JP2013232048A - 情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラム - Google Patents
情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラム Download PDFInfo
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Abstract
【課題】ドキュメントを、当該ドキュメントを必要とするユーザーに転送できる情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムを提供する。
【解決手段】MFP100は、当該MFP100において画像の展開等の画像処理を行ったドキュメントに、プロジェクトを特定する情報が含まれると判断した場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
【選択図】図3
【解決手段】MFP100は、当該MFP100において画像の展開等の画像処理を行ったドキュメントに、プロジェクトを特定する情報が含まれると判断した場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
【選択図】図3
Description
本発明は、情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムに関し、特に、ファイルの転送を制御する情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムに関する。
従来から、ドキュメントの管理や検索に、管理対象のドキュメントの属性を利用する技術が種々提案されている。
たとえば、特許文献1(特開2007−293746号公報)には、ドキュメント管理システムにおいて、ユーザーが組織を構成する部署ごとにドキュメントのアクセス履歴を集計し、部署ごとのアクセス数に基づいて、部署ごとにドキュメントの有用性を判定してドキュメント検索を行う技術が開示されている。
また、特許文献2(特開2003−263383号公報)には、掲示板情報管理装置において、投稿者の投稿記事が閲覧された回数を閲覧者ごとに集計し、回数の多い閲覧者の情報を投稿者に提供する技術が開示されている。
また、特許文献3(特開平10−011458号公報)には、情報検索装置におけるドキュメントについての表示に関し、ドキュメントをアクセス頻度によって順位付けし、アクセス頻度の高いものほど有用なものとして配置して表示させる技術が開示されている。
しかしながら、ユーザーにおけるドキュメントの必要性は、必ずしもドキュメントの属性だけでは決定できない場合があった。
本発明は係る実情に鑑み考え出されたものであり、その目的は、ドキュメントを、当該ドキュメントを必要とするユーザーに転送できる情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラムを提供することである。
本発明に従った情報処理装置は、ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部と、画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するための生成手段と、各ユーザーの属性を表す情報を記憶するための記憶手段と、生成手段によって生成されたプロジェクト情報を、記憶手段におけるユーザーの属性に基づいて更新するための更新手段と、プロジェクト情報に基づいて、画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するための制御手段とを備え、制御手段は、画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいてプロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
好ましくは、記憶手段は、プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、制御手段は、さらに、プロジェクト情報においてプロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーとグルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送し、グルーピング情報を生成および更新するための情報の入力を受け付けるための入力手段をさらに備える。
好ましくは、制御手段は、グルーピング情報の少なくとも一部を、特定の条件に基づいて消去する。
好ましくは、記憶手段は、プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、制御手段は、画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、グルーピング情報を生成および更新し、さらに、プロジェクト情報においてプロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーとグルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送する。
好ましくは、制御手段は、画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果が、特定のユーザーが特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントを出力させるものである場合には、グルーピング情報に、当該特定のユーザーに当該特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントの転送を許可する情報を追加する。
好ましくは、制御手段は、ネットワークを介してユーザーの属性に関する情報を取得し、当該取得した情報に基づいて記憶手段に記憶された各ユーザーの属性を表す情報を更新する。
