JP2001318864A - データ処理装置、および、記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明の課題は、メール送信先のソフトウェ
ア環境に応じて添付ファイルや言語の形式を変更し、確
実に受信相手に電子メールの内容を伝えることである。 【解決手段】 ＣＰＵ２は、受信したメールの言語形式
を判別して記憶し、メールを送信する際には、相手の利
用する言語形式に合わせて送信メールの言語形式を変換
して送信する。また、受信したメールに添付ファイルが
ついている場合には、そのファイルを作成したソフトを
検知してメモリに記憶する。そして、ファイルを添付し
てメールを送信する際に、メモリから相手が利用するフ
ァイルの形式を検索して、添付ファイルの形式を検索し
た形式に変換する。更に、送信メールに添付したファイ
ルを一定時間経過した後にも送信先から開封した通知が
ない場合には、添付ファイルの形式をテキスト形式に変
換して、再度送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、通信相手のソフト
ウェア環境に合わせて電子メールを送信するデータ処理
装置、およびそのデータ処理プログラムを記憶する記憶
媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年のコンピュータ等の電子機器間でや
り取りされる電子メールでは、既に作成した表や文章、
画像等のファイルを電子メールの本文に添付して送信す
ることができる。また、ファイルが添付された電子メー
ルを受信した場合には、その添付ファイルを作成したソ
フトウェアと同等のソフトウェアによって添付ファイル
を展開することで、内容を見ることができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、メール
受信側の電子機器に添付ファイルに対応するソフトウェ
アがない場合には、メール受信者はその添付ファイルを
見ることができないという問題があった。あるいは、メ
ール受信者にあって、対応するソフトウェアがメール受
信機器内に装備されているものの、使い慣れたソフトウ
ェアとは異なる種類であるため使い勝手がわからないと
いう煩わしさから、受信した添付ファイルを見ないとい
う問題が起こり得た。

【０００４】あるいは、近年の電子メールでは、テキス
ト形式とＨＴＭＬ形式等の言語形式を選択して文章を送
信することができるが、テキスト形式即ち文字コードの
みを扱うメールソフトウェアを利用する電子機器にＨＴ
ＭＬ形式等による高次の言語を用いた電子メールを送信
した場合、電子メールの内容が文字化けし、受信者が解
読できないという問題があった。

【０００５】本発明の課題は、メール送信先のソフトウ
ェア環境に応じて添付ファイルや言語の形式を変更し、
効率良く受信者に電子メールの内容を伝えることであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
送信先で利用されるファイルの形式をメールアドレスに
対応付けて記憶する記憶手段（例えば、図３の利用ソフ
ト形式表３ａ）と、ファイルを添付してメールを送信す
る際に、送信先のメールアドレスに対応するファイルの
形式を前記記憶手段から検索する検索手段（例えば、図
１のＣＰＵ２；図８の送信処理のステップＳ１２〜Ｓ１
４）と、メールに添付するファイルの形式を前記検索手
段により検索された形式に変換する変換手段（図１のＣ
ＰＵ２；図８の送信処理のステップＳ１５）と、前記変
換手段により変換されたファイルを添付してメールを送
信先に送信する送信手段（図１のＣＰＵ２；図８のステ
ップＳ２１）と、を有することを特徴としている。

【０００７】この請求項１記載の発明によれば、記憶手
段は、送信先で利用されるファイルの形式をメールアド
レスに対応付けて記憶し、検索手段は、ファイルを添付
してメールを送信する際に、送信先のメールアドレスに
対応するファイルの形式を前記記憶手段から検索し、変
換手段は、メールに添付するファイルの形式を前記検索
手段により検索された形式に変換し、送信手段は、前記
変換手段により変換されたファイルを添付してメールを
送信先に送信する。

【０００８】また、請求項７記載の発明は、送信先で利
用されるメールの形式をメールアドレスに対応付けて記
憶する記憶手段（図２の言語形式管理表３ｃ）と、メー
ルを送信する際に、送信先のメールアドレスに対応する
メールの形式を前記記憶手段から検索する検索手段（図
１のＣＰＵ２；図８の送信処理のステップＳ１９）と、
メールの形式を前記検索手段により検索された形式に変
換する変換手段（図１のＣＰＵ２；図８の送信処理のス
テップＳ１９）と、前記変換手段により変換されたメー
ルを送信先に送信する送信手段（図１のＣＰＵ２；図８
の送信処理のステップＳ２１）と、を有することを特徴
としている。

【０００９】この請求項７記載の発明によれば、記憶手
段は、送信先で利用されるメールの形式をメールアドレ
スに対応付けて記憶し、検索手段は、メールを送信する
際に、送信先のメールアドレスに対応するメールの形式
を前記記憶手段から検索し、変換手段は、メールの形式
を前記検索手段により検索された形式に変換し、送信手
段は、前記変換手段により変換されたメールを送信先に
送信する。

【００１０】従って、予め記憶手段に送信先のメールア
ドレスと、送信先で利用されるメール形式、及びファイ
ル形式を記憶しておけば、送信先がメールを利用する環
境に合わせてメールを送信することができる。このた
め、送信先でメールが文字化けしたり、添付ファイルを
展開するためのソフトがないために、ファイルの内容を
見ることができないといった問題が生じることがなく、
送信したメールを確実に受信者が見ることができる。

