JP4539185B2 - 文書送信端末装置およびプログラム - Google Patents
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Description
そこで、従来では、予めキーワードとメッセージとが対応付けられて登録されている状態において、文書情報にキーワードが含まれていれば、このキーワード対応のメッセージを表示するようにした操作漏れ防止方法が知られている(特許文献1参照)。この場合、電子メールの本文中に「添付」という文字列が含まれていれば、メール本文に添付ファイルを付加すべきことを示すメッセージを表示するようにしている。
返信文書に添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと当該添付ファイルの形式とを対応付けたキーワードファイルを前記サーバ装置から取得して記憶管理している状態において、このキーワードファイルを参照することによって受信文書の中にキーワードが含まれていることが前記第1の判別手段によって判別された場合に、前記第2の判別手段は、当該キーワードに対応する形式の添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する(請求項2記載の発明)。
以下、図1〜図5を参照して本発明の第1実施例を説明する。
図1は、この実施例における店舗内支援システムの全体構成を示すと共に、店舗内支援システムを構成するサーバ装置1、携帯情報端末2の基本的な構成要素を示したブロック図である。
この店舗内支援システムは、店舗内において業務指示者(管理者側)と担当者(店員)との間において電子メールを送受信しながら業務を遂行する構内通信システムであり、管理者側のサーバ装置1と店員所持の携帯情報端末2との間では無線LAN3を介してメールの送受信を行うようにしている。ここで、サーバ装置1から業務指示がメール送信された場合、携帯情報端末2は、サーバ装置1からの受信メールに対してその返信メールを作成してサーバ装置1に送信するが、その際、返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードが受信メールの中に含まれているか否かを判別すると共に、キーワードが含まれていれば、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信メールに付加されているか否かを判別し、該当する添付ファイルが添付されていない場合には、当該返信メールの送信を保留するようにしている。
なお、この実施例の特徴部分を詳述する前に、この実施例のハードウェア上の構成について以下、説明しておく。
このキーワードファイル10は、携帯情報端末2に対して返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するもので、各レコードは、「キーワード1」、「キーワード2」、「キーワード3」、‥‥、「関連ファイル」、「端末識別情報」の各項目を有している。各キーワードは、返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを指示する文字列であり、たとえば、「キーワード1」には、“写真”、“画像”、“テキスト”、“音声”などの単語が設定され、「キーワード2」には、“送って”、“送信”、“転送”などの単語が設定されている。
先ず、サーバ装置1は、キーワード登録処理の実行が指示された際には(ステップA1でYES)、キーワードファイル10に必要事項を新規登録したり、その内容を変更する変更登録を行う。ここで、オペレータは、登録対象のレコードを指定した後に、この指定レコード内の各「キーワード」をその先頭項目から順次指定しながらキーワード入力を行う。すると、CPU11は、入力されたキーワードを指定項目内に入力設定する動作をキーワード入力の終了指示を受けるまで繰り返す(ステップA2、A3)。いま、キーワードの入力終了が指示されると、CPU11は、指定レコード内の「関連ファイル」の項目を登録対象として指定すると共に、入力されたファイル形式を当該項目に設定する(ステップA4)。次ぎに、指定レコード内の「端末識別情報」の項目を登録対象として指定すると共に、オペレータから端末識別情報が入力されると(ステップA5)、この端末識別情報を当該項目に設定する(ステップA6)。
先ず、携帯情報端末2は、ログイン時に担当者認証を行い(ステップB1)、その結果、正規な担当者であれば、サーバ装置1にログインして接続要求を行う(ステップB2)。ここで、サーバ装置1から送信されて来たキーワードファイルの内容を正常受信することができたことを条件に(ステップB3でYES)、このキーワードファイルの内容を端末キーワードメモリ22−1に格納する(ステップB4)。
また、受信メールの中に複数のキーワードが含まれている場合、各キーワードの論理和条件と論理積条件とを組み合わせた組合条件を満たす添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別するようにしたから、複数のキーワードによって、より詳細な指示や複雑な指示が可能となる。
また、上述した第1実施例において携帯情報端末2は、キーワードファイルの内容をサーバ装置1から受信取得するようにしたが、サーバ装置1側で作成されたキーワードファイルの内容をCD−ROM、フレキシブルディスクなどの記録メディアを介して取得するようにしてもよい。また、キーワードは、単語形式に限らず、短文形式であってもよい。
(実施例2)
なお、上述した第2実施例において携帯情報端末2は、サーバ装置1からの受信メールに対して返信メールを作成して送信する場合に、このサーバ装置1から取得したキーワードが指示する添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別するようにしたが、この第2実施例においては、サーバ装置1からの受信メールに付加されている添付要求フラグを参照し、この要求フラグが指示する添付ファイルが返信メールに付加されているかを判別するようにしたものである。
ここで、両実施例において基本的あるいは名称的に同一のものは、同一符号を付して示し、その説明を省略すると共に、以下、第2実施例の特徴部分を中心に説明するものとする。
この添付定義ファイル20は、サーバ装置1から受信取得したり、CD−ROM、フレキシブルディスクなどの記録メディアを介して取得したものであるが、アプリケーションの一部として予め設定されたものであってもよい。添付定義ファイル20は、「画像」、「音声」、「文書」などの添付ファイルの種類を示すフラグ「01」、「02」、「03」、‥‥、に対応してそのファイル形式を記憶管理するもので、「画像」に対応するファイル形式として「jpg」、「bmp」が設定され、また、「音声」に対応するファイル形式として「wav」、「mp3」が設定され、「文書」に対応するファイル形式として「doc」が設定されている。
