JP2000305867A - 電子文書回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来の回覧ルート等をサーバで集中的に管理す
るワークフローシステムでは、ワークフローシステムの
利用者は事前に回覧ルートの定義を行いその内容をサー
バに登録しておく必要があった。 【解決手段】文書データベース上の回覧対象となる電子
文書と回覧するための情報が定義された回覧定義ファイ
ルを関連付ける両者の間にポインタを張ることにより、
回覧ルート定義情報をサーバに登録する手間をなくし、
さらに簡易な回覧情報の定義手段を提供することで回覧
システムの利用者自らによる構築を可能にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールおよび
文書管理用のデータベースを用いた電子文書の回覧シス
テムおよび方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子文書を回覧するシステムとし
ては、ワークフローシステムに代表される回覧の順序等
をサーバで集中的に管理するシステムが知られている。
ワークフローシステムにおけるシステムの構成例を図１
に示す。図１において、１１はワークフローサーバ、１
２はワークフローサーバに登録済のｎ件分の回覧ルート
定義情報、１３は回覧ルート定義情報登録用端末、１４
は回覧文書の発信端末、１５は回覧の対象となる電子文
書、１６は回覧文書の受信端末１、１７は回覧文書の受
信端末２、１８は回覧文書の受信端末ｎ、１９はワーク
フローサーバ、回覧ルート定義情報登録用端末、回覧文
書の発信端末および回覧文書の受信端末１〜ｎを結ぶ通
信回線である。

【０００３】ワークフローシステムにおいて、電子文書
の回覧を実行するためには、まず回覧ルート定義情報登
録用端末１３により事前に回覧ルートの定義を行い、そ
の内容を通信回線１９を介してワークフローサーバ１１
に登録する必要がある。ワークフローシステムの利用者
は、回覧文書の発信端末１４において回覧する電子文書
１５を選択し、さらにワークフローサーバ１１上に予め
登録された回覧ルート定義情報１２の中から任意の回覧
ルート定義情報を指定し、ワークフローサーバ１１に対
して回覧の発信指示を行う。発信された電子文書１５
は、通信回線１９を介してワークフローサーバ１１に転
送される。ワークフローサーバ１１は、転送された電子
文書１５を指定された回覧ルート定義情報に従い、回覧
文書受信端末（１６，１７，１８）に対し順次発信する
ことにより、電子文書の回覧を実現している。

【０００４】従って、ワークフローシステムは、事前に
回覧ルートが決まっていて、運用に入ってからもその回
覧ルートに対する変更があまり生じない場合などに適し
ている。また、ワークフローシステムは、システム全体
が巨大になることが多く、回覧ルートの定義および定義
された回覧ルート定義情報のワークフローサーバへの登
録作業のために専任者が置かれることが多い。そして、
その専任者と構築されたワークフローシステムの利用者
とは異なる場合がほとんどである。

【０００５】回覧される電子文書は、文書実体そのもの
がワークフローサーバと回覧送受信端末の間を通信回線
を介して転送されるため、通信回線上のトラフィックは
多くなる。また、回覧中文書の最新状態は、現在処理中
のワークフローシステムの利用者しか見ることはできな
い。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、回覧
の順序等をサーバで集中的に管理する従来システムでは
回覧システムの利用者自身が自由度の高い回覧システム
を構築することが難しく、非定型的に発生する回覧業務
に柔軟に対応することができない。また、回覧する電子
文書に関しては、その文書実体が通信回線上を流れるこ
とから回覧が増えるとトラフィックが高くなるという問
題がある。さらに回覧文書の最新状態は、回覧処理中の
利用者にしかわからず回覧中文書を回覧処理中の利用者
以外が参照し、途中経過を知る等のことができない。

【０００７】本発明の目的は、上述の従来形における問
題点に鑑み、電子文書を回覧するシステムおよび方法に
おいて、回覧対象の電子文書の実体を回覧しないように
することにより、通信回線上を流れるトラフィックを減
らし、通信コストを削減することと、回覧処理中の利用
者以外からも回覧文書の最新状態を参照できるようにす
ることと、さらに簡単で視覚的な回覧ルートの定義手段
を与え、回覧システムの利用者自身で自由度の高い回覧
システムを構築できるようにする電子文書回覧システム
を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１に係る発明は、回覧の対象となる電子文書
の一覧と回覧ルートを定めた回覧定義ファイルの一覧を
画面に表示し、利用者による回覧の対象となる電子文書
の選択を受け付け、選択された電子文書を回覧定義ファ
イルの一覧内にある任意の回覧定義ファイルと関連付け
る指示をさらに受け付け、回覧定義ファイルで定められ
た回覧ルートに従い電子文書を回覧する電子文書回覧シ
ステムであって、電子文書を文書データベースに登録す
る手段と、電子メールシステムの宛先台帳を基に回覧ル
ートを定義し回覧定義ファイルとしてディスクに登録す
る手段と、前記文書データベースに登録された電子文書
の一覧を画面に表示する手段と、前記ディスクに登録さ
れた回覧定義ファイルの一覧を画面に表示する手段と、
前記電子文書の一覧画面より回覧の対象となる電子文書
を選択する手段と、前記選択された電子文書と前記回覧
定義ファイルの一覧画面に表示された任意の回覧定義フ
ァイルを関連付ける手段と、前記関連付けられた回覧定
義ファイルを前記電子文書に付随した情報として前記文
書データベースに登録する手段と、前記電子文書の所在
を示すポインタ情報を取得する手段と、前記関連付けら
れた回覧定義ファイルに定義された回覧ルートの情報に
従って前記文書データベースに登録された電子文書の所
在を示すポインタ情報のみを持つ電子メールを発信する
手段と、前記発信された電子文書の所在を示すポインタ
情報付き電子メールを受信する手段と、前記受信した電
子メールを開きポインタ情報の指す電子文書および電子
文書に付随した回覧定義ファイルを文書データベースか
ら入力する手段と、前記入力した電子文書を画面に表示
する手段と、回覧文書の受信者により前記画面に表示さ
れた電子文書の内容を更新する手段と、前記更新された
電子文書内容をポインタ情報が指す先の文書データベー
ス上の電子文書に反映させる手段と、前記入力した回覧
定義ファイルにどこまで回覧されたかを示す情報を書き
込みポインタ情報が指す先の文書データベース上の電子
文書に付随した情報として反映させる手段と、更に最終
回覧者となるまで回覧定義ファイルに定義された回覧ル
ートに従って電子文書の所在を示すポインタ情報のみを
持つ電子メールを発信する処理以降の処理を繰り返すこ
とを特徴とするものである。

