JP7099177B2 - コミュニケーション支援装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、コミュニケーション支援装置及びプログラムに関する。

特許文献１は、発信する情報に対し、関連する情報を利用者の行動情報の中から抽出し、その抽出された行動情報に基づいて、情報獲得過程の情報や背景知識等の関連情報を付加するようにして、利用者間の知識の共有を図り、メッセージ等の情報を理解し易くする関連情報提供方法を開示する。

特許文献２は、関連情報取得要求に応じてサーバコンピュータから送られる会話ストリームに関する情報と、当該会話ストリームに含まれる発言データに関連付けられたオブジェクトに関する情報のリストとが表示されるようにした知識情報管理方法を開示する。

特許第３９３５３８８号公報 特許第４３９０４０２号公報

ところで、コミュニケーションの場においては、参加者は、参加者自身がアクセスした情報ばかりではなく、参加者がオフラインで取得した情報に基づいてもメッセージを発信している。
なお、ここで、コミュニケーションとは、電子的に情報をやりとりすることをいい、アクセスとは、ネットワークやシステムに接続することをいい、オフラインとは、ネットワークやシステムに接続していない状態をいう。

本発明は、参加者がアクセスした情報のみを管理するものと比較して、コミュニケーションの意味を深めることができるコミュニケーション支援装置及びプログラムを提供することを目的としている。

請求項１に係る本発明は、メッセージをやりとりするコミュニケーションの参加者及び該参加者に関与する関与者がアクセスした情報を特定する情報特定手段と、前記情報特定手段で特定された情報を前記メッセージと関連付けて登録する登録手段と、を有するコミュニケーション支援装置である。
なお、メッセージとは、送り手の目的や意図をなんらかの程度において内包した文字列又は記号群をいう。

請求項２に係る本発明は、前記関与者を特定する関与者特定手段をさらに有する請求項１記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項３に係る本発明は、前記関与者特定手段は、前記参加者が関連する組織から関与者を特定する請求項２記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項４に係る本発明は、前記関与者特定手段は、前記参加者が属する組織の階層情報から関与者を特定する請求項３記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項５に係る本発明は、前記関与者特定手段は、前記参加者が参加しているプロジェクト情報から関与者を特定する請求項３記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項６に係る本発明は、前記関与者特定手段は、コミュニケーションに関する知識を有する知見情報から関与者を特定する請求項２記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項７に係る本発明は、アクセス履歴を管理するアクセス履歴管理手段をさらに有し、前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段に管理されているアクセス履歴からアクセス情報を抽出する請求項１から６いずれか記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項８に係る本発明は、前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段により管理されている参加者及び関与者のアクセス履歴情報からアクセス情報を抽出する請求項７記載のコミュニケーション支援装置ある。

請求項９に係る本発明は、前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段により管理されているコミュニケーションにおけるメッセージ間のアクセス履歴情報からアクセス情報を抽出する請求項７記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項１０に係る本発明は、前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段により管理されているアクセス履歴情報から、予め定められている時間帯におけるアクセス情報を抽出する請求項７記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項１１に係る本発明は、前記情報特定手段は、コミュニケーションが実行されている時間内のアクセス情報を抽出する請求項１０記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項１２に係る本発明は、前記情報特定手段は、コミュニケーションが実行されている時間前であって予め定められている時間内のアクセス情報を抽出する請求項１０記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項１３に係る本発明は、前記情報特定手段は、コミュニケーションが実行されている時間後であって予め定められている時間内のアクセス情報を抽出する請求項１０記載のコミュニケーション支援装置である。

請求項１４に係る本発明は、メッセージをやりとりするコミュニケーションの参加者及び該参加者に関与する関与者がアクセスしたアクセス情報を特定するステップと、前記メッセージと関連付けて登録するステップと、を有するコンピュータに実行させるためのプログラムである。

