KR100760547B1 - 판독 문서 관리 프로그램을 기록한 매체, 판독 문서 관리시스템, 판독 문서 관리 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명에 따른 판독 문서 관리 시스템은 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단과, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 상기 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하는 속성 정보 생성 처리 수단과, 상기 문서 데이터와 상기 속성 정보를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 문서 등록 처리 수단과, 문서 표시 수단과, 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단과, 상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하는 요구 정보 생성 수단과, 문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출(選出)하는 문서 선출 처리 수단과, 상기 선출된 문서 데이터를 문서 표시 수단에 표시하는 표시 제어 수단을 갖는 것이다.

IC 카드, 카드 리더, 복합기, 사용자 ID 취득 처리부, 정보 관리부

Description

판독 문서 관리 프로그램을 기록한 매체, 판독 문서 관리 시스템, 판독 문서 관리 방법{DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM, DOCUMENT MANAGEMENT METHOD, AND RECORDING MEDIUM STORING PROGRAM FOR DOCUMENT MANAGEMENT}

도 1은 본 발명에 따른 판독 문서 관리 시스템의 일 실시예를 적용한 전자 회의 시스템의 전체 구성도.

도 2는 실시예 1에서의 전자 회의 시스템의 블록 구성도.

도 3은 실시예 1에서 정보 관리 서버의 데이터베이스로 유지되어 있는 정보의 예를 나타낸 도면.

도 4는 실시예 1에서의 문서 스캔시 처리를 나타낸 플로차트.

도 5는 실시예 1에서의 스캔 문서 정보 기억부에 등록되는 스캔 문서 정보의 데이터 구성 예를 나타낸 도면.

도 6은 실시예 1에서의 스캔 문서 취득시 처리를 나타낸 플로차트.

도 7은 실시예 1에서의 정보 단말 장치가 취득한 속성 정보의 구성예를 나타낸 도면.

도 8은 실시예 2에서 정보 관리 서버의 데이터베이스로 유지되어 있는 정보의 예를 나타낸 도면.

도 9는 실시예 2에서의 문서 스캔시 처리에서 복합기에 표시되는 화면의 천 이(遷移)를 나타낸 도면.

도 10은 실시예 2에서의 스캔 문서 취득시 처리에서 정보 단말 장치에 표시되는 화면의 천이를 나타낸 도면.

도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명

3, 4 : 카드 리더 5, 6 : IC 카드

10 : 복합기 11, 21 : 사용자 ID 취득 처리부

12 : 속성 정보 생성 처리부 13 : 등록 정보 등록 처리부

20 : 정보 단말 장치 22 : 요구 정보 생성 처리부

23 : 문서 선출 처리부 24 : 스캔 문서 취득 처리부

30 : 정보 관리 서버 31 : 데이터 베이스

32 : 정보 관리부 40 : 스캔 문서 관리 서버

41 : 스캔 문서 정보 기억부 42 : 스캔 문서 정보 관리부

본 발명은 판독 문서 관리 시스템, 특히 스캐너 등의 문서 판독 수단을 사용하여 판독한 문서 데이터의 취득에 관한 것이다.

최근에는 스캐너 기능, 친전(privacy) 기능, 네트워크 기능 등 복합기의 고기능에 의해 복합기의 편리성, 보안성은 향상되어 왔다. 또한, 고기능화에 따른 이용 기회의 증대 등에 의해 복합기의 설치 장소도 사무소 내로 한정되지 않고 다 양한 장소에 설치되게 되었다. 예를 들어, 회의실에 설치하면, 종이 문서를 그 자리에서 전자 문서화하고, 회의 멤버 등으로 전자 데이터화하여 배포하거나, 전자 데이터의 상태에서 자료를 편집하거나 할 수 있으므로, 회의에서의 작업 효율을 향상시킬 수 있다. 또한, 스캐너 등에서 판독되어 전자 데이터화된 판독 문서(스캔 문서)에 대하여 문서 소유자에 관한 사용자 정보 등의 속성 정보를 부여하고 싶은 경우가 있지만, 종래에는 스캐너에 병설(倂設)된 단말로부터 속성 정보를 입력하거나(예를 들어, 일본국 공개특허2002-290661호 공보), 속성 정보를 설정한 속성 시트를 판독 문서와 함께 판독시키거나 하여(예를 들어, 일본국 공개특허2002-82968호 공보), 스캔 문서와 속성 정보를 대응시키고 있다.

그런데, 어느 사용자가 자사(自社)의 다른 사무소 등에 가서 회의를 행할 경우에서, 회의실에 설치된 복합기를 사용하여 회의 자료(종이 문서)의 스캔 문서를 휴대한 자신의 퍼스널 컴퓨터(PC)에 업로드(upload) 하기를 원한다고 한다. 이 경우, 그 사용자는 우선 복합기의 스캐너 기능을 사용하여 종이 문서를 전자화한다. 그리고, 복합기의 기종 및 네트워크상의 주소를 조사하여, 그 기종용 드라이버를 PC에 설치하는 동시에 주소를 설정한다. 또한, 보안을 고려하면, 그 복합기에 자신용 친전(親展) 박스를 작성하거나, 또는 기존의 친전 박스 이용에 필요한 정보(사용자 ID, 패스워드 등)를 입수한다.

그러나, 복합기에 관한 정보의 수집이나 사용자 PC로의 환경 설정 등을 행하는 것은 번거로우며 비현실적이다. 또한, 정보 부족 등에 의해 사용자 PC에 환경 설정이 불가능할 수도 있다. 또한, 상술한 회의 장소 등에서는 자신의 문서뿐만 아니라, 회의 멤버의 문서 정보를 바람직하게 취출(取出)하기를 원하는 경우도 상정(想定)할 수 있다.

이러한 문서의 취득에 관한 문제뿐만 아니라 문서를 판독할 때에도, 종래에는 속성 정보를 사용자가 입력 설정하는 조작을 행해야만 하여 번거로웠다.

이렇게, 복합기의 스캐너 기능 등을 사용한 문서의 판독 및 판독한 문서 데이터의 취득에 대하여, 그 판독이나 취득을 행하는 장소에 관계없이 간단한 조작으로 실시할 수 있으면 편의가 향상된다.

이상과 같은 목적을 달성하기 위해서, 본 발명에 따른 판독 문서 관리 시스템은 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단과, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 상기 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하는 속성 정보 생성 처리 수단과, 상기 문서 데이터와 상기 속성 정보를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 문서 등록 처리 수단과, 문서 표시 수단과, 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단과, 상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하는 요구 정보 생성 수단과, 문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출(選出)하는 문서 선출 처리 수단과, 상기 선출된 문서 데이터를 문서 표시 수단에 표시하는 표시 제어 수단을 갖는 것이다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체는 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단 및 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 문서 표시 수단 및 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단을 갖는 문서 표시부를 갖는 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터에 의해 판독 가능한 기억 매체로서, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하고, 상기 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단에 의거하여 취득하고, 상기 그 취득된 사용자 정보와 사용자 식별 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하고, 상기 문서 데이터를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 기능을 갖고, 상기 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터가 실행할 수 있는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 것이다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체는 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단과, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 문서 표시 수단과, 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단을 갖는 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터에 의해 판독 가능한 기억 매체로서, 상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득시키고, 상기 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 상기 취득된 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하고, 상기 문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 문서 데이터 중에서 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출하고, 상기 선출된 문서 데이터를 상기 문서 표시 수단에 표시하는 기능을 갖고, 상기 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터가 실행할 수 있는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 것이다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 방법은 사용자 정보를 유지하고, 문서의 판독을 지시한 제 1 사용자 식별 정보를 취득하고, 상기 유지된 사용자 정보로부터 상기 제 1 사용자 정보를 취득하고, 상기 취득한 식별 정보와 상기 제 1 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하고, 상기 스캔 문서와 상기 속성 정보를 등록하고, 등록된 문서의 표시를 요구하는 제 2 사용자 식별 정보를 취득하고, 상기 유지된 사용자 정보로부터 상기 제 2 사용자 정보를 특정하고, 상기 제 2 사용자가 특정된 정보와 상기 속성 정보에 의거하여 등록 문서 중에서 표시되는 문서를 특 정하고, 상기 특정된 문서를 표시하는 것이다.

이하, 도면에 의거하여 본 발명의 바람직한 실시예에 관하여 설명한다.