【０００９】電子文書の所在を示すポインタ情報とは、
電子文書の所在を一意に決定するための情報であり、目
的とする電子文書がネットワークを介して接続された複
数の文書データベースサーバの中のどのサーバに存在
し、そのサーバの中のどこに存在しているかを表現する
情報である。サーバ名、ディレクトリ名、ファイル名あ
るいはアドレス情報等、所在を決定することのできる複
数の情報の組み合わせにより表現される。

【００１０】請求項２に係る発明は、前記電子文書回覧
システムにおいて前記電子メールに直接電子文書の所在
を示すポインタ情報を持たせず、前記回覧定義ファイル
の内容を基に回覧情報管理データを生成し、前記回覧情
報管理データ内に前記電子文書の所在を示すポインタ情
報を設定し、前記回覧情報管理データを前記文書データ
ベースに登録し、前記登録された回覧情報管理データの
所在を示すポインタ情報を取得し、前記取得した回覧情
報管理データの所在を示すポインタ情報を前記電子文書
の所在を示すポインタの代わりに電子メールに持たせ、
電子文書の所在を示すポインタ情報を電子メールに間接
的に持たせることを特徴とするものである。

【００１１】請求項３に係る発明は、請求項１または２
において、前記回覧ルートの定義は、電子メールシステ
ムの宛先台帳上の宛先を選択し、回覧ルートを定義する
画面上に配置するだけで自動的に生成され、生成された
回覧ルートは視覚的に表示されることを特徴とするもの
である。

【００１２】請求項４に係る発明は、請求項１から３に
おいて、前記回覧ルートの定義は、回覧方法を回覧の形
態による分類（巡回型回覧もしくは配布型回覧）と最終
回覧者処理後の文書の取り扱い方による分類（捨て型回
覧もしくは戻り型回覧もしくは保存型回覧）等の回覧の
分類の組み合わせによって表現することを特徴とするも
のである。

【００１３】請求項５に係る発明は、請求項１から４に
おいて、前記回覧方法において、捨て型回覧か戻り型回
覧または保存型回覧かの選択により実行時における回覧
文書のアクセス権限を捨て型回覧であれば文書を参照す
ることしかできない状態で回覧し、戻り型回覧または保
存型回覧であれば文書の更新を行うことが可能な状態で
回覧するように自動的に制御する手段とをさらに備えた
ことを特徴とするものである。

【００１４】請求項６に係る発明は、請求項１から５に
おいて、回覧実行中に今どこまで回覧されているかを視
覚的に表示する手段をさらに備え、回覧中の電子文書を
予め参照権限の与えられた非回覧者からも参照できる手
段とをさらに備えたことを特徴とするものである。

【００１５】請求項７に係る発明は、請求項１から６に
おいて、最終回覧者における処理終了後、保存型回覧の
場合は回覧された電子文書を正式な保管文書として登録
する手段と、捨て型回覧の場合は回覧された電子文書を
自動的に削除する手段とをさらに備えたことを特徴とす
るものである。

【００１６】請求項８に係る発明は、請求項１から７に
おいて、前記回覧定義ファイルに定義された回覧ルート
を回覧実行中に動的に変更する手段とをさらに備えたこ
とを特徴とするものである。

【００１７】請求項９に係る発明は、請求項１から８に
おいて、前記回覧定義ファイルに定義された回覧ルート
による回覧実行中に別に定義された回覧定義ファイルの
回覧ルートに回覧された電子文書の情報を引き継ぎ、別
な回覧として回覧する手段とをさらに備えたことを特徴
とするものである。

【００１８】請求項１０に係る発明は、回覧の対象とな
る電子文書の一覧と回覧ルートを定めた回覧定義ファイ
ルの一覧を画面に表示し、利用者による回覧の対象とな
る電子文書の選択を受け付け、選択された電子文書を回
覧定義ファイルの一覧内にある任意の回覧定義ファイル
と関連付ける指示をさらに受け付け、回覧定義ファイル
で定められた回覧ルートに従い電子文書を回覧する電子
文書回覧方法であって、電子文書を文書データベースに
登録するステップと、電子メールシステムの宛先台帳を
基に回覧ルートを定義し回覧定義ファイルとしてディス
クに登録するステップと、前記文書データベースに登録
された電子文書の一覧を画面に表示するステップと、前
記ディスクに登録された回覧定義ファイルの一覧を画面
に表示するステップと、前記電子文書の一覧画面より回
覧の対象となる電子文書を選択するステップと、前記選
択された電子文書と前記回覧定義ファイルの一覧画面に
表示された任意の回覧定義ファイルを関連付けるステッ
プと、前記関連付けられた回覧定義ファイルを前記電子
文書に付随した情報として前記文書データベースに登録
するステップと、前記電子文書の所在を示すポインタ情
報を取得するステップと、前記関連付けられた回覧定義
ファイルに定義された回覧ルートの情報に従って前記文
書データベースに登録された電子文書の所在を示すポイ
ンタ情報のみを持つ電子メールを発信するステップと、
前記発信された電子文書の所在を示すポインタ情報付き
電子メールを受信するステップと、前記受信した電子メ
ールを開きポインタ情報の指す電子文書および電子文書
に付随した回覧定義ファイルを文書データベースから入
力するステップと、前記入力した電子文書を画面に表示
するステップと、回覧文書の受信者により前記画面に表
示された電子文書の内容を更新するステップと、前記更
新された電子文書内容をポインタ情報が指す先の文書デ
ータベース上の電子文書に反映させるステップと、前記
入力した回覧定義ファイルにどこまで回覧されたかを示
す情報を書き込みポインタ情報が指す先の文書データベ
ース上の電子文書に付随した情報として反映させるステ
ップとを備え、更に最終回覧者となるまで回覧定義ファ
イルに定義された回覧ルートに従って電子文書の所在を
示すポインタ情報のみを持つ電子メールを発信するステ
ップ以降のステップを繰り返すステップとを備えたこと
を特徴とする。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて説明する。

