JP5753056B2 - 検索装置、文書管理方法、及び文書検索システム - Google Patents

Description

本発明は、検索装置、文書管理方法、及び文書検索システムに関し、例えば、ファイルサーバ内に保存された大量のファイルデータを効率的に整理するための技術に関する。

近年、会社等の組織内において独自のファイルサーバを使う機会が増えている。このような組織内のファイルサーバは、電子データの保存・共有のために利便性が高く、広く普及している。しかし、ファイルサーバの容量は増大しがちであるため、不要なファイルの削除を支援・促進するための技術に対する要求が高まっている。例えば、デジタルデータが爆発的に増大していること（非特許文献１）、企業内ではRDB(Relational Database)に格納されている構造データは全体の２割に過ぎないこと、大半は文書ファイルなどの非構造文書であることなどが調査・報告されている（非特許文献２）。

また、不要なファイルの削除を支援するソフトウェア（非特許文献３乃至５）が提案されている。これらの技術では、最終更新日が古い・最終アクセス日が古い・内容が重複したファイルがある・ファイル名が類似したファイルがあるなどの条件を用い、不要と思われるファイルの提示を行う機能を持つ。これらのファイルについて、自動的なアーカイブ化・削除の機能を持つものや、ファイルを利用しているユーザの確認・了承によりアーカイブ化・削除の機能を持つものがある。

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上記既存技術は、いずれも不要と推定されるファイルをユーザに提示し、ユーザに当該ファイルの削除を促すことで、ファイルサーバの使用容量削減を図る機能を持っている。

しかしながら、この方式には主に以下の三つの課題がある。
一つ目の課題は、既存技術はファイル単位で削除候補を示すため、削除候補ファイルの数が膨大であった場合に、ユーザが確認及び削除を行う工数が膨大になってしまうことである。

二つ目の課題は、既存技術はファイル単位で削除候補を示すため、削除候補ファイルが格納されているフォルダ内に含まれる別のファイルが残ってしまうことである。一般的に、同一フォルダ内に格納されているファイルは互いに関連を持っているため、一部のファイルのみを削除すると、それ以外のファイルが用途不明の状態で残ってしまうことがあり、不便であるとともに、残ったファイル自体の使用頻度も減る可能性が高い。

三つ目の課題は、既存技術を用いたとしても、個々のファイルの不要の度合いが低くても、フォルダ全体では不要とみなせる場合を検出できないことである。例えば、ファイルサイズによって、ファイルが不要か否かを判定するシステムの場合、閾値を下回るファイルが多数含まれるフォルダを、このシステムでは検出できない。

本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、ファイルサーバに格納されたファイル及びフォルダに対して、ファイルのメタデータを利用し、削除候補をフォルダ単位で提示するための技術を提供する。

上記目的を達成するために、本発明の業務文書検索システムは、ファイルサーバに保存されているフォルダに対して、複数の観点に基づき、削除候補となるフォルダを自動的に検出する削除候補解析手段と、削除候補となるフォルダを、該当する観点の数に応じて表示形態を区別して表示する検索要求手段と、を設けたものである。

即ち、本発明は、ファイルサーバに接続され、複数のファイルと複数のフォルダの中から所望のデータを検索する検索装置であって、ファイルの不要度を決定するための評価情報であって、異なる複数の項目で構成される評価情報と、検索用の複数のファイル及びフォルダを含む検索用インデックスデータと、を保持する記憶装置と、ファイサーバを巡回し、前記検索用インデックスデータを作成するプロセッサと、を有する。ここで、評価情報は、複数の項目のそれぞれについて、複数のファイルを分類するための複数の閾値を含んでいる。そして、プロセッサは、ファイルサーバを巡回する度に、評価情報における各項目の前記複数の閾値を設定する。また、プロセッサは、評価情報に基づいてファイルの不要度のファイルスコア値を算出し、ファイルの不要度のスコア値に基づいて当該ファイルを含むフォルダの不要度を示すフォルダスコア値を算出する。このフォルダスコア値によって削除候補となるフォルダが検出される。

本発明に関連する更なる特徴は、本明細書の記述、添付図面から明らかになるものである。また、本発明の実施形態は、要素及び多様な要素の組み合わせ及び以降の詳細な記述と添付される特許請求の範囲の様態により達成され実現される。

本明細書の記述は典型的な例示に過ぎず、本発明の特許請求の範囲又は実施形態を如何なる意味に於いても限定するものではないことを理解する必要がある。

本発明によれば、ファイルサーバに格納されたファイル及びフォルダに対して、ファイルのメタデータを利用し、削除候補をフォルダ単位で提示することができるようになる。

本発明の実施形態による業務文書検索システム（文書処理システム）の概略構成例を示す図である。 本発明の実施形態によるフォルダデータのデータ構成例を示す図である。 本発明の実施形態によるファイルデータのデータ構成例を示す図である。 本発明の実施形態による削除観点データのデータ構成例を示す図である。 本発明の実施形態によるファイルサーバ巡回プログラムにおいて実行される動作例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態による削除候補解析プログラムにおいて実行される動作例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態による検索要求プログラムにおいて実行される動作例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態による検索要求画面での検索結果の表示内容を例示する図である。

以下、添付図面を参照して本発明の実施形態について説明する。添付図面では、機能的に同じ要素は同じ番号で表示される場合もある。なお、添付図面は本発明の原理に則った具体的な実施形態と実装例を示しているが、これらは本発明の理解のためのものであり、決して本発明を限定的に解釈するために用いられるものではない。

本実施形態では、当業者が本発明を実施するのに十分詳細にその説明がなされているが、他の実装・形態も可能で、本発明の技術的思想の範囲と精神を逸脱することなく構成・構造の変更や多様な要素の置き換えが可能であることを理解する必要がある。従って、以降の記述をこれに限定して解釈してはならない。

更に、本発明の実施形態は、後述されるように、汎用コンピュータ上で稼動するソフトウェアで実装しても良いし専用ハードウェア又はソフトウェアとハードウェアの組み合わせで実装しても良い。

なお、以後の説明では「テーブル」形式によって本発明の各情報について説明する（図２及び３）が、これら情報は必ずしもテーブルによるデータ構造で表現されていなくても良く、リスト、ＤＢ、キュー等のデータ構造やそれ以外で表現されていても良い。そのため、データ構造に依存しないことを示すために「テーブル」、「リスト」、「ＤＢ」、「キュー」等について単に「情報」と呼ぶことがある。

以下では「プログラム」を主語（動作主体）として本発明の実施形態における各処理について説明を行うが、プログラムはプロセッサによって実行されることで定められた処理をメモリ及び通信ポート（通信制御装置）を用いながら行うため、プロセッサを主語とした説明としてもよい。また、プログラムの一部または全ては専用ハードウェアで実現してもよく、また、モジュール化されていても良い。各種プログラムはプログラム配布サーバや記憶メディアによって本発明のシステムにインストールされてもよい。

＜業務文書検索システムの構成及び機能＞
以下、本発明を実施する場合の第１の実施形態を、図面を用いて詳細に説明する。図１は、本発明に係る実施形態における、業務文書検索システム（「文書検索システム」と言うこともできる）１００の概略構成を示す図である。