(실시예 1)

도 1은 본 발명에 따른 판독 문서 관리 시스템의 일 실시예를 나타낸 전체 구성도이다. 본 실시예에서는 판독 문서 관리 시스템을 전자 회의 시스템에 적용했을 경우를 예로 하여 설명한다. 본 실시예에서 말하는 전자 회의 시스템이라는 것은 복합기나 PC 등의 정보 기기를 이용하여 전자 문서를 취급하기 위한 시스템이면 상관없는 넓은 개념으로 사용하고 있다. 따라서, 반드시 전화 회선이나 네트워크를 통하여 원격지(遠隔地) 사이에서 회의를 행하는 것을 전제로 하는 것은 아니다. 본 실시예에서의 전자 회의 시스템은 복합기(10), 정보 단말 장치(20), 정보 관리 서버(30) 및 스캔 문서 관리 서버(40)를 LAN(Local Area Network)(2)으로 접속한 구성을 갖고 있다. 또한, 도 1에서 파선 화살표는 요구의 흐름을, 실선은 정보의 흐름을 나타내고 있다. 복합기(10)는 복사 기능 외에 스캐너 기능, 네트워크 통신 기능 등을 구비하는 컴퓨터 내장의 정보기기이며, 카드 리더(3)가 접속되어 있다. 본 실시예에서는 회의실 내 또는 회의실 근방에 설치되어 있는 것으로 한다. 정보 단말 장치(20)는 사용자 휴대 또는 회의실 내에 설치되어 있는 PC이며, 카드 리더(4)가 접속되어 있다. 정보 관리 서버(30)는 사용자에 관한 정보, 복합기(10) 설치 장소에 관한 정보, 회의실 및 회의에 관한 정보 등 다양한 정보가 유지 관리되어 있다. 복합기(10)는 정보 관리 서버(30)로부터 취득한 정보 등에 의거하여 속성 정보를 작성하여, 그 속성 정보를 복합기(10)에서 판독된 문서 데이터(스캔 문서)에 부가하여 문서 등록 정보를 작성하지만, 스캔 문서 관리 서버(40)는 복합기(10)로부터 송신되어 온 문서 등록 정보를 내부의 문서 정보 데이터베이스에 축적해 감으로써 유지한다. 정보 관리 서버(30) 및 스캔 문서 관리 서버(40)는 회의실로부터 네트워크 경유로 액세스 가능하면 설치 장소는 특별히 한정되지 않는다. 각 카드 리더(3, 4)는 각각 IC 카드(5, 6)에 기록되어 있는 사용자 식별 정보(이하, 「사용자 ID」)를 판독한다.

또한, 도 1에서, 복합기(10)는 1대만 나타냈지만, 회의실의 수 등에 따라 복수대를 LAN(2)에 접속하고 있는 것으로 한다. 각 복합기(10)는 거의 동일한 구성을 갖는다. 정보 관리 서버(30)는, 상세한 것은 후술하는 바와 같이, 사용자 정보 이외에도 다양한 정보를 유지하게 된다. 도 1에서는 1대로 나타냈지만, 복수대의 서버로 구성할 수도 있다. 또한, 정보 관리 서버(30)와 스캔 문서 관리 서버(40)는 다른 종류의 정보를 유지하기 위해 다른 서버로 하여 도시했지만, 반드시 다른 장치로 할 필요는 없다.

또한, 각 컴퓨터를 접속하는 네트워크는 LAN(2)으로 나타냈지만, 복합기(10)와 정보 단말 장치(20)는 떨어진 장소에 설치되어 있어도 상관없기 때문에, 인터넷 등의 공중망이어도 상관없다. 또한, 1 내지 복수의 LAN 또는 LAN과 공중망을 조합하여 구성될 수도 있다.

도 2는 본 실시예에서의 전자 회의 시스템의 블록 구성도이다. 복합기(10)는 사용자 ID 취득 처리부(11), 속성 정보 생성 처리부(12) 및 등록 정보 등록 처리부(13)를 갖고 있다. 또한, 복합기(10)는 복사 기능, 스캐너 기능, 네트워크 통신 기능 등 복합기로서 본래 갖는 기능 처리의 실시 수단을 당연히 갖고 있지만, 본 실시예의 특징적인 구성 요소가 아니므로 생략하고 있다. 다른 정보기기(20, 30, 40)에서도 동일하다. 사용자 ID 취득 처리부(11)는 카드 리더(3)가 판독한 사용자 ID를 취득한다. 속성 정보 생성 처리부(12)는 취득된 사용자 ID에 의해 특정되는 사용자 정보 등의 정보를 정보 관리 서버(30)로부터 취득하고, 그 취득한 정보와 사용자 ID를 포함하는 속성 정보를 생성한다. 등록 정보 등록 처리부(13)는 생성된 속성 정보를 스캔 문서에 부가하여 스캔 문서 관리 서버(40)로 송신함으로써 등록한다. 각 수단(11 내지 13)에서의 처리 기능은 복합기(10)에 탑재된 컴퓨터와, 그 컴퓨터에 탑재된 CPU로 동작하는 프로그램의 협조 동작에 의해 실현된다.

정보 단말 장치(20)는 사용자 ID취득 처리부(21), 요구 정보 생성 처리부(22), 문서 선출 처리부(23) 및 스캔 문서 취득 처리부(24)를 갖고 있다. 사용자 ID 취득 처리부(21)는 카드 리더(4)가 판독한 사용자 ID를 취득한다. 요구 정보 생성 처리부(22)는 스캔 문서 관리 서버(40)로부터 취출(取出)한 스캔 문서를 유일하게 특정하기 위해서 필요한 정보를 취득하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성한다. 문서 선출 처리부(23)는 정보 단말 장치(20)가 수집한 문서 취득 요구 정보(속성 정보)와, 스캔 문서 관리 서버(40)에 등록되어 있는 스캔 문서의 각 속성 정보의 조합(照合)에 의해, 문서 취득자에 관련되는 스캔 문서, 즉 문서 취득자가 취득 대상으로 하는 스캔 문서를 선출한다. 스캔 문서 취득 처리부(24)는 선출된 스캔 문서를 스캔 문서 관리 서버(40)로부터 취출한다.

정보 관리 서버(30)는 후술하는 사용자 정보나 스캐너 정보 등 전자 회의 시스템 실시에 필요한 정보를 유지 관리하는 서버 컴퓨터이다. 후술하는 각종 정보 가 존재하지 않으면, 작성할 필요가 있을 수도 있지만, 통상의 전자 회의 시스템이라면 기존의 정보로 가정할 수 있다. 본 실시예에서는 기존의 정보를 유효하게 이용한 것도 특징의 하나로 하고 있다. 도 2에서는 이들 정보를 정리하여 데이터베이스(31)로 도시하고 있다. 또한, 정보 관리부(32)는 복합기(10) 및 정보 단말 장치(20)로부터의 요구에 따라 필요한 정보를 데이터베이스(31)로부터 취출하여 송신하는 등 데이터베이스(31)로 유지되는 정보의 관리를 행한다. 정보 관리부(32)에서의 처리 기능은 서버 컴퓨터와, 서버 컴퓨터에 탑재된 CPU로 동작하는 프로그램의 협조 동작에 의해 실현된다.

스캔 문서 관리 서버(40)는 복합기(10)에서 작성된 문서 등록 정보를 유지 관리하는 서버 컴퓨터이며, 복합기(10)로부터 송신되어 오는 문서 등록 정보에 의거하여 스캔 문서와 그 속성 정보를 기억하는 스캔 문서 정보 기억부(41)와, 스캔 문서 정보 기억부(41)로의 정보 등록, 정보 단말 장치(20)로부터의 요구에 따라 필요한 정보를 스캔 문서 정보 기억부(41)로부터 스캔 문서나 속성 정보를 취출하여 송신하는 등 스캔 문서 정보 기억부(41)로 유지되는 정보의 관리를 행하는 스캔 문서 정보 관리부(42)를 갖고 있다. 스캔 문서 정보 관리부(42)에서의 처리 기능은 서버 컴퓨터와, 서버 컴퓨터에 탑재된 CPU로 동작하는 프로그램의 협조 동작에 의해 실현된다.

도 3은 정보 관리 서버(30)의 데이터베이스(31)로 유지되어 있는 정보의 예를 나타낸 도면이다. 도 3에는 회의체 정보와, 사용자 정보와, 스캐너 정보(회의실 정보)가 나타내져 있다. 회의는 복수의 사용자에 의해 형성되는 그룹으로 실시 되지만, 「회의체」라는 것은 사용자가 멤버로서 속하는 회의를 식별하기 위한 정보이다. 도 3에서는 회의체의 식별 정보(이하, 「회의체 ID」), 회의체 명칭, 멤버, 개최 장소, 시작 일시, 종료 일시가 회의체마다 등록된다. 이 중, 회의체 명칭에는 회의체를 식별하기 위한 텍스트 정보이며, 상품 개발, 디자인 리뷰 등 회의의 목적이나 의제 등을 단적으로 나타낸 정보가 설정된다. 멤버에는 상기 회의체에 속하는 사용자의 사용자 ID가 설정된다. 개최 장소에는 회의체에 의해 회의가 행해지고 있는 또는 행하여질 예정의 회의실이 설정된다. 개시 일시에는 실시중 또는 예정 일시가 설정된다. 현재 시각과의 비교로 예정인지의 여부를 알 수 있다. 공백은 미정을 의미한다. 종료 일시에는 회의 종료 일시가 설정된다. 개시 일시에 설정이 있고 종료 일시에 설정이 없으면 현재 실시중이고, 쌍방 모두에 설정이 없으면 예정임을 알 수 있다. 물론, 개최중, 개최 예정, 개최중, 종료 등을 나타낸 플래그 정보를 사용할 수도 있다. 본 실시예에서는 회의체에 관한 정보와, 회의의 실시 상황에 관한 정보를 편의적으로 이 테이블로 정리하여 관리하도록 했지만, 별개의 테이블로 각각 관리하도록 할 수도 있다. 또한, 과거 회의의 실시 상황은 이력 데이터베이스(도시 생략)에 축적하고 있다.

사용자 정보에는 사용자 ID와, 상기 사용자가 속하는 회의체의 회의체 ID와, 상기 사용자의 현재 위치 정보가 대응지어 설정된다. 각 사용자는 도 3에 나타낸 바와 같이 복수의 회의체에 속할 경우가 있다. 카드 리더(3, 4)의 설치 위치는 미리 파악하고 있으므로, 각 사용자의 현재 위치는 IC 카드(5)의 판독 조작시에 각 장치(10, 20)로부터 송신되어 오는 사용자 ID에 의해 파악할 수 있다. 본래, 각 사용자가 소속되는 회의체에 관한 정보는 성명이나 소속 부서 등의 개인 정보(도시 생략)로서 취급하는 것이 바람직할 수도 있지만, 본 실시예에서는 설명의 편의상, 도 3에 나타낸 바와 같이 사용자 정보를 구성했다.

