JPH1027141A

JPH1027141A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JPH1027141A
Application number: JP8179093A
Authority: JP
Inventors: Tadashi Oda; 正小田
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 1996-07-09
Filing date: 1996-07-09
Publication date: 1998-01-27

Abstract

(57)【要約】【課題】電子メールシステムの電子メール受信者が、
簡単な操作で返信メールを作成できる電子メールシステ
ムを提供する。【解決手段】送信メールの本文中に応答を要する部分
の目印コードと応答候補リストを付加する手段と、送信
メールの制御情報中に上記目印と応答候補リストの制御
情報を付加する手段と、返信メール作成時に応答候補か
ら応答を選択する手段と、受信メール作成時に受信メー
ルと選択された応答から返信メールを自動的に作成する
手段とを有し、電子メール送信者が送信メールの作成を
行う際、制御情報と目印コードと応答候補リストを作成
し、そして、電子メール受信者が返信メールの作成を行
う際、応答候補リストから応答を選択することだけで、
受信メールと選択された応答とを組み合わせて、返信メ
ールを自動的に作成して送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールシステ
ムに関し、特に、返信を必要とする電子メールのやり取
りにおいて、返信メールを容易に作成することができる
電子メールシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワークシステムの発展にと
もない、コンピュータ機器（パソコン、ワークステーシ
ョン等）での電子メールシステムの利用が普及してい
る。電子メールシステムは、文書、音声、映像等のディ
ジタル情報を、ネットワークシステムを介して一人また
は複数人で送受信するシステムである。

【０００３】そして、電子メールシステムは、紙を用い
た郵便や、会社内での通達や回覧と同様に色々な用途で
利用されるが、その用途の一つとして、会議の案内や質
問状のような、相手からの返信を必要とする場合があ
る。その際の返信メールは、相手から受信したメールの
全部または一部に、受信した文書である事を示すマーク
を付けた部分と、返事の文書等で構成されるのが一般的
である。

【０００４】ここで、ただ単に受信メールの内容を表示
するには、マウスやペン等のいわゆるポインティングデ
バイスの操作のみで簡単に行うことが可能である。しか
し、返信メールを作成するには、受信メールから返事の
必要な部分を見つけ出し、そこへ返事の文書等を書き込
む作業を行う必要がある。その返事を文章作成する場
合、文章を作成するために、キーボード入力、手書き入
力、かな漢字変換、誤変換の修正等の色々な操作を行わ
なければならない。従って、電子メールを受信して読む
だけであれば、簡単な操作方法を覚えるだけでできる
が、返信メールを文章で作成するには、送信メールを作
成する場合と同様に、コンピュータ機器の操作方法をよ
り多く覚える必要がある。かつ、返信メールを作成する
ための文章入力に、より多くの時間を費やさねばならな
い。

【０００５】また、電子メールにおける返信メールを管
理する方法として、特開平６−２３７２６９号公報に、
ある期日までにある役割を持つ人に返答情報の返信を依
頼する電子メールを、返信依頼管理情報により、返信項
目の不足や、権限のない項目への余分な返信がないよう
に返信内容の管理を行う電子メールシステムが開示され
ている。さらには、特開平６−５９９９２号公報に、返
信を必要とする受信メールに対して、返信処理を行わな
い限り、削除等の特定の処理を禁止することのできる電
子メールシステムも開示されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前記の
公知技術においても、返信メールの文書そのものは電子
メール受信者が入力する必要があった。すなわち、従来
の電子メールシステムでは、返信メールの文章を作成す
るために、コンピュータ機器における文書作成のための
機能等、多くの機能の操作方法を覚える必要があり、か
つそのための時間もかかる。

【０００７】また近年、電子手帳等の携帯端末の多機能
化に伴い、ネットワークシステムへの接続機能を有し、
電子メールシステムを利用できる携帯端末の製品化が行
われているが、これらの携帯端末では、その小ささのた
め、パソコン等と比べてこれらの機器への文章等の入力
に、より熟練を要するものとなっている。

