JP5061917B2 - メール送受信プログラム、メール送受信装置およびメール送受信方法 - Google Patents

Description

本発明は、電子メールの送受信を行うメール送受信プログラム、メール送受信装置およびメール送受信方法に関し、特に、複数のユーザにより共有されたメールアカウントの管理を行うメール送受信プログラム、メール送受信装置およびメール送受信方法に関する。

電子メールの普及に伴い、国家機関、地方公共団体、企業その他の組織においても、組織内および組織外との情報のやりとりに電子メールを用いることが一般的になっている。このような組織において、一般に担当者用の個人宛てのメールアドレス（以下、個人アドレス）の他に、組織全体、または組織内部における組織のサブグループ（例えば、部、課、プロジェクトチームなど）としての連絡の窓口として、組織用や組織のサブグループ用のメールアドレス（以下、代表アドレス）が用いられている。

これに関して、従来、代表アドレス宛の電子メールを、登録されている複数の転送先に同報で転送する電子メールシステムに関する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。これにより、代表アドレスが受信した電子メールの内容を確認できるようになり、サブグループ内で情報の共有化を図ることが可能になる。

また、メーラソフトではなく、ブラウザソフト上で電子メールを閲覧するためのウェブメールソフト（以下、ウェブメールという）が存在する。ウェブメールによれば、すべてのメッセージをサーバ側で管理するため、セキュリティを確保することが可能である。
特開２００２−８２８７６号公報

しかし、組織内で用いられるグループウェアなどにウェブメール機能が搭載される場合があるが、従来のウェブメールシステムには、代表アドレスの管理についての特別な機能は設けられていない。このため、上記の組織においては、個人アドレスと併用して、上記の代表アドレスによるメーリングリストを用いることになる。このような場合には、組織の担当者にとって、代表アドレス宛の電子メールの、組織を構成して代表アドレスの宛名となっている組織３０内の各ユーザの開封の状況が分からないため、代表アドレスで受信した電子メールについて、各ユーザのうちの誰がその電子メールを未読で誰が既読なのか、メールの既読状況等がわからないという問題点がある。

本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、複数のユーザにより共有されたメールアカウントで受信した電子メールの開封状況を管理することができるメール送受信プログラム、メール送受信装置およびメール送受信方法を提供することを目的とする。

このメール送受信プログラムは、コンピュータに、複数のユーザがアクセス可能である電子メールを、他のコンピュータから受信するステップと、前記複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、該第１のユーザに前記電子メールの情報を提供するステップと、前記提供した前記電子メールに対する、前記第１のユーザによる操作を検出するステップと、前記検出した操作の情報と、前記第１のユーザを識別する情報と、前記電子メールを識別する情報とを、対応付けて記憶手段に記憶するステップと、前記複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示を受け付けた場合に、前記記憶手段を参照して前記電子メールに対する前記第１のユーザによる前記操作に関する操作状況情報を出力するステップと、を実行させる。

このようなメール送受信プログラムを実行するコンピュータによれば、複数のユーザがアクセス可能である電子メールが、他のコンピュータから受信され、複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、第１のユーザに電子メールの情報が提供され、提供された電子メールに対する、第１のユーザによる操作が検出され、検出された操作の情報と、第１のユーザを識別する情報と、電子メールを識別する情報とが、対応付けられて記憶手段に記憶され、複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示が受け付けられた場合に、記憶手段が参照されて電子メールに対する第１のユーザによる操作に関する操作状況情報が出力される。

また、メール送受信装置は、複数のユーザがアクセス可能である電子メールを、他のコンピュータから受信する手段と、前記複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、該第１のユーザに前記電子メールの情報を提供する手段と、前記提供した前記電子メールに対する、前記第１のユーザによる操作を検出する手段と、前記検出した操作の情報と、前記第１のユーザを識別する情報と、前記電子メールを識別する情報とを、対応付けて記憶する手段と、前記複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示を受け付けた場合に、前記記憶する手段を参照して前記電子メールに対する前記第１のユーザによる前記操作に関する操作状況情報を出力する手段と、を有する。

このようなメール送受信装置によれば、複数のユーザがアクセス可能である電子メールが、他のコンピュータから受信され、複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、第１のユーザに電子メールの情報が提供され、提供された電子メールに対する、第１のユーザによる操作が検出され、検出された操作の情報と、第１のユーザを識別する情報と、電子メールを識別する情報とが、対応付けられて記憶され、複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示が受け付けられた場合に、記憶する手段が参照され、電子メールに対する第１のユーザによる操作に関する操作状況情報が出力される。

また、メール送受信方法は、コンピュータが、複数のユーザがアクセス可能である電子メールを、他のコンピュータから受信するステップと、前記複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、該第１のユーザに前記電子メールの情報を提供するステップと、前記提供した前記電子メールに対する、前記第１のユーザによる操作を検出するステップと、前記検出した操作の情報と、前記第１のユーザを識別する情報と、前記電子メールを識別する情報とを、対応付けて記憶手段に記憶するステップと、前記複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示を受け付けた場合に、前記記憶手段を参照して前記電子メールに対する前記第１のユーザによる前記操作に関する操作状況情報を出力するステップと、を実行する。

このようなメール送受信方法によれば、複数のユーザがアクセス可能である電子メールが、他のコンピュータから受信され、複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、第１のユーザに電子メールの情報が提供され、提供された電子メールに対する、第１のユーザによる操作が検出され、検出された操作の情報と、第１のユーザを識別する情報と、電子メールを識別する情報とが、対応付けられて記憶手段に記憶され、複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示が受け付けられた場合に、記憶手段が参照されて電子メールに対する第１のユーザによる操作に関する操作状況情報が出力される。

開示のメール送受信プログラム、メール送受信装置およびメール送受信方法によれば、複数のユーザにより共有されたメールアカウントで受信した電子メールの開封状況を管理することができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。
図１は、本実施の形態の概要を示す図である。図１に示すメール送受信装置は、電子メールの送受信を行うとともに、複数のユーザにより共有されたメールアカウントで受信した電子メールの開封状況の管理を行う。メール送受信装置１は、コンピュータがメール送受信プログラムにより、以下のように機能するものである。メール送受信装置１は、電子メールの送受信を行うとともに、複数のユーザにより共有されたメールアカウントで受信した電子メールの開封状況の管理を行う装置である。メール送受信装置１は、開封検出手段１ａ、メール状況情報更新手段１ｂ、状況要求受付手段１ｃ、メール状況情報提供手段１ｄおよびメール状況情報記憶手段１ｅを有する。

開封検出手段１ａは、受信した電子メールに対するユーザの操作による開封を検出する。ここで、電子メールの開封とは、メール送受信装置１で受信された電子メールが、ユーザによるブラウザまたはメーラソフトなどの操作によって、その電子メールの内容を表示画面に表示させるために、初めて参照されることとする。ここでは、この開封により、その電子メールは、開封したユーザにより読まれた（既読となった）ものとして取り扱う。

メール状況情報更新手段１ｂは、受信した電子メールの開封が開封検出手段１ａにより検出されると、検出された開封に基づいて、メール状況情報記憶手段１ｅに記憶されたメール状況情報を更新する。

状況要求受付手段１ｃは、メール状況情報の提供を要求する状況要求を受け付ける。この状況要求は、電子メールの開封状況の確認を希望するユーザにより、表示画面３に電子メールの開封状況を示す表示を表示させるために行われる。

メール状況情報提供手段１ｄは、状況要求受付手段１ｃが受け付けた状況要求に応じて、メール状況情報記憶手段１ｅからメール状況情報を読み出し、読み出したメール状況情報を提供する。メール状況情報提供手段１ｄから提供されたメール状況情報に基づいて、ユーザが電子メールの開封状況を確認するための表示画面３に、ユーザが確認を希望する電子メールの開封状況を示す表示が表示される。

メール状況情報記憶手段１ｅは、メール送受信装置１が受信した電子メールの開封の有無を示すメール状況情報を記憶する。
このようなメール送受信装置１によれば、開封検出手段１ａにより、受信した電子メールの開封が検出される。メール状況情報更新手段１ｂにより、検出された開封に基づいてメール状況情報が更新される。状況要求受付手段１ｃにより、状況要求が受け付けられる。メール状況情報提供手段１ｄにより、状況要求に応じてメール状況情報が読み出され、メール状況情報が提供される。

これによって、複数のユーザにより共有されたメールアカウントの電子メールの開封状況を把握することができるので、ユーザによる、共有されたメールアカウントの電子メールの既読状況の管理を容易にすることができる。

以下、本実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
図２は、本実施の形態のシステム構成を示す図である。図２に示すメールシステムは、組織３０内の電子メールおよび組織３０の外部（端末装置２１，２２，２３，・・・）と組織３０内との間の電子メールの送受信を行うシステムである。

ここで、組織の範囲については、必要に応じて定まるものとする。会社の場合においては、例えば、一つの部門を組織として扱ってもよいし、会社全体を組織として扱ってもよい。同様に、地方公共団体の場合においては、例えば一つの部署を組織として扱ってもよいし、団体そのものを組織として扱ってもよい。

本実施の形態に係るメールシステムでは、端末装置３１，３２，・・・が、ＬＡＮ（Local Area Network）１０を介して、電子メールの送受信を行うためのメールサーバ１００と接続されている。また、メールサーバ１００は、インターネット（Internet）２０を介して、外部の端末装置２１，２２，２３，・・・と接続されている。

メールサーバ１００は、組織３０内および組織３０内と外部との間の電子メールの送受信を行うメールサーバであり、さらに組織３０内の電子メールのアカウント管理なども行う。

メールサーバ１００は、組織３０内のユーザが端末装置３１，３２，・・・上のブラウザによって作成された内部メールを格納する機能を有する。また、メールサーバ１００は、インターネット２０を介して組織３０の外部から組織３０内に送信された電子メールを受信して格納する機能を有する。