本発明に従った情報処理装置の制御方法は、ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、当該情報処理装置の制御方法であって、画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、生成されたプロジェクト情報を、ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、プロジェクト情報に基づいて、画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを備え、転送する制御を実行するステップは、画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいてプロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
本発明に従った情報処理装置の制御プログラムは、ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、情報処理装置の制御プログラムであって、制御プログラムは、コンピューターに、画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、生成されたプロジェクト情報を、ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、プロジェクト情報に基づいて、画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを実行させ、転送する制御を実行するステップは、画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいてプロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。
本発明によれば、画像処理部において画像処理されたドキュメントにプロジェクトを特定する情報が含まれる場合、当該プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントが転送される。
したがって、情報処理装置は、ドキュメントを、当該ドキュメントを必要とするユーザーに転送することができる。
以下、本発明に係る情報処理装置について、図面を参照して説明する。なお、各図において、同様の作用および機能を奏する構成要素については、同じ符号を付し、その説明は繰返さない。
[情報処理システムの全体構成]
図1は、本発明の情報処理装置の一実施の形態であるMFP(Multi Function Peripheral)を用いた情報処理システムの全体構成を模式的に示す図である。
図1は、本発明の情報処理装置の一実施の形態であるMFP(Multi Function Peripheral)を用いた情報処理システムの全体構成を模式的に示す図である。
図1を参照して、情報処理システムは、MFP100と、イントラネットサーバー800と、メールサーバー900と、パーソナルコンピュータ(PC)300A〜300Cとを含む。本明細書では、イントラネットサーバー800は、「サーバー800」と省略され、また、PC300A〜300Cは、これらを総称する場合にはPC300と称する。
これらの機器は、ネットワークを介して、有線でまたは無線で、接続されている。そして、当該ネットワークは、図示せぬゲートウェイを介してインターネット等の公衆通信ネットワークに接続されている。
[情報処理装置のハードウェア構成]
図2は、図1のMFP100のブロック構成を模式的に示す図である。
図2は、図1のMFP100のブロック構成を模式的に示す図である。
図2を参照して、MFP100は、装置全体の制御を行なうCPU(Central Processing Unit)101と、データを一時的に記憶するRAM(Random Access Memory)102と、プログラムや定数などを記憶するROM(Read Only Memory)103と、画像データなどを記憶するためのハードディスクドライブ(HDD)104と、図1の情報処理システムが構成するネットワークに接続するための通信インターフェイス(I/F)105と、ユーザーからの入力操作を受付ける操作パネル106と、画像形成動作や画像読取動作を実行するスキャンエンジン107と、画像形成動作を行なうプリントエンジン108とを含む。
スキャンエンジン107は、原稿の画像データを読取るスキャナーを含む。プリントエンジン108は、スキャンエンジン107によって生成された原稿の画像データ、または、外部から入力された画像データの画像を記録用紙上に形成するための、記録用紙の搬送機構を構成する部材や現像ドラム、形成された画像を定着させるための定着器等を含む。
MFP100では、CPU101は、ROM103やHDD104に記憶されたプログラム、および/または、MFP100に対して着脱可能な記憶媒体や外部の記憶装置に記憶され通信I/F105を介して読み込まれるプログラムを実行することにより、スキャンエンジン107を用いた画像データの生成や、プリントエンジン108を用いた画像出力等の、画像処理動作を実行する。
CPU101は、特定のプログラムを実行することにより、スキャンエンジン107によって画像データを生成された画像や、プリントエンジン108による画像形成の対象となる画像データの画像に対して、文字認識等の処理を施す機能を実現する。当該機能により、これらの画像に含まれる文字列が抽出される。
上記プログラムを記憶する記憶媒体の具体例としては、CD−ROM(Compact Disk - Read Only Memory)、DVD−ROM(Digital Versatile Disk - Read Only Memory)、USB(Universal Serial Bus)メモリ、メモリカード、FD(Flexible Disk)、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、MO(Magnetic Optical Disk)、MD(Mini Disk)、IC(Integrated Circuit)カード(メモリカードを除く)、光カード、マスクROM、EPROM、EEPROM(Electronically Erasable Programmable Read Only Memory)などの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。
