JPH05204795A

JPH05204795A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JPH05204795A
Application number: JP4288402A
Authority: JP
Inventors: Toshihisa Aoshima; 利久青島; Tetsuzo Uehara; 徹三上原
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1991-10-30
Filing date: 1992-10-27
Publication date: 1993-08-13

Abstract

(57)【要約】【構成】電子メールシステムのユーザ登録表に、ユー
ザごとの顔写真または似顔絵等のシンボルを登録し、メ
ールの宛先や回覧先指定、受信メールの差出人一覧にお
いて、それらをワークステーションの対話画面（図１の
５）に表示する。画面上のシンボルは、それぞれ宛先や
受信メールの選択に用いられる。その他、電子メールの
回覧文書中のコメントを指定した場所に、コメント記入
者に対応するシンボルをコメント参照用のアイコンとし
て表示する。【効果】本発明によれば、電子メールの宛先指定、受
信メールの差出人の一覧、回覧文書中のコメントの記入
状況の表示において、顔写真あるいは似顔絵等のシンボ
ルを表示することにより、特に同姓の宛先人や多数の受
信メールの差出人、回覧文書中に付加されたコメントの
記入者の識別および対象の指定を正確かつ容易にする等
の効果がある。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メールシステムに係
り、特にメールの宛名の指定、受信メールの選択、回覧
文書に付加されたコメントの選択を容易に行うのに好適
な電子メールシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】電子メールはＬＡＮの普及と、パソコン
やワープロの通信機能の充実によって急速に利用者が拡
大している。特に最近の電子メールシステム、例えばＮ
ＥＸＴ社のアプリケーションマニュアル１９９０、ｔｈ
ｅＮｅｘｔＣｏｍｍｐｕｔｅｒ，Ｉｎｃ．に記載さ
れたメールシステムでは、メールとしてテキストだけで
なく、図形や画像および音声データも伝送できるように
なっている。そのメールシステムでは、端末のディスプ
レイ装置にメールの伝文（メッセージ）を表示し、その
表示された伝文中に音声データを含む場合には、唇の絵
で示す音声データのアイコンを伝文中に配置し、そのア
イコンをマウスでクリックすることにより音声データを
再生できる機能を提供している。また、別途作成したフ
ァイルを伝送するときは、伝文中にファイルの添付を示
すアイコンを配置し、そのアイコンをマウスでクリック
することにより、伝送ファイルの内容を参照できるよう
になっている。また、前記メールシステムでは、メール
の宛先の指定を行う方法として、システムに登録された
ユーザ名のリストやグループ名のリストから宛先を選択
できるようになっている。そして、宛先として指定した
人の写真をディスプレイ装置に表示して宛先を確認でき
る機能を有している。また、受信メールの参照時には、
参照中のメールの差出人の写真を表示できるようになっ
ている。これらの機能は、メールの宛先人や差出人の確
認用である。

【０００３】また、特開平３−１０６１４１号（１９９
１年５月２日公開）の文書回覧システムによれば、電子
メールによる文書の回覧機能、回覧文書にコメントを付
加する手段が紹介されている。回覧文書に付加したコメ
ントは、回覧先の後続の利用者がコメントの表示を指定
したときに、元の回覧文書とは別のウィンドウに表示
し、回覧文書上には単にコメントの存在を示すアイコン
を表示するようになっていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、電子
メールの宛先として指定した人や指定したメールの差出
人の顔写真を確認表示することはできるが、同姓の人や
同じ属性を有する人の顔写真を並べて表示したり、顔写
真を宛先の指定や参照するメールの選択に直接利用する
手段は用意されていなかった。もちろん、個人を特定す
る顔写真以外のシンボルを電子メールの宛名の指定に利
用することも行われていなかった。一方、業務上のメー
ルを転送する場合には、部・課・係といった職制の指定
が優先したり、各担当者の担当業務の確認が必要なこと
が多く、宛先を決めるために別に用意されている電話帳
などで確認しなければならない等の問題があった。ま
た、受信メールの一覧リストには、差出人に対応するシ
ンボルの一覧表示はなく、受信メールのタイトルと差出
人の氏名からメールの参照順序を決めたり、参照する受
信メールを選択する必要があった。

【０００５】また、電子メールの回覧文書の回覧順や回
覧経過を、顔写真や似顔絵などで識別する機能はなかっ
た。さらに、回覧文書中に、コメント記入者のサインや
シンボルおよびコメントの内容による種別（訂正、質
問、意見等）を一覧して表示する機能がなく、回覧文書
中の全コメントの付加状況を把握し、例えば緊急度や目
的に応じてコメントの参照順序を決める上で不便であっ
た。

【０００６】本発明の１つの目的は、このような従来の
問題点を改善し、特に、電子メールの宛先人や差出人、
回覧文書の回覧順や回覧経過、回覧文書中に付加された
コメントの記入者等の識別を容易にする電子メールシス
テムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明による電子メールシステムは、ユーザの登録
表に、ユーザごとの人名略号、顔写真、似顔絵、または
ユーザが定義した自己を代表する図柄を登録し、それら
を電子メールの宛先指定ウィンドウ上に表示し、マウス
等のポインティングデバイスによる選択指示により宛先
を指定するする手段を有する。