請求項１又は１４に係る本発明によれば、参加者がアクセスした情報のみを管理するものと比較して、コミュニケーションの意味を深めることができる

請求項２に係る本発明によれば、請求項１に係る本発明の効果に加えて、関与者を特定することができる。

請求項３又は４に係る本発明によれば、請求項２に係る本発明の効果に加えて、関与者を組織上から特定することができる。

請求項５に係る本発明によれば、請求項２に係る本発明の効果に加えて、臨時的に関与が高まるメンバーを関与者として特定することができる。

請求項６に係る本発明によれば、請求項２に係る本発明の効果に加えて、関与者を知見上から特定することができる。

請求項７に係る本発明によれば、請求項１から６いずれかに係る本発明の効果に加えて、アクセス履歴からアクセス情報を抽出することができる。

請求項８に係る本発明によれば、請求項１から６いずれかに係る発明の効果に加えて、参加者及び関与者のアクセス履歴からアクセス情報を抽出することができる。

請求項９に係る本発明によれば、請求項７に係る発明の効果に加えて、メッセージ一つ一つに対して意味を深めることができる。

請求項１０に係る本発明によれば、請求項７に係る発明の効果に加えて、アクセス情報の範囲を制限することができる。

請求項１１に係る本発明によれば、請求項１０に係る発明の効果に加えて、アクセス情報の範囲をコミュニケーション実行中のみに制限することができる。

請求項１２に係る発明によれば、請求項１０に係る発明の効果に加えて、参加者又は関与者がコミュニケーション実行前にアクセスしたアクセス情報も取り入れることができる。

請求項１３に係る発明によれば、請求項１０に係る発明の効果に加えて、参加者又は関与者がコミュニケーション実行後にアクセスしたアクセス情報も取り入れることができる。

本発明の実施形態に係るコミュニケーション支援装置を含む全体のシステムを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るコミュニケーション支援装置のハードウエアを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るコミュニケーション支援装置の機能を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係るコミュニケーション支援装置の制御動作を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるコミュニケーションのメッセージ交換例を示す画面図である。 本発明の実施形態におけるタスク社員情報を示す図表である。 本発明の実施形態における所属部署の組織情報を示す図表である。 本発明の実施形態におけるプロジェクトチームの組織情報を示す図表である。 本発明の実施形態におけるアクセス履歴情報を示す図表である。 本発明の実施形態における関連情報を示す図表である。 本発明の実施形態における知見情報を示す図表である。 本発明の実施形態において、知見者を関与者とする場合のフローチャートである。

次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本発明の実施形態に係るコミュニケーション支援装置１０を有する全体のシステムを示す。

複数の端末装置１２，１２は例えばパーソナルコンピュータである。複数の文書管理装置１４，１４は例えばサーバであり、多数の文書が格納されている。コミュニケーションシステム１６は例えばサーバであり、電子掲示板やメッセージングツールのように、ある話題に関して端末装置１２，１２からのメッセージを通じて情報を交換するソフトウエアやサービスを提供する。

コミュニケーション支援装置１０は例えばサーバであり、コミュニケーションシステム１６において実行されるコミュニケーションを支援するソフトウエアやサービスを提供する。

上記コミュニケーション支援装置１０、端末装置１２、文書管理装置１４、コミュニケーションシステム１６は、インターネットや社内ＬＡＮ等のネットワーク１８を介して接続されている。
なお、コミュニケーション支援装置１０は、コミュニケーションシステム１６内にあってもよいし、コミュニケーションシステム１６とは独立して設けるようにしてもよい。

図２は、コミュニケーション支援装置１０のハードウエアを示すブロック図である。
コミュニケーション支援装置１０は、ＣＰＵ２０、メモリ２２、記憶装置２４及びネットワークインターフェイス２６を有し、これらＣＰＵ２０、メモリ２２、記憶装置２４及びネットワークインターフェイス２６がバス２８を介して接続されている。

ＣＰＵ２０は、メモリ２２に格納された制御プログラムに基づいて予め定められた処理を実行する。記憶装置２４は、例えばハードディスクから構成されている。ネットワークインターフェイス２６は、ネットワーク等を介してデータが入出力される。

