JPH06104921A

JPH06104921A - 文書回覧方法及び文書回覧システム

Info

Publication number: JPH06104921A
Application number: JP4252395A
Authority: JP
Inventors: Yukie Takita; 幸恵滝田; Hirotoshi Ise; 広敏伊勢; Hideko Murata; 英子村田
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1992-09-22
Filing date: 1992-09-22
Publication date: 1994-04-15

Abstract

(57)【要約】【目的】回覧と同報とを組み合わせた文書回覧と、その
回覧状態の把握、及び期限管理による円滑な文書回覧を
実現する。【構成】文書とその配布形態を管理するサーバ１０と、
ネットワークを介してサーバに接続される端末２０（２
０Ａ〜２０Ｎ）から構成されるシステムであり、サーバ
１０は回覧と同報とを組み合わせた配布形態指定を可能
とする表形式の配布形態入力画面を持つ。文書の配布者
が送信すべき文書と、回覧先、回覧順序などの配布形態
をサーバの配布先テーブル１７−２３に入力すると、サ
ーバは指定された回覧先の端末へ文書を送信する。各回
覧先では、受信した文書に対して、返答など何らかの応
答を送信する。サーバ１０は、この応答を受けて、次の
回覧先に文書を送信することにより、文書回覧を実現
し、また、回覧状態を管理する。さらに、各回覧先に期
限を設定し、その期限内に応答のない回覧先には、催促
を行なう。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ネットワークを利用し
た文書回覧に係り、特に文書回覧のための配布形態指定
方式、及びその配布形態を利用した文書回覧方法及びシ
ステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスでの生産性を高めること
を目的としてネットワークシステムを備えたＯＡ環境の
構築が進められている。ネットワークシステムを利用し
て、電話回線、ＬＡＮなどに接続された端末間でデータ
交換する手段として、電子メールがある。電子メールに
よりデータ交換を行なうためには、データの種類ごとに
送受信の手続き（プロトコル）を決めておく。例えば、
電子メールなどのコードデータをある端末から、別の端
末に送信する場合、送信側のユーザは、受信側（宛先）
ユーザのアドレス（ユーザＩＤ）を指定し、送信すべき
コードデータを入力する。送信側端末では、入力された
コードデータに送信元ユーザＩＤ、送信日時等から構成
されるヘッダを付加したメールデータを作成し、ネット
ワークに送信する。このメールデータは、直接的に、あ
るいは、一旦メールサーバに蓄積されたのち、宛先端末
に受信され、受信側ユーザは、画面を介して、メールデ
ータを参照することができる。

【０００３】上記のようなネットワークシステムとして
は、公衆回線などのネットワークに複数のパソコンを接
続したパソコン通信システムがある。このシステムは、
複数の宛先に対して同一の文書を配布する場合には、送
信先ユーザＩＤを複数指定することができる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記のパソコン通信シ
ステムは、異機種の端末間では、コードデータのみを送
受信するファイル転送プロトコルしか決められていない
場合が多く、書式データ、図表データ、画像データを転
送する場合には、それらのデータの送受信のための特別
のファイル転送プロトコルが必要である。従って、機種
の異なるパソコン、ＷＳなどが接続されたパソコン通信
システムで、書式データ、図表データ、画像データを送
信することは困難である。

【０００５】また、パソコン通信システムは、一対一の
データ交換を実現するものであるが、回覧順序に特別な
意味がない場合には、文書の配布者が複数の宛先に対し
て同時に文書を送信することも可能である（同報送
信）。一つの文書を複数のユーザで持ち回る業務（文書
回覧）を行なうためには、例えば、文書の配布者があら
かじめその文書に回覧順序を書き込んでおき、その文書
の受信者が次の回覧先に送信するなどの方法が必要とな
る。いずれの場合も、文書の配布者は、自分の送信した
文書が受信者によって参照されたかどうかを確認するこ
とは困難である。また、回覧が中断してしまっても、文
書の配布者はそれをすぐに知ることはできない。さら
に、どこで中断しているかを見つけるためには、全ての
回覧先に問い合わせなければならない。

【０００６】本発明の目的は、回覧文書の受信者が次の
回覧先に文書を送信する代わりに、文書の受信専用に設
けられた宛先に文書を送信することにより、パソコン通
信システムの電子メールのみを利用した回覧が実現さ
れ、かつ、文書の配布者が回覧状況を参照することので
きる方法またはシステムを提供することにある。

【０００７】本発明の他の目的は、回覧と同報を組み合
わせた文書の配布が行なえ、その複雑な配布形態の入力
が簡単に行なえるようなインタフェースをもつ方法また
はシステムを提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は、文書とその配
布形態を管理するサーバと、ネットワークを介してサー
バに接続される端末、ファクシミリ、電話とから構成さ
れるシステムであり、文書の配布者が送信すべき文書
と、回覧先、回覧順序などの配布形態とをサーバに入力
すると、サーバは指定された回覧先へ文書を送信し、そ
して、各回覧先からその文書に対する返答など何らかの
応答を受信すると、次の回覧先へ文書を送信することに
より回覧を実現するものである。

【０００９】さらに、サーバには、文書の配布者による
配布形態入力のための表形式の入力画面をもたせ、その
表の入力形式をそれぞれ同報と回覧順序に対応づけるこ
とにより、回覧と同報を組み合わせた配布形態指定を可
能とし、また、その表形式の入力画面へ入力したデータ
について、表形式ならではの編集を可能とする。