業務文書検索システム１００は、検索サーバ１と、クライアント３と、ファイルサーバ４と、を有し、それらがＬＡＮ（Local Area Network）等の有線又は無線の通信回線９により通信可能に接続されたシステムである。ここで、検索サーバ１、ファイルサーバ４及びクライアント３はそれぞれ１台ずつ図示しているが、それぞれ２台以上存在していてもよい。また、通信回線９はＬＡＮに限定されるものではなく、例えばＷＡＮ（Wide Area Network）やインターネットとすることもできるし、これらの組み合わせとすることもできる。

以上のような構成により、後に詳述するように、検索サーバ１は、ファイルサーバ４に記憶されているファイル名等を収集して、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を作成して記憶しておくことができる。（以下、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を「インデックス」または「インデックスデータ」と呼ぶことがある。）そして、クライアント３は、検索サーバ１にファイル検索要求（以下「検索要求」と略記することがある。）を送信し、検索サーバ１は上述のインデックスデータを参照してファイル検索を行い、クライアント３にファイル検索結果（以下「検索結果」と略記することがある。）を送信することができる。

（i）クライアント３の構成・機能
クライアント３は、ＰＣ(Personal Computer)等の計算機によって構成され、入力装置３２と、出力装置３３と通信可能に接続されている。入力装置３２は、キーボード、マウス等の装置であり、クライアント３の操作者は入力装置３２を操作することで、クライアント３が実行するべき処理を指示することができる。すなわち入力装置３２は、クライアント３の入力手段として機能する。出力装置３３は、液晶ディスプレイ、プリンタ等の装置であり、クライアント３が実行した処理の結果等を表示あるいは印刷出力する。すなわち出力装置３３はクライアント３の表示手段及び／又は出力手段として機能する。また、図示していないが、クライアント３は磁気ディスク等からなる記憶装置を内蔵、あるいは外部接続している。記憶装置と、図示していないがクライアント３の主記憶装置等は、クライアント３の記憶手段として機能する。

クライアント３は、図示していないＣＰＵ（Central Processing Unit）及び主記憶装置等を有し、当該ＣＰＵは、図示していないが、記憶装置に記憶されている検索要求プログラム３１等のプログラムを主記憶装置上にローディングし、その命令コードを実行することで各種の処理を実行する。また、ＣＰＵは、検索要求プログラム３１等の応用プログラムの命令コードを実行する際、ＯＳ（Operating System）等のプログラムの命令コードも実行する場合がある。以上のようなプログラム実行にかかわる技術は周知であるので、以降の説明および図面においては、プログラム実行に係る説明が煩雑になるのを避けるため、検索要求プログラム３１等が主体となって処理を実行するかのように記載する。なお、各プログラムの機能を電子装置または電子装置とファームウェアの組合せ等で実現することも可能である。

検索要求プログラム３１は、クライアント３の操作者が入力装置３２によって入力した削除候補フォルダ解析指示（例えば、後述の処理によりファイルサーバ内の不要と推定されるフォルダの解析を要求するための指示）や、削除指示（例えば、フォルダ名が「バックアップ」であるフォルダの削除を要求するための指示）を受けて、検索サーバ１に削除要求を送信する。また、検索サーバ１がクライアント３に送信した削除候補フォルダ解析結果及び各フォルダ内のファイル情報を受信し、出力装置３３に表示する。検索要求プログラム３１は、実施形態１に係わる独自のプログラムであってもよいし、例えばＷＥＢブラウザであってもよい。ＷＥＢブラウザを検索要求プログラム３１として使用する場合、後述する検索サーバ１の検索プログラム１３は、例えばＷＥＢアプリケーションとすればよい。

（ii）ファイルサーバ４の構成・機能
ファイルサーバ４は、ＰＣ等の計算機によって構成され、記憶装置４２と通信可能に接続されている。記憶装置４２は、磁気ディスク等の装置であり、ファイルサーバ４に内蔵され又は外部接続される。図１では、１台の記憶装置４２がファイルサーバ４に接続されているかのように例示しているが、実際には、むしろ２台以上の記憶装置４２がファイルサーバ４に接続されることが多く、また、２台以上の記憶装置４２が２台以上のファイルサーバ４に、切り替え可能に接続されることも多い。

記憶装置４２は、さまざまなファイルを記憶している。図１では、ファイルのうち後述する検索サーバ１がインデックス作成対象とするものを、「検索対象ファイル４３」と記述しているが、検索対象ファイル４３という特定のファイルが存在するのではない。検索対象ファイル４３は、例えば記憶装置４２に記憶されている全てのファイルであってもよいし、あるいは、特定のフォルダ内の全てのファイル等、記憶装置４２に記憶されている一部のファイルであってもよい。

ファイルサーバ４は、ファイル管理プログラム４１を有している。ファイル管理プログラム４１は、検索対象ファイル４３を含め、記憶装置４２に記憶されているファイルの記憶位置等を管理する。また、ファイル管理プログラム４１は、検索サーバ１からファイルの格納場所等を受信し、当該格納場所に記憶された検索対象ファイル４３等を読み込み、当該ファイルの記憶内容を検索サーバ１に送信する機能も有している。

（iii）検索サーバ１の構成・機能
検索サーバ１は、ＰＣ等の計算機で構成され、記憶装置２と通信可能に接続されている。記憶装置２は磁気ディスク等の装置で構成され、ファイルサーバ１に内蔵され又は外部接続される。図１では、１台の記憶装置２が検索サーバ１に接続されているかのように例示しているが、２台以上であってもよい。記憶装置２と、図示していないがファイルサーバ１の主記憶装置等は、ファイルサーバ１の記憶手段として機能する。

記憶装置２は、フォルダデータ２１、ファイルデータ２２及び削除観点データ２３を記憶している。これらのファイルの記憶内容等については、以降の検索サーバ１の機能説明と合わせて説明する。

また、検索サーバ１は、ファイルサーバ巡回プログラム１１、削除候補解析プログラム１２、及び検索プログラム１３を有している。

ファイルサーバ巡回プログラム１１は、例えば毎日同じ時刻、一定時間毎（周期的）、或いはユーザが設定した時刻（必ずしも周期的である必要はない）等の所定のタイミングで、検索対象ファイル４３を参照し、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を作成する。フォルダデータ２１には、後述するように、フォルダのパス、当該フォルダの下位階層のフォルダのリスト、当該フォルダに格納されているファイルのリスト、及び不要フォルダか否かを判定する際に用いる削除フラグ等が記憶される。ファイルデータ２２には、後述するように、ファイルのパス、ファイル名、ファイルサイズ、ファイルの更新日、及びファイルの参照回数等が記憶される。

記憶装置４２内のどのファイルを検索対象ファイル４３とするかについては、図示していないが、例えば、予め記憶装置２に記憶装置４２のファイルパス（“/etc/usr1/”等）を１以上記憶しておき、当該ファイルパス配下のファイルを検索対象ファイル４３とすることができる。なお、記憶装置４２が２台以上存在する場合等には、当該ファイルパスがどの記憶装置上に存在するか等も含めて記憶しておけばよい。以上のようにフォルダデータ２１及びファイルデータ２２を作成することで、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を参照してファイル及びフォルダの検索を行うことが可能になり、検索の都度、検索対象ファイル４３を参照する必要がなくなるので、検索に要する処理時間を短縮することができる。