図３は、この実施形態に係るコミュニケーション支援装置１０の機能ブロック図である。

コミュニケーション支援装置１０は、アクセス履歴情報管理部３０を有する。このアクセス履歴情報管理部３０は、コミュニケーションシステム１６からコミュニケーションに参加している参加者（メッセージの投稿メンバー）情報及びメッセージ情報を受け付けると共に、文書管理装置１４からアクセス情報を収集し、例えば前述した記憶装置２４に蓄積して一元管理する。アクセス情報には、アクセスした日時、操作者、操作対象、操作内容等を含む。このアクセス履歴情報管理部３０においては、コミュニケーションの参加者ばかりではなく、文書管理装置１４及びコミュニケーションシステム１６を使用する全ての使用者のアクセス履歴が含まれる。

組織情報管理部３２は、組織情報を管理する。組織情報とは、少なくとも、どの組織に誰が属するか（メンバー）の情報を含む。組織とは、企業や団体において役割ごとに区切られた部門、課、グループ、チーム等の集団（以下、「部署」という）のみならず、それとは別に特定の役割遂行のために臨時的に組まれたプロジェクトチームも含まれる。また、組織情報は、組織に属するメンバー間の階層関係（上下関係）を示す階層情報を含んでいてもよい。

関連情報抽出部３４は、アクセス履歴情報管理部３０で管理されているアクセス履歴と組織情報管理部３２で管理されている組織情報とからコミュニケーションに関連する関連情報、例えばメッセージや関連する文書を抽出する。

関連情報管理部３６は、関連情報抽出部３４で抽出された関連情報を例えば記憶装置２４に登録する。

次に、図４に示したフローチャートに基づいて詳細にコミュニケーション支援装置１０の制御動作例について説明する。

ここで、コミュニケーションシステム１６においては、図５に示すタスク「製品ＡＡＡ機能仕様策定」におけるメッセージ交換が実行され、このタスクのメンバーが図６に示す社員Ａ、社員Ｂ及び社員Ｃとする。

コミュニケーション支援装置１０においては、まずステップＳ１０でアクセス履歴情報管理部３６に格納されたアクセス情報からメッセージの投稿を検知する。図５では、メッセージ１～５である。

次のステップＳ１２においては、メッセージ投稿メンバーの関与者を特定する。メッセージ投稿メンバーの関与者は、例えば図７及び図８に示すように、組織情報管理部３２に登録されている組織情報から特定する。
図７は、組織情報の一例として、Ａ部門、Ｂ部門、Ｃ部門に所属するメンバーおよびメンバー間の階層関係（上下関係）を表している。Ａ部門を例に説明すると、Ａ部門にはＡ１グループとＡ２グループがあり、Ａ１グループの長（Ａ１グループ長）が社員０１、Ａ２グループの長（Ａ２グループ長）が社員Ａである。また、Ａ２グループには社員０６、０７、０８が属しており、すなわち社員Ａの直属の部下が社員０６、０７、０８ということになる。ここで、同じ部門に属する社員同士は異なる部門に属する社員同士より距離が近く、同じグループに属する社員どうしは異なるグループに属する社員どうしよりも距離が近い、とする。
図８は、組織情報の一例として、あるプロジェクトに参加している（プロジェクトチームに属している）メンバーを示している。プロジェクトは、特定の役割を遂行するために臨時的に組織されるため、異なる部署のメンバーが属することがある。プロジェクトＡを例に説明すると、プロジェクトＡには社員０５、社員Ｃ、社員１４が参加している。なお、ここにはメンバー間に階層関係はないが、あってもよい。ここでも、同じプロジェクトチームに属する社員どうしは、異なるプロジェクトチームに属する社員どうしよりも距離が近い。

ここでは、社員Ａは、Ａ部門のＡ２グループ長であり、且つプロジェクトＢのメンバーである。また、社員Ｂは、Ｂ１グループのグループ員であり、且つプロジエクトＢ及びプロジェクトＣのメンバーである。また、社員Ｃは、Ｃ１グループのグループ員であり、且つプロジェクトＡ及びプロジェクトＢのメンバーである。
なお、タスクとは、最小単位ですぐに取り掛かれる作業や課題をいい、プロジェクトとは、タスクが複数集まった大きな計画をいう。

