JP2000276418A - 電子メールシステム及び電子メール処理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子メールシステムにあって、複数の宛先を指
定した一括送信を行なう場合でも、添付ファイルを無駄
なく効率よく付加して送信すること。 【解決手段】グループアドレスを指定してグループ内の
各端末ユーザを宛先として送信メールデータを一括送信
する場合でも、記憶部におけるアドレス帳メモリ１３ａ
内の端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１３a1及
びグループレジスタ（グループアドレス帳）１３a2，１
３a3に記憶されている該当グループ内の各端末（宛先）
毎の添付ファイルの要／不要情報及び開封可能なファイ
ルデータ形式に基づいて、添付ファイルが必要な宛先に
対してはその宛先端末において開封可能なデータ形式の
添付ファイルが選択付加されたメールデータが生成され
て送信され、添付ファイルが不要な宛先に対しては添付
ファイルの付加されないメールデータが生成されて送信
される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワーク上に
接続された複数のコンピュータ端末間でメッセージデー
タを送受信するための電子メールシステム及び電子メー
ル処理プログラムを記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、コンピュータネットワークシステ
ムにおいて、ネットワーク上に接続されたコンピュータ
端末間でメッセージを交換する機能として電子メールシ
ステムが利用されている。

【０００３】この電子メールシステムでは、あるメッセ
ージを送信する場合に、複数の宛先を指定して送信する
と、１回の送信で複数の宛先のそれぞれに対して同一の
メッセージを送ることができる。そして、送ろうとする
メッセージに対して添付ファイルの付加を指示して送信
すると、この添付ファイルも前記指定した複数の宛先の
全てに対するメッセージに付加されて送信される。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、同一の
メッセージを送りたい複数の宛先の内の一部の宛先に対
してのみ、添付ファイルを付加して送りたい場合には、
当該複数の宛先を指定しての一括送信を行なうことはで
きないため、添付ファイルを送りたい宛先に対するメッ
セージ送信操作と添付ファイルを送らない宛先に対する
メッセージ送信操作とを別々に行なわなければならない
問題がある。

【０００５】また、前記添付ファイルは、作成したアプ
リケーションによってデータ形式が異なるため、送り先
のコンピュータ端末に同一のアプリケーションがインス
トールされてない場合には、せっかくメッセージに付加
して送った添付ファイルであっても、送り先でその添付
ファイルを開くことができない問題がある。

【０００６】本発明は、前記のような問題に鑑みなされ
たもので、複数の宛先を指定した一括送信を行なう場合
でも、添付ファイルを無駄なく効率よく付加して送信す
ることが可能になる電子メールシステム及び電子メール
処理プログラムを記録した記録媒体を提供することを目
的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】すなわち、本発明の請求
項１に係る電子メールシステムは、グループ毎にそのグ
ループに属するユーザと各ユーザ端末における添付ファ
イルの利用情報とを対応付けて記憶するグループ記憶手
段と、前記グループを宛先に指定してメールデータを送
信する際に、前記グループ記憶手段に記憶されている指
定グループに属する各ユーザ毎に、その添付ファイルの
利用情報に従って添付処理したメールデータを生成して
送信するメール送信手段とを備えたことを特徴とする。

【０００８】このような請求項１に係る電子メールシス
テムでは、グループを宛先に指定してメールデータを送
信する際には、グループ記憶手段に記憶されている指定
グループに属する各ユーザ毎に、その添付ファイルの利
用情報（例えば添付ファイル必要の有無及び利用可能フ
ァイルのデータ形式）に従って添付処理したメールデー
タが生成されて送信されるので、添付ファイルが必要な
ユーザに対してはそのユーザ端末が取り扱い可能なデー
タ形式の添付ファイルを付加したメールデータが生成送
信され、添付ファイルが不要なユーザに対しては添付フ
ァイルを付加しないメールデータが生成送信されること
になる。

【０００９】また、本発明の請求項２に係る電子メール
システムは、前記請求項１に係る電子メールシステムに
あって、さらに、前記メール送信手段により複数のグル
ープを宛先に指定してメールデータを送信した際に、各
グループ間で共通のユーザが存在するか否かを判断する
共通端末判断手段と、この共通端末判断手段によりメー
ルデータを送信した複数のグループ間で共通のユーザが
存在すると判断された場合には、各グループ毎のメール
データの送信において同一の添付ファイルを添付したか
否かを判断する添付ファイル判断手段と、この添付ファ
イル判断手段により同一の添付ファイルを添付したと判
断された場合には、前記共通のユーザを宛先に指定して
直前に送ったメールデータに添付した添付ファイルの削
除を指示する削除メールを送信する削除メール送信手段
とを備えたことを特徴とする。

