JP4736816B2 - 読取文書管理プログラム、読取文書管理システム、読取文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、読取文書管理システム、特にスキャナ等の文書読取手段を用いて読み取った文書データの取得に関する。

近年では、スキャナ機能、親展機能、ネットワーク機能等複合機の高機能により複合機の利便性、セキュリティ性は向上してきている。また、高機能化に伴う利用機会の増大等により複合機の設置場所も事務所内に留まらず様々な場所に設置されるようになってきている。例えば、会議室に設置すれば、紙文書をその場で電子文書化し、会議メンバ等に電子データ化にて配布したり、電子データの状態で資料を編集したりすることができるので、会議における作業効率を向上させることができる。なお、スキャナ等で読み取られ電子データ化された読取文書（スキャン文書）に対して文書所有者に関するユーザ情報等の属性情報を付与したい場合があるが、従来では、スキャナに併設された端末から属性情報を入力したり（例えば特許文献１）、属性情報を設定した属性シートを読取文書と共に読み取らせたりして（例えば特許文献２）、スキャン文書と属性情報とを対応付けている。

ところで、あるユーザが自社の他の事務所などへ出向いて会議を行う場合において、会議室に設置の複合機を用いて会議資料（紙文書）のスキャン文書を持ち込んだ自分のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）に取り込みたいとする。この場合、そのユーザは、まず複合機のスキャナ機能を用いて紙文書を電子化する。そして、複合機の機種及びネットワーク上のアドレスを調べて、その機種用のドライバをＰＣにインストールすると共にアドレスを設定する。更に、セキュリティを考慮すると、その複合機に自分用の親展ボックスを作成するか、あるいは既存の親展ボックスの利用に必要な情報（ユーザＩＤ、パスワード等）を入手する。

特開２００２−２９０６６１公報 特開２００２−８２９６８公報

しかしながら、複合機に関する情報の収集や自己ＰＣへの環境設定等を行うことは、面倒であり、非現実的である。また、情報不足等により自己ＰＣに環境設定ができない可能性もある。また、前述した会議の場合などでは、自分の文書のみならず、会議メンバの文書情報を適宜取り出したいという場合も想定しうる。

このような文書の取得に関する問題のみならず文書を読み取る際においても、従来においては、属性情報をユーザが入力設定する操作を行わなくてはならず面倒であった。

このように、複合機のスキャナ機能等を用いた文書の読取り並びに読み取った文書データの取得について、その読取りや取得を行う場所に関係なく簡単な操作で実施できれば都合がよい。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、スキャナ等の文書読取手段での読取りや読み取った読取文書の取得など読取文書の取扱いに便宜な読取文書管理プログラム、システム等を提供することにある。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る読取文書管理システムは、会議体に関する会議体情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報と当該ユーザが属する１以上の前記会議体の会議体識別情報とを含むユーザ情報を保持管理する情報管理手段と、電子文書を保持管理する文書管理手段と、設置されている場所情報が前記情報管理手段に保持管理されている複数の文書読取手段と、前記文書読取手段を操作するユーザのユーザ識別情報を取得する第１ユーザ識別情報読取手段と、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記情報管理手段に保持管理されている情報とに基づき特定する会議特定手段と、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記会議特定手段により特定された、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議の会議体識別情報とを含む属性情報を生成する属性情報生成処理手段と、前記属性情報生成処理手段により生成された属性情報を前記文書読取手段により読み取られた電子文書に付加して前記文書管理手段に登録する文書登録処理手段と、前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザのユーザ識別情報を取得する第２ユーザ識別情報読取手段と、前記第２ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で識別されるユーザが属する会議体の会議体識別情報の１つとを含む文書取得要求情報を生成する要求情報生成手段と、前記文書取得要求情報に含まれる会議体識別情報が一致する属性情報が付加された電子文書を、前記文書管理手段に登録されている電子文書の中から選出するとともに、当該選出された電子文書をリスト表示して前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザに選択させる文書選出処理手段とを有するものである。

また、前記情報管理手段が保持管理する前記会議体情報は、会議体を識別する会議体識別情報と当該会議体における会議の開催場所と当該会議の開催の時の情報とを含み、前記情報管理手段が保持管理する前記ユーザ情報は、さらにユーザの現在位置情報を含み、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザの、前記情報管理手段に保持管理されている前記現在位置情報を、当該ユーザが操作する前記文書読取手段の前記情報管理手段に保持管理されている前記場所情報に応じて更新する現在位置情報更新手段と、をさらに備え、前記会議特定手段は、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記会議体情報と前記情報管理手段が保持管理するユーザ情報に含まれる現在位置情報とに基づき特定するものである。

本発明に係る読取文書管理プログラムは、読取文書管理システムを構成するコンピュータを、会議体に関する会議体情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報と当該ユーザが属する１以上の前記会議体の会議体識別情報とを含むユーザ情報を保持管理する情報管理手段、電子文書を保持管理する文書管理手段、設置されている場所情報が前記情報管理手段に保持管理されている複数の文書読取手段、前記文書読取手段を操作するユーザのユーザ識別情報を取得する第１ユーザ識別情報読取手段、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記情報管理手段に保持管理されている情報とに基づき特定する会議特定手段、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記会議特定手段により特定された、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議の会議体識別情報とを含む属性情報を生成する属性情報生成処理手段、前記属性情報生成処理手段により生成された属性情報を前記文書読取手段により読み取られた電子文書に付加して前記文書管理手段に登録する文書登録処理手段、前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザのユーザ識別情報を取得する第２ユーザ識別情報読取手段と、前記第２ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で識別されるユーザが属する会議体の会議体識別情報の１つとを含む文書取得要求情報を生成する要求情報生成手段、前記文書取得要求情報に含まれる会議体識別情報が一致する属性情報が付加された電子文書を、前記文書管理手段に登録されている電子文書の中から選出するとともに、当該選出された電子文書をリスト表示して前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザに選択させる文書選出処理手段、として機能させるためのものである。

また、前記情報管理手段が保持管理する前記会議体情報は、会議体を識別する会議体識別情報と当該会議体における会議の開催場所と当該会議の開催の時の情報とを含み、
前記情報管理手段が保持管理する前記ユーザ情報は、さらにユーザの現在位置情報を含み、前記コンピュータを、さらに、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザの、前記情報管理手段に保持管理されている前記現在位置情報を、当該ユーザが操作する前記文書読取手段の前記情報管理手段に保持管理されている前記場所情報に応じて更新する現在位置情報更新手段として機能させ、前記会議特定手段は、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記会議体情報と前記情報管理手段が保持管理するユーザ情報に含まれる現在位置情報とに基づき特定するものである。

本発明に係る読取文書管理方法は、会議体に関する会議体情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報と当該ユーザが属する１以上の前記会議体の会議体識別情報とを含むユーザ情報を保持管理する情報管理手段と、電子文書を保持管理する文書管理手段と、設置されている場所情報が前記情報管理手段に保持管理されている複数の文書読取手段と、を有する読取文書管理システムを構成するコンピュータにより実施され、前記文書読取手段を操作するユーザのユーザ識別情報を取得する第１ユーザ識別情報読取ステップと、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報と前記情報管理手段に保持管理されている情報とに基づき特定する会議特定ステップと、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報と前記会議特定ステップにより特定された、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議の会議体識別情報とを含む属性情報を生成する属性情報生成処理ステップと、前記属性情報生成処理ステップにより生成された属性情報を前記文書読取手段により読み取られた電子文書に付加して前記文書管理手段に登録する文書登録ステップと、前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザのユーザ識別情報を取得する第２ユーザ識別情報読取ステップと、前記第２ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で識別されるユーザが属する会議体の会議体識別情報の１つとを含む文書取得要求情報を生成する要求情報生成ステップと、前記文書取得要求情報に含まれる会議体識別情報が一致する属性情報が付加された電子文書を、前記文書管理手段に登録されている電子文書の中から選出するとともに、当該選出された電子文書をリスト表示して前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザに選択させる文書選出ステップとを含むものである。

