JP2007242038A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】従来の技術によっては、文書ファイルの閲覧状況に応じて適切な処理を行うように簡易に設定することができない。
【解決手段】提供部７００はマクロ実行部５００の指示に基づいて、あらかじめマクロ設定部４００において設定された所望のマクロを実行する。そのマクロの実行の契機となるのは、マクロ格納部２５０において格納されているマクロ実行のための条件が、文書の閲覧を検出する閲覧検出部３００において満たされたと判断されたときである。これにより、文書ファイルの閲覧状況に応じて、マクロの実行処理についてコントロールすることができるので、利便性の高い文書管理技術を提供することができる。
【選択図】図３

Description

この発明は文書管理技術に関し、とくに文書ファイルに対するマクロ実行処理を設定するための技術に関する。

ネットワーク技術の発達にともない、コンピュータ、プリンタ、ファックスなどの情報機器がネットワークに接続されるようになってきた。ネットワーク化は、例えば社内、ビル内などの限られた範囲のローカルエリアネットワーク（以下、単に「ＬＡＮ」という）に限られず、地球全体規模のネットワークいわゆるワイドエリアネットワーク（以下、単に「ＷＡＮ」という）にまで拡大している。こうしたインフラストラクチャーの整備が進むにつれて、例えばビジネスシーンにおいても電子メール、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）、ウェブページなどが広範に活用されるようになった。

ネットワーク技術がビジネスに活用されることで、実際の業務体系も徐々に変わりつつある。その一つに、ワークフローシステムの導入があげられる。このシステムは、伝票、帳票、稟議書などの紙ベースの回覧文書を関係者に順次回覧して行っていた従来の業務を、電子的に各担当者のコンピュータに送信することで業務の効率化を図るものである（特許文献１）。また、イントラネットに代表されるように、特定の利用者間で情報共有を実現するために電子掲示板も活用されている。

特開平１１−２１９３９３号公報

文書ファイルの管理において、文書ファイルに対する処理をあらかじめ設定することは一般になされているところである。しかし、文書ファイルに対する処理の進行状況に応じて処理内容を変化させる方法については、従来、あまり提案がなされておらず、ネットワーク化のメリットを充分に享受できていない。

本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、文書ファイルに対し閲覧状況に応じた処理を設定するための技術の提供にある。

本発明のある態様は、文書管理装置である。この装置は、電子的な文書ファイルを利用者に提示する提示手段と、文書ファイルが所定の利用者によって閲覧されたことを契機として実行されるべき一連の処理命令をマクロに記述して登録する登録手段と、所定の利用者が文書ファイルを閲覧したことを検出する検出手段と、所定の利用者が文書ファイルを閲覧したことが検出手段により検出された時に一連の処理命令を実行するマクロ実行手段とを備える。これにより、所定の利用者が文書ファイルを閲覧したことを契機として、予め登録されていた処理が実行されることになる。したがって、閲覧状況に応じたマクロの実行が可能となる。

「文書ファイル」とは、例えば文字列、画像、音声などを含むデジタルデータである。実際のシステムでは、このデジタルデータが回覧対象者のコンピュータ（以下、単に「クライアント」という）に送信され、クライアント側で解析され表示または音声として出力される。このように「文書ファイル」とは、従来の紙ベースの文書を単に画像ファイルにしたものだけでなく、所定のアプリケーションで生成されたファイルや音声ファイルなどのデジタルデータも含むものである。

ここでいう利用者とは、文書ファイルを閲覧する者のことであるが、所定の文書ファイルを閲覧する権限を与えられている者という意味で使用する場合には特に「閲覧対象者」という。「提示」は、電子メールなどで利用者に文書ファイルの了知を促すような能動的手段のみならず、電子掲示板へ文書ファイルを掲示して利用者の了知を待ち受けるような受動的手段をも含む。「所定の利用者」とは、文書ファイルの閲覧対象者を意味する場合もあるが、閲覧対象者のうち、その閲覧がマクロを実行する契機となりうる者（以下、「監視対象者」という）を意味する場合もある。「マクロ」とは、実行される一連の処理命令のみならず、閲覧対象者や監視対象者の設定も含む。

閲覧検出のタイミングについては、文書ファイルを利用者が開封した時としてもよいし、利用者が文書ファイルの内容を了知したことを通知した時としてもよい。あるいは承認処理など文書ファイルに対して所定の処理を完了した時、あるいはそれを利用者が通知した時を検出時としてもよい。