【００１１】請求項６記載の発明は、ファイルを添付し
てメールを送信するための送信手段を有するデータ処理
装置であって、ファイルを添付して送信したメールにつ
いて、該メールの送信先が該メールを開封したことを検
知するメール開封検知手段（図１のＣＰＵ２；図１１の
メール再送信処理のステップＳ５１）と、該メールの送
信先が該添付ファイルを開封したことを検知する添付フ
ァイル開封検知手段（図１のＣＰＵ２；図１０の登録処
理ＢのステップＳ４０）と、前記メール開封検知手段に
より送信先がメールを開封したことを検知された後、所
定の時間が経過しても前記添付ファイル開封検知手段に
より送信先が添付ファイルを開封したことを検知されな
い場合に、該添付ファイルの形式をメール本文の形式に
変換する変換手段（図１のＣＰＵ２；図１１のメール再
送信処理のステップＳ５３〜Ｓ５４）と、前記変換手段
により変換されたメールを送信先に再送信する再送信手
段（図１のＣＰＵ２；図１１のメール再送信処理のステ
ップＳ５５）と、を有することを特徴としている。

【００１２】この請求項６記載の発明によれば、ファイ
ルを添付してメールを送信するための送信手段を有する
データ処理装置であって、メール開封検知手段は、ファ
イルを添付して送信したメールについて、該メールの送
信先が該メールを開封したことを検知し、添付ファイル
開封検知手段は、該メールの送信先が該添付ファイルを
開封したことを検知し、変換手段は、前記メール開封検
知手段により送信先がメールを開封したことを検知され
た後、所定の時間が経過しても前記添付ファイル開封検
知手段により送信先が添付ファイルを開封したことを検
知されない場合に、該添付ファイルの形式をメール本文
の形式に変換し、再送信手段は、前記変換手段により変
換されたメールを送信先に再送信する。

【００１３】従って、送信先の利用するファイル形式が
記憶手段に記憶されておらず、生成したファイル形式の
ままで送信先に送信した場合や、送信先においてメール
アドレスは変更しないものの、メールを送受信する機器
の環境を変更したために利用するファイル形式も変更し
た場合等の種々の場合にも確実に受信者にメールの内容
を伝えることができる。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、図を参照して本実施の形態
を詳細に説明する。まず、構成を説明する。図１は、本
発明の実施の形態におけるデータ処理装置１の要部構成
を示すブロック図である。同図において、データ処理装
置１は、ＣＰＵ２、メモリ３、記憶媒体４、記憶媒体読
取部５、入力部６、表示部７、時計部８及び伝送制御部
９とから構成されており、記憶媒体４を除く各部はバス
１０により接続されている。

【００１５】ＣＰＵ（Central Processing Unit）２
は、メモリ３或いは記憶媒体４内に格納されているシス
テムプログラム及び当該システムに対応する各種アプリ
ケーションプログラムの中から指定されたアプリケーシ
ョンプログラムをメモリ３内の図示しないプログラム格
納エリアに展開する。そして、入力部６から入力される
各種指示あるいはデータをメモリ３内のワークメモリエ
リアに一時的に格納し、この入力指示及び入力データに
応じてメモリ３や記憶媒体４内に格納されたアプリケー
ションプログラムに従って各種処理を実行する。また、
その処理結果をメモリ３内に格納するとともに、表示部
７に表示し、入力部６から入力指示されるメモリ３或い
は記憶媒体４内の保存先に保存する。

【００１６】また、ＣＰＵ２は、伝送制御部９を介して
外部から電子メール（以下、単にメールという）を受信
すると後述する登録処理Ａ（図７参照）を実行すること
で、受信したメールの言語形式を判別して言語形式管理
表３ｃ（図２参照）に登録し、また、受信メールにファ
イルが添付されている場合には、その添付ファイルから
送信先が利用するソフトウェア（以下、単にソフトとい
う）の種類を判断して利用ソフト形式表３ａ（図３参
照）に登録する。

【００１７】言語形式管理表３ｃには、図２に示すよう
に、ＣＰＵ２が受信したメールのヘッダから読取ったメ
ール送信者のメールアドレスおよび言語形式（例えば、
テキスト形式やＨＴＭＬ形式等）が記憶される。また、
利用ソフト形式表３ａには、図３に示すように、過去に
メールをやり取りした通信相手のメールアドレスと相手
が利用するソフト名（及び、ソフトの形式）が記憶され
ている。例えば、図３に示す利用ソフト形式表３ａによ
れば、ワープロ文書用のソフトと、表計算用のソフトを
区別して管理する。なお、ＣＰＵ２は、これらの表をメ
モリ３内に保存する。

【００１８】また、ＣＰＵ２は、過去に利用ソフト形式
表３ａに記憶したソフトとは異なる種類のソフトによっ
て作成されたファイルを、同じ通信相手から受信した場
合には、利用ソフト形式表３ａの内容を更新して常に新
しいデータをメモリ３に記憶させる。

【００１９】このように、ＣＰＵ２は、言語形式管理表
３ｃ及び利用ソフト形式表３ａを作成することで、通信
相手の機器に搭載されたメールソフトの環境、および、
通信相手がワープロ文書や表計算用に利用しているソフ
トの種類を管理する。