なお、以上のように、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を参照して所望のファイル或いはフォルダを検索する場合、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２（インデックス）作成後に検索対象ファイル４３が削除された、あるいは変更されることがある。例えばファイル名が「作業報告」であるファイルについてフォルダデータ２１及びファイルデータ２２が作成された後、当該ファイルが削除された場合等である。このような場合、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を検索すると、検索対象ファイル４３を検索した場合とは異なる検索結果が得られることになる。これは、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を参照するとファイル名が「作業報告」のファイルが存在しているように見えるが、検索対象ファイル４３には存在していないからである。そこで、前述したように、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、例えば毎日同じ時刻等の所定のタイミングで処理を行うようにすることができる。このようにすることで、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２が定期的に更新され、検索対象ファイル４３と大きく乖離することを防ぐことができる。

そして、ファイルサーバ巡回プログラム１１が処理を行うタイミングの間隔を短くすることで（例えば、１時間おきに処理を行うようにすることで）、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２と検索対象ファイル４３の乖離を、より小さくすることができる。ただし、ファイルサーバ巡回プログラム１１が処理を行うタイミングの間隔を短くするということは、検索対象ファイル４３の全ファイルに対するＩＯが発生する間隔も短くなるということなので、ファイルサーバ４の性能等も考慮した上で、ファイルサーバ巡回プログラム１１が処理を行うタイミングの間隔を決める必要がある。例えば、検索対象ファイル４３においてファイルの追加或いは削除が発生したことをファイルサーバ４から検索サーバ１に通知し、その通知に応答して、ファイルサーバ巡回プログラム１１による処理のタイミングが決定されるようにしても良い。

削除候補解析プログラム１２は、検索サーバ１がクライアント３からの削除候補解析開始要求（後述の図８において、削除候補フォルダ解析ボタン８０６が押下されたことにより起動要求が出される）を受信した場合に起動される。そして、削除候補解析プログラム１２は、フォルダデータ２１及びファイルデータ２２を基に、削除候補となるフォルダを判定する。より具体的には、削除候補解析プログラム１２は、フォルダデータ２１内に格納されている、当該フォルダ内の格納ファイルリストに記載の各ファイルを解析し、当該フォルダの不要の度合いを判定しフォルダ不要度２１５を更新する。また、削除候補解析プログラム１２は、フォルダ不要度２１５に基づいてフォルダ表示形態２１６を更新する。

不要か否かを判定するための条件は、削除観点データ２３に記載されている。削除観点データ２３は、削除観点データを一意に特定・識別するための情報である削除観点ID２３１と、当該削除観点の不要の度合いを決定する際に用いる条件（閾値）A２３２、条件（閾値）B２３３、条件（閾値）C２３４、及び条件（閾値）D２３５と、を構成情報として含んでいる。当該削除観点データ２３の詳細については後述する。

検索プログラム１３は、検索サーバ１がクライアント３からの検索要求を受信した場合に起動され、ファイル検索を実行する。具体的には、フォルダデータ２１とファイルデータ２２の一方又は両方を参照して、検索要求の検索条件式に合致するファイルが存在するかどうか判定し、存在する場合には、合致したファイルのファイル名等からなる検索結果をクライアント３に送信する。

検索プログラム１３は、検索対象ファイル４３をフォルダデータ２１及びファイルデータ２２に記憶された文書を含むフォルダのうち、不要の度合いが強いもの（必要度が低いもの）をより強調して、ツリー状の階層を作成する機能（以下「仮想分類機能」という。）を有している。当該仮想分類機能を実行する際には、フォルダデータ２１が参照される。

＜フォルダデータの構成及び機能＞
図２は、本発明の実施形態によるフォルダデータ２１のデータ構成例を示す図である。フォルダデータ２１には、検索対象ファイル４３が格納されるフォルダの情報が格納される。

フォルダデータ２１の１レコード２１０は、フォルダのパス２１１と、当該フォルダの下位階層のフォルダのリストである下位フォルダリスト２１２と、当該フォルダに格納されているファイル（下位階層にフォルダがある場合には当該下位階層フォルダ（「下位フォルダ」とも言う）に含まれるファイルは除かれる）のリストである格納ファイルリスト２１３と、当該フォルダ以下に削除候補となるフォルダを含むか否かを示す削除候補フォルダ保持フラグ２１４と、当該フォルダの不要の度合いを表すフォルダ不要度２１５と、クライアント画面における当該フォルダの表示形態を決定する際に用いるフォルダ表示形態２１６の各データ項目と、を構成項目として含んでいる。

パス２１１には、当該フォルダの絶対パス、例えば“/ 部内共用 / バックアップ”が設定される。

下位フォルダリスト２１２には、当該フォルダの下位階層に格納されているフォルダ群のパスが列挙されたリスト、例えば［“/ 部内共用 / バックアップ / 動画”, “/ 部内共用 / バックアップ / 報告書”, “/ 部内共用 / バックアップ / 開発資料”］が設定される。

格納ファイルリスト２１３には、当該フォルダに格納されているファイル群のファイル名が列挙されたリスト、例えば［“プロモーションビデオA.avi”,“プロモーションビデオB.avi”, “Readme.txt”］が設定される。

削除候補フォルダ保持フラグ２１４には、当該フォルダの下位階層に、削除候補となるフォルダを含むか否かを示すフラグが格納される。削除候補となるフォルダを含む場合はtrue、含まない場合はfalseが設定される。本発明の実施形態では、後述するクライアント画面（図８）において、削除候補のフォルダ、または、下位階層に削除候補のフォルダを含むフォルダを表示する。その際の表示形態の一部を決定するために削除候補保持フラグ２１４が使用される。クライアント画面（図８）を生成して表示画面上に表示する場合、下位に削除候補のフォルダ（下位階層フォルダ）を有する上位階層フォルダを表示せずに、当該削除候補の下位階層フォルダのみを表示してもフォルダ間の相対的な関係が分からない。このため、当該上位階層フォルダも表示するようにしている。そして、このような表示を実現するために、上記削除候補フォルダ保持フラグ２１４が必要となるのである。

フォルダ不要度２１５には、当該フォルダの不要の度合いを数値化した値が格納される。初期値は０であり、数値が大きいほど不要の度合いが高い（必要度が低い）ことを表す。この値は後述する削除候補解析処理によって算出される。

フォルダ表示形態２１６には、クライアント画面における当該フォルダの表示形態（図８におけるフォルダの濃さや色）を表す数値が格納される。初期値は０で、例えば０から４の整数が格納される。フォルダ表示形態２１６は、フォルダ不要度２１５と関連しており、表示形態０は当該フォルダのフォルダ不要度２１５が０の場合に対応し、削除候補ではないことを表す。フォルダ不要度２１５が大きくなるにつれてフォルダ表示形態２１６も大きな値が段階的に設定されることになる。

＜ファイルデータの構成及び機能＞
図３は、本発明の実施形態による、ファイルデータ２２のデータ構成例を示す図である。ファイルデータ２２には、検索対象ファイル４３における、個々のファイルの情報が格納される。

ファイルデータ２２の１レコード２２０は、当該ファイルのパス２２１と、当該ファイルのファイル名２２２と、当該ファイルのファイルサイズ２２３と、当該ファイルの更新日２２４と、当該ファイルの参照回数２２５と、当該ファイルのファイルサイズ不要度２２６と、当該ファイルの更新日不要度２２７と、当該ファイルの参照回数不要度２２８と、各削除観点を総合した当該ファイルのファイル不要度２２９と、を構成項目として含んでいる。

