JP3000578B2 - メールサービスシステム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 「産業上の利用分野」 本発明はイーサネット等のネットワークを利用したメ
ールサービスシステムに係わり、特に利用者によるメー
ル利用の便宜を図ったメールサービスシステムに関す
る。

「従来の技術」 分散型ローカルエリアネットワークには、通常、メー
ルサーバと呼ばれる装置が接続されている。ここでメー
ルサーバとは、個人用メールフォルダを管理し、送信さ
れてきたメールを宛先フォルダに書き込んだり、受信要
求のあったメールを所定のフォルダから抜き出して送出
したりするサーバである。

メールサーバは、分散型ローカルエリアネットワーク
に接続された他の多くのサーバと同様に、パーソナルで
対話的に利用されるワークステーション等の機器に対し
て、共用のサービスを提供するものである。サーバは、
次の第１表に示すユーザインタフェース部がリモートサ
ーバモニタ部だけで構成されていて、サービス処理機能
部のサービスを提供するためのインタフェース機能は存
在していなかった。また、ワークステーションは、ネッ
トワークインタフェースがクライアントネットワークイ
ンタフェースだけで構成されていて、サービス処理機能
部のサービスを提供するためのインタフェース機能部は
存在していなかった。

ところでサーバは、後に説明するプリントサーバ等の
一部の例外を除いて、ローカルエリアネットワークのど
こかに配置されていさえすれば、ワークステーション等
の機器がこれを遠隔操作することができ、所望のサービ
スの提供を受けることができる。この意味で利用者はサ
ーバがどの位置に設置されているかを認識する必要はな
い。本明細書では、以上説明したようにサービスの行わ
れる場所が利用者にとって特に認識される必要のない装
置について、その存在を“論理的な存在”と呼ぶことに
する。

これに対して、オフィスに設置されている複写機やフ
ァクシミリ装置等の通常のオフィス機器についてみる
と、利用者はこれらの設置されている場所まで出向いて
コピー等の作業を行わなければならない。すなわち、利
用者はサービスを受けるためにはこれらの装置の存在す
る位置を明確に認識すると共に、これらを直接的に操作
する必要がある。本明細書では、このようにサービスの
行われる場所が認識される必要がある装置について、そ
の存在を“物理的な存在”と呼ぶことにする。

ところで、最近では複写機やファクシミリ装置等のオ
フィス機器が徐々にネットワーク上に組み込まれるよう
になってきている。ネットワーク上に組み込まれると、
これらのオフィス機器は遠隔操作によっても所定の作業
を行うことができるようになる。また、利用者がこれら
のオフィス機器の配置された場所まで出向いていってこ
れらを操作することも可能である。すなわち、ネットワ
ーク上に組み込まれたオフィス機器は、論理的な存在と
物理的な存在とを併せ持つことになる。この結果とし
て、従来のサーバとしての概念だけで情報処理サービス
システムを構成することは困難となる。

「発明が解決しようとする課題」 さて、ネットワーキングの進行により、従来、直接対
話的に、かつ共用で利用されていたオフィス機器がネッ
トワークサーバ化されても、それはその瞬間遠隔監視手
段だけを装備すればよいというものではない。

また、従来、直接的な利用が意識されなかった論理的
なサーバも、オフィスコーディネーションの一環、すな
わちオフィスに調和する存在としてのオフィス機器とし
て、明示的な存在になることを要求されている。

一方、ネットワーク上に接続された従来のサーバにも
利用者と直接に対話を行うことができるものがあり、こ
の意味で物理的な存在としての意味合いのあるものがあ
る。すなわち富士ゼロックス株式会社の商品である8000
INSでは、サーバモニタあるいはサーバ監視サーバと呼
ばれるサーバをネットワーク上に配置することができ
る。このサーバモニタは、指定されたサーバの動作状況
を監視することができる。

このように使用者あるいは利用者はサーバモニタと直
接対話することによってサーバの利用状況等をモニタす
ることができた。しかしながら、利用者との間でのこの
直接対話は、サーバ本来の目的であるサービスを得るた
めではない。このため、利用者は一般のユーザではな
く、ネットワークアドミニストレータと呼ばれる管理者
であるのが通常であった。

そこで本発明の目的は、ネットワークを通じての遠隔
サービスと共に直接対話サービスをも可能とするメール
サービスシステムを提供することにある。

また本発明の他の目的は、受信したメール中の重要箇
所を容易に識別することのできるメールサービスシステ
ムを提供することにある。

本発明の更に他の目的は、メールの送受信に関するサ
ービスを円滑に行なうことのできるメールサービスシス
テムを提供することにある。

「課題を解決するための手段」 請求項１記載の発明では、キーワードを格納するキー
ワード格納手段15と、受信したメール文とキーワードを
照合するキーワード照合手段16と、このキーワード照合
手段によってキーワードと一致した語句の部分をメール
文の空白部分に摘出して表示する表示手段17とをメール
サービスシステムに具備させる。