【００１０】さらに、サーバは、配布形態入力画面に入
力された回覧先について、文書の配布者による回覧期限
などの期限設定の有無にかかわらず、全ての回覧先につ
いて期限を設定し、その期限までに回覧先からの何らか
の応答がなければ、催促を行なうこともできる。

【００１１】

【作用】サーバが全ての回覧先に文書を送信し、各回覧
先から文書を受信するため、サーバにて回覧状況を把握
することができ、文書の配布者は、端末からサーバに問
い合わせることにより、回覧状況やコメントの有無の確
認が行なえる。

【００１２】また、表作成操作と同様な手続きで入力可
能な配布形態入力画面により、複雑な配布形態の指定が
容易に行なえる。

【００１３】さらに、サーバが期限管理を行なうため、
文書の配布者が全ての回覧先に問い合わせることなく、
円滑な文書回覧が実現される。

【００１４】

【実施例】以下、本発明の実施例を図面を用いて説明す
る。

【００１５】図１は、指定された配布形態に応じた文書
回覧を実現するシステムの全体構成を示す。このシステ
ムは、文書およびその配布形態（回覧先および回覧順
序）の入力を受け付け、文書を送信するサーバ１０と、
電話回線６によりサーバ１０と接続される複数の端末２
０（２０−１、…２０ｉ）と、ファクシミリ７（７−
１、…７ｉ）と、電話８（８−１、…８ｉ）とから構成
される。なお、電話回線の代わりにＬＡＮ等を用いても
よい。

【００１６】サーバ１０は、キーボード１１、ディスプ
レイ１２、モデム１３、画像データ送受信のためのＦＡ
Ｘアダプタ１４、電話通知のための音声合成装置１５、
スキャナ１６、メモリ１７を有し、さらに、キーボード
１１やスキャナ１６から入力された文書、メールやファ
クシミリで受信した文書などを格納しておくデータファ
イル１８と、これらを制御するＣＰＵ１９を備えてい
る。

【００１７】メモリ１７は、ＲＯＭ１７−１とＲＡＭ１
７−２とで構成される。ＲＯＭ１７−１には、ＦＡＸア
ダプタ１４により受信した画像データに含まれたＯＣＲ
データを解析する帳票認識プログラム１７−１１、文書
および配布形態の入力画面等の表示制御を行なう画面制
御プログラム１７−１２、その入力画面に対して入力さ
れた文書（本文）をデータファイルに登録する本文登録
プログラム１７−１３がある。さらに、指定された配布
先へ文書（本文）を送信する本文提供プログラム１７−
１４と、その本文の受信者からの返答をデータファイル
に格納する返答格納プログラム１７−１５と、回覧文書
の送信制御および期限管理を行なう回覧管理プログラム
１７−１６とがある。ＲＡＭ１７−２には、ＦＡＸアダ
プタにより受信した画像データを一時的に格納する画像
格納部１７−２１と、データファイルに登録された文書
の管理情報を格納するインデクステーブル１７−２２
と、文書の配布形態および配布状態を管理する配布先テ
ーブル１７−２３と、ユーザＩＤに対応する電話番号と
ＦＡＸ番号を管理する電話帳１７−２４と、サーバに登
録されているすべてのユーザ宛ての受信メールを管理す
るメールファイル部１７−２５とがある。

【００１８】端末２０の詳細構成を図２に示す。端末２
０は、キーボード２１と、ディスプレイ２２と、モデム
２３と、画像送受信のためのＦＡＸアダプタ２４と、メ
モリ２５と、これらの制御を行なうＣＰＵ２６とから構
成される。メモリ２５には、サーバ１０のデータファイ
ルに登録されている本文（画像データ）を要求するため
の本文要求プログラム２５−１１と、受信文書にコメン
トを書き込むなどして作成した返答をサーバに送信する
返答送信プログラム２５−１２と、受信した回覧文書の
参照通知あるいはコメントを書き込んだ回覧文書のサー
バへの送信を行なう端末回覧プログラム２５−１３と、
ＦＡＸアダプタ１４により受信した画像データを一時的
に格納しておく画像格納部２５−２１と、端末２０の利
用者宛ての受信メールを管理するメールファイル部２５
−２２とがある。ただし、ＦＡＸアダプタ２４が接続さ
れていない端末２０があっても構わない。その場合、ユ
ーザの最寄りのファクシミリを利用して、画像データの
送受信を行なう。

【００１９】図３は、このシステムの処理概要を示す図
である。すなわちサーバ１０のプロセッサにおいて実行
される処理と、各端末２０（２０Ａ〜２０Ｄ）のプロセ
ッサ２６において実行される処理の概要を示す。まず、
サーバ１０は、スキャナやＦＡＸによる文書（画像デー
タ）の入力、キーボードあるいはメールにより、文書
（コードデータ）と、文書タイトルなどの文書情報と、
回覧先およびその回覧順序など配布形態の入力を受け付
ける（ステップ１００）。そして、その文書はデータフ
ァイル１８に登録格納し、文書情報を文書テーブル１７
−２６に登録し、配布形態を書き込んだ配布先テーブル
１７−２３を作成し、この配布先テーブルで配布形態と
配布状態（回覧状態）とを管理する。

【００２０】サーバ１０のプロセッサ１９は、入力文書
（本文）の登録を行なう（１０２）。ここで、その文書
の管理番号として連続した番号（本文ＩＤ）を割り当
て、文書（本文）はデータファイルに格納し、タイトル
などの文書情報をインデクステーブルに、配布形態を配
布先テーブルに書き込む。