[情報処理システム内の処理の概要]
図1に示された情報処理システムは、本実施の形態では或る職場に構築されたものを想定する。そして、当該情報処理システムの特徴の1つは、MFP100で取り扱われるドキュメントの転送先を、MFP100が調整することである。
図1に示された情報処理システムは、本実施の形態では或る職場に構築されたものを想定する。そして、当該情報処理システムの特徴の1つは、MFP100で取り扱われるドキュメントの転送先を、MFP100が調整することである。
MFP100は、当該MFP100において取扱われるドキュメントから情報を取得することにより、上記職場において遂行されるプロジェクトを構成する者の情報を、生成し、更新する。本明細書では、プロジェクトを構成する者の情報を「プロジェクト情報」と呼ぶ。
そして、MFP100は、当該プロジェクト情報を適宜更新し、また、当該プロジェクト情報を利用して、当該MFP100で取り扱われるドキュメントを適宜転送する。
以下、MFP100におけるプロジェクト情報の生成や更新、これを用いたドキュメントの転送(展開)について、順に説明する。
[プロジェクト情報の生成]
図3は、MFP100においてプロジェクト情報が生成される際の、装置間の情報の流れを模式的に示す図である。
図3は、MFP100においてプロジェクト情報が生成される際の、装置間の情報の流れを模式的に示す図である。
(議事録情報)
MFP100は、プロジェクト情報の生成に際して、まず議事録情報を生成する。
MFP100は、プロジェクト情報の生成に際して、まず議事録情報を生成する。
MFP100は、図3において(1)で示されるように、PC300から電子メールの送信やプリント指示などによって受信したファイルに会議の議事録が含まれる場合、当該議事録の内容から議事録情報を生成する。
具体的には、CPU101は、図4に示されるようなドキュメント500を受信すると、当該ドキュメントの画像に対して文字認識処理を施す。そして、当該画像が、「会議室」「議事録」といった、議事録について予め登録されたキーワードの文字を含むと判断すると、当該ドキュメントに基づいて、議事録情報を生成する。
図5は、議事録情報の内容の一例を模式的に示す図である。
図5を参照して、議事録情報を構成する情報は、プロジェクト名と、日時と、資料ファイルと、出席者とを含む。
図5を参照して、議事録情報を構成する情報は、プロジェクト名と、日時と、資料ファイルと、出席者とを含む。
CPU101は、ドキュメント500において、「プロジェクト」「プロジェクト名」等の、プロジェクト名について予め定められた文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられて(当該文字列に対して特定の位置関係で)ドキュメント上に記載された文字列を、プロジェクト名として抽出する。図4の例では、「プロジェクト名」という文字列の次の行であって、「ブロック名」という文字列の右隣に配置されている、「DR001」という文字列が、プロジェクト名として抽出される。
また、CPU101は、ドキュメント500において、特定の間隔で記載された「月」「日」という文字列のように、会議の日程について予め定められた条件で配置された、予め定められた種類の文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられてドキュメント上に記載された文字列を、会議が開催された日程として抽出する。図4の例では、「月」と「日」が数字によって連結される文字列である、「4月11日」という文字列が、会議が開催された日付として抽出される。
また、CPU101は、ドキュメント500において、「添付資料」等の、会議の資料について予め定められた文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられてドキュメント上に記載された文字列を、会議の資料のファイル名として抽出する。図4の例では、「添付資料」という文字列の次の行に記載された「ABC.pdf」という文字列のうち、ファイルの識別子である「.pdf」を除いた文字列「ABC」が、資料ファイル名として抽出される。
また、CPU101は、ドキュメント500において、「出席者」等の、会議の出席者について予め定められた文字列を取得すると、当該文字列に関連付けられてドキュメント上に記載された文字列を、会議の出席者名として抽出する。図4の例では、「出席者」という文字列の後に、連続した行に記載された文字列(K,L,M,N,P,Q,R,T,U)が、出席者名として抽出される。なお、出席者名の抽出は、特定の規則(たとえば、各行の文字列は、句点で区切られるごとに別の者の名として抽出)に従って行われる。
そして、CPU101は、上記のようにドキュメント500から抽出した各情報を、図5に示されるように議事録情報として登録する。
なお、情報処理システムにおいて、ドキュメントに対して一定のフォーマットが定められている場合には、CPU101は、当該フォーマット内の、上記のように抽出した各情報が記載されるべき位置の文字列を、上記の各情報として抽出する。
(ユーザー情報)
MFP100は、図3において(2)で示されるように、操作パネル106に対する操作または通信I/F105を介して他の装置から、ユーザーのプロジェクトの所属に関する情報を取得する。そして、CPU101は、このように取得された情報に基づいて、各ユーザーについての、プロジェクトの所属を含む情報である、ユーザー情報を生成する。図6は、ユーザー情報の内容の一例を模式的に示す図である。
MFP100は、図3において(2)で示されるように、操作パネル106に対する操作または通信I/F105を介して他の装置から、ユーザーのプロジェクトの所属に関する情報を取得する。そして、CPU101は、このように取得された情報に基づいて、各ユーザーについての、プロジェクトの所属を含む情報である、ユーザー情報を生成する。図6は、ユーザー情報の内容の一例を模式的に示す図である。