すなわち請求項１記載の発明では、受信したメールを
キーワードで検索し、キーワードと一致した語句の部分
をメール文の空白部分に摘出して表示することで、メー
ル文における重要箇所を容易に識別できるようにした。

請求項２記載の発明では、メールの作成に使用する複
数の書式を記憶する書式記憶手段と、この書式記憶手段
に記憶した書式のいずれかによって作成されたメールを
受信するメール受信手段と、書式によるメールの分類を
指示する分類指示手段と、この分類指示手段によってメ
ールの分類が指示されたとき受信したメールの順番を書
式に従って並びかえるメール並びかえ手段とをメールサ
ービスシステムに具備させることにした。

すなわち請求項２記載の発明では、書式記憶手段にメ
ールの作成に使用する複数の書式を記憶しておき、分類
指示手段によって書式によるメールの分類が指示された
ときには受信したメールの順番を書式に従って並びかえ
ることにした。これにより、同一書式のメールすべてを
容易に取り出すことができる。

請求項３記載の発明では、メールの作成に使用する複
数の書式を記憶する書式記憶手段と、この書式記憶手段
に記憶した書式から任意の１つを選択する書式選択手段
と、この書式選択手段によって選択された書式を用いて
手書き文字でメール文を作成するメール文作成手段と、
このメール文作成手段によって作成されたメール文にお
ける手書き文字を認識する文字認識手段と、この文字認
識手段によって認識された文字をコード情報に直してメ
ール文を送信するメール文送信手段とをメールサービス
システムに具備させることにした。

すなわち請求項３記載の発明では、書式記憶手段にメ
ールの作成に使用する複数の書式を記憶しておき、書式
選択手段でこのうちの任意の書式を選択できるように
し、メール文作成手段で選択された書式を用いて手書き
文字でメール文を作成するようにした。この手書き文字
は文字認識手段で文字認識が行われてコード情報に変換
されるので、メール文として送信することができる。

請求項４記載の発明では、ネットワークを通じてメー
ルを送受信するメール通信手段と、このメール通信手段
によって通信されるメールの履歴を記憶する履歴記憶手
段と、入力されたデータを統計処理する統計処理手段
と、履歴記憶手段によって記憶されたメールの履歴を統
計処理手段に渡して統計処理を実行させる統計処理実行
手段とをメールサービスシステムに具備させる。

すなわち請求項４記載の発明では、履歴記憶手段がメ
ール通信手段によって通信されるメールの履歴を記憶
し、統計処理実行手段がメールの履歴を統計処理するこ
とによって、送受信されるメールの実態を把握できるよ
うにした。

請求項５記載の発明では、メールの分類処理あるいは
メールの履歴についての統計処理等のメールに対する特
別のサービスに対してその利用を判別するサービス利用
有無判別手段と、このサービス利用有無判別手段が特別
のサービスが利用されたと判別したとき利用料金を課金
する利用料金課金手段とを請求項２または請求項４記載
のメールサービスシステムに具備させることにした。

すなわち請求項５記載の発明では、メールの分類処理
あるいはメールの履歴についての統計処理が行われたと
きにはこれに課金を行うことで、サービスの充実を図る
ことができるようにした。

「実施例」 以下実施例につき本発明を詳細に説明する。

第２図は、本実施例のメールサービスシステムを使用
したネットワークの要部を表わしたものである。

この図でネットワーク21上には本実施例のメールサー
ビスシステム22や、ワークステーション23等が配置され
ている。メールサービスシステム22は、その装置本体前
面にフロッピーディスクドライバ25を配置しており、利
用者26は持参したフロッピーディスクをここにセットす
ることで受信したメールについてのデータを格納するこ
ともできる。また持参したメールをこのフロッピーディ
スクから読み出して送信することもできる。装置本体上
面には、ディスプレイ28と、操作パネル29、それにイメ
ージ読取部31が配置されている。ディスプレイ28は、受
信したメールの内容を表示したり、操作のための各種デ
ータの表示を行うようになっている。操作パネル29は各
種操作を行うための部分であり、キーボードで構成され
ていてもよいし、タッチパネルで構成されていてもよ
い。イメージ読取部31は、プラテンガラス上にメール用
紙32が載置された場合、適宜プラテンガラス33を閉じ操
作パネル29上の図示しない読取開始ボタンを押すこと
で、メール情報の読み取りを行うことができるようにな
っている。装置本体内部には記録部が配置されており、
メール用紙32の読取結果を画像として記録することがで
きる。記録済みの用紙34は、装置本体側部に設けられた
排出トレイ35上に排出されるようになっている。