【００２１】次に、配布先テーブル１７−２３を利用し
た回覧管理を行なう。サーバ１０から送り出された回覧
文書を受信したユーザは、次の回覧先のユーザへその文
書を送信するのではなく、サーバにメールで回覧文書を
参照した旨を伝える、あるいは、コメントを書き込んだ
文書をＦＡＸでサーバに送信する。サーバは、これらの
メールやＦＡＸを受信すると、配布先テーブルを参照し
て、次の回覧者を取得し、回覧文書を送信する。そし
て、配布先テーブル中の各回覧先の回覧状態（回覧済
み、回覧中）を書き替える。ユーザは回覧とは関係なく
サーバの各テーブルを参照することもできる。ただし、
サーバと文書の受信者との間で行なわれるメールやＦＡ
Ｘの送受信のために、サーバ側には送受信用のアドレス
（ユーザＩＤ、ＦＡＸ番号、電話番号）を設ける。

【００２２】ここで、入力された配布形態が、ユーザ
Ａ、ユーザＢの順に文書を回覧するものであり、回覧先
に対して、何らかの返答を要求するものと仮定して、以
下の処理を続ける。最初の回覧先である端末２０Ａ（ユ
ーザＡ）にメールを送信する（１０４）。このとき、入
力文書が画像データのみの文書ならば、その画像データ
（本文）は送信せずに概要通知（タイトル、本文ＩＤ
等）のみを送信し（１０４１）、コードデータのみの文
書であれば、そのコードデータ（本文）と本文ＩＤを送
信し（１０４２）、コードデータと画像データの両方を
含む文書ならば、コードデータと本文ＩＤとを送信し、
画像データの存在を通知する。ユーザＡのプロセッサ２
６は、通知を受信した（２００）後、サーバ１０に対し
て、本文ＩＤを書き込んだ本文提供要求メールを送信す
る（２０２）ことにより、まだ受信していない本文（画
像データ）の配布を要求することができる。サーバ１０
は、この本文要求メールを受信する（１０６）と、まだ
送信していない本文（画像データ）をＦＡＸによりユー
ザＡへ送信する（１０８）。

【００２３】回覧文書を受信した（２０４）ユーザＡ
は、その文書を参照した旨を本文ＩＤを書き込んだメー
ル（回覧参照メール）によりサーバに知らせるか、メー
ルあるいはＦＡＸにより返答と本文ＩＤをサーバに送信
する。ここでは、コメント（返答）を書き込んだ（２０
６）テキスト又は画像を返答として送信する（２０
８）。このコメント付きのテキスト又は画像を受信した
（１１０）サーバ１０は、受信データから取得した本文
ＩＤから送信データ（原画像データ）を呼び出して、受
信データと送信データとの差分からコメント部を抽出
し、データファイルに記録する（１１２）。そして、次
の回覧者、すなわち、ユーザＢへ文書を送信し（１１
４）、同様な処理を繰り返す。

【００２４】このような文書の回覧が円滑に行なわれる
ためには、各回覧先に期限を設定して、未返答者に対す
る返答催促を行なうなどの期限管理が必要である。サー
バ１０は、配布先テーブル１７−２３で回覧状態を管理
し、文書の配布者が配布形態入力時に設定する期限を利
用した期限管理を行なう。上記文書の回覧中であっても
特定のユーザＣは、データファイル１８のコメントを参
照することができる（１２０）。

【００２５】さらに、文書の受信者は、サーバに変更要
求メールとして、本文ＩＤと、期限延長、回覧のあとま
わし、回覧先の追加等の要求と、必要な情報（期限延長
日数、追加したい回覧先など）とを書き込んだメールを
サーバに送信して、これらを要求することができる。そ
して、文書の配布者が、サーバ上で受信した変更要求の
許可／不可を決定する。全てのユーザは、配布先テーブ
ルの回覧状況をいつでも参照することができる（１２
２）。

【００２６】図４は、サーバ１０におけるメインプロセ
スのフローチャートである。まず、ステップ３２０で、
期限管理処理を行う。そして、文書登録および送信、デ
ィスプレイ上の画面表示制御を行なう文書送信制御処理
（３４２〜３５６）を繰り返す。文書送信制御処理の途
中において、メール受信処理３６０及びＦＡＸ受信処理
３８０を行い、終了コマンドの入力があれば、ステップ
３５８で終了する。

【００２７】まず、文書送信制御処理について詳細に説
明する。図中のflg1,flg2 は、入力状態を示すフラグで
あり、flg1は文書の入力状態、flg2は配布形態の入力状
態を示し、その値は、０は未入力状態を、１は入力完了
状態を意味する。ステップ３４２で、flg1,flg2 の初期
化を行ない、ディスプレイ１２に入力画面を表示し、文
書および配布形態の入力を受け付ける文書属性入力制御
処理をステップ３４４で行なう。ここで、送信コマンド
の入力があったときにのみ、flg1,flg2 がともに１とな
るように処理する。そして、文書属性入力制御処理後、
flg1,flg2 がともに１、すなわち、送信コマンドの入力
が認められた場合（３４６）、ステップ３４８で文書の
登録と送信を行なう本文登録処理に移り、それ以外であ
れば、ステップ３５０の送信文書一覧処理に移る。

【００２８】送信文書一覧処理の後、メールやＦＡＸを
受信したか否かチェックし（３５２、３５４）、受信し
ている場合には各々メール受信３６０、ＦＡＸ受信処理
３８０処理を行う。その後ステップ３５６で終了コマン
ドの入力があれば、終了し、終了コマンドでなければ、
ステップ３４２に戻る。