また、メールサーバ１００は、図示しないメール情報記憶部に格納されている電子メールを、端末装置３１，３２，・・・上のブラウザにより、電子メールの受信者であるユーザの要求に応じてウェブメールとして操作させる機能を有する。ここで、電子メールの操作とは、電子メールの新規作成およびその送信、受信または送信した電子メールの閲覧、受信した電子メールに対する返信メールの作成、受信または送信した電子メールの当該アカウントからの削除、作成中の電子メールの一時保存などの電子メールを管理するための操作である。

電子メールの操作に際しては、ユーザＩＤとパスワードとを端末装置３１，３２，・・・上のブラウザから入力させ、予め登録されている認証情報と一致した場合のみ、当該ユーザに対して、組織３０内部から当該ユーザに対して書き込まれた内部メールおよび組織３０の外部から当該ユーザに対して送信された外部メールの操作を行わせる。この電子メールの操作時には、メールサーバ１００は、ユーザの操作する端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）上のブラウザに対してユーザが操作する電子メールの内容を示す情報を、ＬＡＮ１０を介して送信する。この電子メールの内容を示す情報を受信した端末装置３１は、端末装置３１上のブラウザにおいてその電子メールの内容を表示する。ユーザは、このブラウザ上に表示された電子メールの内容に基づいて、その電子メールを操作する。

また、メールサーバ１００は、端末装置３１，３２，・・・上のブラウザによって作成された電子メールを、インターネット２０を介して外部に送信する機能を有する。電子メールの送信に際しては、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）に基づいてユーザによる電子メールの作成および送信の要求を受け付け、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）、ＰＯＰ（Post Office Protocol）／ＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）に従ってユーザが指定した送信先（例えば、端末装置２１のユーザ）に電子メールを送信する。

ここで、本実施の形態では、メールサーバ１００の管理下で格納され、組織３０内の端末装置３１，３２，・・・のみから組織３０内のユーザによってブラウザ上で操作可能である電子メールを「ウェブメール」とする。以下に示す内部メールはもとより、組織３０の外部からメールサーバ１００に送信された外部メールも、組織３０内ではユーザによりウェブメールとして閲覧その他の操作が行われる。

また、組織３０に属するユーザは、インターネット２０を介して組織３０の外部の端末装置（図示省略）からメールサーバ１００に接続することにより、メールシステムによる電子メールの閲覧を可能にしてもよい。この場合も、組織３０に属するユーザは、組織３０内の端末装置３１，３２，・・・を用いるときと同様に、組織３０の外部であってインターネット２０に接続されている端末装置を用い、ユーザＩＤおよびパスワードによる認証を受けてログインすることになる。これにより、組織３０に属するユーザは、組織３０の外部に居るときでも、代表アドレスで受信した電子メールを閲覧することが可能になる。

また、組織３０内の端末装置３１，３２，・・・で作成され、組織３０の内部のユーザ同士のみでやりとりされる電子メールを「内部メール」とする。一方、組織３０の内部のユーザと、インターネット２０およびメールサーバ１００を介して組織３０の外部との間でやりとりされる電子メールを「外部メール」とする。

なお、本実施の形態では、「電子メール」には、内部メールおよび外部メールの両方が含まれ、さらにウェブメールも含まれるものとする。
すなわち、内部メールは、組織３０内の端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上で作成される。作成された内部メールは、メールサーバ１００内にウェブメールとして格納され、組織３０内の端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上で、内部メールの宛先に設定された組織３０内のアカウントでログインしたユーザのみが操作できる。

外部メールが組織３０内から外部に送信される場合には、端末装置３１，３２，・・・においてブラウザ上で作成され、ユーザの送信指示により、メールサーバ１００からインターネット２０を介して、一旦、送信先である送信相手の電子メールを管理するメールサーバ（図示省略）に送信される。その後、送信相手の電子メールを管理するメールサーバから、例えば送信相手が用いる外部の端末装置２１，２２，２３，・・・などに対して送信される。

例えば、端末装置３１のユーザは、メールサーバ１００がメールアカウントを管理するメールアドレスを使って外部の端末装置２１のユーザに対して外部メールを送信する場合について説明する。この場合、端末装置３１のブラウザ上におけるユーザの操作に基づいて、端末装置２１のユーザに対する電子メールが作成されると、端末装置３１は、この電子メールの本文と、メールの送信先である端末装置２１のユーザのメールアドレスとを、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００に送信する。メールサーバ１００は、端末装置３１から送信先である端末装置２１のユーザのメールアドレスとメール本文とを受信すると、送信先のメールアドレスに対して端末装置３１のユーザが作成したメール本文を含んだ電子メールを送信する。

一方、組織３０の外部からインターネット２０を介して送信された外部メールをメールサーバ１００が受信した場合には、内部メールと同様に、メールサーバ１００内にウェブメールとして格納され、組織３０内の端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上で、外部メールの宛先に設定された組織３０内のアカウントでログインしたユーザのみが操作できる。

上記のように、メールサーバ１００は、組織３０内のユーザが端末装置３１，３２，・・・を用いて作成した文書情報を、外部メールとして組織３０外に送信するとともに、組織３０内のユーザに端末装置３１，３２，・・・の上で動作するブラウザ上において電子メールを操作させ、ユーザがブラウザ上において作成した電子メールを組織３０内の他のユーザに操作させるウェブメールを提供する。このようにして、本実施の形態のメールサーバ１００は、組織３０内外の電子メールの送受信を行うとともに受信した電子メールの管理を行う。なお、本実施の形態のメールサーバ１００では、同一の電子メールに組織３０内外の宛先を同時に混在させて送信することもできる。

また、本実施の形態では、組織３０の外部から受信した外部メールおよび内部メールは、メールサーバ１００内においては、送信元によって管理されるのみで特に区別なく管理され、端末装置３１，３２，・・・を用いたユーザによる操作時には両者が同時に表示されるが、これに限らず、必要に応じて外部メールおよび内部メールを区別して管理してもよく、さらにこれらを区別して表示してもよい。また、メールサーバ１００は、外部メールのみを扱うものとしてもよく、または内部メールのみを扱うものとしてもよい。

また、本実施の形態では、メールサーバ１００がウェブメールを管理する機能を有するが、これに限らず、メールサーバ１００とは異なるウェブメール専用サーバなどの独立した装置がウェブメールを管理する機能を有してもよく、さらに別の機能を有するサーバなどの兼用の装置がウェブメールを管理する機能を有してもよい。

端末装置２１，２２，２３，・・・は、組織３０外部のユーザが、メールの送受信および操作をするために、組織３０の外部に設けられたコンピュータである。端末装置２１，２２，２３，・・・は、電子メールを送受信する機能を有する。

端末装置３１，３２，・・・は、組織３０内部のユーザが、メールサーバ１００が提供するウェブメールを利用するために、組織３０内に設けられたコンピュータである。端末装置３１，３２，・・・は、メールサーバ１００が提供するウェブメールを使用する機能を有するとともに、メールサーバ１００を操作し、インターネット２０を介して組織３０の外部に電子メールを送受信する機能を有する。

次に、メールサーバ１００のハードウェア構成について説明する。
図３は、メールサーバのハードウェア構成を示す図である。メールサーバ１００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ１０１には、バス１０７を介してＲＡＭ（Random Access Memory）１０２、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ:Hard Disk Drive）１０３、グラフィック処理装置１０４、入力インタフェース１０５および通信インタフェース１０６が接続されている。

ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ１０２には、ＣＰＵ１０１による処理に必要な各種データが格納される。ＨＤＤ１０３には、ＯＳやアプリケーションプログラムが格納される。

グラフィック処理装置１０４には、モニタ１１が接続されている。グラフィック処理装置１０４は、ＣＰＵ１０１からの命令に従って、画像をモニタ１１の画面に表示させる。入力インタフェース１０５には、キーボード１２とマウス１３とが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード１２やマウス１３から送られてくる信号を、バス１０７を介してＣＰＵ１０１に送信する。

通信インタフェース１０６は、ＬＡＮ１０、インターネット２０などのネットワークに接続されている。通信インタフェース１０６は、これらのネットワークを介して、他のコンピュータとの間でデータの送受信を行う。

以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。
次に、メールサーバ１００のモジュール構成について説明する。図４は、メールサーバの機能を示すブロック図である。本実施の形態のメールサーバ１００は、電子メールの送受信を行うサーバである。メールサーバ１００は、電子メールの送受信を行うとともに、複数のユーザから構成されるグループにより共有されたメールアカウントの電子メールである代表アドレスで受信した電子メールの開封状況の管理を行う。メールサーバ１００は、この代表アドレスで受信した電子メールの開封状況の管理を行うために、認証部１１１、アカウント決定部１１２、開封検出部１１３、メール状況情報更新部１１４、返信検出部１１５、コメント受付部１１６、状況要求受付部１１７、メール状況情報提供部１１８、アカウント情報記憶部１５０およびメール状況情報記憶部１６０を有する。

また、メールサーバ１００は、ＬＡＮ１０を介してユーザが電子メールの管理を行う端末装置３１と接続されるとともに、インターネット２０を介して外部の端末装置２１，２２，２３，・・・（図２参照）と接続されている。

認証部１１１は、ユーザのログインの正当性を担保するために、端末装置３１が入力を受け付けたユーザＩＤなどのアカウントＩＤおよびアカウントＩＤに対応するパスワードにより、ユーザの電子メールを管理するアカウントに対するログインを認証する。認証に成功した場合、メールサーバ１００は、端末装置３１によるユーザのログインを許可し、端末装置３１に対して、認証されたアカウントＩＤのアカウントに応じたメール情報の提供を行う。これにより、ユーザは端末装置３１によってアカウントＩＤに対応するアカウントに送信された電子メールの閲覧、削除、新規作成、返信メールの作成、後述するコメントの作成などの管理を行うことができる。