【００１０】このような請求項２に係る電子メールシス
テムでは、メール送信手段により複数のグループを宛先
に指定してメールデータを送信した際には、各グループ
間で共通のユーザが存在するか否かが判断され、共通の
ユーザが存在すると判断された場合には、各グループ毎
のメールデータの送信において同一の添付ファイルを添
付したか否かが判断され、同一の添付ファイルを添付し
たと判断された場合には、前記共通のユーザを宛先に指
定して直前に送ったメールデータに添付した添付ファイ
ルの削除を指示する削除メールが送信されるので、グル
ープ送信を行なった複数のグループに共通のユーザ端末
に対し、繰り返し送信された同一の無駄な添付ファイル
を削除できることになる。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下図面により本発明の実施の形
態について説明する。

【００１２】図１は本発明の実施形態に係る電子メール
システムのネットワーク上に接続されるコンピュータ端
末装置の電子回路の構成を示すブロック図である。

【００１３】このコンピュータ端末装置は、ＣＰＵから
なる制御部１１を備えている。

【００１４】制御部（ＣＰＵ）１１は、入力部１２とし
て備えられるキーボードやタッチパネル等からの操作入
力信号に応じて、記憶部１３に予め記憶されているシス
テムプログラムを起動させ、あるいはフロッピディスク
（ＦＤ）等の外部記録媒体１４に記録されているコンピ
ュータ端末制御用のプログラムデータをフロッピディス
ク装置（ＦＤＤ）等の記録媒体読み取り部１５を介して
読み取り起動させ、回路各部の動作制御を行なうもので
ある。

【００１５】前記制御部（ＣＰＵ）１１には、前記入力
部１２、記憶部１３、記録媒体読み取り部１５が接続さ
れる他に、送受信部１６、表示部１７が接続される。

【００１６】図２は前記コンピュータ端末装置の入力部
１２における入力操作機能を示す図である。

【００１７】この入力部１２には、ひらがな，カタカ
ナ，漢字，英字等の文字、数字、各種記号を入力するた
めの文字・数字・記号キー群１２ａが備えられると共
に、メールデータのメッセージとして入力された題名や
本文に添付ファイルを付加するための添付ボタン１２
ｂ、メールデータの送信を指示するための送信ボタン１
２ｄ、前記添付ボタン１２ｂの操作により一覧表示され
る複数の添付ファイルの中から任意の添付ファイルを選
択するための選択ボタン１２ｃ等が備えられる。

【００１８】前記記憶部１３は、ＲＯＭやＲＡＭ、ハー
ドディスクを備えてなり、この記憶部１３には、このコ
ンピュータ端末装置の全体の動作を司るシステムプログ
ラムデータが予め記憶されると共に、電子メールの送受
信処理等、各種の動作モードにそれぞれ応じた機能を司
る種々の制御プログラムデータが記憶される。

【００１９】また、前記記憶部１３には、各種の動作モ
ードに応じて制御部（ＣＰＵ）１１に入出力される種々
のデータが必要に応じて記憶されるワークデータメモリ
が備えられる。

【００２０】図３は前記コンピュータ端末装置の記憶部
１３に確保されるメール制御用のデータメモリの構成を
示す図である。

【００２１】この記憶部１３におけるメール制御用デー
タメモリとしては、アドレス帳メモリ１３ａ、添付ファ
イルメモリ１３ｂ、送信データメモリ１３ｃ、送信履歴
データメモリ１３ｄが備えられる。

【００２２】図４は前記コンピュータ端末装置の記憶部
１３に備えられるアドレス帳メモリ１３ａにおけるデー
タ記憶内容を示す図である。

【００２３】このアドレス帳メモリ１３ａには、このコ
ンピュータ端末装置の送受信部１６とネットワークを介
して接続される他の多数のコンピュータ端末装置それぞ
れのメールアドレスが記憶されるもので、このアドレス
帳メモリ１３ａは、図４（Ａ）に示すように、各コンピ
ュータ端末装置それぞれのメールアドレスに対し、その
端末ユーザの氏名と、その端末で開くことが可能なファ
イルのデータ形式記号（アプリケーション）とを対応付
けた端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１３a1
と、図４（Ｂ）及び図４（Ｃ）に示すように、前記端末
アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１３a1に登録され
た多数の端末ユーザの中から一部の端末ユーザがグルー
プ分けされたグループレジスタ（グループアドレス帳）
１３a2，１３a3，…とを有している。