【００２０】一方、既に作成したファイルを添付してメ
ールを送信する場合には、ＣＰＵ２は、メモリ３から利
用ソフト形式表３ａを読み出して、送信先で利用される
ソフトを参照し、添付ファイルの形式を送信先の利用ソ
フトの形式に合わせて変換した後、伝送制御部９に出力
して送信先に送信させる。

【００２１】例えば、図５（ａ）に示すような送信メー
ル２３を作成した場合に、ＣＰＵ２は、以下の処理を行
う。同図（ａ）に示す送信メール２３は、「ｔａｎａｋ
ａ＠〜」と「ｏｙａｍａ＠〜」二人に宛てて作成したも
のであり、「二太郎ＤＡＳＨ」で作成したワープロ文書
と、「ＡＸＣＥＬ ９４」で作成した表を添付したもの
である。この２つのソフトを相手が使用しているか否か
を確かめるために、ＣＰＵ２は、メモリ３から利用ソフ
ト形式表３ａを読み出して、メールアドレス「ｔａｎａ
ｋａ＠〜」及び「ｏｙａｍａ＠〜」を検索し、二人が利
用するワープロ文書用ソフトと表計算用ソフトを検索し
て送信メール２３に添付されたファイルのソフトと比較
する。

【００２２】図３に示す利用ソフト形式表３ａによれ
ば、「ｔａｎａｋａ＠〜」は、ワープロ文書用のソフト
として「Ｊ−ＷＯＲＤ ９５」を、表計算用のソフトと
して「ＡＸＣＥＬ ９５」を利用しており、「ｏｙａｍ
ａ＠〜」は、ワープロ文書用に「二太郎ＤＡＳＨ」を、
表計算用に「Ｊ−ＷＯＲＤ ９７」を利用していると記
憶されている。従って、ＣＰＵ２は、「ｔａｎａｋａ＠
〜」への送信メール２４（図５（ｂ）参照）では、「二
太郎ＤＡＳＨ」で作成したワープロ文書の形式を「Ｊ−
ＷＯＲＤ ９５」の形式に変換し、「ｏｙａｍａ＠〜」
への送信メール２５（図５（ｂ）参照）では、「ＡＸＣ
ＥＬ ９４」で作成した表の形式を「Ｊ−ＷＯＲＤ ９
７」に変換してそれぞれ添付する。

【００２３】また、同じ種類の表計算や文章作成用のソ
フトであっても、バージョンの違いにより互換性が異な
ることがある。例えば、高いバージョンのソフトを用い
れば低いバージョンのソフトによって作成されたファイ
ルを見ることができるが、逆に高いバージョンによって
作成されたファイルを低いバージョンのソフトでは見る
ことができない。そこで、１つのソフトによって、他の
如何なるソフトで作成したファイルを展開できるかを表
記した互換表を予め作成し、メモリ３に格納する。例え
ば、図４に示す互換表３ｂによれば、「二太郎ＤＡＳ
Ｈ」は、「二太郎」及び「二太郎ｖｅｒ４」で作成され
たワープロ文書を展開できることが表記されている。

【００２４】従って、送信先で利用されるソフトと送信
メールに添付するファイルを作成したソフトとのバージ
ョンが異なる場合には、ＣＰＵ２は、メールを送信する
際にメモリ３から互換表３ｂを呼び出して参照する。デ
ータ処理装置１が有するソフトに対して通信相手の有す
るソフトのバージョンが低い場合には、相手のバージョ
ンに合わせてファイルの形式を変換する。一方、通信相
手の有するソフトのバージョンがデータ処理装置１の有
するソフトよりも高い場合には、相手がそのファイルを
見ることができることとして変換しない。

【００２５】例えば、図５（ａ）に示す基となる送信メ
ール２３を「ｔａｎａｋａ＠〜」に送信する場合、「ｔ
ａｎａｋａ＠〜」への送信メールには、図３に示す利用
ソフト形式表３ａの内容に基づいて、「二太郎ＤＡＳ
Ｈ」で作成したワープロ文書の形式を「Ｊ−ＷＯＲＤ
９５」の形式に変換することとした。一方、基となる送
信メール２３に添付された表は、「ＡＸＣＥＬ ９４」
で作成したものであるが、「ｔａｎａｋａ＠〜」が表計
算に利用するソフトは「ＡＸＣＥＬ ９５」であり、バ
ージョンが異なる。そこで、ＣＰＵ２は、メモリ３に記
憶された互換表３ｂから相手の利用ソフト「ＡＸＣＥＬ
９５」を検索し、「ＡＸＣＥＬ ９５」によって展開
できるソフトの中に「ＡＸＣＥＬ ９４」があるか否か
を判断する。図４に示す互換表３ｂによれば、「ＡＸＣ
ＥＬ ９５」は「ＡＸＣＥＬ ９４」によって作成され
た表を展開できるため、ＣＰＵ２は、添付する表の形式
を変換せずに送信メールに添付する（図５（ｂ）の送信
メール２４参照）。