【００２９】図５に図４の文書属性入力制御処理３４４
の詳細を示す。ステップ３４４２では、ディスプレイ１
２に文書入力画面５０を表示して文書入力を受け付け
る。文書入力画面５０は、図６に示すように、文書タイ
トル入力領域５１と、文書入力領域５２、あらかじめ登
録してある文書を呼び出すための「文書呼出」ボタン５
３、スキャナを起動して画像入力を行なうための「スキ
ャナ」ボタン５４、そして、「送信」ボタン５５、「配
布形態」ボタン５６と、「取消」ボタン５７とからな
る。文書の配布者は、タイトルおよび文書の入力完了時
には「送信」ボタン５５を選択し、配布形態を入力した
い場合には「配布形態」ボタン５６を選択する。また、
文書送信を中止する場合には、「取消」ボタン５７を選
択する。

【００３０】文書属性入力制御処理３４４は、文書入力
を受けた後、「送信」ボタン５５が選択された場合に
は、flg1を１とし、ステップ３４５２の配布形態入力処
理に移る。「配布形態」ボタン５６が選択された場合に
は、flg1はそのままで、flg2を０とし、ステップ３４５
２の処理に移る。一方、「取消」ボタン５７が選択され
た場合には、そのままリターンする。

【００３１】ステップ３４５２では、ディスプレイ１２
に配布形態入力画面６０を表示して配布先および配布順
序の入力を受け付ける。配布形態入力画面６０は、図７
に示すように、配布先入力領域６１と、期限入力領域６
２と、「送信」ボタン６３、「文書」ボタン６４、「属
性」ボタン６５、「取消」ボタン６６とからなる。

【００３２】配布先入力領域６１において、その行は回
覧順序を示し、桁は回覧順序の等しい配布先（同報先）
の数を示す。これにより、回覧と同報とを組み合わせた
配布形態の指定が可能となる。このマトリクス内に入力
された配布先については、個人単位はもちろん、行単位
および桁単位でも、挿入、移動、削除等の編集が行なえ
る。また、入力した配布先については、「属性」ボタン
６５を選択して、個人単位および桁単位に属性を設定す
ることが可能である。配布先入力後、「属性」ボタン６
５を選択すると、図８に示すような属性メニュー６８が
表示され、返答要求設定、画面上の期限入力領域で設定
する全体の期限とは別の個人単位の期限設定、回覧文書
へのコメント書き込み権、および、回覧文書に書き込ま
れた他人のコメントの参照権の付加等の操作が可能とな
る。

【００３３】配布先入力領域６１への配布形態入力例を
図９〜図１２に示す。図９は、ユーザＡ、Ｂ、Ｃへ同時
に文書を送信する同報、図１０は、ユーザＡ、Ｂ、Ｃの
順に文書を送信する回覧を指定するものである。図１１
は、同報と回覧を組み合わせた配布として、まずユーザ
Ａに文書を送信して、その次に、ユーザＢ、Ｃへ同時に
送信し、最後にユーザＤへ送信することを指定するもの
である。

【００３４】文書の配布者は、配布形態入力画面６０へ
の配布先の入力完了時には「送信」ボタン６３を選択
し、文書を入力したい場合には「文書」ボタン６４を選
択する。また、文書入力画面５０と同様に、「取消」ボ
タン６６を選択すると文書送信を中止することができ
る。また、図１２に示すように、予め配布先Ａ〜Ｒの記
載された表形式の入力画面６１を表示し、その中の該当
する配布先に配布順（同報、同覧）を記入するようにし
てもよい。

【００３５】図５に示したように、配布形態入力（ステ
ップ３４５２）後、「送信」ボタン６３が選択された場
合には、flg2を１とし（３４５８）、「文書」ボタン６
４が選択された場合には、flg1を０として（３４６
０）、いずれの場合も、ステップ３４６２に移る。「取
消」ボタン６６が選択された場合には、そのままリター
ンする（３４６４）。そして、ステップ３４６２で、fl
g1が１となっていれば、flg2も１であり、すなわち、送
信コマンド入力状態であるから、リターンする。それ以
外の場合は、ステップ３４４２に戻る。文書送信制御処
理（図４）では、文書属性入力制御処理３４４において
送信コマンド入力があれば（flg1,flg2 がともに１）、
本文登録処理３４８に移る。この本文登録処理３４８の
詳細を図１３に示す。ステップ３４８２で、入力された
配布形態を管理する配布先テーブル１７−２３を作成す
る。配布先テーブル１７−２３は、図１４に示すよう
に、配布順序７３１、ユーザＩＤ７３２、配布状態フラ
グ７３３、期限７３４、コメント参照権／書き込み権７
３５、返答情報７３６、変更要求７３７の各項目から構
成される。図７の配布形態入力画面６０に入力された配
布形態は、配布順序７３１およびユーザＩＤ部７３２に
書き込まれ、「属性」ボタン６５により設定されたコメ
ント参照権／書き込み権７３５もテーブルに書き込まれ
る。配布状態フラグ７３３は、テーブル作成時には、全
てのユーザについて「未」と設定され、サーバ１０によ
るそのユーザ２０への文書送信時に「済」に書き替えら
れる。返答情報７３６は、さらに、図１５に示すよう
に、そのユーザからの返答の有無を示す返答状態フラグ
と、返答日付と、返答ファイル名とからなる。ただし、
サーバ１０は、回覧参照メール受信時にも、この回覧参
照メールを返答とみなし、返答情報７３６中の返答状態
フラグ、返答日付を更新するものとする。また、変更要
求７３７には、文書の受信者からの変更要求受信時に、
その要求内容が書き込まれる。