【００２０】図２は、本発明の実施の形態に係る電子文
書回覧システムの構成例である。図２において、２１は
メールサーバ、２２は文書データベースサーバ、２３は
文書データベースサーバ内で管理される文書データベー
ス、２４は文書データベース内に登録された電子文書、
２５は回覧文書の発信端末、２６は電子文書の回覧ルー
ト等を定めた回覧定義ファイル、２７は回覧文書の受信
端末１、２８は回覧文書の受信端末２、２９は回覧文書
の受信端末ｎ、３０はメールサーバ、文書データベース
サーバ、回覧文書の発信端末および回覧文書の受信端末
１〜ｎを結ぶ通信回線である。

【００２１】なお、２５および２７から２９までの各端
末装置は、回覧文書等を表示するための表示装置、およ
び利用者が操作するための入力装置（キーボードやマウ
スなど）を備えているものとする。

【００２２】図２の電子文書回覧システムの処理方式を
説明する前に、本システムを構成するために必要な各情
報の構造について説明する。

【００２３】図３は、回覧文書発信端末２５より電子文
書の回覧を行う際に入力として使用する回覧定義ファイ
ル２６の構造および回覧定義ファイルを入力して生成す
る回覧情報管理データの構造を示す。回覧定義ファイル
２６は、どういった型の回覧を誰にどのような順序で回
覧するかといった情報や、回覧情報を画面に表示する際
にどの様に表示するかなどについての情報を格納したフ
ァイルであり、大きく分けて、回覧基本情報部３０１、
回覧拡張情報部３０２、回覧版表示情報部３０３、回覧
先表示情報部３０４および回覧状態表示情報部３０５か
ら構成される。

【００２４】回覧基本情報部３０１は、回覧を実行する
ために必要な基本的情報が格納されており、回覧型３０
６、回覧電子文書ポインタ情報３０７、回覧者総数３０
８、発信者のメール宛先情報３０９、発信者の表示テキ
スト情報３１０、回覧者情報（回覧者数分の配列型デー
タ構造）３１１の各情報から構成される。回覧型とは、
回覧する文書の性質により定まる回覧の方法が設定され
る。本発明でシステム化した回覧方法については、後述
する回覧の分類の説明の中で詳述する。回覧電子文書の
ポインタ情報は、回覧情報管理データとして回覧実行中
にのみ設定される。

【００２５】発信者の表示テキスト情報は、発信者の情
報を画面に表示する際に使用する。また、回覧者情報３
１１は、回覧の対象者に関する情報で構成され、メール
の宛先情報３１２と回覧者の情報を画面に表示する際に
使用する各回覧者毎の表示テキスト情報３１３と回覧実
行中に回覧された電子文書を開いたかどうかを管理する
未読／既読情報３１４と回覧された電子文書を次回覧者
へ送信したか否かを管理する送信状態の各情報で構成さ
れる。

【００２６】回覧拡張情報部３０２は、回覧中もしくは
回覧終了時に利用する各種オプション機能の使用可否に
関する情報等が格納されており、回覧終了時に回覧文書
の保管を要求するか否かを決定する制御フラグ３２０、
回覧終了時に回覧文書の自動削除を行うか否かを決定す
る制御フラグ３２１、回覧終了時に実行回覧版情報の自
動削除を行うか否かを決定する制御フラグ３２２、回覧
中文書をどういったユーザに参照許可するかを決定する
参照権限のレベル情報３２３、回覧実行中に回覧受信者
による回覧ルートの変更を認可するか否かを決定する制
御フラグ３２４、および回覧実行中に回覧受信者がさら
に別な回覧定義情報を使って、回覧された文書を全く別
なルートで回覧することを認可するか、否かを決定する
制御フラグ３２５の各情報から構成される。

【００２７】回覧版表示情報部３０３は、回覧版画面と
呼ぶ回覧実行中の状態を視覚的に表示する画面で必要と
なる情報が格納されており、回覧版画面上に表示される
タイトルのテキスト情報３３０と回覧版画面の背景色情
報３３１の各情報から構成される。回覧先表示情報部３
０４は、回覧版画面に表示される回覧先を表す図形の表
示形式情報３４０、画面に表示される回覧先表示領域の
高さ３４１、画面に表示される回覧先表示領域の幅３４
２および画面に表示する回覧先図形をどの様に立体表示
するかを決定する情報３４３の各情報から構成される。

【００２８】回覧状態表示情報部３０５は、回覧文書が
回覧先で既に読まれたかどうかや回覧を知らせるメール
が送信されたかどうかを回覧版画面上にどの様に表示す
るかを決定する情報が格納されており、回覧文書が回覧
先で未読の場合の回覧先を示す図形の色に関する情報３
５０、回覧文書が回覧先で未読の場合の回覧先を示す文
字の色に関する情報３５１、回覧文書が回覧先で既読の
場合の回覧先を示す図形の色に関する情報３５２、回覧
文書が回覧先で既読の場合の回覧先を示す文字の色に関
する情報３５３、回覧文書が回覧先に未送信状態の場合
に表示する線の種類に関する情報３５４、回覧文書が回
覧先に未送信状態の場合に表示する線の色に関する情報
３５５、回覧文書が回覧先に送信済状態の場合に表示す
る線の種類に関する情報３５６、回覧文書が回覧先に送
信済状態の場合に表示する線の色に関する情報３５７の
各情報から構成される。

【００２９】各表は、回覧する電子文書の所在を示すポ
インタ情報の構造を示す。回覧する電子文書の所在を示
すポインタ情報は、サーバ識別子４１、文書データベー
ス識別子４２、文書識別子４３から構成される。

