JP2003131968A - ドキュメント閲覧管理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】閲覧対象として登録されているドキュメントを
関係者に閲覧させる場合に、最適な閲覧者を自動選択で
きる他、そのドキュメントの閲覧状況を管理できるよう
にする。 【解決手段】管理サーバ１は、ドキュメント登録データ
ベース内の属性情報と閲覧者登録データベース内の属性
情報とを比較することによって各閲覧候補者の中からそ
のドキュメントを閲覧させる為の閲覧者を自動選択す
る。また、管理サーバ１は、自動選択された各閲覧者端
末４に対してドキュメントの閲覧依頼を案内するメール
を送信した後、その閲覧者からの評価内容を受信して、
そのドキュメントの閲覧状況として管理する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、閲覧対象として
登録されているドキュメントを関係者に閲覧させる為
に、ネットワークを介してそのドキュメントの閲覧状況
を管理するドキュメント閲覧管理システム、プログラム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社等の組織において、構内通信
網や広域通信網を介して構築されているサーバ・クライ
アントシステムにおいては、クライアント端末側で入力
作成された仕様書、設計書等の作成ドキュメントをサー
バ側に送信して一元管理させると共に、上司や関係部署
等の審査、承認を受ける為に、この作成ドキュメントを
その関係者に閲覧してもらい、その評価結果を含めてサ
ーバ側に管理させたい場合がある。このような場合、ド
キュメント作成者は、誰に閲覧評価してもらうかを指名
してその閲覧者にドキュメントの審査、承認を要求する
ようにしていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
ような運用を行うサーバ・クライアントシステムにおい
ては、ドキュメントをサーバに登録する都度、ドキュメ
ントの登録作業の他に、審査・承認を受ける為の作業を
行う必要があり、作業の煩雑化を招き、ドキュメント作
成者に大きな負担をかける他、閲覧者の指定を間違える
と、機密性の高いドキュメントが第三者に知られてしま
うおそれがあった。ところで、インターネットを介して
各種情報を提供する情報提供サービスにおいては、ユー
ザが所望する分野を指定登録しておくだけで、その指定
分野に属するニュースやメールマガジン等の情報をその
ユーザに提供するようにしているが、このようなサービ
スは、情報提供を受けたい人向けに行うものであって、
情報を他の人に閲覧してもらいたい人向けのサービスで
はない。この発明の課題は、閲覧対象として登録されて
いるドキュメントを関係者に閲覧させる場合に、そのド
キュメントに適した閲覧者を自動的に選択できる他、そ
のドキュメントの閲覧状況を管理できるようにすること
である。

【０００４】この発明の手段は、次の通りである。請求
項第１記載の発明は、閲覧対象として登録されているド
キュメントをその関係者に閲覧させる為に、ネットワー
クを介してそのドキュメントの閲覧状況を管理するドキ
ュメント閲覧管理システムであって、閲覧候補者毎に、
その属性情報を記憶する第1の属性記憶手段と、閲覧対
象として登録されているドキュメントの属性情報を記憶
する第２の属性記憶手段と、この第２の属性記憶手段に
記憶されているドキュメントの属性情報と前記第１の属
性記憶手段に記憶されている各閲覧候補者の属性情報と
を比較することによって各閲覧候補者の中から当該ドキ
ュメントを閲覧させる為の閲覧者を選択する選択手段
と、この選択手段によって選択された閲覧者に対してド
キュメントの閲覧依頼を案内する案内手段と、前記閲覧
案内を行った閲覧者からの閲覧結果を受信して、当該ド
キュメントの閲覧状況を記憶管理する閲覧状況記憶手段
とを具備するものである。更に、コンピュータに対し
て、上述した請求項１記載の発明に示した主要機能を実
現させるためのプログラムを提供する（請求項８記載の
発明）。

【０００５】したがって、請求項第１および８記載の発
明は、閲覧対象として登録されているドキュメントの属
性情報と閲覧候補者毎に記憶されている属性情報とを比
較することによって各閲覧候補者の中から当該ドキュメ
ントを閲覧させる為の閲覧者を選択するようにしたか
ら、ドキュメント作成者がそのドキュメントを何処の誰
に閲覧してもらうかを一切考慮しなくても、そのドキュ
メントに適した閲覧者を選択することができ、閲覧者の
指定を間違えことによって機密性の高いドキュメントが
第三者に知られてしまうことはなく、セキュリティ管理
上効果的であり、また、自動選択された閲覧者に対して
ドキュメントの閲覧依頼を案内した後に、その閲覧者か
らの閲覧結果を受信して、当該ドキュメントの閲覧状況
として管理するようにしたから、ドキュメントを速やか
に閲覧させることができると共に、閲覧漏れ等の閲覧状
況を監視することができる。

【０００６】なお、この発明は次のようなものであって
もよい。前記ドキュメントに対する各閲覧者からの回答
応答を前記閲覧結果として受信し、各閲覧者毎にその回
答応答の有無を当該ドキュメントに対する閲覧状況とし
て記憶管理している状態において、未回答の閲覧者に対
してその回答を促す催促通知を行う通知手段を設ける
（請求項２記載の発明）。したがって、請求項２記載の
発明によれば、請求項１記載の発明と同様の効果を有す
る他に、各閲覧者毎にその回答応答の有無を管理し、未
回答の閲覧者に対してその回答を促す催促通知を行うよ
うにしたから、閲覧者全員からの回答を得ることがで
き、回答漏れを防止することが可能となる。