関与者は、メッセージ投稿メンバーからの距離で特定する。例えば社員Ｂの関与者は、社員Ｂの直属の上司である社員０２や同僚である社員０９，社員１１、プロジェクトＢのメンバーである社員０７及びプロジェクトＣのメンバーである社員１５，１６が含まれる。どの程度の距離にいるメンバーまでを関与者とするかは、適宜決めることができる。また、階層情報を利用して、自分の上位にいるメンバーに対しては同列または下位にいるメンバーに対してよりも、近さに重みをつけてより「近い」としてもよい。

次のステップＳ１４においては、関連情報を抽出する。関連情報の抽出は、例えばコミュニケーション実行中にアクセスしたアクセス情報をアクセス履歴情報管理部３０から行う。

図９は、コミュニケーション実行中にアクセスしたアクセス履歴情報を示す。ここでは、コミュニケーションシステムを起動すると、まず社員Ａが文書１を参照し、次に社員Ａがメッセージ１を投稿し、次に社員Ｃがメッセージを参照し、次に社員Ｃが文書１を参照し、次に社員Ｂがメッセージ１を参照する等の流れになっており、日時をキーとして並べられている。

次のステップＳ１６において、ステップＳＳ１４で抽出された関連情報を関連情報管理部３６に登録し、処理を終了する。
なお、関連情報管理部３６に登録された関連情報は、前述した端末１２，１２からコミュニケーションの実行が終了した後にアクセスしてもよいし、リアルタイムに端末１２に表示するようにしてもよい。

関連情報の登録は、図１０に示すように、メッセージをキーとして並び替えてもよい。例えば、社員Ｂはメッセージ２を投稿する前に、文書１を参照しているが、社員Ｂの上司（社員０２）が文書３を参照している。この情報から、メッセージ２は文書１及び文書３を参照した結果に基づいて投稿された可能性があり、図１０に示すように、メッセージ２の関連情報として文書１及び文書３を関連付けることができる。

同様に、社員Ｃはメッセージ３を投稿する前に、文書１および文書２を参照し、社員ＣがメンバーとなっているプロジェクトＡの社員１４が文書４を参照している。この情報から、メッセージ3は文書１、文書２及び文書４と関連性があるとすることができる。

この場合、文書参照者情報は必ずしも必要ないが、この参照者情報を管理することで、例えば、図５に示したタスクの各メッセージにアクセスした際に関連する文書情報だけでなく、タスクメンバー以外の人物を表示することにより、関係者として認識でき必要に応じてコンタクトが可能になる。また、メッセージの投稿者や、そのメッセージの既読者情報を管理することで、逆に、文書管理装置内で管理された情報にアクセスした際に、その文書に関連する背景情報として、関連するメッセージや人物を認識することができる。

上記実施形態においては、参加者が所属する組織の組織情報から関与者を特定しているが、組織情報に含まれる知見情報から、コミュニケーション内での話題の知見者を関与者として特定してもよい。

即ち、図１１に示すように、各社員には知見情報を付加して組織情報管理部３６に登録する。知見情報は、アクセス履歴情報管理部３０で管理されているアクセス履歴情報から社員が投稿したメッセージ、社員がアクセスした文書及び社員が作成した文書を特定し、特定された文書情報からキーワードを抽出する。例えば社員１７には、キーワードａとキーワードｂが付加されている。

ここで、図１２に示すように、ステップＳ２０において、メッセージ投稿者のキーワード群Ａのベクトルを求める。次のステップＳ２２においては、各社員のキーワード群Ｂのベクトルを求める。そして、次のステップＳ２４において、キーワード群Ａのベクトルとキーワード群Ｂのベクトルとが予め定められた類似度合い以上であるか否かを判定する。このステップＳ２４において、キーワード群Ａのベクトルとキーワード群Ｂのベクトルとが予め定められた類似度合い以上であれば関与者として特定して処理を終了し、予め定められた類似度合い未満であれば処理を終了する。

