JPS63141176A - 電子伝票システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子伝票システム、特に企業内における伝票を
電子メールにより送受する電子伝票システムに関する。

〔従来の技術〕

従来、電子メールは、公衆通信網を利用するものでは内
容をファクシミリにより送受しているものが多く、企業
内で用いられるものでは端末に表示器付のキーボードを
用いて、情報の送受を行っているものも多用されている
。

ところで企業内での電子メールではメールとして伝票の
送受を行っている場合があり、この場合メールの宛先の
決定には各種の方式が用いられている。例えば、発信者
が発信の都度その宛先（多くめ場合、メール番号と氏名
の組み合わせである）を指示する方法や、予めメール種
別ごとの発信者ごとに規定の形式の表にその宛先を記入
してシステムに登録しておき、発信された時に電子メー
ルシステムが該当する表を検索して自動的に宛先を決定
する方法が用いられ、この方法では一度に複数の宛先に
同報することも可能としている。又、もう少し進歩した
方法として予めメール種別ごとの発信者別にメールの通
過経路（ルート）を定義した規定形式の表を電子メール
システムに登録しておき、メール（伝票）が最初に発信
されら時にその表のコピーが自動的に生成され、メール
（伝票）１件毎に伝票実体と結び付けられたそのコピー
の表はメールがこの経路表に指定されているルートを進
む毎に実績で消し込まれ、メール１件毎のルート管理が
行なわれるものもある。そして、これらの方法はいづれ
も単なる電子メモ、電子通知、電子文書、電子レターと
いったいわゆる電子メールを対象とした方法としては機
能的に充分に実用的な方法として用いられている。

〔発明が解決しようとする問題点〕

しかしながら、伝票事務処理の流れには伝票の追記や承
認の他、伝票のチェック、転記、集計。

送付、保管コピー等があり、さらにルートの条件分岐処
理や、ルートのループ防止管理等を必要とし、伝票の事
務処理に合った電子メール化（以下「電子伝票システム
」という）には、従来の電子メールのみを対象とした宛
先の決定だけでは単純すぎて実情に合わないばかりか、
却って面倒が増すという欠点がある。

本発明の目的は、従来の電子メールの機能の他に、事務
処理フローに基づいた事務処理フロー管理手段を設ける
ことにより、伝票のフローの自動化と伝票処理の自動化
のできる電子伝票システムを提供することにある。

〔問題点を解決するための手段〕

本発明の電子伝票システムは、伝票入力と表示と印刷と
の行なえる端末装置と、メールボックスファイルと伝票
実体格納ファイルと電子メール送受信機構とを有する電
子メール装置と、前記メール送受信機構から伝票の着信
の通知を受けて前記伝票実体格納ファイルに格納された
前記伝票の内容を読取り発信部門以外への配送が要求さ
れているときは事務処理フロー記述ファイルを参照して
宛先を決定する伝票管理機構と、前記事務処理フロー記
述ファイルが伝票の内容処理を要求するときは事務処理
の自動化処理プログラムを起動して処理結果を前記伝票
管理機構に通知する事務処理自動化処理プログラム起動
・監視機構とを有して構成される。

〔実施例〕

次に本発明の実施例について図面を参照して説明する。

第１図は本発明の一実施例の構成図で端末装置１と電子
メール送受信機Ｍ２と、メールボックスファイル３と、
伝票実体格納ファイル４と、伝票管理機構５と、承認情
報制御機構６と、事務処理フロー記述ファイル７と、事
務処理フロー管理機構８と、事務処理自動化処理プログ
ラム起動・監視機構９と、事務処理自動化処理プログラ
ムとで構成されている。