【０００８】また、第２の宛先指定手段として、電子メ
ールの宛先指定ウィンドウ上に職場の部・課の構造を階
層的に表示し、更に指定の課または係の担当業務と担当
者および担当者固有のシンボルの一覧を表示して、その
中から宛先として課、係または宛先人を指定するように
してもよい。

【０００９】また、参照する受信メールを選択する手段
として、受信メールのタイトル一覧表示ウィンドウ上
に、各受信メールの差出人の人名略号、顔写真あるいは
似顔絵等の差出人を識別するシンボルを表示する。それ
らのシンボルは参照する受信メールの選択指定に用いら
れる。

【００１０】もう一つの発明は、電子メールによる回覧
文書中のコメントを付加した場所に、コメントの記入者
に対応するシンボルをコメント参照用のアイコンとして
表示する。またさらに、そのアイコンはマウスでクリッ
クされることにより、アイコンの図柄を、コメントの内
容を示すシンボルとコメントの記入者を表わすシンボル
に切り替えて表示することもできる。

【００１１】本発明の電子メールシステムは、システム
運用制御装置およびそれぞれディスプレイ装置を備える
複数個の端末装置が通信線に結合されて前記システム運
用制御装置の制御の下に前記端末装置間でメッセージ通
信が行われる。また、本電子メールシステムは、複数の
登録ユーザのデータとそれに対応するシンボルデータを
記憶し、メールの宛先候補である複数のユーザに対応す
るシンボルを、ユーザの端末のディスプレイ装置に同時
に表示して、該シンボルの選択によって宛先を決定する
手段と、１ユーザ宛に送信された複数のメールの差出人
に対応するシンボルを、ユーザの端末のディスプレイ装
置に同時に表示して、該シンボルの選択によって参照す
るメールを決定する手段を備える。

【００１２】

【作用】本発明において、電子メールシステムは、登録
されたユーザの属性情報として、人名略号、顔写真、似
顔絵、またはユーザの定義した図柄をテーブルに記憶保
持し、同名の宛先指定、受信メールの一覧表示、回覧文
書のコメント記入状況の一覧表示において、メールの宛
先人や差出人、あるいはコメントの記入者に対応するす
べてのシンボルを該テーブルを参照することによって抽
出し、ユーザの対話画面に一覧表示する。さらに、表示
したそれらのシンボルは、ユーザによりマウス等で選択
指示されることによって、メールの宛先人、参照すべき
メールや電子掲示板上の文書等を確定することができ
る。ユーザは、これらのシンボルの表示により、同姓の
宛先、複数の受信メール、または回覧文書へのコメント
の記入者の識別を容易に行うことが可能となる。

【００１３】

【実施例】図１は、本発明の電子メールシステムの構成
を示したものである。

【００１４】図１の１はホストのワークステーションで
構成されたシステム運用制御装置で、電子メールシステ
ムの運用処理を行う。図１の１の枠内に示すように、そ
こで実行されるプログラムは、本メールシステムを使用
できるユーザの管理１１、各端末のワークステーション
から要求されるメールの送受信要求の制御１２、回覧指
定されたメール文書の回覧制御１３、前述の回覧文書に
付加されるコメント文書の管理１４、ユーザ間で共通に
書き込み、参照が可能な電子掲示板の管理制御１５、及
びホストと端末間の通信プロトコルの制御１６を含む。

【００１５】図１の２は、ホストのワークステーション
１に内蔵の記憶装置で、ここに格納されるデータは、メ
ールシステムのユーザ登録表２１、各ユーザの顔写真デ
ータ２２、各端末から発信されたメールデータ２３、掲
示板に書き込まれた文書データ２４、ユーザの職制表デ
ータ２５を含む。

【００１６】図１の３は、例えばワークステーションで
構成された複数個の端末装置の１つで、ユーザが本メー
ルシステムを使用するときの対話処理と、送受信メール
等の表示処理及びホストのワークステーション１との通
信処理を行う。図１の３の枠内に示すように、そこで実
行されるプログラムは、ユーザとの対話処理にもとずく
全体制御３１、メールを送信するための手続き処理３
２、自分宛に送信されたメールの受信処理３３、メール
文書の作成処理３４、電子掲示板への文書の書込み処理
３５、掲示板文書の参照処理３６、回覧文書へのコメン
トの付加・コメントの参照処理３７と、後述のディスプ
レイ装置５ｂに対する表示制御３８、ホストのワークス
テーション１との通信制御３９からなる。

【００１７】図１の４は、端末のワークステーション３
に内蔵の記憶装置で、ここに格納されるデータは、ディ
スプレイ装置５ｂに表示するユーザの顔写真、作成した
メール文書及び参照する受信メールの文書のデータを含
む。図１の５ｂは、端末のワークステーション３に接続
されたディスプレイ装置で、メールの送受信に関する対
話画面やメール文書等の表示を行う。図１の例では、宛
先指定ウィンドウと受信メールの差出人一覧にそれぞれ
ユーザの顔写真を表示している場合を示す。

【００１８】図１の６ｂは、キーボードで、メール文書
やメールシステムへのコマンド等の文字列を入力する。

【００１９】図１の７ｂは、マウスで、前述のディスプ
レイ装置の画面上に表示されている対象の選択指示に用
いる。

【００２０】図１では、端末のワークステーション（端
末装置）を１つしか記述していないが、離れた場所に複
数設置し、通信路９を含むローカルエリアネットワーク
ＬＡＮを介してホストのワークステーション１の制御の
下にメールを相互に通信できるようになっている。ま
た、ホストのワークステーション（システム運用制御装
置）１は、端末のワークステーション３と同様、ディス
プレイ装置５ａ、キーボード６ａ、マウス７ａを備える
と共に、画像読み取り装置８を有する。

