JP2015075919A - ファイル管理装置及びシステム並びにプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】緊急度や優先度が異なる大量の文書ファイルの中から状況に応じた適切な文書ファイルを迅速かつ確実に見つける。【解決手段】トレイ２００，２０２，２０４を介して文書ファイルを送受するシステムにおいて、クライアントの出力部１２４には文書ファイルを一覧表示する際に、文書ファイル５２が経由したトレイのアイコンを関連付けて表示する。トレイのアイコンは、クライアントにおけるそのトレイの形状や名称、色に合致するように表示される。文書ファイルは、経由したトレイの優先度や重要度に応じてソートされて表示される。【選択図】図６

Description

本発明は、ファイル管理装置及びシステム並びにプログラムに関する。

従来から、各種情報を検索するシステムが提案されている。

特許文献１には、精度が高く検索しやすいサービス情報の提供とともに、修理用の部品の迅速な提供を可能とすることを目的として、過去の事例をサーバで集中管理し、その中から推定される回答を抽出する技術が開示されている。

特許文献２には、利用者の挙動履歴情報に基づいて利用者に有益であり興味があると考えられる興味情報を提示し、または利用者同士を引き合わせるための情報を提示する情報提示方法及び装置を提供することを目的として、利用履歴をＩＤと位置情報で管理し、アイテムの関連情報が似ている利用者同士を同好の士と判断して、その中で興味があると考えられるものを表示する技術が開示されている。

特開２００１−２８２９４４号公報 特開２００２−６３３７８号公報

ところで、一般的なワークフローにおいて、例えば企画書ファイルや決裁書ファイル等、文書ファイルに適宜、変更が加えられつつ、人から人へ受け渡されていく業務が少なくない。このような業務では、ワークフローチェーン内の各人は、緊急度や優先度が異なる大量の文書ファイルの中から状況に応じた適切な文書ファイルを迅速かつ確実に見つけることが必要である。

特許文献１では、専用のサーバで過去の事例を集中管理しなければならず、利用者にとって重要な情報か否かの判断が困難である。

特許文献２では、利用者によって検索したい内容が異なる場合、再利用することが困難であり、結果として状況に応じた適切な情報を見つけることが困難である。また、専用のサーバが必要であり、汎用性あるファイルサーバで実現することも困難である。

本発明の目的は、緊急度や優先度が異なる大量の文書ファイルの中から状況に応じた適切な文書ファイルを迅速かつ確実に見つけることができるファイル管理装置及びシステム並びにプログラムを提供することにある。

請求項１記載の発明は、文書ファイルを共有領域に格納する毎に、該共有領域に一意に設定された識別子を前記文書ファイルに順次付加する付加手段と、共有領域内の文書ファイルを一覧表示する場合に、前記文書ファイルに含まれる前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する表示手段とを備えることを特徴とするファイル管理装置である。

請求項２記載の発明は、前記表示手段は、前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する際に、前記共有領域に設定された属性に応じた形態で表示することを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置である。

請求項３記載の発明は、前記識別子に応じて前記文書ファイルの重要度を決定する決定手段を備え、前記表示手段は、前記重要度に従って前記文書ファイルを表示することを特徴とする請求項１，２のいずれかに記載のファイル管理装置である。

請求項４記載の発明は、前記識別子を入力する手段を備え、前記表示手段は、前記文書ファイルのうち入力された前記識別子を含む文書ファイルのみを選択的に表示することを特徴とする請求項１，２のいずれかに記載のファイル管理装置である。

請求項５記載の発明は、前記共有領域は、前記文書ファイルの格納場所を示すトレイであり、前記識別子は前記トレイを特定する識別子であることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載のファイル管理装置である。

請求項６記載の発明は、前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示する際に、過去に通ったトレイを特定する識別子を表象画像として重ね合わせて表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項７記載の発明は、前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示する際に、選択的に、過去に通ったトレイを特定する識別子を表象画像として時系列表示するか、あるいは最後に通ったトレイだけを表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項８記載の発明は、前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示している状態で、他のトレイが選択された場合に、当該他のトレイを通った文書ファイルを抽出して表示することを特徴とする請求項６に記載のファイル管理装置である。

請求項９記載の発明は、前記表示手段は、前記トレイ毎に設定された重要度に応じ、重要度の高い文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項１０記載の発明は、前記トレイ内にユーザが指定した自己のトレイが存在し、前記表示手段は、前記自己のトレイ内に前記ユーザが送信した文書ファイルが存在する場合に、前記文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項１１記載の発明は、前記トレイは表示状態と非表示状態のいずれかに設定され、前記表示手段は、表示状態に設定されているトレイを通った文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項１２記載の発明は、前記表示手段は、前記表示状態と前記非表示状態の切り替え回数が多いトレイを通った文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項１１に記載のファイル管理装置である。

請求項１３記載の発明は、前記トレイは自動更新状態と非自動更新状態のいずれかに設定され、前記表示手段は、自動更新状態に設定されているトレイを通った文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項１４記載の発明は、前記表示手段は、前記自動更新状態に設定されているトレイを通った文書ファイルを自動更新間隔が短いものほど優先的に表示することを特徴とする請求項１３に記載のファイル管理装置である。