【０００８】本発明は、上述したような問題点に鑑みて
なされたものであり、受信した電子メールに対し、読む
だけの場合と同様の簡単な操作で、返信メールを作成で
きる電子メールシステムを提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本願第１の発明の電子メールシステムは、送信先の
相手からの返信を必要とする電子メールを送信する場合
に、送信メール作成手段により作成された電子メール本
文とともに、送信宛て先、件名、応答要求設定手段等を
含む、送信メール制御情報格納部の情報を付加して、電
子メールを送信する。ここで、前記応答要求設定手段と
は、応答必要箇所に目印コードを付与し、応答候補のリ
ストを付加して、電子メール受信者の応答を要求する送
信メール本文を作成する手段である。

【００１０】詳しく述べると、送信メールの制御情報格
納部には、送信宛て先、件名などの形式的情報以外に、
応答要求設定手段として、・受信メールの表示の時に、目印コードを表示するか否
かの指定。・受信メールの表示の時に、応答候補のリストを表示す
るか否かの指定。・応答候補リストがない場合に使用する、標準の応答候
補リスト。などの情報を有する。

【００１１】さらに、本願第２の発明の電子メールシス
テムは、返信を必要とする電子メールを受信した場合、
電子メール本文とともに、送信元、件名、送信元の応答
要求設定手段の情報などを受信メール制御情報格納部内
へ受け取る。そこで、送信元への返信メールを作成する
場合には、受信メール制御情報格納部内の応答要求表示
選択手段により、受信メールの応答要求箇所の目印コー
ドを探し、応答候補のリストを表示させ、かつ選択する
ことにより、返信メールを自動的に作成／送信する。

【００１２】すなわち、受信メールを表示する時は、上
記の受信メール制御情報格納部により、目印コードおよ
び応答候補リストの表示を行うか否かを制御して、受信
メールの表示を行う。そして、電子メール受信者が、返
信メールの作成を行う場合は、受信メールの目印コード
の部分で、指定されている応答候補のリストを表示し、
指定されていない場合は標準の応答候補のリストを表示
し、メール受信者に応答リストの中から応答を選択させ
る。最終的に、受信メールと選択された応答とを組み合
わせて、返信メールを自動的に作成して送信する。この
応答の選択は、マウスやペン等のいわゆるポインティン
グデバイスの操作のみで行うことが可能である。

【００１３】以上により、メール受信者は簡単な操作の
みで、返信メール本文を文章入力することなしに、受信
メールに対する返信メールを作成することが可能とな
る。

【００１４】

【発明の実施の形態】本発明の電子メールシステムの実
施形態の一例を図１に示す。図１は電子メールシステム
の全体構成図であって、１００は有線通信や無線通信を
利用したネットワーク、１０１から１０４は電子メール
の送信や受信を行う利用者が操作する端末機器である。

【００１５】図２に、上記端末機器の機能ブロック図を
示す。図２において、２００は有線や無線のネットワー
クとの間で、電気信号や電波信号を用いてディジタル情
報の送受信を行う通信制御手段であり、２０１は通信制
御手段２００で受信したディジタル情報から受信したメ
ールを取り出す電子メール受信手段であり、２０２は送
信するメールをネットワークへ送信するためのディジタ
ル情報へ変換する電子メール送信手段であり、２０３は
受信したメールや、作成中のメールや、送信待ちのメー
ルを記憶しておく電子メール記憶手段であり、２０４は
受信したメールの本文部分を格納する部分であり、２０
５は受信したメールの制御情報を格納する部分であり、
２０６は送信待ちのメールの本文部分を格納する部分で
あり、２０７は送信待ちのメールの制御情報を格納する
部分であり、２０８は作成中のメールの本文部分を格納
する部分であり、２０９は作成中のメールの制御情報を
格納する部分であり、２１０は利用者の操作に従って、
受信メールの表示や、返信や転送を含む送信メールの作
成と表示などを制御する電子メール表示・作成手段であ
り、２１１はメールの内容や機能選択のメニューなどを
ディスプレイ等の表示デバイスに表示する機器であり、
２１２は利用者が行うキーボードやマウス等の入力デバ
イスの操作を読み取る入力機器である。

