JP2008165407A

JP2008165407A - 電子メール送信方法、通信装置、コンピュータプログラム及び記録媒体

Info

Publication number: JP2008165407A
Application number: JP2006352884A
Authority: JP
Inventors: Kenji Yoshida; 憲司吉田
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2006-12-27
Filing date: 2006-12-27
Publication date: 2008-07-17
Anticipated expiration: 2026-12-27
Also published as: JP4827722B2

Abstract

【課題】データを添付した電子メールを同報送信する場合、一部の宛先にはデータを添付しない電子メールのみを送信できる電子メール送信方法、通信装置、コンピュータプログラム及び記録媒体を提供する。
【解決手段】通信装置１のＣＰＵ１７は、データＤを添付した電子メールを生成する（Ｓ１０１）。ＣＰＵ１７は、生成した電子メールから件名などを抽出する（Ｓ１０２）。ＣＰＵ１７は、抽出した件名などが、テーブル１４０に格納してある値と一致するか否かを判定する（Ｓ１０６）。ＣＰＵ１７は、テーブル１４０に格納してある値と一致すると判定したとき（Ｓ１０６でＹＥＳ）、データＤを添付しない電子メールを複製する（Ｓ１０８）。ＣＰＵ１７は、複製した電子メールのメール本文の後に、過去に送信した添付データＤの送信履歴を付加する（Ｓ１０９）。ＣＰＵ１７は、電子メールを各通信装置４へ送信する（Ｓ１１１）。
【選択図】図７

Description

本発明は、所定のデータを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信する電子メール送信方法、通信装置、コンピュータプログラム及び記録媒体に関する。

インターネット技術の進歩に伴って、電子メールによる情報の伝達が広く行われている。また、企業内の通信システムにもインターネット技術を導入してイントラネットを構築し、電子メールによる各種情報の伝達が行われている。

インターネット又はイントラネット内で送信される電子メールは、電子メールサーバによりその送受信が管理される。すなわち、送信元の通信装置から送信された電子メールは、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバのような送信側の電子メールサーバへ送信される。ＳＭＴＰサーバにて受信した電子メールは、宛先の電子メールアドレスを参照して、ＰＯＰ（Post Office Protocol）サーバのような受信側の電子メールサーバへ送信される。受信側の電子メールサーバでは、受信した電子メールをハードディスクのような補助記憶装置へ記憶しており、宛先の通信装置から電子メールの送信要求を受けたとき、当該通信装置へ電子メールを送信するようにしている。

また、従来の電子メール送信方法にあっては、複数の宛先を示す通信装置へ一度に送信する同報送信ができる。かかる送信は、宛先毎に電子メールを複製し、複製した電子メールを夫々の宛先へ送信することにより実行される。また、従来の電子メール送信方法にあっては、動画又は静止画などのデータを電子メールに添付して送信することができる。かかる添付は、データを添付すべきことを要求する添付要求を受け付けることにより実行される。

更にまた、従来の電子メール送信方法にあっては、データを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信することもできる。例えば、グループがソフトウェア開発のプロジェクトを進める際、グループ構成員Ａが自らの作成データを電子メールに添付してグループ全員の端末装置へ一括送信することができる。このような同報送信は、グループ構成員Ａの送信操作の負担が軽減できるため、頻繁に利用されている。

しかしながら、従来の電子メール送信方法にあっては、データを添付した電子メールを同報送信する場合、添付したデータが全ての宛先へ同報送信される。例えば、グループ構成員Ａが作成したデータを電子メールに添付してグループ構成員Ｂ乃至Ｅの端末装置に同報送信した後、同一データを別件の電子メールに添付してグループ全員の端末装置へ同報送信するような場合、宛先からグループ構成員Ｂ乃至Ｅの端末装置のみを除外することができない。従って、グループ構成員Ｂ乃至Ｅの通信装置は、同一データを二重に受信して同一データをファイル名、ファイルサイズ又は受信日時などで管理するという負担を強いられた。
かかる負担を回避するには、グループ構成員Ａは、同一データを添付した別件の電子メールをグループ構成員Ｂ乃至Ｅの除くグループ全員へ同報送信し、その後、電子メール本体のみを複製してグループ構成員Ｂ乃至Ｅの夫々に送信するという負担を強いられる。
このように、従来の電子メールシステムは、同報送信を行う場合、送信元のユーザに操作負担を、又は、宛先の通信装置に管理負担を強いるという問題を有していた。