また、前記情報管理手段が保持管理する前記会議体情報は、会議体を識別する会議体識別情報と当該会議体における会議の開催場所と当該会議の開催の時の情報とを含み、前記情報管理手段が保持管理する前記ユーザ情報は、さらにユーザの現在位置情報を含み、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザの、前記情報管理手段に保持管理されている前記現在位置情報を、当該ユーザが操作する前記文書読取手段の前記情報管理手段に保持管理されている前記場所情報に応じて更新する現在位置情報更新ステップと、をさらに含み、前記会議特定ステップは、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記会議体情報と前記情報管理手段が保持管理するユーザ情報に含まれる現在位置情報とに基づき特定するものである。

本発明によれば、文書読取手段に関する情報の収集や文書取得するコンピュータに環境設定を行わなくても文書読取手段から読み取った文書データを簡単な操作で取得することができる。

また、ユーザに関する情報の設定入力等をしなくても自動的に取得し文書データに付加することができるので便利である。

また、同じ会議のメンバ等同じグループに属する他のユーザ作成の文書データをも自己作成の文書データと同様に取得することができる。一方、ユーザ識別情報に基づき取得可能な文書データを絞り込まれるので自己の文書データを第三者によって不正に取得されることから防ぐことも可能である。

また、読み取った文書データが複数存在する場合でも、取得対象であろうと考えられる情報から優先的にリスト表示できるので、文書データの選出が容易にできる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

実施の形態１．
図１は、本発明に係る読取文書管理システムの一実施の形態を示した全体構成図である。本実施の形態においては、読取文書管理システムを電子会議システムに適用した場合を例にして説明する。本実施の形態でいう電子会議システムというのは、複合機やＰＣ等の情報機器を利用して電子文書を取り扱うためのシステムであればよく、広い概念で用いている。従って、必ずしも電話回線やネットワークを介して遠隔地間で会議を行うことを前提としているものではない。本実施の形態における電子会議システムは、複合機１０、情報端末装置２０、情報管理サーバ３０及びスキャン文書管理サーバ４０をＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）２で接続した構成を有している。なお、図１において波線矢印は要求の流れ、実線は情報の流れを示している。複合機１０は、コピー機能の他にスキャナ機能、ネットワーク通信機能等を具備するコンピュータ内蔵の情報機器であり、カードリーダ３が接続されている。本実施の形態では、会議室内若しくは会議室近傍に設置されているものとする。情報端末装置２０は、ユーザ持ち込み若しくは会議室内に設置されているＰＣであり、カードリーダ４が接続されている。情報管理サーバ３０は、ユーザに関する情報、複合機１０の設置場所に関する情報、会議室及び会議に関する情報等種々の情報が保持管理されている。複合機１０は、情報管理サーバ３０から取得した情報等に基づき属性情報を作成して、その属性情報を複合機１０にて読み取られた文書データ（スキャン文書）に付加して文書登録情報を作成するが、スキャン文書管理サーバ４０は、複合機１０から送られてきた文書登録情報を内部の文書情報データベースに蓄積していくことで保持する。情報管理サーバ３０及びスキャン文書管理サーバ４０は、会議室からネットワーク経由でアクセス可能であれば設置場所は特に限定しない。各カードリーダ３，４は、それぞれＩＣカード５，６に記録されているユーザ識別情報（以下、「ユーザＩＤ」）を読み取る。

なお、図１において、複合機１０は、１台のみ示したが、会議室の数等に応じて複数台をＬＡＮ２に接続しているものとする。各複合機１０は、ほぼ同様の構成を有する。情報管理サーバ３０は、詳細は後述するようにユーザ情報の他にも種々の情報を保持することになる。図１では１台で図示したが、複数台のサーバで構成してもよい。また、情報管理サーバ３０とスキャン文書管理サーバ４０とは、異なる種類の情報を保持するため別サーバとして図示したが、必ずしも別装置とする必要はない。

また、各コンピュータを接続するネットワークは、ＬＡＮ２で示したが、複合機１０と情報端末装置２０とは、離れた場所に設置されていてもよいため、インターネット等の公衆網でもよい。また、１ないし複数のＬＡＮあるいはＬＡＮと公衆網とを組み合わせて構成されていてもよい。

図２は、本実施の形態における電子会議システムのブロック構成図である。複合機１０は、ユーザＩＤ取得処理部１１、属性情報生成処理部１２及び登録情報登録処理部１３を有している。なお、複合機１０は、コピー機能、スキャナ機能、ネットワーク通信機能等複合機として本来的に持つ機能処理の実施手段を当然ながら有しているが、本実施の形態の特徴的な構成要素ではないので省略している。他の情報機器２０，３０，４０でも同様である。ユーザＩＤ取得処理部１１は、カードリーダ３が読み取ったユーザＩＤを取得する。属性情報生成処理部１２は、取得されたユーザＩＤによって特定されるユーザ情報等の情報を情報管理サーバ３０から取得し、その取得した情報とユーザＩＤとを含む属性情報を生成する。登録情報登録処理部１３は、生成された属性情報をスキャン文書に付加してスキャン文書管理サーバ４０へ送信することで登録する。各手段１１〜１３における処理機能は、複合機１０搭載のコンピュータと、そのコンピュータ搭載のＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

情報端末装置２０は、ユーザＩＤ取得処理部２１、要求情報生成処理部２２、文書選出処理部２３及びスキャン文書取得処理部２４を有している。ユーザＩＤ取得処理部２１は、カードリーダ４が読み取ったユーザＩＤを取得する。要求情報生成処理部２２は、スキャン文書管理サーバ４０から取り出すスキャン文書を一意に特定するために必要な情報を取得するための文書取得要求情報を生成する。文書選出処理部２３は、情報端末装置２０が収集した文書取得要求情報（属性情報）と、スキャン文書管理サーバ４０に登録されているスキャン文書の各属性情報との照合により、文書取得者に関連するスキャン文書、すなわち文書取得者が取得対象とするスキャン文書を選出する。スキャン文書取得処理部２４は、選出されたスキャン文書をスキャン文書管理サーバ４０から取り出す。

情報管理サーバ３０は、後述するユーザ情報やスキャナ情報等電子会議システムの実施に必要な情報を保持管理するサーバコンピュータである。後述する各種情報が存在しなければ、作成する必要があるかもしれないが、通常の電子会議システムであれば既存の情報であると考えられる。本実施の形態では、既存の情報を有効利用したことも特徴の一つとしている。図２では、これらの情報をまとめてデータベース３１と図示している。また、情報管理部３２は、複合機１０及び情報端末装置２０からの要求に応じて必要な情報をデータベース３１から取り出して送信するなどデータベース３１で保持される情報の管理を行う。情報管理部３２における処理機能は、サーバコンピュータと、サーバコンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

スキャン文書管理サーバ４０は、複合機１０で作成された文書登録情報を保持管理するサーバコンピュータであり、複合機１０から送られてくる文書登録情報に基づきスキャン文書とその属性情報を記憶するスキャン文書情報記憶部４１と、スキャン文書情報記憶部４１への情報登録、情報端末装置２０からの要求に応じて必要な情報をスキャン文書情報記憶部４１からスキャン文書や属性情報を取り出して送信するなどスキャン文書情報記憶部４１で保持される情報の管理を行うスキャン文書情報管理部４２とを有している。スキャン文書情報管理部４２における処理機能は、サーバコンピュータと、サーバコンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