【００１６】図３に送信メールの制御情報の一例を、図
４に送信メールの本文の一例を、図５に返信メールの本
文の一例を示す。また、図６乃至図１５に電子メールの
作成／送信／受信／返信等の操作を行う場合の各場面で
の端末機器の画面表示の一例を、図１６および図１７に
電子メール作成／送信／受信／返信のフローチャートを
示す。

【００１７】ここで、図４の送信メール本文中のクエス
チョンマーク“？”が目印コードの一例であり、その後
に続く括弧“（）”で閉じられた部分が返信メール作成
のための応答候補リストである。また、図５において不
等号“＞”が、返信メール中の受信メール部分を示す受
信文書マークである。なお、これらの図では、本発明に
関連する部分のみを示しており、電子メールシステムの
持つその他の種々の機能を実現する部分は示していな
い。

【００１８】さらに、本実施形態においては、応答必要
箇所の目印コードとしてクエスチョンマークを使用し、
応答候補リストの表現には括弧で閉じられ、スラッシュ
で区切られた文字列を使用し、返信メール中の受信文書
マークとして不等号を用いているが、他のコードや文字
列や表現方法を使用してもかまわない。また、説明を簡
単にするため文章のみのメールを用いているが、音声や
映像等のディジタル情報を含むメールであってもかまわ
ない。

【００１９】以下、図１に示す端末機器１０１から端末
機器１０３へ、図３および図４に示す内容の送信メール
を送信し、それに対して、端末機器１０３から端末機器
１０１へ図５に示す内容の返信メールを送信するまでの
処理を、フローチャート図１６及び図１７をもとに、詳
細に説明する。

【００２０】最初、図１に示す端末機器１０１の表示機
器２１１（図２に示す）の画面には、図６に示すような
電子メールシステムの機能選択のための初期画面が表示
されている（図１６−ＳＴＥＰ１、以下Ｓ１等と省略す
る）。そこで、電子メール送信者が端末機器１０１の入
力機器２１２のポインティングデバイス等を操作して、
図６に示すような画面の「メール作成／送信」を選択す
る（図１６−Ｓ２）。この操作内容は入力機器２１２か
ら電子メール表示・作成手段２１０へ送られ、電子メー
ル表示・作成手段２１０で電子メール作成が選択された
ことを判断し、図７に示すようなメール作成／送信の処
理選択画面を表示機器２１１へ表示する（図１６−Ｓ
４）。

【００２１】さらに、入力機器２１２のポインティング
デバイス等を操作して、図７に示すような表示画面の
「制御情報設定」を選択すると（図１６−Ｓ８）、その
選択は電子メール表示・作成手段２１０で判断され、表
示機器２１１に図８に示すような電子メールの制御情報
設定画面が表示されることになる。よって、表示機器２
１１に表示される制御情報の内容を確認しながら、入力
機器２１２のポインティングデバイスやキーボード等を
操作して、制御情報の設定を行う（図１６−Ｓ９）。こ
の操作内容は電子メール表示・作成手段２１０で判断さ
れ、表示機器２１１の画面表示が更新されるとともに、
作成中の電子メールの制御情報として電子メール記憶手
段２０３内の作成メール制御情報格納部２０９に記憶さ
れる（図１６−Ｓ１０）。そして、制御情報の設定が完
了したら、入力機器２１２のポインティングデバイスを
操作して、図８に示すような表示画面の「終了」を選択
する。その選択は電子メール表示・作成手段２１０で判
断され、表示機器２１１に、再び図７に示すような電子
メール作成／送信の処理選択画面が表示される。

【００２２】次に、入力機器２１２のポインティングデ
バイスを操作して、「メール本文作成」を選択すると
（図１６−Ｓ５）、その選択は電子メール表示・作成手
段２１０で判断され、表示機器２１１に、図９に示すよ
うな電子メール本文の作成画面が表示されるので、ここ
で、入力機器２１２のポインティングデバイスやキーボ
ード等を操作して、電子メール本文を作成する（図１６
−Ｓ６）。その操作は電子メール表示・作成手段２１０
で判断され、表示機器２１１の表示が更新されるととも
に、作成中の電子メールの本文として電子メール記憶手
段２０３内の作成メール本文格納部２０９に記憶される
（図１６−Ｓ７）。メール本文の作成が完了したら、入
力機器２１２のポインティングデバイスを操作して、表
示機器２１１に表示されている図９に示す表示の「終
了」を選択する。その選択は電子メール表示・作成手段
２１０で判断され、表示機器２１１に、再び図７に示す
電子メール作成／送信の処理選択画面が表示される。