図6を参照して、ユーザー情報には、ユーザーごとに、ユーザー名と、連絡先(メールアドレス)と、所属部門と、所属プロジェクト名とが、登録されている。なお、所属部門は、「大分類」と「小分類」を含む。
図6に示されるように、たとえば、Aさんは、「第1開発部」の中の「電気ハード」部門に所属する。そして、Aさんは、プロジェクト名「DR001」と「DR002」の2つのプロジェクトに所属する。「電気ハード」とは、電気系統のハードウェア開発部門を意味する。
また、Bさんは、「第1開発部」の中の「電気ソフト」部門に所属する。そして、Bさんは、プロジェクト名「DR001」のプロジェクトに所属する。「電気ソフト」とは、電気系統のソフトウェア開発部門を意味する。
(プロジェクト情報)
図7は、本実施の形態におけるプロジェクト情報の内容の一例を模式的に示す図である。
図7は、本実施の形態におけるプロジェクト情報の内容の一例を模式的に示す図である。
図7を参照して、プロジェクト情報は、プロジェクト名と、資料ファイルと、参加者とを含む。
CPU101は、議事録情報に基づいて、プロジェクト情報を生成する。具体的には、CPU101は、議事録情報を生成したプロジェクト(プロジェクト名)のプロジェクト情報が既に生成されてHDD104等に格納されているか否かを判断する。そして、まだ生成されていなければ、新しいプロジェクト情報を生成する。なお、議事録情報を生成したプロジェクトのプロジェクト情報が既に生成されていた場合には、CPU101は、生成した議事録情報を利用して、プロジェクト情報を更新する。更新の方法については、後述する。
プロジェクト情報は、プロジェクト名と資料ファイルと参加者に、それぞれ、議事録情報におけるプロジェクト名と資料ファイルと出席者の情報を利用されて、生成される。なお、CPU101は、ユーザー情報において、プロジェクト情報における参加者以外に当該プロジェクトの名前を所属プロジェクト名に登録されているユーザーがいれば、当該ユーザーを、プロジェクト情報の参加者の欄に追加する。
図5の議事録情報の「出席者」と比較して、図7のプロジェクト情報では、「参加者」の欄に「A」「B」「C」が追加されている。これらのユーザーは、図6のユーザー情報において、所属プロジェクト名「DR001」を登録されているユーザーである。
また、CPU101は、プロジェクト情報を生成した後に、当該プロジェクトに関連したドキュメントが検出された場合には、当該ドキュメントから取得された情報に基づいてプロジェクト情報を更新する。
たとえば、当該プロジェクトのさらなる議事録が検出された場合、CPU101は、当該議事録において、プロジェクト情報にまだ参加者として登録されていないユーザーの名前が検出された場合には、当該ユーザーを、プロジェクト情報の参加者の欄に追加する。
また、当該プロジェクトの議事録において、新たな資料ファイルが検出された場合、当該資料ファイルの名称が、「資料ファイル」の欄に追加されるように、プロジェクト情報が更新される。
また、CPU101は、プロジェクト情報が生成されてから、特定の時間以上、MFP100において、当該プロジェクトの資料ファイルの出力や送信がなされなかった場合には、当該プロジェクト情報をMFP100から削除しても良い。
また、CPU101は、プロジェクト情報が生成されてから、MFP100において画像が処理されたドキュメントにおいて、当該プロジェクト情報に参加者として登録されているユーザーが当該プロジェクトの担当から外れたことを示す情報を取得した場合には、当該プロジェクト情報を、参加者の欄から当該ユーザーを削除するように、更新する。或るユーザーが当該プロジェクトの担当から外れたことを示す情報とは、たとえば、或るドキュメントにおいて、「プロジェクト名」という文字列の隣にプロジェクトを特定する文字列が記載され、さらに、「担当が外れたメンバー」という文字列の隣または次の行に、当該ユーザーを特定する情報(名前など)が記載されていることを示す情報である。
[情報収集によるプロジェクト情報の更新およびグルーピング情報の生成]
以下に、さらにプロジェクト情報の更新態様について説明する。
以下に、さらにプロジェクト情報の更新態様について説明する。
図8は、情報処理システムにおいて、プロジェクト情報の更新が行われる際の要素間の情報の流れを説明するための図である。
本実施の形態では、MFP100は、ユーザーが操作するPC300等と情報の送受信をすることにより、上記したうプロジェクト情報を更新したり、グルーピング情報を生成する。
(グルーピング情報の内容の一例)
図9は、グルーピング情報の内容の一例を模式的に示す図である。
図9は、グルーピング情報の内容の一例を模式的に示す図である。
グルーピング情報は、MFP100においてメール送信やファイル転送などによるドキュメントの追加において、指定された送信先に対して追加する送信先を追加するために利用される情報である。グルーピング情報では、「送信先」と「追加送信先」とが関連付けられている。「追加送信先」とは、MFP100においてメールの宛先やドキュメントの送信先に、「送信先」として登録されているユーザーが含まれるときに、追加されるべき宛先または送信先を特定する情報である。CPU101は、ユーザーがPC300等において指定したメールの宛先やドキュメントの送信先にグルーピング情報の「送信先」と同じものが含まれている場合には、当該「送信先」に関連付けられている「追加送信先」のユーザーの宛先を追加して、メールまたはドキュメントを送信する。
たとえば、図9のグルーピング情報では、送信先「DR001」に関連付けられて、追加送信先「DR003」が登録されている。これにより、CPU101は、たとえば、或るファイルの送信先として、操作パネル106において、プロジェクト「DR001」を構成するユーザーが同時に指定された場合、ファイルの送信先に、さらに、プロジェクト「DR003」を構成するユーザーを追加して、当該ファイルを送信する。
(グルーピング情報の生成例(1))
グルーピング情報の生成の方法について、説明する。
グルーピング情報の生成の方法について、説明する。