アカウント決定部１１２は、アカウント情報記憶部１５０からアカウント情報を読み出し、読み出したアカウント情報を参照して、認証部１１１によって認証されたユーザが電子メールを閲覧、開封、その他の操作が可能なアカウントを決定する。

このメールシステムにおいては、認証されたユーザであっても、アカウント決定部１１２によって決定（許可）されたアカウント以外の電子メールを操作することはできない。このユーザが電子メールを開封可能なアカウントの決定については、後述する。

開封検出部１１３は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールの認証部１１１により認証されたユーザの操作による開封と、電子メールの開封の操作を行ったユーザとを検出する。ここで、電子メールの開封とは、メールサーバ１００で受信された電子メールが、ユーザによる端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上における操作によって、その電子メールの内容を表示画面に表示させるために、初めて参照されることとする。ここでは、この開封により、その電子メールは、開封したユーザにより読まれた（既読となった）ものとして取り扱う。

メール状況情報更新部１１４は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールについての、認証部１１１により認証されたユーザによる開封と、その電子メールの開封を行ったユーザとが開封検出部１１３により検出されると、検出された開封と、ユーザとに基づいて、メール状況情報を更新する。これにより、端末装置３１，３２，・・・のブラウザによって行われたユーザによる電子メールの開封および開封を行ったユーザが、メールサーバ１００が格納しているメール状況情報に反映される。

メール状況情報更新部１１４は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによる返信が返信検出部１１５により検出されると、検出された返信と、返信したユーザと、返信された日時とに基づいて、メール状況情報に含まれる返信履歴情報を更新する。

また、メール状況情報更新部１１４は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによるコメント受付部１１６により入力が受け付けられると、受け付けられたコメントと、コメントを入力したユーザと、コメントが入力された日時とに基づいて、メール状況情報に含まれるコメント情報を更新する。

さらに、メール状況情報更新部１１４は、代表アドレスで受信した電子メールの開封が開封検出部１１３により検出されると、検出された開封と、開封日時とに基づいて、メール状況情報に含まれる開封日時情報を更新する。

返信検出部１１５は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによる返信メールの送信（受信した電子メールに対する返信）を検出する。代表アドレスで受信した電子メールに対する返信については、詳しくは図１６に示す返信メール作成画面３８０において後述する。

コメント受付部１１６は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによるコメントの入力を受け付ける。コメントの入力については、詳しくは図１７に示すコメント作成画面４１０において後述する。

状況要求受付部１１７は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによるメール状況情報の提供を要求する状況要求を受け付ける。この状況要求は、電子メールの開封状況の確認を希望するユーザにより、表示画面３に電子メールの開封状況を示す表示を表示させるために行われる。状況要求は、ユーザが端末装置３１のブラウザを操作することによって入力される。端末装置３１に入力された状況要求は、ＬＡＮ１０を介して端末装置３１からメールサーバ１００に送信される。状況要求の操作については、詳しくは図１５から図２１において後述する。

メール状況情報提供部１１８は、状況要求受付部１１７が受け付けた状況要求に応じて、メール状況情報記憶部１６０からメール状況情報を読み出し、読み出したメール状況情報を、ＬＡＮ１０を介してユーザが開封状況の確認を行う端末装置３１，３２，・・・に提供する。メール状況情報提供部１１８から提供されたメール状況情報に基づいて、ユーザが電子メールの開封状況を確認するための端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上に、ユーザが確認を希望する電子メールの開封状況を示す表示が表示される。この表示については、詳しくは図１８から図２１において後述する。

アカウント情報記憶部１５０は、ユーザが電子メールを操作可能なアカウントを特定するアカウント情報を記憶する。ここで、アカウント情報記憶部１５０は、紐付けテーブル１５１ａ（図５参照）、グループテーブル１５２ａ（図６参照）およびアドレステーブル１５３ａ（図７参照）を格納している。アカウント情報は、これらの紐付けテーブル１５１ａに格納されている紐付け情報、グループテーブル１５２ａに格納されているグループ情報およびアドレステーブル１５３ａに格納されているアドレス情報から構成されている。

メール状況情報記憶部１６０は、メールサーバ１００が代表アドレスで受信した電子メールの開封の有無を示すメール状況情報を記憶する。ここで、メール状況情報記憶部１６０は、メール管理情報記憶部１６１、状況管理情報記憶部１６２およびコメント管理情報記憶部１６３から構成されている。メール管理情報記憶部１６１は、メール管理テーブル１６１ａ（図８参照）を格納している。同様に、状況管理情報記憶部１６２は、状況管理テーブル１６２ａ（図９参照）を格納している。コメント管理情報記憶部１６３は、コメント管理テーブル１６３ａ（図１０参照）を格納している。

メール状況情報は、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントの代表アドレスで受信した電子メールの認証部１１１により認証されたユーザによる開封の有無と、電子メールの開封を行ったユーザとを示す開封情報を含む。また、メール状況情報は、代表アドレスで受信した電子メールに対する返信メールの送信の完了である返信の有無と、返信を行ったユーザとを示す返信履歴情報を含む。また、メール状況情報は、代表アドレスで受信した電子メールに対するユーザのコメントと、コメントを作成したユーザとを示すコメント情報を含む。

さらに、メール状況情報は、ユーザによる、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールの開封が開封検出部１１３により検出された日時である開封日時を示す開封日時情報、アカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによる返信メールの送信の完了が返信検出部１１５により検出された日時である返信日時を示す返信日時情報およびアカウント決定部１１２により決定されたアカウントである代表アドレスで受信した電子メールに対する、ユーザによるコメントが作成された日時であるコメント日時を示すコメント日時情報を含む。

また、メールサーバ１００は、代表アドレスで受信した電子メールに関する情報を記憶するために、図示しないメール情報記憶部を有する。メール情報記憶部は、電子メールに関する情報であるメール情報を記憶する。このメール情報は、ＬＡＮ１０を介して、端末装置３１などの組織３０内の端末装置のブラウザ上で作成された内部メールおよびメールサーバ１００と接続されたインターネット２０を介して組織３０の外部から送信された外部メールの、メール本文およびヘッダ情報から構成される情報である。ヘッダ情報には、送信元、送信先、送信日時などを示す情報が含まれる。

また、メールサーバ１００は、返信メールに送信元（返信元）のメールアドレスを示す送信元アドレスを設定するために、図示しない返信指示受付部および図示しない送信元アドレス設定部を有する。返信指示受付部は、電子メールを受信したアカウントにおいて、電子メールに対する返信メールの作成の指示を受け付ける。送信元アドレス設定部は、返信指示受付部が受け付けた返信指示に基づく返信メールの送信元アドレスとして、電子メールについて返信指示がされたアカウントのメールアドレスを設定する。この送信元アドレスの設定時の端末装置３１のブラウザ上の表示およびユーザの操作については、詳しくは図１６において後述する。

端末装置３１は、メールサーバ１００とＬＡＮ１０によって接続され、ユーザの操作に基づいて状況要求をメールサーバ１００に出力する。また、端末装置３１は、ユーザの操作に基づいてメール状況情報提供部１１８から提供されたメール状況情報に基づく電子メールの開封状況、返信履歴およびコメントを示す表示を表示する。

なお、本実施の形態では、メールサーバ１００が上記の機能を有するが、これに限らず、メールサーバ１００とは異なる専用サーバなどの独立した装置が上記のすべての機能を有してもよい。また、メールサーバ１００を含んだ複数の装置がそれぞれ上記の機能の一部を有し、複数の装置全体で上記の機能を有してもよい。

次に、本実施の形態のメールサーバ１００で用いられる紐付けテーブルについて説明する。
図５は、紐付けテーブルのデータ構造を示す図である。図５に示す紐付けテーブル１５１ａは、メールサーバ１００によって作成および管理されている。紐付けテーブル１５１ａは、組織３０に属する各ユーザと、組織３０が有する各グループとの対応関係を示す紐付け情報を格納するテーブルである。

紐付けテーブル１５１ａには、組織３０内のユーザに設定されているＩＤ（Identification）を示す項目である“ユーザＩＤ”、ユーザの氏名を示す項目である“ユーザ名”、ユーザが属するグループに設定されているＩＤを示す項目である“グループＩＤ”、ユーザＩＤの有効性を示す項目である“ステータス”が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、紐付け情報を構成する。なお、ここでは省略したが、紐付け情報には、他に、ユーザＩＤとの組合せでユーザを認証するためのパスワードが含まれる。

ユーザＩＤは、メールサーバ１００などのメールシステム上において各ユーザを識別するために各ユーザに設定されている符号である。このため、ユーザＩＤは、任意の文字列を用いることができるが、各ユーザに対し、当該ユーザを一意に特定できるように定められる。ユーザ名は、組織３０に属し、メールシステムを用いる各ユーザの氏名である。

グループＩＤは、メールシステム上において各グループを識別するために各グループに設定されている符号である。このため、グループＩＤは、ユーザＩＤと同様に、任意の文字列を用いることができるが、各グループに対し、当該グループを一意に特定できるように定められる。

ステータスは、ユーザＩＤの有効性を示している。ステータスが“有効”であれば、そのユーザＩＤは使用することができることが示される一方、ステータスが“無効”であれば、そのユーザＩＤは使用が停止されていることが示される。

ここで、各ユーザは、１または２以上のグループに属することができる。本実施の形態では、ユーザが複数のグループに属する場合には、例えば、図５に示す紐付けテーブル１５１ａの上から１行目および２行目に示すように、同一のユーザについて複数の紐付け情報が作成され、それぞれの紐付け情報において、同一のユーザＩＤに対して異なるグループＩＤが関連付けられる。

次に、本実施の形態のメールサーバ１００で用いられるグループテーブルについて説明する。
図６は、グループテーブルのデータ構造を示す図である。図６に示すグループテーブル１５２ａは、メールサーバ１００によって作成および管理されている。グループテーブル１５２ａは、組織３０が有する各グループの情報を示すグループ情報を格納するテーブルである。