【００３６】配布先テーブル１７−２３の作成時には、
配布形態入力画面６０への期限入力の有無にかかわら
ず、期限は必ず設定するものとする。配布先入力領域６
１中の配布先について、「属性」ボタン６５により期限
が設定されたものについては、その期限７３４が配布先
テーブルに書き込まれる。「属性」ボタン６５による期
限設定をしていない配布先についても、期限入力領域に
全体の期限が入力されていれば、この全体の期限をもと
に、各人の期限を設定する。どちらもない場合は、適当
な期限を割り当てる。

【００３７】図１３に戻って、ステップ３４８４では、
インデクステーブル１７−２２を更新する。インデクス
テーブルは全ての送信文書を管理するものであり、図１
６に示すように、本文ＩＤ７２１、タイトル７２２、登
録日７２３、配布属性７２４、配布先テーブル名７２
５、配布元７２６、データ形式７２７、文書ファイル名
７２８の項目から構成される。

【００３８】サーバ１０は、配布形態入力画面６０中の
配布先入力領域６１への入力データから、その文書が回
覧であるか否か、および、「属性」ボタン８５による返
答要求状態を検出し、期限入力領域８２に入力された期
限と合わせて配布属性７２４に書き込む。また、タイト
ル７２２には、文書入力画面に入力されたタイトルを書
き込む。その他の、本文ＩＤ等の項目については、サー
バ１０が自動的に付加する。

【００３９】そして、本文登録処理３４８（図４）で
は、入力された文書にコードデータが含まれていれば、
ステップ３４８８でそのコードデータとコメント書き込
み権に応じたコメント（返答）要求メッセージとを配布
先にメールにより送信し、コードデータが含まれていな
ければ、ステップ３４９０でその文書（画像データ）の
存在とコメント書き込み権とをメールにより通知する
（通知メール）。文書に含まれる画像データの送信は、
配布先からの要求に応じて行なう。

【００４０】サーバからメールにより送信されるコメン
ト書き込み権は、受信側端末の端末回覧プログラム２５
−１３で処理され、この端末回覧プログラムは、コメン
ト書き込みが許可される場合にのみ、受信端末上での受
信文書へのコメント書き込みを可能とするような制御を
行なう。また、通知メールに書き込まれたコメント書き
込み権については、通知メール受信者が、サーバへの本
文要求後、その本文である画像データをＦＡＸアダプタ
により受信したとき、端末回覧プログラムが、通知メー
ルと画像データとの対応付けを行ない、同様に画像への
コメント書き込みを制御する。

【００４１】図１７は、図４の送信文書一覧処理３５０
の詳細である。まず、ステップ３５０２で図１８のよう
な送信文書一覧画面７０を表示する。この送信文書一覧
７１から選択された文書について、「文書参照」ボタン
７２が選択されると、その文書を表示し（ステップ３５
０６〜３５０８）、「配布状況」ボタン７３が選択され
ると、ステップ３５１２の配布状況表示処理に移る。ま
た、この送信文書一覧画面７０上の「文書送信」ボタン
７４または「終了」ボタン７５選択時には、図４のメイ
ンプロセスのメール受信処理（３５２）に移る。

【００４２】図１９に配布状況表示処理３５１２の詳細
を示す。ステップ３５１２２で図２０のような配布状況
参照画面８０を表示する（図３の回覧状況１２２に対
応）。この画面は、配布先表示領域８１と、期限表示領
域８２と、「コメント」ボタン８３と、「削除」ボタン
８４と、「順序変更」ボタン８５と、「閉じる」ボタン
８６とからなる。配布先表示領域８１内の全ての配布先
については、未回覧、回覧中、回覧済み（あるいは返答
済み）などの配布状態を、色分け表示などにより区別で
きるようにする。この画面８０上で、文書の配布者は、
配布先とボタンを選択することにより、期限表示領域８
２に表示されている期限の書き替え、各配布先のコメン
ト（返答）の参照、回覧順序の変更などを行なうことが
できる。

【００４３】この配布状況参照画面８０において、配布
先が選択済みであるとき、「コメント」ボタン８３が選
択されると、ステップ３５１２８でその配布先からのコ
メントあるいは返答をコメント出力１２０（図３）とし
て出力表示する。「削除」ボタン８４が選択されると、
ステップ３５１３２でその配布先を配布先テーブルから
削除して、その配布先への文書配布を中止する配布先削
除処理を行なう。「順序変更」ボタン８５が選択される
と、ステップ３５１３６の順序変更処理に移り、変更メ
ニューを表示する。文書の配布者は、その変更メニュー
から、「新規変更」、「変更許可」のいずれかを選択す
る。ここで、「新規変更」を選択することにより、配布
状況参照画面８０上での配布順序変更操作が可能とな
る。

【００４４】ところで、文書の受信者は、サーバに変更
要求メールを送信することにより、期限延長、あるい
は、回覧のあとまわし、回覧先の追加等の配布形態変更
を要求することができる。そのような変更要求メールを
受信したサーバは、文書の配布者が配布状況を参照する
時に、配布状況参照画面上にその要求内容を表示するも
のとする。このとき、文書の配布者により、変更メニュ
ー中の「変更許可」が選択されると、その要求内容が許
可されたものとして、配布先テーブル１７−２３を書き
替える。また、この「変更許可」の結果を、変更要求元
にメールにより通知する。

【００４５】なお、各ユーザのスケジュールと組み合わ
せることにより、サーバが不在のユーザをあとまわしに
していく文書回覧も可能である。そして、配布状況参照
画面８０で、「閉じる」ボタン８６が選択されると、こ
の配布状況表示処理３５１２を終了する。