パス２２１には、当該ファイルが格納されているフォルダの絶対パス、例えば“/ 部内共用 / バックアップ”が設定される。
ファイル名２２２には、当該ファイルのファイル名、例えば“保存用.zip”が設定される。

ファイルサイズ２２３には、当該ファイルのファイルサイズ、例えば“27,328”が設定される。なお数値の単位は適宜変更可能である。実施形態では単位をメガバイト（MB）とした。
更新日２２４には、当該ファイルの更新日、例えば“2004.03.02”が設定される。

参照回数２２５には、当該ファイルの参照回数、例えば“125”が設定される。なお、参照回数とは、ユーザが当該ファイルを実行した回数を表す。

ファイルサイズ不要度２２６、更新日不要度２２７、及び参照回数不要度２２８には、それぞれ、ファイルサイズ、更新日、参照回数の観点での当該ファイルの不要の度合いを数値化した値が格納される。初期値は０で、０から４の整数が格納される。０は不要の度合いが０（必要度が高い）、すなわち当該ファイルが当該削除観点において削除候補ではないことを表す。数値が大きいほど不要の度合いが高い（必要度が低い）ことを意味している。不要の度合いを示す”観点”はここで列挙したものに限られず、別の要素を用いても良い。

ファイル不要度２２９には、ファイルサイズ不要度２２６、更新日不要度２２７、参照回数不要度２２８を総合して決定される当該ファイルの不要の度合いを数値化した値が格納される。初期値は０で、例えば０から１２の整数が格納される。ファイル不要度２２９は、ファイルサイズ不要度２２６、更新日不要度２２７、及び参照回数不要度２２８を加算した値が格納される。様々な観点で不要度を評価するので、ファイルサーバ４に含まれるファイルが不要か否か、正確に把握することが可能となる。

＜削除観点データの構成＞
図４は、本発明の実施形態による、削除観点データ２３のデータ構成例を示す図である。削除観点データ２３は、前述したように、フォルダが削除候補であるか否かを判定する際に使用される情報が格納される。

削除観点データ２３の1レコード２３０は、削除観点データを一意に特定・識別するための情報を表す削除観点ID２３１と、条件A２３２、条件B２３３、条件C２３４、条件D２３５、及び条件E２３６と、を構成項目として含んでいる。ここでは条件がA乃至Eの５つのみ示されているがこれよりも多くても少なくても構わない。

削除観点ID２３１は、各削除観点データを一意に特定・識別するための情報を数値で表しており、例えば“02”が設定される。

条件AからEは、ファイルデータ２２における当該削除観点の不要度を決定する際に用いる。例えばあるファイルのファイルサイズ不要度２２６を求める際には、当該ファイルのファイルサイズ２２３を条件AからEと比較し、適合する条件に対応する値（例えば、条件Aの時は０）を格納する。

以上で実施形態の業務文書検索システムの構成・機能の説明を終了する。以下、各プログラムのフローチャートを参照しつつ、実施形態のファイル検索システムの動作を説明する。

＜ファイルサーバ巡回プログラムによる処理動作＞
図５は、本発明の実施形態による、ファイルサーバ巡回プログラム１１の処理動作を説明するためのフローチャートである。
（i）ステップＳ５０１
ファイルサーバ巡回プログラム１１は、起動要求に応答して処理を開始すると、検索対象ファイル４３のフォルダデータレコード２１０及びファイルデータレコード２２０を作成等する。具体的には、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、例えば、ファイル管理プログラム４１に対して、予め設定したパス（例えば“/部内共用”）に含まれているファイルを読込、送信するように要求する。そして、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、ファイル管理プログラム４１からファイルを受信すると、取得したファイルのパス（例えば“/部内共用/作業報告１.doc”）が、パス２２１に設定されているファイルデータレコード２２０が存在するか判定する。

該当するファイルデータレコードが存在しない場合は、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、取得したファイルに基づいて、パス、ファイル名、ファイルサイズ、更新日、参照回数を、それぞれ、パス２２１、ファイル名２２２、ファイルサイズ２２３、更新日２２４、及び参照回数２２５を設定して、ファイルデータレコード２２０を追加する。

一方、該当するファイルデータレコードが存在する場合は、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、当該ファイルデータレコード２２０（以下「更新対象ファイルレコード」という。）のファイルサイズ２２３、更新日２２４及び参照回数２２５を更新する。

また、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、当該パスが、パス２１１に設定されているフォルダデータレコード２１０が存在するか判定する。

該当するフォルダレコードが存在しない場合は、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、取得したファイルから、パス、下位階層のフォルダのリスト、格納されているファイルのリストを、それぞれ、パス２１１、下位フォルダリスト２１２、格納ファイルリスト２１３を設定して、フォルダデータレコード２１０を追加する。

一方、該当するフォルダレコードが存在する場合は、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、当該フォルダデータレコード２１０（以下「更新対象フォルダレコード」という。）の下位フォルダリスト２１２及び格納ファイルリスト２１３を更新する。

ファイルサーバ巡回プログラム１１は、以上の処理を、予め設定したパス配下のファイル全てについて実行した後、新たに作成したファイルデータレコード２２０以外のレコードであって、更新対象ファイルレコードにならなかったファイルデータレコード２２０が存在する場合、当該ファイルデータレコード２２０を削除する。

同様に、ファイルサーバ巡回プログラム１１は、予め設定したパス配下のファイル全てについて実行した後、新たに作成したフォルダデータレコード２１０以外のレコードであって、更新対象フォルダレコードにならなかったフォルダデータレコード２１０が存在する場合、当該フォルダデータレコード２１０を削除する。

なお、ファイルデータ２２及びフォルダデータ２１を作成等する方法は、上述の方法に限られず、予め設定したパス以下に含まれるファイル及びフォルダの情報が取得できる方法であれば任意の方法が適用可能である。

（ii）ステップＳ５０２
ファイルサーバ巡回プログラム１１は、ファイルデータ２２及びフォルダデータ２１を作成した後、それらを基に削除観点データ２３における各削除観点の条件AからEを設定する。各条件を設定する際には、各フォルダデータレコード２１０の格納ファイルリスト２１３に記載のファイル群における該当する削除観点（ファイルサイズなど）の分布に基づいて決定する。

ファイルサーバ４において、一般に不要とみなせるファイルには偏りがあると考えられる。これはパレートの法則などの経験則に基づく。パレートの法則が成り立つと仮定すると、ファイルサーバ４において、全ファイルの２割の中に不要なファイルの８割が含まれ、また別の見方をすると、全フォルダの２割の中に不要なフォルダの８割が集中していると経験則上言うことができる。そのため、条件を設定する際にはこのような経験則を考慮することで効率のよいフォルダの削除を実現することが可能となる。