【０００７】この場合、前記通知手段は、閲覧対象とし
て登録されているドキュメントに対しての閲覧回答期限
が過ぎた場合に、この閲覧者に対して催促通知を行うよ
うにしてもよい（請求項３記載の発明）。したがって、
請求項３記載の発明によれば、請求項１および２記載の
発明と同様の効果を有する他に、閲覧回答期限内に回答
が無かった場合に、その未回答の閲覧者に対して催促通
知を行うようにしたから、回答に対する期限管理を行う
ことができ、希望時期までに回答収集を得ることが可能
となる。

【０００８】閲覧対象として登録されているドキュメン
トを作成した作成者に対して、前記閲覧状況記憶手段に
記憶されている当該ドキュメントの閲覧状況を送信する
送信手段を設ける（請求項４記載の発明）。したがっ
て、請求項４記載の発明によれば、請求項１記載の発明
と同様の効果を有する他に、ドキュメント作成者は、ド
キュメントの閲覧状況を確認することによって、その後
の対応策を素早く講じることが可能となる。

【０００９】ネットワークを介した共用サーバ上に、閲
覧対象ドキュメントを保管する閲覧用フォルダを設け、
ドキュメント作成者側の端末から送信されて来た作成ド
キュメントを閲覧対象として登録する場合には、その作
成ドキュメントを前記閲覧用フォルダに保管することで
行う（請求項５記載の発明）。したがって、請求項５記
載の発明によれば、請求項１記載の発明と同様の効果を
有する他に、作成ドキュメントをサーバ上に開設されて
いる閲覧用フォルダに保管するだけで、そのドキュメン
トを閲覧対象ドキュメントとすることができる。

【００１０】前記選択手段は、前記閲覧用フォルダ内に
保管されている各ドキュメント毎に閲覧者を選択し、前
記案内手段は、この選択手段によって各ドキュメント毎
に選択された閲覧者に対してドキュメントの閲覧依頼を
案内する（請求項６記載の発明）。前記案内手段は、ネ
ットワーク上で保管されている保管先からドキュメント
を読み出して閲覧してもらうことを示す閲覧依頼の案内
あるいは閲覧者宛のメールに添付されているドキュメン
トを閲覧してもらうことを示す閲覧依頼の案内を行うよ
うにしてもよい（請求項７記載の発明）。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、図１〜図１１を参照してこ
の発明の一実施形態を説明する。図１は、この実施形態
におけるドキュメント閲覧管理システムの全体構成を示
したブロック図である。このドキュメント閲覧管理シス
テムは、会社内に構築されたサーバ・クライアントシス
テム（ローカル・エリア・ネットワークシステム）であ
り、その中核となるドキュメント管理サーバ１には、イ
ンターネット技術を利用したＬＡＮ（イントラネット）
２を介して各クライアント端末として各部署等に設置さ
れているドキュメント作成者端末３およびドキュメント
閲覧者端末４が接続されている。なお、ドキュメントと
は、上述したように仕様書、設計書等であり、文書デー
タの他に、図形、写真等を含む。

【００１２】ドキュメント管理サーバ１は、作成者端末
３から送信されて来た作成ドキュメントがその関係者に
閲覧させる為の閲覧対象のドキュメントとして登録され
た場合には、そのドキュメントに適した閲覧者を自動選
択して閲覧依頼を案内すると共に、そのドキュメントを
閲覧した閲覧者端末４から送信されて来たドキュメント
の閲覧評価の回答内容を受信して管理するようにしてい
る。このドキュメント管理サーバ１側には、後述するド
キュメント保存フォルダ群１１、ドキュメント登録ＤＢ
（データベース）１２、ユーザ登録データベース１３、
閲覧者登録データベース１４、ドキュメント配布管理テ
ーブル１５、閲覧回答データベース１６が設けられてい
る。

【００１３】なお、この実施形態においては、例えば、
ＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコルを利用したＨＴＴＰプロト
コル等によって、ドキュメント管理サーバ１と各クライ
アント端末（ドキュメント作成者端末３、ドキュメント
閲覧者端末４）との間でデジタル化（パケット化）され
たデータの送受信を行うようにしており、また、コード
化された制御情報を含むデータによって互いに必要な処
理内容を認識しながら連携し合ってデータ処理を行うよ
うにしている。なお、ドキュメント管理サーバ１は、デ
ータベースサーバ機能、Ｗｅｂサーバ機能、メールサー
バ機能等の各種のサーバ機能を有し、また、ドキュメン
ト作成者端末３、ドキュメント閲覧者端末４は、Ｗｅｂ
ブラウザ機能を備えている。

【００１４】図２は、管理サーバ１側に開設されている
ドキュメント保存フォルダ群１１を示した図である。こ
のドキュメント保存フォルダ群１１の中には通常の各種
フォルダの他に、この実施形態特有の閲覧用フォルダ１
１−１が設けられている。この閲覧用フォルダ１１−１
は、作成者端末３から送信されて来た作成ドキュメント
をその関係者に閲覧させる閲覧対象のドキュメントを保
管するもので、このフォルダ１１−１内には緊急度に応
じて３つのフォルダＡ、Ｂ、Ｃが設けられている。な
お、閲覧対象のドキュメントファイルＦには「ドキュメ
ントＩＤ」が付加され、３つのフォルダＡ、Ｂ、Ｃの何
れかに保管される。ここで、フォルダＡ、Ｂ、Ｃは、閲
覧評価の回答期間を示す閲覧回答期間に対応づけられて
おり、フォルダＡに対応する閲覧回答期間は３日以内、
フォルダＢに対応する閲覧回答期間は１週間以内、フォ
ルダＣに対応する閲覧回答期間は３週間以内となってい
る。