図３は、情報管理サーバ３０のデータベース３１で保持されている情報の例を示した図である。図３には、会議体情報と、ユーザ情報と、スキャナ情報（会議室情報）とが示されている。会議は、複数のユーザにより形成されるグループで実施されるが、「会議体」というのは、ユーザがメンバとして属する会議を識別するための情報のことである。図３では、会議体の識別情報（以下、「会議体ＩＤ」）、会議体名称、メンバ、開催場所、開始日時、終了日時が会議体毎に登録される。このうち、会議体名称には、会議体を識別するためのテキスト情報であり、商品開発、デザインレビュー等会議の目的や議題等を端的に表した情報が設定される。メンバには、当該会議体に属するユーザのユーザＩＤが設定される。開催場所には、会議体により会議が行われている若しくは行われる予定の会議室が設定される。開始日時には、実施中若しくは予定の日時が設定される。現在時刻との比較で予定か否かがわかる。空白は未定を意味する。終了日時には、会議の終了日時が設定される。開始日時に設定があって終了日時に設定が無ければ現在実施中、双方共に設定がなければ予定であることがわかる。もちろん、開催中、開催予定、開催中、終了等を示すフラグ情報を用いてもよい。本実施の形態では、会議体に関する情報と、会議の実施状況に関する情報とを便宜的にこのテーブルでまとめて管理するようにしたが、別個のテーブルでそれぞれ管理するようにしてもよい。また、過去の会議の実施状況は、図示しない履歴データベースに蓄積している。

ユーザ情報には、ユーザＩＤと、当該ユーザが属する会議体の会議体ＩＤと、当該ユーザの現在位置情報とが対応付けて設定される。各ユーザは、図３に示すように複数の会議体に属する場合がある。カードリーダ３，４の設置位置は、予め把握しているので、各ユーザの現在位置は、ＩＣカード５の読取操作時に各装置１０，２０から送られてくるユーザＩＤにより把握することができる。本来であれば、各ユーザが所属する会議体に関する情報は、図示していない氏名や所属部署等の個人情報として扱うことが望ましいかもしれないが、本実施の形態では、説明の便宜上、図３に示したようにユーザ情報を構成した。

スキャナ情報には、スキャナを特定しうるスキャナ識別情報（以下、「スキャナＩＤ」）と、当該スキャナが設置されている場所情報とが設定される。

会議室情報は、会議室を特定しうる識別情報（以下「会議室ＩＤ」）と会議室の場所情報と設置するスキャナＩＤとの組で設定される。なお、各会議室内に１台ずつ複合機１０を設置するようにすれば、スキャナ情報と会議室情報とを同一テーブルで形成するようにしてもよい。なお、上記場所に関する情報は、例えば「赤坂１０Ｆ」など文字で図示したが、コンピュータで距離を計算するために経緯度情報でも持っている。

本実施の形態では、スキャン文書をスキャン文書管理サーバ４０で保持管理することによって他の会議室からでも容易にスキャン文書を取り込めるようにしたことを特徴の一つとしている。ただ、本実施の形態を適用する電子会議システムの場合だと、実際には、同一ユーザにより複数種類の文書（会議資料）が読み取られる場合もあるし、自分が登録したスキャン文書を同一会議体の他のメンバによって取得させたい場合もある。本実施の形態では、このように同一場所で同一ユーザによる文書の読取り及び取込みのみならず、文書の読取りと取込みを異なる場所で行われる場合や、あるいは異なるユーザによって行われる場合でも対応することができる。以下、文書の読取りと取込みを、異なるユーザにより異なる場所で実施される場合を例にして本実施の形態の動作について説明する。なお、本実施の形態は、複合機１０で文書を読み取る際に実施される文書スキャン時処理と、スキャン文書を取り込み取得する際に実施されるスキャン文書取得時処理とに大別できるので、最初に、文書スキャン時処理について図４に示したフローチャートを用いて説明する。

ステップ１１０において、ユーザは、文書の読込みを目的として自分のＩＣカード５を、現在いる会議室内設置の複合機１０に接続されたカードリーダ３に読み取らせる。カードリーダ３は、ＩＣカード５に記録されているユーザＩＤを読み取ると、そのユーザＩＤを複合機１０に送る。このようにして、複合機１０のユーザＩＤ取得処理部１１は、カードリーダ３から送られてくるユーザＩＤを取得する。

ステップ１２０において、ユーザは、ＩＣカード５の読取操作に続いて読込み対象の紙文書を、スキャナ機能を利用して複合機１０に読み取らせる。

ステップ１３０において、属性情報生成処理部１２は、複合機１０が内部で保持しているスキャナＩＤとユーザＩＤを含む情報取得要求を情報管理サーバ３０へ送信する。

情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、情報取得要求が送られてくると、ユーザＩＤをキーにデータベース３１に登録されているユーザ情報を検索して当該ユーザが属する会議体ＩＤを取り出し、その会議体ＩＤで特定される会議体名称を取得する。また、スキャナＩＤをキーにスキャナ情報を検索して複合機１０の設置場所情報を取り出す。情報管理部３２は、このように取得した情報を複合機１０へ返信する。なお、複合機１０の設置場所は、情報管理サーバ３０にて管理しているので、複合機１０から送られてきたユーザＩＤによって当該ユーザの現在位置を更新することができる。

複合機１０における属性情報生成処理部１２は、要求に応じて情報管理サーバ３０から情報が送られてくると、ユーザＩＤ、会議体などのユーザに関する情報と、スキャナＩＤ、設置場所情報、スキャンした日時情報などの文書読取に関する情報とを含む属性情報を自動生成する。本実施の形態では、情報管理サーバ３０が保持する既存の情報を取得するようにしたので、属性情報の設定のための入力操作をユーザにさせずにすむ。もちろん、ユーザ入力を許容して任意の属性情報を、自動収集した属性情報にオプション的に含めることができるようにしてもよい。なお、文書読取に関連するスキャナ設置場所等複合機１０に関する情報は、各複合機１０の内部に設定されている場合には、その内部情報を使用すればよいので、情報管理サーバ３０から必ずしも取得する必要はない。

ところで、本実施の形態において読み取る紙文書は、会議で使用する資料等なので、スキャン文書がどの会議のための紙文書の読取文書であるのかを特定できれば都合がよい。この特定する方法として、例えば、属性情報生成処理部１２は、情報管理サーバ３０から送られてきた当該ユーザが属する１ないし複数の会議体を複合機１０の液晶パネルにリスト表示して、その中からユーザに選択させるようにしてもよい。あるいは、情報管理部３２において、会議体情報に登録された会議の開催状況とユーザＩＤにより特定されるユーザの現在位置とから、そのユーザが出席している若しくは直前まで出席していた会議を特定し、その特定した会議体のみを複合機１０に送る。このようにして、複合機１０にて読み取られた文書と会議体との対応付けが可能となる。このように、スキャン文書がどの会議のための文書かを一意に特定することができる。属性情報生成処理部１２が属性情報に含める「会議体」は、このようにして特定されたただ一つの会議体である。

ステップ１４０において、登録情報登録処理部１３は、ステップ１３０において属性情報生成処理部１２が生成した属性情報を、ステップ１２０において読み取ったスキャン文書に付加して文書登録情報を生成し、スキャン文書管理サーバ４０へ送信する。なお、ステップ１２０とステップ１３０は、このステップ１４０の実施の前までに終了していればよいので、この順番に限らず、逆の順番でもよいし、同時並行して実施するようにしてもよい。