まず、図8の(1)として示すように、ユーザーがPC300等の情報機器を介してMFP100にプリント出力(履歴情報収集)やBOX入出力(ドキュメントアクセス履歴収集)を指示することに応じて、CPU101がグルーピング情報を生成(更新)する例を説明する。ここで、BOX入力とは、MFP100のHDD104にデータを入力する処理がある。BOX出力とは、HDD104に登録されているドキュメントをプリントエンジン108に出力させる処理である。
そして、図8の(1)の場合、CPU101は、PC300と通信することにより、MFP100に対するプリント出力の指示を受信した場合、出力対象のファイルから、次の1)および2)を取得する。
1)プリントドキュメント名
2)当該ドキュメント内のプロジェクト名、日付、機能名など
また、当該指示に含まれるログイン情報等により、プリント出力を指示したユーザーを特定することもできる。
2)当該ドキュメント内のプロジェクト名、日付、機能名など
また、当該指示に含まれるログイン情報等により、プリント出力を指示したユーザーを特定することもできる。
そして、CPU101は、たとえば、一定の期間内で、或るプロジェクトの参加者が、他のプロジェクトの資料ファイルを一定の回数以上出力させた場合、図9において「DR001」と「DR003」が関連付けられるように、上記或るプロジェクトを送信先、上記他のプロジェクトを追加送信先に、それぞれ登録される。
また、或るプロジェクトの参加者が当該或るプロジェクトの参加者以外の特定の参加者に、一定期間内で、一定の回数以上、当該或るプロジェクトの資料ファイルを送信した場合には、当該或るプロジェクトを特定する情報(たとえば、図9の「DR001」)を送信先に、当該特定の参加者(たとえば、「E」)を追加送信先に、それぞれ登録するようなグルーピング情報が生成される。
なお、グルーピング情報は、操作パネル106等の操作によって、ユーザーが手動で更新することもでき、また、生成することもできる。図9のグルーピング情報では、たとえば、「第1開発部」(送信先)と「第2開発部」(追加送信先)が関連付けられている。これにより、「第1開発部」に所属するユーザーにメールやドキュメントが一斉送信される場合には、送信先に、第2開発部の所属するユーザーが追加される。
(グルーピング情報の生成例(2))
次に、図8の(2)として示すように、ユーザーがMFP100を直接操作することにより、コピーやBOX入出力を指示した際の、ドキュメントのアクセス履歴に基づいて、グルーピング情報が生成されたり更新されたりしてもよい。
次に、図8の(2)として示すように、ユーザーがMFP100を直接操作することにより、コピーやBOX入出力を指示した際の、ドキュメントのアクセス履歴に基づいて、グルーピング情報が生成されたり更新されたりしてもよい。
ユーザーが原稿をコピーする場合、CPU101は、以下の一連の処理を実行する。コピーとは、MFP100において、原稿の画像を記録用紙に複写することを言う。
1)ログインしているユーザーを特定する。
2)原稿のスキャン時に、ドキュメント内のプロジェクト名、日付、機能名など読み取る。プロジェクト名等の情報は、ドキュメントに施された地紋から読取られてもよい。
2)原稿のスキャン時に、ドキュメント内のプロジェクト名、日付、機能名など読み取る。プロジェクト名等の情報は、ドキュメントに施された地紋から読取られてもよい。
3)ユーザーごとに、コピー処理の対象となったプロジェクト名を記録する。
たとえば、CPU101は、特定のプロジェクトのドキュメントを、当該プロジェクトのメンバーに入っていないユーザーが、特定の回数以上出力した場合には、当該プロジェクトを「送信先」とし当該ユーザーを「追加送信先」とした情報(たとえば、図9の送信先「DR001」と追加送信先「E」)を追加するように、グルーピング情報を更新しても良い。また、この場合、CPU101は、当該ユーザーを当該プロジェクトのメンバーに追加するように、プロジェクト情報を更新しても良い。
たとえば、CPU101は、特定のプロジェクトのドキュメントを、当該プロジェクトのメンバーに入っていないユーザーが、特定の回数以上出力した場合には、当該プロジェクトを「送信先」とし当該ユーザーを「追加送信先」とした情報(たとえば、図9の送信先「DR001」と追加送信先「E」)を追加するように、グルーピング情報を更新しても良い。また、この場合、CPU101は、当該ユーザーを当該プロジェクトのメンバーに追加するように、プロジェクト情報を更新しても良い。
また、ユーザーがBOX入出力を指示した場合、CPU101は、上記2)において、原稿のスキャン時ではなく、入出力を指定されたドキュメントの画像を展開するときに、上記の各種の情報を読取る。
(グルーピング情報の生成例(3))
次に、図8の(3)として示すように、CPU101は、メールサーバー900を介して送受信される電子メールの本文に記載される情報に基づいて、グルーピング情報を生成(更新)する場合もある。
次に、図8の(3)として示すように、CPU101は、メールサーバー900を介して送受信される電子メールの本文に記載される情報に基づいて、グルーピング情報を生成(更新)する場合もある。
本実施の形態では、メールサーバー900を介して各ユーザーが送受信した電子メールがMFP100において出力される。つまり、メールサーバー900は、すべての電子メールについて、または、特定の条件を満たしたメール(送信側または受信側のメールアドレスが、システムが構築されている企業における正社員のアドレスのみ、等)について、当該メールのデータをMFP100に送信し、MFP100に出力を指示する。図10は、出力されるメールの一例を模式的に示す図である。
そして、CPU101は、メールを出力する際に、次に1)〜4)の情報を抽出し、互いに関連付けて格納する。
1)差出人、宛先(To,CC,BCC)情報の収集して紐付ける。
たとえば、図10のメール510では、差出人のユーザー名(G)と、宛先(To)のユーザー名(H,J)と、宛先(CC)のユーザー名(E,F)とが、関連付けられて格納される。