【００１５】図３（Ａ）は、ユーザ登録データベース１
３のレコード構成を示した図である。このユーザ登録デ
ータベース１３は、各ユーザ（社員）毎に、そのユーザ
に関する情報を１レコード分のデータとして記憶管理す
るもので、このユーザレコードは、「ユーザＩＤ」、
「ユーザ名」、「端末ＩＤ」、「メールアドレス」、
「所属部署」、‥‥の各項目を有している。「ユーザＩ
Ｄ」は、ユーザ（社員）固有の識別情報であり、「ユー
ザ名」は、ドキュメント作成者名、ドキュメント閲覧者
名の何れか一方を示している。「端末ＩＤ」は、そのユ
ーザが使用可能なクライアント端末の識別情報であり、
「メールアドレス」は、その端末を呼び出す為の電子メ
ールアドレスである。

【００１６】図３（Ｂ）は、ドキュメント登録データベ
ース１２のレコード構成を示した図で、この登録レコー
ドは、上述した閲覧用フォルダ１１−１内にドキュメン
トファイルＦを保管した際に生成されたもので、「ドキ
ュメントＩＤ」、「作成者端末ＩＤ」、「閲覧用フォル
ダＩＤ」、「技術コード」、「商品コード」、「配布済
みフラグ」の各項目を有している。「ドキュメントＩ
Ｄ」、「閲覧用フォルダＩＤ」は、上述した閲覧用フォ
ルダ１１−１内のドキュメントファイルＦと、ドキュメ
ント登録データベース１２内のレコードとを関係付ける
ための識別情報である。「技術コード」、「商品コー
ド」は、ドキュメントの属性を示すもので、「技術コー
ド」は、その仕様書、設計書の技術分野を示し、「商品
コード」は、その商品分野を示している。「配布済みフ
ラグ」は、各閲覧者にドキュメントを閲覧すべきことを
案内する案内メールを配布したかを示すフラグである。

【００１７】図４（Ａ）は、閲覧者登録データベース１
４のレコード構成を示した図である。この閲覧者登録デ
ータベース１４は、予め閲覧者候補として登録されたも
ので、この閲覧者レコードは、「閲覧者ＩＤ（ユーザＩ
Ｄ）」、「技術コード」、「商品コード」の各項目を有
している。「技術コード」、「商品コード」は、閲覧者
の属性を示すもので、「技術コード」は、その社員の担
当技術分野を示し、「商品コード」は、その担当商品分
野を示している。ここで、管理サーバ１は、閲覧対象と
して登録されているドキュメントの属性（ドキュメント
登録データベース１２内の技術コード、商品コード）と
閲覧候補者毎に記憶されている属性情報（閲覧者登録デ
ータベース１４内の技術コード、商品コード）とを比較
することによって各閲覧候補者の中から当該ドキュメン
トを閲覧させる為の閲覧者を選択するようにしている。

【００１８】図４（Ｂ）は、ドキュメント配布管理テー
ブル１５のレコード構成を示した図である。このドキュ
メント配布管理テーブル１５は、ドキュメント毎に、自
動選択された各閲覧者と、その閲覧状況等を記憶管理す
るもので、この管理レコードは、「ドキュメントＩ
Ｄ」、「評価期限」、「閲覧者ＩＤ」、「回収フラ
グ」、「完了フラグ」、「連絡フラグ」の各項目を有し
ている。「回収フラグ」は、各閲覧者毎に、閲覧評価の
回答内容を回収したかを示すフラグであり、「完了フラ
グ」は、全ての閲覧者から閲覧評価の回答を得たことを
示すフラグである。「連絡フラグ」は、ドキュメント作
成者に対して各閲覧者の評価内容の一覧リストを送信済
みであるかを示すフラグである。

【００１９】図５（Ａ）は、閲覧評価データベース１６
のレコード構成を示した図で、この閲覧評価データベー
ス１６は、各閲覧者から閲覧評価の回答を得た場合に、
その評価結果を保存するもので、この評価レコードは、
「ドキュメントＩＤ」、「閲覧者ＩＤ」、「評価内容」
の各項目を有している。「評価内容」は、コメント文の
他に図形、写真等を含む。図５（Ｂ）は、ドキュメント
作成者に対して送信される評価内容リストを示した図で
ある。このリストは、閲覧評価データベース１６から読
み出した各閲覧者の「評価内容」を案内するもので、そ
のヘッダ部には「ドキュメント名」、「作成者名」が掲
載され、リスト部には「閲覧者名」、「所属部署名」、
「評価内容」が掲載された内容となっている。

【００２０】図６は、管理サーバ１の基本的構成要素を
示したブロック図である。ＣＰＵ１０１は、記憶装置１
０２内のオペレーティングシステムや各種アプリケーシ
ョンソフトにしたがってこの管理サーバ１の全体動作を
制御する中央演算処理装置である。記憶装置１０２は、
オペレーティングシステムや各種アプリケーションソフ
トの他、上述したドキュメント保存フォルダ群、各種デ
ータベースやテーブル等が格納され、磁気的、光学的、
半導体メモリ等によって構成されている記録媒体やその
駆動系を有している。この記録装置１０２はハードディ
スク等の固定的なメモリの他、ＣＤ−ＲＯ、ＤＶＤ等の
着脱自在な記憶媒体を装着可能な構成であってもよい。
この記憶装置１０２内のプログラムやデータは、必要に
応じてＲＡＭ（例えば、スタティックＲＡＭ）１０３に
ロードされたり、ＲＡＭ１０３内のデータが記憶装置に
セーブされる。更に、ＣＰＵ１０１は通信装置１０４を
介して他の電子機器のプログラム／データを直接アクセ
スして使用したり、他の電子機器から通信装置１０４を
介してダウンロード受信することもできる。一方、ＣＰ
Ｕ１０１にはその入出力周辺デバイスである通信装置１
０４、入力装置１０５、表示装置１０６がバスラインを
介して接続されており、入出力プログラムにしたがって
ＣＰＵ１０１はそれらの動作を制御する。