請求項１５記載の発明は、前記表示手段は、使用頻度が高く、あるいは使用期間が長い前記トレイを通った文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項１６記載の発明は、前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示する際に、前記トレイ内の滞留時間の長い文書ファイルを優先的に表示することを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置である。

請求項１７記載の発明は、ファイルサーバと、前記ファイルサーバにネットワークを介して接続されるクライアントコンピュータとを備え、前記クライアントコンピュータは、文書ファイルを前記ファイルサーバの共有領域に格納する毎に、該共有領域に一意に設定された識別子を前記文書ファイルに順次付加する付加手段と、共有領域内の文書ファイルを一覧表示する場合に、前記文書ファイルに含まれる前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する表示手段とを備えることを特徴とするファイル管理システムである。

請求項１８記載の発明は、コンピュータのプロセッサに、文書ファイルを共有領域に格納する毎に、該共有領域に一意に設定された識別子を前記文書ファイルに順次付加する付加ステップと、共有領域内の文書ファイルを出力装置に一覧表示する場合に、前記文書ファイルに含まれる前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する表示ステップとを実行させることを特徴とするプログラムである。

請求項１，１７，１８に記載の発明によれば、前記識別子が存在しない場合に比べて所望の文書ファイルを迅速かつ容易に見つけることができる。

請求項２に記載の発明によれば、さらに、所望の文書ファイルを一層容易に見つけることができる。

請求項３に記載の発明によれば、さらに、所望の重要な文書ファイルを一層容易に見つけることができる。

請求項４に記載の発明によれば、さらに、所望の文書ファイルのみを一層容易に見つけることができる。

請求項５に記載の発明によれば、さらに、所望のトレイを経由した所望の文書ファイルを容易に見つけることができる。

請求項６乃至請求項１６に記載の発明によれば、さらに、重要度に応じて優先的に文書ファイルを表示し、重要度の高い文書ファイルを容易に見つけることができる。

実施形態のシステム構成図である。 実施形態のクライアントの構成ブロック図である。 実施形態の処理フローチャート（その１）である。 実施形態の処理フローチャート（その２）である。 実施形態の画面例（その１）である。 実施形態の画面例（その２）である。 図６の一部拡大図である。 実施形態の画面例（その３）である。 実施形態のフロー説明図である。 実施形態の文書ファイルのメタデータ構造図である。 実施形態のトレイの利用履歴データ構造図である。

以下、図面に基づき本発明の実施形態について説明する。

図１に、本実施形態におけるファイル管理システムの全体構成を示す。ファイル管理システムは、ファイルサーバ１０と、複数のクライアント１２，１４，１６から構成され、ファイルサーバ１０とクライアントコンピュータ（以下、「クライアント」と略記する）１２，１４，１６はネットワーク１００で接続される。クライアント１２，１４，１６は、それぞれファイル管理用プログラムがインストールされており、このファイル管理用プログラムを実行することで、クライアント１２，１４，１６はそれぞれファイル管理装置として機能する。ネットワーク１００は、インターネットやＬＡＮ等であり、有線、無線を問わない。

クライアント１２，１４，１６は、文書ファイルを適宜、ファイルサーバ１０に送信してファイルサーバ１０に格納する。また、ファイルサーバ１０に格納された文書ファイルを受信してモニタ等の表示部に表示する。

本実施形態において、ファイルサーバ１０及びクライアント１２，１４，１６は、ファイルサーバ１０に存在し、クライアント１２，１４，１６で共有できる領域である共有フォルダとして機能する「トレイ」を介して文書ファイルを送受信する。例えば、クライアント１２の表示部には複数のトレイが表示され、クライアント１２のユーザ（以下、これを「クライアントＸ」と称する）は、複数のトレイの中から自己のトレイとして指定したトレイを介して自分宛の文書ファイルを受信する。また、複数のトレイの中から特定のユーザとして指定したトレイを介して文書ファイルを送信する。自己のトレイに複数の文書ファイルが存在する場合であって、これらの文書ファイルの緊急度や優先度が互いに異なる場合、たとえ複数の文書ファイルを一覧表示したとしても、クライアントＸはこの中から所望の文書ファイルを見つけることは困難である。

そこで、本実施形態では、文書ファイルに、どのトレイを介して受け渡されたかの情報を埋め込み、この情報を表示することで、所望の文書ファイルの検索を容易化する。

なお、図ではクライアントとしてクライアント１２，１４，１６を示しているが、これは例示であり、クライアントの数は任意でよい。

図２に、クライアント１２の構成ブロック図を示す。他のクライアント１４，１６の構成も同様である。

クライアント１２は、ＣＰＵ１２１、通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）１２２、入力部１２３、出力部１２４、ＲＯＭ１２５、ＲＡＭ１２６及びメモリ１２７を備える。