【００２６】また、本実施の形態におけるデータ処理装
置１では、ＣＰＵ２は、既成ファイルを添付してメール
を送信する際に、通信相手が該メールを開封したか、ま
た、添付ファイルをどのソフトによって開封したかを通
知するように請求するための開封通知請求コードをメー
ルに付加して送信する。また、開封通知請求コードを付
けて送信した場合には、その送信記録を送信メール管理
表に記憶する。図６は、送信メール管理表３ｄの一例を
示す図であり、送信日時、メールアドレス、添付ファイ
ル名、そのファイルを作成したソフト名、及び送信先が
メールを開封した開封日時等の送信記録が記憶される。
なお、メールの送信先からメールの開封通知を受信する
と、ＣＰＵ２は、該開封通知から送信先がメールを開封
した日時を検知し、メモリ３の送信メール管理表３ｄを
読み出して該当する送信記録を検索し、検知した開封日
時を記録する。

【００２７】また、ＣＰＵ２は、メールの開封通知を受
信した後、所定の時間が経過しても添付ファイルを開封
し、展開したソフト名を知らせるための添付ファイル開
封通知が送信先から送信されない場合には、添付ファイ
ルの内容をテキスト文書に変換して再度送信する処理
（後述するメール再送信処理（図１１参照））を実行す
る。また、所定時間内に送信先から添付ファイル開封通
知を受信した場合には、後述する登録処理Ｂ（図１０参
照）を実行することで、受信した該通知から相手が添付
ファイルを展開するために利用したソフトを検知し、相
手が利用するソフトを利用ソフト形式表３ａに登録する
とともに、送信メール管理表３ｄから該当する送信記録
を削除する。

【００２８】一方、外部機器から開封通知請求コードが
付加されたメールを受信した場合には、ＣＰＵ２は、後
述する開封通知処理（図９参照）を実行することで、メ
ールの開封通知および添付ファイルの開封通知（如何な
るソフトで開封したか等を含む）を該メールの送信元に
伝送制御部９を介して送信する。

【００２９】メモリ３は、ＲＡＭ（Random Access Memo
ry）等によって構成されており、メモリ３や記憶媒体４
に格納されたアプリケーションプログラムをＣＰＵ２が
実行する際にプログラムを展開して実行するためのワー
クメモリエリア３ｆを有し、また、入力指示や入力デー
タ、各種処理結果等を格納するワークメモリエリアを有
する。また、図１に示すように、メモリ３には前述の、
言語形式管理表３ｃ（図２参照）、利用ソフト形式表３
ａ（図３参照）、互換表３ｂ（図４参照）、送受信メー
ル管理表３ｄのデータが記憶されている。また、送受信
したメールデータや添付ファイルデータを格納する送受
信メールデータ３ｅを有する。

【００３０】記憶媒体読取部５は、プログラムやデータ
等が予め記憶されている記憶媒体４を有しており、この
記憶媒体４は磁気的、光学的記憶媒体、もしくは半導体
メモリで構成されている。この記憶媒体４は、記憶媒体
読取部５に固定的に設けたもの、もしくは着脱自在に装
着するものであり、記憶媒体４には、システムプログラ
ム及び当該システムに対応する各種アプリケーションプ
ログラム、各種処理プログラムで処理されたデータ、文
書データ等を記憶する。更に、記憶媒体４には、後述す
る登録処理Ａ及びＢ、送信処理、開封通知処理、メール
再送処理等をＣＰＵ２が実行するためのプログラム、ま
た、メールを送受信するための各種ソフトが記憶されて
いる。

【００３１】また、この記憶媒体４に記憶するプログラ
ム、データ等の一部もしくは全部をメールサーバが有す
る記憶媒体内に一括管理し、メールを送受信する際に、
メールサーバが本発明に係る処理の一部もしくは全部を
実行する構成にしてもよい。あるいは、記憶媒体４に記
憶するプログラム、データ等の一部もしくは全部をサー
バやクライアント等の他の機器からネットワーク回線等
の伝送媒体を介して伝送制御部９から受信して記憶する
構成にしてもよく、さらに、記憶媒体４は、ネットワー
ク上に構築されたサーバの記憶媒体であってもよい。ま
た、前記プログラムをネットワーク回線等の伝送媒体を
介してサーバやクライアントへ伝送してこれらの機器に
インストールするように構成してもよい。

【００３２】入力部６は、カーソルキー、数字入力キー
及び各種機能キー等を備えたキーボード及びマウス等の
ポインティングデバイスを含み、キーボードにおいて押
下されたキーの押下信号やマウスの位置信号をＣＰＵ２
に出力する。

【００３３】表示部７は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tub
e）、液晶表示画面等により構成され、ＣＰＵ２から入
力される表示データを表示する。

【００３４】時計部８は、汎用のカウンタＩＣ等により
構成されており、現在の時刻を計時する。また、ＣＰＵ
２から現在時刻を通知するための請求信号が入力される
と、時間データをＣＰＵ２に出力する。

【００３５】伝送制御部９は、モデム（ＭＯＤＥＭ：MO
dulator/DEModulator）またはターミナルアダプタ（Ｔ
Ａ：Terminal Adapter）等によって構成され、電話回
線、ＩＳＤＮ回線等の通信回線を介して外部機器との通
信を行うための制御を行う。モデムは、電話回線を介し
てパーソナルコンピュータ等の外部機器との通信を行う
ために、ＣＰＵ２によって処理されたデジタルデータを
電話回線の周波数帯域に合ったアナログ信号に変調し、
また、電話回線を介して入力されたアナログ信号をデジ
タル信号に復調する装置であり、ターミナルアダプタ
は、ＩＳＤＮ回線を介してパーソナルコンピュータ等の
外部機器との通信を行うために、既存のインターフェー
スをＩＳＤＮに対応するインターフェースに変換する装
置である。