例えば、削除観点がファイルサイズである場合を考える。条件A２３２から順に設定を行う。まず条件A２３２を設定する際には、インデックス登録されている全ファイルをファイルサイズが大きい順にソートする。そして、ファイルサイズが上位２割までに含まれるファイル群（例えば１０００００件のファイルがあるとすると、ファイルサイズが上位２００００件までのファイル群）であって、ファイル群に含まれるファイルとそうでないファイルとの境界となるファイルサイズ（例えば、135MB）を求め、この値を用いて条件A２３２の条件式を設定する（例えば、ファイルサイズ＜135MB）。この条件を用いることで、ファイルサーバの中で容量のボトルネックになっているファイルサイズが上位２割のファイルを発見することが容易になる。ファイルサイズが大きいということはファイルサーバ４を圧迫しているという考えに基づくものである。なお、「２割」という数値は固定の割合ではなく、状況に応じて適宜設定可能である。従って、一般化して、K割（ただし、K＜１０−Kが望ましい）と表現することができる。

また、削除観点が更新日の場合は、日付が古いほど不要の度合いが高くなる。そのため、古い順に上位２割を抽出していくことで、各条件を設定すればよい。削除観点が参照回数の場合は、参照回数が少ないほど不要の度合いが高くなる。そのため、参照回数が少ない上位２割を抽出していくことで、各条件を設定すればよい。

次に、条件B２３３を設定する際には、条件Aで上位２割のファイル群（上記２００００件のファイル）の中でさらに上位２割となるファイル群（４０００件のファイル群）であって、そのファイル群に含まれるファイルとそうでないファイルとの境界となるファイルサイズ（例えば372MB）を求め、この値と条件Aに用いた値を用いて条件B２３３の条件式として設定する（例えば、135MB≦ファイルサイズ＜372MB）。

さらに、条件C２３４、条件D２３５、条件E２３６も同様に、残ったファイル群の上位２割となるファイルサイズを求めて条件式を設定する。このようにパレートの法則を多段階に適用することで、不要なファイルを特定しやすくなる。本発明の実施形態では、さらにフォルダ単位で削除候補を提示するため、ひとまとめに確認・削除することができ、より効率が高まる。さらに、他の条件を用いると、上位の中のさらに上位のファイルを絞り込んでいくことが可能となり効率的である。また、当該実施形態では、複数種類（３種類）の削除観点を複合的に考慮して不要となるフォルダを提示するため、確認・削除すべきフォルダをさらに絞り込むことが可能となる。

以上で説明したように、当該実施形態においては、ファイルサーバ巡回プログラム１１が処理を行うたびに、処理時点の検索対象ファイル４３に対応するフォルダデータ２１とファイルデータ２２と削除観点データ２３が作成される。よって、動的に各ファイル及びフォルダの不要度が算出されるため、使用状況に応じて、ファイルサーバ４内のおける削除候補フォルダを動的にユーザに提示することが可能となる。

＜削除解析プログラムの処理動作＞
図６は、本発明の実施形態による、削除候補解析プログラム１２の処理動作を説明するためのフローチャートである。削除候補解析プログラム１２は、前述したように、各フォルダに含まれるファイル群を解析し、各フォルダが削除候補か否かを判定するプログラムである。削除候補解析プログラム１２は各フォルダ内容を表すフォルダデータ２１を順に解析し、削除候補としての解析結果をフォルダ不要度２１５に、またそれから得られるフォルダ表示形態２１６の値を格納する処理を行う。なお、フローチャート内の各処理の動作主体は、特に断らない限りは削除候補解析プログラム１２である。

（i）ステップＳ６０１
削除候補解析プログラム１２は、削除候補フォルダ解析要求（ボタン８０６の押下）に応答して処理開始すると、未処理のフォルダデータレコード２１０、すなわち解析が済んでいないフォルダのレコードを１つ選択する。

（ii）ステップＳ６０２
削除候補解析プログラム１２は、Ｓ６０１で選択したフォルダデータレコード２１０における格納ファイルリスト２１３に格納されているファイル群に対して、それぞれのファイルサイズ不要度２２６、更新日不要度２２７、参照回数不要度２２８、ファイル不要度２２９を求める。

例えば、ファイルサイズ不要度２２６を求める際、削除候補解析プログラム１２は、まず当該ファイルデータレコード２２０におけるファイルサイズ２２３（27,328MB）を取得する。次に、削除候補解析プログラム１２は、削除観点データ２３からファイルサイズに該当する削除観点データレコード２３０を参照し、各条件とファイルサイズ２２３を比較する。その結果該当する条件に応じてファイルサイズ不要度２２６を決定する。具体的には、条件Aは０、条件Bは１、条件Cは２、条件Dは３、条件Eは４となる。なお、各削除観点で条件が異なったとしても、条件と数値の対応は同一である。

そして、削除候補解析プログラム１２は、各削除観点について不要度を算出後、それらの数値を加算した値を当該ファイルデータレコード２２０のファイル不要度２２９として設定する。

（iii）ステップＳ６０３
削除候補解析プログラム１２は、Ｓ６０１で選択したフォルダデータレコード２１０のフォルダ不要度２１５を算出する。これはＳ６０２で算出した各ファイルデータレコードのファイル不要度２２９に基づいて算出される。様々な算出方法が適用可能であるが、当該実施形態では、当該フォルダデータレコード２１０の格納ファイルリスト２１３に含まれる各ファイルのファイルデータレコード２２０におけるファイル不要度２２９を加算した値とする。これにより、フォルダ内の個々のファイルの不要度が低くても、そのようなファイルが多数存在する場合はフォルダ不要度２１５が高くなり、より削除すべきフォルダをユーザに提示することが可能となる。

（iv）ステップＳ６０４
削除候補解析プログラム１２は、フォルダデータ２１中に未処理のレコードが存在するか否かを判定する。未処理のレコードが存在すれば、処理はＳ６０１に戻り、存在しなければ、処理はＳ６０５に進む。このようにしてフォルダデータ２１中の全レコードに対して各不要度を算出する。

（v）ステップＳ６０５
削除候補解析プログラム１２は、すべてのフォルダデータレコード２１０におけるフォルダ不要度２１５の分布に基づき、各フォルダデータレコード２１０におけるフォルダ表示形態２１６を求める。これは、後述するクライアント画面において、削除候補となるフォルダを表示する際に、相対的に不要の度合いが大きいフォルダを強調して表示するために行う処理である。

削除候補解析プログラム１２は、フォルダ表示形態２１６を求める際、削除観点データ２３における条件を求める場合と同様に、上述の経験則（パレートの法則）を利用する。すなわち、削除候補解析プログラム１２は、まず全フォルダデータレコード２１０におけるフォルダ不要度２１５の分布を算出する（フォルダの不要度が大きい順にソートする）。そして、削除候補解析プログラム１２は、フォルダ不要度２１５が０でないフォルダデータレコード２１０のフォルダ表示形態２１６を、１に設定する。これはフォルダ内のファイルに、いずれかの削除観点で削除候補と判定されたファイルが少なくとも１つ含んでいることを表す。

次に、削除候補解析プログラム１２は、フォルダ不要度２１５が０でない（不要度が１に設定された）フォルダデータレコード２１０群の中で、フォルダ不要度２１５の値が上位２割となるフォルダ群を特定し、当該上位２割のフォルダレコード群に含まれる不要度の値と含まれない不要度の値との境界値を取得してこれを条件（閾値）Aとする。そして、削除候補解析プログラム１２は、フォルダ不要度２１５が条件（閾値）Aより大きいフォルダデータレコード２１０のフォルダ表示形態２１６を、「２」に設定する。そして、さらに当該条件（閾値）Aよりも大きいフォルダ不要度２１５の値を有するフォルダレコード２１０群（表示形態「２」に設定されたフォルダ群）を、上述の処理を同様に、上位２割で区切る値で閾値を設定し、表示形態を順次決定していく。本実施形態では、フォルダ表示形態２１６を最大で４まで求めるようにしているが、必ずしも上限を設けなくてよい。