ＣＰＵ１２１は、ＲＯＭ１２５に記憶されたファイル管理用プログラムを読み出して順次実行する。ＣＰＵ１２１は、通信Ｉ／Ｆ１２２を介してファイルサーバ１０にアクセスし、文書ファイルをファイルサーバ１０に送信して格納する。ＣＰＵ１２１は、文書ファイルをファイルサーバ１０から取り出す。ＣＰＵ１２１は、所定周期でファイルサーバ１０にアクセスし、新たな文書ファイルがあるか否かを検出する（ポーリング）。ＣＰＵ１２１は、新たな文書を出力部１２４に出力して表示する。すなわち、ＣＰＵ１２１は、文書ファイルを格納する機能、文書ファイルを取り出す機能、ポーリング機能、文書ファイル表示機能を有する。ＣＰＵ１２１は、文書ファイルをファイルサーバ１０に格納する際には、その文書ファイルにメタデータとしてトレイの識別子（ＩＤ）を付加して格納する。また、ＣＰＵ１２１は、トレイ内にある文書ファイルを出力部１２４に出力して一覧表示する際に、文書ファイルのメタデータとして付加されたトレイのＩＤを文書ファイルに関連付けて表示する。

通信Ｉ／Ｆ１２２は、ネットワーク１００を介してファイルサーバ１０に接続し、ファイルサーバ１０との間でデータを送受信する。

入力部１２３は、キーボードやマウス等で構成され、クライアントＸが操作して各種指示を入力する。

出力部１２４は、液晶ディスプレイ等で構成され、共有フォルダとしてのトレイや、トレイ内の文書ファイルを表示する。

ＲＯＭ１２５は、ファイル管理用プログラムを格納する。ＲＡＭ１２６は、ワーキングメモリとして機能し、ファイル管理に必要な各種データを記憶する。メモリ１２７は、ハードディスクや半導体メモリ等であり、文書ファイルや送受信履歴を記憶する。

図３に、本実施形態において、文書ファイル（以下では、「文書」と略記する）をクライアント１２のトレイに入れる場合のクライアント１２での処理フローチャートを示す。なお、クライアント１２の出力部１２４には、ＣＰＵ１２１により複数のトレイが表示されており、その中に特定のトレイＡが存在するものとする。また、複数のトレイにはそれぞれＧＵＩＤ（一意に設定されたＩＤ）が予め設定されているものとする。共有フォルダに対して一意にＩＤを設定する技術は公知である。

まず、クライアント１２のユーザであるクライアントＸが、入力部１２３を操作して特定の文書１をトレイＡに格納する（Ｓ１０１）。例えば、公知のドラッグアンドドロップ操作により文書１の表象画像（アイコン）をトレイＡの表象画像（アイコン）に重ねることで文書１をトレイＡに格納する。

次に、ＣＰＵ１２１は、文書１のトレイＡへの格納操作に応じて、トレイＡのＧＵＩＤを抽出し、抽出したＧＵＩＤと格納日時を文書１に保存する（Ｓ１０２）。すなわち、トレイＡのＧＵＩＤと格納日時のデータを、文書１のメタデータとして文書１に付加する。

次に、ＣＰＵ１２１は、メタデータが付加された文書１を、トレイＡの保存場所に対応したファイルサーバ１０に送信して格納する（Ｓ１０３）。すなわち、ＣＰＵ１２１は、通信Ｉ／Ｆ１２２を介してファイルサーバ１０にアクセスし、文書１をファイルサーバ１０に送信してファイルサーバ１０の記憶領域の所定アドレス（トレイＡのアドレス）に格納する。

次に、ＣＰＵ１２１は、トレイＡの利用履歴に、文書１と格納日時を新たに追加してメモリ１２７に記憶する（Ｓ１０４）。

以上のようにして、トレイＡのＧＵＩＤ及び格納日時がメタデータとして付加された文書１がファイルサーバ１０に格納され、かつ、クライアント１２のメモリ１２７には文書１及び格納日時が利用履歴として記憶される。

文書１がトレイＡに格納された後、別のトレイＢに格納された場合には、同様にトレイＢのＧＵＩＤ及び格納日時がメタデータとして文書１に付加される。従って、文書１には、メタデータとして、過去に格納された全てのトレイのＧＵＩＤ及び格納日時が含まれることになる。

図４に、トレイ内の文書を一覧表示する場合のクライアント１２での処理フローチャートを示す。

まず、ＣＰＵ１２１は、トレイＡ内の文書の一覧を取得する（Ｓ２０１）。すなわち、ＣＰＵ１２１は、所定周期で通信Ｉ／Ｆ１２２を介してファイルサーバ１０にアクセスしてトレイＡ内に格納されている全ての文書を受信する（ポーリング）。

次に、ＣＰＵ１２１は、取得した文書の中で、未だ確認していない文書があるか否かを判定する（Ｓ２０２）。この判定は、取得した文書とメモリ１２７に記憶されている文書の利用履歴とを照合することで行われる。例えば、ファイルサーバ１０から取得した文書が文書１，２，３であり、メモリ１２７に記憶されている利用履歴が文書１のみである場合、文書２，３は未だ確認していない文書と判定される。