【００３０】

【表１】

【００３１】

【表２】

【００３２】

【表３】

【００３３】表は、本発明で考案した回覧の分類を示
す。分類には回覧の形態による分類（表１）と最終回覧
者処理後の文書の扱い方による分類（表２）と回覧する
文書が原紙であるか写しであるかによる分類（表３）が
ある。回覧の形態による分類（表１）には、あらかじめ
定められた順序で回覧する型（巡回型）と回覧対象者全
員に同一情報を展開する型（配布型）の２種類がある。
最終回覧者処理後の文書の扱い方による分類（表２）に
は、回覧文書をそのまま読み捨てる型（捨て型）と回覧
文書を回覧発信者へ戻す型（戻り型）と回覧文書を保存
するもしくは、回覧された文書の内容により何らかのア
クションを伴う型（保存型）の３種類がある。

【００３４】さらに前記回覧の形態による分類における
配布型で回覧する場合の回覧文書と原始文書との関係に
よる分類（表３）には、回覧対象者全員が原始文書を共
有する型（原始文書共有型）と原始文書を複写し、回覧
対象者個々人にそれぞれ同一内容の別文書を展開する型
（複写文書回覧型）の２種類がある。ほとんどの回覧は
前記分類の内、回覧の形態による分類（表１）および最
終回覧者処理後の文書の扱い方による分類（表２）の組
み合わせで表現できる。

【００３５】次に図５ａ、図５ｂ、図５ｃのフローチャ
ートを参照して、図２のシステムにおける回覧操作の処
理手順を説明する。まず電子文書の回覧発信者は、回覧
の対象となる電子文書を文書データベース２３に登録し
（ステップ６０１）、回覧のルートを定義した回覧定義
ファイルをディスクに登録する（ステップ６０２）。な
お、電子文書および回覧定義ファイルが既に登録済みの
場合は、ステップ６０１およびステップ６０２は行わな
くてもよい。

【００３６】次に回覧文書発信端末２５の表示装置に文
書データベース２３に登録された電子文書の一覧を表示
し（ステップ６０３）、さらにディスクに登録された回
覧定義ファイルの一覧を表示する（ステップ６０４）。
電子文書の回覧発信者は、電子文書の一覧に表示された
電子文書の中から回覧の対象となる電子文書２４を選択
し（ステップ６０５）、選択された電子文書２４とその
電子文書を回覧するための回覧ルートを定めた任意の回
覧定義ファイル２６を回覧定義ファイル一覧の中から選
び、マウス等の入力装置を用いて関連付けを行う（ステ
ップ６０６）。

【００３７】電子文書２４と回覧定義ファイル２６の関
連付けが行われると本システムは回覧の発信指示があっ
たものと見なし回覧発信準備のため関連付けられた回覧
定義ファイル２６の内容を入力し、回覧情報管理データ
を生成する（ステップ６０７）。

【００３８】回覧情報管理データは、以降回覧される電
子文書と対となって回覧され、電子文書の回覧実行中に
どこまで回覧されたか管理するための情報等が各回覧先
で逐次書き込まれる。次に回覧の対象となった電子文書
２４の所在を示すポインタ情報を取得し（ステップ６０
８）、回覧情報管理データ内の回覧中文書のポインタ情
報格納域に取得した電子文書２４の所在を示すポインタ
情報を設定し、回覧情報管理データを文書データベース
２３に登録し（ステップ６０９）、回覧情報管理データ
の所在を示すポインタ情報を取得する（ステップ６１
０）。

【００３９】次に本システムは回覧情報管理データより
次回覧者のメール宛先を取得し（ステップ６１１）、次
回覧者が存在するか否かの判定を行う（ステップ６１
２）。次回覧者が存在しなかった場合は、最終回覧者ま
で電子文書が回覧されたものと見なし、回覧終了処理を
実行する。回覧終了処理では、まず回覧型が保存型か否
かの判定が行われ（ステップ６２６）、回覧型が保存型
であれば回覧済みの電子文書は正式な保管文書として文
書データベースに登録され（ステップ６２７）、回覧を
終了する。

【００４０】回覧型が保存型でなかった場合は、さらに
回覧型が捨て型か否かの判定が行われ（ステップ６２
８）、回覧型が捨て型であれば回覧済みの電子文書は文
書データベース２３上より自動的に削除され（ステップ
６２９）、回覧を終了する。ステップ６２８で回覧型が
捨て型でなければそのまま回覧を終了する。

【００４１】ステップ６１２で次回覧者が存在すれば次
回覧者への電子文書の回覧の発信を確認し（ステップ６
１３）、取得したメールの宛先へ回覧情報管理データの
所在を示すポインタ情報を持った電子メールを発信し
（ステップ６１４）、回覧情報管理データ内の現回覧者
の送信状態を未送信状態から送信済状態に変更し、文書
データベース２３上の回覧情報管理データの内容を更新
する（ステップ６１５）。電子メールには直接電子文書
の所在を示すポインタ情報を持たせてもよいが、本シス
テムでは回覧実行中の状態を視覚的に表示する手段を備
えるため、電子文書の所在を示すポインタ情報を回覧情
報管理データ内に持たせ、間接的に電子メールに持たせ
る方式とした。また、電子メールを発信する処理におい
て回覧型が配布型で且つ戻り型であった場合は、回覧す
る電子文書を配布数分複写し、全配布先へ電子メールを
発信する。

【００４２】発信された電子メールは、指定された宛先
へ送信され（ステップ６１６）、回覧情報管理データの
所在を示すポインタ情報を持った電子メールが次回覧者
に受信される（ステップ６１７）。受信した電子メール
を開く指示を受けると本システムは電子メールに持たさ
れた回覧情報管理データの所在を示すポインタ情報を基
に文書データベース２３より回覧情報管理データを入力
し（ステップ６１８）、入力した回覧情報管理データよ
り電子文書２４の所在を示すポインタ情報を取得し（ス
テップ６１９）、取得した電子文書２４の所在を示すポ
インタ情報を基に電子文書２４を入力し、回覧文書受信
端末（２７または２８または２９）の表示装置に電子文
書２４の内容を表示し（ステップ６２０）、さらに回覧
情報管理データ内の現回覧者の未読／既読情報を未読状
態から既読状態に変更し、文書データベース２３上の回
覧情報管理データの内容を更新する（ステップ６２
１）。