（vi）ステップＳ６０６
削除候補解析プログラム１２は、削除候補フォルダ保持フラグ２１４を更新する。すなわち、これはフォルダデータ２１中の全フォルダデータレコード２１０をチェックし、削除候補フォルダ保持フラグ２１４を更新することを意味する。削除候補フォルダ保持フラグ２１４は、仮想分類を表示する際に使用される。削除候補フォルダ保持フラグ２１４がtrueであれば、上述のように、当該フォルダに削除候補の下位階層フォルダが含まれることを意味するので、当該フォルダが表示され、falseであれば当該フォルダは表示されない。この処理については後述する。

具体的には、Ｓ６０６において、削除候補解析プログラム１２は、まず各フォルダデータレコード２１０におけるフォルダ表示形態２１６をチェックし、表示形態が「０」に設定されていなければ、当該フォルダデータレコード２１０における削除候補フォルダ保持フラグ２１４をtrueに更新する。この処理はフォルダデータレコード２１０内の下位フォルダリスト２１２に格納されているパス２１１に該当するフォルダデータレコード２１０に対しても再帰的に行う。例えば、フォルダデータレコード２１０のパス２１１が“/ 部内共用 / バックアップ / 動画”であり、下位フォルダリスト２１２が［“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 製品紹介”, “/ 部内共用 / バックアップ / 技術紹介”］であり、“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 製品紹介”の下位フォルダリスト２１２が［“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 製品紹介 / 大容量”］であり、“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 技術紹介”の下位フォルダリスト２１２が存在しなかった場合、削除候補フォルダ保持フラグ２１５のチェックは以下の４つのフォルダに対して行う。
“/ 部内共用 / バックアップ / 動画”
“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 製品紹介”
“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 製品紹介 / 大容量”
“/ 部内共用 / バックアップ / 動画 / 技術紹介”

これらのパスに該当するフォルダデータレコード２１０の表示形態２１６の中に、０でない数値が少なくとも１つあれば、“/ 部内共用 / バックアップ / 動画”のパスに該当するフォルダデータレコード２１０中の削除候補フォルダ保持フラグ２１５はtrueとなる。

＜検索要求プログラムの処理動作＞
図７は、本発明の実施形態による、検索要求プログラム３１の処理動作を説明するためのフローチャートである。検索要求プログラム３１は、クライアント３の操作者が入力装置３２を使用することにより起動される。

（i）ステップＳ７０１
検索要求プログラム３１は、起動されると、出力装置３３に検索要求画面８００を表示する。図８は、検索要求プログラム３１が起動されたときに表示される検索要求画面８００の構成例を示す図である。図８において、検索要求画面８００は、仮想分類表示領域８０１と、格納ファイル表示領域８０２と、削除候補フォルダ解析ボタン８０６と、選択フォルダ削除ボタン８０７と、選択ファイル削除ボタン８０８と、終了ボタン８０９と、を構成要素として含んでいる。なお、検索要求プログラム３１において、必要に応じて検索プログラム１３が実行される。

仮想分類表示領域８０１では、仮想フォルダがツリー構造で表示される。最上位階層は、ファイルサーバ４において、指定されたフォルダ以下のフォルダの階層構造が踏襲される。表示するフォルダは、フォルダデータ２１を参照することによって決定される。対応するフォルダデータレコード２１０におけるフォルダ表示形態２１６の値によって、仮想フォルダの表示形態は異なる。フォルダ表示形態２１６が０の場合は、白色など相対的に目立たない表示形態となる。数値が大きくなるに従って、色が濃くなったり、大きさ等形状が変化したりするなど、相対的に目立つ表示形態となる。このようなフォルダを目立たせることによって、操作者は当該フォルダが削除すべきフォルダであることを認識しやすくなる。例えば「大容量」仮想フォルダ８０４は、より不要の度合いが強いため目立つ表示形態となっている。

また、削除候補フォルダ保持フラグ２１４がfalseの場合は、当該フォルダ及び当該フォルダの下の階層に削除候補フォルダが存在しないことを示す。この場合は、当該フォルダ及び当該フォルダの下位の階層を表示しない。従って、白色で表示されたフォルダは、当該フォルダは削除候補となっていない（当該フォルダ直下には不要度が高いファイルが含まれていない）が、下位階層のいずれかのフォルダには不要度が高く、削除候補対象のフォルダが含まれていることが分かる。このように、削除候補のフォルダと、その上位フォルダのみが表示されることになり、操作者は無駄なフォルダを確認する必要がなくなる。

格納ファイル表示領域８０２は、仮想分類表示部８０１において選択された仮想フォルダに格納されているファイルが表示される。これらのファイルは、選択された仮想フォルダに対応するフォルダデータレコード２１０における格納ファイルリスト２１３を参照することによって得られる。

また、格納ファイル表示領域８０２には、各ファイルに対応するファイルデータレコード２２０の、ファイル名２２２、ファイルサイズ２２３、更新日２２４、参照回数２２５及び削除対象か否かを表す削除チェックボックス８０５が表示される。

（ii）ステップＳ７０２
検索要求プログラム３１は、検索要求画面８００が表示されると、操作者からの操作を待ち受ける。

（iii）ステップＳ７０３
検索要求プログラム３１は、削除候補フォルダ解析ボタン８０６が押下されると、検索要求プログラム３１は、削除候補フォルダ解析プログラムを起動する。

（iv）ステップＳ７０４
仮想分類表示領域８０１において仮想フォルダが押下されると、検索要求プログラム３１は、選択された仮想フォルダに対応するファイルデータレコード２２０を読み込み、格納ファイル表示部に該当するファイル群を表示する。

（v）ステップＳ７０５
格納ファイル表示領域８０２において削除チェックボックス８０５がチェックされると、検索要求プログラム３１は、削除チェックボックスを更新する。具体的には、検索要求プログラム３１は、削除チェックボックス８０５がチェックされる前にチェックされていない状態となっていたのであれば、チェックされた状態にし、チェックされた状態となっていたのであれば、チェックされていない状態に変更する。

（vi）ステップＳ７０６及びＳ７０７
選択フォルダ削除ボタン８０７が押下されると、検索要求プログラム３１は、選択されているフォルダ及びその下位のフォルダ及びファイルを削除する。すなわち、仮想分類表示領域８０１において選択されている仮想フォルダに対応するフォルダデータレコード２１０と当該フォルダデータレコード２１０の格納ファイルリスト２１３に対応するファイルデータ群が削除される。ただし、当該フォルダが削除候補になっていたとしても、下位フォルダが削除候補になっているとは限らない。このような場合、当該フォルダを削除してしまうと下位フォルダも削除されてしまうことになるため、当該フォルダ直下のファイルのみ削除し、当該フォルダ自身は親フォルダとして残しておいても良い。この場合、検索要求画面８００上に「当該フォルダには下位フォルダがあるので当該フォルダ直下のファイルのみ削除します」等のメッセージを表示するようにしても良い。或いは、削除候補となっていない下位フォルダについてのツリー構造を自動的に再構成するようにしても良い。