Ｓ２０２でＹＥＳ、すなわち未だ確認されていない文書がある場合、ＣＰＵ１２１は、文書内に保存されているトレイのＧＵＩＤ一覧を取得する（Ｓ２０３）。ここで、トレイのＧＵＩＤ一覧とは、その文書にメタデータとして付加されている全てのトレイのＧＵＩＤを意味する。例えば、未だ確認されていない文書２に、メタデータとしてトレイＡのＧＵＩＤ、トレイＢのＧＵＩＤ、トレイＣのＧＵＩＤが含まれている場合、ＣＰＵ１２１は、これらのＧＵＩＤを全て取得する。

ＧＵＩＤ一覧を取得した後、ＣＰＵ１２１は、クライアント１２内にそのＧＵＩＤのトレイが存在するか否かを判定する（Ｓ２０４）。例えば、クライアント１２にトレイＡ及びトレイＢが存在して出力部１２４に表示されている場合、ＣＰＵ１２１は、ＧＵＩＤ一覧のうち、トレイＡのＧＵＩＤ及びトレイＢのＧＵＩＤは存在するものと判定する。

クライアント１２内に対応するＧＵＩＤが存在する場合、ＣＰＵ１２１は、存在するトレイの利用頻度と表示状態を参照して、表示されている中で頻度の高いものから文書の重要度を決定する（Ｓ２０５）。

具体的に説明すると以下のようである。クライアント１２にトレイＡ及びトレイＢが存在するものとし、トレイＡの一覧を表示したときに、ファイルサーバ１０から未確認の文書として文書２及び文書３を取得したものとする。文書２はトレイＢのＧＵＩＤ及びトレイＣのＧＵＩＤをメタデータとして含み、文書３はトレイＡ及びトレイＢをメタデータとして含むものとする。文書２に着目すると、クライアント１２に存在するトレイＢのＧＵＩＤを有しているから、トレイＢの利用頻度とトレイＢの表示状態を参照して重要度を決定する。クライアント１２においてトレイＢ自体は存在するものの、クライアント１２のユーザであるクライアントＸが入力部１２３を操作してトレイＢを非表示状態とした場合、トレイＢの重要度は低下する。また、トレイＢの利用頻度が高い程、トレイＢの重要度は高くなる。同様に文書３についても評価する。トレイが表示状態で１ポイント、非表示状態で０ポイント、利用回数１回で１ポイント等と数値化して重要度を数値化する。トレイの利用頻度は、ＣＰＵ１２１がトレイ毎に計測してメモリ１２７に記憶しておく。

未確認の全ての文書について重要度を評価すると、Ｓ２０２に戻り、Ｓ２０２でＮＯと判定されて、決定された重要度で文書をソートして出力部１２４に一覧表示する（Ｓ２０６）。

他方、クライアント１２内に対応するＧＵＩＤが存在しない場合（Ｓ２０４でＮＯ）、その文書はクライアント１２のユーザであるクライアントＸにとって重要ではないとみなせるから、重要度は最も低い値に設定して一覧表示する。

以上の処理によれば、トレイＡ内に存在する文書のメタデータとして付加されたトレイのＧＵＩＤを用いて、文書の重要度を決定して、重要度の高い順にソートして一覧表示することができるので、クライアントＸは、重要度の高い文書を容易に選択し得る。本実施形態の処理において、クライアント１２内に取得した文書のＧＵＩＤに対応するトレイが存在するか否か、及び、存在したとしてもそのトレイが表示状態にあるか否かにより、その文書の重要度が決定されてソートされる点に留意すべきである。クライアント１２において、複数ある共有フォルダのどの共有フォルダを選択するか、及び選択した共有フォルダを表示するか否かは、クライアント１２のユーザであるクライアントＸがそのときの状況に応じて決定してカスタマイズしており、従って、本実施形態によれば、クライアントＸのカスタマイズ状況に応じて文書の重要度をフレキシブルに決定するといえる。クライアントＸが特定のトレイについて特に重要と決定した場合には、そのトレイを経由した文書の重要度を上げることも可能である。例えば、特定のトレイを緊急として決定した場合等である。

なお、図４の例では、文書の重要度を決定した後に、重要度に応じて文書をソートして一覧表示しているが（Ｓ２０６）、文書の重要度を決定した後に、重要度に応じてソートすることなく、当初の位置のまま文書を一覧表示してもよい。いずれの表示とするかを、ユーザが入力部１２３から選択してもよい。重要度に応じてソートしなくても、後述するように、クライアント１２内に取得したＧＵＩＤに対応するトレイが存在する場合には、当該トレイを示すアイコンをその文書に関連付けて表示することで、その文書の重要度をクライアントＸが容易に認識できるように表示し得る。

以下、出力部１２４の表示例を用いて実施形態の処理をより具体的に説明する。

図５に、クライアント１２の出力部１２４に表示される画面例を示す。トレイとして、トレイ２００，２０２，２０４が表示されている。トレイ２００には「申請受付」という名称が付され、トレイ２０２には「部長」という名称が付され、トレイ２０４には「緊急対応」という名称が付されている。それぞれの名称は、クライアントＸが決定したものである。トレイ２００，２０２，２０４には、それぞれの名称とは別に、一意のＧＵＩＤが予め設定されている。