【００２４】このグループレジスタ（グループアドレス
帳）１３a2，１３a3，…には、それぞれのグループ名及
びそのグループを構成する端末ユーザの氏名と、電子メ
ールの送信に伴ない添付ファイルの必要の有無を示す添
付有無データとが対応付けられて記憶される。

【００２５】すなわち、例えば図４（Ａ）に示す端末ア
ドレスレジスタ１３a1においては、「あきら」「さと
し」のコンピュータ端末装置で開封可能なファイルのデ
ータ形式は「Ｄｏｃ」であることが示され、「こいず
み」「スター」のコンピュータ端末装置で開封可能なフ
ァイルのデータ形式は「Ｔｘｔ」であることが示され
る。

【００２６】そして、例えば図４（Ｂ）に示す「Ｚ会」
のグループレジスタ１３a2においては、「あきら」「こ
いずみ」が添付ファイルを必要とすることが示され、
「さとし」が添付ファイルを不要とすることが示され
る。さらに、図４（Ｃ）に示す「Ｘ会」のグループレジ
スタ１３a3においては、「あきら」「さとし」「スタ
ー」のいずれもが添付ファイルを必要とすることが示さ
れる。

【００２７】なお、異なるグループ間で共通の端末ユー
ザが登録される場合に、一方のグループレジスタ（１３
a2）と他方のグループレジスタ（１３a3）との間で添付
ファイルの要／不要の指定を異ならせてもよい。

【００２８】また、前記記憶部１３に備えられる添付フ
ァイルメモリ１３ｂには、このコンピュータ端末装置に
インストールされているアプリケーションによって作成
あるいは取り込まれた「Ｄｏｃ」や「Ｔｘｔ」等の種々
のデータ形式からなる文書，画像等のファイルデータが
記憶される。

【００２９】また、前記記憶部１３に備えられる送信デ
ータメモリ１３ｃには、電子メールとして送信すべき題
名，宛先，本文，添付ファイル名（含む形式記号）から
なる送信メールデータ（図６（Ａ）参照）が作成されて
記憶される。

【００３０】また、前記記憶部１３に備えられる送信履
歴データメモリ１３ｄには、現在時刻から所定時間（例
えば３０分）前までの間に送信を行なった送信メールデ
ータが保存されて記憶される。

【００３１】前記送受信部１６は、ネットワークに接続
された他の多数のコンピュータ端末装置との間で、メー
ルサーバを介し、各コンピュータ端末それぞれの端末ア
ドレスに従ってメールデータの送受信を行なうものであ
る。

【００３２】次に、前記構成による電子メールシステム
のコンピュータ端末装置における電子メール処理機能に
ついて説明する。

【００３３】図５は前記コンピュータ端末装置における
メール送信処理を示すフローチャートである。

【００３４】図６は前記コンピュータ端末装置により作
成・送信される送信メールデータを示す図であり、同図
（Ａ）は宛先をグループ指定して作成した送信メールデ
ータを示す図、同図（Ｂ）〜同図（Ｄ）はそれぞれ宛先
として指定されたグループ内の個々の端末ユーザに対し
自動的に生成送信されるメールデータを示す図である。

【００３５】すなわち、入力部１２における文字・数字
・記号キー群１２ａ、添付ボタン１２ｂ、選択ボタン１
２ｃの操作により、例えば図６（Ａ）に示すように、
「題名：定期ミーティング」「宛先：Ｚ会」「本文：２
月２７日に…開きます。」「添付ファイル名：報告書．
ｄｏｃ／報告書．ｔｘｔ」とした送信メールデータ１３
c0が作成されて表示部１７に表示され、記憶部１３にお
ける送信データメモリ１３ｃに記憶された状態で、送信
ボタン１２ｄが操作されることで、図５におけるメール
送信処理が起動されると、まず、前記送信データメモリ
１３ｃに作成記憶された送信メールデータ１３c0の宛先
が読み出され、グループアドレスを指定したメールデー
タであるか否か判断される（ステップＳ１）。

