JP2003006184A

JP2003006184A - 文書管理システムおよび文書管理方法

Info

Publication number: JP2003006184A
Application number: JP2001188117A
Authority: JP
Inventors: Hidenori Otsuka; 秀則大塚
Original assignee: Casio Computer Co Ltd
Current assignee: Casio Computer Co Ltd
Priority date: 2001-06-21
Filing date: 2001-06-21
Publication date: 2003-01-10

Abstract

(57)【要約】【課題】文書が登録された事実を示す登録文書のリスト
をクライアント端末からの要求に応じて提供する場合
に、リスト内容の全てを一律に提供せずに、要求元のク
ライアント属性に応じて文書リストの掲載内容を絞り込
んでその要求元に提供できるようにする。【解決手段】文書管理サーバ１は、クライアント端末２
から新規登録対象の文書として送信されて来た文書管理
情報付きの文書ファイルを文書データベースに登録した
場合に、登録文書毎の文書管理情報を参照することによ
り、その要求元のクライアント属性に応じて公開、非公
開とする登録文書を判別し、公開対象として判別された
登録文書に関する情報を掲載した文書リストを要求元の
クライアント端末２に対して提供する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、通信ネットワー
クを介してクライアント端末から送信されて来た文書デ
ータを受信してデータベースに登録すると共に、クライ
アント端末からの要求に応じて登録文書の公開リストを
提供する文書管理システム、そのプログラム、文書管理
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社組織において構内通信網や広
域通信網を介して構築されている文書管理システムは、
文書ファイルをその文書管理情報に対応付けて登録管理
する文書管理サーバと、各部署毎に複数設置された各ク
ライアント端末とが通信ネットワークを介して接続され
ており、各クライアント端末側で入力作成された文書フ
ァイルが文書管理サーバへ送信されると、文書管理サー
バはこの文書ファイルを文書データベースに登録して一
元管理するようにしているが、その際、各クライアント
端末側で入力作成された文書ファイルをオリジナル文書
とし、それをビューワー用文書に変換した後、このオリ
ジナル文書とビューワー用文書とを対応付けて登録管理
するようにしている。つまり、オリジナル文書を保存用
の文書として登録管理すると共に、このオリジナル文書
をＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏ
ｒｍａｔ）のファイル形式に変換して配布閲覧用のビュ
ーワー用文書を生成し、このビューワー用文書を正式文
書として登録管理するようにしている。ところで、新規
作成文書がデータベースに登録された場合に、新規文書
が登録されたことを案内する為の情報を社内用の電子掲
示板に掲載して社員全員に一般公開するようにしてい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、新規作
成文書がデータベースに登録された場合に、新規文書が
登録された事実を全てそのまま電子掲示板に掲載してし
まうと、機密性の高い文書でも、その文書が登録された
事実は社員全員に知られる結果となる。この場合、文書
毎にアクセス制限情報を設定しておけば、アクセス権限
を持っていない社員は、機密性の高い文書を閲覧するこ
とはできないが、その社員が電子掲示板をアクセスする
だけで、現在、どのような種類の文書がデータベースに
登録され、その作成者は誰か等の機密事項が漏れてしま
う。

【０００４】この発明の課題は、文書が登録された事実
を示す登録文書のリストをクライアント端末からの要求
に応じて提供する場合に、リスト内容の全てを一律に提
供せずに、要求元のクライアント属性に応じて文書リス
トの掲載内容を絞り込んでその要求元に提供できるよう
にすることである。

【０００５】この発明の手段は、次の通りである。請求
項第１記載の発明は、通信ネットワークを介してクライ
アント端末から送信されて来た文書データを受信してデ
ータベースに登録すると共に、クライアント端末からの
要求に応じて登録文書の公開リストを提供する文書管理
システムであって、クライアント端末から新規登録対象
として送信されて来た文書管理情報付きの文書データを
データベースに登録する登録手段と、クライアント端末
からの要求に応じて登録文書のリストを提供する場合
に、前記登録手段によって登録された登録文書毎の文書
管理情報を参照することにより、その要求元のクライア
ント属性に応じて公開、非公開とする登録文書を判別す
る判別手段と、この判別手段によって公開対象として判
別された登録文書に関する情報を掲載した文書リストを
要求元のクライアント端末に対して提供する文書リスト
提供手段とを具備するものである。