グループテーブル１５２ａには、組織３０が有するグループに設定されているＩＤを示す項目である“グループＩＤ”、グループの名称を示す項目である“グループ名”、グループに設定されているメールアドレスを特定するための代表アカウントＩＤを示す項目である“代表アカウントＩＤ”、グループＩＤの有効性を示す項目である“ステータス”が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、グループ情報を構成する。

グループＩＤは、上記のように、メールシステム上において各グループを識別するために各グループに設定されている符号である。グループ名は、組織３０が有し、メールシステムを用いる各グループの名称である。

代表アカウントＩＤは、各グループと、各グループに設定されているメールアドレスである代表アドレスとを対応付けるために各グループに設定されている符号である。このため、代表アカウントＩＤは、グループＩＤと同様に、任意の文字列を用いることができるが、各グループに対し、当該グループを一意に特定できるように定められる。

ステータスは、グループＩＤの有効性を示している。ステータスが“有効”であれば、そのグループＩＤは使用することができることが示される一方、ステータスが“無効”であれば、そのグループＩＤは使用が停止されていることが示される。

次に、本実施の形態のメールサーバ１００で用いられるアドレステーブルについて説明する。
図７は、アドレステーブルのデータ構造を示す図である。図７に示すアドレステーブル１５３ａは、メールサーバ１００によって作成および管理されている。アドレステーブル１５３ａは、組織３０が有する各グループの情報を示すグループ情報を格納するテーブルである。

アドレステーブル１５３ａには、メールアドレスが設定されているユーザのユーザＩＤまたはメールアドレスが設定されているグループのグループＩＤを示す項目である“アカウントＩＤ”、ユーザの氏名またはグループの名称を示す項目である“名称”、ユーザまたはグループに設定されているメールアドレスを示す項目である“アドレス”が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、アドレス情報を構成する。

アカウントＩＤは、ユーザとユーザに設定されているメールアドレス、またはグループとグループに設定されている代表メールアドレスを、アドレステーブル１５３ａにおいて対応付けるために、ユーザおよびグループに設定されている符号である。名称は、ユーザまたはグループの名称である。アドレスは、ユーザに設定されているメールアドレスまたはグループに設定されている代表メールアドレスである。

ここで、本実施の形態では、各グループは、１の代表アドレスを有することができる。これに限らず、グループに対して、２以上の代表アドレスを設定してもよい。この場合には、同一のグループについて複数のアドレス情報が作成され、それぞれのアドレス情報において、同一のアカウントＩＤ（代表アドレスＩＤ）に対して異なる代表メールアドレスが関連付けられる。

また、個人アドレスおよび代表アドレスで受信した電子メールは、メール情報記憶部において、アカウントごとに管理して記憶される。ユーザが端末装置３１からメールサーバ１００に対してメールの操作を要求すると、図５から図７に示す紐付け情報、グループ情報、アドレス情報に基づいて、ユーザが操作可能に設定されたアカウントごとにユーザが用いる端末装置３１，３２，・・・に提供され、ブラウザ上でメール本文や未開封メールの有無、未開封メールの件数などがアカウントごとに表示される（図１４から図２１参照）。電子メールを操作するユーザは、ブラウザ上に表示された電子メールについて操作を行うことができる。

ここで、アカウント情報によるユーザＩＤからグループＩＤの特定について説明する。アカウント情報は、上記のように、ユーザが電子メールを操作可能なアカウントを特定する情報である。アカウント情報は、紐付け情報、グループ情報およびアドレス情報から構成されており、これらはそれぞれ紐付けテーブル１５１ａ（図５参照）、グループテーブル１５２ａ（図６参照）、アドレステーブル１５３ａ（図７参照）に格納されている。

アカウント情報によるユーザＩＤからグループＩＤの特定は、紐付けテーブル１５１ａ、グループテーブル１５２ａおよびアドレステーブル１５３ａを用いて以下のように行われる。

まず、端末装置３１，３２，・・・を操作する組織３０内のユーザにより、アドレステーブル１５３ａのアカウントＩＤに設定されているユーザＩＤでログインされる。次に、ログインされたユーザＩＤから、紐付けテーブル１５１ａにより、このユーザＩＤに紐付けられているグループＩＤを取得する。次に、取得されたグループＩＤから、グループテーブル１５２ａにより、このグループＩＤが示すグループの代表アカウントＩＤを取得する。次に、代表アカウントＩＤから、再びアドレステーブル１５３ａにより、この代表アカウントＩＤに対応するメールアドレスを取得する。

例えば、個人ユーザの“Ａ山Ａ一”がユーザＩＤ（アカウントＩＤ）“１”でログインした場合（図７に示すアドレステーブル１５３ａ参照）、ユーザＩＤ“１”には、グループＩＤ“１０”および“１１”が紐付けられている（図５に示す紐付けテーブル１５１ａ参照）。このグループＩＤ“１０”，“１１”は、それぞれグループ名“Ａ委員会”の代表アカウントＩＤ“６”，グループ名“Ｂ課”の代表アカウントＩＤ“７”と紐付けられている（図６に示すグループテーブル１５２ａ参照）。さらに、これらの代表アカウントＩＤ“６”，“７”は、それぞれＡ委員会の代表アドレス“Ａ＿ｃｏｍｍｉｔｔｅｅ＠．．．”，Ｂ課の代表アドレス“Ｂ＿ｓｅｃｔｉｏｎ＠．．．”と紐付けられている。

従って、アカウント情報により、Ａ山Ａ一は、このメールシステムにおいて、Ａ委員会およびＢ課の代表アドレスで受信した電子メールの操作が許可されていることが示されている。

図８は、メール管理テーブルのデータ構造を示す図である。図８に示すメール管理テーブル１６１ａは、メールサーバ１００によって作成および管理されている。メール管理テーブル１６１ａは、メールサーバ１００で受信した電子メールに割り当てられたメールナンバーおよび受信した電子メールが分類されたフォルダを示すメール管理情報を格納するテーブルである。なお、上記のように、電子メールには内部メールおよび外部メールの両方が含まれる。

メール管理テーブル１６１ａには、代表アドレスで受信した電子メールを識別するために、各電子メールに一意に割り当てられた数値を示す項目である“メールナンバー”、電子メールが分類されたフォルダを示す項目である“フォルダ”が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、メール管理情報を構成する。

メールナンバーは、メールサーバ１００が代表アドレスで受信した電子メールを特定するために、メールサーバ１００の代表アドレスで受信されたすべての電子メールに対して、メールサーバ１００により一意に割り当てられる番号である。外部メールのメールナンバーは、インターネット２０を介してその外部メールがメールサーバ１００で受信された時点において割り当てられる。内部メールのメールナンバーは、端末装置３１，３２，・・・で作成され、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００に送信された内部メールがメールサーバ１００に格納された時点で割り当てられる。

フォルダは、受信された電子メールが、メールサーバ１００によって振り分けられたフォルダを示す番号である。電子メールが振り分けられるフォルダには、例えば、通常のメールが振り分けられる「受信箱」、外部からの質問、苦情などのメールが振り分けられる「クレーム」などがある。

メールサーバ１００は、組織３０の外部から送信された外部メールを受信する都度および組織３０内部で内部メールが作成される都度、メール管理テーブル１６１ａの各行に示すメール管理情報を作成する。

図９は、状況管理テーブルのデータ構造を示す図である。図９に示す状況管理テーブル１６２ａは、メールサーバ１００によって作成および管理されている。状況管理テーブル１６２ａは、メールサーバ１００で受信した電子メールが各ユーザによって開封されたか否か、返信されたか否か、開封された日時、返信された日時を示す状況管理情報を格納するテーブルである。なお、上記のように、電子メールには内部メールおよび外部メールの両方が含まれる。

状況管理テーブル１６２ａには、受信した電子メールの各ユーザによる開封状況および閲覧状況を管理するために状況管理情報を一意に識別するための項目である“メール状況管理ＩＤ”、受信した電子メールを識別するために、各電子メールに一意に割り当てられた数値を示す項目である“メールナンバー”、メールナンバーの電子メールの宛先である代表アドレスのグループを示す項目である“グループＩＤ”、メールナンバーの電子メールを開封したユーザを示す項目である“ユーザＩＤ”、メールナンバーの電子メールの開封および返信の状況を示す項目である“ステータス”、メールナンバーの電子メールがユーザＩＤが示すユーザによって開封されたか否かおよび開封された日時を示す項目である“開封日時”、メールナンバーの電子メールがユーザＩＤが示すユーザによって返信されたか否かおよび返信された日時を示す項目である“返信日時”が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、状況管理情報を構成する。状況管理情報は、受信された電子メールにおける宛先の各ユーザに対して一つずつ作成される。

メール状況管理ＩＤは、メールサーバ１００で受信された電子メールについて、組織３０内の各ユーザの開封および返信の状況を管理するための符号である。メール状況管理ＩＤは、状況管理情報のそれぞれに対して一意に割り当てられる。

メールナンバーは、上記のように、メールサーバ１００で受信した電子メールを特定するために、メールサーバ１００で受信されたすべての電子メールに対して、メールサーバ１００により一意に割り当てられる番号である。

グループＩＤは、メールナンバーで特定された電子メールの宛先とされている代表アドレスに対応するグループを示す。
ユーザＩＤは、メールナンバーで特定された電子メールの宛先とされている代表アドレスのアカウントの電子メールを開封可能な、そして返信可能なユーザを示している。これは、メールナンバーが示す電子メールの宛先とされているメールアドレスが取得され、このメールアドレスのグループのアカウントの電子メールの開封および返信可能なユーザが示される。すなわち、状況管理情報は、この電子メールを開封しおよび返信する可能性のあるすべてのユーザに対して作成される。