【００３６】次に、本実施の形態における動作を説明す
る。図７〜１１は、ＣＰＵ２が実行する処理を説明する
フローチャートを示す図である。これらのフローチャー
トに記述されている各機能を実現するためのプログラム
は、読み取り可能なプログラムコードの形態で記憶媒体
７に格納されており、ＣＰＵ２は、このプログラムコー
ドに従った動作を逐次実行する。また、ＣＰＵ２は、伝
送媒体を介して伝送されてきた上述のプログラムコード
に従った動作を逐次実行することもできる。即ち、記憶
媒体７の他、伝送媒体を介して外部供給されたプログラ
ム／データを利用してこの実施の形態特有の動作を実行
することもできる。

【００３７】図７は、本データ処理装置１が外部機器か
らメールを受信した場合に、ＣＰＵ２が実行する登録処
理Ａを説明するフローチャートである。同図において、
ＣＰＵ２は、伝送制御部９から受信したメールが入力さ
れると（ステップＳ１）、メモリ３から言語形式管理表
３ｃを読み出して、該受信メールのヘッダに付加された
メールアドレスが既に言語形式管理表３ｃにあるか否か
を判断する（ステップＳ２）。あれば、ステップＳ４に
移行し、なければ、該受信メールの言語形式を判別し
て、その判別結果を該メールアドレスとともに言語形式
管理表３ｃに登録する（ステップＳ３）。

【００３８】次いで、該受信メールに添付ファイルがあ
るか否かを判断し（ステップＳ４）、なければステップ
Ｓ７に移行する。該受信メールに添付ファイルがある場
合には、添付ファイルを作成したソフトの種類を判別し
（ステップＳ５）、メモリ３内の利用ソフト形式表３ａ
に登録あるいは更新する（ステップＳ６）。

【００３９】ステップＳ４において、該受信メールに添
付ファイルがない場合、あるいは、ステップＳ６におい
て、登録が終了した場合には、未処理の受信メールがあ
るか否かを判断し（ステップＳ７）、あれば、ステップ
Ｓ２に戻り、未処理の受信メールへの処理を繰り返す。
なければ、本処理を終了する。

【００４０】次に、本データ処理装置１が外部機器にメ
ールを送信する場合に、ＣＰＵ２が実行する送信処理に
ついて、図８に基づいて説明する。同図において、ＣＰ
Ｕ２は、入力部６からメールの送信指示が入力される
と、基となる送信メール（例えば、図５（ａ）に示す送
信メール２３）の宛名（メールアドレス）のうち、最初
に記載されたメールアドレスへの送信メールを生成する
（ステップＳ１０）。

【００４１】次いで、送信メールに添付ファイルがある
か否かを判断し（ステップＳ１１）、なければステップ
Ｓ１９に移行する。送信メールに添付ファイルがある場
合には、メモリ３に記憶された利用ソフト形式表３ａお
よび互換表３ｂを読み出し、利用ソフト形式表３ａの中
から該メールアドレスが利用しているソフト名を検出す
る。また、互換表３ｂに基づいて検出した利用ソフトの
互換性を調べる（ステップＳ１２）。

【００４２】そして、送信メールに添付された１番目の
ファイルを検知し（ステップＳ１３）、ステップＳ１２
で検索した利用可能なソフトと比較することで該ファイ
ルを送信メールに添付できるか否かを判断する（ステッ
プＳ１４）。添付できる場合には、該ファイルの形式を
変換せずにステップＳ１６へ移行する。一方、該ファイ
ルが、ステップＳ１２で検索した利用可能なソフトとは
別の種類のソフトによって作成されたものである場合に
は、該ファイルの形式を利用可能なソフトの形式に変換
して、指定の送信先のメールに添付する（ステップＳ１
５）。

【００４３】１番目の添付ファイルに対する処理が終了
したら、次の添付ファイルがあるか否かを判断する（ス
テップＳ１６）。次の添付ファイルがある場合には、ス
テップＳ１４に戻る。

【００４４】ステップＳ１６において、全ての添付ファ
イルに対する処理が終了した場合には、開封通知を請求
するか否かをユーザに選択させるための表示画面を表示
部７に表示させる。そして、入力部６から入力される請
求するか否かを決定するための指示信号を判別し（ステ
ップＳ１７）、開封通知を請求しないための指示信号が
入力された場合には、そのままステップＳ１９に移行す
る。

【００４５】一方、ステップＳ１７において、入力部６
から開封通知を請求するための指示信号が入力された場
合には、送信メールに開封通知請求コードを付加する。
また、送信メール管理表３ｄに送信日時、送信先のメー
ルアドレス、添付ファイル名および利用したソフト名等
の送信記録を登録する（ステップＳ１８）。