端末装置１は電子メール送受信機構２に接続されて識別
カード挿入等を行なった特定の掻音のみ、伝票入力、表
示および印刷のできる端末であり、電子メール送受信機
ｆｌ！ｔ２は端末装置１と伝票実体格納ファイル４との
間の伝票の転送と共に伝票実体格納ファイル４への伝票
の格納の通知を伝票管理機構５に伝える。メールボック
ス３はメールボックスを構成する制御構造を持ったファ
イルであり、伝票実体格納ファイル４は電子メール実体
を格納するファイルである。伝票管理機構５は電子メー
ル送受機構との情報交換窓口（インタフェース）の役目
をするとともに、伝票の形式や内容をチェックして、承
認情報制御機構６および事務処理フロー管理機構８への
制御の振分けを行う。承認情報制御機ｆｌｌＩ６は伝票
内にもっている承認履歴に関する情報を検査し、承認処
理ルールに沿って承認がされるように一部門内の承認ル
ー■・の制御を行う機能を持っている。事務処理フロー
管理機構Ａは電子メールを事務処理フロー記述ファイル
７を参照して、事務処理フローの流れに沿って処理する
ための制御を行う。事務処理フロー記述ファイル７は事
務処理フロー記述を格納するファイルである。事務処理
フロー記述とは事務の処理手順を記号化して記述したも
のをパラメータ化して記述したものであり、この方法に
ついては後に詳細に記述する。事務処理自動化処理プロ
グラム起動・監視機構９は事務処理フロー記述に従って
事務処理自動化処理プログラム１０を起動し、その実行
結果を監視する機構である。事務処理自動化処理プログ
ラム１０は自動的に実行したい事務処理機能を実行する
ものである。

第２図および第３図はそれぞれ第１図のメールボックス
３からメール（伝票）を取り出すときの端末装置１の表
示部に表示されるメール総括衣の形式図およびメール明
細表の形式図で、第２図では到着伝票を伝票側、分類別
に集計して表示させ、第３図では第２図から特定の伝票
の特定の分類を選択して第２図の下段の選択欄から「明
細表示」を選択したときに表示される伝票の明細表示を
例として示したものである。

第４図は第１図のメールボックスファイル３の構造図で
、メールが発信されたときにはメール明細が宛先のメー
ルボックスの該当伝票種別でメール分類のメール明細表
レコードに追加登録されることを示している。またメー
ルが取り出された後に発信されて別のメールボックスに
移し替えられた時には元のメールボックスのメール明細
レコードが削除される。なお、メールボックスは通常個
人単位に設定されるが、同時に組織上の部門単位やプロ
ジェクトや仕事のグループ単位に設定することもある。

メールの宛先とはこのメールボックスを特定するもので
あり、通常［部門コード十個人コード」等で管理される
。

第５図は第１図の伝票実体格納ファイル４の構造図で、
メールボックスの明細レコードに格納されている伝票番
号を索引キーにして伝票実体が検索できる構造になって
いる。伝票実体は伝票レコードに複数のレコードに別け
て格納されている。

第６図は第５図の伝票レコードの構造図である。

伝票実体はＦｏｒｍ　　Ｈｅａｄｅｒ、ＦｏｒｍＦｌａ
ｔａ、Ｉｍａｇｅ　　Ｄａｔａの３つに分類されて管理
され、Ｆｏｒｍ　　Ｈｅａｄｅｒには伝票の形式（線１
色１文字）、データ項目の属性、計算式２条件式、承認
情報欄の履歴情報等伝票管理上の基本情報が格納されて
いる。Ｆｏｒｍ　　Ｄａｔａには伝票に入力された文字
データが格納されている。Ｉｍａｇｅ　　Ｄａｔａはそ
の伝票にイメージ情報が含まれている場合のみ付加され
るもので、端末装置に付加された画像入力装置等から入
力された画像情報を既定の方式でデータ圧縮して格納さ
れる。

次に、本発明の制御の中心をなす第１図の事務処理フロ
ー記述ファイル７に格納される事務処理フローのソース
記述について説明を進める。

第７図は通常とこても使用している代表的な事務処理の
工程図である。伝票の事務処理はこの例で示すような事
務処理続きに従って行われている。起票部門では文房具
要求伝票を起票して、係長と課長の承認印を押して庶務
課に持って行くと、庶務課の担当者は要求品目が在庫対
象品目か否かにより２つの処理方法をとる。在庫対象品
目の場合にはただちに在庫品から出庫手続きを行い要求
者に送付してくれる。非在庫品の場合には購入手続きの
為に庶務課上司の承認印をもらって購入手続きを行う。