たとえば、図10のメール510では、差出人のユーザー名(G)と、宛先(To)のユーザー名(H,J)と、宛先(CC)のユーザー名(E,F)とが、関連付けられて格納される。
2)件名から、プロジェクト名や機能情報などを、予め登録された重要キーワードで抽出。
図10のメール510では、「注意事項」というキーワードが抽出される。
3)本文内容から、プロジェクト名や機能情報などを、予め登録された重要キーワードで抽出。
3)本文内容から、プロジェクト名や機能情報などを、予め登録された重要キーワードで抽出。
4)添付ファイル名など添付ファイル情報を蓄積。
たとえば、CPU101は、メール中のキーワードに応じて、プロジェクト情報における各ユーザーの属性を生成したり更新したりしても良い。具体例としては、件名に或るプロジェクト名を含むメールで、「注意事項」というキーワードが抽出された場合には、当該メールに差出人または宛先として登録されているユーザーには、「機密情報」のタグを付された特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加するように、プロジェクト情報を更新しても良い。この場合、MFP100において、「機密情報」のタグを付されたファイルがプロジェクト名「DR001」のメンバーに一斉送信される操作がなされた場合、CPU101は、「DR001」のプロジェクト情報において、特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、当該ファイルを送信する。
たとえば、CPU101は、メール中のキーワードに応じて、プロジェクト情報における各ユーザーの属性を生成したり更新したりしても良い。具体例としては、件名に或るプロジェクト名を含むメールで、「注意事項」というキーワードが抽出された場合には、当該メールに差出人または宛先として登録されているユーザーには、「機密情報」のタグを付された特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加するように、プロジェクト情報を更新しても良い。この場合、MFP100において、「機密情報」のタグを付されたファイルがプロジェクト名「DR001」のメンバーに一斉送信される操作がなされた場合、CPU101は、「DR001」のプロジェクト情報において、特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、当該ファイルを送信する。
(社内イントラネットの組織情報等によるプロジェクト情報の更新)
CPU101は、サーバー800から、社内の組織構成の情報を、たとえば一定期間ごとに取得する。そして、当該情報を用いて、ユーザー情報(図6参照)を更新する。たとえば、「B」さんが、第1開発部から第2開発部に異動になった場合には、当該「B」さんの所属部門の大分類の欄のデータを、「第1開発部」から「第2開発部」へと上書更新する。
CPU101は、サーバー800から、社内の組織構成の情報を、たとえば一定期間ごとに取得する。そして、当該情報を用いて、ユーザー情報(図6参照)を更新する。たとえば、「B」さんが、第1開発部から第2開発部に異動になった場合には、当該「B」さんの所属部門の大分類の欄のデータを、「第1開発部」から「第2開発部」へと上書更新する。
[プロジェクト情報やグルーピング情報を利用した情報の展開]
MFP100は、プロジェクト情報やグルーピング情報を利用して、当該MFP100が取得したドキュメントの転送先を決定する。
MFP100は、プロジェクト情報やグルーピング情報を利用して、当該MFP100が取得したドキュメントの転送先を決定する。
(PCからMFPへの情報発信)
図11に(1)で示されるように、ユーザーAが、PC300からMFP100にメール(ドキュメント付きでもよい)を発信した場合、CPU101は、以下の処理を行う。
図11に(1)で示されるように、ユーザーAが、PC300からMFP100にメール(ドキュメント付きでもよい)を発信した場合、CPU101は、以下の処理を行う。
メールの宛先(To、CC)にMFP100が設定されている場合、当該宛先に含まれていないが、ユーザーAの情報を必要とするユーザーBを、プロジェクト情報またはグルーピング情報から抽出して、当該メールの転送先として設定する。
転送先に設定されるユーザーは、たとえば、当該メールの差出人(ユーザーA)と同じプロジェクトに参加するユーザー、グルーピング情報においてユーザーAが所属する部門に関連付けられている部門を構成するユーザーが挙げられる。
また、CPU101は、PC300から送信されたメールのBCCでの宛先としてMFP100が設定されている場合には、宛先に含まれていないが、ユーザーAの情報を必要とするユーザーBをMFPにより抽出して、本メールを転送する。転送先は、上記した態様と同様の態様で決定される。ただし、この場合、転送されるメールでは、元の差出人がBCC以外で設定した宛先は、削除されることが好ましい。
(メールサーバーからMFPにメールが着信した場合の情報の展開)
図11は、メールサーバー900からMFP100にメールが着信した場合の情報の展開を説明するための図である。
図11は、メールサーバー900からMFP100にメールが着信した場合の情報の展開を説明するための図である。
図11に(2)で示されるように、メールサーバー900からMFP100にメールが着信した場合、CPU101は、たとえば以下の1)〜3)のような処理を実行する。
1)メールの本文や添付ファイルなどを、MFP100のBOX(HDD104)に格納する。
2)メールの宛先を解析し、MFP100がToまたはCCの宛先として指定されていれば、当該メールを、ToまたはCCのユーザーに関連付けられたユーザーに転送する。「関連付けられた」とは、たとえば、プロジェクト情報において同じプロジェクトに参加することを指定されているユーザー、グルーピング情報においてユーザーAが所属する部門に関連付けられている部門を構成するユーザーが挙げられる。