【００４３】回覧の受信者は、回覧文書受信端末（２７
または２８または２９）の表示装置に表示された電子文
書の内容に対して変更があれば内容を変更し（ステップ
６２２）、続けて電子文書の内容の表示終了指示を行う
（ステップ６２３）。電子文書の内容の表示終了指示を
受けると本システムは回覧型が戻り型または保存型か否
かの判定を行い（ステップ６２４）、回覧型が戻り型ま
たは保存型であれば変更された画面上の電子文書の内容
で文書データベース２３上の回覧中電子文書２４の内容
を更新し（ステップ６２５）、以降ステップ６１１から
ステップ６２５までのステップをステップ６１２におけ
る次回覧者が存在するか否かの判定で次回覧者が存在し
ないとなるまでの間繰り返すことにより本システムは電
子文書の回覧を実現する。

【００４４】次に図６のフローチャートを参照して、回
覧定義ファイル２６の作成方法についての詳細を説明す
る。回覧は表の説明のように回覧の形態（表１）と最終
回覧者処理後の文書の扱い方（表２）の組み合わせで表
現することができる。本システムではこの性質を利用し
て回覧定義ファイル２６の作成を行う。まず回覧定義フ
ァイル２５の作成者は、表示装置に回覧ルート定義用画
面を表示する（ステップ７０１）。回覧ルート定義用画
面上には回覧先を表示するための複数の区画が表示さ
れ、予め回覧発信者を示す図形が左上の区画に一つ表示
されている。

【００４５】次に回覧の形態（表１）と最終回覧者処理
後の文書の扱い方（表２）を選択する回覧パターンの選
択画面より作成したい回覧のパターンを選択する（ステ
ップ７０２）。次に電子メールシステムの宛先一覧画面
を表示装置に表示し（ステップ７０３）、表示したメー
ルの宛先一覧より回覧したい宛先を選択し、続けて回覧
ルート定義用画面の適当な領域を選択する（ステップ７
０４）。

【００４６】回覧ルート定義用画面上の領域の選択があ
ると本システムは回覧先の指定が始めてか否かの判定を
行い（ステップ７０５）、回覧先の指定が始めての場合
は、予め表示されている回覧発信者を示す図形が表示さ
れた区画の次の区画に選択された回覧者を表す図形を自
動的に表示し、両図形をさらに線で結び、新たに挿入さ
れた図形側の線の端を矢印とする（ステップ７０７）。

【００４７】回覧先の指定が始めてではなかった場合
は、回覧ルート定義用画面上で選択された領域に既に回
覧先が定義されているか否かの判定をさらに行う（ステ
ップ７０６）。回覧ルート定義用画面上で選択された領
域に既に回覧先が定義されている場合は、回覧ルート定
義用画面上で選択された領域が含まれる区画以降に存在
する回覧先の図形が表示された全ての区画をそれぞれ一
つづつ後ろへずらし、ずらすことにより生じた空き区画
に選択された回覧者を表す図形を自動的に表示し、前の
区画の図形と挿入された図形をさらに線で結び、新たに
挿入された図形側の線の端を矢印とする（ステップ７０
８）。

【００４８】回覧ルート定義用画面上で選択された領域
に回覧先が定義されていない場合は、最終回覧者を示す
図形が表示された区画の次の区画に選択された回覧者を
表す図形を自動的に表示し、最終回覧者を示す図形と挿
入された図形をさらに線で結び、新たに挿入された図形
側の線の端を矢印とする（ステップ７０９）。ステップ
７０７、ステップ７０８、ステップ７０９により回覧ル
ート定義用画面上に新たな回覧先を表す図形が挿入され
たならば、回覧定義ファイルの作成者は、さらに回覧先
の指定を続けるか否かの判断を行い（ステップ７１０）
回覧先の指定を続ける場合は、ステップ７０４以降のス
テップを全ての回覧先の指定が終了するまで繰り返す。
回覧先の指定が終了した場合は、定義した内容を回覧定
義ファイル２６としてディスクに格納する（ステップ７
１１）。

【００４９】次に図７のフローチャート図を参照して、
回覧状態の確認および回覧中電子文書の現在の内容確認
を行うための操作の処理手順を説明する。まず回覧状態
の確認および回覧中電子文書の現在の内容確認を行う操
作者は、表示装置に文書データベース２３に登録された
電子文書の一覧を表示する（ステップ８０１）。次に電
子文書の一覧中より回覧状態を確認したい回覧情報管理
データを選択し（ステップ８０２）、選択した回覧情報
管理データの内容の表示を指示する（ステップ８０
３）。

【００５０】本システムは回覧情報管理データの内容の
表示を指示を受けると操作者に回覧中電子文書の参照権
限があるか否かの判定を行い（ステップ８０４）、操作
者に回覧中電子文書の参照権限が認められない場合は、
そのまま処理を終了する。操作者に回覧中電子文書の参
照権限がある場合は、選択された回覧情報管理データを
文書データベース２３より入力し（ステップ８０５）、
入力した回覧情報管理データを基に電子文書２４の回覧
状態を視覚的に確認できる画面にして表示装置に表示す
る（ステップ８０６）。

【００５１】さらに回覧中電子文書２４の現在の内容を
確認したい時は、回覧中電子文書２４の内容表示をさら
に指示する（ステップ８０７）。本システムは回覧中電
子文書２４の内容表示の指示を受けると回覧中電子文書
２４の参照が回覧発信者により許可されているか否かの
判定を行い（ステップ８０８）、回覧中文書の参照が回
覧発信者により許可されていない場合は、そのまま処理
を終了する。