物品が納入されると要求部門に送付すると共に、請求書
に上司の承認印をもらって経理課へ送付する。経理課で
は係長１課長が承認して元帳に記帳する。ということを
表わしている。

第８図は第７図の事務処理手続きを本発明の「事務処理
自動化フロ、−記述の方式」により処理の自動化を意識
して書き直した工程図である。第８図では文房具要求書
は電子伝票であり、白紙の文房具要求伝票を呼び出して
必要項目のデータを入力して発信すると、本発明の伝票
管理機構を始めとする電子メール自動制御方式によって
上司にメールされ次々に承認処理され完了すると、事務
処理自動化処理プログラムである「自動照合処理」が起
動される。自動照合処理の結果非在庫品の場合には庶務
課のメールボックスに前記伝票がメールされる。在庫品
の場合には出庫手続きの指示が同様に庶務課に指示され
る。庶務課ではメールされた非在庫品の文房具要求書に
それぞれ承認処理すると、本発明の電子メール自動制御
方式によって事務処理自動化処理プログラムである「注
文書発行処理」が起動される。自動的に発行された注文
書は庶務課のメールボックスに送られ購買手続きが実施
される。購買手続きが完了すると注文書に対応した請求
書の電子伝票を発行して（事前に自動発行して電子キャ
ビネット等のファイルに格納しておき、取り出す）上司
の承認処理を行う。

承認が完了すると、再び事務処理自動化処理プログラム
である「仕訳元帳記帳処理Ｊが起動されることを示して
いる。

第９図は事務処理フロー記述の作成手順を示す工程図で
ある。先ず第７図の現状事務処理フローをまず作成する
（ステップ■）。続いて第８図の事務処理自動化フロー
記述を作成する（ステップ■）。次に事務処理自動化フ
ロー記述を後述の第１０図の例で示すレイアウトのコー
ディングシートに規定の規約に従ってコード化して記述
する（ステップ■）、即ちフローという図面を記号化し
てコンピュータの判読い易い形式にして、テキス■・エ
ディターでソースプログラムの様に登録する〈ステ・ツ
ブ■〉。次にステップ■で登録したソース記述を記述形
式・内容のエラー診断をしてリストに出力する（ステッ
プ■）０次にステップ■でエラーがないソース記述を、
他に同様にして作らされた事務処理記述が有る場合には
、この記述と結合して「事務処理フロー記・述ファイル
」に登録することを示している。

第１０図は第９図の工程に従って作られた事務処理フロ
ーのソース記述の形式図で、図においてＦＬＯ訃ＩＱと
は事務処理作業自体に付ける名前であって他との区別を
する為のもの、工程とは１つのＦＬｏｌｌ−１０のなか
を区切るものである、ＦＯＲＩＩＩ−１１１とは伝票種
別を識別するものであり、発信部門とは伝票の発信部門
である。次工程とは次に実行すべき工程を指定するもの
、区別とは宛先が部門であるのか伝票処理自動化処理プ
ログラムであるのかを指定するもの、宛先部門とは直接
宛先部門のコードを指定するか又は設定のルールの名称
を指定するもの、仕分は手段とは部門内の担当者名を決
定する手段を指定するもの、パラメータとは該当伝票に
ないする処理を規定するコマンドの記述領域である。

次に、第１図における伝票の発信から着信までの動作に
ついて説明を進める。まず端末装置（ａ）１から発信さ
れた電子メール（以下伝票という）は、電子メール送受
信機構１２によって伝票実体格納ファイル４に格納され
ると共に、伝票管理機構５に通知される。伝票管理機構
５は伝票実体格納ファイル４から上記の伝票を読み出し
、その形式と内容とをチェックし、伝票が一部門内の承
認処理で済むときは、承認情報制御機構６によって次の
承認処理宛先を決定してもらう、伝票管理機構５が部門
内の承認を完結した伝票であるときには、事務処理フロ
ー管理機構８に依頼してメールの条件に合致する事務処
理フロー記述ファイル７を読み出してもらい、次の処理
を決定してもらう。

