムが記憶されたコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
7. 【請求項７】 コンピュータを、 ネットワークを介して所定の宛先に送信すべき電子メー
   ルを、送信元のユーザから受信する受信手段と、 前記受信手段によって受信された前記電子メールの内容
   に基づいて、前記電子メールを宛先に送信することが不
   都合であるか否かを判断する判断手段と、 前記判断手段によって前記電子メールの送信が不都合で
   あると判断された場合に、前記電子メールの送信元のユ
   ーザに確認を促すための電子メールを送信する確認メー
   ル送信手段とに機能させるためのメールデータ管理プロ
   グラムが記憶されたコンピュータ読み取り可能な記憶媒
   体。