【００２１】次に、この実施形態におけるドキュメント
閲覧管理システムの動作アルゴリズムを図７〜図１１に
示すフローチャートを参照して説明する。ここで、これ
らのフローチャートに記述されている各機能は、読み取
り可能なプログラムコードの形態で格納されており、こ
のプログラムコードにしたがった動作を逐次実行する。
また、伝送媒体を介して伝送されてきた上述のプログラ
ムコードにしたがった動作を逐次実行することもでき
る。すなわち、記録媒体の他、伝送媒体を介して外部供
給されたプログラム／データを利用してこの実施形態特
有の動作を実行することもできる。

【００２２】図７は、作成者端末３からネットワークを
介してドキュメント保存フォルダ群１１がアクセスされ
た際に実行開始される管理サーバ１側の動作（ドキュメ
ント登録処理）を示したフローチャートである。先ず、
管理サーバ１は、作成者端末３側においてドラック・ア
ンド・ドロップ等の操作が行われることによって何れか
のフォルダが指定された場合に、フォルダへのドキュメ
ントアップか、つまり、ドキュメント登録かを判別し
（ステップＡ１）、フォルダへのドキュメントアップで
あれば、この登録対象のドキュメントファイルに一連番
号等の「ドキュメントＩＤ」を付加して指定フォルダ内
に保管する（ステップＡ２）。

【００２３】その際、ドキュメントファイルＦを閲覧用
フォルダ１１−１に保管した場合には（ステップＡ
３）、アクセスユーザ端末（作成者端末３）から当該端
末ＩＤを取得すると共に（ステップＡ４）、この端末Ｉ
Ｄに基づいてユーザ登録データベース１３をアクセス
し、該当する「メールアドレス」を読み出し、この作成
者端末３宛にそのドキュメントの属性情報を入力すべき
ことを要求する（ステップＡ５）。この場合、この入力
要求に応答して作成者端末３側でドキュメントの属性
「技術コード」、「商品コード」が入力されると、この
属性情報は管理サーバ１へ送信される。

【００２４】管理サーバ１は、作成者端末３からの送信
されて来たドキュメントの属性情報を受信すると、この
「属性情報」と共に、「閲覧用フォルダＩＤ」、「ユー
ザ端末ＩＤ」を「ドキュメントＩＤ」に対応づけてドキ
ュメント登録データベース１２に格納する（ステップＡ
６）。すなわち、管理サーバ１は、閲覧用フォルダ１１
−１に閲覧対象のドキュメントが登録されると、そのド
キュメント属性や各種のＩＤを含む情報をドキュメント
管理情報として生成し、ドキュメント登録データベース
１２に格納する。

【００２５】図８は、1日１回の割合で実行開始される
管理サーバ１側のバッチ処理（閲覧依頼処理）を示した
フローチャートである。先ず、管理サーバ１は、ドキュ
メント登録データベース１２内で「配布済みフラグ」が
オフされている「ドキュメントＩＤ」を検索する（ステ
ップＢ１）。つまり、ドキュメントの閲覧依頼を案内す
る閲覧依頼メールを各閲覧者宛に配布していない「ドキ
ュメントＩＤ」を検索し、未配布の「ドキュメントＩ
Ｄ」が１つも無ければ（ステップＢ２）、この時点でフ
ロー終了となるが、未配布が１つでも有れば、ドキュメ
ント登録データベース１２から「ドキュメントＩＤ」に
対応する属性情報「技術コード」、「商品コード」を読
み出し（ステップＢ３）、このドキュメント属性に基づ
いて閲覧者登録データベース１４を検索し、ドキュメン
ト属性と閲覧者属性とが一致する閲覧者レコードを全て
取得する（ステップＢ４）。

【００２６】更に、未配布の「ドキュメントＩＤ」に対
応する「閲覧用フォルダＩＤ」を取得し、このドキュメ
ントの保管先である閲覧用フォルダＡ、Ｂ、Ｃに対応し
て設定されている閲覧回答期間（３日以内、１週間以
内、３週間以内）と、現在のシステム日時とに基づいて
閲覧回答期限を算出した後（ステップＢ５）、この算出
期限を含め、ドキュメントＩＤへのリンクデータを貼り
付けた閲覧依頼メールを作成する（ステップＢ６）。そ
して、ドキュメント属性と閲覧者属性とが一致する「閲
覧者ＩＤ」に基づいてユーザ登録データベース１３を検
索し、当該ユーザＩＤを持つユーザレコードを読み出す
と共に（ステップＢ７）、各ユーザレコードから「メー
ルアドレス」を取得し、各ユーザ（閲覧者）宛に上述の
作成メール（閲覧依頼メール）を送信する（ステップＢ
８）。