스캐너 정보에는 스캐너를 특정할 수 있는 스캐너 식별 정보(이하, 「스캐너 ID」)와, 상기 스캐너가 설치되어 있는 장소 정보가 설정된다.

회의실 정보는 회의실을 특정할 수 있는 식별 정보(이하, 「회의실ID」)와 회의실 장소 정보와 설치되는 스캐너 ID의 그룹으로 설정된다. 또한, 각 회의실 내에 복합기(10)를 1대씩 설치하도록 하면, 스캐너 정보와 회의실 정보를 동일한 테이블에서 형성하도록 할 수도 있다. 또한, 상기 장소에 관한 정보는 예를 들어, 「아카사카 10F」 등 문자로 도시했지만, 컴퓨터로 거리를 계산하기 위해서 경위도 정보로도 갖고 있다.

본 실시예에서는 스캔 문서를 스캔 문서 관리 서버(40)로 유지 관리함으로써 다른 회의실로부터도 용이하게 스캔 문서를 사용할 수 있도록 한 것을 특징의 하나로 하고 있다. 단, 본 실시예를 적용하는 전자 회의 시스템의 경우이면, 실제로는 동일 사용자에 의해 복수 종류의 문서(회의 자료)가 판독될 경우도 있고, 자신이 등록한 스캔 문서를 동일 회의체인 다른 멤버에 의해 취득시키고 싶은 경우도 있다. 본 실시예에서는 이렇게 동일 장소에서 동일한 사용자에 의한 문서의 판독 및 회수뿐만 아니라, 문서의 판독과 회수가 다른 장소에서 행하여질 경우나, 또는 다른 사용자에 의해 행하여질 경우라도 대응할 수 있다. 이하, 문서의 판독과 회수가 다른 사용자에 의해 다른 장소에서 실시될 경우를 예로 하여 본 실시예의 동작 에 관하여 설명한다. 또한, 본 실시예는 복합기(10)에서 문서를 판독할 때에 실시되는 문서 스캔시 처리와, 스캔 문서를 회수하여 취득할 때에 실시되는 스캔 문서 취득시 처리로 크게 구별할 수 있으므로, 우선, 문서 스캔시 처리에 대해서 도 4에 나타낸 플로차트를 사용하여 설명한다.

스텝 110에서, 사용자는 문서의 판독을 목적으로 하여 자신의 IC 카드(5)를 현재 있는 회의실 내에 설치된 복합기(10)에 접속된 카드 리더(3)에 판독시킨다. 카드 리더(3)는 IC 카드(5)에 기록되어 있는 사용자 ID를 판독하면, 그 사용자 ID를 복합기(10)로 송신한다. 이렇게 하여, 복합기(10)의 사용자 ID 취득 처리부(11)는 카드 리더(3)로부터 송신되어 오는 사용자 ID를 취득한다.

스텝 120에서, 사용자는 IC 카드(5)의 판독 조작에 이어서 판독 대상의 종이 문서를 스캐너 기능을 이용하여 복합기(10)에 판독시킨다.

스텝 130에서, 속성 정보 생성 처리부(12)는 복합기(10)가 내부에서 유지하고 있는 스캐너 ID와 사용자 ID를 포함하는 정보 취득 요구를 정보 관리 서버(30)로 송신한다.

정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 정보 취득 요구가 송신되어 오면, 사용자 ID를 키(key)로 데이터베이스(31)에 등록되어 있는 사용자 정보를 회수하여 상기 사용자가 속하는 회의체 ID를 취출하고, 그 회의체 ID로 특정되는 회의체 명칭을 취득한다. 또한, 스캐너 ID를 키로 스캐너 정보를 검색하여 복합기(10)의 설치 장소 정보를 취출한다. 정보 관리부(32)는 이렇게 취득한 정보를 복합기(10)로 회신한다. 또한, 복합기(10)의 설치 장소는 정보 관리 서버(30)에서 관리 하고 있으므로, 복합기(10)로부터 송신되어 온 사용자 ID에 의해 상기 사용자의 현재 위치를 갱신할 수 있다.

복합기(10)에서의 속성 정보 생성 처리부(12)는 요구에 따라 정보 관리 서버(30)로부터 정보가 송신되어 오면, 사용자 ID, 회의체 등의 사용자에 관한 정보와, 스캐너 ID, 설치 장소 정보, 스캔한 일시 정보 등의 문서 판독에 관한 정보를 포함하는 속성 정보를 자동 생성한다. 본 실시예에서는 정보 관리 서버(30)가 유지하는 기존의 정보를 취득하도록 했으므로, 속성 정보의 설정을 위한 입력 조작을 사용자에게 시키지 않고 끝난다. 물론, 사용자 입력을 허용하여 임의의 속성 정보를 자동 수집한 속성 정보에 선택적으로 포함시키도록 할 수도 있다. 또한, 문서 판독에 관련되는 스캐너 설치 장소 등 복합기(10)에 관한 정보는 각 복합기(10) 내부에 설정되어 있을 경우에는 그 내부 정보를 사용하면 좋으므로, 정보 관리 서버(30)로부터 반드시 취득할 필요는 없다.

그런데, 본 실시예에서 판독하는 종이 문서는 회의에서 사용하는 자료 등이므로, 스캔 문서가 어느 회의를 위한 종이 문서의 판독 문서인지를 특정할 수 있으면 편의가 향상된다. 이 특정하는 방법으로서, 예를 들어, 속성 정보 생성 처리부(12)는 정보 관리 서버(30)로부터 송신되어 온 상기 사용자가 속하는 1 내지 복수의 회의체를 복합기(10)의 액정 패널에 리스트로 표시하여, 그 중에서 사용자가 선택하도록 할 수도 있다. 또는 정보 관리부(32)에서, 회의체 정보에 등록된 회의의 개최 상황과 사용자 ID에 의해 특정되는 사용자의 현재 위치로부터, 그 사용자가 출석하고 있는 또는 직전까지 출석하고 있었던 회의를 특정하고, 그 특정한 회의체 만을 복합기(10)에 송신한다. 이렇게 하여, 복합기(10)에서 판독된 문서와 회의체의 대응 지음이 가능해 진다. 이렇게, 스캔 문서가 어느 회의를 위한 문서인지를 유일하게 특정할 수 있다. 속성 정보 생성 처리부(12)가 속성 정보에 포함하는 「회의체」는 이렇게 하여 특정된 단 하나의 회의체이다.

스텝 140에서, 등록 정보 등록 처리부(13)는 스텝 130에서 속성 정보 생성 처리부(12)가 생성한 속성 정보를 스텝 120에서 판독한 스캔 문서에 부가하여 문서 등록 정보를 생성하고, 스캔 문서 관리 서버(40)로 송신한다. 또한, 스텝 120과 스텝 130은 이 스텝 140의 실시 전까지 종료되어 있으면 좋으므로, 이 순서에 한하지 않고, 반대 순서여도 상관없고, 동시 병행하여 실시하도록 할 수도 있다.

스캔 문서 관리 서버(40)에서의 스캔 문서 정보 관리부(42)는 복합기(10)로부터 송신되어 온 문서 등록 정보를 스캔 문서 정보 기억부(41)에 등록한다. 스캔 문서 정보 기억부(41)에 등록되는 스캔 문서 정보의 데이터 구성 예를 도 5에 나타낸다. 도 5에서, 문서 ID는 스캔 문서를 특정하는 문서 식별 정보이다. 본 실시예에서는 송신되어 온 스캔 문서의 저장 장소를 문서 ID로 하여 설정 등록한다. 이 문서 ID에 대응시켜서, 스캔 장소, 스캔 일시, 회의체, 소유자가 송신되어 오는 문서 등록 정보마다 등록된다. 스캔 장소는 문서 스캔이 행하여진 장소를 나타내고, 복합기(10)의 설치 장소 정보가 설정된다. 소유자에게는 사용자 ID가 설정된다.

이상과 같이 하여, 본 실시예에서의 문서 스캔시 처리에서는 IC 카드(5)의 판독 조작과 문서의 판독 조작에 따라 속성 정보를 자동적으로 스캔 문서에 부여할 수 있다. 다음으로, 본 실시예에서의 문서 판독 장소와는 다른 장소로부터 문서 소유자(문서 판독자)와는 다른 사용자가 스캔 문서를 취득할 때의 스캔 문서 취득시 처리에 대해서 도 6에 나타낸 플로차트를 사용하여 설명한다.

스텝 210에서, 상술한 복합기(10)에서의 문서 판독 조작이 종료된 것을 인지하고 있는 문서 소유자 이외의 사용자는 문서의 취득을 목적으로 하여 자신의 IC 카드(6)를 현재 있는 회의실 내에 설치된 정보 단말 장치(20)에 접속된 카드 리더(4)에 판독시킨다. 카드 리더(4)는 IC 카드(6)에 기록되어 있는 사용자 ID를 판독하면, 그 사용자 ID를 정보 단말 장치(20)에 송신한다. 이렇게 하여, 정보 단말 장치(20)의 사용자 ID 취득 처리부(21)는 카드 리더(4)로부터 송신되어 오는 사용자 ID를 취득한다.

스텝 220에서, 요구 정보 생성 처리부(22)는 취득된 사용자 ID를 포함하는 정보 취득 요구를 정보 관리 서버(30)로 송신한다.