3)メールの宛先を解析し、MFP100がBCCの宛先として指定されていれば、当該メールの差出人のユーザーに関連付けられているユーザーを宛先として当該メールを転送する。「関連付けられた」とは、たとえば、プロジェクト情報において同じプロジェクトに参加することを指定されているユーザー、グルーピング情報においてユーザーAが所属する部門に関連付けられている部門を構成するユーザーが挙げられる。ただし、転送されるメールでは、元のメールにおいてToやCCの宛先を指定されていたユーザーの情報は削除される。つまり、転送先のユーザーは、元のメールにおいてどのユーザーがToやCCで宛先として指定されていたかは、知ることができない。
また、CPU101は、元のメールの本文に、「機密」「Confidentiall」等の、当該元のメールが機密文書であることを示す情報が含まれる場合には、機密属性を付加して格納する。CPU101は、このようなメールは、元のメールの差出人に関連付けられたユーザーのうち、ユーザー情報において、上記した特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、転送されても良い。
(MFPからメールサーバーへのメールの転送による情報の展開)
図12は、MFP100からメールサーバー900へのメールの転送による情報の展開を説明するための図である。
図12は、MFP100からメールサーバー900へのメールの転送による情報の展開を説明するための図である。
まず、図12の(1)で示されるように、PC300からMFP100へ、ドキュメントのプリントまたは格納が指示される。
このとき、MFP100では、図12の(2)で示されるように、CPU101が、プロジェクト情報またはグルーピング情報において、PC300のユーザーに関連付けられたユーザーを、当該ドキュメントの転送先として設定し、転送メールを生成し、送信する。これにより、図12の(3)で示されるように、MFP100から、転送用のメールが、メールサーバー900へと送信される。当該転送用のメールは、メールサーバー900を介して、個々の送信先へ送信される。
なお、上記したように、扱うドキュメントが機密属性を付加されているような場合には、ユーザー情報において、上記した特別なドキュメントの転送まで許可する旨の情報を追加されたユーザーにのみ、転送されても良い。
(MFPに対する操作に従った情報の展開)
図13は、MFP100に対する操作に従った情報の展開を説明するための図である。
図13は、MFP100に対する操作に従った情報の展開を説明するための図である。
図13の(1)に示されるように、ユーザーがMFP100を直接操作することにより、MFP100に原稿のスキャンやコピーを指示すると、当該原稿に或るプロジェクトを特定する情報が含まれる場合、CPU101は、当該原稿の画像の転送先を決定する(図13の(2))。そして、当該画像を添付ファイルとし、決定した転送先を宛先とするメールを生成し、メールサーバー900を介して、当該転送メールを送信する(図13の(3))。
具体的には、たとえば、CPU101は、まずMFP100を直接操作したユーザーを、ログイン情報に基づいて特定する。そして、CPU101は、当該ユーザーと、プロジェクト情報またはグルーピング情報において「関連付けられている」ユーザーを、画像の転送先のユーザーとして決定する。そして、CPU101は、当該転送先のユーザーを宛先とし、上記画像のファイルを添付ファイルとしたメールデータを生成する。そして、生成したメールデータをメールサーバー900へ送信する。
[実施の形態のまとめ]
MFP100は、当該MFP100において画像の展開等の画像処理を行ったドキュメントに、プロジェクトを特定する情報が含まれると判断した場合には、プロジェクト情報(図7参照)において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。これにより、ドキュメントの閲覧履歴等のドキュメントの属性ではなく、ドキュメントが対応するプロジェクト情報についての人間関係に基づいて、当該ドキュメントの転送先が決定される。
MFP100は、当該MFP100において画像の展開等の画像処理を行ったドキュメントに、プロジェクトを特定する情報が含まれると判断した場合には、プロジェクト情報(図7参照)において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する。これにより、ドキュメントの閲覧履歴等のドキュメントの属性ではなく、ドキュメントが対応するプロジェクト情報についての人間関係に基づいて、当該ドキュメントの転送先が決定される。
今回開示された各実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。また、実施の形態および各変形例において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。
100 MFP、101 CPU、106 操作パネル、107 スキャンエンジン、108 プリントエンジン、300 PC、500 ドキュメント、800 サーバー、900 メールサーバー。
Claims (8)
- ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部と、
前記画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するための生成手段と、
各ユーザーの属性を表す情報を記憶するための記憶手段と、
前記生成手段によって生成された前記プロジェクト情報を、前記記憶手段におけるユーザーの属性に基づいて更新するための更新手段と、
前記プロジェクト情報に基づいて、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するための制御手段とを備え、
前記制御手段は、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいて前記プロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、前記プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する、情報処理装置。 - 前記記憶手段は、前記プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、