【００５２】回覧中文書の参照が回覧発信者により許可
されている場合は、入力した回覧情報管理データより取
得される回覧中電子文書の所在を示すポインタ情報を基
に文書データベース２３より回覧中電子文書２４を入力
し（ステップ８０９）、入力した回覧中電子文書２４の
内容を表示装置に表示する（ステップ８１０）。なお、
回覧中の電子文書２４の参照を許可するか否かの指定
は、回覧の発信の際に回覧発信確認画面において回覧発
信者により行うことができる。

【００５３】次に図８のフローチャート図を参照して、
回覧定義ファイルに定義された回覧ルートを回覧実行中
に動的に変更する際の操作の処理手順を説明する。まず
回覧ルートの変更を行う操作者は、回覧ルートの変更操
作に先立ち通常回覧を受信した時と同様に受信した電子
メールを開き、回覧された電子文書２４の内容を画面に
表示し（ステップ９０１）、画面に表示された電子文書
の内容を確認または内容を更新し（ステップ９０２）、
処理した電子文書２４の次回覧者への発信を指示する
（ステップ９０３）。

【００５４】次回覧者への電子文書２４の発信指示を受
けると本システムは次回覧者への電子文書２４の回覧の
発信を確認する画面を表示する（ステップ９０４）。表
示された次回覧者への電子文書２４の回覧の発信を確認
する画面において操作者により回覧情報の編集指示を受
けると（ステップ９０５）、本システムは回覧実行中の
回覧情報の編集が回覧発信者によって許可されているか
否かの判定を行う（ステップ９０６）。なお、回覧実行
中に回覧情報の編集が行えるか否かの指定は、回覧の発
信の際に回覧発信確認画面において回覧発信者により行
うことができる。

【００５５】回覧実行中の回覧情報の編集が回覧発信者
により許可されていない場合は、何も処理を行わない。
回覧実行中の回覧情報の編集が回覧発信者により許可さ
れている場合は、本システムは現在回覧に使用されてい
る回覧情報管理データを入力し、回覧ルート定義用画面
にその内容を表示する（ステップ９０７）。操作者は、
表示された回覧ルート定義用画面において定義済みの回
覧ルートの内容を目的に応じて変更する（ステップ９０
８）。但し、その際回覧済みのルートに関しては変更す
ることはできない。操作者は回覧ルートの変更が完了し
たならば回覧ルート定義用画面を閉じる（ステップ９０
９）。

【００５６】回覧ルート定義用画面を閉じる指示を受け
ると本システムは更新された回覧ルート定義情報の内容
で現在回覧に使用している回覧情報管理データの内容を
更新する（ステップ９１０）。回覧情報管理データの更
新が完了すると本システムは再び回覧発信確認画面を表
示し、変更された回覧ルートの内容を表示する。操作者
は表示された回覧ルートの変更内容を確認し（ステップ
９１１）、次回覧者への電子文書２４の回覧の発信の指
示を行う（ステップ９１２）。本システムは次回覧者へ
の電子文書２４の回覧の発信指示を受けると変更された
回覧ルートの内容に従い次回覧者宛ての回覧用電子メー
ルを発信する（ステップ９１３）。

【００５７】回覧実行中における回覧ルートの動的な変
更は、いわゆる「差し戻し」や「相談」といった例外的
に発生する回覧ルートの変更に有効である。例えば一つ
前の回覧者に「差し戻し」を行う場合は、自分と次回覧
者との間に前回覧者と自分への回覧情報を挿入すればよ
い。また、回覧ルートに無い第三者へ「相談」する場合
は、自分と次回覧者との間に第三者と自分への回覧情報
を挿入すればよい。

【００５８】次に図９ａ、図９ｂ、のフローチャート図
を参照して、回覧実行中に別に定義された回覧定義ファ
イルの回覧ルートに回覧された電子文書の情報を引き継
ぎ、別な回覧として回覧する際の操作の処理手順を説明
する。まず回覧された電子文書２４を別な回覧ルートに
乗せて回覧を行う操作者は、別な回覧ルートに乗せて電
子文書２４を回覧するのに先立ち通常回覧を受信した時
と同様に受信した電子メールを開き、回覧された電子文
書２４を画面に表示し（ステップ１００１）、画面に表
示された電子文書の内容を確認し（ステップ１００
２）、処理した電子文書の次回覧者への発信を指示する
（ステップ１００３）。

【００５９】次回覧者への電子文書２４の発信指示を受
けると本システムは次回覧者への電子文書２４の回覧の
発信を確認する画面を表示する（ステップ１００４）。
表示された次回覧者への電子文書２４の回覧の発信を確
認する画面において操作者により別の回覧定義ファイル
による引き継ぎ回覧の指示を受けると（ステップ１００
５）、本システムは引き継ぎ回覧が回覧発信者によって
許可されているか否かの判定を行う（ステップ１００
６）。なお、引き継ぎ回覧が行えるか否かの指定は、回
覧の発信の際に回覧発信確認画面において回覧発信者に
より行うことができる。また、その際回覧型が捨て型で
なければ引き継ぎ回覧の指定が行えないように本システ
ムは制御する。

【００６０】引き継ぎ回覧が回覧発信者により許可され
ていない場合は、何も処理を行わない。引き継ぎ回覧が
回覧発信者により許可されている場合は、本システムは
回覧文書受信端末に接続されたディスク中に登録された
回覧定義ファイルの一覧を画面に表示する（ステップ１
００７）。操作者は表示された回覧定義ファイルの一覧
画面上より引き継ぎ回覧に使用する回覧定義ファイルを
選択する（ステップ１００８）。

【００６１】操作者による回覧定義ファイルの選択を受
け付けると本システムは選択された回覧定義ファイルの
内容を基に回覧情報管理データを生成し（ステップ１０
０９）、現在処理中の回覧情報管理データ内に登録され
ている電子文書の所在を示すポインタ情報を新たに生成
した引き継ぎ回覧用の回覧情報管理データ内に設定し、
文書データベース２３に登録する（ステップ１０１
０）。