【００２１】なお、本メールシステムでは、端末のワー
クステーションから送信されたメールデータは、ホスト
のワークステーション１の記憶装置２に一括記憶し、参
照要求されたメールデータのみ端末のワークステーショ
ンに転送する。同様に全ユーザの顔写真データもホスト
の記憶装置２にあり、表示が要求されたユーザの顔写真
データのみ、その端末のワークステーションに転送する
ようにしている。

【００２２】図２は、本メールシステムの１つの端末の
ワークステーションにおけるメール操作の処理フローを
示す。最初にメールシステムを呼出し、ユーザ名をメー
ルシステムに知らせる（処理２０１）。次にディスプレ
イ装置５ｂに、図４に示すようなメールシステムのトッ
プメニューが表示され、ユーザによってメールの機能が
選択される（処理２０２）。トップメニューは「メール
文書作成」４０１、「メール受信」４０２、「掲示板書
込み」４０３、「掲示板参照」４０４および「終了」４
０５からなり、ディスプレイ装置５ｂの上段に表示され
る。端末のワークステーションでは、選択されたメール
機能の種別を判定し、「メール文書作成」「メール受
信」「掲示板書込み」「掲示板参照」のいずれかの処理
に分岐する。ここまでの処理は、図１の端末のワークス
テーション内のプログラム３１によって実行される。

【００２３】まず図４に示すトップメニューにおいて、
第１のメール機能である「メール文書作成」４０１が選
択されたときの処理を以下に説明する。

【００２４】図５に示すメール文書作成ウィンドウをデ
ィスプレイ装置５ｂに表示し、ユーザによって領域５１
１にメールのタイトルが入力される（処理２０３）。次
に、予め作成した文書をメール文書として転送する場合
には、ユーザによって領域５１２に転送文書のファイル
名が入力される（処理２０４）。なお、後述する回覧メ
ールを指定する場合には、ここに回覧文書のファイル名
が入力される。転送する文書がないときは、この領域は
空白のまま残される。領域５１３には、メッセージが入
力される（処理２０５）。このメッセージは、別途作成
のメール文書がある場合にはメールの表書きまたは１口
メモに相当し、転送する文書がない場合にはメールの本
体（ｂｏｄｙ）に相当する。このメール文書作成ウィン
ドウを用いたユーザとの対話処理は、図１の３４の文書
作成プログラムが担当する。

【００２５】次に、メールの宛先の指定方法を説明す
る。従来の宛先指定方法では、宛先として氏名（名字）
を入力すると、その名字を持つ登録ユーザ名を、ユーザ
所属の職場名付きで表示し、その中から指定の宛先を選
択するものであった。これに対して、本発明の実施例で
は、図５に示すように宛先指定ウィンドウを前記のメー
ル作成ウィンドウの近傍に表示し（処理２０６）、この
宛先指定ウィンドウを通して宛先の設定を行う。ここで
メールの回覧を行わない場合の宛先設定の処理２０９
は、図３のようにさらに詳細化される。図５の宛先指定
ウィンドウ上段の宛先指定のメニューボタン５０１また
は５０２をマウスでクリックして選択する（処理３０
１）。「氏名」ボタン５０１をマウスでクリックする
と、氏名による宛先指定となり、図６（ａ）の領域６０
１のように、メールの登録者一覧名簿を宛先指定ウィン
ドウの領域５０６に表示する。当然全登録者を一度には
表示しきれないので、マウスによって６０２のスクロー
ルバーを上下させて所望の名前の近傍を表示する（処理
３０２）。登録者一覧の中から指定の名字をマウスで選
択する（処理３０３）と、図６（ａ）の６０３のように
ユーザとして登録されている同姓者名が職場名付きで表
示される（処理３０４）。図６（ａ）の例は、「青木」
という姓の登録者が３名いることを示している。ここで
２番目のＹ課の青木氏の氏名の右側に、人名略号「（ア
オキ）」を表示している。ちなみにある会社では、管理
職以上の人には、１〜３文字のカタカナの人名略号が登
録されており、本実施例の宛先候補の一覧に、その人名
略号をフルネームと同時に表示する。もう１つの表示例
では、図６（ｂ）６０４のように同姓者の所属や氏名の
文字列と共に、それらの個人情報に対応する顔写真を並
置して表示する。

【００２６】以下に、上述のような宛先候補としての同
姓者の一覧表示を実現する処理３０４を、更に詳細に説
明する。ここで、メールシステムのユーザの属性情報
は、予めメールシステムを利用したい人が提出したユー
ザ登録申請書類に基づいて、メールシステムの運用管理
者によって、図１の記憶装置２の中のユーザ登録表２１
に設定されている。このユーザ登録表は、図１３（ａ）
に示すテーブル構造で記述されており、個人コード１３
１、氏名漢字コード１３２、氏名かなコード１３３、所
属コード１３４、人名略号コード１３５、顔写真データ
番号１３６を含む。図１３（ａ）は、通常氏名の読みの
５０音順にソートされている。図１３（ｂ）は、ユーザ
の顔写真の画像データ（図１の２２）で、欄１３６の顔
写真データ番号によってユーザ登録表と関連付けられ
る。また、ユーザから提出された各個人の顔写真は、メ
ールシステムの運用管理者によって、ホストのワークス
テーション１に接続の画像読み取り装置８（イメージリ
ーダ）から２００ｄｐｉの解像度で入力され、所定の大
きさ、例えば１００×８０画素に整形されて、図１の領
域２２に登録される。ここで、顔写真の代わりに似顔絵
やユーザ固有のシンボルを登録することも可能である。
本ユーザ登録表およびユーザ顔写真データの更新処理
は、図１のホストのワークステーション内のユーザ管理
プログラム１１が、担当する。