정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 정보 취득 요구가 송신되어 오면, 사용자 ID를 키로 데이터베이스(31)에 등록되어 있는 사용자 정보를 검색하여 상기 사용자가 속하는 회의체 ID를 취출하고, 그 회의체 ID로 특정되는 회의체 명칭을 취득한다. 그리고, 취득한 정보를 정보 단말 장치(20)로 회신한다. 또한, 정보 단말 장치(20)의 설치 장소는 정보 관리 서버(30)에서 관리할 수 있으므로, 정보 단말 장치(20)로부터 송신되어 온 사용자 ID에 의해 상기 사용자의 현재 위치를 갱신할 수 있다.

정보 단말 장치(20)에서의 요구 정보 생성 처리부(22)는 요구에 따라 정보 관리 서버(30)로부터 정보가 송신되어 오면, 그 정보에 포함되어 있는 회의체를 참조하여 단 하나의 회의체를 특정한다. 그것은 사용자가 지금 있는 회의실에서는 무슨 회의가 개최되는 것인지, 바꾸어 말하면, 사용자는 어느 회의체에 의한 회의에 출석하기 위해서인지를 명확하게 할 필요가 있기 때문이다. 그리고, 회의체를 명확하게 함으로써, 스캔 문서 관리 서버(40)로부터 취득해야할 스캔 문서를 특정할 수 있기 때문이다. 여기서, 사용자가 단 하나의 회의체에만 속해 있으면, 그 회의체에 의한 회의로 유일하게 특정할 수 있다. 한편, 사용자가 복수의 회의체에 속해 있었을 때, 요구 정보 생성 처리부(22)는 복수의 회의체 명칭을 정보 단말 장치(20)의 디스플레이에 리스트로 표시하고, 그 중에서 하나를 사용자에게 선택시킨다. 또한, 회의체를 선택시키는 사용자 인터페이스에 대해서는 기존 기술을 사용하여 구축한다. 사용자에게 선택시키지 않아도 회의체 정보를 참조함으로써 현재 어느 회의실에서 어느 회의체의 회의가 개최되는가라는 회의 개최 상황을 파악하는 것은 가능하다. 그러나, 상기 사용자가 속하는 복수의 회의체에 의한 회의가 동시 병행하여 개최될 가능성이 있고, 상기 사용자가 그 중에서 선택한 회의에 출석하는 것과 같은 경우도 가정할 수 있다. 따라서, 본 실시예에서는 이러한 상황에도 대응할 수 있도록 회의체를 사용자에게 선택시키도록 했다. 또한, 문서 소유자가 스캔 문서 관리 서버(40)에 단 하나의 스캔 문서를 등록하고, 그리고 문서 소유자 자신이 그 스캔 문서를 취출할 경우 등은 사용자 ID만으로 스캔 문서를 특정하는 것이 가능하다.

다음으로, 요구 정보 생성 처리부(22)는 특정된 회의체를 포함하는 정보 취 득 요구를 정보 관리 서버(30)로 송신한다.

정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 정보 취득 요구가 송신되어 오면, 회의체를 키로 데이터베이스(31)에 등록되어 있는 회의체 정보를 검색하여 상기 회의체에 속하는 사용자 ID 및 개최 장소를 취출하여 정보 단말 장치(20)로 회신한다.

정보 단말 장치(20)에서의 요구 정보 생성 처리부(22)는 요구에 따라 정보 관리 서버(30)로부터 송신되어 온 정보에 의해, 스캔 문서 관리 서버(40)에 등록되어 있는 스캔 문서 중에서 해당하는 스캔 문서를 찾아내기 위한 속성 정보를 취득한 것이 된다. 이 정보 단말 장치(20)가 취득한 정보의 구성 예를 도 7에 나타내지만, 이상의 처리로부터 상기 사용자가 출석하는 회의가 개최되는 장소, 정보 단말 장치(20)로부터 취득할 수 있는 현재 시각을 설정하는 문서 취득 요구 일시, 회의체의 명칭 및 회의체를 구성하는 사용자를 취득한 것이 된다. 요구 정보 생성 처리부(22)는 입력된 사용자 ID로부터 도 7에 나타낸 속성 정보를 포함하는 문서 취득 요구 정보를 생성한다.

스텝 230에서, 문서 선출 처리부(23)는 스캔 문서 관리 서버(40)에 저장되어 있는 스캔 문서 중에서 다음과 같이 하여 취득해야할 스캔 문서를 특정하지만, 이 특정할 때에 고려해야할 점에 관하여 설명한다.

우선, 이 예에서는 문서 소유자와는 다른 사용자에게도 문서를 취득할 수 있도록 하는 것이다. 따라서, 예를 들어, 소유자 "u1"의 스캔 문서는 u1 본인뿐만 아니라 u1이 속하는 회의체 "m1" 및 "m2"에 속하는 멤버에게도 소유자 "u1"의 스캔 문서 취득을 허가할 필요가 생긴다. 또한, 회의 개최 장소(스캔 문서의 취득 장소)에서도 마찬가지로 문서 판독 장소와 반드시 일치시킬 필요는 없다. 한편, 회의체에 대해서는 스캔 문서를 사용하는 주체이기 때문에 일치시킬 필요가 있다. 일시에 관해서는 스캔 일시가 이용 일시에 가까운 것이 이용될 가능성이 더 높다고 가정할 수 있다. 따라서, 상술한 개최 장소, 문서 취득 요구 일시, 회의체 명칭 및 회의체 멤버의 각 요소에 지정하는 데이터 조합에 의해 선출되는 스캔 문서가 달라질 경우가 있다. 그래서, 본 실시예에서는 이하와 같이 하여 취득해야할 스캔 문서를 특정할 수 있도록 했다.

스캔 문서의 속성 중, 「장소」의 집합을 P, 「일시」의 집합을 T, 「회의체」의 집합을 M, 회의체를 구성하는 「사용자」의 집합을 U로 하고, p∈P, t∈T, m∈M, u∈U로 할 때, 각각의 스캔 문서에 대하여 <p, t, m, U>라는 4항목의 그룹의 속성을 추출한다. 마찬가지로, 사용자의 부분 집합의 집합을 S로 하고, s∈S로 할 때, 정보 단말 장치(20)는 <p, t, m, s>라는 4항목의 그룹의 속성을 추출한다. 여기서, 상기 스캔 문서의 속성을 <p1, t1, m1, u1>, 상기 정보 단말 장치(20)의 속성을 <p2, t2, m2, s2>로 한다. 그리고, 2개의 함수 δ, in을 각각 이하와 같이 정의한다.

δ(x, y)=O 또는 1 여기서, x=y라면 O, 그렇지 않다면 1

in(u, s)=0 또는 1 여기서, u∈s라면 0, 그렇지 않다면 1

또한, 스캔 문서의 거리 f를 다음과 같이 정의한다.

f(<p1, t1, m1, u1>, <p2, t2, m2, s2>)

= a*δ(p1, p2)+b*｜t1-t2｜+c*δ(m1, m2)

+d*in(u1, s2)

여기서, a, b, c, d는 사용자에 의해 임의로 설정할 수 있는 가중치 계수이다. 본 실시예에서는 거리함수 f에, 상술한 정보 단말 장치(20)가 유지한 속성값 <p2, t2, m2, s2>와 스캔 문서 관리 서버(40)에 저장되어 있는 각 스캔 문서의 속성값 <p1, t1, m1, u1>의 거리 f를 각각 계산하고, 그 계산 결과가 작은 값으로 이루어진 스캔 문서일수록, 이번에 취득하기를 원하는 스캔 문서에 해당하는 것으로 하고 있다. 즉, 산출되는 거리 f는 정보 단말 장치(20)가 유지한 속성 정보와, 스캔 문서 관리 서버(40)에 저장되어 있는 각 스캔 문서의 속성 정보의 관계를 나타낸 함수값이며, 작은 값일수록 관련도가 큰(관계가 강함), 즉 이번에 취득하기를 원하는 스캔 문서에 해당할 가능성이 커진다.

여기서, 각 항에 관하여 설명한다. 우선, 상기 스캔 문서의 거리함수 f 중, 「장소」에 관한 제 1 항 a*δ(p1, p2)는 문서 취득 장소가 문서 판독 장소와 동일하면 0, 동일하지 않으면 1이 된다. 또한, 장소는 위도, 경도, 고도 정보 등의 지리적 위치 정보나 회의실이나 플로어 등의 장소에 유일하게 부여된 이름(문자열)을 사용하여 계산한다. 이번의 경우, 문서의 판독 장소와 취득 장소는 반드시 일치시킬 필요가 없고, 이 장소에 관한 속성에 대한 의존도는 그 정도로 크게 할 필요가 없다. 즉, 계수 a는 작은 값으로 설정한다. 본 실시예에서는 함수 δ를 사용했지만, 장소간 거리에 비례한 수치를 얻을 수 있는 함수를 사용할 수도 있다.

「일시」에 관한 제 2 항 b*｜t1-t2｜는 문서의 판독으로부터의 경과 시간에 의존하는 항이다. 예를 들어, 14시에 종료한 회의 m의 자료를 회의 종료 직후에 u1이 스캔하고, 그 스캔 문서를 바로 이용할 경우에는 작은 값이 된다. 정보의 리얼타임성(real-time property) 등을 중시할 경우에는 계수 b에 큰 수치를 설정하면 좋다.

「회의체」에 관한 제 3 항 c*δ(m1, m2)는 문서 소유자와 문서 취득 사용자가 속하는 회의체가 동일하면 0, 동일하지 않으면 1이 된다. 이번의 경우, 판독 문서는 어떤 회의체의 회의자료인 것을 상정하고 있으므로 「회의체」는 일치시키는 것으로 하고 있다. 따라서, 계수 c에 극도로 큰 수치를 설정한다.