スキャン文書管理サーバ４０におけるスキャン文書情報管理部４２は、複合機１０から送られてきた文書登録情報をスキャン文書情報記憶部４１に登録する。スキャン文書情報記憶部４１に登録されるスキャン文書情報のデータ構成例を図５に示す。図５において、文書ＩＤは、スキャン文書を特定する文書識別情報である。本実施の形態では、送られてきたスキャン文書の格納場所を文書ＩＤとして設定登録する。この文書ＩＤに対応させて、スキャン場所、スキャン日時、会議体、所有者が、送られてくる文書登録情報毎に登録される。スキャン場所は、文書スキャンが行われた場所を示し、複合機１０の設置場所情報が設定される。所有者にはユーザＩＤが設定される。

以上のようにして、本実施の形態における文書スキャン時処理においては、ＩＣカード５の読取操作と文書の読取操作に応じて属性情報を自動的にスキャン文書に付与することができる。続いて、本実施の形態における文書読取場所とは異なる場所から文書所有者（文書読取者）とは異なるユーザがスキャン文書を取得する際のスキャン文書取得時処理について図６に示したフローチャートを用いて説明する。

ステップ２１０において、前述した複合機１０での文書読取操作が終了したことを認知している文書所有者以外のユーザは、文書の取得を目的として自分のＩＣカード６を、現在いる会議室内設置の情報端末装置２０に接続されたカードリーダ４に読み取らせる。カードリーダ４は、ＩＣカード６に記録されているユーザＩＤを読み取ると、そのユーザＩＤを情報端末装置２０に送る。このようにして、情報端末装置２０のユーザＩＤ取得処理部２１は、カードリーダ４から送られてくるユーザＩＤを取得する。

ステップ２２０において、要求情報生成処理部２２は、取得されたユーザＩＤを含む情報取得要求を情報管理サーバ３０へ送信する。

情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、情報取得要求が送られてくると、ユーザＩＤをキーにデータベース３１に登録されているユーザ情報を検索して当該ユーザが属する会議体ＩＤを取り出し、その会議体ＩＤで特定される会議体名称を取得する。そして、取得した情報を情報端末装置２０へ返信する。なお、情報端末装置２０の設置場所は、情報管理サーバ３０にて管理できるので、情報端末装置２０から送られてきたユーザＩＤによって当該ユーザの現在位置を更新することができる。

情報端末装置２０における要求情報生成処理部２２は、要求に応じて情報管理サーバ３０から情報が送られてくると、その情報に含まれている会議体を参照にただ一つの会議体を特定する。それは、ユーザが今いる会議室では何の会議が開催されるのか、換言すると、ユーザはどの会議体による会議に出席するためなのかを明確にする必要があるからである。そして、会議体を明確にすることで、スキャン文書管理サーバ４０から取得すべきスキャン文書を特定できるからである。ここで、ユーザが単一の会議体のみに属していれば、その会議体による会議と一意に特定することができる。一方、ユーザが複数の会議体に属していたとき、要求情報生成処理部２２は、複数の会議体名称を情報端末装置２０のディスプレイにリスト表示し、その中から一つをユーザに選択させる。なお、会議体を選択させるユーザインタフェースについては、既存技術を用いて構築する。ユーザに選択させなくても会議体情報を参照することによって現在どの会議室でどの会議体の会議が開催されるのかと言う会議開催状況を把握することは可能である。しかし、当該ユーザが属する複数の会議体による会議が同時並行して開催される可能性はあり、当該ユーザがその中から選択した会議に出席するような場合も考えられる。従って、本実施の形態では、このような状況にも対応できるように会議体をユーザに選択させるようにした。なお、文書所有者がスキャン文書管理サーバ４０にただ一つのスキャン文書を登録し、そして文書所有者自身がそのスキャン文書を取り出す場合などは、ユーザＩＤだけでスキャン文書を特定することは可能である。

続いて、要求情報生成処理部２２は、特定された会議体を含む情報取得要求を情報管理サーバ３０へ送信する。

情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、情報取得要求が送られてくると、会議体をキーにデータベース３１に登録されている会議体情報を検索して当該会議体に属するユーザＩＤ及び開催場所を取り出して情報端末装置２０へ返信する。

情報端末装置２０における要求情報生成処理部２２は、要求に応じて情報管理サーバ３０から送られてきた情報によって、スキャン文書管理サーバ４０に登録されているスキャン文書の中から該当するスキャン文書を探し出すための属性情報を取得したことになる。この情報端末装置２０が取得した情報の構成例を図７に示すが、以上の処理から当該ユーザが出席する会議が開催される場所、情報端末装置２０から取得できる現在時刻を設定する文書取得要求日時、会議体の名称及び会議体を構成するユーザを取得したことになる。要求情報生成処理部２２は、入力されたユーザＩＤから図７に示した属性情報を含む文書取得要求情報を生成する。

ステップ２３０において、文書選出処理部２３は、スキャン文書管理サーバ４０に格納されているスキャン文書の中から次のようにして取得すべきスキャン文書を特定するが、この特定する際に考慮すべき点について説明する。

まず、この例では、文書所有者とは異なるユーザでも文書を取得できるようにするものである。従って、例えば、所有者“ｕ１”のスキャン文書は、ｕ１本人のみならずｕ１が属する会議体“ｍ１”及び “ｍ２”に属するメンバでも所有者“ｕ１”のスキャン文書の取得を許可する必要が生じてくる。また、会議の開催場所（スキャン文書の取得場所）においても同様に文書読取場所と必ずしも一致させる必要はない。一方、会議体については、スキャン文書を利用する主体であるため一致させる必要がある。日時に関しては、スキャン日時が利用日時に近いものが、より利用される可能性が高いと考えられる。従って、前述した開催場所、文書取得要求日時、会議体名称及び会議体メンバの各要素に指定するデータの組合せによって選出されるスキャン文書が異なってくる場合がある。そこで、本実施の形態では、以下のようにして取得すべきスキャン文書を特定できるようにした。

スキャン文書の属性のうち、「場所」の集合をＰ、「日時」の集合をＴ、 「会議体」の集合をＭ、会議体を構成する「ユーザ」の集合をＵとし、ｐ∈Ｐ、ｔ∈Ｔ、ｍ∈Ｍ、ｕ∈Ｕとするとき、個々のスキャン文書に対して＜ｐ，ｔ，ｍ，ｕ＞という４項目の組の属性を抽出する。同様に、ユーザの部分集合の集合をＳとし、ｓ∈Ｓとするとき、情報端末装置２０は、＜ｐ，ｔ，ｍ，ｓ＞という４項目の組の属性を抽出する。ここで、上記スキャン文書の属性を＜ｐ１，ｔ１，ｍ１，ｕ１＞、上記情報端末装置２０の属性を＜ｐ２，ｔ２，ｍ２，ｓ２＞とする。そして、２つの関数δ，ｉｎをそれぞれ以下のように定義する。
δ（ｘ，ｙ）＝０又は１ ここで、ｘ＝ｙなら０、そうでないなら１
ｉｎ（ｕ，ｓ）＝０又は１ ここで、ｕ∈ｓなら０、そうでないなら１
更に、スキャン文書の距離ｆを次のように定義する。
ｆ（＜ｐ１，ｔ１，ｍ１，ｕ１＞，＜ｐ２，ｔ２，ｍ２，ｓ２＞）
＝ａ＊δ（ｐ１，ｐ２）＋ｂ＊｜ｔ１−ｔ２｜＋ｃ＊δ（ｍ１，ｍ２）
＋ｄ＊ｉｎ（ｕ１，ｓ２）