【００２７】前述の同姓者の一覧表示の場合には、端末
のワークステーション３で指定された姓の文字（漢字コ
ード）を有するすべてのユーザを、ユーザ登録表（図１
３（ａ）の領域１３２）を参照して抽出し、そのユーザ
の属性情報である図１３（ａ）の領域１３１〜１３５の
データ、および領域１３６で示される図１３（ｂ）の顔
写真データを、ユーザが使用中のディスプレイ装置５ｂ
の宛先指定ウィンドウに転送し表示する。図６（ａ）の
６０３は、ユーザの属性情報として、所属、氏名漢字コ
ード、人名略号を表示したもので、図６（ｂ）の６０４
は、所属、氏名漢字コードに加えて、そのユーザの顔写
真を対応して表示したものである。

【００２８】端末のワークステーション３の記憶装置４
の中では、ホストのワークステーションから抽出した個
人の属性情報と顔写真データを、図１３の（ａ）（ｂ）
と同様の形式で記憶する。さらに個人ごとに顔写真を含
む表示データのウインドウ上での表示範囲を記憶すると
共に、各顔写真データに個人コードを付記して記憶して
いる。従って、ここで宛先候補に対応する領域６０３ま
たは６０４の表示対象をマウスで選択指示することによ
り、宛先人としての個人コードを容易に特定することが
できる。

【００２９】特に、同姓の人が多い場合にはこの顔によ
る識別の効果は大きく、顔写真等のシンボルによる宛先
の指定により、勘違いやタイプミスにより間違った宛先
にうっかりメールを転送してしまうことが大幅に減少す
る。また、頻繁にメールを送信する相手の顔を、宛先指
定画面の５０６の領域にコピーしておけば、更に前述の
ような宛先を探す手間が省略できる。ユーザにより、前
述５０６、６０３、６０４の領域に表示された宛先候補
の中から、１つまたは複数の宛先人が選択される。メー
ルシステムは、選択された宛先人のシンボルに対応する
宛先人の名称を、図５の領域５１４に表示する（処理３
０５）。

【００３０】以上の宛先指定ウィンドウを用いた対話処
理も、図１のメール文書作成プログラム３４が実行し、
その途中で、ホストの記憶装置にある顔写真データを含
むユーザ情報の抽出処理は、プログラム３４からの依頼
により、ホストのユーザ管理プログラム１１が実行す
る。また、端末とホストのプログラムの連係とデータの
授受は、通信制御プログラム３９と１６によって行われ
る。

【００３１】以上の操作が完了した後、図５のメール作
成ウィンドウの「送信」メニューボタン５０４をマウス
でクリックすることにより、指定の宛先にメールを送信
することができる（処理２１０）。送信されたメール
は、ホストのワークステーション１記憶装置２の中のメ
ールデータ２３の中に宛先人別に格納される。ここで複
数の宛先人を設定したときは、１つのメールが同時に複
数人に対して送信される。ここで、メールの送信処理
は、図１の端末のプログラム３２とホストのプログラム
１２によって実行される。

【００３２】なお、「取消」メニューボタン５０５は、
メール作成処理を中止するときに用いる。

【００３３】次に、もう１つの宛先指定方法として、職
場名（職制）によるメールの宛名指定について、図３と
図５と図７を用いて説明する。現在までのところ、電子
メールは会社の中の業務の伝達に用いられることが多い
ので、本指定方法は必須のものである。図５の宛先指定
画面上段の「職制」ボタン５０２をマウスでクリックす
ると、図７の７０１のように部名の一覧を表示する（処
理３０６）。図７は、図５の宛先指定ウィンドウの領域
５０６に表示される。この時点では、まだ７０２と７０
３の領域は表示されていない。ここで、ユーザが部名の
１つを選択（処理３０７）すると、７０２に示すように
指定された部内の課名の一覧を表示する（処理３０
８）。更にユーザが課の１つを選択（処理３０９）する
と、７０３に示すように指定された課内の係名と各係の
担当業務と担当者の一覧が表示される（処理３１０）。
ここでも７０４のように担当者毎に顔写真等のシンボル
を付加して表示すると、担当者個人の確認はより容易か
つ正確になる。

【００３４】ここで、図７に表示された階層的な職制表
のデータは、ホストのワークステーション１の記憶装置
２の中のユーザ職制表２５にあらかじめメールシステム
の管理者によって登録されており、ユーザによる表示要
求が発生した時点で、端末の記憶装置４に転送されて表
示される。なお、職制表の各担当者に対応する顔写真デ
ータは、前述の同姓者一覧表示のときと同様、各担当者
の個人コードをもとにユーザ登録表を介して、ホストの
記憶装置２の顔写真データが抽出され、端末の記憶装置
４に転送されて表示される。