さらに、検索要求プログラム３１は、当該フォルダデータレコード２１０の下位フォルダリスト２１２に対応するフォルダデータレコード２１０に対しても同様に削除する。

選択ファイル削除ボタン８０８が押下されると、検索要求プログラム３１は、格納ファイル表示領域８０２において、削除チェックボックス８０５がチェックされているファイルを削除する。すなわち、対応するファイルデータレコード２２０が削除される。

このようにファイルやフォルダを削除する場合、検索要求プログラム３１は、ファイルサーバ４上に存在する、対応するフォルダ及びファイルも削除するようにファイルサーバ４にリクエストする。

以上のＳ７０３からＳ７０７の各処理が終了すると、検索要求画面８００が更新されＳ７０２に戻る。
終了ボタン８０９が押下されると、検索要求プログラム３１は、検索要求画面８００を閉じる。

＜変形例＞
本実施形態では、削除候補フォルダ保持フラグ２１４の値を決定する際に、対象のフォルダの直下のファイルのみの特徴に基づいて決定する処理について述べている。この他に、対象のフォルダの直下のファイルだけでなく、その下位に属するすべてのフォルダに含まれるファイルの特徴に基づいて決定する方法も考えられる。

また、本実施形態では、削除観点の例として、ファイルサイズとファイルの更新日とファイルの参照回数について述べている。この他の削除観点として、重複したファイル（ファイルの内容が部分的あるいはすべてが同一のファイル）を含むか否かという削除観点や、削除候補となるためのキーワード（削除キーワード）をあらかじめ設定しておき、そのキーワードを含むファイルを含むか否かという削除観点などが考えられる。前者の削除観点を導入する際には、Ｓ６０２の処理において、当該ファイルと重複したファイルがファイルサーバ上に含まれる数が多いほど当該不要度を高くするように設定すればよい。また、後者の削除観点を導入する場合には、Ｓ６０２の処理において、当該ファイルのファイル名に削除キーワードを含む数が多いほど当該不要度を高くするように設定すればよい。

＜まとめ＞
（１）本発明の実施形態では、検索サーバにおいて、ファイルサーバの巡回処理をして検索用インデックスを更新する度に、削除観点データ（評価情報）の各項目（例えば、ファイルサイズ不要度、更新日不要度、参照回数不要度等）における、複数の閾値（例えば、図４における条件Ａ乃至Ｅの各条件に含まれるか否かを決定するための閾値）が動的に設定される。そして、削除候補解析処理において、削除観点データが参照され、各ファイルの不要度がスコア値として算出され、そのファイルのスコア値（ファイルスコア値）を合計することにより対象ファイル（例えば、直下のファイル）を含むフォルダの不要度のスコア値（フォルダスコア値）が算出される。このスコア値によって、削除候補となるフォルダが検出される。このようにすることにより、ファイルサーバに格納されたデータの削除候補をフォルダ単位で発見することができるようになる。

また、検索サーバは、検出された削除候補のフォルダの不要度を示すスコア値（フォルダスコア値）の大小に基づいて表示形態を変化させて、削除候補のフォルダを提示する。このようにすることにより、ユーザは、どのフォルダの不要度が高いか（必要度が低いか）一目瞭然で判断することができる。また、これにより、ユーザはフォルダ単位で不要ファイルを削除することができるため、削除工数の削減が可能となる。また、フォルダ内の関連ファイルもまとめて削除できる。さらに、個々のファイルは不要か否かを判断し難い場合でも、フォルダ単位で不要とみなせる場合であれば削除が可能となる。

削除観点データの各条件を決定する複数の閾値を設定する場合、パレートの法則のような経験則を多段階で適用する。つまり、複数の項目のそれぞれについて、検索用インデックスに含まれる全ファイルのうち上位ｍ％（例えば２０％）に含まれる第１のファイル群を特定し、当該第１のファイル群に含まれるか否かの境界となる値を第１の閾値とする。第１のファイル群のうちさらに上位ｍ％に含まれる第２のファイル群を特定し、当該第２のファイル群に含まれるか否かの境界となる値を第２の閾値とする閾値決定処理を実行する。この閾値決定処理を繰り返すことにより複数の閾値を決定して、削除観点データ（評価情報）を設定する。このようにすることにより、閾値が固定化されず、そのときのファイルサーバの状況に応じて適応的にフォルダの不要度を評価するための要素を決定することができる。また、このように全ファイルを、各項目（例えば、ファイルサイズ不要度、更新日不要度、参照回数不要度等）について相対的に評価できるようにしているので、不要なファイル及びフォルダの候補が固定化されず、必ず削除候補を検出することができる。さらに、パレートの法則に基づいて不要か否かの評価を行っているので、できるだけ少ないファイル及びフォルダをチェックするだけで、できるだけ多くの削除候補を検出できるため（不要なファイルを絞り込みやすいため）、処理効率を高くすることができる。

また、表示形態を決定する場合にもパレートの法則を多段階で適用する。つまり、全フォルダのうち、フォルダスコア値が上位ｎ％（例えば、２０％）に含まれる第１のフォルダ群を特定し、当該第１のフォルダ群に含まれるフォルダに第１の表示形態を割り当てる。第１のフォルダのうちさらにフォルダスコア値が上位ｎ％（２０％）に含まれる第２のフォルダ群を特定し、当該第２のフォルダ群に含まれるフォルダに第２の表示形態を割り当てる表示形態割り当て処理を実行する。この表示形態割り当て処理を繰り返すことにより、削除候補となるフォルダの表示形態を決定する。このようにすることにより、表示形態が固定化される事態を回避することができる。よって、ユーザは削除すべきか否かの判断がし易くなる。

なお、あるフォルダについて、下位階層に削除候補と判断された下位フォルダがある場合には、当該フォルダが削除候補ではないと判断された場合でも、当該フォルダを削除候補ではないことを示す表示形態（例えば、「白表示」）で表示するようにする。このようにすることにより、ユーザは、下位階層に削除候補フォルダがあることを簡単に認識することができ、深い階層にあるフォルダの削除の是非を決定することができる。また、下位階層に削除候補のフォルダもなく、当該フォルダも削除候補となっていない場合には、そのフォルダ及び下位フォルダは表示さなれいため、ユーザは、惑わされることもなく、フォルダの削除の是非を決定することができるようになる。

（２）本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどが用いられる。

また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。

さらに、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを、ネットワークを介して配信することにより、それをシステム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−Ｒ等の記憶媒体に格納し、使用時にそのシステム又は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行するようにしても良い。

最後に、ここで述べたプロセス及び技術は本質的に如何なる特定の装置に関連することはなく、コンポーネントの如何なる相応しい組み合わせによってでも実装できることを理解する必要がある。更に、汎用目的の多様なタイプのデバイスがここで記述した教授に従って使用可能である。ここで述べた方法のステップを実行するのに、専用の装置を構築するのが有益であることが判るかもしれない。また、実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。本発明は、具体例に関連して記述したが、これらは、すべての観点に於いて限定の為ではなく説明の為である。本分野にスキルのある者には、本発明を実施するのに相応しいハードウェア、ソフトウェア、及びファームウエアの多数の組み合わせがあることが解るであろう。例えば、記述したソフトウェアは、アセンブラ、Ｃ／Ｃ＋＋、ｐｅｒｌ、Ｓｈｅｌｌ、ＰＨＰ、Ｊａｖａ（登録商標）等の広範囲のプログラム又はスクリプト言語で実装できる。