ステータスは、メールナンバーで特定された電子メールが、ユーザＩＤで特定されたユーザによって、開封されたか否か、開封されている場合には返信されたか否かを示している。電子メールについてそのユーザにより開封されていなければ、未開封が設定され、開封されているが返信されていなければ、未返信が設定される。また、その電子メールについてそのユーザにより返信メールの作成中であれば、編集中が設定され、返信がされていれば、返信済が設定される。

開封日時は、メールナンバーで特定された電子メールを、ユーザＩＤで特定されたユーザが開封した日時を示している。そのユーザがその電子メールを開封していなければ、開封日時には空白が設定されたままである。

返信日時は、メールナンバーで特定された電子メールを、ユーザＩＤで特定されたユーザが返信した日時を示している。そのユーザがその電子メールに返信していなければ、返信日時には空白が設定されたままである。

メールサーバ１００は、組織３０の外部から送信された外部メールを受信する都度および組織３０内部で内部メールが作成される都度、状況管理テーブル１６２ａの各行に示す状況管理情報を作成する。このとき、電子メールは未開封であるため、ステータスの項目には、“未開封”が設定される。

上記のように状況管理情報は、受信された電子メールごとおよび電子メールの代表アカウントを閲覧可能なユーザのアカウントごとに個別に作成される。すなわち、状況管理情報は、例えば、図９に示す状況管理テーブル１６２ａの１行目および２行目の状況管理情報のように、代表アドレスのメールを閲覧可能なユーザごとに作成される。

その後、ユーザが電子メールを閲覧すると、メールサーバ１００によって、開封日時が取得され、ユーザに閲覧された電子メールに割り当てられたメールナンバーおよび開封したユーザのアカウントを示すユーザＩＤに対応する状況管理情報のステータスの項目に、開封済を示す未返信が設定され、開封日時の項目に、取得した開封日時が設定される。

さらに、ユーザが電子メールに返信すると、メールサーバ１００によって、返信日時が取得され、ユーザに返信された電子メールに割り当てられたメールナンバーおよび返信したユーザのアカウントを示すユーザＩＤに対応する状況管理情報のステータスの項目に、返信済を示す返信済が設定され、返信日時の項目に、取得した返信日時が設定される。

この状況管理情報により、メールサーバ１００で管理する電子メールがユーザによって開封されたか否かおよび返信されたか否かが記録される。このように、状況管理情報は、メール状況情報として機能するとともに、返信履歴情報、開封日時情報として機能する。これにより、本実施の形態のメールサーバ１００を用いて、各ユーザが各電子メールを読んだか否かおよび返信したか否かを管理することができる。

図１０は、コメント管理テーブルのデータ構造を示す図である。図１０に示すコメント管理テーブル１６３ａは、メールサーバ１００によって作成および管理されている。コメント管理テーブル１６３ａは、メールサーバ１００で受信した電子メールに対して各ユーザによりコメントが作成された日時および作成されたコメントを示すコメント管理情報を格納するテーブルである。なお、上記のように、電子メールには内部メールおよび外部メールの両方が含まれる。

コメント管理テーブル１６３ａには、受信した電子メールの各ユーザによるコメントの作成状況を管理するためにコメント管理情報を一意に識別するための項目である“コメント管理ＩＤ”、受信した電子メールを識別するために、各電子メールに一意に割り当てられた数値を示す項目である“メールナンバー”、メールナンバーの電子メールの宛先である代表アドレスのグループを示す項目である“グループＩＤ”、メールナンバーの電子メールにコメントを作成したユーザを示す項目である“ユーザＩＤ”、メールナンバーの電子メールに対してユーザＩＤが示すユーザによってコメントが作成された日時を示す項目である“コメント作成日時”、メールナンバーの電子メールに対してユーザＩＤが示すユーザによって作成されたコメントを示す項目である“コメント”が設けられている。各項目の横方向に並べられた情報同士が互いに関連付けられて、コメント管理情報を構成する。コメント管理情報は、受信された電子メールについてユーザによりコメントが作成される都度作成される。

コメント管理ＩＤは、メールサーバ１００で受信された電子メールについて、組織３０内の各ユーザの開封および返信の状況を管理するための符号である。メールコメント管理ＩＤは、コメント管理情報のそれぞれに対して一意に割り当てられる。

メールナンバーは、上記のように、メールサーバ１００で受信した電子メールを特定するために、メールサーバ１００で受信されたすべての電子メールに対して、メールサーバ１００により一意に割り当てられる番号である。

グループＩＤは、メールナンバーで特定された電子メールの宛先とされている代表アドレスに対応するグループを示す。
ユーザＩＤは、メールナンバーで特定された電子メールについてコメントを作成したユーザを示している。この電子メールに対してコメントを作成したすべてのユーザについてコメント管理情報が作成される。

コメント作成日時は、メールナンバーで特定された電子メールに対して、ユーザＩＤで特定されたユーザがコメントを作成した日時を示している。
メールサーバ１００は、組織３０内のユーザにより、組織３０の外部から送信された外部メールおよび組織３０内部で作成された内部メールに対してコメントが作成される都度、コメント管理テーブル１６３ａの各行に示すコメント管理情報を作成する。

ここで、このコメントは、組織３０内、または組織３０のサブグループ内のみ用いられ、これらのユーザの間のみで読むことができる対内的な情報である。このコメントは、代表アドレスで受信された電子メールに対して、その電子メールに対する返信メールの作成時またはその他ユーザの必要に応じて作成される。作成されたコメントは、対応する電子メールと紐付けられて、本人およびその代表アドレスの電子メールを閲覧可能な他のユーザによって参照され、その電子メールの内容の対応において参考とされるためのものである。従って、コメントに対応する電子メールの送信者を始めとしてその代表アドレスの電子メールを閲覧できない者は、そのコメントを原則として参照することができない。

このコメント管理情報により、メールサーバ１００で管理する電子メールに対してユーザによって作成されたコメントがあるか否かおよび作成されたコメントが記録される。このように、コメント管理情報は、コメント情報として機能する。これにより、本実施の形態のメールサーバ１００を用いて、各ユーザが各受信メールに対して作成したコメントを管理することができる。

次に、本実施の形態のメールシステムにおける処理の手順について説明する。まず、本実施の形態のメールサーバ１００において、ユーザがメールサーバ１００によって受信された電子メールである受信メールを閲覧するときに実行されるメール閲覧処理について説明する。図１１は、メール閲覧処理の手順を示すフローチャートである。

本実施の形態のメールサーバ１００は、組織３０に属するユーザが使用する端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）から送信された電子メールの表示の要求を受信すると、これに応じて、メール閲覧処理により、そのユーザ宛の受信メールの情報をその端末装置に提供し、その端末装置上のブラウザによって表示させる。

［ステップＳ１１］メールサーバ１００のＣＰＵ１０１は、端末装置３１からのユーザによる受信メールの表示の要求を受信すると、要求が送信された受信メールのメール情報を、端末装置３１に対して、要求された受信メールのＬＡＮ１０を介して送信する。メール情報を受信した端末装置３１では、受信したメール情報に基づいて、受信メールが表示される。

［ステップＳ１２］ＣＰＵ１０１は、ユーザの操作に基づいて端末装置３１から送信される、返信メールの作成指示を受け付けたか否かを判定する。ＣＰＵ１０１は、作成指示を受け付けていれば、ステップＳ１３に処理を進める一方、作成指示を受け付けていなければ、ステップＳ１４に処理を進める。

［ステップＳ１３］ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１２で受け付けた作成指示に基づいて、ユーザに対して受信メールへの返信メールを作成させおよび作成された返信メールの送信を行う。

［ステップＳ１４］ＣＰＵ１０１は、ユーザの操作に基づいて端末装置３１から送信される、コメントの作成を指示するコメント作成指示を受け付けたか否かを判定する。ＣＰＵ１０１は、コメント作成指示を受け付けていれば、ステップＳ１５に処理を進める一方、作成指示を受け付けていなければ、処理を終了する。

［ステップＳ１５］ＣＰＵ１０１は、ステップＳ１４で受け付けたコメント作成指示に基づいて、ユーザに対して受信メール、返信メールへのコメントを作成させおよび作成されたコメントのコメント管理情報記憶部１６３に記憶させる。

次に、本実施の形態のメールシステムにおいて、ユーザによる電子メールの開封情報および返信情報の表示時の処理について説明する。図１２は、メールシステムにおける電子メールの開封情報および返信情報の表示時の処理の手順を示すシーケンス図である。

本実施の形態のメールシステムにおいて、組織３０外の端末装置２１，２２，２３，・・・から組織３０の個人またはグループに対して送信された外部メールおよび組織３０内に設置された端末装置３１，３２，・・・において組織３０の個人またはグループに対して作成された内部メール（すなわち、両者を含む電子メール）の開封状況および返信履歴を、組織３０内のユーザが組織３０内の端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）のブラウザ上に表示させる場合は、以下に説明する手順によって実行される。

［ステップＳ１０１］端末装置３１は、組織３０のユーザによって電子メールの開封状況を表示させるためのブラウザの操作を受け付けると、開封情報の要求を、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００に送信する。

［ステップＳ２０２］メールサーバ１００は、ＬＡＮ１０を介して端末装置３１から送信された開封情報の要求を受信すると、受信した開封情報の要求に応じて、メール状況情報記憶部１６０からユーザが要求した電子メールの開封情報を取得する。

［ステップＳ２０３］メールサーバ１００は、ユーザが要求した電子メールの開封情報を、ＬＡＮ１０を介して端末装置３１に対して送信する。
［ステップＳ１０４］端末装置３１は、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００から送信された開封情報を受信すると、受信した開封情報に基づいて、表示画面に開封状況を示す表示画面である開封状況表示画面４２０（図１８参照）を表示する。