【００３５】ここで宛先としては、担当者個人を選択す
ることも、係名を選択することも可能である（処理３１
１）。このような宛先の確認は、従来職場の電話帳を調
べていたが、本実施例によれば、それが画面上で容易に
できるようになる。なお、本検索・表示手順は、メール
の宛先指定のみならず、電子電話帳や従業員検索にも適
用可能である。

【００３６】ところで、氏名と職制による宛先指定以外
に、会社内の各種組織やグループ名、取引先会社名の一
覧による指定方法等が考えられるが、それらは宛先指定
方法のボタンを追加することにより、容易に対応可能で
あり、ここではその処理を省略する（処理３１２）。最
後に、係または担当者を宛先として選択した後、図５の
「送信」ボタン５０４をクリックすることにより、指定
の宛先にメールを送信する（処理２１０）。

【００３７】一方、メールを回覧する場合には、図５の
宛先指定ウィンドウ上段の「回覧順指定」ボタン５０３
をクリックすることによって、図８（ａ）のような回覧
順指定ウィンドウをディスプレイ装置５ｂ上に表示す
る。ここでも、前述の宛先指定ウィンドウを用いた氏名
または職制による方法で、回覧順を構成する人の写真を
選択し、それらの写真データを回覧順指定ウィンドウの
領域８０１に並べて転記して回覧順を指定する（処理２
０７）。図８（ａ）の「回覧順確定」ボタン８０２をマ
ウスでクリックすることにより、指定の回覧順を、先に
図５の領域５１２で指定の転送文書すなわち回覧文書に
接続することができる。図８（ｂ）は、回覧文書のヘッ
ダ部８０５に回覧先を表示した例で、ここでも、回覧先
の人に対応するシンボルを表示する。更に、回覧文書の
回覧途中では、回覧状況を表示するため、図８（ｃ）８
０６に示すように回覧文書を参照した人のシンボルのみ
を例えば顔写真表示とすることもできる。報告や承認文
書の回覧においては、笑った顔や怒った顔など表情の異
なる顔の選択表示によって、回覧文書に対する承認者の
評価を表示するような拡張も可能である。

【００３８】なお、回覧順指定を途中で中止するとき
は、図８（ａ）の「取消」ボタン８０３をマウスでクリ
ックする。回覧順を設定した後は、回覧期限を設定する
（処理２０８）。回覧期限の設定については、最終の回
覧期日の設定以外に、回覧途中のメールの滞留期限を設
定するなども可能である。ここで、回覧順指定ウィンド
ウを用いた対話処理も、主に図１のプログラム３４の中
で実行され、ホストのユーザ情報の抽出時、ホストのプ
ログラム１１が連係して実行される。回覧順と回覧期限
の設定が完了した後、図５のメール文書作成ウィンドウ
の「送信」ボタン５０４をクリックして、メールの送信
指示を行う（処理２１０）。回覧文書の回覧経過と回覧
期限の管理、次に転送する回覧先の設定等の処理は、図
１のホストのメールの回覧制御プログラム１３が担当す
る。

【００３９】次に、第２のメール機能として、図４に示
すトップメニューにおいて、「メール受信」４０２が指
定された場合の処理を、図２と図９〜図１２を用いて説
明する。

【００４０】最初に本人宛に送信された受信メールの一
覧表を表示する（処理２１１）。

【００４１】図９は従来の受信メール一覧の表示形態
で、受信メールのタイトル、発信日、差出人の所属・氏
名を列挙するものであった。図１０は、本発明の１実施
例で、受信メールの差出人の顔写真の一覧を表示するも
のである。これは、誰からのメールかを判断して、参照
するメールの順番を決めるのに役に立つ。なお、宛先指
定画面における顔写真の表示でも述べたように、顔写真
の代わりに、似顔絵または人名略号等のユーザ固有のシ
ンボルで代用することもできる。本実施例において、図
９と図１０は、「メール受信」のメニューが選択された
時点で、端末のワークステーションのディスプレイ装置
に同時に表示される。

【００４２】図１１は、受信メール一覧のもう１つの表
示例で、図９に示す従来の受信メールの一覧表示に、メ
ールの分類を表わすシンボル１１１と、差出人を識別す
るシンボルである人名略号１１２を付加して表示する。
ここで、メールの分類として、個人宛の通常のメールに
対して「通知」、返信を要求するメールに対して「往
復」、回覧指定のメールに対して「回覧」などを指定す
る。その他例示しないが、「至急」「普通」の別や、
「案内」「議事録」「伝票」等メールの内容を区別する
分類を行うこともできる。また、人名略号の欄１１２に
は、差出人の顔写真や似顔絵を表示することもできる。

【００４３】以下に、メールの差出人の顔写真を含む受
信メールの一覧表示を実現する手順を説明する。本処理
は、図１の端末のプログラム３３の主導のもとに実行さ
れる。まず受信メールの一覧表の表示を依頼したユーザ
宛に発信されたメールデータの差出人を抽出する。