【００２７】このようにして各閲覧者宛に案内メールを
配布した後は、ドキュメント登録レコード内の「配布済
みフラグ」をオンセットすると共に（ステップＢ９）、
「ドキュメントＩＤ」、「閲覧評価期限」、「配布先で
ある各閲覧者ＩＤ」をドキュメント配布管理テーブル１
５に登録する（ステップＢ１０）。そして、他の未処理
ドキュメントが残っているかを判別し（ステップＢ１
１）、有れば、ステップＢ１に戻り、以下、上述の動作
を繰り返す。

【００２８】図９は、閲覧案内メールを受信した閲覧者
端末４側において、そのメール内のリンクがアクセスさ
れた場合に実行開始される管理サーバ１側の動作を示し
たフローチャートである。先ず、管理サーバ１は、アク
セスユーザ端末（閲覧者端末４）から「端末ＩＤ」を取
得すると共に（ステップＣ１）、アクセスされたリンク
データ内の「ドキュメントＩＤ」に基づいてドキュメン
ト配布管理テーブル１５を検索し、この「ドキュメント
ＩＤ」に対応する各「閲覧者ＩＤ」を読み出し（ステッ
プＣ２）、この「端末ＩＤ」が「閲覧者ＩＤ」に含まれ
ているかをチェックする（ステップＣ３）。

【００２９】ここで、「端末ＩＤ」が「閲覧者ＩＤ」に
含まれていなければ（ステップＣ３）、この時点でこの
フローの終了となるが、含まれていれば、正規な閲覧者
からのアクセスであるから、ステップＣ４に移り、「ド
キュメントＩＤ」に基づいてドキュメント登録データベ
ース１２から「閲覧用フォルダＩＤ」を取得し、この
「ドキュメントＩＤ」対応のドキュメントを「閲覧用フ
ォルダＩＤ」対応のフォルダから読み出す。そして、こ
のドキュメントをＷｅｂ形式のデータに変換してアクセ
スユーザ端末（閲覧者端末４）向けに送信する（ステッ
プＣ５）。

【００３０】このようにしてドキュメントを送付した閲
覧者端末４から評価結果を入力する為の評価入力用ペー
ジの送信要求があれば（ステップＣ６）、評価入力用ペ
ージを要求元の閲覧者端末４へ送信する（ステップＣ
７）。この評価入力用ページは、ドキュメントの評価結
果を記入可能なもので、管理サーバ１は、閲覧者端末４
から返信されて来た評価内容を受信すると（ステップＣ
８）、この端末ＩＤ対応のユーザＩＤ（閲覧者ＩＤ）を
ユーザ登録データベース１３から取得する（ステップＣ
９）。そして、受信した評価内容を「ドキュメントＩ
Ｄ」、「閲覧者ＩＤ」をキーとするレコードとして閲覧
評価データベース１６に登録する（ステップＣ１０）。

【００３１】更に、ドキュメント配布管理テーブル１５
内において、「ドキュメントＩＤ」および「閲覧者Ｉ
Ｄ」対応の「回収フラグ」をセットする（ステップＣ１
１）。そして、ドキュメント配布管理テーブル１５内に
おいて、同一の「ドキュメントＩＤ」に対応付けられて
いる各閲覧者の「回収フラグ」をチェックし（ステップ
Ｃ１２）、「回収フラグ」が全てセットされている場
合、つまり、各閲覧者から評価内容を得た場合には（ス
テップＣ１３）、その「ドキュメントＩＤ」対応の「完
了フラグ」をセットする（ステップＣ１４）。

【００３２】図１０は、各閲覧者からの評価回収状況を
１日１回のバッチ処理によってチェックする管理サーバ
１側の動作を示したフローチャートである。先ず、管理
サーバ１は、ドキュメント配布管理テーブル１５内にお
いて、「完了フラグ」がセットされておらず、しかも、
現在のシステム日時が「評価期限」を過ぎている「ドキ
ュメントＩＤ」を検索し（ステップＤ１）、その有無を
チェックする（ステップＤ２）。ここで、該当する「ド
キュメントＩＤ」が無ければ（ステップＤ２）、この時
点でこのフローは終了するが、該当する「ドキュメント
ＩＤ」が有れば、このＩＤに対応付けられている「回収
フラグ」を全てチェックし、未回収の「閲覧者ＩＤ」を
取得する（ステップＤ３）。

【００３３】この未回収の「閲覧者ＩＤ」に基づいてユ
ーザ登録データベース１３をアクセスし、「閲覧者ＩＤ
（ユーザＩＤ）」対応の「メールアドレス」を取得し、
このメールアドレス宛に評価内容の送付を催促する催促
メールを送信する（ステップＤ４）。そして、他の未回
収の「閲覧者ＩＤ」が他に有るかを判別し（ステップＤ
５）、有れば、ステップＤ３に戻る。これによって全て
の未回収閲覧者に催促メールを送信し終わると（ステッ
プＤ５）、ドキュメント配布管理テーブル１５内の検索
終了かを判別し（ステップＤ６）、検索終了までステッ
プＤ１に戻り、以下、上述の動作を繰り返す。

【００３４】図１１は、ドキュメント作成者に対して各
閲覧者の評価結果（評価内容リスト）を連絡する場合の
管理サーバ１側の動作（連絡チェック処理）を示したフ
ローチャートであり、１日１回のバッチ処理によって行
われる。先ず、管理サーバ１は、ドキュメント配布管理
テーブル１５内において、「完了フラグ」がセットさ
れ、「連絡フラグ」がセットされていない「ドキュメン
トＩＤ」を検索する（ステップＥ１）。この結果、該当
する「ドキュメントＩＤ」が無ければ（ステップＥ
２）、この時点でこのフローの終了となるが、有れば、
この「ドキュメントＩＤ」に基づいて閲覧評価データベ
ース１６をアクセスし、この「ドキュメントＩＤ」対応
の全評価レコードを読み出す（ステップＥ３）。