そこで、同報送信する場合、データ添付を除外すべき宛先を手動で指定できる通信方法又は通信装置が提案された（例えば特許文献１乃至４）。更に、データ添付を除外した宛先の通信装置には、過去に受信した添付データを検索できるように、添付データのファイル名のみを送信する通信方法又は通信装置が提案された（例えば特許文献３又は４）。その結果、送信元のユーザの送信操作が頻雑に成らず、宛先の通信装置の管理負担も軽減できた。
特開２０００−２７６４１８号公報特開２００１−２８２６３８号公報特開２００３−３６２３３号公報特開２００３−１５０５１７号公報

しかしながら、特許文献１乃至４に記載された通信方法又は通信装置にあっては、データ添付を除外すべき宛先をユーザの手動で指定するので、ユーザの指定に誤りがあった場合、除外すべき宛先に対して添付データが誤送信され、宛先の通信装置が同一データを二重受信するという問題を有していた。

また、特許文献３及び４に記載された通信方法又は通信装置にあっては、添付データのファイル名のみが送信されるから、宛先の通信装置が、過去に同一ファイル名の添付データを複数受信した場合、過去に受信した添付データを絞りきることができないという問題を有していた。

本発明はこのような事情に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、添付したデータの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納してあるテーブルを用い、受け付けた添付要求の対象となるデータの識別情報がテーブルに格納してある送信履歴に含まれると判定したとき、電子メール本体のみを複製し、複製した電子メールを識別情報が含まれると判定された送信履歴に対応する宛先情報が示す通信装置へ送信することにより、データを添付した電子メールを同報送信する場合、一部の宛先にはデータを添付しない電子メールのみを送信できる電子メール送信方法、通信装置、コンピュータプログラム及び記録媒体を提供することにある。

また、本発明の他の目的は、送信履歴が添付したデータの送信日時、ファイル名又はファイルサイズを含み、かかる送信履歴を、データを添付しない電子メールの本文データに付加することにより、電子メールのみを受信した通信装置が、過去に受信した添付データを検索し管理し易くできる電子メール送信方法を提供することにある。

上記課題を解決するために本発明に係る電子メール送信方法は、データを電子メールに添付すべきことを要求する添付要求を受け付け、受け付けた添付要求に応じて前記データを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信する電子メール送信方法において、添付した前記データの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納してあるテーブルを用い、前記添付要求を受け付けたとき、該添付要求の対象となる前記データの識別情報が前記テーブルに格納してある送信履歴に含まれるか否かを前記同報送信すべき通信装置の宛先情報に応じて夫々判定し、前記識別情報が前記送信履歴に含まれると判定したとき、電子メールのみを複製し、複製した電子メールを前記識別情報が含まれると判定された送信履歴に対応する宛先情報が示す通信装置へ送信することを特徴とする。

また、本発明に係る電子メール送信方法は、前記送信履歴は、添付した前記データの送信日時、ファイル名又はファイルサイズを含み、電子メールのみを複製するとき、前記識別情報が含まれると判定された送信履歴を前記テーブルから抽出し、抽出した送信履歴を複製した電子メールの本文データに付加することを特徴とする。

また、本発明に係る通信装置は、データを電子メールに添付すべきことを要求する添付要求を受け付け、受け付けた添付要求に応じて前記データを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信する通信装置において、添付した前記データの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納してあるテーブルと、前記添付要求を受け付けたとき、該添付要求の対象となる前記データの識別情報が前記テーブルに格納してある送信履歴に含まれるか否かを前記同報送信すべき通信装置の宛先情報に応じて夫々判定する手段と、前記識別情報が前記送信履歴に含まれると判定したとき、電子メールのみを複製する手段と、複製した電子メールを前記識別情報が含まれると判定された送信履歴に対応する宛先情報が示す通信装置へ送信する手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明に係るコンピュータプログラムは、コンピュータに、データを電子メールに添付すべきことを要求する添付要求を受け付け、受け付けた添付要求に応じて前記データを添付した電子メールを複数の外部装置へ同報送信させるコンピュータプログラムにおいて、コンピュータに、添付した前記データの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納させるステップと、コンピュータに、前記添付要求を受け付けたとき、該添付要求の対象となる前記データの識別情報が前記テーブルに格納してある送信履歴に含まれるか否かを前記同報送信すべき外部装置の宛先情報に応じて夫々判定させるステップと、コンピュータに、前記識別情報が前記送信履歴に含まれると判定したとき、電子メールのみを複製させるステップとを実行させることを特徴とする。