【００３６】ここで、前記送信メールデータ１３c0の宛
先が「Ｚ会」として指定されていることで、アドレス帳
メモリ１３ａにて記憶管理されるグループレジスタ（グ
ループアドレス帳）１３a2（図４（Ｂ）参照）に対応す
るグループアドレスを指定したメールデータであると判
断されると、まず、当該指定されたグループアドレス
「Ｚ会」に属する最初の宛先の端末ユーザ「あきら」に
対する添付ファイルの要／不要情報が読み出されると共
に、前記送信データメモリ１３ｃに記憶されている「題
名：定期ミーティング」「本文：２月２７日に…開きま
す。」が送信メッセージとして加えられる（ステップＳ
１→Ｓ２，Ｓ３）。

【００３７】ここで、前記「Ｚ会」のグループレジスタ
１３a2に予め記憶されている最初の端末ユーザ「あき
ら」に対する添付ファイルの要／不要情報に基づき、添
付ファイルが必要であると判断されると、端末アドレス
レジスタ（個人アドレス帳）１３a1（図４（Ａ）参照）
に記憶されている当該グループ内の最初の端末ユーザ
「あきら」に対応付けられたファイル開封可能なデータ
形式「Ｄｏｃ」に従って、添付ファイル名「報告書．ｄ
ｏｃ」が選択される（ステップＳ４→Ｓ５）。

【００３８】こうして、グループ送信すべき「Ｚ会」の
最初の端末ユーザ「あきら」が開封可能なデータ形式で
ある添付ファイル名「報告書．ｄｏｃ」が選択される
と、当該選択された添付ファイル名「報告書．ｄｏｃ」
に対応するファイルデータが添付ファイルメモリ１３ｂ
から読み出されて送信メッセージとして加えられ、図６
（Ｂ）で示すように、「題名：定期ミーティング」「宛
先：あきら」「本文：２月２７日に…開きます。」「添
付ファイル名：報告書．ｄｏｃ」とした送信メールデー
タ１３c1が生成され、その宛先「あきら」に対応する端
末アドレス「ａｋｉｒａ＠ｈｏｇｅｈｏｇｅ．ｃｏｍ」
が端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１３a1から
読み出されて指定され、送受信部１６からネットワーク
を介し送信される（ステップＳ６→Ｓ７，Ｓ８）。

【００３９】すると、前記グループアドレスとして指定
された「Ｚ会」に対応するグループレジスタ（グループ
アドレス帳）１３a2で管理される全ての宛先に対してメ
ール送信を行なったか否か判断される（ステップＳ
９）。

【００４０】この場合、前記「Ｚ会」に属する最初の端
末ユーザ「あきら」を宛先とするメール送信を行なった
時点では、全ての宛先に対する送信は終了してないと判
断され、グループ内で次の端末ユーザ「さとし」に対す
る送信メールデータの生成送信処理が前記同様に繰り返
される（ステップＳ９→Ｓ２）。

【００４１】すなわち、前記指定されたグループアドレ
ス「Ｚ会」に属する次の宛先の端末ユーザ「さとし」に
対する添付ファイルの要／不要情報が読み出されると共
に、前記「題名：定期ミーティング」「本文：２月２７
日に…開きます。」が送信メッセージとして加えられる
（ステップＳ２，Ｓ３）。

【００４２】ここで、前記「Ｚ会」のグループレジスタ
１３a2に予め記憶されている次の端末ユーザ「さとし」
に対する添付ファイルの要／不要情報に基づき、添付フ
ァイルが不要であると判断されると、図６（Ｃ）で示す
ように、「題名：定期ミーティング」「宛先：さとし」
「本文：２月２７日に…開きます。」とした送信メール
データ１３c2が生成され、その宛先「さとし」に対応す
る端末アドレス「ｓａｔｏｓｈｉ＠ｖｏｏｄｏｏ．ｃｏ
ｍ」が端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１３a1
から読み出されて指定され、送受信部１６からネットワ
ークを介し送信される（ステップＳ４→Ｓ８）。

【００４３】この場合も、前記「Ｚ会」に属する次の端
末ユーザ「さとし」に対するメール送信を行なった時点
では、全ての宛先に対する送信は終了してないと判断さ
れ、グループ内で最後の端末ユーザ「こいずみ」に対す
る送信メールデータの生成送信処理が前記同様に繰り返
される（ステップＳ９→Ｓ２）。

【００４４】すなわち、前記指定されたグループアドレ
ス「Ｚ会」に属する最後の宛先の端末ユーザ「こいず
み」に対する添付ファイルの要／不要情報が読み出され
ると共に、前記送信データメモリ１３ｃに記憶されてい
る「題名：定期ミーティング」「本文：２月２７日に…
開きます。」が送信メッセージとして加えられる（ステ
ップＳ２，Ｓ３）。