【０００６】したがって、請求項１記載の発明によれ
ば、文書が登録された事実を示す登録文書のリストをク
ライアント端末からの要求に応じて提供する場合に、リ
スト内容の全てを一律に提供せずに、要求元のクライア
ント属性に応じて文書リストの掲載内容を絞り込んでそ
の要求元に提供することができるので、要求元のクライ
アントが誰かに応じて機密文書の登録事実やその作成者
等を非公開とすることが可能となり、効果的な文書セキ
ュリティを実現することができる。

【０００７】更に、コンピュータに対して、上述した請
求項１記載の発明に示した主要機能を実現させるための
プログラムを提供し（請求項３記載の発明）、また、上
述した請求項１記載の発明に示した主要手順にしたがっ
た処理を行う文書管理方法を提供するものである（請求
項４記載の発明）。

【０００８】なお、この発明は次のようなものであって
もよい。クライアント端末から新規登録対象として送信
されて来た文書管理情報付きの文書データをデータベー
スに登録した場合に、その文書管理情報に含まれている
文書配布先に対して、少なくともその文書格納場所を示
す格納先情報を配信する配信手段を設ける（請求項２記
載の発明）。したがって、請求項２記載の発明によれ
ば、請求項１記載の発明と同様の効果を有する他に、ク
ライアント端末からの文書データが新規登録された場合
に、この登録文書の格納場所を予め決められている当該
文書の配布先に対して案内することができるので、文書
配布先においては、文書データが何処に新規登録された
ことを即座に知ることができ、また、その文書データを
閲覧する場合には、その文書配布先側のクライアント端
末から格納先情報を指定して文書閲覧を要求すればよ
い。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、図１〜図１１を参照してこ
の発明の一実施形態を説明する。図１は、この実施形態
における文書管理システムの全体構成を示したブロック
図である。この文書管理システムは、会社組織におい
て、会社全体の文書ファイルを登録管理する文書管理サ
ーバ１と、各部署毎に複数設置されている各クライアン
ト端末２とが通信ネットワーク（構内通信網あるいは広
域通信網）３を介して接続されているクライアント・サ
ーバシステムである。このクライアント・サーバシステ
ムは、インターネット技術を利用した構内通信システム
（イントラネットシステム）あるいは広域通信システム
（エクストラネットシステム）である。

【００１０】文書管理サーバ１側には、このシステム全
体で運用される文書ファイル群を一元管理する文書デー
タベース（ＤＢ）４が設けられており、文書管理サーバ
１は、クライアント端末２から文書登録要求と共に送信
されて来た文書ファイルを受信して、その受信バッファ
ＢＦ内に蓄えると共に、この受信バッファＢＦ内の文書
ファイルを読み出して文書データベース４に登録した
り、クライアント端末２からの文書アクセス要求に応答
して文書データベース４を検索し、該当する文書ファイ
ルを読み出して要求元のクライアント端末２へ送信する
ようにしている。なお、受信バッファＢＦは、１文書の
ファイルサイズにもよるが、大量の文書ファイルを格納
可能な比較的大容量のバッファであり、受信ファイル
は、受信バッファＢＦ内に順次蓄えられる。

【００１１】この場合、文書データベース４は、クライ
アント端末２側で入力作成された文書ファイルを保存用
のオリジナル文書として記憶管理すると共に、このオリ
ジナル文書を配布閲覧用の文書に変換したビューワー用
文書（正式文書）を記憶管理するものであり、文書管理
サーバ１は、保存用文書データベース４にオリジナル文
書を登録する際に、オリジナル文書を圧縮変換した圧縮
形式で登録したり、あるいは非圧縮形式で登録するよう
にしている。この場合、文書データベース４には、オリ
ジナル文書とビューワー用文書とが１：１に対応付けら
れて登録されている。ＰＤＦサーバ５は、オリジナル文
書をビューワー用文書に変換する為の専用サーバであ
り、文書管理サーバ１からの変換指令を受けて、受信バ
ッファＢＦ内のオリジナル文書をビューワー用文書に変
換する。

【００１２】各クライアント端末２は、例えば、デスク
トップ型やノート型のパーソナルコンピュータであり、
文書ファイルの流れ（ワークフロー）に応じた概念的な
分類として、作成者クライアント端末、審査者クライア
ント端末、承認者クライアント端末、閲覧者クライアン
ト端末に仕分けられる。作成者クライアント端末２は、
文書ファイル（オリジナル文書）を入力作成する作成者
側の端末であり、このシステムにおいて使用可能な文書
作成ツールは任意であり、どのような種類の文書作成ツ
ールＡ、Ｂ‥‥を使用して作成した文書ファイルであっ
てもい。審査者クライアント端末２は、作成者クライア
ント端末２側で作成された文書ファイルを１または２以
上の合議制で審査する審査者側の端末であり、この審査
を受けた文書ファイルは、更に承認者クライアント端末
２へ送信されて、承認可否の決定が下される。ここで、
正式承認を得られた文書ファイルは、文書データベース
４に登録される。