更にまた、本発明に係る記録媒体は、本発明に係るコンピュータプログラムを記録したことを特徴とする。

本発明にあっては、送信の履歴と過去に送信した通信装置の宛先情報とを対応付けて格納してあるテーブルを用いることにより、添付データを二重送信する通信装置の宛先情報を抽出する。また、添付データを二重送信するか否かを自動で判定する。また、添付データを二重送信すると判定したときは、データを添付しない電子メールのみを自動で複製する。更にまた、所定のデータを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信すると共に、複製した電子メールをテーブルから抽出した宛先情報が示す通信装置へ送信する。

また、本発明にあっては、添付データを二重送信すると判定した場合、該当する宛先には、添付データの代わりに、過去に送信した送信日時、ファイル名又はファイルサイズを含む送信履歴をメール本文に付加して電子メールを送信する。当該宛先の通信装置は、過去に同一ファイル名のデータを複数受信した場合であっても、特定のデータを検索できる。

本発明にあっては、電子メールの同報送信をする場合、添付データを二重送信するか否かを自動で判定するので、除外すべき宛先に添付データが誤送信される事態を回避でき、宛先の通信装置におけるデータ管理の負担を軽減できる。また、電子メールの同報送信をする場合、データを添付しない電子メールのみを自動で複製するので、ユーザの送信操作の負担を軽減できる。また、データを添付して電子メールを複数の通信装置へ同報送信すると共に、複製した電子メールのみを所定の通信装置へ送信するので、同一データの二重受信を排除して、宛先の通信装置におけるデータ管理の負担を軽減できる。また、送信元のユーザの送信操作の負担を軽減できる。

また、本発明にあっては、添付除外された宛先の通信装置が、過去に受信した添付データを検索して利用するようにできる。

以下、本発明に係る電子メール送信方法及び該方法を実行する通信装置、該通信装置に前記方法を実行させるコンピュータプログラム及び該コンピュータプログラムを記録してある記録媒体について、実施の形態を示す図面に基づいて説明する。図１は本発明で用いるシステムの全体を示す構成図である。本実施の形態では、インターネットを用いた一例を示すが、その他、企業内で構築されたイントラネットなどを用いてもよい。

図中１は、送信元に係る通信装置である。通信装置１は、パーソナルコンピュータ、携帯電話機又はＰＤＡ（ Personal Digital Assistants）など、電子メールの送受信機能を備えた装置が該当する。通信装置１は、記録媒体から読み込んだ電子メール送受信用プログラムを実行する。電子メール送受信用プログラムは、コンピュータに、電子メールを生成させ、送信すべきメールに添付したデータの送信履歴をチェックさせ、同報送信する宛先毎に電子メールを複製させ、データを添付しない電子メールに送信履歴を付加させる。詳細は後述する。通信装置１は、作成された電子メールをＳＭＴＰサーバ２へ送信する。

ＳＭＴＰサーバ２は、送信側の電子メールサーバであり、電子メールで指定された宛先情報を解析する。宛先情報は、ＰＯＰサーバ３のインターネット上のアドレスであるドメイン名と、宛先の通信装置４、４、４、…毎に割り当てられたユーザ名とからなる。ＳＭＴＰサーバ２は、解析した宛先情報のドメイン名に基づいて、電子メールを宛先のＰＯＰサーバ３へ送信する。

ＰＯＰサーバ３は、宛先（受信側）の電子メールサーバであり、電子メールを受信して保存する。ＰＯＰサーバ３は、受信した電子メールが示す宛先情報のユーザ名に基づいて、受信メッセージを宛先（受信側）の通信装置４、４、４、…へ通知する。

宛先（受信側）の通信装置４、４、４、…は、ＰＯＰサーバ３から送信された受信メッセージを受信したとき、かかる電子メールの送信要求を返信する。ＰＯＰサーバ３は、各通信装置４から送信された送信要求を受信したとき、保存してある電子メールを各通信装置４へ送信する。

各通信装置４は、ＰＯＰサーバ３から送信された電子メールを受信してハードディスクへ記憶する。

次に、本発明に係る通信装置１の構成について説明する。図２は本発明の通信装置の構成を示すブロック図、図３は電子メール作成画面の表示例を示す図である。

通信装置１は、通信部１１、外部記憶装置１２、ＲＡＭ１３、補助記憶装置１４、入力インタフェース１５、出力インタフェース１６、ＣＰＵ１７及びこれらを接続するバス１０で構成されている。