また、この装置は、所定の利用者の登録をネットワークを介してクライアント端末から受け付ける手段を更に有してもよい。あるいは、この装置は、一連の処理命令の登録をネットワークを介してクライアント端末から受け付ける手段を更に有してもよい。例えば、パーソナルコンピュータがクライアント端末である場合、この端末は一般にキーボードやマウスを有し種々の入力が容易である。一方、文書管理装置は特にサーバ専用装置である場合、いわゆるグラフィカルユーザインタフェースを有しないことが多く、入力は効率的とは言えない。ゆえに、この装置によれば、利用者やマクロの登録をクライアント端末の効率的なユーザインタフェースによって実現できるため、文書管理装置への設定を効率的に行うことができる。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、文書ファイルの閲覧状況に応じたマクロ実行処理を行うことができ、利便性の高い文書管理技術を提供できる。

図１は、実施の形態の大略を示す。本実施の形態は以下のような目的で利用される。すなわち、文書ファイルによっては、「部長クラスが閲覧したら課長クラスで公開してもよい」状況がある。そのようような場合は、一般的には部長クラスが閲覧してから人手作業で課長への公開を設定をする。しかし、文書ファイルとして電子化がなされている状況ではもっと利便性の高い閲覧方法がある。ここでは、特定の部長が閲覧したことを自動的に検出し、それを契機として予め設定されていたマクロを起動することにより、文書ファイルを課長クラスに公開することとし、結果として一連の処理を自動化する。これにより、より利便性が高い文書管理が実現される。

同図においては、マクロを活用することにより、「社内プロジェクト進捗状況」という名前の文書ファイルを提示する過程を示す。この文書ファイルはまず、３人の部長（Ａ、Ｂ、Ｃ）に順に回覧され、Ｃ部長が閲覧したことを契機として、８人の課長（Ｄ、Ｅ、・・・、Ｋ）に電子メールで送信される。この例では、閲覧対象者は３人の部長（Ａ、Ｂ、Ｃ）であり、監視対象者はＣ部長である。閲覧対象者、監視対象者および「課長クラスへのメール送信処理」の設定などがマクロに該当する。このマクロにより、「部長クラスに回覧後は、すべての課長に知らせても良い」文書ファイルについてその処理を設定することができる。その結果として、文書ファイルを管理する者（以下、単に「文書管理者」という）が、文書ファイルの閲覧状況を監視することなく所望の処理が実現される。なお、本実施の形態における「Ｃ部長が文書ファイルを閲覧したこと」のようなマクロ実行のための条件のことを、以下、「マクロ実行条件」とよぶ。

図２は、実施の形態に係る文書管理システム１０の構成図である。文書管理装置１００はＬＡＮ１６を介して接続された第１クライアント１４ａおよび第２クライアント１４ｂなどの複数の端末（以下、単に「クライアント１４」という）に、文書ファイルを提供する。本実施の形態において、文書管理装置１００は、例えばファックス機能、スキャナ機能、プリンタ機能、プリンタサーバ機能、ファックスサーバ機能、コピー機能などを有する装置、もしくは複数の機能を有するＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）などに組み込まれてもよい。文書管理装置１００は、こうした機能を利用して、例えばＷＡＮ１２やＬＡＮ１６を介して文書ファイルを取得したり、スキャナ機能を利用して直接文書ファイルを取得するが、取得の方法自体は問わない。

図３は、図２の文書管理装置１００の内部構成図である。文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組み合わせによって実現されるが、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。

入力部１０２は、例えばファックス機能、スキャナ機能、電子メール受信機能、ファイルサーバ機能などのいずれかの機能を用いてＷＡＮ１２やＬＡＮ１６とのインタフェースである受信部１０４を介して文書ファイルを受け付ける。また、入力部１０２は、クライアント１４からマクロ設定のために受信部１０４を介してクライアント端末からの操作を受け付ける。さらに、受信部１０４を介することなく、文書管理装置１００のキーから直接入力を受け付ける場合もある。なお、ここでいう「キー」とは文書管理装置１００本体のフロントパネル上の操作手段一般を総称するのみならず、文書管理装置１００に画面表示されるソフトキーも含む。入力部１０２の入力処理について以上に挙げたものは例示であり、入力部１０２は文書管理装置１００に対するなんらかの入力信号に対応するためのブロックである。

文書格納部１８０は入力部１０２より受け付けた文書ファイルを格納する。利用者情報格納部３２０は入力部１０２より受け付けた利用者情報を格納する。「利用者情報」とは、文書格納部１８０が格納する文書ファイルの閲覧対象者となりうるすべての利用者についての情報である。マクロ格納部２５０は、文書ファイルに対応づけられたマクロを格納する。