第３図はこのようなメールサービスシステムの回路構
成の概要を表わしたものである。このメールサービスシ
ステムはCPU（中央処理装置）41を備えており、データ
バス等のバス42を通じて、代表的には次の各部と接続さ
れている。

（ｉ）RAM43: このメールサービスシステムの各種制御を行うための
プログラムを格納したり、各種作業用のデータを一時的
に格納するためのランダム・アクセス・メモリである。

（ii）ディスプレイ制御部44: ディスプレイ28の表示を制御する回路であり、表示用
のRAMを備えている。

（iii）操作パネル29: メールの送信や受信、さらにはメールの控えをとる際
の各種操作を行うためのパネルであり、キースイッチや
発光ダイオードを複数配置した構成となっている。

（iv）ハードディスク45: RAM43に格納するプログラムを記憶している。また、
受信したメールを保存するための記憶領域も用意されて
いる。

（ｖ）イメージ読取部31: １次元イメージセンサを備えており、これを平面走査
して画像の読み取りを行うようになっている。

（vi）記録部46: 本実施例では記録部46がレーザプリンタによって構成
されており、図示しない感光体上にレーザ光を走査し
て、静電潜像を形成し、これをトナーで現像して用紙に
転写し定着することで、受信した画像や送信するメール
用紙の画像を記録するようになっている。

第４図は、このメールサービスシステムの機能的な構
成を表わしたものである。

このメールサービスシステムは、各部分のスケジュー
ルの調整等を行うための中央制御装置51を備えている。
中央制御装置51は各種データの一時記憶領域としてのRA
M52を備えている他、メール処理部53、ネットワークイ
ンタフェース部54およびユーザインタフェース部55の制
御を行うようになっている。

ここでメール処理部53は、メールの送信や受信を行う
機能を備えている。メールの送信とは、宛先となる利用
者のメールボックスが存在するメールサーバあるいはメ
ールサービスシステムへ、メールを移動させることをい
う。メールの受信とは、相手から送られてきたメールを
所定のメールボックスに格納することをいう。

メール処理部53は、統計部56、キーワード部57、分類
部58および課金部59の１つまたは複数を接続することが
できる。このうち統計部56は、メールの処理についての
履歴保持や統計処理を行う。この結果は、ユーザインタ
フェース部55を通じて出力するか、ネットワークインタ
フェース部54によってネットワーク21上の他の装置に格
納される。統計部56における履歴保持の機能は、メール
がいつ誰から誰に送られたかという履歴や、メールサー
ビスシステム上のあるメールボックスの中のメールの題
名とか送信者名とか、メールサービスシステムから送ら
れたある人の出した過去何通かのメールの題名、送信相
手、送信時間等のデータを保持する機能である。統計部
56は、これら保持した履歴を基にしてこれらを統計処理
することができる。また、これらの履歴を所望の部、
課、あるいはグループといった単位で検索し、これらに
ついてメール送受信の数や通信相手を調べることもでき
る。一例としては、利用者26自身に宛てられた過去20通
のメールの題名や送信者の氏名を調べたり、利用者26自
身が送信した過去10通のメールの題名や送信相手や送信
時間をディスプレイ28上に表示したり、記録部46で記録
させることもできる。

キーワード部57はメールのキーワードの箇所を強調し
たり、キーワードを付加する部分である。すなわち、キ
ーワード部57では（ｉ）頻出単語や、（ii）予め登録し
ているキーワード候補の単語の中で対象となるメールの
題名や内容中に含まれている単語をキーワードとして定
め、メール中におけるそれらのキーワードの検索および
抽出を行う。そして、メール中に出現したそれらのキー
ワードに対してはアンダーラインやマーキングでその位
置を強調したり、メール文の最初や最後の空白部分ある
いはメール文の右側部の空白部分等にそれらのキーワー
ドを摘出し、利用者の便宜に供する。キーワード部57
は、キーワードデータベース60を接続しており、ここに
キーワードについてのリストを格納する。

分類部58は、メールボックス内の受信した雑多なメー
ルを分類し、並び変える。このとき、書式利用部65を利
用して定型書式のメール用紙に従った並び変えを行う。
また、利用者が利用しやすいようにメール文の題名の変
更も行うことができる。例えば「12/8の定例会につい
て」という連絡書の書式で書かれたメールを、「＜連絡
書＞12/8の定例会について」というように、書式に応じ
て一律に題名を変更あるいは一部追加変更する。