【００４５】ここで、前記「Ｚ会」のグループレジスタ
１３a2に予め記憶されている最後の端末ユーザ「こいず
み」に対する添付ファイルの要／不要情報に基づき、添
付ファイルが必要であると判断されると、端末アドレス
レジスタ（個人アドレス帳）１３a1に記憶されている当
該グループ内の最後の端末ユーザ「こいずみ」に対応付
けられたファイル開封可能なデータ形式「Ｔｘｔ」に従
って、添付ファイル名「報告書．ｔｘｔ」が選択される
（ステップＳ４→Ｓ５）。

【００４６】こうして、グループ送信すべき「Ｚ会」の
最後の端末ユーザ「こいずみ」が開封可能なデータ形式
である添付ファイル名「報告書．ｔｘｔ」が選択される
と、当該選択された添付ファイル名「報告書．ｔｘｔ」
に対応するファイルデータが添付ファイルメモリ１３ｂ
から読み出されて送信メッセージとして加えられ、図６
（Ｄ）で示すように、「題名：定期ミーティング」「宛
先：こいずみ」「本文：２月２７日に…開きます。」
「添付ファイル名：報告書．ｔｘｔ」とした送信メール
データ１３c3が生成され、その宛先「こいずみ」に対応
する端末アドレス「ｋｏｉｚｕｍｉ＠ｈｏｇｅｈｏｇ
ｅ．ｃｏｍ」が端末アドレスレジスタ（個人アドレス
帳）１３a1から読み出されて指定され、送受信部１６か
らネットワークを介し送信される（ステップＳ６→Ｓ
７，Ｓ８）。

【００４７】すると、前記グループアドレスとして指定
された「Ｚ会」に対応するグループレジスタ（グループ
アドレス帳）１３a2で管理される全ての端末ユーザを宛
先としてメール送信を行なったと判断され、前記グルー
プアドレス「Ｚ会」の指定に伴なうグループ内の各宛先
への一括送信処理が終了される（ステップＳ９→ＥＮ
Ｄ）。

【００４８】一方、前記ステップＳ１において、送信デ
ータメモリ１３ｃに作成記憶された送信メールデータの
宛先が読み出され、グループアドレスを指定したメール
データではなく、個人アドレスを指定したメールデータ
であると判断された場合には、まず、前記送信データメ
モリ１３ｃに作成記憶された送信メールデータから「題
名」「本文」が送信メッセージとして加えられ、添付フ
ァイルの有無が判断される（ステップＳ１→Ｓ１０，Ｓ
１１）。

【００４９】ここで、添付ファイルの付加があると判断
されると、端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１
３a1に記憶されている当該宛先に対応付けられたファイ
ル開封可能なデータ形式「Ｄｏｃ」又は「Ｔｘｔ」に従
って、添付ファイル名「×××．ｄｏｃ」又は「××
×．ｔｘｔ」が選択される（ステップＳ１１→Ｓ１
２）。

【００５０】こうして、指定された宛先の端末ユーザが
開封可能なデータ形式である添付ファイル名が選択され
ると、当該選択された添付ファイル名に対応するファイ
ルデータが添付ファイルメモリ１３ｂから読み出されて
送信メッセージとして加えられ、「題名」「宛先」「本
文」「添付ファイル」からなる送信メールデータが生成
され、その宛先に対応する端末アドレスが端末アドレス
レジスタ（個人アドレス帳）１３a1から読み出されて指
定され、送受信部１６からネットワークを介し送信され
る（ステップＳ１３→Ｓ１４，Ｓ１５）。

【００５１】一方、前記ステップＳ１１において、添付
ファイルの付加がないと判断された場合には、「題名」
「宛先」「本文」からなる送信メールデータが生成さ
れ、その宛先に対応する端末アドレスが端末アドレスレ
ジスタ（個人アドレス帳）１３a1から読み出されて指定
され、送受信部１６からネットワークを介し送信される
（ステップＳ１１→Ｓ１５）。

【００５２】したがって、このような電子メールシステ
ムのコンピュータ端末装置におけるメール送信機能によ
れば、グループアドレスを指定してグループ内の各端末
ユーザを宛先として送信メールデータを一括送信する場
合でも、記憶部１３におけるアドレス帳メモリ１３ａ内
の端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）１３a1及び
グループレジスタ（グループアドレス帳）１３a2，１３
a3に記憶されている該当グループ内の各端末（宛先）毎
の添付ファイルの要／不要情報及び開封可能なファイル
データ形式に基づいて、添付ファイルが必要な宛先に対
してはその宛先端末において開封可能なデータ形式の添
付ファイルが選択付加されたメールデータが生成されて
送信され、添付ファイルが不要な宛先に対しては添付フ
ァイルの付加されないメールデータが生成されて送信さ
れるので、添付ファイルを不要に送ってしまったり、送
り先で開封不能な添付ファイルを送ったりする不具合を
解消することができる。