【００６２】さらに本システムは文書データベース２３
に登録した引き継ぎ回覧用の回覧情報管理データの所在
を示すポインタ情報を取得し（ステップ１０１１）、引
き継ぎ回覧用に生成した回覧情報管理データより次回覧
者のメール宛先を取得し（ステップ１０１２）、選択さ
れた回覧定義ファイルによる回覧の発信を確認する画面
を表示する（ステップ１０１３）。操作者は回覧の発信
を確認する画面に表示された内容を確認し、引き継ぎ回
覧による回覧の発信を指示する（ステップ１０１４）。

【００６３】本システムは引き継ぎ回覧による電子文書
２４の回覧の発信指示を受けると引き継ぎ回覧用に取得
した回覧情報管理データの所在を示すポインタ情報を持
った電子メールを発信する（ステップ１０１５）。引き
継ぎ回覧用の電子メールの発信を終えると再び元の回覧
の回覧発信確認画面に戻り、元の回覧の次回覧者への発
信指示をさらに受け（ステップ１０１６）、元の回覧も
次回覧者へ発信する（ステップ１０１７）。

【００６４】図１０は、上記実施の形態のシステムを用
いて実際に電子文書の回覧を行った際のイメージ図であ
る。回覧の受信者は、表示装置に回覧された電子文書を
表示し、回覧された電子文書の内容を確認または更新
し、次回覧者への回覧発信指示を行う。回覧の発信指示
があると回覧ルートを視覚的に確認することができる回
覧発信確認画面が表示され、最終的な発信指示を待つ。

【００６５】

【発明の効果】以上のように、この発明によれば、回覧
の対象となる電子文書は文書データベース上にのみ存在
し、回覧の手段として使用される電子メールには回覧文
書の所在を示すポインタ情報のみが添付されるため、通
信回線上を流れるデータの量が削減され電子文書の回覧
によるトラフィックを低く押さえることができる。ま
た、回覧中の電子文書に対する参照権限があれば非回覧
者であっても文書データベースサーバに接続可能な端末
を使い回覧実行中の最新の電子文書の内容を確認するこ
とができる。さらに、回覧ルートの定義から実際に回覧
処理を実行するにあたっての操作も非常に簡単なため電
子文書回覧システムの導入も簡便であり、柔軟性に富ん
だ電子文書回覧システムを構築することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】従来システムのシステム構成例である。

【図２】この発明の実施の形態のシステム構成例であ
る。

【図３】回覧定義ファイルのファイル構造図と回覧情報
管理データのデータ構造図である。

【図４】電子文書の所在を示すポインタ情報の構造図で
ある。

【図５ａ】回覧操作の処理手順を示すフローチャートで
ある。

【図５ｂ】回覧操作の処理手順を示すフローチャート
（続き１）である。

【図５ｃ】回覧操作の処理手順を示すフローチャート
（続き２）である。

【図６】回覧定義ファイルの作成方法を示すフローチャ
ートである。

【図７】回覧状態の確認および回覧中電子文書の現在の
内容確認を行うための操作の処理手順を示すフローチャ
ートである。

【図８】回覧実行中に回覧ルートを動的に変更する際の
操作の処理手順を示すフローチャートである。

【図９ａ】引き継ぎ回覧を行う際の操作の処理手順を示
すフローチャートである。

【図９ｂ】引き継ぎ回覧を行う際の操作の処理手順を示
すフローチャート（続き）である。

【図１０】この発明により電子文書を回覧した際の実行
イメージ図である。

【符号の説明】

２１…メールサーバ、 ２２…文書データベースサ
ーバ、２３…文書データベース、 ２４…電子文書、２
５…回覧文書発信端末、２６…回覧定義ファイル、 ２
７…回覧文書受信端末１、２８…回覧文書受信端末２、
２９…回覧文書受信端末ｎ、３０…通信回線。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 永野 毅 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 Ｆターム(参考） 5B089 GA11 GA21 GB04 HA06 JA31 KA04 KB06 KC19 LA19 LB03 LB15