先ず、サーバ装置1は、送信メール作成処理の実行が指示されると(ステップC1)、携帯情報端末2に対して業務指示をメール送信する処理を行う。この場合、オペレータは、業務指示メッセージをメール本文として作成すると共に (ステップC2)、携帯情報端末2に対して返信メールに所定の添付ファイルを付加すべきことを要求する添付要求フラグ (添付情報)を選択指定する(ステップC3)。
先ず、携帯情報端末2は、サーバ装置1からの業務指示メールを受信すると、この受信メールを表示出力させる(ステップD1)。そして、この受信メールに対する返信メールの作成が指示されると(ステップD2でYES)、返信メール作成処理に移る。ここで、担当者は、返信メールを入力作成すると共に、必要に応じて添付ファイルを入力作成した後(ステップD3)、返信メールの送信を指示する返信ボタンを操作する(ステップD4)。すると、CPU21は、当該受信メールに添付要求フラグが付加されているか否かをチェックする(ステップD5)。
また、業務連絡に限らず、一般的な個人メールであってもよく、さらには、電子メールで文書データを送受信する場合に限らず、ファクシミリで文書データを送受信する場合であってもよい。
2 携帯情報端末
3 無線LAN
10 キーワードファイル
11、21 CPU
12、22 記憶部
14、24 通信装置
15、25 入力装置
16、26 表示装置
12−1 キーワードファイルメモリ
20 添付定義ファイル
22−1 端末キーワードメモリ
Claims (4)
- サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する文書送信端末装置であって、
返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと端末識別情報とを対応付けて記憶管理するサーバ装置に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この接続要求を行った端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置から取得する取得手段と、
前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、前記取得手段によって得られたキーワードが当該受信文書の中に含まれているかを判別する第1の判別手段と、
この第1の判別手段によって該当するキーワードが含まれていることが判別された場合に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する第2の判別手段と、
この第2の判別手段によって該当する添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された際に、当該返信文書の送信を保留する送信制御手段と、
を具備したことを特徴とする文書送信端末装置。 - 返信文書に添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと当該添付ファイルの形式とを対応付けたキーワードファイルを前記サーバ装置から取得して記憶管理している状態において、このキーワードファイルを参照することによって受信文書の中にキーワードが含まれていることが前記第1の判別手段によって判別された場合に、前記第2の判別手段は、当該キーワードに対応する形式の添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する、
ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書送信端末装置。 - 前記第1の判別手段によって受信文書の中に複数のキーワードが含まれていることが判別された場合に、前記第2の判別手段は、各キーワードの論理和条件あるいは論理積条件もしくは論理和条件と論理積条件とを組み合わせた組合条件を満たす添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する、
ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書送信端末装置。 - コンピュータに対して、
サーバ装置から送信された文書データを受信した場合に、当該受信文書に対してその返信文書を作成して送信する機能と、
返信文書に所定の添付ファイルを付加すべきことを指示するキーワードと端末識別情報とを対応付けて記憶管理するサーバ装置に対して、自己の端末識別情報を送信して接続要求を行った際に、この接続要求を行った端末識別情報に対応するキーワードをサーバ装置から取得する機能と、
前記サーバ装置からの受信文書に対してその返信文書を作成送信する過程において、前記取得手段によって得られたキーワードが当該受信文書の中に含まれているかを判別する機能と、
該当するキーワードが含まれていることが判別された場合に、このキーワードによって指示されている添付ファイルが返信文書に付加されているかを判別する機能と、
該当する添付ファイルが返信文書に付加されていないことが判別された際に、当該返信文書の送信を保留する機能と、
を実現させるためのプログラム。
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JP2004177832A JP4539185B2 (ja) | 2004-06-16 | 2004-06-16 | 文書送信端末装置およびプログラム |
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JP2006004036A JP2006004036A (ja) | 2006-01-05 |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2001167008A (ja) * | 1999-12-09 | 2001-06-22 | Casio Comput Co Ltd | メールデータ管理装置、及びメールデータ管理プログラムが記憶された記憶媒体 |
JP2002132663A (ja) * | 2000-10-20 | 2002-05-10 | Nec Corp | 情報通信システムとその通信方法、及び通信プログラムを記録した記録媒体 |
JP2004139507A (ja) * | 2002-10-21 | 2004-05-13 | Sony Ericsson Mobilecommunications Japan Inc | 電子メールを用いたデータ自動返信システム、端末装置、およびデータ自動返信方法 |
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2004
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