マクロ設定部４００は、入力部１０２の指示により文書ファイルに対してマクロの設定を行う。マクロ設定部４００は利用者情報格納部３２０より利用者情報を読み出し、マクロ格納部２５０に閲覧対象者や監視対象者の設定をおこなう。また、マクロ設定部４００は文書ファイルごとにマクロの処理内容やマクロ実行条件の設定をおこなう。

文書提示部２００は提供部７００を介して文書ファイルの提示を行う。文書ファイルの提示は、入力部１０２やマクロ実行部５００により文書ファイル提示の指示を受けて行われる。文書提示部２００は文書ファイル提示の指示を受け付けると、文書格納部１８０より提示対象とする文書ファイルを読み出す。次に、利用者情報格納部３２０に格納される利用者情報から、マクロ格納部２５０により指定された文書ファイルに対する閲覧対象者を検索して、提供部７００を介して文書ファイルの提示を行う。

閲覧検出部３００は入力部１０２を介して文書ファイルの閲覧を検出する。閲覧検出部３００は、入力部１０２を介して閲覧を検出するとマクロ格納部２５０よりマクロ実行条件を読み出す。閲覧検出部３００はマクロ実行条件が満たされたと判断すると、マクロ実行部５００に実行指示する。マクロ実行部５００は、提供部７００を介して指定されたマクロの実行をする。マクロ実行部５００は、利用者情報格納部３２０から読み出した利用者情報を元に、マクロの実行対象となる利用者に対して、提供部７００を介し、所定の処理を提供する。図１でいえば、Ｃ部長の閲覧がマクロ実行の契機となって、マクロ実行部５００は利用者情報格納部３２０より全ての課長の電子メールアドレス情報を読み出して、提供部７００を介して、課長クラスへのメール送信処理を実行する。

提供部７００は、クライアント１４に対して文書管理装置１００のサービスを提供する。提供部７００は文書ファイルやマクロの内容など、文書管理装置１００が持つデータをクライアント１４に送信する。提供部７００はマクロの実行に送信処理が必要な場合には送信部７０２を介して当該サービスの提供を行う。マクロの実行が、例えば文書管理装置１００本体による印刷処理のように、文書管理装置１００の本体機能のみによって実現できる場合には、提供部７００は送信部７０２を介することなく所定のサービスの提供を行う。

以下、文書管理者が、開発部への業務連絡を行うための文書に対し、監視対象者が閲覧したことを契機として実行されるマクロを設定する過程を具体的に示す。文書管理者が文書管理装置１００に対して、マクロの新規作成を要求すると、文書管理者には図４以下に示す各種設定画面が表示される。文書管理者がクライアント１４から、文書管理装置１００に対してマクロの新規作成を要求する場合には、文書管理装置１００が、ユーザインタフェース画面のイメージそのものを送信してもよいし、文書管理装置１００は設定用データのみを送信し、クライアント１４がユーザインタフェース画面のイメージを構築してもよい。

図４は、文書ファイル選択画面２０２を示す。文書ファイル選択画面２０２において文書管理者は、マクロの設定や編集を行う対象となる文書ファイルを選択する。文書ファイル選択領域２０４は、文書格納部１８０に格納されている文書ファイルの一覧を表示する。文書ＩＤ表示領域２０６は文書ファイルを特定するための情報（以下、「文書ＩＤ」という）を表示する。文書ファイル名表示領域２０８は文書ファイルの名前を表示する。マクロ設定状態表示領域２１０は各文書ファイルに対して、マクロの設定がされているか否かを表示する。すでにマクロの設定がなされている文書ファイルを選択し、マクロの編集をすることもできる。文書管理者は所望の文書ファイルを文書ファイル名表示領域２０８と文書ファイル選択ボタン２１２により選択する。

同図においては、「開発部業務連絡」という名前の文書ファイルが選択されている。そして、この文書ファイルにはマクロが未設定である。文書ファイル選択時においては、文書ファイルの最初の数行や文書ファイルについてのメモなど簡単な付帯的情報が表示されてもよい。

図５は、マクロ設定画面２１４を示す。マクロ設定画面２１４は文書ファイル選択画面２０２において文書管理者が文書ファイルを選択した場合に表示される。マクロ設定画面２１４において、文書管理者は所定の文書ファイルに対する各種入力を行うことで所望のマクロを設定する。マクロのみを定義して、後に文書ファイルにそのマクロを対応づける形でもよい。同図は先述の「開発部業務連絡」という名の文書ファイルに対してマクロの設定を行う場合のマクロ設定画面２１４を示している。