課金部59は、メール処理部53の処理に応じた課金計算
を行う。例えばメールの送信に課金を行い、その料金を
計算する。この際には、東京から京都に送信するより
も、これよりも距離の離れた東京から鹿児島に送信する
方を高く課金することも可能である。このように、送信
者や受信者の位置に応じて、あるいは送信の行われるメ
ールの量に応じて課金計算を行う。課金部59はまた、統
計部56や分類部58を利用した際の利用料金の課金を行う
こともできる。

ネットワークインタフェース部54は、クライアントネ
ットワークインタフェース部61を接続することができ
る。クライアントネットワークインタフェース部61はユ
ーザインタフェース部55を介して利用者が指定した情報
の送受を行う部分である。

ユーザインタフェース部55は、メール処理部53が提供
するサービスを利用者に対話的に提供するためにサービ
ス利用部62と入出力機器63を具備してもよい。ここでサ
ービス利用部62には、書式データベース64に格納された
メールの定型書式を利用するための書式利用部65が設け
られていることが好ましい。書式データベース64には、
例えば連絡書の書式や計算機登録の際の書式等の定型書
式が保存されており、利用者の要求に応じて適切な定型
書式の用紙が提供されることになる。利用者は、この提
供された用紙の空欄にコメントを記入して、電子メール
で所望の宛先に送信することになる。このように定型書
式を使用することで、送信者は必要な情報を迅速に入力
することができ、受信者も必要な情報を的確に読み出す
ことができる。

サービス利用部62には、文書やイメージ情報等を編集
することのできる編集部66が配置されていてもよい。ユ
ーザインタフェース部55には、文書メモリ67が接続可能
である。この文書メモリ67は編集部66にデータを転送す
ることができるようになっている。入出力機器63は利用
者との対話の方法によって各種の機器が用意される。こ
のようなものとしては、例えばプリンタ、液晶ディスプ
レイ、CRT、キーボード、マウス、操作パネル、フロッ
ピーディスク、ICカードドライバ、あるいはイメージス
キャナが存在する。

ユーザインタフェース部55は、入出力機器63と編集部
66を用いることで文書作成の機能をもつ。また、ネット
ワークインタフェース部54を利用することで、第２図に
示したネットワーク21上の図示しないファイルサーバ等
の他の装置と情報の授受を行うことができる。この意味
で、ユーザインタフェース部55はワースステーション23
とほぼ同様な機能を持つことになる。ただし、ワースス
テーション23はその装置構成によっては、メールの処理
に関しても他の高度なワークステーションと比べて実行
することのできる機能が限定されてくる場合がある。こ
のような場合、メールサービスシステムのユーザインタ
フェース部55を充実させておくことで、その利用者はメ
ールサービスシステムに出向くことで自己のデスク上で
達成することのできなかったメール処理機能を享受する
ことができるようになる。ここに、メールサービスシス
テムが“物理的な存在”を持つことの１つの大きな意義
が存在する。

以上のような構成のメールサービスシステムで直接対
話サービスが行われる場合を次に説明する。

直接対話サービスは、メール処理部53で行われるメー
ル処理を、ユーザインタフェース部55を通じて利用者26
が受けることによって行われる。メールサービスシステ
ム22は原則として誰でも利用することができるので、そ
のときの利用者26がメールを受信する権限を有する者で
あるかどうか、本人確認を行う必要の生じる場合があ
る。利用者26の本人確認は、操作パネル29から暗証番号
を入力させたり、指紋や声紋の照合、あるいは眼底パタ
ーンの照合等で行うことができる。指紋等の照合を行う
際には、第４図に示した入出力機器63として、専用の入
力機器を備える必要がある。

さて、ワークステーション23等からネットワーク21を
通じてメールの受信を行うと、入出力機器63として用意
された図示しないスピーカが鳴動し、メールの受信が告
知される。この状態でディスプレイ28上には受信状態に
あるメールのメニューが表示される。

（メール表示） 第５図に示すように、メニュー用のウィンドゥ71に
は、“メール表示”、“キーワード強調”、“書式分
類”等の選択項目が表示される。利用者26がここで図示
しないマウスを操作して、あるいはキーボードを操作す
ることによって“メール表示”を選択すると、ディスプ
レイ28上に第５図に示したようにメールボックスの内容
を示すウィンドゥ72が表示されることになる。第４図に
示した例では、１番目のメールとして、「＜会議＞月報
会」が、２番目のメールとして「＜周知＞7/18は停電で
す」が、また３番目以降についても図示のようにそれら
の題名がそれぞれ表示される。これらのメールは到着し
た順に表示され、特に消去が指示されていない限り継続
してウィンドゥ72内にリストとして表示される。そして
ウィンドゥ72内に表示されている限りにおいて、メール
ボックスから何回でも同一メールを取り出すことができ
るようになっている。