【００４４】図１２は、ホストのワークステーション１
の記憶装置２に記憶されたメールデータ２３の属性をま
とめたメール管理表の構造を示すもので、メール番号１
２０、宛先人コード１２１、メール分類コード１２２、
タイトル１２３、発信日１２４、差出人コード１２５、
メール文書のファイル名１２６、メッセージデータのフ
ァイル名１２７を保持している。本メール管理表も同メ
ールデータ２３の領域に記憶されている。受信メールの
一覧表の表示要求を出したユーザの個人コードと、この
メール管理表の欄１２１を比較して、一致したメール管
理表の行のデータのうち、メール番号１２０、メールの
分類コード１２２、タイトル１２３、発信日１２４、差
出人の個人コード１２４を、該当する受信メールの属性
データとして抽出し、ユーザ使用の端末のワークステー
ション３に転送する。このメール管理表からの抽出処理
は、図１の端末のプログラム３３からの依頼により、ホ
ストのプログラム１２によって実行される。次にここで
抽出された差出人の個人コードをキーにして、図１３
（ａ）の構造の前記ユーザ登録表（図１の２１）を参照
して、メールの差出人に対応する所属コード１３５、氏
名漢字コード１３２、人名略号１３５、顔写真データ番
号１３６によって関連付けられた図１３（ｂ）の顔写真
画像データ（図１の２２）を抽出し、ユーザ使用の端末
のワークステーション３に転送する。ここでも、ホスト
のユーザ情報の抽出処理は、ホストのユーザ管理プログ
ラム１１が担当する。ここで転送されたデータは、端末
のプログラム３３により、図１０または図１１に示すよ
うに端末のディスプレイ装置の画面に配置することによ
って、受信メールの一覧表示が達成される。図１９は、
受信メールの一覧表示のために、端末の記憶装置４に格
納されたデータの構造を示すもので、欄１９０〜１９８
は前述のホストから転送されたデータで構成される。欄
１９９は個々のメール毎の属性データの表示範囲のデー
タで、顔写真等のシンボルを表示するときは、その表示
範囲を含むように設定する。また、端末の記憶装置４に
転送された各顔写真データには個人コードを付記して、
メールの差出人の個人コードとの対応が容易になるよう
に記憶している。

【００４５】なお、異なる実現方法として、メールの差
出人の顔写真等のシンボルデータを、送信されたメール
文書にリンクして、宛先のユーザ毎のメールデータの一
部として記憶するようにしてもよい。

【００４６】次に受信メール一覧表の中から参照したい
メールを選択する。選択方法として、受信メール一覧中
の番号をキーボード６ｂにより入力するか、顔写真また
は人名略号をマウス７ｂで選択する（処理２１２）。そ
の結果、端末の受信プログラム３３は、参照指定された
メール文書の抽出をホストのプログラム１２に依頼し
て、指定のメール文書をホストに記憶装置２にあるメー
ルデータ２３から転送し、端末のワークステーション３
のディスプレイ装置５に表示する（処理２１３）。差出
人の顔写真や固有のシンボルの一覧表示により、ユーザ
はメールの差出人を正確に把握でき、どの順番にメール
を参照すべきかを判断するのに役立つ。

【００４７】次に、回覧メールを参照するときに行う回
覧文書へのコメントの付加および前の回覧者によって付
加されたコメントの参照の処理（処理２１４）を説明す
る。

【００４８】図１４（ａ）は、回覧中のメール文書へコ
メントを付加する場合、図（ｂ）は既に付加されたコメ
ントを参照する場合の表示形態を図示したものである。
コメントは、回覧文書１４１に直接書き込むのではな
く、別の文書１４２として作成する。そして、そのコメ
ント参照用のアイコンとして、図１４（ａ）の１４３で
示すように、コメントの記入者の顔写真または似顔絵を
表示したシンボルを、コメントしたい文章または図表の
近傍に配置する。これによって、誰がコメントを記入し
ているかの識別が極めて容易になる。後続の回覧者は、
このシンボルをマウスでクリックすると、そのコメント
文書を表示することができる。

【００４９】図１４（ｂ）は、もう１つの表示例で、前
記コメントの存在場所を示すシンボルとして、コメント
の内容種別１４４を表示し、そのシンボルは、マウスの
クリックによって、コメントの記入者を示す表示１４５
と交互にスイッチするものである。そして、マウスのダ
ブル・クリックによって、コメント文書１４６を表示す
る。ここでは、コメントの内容種別として、「意見」
「質問」「訂正」に分類した。本実施例により、１つ１
つのコメント文書を参照する前に、どの様な種類のコメ
ントが誰によって記入されたかを、回覧文書中で即座に
把握できる効果がある。ここでコメントの付加・参照の
対話処理は図１の端末のプログラム３８が担当し、ホス
トの記憶装置にあるコメント文書の抽出・更新処理はホ
ストのコメント文書管理プログラム１４が担当する。

【００５０】図１５は、それぞれのコメント付きの回覧
文書に付加されるコメントデータの管理表の構造を示
す。コメント文書番号１５０、コメント記入者の個人コ
ード１５１、コメントの種別コード１５２、コメント文
書のファイル名１５３、コメントアイコンの表示位置１
５４、コメントアイコンの表示モード１５５からなる。
ここで、コメントアイコンの表示モードは、アイコンの
表示がコメントの記入者を示すか、コメントの内容を示
すかを識別する。本コメントデータの管理表の内容は、
ユーザの対話画面に一覧表示することも可能である。こ
こで、記入者個人コードの欄には、その個人コードに対
応する顔写真、似顔絵またはユーザ固有のシンボル等
が、メールの差出人の顔写真の表示と同様に、ホストの
プログラム１１によって、ホストの記憶装置内のユーザ
登録表２１を介して、顔写真データの領域２２から抽出
され、表示される。また、端末の記憶装置４に転送され
た顔写真データには個人コードを付記して、コメントデ
ータの管理表の個人コードとの対応が容易となるように
記憶している。なお、本コメントデータの管理表を含む
回覧文書とコメント文書のファイルは、それぞれ送信
（回覧）メールと共に、ホストのワークステーション１
のメールデータ２３の中に一緒に保持される。