【００４６】送信メールの添付ファイルの形式変換が全
て完了したら、メモリ３にある言語形式管理表３ｃから
該当するメールアドレスを検索し、送信先の言語形式に
合わせて送信メールの言語形式を変換する（ステップＳ
１９）。そして、基となる送信メールに次の送信先があ
るか否かを判断し（ステップＳ２０）、次の送信先があ
る場合には、その送信先への送信メールを作成して（ス
テップＳ２２）、ステップＳ１１に戻る。一方、全ての
送信先への送信メールが完成した場合には、各送信メー
ルを伝送制御部９に出力して各送信先に送信させて（ス
テップＳ２１）、本処理を終了する。

【００４７】続いて、本データ処理装置１が外部機器か
ら受信したメールに開封通知請求コードが付加されてい
た場合にＣＰＵ２が実行する開封通知処理について、図
９に示すフローチャートに基づいて以下に説明する。な
お、本処理は、メモリ３の送受信メール管理エリアに保
存された受信メールに対して一定時刻毎に実行するもの
とする。

【００４８】同図において、まず、ＣＰＵ２は、受信メ
ールに開封通知請求コードが付加されているか否かを判
断する（ステップＳ３０）。付加されていない場合に
は、本処理を終了する。

【００４９】そして、ステップＳ３０において、開封通
知請求コードが付加されている場合には、該受信メール
を開封したか否かを判断し（ステップＳ３１）、開封し
ていなければ、本処理を終了する。一方、開封した場合
には、メール開封通知を伝送制御部９に出力して送信先
に送信させる（ステップＳ３２）。なお、既にメール開
封通知を送信した場合には、メール開封通知を送信せず
に次のステップへ移行する。

【００５０】次いで、該受信メールに添付ファイルがあ
るか否かを判断し（ステップＳ３３）、ない場合には、
本処理を終了する。添付ファイルがある場合には、添付
ファイルを開封したか否かを判断し（ステップＳ３
４）、開封していない場合には、本処理を終了する。

【００５１】ステップＳ３４において、添付ファイルを
開封した場合には、添付ファイルの開封通知、及び開封
したソフト名を送信先に通知し（ステップＳ３５）、該
受信メールに付加された開封通知請求コードを無効にし
て（ステップＳ３６）、本処理を終了する。

【００５２】図１０は、開封通知請求コードを付加して
送信したメールに対して、送信先から添付ファイル開封
通知を受信した場合にＣＰＵ２が実行する登録処理Ｂを
説明するためのフローチャートである。

【００５３】同図において、ＣＰＵ２は、伝送制御部９
から添付ファイル開封通知が入力されると（ステップＳ
４０）、その通知データから添付ファイルを展開したソ
フト名を検知する（ステップＳ４１）。そして、検知し
たソフト名をメモリ３内の利用ソフト形式表３ａに登録
する（ステップＳ４２）。また、メモリ３の送信メール
管理表３ｄから該当する送信記録を検索して、削除する
（ステップＳ４４）。そして、本処理を終了する。

【００５４】図１１は、過去に送信したメールに対し
て、所定時間経過してもなお送信先から添付ファイルの
開封通知が送信されない場合に、ＣＰＵ２が実行するメ
ール再送信処理を説明するフローチャートである。

【００５５】同図において、ＣＰＵ２は、メモリ３から
送信メール管理表３ｄを読み出して（ステップＳ５
０）、最初に登録された送信記録を検索する。そして、
メール開封日時が登録されているか否かを判断し（ステ
ップＳ５１）、メールの開封通知がなければ、ステップ
Ｓ５６に移行する。一方、送信メール管理表３ｄに開封
日時が登録されている場合には、該送信メールに添付フ
ァイルがあるか否かを判断し（ステップＳ５２）、ない
場合には、ステップＳ５６に移行する。

【００５６】ステップＳ５２で、送信メールに添付ファ
イルがあると判断した場合には、時計部８に現在の日時
を通知させるための指示信号を出力し、これに応答して
時計部８から入力される現在日時と、送信メール管理表
３ｄに登録されたメールの開封日時を比較して所定時間
が経過したか否かを判断する（ステップＳ５３）。所定
時間が経過していない場合には、ステップＳ５６に移行
する。

【００５７】一方、ステップＳ５３において、所定時間
を経過している場合には、送信メールに添付したファイ
ルの内容をテキスト形式に変換してメールの本文に挿入
し（ステップＳ５４）、該メールを再送信する（ステッ
プＳ５５）。

【００５８】次いで、メモリ３から読み出した送信メー
ル管理表３ｄに次の送信データがあるか否かを判断し
（ステップＳ５６）、あれば、ステップＳ５１に戻る。
なければ、本処理を終了する。

【００５９】以上のように、本実施の形態では、受信し
たメールの言語形式を判別して記憶し、メールを送信す
る際には、相手の利用する言語形式に合わせて送信メー
ルの言語形式を変換して送信することとした。また、受
信したメールに添付ファイルがついている場合には、そ
のファイルを作成したソフト（あるいは、ファイルの形
式）を検知してメモリに記憶する。そして、ファイルを
添付してメールを送信する際に、メモリから相手が利用
するソフトを検索して、その相手が利用するファイルの
形式に合わせて添付ファイルの形式を変換することとし
た。更に、送信メールに添付したファイルを一定時間経
過した後にも送信先から開封した通知がない場合には、
添付ファイルの形式をテキスト形式に変換して、再度送
信することとした。