マクロ設定選択領域２２０はマクロの設定を行うか否かの選択を受け付ける。同図においては、「処理の設定をする」が選択されているため、マクロ設定領域２２２においてマクロの設定が受け付けられる。監視対象者設定領域２２４は、監視対象者の選択を受け付ける。監視対象者は複数でもよい。また、同図に示すように、閲覧対象者名だけでなく「最終回覧者」など、一定の条件にあてはまる不特定者を監視対象者として設定してもよい。同図においては、「ｔａｎａｋａ」と「ｏｋａ」の二人が選択されている。マクロ実行条件設定領域２２６は監視対象者設定領域２２４において複数の監視対象者が選択された場合において、マクロ実行条件の設定を受け付ける。同図においては、「すべて」が選択されているため、結果として、「ｔａｎａｋａとｏｋａのすべてが閲覧したこと」、すなわち「ＡＮＤ条件」がマクロ実行条件となる。マクロ実行条件設定領域２２６においては、さらに複雑な条件を設定できてもよい。

マクロ処理内容設定領域２３０は文書ファイルに設定するマクロ処理の具体的内容を示す。マクロ処理内容設定領域２３０において掲げる各種の処理からマクロ処理チェックボックス２３２をチェックすることで、処理を指定することができる。同図においては、「印刷」処理と「削除」処理が指定されている。プリンタ選択ボタン２３４は印刷処理を行うプリンタを選択する。プリンタ選択ボタン２３４を押下するすることにより、プリンタの設定画面が表示され、プリンタの設定を行うことができる。メール送信宛先入力欄２３６は、メール送信処理を行う場合の宛先の指定を受け付ける。ファックス送信宛先入力欄２３８はファックス送信処理を行う場合の宛先指定を受け付ける。メール送信宛先入力欄２３６やファックス送信宛先入力欄２３８においては、複数の宛先が指定できてもよい。処理の設定を完了した後、マクロ設定ボタン２４０を押下することにより、文書ファイルに対するマクロの設定が完了する。以上の操作により、文書ファイル「開発部業務連絡」に対して、既述のマクロ実行条件が満たされることを契機として、メール送信、および文書ファイルの削除という処理が設定される。

図６はマクロ格納部２５０のデータ構造を示す。文書ＩＤ欄２５２は文書ＩＤを示す。文書ファイル名欄２５４は、文書格納部１８０において格納されている文書ファイルの名前を表示する。監視対象者欄２５６は各文書ファイルの監視対象者を表示する。マクロ実行条件欄２５８はマクロ実行条件を表示する。「ＡＮＤ」は、監督対象者欄２５６に掲げる監視対象者の全てが、文書を閲覧しなければ文書ファイルに関連づけられたマクロは実行されないことを意味する。「ＯＲ」は、監督対象者欄２５６に掲げる監視対象者のいずれかが文書を閲覧すれば文書ファイルに関連づけられたマクロは実行されることを示す。同図においては、文書ＩＤ４の文書ファイル「売上報告２００２−Ｂ」は、監視対象者が「最終閲覧者」で一人しか設定されていない。したがって、マクロ実行条件欄２５８の欄にはマクロ実行条件は表示されない。

マクロ処理内容欄２６０は、各文書ファイルに対応づけられた処理内容を示す。同図においては、文書ファイル「開発部業務連絡」に対しては、「メール送信」処理や「削除」処理が行われるが、「印刷」処理は行われない。文書管理者欄２６２は文書管理者を表示する。文書管理者は一人でもよいし、特定のグループに属する複数の者でもよい。また、文書ファイル「売上報告２００２−Ａ」のように、文書管理者を特に置かず、すべての利用者が自由にマクロを編集できる形であってもよい。マクロ処理状況欄２６４は文書ファイルに対して指定されたマクロが実行済みか否かを示す。

図７はマクロ格納部２５０のデータ構造につき、各文書ファイルの閲覧対象者と監視対象者の関係から整理したものである。文書ＩＤ欄２７０は文書ＩＤを示す。閲覧対象者欄２７２は閲覧対象者の一覧を示す。文書ファイル「開発部業務連絡」については「ｔａｎａｋａ」、「ｋａｔｏ」から「ｓｕｚｕｋｉ」まで、７名が閲覧対象者として指定されている。すでに閲覧が完了している閲覧対象者については、該当欄の色彩が反転するなど、なんらかの印が付与されるようにしてもよい。同図の文書ファイル「開発部業務連絡」は、「ｔａｎａｋａ」、「ｈｉｒａｔａ」、「ｙａｍａｍｏｔｏ」、「ｉｔｏ」、「ｓｕｚｕｋｉ」の５人が既に閲覧済みであることが示されている。