ここで、ａ，ｂ，ｃ，ｄは、ユーザにより任意に設定できる重み係数である。本実施の形態では、距離関数ｆに、前述した情報端末装置２０が保持した属性値＜ｐ２，ｔ２，ｍ２，ｓ２＞とスキャン文書管理サーバ４０に格納されている各スキャン文書の属性値＜ｐ１，ｔ１，ｍ１，ｕ１＞との距離ｆをそれぞれ計算し、その計算結果の小さい値となったスキャン文書ほど、今回取得したいスキャン文書に該当するものであるとしている。つまり、算出される距離ｆは、情報端末装置２０が保持した属性情報と、スキャン文書管理サーバ４０に格納されている各スキャン文書の属性情報との関係を表した関数値であり、小さい値ほど関連度が大きい（関係が強い）、すなわち今回取得したいスキャン文書に該当する可能性が高くなる。

ここで、各項について説明する。まず、上記スキャン文書の距離関数ｆのうち、「場所」に関する第１項ａ＊δ（ｐ１，ｐ２）は、文書取得場所が文書読取場所と同じであれば０、同じでなければ１となる。なお、場所は、緯度経度高度情報等の地理的位置情報や会議室やフロアなどの場所に一意に付与された名前（文字列）を用いて計算する。今回の場合、文書の読取場所と取込み場所とは、必ずしも一致させる必要がなく、この場所に関する属性に対する依存度はそれほど大きくする必要がない。つまり、係数ａは小さい値に設定する。本実施の形態では、関数δを用いたが、場所間距離に比例した数値が得られるような関数を用いてもよい。

「日時」に関する第２項ｂ＊｜ｔ１−ｔ２｜は、文書の読取りからの経過時間に依存する項である。例えば、１４時に終了した会議ｍの資料を会議終了直後にｕ１がスキャンし、そのスキャン文書を即座に利用する場合は、小さい値となる。情報のリアルタイム性等を重視する場合には係数ｂに大きい数値を設定すればよい。

「会議体」に関する第３項ｃ＊δ（ｍ１，ｍ２）は、文書所有者と文書取得ユーザが属する会議体が同じであれば０、同じでなければ１となる。今回の場合、読取文書は、ある会議体の会議資料であることを想定しているので「会議体」は一致させることにしている。従って、係数ｃに極めて大きな数値を設定する。

最後の「ユーザ」に関する第４項ｄ＊ｉｎ（ｕ１，ｓ２）は、会議体メンバに依存する項である。情報端末装置２０が保持した「ユーザ」の属性値ｓ２には、１ないし複数ユーザによる会議体メンバが設定されているが、今回の場合、読取文書は、ある会議体の会議資料であることを想定しているので、取得しようとしているユーザは、所有者と同一会議体のメンバである必要がある。従って、係数ｄに極めて大きな数値を設定する。

文書選出処理部２３は、以上のように情報端末装置２０が持つ属性＜ｐ２，ｔ２，ｍ２，ｓ２＞と、スキャン文書管理サーバ４０に格納されているスキャン文書の各属性＜ｐ１，ｔ１，ｍ１，ｕ１＞とを比較しながら各スキャン文書の距離ｆを計算する。そして、距離の小さい順にスキャン文書を情報端末装置２０にリスト表示する。具体的には、上記距離ｆの算出の際にスキャン文書管理サーバ４０から取り出した各スキャン文書の属性情報を画面表示する。ユーザは、このリストの中から取得したいスキャン文書を選択する。上記のように距離ｆの小さい順に並べて表示するので、ユーザが取得したいスキャン文書は、基本的にはリストの上位に存在するはずなので、ユーザは、その取得したいスキャン文書を容易に見つけることができる。文書選出処理部２３は、このようにスキャン文書をユーザに選択させることで、ユーザが目的としているスキャン文書を特定することができる。

ステップ２４０において、スキャン文書取得処理部２４は、特定されたスキャン文書の属性情報に対応するスキャン文書をスキャン文書管理サーバ４０から取り出してくる。このようにして、ユーザは、目的とするスキャン文書を情報端末装置２０に取り込むことができる。

なお、上記説明では、スキャン文書に優先順位を付けて、その順番にリスト表示してユーザに選択させるようにしたが、利用環境によっては、セキュリティの関係上、選択候補として全スキャン文書を画面表示することは望ましくない。従って、例えば、リスト表示対象とする距離ｆに対する閾値を設定し、その閾値に達したスキャン文書は、選択できなくしたり、あるいはリスト表示対象から外したりする。例えば、距離関数ｆにおいてユーザｕに対する係数ｄにこの閾値を必ず超えるような値を設定しておけば、第三者にスキャン文書の存在すら見せないで済む。このように、距離関数ｆに含まれる重み係数を変更するだけで、セキュリティの強度を簡単に調整することができる。なお、距離関数ｆの説明の冒頭に重み係数ａ〜ｄは、ユーザにより任意に設定可能と説明したが、重み係数として設定可能な値に範囲等の制限を付けるなどしてセキュリティとの関係を維持する必要はある。

また、本実施の形態では、ユーザ情報や場所情報等を含む４つの属性情報を文書取得要求情報に含めるようにしたが、常にこの４つの属性情報の組合せとする必要はなく、前述したように同一場所で同一ユーザであればユーザＩＤだけでもよいなど適宜組み合わせて用いるようにしてもよい。

以上のようにして、本実施の形態における読取文書管理システムは、ユーザのカードリーダ４からのＩＣカード６の読取操作に応じて文書取得時における処理を実行する。

本実施の形態によれば、複合機１０の機種やアドレスの情報、ドライバソフトを必要とせずに、また親展ボックスを利用することなく文書データをＰＣ２０に取り込むことができる。特に、本実施の形態においては、文書の読取場所と同じ場所で文書所有者が自ら情報端末装置２０に取り込むことができるのは当然のこと、上記例で示したように異なる場所から所有者でないユーザにでも目的とするスキャン文書を取り込むことができる。また、情報管理サーバ３０が保持している既存情報を有効に利用することで、ユーザに入力等の操作をさせることなくスキャン文書に属性情報を付加することができる。

なお、本実施の形態では、情報端末装置２０に文書選出処理部２３に設けて、情報端末装置２０においてスキャン文書を特定するようにしたが、情報端末装置２０が持つ属性情報＜ｐ２，ｔ２，ｍ２，ｓ２＞をスキャン文書管理サーバ４０へ送って、スキャン文書管理サーバ４０側で実施させるような構成としてもよい。こうすれば、情報端末装置２０とスキャン文書管理サーバ４０との間での属性情報の転送データ量を削減することができる。また、文書選出処理部２３を各情報端末装置２０に搭載させてなくてもすむ。

実施の形態２．
本実施の形態は、主に実施の形態１で説明した文書スキャン時処理及びスキャン文書取得時処理のユーザインタフェースの具体例を示したものである。

本実施の形態における構成は、図１，２で示された実施の形態１と基本的には同じなので説明を省略する。但し、本実施の形態におけるスキャン文書管理サーバ４０は、会議体毎に当該会議体に関連する電子文書を分類してスキャン文書情報記憶部４１に格納するよう構成されている。