通信部１１は、モデムなどの回線終端ユニットを備えるか、又は、かかる回線終端機能を備える外部装置に接続してある。通信部１１は、回線終端ユニットなどを介してインターネットに接続してあり、電子メールをインターネット上に存在するＳＭＴＰサーバ２へ送信する。

外部記憶装置１２は、記録媒体１２０から、本発明に係る電子メール送信方法を実行させるための、電子メール送受信用プログラムを読み取り、読み取ったプログラムを補助記憶装置１４へ送信する。記録媒体１２０は、光ディスク又は磁気記憶方式の媒体が該当する。

ＲＡＭ１３は、ＳＲＡＭ又はバッファメモリなどで構成され、電子メール送受信用プログラム本体、又は、該プログラムを実行する際に生じたデータを記憶する。

補助記憶装置１４は、例えば、磁気記録方式のハードディスクドライブが該当する。補助記憶装置１４は、外部記憶装置１２が読み取ったプログラム、該プログラムに従って生成されたテーブル１４０、その他の通信装置１を制御するための各種プログラム、及び、電子メールに添付すべきデータＤが記憶してある。以下、電子メールに添付すべきデータをデータＤと示す。

入力インタフェース１５は、入力装置１５０に接続してあり、入力装置１５から出力された信号を情報として受け付け、ＲＡＭ１３へ送信する。入力装置１５は、ユーザからのデータ入力を受け付けるための装置であり、例えばキーボード又はマウスなどが該当する。

出力インタフェース１６は、出力装置１６０に接続してあり、ＲＡＭ１３から
送信された、電子メール作成画面、電子メール受信画面、データＤを出力装置１６０へ送信する。出力装置１６０は、ユーザに対して電子メール作成画面などを出力するための装置であり、例えば、ＣＲＴ、液晶モニタ又はサウンドスピーカなどが該当する。

ＣＰＵ１７は、電子メール送受信用プログラムを補助記憶装置１４からＲＡＭ１３に読み出し、読み出した電子メール送受信用プログラムに従って電子メール送受信の関する処理を実行する。具体的には、ＣＰＵ１７は、添付要求を受け付けたとき、電子メールに添付要求あった旨のフラグを付加する（添付データ有無フラグ設定）。ＣＰＵ１７は、送信すべき電子メールにフラグが付加されているか否かを確認する（添付データ有無フラグ確認）。ＣＰＵ１７は、送信すべき電子メールの宛先情報に応じてデータＤを添付するか否かを判定する（宛先優先度確認）。ＣＰＵ１７は、同報送信するとき、電子メールを複製する（メール複製）。ＣＰＵ１７は、テーブル１４０の送信履歴に基づいて、送信すべき電子メールが過去にデータＤを添付して送信したか否かの判定を行う（送信履歴確認）。ＣＰＵ１７は、データＤを添付しない電子メールの本文に送信履歴を付加する（過去の送信履歴追記）。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、テーブル１４０の送信履歴を更新する（送信履歴更新）。

また、ＣＰＵ１７は、各種プログラムを補助記憶装置１４からＲＡＭ１３へ読み出し、読み出した各種プログラムに従って処理を実行する。尚、電子メール送受信用プログラムに従い行う、ＣＰＵの処理手順については後述する。

尚、各通信装置４の構成は前記通信装置１の構成と同様であり、その説明は省略する。また、ＳＭＴＰサーバ２及びＰＯＰサーバ３の構成も、従来のサーバの構成と同様であり、その説明は省略する。

次に、出力装置１６０が表示する電子メール作成画面１６１について説明する。図３は電子メール作成画面の表示例を示す図である。電子メール作成画面１６１は、電子メール送受信用プログラムに基づく表示画面であり、送信すべき電子メールの情報を受け付けるためのグラフィカル・ユーザ・インタフェースである。

電子メール作成画面１６１は、件名入力欄１６１ａ、宛先入力欄（ＴＯ）１６１ｂ、ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃ、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄ、データ指定入力欄１６１ｅ、データ追加要求ボタン１６１ｆ、データ削除要求ボタン１６１ｇ、データ添付要求入力欄１６１ｈ、添付除外入力欄１６１ｉ、メール本文入力欄１６１ｊ及び送信要求ボタン１６１ｋを備える。