監視対象者欄２７４は、監視対象者の一覧を示す。同図の文書ファイル「開発部業務連絡」については「ｔａｎａｋａ」と「ｏｋａ」の二人が監視対象者として指定されている。マクロ実行条件欄２７６はマクロ実行条件を示すものであり、図６におけるマクロ実行条件欄２５８と同意である。マクロ処理状況欄２７８は文書ファイルに指定されたマクロが実行済みか否かを示すものであり、図６におけるマクロ処理状況欄２６４と同意である。同図の文書ファイル「開発部業務連絡」にいついては、「ｔａｎａｋａ」と「ｏｋａ」のいずれもが文書ファイルを閲覧することが、マクロ実行条件である。しかし、「ｏｋａ」は未だ閲覧していないため、マクロは実行されていない。

図８は、図３における閲覧検出部３００が閲覧を検出してから、マクロ実行部５００においてマクロが実行されるに至る処理のフローチャートである。図３の閲覧検出部３００は入力部１０２を介して、閲覧対象者による文書ファイルの閲覧を検出する（以下、所定の文書ファイルの閲覧を検出したときに出力される信号のことを「閲覧検出信号」とよぶ）。閲覧検出部３００は入力部１０２から受け取った入力信号が文書ファイルの閲覧検出信号でない場合には、再び閲覧検出信号の待ち受けに戻る（Ｓ１０のＮ）。文書ファイルの閲覧対象者による閲覧検出信号であった場合には（Ｓ１０のＹ）、その文書ファイルに対して所定の閲覧対象者が閲覧を完了したことを、マクロ格納部２５０に記録する（Ｓ１１）。

閲覧を行った者が、監視対象者でなければ、閲覧検出部３００は再び閲覧検出信号の待ち受けに戻る（Ｓ１２のＮ）。閲覧を行った者が、監視対象者であれば（Ｓ１２のＹ）、その文書ファイルに対して所定の監視対象者が閲覧したことをマクロ格納部２５０に記録する（Ｓ１３）。閲覧検出部３００はマクロ格納部２５０における文書ファイルの閲覧状況を調査し、マクロ実行条件が満たされていなければ、再び閲覧検出信号の待ち受けに戻る（Ｓ１４のＮ）。マクロ実行条件が満たされていれば（Ｓ１４のＹ）、マクロ実行部５００は所定のマクロを実行する（Ｓ１５）。

以上、実施の形態によれば、文書管理装置の管理する文書ファイルが特定の閲覧対象者に閲覧されたことを契機として、所定のマクロが実行されるように設定することができる。これにより、たとえば、秘密に管理されている文書ファイルであっても重要な閲覧対象者が閲覧したあとであれば、部内で公開してもよい場合の処理を予め設定できる。結果として、文書ファイルを閲覧状況に応じて管理する技術が実現される。

以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

変形例として、マクロ設定部４００は単一の文書ファイルに複数のマクロを設定できてもよい。すなわち、一つのマクロ実行条件が満たされれば、あるマクロを実行し、別に設定されたマクロ実行条件が更に満たされれば、さらに別のマクロを実行する形式が考えられる。

本発明の目的の大略を示す図である。 本実施の形態に係る文書管理システムの構成図である。 図２の文書管理装置の内部構成図である。 文書ファイル一覧表示画面の一例を示す図である。 マクロ設定画面の一例を示す図である。 図３のマクロ格納部のデータ構造の一例を示す図である。 図３のマクロ格納部のデータ構造の別例を示す図である。 図３の閲覧検出部からマクロ実行部における処理のフローチャートである。

符号の説明

１０ 文書管理システム
１０２ 入力部
１８０ 文書格納部
２００ 文書提示部
２５０ マクロ格納部
３００ 閲覧検出部
３２０ 利用者情報格納部
４００ マクロ設定部
５００ マクロ実行部
７００ 提供部

Claims (3)

1. 電子的な文書ファイルを利用者に提示する提示手段と、
   前記文書ファイルが所定の利用者によって閲覧されたことを契機として実行されるべき一連の処理命令をマクロに記述して登録する登録手段と、
   前記所定の利用者が前記文書ファイルを閲覧したことを検出する検出手段と、
   前記所定の利用者が前記文書ファイルを閲覧したことが前記検出手段により検出された時に一連の処理命令を実行するマクロ実行手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記所定の利用者の登録をネットワークを介してクライアント端末から受け付ける手段を更に有する請求項１に記載する文書管理装置。
3. 前記一連の処理命令の登録をネットワークを介してクライアント端末から受け付ける手段を更に有する請求項１に記載する文書管理装置。

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