図８は、本実施の形態において情報管理サーバのデータベースで保持されている情報の例を示した図である。基本的には、実施の形態１と同じであるが、会議体情報とユーザ情報に情報を追加した。スキャン文書管理サーバ４０では、上記の通り電子文書を会議体毎に分類して保持管理するようにしたので、会議体情報には、電子文書の格納先が特定できるように、会議体毎に設けたレポジトリを特定するレポジトリ情報を各会議体ＩＤに対応付けさせて設定する。また、ユーザ情報には、ユーザ毎に当該ユーザが所持するＩＣカードの識別情報であるカードＩＤを対応付けして設定する。

続いて、本実施の形態における文書スキャン時処理について説明する。なお、基本的な処理の流れは実施の形態１と同じなので、重複する処理の説明は適宜省略しながら図４に示したフローチャートに沿って説明する。

ステップ１１０において、ユーザは、文書の読込みを行う前に自分のＩＣカード５を、現在いる会議室内設置の複合機１０に接続されたカードリーダ３に読み取らせる。本実施の形態の場合、ＩＣカード５にはカードＩＤが記録されているので、実施の形態１におけるユーザＩＤ取得処理部１１は、カードＩＤを情報管理サーバ３０へ送信することによってユーザＩＤを問い合わせる。情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、カードＩＤが送られてくると、そのカードＩＤに対応するユーザＩＤをユーザ情報から取得し、複合機１０へ返信する。本実施の形態におけるユーザＩＤ取得処理部１１は、以上のようにしてユーザＩＤを取得する。

上記実施の形態１では、ＩＣカード５にユーザＩＤを直接記録しておくようにしたが、本実施の形態では、各ＩＣカードにカードＩＤを記録しておき、読み取ったカードＩＤをキーにユーザ情報を検索することによってユーザＩＤを取得するようにした。本実施の形態は、情報管理サーバ３０への問合せ処理が必要になるという負荷が増える一方、次のような効果を奏することができる。すなわち、例えばユーザがＩＣカードを紛失した場合、ユーザが紛失したＩＣカードのカードＩＤをユーザ情報から消去さえすれば、紛失したＩＣカードの利用を即座に制限することができる。また、ＩＣカードをユーザに再発行し、そのＩＣカードのカードＩＤでユーザ情報を更新することで、当該ユーザは、電子会議システムを支障なく利用することができる。

ところで、実施の形態１では、ステップ１２０とステップ１３０を、この順番に限らず、逆の順番でもよいし、同時並行して実施するようにしてもよいと説明したが、本実施の形態では、後述するようにユーザが複合機１０のスキャン機能を選択してからの属性情報を情報管理サーバ３０から取得し、その後に文書スキャンを行うので、ステップ１２０の前にステップ１３０を実施、より正確にはステップ１２０とステップ１３０とが融合した形で実施されることになる。

図９は、複合機１０に搭載された操作パネル（コンソール）への画面表示例の遷移を示した図であるが、以下、この図９を用いてステップ１２０，１３０における処理について説明する。

複合機１０のスキャナ機能を利用して会議で使用する紙文書を読み取らせ電子文書化するために、ユーザは、複合機１０の操作パネルに表示されたスキャンボタンを選択する。なお、図９において、ボタンやタブ等操作パネルに表示された選択可能なＧＵＩ部品のうち太枠で囲まれたＧＵＩ部品は、ユーザにより選択されたことを示している。従って、図９（ａ）では、前述したようにユーザがスキャンボタンを選択したことを示している。

ユーザがスキャンボタンを選択すると、複合機１０は、スキャン文書の格納先の指定画面を表示する。本実施の形態では、格納先として「親展ボックス」、「会議体」及びそれ以外の格納先を指定するための「その他」を選択することができる。ユーザが「会議体」を選択すると、属性情報生成処理部１２は、ユーザＩＤを情報管理サーバ３０へ送信することで、当該ユーザが属する会議体を問い合わせる。

情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、複合機１０から問合せに対し、その問合せに含まれているユーザＩＤに対応する１乃至複数の会議体ＩＤをユーザ情報から取得し、続いて、取得した１乃至複数の会議体ＩＤで特定される各会議体名称を会議体情報から取得する。情報管理部３２は、このように取得した情報を複合機１０へ返信する。例えば、ユーザＩＤが“ｕ１”の場合、図８の設定例によると、情報管理部３２は、ユーザＩＤ“ｕ１”のユーザが属する“商品開発”と“特許検討”を返信する。

属性情報生成処理部１２は、以上のようにして取得した会議体名称を図９（ｂ）に例示したように操作パネルの所定の表示領域内にリスト表示する。

続いて、リスト表示された会議体の中からいずれか１つの会議体、例えば図９（ｂ）に例示したように“商品開発”をユーザが選択すると、属性情報生成処理部１２は、図９（ｃ）に例示したように、これから読み取る文書の格納先となる会議体レポジトリとファイル名を表示する。なお、ＵＲＬ等で表される実際のレポジトリをユーザに提示する必要はないので、図９（ｂ）では、会議体名称をレポジトリの仮想名称として表示するようにした。ここで、スキャン文書に付与されるファイル名は、属性情報生成処理部１２が自動生成するが、このファイル名の生成については後述する。

画面表示されたスキャン文書登録に関する情報（会議体レポジトリとファイル名）を確認した後、スキャン開始ボタンをユーザが選択すると、複合機１０は、スキャナ機構を作動させて実施する紙文書の読取処理と並行して、属性情報生成処理部１２に、複合機１０が内部で保持しているスキャナＩＤとユーザＩＤを含む情報取得要求を情報管理サーバ３０へ送信させる。そして、情報管理サーバ３０から送られてきた情報に基づき実施の形態１で説明したようにユーザＩＤ、会議体などのユーザに関する情報と、スキャナＩＤ、設置場所情報、スキャンした日時情報などの文書読取に関する情報とを含む属性情報を自動生成する。なお、属性情報には、図９（ｂ）を用いて説明したようにユーザが参加している会議体を特定できるので、この特定した会議体に関する情報が属性情報に含まれることになる。

ステップ１４０において、登録情報登録処理部１３は、以上説明したように属性情報生成処理部１２が生成した属性情報をスキャン文書に付加して文書登録情報を生成するが、この文書登録情報に相当するファイルには、図９（ｃ）に示した画面から指定されたファイル名が付与される。このファイルは、スキャン文書管理サーバ４０へ送信され、該当する会議体のレポジトリに格納される。

実施の形態１では、スキャン文書がどの会議のための電子文書であるのかを特定する一手法として、ＩＣカード所有のユーザが属する会議体を複合機１０の液晶パネルにリスト表示してユーザに選択させることについて記述したが、本実施の形態では、この手法の具体例を示した。

なお、本実施の形態では、以上の説明から明らかなように、ステップ１１０におけるユーザＩＤを、ステップ１３０において会議体の特定段階におけるユーザが属する会議体名称、そして属性情報生成段階における属性情報に含める情報を、それぞれ情報管理サーバ３０から取得するようにした。これは、ユーザがＩＣカードを読み取らせた後に図９（ｂ）において「会議体」を選択するかどうかは不明であることから、スキャン機能の選択後に必要な情報を必要なタイミングで取得させるようにしたからである。ただ、情報管理サーバ３０へのアクセス回数の増加を抑えたいのであれば、カードＩＤに基づきユーザＩＤを取得する際に情報管理サーバ３０からカードＩＤに対応した当該ユーザに関する情報を全て取得するようにしてもよい。