【００３５】そして、各評価レコードのうち、その先頭
から順に１レコードを選択し、この選択レコード内から
「閲覧者ＩＤ」、「評価内容」を読み出すと共に（ステ
ップＥ４）、この「閲覧者ＩＤ（ユーザＩＤ）」に基づ
いてユーザ登録データベース１３をアクセスし、「閲覧
者名（ユーザ名）」、「所属部署」を読み出し、「閲覧
者名」、「所属部署」、「評価内容」からなる各項目デ
ータを図５（Ｂ）に示した評価内容リストに記入する
（ステップＥ５）。以下、上述のリスト記入処理を全評
価レコード分繰り返す（ステップＥ４〜Ｅ６）。

【００３６】これによって評価内容リストに「閲覧者
名」毎に、「所属部署」、「評価内容」を記入し終わる
と（ステップＥ６）、その「ドキュメントＩＤ」に基づ
いてドキュメント登録データベース１２を検索し、該当
する、「ドキュメント名」、「作成者端末ＩＤ」を取得
すると共に、この「作成者端末ＩＤ」に基づいてユーザ
登録データベース１３を検索し、該当する「ユーザ名
（作成者名）」を取得し、この「ドキュメント名」およ
び「作成者名」を評価内容リストのヘッダ部に記入する
（ステップＥ７）。これによって評価内容リストが作成
されると、ユーザ登録データベース１３からその作成者
の「メールアドレス」を取得し（ステップＥ８）、評価
内容リストをこのメールアドレス宛に送信する（ステッ
プＥ９）。その後、この「ドキュメントＩＤ」対応のド
キュメント配布管理テーブル１５内の「連絡フラグ」を
セットする（ステップＥ１０）。次に、ドキュメント配
布管理テーブル１５内の検索終了かを判別し（ステップ
Ｅ１１）、検索終了までステップＥ１に戻り、以下、上
述の動作を繰り返す。

【００３７】以上のように、この実施形態において、ド
キュメント登録データベース１２には、閲覧対象として
登録されているドキュメント毎に、その属性情報が記憶
されており、また、閲覧者登録データベース１４には、
閲覧候補者（社員）毎に、その属性情報が記憶されてお
り、管理サーバ１は、ドキュメント登録データベース１
２内の属性情報と閲覧者登録データベース１４内の属性
情報とを比較することによって各閲覧候補者の中からそ
のドキュメントを閲覧させる為の閲覧者を自動選択する
ようにしたから、ドキュメント作成者がそのドキュメン
トを何処の誰に閲覧してもらうかを一切考慮しなくて
も、最適な閲覧者を選択することができる。したがっ
て、従来のように閲覧者の指定を間違えことによって機
密性の高いドキュメントが第三者に知られてしまうこと
はなく、セキュリティ管理上効果的なものとなる。ま
た、管理サーバ１は、自動選択された各閲覧者に対して
ドキュメントの閲覧依頼を案内するメールを送信した
後、その閲覧者からの評価内容を受信して、そのドキュ
メントの閲覧状況として管理するようにしたから、ドキ
ュメントを速やかに閲覧させることができると共に、閲
覧漏れ等の閲覧状況を監視することができる。

【００３８】この場合、各閲覧者毎にその評価内容の回
答有無を管理し、未回答の閲覧者に対してその回答を促
す催促通知を行うようにしたから、閲覧者全員からの回
答を得ることができると共に、この催促通知は、閲覧対
象として登録されているドキュメントの閲覧回答期限
（評価期限）が過ぎた場合に行うようにしたから、回答
に対する期限管理を行うことができ、希望時期までに回
答収集を得ることが可能となる。この場合、閲覧用フォ
ルダ１１−１には、３種類のフォルダが設けられてお
り、フォルダ毎に異なる評価期限を設定したから、緊急
度に応じて評価内容の回答を得ることができる。

【００３９】また、閲覧対象として登録されているドキ
ュメントを作成した作成者に対して、各閲覧者の評価内
容の一覧を示す評価内容リストを送信するようにしたか
ら、作成者は、ドキュメントの閲覧状況を確認すること
によって、その後の対応策を素早く講じることが可能と
なる。また、作成者端末３から送信されて来た作成ドキ
ュメントが閲覧対象として登録する場合には、その作成
ドキュメントを閲覧用フォルダ１１−１に保管するよう
にしたから、閲覧用フォルダ１１−１に保管するだけ
で、そのドキュメントを閲覧対象ドキュメントとするこ
とができる。この場合、ドキュメントＩＤ、ドキュメン
ト属性、作成者端末ＩＤ、閲覧用フォルダＩＤがドキュ
メント管理情報としてドキュメント登録データベース１
２に登録されるので、閲覧用フォルダ１１−１内のドキ
ュメントと、ドキュメント登録データベース１２内のド
キュメント管理情報とを対応付けることができる。