【００５１】回覧途中の文書については、メールシステ
ムによって新たに回覧文書に付加された「送信」ボタン
１４７をマウスでクリックするだけで、予め登録された
次の回覧者に回覧文書が転送される（処理２１５）。

【００５２】次に、第３のメール機能として、図４に示
すトップメニューにおいて、「掲示板書込み」４０３が
指定されたときの処理を図２の２２１〜２２４に示す。
ここでの対話処理は、図１のプログラム３５の主導のも
とに実行される。図１６は掲示板書き込みウインドウの
表示例である。掲示板は、職場や会社内の各種組織やグ
ループ用の掲示板と共通の伝言板等に分かれており、ま
ず図１６の１６１で書込みたい掲示板を選択する（処理
２２１）。次に、領域１６２に掲示文書のタイトルを入
力し（処理２２２）、続いて領域１６３に掲示文書の本
文を入力・編集する（処理２２３）。文書作成完了後、
「送信」ボタン１６４のクリックによって、掲示板に文
書を送信する（処理２２４）。掲示板に記入の文書デー
タは、ホストの掲示板管理制御プログラム１５によっ
て、図１のホストデータ２４に保持される。

【００５３】次に、第４のメール機能として、図４に示
すトップメニューにおいて、「掲示板参照」４０４が指
定されたときの処理を図２の２３１〜２３４に示す。こ
こでの対話処理は、図１のプログラム３６の主導のもと
に実行される。図１７は掲示板参照ウインドウの表示例
である。まず図１７の１７１で参照する掲示板を選択す
る（処理２３１）。次に、領域１７２に、指定された掲
示板に記録されている文書のタイトル一覧を表示する
（処理２３２）。その表示形態は、受信メール一覧と同
様で、文書タイトル、発信日、記入者のリストからな
る。ここでも、先の実施例と同様、領域１７３に掲示文
書の記入者を識別する顔写真や似顔絵を表示して、誰が
記入した文書であるかの識別を容易にすることができ
る。その後、掲示文書一覧から参照文書を選択し（処理
２３３）、領域１７４に指定文書の表示を行う（処理２
３４）。これらの表示処理は、受信メールの表示の場合
と同様であり省略する。図１８は掲示板文書の管理テー
ブルで、掲示板文書番号１８０、掲示板分類コード１８
１、タイトル１８２、発信日１８３、記入者コード１８
４、掲示文書のファイル名１８５を保持している。本管
理テーブルと掲示文書を、ホストのワークステーション
１の記憶装置２の掲示板データ２４の領域に記憶する。

【００５４】

【発明の効果】本発明によれば、電子メールの宛先指
定、受信メールの差出人の一覧、回覧文書中のコメント
の記入状況の表示において、人名略号、顔写真あるいは
似顔絵等のシンボルを表示することにより、特に同姓の
宛先人や多数の受信メールの差出人、回覧文書中に付加
されたコメントの記入者の識別および対象の指定を正確
かつ容易になる。また、対象の指定として、人に対応す
るシンボルを選択することにより、対象がより身近なも
のになると共に、操作の手間も簡単になる。

【００５５】また、受信メールや、回覧文書中に付加さ
れているコメントの内容を分類するシンボルの表示によ
って、参照すべき受信メールやコメントを目的により、
選択しやすくする効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例によるメールシステムの構成
図である。