【００４６】図２２は、メインフローの期限管理処理３
４０の詳細である。ステップ３２２では、インデクステ
ーブル１７−２２から配布先テーブル名７２５と配布属
性７２４を取得し、ステップ３２４で配布先テーブル１
７−２３を参照する。配布属性には、その文書が回覧文
書か否かが含まれている。配布先テーブル中の配布状態
フラグ７３３および返答情報７３６に含まれる返答状態
フラグから、文書を配布済みであって、かつ、その配布
先からの返答および回覧参照メールがなければ、その配
布先を回覧中であるとみなすことができる。ステップ３
３０では、配布先テーブル１７−２３中の回覧中とみな
される配布先について期限７３４をチェックする。期限
切れの配布先については、図２３に示す電話帳８８から
電話番号を取得して（３３４）、電話により通知する
（３３６）。回覧文書以外ならば、すべての配布先につ
いて期限をチェックし（３３２）、期限切れである配布
先について、同様に電話で通知する。

【００４７】図２４は、メインフローのメール受信処理
３６０の詳細を示す。

【００４８】サーバ１０から文書を受信したユーザ２０
は、本文要求、返答、回覧参照、あるいは、変更要求の
メールをサーバに送信する。このとき、図２１に示すメ
ールデータフォーマット８９のタイトル部を、処理内容
（本文要求、返答、回覧参照、変更要求）の区別と、本
文ＩＤ書き込みに利用する。

【００４９】ステップ３６１では、受信データのメール
ヘッダ部を解析し、タイトル部に書かれた処理内容と本
文ＩＤ、送信元ユーザＩＤを取得する。処理内容が本文
要求であれば、ステップ３６３の本文提供処理に移り、
要求された文書をその要求者に送信する。返答の場合に
は、ステップ３６５の返答格納処理へ、回覧参照の場合
には、ステップ３６７の回覧処理に移る。変更要求の場
合は、ステップ３６９で、文書の配布者により許可／不
可が決定されるまでの仮変更処理として、配布先テーブ
ル１７−２３の変更要求欄７３７に要求内容を書き込ん
でおく。処理内容の取得に失敗した場合は、エラーメッ
セージを出力して終了する。

【００５０】図２５は、受信プロセスにおけるＦＡＸ受
信処理３８０の詳細を示す。

【００５１】端末にＦＡＸアダプタを有するユーザは、
返答送信時に、自分のユーザＩＤと受信文書に付加され
た本文ＩＤを、ＣＳＩ（被呼端末識別）を利用してサー
バに送信する。ＦＡＸアダプタを有しない場合、返答文
書とあわせて、ユーザＩＤと本文ＩＤとを書き込んだＯ
ＣＲシートを送信する。

【００５２】サーバは、ＦＡＸ受信時に、ＣＳＩから、
送信元ユーザＩＤおよび本文ＩＤを取得する（３８
１）。ＣＳＩからの取得に失敗した場合、受信データ中
にＯＣＲデータが含まれているかどうか調べ、含まれて
いる場合には、そのＯＣＲデータを帳票認識することに
より、送信元ユーザＩＤおよび本文ＩＤを取得する。取
得できなかった場合（３８２）、ステップ３９０でエラ
ーメッセージを出力してリターンする。ステップ３８３
では、ＯＣＲデータを除く受信データと送信データとの
差分から、コメントのみを抽出する。そして、本文ＩＤ
をもとに、インデクステーブルから配布属性を取得し
（３８４）、それにより回覧文書であることが確認され
たならば、ステップ３６７の回覧処理に移り、返答とみ
なすことができれば、ステップ３６５の返答格納処理へ
移る。

【００５３】図２６は、図２４のメール受信処理におけ
る本文提供処理３６３の詳細である。インデクステーブ
ル１７−２２で、受信データより取得した本文ＩＤに対
応する配布先テーブル名を検索し、本文要求者のユーザ
ＩＤが配布先テーブル１７−２３に登録されていて、か
つ、配布先テーブル中の配布状態フラグにより要求文書
が未配布であることが確認できた場合には、本文（画
像）の送信を行なう。ステップ３６３４で配布先テーブ
ルでコメント参照権を調べ、その要求者にコメント参照
権があれば、データファイル１８に格納されている原画
像データに他の配布先から受信したコメントを重ねあわ
せた画像を、コメント参照権がなければ原画像データを
送信する。そして、ステップ３６３６でＦＡＸ番号を取
得し、ステップ３６３７で、ＣＳＩには本文ＩＤを設定
して、本文ＩＤを書き込んだＦＡＸ送信票と本文（画
像）を送信する。

【００５４】図２７は、メール受信処理における返答格
納処理３６５の詳細である。返答データ（またはコメン
ト）をデータファイル１８に格納し（３６５１）、配布
先テーブルについて、返答情報部の更新、すなわち、返
答フラグの書き替えと、返答日付、返答格納ファイル名
の書き込みを行なう。そして、インデクステーブルから
得られる配布属性を参照し（３６５２）、その文書が回
覧文書であるならば、ステップ３６７４の回覧制御処理
に移る。

【００５５】図２８は、回覧処理３６７の詳細である。
ステップ３６７１でインデクステーブルから得られる配
布属性を参照し、その文書が返答を要するならば、ステ
ップ３６７３で受信データを返答（コメント）とみなし
て、データファイル１８に格納する。そして、ステップ
３６７４の回覧制御に移り、ステップ３６７５で配布先
テーブル中の返答情報部を書き替える。