【００１３】なお、この実施形態においては、例えば、
ＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコルを利用したＨＴＴＰプロト
コル等によって、文書管理サーバ１と各クライアント端
末２との間でデジタル化（パケット化）されたデータの
送受信を行うようにしており、また、コード化された制
御情報を含むデータによって互いに必要な処理内容を認
識しながら連携し合ってデータ処理を行うようにしてい
る。なお、文書管理サーバ１は、Ｗｅｂサーバ機能、各
クライアント端末２は、Ｗｅｂブラウザ機能を備えてい
る。また、文書管理サーバ１は、Ｗｅｂサーバ機能の
他、文書データベース４を管理制御するデータベースサ
ーバ機能、電子メールを管理制御するメールサーバ機能
を有している。

【００１４】図２は、文書データベース４に登録された
文書ファイルのデータ構成を示し、オリジナル文書ファ
イル、ビューワー用文書ファイルが格納される文書ファ
イル領域と、この文書ファイル領域に対応付けられてい
る文書管理情報領域とを有している。この文書管理情報
は、対応する文書ファイルに添付されている付帯情報で
あり、図３に示すようなデータ構成となっている。すな
わち、文書管理情報は、「文書名」、「文書番号」、
「作成者名」、「作成者メールアドレス」、「配布先１
メールアドレス」、「配布先２メールアドレス」、「配
布先３メールアドレス」‥‥「配布先ｎメールアドレ
ス」、「ＰＤＦ変換要否」、「保存形式」、「公開条
件」、‥‥の各項目を有している。

【００１５】「文書名」は、当該文書ファイルの識別情
報であり、この「文書名」によって文書ファイルがアク
セスされる。「作成者名」は、その文書作成登録した登
録元の名称を示し、「作成者メールアドレス」は、その
作成者宛に電子メールを送信する場合のメールアドレス
である。「配布先１メールアドレス」、「配布先２メー
ルアドレス」‥‥「配布先ｎメールアドレス」は、その
文書を閲覧配布する場合にその配布先（審査者、承認
者、閲覧者）のクライアント端末２をアクセス指定する
為の電子メールアドレスである。「ＰＤＦ変換要否」
は、オリジナル文書をＰＤＦ形式に変換して配布閲覧用
のビューワー用文書を生成するか否かを示す為の指定情
報であり、「保存形式」は、文書ファイルをどのような
形式で保存登録するかを指定する為の指定情報である。

【００１６】「保存形式」は、図４に示すように、「保
存タイプ〜」を有し、「保存タイプ」は、“オリ
ジナル文書ファイル（非圧縮）”、「保存タイプ」
は、“オリジナル文書ファイル（圧縮）＋ビューワー用
文書（ＰＤＦ文書）ファイル”、「保存タイプ」は、
“ビューワー用文書（ＰＤＦ文書）ファイルに対応して
いる。つまり、「保存タイプ」は、オリジナル文書フ
ァイルのみを非圧縮の形式で登録すべきことを示してい
る。「保存タイプ」は、オリジナル文書ファイルを圧
縮した形式で登録すると共に、それをＰＤＦ変換したビ
ューワー用文書ファイルを対応付けて登録すべきことを
示す保存形式を示している。「保存タイプ」は、オリ
ジナル文書ファイルをＰＤＦ変換したビューワー用文書
ファイルのみを登録することを示している。なお、「保
存タイプ」の場合、オリジナル文書ファイル（圧縮文
書）が保存用の文書となり、ビューワー用文書ファイル
が正式文書となる。また、「保存タイプ」の場合は、
オリジナル文書ファイル（非圧縮文書）が正式文書とな
り、「保存タイプ」の場合、ビューワー用文書ファイ
ルが正式文書となる。

【００１７】「公開条件」は、文書が登録された事実を
示す登録文書リストをクライアント端末２からの要求に
応じて提供する場合に、そのリストに掲載すべき内容を
絞り込む為の条件データであり、部門情報と役職情報と
を含む内容となっている。ここで、例えば、「公開条
件」として、“人事部の課長以上”、“開発部の係長以
上”等のような条件が指定されている時に、この「公開
条件」に合致するクライアントからの要求、すなわち、
“人事部の部長”、“開発部の係長”からのリスト要求
であれば、その登録文書に関する情報を文書リスト内に
掲載して公開するが、“人事部や開発部の一般社員”
からのリスト要求であれば、その登録文書に関する情報
を文書リスト内に掲載せずに公開するようにしている。
なお、「公開条件」としては、１種類の部門に限らず、
例えば、「人事部と総務部」、「開発部と設計部」等の
ように、２以上の部門を組み合わせた組合せ部門を「公
開条件」としてセットしてもよい。