【００４０】なお、上述した実施形態においては、各閲
覧者端末４に対して閲覧依頼の案内を行う際に、ドキュ
メントＩＤへのリンクデータを貼り付けた閲覧依頼の案
内メールを送信するようにしたが、ドキュメントを添付
ファイルとするドキュメント添付メールを各閲覧者端末
４に送信するようにしてもよい。上述した実施形態にお
いては、各閲覧者毎にその評価内容を受信して管理する
ようにしたが、単に、閲覧有無の事実だけ管理するよう
にしてもよい。つまり、ドキュメント内容をその関係者
に評価してもらうか否かは任意であり、閲覧の有無だけ
でもよい。

【００４１】また、上述した実施形態において催促通知
は、閲覧対象として登録されているドキュメントの閲覧
回答期限（評価期限）が過ぎた場合に行うようにした
が、期限に到達する前、例えば、1日前に催促通知を行
うようにしてもよい。ドキュメント属性や閲覧者属性
は、「技術コード」、「商品コード」に限らず、例え
ば、役職、勤続年数、滞留年数等を含めてもよく、更
に、ドキュメントは、仕様書、設計書に限らず、その他
の文書ファイルであってもよい。

【００４２】また、複数の閲覧者に対してドキュメント
の閲覧依頼を要求する場合に、上述した実施形態におい
ては、閲覧依頼メールを一斉送信するようにしたが、例
えば、最初に、直属の担当上司に対して閲覧依頼を行っ
て承認や評価を得た後に、更にその上司である課長、部
長、役員等に閲覧依頼を行って承認や評価を得るように
してもよい。つまり、階層的あるいは段階的に閲覧依頼
を順次行って承認や評価を得るようにしてもよい。ま
た、予めドキュメント毎に設定されているスケジュール
日時にしたがって閲覧依頼を行うようにしてもよい。こ
の場合、ドキュメント登録時に、閲覧依頼の日時をドキ
ュメントに付加するようにしてもよい。

【００４３】更に、上述した実施形態においては、１日
１回のバッチ処理によって閲覧依頼の案内を行うように
したが、特に緊急を要するものにおいては、閲覧対象ド
キュメントが登録された際に、そのドキュメントに適し
た閲覧者を選択して閲覧依頼を案内するようにしてもよ
い。この場合、そのドキュメントに緊急度を示す情報を
付加しておけばよい。また、関連し合う複数のドキュメ
ントが登録された場合には、その複数のドキュメントを
一括して各閲覧者宛に送信して閲覧してもらうようにし
てもよい。この場合、関連し合う複数のドキュメント
は、同時に登録された場合に限らず、時間的にずれて登
録されたものであってもよい。

【００４４】また、各閲覧者からの評価内容は、ドキュ
メントの良し悪しを示す単なる感想やコメント等に限ら
ず、ドキュメント内容を具体的に修正した修正文や追加
文等であってもよい。また、各ドキュメント毎に、その
登録日時を記憶管理すると共に、閲覧者毎にその閲覧日
時や評価回答の日時を閲覧状況として記憶管理するよう
にすれば、更に詳細な閲覧管理が可能となる。上述した
実施形態においては、サーバ・クライアントシステムに
適用したが、インターネットを利用して各種の情報を一
般者に提供する情報提供サービスシステムに適用するこ
とも勿論可能である。

【００４５】一方、コンピュータに対して、上述した各
手段を実行させるためのプログラムコードをそれぞれ記
録した記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピィデ
スク、ＲＡＭカード等）を提供するようにしてもよい。
すなわち、コンピュータが読み取り可能なプログラムコ
ードを有する記録媒体であって、閲覧対象として登録さ
れているドキュメントの属性情報と閲覧候補者毎に記憶
されている属性情報とを比較することによって各閲覧候
補者の中から当該ドキュメントを閲覧させる為の閲覧者
を選択する機能と、選択された閲覧者に対してドキュメ
ントの閲覧依頼を案内する機能と、前記閲覧案内を行っ
た閲覧者からの閲覧結果を受信して、当該ドキュメント
の閲覧状況として記憶管理する機能とを実現させるため
のプログラムを記録したコンピュータが読み取り可能な
記録媒体を提供するようにしてもよい。

【００４６】

【発明の効果】この発明（請求項１記載の発明）によれ
ば、閲覧対象として登録されているドキュメントの属性
情報と閲覧候補者毎に記憶されている属性情報とを比較
することによって各閲覧候補者の中から当該ドキュメン
トを閲覧させる為の閲覧者を選択するようにしたから、
ドキュメント作成者がそのドキュメントを何処の誰に閲
覧してもらうかを一切考慮しなくても、そのドキュメン
トに適した閲覧者を選択することができ、閲覧者の指定
を間違えことによって機密性の高いドキュメントが第三
者に知られてしまうことはなく、セキュリティ管理上効
果的であり、また、自動選択された閲覧者に対してドキ
ュメントの閲覧依頼を案内した後に、その閲覧者からの
閲覧結果を受信して、当該ドキュメントの閲覧状況とし
て管理するようにしたから、ドキュメントを速やかに閲
覧させることができると共に、閲覧漏れ等の閲覧状況を
監視することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】ドキュメント閲覧管理システムの全体構成を示
したブロック図。

【図２】管理サーバ１側のドキュメント保存フォルダ群
１１を示した図。

【図３】（Ａ）は、ユーザ登録データベース１３のレコ
ード構成を示した図、（Ｂ）は、ドキュメント登録デー
タベース１２のレコード構成を示した図。

【図４】（Ａ）は、閲覧者登録データベース１４のレコ
ード構成を示した図、（Ｂ）は、ドキュメント配布管理
テーブル１５のレコード構成を示した図。

【図５】（Ａ）は、閲覧評価データベース１６のレコー
ド構成を示した図、（Ｂ）は、ドキュメント作成者に対
して送信される評価内容リストを示した図。

【図６】管理サーバ１の基本的構成要素を示したブロッ
ク図。

【図７】作成者端末３からネットワークを介してドキュ
メント保存フォルダ群１１がアクセスされた際に実行開
始される管理サーバ１側の動作（ドキュメント登録処
理）を示したフローチャート。