【００６０】このため、メールの送信側と受信側とで言
語形式の異なるメールソフトを利用している場合にも、
文字化けしてメールの内容が確認できないという問題を
解消することができる。また、メールを送信する際に、
相手のソフト環境に合わせて添付ファイルの形式を変換
できるため、メール受信者が対応するソフトを有さない
ために添付ファイルを展開できないといった問題がな
く、また、対応するソフトを使い慣れていないために展
開することが難儀であるといった感情を受信者に起こさ
せることなく、確実に受信者にファイルの内容を伝える
ことができる。

【００６１】なお、本実施の形態の詳細な部分について
は、上述した内容に限定されるものではなく、適宜変更
可能である。例えば、言語形式管理表３ｃと利用ソフト
形式表３ａとを区別して記憶することとしたが、これら
をまとめて１つの表に記憶してもよい。

【００６２】また、開封通知請求コードを送信メールに
付加するか否かをユーザが選択するものとしたが、本発
明をサーバと複数のクライアントによるネットワーク上
に適用し、全ての送信メールに開封通知請求コードが自
動的に付加されるようにしてもよい。

【００６３】また、言語形式管理表３ｃ、利用ソフト形
式表３ａ、互換表３ｂ、送信メール管理表３ｄ等のデー
タ及び本発明に係る処理を実行するためのプログラムを
サーバが一括管理し、一切の処理をサーバが実行するこ
ととしてもよいし、あるいは、各クライアント毎に各デ
ータ及びプログラムを管理し、各処理を実行することと
してもよい。

【００６４】

【発明の効果】請求項１記載の発明のデータ処理装置、
及び、請求項８記載の発明の記憶媒体によれば、送信先
が利用するファイル形式に合わせてメールに添付するフ
ァイルの形式を変換することとしたので、送信先が添付
ファイルを展開するためのソフトを有さないために見る
ことができないという問題を回避し、送信したファイル
の内容を確実に送信先に伝えることができる。

【００６５】請求項２記載の発明のデータ処理装置によ
れば、請求項１記載のデータ処理装置において、送信メ
ールに添付するファイルの形式を送信先が利用できるか
否かを判定するので、例えば、メールの送信側と受信側
とで異なるソフトを有する場合にも、ソフト間での互換
性があるならば形式を変換せずに送信することができ
る。

【００６６】請求項３記載の発明のデータ処理装置によ
れば、メールの送信先が複数存する場合であっても、各
送信先に応じてファイルの形式を変換して送信できるた
め、メールを送信する作業を短縮化できる。

【００６７】請求項４記載の発明のデータ処理装置によ
れば、受信メールの添付ファイルから送信先が利用する
ファイルの形式を検知して、その結果を記憶手段に登録
できるため、相手が利用するファイル形式が変更した場
合にも対応できる。また、ユーザが通信相手のファイル
形式を記憶手段に登録する必要がないため、本発明を実
行するための環境を設定する手間が省かれる。

【００６８】請求項５記載の発明のデータ処理装置によ
れば、ファイルを添付した送信メールに対して、送信先
が該添付ファイルを展開したソフト名を検知できるた
め、例えば、送信先が利用するソフトを変更した場合に
も、直ちにその変更内容を記憶装置に登録することがで
きる。

【００６９】請求項６記載のデータ処理装置、及び、請
求項９記載の記憶媒体によれば、ファイルを添付した送
信メールの送信先が、所定の時間経過しても添付ファイ
ルを開封しない場合には、ファイルの形式をメール本文
の形式に変換して送信することとした。従って、送信先
が添付ファイルの形式に対応するソフトを有さない場合
であっても、確実にファイルの内容を伝えることができ
る。

【００７０】請求項７記載のデータ処理装置、及び、請
求項１０記載の記憶媒体によれば、送信先が利用するメ
ールの形式に合わせてメールを送信することとしたの
で、送信先でメールの内容が文字化けして見ることがで
きないといった問題を避けることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】データ処理装置１の要部構成を示すブロック図
である。