前記制御手段は、さらに、前記プロジェクト情報において前記プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーと前記グルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送し、
前記グルーピング情報を生成および更新するための情報の入力を受け付けるための入力手段をさらに備える、請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記制御手段は、前記グルーピング情報の少なくとも一部を、特定の条件に基づいて消去する、請求項2に記載の情報処理装置。
- 前記記憶手段は、前記プロジェクト情報に含まれるプロジェクトまたはユーザーと一定のユーザーとを関連付けるための情報であるグルーピング情報をさらに記憶し、
前記制御手段は、
前記画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、前記グルーピング情報を生成および更新し、
さらに、前記プロジェクト情報において前記プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーと前記グルーピング情報において関連付けられるユーザーに当該ドキュメントを転送する、請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記制御手段は、前記画像処理部におけるドキュメントの画像処理の結果が、特定のユーザーが特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントを出力させるものである場合には、前記グルーピング情報に、当該特定のユーザーに当該特定のプロジェクトについての機密属性を付加されたドキュメントの転送を許可する情報を追加する、請求項4に記載の情報処理装置。
- 前記制御手段は、ネットワークを介してユーザーの属性に関する情報を取得し、当該取得した情報に基づいて前記記憶手段に記憶された各ユーザーの属性を表す情報を更新する、請求項1〜請求項5のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、当該情報処理装置の制御方法であって、
前記画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、
各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、
生成された前記プロジェクト情報を、前記ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、
前記プロジェクト情報に基づいて、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを備え、
前記転送する制御を実行するステップは、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいて前記プロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、前記プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する、情報処理装置の制御方法。 - ドキュメントの画像処理を行うための画像処理部を備えた情報処理装置のコンピューターによって実行される、情報処理装置の制御プログラムであって、
前記制御プログラムは、前記コンピューターに、
前記画像処理部によるドキュメントの画像処理の結果に基づいて、プロジェクトを特定する情報と当該プロジェクトを構成するユーザーを特定する情報とを含むプロジェクト情報を生成するステップと、
各ユーザーの属性を表す情報を記憶するステップと、
生成された前記プロジェクト情報を、前記ユーザーの属性に基づいて更新するステップと、
前記プロジェクト情報に基づいて、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントを転送する制御を実行するステップとを実行させ、
前記転送する制御を実行するステップは、前記画像処理部において画像処理されたドキュメントにおいて前記プロジェクトを特定する情報が含まれる場合には、前記プロジェクト情報において当該プロジェクトを構成するユーザーとして登録されているユーザーに当該ドキュメントを転送する、情報処理装置の制御プログラム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2012102620A JP2013232048A (ja) | 2012-04-27 | 2012-04-27 | 情報処理装置、その制御方法、および、その制御プログラム |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2017005305A (ja) * | 2015-06-04 | 2017-01-05 | キヤノン株式会社 | 情報処理装置、その制御方法、及びプログラム |
JP2020035005A (ja) * | 2018-08-27 | 2020-03-05 | 富士ゼロックス株式会社 | コミュニケーション支援装置及びプログラム |
EP4149056A1 (en) | 2021-09-14 | 2023-03-15 | Fujitsu Limited | Information processing program, information processing method, and information processing apparatus |
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2012
- 2012-04-27 JP JP2012102620A patent/JP2013232048A/ja active Pending
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