마지막 「사용자」에 관한 제4항 d*in(u1, s2)는 회의체 멤버에 의존하는 항이다. 정보 단말 장치(20)가 유지한 「사용자」의 속성값 s2에는 한 명 내지 복수 사용자에 의한 회의체 멤버가 설정되어 있지만, 이번의 경우 판독 문서는 어떤 회의체의 회의 자료인 것을 상정하고 있으므로, 취득하고자 하는 사용자는 소유자와 동일한 회의체의 멤버일 필요가 있다. 따라서, 계수 d에 극도로 큰 수치를 설정한다.

문서 선출 처리부(23)는 이상과 같이 정보 단말 장치(20)가 갖는 속성 <p2, t2, m2, s2>와, 스캔 문서 관리 서버(40)에 저장되어 있는 스캔 문서의 각 속성 <p1, t1, m1, u1>을 비교하면서 각 스캔 문서의 거리 f를 계산한다. 그리고, 거리가 작은 순서로 스캔 문서를 정보 단말 장치(20)에 리스트로 표시한다. 구체적으로는 상기 거리 f의 산출시에 스캔 문서 관리 서버(40)로부터 취출한 각 스캔 문서의 속성 정보를 화면에 표시한다. 사용자는 이 리스트 중에서 취득하기를 원하는 스캔 문서를 선택한다. 상기한 바와 같이 거리 f가 작은 순서로 열거하여 표시하므로, 사용자가 취득하기를 원하는 스캔 문서는 기본적으로는 리스트의 상위에 존재할 것이므로, 사용자는 그 취득하기를 원하는 스캔 문서를 용이하게 찾을 수 있다. 문서 선출 처리부(23)는 이렇게 스캔 문서를 사용자에게 선택시킴으로써, 사용자가 목적으로 하고 있는 스캔 문서를 특정할 수 있다.

스텝 240에서, 스캔 문서 취득 처리부(24)는 특정된 스캔 문서의 속성 정보에 대응하는 스캔 문서를 스캔 문서 관리 서버(40)로부터 취출하여 온다. 이렇게 하여, 사용자는 목적으로 하는 스캔 문서를 정보 단말 장치(20)에 다운로드(download)할 수 있다.

또한, 상기 설명에서는 스캔 문서에 우선 순위를 정하여, 그 순서대로 리스트로 표시하여 사용자가 선택하도록 했지만, 이용 환경에 따라서는 보안성의 관계상, 선택 후보로 하여 전(全) 스캔 문서를 화면에 표시하는 것은 바람직하지 않다. 따라서, 예를 들어, 리스트 표시 대상인 거리 f에 대한 임계값을 설정하고, 그 임계값에 달한 스캔 문서는 선택할 수 없게 하거나, 또는 리스트 표시 대상에서 제외하거나 한다. 예를 들어, 거리함수 f에서 사용자 u에 대한 계수 d에 이 임계값을 반드시 넘는 값을 설정해 두면, 제 3자에게 스캔 문서의 존재조차 보이지 않고 끝난다. 이렇게, 거리함수 f에 포함되는 가중치 계수를 변경하는 것만으로, 보안성의 강도를 간단하게 조정할 수 있다. 또한, 거리함수 f의 설명 첫머리에서 가중치 계수 a∼d는 사용자에 의해 임의로 설정 가능하다고 설명했지만, 가중치 계수로서 설정 가능한 값으로 범위 등의 제한을 가하는 것 등으로 하여 보안성과의 관계를 유지할 필요는 있다.

또한, 본 실시예에서는 사용자 정보나 장소 정보 등을 포함하는 4개의 속성 정보를 문서 취득 요구 정보에 포함하도록 했지만, 항상 이 4개의 속성 정보의 조합으로 할 필요는 없고, 상술한 바와 같이 동일 장소에서 동일 사용자이면 사용자 ID만이라도 상관없는 등 적절하게 조합시켜서 사용할 수도 있다.

이상과 같이 하여, 본 실시예에서의 판독 문서 관리 시스템은 사용자의 카드 리더(4)로부터의 IC 카드(6) 판독 조작에 따라 문서 취득시에서의 처리를 실행한다.

본 실시예에 의하면, 복합기(10)의 기종이나 주소 정보, 드라이버 소프트웨어를 필요로 하지 않고, 또한 친전 박스를 이용하지 않고 문서 데이터를 PC 20에 다운로드할 수 있다. 특히, 본 실시예에서는 문서의 판독 장소와 동일한 장소에서 문서 소유자가 자신의 정보 단말 장치(20)에 다운로드할 수 있는 것은 당연한 것이고, 상기 예에서 나타낸 바와 같이 다른 장소로부터 소유자가 아닌 사용자도 목적으로 하는 스캔 문서를 다운로드할 수 있다. 또한, 정보 관리 서버(30)가 유지하고 있는 기존 정보를 유효하게 이용함으로써, 사용자에게 입력 등의 조작을 시키지 않고 스캔 문서에 속성 정보를 부가할 수 있다.

또한, 본 실시예에서는 정보 단말 장치(20)에 문서 선출 처리부(23)를 설치하여, 정보 단말 장치(20)에서 스캔 문서를 특정하도록 했지만, 정보 단말 장치(20)가 갖는 속성 정보 <p2, t2, m2, s2>를 스캔 문서 관리 서버(40)로 송신하여, 스캔 문서 관리 서버(40) 측에서 실시시키는 것과 같은 구성으로 할 수도 있다. 이렇게 하면, 정보 단말 장치(20)와 스캔 문서 관리 서버(40) 사이에서의 속성 정보의 전송 데이터량을 삭감할 수 있다. 또한, 문서 선출 처리부(23)를 각 정보 단말 장치(20)에 탑재시키지 않아도 된다.

(실시예 2)

본 실시예는 주로 실시예 1에서 설명한 문서 스캔시 처리 및 스캔 문서 취득시 처리의 사용자 인터페이스의 구체적인 예를 나타낸 것이다.

본 실시예에서의 구성은 도 1, 2에서 나타내진 실시예 1과 기본적으로는 동일한 것이므로 설명을 생략한다. 단, 본 실시예에서의 스캔 문서 관리 서버(40)는 회의체마다 상기 회의체에 관련되는 전자 문서를 분류하여 스캔 문서 정보 기억부(41)에 저장하도록 구성되어 있다.

도 8은 본 실시예에서 정보 관리 서버의 데이터베이스로 유지되어 있는 정보의 예를 나타낸 도면이다. 기본적으로는 실시예 1과 동일하지만, 회의체 정보와 사용자 정보에 정보를 추가했다. 스캔 문서 관리 서버(40)에서는 상기한 바와 같이 전자 문서를 회의체마다 분류하여 유지 관리하도록 했으므로, 회의체 정보에는 전자 문서의 저장처를 특정할 수 있도록, 회의체마다 설치된 리포지터리(repository)를 특정하는 리포지터리 정보를 각 회의체 ID에 대응시켜 설정한다. 또한, 사용자 정보에는 사용자마다 상기 사용자가 소지하는 IC 카드의 식별 정보인 카드 ID를 대응시켜서 설정한다.

다음으로, 본 실시예에서의 문서 스캔시 처리에 관하여 설명한다. 또한, 기본적인 처리의 흐름은 실시예 1과 동일하므로, 중복되는 처리의 설명은 적절하게 생략하면서 도 4에 나타낸 플로차트를 따라 설명한다.

스텝 110에서, 사용자는 문서의 판독을 행하기 전에 자신의 IC 카드(5)를 현재 있는 회의실 내에 설치된 복합기(10)에 접속된 카드 리더(3)에 판독시킨다. 본 실시예의 경우, IC 카드(5)에는 카드 ID가 기록되어 있으므로, 실시예 1에서의 사용자 ID 취득 처리부(11)는 카드 ID를 정보 관리 서버(30)로 송신함으로써 사용자 ID를 문의한다. 정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 카드 ID가 송신되어 오면, 그 카드 ID에 대응하는 사용자 ID를 사용자 정보로부터 취득하고, 복합기(10)로 회신한다. 본 실시예에서의 사용자 ID 취득 처리부(11)는 이상과 같이 하여 사용자 ID를 취득한다.

상기 실시예 1에서는 IC 카드(5)에 사용자 ID를 직접 기록해 두도록 했지만, 본 실시예에서는 각 IC 카드에 카드 ID를 기록해 두고, 판독한 카드 ID를 키로 사용자 정보를 검색함으로써 사용자 ID를 취득하도록 했다. 본 실시예는 정보 관리 서버(30)로의 문의 처리가 필요하게 된다는 부하(負荷)가 증가하는 한편, 다음과 같은 효과를 나타낼 수 있다. 즉, 예를 들어, 사용자가 IC 카드를 분실했을 경우, 사용자가 분실한 IC 카드의 카드 ID를 사용자 정보로부터 소거만 하면, 분실한 IC 카드의 이용을 바로 제한할 수 있다. 또한, IC 카드를 사용자에게 재발행하고, 그 IC 카드의 카드 ID로 사용자 정보를 갱신함으로써, 상기 사용자는 전자 회의 시스템을 지장 없이 이용할 수 있다.

그런데, 실시예 1에서는 스텝 120과 스텝 130을 이 순서에 한하지 않고, 반대 순서로도 할 수 있고, 동시 병행하여 실시하도록 할 수도 있다고 설명했지만, 본 실시예에서는 후술하는 바와 같이 사용자가 복합기(10)의 스캔 기능을 선택하고 부터의 속성 정보를 정보 관리 서버(30)로부터 취득하고, 그 후에 문서 스캔을 행하므로, 스텝 120 전에 스텝 130을 실시, 보다 정확하게는 스텝 120과 스텝 130이 융합한 형으로 실시되게 된다.