件名入力欄１６１ａは、電子メールに付すべき件名の入力欄である。宛先入力欄１６１ｂは、電子メールを送信すべき宛先情報を入力する欄である。

ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃ及びＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄは、電子メールを同報送信すべき宛先情報を入力する欄である。いずれの欄も、一又は複数の宛先情報の入力を受け付ける。ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃが受け付けた宛先情報は、同報送信した通信装置全てに通知される。ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄが受け付けた宛先情報は、匿名にされる。ＣＰＵ１７は、各入力欄が受け付けた宛先情報毎に、電子メールを複製する。

データ指定入力欄１６１ｅは、電子メールに添付すべきデータＤを指定する欄である。データ指定入力欄１６１ｅは、補助記憶装置１４に記憶してあるデータＤの記憶領域アドレスを受け付ける。ＣＰＵ１７は、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、電子メールに添付して送信する。

データ追加要求ボタン１６１ｆは、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、添付データとして追加する要求を受け付けるボタンである。ＣＰＵ１７は、データ追加要求ボタン１６１ｆが押下されたとき、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、添付データとして追加する。

データ削除要求ボタン１６１ｇは、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、添付データから削除する要求を受け付けるボタンである。ＣＰＵ１７は、データ削除要求ボタン１６１ｇが押下されたとき、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、添付データから削除する。

データ添付要求入力欄１６１ｈは、宛先入力欄（ＴＯ）１６１ｂ、ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃ、及び、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄ夫々に対応しており、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、電子メールに添付すべき添付要求を入力する欄である。ＣＰＵ１７は、データ添付要求入力欄１６１ｈが添付要求を受け付けた場合、電子メールに添付要求があった旨のフラグを付加する。ＣＰＵ１７は、データ指定入力欄１６１ｅが受け付けたアドレス先に記憶してあるデータＤを、電子メールに添付して添付要求された宛先へ送信する。例えば、ＣＰＵ１７は、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄに対応するデータ添付要求入力欄１６１ｈが添付要求を受け付けた場合、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄが受け付けた宛先情報へ送信する電子メールにデータＤを添付する。

添付除外入力欄１６１ｉは、宛先入力欄（ＴＯ）１６１ｂ、ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃ、及び、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄが受け付けた宛先情報のうち、データＤを添付しない電子メールを送信すべき宛先情報を入力する欄である。ＣＰＵ１７は、添付除外入力欄１６１ｉが受け付けた宛先情報へ送信する電子メールにはデータＤを添付しないようにする。

メール本文入力欄１６１ｊは、電子メールの本体である文字情報を入力するための欄である。ＣＰＵ１７は、メール本文入力欄１６１ｊが受け付けた文字情報を電子メールの本文として扱う。

送信要求ボタン１６１ｋは、電子メールの送信要求を入力するボタンである。ＣＰＵ１７は、送信要求ボタン１６１ｋが押下されたとき、件名入力欄１６１ａ、宛先入力欄（ＴＯ）１６１ｂ、ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃ、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄ、データ指定入力欄１６１ｅ、データ追加要求ボタン１６１ｆ、データ削除要求ボタン１６１ｇ、データ添付要求入力欄１６１ｈ、添付除外入力欄１６１ｉ及びメール本文入力欄１６１ｊが受け付けた情報に従って、電子メール生成する。そして、ＣＰＵ１７は、本発明の電子メール送信方法の手順に従って、生成した電子メールを送信する。

次に、本発明が用いるテーブル１４０の格納例について説明する。図４は本発明で用いるテーブル１４０の格納例を示す概念図である。

テーブル１４０は、データＤを添付した電子メールの送信履歴を格納するためのテーブルであり、列毎に項目を分けられ、行毎に１つのレコードが形成されている。テーブル１４０は、電子メール送受信用プログラムに従って生成され、補助記憶装置１４に記憶されている。

テーブル１４０の項目は、キーＮｏ、送信日、送信時間、件名、ファイル名、ファイルサイズ、及び宛先という属性が形成されている。尚、本発明のデータＤの識別情報は、本実施の形態でのファイル名、ファイルサイズ、宛先が該当し、その他、送信時に付与されたデータＤのＩＤ番号のようなものであってもよい。

キーＮｏは、データＤを添付した電子メール毎に付与される識別番号である。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、カウンタ（図示せず）で計数した識別番号を値としてフィールドに格納する。キーＮｏは、テーブル１４０以外のテーブル（図示せず）に格納してあるレコードと関連付けるためのキーに用いられる。

送信日は、データＤを添付した電子メールを送信した年月日を示す。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、タイマ（図示せず）が計時する年月日を値としてフィールドに格納する