ここで、スキャン文書に付与するファイル名について説明する。図９（ｃ）に例示したように、これから読み取る文書の格納先となる会議体レポジトリとファイル名が画面表示される。図９（ａ）においてユーザが文書スキャンを選択したことから保存対象の電子文書はスキャン文書であることを特定できるので、本実施の形態における属性情報生成処理部１２は、そのスキャン文書の種別を明示する“スキャン文書”と、当該スキャン文書の読取時点における時間情報とを組み合わせてファイル名を自動生成する。なお、実際にはまだ文書スキャンされていないので、厳密には現時点の時間情報である。時間情報をファイル名に含ませるのは、そのスキャン文書を他の文書と識別するためなので、図９（ｃ）では“Ｙ１Ｍ１Ｄ１”と年月日のみを文書種別に付加するようにしたが、時分秒という時間データを更に付加することで重複したファイル名の生成をより確実に回避するようにしてもよい。また、スキャン文書に対して固有のファイル名を付与できればよいので、連番生成等所定の命名規則に従ってファイル名を自動生成できればよい。

本実施の形態において、文書読取用コンピュータに相当する複合機１０は、一般的に英字キーがないなどファイル名の入力操作が容易であるとは言い難いので、本実施の形態における属性情報生成処理部１２は、前述したように所定の命名規則に従い固有のファイル名を自動生成することによってユーザの便宜を図るようにした。もちろん、ファイル名は、ユーザが決定して付与するようにしてもよい。図９（ｃ）では、ファイル名を矩形で囲っているが、これは、ファイル名の入力、表示領域を示している。もちろん、スキャン文書管理サーバ４０において格納される当該会議体のレポジトリ内においてユニーク性を保つ必要はあるが、ユーザは、所定の入力操作を行うことで所望のファイル名に設定変更することができる。

続いて、本実施の形態におけるスキャン文書取得時処理について説明する。なお、基本的な処理の流れは実施の形態１と同じなので、重複する処理の説明は適宜省略しながら図６に示したフローチャートに沿って説明する。

ステップ２１０において、ユーザは、文書の取得を目的として自分のＩＣカード６を、現在いる会議室内設置の情報端末装置２０に接続されたカードリーダ４に読み取らせる。本実施の形態の場合、ＩＣカード６にはカードＩＤが記録されているので、情報端末装置２０のユーザＩＤ取得処理部２１は、文書スキャン時処理におけるユーザＩＤ取得処理部１１と同様にカードＩＤを情報管理サーバ３０へ送信することによってユーザＩＤを取得する。その後、ユーザは、情報端末装置２０のディスプレイへの表示内容に従い選択操作を行うことで所望の電子文書を取得することになる。

図１０は、情報端末装置２０のディスプレイへの画面表示例の遷移を示した図である。まず、ＩＣカード６の読取操作後、ディスプレイには図１０（ａ）に例示した画面が表示されるので、ユーザは、この表示画面から取得したい電子文書の格納先を指定することになる。本実施の形態では、格納先として「親展ボックス」、「会議体」及びそれ以外の格納先を指定するための「その他」を想定している。ユーザが「会議体」を選択すると、要求情報生成処理部２２は、ユーザＩＤを含む情報取得要求を情報管理サーバ３０へ送信する。

情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、情報取得要求が送られてくると、ユーザＩＤをキーにデータベース３１に登録されているユーザ情報を検索して当該ユーザが属する会議体ＩＤを取り出し、その会議体ＩＤで特定される会議体名称を取得する。そして、取得した情報を情報端末装置２０へ返信する。

情報端末装置２０における要求情報生成処理部２２は、要求に応じて情報管理サーバ３０から情報が送られてくると、その情報に含まれている会議体をディスプレイ上の所定の表示領域内にリスト表示する。図１０（ａ）は、ＩＣカード６の所有者であるユーザが “商品開発”、“環境推進”及び“技術検討” という会議体に属している場合の表示例である。図１０（ａ）には、“商品開発”が選択された時の表示例が示されている。このリスト表示された会議体の中からユーザがいずれかの会議体を選択すると、要求情報生成処理部２２は、選択された会議体名称を情報管理サーバ３０へ送信する。情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、送られてきた会議体名称で会議体情報を検索することで当該会議体のレポジトリ情報を取得し、返信する。続いて、要求情報生成処理部２２は、取得したレポジトリ情報をスキャン文書管理サーバ４０へ送信して、当該レポジトリに格納されている電子文書の種別を取得する、これにより、選択された会議体“商品開発”のレポジトリに格納されている電子文書の種類を画面上の所定領域にリスト表示する。図１０（ｂ）には、“スキャン文書”、“編集文書”等が表示された例が示されている。

ここで、ユーザがいずれかの文書種別を選択すると要求情報生成処理部２２は、選択された会議体に対応したレポジトリ情報名称及び文書種別を含む文書取得要求情報を生成する。なお、図１０（ｂ）には、“スキャン文書”が選択された例が示されている。

ステップ２３０において、文書選出処理部２３は、スキャン文書管理サーバ４０に格納されているスキャン文書の中から次のようにして取得すべきスキャン文書を特定する。実施の形態１では、スキャン文書に付加された各属性情報をパラメータとした重み付け計算により取得するスキャン文書を特定したが、本実施の形態では、次のように処理する。

すなわち、本実施の形態における文書選出処理部２３は、要求情報生成処理部２２が生成した文書取得要求情報を情報管理サーバ３０へ送信する。情報管理サーバ３０における情報管理部３２は、送られてきた文書取得要求情報に含まれるレポジトリ情報により該当する会議体レポジトリに格納されている当該文書種別のファイルを検索し、該当するファイル名を取得して返信する。

文書選出処理部２３は、取得したファイル名を画面上の所定領域にリスト表示する。この表示例を図１０（ｃ）に示す。本実施の形態では、以上のようにしてユーザが目的としているスキャン文書を画面上にリスト表示されたファイル名の中から選択させることで特定することができる。

ステップ２４０において、スキャン文書取得処理部２４は、特定されたスキャン文書をスキャン文書管理サーバ４０から取り出してくる。このようにして、ユーザは、目的とするスキャン文書を情報端末装置２０に取り込むことができる。

以上のようにして、本実施の形態における読取文書管理システムは、ユーザのカードリーダ４からのＩＣカード６の読取操作に応じて文書取得時における処理を実行する。

上記各実施の形態では、複合機１０内蔵のコンピュータを文書読取用コンピュータとし、また、文書読取側の装置として、更に複合機１０搭載のスキャナと、複合機１０にカードリーダ４を接続して構成したが、汎用的なＰＣにスキャナ及びカードリーダ３を接続して構成してもよい。また、ユーザ識別情報読取手段としてユーザ所有のＩＣカード５，６からユーザＩＤを読み取るカードリーダ３にて構成したが、複合機１０のスキャナ機能を利用することも可能である。また、文書読取側に限らず情報端末装置２０等で構成される文書利用側にも当てはまるが、ユーザ識別情報読取手段は、ユーザＩＤの記録媒体に応じて適宜構成を選択することができる。

また、各実施の形態では、読取文書管理システムを、電子会議システムに適用した例を用いて説明したが、電子会議に限定せずにスキャンして電子化した文書を取り扱うシステムであれば、本発明を適用することは可能である。

本発明に係る読取文書管理システムの一実施の形態を適用した電子会議システムの全体構成図である。 実施の形態１における電子会議システムのブロック構成図である。 実施の形態１において情報管理サーバのデータベースで保持されている情報の例を示した図である。 実施の形態１における文書スキャン時処理を示したフローチャートである。 実施の形態１におけるスキャン文書情報記憶部に登録されるスキャン文書情報のデータ構成例を示した図である。 実施の形態１におけるスキャン文書取得時処理を示したフローチャートである。 実施の形態１における情報端末装置が取得した属性情報の構成例を示した図である。 実施の形態２において情報管理サーバのデータベースで保持されている情報の例を示した図である。 実施の形態２における文書スキャン時処理において複合機に表示される画面の遷移を示した図である。 実施の形態２におけるスキャン文書取得時処理において情報端末装置に表示される画面の遷移を示した図である。