このウィンドゥ72の中には、題名を示す数字の前にア
スタリスク＊のついているものがある。このアスタリス
ク＊は、その題名のメールがまだ読み出されていない新
しく到着したものであることを示している。少なくとも
一度、そのメールを読み出すと、アスタリスク＊は自動
的に消去される。同一のメールを複数回読み出す必要の
ある場合としては、倒えばメールサービスシステム22の
側を定期的に通過するときに自己宛に到着したメールを
読み出して概要を掴み、自己のデスクに帰ったときに自
己のワークステーション23で再度読み出して詳細を検討
する場合等、各種の場合が想定される。

利用者26は、メールサービスシステム22から必要な箇
所にメールを転送したり、受信したメールに対する返信
を行うこともできる。このメールサービスシステム22が
ファクシミリとしての画像情報送信機能を持っていれ
ば、メールの転送を行う際にこれをイメージ情報として
電話網によって遠隔地に送信することが可能となる。更
に、受信したメールはメールサービスシステム22の有す
るプリント機能を活用し、記録部46でプリントアウトす
ることも可能である。受信したメールは、すでに説明し
たように持参したフロッピーディスク内に格納して持ち
帰ることもできるし、クライアントネットワークインタ
フェース部61を利用してネットワーク21に送り出し、図
示しないファイルサーバに格納しておくこともできる。

受信したメールに対する以上説明した各種処理は、デ
ィスプレイ28を見ながら操作パネル29（第５図）を対話
的に操作することによって可能となる。第５図に示した
例では、３番目のメールとしての「＜周知＞例の本を取
り寄」を“表示”することが選択され、ウィンドゥ72の
題名のリストの下にその内容が表示されている。利用者
26が例えばこのメールを不要と判断すれば“破棄”とい
う箇所を指示することで、このメールをメールボックス
から削除することができる。

（キーワード強調） さて、受信したメールを読む際には、キーワードを設
定し、その箇所を表示上目立つようにしておくと読みや
すい。このような強調表示を希望する場合には、第５図
に示したメニュー用のウィンドゥ71における“キーワー
ド強調”の箇所をマウスまたは操作パネル29で選択す
る。利用者26がこのようにして“キーワード強調”の項
目を選択すると、キーワードについての強調処理が行わ
れる。

第６図と共に、キーワード強調の行われる様子を説明
する。

第３図に示したCPU41は、ディスプレイ28上で“キー
ワード強調”の箇所が選択されるかどうかの監視を行っ
ている（第６図ステップ）。“キーワード強調”が選
択されたら（Ｙ）、ディスプレイ28には「キーワードに
ついては表示する文字種を変更しますか？」という質問
が表示される。文字種の変更を行う場合には（ステップ
;Y）、更にディスプレイ28上には「字体を大きくしま
すか？」という問が表示される。利用者26が字体を大き
くする場合を選択すると（ステップ;Y）、キーワード
データベース60（第４図）に存在するキーワードと同一
の文字あるいは記号を、受信したメールの中から検索す
る。そして、キーワードと同一の文字または記号が存在
した場合にはそれを１段階大きな文字種に変更する（ス
テップ）。後えば９ポイント、12ポイントおよび14ポ
イントの３種類の文字種をもって表示あるいは印刷を行
っている場合には、９ポイントで表示または印刷すべき
ところのキーワードを12ポイントで表示または印刷する
ことになる。

一方、ステップで字体を大きくすることを選択しな
かった場合には（Ｎ）、キーワードデータベース60に存
在するキーワードと同一の文字あるいは記号を、受信し
たメールの中から検索し、その部分については同一サイ
ズの他の文字種に変更して表示または印刷を行う（ステ
ップ）。例えば明朝体が通常使用されている場合に
は、キーワードの部分をゴシック体に変更し、他の部分
から明確に区別することができるようにする。

また、ステップで文字種の変更を望まなかった場合
には（Ｎ）、キーワードをメール文中に付加することに
なる。この際、ディスプレイ28上には、「付加する位置
は最初ですか？」という質問が表示される。利用者26が
“最初”すなわちメール文の先頭位置に表示されること
を希望した場合には（ステップ;Y）、キーワードデー
タベース60に存在するキーワードと同一の文字あるいは
記号を受信メールから検索する。そして、それらの検索
結果をメール文の最初の空白部分に付加する（ステップ
）。これに対して、ステップで先頭位置での表示を
好まなかった場合には（Ｎ）、前記したキーワードと同
一の文字あるいは記号を受信メールから検索し、これら
の検索結果としてキーワードと一致する単語、記号また
は文字列をメール文の最後に存在する空白部分に付加す
る（ステップ）ことになる。