【００５３】次に、２つのグループレジスタ（グループ
アドレス帳）１３a2，１３a3に共通の端末ユーザが存在
し、且つ何れのグループレジスタ１３a2，１３a3におい
ても当該共通の端末ユーザに対応付けられて添付ファイ
ルを必要とする情報が示されている場合に、２つのグル
ープアドレス「Ｚ会」「Ｘ会」をそれぞれ指定して同一
のメールデータを生成送信した後に、前記各グループ間
で共通の端末ユーザに対し２度繰り返し送信された添付
ファイルの２度目の送信分について削除する処理につい
て説明する。

【００５４】図７は前記コンピュータ端末装置における
メールチェック処理を示すフローチャートである。

【００５５】このメールチェック処理は、前記図５にお
けるメール送信処理に伴なうメールデータの生成送信処
理が終了した際に起動されるもので、まず、直前のメー
ル送信処理により行なったメールデータの送信はグルー
プアドレスを指定しての送信であったか否か、送信デー
タメモリ１３ｃに記憶されている送信メールデータの宛
先に応じて判断される（ステップＡ１）。

【００５６】ここで、グループアドレスを指定してのメ
ールデータの送信を行なったと判断されると、当該メー
ルデータは添付ファイルを付加して送信されたか否か判
断され、添付ファイル付きで送信されたと判断される
と、送信履歴データメモリ１３ｄに記憶されている所定
時間（過去３０分間）内の送信済みメールデータに基づ
き、前回の送信メールもグループアドレスを指定しての
送信であったか否か判断される（ステップＡ１→Ａ２→
Ａ３）。

【００５７】そして、前記所定時間内に行なった前回の
送信メールもグループアドレスを指定しての送信であっ
たと判断されると、この前回の送信メールで宛先指定さ
れたグループと前記直前の送信メールで宛先指定された
グールプとの両方のグループに共通に属する端末ユーザ
が存在するか否か、アドレス帳メモリ１３ａ内の各グル
ープレジスタ（グループアドレス帳）１３a2，１３a3で
管理されるそれぞれの端末ユーザ名の比較により判断さ
れ、所定時間内に前回メール送信したグループと直前に
メール送信したグループとに共通の端末ユーザが存在す
ると判断されると、さらにそのそれぞれの送信メールに
付加された添付ファイルは同一のファイルか否か判断さ
れる（ステップＡ３→Ａ４→Ａ５）。

【００５８】ここで、前記２つのグループ間で共通の端
末ユーザに対して同一の添付ファイルを所定時間内の前
回のメール送信時と直前のメール送信時とで２度繰り返
し送信したと判断されると、直前に送ったメールデータ
に対する添付ファイルの削除メールが生成され、前記メ
ール送信済みの２つのグループ間で共通の端末ユーザを
宛先として送信受信部１６から送信される（ステップＡ
５→Ａ６）。

【００５９】図８は電子メールシステムのネットワーク
に接続されたメールサーバにおけるメール受信処理を示
すフローチャートである。

【００６０】このメール受信処理において、通常のメー
ルデータが受信された場合には、当該受信メールデータ
はその宛先の端末アドレスに従ってサーバ内メモリに保
存され、宛先となるコンピュータ端末装置からの読み出
し待機状態となる（ステップＢ１→Ｂ５）。

【００６１】一方、前記図７おけるメールチェック処理
に伴ない送信された削除メールが受信された場合には、
当該削除メールで対象となる添付ファイルが付加されて
直前に送信されたメールデータがその宛先のコンピュー
タ端末装置によって読み出し済みであるか否かが、該サ
ーバ内メモリに対象メールデータが記憶されているか消
去されているかにより判断される（ステップＢ１→Ｂ２
→Ｂ３）。

【００６２】そして、前記削除メールで対象となる直前
に送信されたメールデータがサーバ内メモリに未だ読み
出されずに記憶されていると判断されると、当該メール
データに付加されている添付ファイルが削除される（ス
テップＢ３→Ｂ４）。