ＣＰＵ１２１は、所定周期でファイルサーバ１０をポーリングして各トレイに文書が存在するか否かを確認する。図では、トレイ２００に合計１００枚の文書が存在する場合を示している。トレイ２００には複数の文書が存在することを示す文書アイコンが表示され、クライアントＸがトレイ２００を選択すると、トレイ２００の文書一覧を示すウィンドウ５０が表示される。ウィンドウ５０内には、トレイ２００に存在する未確認の全ての文書がサムネイル表示される。トレイ２００内に少数の文書のみが存在する場合、所望の文書を見つけるのは比較的容易であるが、このように大量の文書が存在する場合、サムネイル表示されていても所望の文書を見つけるのは極めて困難である。

図６に、トレイ２００内の文書それぞれに付加されたメタデータに含まれるＧＵＩＤに基づき、そのＧＵＩＤに対応するクライアント１２のトレイのアイコンを文書のサムネイルに付加して表示した画面例を示す。クライアント１２には、トレイ２０２「部長」及びトレイ２０４「緊急対応」が存在するので、これらに対応するＧＵＩＤが存在すればその文書内にトレイ２０２「部長」あるいはトレイ２０４「緊急対応」のアイコンを表示する。

図７に、複数の文書のうちの１つの文書のサムネイル５２の拡大図を示す。サムネイル５２の所定位置に、トレイ２０４「緊急対応」のアイコン２０４ｉが表示されるとともに、トレイ２０２「部長」のアイコン２０２ｉが表示される。アイコン２０４ｉとアイコン２０２ｉの色は互いに異なる色とするのが好適であり、表示されたトレイ２０２，２０４のアイコンの色をそのまま反映させてもよい。

図７において、文書のサムネイルに表示されるトレイのアイコンの名称は、クライアント１２に存在するトレイの名称と一致していることに留意されたい。すなわち、トレイのＧＵＩＤは一意であるが、クライアントＸはクライアント１２において各トレイに任意の名称を付すことができる。そこで、文書のサムネイルにトレイのアイコンを表示する際には、クライアント１２におけるトレイの名称と一致するように名称を付する。例えば、あるトレイに対し、クライアント１２では「部長」、クライアント１４では「ＸＸ部長」と名称を付しているものとすると、クライアント１２では文書のサムネイルにそのトレイのアイコン「部長」を表示し、クライアント１４では同一文書のサムネイルにそのトレイのアイコン「ＸＸ部長」を表示する。

クライアントＸは、文書のサムネイルに表示されているトレイのアイコンを確認することで、その文書がどのようなトレイを経由したものであるかを容易に把握することができる。そして、一覧表示の中から、例えばトレイ２０４「緊急対応」を経由した文書のみを容易に見つけることができる。

なお、図６では、文書のサムネイルにトレイのアイコンを表示しているが、図４のＳ２０６で説明したように、重要度に応じて文書をソートして表示すると、アイコン２０４ｉ、２０２ｉ等が表示された文書のサムネイルが上位に表示される。

また、クライアントＸによる入力部１２３の操作に応じ、特定のトレイを経由した文書のサムネイルのみを選択的に表示することもできる。

図８に、クライアントＸがトレイ２０２「部長」を選択した場合の画面例を示す。ＣＰＵ１２１は、クライアントＸのトレイ２０２「部長」の選択操作に応じ、アイコン２０２ｉが表示されている文書のサムネイルのみを表示し、それ以外の文書のサムネイルを非表示とする。クライアントＸは、この画面を視認することで、トレイ２０２「部長」を経由した文書、つまり部長を経由した文書を容易に見つけることができる。クライアントＸがトレイ２０４「緊急対応」を選択した場合についても同様である。クライアントＸは、緊急に対応が必要な文書のみを容易に見つけることができる。図５の画面例と、図８の画面例を比較することで、本実施形態の優位性は明らかである。

図８では、クライアントＸがトレイ２０２「部長」を選択した場合について説明したが、トレイ２０２「部長」及びトレイ２０４「緊急対応」の２つを選択した場合には、ＣＰＵ１２１は、アイコン２０２ｉ及びアイコン２０４ｉが表示されている文書のサムネイルのみを表示し、それ以外のサムネイルを非表示とする。このとき、トレイの選択順に文書の表示順を変更してもよく、予め指定しておいたトレイの重要度に応じて文書をソートして表示してもよい。例えば、クライアントＸがトレイ２０４「緊急対応」の重要度をトレイ２０２「部長」よりも高く設定している場合、アイコン２０４ｉが表示されている文書を優先的にソートして表示する等である。

図６では、文書が経由したトレイの全てをアイコンで時系列に表示しているが、最後に経由したトレイのみをアイコンで表示してもよく、いずれの態様で表示するかをユーザが選択できる構成としてもよい。

また、業務のワークフローの中では、自分が提出した文書が差し戻されてくる場合もあり得る。このときには、その文書は自分にとって重要かつ緊急で対応しなければならない場合が多い。本実施形態において、自分のトレイを特別なものとすることで、差し戻しなのか否かを確認することもできる。すなわち、自分が文書を初めてトレイに入れるときには、ＣＰＵ１２１は、「自分のトレイ」のＧＵＩＤを予めその文書のメタデータとして付加しておく。そして、複数のトレイを経由して自分のトレイに文書が差し戻されたときには、その文書に自分のトレイのＧＵＩＤが含まれているか否かを判定し、含まれていればその文書のサムネイルに自分のトレイのアイコンを表示し、かつ、その重要度を高めて優先的に表示する等である。