ところで、このようなキーワード強調を行うために
は、事前にキーワードを設定しておくことが必要であ
る。

第７図はこの流れを表わしたものである。

まずCPU41はキーワードのリストを予めキーワードデ
ータベース60に登録しておく（第７図ステップ）。そ
して、メールの受信が行われる際には、キーワードを表
示するように設定する（ステップ）。ここでキーワー
ドの表示の態様は第６図で説明した通り各種のものが存
在する。

第８図はキーワードの表示態様を指定する際のディス
プレイおよび操作パネルの一部を表わしたものである。
ディスプレイ28上では、ウィンドゥ71内で“キーワード
強調”が指定され、新たに設定されたウィンドゥ74にお
いて“文字種を変更”することなく“付加する”ことが
指定され、同じく新たに設定された他のウィンドゥ75に
おいて“最後”の部分でなく“最初”の部分にキーワー
ドを付加することが指定されている。

（書式分類・題名分類） 利用者26は、受信したメールを分類整理してからその
内容を見ることもできる。この際には、第５図に示した
“書式分類”の箇所をマウスまたは操作パネル29の操作
によって指定する。“書式分類”が指定されると、分類
部58は定型書式のメール用紙に従って、メールの順番を
変更し、並び変える。利用者26がウィンドゥ71の題名分
類の箇所をマウスまたは操作パネル29で指定した場合に
は、定型書式に応じて題名の変更が行われる。すなわ
ち、CPU41は書式データベース64に格納されている定型
書式と受信したメールを比較し、受信したメールがこれ
らの定型書式の１つと一致する場合には、その定型書式
に付けられた“書式名”を取り出す。そしてこの“書式
名”をメールの元の題名の前に記号“＜ ＞”で囲んで
付加する。例えばメールの元の題名が「図書購入のお願
い」というもので、これが“依頼”という書式名の定型
書式を用いて記入されていたとする。この場合には、題
名が「＜依頼＞図書購入のお願い」と変更され、利用者
26がメールの目的を的確に知ることができるようにな
る。

（書式選択） 利用者26が定型書式を利用してメール文を作成する場
合には、ディスプレイ上のウィンドゥ71内の“書式選
択”という項目を指定する。

第９図はこのような選択が行われた状態を表わしたも
のである。“書式選択”の箇所がマウスまたは操作パネ
ル29の操作によって指定されると、ウィンドゥ71の隣に
ウィンドゥ77が設定され、ここに定型書式の一覧が表示
される。利用者26はここで所望の定型書式、例えば“図
書購入”という書式を選択する。すると、書式データベ
ース64から該当する定型書式が読み出される。なお、定
型書式の数が多い場合には、定型書式を更に用途別に区
分けしたものをウィンドゥ77に示し、そのうちの１つが
選択された状態でその下位の定型書式をディスプレイ28
内に表示するようにしてもよい。この他、使用頻度の多
い定型書式をウィンドゥ77に表示し、あまり使用されな
い書式はウィンドゥ77に表示された“その他”という項
目を選択することによって別のウィンドゥに表示した
り、あるいは同一のウィンドゥ77に重ね書きして表示す
るようにしてもよい。

このような操作で指定され読み出された定型書式は、
ディスプレイ28に表示した状態で必要項目を操作パネル
29等から入力し、メール文の作成を行う。

第10図は定型書式のメール文の送信作業の概要を表わ
したものである。

利用者が前記したようにウィンドゥ77内の所望の定型
書式を選択すると、書式利用部65はその定型書式を書式
データベース64から読み出す（第10図ステップ）。こ
の読み出された定型書式はディスプレイ28上に表示さ
れ、利用者26の操作に従って編集部66が定型書式の空欄
に記入を行う（ステップ）。作成されたメール文は文
書メモリ67に一時的に格納され、メール処理部53から送
信先に送り出される（ステップ）。

以上、メール文をディスプレイ28上で電子的に作成す
る場合について説明したが、これ以外の方法も可能であ
る。後者の場合、利用者26は読み出した定型書式を記録
部46で記録し、メール用紙として第２図に示す排出トレ
イ35上に排出させる。そして、この定型書式のメール用
紙に必要事項を手書きあるいはタイプ印刷し、イメージ
読取部31（第２図）に載置して画情報の読み取りを行わ
せ、その読取内容をディスプレイ28でチェックした後、
メールとして送信する。

（メールの送信方法） この実施例のメールサービスシステムからメールの送
信を行う形態は多様である。ここでメールの送信とは、
メールを他の箇所に転送する場合や、受信したメールに
対する返信をも含むものとする。メールの送信の代表的
な形態は次のようになる。