【００６３】したがって、このようなメールデータの生
成送信処理毎に行なわれるメールチェック機能によれ
ば、添付ファイルを付加した同一のメールデータを異な
るグループアドレスを指定して順次送信した場合には、
それぞれのグループレジスタ（グループアドレス帳）１
３a2，１３a3にて管理される各グループ毎の端末ユーザ
に基づき、該各グループ間で共通の端末ユーザが存在す
るか否か判断され、共通の端末ユーザが存在すると判断
された場合には、その共通端末ユーザを宛先として直前
に送ったメールデータを対象とし、添付ファイルの削除
メールが生成されて送信されるので、複数のグループ送
信を行なうことで各グループに共通に属する端末ユーザ
宛てに繰り返し同一の添付ファイル付きメールデータが
送られてしまった場合でも、後から送ったメールデータ
に付加されている余分な添付ファイルを削除することで
き、サーバ内メモリや宛先端末装置内のメモリをデータ
量の大きい添付ファイルにより無駄に占有してしまうの
を防止できるようになる。

【００６４】なお、前記実施形態において記載した手
法、すなわち、図５のフローチャートに示すメール送信
処理及び図７のフローチャートに示すメールチェック処
理等の各手法は、コンピュータに実行させることができ
るプログラムとして、メモリカード（ＲＯＭカード、Ｒ
ＡＭカード等）、磁気ディスク（フロッピーディスク、
ハードディスク等）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶ
Ｄ等）、半導体メモリ等の外部記録媒体１４に格納して
配布することができる。そして、コンピュータは、この
外部記録媒体１４に記憶されたプログラムを磁気ディス
ク装置等の記録媒体読み取り部１５によって読み込み、
この読み込んだプログラムによって動作が制御されるこ
とにより、前記実施形態において説明したメール送信及
びメールチェック機能を実現し、前述した手法による同
様の電子メール処理を実行することができる。

【００６５】

【発明の効果】以上のように、本発明の請求項１に係る
電子メールシステムによれば、グループを宛先に指定し
てメールデータを送信する際には、グループ記憶手段に
記憶されている指定グループに属する各ユーザ毎に、そ
の添付ファイルの利用情報（例えば添付ファイル必要の
有無及び利用可能ファイルのデータ形式）に従って添付
処理したメールデータが生成されて送信されるので、添
付ファイルが必要なユーザに対してはそのユーザ端末が
取り扱い可能なデータ形式の添付ファイルを付加したメ
ールデータが生成送信され、添付ファイルが不要なユー
ザに対しては添付ファイルを付加しないメールデータが
生成送信されるようになる。

【００６６】また、本発明の請求項２に係る電子メール
システムによれば、メール送信手段により複数のグルー
プを宛先に指定してメールデータを送信した際には、各
グループ間で共通のユーザが存在するか否かが判断さ
れ、共通のユーザが存在すると判断された場合には、各
グループ毎のメールデータの送信において同一の添付フ
ァイルを添付したか否かが判断され、同一の添付ファイ
ルを添付したと判断された場合には、前記共通のユーザ
を宛先に指定して直前に送ったメールデータに添付した
添付ファイルの削除を指示する削除メールが送信される
ので、グループ送信を行なった複数のグループに共通の
ユーザ端末に対し、繰り返し送信された同一の無駄な添
付ファイルを削除できるようになる。

【００６７】よって、本発明によれば、複数の宛先を指
定した一括送信を行なう場合でも、添付ファイルを無駄
なく効率よく付加して送信することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に係る電子メールシステムの
ネットワーク上に接続されるコンピュータ端末装置の電
子回路の構成を示すブロック図。

【図２】前記コンピュータ端末装置の入力部における入
力操作機能を示す図。

【図３】前記コンピュータ端末装置の記憶部に確保され
るメール制御用のデータメモリの構成を示す図。

【図４】前記コンピュータ端末装置の記憶部に備えられ
るアドレス帳メモリにおけるデータ記憶内容を示す図。

【図５】前記コンピュータ端末装置におけるメール送信
処理を示すフローチャート。

【図６】前記コンピュータ端末装置により作成・送信さ
れる送信メールデータを示す図であり、同図（Ａ）は宛
先をグループ指定して作成した送信メールデータを示す
図、同図（Ｂ）〜同図（Ｄ）はそれぞれ宛先として指定
されたグループ内の個々の端末ユーザに対し自動的に生
成送信されるメールデータを示す図。