さらに、本実施形態では、文書のメタデータに経由したトレイのＧＵＩＤを順次付加しているため、その文書がどのようなトレイを時系列に経由したものであるか、すなわちその文書のトレイフローを特定することができる。そこで、特定のトレイフローを有する文書の重要度を高める、あるいは逆に特定のトレイフローを有する文書の重要度を下げる等も可能である。

図９に、複数のトレイを経由した業務フローの一例を示す。クライアント１２で文書Ｈが作成され、文書Ｈをトレイ２０６（以下、これをトレイＡとする）に入れる。クライアント１２のＣＰＵ１２１は、文書Ｈをファイルサーバ１０に送信して格納する。このとき、ＣＰＵ１２１は、文書Ｈのメタデータとして、トレイＡのＧＵＩＤ（ＩＤ−Ａと称する）及び格納日時を付加する。

クライアント１４は、トレイＡに文書Ｈが格納されたことをポーリングにより検出し、クライアント１４の出力部に表示する。クライアント１４は、文書ＨをトレイＡから取り出し、修正を加えて文書Ｈ’を作成する。

クライアント１４は、文書Ｈ’を作成後、文書Ｈ’をトレイ２０８（以下、これをトレイＣとする）に入れる。クライアント１４のＣＰＵは、文書Ｈ’をファイルサーバ１０に送信して格納する。このとき、ＣＰＵは、文書Ｈ’のメタデータとして、トレイＣのＧＵＩＤ（ＩＤ−Ｃと称する）及び格納日時を付加する。文書Ｈ’には、既にメタデータとしてトレイＡのＧＵＩＤであるＩＤ−Ａが付加されているので、これにＩＤ−Ｃが新たに追加され、メタデータとして
ＩＤ−Ａ
ＩＤ−Ｃ
が付加される。

クライアント１６は、トレイＣに文書Ｈ’が格納されたことをポーリングにより検出し、クライアント１６の出力部に表示する。クライアント１６のＣＰＵは、文書Ｈ’をトレイＣから取り出し、修正を加えて文書Ｈ”を作成する。

クライアント１６が、作成した文書Ｈ”をトレイＡに戻すと、１つの業務フローが完結する。このとき、クライアント１６のＣＰＵは、文書Ｈ”のメタデータとして、トレイＡのＧＵＩＤ及び格納日時を付加する。従って、文書Ｈ”には、結局メタデータとして、
ＩＤ−Ａ
ＩＤ−Ｃ
ＩＤ−Ａ
が付加される。

クライアント１２は、トレイＡに格納されている文書一覧を表示する際に、
トレイＡ−トレイＣ−トレイＡ
というフローを有する文書の重要度を高くして優先的に表示することで、特定のフローを有する文書のみを容易に見つけることができる。

もちろん、特定のフローのうちの一部のフローのみに着目し、その部分フローを有する文書の重要度を高くすることもできる。例えば、ある文書のフローが、
ＩＤ−Ａ
ＩＤ−Ｂ
ＩＤ−Ｃ
ＩＤ−Ａ
であり、別の文書のフローが
ＩＤ−Ｅ
ＩＤ−Ａ
ＩＤ−Ｂ
ＩＤ−Ｆ
ＩＤ−Ａ
であるときに、少なくとも
ＩＤ−Ａ
ＩＤ−Ｂ
というフローを有する文書の重要度を高くすることで、全体のフローは互いに異なっていても上記の２つの文書は互いに等しい重要度を有するものとして表示することができる。

本実施形態では、文書にメタデータとしてトレイのＧＵＩＤ及び格納日時を付加しているが、格納日時に加え、トレイから取り出した日時を付加してもよい。

図１０に、文書にメタデータとして付加されるデータ構造の一例を示す。トレイのＧＵＩＤ、操作日時、及び操作種別がデータとして付加される。トレイのＧＵＩＤは一意であるが、既述したように、クライアント１２，１４，１６毎に同じトレイであってもその名称はカスタマイズされて変わり得る。例えば、ＧＵＩＤ＝２５ＡＤ４Ａ７Ｆ−２４ＥＦ−４５８０−８４８Ｂ−４８７Ｅ４Ａ３Ｅ５１７３のトレイであっても、
クライアント１２：部長
クライアント１４：ＸＸ部長
クライアント１６：ＹＹ部長
等である。クライアント１２，１４，１６の各ＣＰＵは、トレイのＧＵＩＤとその名称との対応関係をＲＡＭその他のメモリに記憶しているので、文書内に含まれるＧＵＩＤからそれぞれにカスタマイズされたトレイを一意に特定することができる。クライアント１２，１４，１６の各ＣＰＵは、それぞれのクライアントにおいて同一トレイに対して設定された名称等の属性に応じ、その属性に一致させることでトレイを特定するといえる。属性には名称の他、そのトレイの色や大きさ、形状が含まれる。