（ｉ）メールサービスシステム上で作成したメールの送
信。

定型書式を用いて作成したメールの送信については先
に説明した。メール用紙として定型書式をプリントアウ
トして必要事項を記入してメールサービスシステム22に
再入力する場合についても説明したが、この場合には入
力するメール文が定型書式を用いて記入されているの
で、書式および記入された文字等の認識率が高く、書式
を表わしたコード情報や文字コードに容易に変換するこ
とができる。変換結果はディスプレイ28上に画像として
表示することができるので、誤認識された箇所の文字等
の修正も行うことができる。もちろん、イメージ読取部
31で読み取ったイメージ情報をそのままネットワーク21
上に送出することも可能である。イメージ情報をネット
ワーク21上に直接送出する場合であっても、編集部66と
操作パネル29を用いて元のイメージ情報にコメント等の
付加的な情報を追加して送信を行うことも可能である。

（ii）持参したフロッピーディスクによるメールの送
信。

利用者26はフロッピーディスクを持参し、これをフロ
ッピーディスクドライバ25（第２図）からメールサービ
スシステム22の文書メモリ67に格納することができる。
格納したメール文はそのまま送信することも可能である
が、ディスプレイ28上に表示し編集部66を用いて操作パ
ネル29と対話しながら修正し、この後送信することも可
能である。

（iii）ファイルサーバに格納した文書の送信。

利用者26はクライアントネットワークインタフェース
部61を利用することで、ネットワーク21を通じて図示し
ないファイルサーバに保存しているファイルをメールサ
ービスシステム22に入力することができる。入力したフ
ァイルはディスプレイ28上でアイコン（絵文字）として
表示される。利用者26は、マウス等を用いて所望のアイ
コンを選択し、所望のファイルを指定して前記したフロ
ッピーディスクによるデータの入力と同様に対話的に処
理を行い、メールを送信する。

（iv）課金計算結果の付加 メールを送受信する際には、それらの前後に、利用の
処理に応じた課金計算結果を利用者26の要求に応じてデ
ィスプレイ28上に表示することができる。またこのよう
な計算結果をメールの送信文の最初の部分あるいは最後
の部分に付加して送信を行うこともできる。

最後に、このメールサービスシステム22を使用した遠
隔サービスについて説明する。

遠隔サービスは、ネットワーク21を通じて行われる。
第２図に示したように、利用者26はネットワーク21上に
配置されたワークステーション23等から送信あるいは受
信についてのサービス依頼を遠隔操作でメールサービス
システム22に対して行うことができる。このサービス依
頼は、メールサービスシステム22のネットワークインタ
フェース部54で受信される。ネットワークインタフェー
ス部54はこの受信データをメール処理部53に送り、ここ
でメール処理サービスが行われる。これは従来メールサ
ーバが持っていた機能と同様である。利用者26は、ワー
クステーション23からエミュレータの機能を用いて、す
なわちリモートサーバモニタとしての機能を用いてメー
ル処理部53の処理状況を知ることができる。これも従来
のメールサーバとワークステーションとの関係と同様で
ある。

第４図に示す中央制御装置51は、ユーザインタフェー
ス部55とメール処理部53、およびネットワークインタフ
ェース部54との間でのスケジュールの調整を図るために
設けられている。メール処理部53は、通常の場合、ネッ
トワークインタフェース部54およびユーザインタフェー
ス部55に対して優位のスケジュールで管理されるように
なっている。

「発明の効果」 以上説明したように請求項１記載の発明によれば、受
信したメールをキーワードで検索し、キーワードと一致
した語句の部分をメール文の空白部分に摘出して表示す
ることにしたので、本文中にキーワードであることを表
示する場合と比べて、抽出したキーワードが見やすく、
どのようなキーワードが表示されたかを本来の空白部分
を目でスキャンするだけで迅速にチェックすることがで
きる。

また請求項２記載の発明によれば、書式記憶手段にメ
ールの作成に使用する複数の書式を記憶しておき、メー
ルを受信した場合にはメール分類手段で書式ごとに並び
かえることにしたので、メールの内容に応じて書式を設
定しておけば、内容に立ち入ることなくメールを簡単に
分類することができ、これらの整理が容易になる。

さらに請求項３記載の発明によれば、書式記憶手段に
メールの作成に使用する複数の書式を記憶しておき、書
式選択手段でこのうちの任意の書式を選択できるように
したので、メール文の作成が容易になるだけでなく、定
型書式を送信側と受信側で共通して用意しておけば、書
式部分を指定するだけで受信側で書式を用意させること
ができ、伝送を効率的に行うことができるようになる。