【００２３】次に、入力機器２１２のポインティングデ
バイスを操作して、「応答要求設定」を選択すると（図
１６−Ｓ１１）、その選択は電子メール表示・作成手段
２１０で判断され、表示機器２１１に、図１０に示すよ
うな応答要求の場所指定の画面が表示される。応答要求
を指定する場所を、入力機器２１２のポインティングデ
バイスで指定すると、その指定は電子メール表示・作成
手段２１０で判断され、表示機器２１１に、図１１に示
すような応答候補入力のサブ画面が表示されるととも
に、作成中の送信メールの応答必要箇所として、電子メ
ール記憶手段２０３に記憶される。そこで、表示機器２
１１に表示される内容を確認しながら、入力機器２１２
のポインティングデバイスやキーボード等を操作して、
応答候補を入力する（図１６−Ｓ１２）。その操作は電
子メール表示・作成手段２１０で判断され、表示機器２
１１の表示が更新されるとともに、作成中の電子メール
の応答候補として電子メール記憶手段２０３に記憶され
る（図１６−Ｓ１３）。

【００２４】応答候補の入力が完了したら、入力機器２
１２のポインティングデバイスを操作して、表示機器２
１１に表示されている図１１に示す表示のサブ画面の
「終了」を選択する。その選択は電子メール表示・作成
手段２１０で判断され、電子メール記憶手段２０３に記
憶されているメール本文の指定された応答必要箇所に、
目印コードと応答候補リストが挿入されるとともに、表
示機器２１１に、図１０に示すような応答要求の場所指
定の画面が表示される。なお、標準の応答候補を用いる
場合は、図１１の画面において応答候補の入力をせず
に、サブ画面の「終了」を選択することもできる。応答
必要箇所が複数個ある場合は、上記の場所指定と応答候
補入力を繰り返した後、入力機器２１２のポインティン
グデバイスを操作して、図１０に示す表示の「終了」を
選択する。その選択は電子メール表示・作成手段２１０
で判断され、表示機器２１１に、図７に示すような電子
メール作成／送信の処理選択画面が表示される。

【００２５】次に、入力機器２１２のポインティングデ
バイス等を操作して、「メール送信」を選択すると（図
１６−Ｓ１４）、その選択は電子メール表示・作成手段
２１０で判断され、電子メール記憶手段２０３内の作成
メール本文格納部２０８と作成メール制御情報格納部２
０９に記憶している作成した送信メールを、送信メール
本文格納部２０６と送信メール制御情報格納部２０７へ
移動する。なお、上記の説明では、送信メールの制御情
報を設定し、次にメール本文を作成し、最後に応答要求
の設定を行った後に、メール送信を行ったが、制御情報
の設定よりメール本文の作成を先に行ったり、メール送
信を行うまでに、同じ機能を選択して内容変更を行うこ
とも可能である。

【００２６】送信待ちとなった送信メールは電子メール
記憶手段２０３から電子メール送信手段２０２へ渡さ
れ、電子メール送信手段２０２にて、図１に示すネット
ワーク１００へ送信するためのディジタル情報へ変換さ
れ、さらに通信制御手段２００にて電気信号や電波信号
に変換され、ネットワーク１００を介して、電子メール
受信者の端末である端末機器１０３へと送信される（図
１６−Ｓ１５）。

【００２７】電子メールを受信した端末機器１０３で
は、受信した電気信号や電波信号を通信制御手段２００
にてディジタル情報に変換し、さらに電子メール受信手
段２０１にて、ディジタル情報から受信した受信メール
へと変換され、電子メール記憶手段２０３内の受信メー
ル本文格納部２０４と受信メール制御情報格納部２０５
へ記憶される。端末機器１０３においても、最初は、表
示機器２１１の画面には、図６に示すような機能選択の
ための初期画面が表示されている（図１６−Ｓ１）。