【図８】1日１回の割合で実行開始される管理サーバ１
側のバッチ処理（閲覧依頼処理）を示したフローチャー
ト。

【図９】閲覧案内メールを受信した閲覧者端末４側にお
いて、そのメール内のリンクがアクセスされた場合に実
行開始される管理サーバ１側の動作を示したフローチャ
ート。

【図１０】各閲覧者からの評価回収状況を１日１回のバ
ッチ処理によってチェックする管理サーバ１側の動作を
示したフローチャート。

【図１１】ドキュメント作成者に対して各閲覧者の評価
結果（評価内容リスト）を連絡する場合の管理サーバ１
側の動作（連絡チェック処理）を示したフローチャー
ト。

【符号の説明】

１ ドキュメント管理サーバ１ ２ ＩＡＮ ３ ドキュメント作成者端末 ４ ドキュメント閲覧者端末 １１ ドキュメント保存フォルダ群 １１−１ 閲覧用フォルダ １２ ドキュメント登録データベース １３ ユーザ登録データベース １４ 閲覧者登録データベース １５ ドキュメント配布管理テーブル １６ 閲覧評価データベース １０１ ＣＰＵ １０２ 記憶装置 １０４ 通信装置 １０５ 入力装置

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】閲覧対象として登録されているドキュメン
   トを関係者に閲覧させる為に、ネットワークを介してそ
   のドキュメントの閲覧状況を管理するドキュメント閲覧
   管理システムであって、 閲覧候補者毎に、その属性情報を記憶する第1の属性記
   憶手段と、 閲覧対象として登録されているドキュメントの属性情報
   を記憶する第２の属性記憶手段と、 この第２の属性記憶手段に記憶されているドキュメント
   の属性情報と前記第１の属性記憶手段に記憶されている
   各閲覧候補者の属性情報とを比較することによって各閲
   覧候補者の中から当該ドキュメントを閲覧させる為の閲
   覧者を選択する選択手段と、 この選択手段によって選択された閲覧者に対してドキュ
   メントの閲覧依頼を案内する案内手段と、 前記閲覧案内を行った閲覧者からの閲覧結果を受信し
   て、当該ドキュメントの閲覧状況を記憶管理する閲覧状
   況記憶手段と、 を具備したことを特徴とするドキュメント閲覧管理シス
   テム。
2. 【請求項２】前記ドキュメントに対する各閲覧者からの
   回答応答を前記閲覧結果として受信し、各閲覧者毎にそ
   の回答応答の有無を当該ドキュメントに対する閲覧状況
   として記憶管理している状態において、未回答の閲覧者
   に対してその回答を促す催促通知を行う通知手段を設け
   た、 ことを特徴とする請求項1記載のドキュメント閲覧管理
   システム。
3. 【請求項３】前記通知手段は、閲覧対象として登録され
   ているドキュメントに対しての閲覧回答期限が過ぎた場
   合に、この閲覧者に対して催促通知を行う、 ようにしたことを特徴とする請求項３記載のドキュメン
   ト閲覧管理システム。
4. 【請求項４】閲覧対象として登録されているドキュメン
   トを作成した作成者に対して、前記閲覧状況記憶手段に
   記憶されている当該ドキュメントの閲覧状況を送信する
   送信手段を設けた、 ことを特徴とする請求項１記載のドキュメント閲覧管理
   システム。
5. 【請求項５】ネットワークを介した共用サーバ上に、閲
   覧対象ドキュメントを保管する閲覧用フォルダを設け、 ドキュメント作成者側の端末から送信されて来た作成ド
   キュメントを閲覧対象として登録する場合には、その作
   成ドキュメントを前記閲覧用フォルダに保管することで
   行う、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載のドキュメン
   ト閲覧管理システム。
6. 【請求項６】前記選択手段は、前記閲覧用フォルダ内に
   保管されている各ドキュメント毎に閲覧者を選択し、 前記案内手段は、この選択手段によって各ドキュメント
   毎に選択された閲覧者に対してドキュメントの閲覧を案
   内する、ようにしたことを特徴とする請求項５記載のド
   キュメント閲覧管理システム。
7. 【請求項７】前記案内手段は、ネットワーク上で保管さ
   れている保管先からドキュメントを読み出して閲覧して
   もらうことを示す閲覧依頼の案内あるいは閲覧者宛のメ
   ールに添付されているドキュメントを閲覧してもらうこ
   とを示す閲覧依頼の案内を行う、 ようにしたことを特徴とする請求項１記載のドキュメン
   ト閲覧管理システム。
8. 【請求項８】コンピュータに対して、 閲覧対象として登録されているドキュメントの属性情報
   と閲覧候補者毎に記憶されている属性情報とを比較する
   ことによって各閲覧候補者の中から当該ドキュメントを
   閲覧させる為の閲覧者を選択する機能と、 選択された閲覧者に対してドキュメントの閲覧依頼を案
   内する機能と、 前記閲覧案内を行った閲覧者からの閲覧結果を受信し
   て、当該ドキュメントの閲覧状況を記憶管理する機能
   と、 を実現させるためのプログラム。