도 9는 복합기(10)에 탑재된 조작 패널(콘솔)로의 화면 표시예의 천이(遷移)를 나타낸 도면이지만, 이하, 이 도 9를 사용하여 스텝(120, 130)에서의 처리에 관하여 설명한다.

복합기(10)의 스캐너 기능을 이용하여 회의에서 사용하는 종이 문서를 판독시켜 전자 문서화하기 위해서, 사용자는 복합기(10)의 조작 패널에 표시된 스캔 버튼을 선택한다. 또한, 도 9에서, 버튼이나 탭 등 조작 패널에 표시된 선택 가능한 GUI 부품 중 굵은 테로 둘러싸여진 GUI 부품은 사용자에 의해 선택된 것을 나타내고 있다. 따라서, 도 9의 (a)에서는 상술한 바와 같이 사용자가 스캔 버튼을 선택 한 것을 나타내고 있다.

사용자가 스캔 버튼을 선택하면, 복합기(10)는 스캔 문서 저장처의 지정 화면을 표시한다. 본 실시예에서는 저장처로서 「친전 박스」, 「회의체」 및 그 이외의 저장처를 지정하기 위한 「기타」를 선택할 수 있다. 사용자가 「회의체」를 선택하면, 속성 정보 생성 처리부(12)는 사용자 ID를 정보 관리 서버(30)로 송신함으로써 상기 사용자가 속하는 회의체를 문의한다.

정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 복합기(10)로부터의 문의에 대해, 그 문의에 포함되어 있는 사용자 ID에 대응하는 1 내지 복수의 회의체 ID를 사 용자 정보로부터 취득하고, 다음으로, 취득한 1 내지 복수의 회의체 ID로 특정되는 각 회의체 명칭을 회의체 정보로부터 취득한다. 정보 관리부(32)는 이렇게 취득한 정보를 복합기(10)로 회신한다. 예를 들어, 사용자 ID가 "u1"인 경우, 도 8의 설정예에 의하면, 정보 관리부(32)는 사용자 ID "u1"의 사용자가 속하는 "상품 개발"과 "특허 검토"를 회신한다.

속성 정보 생성 처리부(12)는 이상과 같이 하여 취득한 회의체 명칭을 도 9의 (b)에 예시한 바와 같이 조작 패널의 소정 표시 영역 내에 리스트로 표시한다.

다음으로, 리스트로 표시된 회의체 중에서 어느 하나의 회의체, 예를 들어, 도 9의 (b)에 예시한 바와 같이 "상품 개발"을 사용자가 선택하면, 속성 정보 생성 처리부(12)는 도 9의 (c)에 예시한 바와 같이, 이제부터 판독하는 문서의 저장처가 되는 회의체 리포지터리와 파일명을 표시한다. 또한, URL 등으로 나타내지는 실제 리포지터리를 사용자에게 제시할 필요는 없으므로, 도 9의 (b)에서는 회의체 명칭을 리포지터리의 가상 명칭으로 하여 표시하도록 했다. 여기서, 스캔 문서에 부여되는 파일명은 속성 정보 생성 처리부(12)가 자동 생성하지만, 이 파일명의 생성에 관해서는 후술한다.

화면 표시된 스캔 문서 등록에 관한 정보(회의체 리포지터리와 파일명)를 확인한 후, 스캔 시작 버튼을 사용자가 선택하면, 복합기(10)는 스캐너 기구를 작동시켜서 실시하는 종이 문서의 판독 처리와 병행하여, 속성 정보 생성 처리부(12)에, 복합기(10)가 내부에서 유지하고 있는 스캐너 ID와 사용자 ID를 포함하는 정보 취득 요구를 정보 관리 서버(30)로 송신시킨다. 그리고, 정보 관리 서버(30)로부 터 송신되어 온 정보에 의거하여 실시예 1에서 설명한 바와 같이 사용자 ID, 회의체 등의 사용자에 관한 정보와, 스캐너 ID, 설치 장소 정보, 스캔한 일시 정보 등의 문서 판독에 관한 정보를 포함하는 속성 정보를 자동 생성한다. 또한, 속성 정보에는 도 9의 (b)를 사용하여 설명한 바와 같이 사용자가 참가하고 있는 회의체를 특정할 수 있으므로, 이 특정한 회의체에 관한 정보가 속성 정보에 포함되게 된다.

스텝 140에서, 등록 정보 등록 처리부(13)는 이상에서 설명한 바와 같이 속성 정보 생성 처리부(12)가 생성한 속성 정보를 스캔 문서에 부가하여 문서 등록 정보를 생성하지만, 이 문서 등록 정보에 상당하는 파일에는 도 9의 (c)에 나타낸 화면으로부터 지정된 파일명이 부여된다. 이 파일은 스캔 문서 관리 서버(40)로 송신되고, 해당하는 회의체의 리포지터리에 저장된다.

실시예 1에서는 스캔 문서가 어느 회의를 위한 전자 문서인지를 특정하는 하나의 방법으로서, IC 카드 소유의 사용자가 속하는 회의체를 복합기(10)의 액정 패널에 리스트로 표시하여 사용자에게 선택시키는 것에 대해서 기술했지만, 본 실시예에서는 이 방법의 구체예를 나타내었다.

또한, 본 실시예에서는 이상의 설명으로부터 분명하게 나타낸 바와 같이 스텝 110에서의 사용자 ID를 스텝 130에서 회의체 특정 단계에서의 사용자가 속하는 회의체 명칭, 그리고 속성 정보 생성 단계에서의 속성 정보에 포함되는 정보를 각각 정보 관리 서버(30)로부터 취득하도록 했다. 이것은 사용자가 IC 카드를 판독한 후에 도 9의 (b)에서 「회의체」를 선택할지의 여부는 불분명하다는 것에서부터, 스캔 기능의 선택 후에 필요한 정보를 필요한 타이밍에서 취득하도록 했기 때 문이다. 단순히, 정보 관리 서버(30)로의 액세스 회수의 증가를 억제하고 싶은 것이라면, 카드 ID에 의거하여 사용자 ID를 취득할 때에 정보 관리 서버(30)로부터 카드 ID에 대응한 상기 사용자에 관한 정보를 모두 취득하도록 할 수도 있다.

여기서, 스캔 문서에 부여하는 파일명에 관하여 설명한다. 도 9의 (c)에 예시한 바와 같이, 이제부터 판독하는 문서의 저장처가 되는 회의체 리포지터리와 파일명이 화면에 표시된다. 도 9의 (a)에서 사용자가 문서 스캔을 선택한 것으로부터 보존 대상인 전자 문서는 스캔 문서인 것을 특정할 수 있으므로, 본 실시예에서의 속성 정보 생성 처리부(12)는 그 스캔 문서의 종류를 명시하는 "스캔 문서"와, 상기 스캔 문서의 판독 시점에서의 시간 정보를 조합시켜서 파일명을 자동으로 생성한다. 또한, 실제로는 아직 문서 스캔 되어있지 않으므로, 엄밀하게는 현시점의 시간 정보이다. 시간 정보를 파일명에 포함시키는 것은 그 스캔 문서를 다른 문서와 식별하기 위해서이므로, 도 9의 (c)에서는 "Y1M1D1"과 연 월 일만을 문서 종류로 부가하도록 했지만, 시 분 초라는 시간 데이터를 더 부가함으로써 중복된 파일명의 생성을 더 확실하게 회피하도록 할 수도 있다. 또한, 스캔 문서에 대하여 고유한 파일명을 부여할 수 있으면 상관없으므로, 연번(連番) 생성 등 소정의 명명(命名) 규칙을 따라서 파일명을 자동 생성할 수 있으면 상관없다.

본 실시예에서, 문서 판독용 컴퓨터에 상당하는 복합기(10)는 일반적으로 영자 키가 없는 등 파일명의 입력 조작이 용이하다고는 말하기 어려우므로, 본 실시예에서의 속성 정보 생성 처리부(12)는 상술한 바와 같이 소정의 명명 규칙을 따라 고유한 파일명을 자동 생성함으로써 사용자의 편의를 도모하도록 했다. 물론, 파 일명은 사용자가 결정하여 부여하도록 할 수도 있다. 도 9의 (c)에서는 파일명을 사각 형상으로 둘러싸고 있지만, 이것은 파일명의 입력, 표시 영역을 나타내고 있다. 물론, 스캔 문서 관리 서버(40)에서 저장되는 상기 회의체의 리포지터리 내에서 고유성을 유지할 필요는 있지만, 사용자는 소정의 입력 조작을 행함으로써 원하는 파일명으로 설정 변경할 수 있다.

다음으로, 본 실시예에서의 스캔 문서 취득시 처리에 관하여 설명한다. 또한, 기본적인 처리의 흐름은 실시예 1과 동일하므로, 중복되는 처리의 설명은 적절하게 생략하면서 도 6에 나타낸 플로차트를 따라 설명한다.

스텝 210에서, 사용자는 문서의 취득을 목적으로 하여 자신의 IC 카드(6)를 현재 있는 회의실 내에 설치된 정보 단말 장치(20)에 접속된 카드 리더(4)에 판독시킨다. 본 실시예의 경우, IC 카드(6)에는 카드 ID가 기록되어 있으므로, 정보 단말 장치(20)의 사용자 ID 취득 처리부(21)는 문서 스캔시 처리에서의 사용자 ID 취득 처리부(11)와 마찬가지로 카드 ID를 정보 관리 서버(30)로 송신함으로써 사용자 ID를 취득한다. 그 후, 사용자는 정보 단말 장치(20)의 디스플레이로의 표시 내용을 따라 선택 조작을 행함으로써 원하는 전자 문서를 취득하게 된다.