また、請求項３記載の発明では、メール文における手
書き文字を認識する文字認識手段と、この文字認識手段
によって認識された文字をコード情報に直してメール文
を送信するメール文送信手段を備えることにしたので、
文字を手書き入力してこれをタイプしたと同様の体裁で
メール文として送信することができるという効果があ
る。

更に請求項４記載の発明では、履歴記憶手段がメール
通信手段によって通信されるメールの履歴を記憶し、統
計処理実行手段がメールの履歴を統計処理するので、送
受信されるメールの実施を把握することができ、メール
サービスシステムを効果的に運用することができる。

また請求項５記載の発明では、メールの分類処理ある
いはメールの履歴についての統計処理が行われたときに
はこれに課金を行うことにしたので、これらのサービス
の充実を図ることができ、結果としてメールサービスシ
ステムを効率的に行うことができるようになる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の請求項１記載の発明についてその原理
を示すブロック図、第２図〜第10図は本発明の一実施例
を説明するためのもので、このうち第２図はメールサー
ビスシステムを使用したネットワークの要部を表わした
構成図、第３図はメールサービスシステムの回路構成の
要部を示すブロック図、第４図はメールサービスシステ
ムの機能的な構成を表わしたブロック図、第５図はメニ
ュー用のウィンドゥの表示されたディスプレイおよび操
作パネルの平面図、第６図はキーワード強調の行われる
様子を示す流れ図、第７図はキーワード強調の設定作業
を示す流れ図、第８図はキーワード強調を指定する際の
ディスプレイおよび操作パネルを表わした平面図、第９
図は書式選択を行う際のディスプレイおよび操作パネル
を表わした平面図、第10図は定型書式のメール文の送信
作業の概要を表わした流れ図である。 15……キーワード格納手段、 16……キーワード照合手段、 17……表示手段、21……ネットワーク、 22……メールサービスシステム、 25……フロッピーディスクドライバ、 28……ディスプレイ、29……操作パネル、 31……イメージ読取部、41……CPU、 43、52……RAM、 51……中央制御装置、 53……メール処理部、 54……ネットワークインタフェース部、 55……ユーザインタフェース部、 57……キーワード部、 60……キーワードデータベース。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献 特開 昭57−48843（ＪＰ，Ａ) 特開 昭60−241348（ＪＰ，Ａ) 特開 昭59−200559（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−279363（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−312749（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) H04L 12/54 H04L 12/58 G06F 13/00

Claims (5)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】キーワードを格納するキーワード格納手段
   と、 受信したメール文とキーワードを照合するキーワード照
   合手段と、 このキーワード照合手段によってキーワードと一致した
   語句の部分をメール文の空白部分に摘出して表示する表
   示手段 とを具備することを特徴とするメールサービスシステ
   ム。
2. 【請求項２】メールの作成に使用する複数の書式を記憶
   する書式記憶手段と、 この書式記憶手段に記憶した書式のいずれかによって作
   成されたメールを受信するメール受信手段と、 書式によるメールの分類を指示する分類指示手段と、 この分類指示手段によってメールの分類が指示されたと
   き受信したメールの順番を書式に従って並びかえるメー
   ル並びかえ手段 とを具備することを特徴とするメールサービスシステ
   ム。
3. 【請求項３】メールの作成に使用する複数の書式を記憶
   する書式記憶手段と、 この書式記憶手段に記憶した書式から任意の１つを選択
   する書式選択手段と、 この書式選択手段によって選択された書式を用いて手書
   き文字でメール文を作成するメール文作成手段と、 このメール文作成手段によって作成されたメール文にお
   ける手書き文字を認識する文字認識手段と、 この文字認識手段によって認識された文字をコード情報
   に直してメール文を送信するメール文送信手段 とを具備することを特徴とするメールサービスシステ
   ム。
4. 【請求項４】ネットワークを通じてメールを送受信する
   メール通信手段と、 このメール通信手段によって通信されるメールの履歴を
   記憶する履歴記憶手段と、 入力されたデータを統計処理する統計処理手段と、 前記履歴記憶手段によって記憶されたメールの履歴を前
   記統計処理手段に渡して統計処理を実行させる統計処理
   実行手段 とを具備することを特徴とするメールサービスシステ
   ム。
5. 【請求項５】メールの分類処理あるいはメールの履歴に
   ついての統計処理等のメールに対する特別のサービスに
   対してその利用を判別するサービス利用有無判別手段
   と、 このサービス利用有無判別手段が前記特別のサービスが
   利用されたと判別したとき利用料金を課金する利用料金
   課金手段 とを具備することを特徴とする請求項２または請求項４
   記載のメールサービスシステム。