事務処理フロー管理機構８は事務処理フロー記述ファイ
ル７の記述レコードに事務処理自動化処理プログラム１
０の起動が指示されていれば、該当する自動化処理プロ
グラム１０の起動を事務処理自動化処理プログラム起動
・監視機構９に要求する。そこで、事務処理自動化処理
化プログラム起動・監視機構９は事務処理自動化プログ
ラム１０を起動する。事務処理自動化プログラム１０は
前記の伝票に対して既定の処理を行いその結果を伝票実
体格納ファイル４に再格゛納する。また、事務処理自動
化処理プログラム１０が新たに生成する伝票も同様に伝
票実体格納ファイル４に登録される。事務処理自動化処
理プログラム起動・監視機構９は伝票管理機構５に対し
て事務処理自動化処理プログラム１０が登録した伝票を
通知する。伝票管理機構５は事務処理自動化処理プログ
ラム１０から伝票実体格納ファイル４に送られた伝票の
通知を受けて、前記受信伝票の場合と同様に事務処理フ
ロー記述を参照して、その伝票のメール宛先を決定し、
宛先のメールボックスにその伝票を登録する。次いで端
末装置（ｂ〉１は通常のメール着信と同様に自己当ての
伝票を取り出して表示する。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明は従来、紙と印鑑を使用し
て処理してきた伝票事務処理を紙を使用しないで電子的
手段によって達成するものであり、処理の自動化と送配
の自動化により高速処理が行なわれるばかりでなく、使
用者の識別機能を持った端末が使用されるので信頼性も
高くなるという効果がある。

また、事務処理の流れや事務処理自動化処理の起動条件
をパラメータ記述化してファイルに登録し、システムと
独立して更新できることによって、しばしば発生する事
務フローの変化に対しても対処仕易い構造となり、変化
に強いシステムが作成できると云う効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の構成図、第２図は電子メー
ル利用者がメール（伝票）をメールボックスから取り出
すときに画面に表示される到着電子伝票の総括票の形式
図、第３図は電子メール利用昔がメール（伝票）をメー
ルボックルから取り出すときに画面に表示される明細表
の形式図、第４図はメールボックスの構造図、第５図は
伝票実体を格納するファイルの構造図、第６図は第５図
の伝票レコードの詳細構造を示す構造図、第７図は代表
的な事務処理の工程図、第８図は第７図を本発明の事務
処理自動化処理フローを意識して言直した工程図、第９
図は事務処理フロー記述をファイルに登録する迄の手順
を示す工程図、第１０図は第９図の中で示す事務処理フ
ローのソース記述の形式図である。 １・・・端末装置、２・・・電子メール送受信機構、３
・・・メールボックスファイル、４・・・伝票実体格納
ファイル、５・・・伝票管理機構、６・・・承認情報側
ｍ機構、７・・・事務処理フロー記述ファイル、８・・
・事務処理フロー管理機構、９・・・事務処理自動化処
理プログラム起動・監視機構、１０・・・事務処理自動
化処理プログラム。 ′Ｘ５　１　回 ＹＪ２　　　図 箭　３　図 ′ｆＪ６−　　図 負５　　　乙　　　図 箭　５　　図 箭　　９　　国

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 伝票入力と表示と印刷との行なえる端末装置と、メール
   ボックスファイルと伝票実体格納ファイルと電子メール
   送受信機構とを有する電子メール装置と、前記メール送
   受信機構から伝票の着信の通知を受けて前記伝票実体格
   納ファイルに格納された前記伝票の内容を読取り発信部
   門以外への配送が要求されているときは事務処理フロー
   記述ファイルを参照して宛先を決定する伝票管理機構と
   、前記事務処理フロー記述ファイルが伝票の内容処理を
   要求するときは事務処理の自動化処理プログラムを起動
   して処理結果を前記伝票管理機構に通知する事務処理自
   動化処理プログラム起動・監視機構とを有することを特
   徴とする電子伝票システム。