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】回覧の対象となる電子文書の一覧と回覧ル
   ートを定めた回覧定義ファイルの一覧を画面に表示し、
   利用者による回覧の対象となる電子文書の選択を受け付
   け、選択された電子文書を回覧定義ファイルの一覧内に
   ある任意の回覧定義ファイルと関連付ける指示をさらに
   受け付け、回覧定義ファイルで定められた回覧ルートに
   従い電子文書を回覧する電子文書回覧システムであっ
   て、 電子文書を文書データベースに登録する手段と、電子メ
   ールシステムの宛先台帳を基に回覧ルートを定義し、回
   覧定義ファイルとしてディスクに登録する手段と、前記
   文書データベースに登録された電子文書の一覧を画面に
   表示する手段と、前記ディスクに登録された回覧定義フ
   ァイルの一覧を画面に表示する手段と、前記電子文書の
   一覧画面より回覧の対象となる電子文書を選択する手段
   と、前記選択された電子文書と前記回覧定義ファイルの
   一覧画面に表示された任意の回覧定義ファイルを関連付
   ける手段と、前記関連付けられた回覧定義ファイルを前
   記電子文書に付随した情報として前記文書データベース
   に登録する手段と、前記電子文書の所在を示すポインタ
   情報を取得する手段と、前記関連付けられた回覧定義フ
   ァイルに定義された回覧ルートの情報に従って、前記文
   書データベースに登録された電子文書の所在を示すポイ
   ンタ情報のみを持つ電子メールを発信する手段と、前記
   発信された電子文書の所在を示すポインタ情報付き電子
   メールを受信する手段と、前記受信した電子メールを開
   きポインタ情報の指す電子文書および電子文書に付随し
   た回覧定義ファイルを文書データベースから入力する手
   段と、前記入力した電子文書を画面に表示する手段と、
   回覧文書の受信者により前記画面に表示された電子文書
   の内容を更新する手段と、前記更新された電子文書内容
   をポインタ情報が指す先の文書データベース上の電子文
   書に反映させる手段と、前記入力した回覧定義ファイル
   にどこまで回覧されたかを示す情報を書き込みポインタ
   情報が指す先の文書データベース上の電子文書に付随し
   た情報として反映させる手段と、更に最終回覧者となる
   まで回覧定義ファイルに定義された回覧ルートに従って
   電子文書の所在を示すポインタ情報のみを持つ電子メー
   ルを発信する処理以降の処理を繰り返すことを特徴とす
   る電子文書回覧システム。
2. 【請求項２】前記電子文書回覧システムにおいて前記電
   子メールに直接電子文書の所在を示すポインタ情報を持
   たせず、前記回覧定義ファイルの内容を基に回覧情報管
   理データを生成し、前記回覧情報管理データ内に前記電
   子文書の所在を示すポインタ情報を設定し、前記回覧情
   報管理データを前記文書データベースに登録し、前記登
   録された回覧情報管理データの所在を示すポインタ情報
   を取得し、前記取得した回覧情報管理データの所在を示
   すポインタ情報を前記電子文書の所在を示すポインタの
   代わりに電子メールに持たせ、電子文書の所在を示すポ
   インタ情報を電子メールに間接的に持たせることを特徴
   とする請求項１に記載の電子文書回覧システム。
3. 【請求項３】前記回覧ルートの定義は、電子メールシス
   テムの宛先台帳上の宛先を選択し、回覧ルートを定義す
   る画面上に配置するだけで自動的に生成され、生成され
   た回覧ルートは視覚的に表示されることを特徴とする請
   求項１又は２に記載の電子文書回覧システム。
4. 【請求項４】前記回覧ルートの定義は、回覧方法を回覧
   の形態による分類（巡回型回覧もしくは配布型回覧）と
   最終回覧者処理後の文書の取り扱い方による分類（捨て
   型回覧もしくは戻り型回覧もしくは保存型回覧）等の回
   覧の分類の組み合わせによって表現することを特徴とす
   る請求項１から３の何れか１つに記載の電子文書回覧シ
   ステム。
5. 【請求項５】前記回覧方法において、捨て型回覧か戻り
   型回覧または保存型回覧かの選択により実行時における
   回覧文書のアクセス権限を捨て型回覧であれば文書を参
   照することしかできない状態で回覧し、戻り型回覧また
   は保存型回覧であれば文書の更新を行うことが可能な状
   態で回覧するように自動的に制御する手段と、 をさらに備えたことを特徴とする請求項１から４の何れ
   か１つに記載の電子文書回覧システム。
6. 【請求項６】回覧実行中に今どこまで回覧されているか
   を視覚的に表示する手段をさらに備え、回覧中の電子文
   書を予め参照権限の与えられた非回覧者からも参照でき
   る手段と、をさらに備えたことを特徴とする請求項１か
   ら５の何れか１つに記載の電子文書回覧システム。
7. 【請求項７】最終回覧者における処理終了後、保存型回
   覧の場合は回覧された電子文書を正式な保管文書として
   登録する手段と、捨て型回覧の場合は回覧された電子文
   書を自動的に削除する手段と、 をさらに備えたことを特徴とする請求項１から６の何れ
   か１つに記載の電子文書回覧システム。
8. 【請求項８】前記回覧定義ファイルに定義された回覧ル
   ートを回覧実行中に動的に変更する手段と、 をさらに備えたことを特徴とする請求項１から７の何れ
   か１つに記載の電子文書回覧システム。
9. 【請求項９】前記回覧定義ファイルに定義された回覧ル
   ートによる回覧実行中に別に定義された回覧定義ファイ
   ルの回覧ルートに回覧された電子文書の情報を引き継
   ぎ、別な回覧として回覧する手段と、 をさらに備えたことを特徴とする請求項１から８の何れ
   か１つに記載の電子文書回覧システム。
10. 【請求項１０】回覧の対象となる電子文書の一覧と回覧
    ルートを定めた回覧定義ファイルの一覧を画面に表示
    し、利用者による回覧の対象となる電子文書の選択を受
    け付け、選択された電子文書を回覧定義ファイルの一覧
    内にある任意の回覧定義ファイルと関連付ける指示をさ
    らに受け付け、回覧定義ファイルで定められた回覧ルー
    トに従い電子文書を回覧する電子文書回覧方法であっ
    て、 電子文書を文書データベースに登録するステップと、電
    子メールシステムの宛先台帳を基に回覧ルートを定義し
    回覧定義ファイルとしてディスクに登録するステップ
    と、前記文書データベースに登録された電子文書の一覧
    を画面に表示するステップと、前記ディスクに登録され
    た回覧定義ファイルの一覧を画面に表示するステップ
    と、前記電子文書の一覧画面より回覧の対象となる電子
    文書を選択するステップと、前記選択された電子文書と
    前記回覧定義ファイルの一覧画面に表示された任意の回
    覧定義ファイルを関連付けるステップと、前記関連付け
    られた回覧定義ファイルを前記電子文書に付随した情報
    として前記文書データベースに登録するステップと、前
    記電子文書の所在を示すポインタ情報を取得するステッ
    プと、前記関連付けられた回覧定義ファイルに定義され
    た回覧ルートの情報に従って前記文書データベースに登
    録された電子文書の所在を示すポインタ情報のみを持つ
    電子メールを発信するステップと、前記発信された電子
    文書の所在を示すポインタ情報付き電子メールを受信す
    るステップと、前記受信した電子メールを開きポインタ
    情報の指す電子文書および電子文書に付随した回覧定義
    ファイルを文書データベースから入力するステップと、
    前記入力した電子文書を画面に表示するステップと、回
    覧文書の受信者により前記画面に表示された電子文書の
    内容を更新するステップと、前記更新された電子文書内
    容をポインタ情報が指す先の文書データベース上の電子
    文書に反映させるステップと、前記入力した回覧定義フ
    ァイルにどこまで回覧されたかを示す情報を書き込みポ
    インタ情報が指す先の文書データベース上の電子文書に
    付随した情報として反映させるステップとを備え、更に
    最終回覧者となるまで回覧定義ファイルに定義された回
    覧ルートに従って電子文書の所在を示すポインタ情報の
    みを持つ電子メールを発信するステップ以降のステップ
    を繰り返すことを特徴とする電子文書回覧方法。