도 10은 정보 단말 장치(20)의 디스플레이로의 화면 표시 예의 천이(遷移)를 나타낸 도면이다. 우선, IC 카드(6)의 판독 조작 후, 디스플레이에는 도 10의 (a)에 예시한 화면이 표시되므로, 사용자는 이 표시 화면으로부터 취득하기를 원하는 전자 문서의 저장처를 지정하게 된다. 본 실시예에서는 저장처로서 「친전 박스」, 「회의체」 및 그 이외의 저장처를 지정하기 위한 「기타」를 상정하고 있다. 사용자가 「회의체」를 선택하면, 요구 정보 생성 처리부(22)는 사용자 ID를 포함하는 정보 취득 요구를 정보 관리 서버(30)로 송신한다.

정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 정보 취득 요구가 송신되어 오면, 사용자 ID를 키로 데이터베이스(31)에 등록되어 있는 사용자 정보를 검색하여 상기 사용자가 속하는 회의체 ID를 취출하고, 그 회의체 ID로 특정되는 회의체 명칭을 취득한다. 그리고, 취득한 정보를 정보 단말 장치(20)로 회신한다.

정보 단말 장치(20)에서의 요구 정보 생성 처리부(22)는 요구에 따라 정보 관리 서버(30)로부터 정보가 송신되어 오면, 그 정보에 포함되어 있는 회의체를 디스플레이 위의 소정 표시 영역 내에 리스트로 표시한다. 도 10의 (a)는 IC 카드(6)의 소유자인 사용자가 "상품 개발", "환경 추진" 및 "기술 검토"라는 회의체에 속해 있을 경우의 표시예이다. 도 10의 (a)에는 "상품 개발"이 선택되었을 때의 표시예가 나타내져 있다. 이 리스트로 표시된 회의체 중에서 사용자가 어느 회의체를 선택하면, 요구 정보 생성 처리부(22)는 선택된 회의체 명칭을 정보 관리 서버(30)로 송신한다. 정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 송신되어 온 회의체 명칭으로 회의체 정보를 검색함으로써 상기 회의체의 리포지터리 정보를 취득하여 회신한다. 다음으로, 요구 정보 생성 처리부(22)는 취득한 리포지터리 정보를 스캔 문서 관리 서버(40)로 송신하여, 상기 리포지터리에 저장되어 있는 전자 문서의 종류를 취득한다. 이에 따라, 선택된 회의체 "상품 개발"의 리포지터리에 저장되어 있는 전자 문서의 종류를 화면 위의 소정 영역에 리스트로 표시한다. 도 10의 (b)에는 "스캔 문서", "편집 문서" 등이 표시된 예가 나타내져 있다.

여기서, 사용자가 어느 문서 종류를 선택하면 요구 정보 생성 처리부(22)는 선택된 회의체에 대응한 리포지터리 정보 명칭 및 문서 종류를 포함하는 문서 취득 요구 정보를 생성한다. 또한, 도 10의 (b)에는 "스캔 문서"가 선택된 예가 나타내져 있다.

스텝 230에서, 문서 선출 처리부(23)는 스캔 문서 관리 서버(40)에 저장되어 있는 스캔 문서 중에서 다음과 같이 하여 취득해야할 스캔 문서를 특정한다. 실시예 1에서는 스캔 문서에 부가된 각 속성 정보를 파라미터(parameter)로 한 가중치를 부여한 계산에 의해 취득되는 스캔 문서를 특정했지만, 본 실시예에서는 다음과 같이 처리한다.

즉, 본 실시예에서의 문서 선출 처리부(23)는 요구 정보 생성 처리부(22)가 생성한 문서 취득 요구 정보를 정보 관리 서버(30)로 송신한다. 정보 관리 서버(30)에서의 정보 관리부(32)는 송신되어 온 문서 취득 요구 정보에 포함되는 리포지터리 정보에 의해 해당하는 회의체 리포지터리에 저장되어 있는 상기 문서 종류 파일을 검색하고, 해당하는 파일명을 취득하여 회신한다.

문서 선출 처리부(23)는 취득한 파일명을 화면 위의 소정 영역에 리스트로 표시한다. 이 표시 예를 도 10의 (c)에 나타낸다. 본 실시예에서는 이상과 같이 하여 사용자가 목적으로 하고 있는 스캔 문서를 화면 위에 리스트로 표시된 파일명 중에서 선택시킴으로써 특정할 수 있다.

스텝 240에서, 스캔 문서 취득 처리부(24)는 특정된 스캔 문서를 스캔 문서 관리 서버(40)로부터 취출하여 온다. 이렇게 하여, 사용자는 목적으로 하는 스캔 문서를 정보 단말 장치(20)로 가져올 수 있다.

이상과 같이 하여, 본 실시예에서의 판독 문서 관리 시스템은 사용자의 카드 리더(4)로부터의 IC 카드(6)의 판독 조작에 따라 문서 취득시에서의 처리를 실행한다.

상기 각 실시예에서는 복합기(10) 내장의 컴퓨터를 문서 판독용 컴퓨터로 하고, 또한, 문서 판독 측의 장치로서, 또한 복합기(10)에 탑재된 스캐너와, 복합기(10)에 카드 리더(4)를 접속하여 구성했지만, 범용적(汎用的)인 PC에 스캐너 및 카드 리더(3)를 접속하여 구성할 수도 있다. 또한, 사용자 식별 정보 판독 수단으로서 사용자 소유의 IC 카드(5, 6)로부터 사용자 ID를 판독하는 카드 리더(3)에서 구성했지만, 복합기(10)의 스캐너 기능을 이용하는 것도 가능하다. 또한, 문서 판독 측에 한정하지 않고 정보 단말 장치(20) 등으로 구성되는 문서 이용 측에도 적합하지만, 사용자 식별 정보 판독 수단은 사용자 ID의 기록 매체에 따라 적절한 구성을 선택할 수 있다.

또한, 각 실시예에서는 판독 문서 관리 시스템을 전자 회의 시스템에 적용한 예를 사용하여 설명했지만, 전자 회의에 한정하지 않고 스캔하여 전자화한 문서를 취급하는 시스템이면, 본 발명을 적용하는 것은 가능하다.

본 발명은 스캐너 등의 문서 판독 수단에서의 판독이나 판독한 판독 문서의 취득 등 판독 문서의 취급에 편의(便宜)한 판독 문서 관리 프로그램, 시스템 등을 제공하는 것이다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 시스템은 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단과, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 상기 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하는 속성 정보 생성 처리 수단과, 상기 문서 데이터와 상기 속성 정보를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 문서 등록 처리 수단과, 문서 표시 수단과, 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단과, 상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하는 요구 정보 생성 수단과, 문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출하는 문서 선출 처리 수단과, 상기 선출된 문서 데이터를 문서 표시 수단에 표시하는 표시 제어 수단을 갖는 것이다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체는 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단 및 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 문서 표시 수단 및 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단을 갖는 문서 표시부를 갖는 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터에 의해 판독 가능한 기억 매체로서, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하고, 상기 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단에 의거하여 취득하고, 상기 그 취득된 사용자 정보와 사용자 식별 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하고, 상기 문서 데이터를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 기능을 갖고, 상기 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터를 실행할 수 있는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 것이다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체는 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단과, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 문서 표시 수단과, 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단을 갖는 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터에 의해 판독 가능한 기억 매체로서, 상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자의 식별 정보를 취득시키고, 상기 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 상기 취득된 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하고, 상기 문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 문서 데이터 중에서 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출하고, 상기 선출된 문서 데이터를 상기 문서 표시 수단에 표시하는 기능을 갖고, 상기 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터가 실행할 수 있는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 것이다.

또한, 상기 생성된 속성 정보는 상기 정보 관리 수단으로부터 취득된 사용자 정보에 포함되는 사용자가 속하는 그룹에 관한 정보를 더 포함하도록 할 수도 있다.

또한, 상기 생성되는 문서 취득 요구 정보는 상기 사용자가 속하는 그룹에 관한 정보를 또한 포함하고, 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터는 상기 문서 취득 요구 정보에 포함되는 그룹에 관련되는 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 포함되는 그룹에 관련되는 정보의 비교를 행함으로써, 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 문서 데이터 중에서 선출되도록 할 수도 있다.

또한, 상기 문서 판독 수단 및 상기 문서 표시 수단은 각각 복수 설치되도록 할 수도 있다.

또한, 상기 사용자가 복수의 그룹에 속해 있을 경우에는 그 그룹 정보를 상기 문서 표시 수단에 리스트로 표시시키고, 그 중에서 사용자에 의해 선택된 그룹에 관한 정보를 취득시킬 수도 있다.

또한, 상기 문서의 선출의 때에, 상기 문서 취득 요구 정보에 포함되는 정보와, 각 속성 정보의 차이를 구하고, 그 차이에 가중치를 부여한 후 가산시킴으로써, 문서 취득 요구 정보와 각 속성 정보의 관계에 대해서 우선 순위를 설정하고, 상기 설정된 우선 순위가 나타내져, 사용자가 표시된 속성 정보 중에서 어느 하나를 선택할 수 있도록 속성 정보를 상기 표시 수단에 표시시켜서, 상기 사용자에 의해 선택된 속성 정보에 대응한 문서 데이터를 상기 문서 관리 수단으로부터 취득시 킬 수도 있다.