また、上記実施形態においては、コミュニケーション実行中のアクセス情報を抽出しているが、これに限定されるものではない。例えばコミュニケーションの実行前の予め定められた時間、例えば３０分前に参照した文書を含めてもよいし、コミュニケーションの実行後の予め定められた時間、例えば５分後に参照した文書をふくめてもよい。さらにタスク内のメッセージ群から話題の切り替わりを抽出し、該話題となっているメッセージの投稿期間にかぎってもよい。

また、アクセス履歴にアクセスした時間が含まれるのであれば、アクセス時間によりアクセスした文書に重要度を付加してもよい。さらに文書のうち頁毎のアクセス時間が含まれるのであれば、頁毎に重要度を付加することもできる。

また、コミュニケーション中の日時情報、アクセス履歴、組織情報から単純に関連情報として算出せず、タスクのメンバーが直接参照又は作成した文書やメッセージからキーワードを抽出し、それらのキーワードを含まない情報は関連情報から除外するようにしてもよい。

１０ コミュニケーション支援装置
１２ 端末装置
１４ 文書管理装置
１６ コミュニケーションシステム
１８ ネットワーク
２０ ＣＰＵ
２２ メモリ
２４ 記憶装置
２６ ネットワークインターフェイス
２８ バス
３０ アクセス情報管理部
３２ 組織情報管理部
３４ 関連情報抽出部
３６ 関連情報管理部

Claims (14)

1. メッセージをやりとりするコミュニケーションの参加者及び該参加者に関与する関与者がアクセスしたアクセス情報を特定する情報特定手段と、
   前記情報特定手段で特定された情報を前記メッセージと関連付けて登録する登録手段と、
   を有するコミュニケーション支援装置。
2. 前記関与者を特定する関与者特定手段をさらに有する請求項１記載のコミュニケーション支援装置。
3. 前記関与者特定手段は、前記参加者が属する組織および当該組織に属するメンバーの情報を含む組織情報から関与者を特定する請求項２記載のコミュニケーション支援装置。
4. 前記組織情報は、前記メンバー間の階層関係を示す階層情報を含み、
   前記関与者特定手段は、前記階層情報から関与者を特定する請求項３記載のコミュニケーション支援装置。
5. 前記関与者特定手段は、前記参加者が参加しているプロジェクトチームの組織情報から関与者を特定する請求項３記載のコミュニケーション支援装置。
6. 前記組織情報は、前記組織のメンバーが有する知識を示す知見情報を含み、
   前記関与者特定手段は、前記知見情報から関与者を特定する請求項２記載のコミュニケーション支援装置。
7. アクセス履歴を管理するアクセス履歴管理手段をさらに有し、前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段に管理されているアクセス履歴からアクセス情報を抽出する請求項１から６いずれか記載のコミュニケーション支援装置。
8. 前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段により管理されている参加者及び関与者のアクセス履歴情報からアクセス情報を抽出する請求項７記載のコミュニケーション支援装置。
9. 前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段により管理されているコミュニケーションにおけるメッセージ間のアクセス履歴情報からアクセス情報を抽出する請求項７記載のコミュニケーション支援装置。
10. 前記情報特定手段は、前記アクセス履歴管理手段により管理されているアクセス履歴情報から、予め定められている時間帯におけるアクセス情報を抽出する請求項７記載のコミュニケーション支援装置。
11. 前記情報特定手段は、コミュニケーションが実行されている時間内のアクセス情報を抽出する請求項１０記載のコミュニケーション支援装置。
12. 前記情報特定手段は、コミュニケーションが実行されている時間前であって予め定められている時間内のアクセス情報を抽出する請求項１０記載のコミュニケーション支援装置。
13. 前記情報特定手段は、コミュニケーションが実行されている時間後であって予め定められている時間内のアクセス情報を抽出する請求項１０記載のコミュニケーション支援装置。
14. メッセージをやりとりするコミュニケーションの参加者及び該参加者に関与する関与者がアクセスしたアクセス情報を特定するステップと、
    前記メッセージと関連付けて登録するステップと、
    を有するコンピュータに実行させるためのプログラム。

Images