図１１に、クライアント１２のメモリ１２７に記憶される、あるトレイにおける文書の利用履歴の一例を示す。文書毎に、操作日時及び操作種別がデータとして記憶される。このような利用履歴が、クライアント１２に存在する複数のトレイ毎に記憶される。他のクライアントについても同様である。従って、クライアント１２，１４，１６の各ＣＰＵは、それぞれのトレイの利用履歴を読み出し、利用頻度に応じて重要度を決定することができる。

以上のように、本実施形態では、文書毎にその文書が経由したトレイのＧＵＩＤを付加するとともに、一覧表示する際にトレイのＧＵＩＤを利用してクライアントのトレイを特定してその文書にアイコンとして表示するので、クライアントのユーザは、経由したトレイのアイコンを視認することでその文書の重要性を容易に把握でき、重要な文書を素早く見つけることができる。また、トレイ毎に任意に重要度を設定しておくことで、重要なトレイのアイコンを含む文書のみを検索することができる。

本実施形態では、共有フォルダとしてトレイを示したが、これは文書の格納場所を示す一例にすぎず、複数のクライアント間で共有できる文書の任意の集合体に適用できる。共有フォルダは、共有ディレクトリとして把握することもできる。

また、本実施形態では、トレイのＩＤとしてＧＵＩＤを示したが、これも一例にすぎず、共有フォルダを一意に特定できる任意の情報をＩＤとして用いることができる。

また、本実施形態では、文書に含まれるＧＵＩＤに対応するクライアントのトレイのアイコンを文書のサムネイル内に表示しているが、必ずしも文書のサムネイル内に表示する必要はなく、文書のサムネイルに関連付けて表示すればよい。また、表示する際も、トレイのアイコンではなく、トレイの名称のみを表示する、あるいはトレイの色で文書のサムネイルを表示する等でもよい。図６に即して説明すると、トレイ２０２「部長」が緑色でトレイ２０４「緊急対応」が赤色である場合、トレイ２０２のＧＵＩＤを有する文書のサムネイルを緑色で表示し、トレイ２０４のＧＵＩＤを有する文書のサムネイルを赤色で表示する等である。トレイ２０２及びトレイ２０４のＧＵＩＤをともに有する文書のサムネイルは緑色と赤色の２色で表示すればよい。

また、本実施形態では、文書に含まれるＧＵＩＤに対応するクライアントのトレイのアイコンを文書のサムネイルに関連付けて表示しているが、例えば、クライアントＸがクライアント１２のトレイのアイコンの名称や色、アイコンの形状をあるタイミングで変更した場合、それ以降において文書のサムネイルに関連付けて表示されるトレイのアイコンも変更後のアイコンの名称や色、形状に即したアイコンとなる。本発明の特徴の一つは、文書が経由した共有フォルダをその文書に関連付けて表示する際に、クライアントにおける共通フォルダの属性に連動して表示形態が変化する点にあり、この技術思想の範囲内において任意の表示形態を採用し得る。

また、本実施形態において、トレイ毎に表示状態と非表示状態を切り替える構成としてもよく、この場合に、表示状態のトレイの重要度を相対的に高く、非表示状態のトレイの重要度を相対的に低く設定する。従って、重要度に応じて文書を優先的に表示すると、表示状態にあるトレイを通った文書が優先的に表示されることになる。この際、表示状態と非表示状態を切り替える回数が多いトレイほどさらに重要度を相対的に高くしてもよい。表示状態を切り替える回数が多いほど、いざというときに使うトレイと推定できるからである。

また、本実施形態において、トレイ毎に自動更新とそうでないものとを切り替える構成としてもよく、この場合に、自動更新のトレイの重要度を相対的に高く、そうでないトレイの重要度を相対的に低く設定する。従って、重要度に応じて文書を優先的に表示すると、自動更新のトレイを通った文書が優先的に表示されることになる。この際、自動更新間隔が短いトレイほどさらに重要度を相対的に高くしてもよい。自動更新間隔が短いほど、ユーザはそのトレイを重要と考えていると推定できるからである。

また、本実施形態において、トレイ毎にトレイの使用頻度を計数し、使用頻度が高いトレイの重要度を相対的に高く、使用頻度が低いトレイの重要度を相対的に低く設定してもよい。使用頻度は、文書の格納回数やトレイの参照回数等である、使用頻度が高いほど、そのトレイは重要と推定できるからである。使用頻度に代えて、トレイの使用期間を用いてもよく、使用期間が長いトレイの重要度を相対的に高く設定する。長く使っているトレイほど重要と推定できるからである。トレイの使用期間は、トレイをクライアント１２に導入してからの期間として検出する。

また、本実施形態において、文書がトレイに滞留している時間（そのトレイ内における経過時間）を検出し、滞留時間が長い文書ほど重要度を相対的に高く、滞留時間が短い文書ほど重要度を相対的に低く設定してもよい。滞留時間が長いほど緊急度が高く、重要と推定できるからである。なお、トレイ内の滞留時間には、最後に通ったトレイ内の滞留時間と、最初にトレイに格納されてからの滞留時間があるが、いずれの滞留時間も含まれ得る。