［ステップＳ１０５］端末装置３１は、組織３０のユーザによって電子メールの返信履歴を表示させるためのブラウザの操作を受け付けると、返信情報の要求を、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００に送信する。

［ステップＳ２０６］メールサーバ１００は、ＬＡＮ１０を介して端末装置３１から送信された返信情報の要求を受信すると、受信した返信情報の要求に応じて、メール状況情報記憶部１６０からユーザが要求した電子メールの返信情報を取得する。

［ステップＳ２０７］メールサーバ１００は、ユーザが要求した電子メールの返信情報を、ＬＡＮ１０を介して端末装置３１に対して送信する。
［ステップＳ１０８］端末装置３１は、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００から送信された返信情報を受信すると、受信した返信情報に基づいて、表示画面に返信状況を示す表示画面である返信履歴表示画面４３０（図１９参照）を表示する。

次に、本実施の形態のメールシステムの端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上における表示画面について説明する。
図１３は、ログイン画面を示す図である。図１３に示したログイン画面３５０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）上で、電子メールを操作しようとするユーザがメールシステムにログインするためのログイン操作を行っているときにおいて、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示されるログイン画面の一例である。

ログイン画面３５０には、ユーザＩＤの入力を受け付けるＩＤ入力欄３５１ａ、パスワードの入力を受け付けるパスワード入力欄３５１ｂ、ＩＤ入力欄３５１ａおよびパスワード入力欄３５１ｂの入力内容が正しいときに、メールサーバ１００にアカウント認証を実行させてログインを行うための操作を受け付けるログインボタン３５１ｃ、ＩＤ入力欄３５１ａおよびパスワード入力欄３５１ｂの入力内容が正しくないときに、これまでの入力内容を取り消すための操作を受け付けるクリアボタン３５１ｄが設けられている。

メールシステムにログインするユーザは、予め設定されたユーザＩＤをＩＤ入力欄３５１ａに入力し、ユーザＩＤに対応するパスワードをパスワード入力欄３５１ｂに入力した後、ログインボタン３５１ｃを操作する。これにより、メールサーバ１００によってアカウント認証が行われ、ユーザはメールシステムにログインすることができる。

図１４は、ログイン後画面を示す図である。図１４に示したログイン後画面３６０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、電子メールを操作しようとするユーザがメールシステムにログインした直後において、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示されるログイン後画面の一例である。

ログイン後画面３６０には、アカウントの選択の操作を受け付けるアカウント選択ボタン３６１ａ，３６１ｂ，３６１ｃ、電子メールの操作の終了の操作を受け付ける終了ボタン３６１ｄ、ユーザが操作可能なアカウントの電子メールのフォルダの状況を表示するフォルダ表示領域３６２、ユーザがログインしたアカウントの電子メールの受信状況を表示するアカウント情報表示領域３６３が設けられている。

フォルダ表示領域３６２には、ユーザが操作可能なアカウント（例えば、「個人」、「Ｂ課」、「Ｃ係」）およびそのアカウントのフォルダ（例えば、「受信箱」、「送信済」、「ごみ箱」、「申請書」）が表示されている。

フォルダ表示領域３６２には、ユーザが操作可能なアカウントである個人アドレスおよび代表アドレスで受信した電子メールのうちの、そのユーザのアカウントにおける未開封メール（未読メール）数が、フォルダごとに表示されている。

具体的には、図中の個人アドレスの「受信箱（１０）」は、個人アドレスの受信箱フォルダにおいて、１０通の未開封メールがあることを示している。また、Ｂ課の「受信箱（２５）」は、Ｂ課の代表アドレスに、そのユーザのアカウントにおける２５通の未開封メールがあることを示している。ここで、未開封の電子メールの有無および件数は、メールサーバ１００が状況管理テーブル１６２ａ（図９）に格納されている状況管理情報を参照することによって特定される。

アカウント情報表示領域３６３には、ユーザがログインしたアカウントのメールアドレスおよびそのメールアドレスの未開封メールの件数、現在の使用容量などの、ユーザがログインしたアカウントのメールアドレスの受信状況が表示される。例えば、ユーザが個人アドレスでログインした場合には、アカウント情報表示領域３６３には、その個人アドレスの受信状況が表示される。

メールシステムにログインしたユーザは、フォルダ表示領域３６２を見て、各アカウントの未開封メールの有無および各アカウントの未開封メールの件数を知ることができる。これに基づいて、ユーザが、未開封メールがあるアカウントの電子メールの操作をする場合には、ユーザは、操作を希望するアカウントに対応するいずれかのアカウント選択ボタン３６１ａ，３６１ｂ，３６１ｃを操作することにより、詳しくは図１５において後述する受信メール表示画面３７０に表示を切り替えることができる。また、ユーザが、いずれのアカウントの電子メールの操作も希望しない場合には、ユーザは終了ボタン３６１ｄを操作することにより、メールシステムへのログインを終了することができる。

図１５は、受信メール表示画面を示す図である。図１５に示した受信メール表示画面３７０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、代表アドレスで受信した電子メールが、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示する受信メール表示画面の一例である。

受信メール表示画面３７０には、ログイン後画面３６０と同様に、アカウント選択ボタン３７１ａ，３７１ｂ，３７１ｃ、終了ボタン３７１ｄ、フォルダ表示領域３７２が設けられている。また、受信メール表示画面３７０には、フォルダ表示領域３７２において選択されているフォルダ内の電子メールの一覧を表示する一覧表示領域３７３、一覧表示領域３７３において選択されている電子メールの本文を表示する本文表示領域３７４、本文表示領域３７４で表示されている電子メールに返信メールを作成するときにユーザが操作する返信ボタン３７５、本文表示領域３７４で表示されている電子メールの開封状況を表示させるときにユーザが操作する開封状況ボタン３７６、本文表示領域３７４で表示されている電子メールの返信履歴を表示させるときにユーザが操作する返信履歴ボタン３７７、本文表示領域３７４で表示されている電子メールに対してコメントを作成するときにユーザが操作するコメント作成ボタン３７８が設けられている。

図１５では、Ｂ課の代表アカウントに対応するアカウント選択ボタン３７１ｂが白色に表示されている一方、他のアカウント選択ボタン３７１ａ，３７１ｃが網掛けで表示されている。これにより、現在、一覧表示領域３７３に表示されている電子メールのアカウントがＢ課の代表アカウントであることを示している。また、ユーザはアカウント選択ボタン３７１ａ、またはアカウント選択ボタン３７１ｃを操作することにより、表示される電子メールを、それぞれのアカウント選択ボタン３７１ａ、３７１ｃが示す他のアカウントの電子メールに切り替えることができる。さらに、ユーザは終了ボタン３７１ｄを操作することにより、メールサーバへのログインを終了し、電子メールの表示を終了することができる。

一覧表示領域３７３に表示されている電子メールの一覧を見たユーザが、その電子メールの本文を閲覧しようとする場合には、一覧表示領域３７３に一覧表示されている電子メールを選択することにより、本文表示領域３７４に選択した電子メールの本文が表示される。また、電子メールがそのユーザにより初めて選択された場合、これにより、選択された電子メールが“開封”され、その開封に基づいて状況管理情報が更新される。

本文表示領域３７４に表示されている代表アカウントの電子メールを読んだユーザが、その電子メールについて返信メールを作成しようとする場合には、返信ボタン３７５を操作して、詳しくは図１６において後述する返信メール作成画面３８０を起動させることにより、返信メールを作成することができる。

また、本文表示領域３７４に表示されている代表アカウントの電子メールを読んだユーザが、その電子メールについて開封状況を確認しようとする場合には、開封状況ボタン３７６を操作して、詳しくは図１８において後述する開封状況表示画面４２０を表示させることにより、開封状況を確認することができる。

また、本文表示領域３７４に表示されている代表アカウントの電子メールを読んだユーザが、その電子メールについて返信履歴を確認しようとする場合には、返信履歴ボタン３７７を操作して、詳しくは図１９において後述する返信履歴表示画面４３０を表示させることにより、返信履歴を確認することができる。

また、本文表示領域３７４に表示されている代表アカウントの電子メールを読んだユーザが、その電子メールに対してコメントを作成しようとする場合には、コメント作成ボタン３７８を操作して、図示しないコメント作成画面を起動することにより、その電子メールに対してコメントを作成することができる。

図１６は、返信メール作成画面を示す図である。図１６に示した返信メール作成画面３８０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、ユーザが閲覧した電子メールについて返信メールを作成する場合に、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示される返信メール作成画面の一例である。

返信メール作成画面３８０には、終了ボタン３８１、作成する返信メールの送信元（返信元）となる送信者アドレスの入力を受け付ける送信元アドレス入力欄３８２、作成する返信メールの本文の入力を受け付ける本文入力領域３８３、作成が完了した返信メールを送信するときにユーザが操作する送信ボタン３８４が設けられている。

また、一覧表示領域３７３には、状況管理情報（図９参照）に基づいて、代表アドレスで受信した電子メールを開封した人数を示す“開封数”およびその電子メールに対していずれかのユーザによって返信を行われたか否かを示す“状態”が、各電子メールについて表示される。

ここで、“状態”は、状況管理情報を参照して、その電子メールについて返信したユーザの論理和によって表示が決定される。すなわち、その電子メールを閲覧可能なユーザのうち、いずれか一人でも既に返信していれば、状態は“回答済”となる。また、いずれか一人でも既に返信メールの作成中であれば、“回答中”となる。これらに対し、いずれのユーザも回答しておらず、返信メールの作成中でもなければ、“未回答”となる。なお、これに限らず、“状態”には、その受信メール表示画面３７０が表示されているアカウントのユーザの返信履歴を表示してもよい。

図１５において、本文表示領域３７４に表示されている電子メールを読んだユーザが、その電子メールについて返信メールを作成しようとする場合には、返信ボタン３７５を操作することにより、端末装置３１のブラウザ上において返信メール作成画面３８０が起動する。ユーザはこの返信メール作成画面３８０の本文入力領域３８３にメール本文を入力することで、その電子メールに対する返信メールを作成することができる。