送信時間は、データＤを添付した電子メールを送信した時間を示す。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、タイマ（図示せず）が計時する時間を値としてフィールドに格納する。

件名は、送信した電子メールの件名を示す。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、送信した電子メールから件名に関するデータを抽出し、抽出したデータを値としてフィールドに格納する。件名は、件名入力欄１６１ａが受け付けた件名が該当する。

ファイル名は、送信した電子メールに添付したデータＤのファイル名を示す。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、送信した電子メールから、添付したデータＤのファイル名に関するデータを抽出し、抽出したデータを値としてフィールドに格納する。

ファイルサイズは、送信した電子メールに添付したデータＤのファイルサイズを示す。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、送信した電子メールから、添付したデータＤのファイルサイズに関するデータを抽出し、抽出したデータを値としてフィールドに格納する。

宛先は、添付した電子メールを送信した通信装置の宛先情報を示す。ＣＰＵ１７は、電子メールを送信したとき、送信した電子メールから、宛先情報を抽出し、抽出した宛先情報を値としてフィールドに格納する。宛先は、宛先入力欄（ＴＯ）１６１ｂ、ＣＣ（Carbon Copy）入力欄１６１ｃ又はＢＣＣ（Blind Carbon Copy）入力欄１６１ｄが受け付けた宛先が該当する。

ＣＰＵ１７は、データＤを添付した電子メールを送信した際、送信した宛先情報毎にレコードを生成し、生成したレコードの各フィールドに値を格納する。

次に、本発明に係る電子メール送信方法の概念について説明する。図５は本発明の電子メール送信方法を説明する概念図である。

ＣＰＵ１７は、電子メール送受信用プログラムを補助記憶装置１４からＲＡＭ１３に読み出す。ＣＰＵ１７は、読み出した電子メール送受信用プログラムに従い、以下の処理を実行する。

ＣＰＵ１７は、電子メール作成画面１６１に入力された情報に応じて、データＤを添付した電子メールを生成する。ＣＰＵ１７は、生成した電子メールから、電子メールの件名、宛先情報、添付データＤのファイル名、添付データＤのファイルサイズを抽出する。ＣＰＵ１７は、抽出した宛先情報毎に、以下の処理を行う。

ＣＰＵ１７は、テーブル１４０にアクセスし、電子メールから抽出した電子メールの件名、宛先情報、添付データＤのファイル名、又は、添付データＤのファイルサイズが、テーブル１４０に格納してある値と一致するか否かを判定する。ＣＰＵ１７は、一致していないと判定した場合、データＤを添付した電子メールを複製し、複製した電子メールを、電子メールから抽出した宛先情報が示す通信装置へ同報送信する。ＣＰＵ１７は、テーブル１４０に、レコードを新たに生成し、生成したレコードの各フィールドに、電子メールから抽出した電子メールの件名、宛先情報、添付データＤのファイル名、及び、添付データＤのファイルサイズを値として格納する。尚、抽出した件名などが、テーブル１４０に格納してある値を一致するとは、即ち、データの識別情報がテーブル１４０に格納してある送信履歴に含まれるということである。

一方、ＣＰＵ１７は、一致していると判定した場合、データＤを添付しない電子メールのみを複製し、複製した電子メールのメール本文の後に、一致していると判定した値を格納しているレコードを抽出し、抽出したレコード内に格納してある送信履歴（例えば、送信日、送信時間、ファイル名、ファイルサイズなど）を文字情報にして付加する。ＣＰＵ１７は、当該電子メールを、電子メールから抽出した宛先情報のうち、前記抽出したレコード内に格納してある宛先情報が示す通信装置へ同報送信する。ＣＰＵ１７は、テーブル１４０に、レコードを新たに生成し、生成したレコードの各フィールドに、電子メールから抽出した電子メールの件名、宛先情報、添付データＤのファイル名、及び、添付データＤのファイルサイズを値として格納する。