【００５６】図２９に回覧制御３６７４の詳細を示す。
その文書の送信元と回覧順序の等しい配布先（同報先）
があれば、ステップ３６７４１に進み、なければ、ステ
ップ３６７４４に移る。ステップ３６７４２では、回覧
中である同報先、すなわち、文書を配布済みで、かつ、
回覧済みではない同報先を配布先テーブルから取得し
て、その同報先がコメント参照権を持つならば、受信文
書を送信する。また、その同報先がすべて回覧済みとな
れば、ステップ３６７４４で、配布先テーブルから次回
覧者を取得して、文書のデータ形式に応じて、本文（コ
ードデータのみ）あるいは通知をメールにより送信す
る。

【００５７】図９に示す同報の場合、サーバ１０はユー
ザＡ，Ｂ，Ｃに同時に文書を送信する。ここで、サーバ
がユーザＡからのコメント付きの画像を受信したとす
る。ただし、ユーザＢ，Ｃからの返答はまだないものと
する。サーバは、回覧中、かつ、コメント参照権を持つ
ユーザＢへ、ユーザＡのコメントの付いた画像を送信す
る。コメント参照権のないユーザＣへは画像は送信しな
い。さらに、サーバがユーザＣからもコメント付きの画
像を受信すると、ユーザＡ、Ｃのコメントを付加した画
像をユーザＢに送信する。

【００５８】図１０に示す回覧の場合、サーバ１０は、
まずユーザＡにのみ文書を送信する。そして、ユーザＡ
からコメント付き画像が送信されてくるのを待って、次
に、ユーザＢには、ユーザＡのコメントの付いた文書を
送信する。そして、ユーザＢからコメント付き画像を受
信すると、次の回覧先であるユーザＣはコメント参照権
をもたないので、コメントなしの画像（登録文書）を送
信する。

【００５９】図１１は、同報と回覧とを組み合わせた処
理を行なう。まず、サーバ１０は、ユーザＡに文書を送
信し、ユーザＡからコメント付き画像を受信すると、次
の回覧先であるユーザＢへはユーザＡのコメント付き画
像を、ユーザＣへは登録文書を送信する。そして、ユー
ザＢからコメント付き画像を受信しても、コメント参照
権のないユーザＣへはユーザＢのコメント付き画像は送
信しない。さらに、ユーザＣからコメント付き画像を受
信したら、次の回覧者であるユーザＤへ、ユーザＡ、
Ｂ、Ｃのコメントを付加した画像を送信する。この実施
例によれば、表形式の入力画面により、文書の配布者は
複雑な配布形態の指定、および、その変更も容易に行な
える。また、各回覧先に期限を設定し、期限管理をする
ことで、回覧が途中で中断することなく、円滑に行なわ
れる。

【００６０】上述の各実施例において、本文登録のため
の文書データ、インデクス情報及びその配布形態の情報
は、サーバのキーボードやスキャナから入力されたもの
であったが、サーバがメールやＦＡＸにより端末から受
信したものを本文登録し、あるいは配布先テーブルに記
録しても構わない。この場合、サーバが、受信したメー
ルやＦＡＸの内容を、メールについてはメールヘッダか
ら、ＦＡＸについてはＣＳＩまたはＯＣＲデータの帳票
認識などにより、本文登録のためのものであることを判
別し、また、文書データとインデクス情報とを取得する
ことで、本文登録、回覧管理を実現できる。

【００６１】

【発明の効果】本発明によれば、サーバが文書の回覧状
況を把握し、期限管理も行なう。従って、文書の配布者
は、文書と配布形態をサーバに入力するだけで、円滑な
回覧が実現される。

【図面の簡単な説明】

【図１】システム構成図

【図２】端末構成図

【図３】処理概要

【図４】メインプロセスのフローチャート

【図５】文書属性入力制御処理

【図６】文書入力画面

【図７】配布形態入力画面

【図８】属性メニュー

【図９】同報入力例

【図１０】回覧入力例

【図１１】組み合わせ入力例

【図１２】他の入力例

【図１３】本文提供処理

【図１４】配布先テーブル

【図１５】返答情報

【図１６】インデクステーブル

【図１７】送信文書一覧処理

【図１８】送信文書一覧画面

【図１９】配布状況表示処理

【図２０】配布状況参照画面

【図２１】メールデータフォーマット

【図２２】期限管理処理

【図２３】電話帳

【図２４】メール受信処理

【図２５】ＦＡＸ受信処理

【図２６】本文提供処理

【図２７】返答格納処理

【図２８】回覧処理

【図２９】回覧制御

【符号の説明】

６…電話回線、７…ファクシミリ、１０…サーバ、１１
…キーボード、１２…ディスプレイ、１３…モデム、１
４…ＦＡＸアダプタ、１５…音声合成装置、１６…スキ
ャナ、１７…メモリ、１８…データファイル、１９…Ｃ
ＰＵ、２０…端末