【００１８】文書管理サーバ１側には上述した受信バッ
ファＢＦ、文書データベース４の他、図５に示すよう
に、最新文書一覧リストファイル１１、モニタ情報ファ
イル１２が設けられている。図６は、最新文書一覧リス
トファイル１１の内容を示したもので、この最新文書一
覧リストファイル１１は、文書データベース４に登録さ
れた文書の一覧を記憶管理するもので、文書毎に、「文
書名」、「文書番号」、「作成者名」、「制限情報」の
各項目を有している。ここで、文書管理サーバ１、クラ
イアント端末２からの要求に応じて最新文書一覧リスト
ファイル１１の内容を提供する場合に、その要求元のク
ライアント属性に応じて公開、非公開とする登録文書を
判別し、公開対象として判別された登録文書を掲載した
文書公開リストを要求元のクライアント端末２に対して
公開提供するようにしている。なお、最新文書一覧リス
トファイル１１の内容のうち、「文書名」、「文書番
号」、「作成者名」を一覧リストとして公開するように
している。

【００１９】「制限情報」は、クライアント端末２から
の要求に応じて登録文書の公開リストを提供する場合
に、その要求元のクライアント属性（所属部門や役職
等）に応じて公開リストの掲載内容を絞り込む為に、そ
の登録文書に関する情報をリスト内に掲載するか否か、
つまり、公開／非公開とするかを示す制限情報であり、
この「制限情報」は、文書管理情報内の「公開条件」が
セットされたものである。例えば、各登録文書に対応し
て、“人事部の課長以上”、“全部門の部長以上、“開
発部の課長以上”、“開発部あるいは設計部の課長以
上”‥‥が「制限情報」としてセットされている。

【００２０】図７は、モニタ情報ファイル１２の内容を
示した図である。このモニタ情報ファイル１２は、文書
毎にその配布先別の閲覧履歴を記録するもので、「文書
名」、「文書番号」、「作成者名」、「配布先１」、
「発信日時」、「受領日時」、「配布先２」、「発信日
時」、「受領日時」、‥‥の各項目を記憶する。「発信
日時」は、文書配布日時を示し、「受領日時」は、文書
閲覧が要求された日時を示している。

【００２１】この場合、文書管理サーバ１は、クライア
ント端末２から新規登録対象の文書として送信されて来
た文書管理情報付きの文書ファイルを文書データベース
４に登録した場合に、その文書管理情報に含まれている
文書配布先に対して、その文書格納場所を示す格納先情
報（Ｗｅｂ上のＵＲＬアドレス）を含むメールを配信す
ると共に、現在日時を「発信日時」として当該文書に対
応付けてモニタ情報ファイル１２に記録するようにして
いる。また、文書管理サーバ１は、文書配布先側のクラ
イアント端末２が格納先情報を指定して文書閲覧が要求
された場合に、現在日時を「受領日時」として当該文書
の配布先に対応付けてモニタ情報ファイル１２に記録す
るようにしている。

【００２２】図８は、文書管理サーバ１の全体構成を示
したブロック図である。ＣＰＵ１０１は、記憶装置１０
２内のオペレーティングシステムや各種アプリケーショ
ンソフトにしたがってこの文書管理サーバ１の全体動作
を制御する中央演算処理装置である。記憶装置１０２
は、オペレーティングシステムや各種アプリケーション
ソフト等が格納され、磁気的、光学的、半導体メモリ等
によって構成されている記録媒体１０３やその駆動系を
有している。この記録媒体１０３はハードディスク等の
固定的な媒体若しくは着脱自在に装着可能なＣＤ−ＲＯ
Ｍ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード、磁気カード等の
可搬型の媒体である。また、この記録媒体１０３内のプ
ログラムやデータは、必要に応じてＣＰＵ１０１の制御
によりＲＡＭ（例えば、スタティックＲＡＭ）１０４に
ロードされたり、ＲＡＭ１０４内のデータが記録媒体１
０３にセーブされる。更に、記録媒体はサーバ等の外部
機器側に設けられているものであってもよく、ＣＰＵ１
０１は伝送制御部１０５を介してこの記録媒体内のプロ
グラム／データを直接アクセスして使用することもでき
る。