更にまた、本発明に係る電子メール送信方法の概念を、図４で示したテーブル１４０の格納例を用いて説明する。

実施例１．
例えば、ＣＰＵ１７は、件名が「特許について」であり、添付データＤのファイル名が「ｔｏｋｋｙｏ．ｘｌｓ」であり、添付データＤのファイルサイズが「１１，０００．０００バイト」であり、宛先のうちの１つが「ｔｅｓｔ＠ｆｕｊｉｔｕ．ｃｏ．ｊｐ」である、データＤを添付した電子メールを生成する。ＣＰＵ１７は、生成した電子メールから件名などを抽出する。ＣＰＵ１７は、抽出した件名などが、テーブル１４０に格納してある値と一致するか否かを判定する。その結果、ＣＰＵ１７は、テーブル１４０のレコードＮｏ．５の値と一致すると判定する。即ち、データＤを添付した電子メールを過去に送信したと判定する。ＣＰＵ１７は、データＤを添付しない電子メールを複製する。ＣＰＵ１７は、複製した電子メールのメール本文の後に、過去に送信した添付データＤの送信履歴（送信日「２００６／０４／０５」、送信時間「１５：２０：３０」、件名「特許について」、添付データＤのファイル名「ｔｏｋｋｙｏ．ｘｌｓ」、添付データＤのファイルサイズ「１１，０００．０００バイト」）を付加する。ＣＰＵ１７は、当該電子メールを、「ｔｅｓｔ＠ｆｕｊｉｔｕ．ｃｏ．ｊｐ」の通信装置へ送信する。

実施例２．
本発明に係る電子メール送信方法は、送信すべき電子メールの宛先情報が、予め記憶してある除外条件に一致するか否かに応じて、データＤを添付しない電子メールを送信するようにしてもよい。ＣＰＵ１７は、データＤを添付した電子メールを生成する。ＣＰＵ１７は、生成した電子メールから宛先情報「ｔｅｓｔ＠ｆｕｊｉｔｕ．ｃｏ．ｊｐ」を抽出する。ＣＰＵ１７は、抽出した宛先情報が、補助記憶装置１４に予め記憶してある除外条件（図示せず）と一致するか否かを判定する。ＣＰＵ１７は、一致すると判定した場合、データＤを添付しない電子メールを複製する。ＣＰＵ１７は、当該電子メールを、「ｔｅｓｔ＠ｆｕｊｉｔｕ．ｃｏ．ｊｐ」の通信装置へ送信する。除外条件は、添付除外入力欄１６１ｉが受け付けた宛先情報が該当する。例えば、添付すべきデータＤが社外秘の場合、添付除外入力欄１６１ｉは、社内ドメイン名以外のドメイン名の入力を受け付ける。

次に、各通信装置４が、データＤを添付しない電子メールを受信したとき、各通信装置４が表示する電子メール受信画面１６２について説明する。図６は電子メール受信画面の表示例を示す図である。電子メール受信画面１６２は、各通信装置４の電子メール送受信用プログラムが有する表示画面である。

電子メール受信画面１６２は、メール本文の後に、過去に送信した添付データの送信履歴（送信日「２００６／０４／０５」、送信時間「１５：２０：３０」、件名「特許について」、添付データＤのファイル名「ｔｏｋｋｙｏ．ｘｌｓ」、添付データＤのファイルサイズ「１１，０００．０００バイト」）が付加される。その結果、各通信装置４のユーザは、過去に受信して記憶してある、添付データＤを容易に検索でき、添付データＤの内容を確認することができる。また、送信履歴の後に、添付すべきデータＤが過去に送信されている旨のメッセージを付加してもよい。その結果、受信者は、受信した電子メールにデータＤが添付されていないことが、送信事故によるものでないと確認できる。

次に、通信装置１における、電子メールの送信処理の手順について説明する。図７は、送信処理の手順を示すフローチャートである。

通信装置１のＣＰＵ１７は、電子メール作成画面１６１に入力された情報に応じて、データＤを添付した電子メールを生成する（Ｓ１０１）。ＣＰＵ１７は、生成した電子メールから、電子メールの件名、宛先情報、添付データＤのファイル名、添付データＤのファイルサイズを抽出する（Ｓ１０２）。以下の処理は、抽出した宛先毎に実行する。

ＣＰＵ１７は、生成した電子メールに、添付要求があった旨のフラグが有るか否かを判定し（Ｓ１０３）、当該フラグが無いと判定した場合（Ｓ１０３でＮＯ）、データＤを添付することなく、電子メールを複製する（Ｓ１０４）。即ち、該当する宛先に対しては、添付要求がなされていない。

一方、ＣＰＵ１７は、前記フラグが有ると判定した場合（Ｓ１０３でＹＥＳ）、抽出した宛先情報が、予め記憶してある除外条件に一致する除外対象であるか否かを判定し（Ｓ１０５）、除外対象であると判定した場合（Ｓ１０５でＹＥＳ）、データＤを添付することなく、電子メールを複製する（Ｓ１０４）。即ち、該当する宛先に対しては、添付除外要求がなされている。