【図７】前記コンピュータ端末装置におけるメールチェ
ック処理を示すフローチャート。

【図８】電子メールシステムのネットワークに接続され
たメールサーバにおけるメール受信処理を示すフローチ
ャート。

【符号の説明】

１１ …制御部（ＣＰＵ）、 １２ …入力部、 １２ａ…文字・数字・記号キー群、 １２ｂ…添付ボタン、 １２ｃ…選択ボタン、 １２ｄ…送信ボタン、 １３ …記憶部、 １３ａ…アドレス帳、 １３a1…端末アドレスレジスタ（個人アドレス帳）、 １３a2，１３a3…グループレジスタ（グループアドレス
帳）、 １３ｂ…添付ファイルメモリ、 １３ｃ…送信データメモリ、 １３c0〜１３c3…送信メールデータ、 １３ｄ…送信履歴データメモリ、 １４ …外部記録媒体、 １５ …記録媒体読み取り部、 １６ …送受信部、 １７ …表示部。

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 グループ毎にそのグループに属するユー
   ザと各ユーザ端末における添付ファイルの利用情報とを
   対応付けて記憶するグループ記憶手段と、 前記グループを宛先に指定してメールデータを送信する
   際に、前記グループ記憶手段に記憶されている指定グル
   ープに属する各ユーザ毎に、その添付ファイルの利用情
   報に従って添付処理したメールデータを生成して送信す
   るメール送信手段と、を備えたことを特徴とする電子メ
   ールシステム。
2. 【請求項２】 さらに、 前記メール送信手段により複数のグループを宛先に指定
   してメールデータを送信した際に、各グループ間で共通
   のユーザが存在するか否かを判断する共通端末判断手段
   と、 この共通端末判断手段によりメールデータを送信した複
   数のグループ間で共通のユーザが存在すると判断された
   場合には、各グループ毎のメールデータの送信において
   同一の添付ファイルを添付したか否かを判断する添付フ
   ァイル判断手段と、 この添付ファイル判断手段により同一の添付ファイルを
   添付したと判断された場合には、前記共通のユーザを宛
   先に指定して直前に送ったメールデータに添付した添付
   ファイルの削除を指示する削除メールを送信する削除メ
   ール送信手段と、を備えたことを特徴とする請求項１に
   記載の電子メールシステム。
3. 【請求項３】 前記各ユーザ端末における添付ファイル
   の利用情報は、添付ファイルの必要／不要を示す情報及
   び取り扱い可能な添付ファイルのデータ形式を示す情報
   であり、 前記メール送信手段は、前記添付ファイルの利用情報に
   従って、添付ファイルが必要な端末に対してはその端末
   が取り扱い可能なデータ形式の添付ファイルを付加した
   メールデータを生成して送信し、添付ファイルが不要な
   端末に対しては添付ファイルを付加しないメールデータ
   を生成して送信する、ことを特徴とする請求項１又は請
   求項２に記載の電子メールシステム。
4. 【請求項４】 電子メールシステムのコンピュータを制
   御するための電子メール処理プログラムを記録した記録
   媒体であって、 前記コンピュータを、 グループ毎にそのグループに属するユーザと各ユーザ端
   末における添付ファイルの利用情報とを対応付けてメモ
   リに記憶させるグループ記憶手段、 前記グループを宛先に指定してメールデータを送信する
   際に、前記グループ記憶手段によりメモリに記憶された
   指定グループに属する各ユーザ毎に、その添付ファイル
   の利用情報に従って添付処理したメールデータを生成し
   て送信するメール送信手段、として機能させるようにし
   たコンピュータ読み込み可能な電子メール処理プログラ
   ムを記録した記録媒体。
5. 【請求項５】 さらに、前記コンピュータを、 前記メール送信手段により複数のグループを宛先に指定
   してメールデータを送信した際に、各グループ間で共通
   のユーザが存在するか否かを判断する共通端末判断手
   段、 この共通端末判断手段によりメールデータを送信した複
   数のグループ間で共通のユーザが存在すると判断された
   場合には、各グループ毎のメールデータの送信において
   同一の添付ファイルを添付したか否かを判断する添付フ
   ァイル判断手段、 この添付ファイル判断手段により同一の添付ファイルを
   添付したと判断された場合には、前記共通の端末を宛先
   に指定して直前に送ったメールデータに添付した添付フ
   ァイルの削除を指示する削除メールを送信する削除メー
   ル送信手段、として機能させるようにした請求項４に記
   載のコンピュータ読み込み可能な電子メール処理プログ
   ラムを記録した記録媒体。