【００２３】また、ＣＰＵ１０１は記録媒体１０３内に
格納されるその一部あるいは全部を他の機器側から伝送
制御部１０５を介して取り込み、記録媒体１０３に新規
登録あるいは追加登録することもできる。更に、プログ
ラム／データはサーバ等の外部機器側で記憶管理されて
いるものであってもよく、ＣＰＵ１０１は伝送制御部１
０５を介して外部機器側のプログラム／データを直接ア
クセスして使用することもできる。一方、ＣＰＵ１０１
にはその入出力周辺デバイスである伝送制御部１０５、
入力部１０６、表示部１０７がバスラインを介して接続
されており、入出力プログラムにしたがってＣＰＵ１０
１はそれらの動作を制御する。

【００２４】図９は、クライアント端末２の全体構成を
示したブロック図である。クライアント端末２の各構成
要素は、上述した文書管理サーバ１の各構成要素と基本
的に同様であり、ＣＰＵ２０１、記憶装置２０２、記録
媒体２０３、ＲＡＭ２０４、伝送制御部２０５、入力部
２０６、表示部２０７の他、印刷装置２０８を有する構
成となっている。なお、クライアント端末２毎に印刷装
置２０８を設けずに、部署単位毎に共用される共用プリ
ンタを設けるようにしてもよい。

【００２５】次に、この実施形態における文書管理サー
バ１の動作アルゴリズムを図１０および図１１に示すフ
ローチャートを参照して説明する。ここで、これらのフ
ローチャートに記述されている各機能は、読み取り可能
なプログラムコードの形態で記録媒体１０３に格納され
ており、ＣＰＵ１０１はこのプログラムコードにしたが
った動作を逐次実行する。また、ＣＰＵ１０１は伝送媒
体を介して伝送されてきた上述のプログラムコードにし
たがった動作を逐次実行することもできる。すなわち、
記録媒体の他、伝送媒体を介して外部供給されたプログ
ラム／データを利用してこの実施形態特有の動作を実行
することもできる。

【００２６】図１０は、クライアント端末２から送信さ
れて来る文書データを受信して文書データベース４に登
録する場合の文書管理サーバ１側における文書登録処理
を示したフローチャートである。なお、文書管理サーバ
１とクライアント端末２との間においては、ＨＴＴＰプ
ロトコルによって対話画面情報が送信され、所定のタグ
情報と共に、テキスト情報を送信することで、表示情報
や入力情報および表示書式等を互いに認識可能となり、
これによってクライアント端末２を文書管理サーバ１の
入出力装置として機能させ、情報提示および情報入力を
可能としている。

【００２７】先ず、文書管理サーバ１は、クライアント
端末２からのアクセス要求待ち状態において（ステップ
Ａ１）、アクセス要求を受信すると、処理メニュー画面
を要求元のクライアント端末２へ送信した後（ステップ
Ａ２）、その返信結果に基づいて文書登録処理が選択さ
れたかを判別する（ステップＡ３）。いま、文書登録処
理要求でなければ、その他の処理、例えば、文書データ
の読み出し処理等の実行に移る。すなわち、文書管理サ
ーバ１は、クライアント端末２から文書呼び出しのアク
セス要求を受けた場合、文書データベース４をアクセス
して所望する文書ファイルを読み出し、要求元のクライ
アント端末２へ送信する文書読み出し処理等を実行す
る。

【００２８】また、作成者クライアント端末２からの文
書登録要求であれば、文書管理情報入力ページ画面を要
求元の作成者クライアント端末２に対して送信した後
（ステップＡ４）、作成者クライアント端末２から送信
待ち状態となる（ステップＡ５）。この文書管理情報入
力ページ画面は、「文書名」、「作成者名」、「配布
先」等を入力する項目領域を有するもので、作成者クラ
イアント端末２側において、この入力ページ画面内に必
要項目のデータを入力して送信指示を与えると、作成者
クライアント端末２は、新規登録対象としての文書ファ
イルと共に、その文書管理情報を文書管理サーバ１へ送
信する。

【００２９】文書管理サーバ１は、作成者クライアント
端末２から送信されて来た文書ファイルおよび文書管理
情報を受信すると（ステップＡ６）、文書管理情報内の
「保存形式」を参照し、指定されている保存タイプにし
たがってＰＤＦ変換を必要に応じて行い、文書ファイル
を文書データベース４へ格納登録する（ステップＡ
７）。つまり、「保存タイプ」が指定されていれば、
“オリジナル文書ファイル（非圧縮）”、「保存タイプ
」が指定されていれば、“オリジナル文書ファイル
（圧縮）＋ビューワー用文書ファイル”、「保存タイプ
」が指定されていれば、“ビューワー用文書ファイル
が文書データベース４へ格納登録される。