符号の説明

２ ＬＡＮ、３，４ カードリーダ、５，６ ＩＣカード、１０ 複合機、１１ 取得処理部、１２ 属性情報生成処理部、１３ 登録情報登録処理部、２０ 情報端末装置、２１ 取得処理部、２２ 要求情報生成処理部、２３ 文書選出処理部、２４ スキャン文書取得処理部、３０ 情報管理サーバ、３１ データベース、３２ 情報管理部、４０ スキャン文書管理サーバ、４１ スキャン文書情報記憶部、４２ スキャン文書情報管理部。

Claims (6)

1. 会議体に関する会議体情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報と当該ユーザが属する１以上の前記会議体の会議体識別情報とを含むユーザ情報を保持管理する情報管理手段と、
   電子文書を保持管理する文書管理手段と、
   設置されている場所情報が前記情報管理手段に保持管理されている複数の文書読取手段と、
   前記文書読取手段を操作するユーザのユーザ識別情報を取得する第１ユーザ識別情報読取手段と、
   前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記情報管理手段に保持管理されている情報とに基づき特定する会議特定手段と、
   前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記会議特定手段により特定された、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議の会議体識別情報とを含む属性情報を生成する属性情報生成処理手段と、
   前記属性情報生成処理手段により生成された属性情報を前記文書読取手段により読み取られた電子文書に付加して前記文書管理手段に登録する文書登録処理手段と、
   前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザのユーザ識別情報を取得する第２ユーザ識別情報読取手段と、
   前記第２ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で識別されるユーザが属する会議体の会議体識別情報の１つとを含む文書取得要求情報を生成する要求情報生成手段と、
   前記文書取得要求情報に含まれる会議体識別情報が一致する属性情報が付加された電子文書を、前記文書管理手段に登録されている電子文書の中から選出するとともに、当該選出された電子文書をリスト表示して前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザに選択させる文書選出処理手段と、
   を有する読取文書管理システム。
2. 前記情報管理手段が保持管理する前記会議体情報は、会議体を識別する会議体識別情報と当該会議体における会議の開催場所と当該会議の開催の時の情報とを含み、
   前記情報管理手段が保持管理する前記ユーザ情報は、さらにユーザの現在位置情報を含み、
   前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザの、前記情報管理手段に保持管理されている前記現在位置情報を、当該ユーザが操作する前記文書読取手段の前記情報管理手段に保持管理されている前記場所情報に応じて更新する現在位置情報更新手段と、
   をさらに備え、
   前記会議特定手段は、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記会議体情報と前記情報管理手段が保持管理するユーザ情報に含まれる現在位置情報とに基づき特定する、
   請求項１に記載の読取文書管理システム。
3. 読取文書管理システムを構成するコンピュータを、
   会議体に関する会議体情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報と当該ユーザが属する１以上の前記会議体の会議体識別情報とを含むユーザ情報を保持管理する情報管理手段、
   電子文書を保持管理する文書管理手段、
   設置されている場所情報が前記情報管理手段に保持管理されている複数の文書読取手段、
   前記文書読取手段を操作するユーザのユーザ識別情報を取得する第１ユーザ識別情報読取手段、
   前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記情報管理手段に保持管理されている情報とに基づき特定する会議特定手段、
   前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と前記会議特定手段により特定された、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議の会議体識別情報とを含む属性情報を生成する属性情報生成処理手段、
   前記属性情報生成処理手段により生成された属性情報を前記文書読取手段により読み取られた電子文書に付加して前記文書管理手段に登録する文書登録処理手段、
   前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザのユーザ識別情報を取得する第２ユーザ識別情報読取手段と、
   前記第２ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で識別されるユーザが属する会議体の会議体識別情報の１つとを含む文書取得要求情報を生成する要求情報生成手段、
   前記文書取得要求情報に含まれる会議体識別情報が一致する属性情報が付加された電子文書を、前記文書管理手段に登録されている電子文書の中から選出するとともに、当該選出された電子文書をリスト表示して前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザに選択させる文書選出処理手段、
   として機能させるための読取文書管理プログラム。
4. 前記情報管理手段が保持管理する前記会議体情報は、会議体を識別する会議体識別情報と当該会議体における会議の開催場所と当該会議の開催の時の情報とを含み、
   前記情報管理手段が保持管理する前記ユーザ情報は、さらにユーザの現在位置情報を含み、
   前記コンピュータを、さらに、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザの、前記情報管理手段に保持管理されている前記現在位置情報を、当該ユーザが操作する前記文書読取手段の前記情報管理手段に保持管理されている前記場所情報に応じて更新する現在位置情報更新手段として機能させ、
   前記会議特定手段は、前記第１ユーザ識別情報読取手段により取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記会議体情報と前記情報管理手段が保持管理するユーザ情報に含まれる現在位置情報とに基づき特定する、
   請求項３に記載の読取文書管理プログラム。
5. 会議体に関する会議体情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報と当該ユーザが属する１以上の前記会議体の会議体識別情報とを含むユーザ情報を保持管理する情報管理手段と、電子文書を保持管理する文書管理手段と、設置されている場所情報が前記情報管理手段に保持管理されている複数の文書読取手段と、を有する読取文書管理システムを構成するコンピュータにより実施され、
   前記文書読取手段を操作するユーザのユーザ識別情報を取得する第１ユーザ識別情報読取ステップと、
   前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報と前記情報管理手段に保持管理されている情報とに基づき特定する会議特定ステップと、
   前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報と前記会議特定ステップにより特定された、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議の会議体識別情報とを含む属性情報を生成する属性情報生成処理ステップと、
   前記属性情報生成処理ステップにより生成された属性情報を前記文書読取手段により読み取られた電子文書に付加して前記文書管理手段に登録する文書登録ステップと、
   前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザのユーザ識別情報を取得する第２ユーザ識別情報読取ステップと、
   前記第２ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で識別されるユーザが属する会議体の会議体識別情報の１つとを含む文書取得要求情報を生成する要求情報生成ステップと、
   前記文書取得要求情報に含まれる会議体識別情報が一致する属性情報が付加された電子文書を、前記文書管理手段に登録されている電子文書の中から選出するとともに、当該選出された電子文書をリスト表示して前記文書管理手段から電子文書を取得しようとするユーザに選択させる文書選出ステップと、
   を含む読取文書管理方法。
6. 前記情報管理手段が保持管理する前記会議体情報は、会議体を識別する会議体識別情報と当該会議体における会議の開催場所と当該会議の開催の時の情報とを含み、
   前記情報管理手段が保持管理する前記ユーザ情報は、さらにユーザの現在位置情報を含み、
   前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザの、前記情報管理手段に保持管理されている前記現在位置情報を、当該ユーザが操作する前記文書読取手段の前記情報管理手段に保持管理されている前記場所情報に応じて更新する現在位置情報更新ステップと、
   をさらに含み、
   前記会議特定ステップは、前記第１ユーザ識別情報読取ステップにより取得されたユーザ識別情報に基づき特定されるユーザが出席しているまたは直前まで出席していた会議を、前記会議体情報と前記情報管理手段が保持管理するユーザ情報に含まれる現在位置情報とに基づき特定する、
   請求項５に記載の読取文書管理方法。

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