一方、ＣＰＵ１７は、除外対象でないと判定した場合（Ｓ１０５でＮＯ）、抽出した件名などが、テーブル１４０に格納してある送信履歴の値と一致するか否かを判定し（Ｓ１０６）、一致しないと判定した場合（Ｓ１０６でＮＯ）、データＤを添付した電子メールを複製する（Ｓ１０７）。即ち、該当する宛先に対しては、添付すべきデータを過去に送信していない。

一方、ＣＰＵ１７は、送信履歴の値と一致すると判定した場合（Ｓ１０６でＹＥＳ）、データＤを添付しない、電子メールを複製する（Ｓ１０８）。ＣＰＵ１７は、複製した電子メールのメール本文の後に、送信履歴を付加する（Ｓ１０９）。即ち、該当する宛先に対しては、添付すべきデータを過去に送信している。

ＣＰＵ１７は、テーブル１４０に格納してある送信履歴を更新し（Ｓ１１０）、該当する宛先に対して、電子メールを送信し（Ｓ１１１）、処理を終了する。

尚、本実施の形態においては、補助記憶装置１４は、送信履歴が格納してあるテーブル１４０を記憶しているが、それに限らず、データ添付を除外すべき除外対象アドレスが格納してあるテーブルを記憶してもよい。かかる場合、テーブルの関連づけは、テーブル１４０のキーＮｏで行うようにすればよい。

本発明で用いるシステムの全体を示す構成図である。本発明の通信装置の構成を示すブロック図である。電子メール作成画面の表示例を示す図である。本発明で用いるテーブルの格納例を示す概念図である。本発明の電子メール送信方法を説明する概念図である。電子メール受信画面の表示例を示す図である。送信処理の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１通信装置
１２０記録媒体
１４０テーブル
２ＳＭＴＰサーバ
３ＰＯＰサーバ
４通信装置

Claims

データを電子メールに添付すべきことを要求する添付要求を受け付け、受け付けた添付要求に応じて前記データを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信する電子メール送信方法において、
添付した前記データの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納してあるテーブルを用い、
前記添付要求を受け付けたとき、該添付要求の対象となる前記データの識別情報が前記テーブルに格納してある送信履歴に含まれるか否かを前記同報送信すべき通信装置の宛先情報に応じて夫々判定し、
前記識別情報が前記送信履歴に含まれると判定したとき、電子メールのみを複製し、
複製した電子メールを前記識別情報が含まれると判定された送信履歴に対応する宛先情報が示す通信装置へ送信することを特徴とする電子メール送信方法。
前記送信履歴は、添付した前記データの送信日時、ファイル名又はファイルサイズを含み、
電子メールのみを複製するとき、前記識別情報が含まれると判定された送信履歴を前記テーブルから抽出し、
抽出した送信履歴を複製した電子メールの本文データに付加することを特徴とする請求項１に記載の電子メール送信方法。
データを電子メールに添付すべきことを要求する添付要求を受け付け、受け付けた添付要求に応じて前記データを添付した電子メールを複数の通信装置へ同報送信する通信装置において、
添付した前記データの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納してあるテーブルと、
前記添付要求を受け付けたとき、該添付要求の対象となる前記データの識別情報が前記テーブルに格納してある送信履歴に含まれるか否かを前記同報送信すべき通信装置の宛先情報に応じて夫々判定する手段と、
前記識別情報が前記送信履歴に含まれると判定したとき、電子メールのみを複製する手段と、
複製した電子メールを前記識別情報が含まれると判定された送信履歴に対応する宛先情報が示す通信装置へ送信する手段と
を備えることを特徴とする通信装置。
コンピュータに、データを電子メールに添付すべきことを要求する添付要求を受け付け、受け付けた添付要求に応じて前記データを添付した電子メールを複数の外部装置へ同報送信させるコンピュータプログラムにおいて、
コンピュータに、添付した前記データの識別情報を含む電子メールの送信履歴を格納させるステップと、
コンピュータに、前記添付要求を受け付けたとき、該添付要求の対象となる前記データの識別情報が前記テーブルに格納してある送信履歴に含まれるか否かを前記同報送信すべき外部装置の宛先情報に応じて夫々判定させるステップと、
コンピュータに、前記識別情報が前記送信履歴に含まれると判定したとき、電子メールのみを複製させるステップと
を実行させることを特徴とするコンピュータプログラム
請求項４に記載のコンピュータプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。