【００３０】次に、この文書管理情報内の「公開条件」
を読み出し（ステップＡ８）、この「公開条件」に基づ
いて「制限情報」を生成する（ステップＡ９）。そし
て、今回、文書データベース４に登録した文書に関する
情報として、「文書名」、「文書番号」、「作成者
名」、「制限情報」を最新文書一覧リストファイル１１
へ追加登録する（ステップＡ１０）。

【００３１】その後、文書管理サーバ１は、今回、新規
登録した文書ファイルの各配布先に対して文書登録が行
われたことを示すメールを配信する処理を行う。すなわ
ち、文書管理サーバ１は、新規登録した文書ファイルに
対応付けられている文書管理情報内に含まれている各
「配布先メールアドレス」を読み出して、それをメール
の宛先として設定すると共に（ステップＡ１１）、文書
データベース４に登録した文書の格納場所を示す格納先
情報を検出して、それをＷｅｂ上のＵＲＬアドレスとし
て各メールに設定した後（ステップＡ１２）、当該各メ
ールの配信処理を行う（ステップＡ１３）。

【００３２】図１１は、クライアント端末２からのアク
セスに応じて最新文書一覧リストファイル１１の内容を
提供する場合に、文書管理サーバ１が実行するリスト公
開処理を示したフローチャートである。先ず、文書管理
サーバ１は、クライアント端末２からのアクセスが公開
リスト要求であれば（ステップＢ１）、そのクライアン
ト属性を取得する（ステップＢ２〜Ｂ４）。すなわち、
要求元のクライアント端末２に対応して予め割り当てせ
られている端末属性、つまり、その端末が設置されてい
る所属部門の情報を当該クライアント端末２から取り込
むと共に（ステップＢ２）、その要求者の属性（役職情
報）を取り込み（ステップＢ３）、この所属部門情報
（端末属性）と役職情報（要求者属性）とを組み合わせ
ることにより、当該クライアント属性を生成取得する
（ステップＢ４）。

【００３３】そして、最新文書一覧リストファイル１１
の内容をその先頭から１レコード分読み出し（ステップ
Ｂ５）、このレコードから「制限情報」を抽出して（ス
テップＢ６）、この「制限情報」と上述のクライアント
属性と比較し（ステップＢ７）、公開対象の文書かを判
別する（ステップＢ８）。この場合、例えば、「制限情
報」が “人事部の課長以上”で、クライアント属性が
“人事部の部長”、であれば、当該文書はリスト公開の
対象文書となるが、クライアント属性が“人事部の係
長”であれば、当該文書はリスト公開の対象外と判別さ
れる。同様に、「制限情報」が“人事部あるいは総務部
の課長以上”で、クライアント属性が“人事部の部長”
であれば、当該文書はリスト公開の対象文書として判別
される。

【００３４】ここで、リスト公開の対象文書であること
が判別された場合には（ステップＢ８）、最新文書一覧
リストファイル１１の当該レコードから「文書名」、
「文書番号」、「作成者名」を抽出してＲＡＭ１０４内
のワークメモリにセットする（ステップＢ９）。このよ
うにして１レコード分の処理が終了した場合には、次の
ステップＢ１０に移り、最新文書一覧リストファイル１
１内の全レコードを読み出したかを調べるが、いま、先
頭レコードに対する処理が終了した場合であるから、ス
テップＢ５に戻り、次の１レコード分のリストを読み出
し、そのレコードから「制限情報」を抽出する（ステッ
プＢ６）。以下、上述の動作を繰り返す（ステップＢ５
〜Ｂ１０）。これによってワークメモリには、クライア
ント属性に応じて最新文書一覧リストファイル１１内か
ら絞り込んだ登録文書の「文書名」、「文書番号」、
「作成者名」がセットされることになる。

【００３５】このようにしてクライアント属性に応じた
内容の登録文書リストがワークメモリ内に作成される
と、文書管理サーバ１は、このワークメモリの内容を最
新文書の一覧リストとして要求元のクライアント端末２
に対して送信配布する（ステップＢ１１）。ここで、リ
ストを受領したクライアント側において、文書閲覧を要
求する場合には、そのリストの中から所望する文書名を
指定して、文書管理サーバ１に対して閲覧要求を行う。
文書管理サーバ１は、リストを配布したクライアント端
末２から閲覧要求があるまで待機状態となり（ステップ
Ｂ１２）、一定時間内に文書閲覧要求を受信すると（ス
テップＢ１３）、要求された文書データを文書データベ
ース４から読み出し（ステップＢ１４）、要求元のクラ
イアント端末２へ送信する（ステップＢ１５）。