さらに、これらの態様を適宜組み合わせて用いることも可能である。例えば、文書の滞留時間が長く、かつ、クライアント内に表示されているトレイを通った文書の重要度を相対的に高くして優先的に表示する、あるいは、最初にトレイに格納されてからの時間が長く、かつ、クライアント内に表示されているトレイを通った文書の重要度を相対的に高くして優先的に表示する等である。重要度を決定するための要素を例示列挙すると、以下の通りである。
（１）属性（名称や色、形状など）
（２）表示状態（表示されているか否か）
（３）更新状態（自動更新か否か）
（４）更新間隔
（５）使用状況（使用頻度や使用期間）
（６）状態の切り替え回数
（７）滞留時間

これら以外にも、データやファイル、フォルダの重要度を相対的に決定するための任意の方法、アルゴリズムが用いられ得る。

１０ ファイルサーバ、１２，１４，１６ クライアント、１００ ネットワーク、１２１ ＣＰＵ、１２２ 通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）、１２３ 入力部、１２４ 出力部、１２５ ＲＯＭ、１２６ ＲＡＭ、１２７ メモリ。

Claims (18)

1. 文書ファイルを共有領域に格納する毎に、該共有領域に一意に設定された識別子を前記文書ファイルに順次付加する付加手段と、
   共有領域内の文書ファイルを一覧表示する場合に、前記文書ファイルに含まれる前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する表示手段と、
   を備えることを特徴とするファイル管理装置。
2. 前記表示手段は、前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する際に、前記共有領域に設定された属性に応じた形態で表示する
   ことを特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。
3. 前記識別子に応じて前記文書ファイルの重要度を決定する決定手段
   を備え、
   前記表示手段は、前記重要度に従って前記文書ファイルを表示する
   ことを特徴とする請求項１，２のいずれかに記載のファイル管理装置。
4. 前記識別子を入力する手段
   を備え、
   前記表示手段は、前記文書ファイルのうち入力された前記識別子を含む文書ファイルのみを選択的に表示する
   ことを特徴とする請求項１，２のいずれかに記載のファイル管理装置。
5. 前記共有領域は、前記文書ファイルの格納場所を示すトレイであり、
   前記識別子は前記トレイを特定する識別子である
   ことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載のファイル管理装置。
6. 前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示する際に、過去に通ったトレイを特定する識別子を表象画像として重ね合わせて表示する
   ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
7. 前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示する際に、選択的に、過去に通ったトレイを特定する識別子を表象画像として時系列表示するか、あるいは最後に通ったトレイだけを表示する
   ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
8. 前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示している状態で、他のトレイが選択された場合に、当該他のトレイを通った文書ファイルを抽出して表示する
   ことを特徴とする請求項６に記載のファイル管理装置。
9. 前記表示手段は、前記トレイ毎に設定された重要度に応じ、重要度の高い文書ファイルを優先的に表示する
   ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
10. 前記トレイ内にユーザが指定した自己のトレイが存在し、
    前記表示手段は、前記自己のトレイ内に前記ユーザが送信した文書ファイルが存在する場合に、前記文書ファイルを優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
11. 前記トレイは表示状態と非表示状態のいずれかに設定され、
    前記表示手段は、表示状態に設定されているトレイを通った文書ファイルを優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
12. 前記表示手段は、前記表示状態と前記非表示状態の切り替え回数が多いトレイを通った文書ファイルを優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項１１に記載のファイル管理装置。
13. 前記トレイは自動更新状態と非自動更新状態のいずれかに設定され、
    前記表示手段は、自動更新状態に設定されているトレイを通った文書ファイルを優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
14. 前記表示手段は、前記自動更新状態に設定されているトレイを通った文書ファイルを自動更新間隔が短いものほど優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項１３に記載のファイル管理装置。
15. 前記表示手段は、使用頻度が高く、あるいは使用期間が長い前記トレイを通った文書ファイルを優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
16. 前記表示手段は、前記トレイ内の文書ファイルを一覧表示する際に、前記トレイ内の滞留時間の長い文書ファイルを優先的に表示する
    ことを特徴とする請求項５に記載のファイル管理装置。
17. ファイルサーバと、
    前記ファイルサーバにネットワークを介して接続されるクライアントコンピュータと、
    を備え、
    前記クライアントコンピュータは、
    文書ファイルを前記ファイルサーバの共有領域に格納する毎に、該共有領域に一意に設定された識別子を前記文書ファイルに順次付加する付加手段と、
    共有領域内の文書ファイルを一覧表示する場合に、前記文書ファイルに含まれる前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する表示手段と、
    を備えることを特徴とするファイル管理システム。
18. コンピュータのプロセッサに、
    文書ファイルを共有領域に格納する毎に、該共有領域に一意に設定された識別子を前記文書ファイルに順次付加する付加ステップと、
    共有領域内の文書ファイルを出力装置に一覧表示する場合に、前記文書ファイルに含まれる前記識別子を前記文書ファイルに関連付けて表示する表示ステップと、
    を実行させることを特徴とするプログラム。

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