【００２８】まず、電子メール受信者が端末機器１０３
の入力機器２１２のポインティングデバイス等を操作し
て、図６の画面の「受信メール表示」を選択する（図１
６−Ｓ３）。この操作内容は入力機器２１２から電子メ
ール表示・作成手段２１０へ送られ、電子メール表示・
作成手段２１０で受信メールの表示が選択されたことを
判断し、表示機器２１１に、図１２に示すような受信メ
ール一覧表示の画面を表示する（図１６−Ｓ１６）。

【００２９】入力機器２１２のポインティングデバイス
等を操作して、内容を表示したいメールを選択すると
（図１６−Ｓ１７）、その選択は入力機器２１２から電
子メール表示・作成手段２１０へ送られ、電子メール表
示・作成手段２１０でどの受信メールが選択されたかを
判断し、表示機器２１１に、図１３に示すような受信メ
ールの本文が表示される（図１６−Ｓ１８）。この時、
電子メール表示・作成手段２１０では、受信メールの制
御情報中の「目印コードの表示／非表示の設定」および
「応答候補の表示／非表示の設定」の設定内容によって
目印コードや応答候補の画面への表示を制御する。受信
メールの本文を確認した後、入力機器２１２のポインテ
ィングデバイス等を操作して、図１３に示すような表示
画面の「返信」を選択する（図１６−Ｓ１９）。

【００３０】前記選択は電子メール表示・作成手段２１
０で判断され、受信メール本文に受信文書マークを付加
し、宛先を受信メールの送信者にする等の変更を加え
て、作成中の返信メールとして、電子メール記憶手段２
０３内の作成メール本文格納部２０８と作成メール制御
情報格納部２０９に記憶するとともに（図１７−Ｓ２
０）、電子メール表示・作成手段２１０により、受信メ
ール本文中の応答要求の目印コードが検索され（図１７
−Ｓ２１）、表示機器２１１に、図１４に示すような応
答候補選択画面が表示される（図１７−Ｓ２２）。図１
４は、目印コードのある位置の前後の受信メール部分が
表示され、目印コードの後ろにある応答候補のリスト
と、リスト中から応答を選択することを要求する表示と
が、サブ画面として表示された一例である。この時、目
印コードの後ろに応答候補のリストがない場合は、受信
メール制御情報格納部２０５の中にある標準応答候補の
リストを利用することもできる。

【００３１】入力機器２１２のポインティングデバイス
等を操作して、応答候補を選択すると、その選択は電子
メール表示・作成手段２１０で判断され、選択した応答
が、作成メール本文記憶手段２０８に記憶されている作
成中の返信メールの該当する部分に挿入される（図１７
−Ｓ２３）。受信メールに含まれるすべての目印コード
部分に対して応答候補の表示と応答の選択の処理が繰り
返され、作成中の返信メールに選択された応答が挿入さ
れる。すべての目印コードに対する処理が終わると、表
示機器２１１に、図７に示すようなメール作成／送信の
処理選択画面が表示される（図１７−Ｓ２４）。

【００３２】必要に応じて制御情報の変更等を行った
後、入力機器２１２のポインティングデバイス等を操作
して、表示機器２１１に表示されている図７の画面の
「メール送信」を選択すると（図１７−Ｓ２５）、その
選択は電子メール表示・作成手段２１０で判断され、電
子メール記憶手段２０３内の作成メール本文格納部２０
８と作成メール制御情報格納部２０９に記憶している作
成した返信メールを送信メール本文格納部２０６と送信
メール制御情報格納部２０７へ移動する。送信待ちとな
った返信メールは電子メール記憶手段２０３から電子メ
ール送信手段２０２へ渡され、電子メール送信手段２０
２にて、ネットワークへ送信するためのディジタル情報
へ変換され、さらに通信制御手段２００にて電気信号や
電波信号に変換され、ネットワーク１００を介して、返
信メール受信者の端末である端末機器１０１へと送信さ
れる。

【００３３】以上により、電子メール受信者は、文字入
力操作等を行うことなく、返信応答のための機能や候補
のメニューから、該当する項目をポインティングデバイ
ス等で選択する操作のみで、受信メールに対する返信メ
ールを作成して送信を行うことができる。