ここで、送信元アドレス入力欄３８２には、返信メールが作成される電子メールが閲覧された時のアカウントのメールアドレスが予め入力されている。具体的には、例えば図１５のように、ユーザにより代表アカウントで閲覧された電子メールに対して返信メールが作成される場合、図１６に示すように、電子メールが閲覧されている代表アカウントのメールアドレスである代表アドレスが送信元アドレスに入力される。また、ユーザにより個人アカウントで閲覧された電子メールに対して返信メールが作成される場合、電子メールが閲覧されている個人アカウントのメールアドレスである個人アドレスが送信元アドレスに入力される。

以下に、送信元アドレスの設定時の処理について説明する。
端末装置３１は、ユーザによるブラウザの操作によって操作可能なアカウントの電子メールに対する返信メールの作成が指示された場合、返信メールの作成要求を、ＬＡＮ１０を介してメールサーバ１００に送信する。

これに対して、メールサーバ１００は、端末装置３１から送信された返信メールの作成要求を受信すると、作成される電子メールの送信元アドレスとして、返信メールの元となる電子メールを受信しユーザが返信メールの作成を指示したアカウントのメールアドレスを設定する。これに基づいて、ユーザは端末装置３１上のブラウザにおいて、送信元アドレスに元の電子メールを受信したアドレスが設定された返信メールを作成することとなる。

これにより、メールシステムで作成した返信メールに適切な送信元を設定することができる。その結果、ユーザによる他のアカウントを送信元（送信者）として電子メールを送信してしまうミスを防止できる。このため、個人アドレスの外部漏洩が防止でき、例えば、組織３０内におけるどのユーザがその電子メールを送信したのかが外部に過って伝わってしまうことを防ぐことにより、個人情報を保護することができる。

なお、本実施の形態では、ユーザが返信メールを作成する前にメールサーバ１００が返信アドレスを設定するが、これに限らず、ユーザが返信メールを作成して送信指示を行った後に、メールサーバ１００が自動的に、返信アドレスを対応するアカウントのメールアドレスに修正してから送信先に送信してもよい。また、メールサーバ１００は、自動的な修正は行わずに、受信した電子メールの送信先アドレスと、ユーザが作成した電子メールの返信アドレスとが一致しない場合に、ユーザに警告表示または確認表示を行ってもよいし、第三者に警告通知または確認通知を行ってもよい。さらに、これらを組み合わせてもよい。

また、ユーザは、終了ボタン３８１を操作することにより、返信メール作成画面３８０による返信メールの作成を中断して、返信メール作成画面３８０の表示を終了することができる。

図１７は、コメント作成画面を示す図である。図１７に示したコメント作成画面４１０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、ユーザが閲覧した代表アドレスで受信した電子メールに対してコメントを作成する場合に、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示されるコメント作成画面の一例である。

コメント作成画面４１０には、終了ボタン４１１、受信メールに対して返信した返信メールに関する情報を表示する返信メール情報表示領域４１２、返信した返信メールの本文を表示する返信メール本文表示領域４１３、作成するコメントの入力を受け付けるコメント入力領域４１４、コメントの作成が完了したときにユーザが操作する完了ボタン４１５が設けられている。

図１６に示す返信メール作成画面３８０において、ユーザにより代表アドレスで受信した電子メールについて返信メールが送信されると、端末装置３１のブラウザ上においてコメント作成画面４１０が起動する。ユーザはこのコメント作成画面４１０のコメント入力領域４１４にコメントを入力することで、その電子メールに対するコメントを作成することができる。このコメントの作成に基づいてコメント情報が更新される。

また、ユーザは、終了ボタン４１１を操作することにより、コメント作成画面４１０によるコメントの作成を中断して、コメント作成画面４１０の表示を終了することができる。

図１８は、開封状況表示画面を示す図である。図１８に示した開封状況表示画面４２０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、代表アドレスで受信した電子メールの開封状況が、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示される開封状況表示画面の一例である。

開封状況表示画面４２０には、終了ボタン４２１、ユーザの操作により開封状況の表示が選択された電子メールの開封状況を表示する開封状況表示領域４２２、開封状況表示画面４２０において開封状況が表示されている電子メールの返信履歴を表示させるときにユーザが操作する返信履歴ボタン４２７が設けられている。

開封状況表示領域４２２には、状況管理情報（図９参照）に基づいて、電子メールの開封状況を示す表示が表示される。開封状況表示領域４２２には、開封状況が表示されている電子メールを開封した“ユーザ名”、ユーザ名が示すユーザがその電子メールを開封した日時である“開封日時”およびユーザ名が示すユーザがその電子メールに返信した日時である“返信日時”が表示される。なお、返信日時は、そのユーザがその電子メールに対して返信している場合のみ日時が表示され、返信していない場合には、空白のまま表示される。

ユーザは、終了ボタン４２１を操作することにより、開封状況表示画面４２０による開封状況の表示を終了することができる。
開封状況表示画面４２０に表示されている電子メールの開封状況を見たユーザが、その電子メールの返信履歴を確認しようとする場合には、返信履歴ボタン４２７を操作して、詳しくは図１９において後述する返信履歴表示画面４３０を表示させることにより、開封状況が表示されている電子メールの返信履歴を確認することができる。

図１９は、返信履歴表示画面を示す図である。図１９に示した返信履歴表示画面４３０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、代表アドレスで受信した電子メールの返信履歴が、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示される返信履歴表示画面の一例である。

返信履歴表示画面４３０には、終了ボタン４３１、ユーザの操作により返信履歴の表示が選択された電子メールの返信履歴を表示する返信履歴表示領域４３２、返信履歴表示画面４３０において返信履歴が表示されている電子メールの開封状況を表示させるときにユーザが操作する開封状況ボタン４３６、返信履歴表示画面４３０において返信履歴が表示されている電子メールに対するコメントを表示させるときにユーザが操作するコメント表示ボタン４３８が設けられている。

返信履歴表示領域４３２には、状況管理情報（図９参照）およびコメント管理情報（図１０参照）に基づいて、電子メールの返信履歴およびコメントを示す表示が表示される。返信履歴表示領域４３２には、返信履歴が表示されている電子メールに返信した“ユーザ名”、ユーザ名が示すユーザがその電子メールに対して返信した“返信日時”およびユーザ名が示すユーザがその電子メールに対して作成したコメントである“コメント”が表示される。なお、コメントは、そのユーザがその電子メールに対してコメントを作成している場合のみ作成されたコメントが表示され、コメントを作成していない場合には、空白のまま表示される。

ユーザは、終了ボタン４３１を操作することにより、返信履歴表示画面４３０による返信履歴の表示を終了することができる。
返信履歴表示画面４３０に表示されている電子メールの返信履歴を見たユーザが、その電子メールの開封状況を確認しようとする場合には、開封状況ボタン４３６を操作して、上記の開封状況表示画面４２０を表示させることにより、返信履歴が表示されている電子メールの開封状況を確認することができる。

また、返信履歴表示画面４３０に表示されている電子メールの返信履歴を見たユーザが、その電子メールに対するコメントの詳細を確認しようとする場合には、コメント表示ボタン４３８を操作して、詳しくは図２０において後述するコメント表示画面４４０を表示させることにより、返信履歴が表示されている電子メールに対するコメントの詳細を確認することができる。

図２０は、コメント表示画面を示す図である。図２０に示したコメント表示画面４４０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、ユーザが閲覧した代表アドレスで受信した電子メールに対するコメントが、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示されるコメント表示画面の一例である。

コメント表示画面４４０には、終了ボタン４４１、コメントが作成された受信メールに関する情報を表示する受信メール情報表示領域４４２、受信した電子メールに関する情報を表示する受信メール表示領域４４３ａ、受信した電子メールに対する返信メールに関する情報を表示する返信メール表示領域４４３ｂ、受信した電子メールに対するコメントを表示するコメント表示領域４４４が設けられている。

図１９に示す返信履歴表示画面４３０において、コメント表示ボタン４３８が操作されると、端末装置３１のブラウザ上においてコメント表示画面４４０が起動する。ユーザはこのコメント表示画面４４０のコメント表示領域４４４により、コメント管理情報（図１０参照）に含まれている、受信した電子メールに対するコメントの詳細を確認することができる。

次に、本実施の形態の別の表示画面の一例について説明する。
図２１は、メール状況表示画面を示す図である。図２１に示したメール状況表示画面５１０は、組織３０内のユーザによって操作される端末装置３１，３２，・・・（例えば、端末装置３１）において、代表アドレスで受信した電子メールの返信履歴が、端末装置３１に接続されたモニタ（図示省略）のブラウザ上に表示されるメール状況表示画面の一例である。

この図２１に示したメール状況表示画面５１０には、代表アドレスで受信した電子メールの各ユーザにおける開封状況および返信履歴が、一覧表示される。
メール状況表示画面５１０には、終了ボタン５１１、代表アドレスで受信した電子メールの開封状況および返信履歴を表示するメール状況表示領域５１２が設けられている。

メール状況表示領域５１２には、状況管理情報に基づいて、電子メールの開封状況および返信履歴を示す表示が表示される。メール状況表示領域５１２には、氏名で示されるユーザにより、受信した電子メールに対して返信された日を示す“返信日”、氏名で示されるユーザにより、受信した電子メールが開封された日を示す“開封日”、氏名で示されたユーザが所属するグループを示す“所属”、受信した電子メールを閲覧可能なユーザを示す“氏名”が表示される。

なお、氏名には、その電子メールを閲覧可能なすべてのユーザが表示される。また、返信日には、そのユーザがその電子メールに対して返信している場合のみ返信日が表示され、返信していない場合には、空白のまま表示される。また、開封日には、そのユーザがその電子メールを開封している場合のみ開封日が表示され、開封していない場合には、空白のまま表示される。