【００３６】以上のように、この実施形態における文書
管理サーバ１は、クライアント端末２からの要求に応じ
て登録文書のリストを提供する場合に、登録文書毎の文
書管理情報を参照することにより、その要求元のクライ
アント属性に応じて公開、非公開とする登録文書を判別
し、公開対象として判別された登録文書に関する情報を
掲載した文書リストを要求元のクライアント端末２に対
して提供するようにしたから、登録文書のリストをクラ
イアント端末２からの要求に応じて提供する場合に、リ
スト内容の全てを一律に提供せずに、要求元のクライア
ント属性に応じて文書リストの掲載内容を絞り込んでそ
の要求元に提供することができるので、要求元のクライ
アントが誰かに応じて機密文書の登録事実やその作成者
等を非公開とすることが可能となり、効果的な文書セキ
ュリティを実現することができる。

【００３７】また、文書管理サーバ１は、クライアント
端末２から新規登録対象の文書として送信されて来た文
書管理情報付きの文書ファイルを文書データベース４に
登録した場合に、その文書管理情報に含まれている文書
配布先（審査者、承認者、閲覧者）に対して、その文書
格納場所を示す格納先情報（Ｗｅｂ上のＵＲＬアドレ
ス）を含むメールを配信するようにしたから、新規登録
された文書ファイルの格納場所をその配布先に対して案
内することができ、文書配布先においては、文書ファイ
ルが何処に新規登録されたことを即座に知ることができ
る。したがって、その文書ファイルを閲覧する場合に
は、その文書配布先側のクライアント端末２から格納先
情報を指定して文書閲覧を要求すればよい。この場合、
新規登録された時の現在日時を「発信日時」として当該
文書ファイルに対応付けてモニタ情報ファイル１２に記
録保持するようにしたから、何時登録されたかも知るこ
とができる。

【００３８】また、文書管理サーバ１は、文書配布先側
のクライアント端末２が格納先情報を指定して文書閲覧
が要求された場合に、このクライアントを識別する識別
情報と共に現在日時（受領日時）を文書閲覧履歴として
モニタ情報ファイル１２に記録するようにしたから、文
書作成者にあってはその登録文書の閲覧状況を逐次把握
することができ、緊急を要する連絡文書や重要文書等で
あっても、それに相応しい文書管理を実現することが可
能となる。

【００３９】なお、上述した実施形態においては、要求
元のクライアント属性に応じて文書リストの掲載内容を
絞り込んでその要求元に提供する場合に、要求元の所属
部門および役職に応じてそのリストの掲載内容を絞り込
むようにしたが、例えば、文書の重要度に応じてリスト
の掲載内容を絞り込むようにしてもよい。この場合、文
書管理情報内に文書の重要度を示す「レベル」を設定し
ておき、クライアント属性（役職）が特定役職以上かを
判別し、役職に対応付けられている「レベル」に基づい
てリストの掲載内容を絞り込むようにしてもよい。

【００４０】また、上述した実施形態においては、登録
文書に付加されている文書管理情報に基づいて「制限情
報」を生成して、最新文書一覧リストファイル１１内に
セットするようにしたが、「制限情報」を生成せずに、
文書管理情報内の「公開条件」を参照して、リストの掲
載内容を絞り込むようにしてもよい。

【００４１】一方、コンピュータ（文書管理サーバ１）
に対して、上述した各手段を実行させるためのプログラ
ムコードをそれぞれ記録した記録媒体（例えば、ＣＤ−
ＲＯＭ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード等）を提供す
るようにしてもよい。すなわち、コンピュータが読み取
り可能なプログラムコードを有する記録媒体であって、
クライアント端末から新規登録対象として送信されて来
た文書管理情報付きの文書データをデータベースに登録
する機能と、クライアント端末からの要求に応じて登録
文書のリストを提供する場合に、登録文書毎の文書管理
情報を参照することにより、その要求元のクライアント
属性に応じて公開、非公開とする登録文書を判別する機
能と、公開対象として判別された登録文書に関する情報
を掲載した文書リストを要求元のクライアント端末に対
して提供する機能とを実現させるためのプログラムを記
録したコンピュータが読み取り可能な記録媒体を提供す
るようにしてもよい。