【００３４】

【発明の効果】本発明の電子メールシステムは、ポイン
ティングデバイス等の簡単な操作で返信メールの作成を
行うことが可能となり、電子メール受信者が覚えておく
必要のある操作方法を少なくすることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールシステムの全体構成図であ
る。

【図２】本発明の電子メールシステムの端末機器の機能
ブロック図である。

【図３】本発明の送信メールの制御情報の例を示す図で
ある。

【図４】本発明の送信メールの応答要求の情報を含んだ
本文の例を示す図である。

【図５】本発明の返信メールの本文の例を示す図であ
る。

【図６】本発明の電子メールシステムの初期画面を示す
図である。

【図７】本発明の電子メール作成／送信の処理選択画面
を示す図である。

【図８】本発明の電子メールの制御情報設定画面を示す
図である。

【図９】本発明の電子メール本文の作成画面を示す図で
ある。

【図１０】本発明の応答要求の場所指定画面を示す図で
ある。

【図１１】本発明の応答候補入力画面を示す図である。

【図１２】本発明の受信メール一覧表示画面を示す図で
ある。

【図１３】本発明の受信メール本文の表示画面を示す図
である。

【図１４】本発明の応答候補選択画面を示す図である。

【図１５】本発明の返信メール本文の作成画面を示す図
である。

【図１６】本発明の電子メール作成／送信／受信／返信
のフローチャート（その１）である。

【図１７】本発明の電子メール受信／返信／受信／返信
のフローチャート（その２）である。

【符号の説明】

１００ネットワーク１０１電子メールの端末機器１０２電子メールの端末機器１０３電子メールの端末機器１０４電子メールの端末機器２００通信制御手段２０１電子メール受信手段２０２電子メール送信手段２０３電子メール記憶手段２０４受信メール本文格納部２０５受信メール制御情報格納部２０６送信メール本文格納部２０７送信メール制御情報格納部２０８作成メール本文格納部２０９作成メール制御情報格納部２１０電子メール表示・作成手段２１１表示機器２１２入力機器

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールシステムにおいて、送信先の
相手からの返信を必要とする電子メールを送信する場合
に、電子メール表示・作成手段により作成された電子メ
ール本文とともに、少なくとも送信宛て先、件名、応答
要求設定手段を備えた送信メール制御情報格納部の情報
をも送信することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】前記送信メール制御情報格納部が、送信
先の相手からの応答必要箇所に目印コードを付与し、応
答候補のリストを付加する応答要求設定手段を含むこと
を特徴とすることを特徴とする電子メールシステム。
【請求項３】電子メールシステムにおいて、受信者が
返信を必要とする電子メールを受信した場合に、電子メ
ール本文とともに、少なくとも送信元名、件名、送信元
の応答要求設定手段により設定された受信メールの応答
要求箇所の目印コードや応答候補のリストを表示、かつ
選択可能な応答要求表示選択手段の情報をも受信メール
制御情報格納部内へ受け取ることを特徴とする電子メー
ルシステム。
【請求項４】電子メールシステムにおいて、受信者が
返信メールを作成する場合に、前記応答要求表示選択手
段により選択する応答を用いることにより、返信メール
を自動的に作成し、送信元へ返信することを特徴とする
電子メールシステム。
【請求項５】電子メールシステムにおいて、送信先の
相手からの返信を必要とする電子メールを送信する場合
に、電子メール表示・作成手段により作成された電子メ
ール本文とともに、少なくとも送信宛て先、件名、応答
要求設定手段を備えた送信メール制御情報格納部の情報
をも送信する段階と、受信者が返信を必要とする電子メ
ールを受信した場合に、電子メール本文とともに、少な
くとも送信元名、件名、送信元の応答要求設定手段によ
り設定された受信メールの応答要求箇所の目印コードや
応答候補のリストを表示、かつ選択可能な応答要求表示
選択手段の情報をも受信メール制御情報格納部内へ受け
取る段階と、受信者が返信メールを作成する場合に、前
記応答要求表示選択手段により選択する応答を用いるこ
とにより、返信メールを自動的に作成し、送信元へ返信
する段階とを含むことを特徴とする電子メールシステ
ム。