또한, 상기 판독 문서 관리 시스템에 관한 발명에서, 상기 문서 표시 수단은 회의 지원 시스템의 표시 수단이며, 상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단은 상기 표시 수단의 표시를 사용하여 발표를 행하는 발표자의 식별 정보를 취득하도록 할 수도 있다.

본 발명에 따른 판독 문서 관리 방법은 사용자 정보를 유지하고, 문서의 판독을 지시한 제 1 사용자 식별 정보를 취득하고, 상기 유지된 사용자 정보로부터 상기 제 1 사용자 정보를 취득하고, 상기 취득한 식별 정보와 상기 제 1 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하고, 상기 스캔 문서와 상기 속성 정보를 등록하고, 등록된 문서의 표시를 요구하는 제 2 사용자 식별 정보를 취득하고, 상기 유지된 사용자 정보로부터 상기 제 2 사용자 정보를 특정하고, 상기 제 2 사용자가 특정된 정보와 상기 속성 정보에 의거하여 등록 문서 중에서 표시되는 문서를 특정하여 상기 특정된 문서를 표시하는 것이다.

또한, 상기 기록 매체는 상기 기능으로서, 또한, 상기 특정된 사용자 정보로부터 특정되는 상기 사용자가 속하는 그룹을 상기 문서 판독부의 화면 위에 리스트로 표시시키고, 그 중에서 1그룹을 사용자에게 선택시켜, 사용자에 의해 선택된 그룹에 대응시켜서 상기 문서 데이터를 등록시킬 수도 있다.

또한, 상기 기록 매체는 상기 기능으로서, 또한, 상기 사용자가 속하는 복수의 그룹을 상기 사용자에 대하여 제시시키고, 그 중에서 사용자에 의한 1그룹의 선택을 접수시켜, 데이터 저장부에 등록되어 있는 복수의 문서를 상기 사용자에 대하 여 제시시키고, 사용자에 의해 선택된 그룹에 대응시켜, 상기 복수의 문서로부터 사용자에 의한 1문서의 선택을 접수시키고, 상기 선택된 문서를 상기 문서 표시 수단에 표시시킬 수도 있다.

본 발명에 의하면, 문서 판독 수단에 관한 정보의 수집이나 문서 취득하는 컴퓨터에 환경 설정을 행하지 않아도 문서 판독 수단으로부터 판독한 문서 데이터를 간단한 조작으로 취득할 수 있다.

또한, 사용자에 관한 정보의 설정 입력 등을 하지 않아도 자동적으로 취득하여 문서 데이터에 부가할 수 있으므로 편리하다.

또한, 동일한 회의의 멤버 등 동일한 그룹에 속하는 다른 사용자 작성의 문서 데이터도 자신이 작성한 문서 데이터와 마찬가지로 취득할 수 있다. 한편, 사용자 식별 정보에 의거하여 취득 가능한 문서 데이터를 제한하므로 자신의 문서 데이터를 제삼자에 의해 부정으로 취득되는 것으로부터 막는 것도 가능하다.

또한, 판독한 문서 데이터가 복수 존재하는 경우에도, 취득 대상일 것으로 생각되는 정보로부터 우선적으로 리스트로 표시할 수 있으므로, 문서 데이터의 선출을 용이하게 할 수 있다.

Claims (13)

1. 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과,

   전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과,

   문서 판독 수단과,

   상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과,

   상기 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하는 속성 정보 생성 처리 수단과,

   상기 문서 데이터와 상기 속성 정보를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 문서 등록 처리 수단과,

   문서 표시 수단과,

   상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단과,

   상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 의해 취득된 사용자 식별 정보에 의해 특정되는 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고, 그 취득한 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하는 요구 정보 생성 수단과,

   문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출(選出)하는 문서 선출 처리 수단과,

   상기 선출된 문서 데이터를 문서 표시 수단에 표시하는 표시 제어 수단을 갖는 판독 문서 관리 시스템.
2. 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단 및 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 문서 표시 수단 및 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단을 갖는 문서 표시부를 갖는 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터에 의해 판독 가능한 기억 매체로서,

   상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하고,

   상기 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단에 의거하여 취득하고,

   상기 그 취득된 사용자 정보와 사용자 식별 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하고,

   상기 문서 데이터를 상기 문서 관리 수단에 등록하는 기능을 갖고, 상기 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터가 실행할 수 있는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
3. 사용자 정보를 유지 관리하는 정보 관리 수단과, 전자 문서를 유지 관리하는 문서 관리 수단과, 문서 판독 수단과, 상기 문서 판독 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 1 사용자 식별 정보 판독 수단과, 문서 표시 수단과, 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득하는 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단을 갖는 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터에 의해 판독 가능한 기억 매체로서,

   상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단에 상기 문서 표시 수단을 조작하는 사용자 식별 정보를 취득시키고,

   상기 사용자 정보를 상기 정보 관리 수단으로부터 취득하고,

   상기 취득된 사용자 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단으로부터 취득하는 문서 데이터를 특정하기 위한 문서 취득 요구 정보를 생성하고,

   상기 문서 취득 요구 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 의거하여 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 문서 데이터 중에서 상기 사용자에 관련되는 문서 데이터를 선출하고,

   상기 선출된 문서 데이터를 상기 문서 표시 수단에 표시하는 기능을 갖고, 상기 판독 문서 관리 시스템을 구성하는 컴퓨터가 실행할 수 있는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
4. 제 2 항에 있어서,

   상기 생성된 속성 정보는 상기 정보 관리 수단으로부터 취득된 사용자 정보에 포함되는 사용자가 속하는 그룹에 관한 정보를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
5. 제 3 항에 있어서,

   상기 생성되는 문서 취득 요구 정보는 상기 사용자가 속하는 그룹에 관한 정보를 더 포함하고,

   상기 사용자에 관련되는 문서 데이터는 상기 문서 취득 요구 정보에 포함되는 그룹에 관련되는 정보와 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 속성 정보에 포함되는 그룹에 관련되는 정보의 비교를 행함으로써, 상기 문서 관리 수단에 등록되어 있는 문서 데이터 중에서 선출되는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
6. 제 2 항에 있어서,

   상기 문서 판독 수단 및 상기 문서 표시 수단은 각각 복수 설치되어 있는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
7. 제 3 항에 있어서,

   상기 문서 판독 수단 및 상기 문서 표시 수단은 각각 복수 설치되어 있는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
8. 제 3 항에 있어서,

   상기 사용자가 복수의 그룹에 속해 있을 경우에는 그 그룹 정보를 상기 문서 표시 수단에 리스트로 표시시키고, 그 중에서 사용자에 의해 선택된 그룹에 관한 정보를 취득시키는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
9. 제 3 항에 있어서,

   상기 문서 선출의 때,

   상기 문서 취득 요구 정보에 포함되는 정보와 각 속성 정보의 차이를 구하고,

   그 차이에 가중치를 부여한 후 가산시킴으로써, 문서 취득 요구 정보와 각 속성 정보의 관계에 대해서 우선 순위를 설정하고,

   상기 설정된 우선 순위가 표시되어, 사용자가 표시된 속성 정보 중에서 어느 하나를 선택할 수 있게 속성 정보를 상기 표시 수단에 표시시켜서,

   상기 사용자에 의해 선택된 속성 정보에 대응한 문서 데이터를 상기 문서 관리 수단으로부터 취득시키는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
10. 제 1 항에 있어서,

    상기 문서 표시 수단은 회의 지원 시스템의 표시 수단이며,

    상기 제 2 사용자 식별 정보 판독 수단은 상기 표시 수단을 사용하여 회의 발표자의 식별 정보를 취득하는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 시스템.
11. 사용자 정보를 유지하고,

    문서의 판독을 지시한 제 1 사용자의 식별 정보를 취득하고,

    상기 유지된 사용자 정보로부터 상기 제 1 사용자 정보를 취득하고,

    상기 취득한 식별 정보와 상기 제 1 사용자 정보에 의거하여 속성 정보를 생성하고,

    상기 스캔 문서와 상기 속성 정보를 등록하고,

    등록된 문서의 표시를 요구하는 제 2 사용자 식별 정보를 취득하고,

    상기 유지된 사용자 정보로부터 상기 제 2 사용자 정보를 특정하고,

    상기 제 2 사용자가 특정된 정보와 상기 속성 정보에 의거하여 등록 문서 중에서 표시되는 문서를 특정하고,

    상기 특정된 문서를 표시하는 판독 문서 관리 방법.
12. 제 2 항에 있어서,

    상기 기능으로서, 상기 특정된 사용자 정보로부터 특정되는 상기 사용자가 속하는 그룹을 상기 문서 판독부의 화면 위에 리스트로 표시하고, 그 중에서 1 그룹을 사용자에게 선택시키고,

    사용자에 의해 선택된 그룹에 대응시켜서 상기 문서 데이터를 더 등록시키는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.
13. 제 12 항에 있어서,

    상기 기능으로서, 상기 사용자가 속하는 복수의 그룹을 상기 사용자에 대하여 제시하여, 그 중에서 사용자에 의한 1 그룹의 선택을 접수시키고,

    데이터 저장부에 등록되어 있는 복수의 문서를 상기 사용자에 대하여 제시하여, 사용자에 의해 선택된 그룹에 대응시키고,

    상기 복수의 문서로부터 사용자에 의한 하나의 문서 선택을 접수시키고,

    상기 선택된 문서를 상기 문서 표시 수단에 더 표시시키는 것을 특징으로 하는 판독 문서 관리 프로그램을 기억한 매체.

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