【００４２】

【発明の効果】この発明（請求項１記載の発明）によれ
ば、文書が登録された事実を示す登録文書のリストをク
ライアント端末からの要求に応じて提供する場合に、リ
スト内容の全てを一律に提供せずに、要求元のクライア
ント属性に応じて文書リストの掲載内容を絞り込んでそ
の要求元に提供することができるので、要求元のクライ
アントが誰かに応じて機密文書の登録事実やその作成者
等を非公開とすることが可能となり、効果的な文書セキ
ュリティを実現することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理システムの全体構成を示したブロック
図。

【図２】文書データベース４に登録された文書ファイル
のデータ構成を示した図。

【図３】文書管理情報のデータ構成を示した図。

【図4】文書の保存形式を説明する為の図。

【図５】文書管理サーバ１側に設けられている受信バッ
ファＢＦ、文書データベース４、最新文書一覧リストフ
ァイル１１、モニタ情報ファイル１２を示した図。

【図６】最新文書一覧リストファイル１１の内容を示し
た図。

【図７】モニタ情報ファイル１２の内容を示した図。

【図８】文書管理サーバ１の全体構成を示したブロック
図。

【図９】クライアント端末２の全体構成を示したブロッ
ク図。

【図１０】クライアント端末２から送信されて来る文書
データを受信して文書データベース４に登録する場合の
文書管理サーバ１側における文書登録処理を示したフロ
ーチャート。

【図１１】クライアント端末２からのアクセスに応じて
最新文書一覧リストファイル１１の内容を提供する場合
に、文書管理サーバ１が実行するリスト公開処理を示し
たフローチャート。

【符号の説明】

１文書管理サーバ２クライアント端末３通信ネットワーク４文書データベース１１最新文書一覧リストファイル１２モニタ情報ファイルＢＦ受信バッファ、１０１ＣＰＵ１０２記憶装置１０３記録媒体１０５伝送制御部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 15/00 ３３０Ｇ０６Ｆ 15/00 ３３０Ａ 17/30 １１０ 17/30 １１０Ｆ１２０１２０Ｂ１７０１７０Ａ３８０３８０Ｅ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】通信ネットワークを介してクライアント端
末から送信されて来た文書データを受信してデータベー
スに登録すると共に、クライアント端末からの要求に応
じて登録文書の公開リストを提供する文書管理システム
であって、クライアント端末から新規登録対象として送
信されて来た文書管理情報付きの文書データをデータベ
ースに登録する登録手段と、クライアント端末からの要
求に応じて登録文書のリストを提供する場合に、前記登
録手段によって登録された登録文書毎の文書管理情報を
参照することにより、その要求元のクライアント属性に
応じて公開、非公開とする登録文書を判別する判別手段
と、この判別手段によって公開対象として判別された登
録文書に関する情報を掲載した文書リストを要求元のク
ライアント端末に対して提供する文書リスト提供手段
と、を具備したことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】クライアント端末から新規登録対象として
送信されて来た文書管理情報付きの文書データをデータ
ベースに登録した場合に、その文書管理情報に含まれて
いる文書配布先に対して、少なくともその文書格納場所
を示す格納先情報を配信する配信手段を設けた、ことを
特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項３】コンピュータに対して、クライアント端末
から新規登録対象として送信されて来た文書管理情報付
きの文書データをデータベースに登録する機能と、クラ
イアント端末からの要求に応じて登録文書のリストを提
供する場合に、登録文書毎の文書管理情報を参照するこ
とにより、その要求元のクライアント属性に応じて公
開、非公開とする登録文書を判別する機能と、公開対象
として判別された登録文書に関する情報を掲載した文書
リストを要求元のクライアント端末に対して提供する機
能と、を実現させるためのプログラム。
【請求項４】通信ネットワークを介してクライアント端
末から送信されて来た文書データを受信してデータベー
スに登録すると共に、クライアント端末からの要求に応
じて登録文書の公開リストを提供する文書管理方法であ
って、クライアント端末から新規登録対象として送信さ
れて来た文書管理情報付きの文書データをデータベース
に登録し、クライアント端末からの要求に応じて登録文
書のリストを提供する場合に、登録文書毎の文書管理情
報を参照することにより、その要求元のクライアント属
性に応じて公開、非公開とする登録文書を判別し、公開
対象として判別された登録文書に関する情報を掲載した
文書リストを要求元のクライアント端末に対して提供す
る、ようにしたことを特徴とする文書管理方法。