【図２】言語形式管理表３ｃの一例を示す図。

【図３】利用ソフト形式表３ａの一例を示す図。

【図４】互換表３ｂの一例を示す図。

【図５】（ａ）は、送信メールの一例を示す図。（ｂ）
は、送信先のソフト環境にあわせて添付ファイルを変換
して作成した送信メールを示す図。

【図６】送信メール管理表３ｄの一例を示す図。

【図７】登録処理Ａを説明するフローチャート。

【図８】送信処理を説明するフローチャート。

【図９】開封通知処理を説明するフローチャート。

【図１０】登録処理Ｂを説明するフローチャート。

【図１１】メール再送信処理を説明するフローチャー
ト。

【符号の説明】

１ データ処理装置 ２ ＣＰＵ ３ メモリ ４ 記憶媒体 ５ 記憶媒体読取部 ６ 入力部 ７ 表示部 ８ 時計部 ９ 伝送制御部 １０ バス

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】送信先で利用されるファイルの形式をメー
   ルアドレスに対応付けて記憶する記憶手段と、 ファイルを添付してメールを送信する際に、送信先のメ
   ールアドレスに対応するファイルの形式を前記記憶手段
   から検索する検索手段と、 メールに添付するファイルの形式を前記検索手段により
   検索された形式に変換する変換手段と、 前記変換手段により変換されたファイルを添付してメー
   ルを送信先に送信する送信手段と、 を有することを特徴とするデータ処理装置。
2. 【請求項２】送信メールに添付するファイルの形式が、
   送信先で利用される形式に対応するか否かを判定する判
   定手段を更に有し、 前記変換手段は、前記判定手段によりメールに添付する
   ファイルの形式が送信先の利用する形式に対応しないと
   判定された場合、送信先で利用される形式にファイルの
   形式を変換することを特徴とする請求項１記載のデータ
   処理装置。
3. 【請求項３】メールの送信先が複数存する場合に、 前記変換手段は、各送信先で利用される形式に合わせて
   添付するファイルの形式をそれぞれ変換し、前記送信手
   段は、前記変換手段により各送信先で利用される形式に
   変換された各ファイルを各送信先毎にメールに添付して
   各送信先にそれぞれ送信することを特徴とする請求項１
   記載のデータ処理装置。
4. 【請求項４】ファイルが添付されたメールを受信する受
   信手段と、 受信した添付ファイルから送信先で利用されるファイル
   の形式を検知する検知手段と、 前記検知手段により検知されたファイルの形式をメール
   の送信先のメールアドレスに対応付けて前記記憶手段に
   登録する登録手段と、 を更に有することを特徴とする請求項１記載のデータ処
   理装置。
5. 【請求項５】ファイルを添付して送信したメールについ
   て、該メールの送信先が該ファイルを開いたソフトを検
   知する検知手段と、 前記検知手段により検知されたソフトが利用できるファ
   イルの形式を識別する識別手段と、 前記識別手段により識別されたファイルの形式を該メー
   ルの送信先のメールアドレスに対応付けて前記記憶手段
   に登録する登録手段と、 を更に有することを特徴とする請求項１記載のデータ処
   理装置。
6. 【請求項６】ファイルを添付してメールを送信するため
   の送信手段を有するデータ処理装置であって、 ファイルを添付して送信したメールについて、該メール
   の送信先が該メールを開封したことを検知するメール開
   封検知手段と、 該メールの送信先が該添付ファイルを開封したことを検
   知する添付ファイル開封検知手段と、 前記メール開封検知手段により送信先がメールを開封し
   たことを検知された後、所定の時間が経過しても前記添
   付ファイル開封検知手段により送信先が添付ファイルを
   開封したことを検知されない場合に、該添付ファイルの
   形式をメール本文の形式に変換する変換手段と、 前記変換手段により変換されたメールを送信先に再送信
   する再送信手段と、 を有することを特徴とするデータ処理装置。
7. 【請求項７】送信先で利用されるメールの形式をメール
   アドレスに対応付けて記憶する記憶手段と、 メールを送信する際に、送信先のメールアドレスに対応
   するメールの形式を前記記憶手段から検索する検索手段
   と、 メールの形式を前記検索手段により検索された形式に変
   換する変換手段と、 前記変換手段により変換されたメールを送信先に送信す
   る送信手段と、 を有することを特徴とするデータ処理装置。
8. 【請求項８】ファイルを添付したメールを送信する処理
   を実行するためのコンピュータが実行可能なプログラム
   を格納した記憶媒体であって、 送信先で利用されるファイルの形式をメールアドレスに
   対応付けて記憶手段に記憶するためのコンピュータが実
   行可能なプログラムコードと、 ファイルを添付してメールを送信する際に、送信先のメ
   ールアドレスに対応するファイルの形式を前記記憶手段
   から検索するためのコンピュータが実行可能なプログラ
   ムコードと、 メールに添付するファイルの形式を送信先が利用するフ
   ァイルの形式に変換するためのコンピュータが実行可能
   なプログラムコードと、 変換したファイルを添付してメールを送信先に送信する
   ためのコンピュータが実行可能なプログラムコードと、 を含むプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒
   体。
9. 【請求項９】ファイルを添付してメールを送信する処理
   を実行するためのコンピュータが実行可能なプログラム
   を格納した記憶媒体であって、 ファイルを添付して送信したメールについて、該メール
   の送信先が該メールを開封したことを検知するためのコ
   ンピュータが実行可能なプログラムコードと、該メール
   の送信先が該添付ファイルを開封したことを検知するた
   めのコンピュータが実行可能なプログラムコードと、 送信先がメールを開封したことを検知した後、所定の時
   間が経過しても添付ファイルを開封したことを検知しな
   い場合に、該添付ファイルの形式をメール本文の形式に
   変換するためのコンピュータが実行可能なプログラムコ
   ードと、 変換したメールを送信先に再送信するためのコンピュー
   タが実行可能なプログラムコードと、 を含むプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒
   体。
10. 【請求項１０】メールを送信する処理を実行するための
    コンピュータが実行可能なプログラムを格納した記憶媒
    体であって、 送信先で利用されるメールの形式をメールアドレスに対
    応付けて記憶手段に記憶するためのコンピュータが実行
    可能なプログラムコードと、 メールを送信する際に、送信先のメールアドレスに対応
    するメールの形式を前記記憶手段から検索するためのコ
    ンピュータが実行可能なプログラムコードと、 メールの形式を送信先が利用するメールの形式に変換す
    るためのコンピュータが実行可能なプログラムコード
    と、 変換したメールを送信先に送信するためのコンピュータ
    が実行可能なプログラムコードと、 を含むプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒
    体。