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁵ 識別記号庁内整理番号ＦＩ技術表示箇所Ｈ０４Ｎ 1/00 １０４Ｚ 7046−5Ｃ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書と、その文書の配布形態を管理するサ
ーバと、ネットワークを介して前記サーバに接続される
複数の端末及びファクシミリから構成される通信システ
ムを用いた文書回覧方法において、前記サーバが文書と該文書の回覧先及び回覧順序を含む
配布形態の入力を受け、該配布形態を配布先テーブルに
記録し、前記回覧順序に従って指定された回覧先へ文書
を送信すると共に、前記回覧順序の等しい回覧先へは前
記文書を同時に送信し、各回覧先から何らかの応答を受
信した時に次の回覧先へ文書を送信することを特徴とす
る文書回覧方法。
【請求項２】請求項１記載の文書回覧方法において、前
記サーバは前記文書の配布者による前記配布形態入力の
ための配布形態入力画面を持ち、配布形態入力画面への
回覧先とその回覧順序の対話的入力により、前記配布形
態の指定を受けることを特徴とする文書回覧方法。
【請求項３】請求項２記載の文書回覧方法において、前
記サーバは、前記配布形態入力のために表形式の配布形
態入力画面を持ち、前記表の行、桁をそれぞれ同報送信
する回覧先と回覧順序に対応づけることにより、回覧と
同報とを組み合わせた配布形態の指定を受けることを特
徴とする文書回覧方法。
【請求項４】請求項２記載の文書回覧方法において、前
記配布形態入力画面から、入力された回覧先ごとに、回
覧期限などの期限や、文書へのコメントの書き込み権、
他人のコメントの参照権の設定を行うことを特徴とする
文書回覧方法。
【請求項５】請求項１記載の文書回覧方法において、前
記端末において文書データ及び前記配布先テーブルの情
報をネットワークを経由して前記サーバに送信し、前記
サーバは受信した前記情報をデータファイルや前記配布
先テーブルに記録することを特徴とする文書回覧方法。
【請求項６】文書と、その文書の配布形態を管理するサ
ーバと、ネットワークを介してサーバに接続される複数
の端末及びファクシミリから構成される通信システムを
用いた文書回覧方法において、前記サーバが、回覧すべ
き文書としてのコードデータあるいは画像データの入力
及び該文書の配布形態としての回覧先及び回覧順序の入
力を受け、前記文書および配布形態の管理のために連続
した本文ＩＤを割当て、指定された回覧先へ文書を送信
する際、前記文書のデータ形式に応じて、メールあるい
はファクシミリを利用して前記文書と前記本文ＩＤとを
送信することを特徴とする文書回覧方法。
【請求項７】請求項６記載の文書回覧方法において、前
記サーバが、各回覧先からメールあるいはＦＡＸにより
文書を受信したとき、その受信データから前記本文ＩＤ
を取得して、前記本文ＩＤにより管理されている配布形
態から次の回覧者を取得し、前記本文ＩＤにより管理さ
れている文書と本文ＩＤとを送信する文書回覧方法。
【請求項８】請求項６記載の文書回覧方法において、前
記サーバにはＦＡＸアダプタが接続されており、前記サ
ーバは回覧先への画像データ送信の際、本文ＩＤをＣＳ
Ｉ被呼端末識別に設定することを特徴とする文書回覧方
法。
【請求項９】請求項７記載の文書回覧方法において、回
覧先側では、前記端末に前記ＦＡＸアダプタが接続され
ている場合、本文ＩＤをＣＳＩに設定して返答文書を前
記サーバに送信し、接続されていなければ、最寄りのフ
ァクシミリを利用して、本文ＩＤを書き込んだＯＣＲシ
ートと返答文書を前記サーバに送信し、前記サーバで
は、前記ＣＳＩに前記本文ＩＤが設定されているかどう
か識別し、設定されている場合には、前記ＣＳＩから前
記本文ＩＤを読み取り、設定されていない場合には、前
記ＯＣＲシートを認識することにより前記本文ＩＤを取
得することを特徴とする文書回覧方法。
【請求項１０】請求項７記載の文書回覧方法において、
前記サーバが、管理している配布形態について回覧状態
を管理し、配布形態入力時に設定された回覧期限までに
何らかの応答のない回覧先に対して、前記電話による催
促を行なう文書回覧方法。
【請求項１１】請求項７記載の文書回覧方法において、
前記サーバに回覧状況の問い合わせがあったとき、前記
回覧状態を色分け表示で区別された配布形態入力画面及
び配布状態参照画面により前記回覧状態を表示する文書
回覧方法。
【請求項１２】請求項７記載の文書回覧方法において、
前記サーバが、ＦＡＸにより回覧先からの返答を受信し
たとき、ＯＣＲデータを除く受信画像データと、前記サ
ーバが管理している文書との差分をとることにより、書
き込まれたコメント部を抽出し、次回覧者への送信の
際、コメント参照権があれば、コメントを付加した文書
を送信する文書回覧方法。
【請求項１３】請求項７記載の文書回覧方法において、
前記サーバが、回覧先からの返答受信時に、回覧中であ
る同報先があれば、そのコメント参照権に応じて、前記
回覧先のコメントを前記同報先に送信する文書回覧方
法。
【請求項１４】文書と、その文書の配布形態を管理する
サーバと、ネットワークを介してサーバに接続される複
数の端末及びファクシミリから構成される文書回覧シス
テムにおいて、前記サーバが、文書の配布者による文書
と回覧先および少なくとも回覧順序、回覧期限の配布形
態指定の入力を受け、記録する配布先テーブルと、前記
配布形態によって指定された回覧先へ文書を送信し、回
覧順序の等しい回覧先へは前記文書を同報送信する手段
と、各回覧先から何らかの応答を受信した時に次の回覧
先へ前記文書を送信すると共に前記配布先テーブルを更
新する手段とを備えたことを特徴とする文書回覧システ
ム。
【請求項１５】請求項１４記載の文書回覧システムにお
いて、前記サーバは配布形態の入力手段として、前記文
書の配布者による配布形態入力のための配布形態入力画
面を持ち、文書の回覧先とその回覧順序の対話入力を受
けて、配布形態を決定する手段を有することを特徴とす
る文書回覧システム。