【図２】端末装置におけるメール操作の処理フローの一
例を示す図である。

【図３】図２における宛先指定方法の詳細フローを示す
図である。

【図４】本発明の一実施例によるメールシステムのトッ
プメニューを示す図である。

【図５】図２におけるメール文書作成ウィンドウと宛先
指定ウィンドウの表示例を示す図である。

【図６】図３における氏名による宛先指定時のメール登
録者の一覧と同姓者一覧の表示例を示す図である。

【図７】図３における職制による宛先指定時の職制の階
層表示例を示す図である。

【図８】図２における回覧メール作成のための回覧順指
定ウィンドウと回覧文書の表示例を示す図である。

【図９】従来の受信メールの一覧表示の例を示す図であ
る。

【図１０】図２におけるメール受信のためのメール差出
人一覧表示の例を示す図である。

【図１１】受信メール一覧表示の他の例を示す図であ
る。

【図１２】メール管理表の構造の一例を示す図である。

【図１３】ユーザ登録表の構造の一例を示す図である。

【図１４】回覧文書のコメント参照時の表示例を示す図
である。

【図１５】コメントデータの管理表の構造の一例を示す
図である。

【図１６】掲示板書き込みウィンドウの一例を示す図で
ある。

【図１７】掲示板参照ウィンドウの一例を示す図であ
る。

【図１８】掲示板文書の管理テーブルの一例を示す図で
ある。

【図１９】受信メールの一覧表の構造の一例を示す図で
ある。

【符号の説明】

１・・・ホストのワークステーション、２・・・ホストデー
タ、３・・・端末のワークステーション、４・・・端末デー
タ、５・・・端末のディスプレイ、６・・・キーボード、７・・
・マウス、４０１−４０５・・・トップメニューボタン、１
４３・１４５・・・コメント記入者の顔写真または似顔絵
を表示したコメント参照用のアイコン。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子メールシステムにおいて、宛先や回覧
先を指定方法する際、宛先名称に対応するシンボルを表
示して、該シンボルを選択指定する手段を有することを
特徴とする電子メールシステム。
【請求項２】電子メールシステムにおいて、宛先や回覧
先を指定方法する際、宛名の綴りの入力に対応して、同
姓の登録者の一覧を登録者固有のシンボル付きで表示
し、該シンボルを宛先や回覧先として選択指定する手段
を有することを特徴とする電子メールシステム。
【請求項３】電子メールシステムにおいて、宛先や回覧
先を指定方法する際、利用登録者の属性を入力して、指
定の属性を有する登録者の一覧を登録者固有のシンボル
付きで表示し、該シンボルを宛先や回覧先として選択指
定する手段を有することを特徴とする電子メールシステ
ム。
【請求項４】電子メールシステムにおいて、宛先や回覧
先を指定方法する際、職場の部・課・係の構造を階層的
に提示し、更にその中で指定の課または係の担当業務と
担当者および担当者固有のシンボルの一覧を表示し、宛
先や回覧先として、該表示中の課・係・担当者のいずれ
かの項目を指定する手段を有することを特徴とする電子
メールシステム。
【請求項５】電子メールシステムにおいて、受信メール
の一覧を表示する際、受信メールの差出人に対応するシ
ンボルの一覧を表示し、参照する受信メールとして、該
シンボルを選択指定する手段を有することを特徴とする
電子メールシステム。
【請求項６】文書の回覧機能を有する電子メールシステ
ムにおいて、回覧文書の回覧順の表示として、回覧者に
対応するシンボルを表示する手段を有することを特徴と
する電子メールシステム。
【請求項７】文書の回覧機能を有する電子メールシステ
ムにおいて、回覧文書の回覧経過の表示として、回覧済
みの回覧者に対応するシンボルを表示することによって
回覧文書を参照したことを表示する手段を有することを
特徴とする電子メールシステム。
【請求項８】文書の回覧機能を有する電子メールシステ
ムにおいて、回覧文書中のコメントを付加した場所に、
コメントの記入者に対応するシンボルをコメント文書参
照用のアイコンとして表示する手段を有することを特徴
とする電子メールシステム。
【請求項９】文書の回覧機能を有する電子メールシステ
ムにおいて、回覧文書中のコメントを付加した場所に、
コメントの内容に対応するシンボルとコメントの記入者
に対応するシンボルを交互に切り替えて表示できるコメ
ント文書参照用のアイコンを表示する手段を有すること
を特徴とする電子メールシステム。
【請求項１０】電子メールシステムにおいて、電子掲示
板に記載された文書の一覧を表示する際、掲示板文書の
記入者に対応するシンボルの一覧を表示し、参照する掲
示板文書として、該シンボルを選択指定する手段を有す
ることを特徴とする電子メールシステム。
【請求項１１】請求項第１項〜第１０項のいずれかに記
載のシンボルが、人名略号、顔写真、似顔絵またはユー
ザが定義した図柄であることを特徴とする電子メールシ
ステム。
【請求項１２】システム運用制御装置およびそれぞれデ
ィスプレイ装置を備える複数個の端末装置が通信線に結
合されて前記システム運用制御装置の制御の下に前記端
末装置間でメール通信が行われる、複数のユーザが登録
された電子メールシステムであって、前記システム運用
制御装置は、前記複数の登録ユーザの名前のデータとそ
れらに対応する登録ユーザの１人１人を識別するシンボ
ルデータを記憶するための記憶装置を備え、メールの宛
先候補である複数のユーザに対応するシンボルを、前記
記憶装置から抽出し、該抽出のシンボルを１ユーザの端
末のディスプレイ装置に同時に表示し、該表示のシンボ
ルの選択によってメールの宛先を決定する手段と、１ユ
ーザ宛に送信された複数のメールの差出人に対応するシ
ンボルを前記記憶装置から抽出し、該抽出のシンボルを
１ユーザの端末のディスプレイ装置に同時に表示し、該
表示のシンボルの選択によって参照するメールを決定す
る手段を備えることを特徴とする電子メールシステム。
【請求項１３】システム運用制御装置およびそれぞれデ
ィスプレイ装置を備える複数個の端末装置が通信線に結
合されて前記システム運用制御装置の制御の下に前記端
末装置間でメール通信が行われる、複数のユーザが登録
された電子メールシステムであって、前記システム運用
制御装置は、前記複数の登録ユーザの名前のデータとそ
れらに対応する登録ユーザの１人１人を識別するシンボ
ルデータを記憶するための記憶装置を備え、前記メール
システムは、前記端末装置の１つからの依頼に応答して
前記システム運用制御装置の記憶装置から、前記登録ユ
ーザの中の複数のユーザの名前のデータをそれらに対応
するシンボルと共に抽出する手段と、前記抽出の複数の
ユーザの名前とそれらに対応するシンボルを前記１つの
端末のディスプレイ装置に表示する手段を備え、前記端
末装置は、メール通信のための少なくとも１人の登録ユ
ーザを決定するため、その端末のディスプレイ装置に表
示された前記シンボルを参照して前記名前の少なくとも
１つを選択する手段を備えることを特徴とする電子メー
ルシステム。