また、メール状況表示領域５１２の下部には、その電子メールを閲覧可能なユーザのうちその電子メールを開封した人数を示す“開封数”、その電子メールを閲覧可能なユーザの人数を示す“全体数”が表示される。これにより、グループ全体の開封状況の概要を把握することができる。

本実施の形態のメールシステムは、図１５に示す受信メール表示画面３７０において、図示しない状況表示ボタンを設けて、ユーザにより状況表示ボタンが操作された場合には、端末装置３１，３２，・・・のブラウザ上に、このメール状況表示画面５１０を表示してもよい。これにより、メールシステムのユーザに対して、代表アドレスで受信した電子メールの開封状況および返信履歴の概要を、グループ内の各ユーザごとについて容易に把握させることが可能となる。

また、ユーザは、終了ボタン５１１を操作することにより、メール状況表示画面５１０による開封状況および返信履歴の表示を終了することができる。
ここで、メール状況表示画面５１０では、返信日および開封日のみを表示するが、それぞれの時刻、分、秒などまで表示してもよい。また、複数の電子メールについて同時に表示してもよい。また、例えば、グループの長、新人など、特定のユーザに関する状況のみを抽出して表示してもよい。さらに、例えば、未開封のユーザのみ、返信したユーザのみなど、特定の状況のユーザのみを抽出して表示したり、マーカなどによって強調して表示したりしてもよい。

以上のようにして、本実施の形態のメールサーバ１００は、代表アドレスで受信した電子メールについて、代表アドレスの電子メールを閲覧可能なユーザについての未読／既読状況が把握できるので、代表アドレスの既読管理が容易に可能である。

また、受信メール表示画面３７０に、代表アドレスで受信した電子メールを開封した人数を示す開封数を表示する一覧表示領域３７３とともに、操作により開封状況が表示される開封状況ボタン３７６を設けたので、代表アドレスで受信した電子メールのグループ全体における開封状況の概要を容易に把握できるとともに、その電子メールの開封状況の詳細の確認を容易にすることができる。

また、既存のメールシステムでは、代表アドレスのアカウントに再ログインして送信済みボックスを参照することで返信メールの把握が可能であったが、グループ内の誰が返信したかがわからなかった。これに対して本実施の形態のメールサーバ１００では、代表アドレスで受信した電子メールに対して、グループ内の誰が、いつ返信したかが容易に把握できるとともに、返信履歴が再ログインせずに一覧で表示されるので、対外的なメールのやりとりに無駄および混乱を減少させ、業務の効率化が図れる。

また、ユーザに操作させる電子メールのアカウントを、ユーザの切替指示に基づいてログインし直すことなく複数のアカウントの間で切り替えることができるので、組織３０内の端末装置においてユーザの切替指示に基づいて複数のアカウントの電子メールの表示を切り替えることが可能になり、ユーザによる複数のメールアカウントの電子メールの操作を容易にすることができる。

また、ログイン後画面３６０および受信メール表示画面３７０において、メール情報が表示されていないアカウントについても未開封メールの有無および件数が表示されるので、すべてのアカウントを一々選択しなくても、他のアカウントについて表示させる必要があるか否かを判断することができるので、ユーザのメール管理の手間を省略できる。

また、従来のウェブメールでは共有できなかった代表アドレス宛の電子メールについて、メールサーバ１００に登録されたユーザが容易に情報を共有することができる。
また、従来の個人アカウントにおけるログイン状態での表示状態に加え、代表アドレスの電子メールの受信状況を視覚的に把握できる。

また、アカウント選択ボタン３６１ａ〜３７１ｃのボタン操作により、ログインされているアカウントのユーザが所属しているグループのメールボックスが表示される。これにより、他のアカウントの電子メールを見るためにアカウントを切り替える際に、再度ログインし直す必要がなくなるので、ユーザによる複数のアカウントの電子メールの管理が容易になる。

以上、本発明のメール送受信プログラム、メール送受信装置およびメール送受信方法を、図示の実施の形態に基づいて説明したが、上記については単に本発明の原理を示すものである。本発明は上記に示し、説明した正確な構成および応用例に限定されるものではなく、さらに、多数の変形、変更が当業者にとって可能であり、対応するすべての変形例および均等物は、添付の請求項およびその均等物による本発明の範囲とみなされ、各部の構成は同様の機能を有する任意の構成のものに置換することができる。また、本発明に他の任意の構成物や行程が付加されてもよい。また、本発明は前述した実施の形態のうちの任意の２以上の構成（特徴）を組み合わせたものであってもよい。

なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、メールサーバ１００が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。

処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体には、磁気記録装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリなどがある。磁気記録装置には、ＨＤＤ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ（ＭＴ）などがある。光ディスクには、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ（Recordable）／ＲＷ（ReWritable）などがある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto - Optical disk）などがある。

上記プログラムを流通させる場合には、例えば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭなどの可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータに格納しておき、ネットワークを通じて、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

上記プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムまたはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。また、コンピュータは、サーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。

本実施の形態の概要を示す図である。 本実施の形態のシステム構成を示す図である。 メールサーバのハードウェア構成を示す図である。 メールサーバの機能を示すブロック図である。 紐付けテーブルのデータ構造を示す図である。 グループテーブルのデータ構造を示す図である。 アドレステーブルのデータ構造を示す図である。 メール管理テーブルのデータ構造を示す図である。 状況管理テーブルのデータ構造を示す図である。 コメント管理テーブルのデータ構造を示す図である。 メール閲覧処理の手順を示すフローチャートである。 メールシステムにおける電子メールの開封情報および返信情報の表示時の処理の手順を示すシーケンス図である。 ログイン画面を示す図である。 ログイン後画面を示す図である。 受信メール表示画面を示す図である。 返信メール作成画面を示す図である。 コメント作成画面を示す図である。 開封状況表示画面を示す図である。 返信履歴表示画面を示す図である。 コメント表示画面を示す図である。 メール状況表示画面を示す図である。

符号の説明

１ メール送受信装置
１ａ 開封検出手段
１ｂ メール状況情報更新手段
１ｃ 状況要求受付手段
１ｄ メール状況情報提供手段
１ｅ メール状況情報記憶手段
３ 表示画面

Claims (6)

1. コンピュータに、
   複数のユーザがアクセス可能である電子メールを、他のコンピュータから受信するステップと、
   前記複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、該第１のユーザに前記電子メールの情報を提供するステップと、
   前記提供した前記電子メールに対する、前記第１のユーザによる操作を検出して、前記第１のユーザによって入力された、前記電子メールに対する返信メールと、前記第１のユーザによって入力された、前記複数のユーザのみが閲覧可能な、前記電子メールに対するコメントとを受信するステップと、
   前記検出した操作の情報と、前記第１のユーザを識別する情報と、前記電子メールを識別する情報と、受信した前記返信メールを識別する情報と、受信した前記コメントを識別する情報とを、対応付けて記憶手段に記憶するステップと、
   前記複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示を受け付けた場合に、前記記憶手段を参照して、前記電子メールに対する前記第１のユーザによる前記操作に関する操作状況情報、受信した前記返信メールおよび受信した前記コメントを出力するステップと、
   を実行させることを特徴とするメール送受信プログラム。
2. 前記複数のユーザ以外の第３のユーザが操作する前記他のコンピュータから前記電子メールを受信することを特徴とする請求項１記載のメール送受信プログラム。
3. 前記操作を検出するステップは、
   前記電子メールに対する前記返信メールを、前記第１のユーザが操作する端末装置から受信したことを返信操作として検出することを特徴とする請求項１または２記載のメール送受信プログラム。
4. 前記出力するステップは、
   前記返信メールの作成日時および前記コメントの作成日時をさらに出力することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のメール送受信プログラム。
5. 複数のユーザがアクセス可能である電子メールを、他のコンピュータから受信する手段と、
   前記複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、該第１のユーザに前記電子メールの情報を提供する手段と、
   前記提供した前記電子メールに対する、前記第１のユーザによる操作を検出して、前記第１のユーザによって入力された、前記電子メールに対する返信メールと、前記第１のユーザによって入力された、前記複数のユーザのみが閲覧可能な、前記電子メールに対するコメントとを受信する手段と、
   前記検出した操作の情報と、前記第１のユーザを識別する情報と、前記電子メールを識別する情報と、受信した前記返信メールを識別する情報と、受信した前記コメントを識別する情報とを、対応付けて記憶する手段と、
   前記複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示を受け付けた場合に、前記記憶する手段を参照して、前記電子メールに対する前記第１のユーザによる前記操作に関する操作状況情報、受信した前記返信メールおよび受信した前記コメントを出力する手段と、
   を有することを特徴とするメール送受信装置。
6. コンピュータが、
   複数のユーザがアクセス可能である電子メールを、他のコンピュータから受信するステップと、
   前記複数のユーザのうちの第１のユーザによる命令に基づいて、該第１のユーザに前記電子メールの情報を提供するステップと、
   前記提供した前記電子メールに対する、前記第１のユーザによる操作を検出して、前記第１のユーザによって入力された、前記電子メールに対する返信メールと、前記第１のユーザによって入力された、前記複数のユーザのみが閲覧可能な、前記電子メールに対するコメントとを受信するステップと、
   前記検出した操作の情報と、前記第１のユーザを識別する情報と、前記電子メールを識別する情報と、受信した前記返信メールを識別する情報と、受信した前記コメントを識別する情報とを、対応付けて記憶手段に記憶するステップと、
   前記複数のユーザのうちの第２のユーザによる指示を受け付けた場合に、前記記憶手段を参照して、前記電子メールに対する前記第１のユーザによる前記操作に関する操作状況情報、受信した前記返信メールおよび受信した前記コメントを出力するステップと、
   を実行することを特徴とするメール送受信方法。
   

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