さらに、上述の実施形態において、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、製品上必ずしも全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。全ての構成が相互に接続されていても良い。

加えて、本技術分野の通常の知識を有する者には、本発明のその他の実装がここに開示された本発明の明細書及び実施形態の考察から明らかになる。記述された実施形態の多様な態様及び／又はコンポーネントは、データを管理する機能を有するコンピュータ化ストレージシステムに於いて、単独又は如何なる組み合わせでも使用することが出来る。明細書と具体例は典型的なものに過ぎず、本発明の範囲と精神は後続する請求範囲で示される。

１・・・検索サーバ
２・・・記憶装置
３・・・クライアント（計算機）
４・・・ファイルサーバ
１１・・・ファイルサーバ巡回プログラム
１２・・・削除候補解析プログラム
１３・・・検索プログラム
２１・・・フォルダデータ
２２・・・ファイルデータ
２３・・・削除観点データ
３１・・・検索要求プログラム
３２・・・入力装置
３３・・・出力装置
４１・・・ファイル管理プログラム
４２・・・記憶装置
４３・・・検索対象ファイル
１００・・・業務文書検索システム

Claims (11)

1. ファイルサーバに接続され、複数のファイルと複数のフォルダの中から所望のデータを検索する検索装置であって、
   ファイルの不要度を決定するための評価情報であって、異なる複数の項目で構成される評価情報と、検索用の複数のファイル及びフォルダを含む検索用インデックスデータと、を保持する記憶装置と、
   前記ファイルサーバを巡回し、前記検索用インデックスデータを作成するプロセッサと、を有し、
   前記評価情報は、前記複数の項目のそれぞれについて、前記複数のファイルを分類するための複数の閾値を含み、
   前記プロセッサは、前記ファイルサーバを巡回する度に、前記評価情報における各項目の前記複数の閾値を設定し、前記評価情報に基づいて前記ファイルの不要度のファイルスコア値を算出し、ファイルの不要度のスコア値に基づいて当該ファイルを含むフォルダの不要度を示すフォルダスコア値を算出し、当該フォルダスコア値によって削除候補となるフォルダを検出し、
   前記プロセッサは、前記複数の項目のそれぞれについて、前記検索用インデックスに含まれる全ファイルのうち上位ｍ％に含まれる第１のファイル群を特定し、当該第１のファイル群に含まれるか否かの境界となる値を第１の閾値とし、前記第１のファイル群のうちさらに上位ｍ％に含まれる第２のファイル群を特定し、当該第２のファイル群に含まれるか否かの境界となる値を第２の閾値とする閾値決定処理を実行し、当該閾値決定処理を繰り返すことにより前記複数の閾値を決定して、前記評価情報を設定することを特徴とする検索装置。
2. 請求項１において、
   前記プロセッサは、前記削除候補のフォルダを前記フォルダスコア値に応じて表示形態を区別して表示装置に表示することを特徴とする検索装置。
3. 請求項１において、
   前記プロセッサは、全フォルダのうち、前記フォルダスコア値が上位ｎ％に含まれる第１のフォルダ群を特定し、当該第１のフォルダ群に含まれるフォルダに第１の表示形態を割り当て、さらに、前記第１のフォルダのうちさらに前記フォルダスコア値が上位ｎ％に含まれる第２のフォルダ群を特定し、当該第２のフォルダ群に含まれるフォルダに第２の表示形態を割り当てる表示形態割り当て処理を実行し、当該表示形態割り当て処理を繰り返すことにより、前記削除候補となるフォルダの表示形態を決定することを特徴とする検索装置。
4. 請求項１において、
   前記プロセッサは、各フォルダの前記フォルダスコア値を、該当するフォルダ直下のファイルの前記ファイルスコア値を合計することにより算出することを特徴とする検索装置。
5. 請求項４において、
   前記プロセッサは、対象のフォルダの下位階層に前記削除候補と判断された下位フォルダがある場合には、前記対象のフォルダが削除候補ではないと判断された場合でも、前記対象のフォルダを削除候補ではないことを示す表示形態で前記表示装置に表示することを特徴とする検索装置。
6. ファイルサーバに接続された検索装置において、複数のファイルと複数のフォルダを管理する文書管理方法であって、
   前記検索装置は、ファイルの不要度を決定するための評価情報であって、異なる複数の項目で構成される評価情報と、検索用の複数のファイル及びフォルダを含む検索用インデックスデータと、を保持する記憶装置と、前記ファイルサーバを巡回し、前記検索用インデックスデータを作成するプロセッサと、を有し、
   前記評価情報は、前記複数の項目のそれぞれについて、前記複数のファイルを分類するための複数の閾値を含み、
   前記文書管理方法は、
   前記プロセッサが、前記ファイルサーバを巡回する度に、前記評価情報における各項目の前記複数の閾値を設定するステップと、
   前記プロセッサが、前記評価情報に基づいて前記ファイルの不要度のファイルスコア値を算出し、ファイルの不要度のスコア値に基づいて当該ファイルを含むフォルダの不要度を示すフォルダスコア値を算出し、当該フォルダスコア値によって削除候補となるフォルダを検出するステップと、を含み、
   前記複数の閾値を設定するステップにおいて、前記プロセッサは、前記複数の項目のそれぞれについて、前記検索用インデックスに含まれる全ファイルのうち上位ｍ％に含まれる第１のファイル群を特定し、当該第１のファイル群に含まれるか否かの境界となる値を第１の閾値とし、前記第１のファイル群のうちさらに上位ｍ％に含まれる第２のファイル群を特定し、当該第２のファイル群に含まれるか否かの境界となる値を第２の閾値とする閾値決定処理を実行し、当該閾値決定処理を繰り返すことにより前記複数の閾値を決定して、前記評価情報を設定することを特徴とする文書管理方法。
7. 請求項６において、
   さらに、前記プロセッサが、前記削除候補のフォルダを前記フォルダスコア値に応じて表示形態を区別して表示装置に表示するステップを含むことを特徴とする文書管理方法。
8. 請求項６において、
   前記表示するステップにおいて、前記プロセッサは、全フォルダのうち、前記フォルダスコア値が上位ｎ％に含まれる第１のフォルダ群を特定し、当該第１のフォルダ群に含まれるフォルダに第１の表示形態を割り当て、さらに、前記第１のフォルダのうちさらに前記フォルダスコア値が上位ｎ％に含まれる第２のフォルダ群を特定し、当該第２のフォルダ群に含まれるフォルダに第２の表示形態を割り当てる表示形態割り当て処理を実行し、当該表示形態割り当て処理を繰り返すことにより、前記削除候補となるフォルダの表示形態を決定することを特徴とする文書管理方法。
9. 請求項６において、
   前記プロセッサは、各フォルダの前記フォルダスコア値を、該当するフォルダ直下のファイルの前記ファイルスコア値を合計することにより算出することを特徴とする文書管理方法。
10. 請求項９において、
    前記表示するステップにおいて、前記プロセッサは、対象のフォルダの下位階層に前記削除候補と判断された下位フォルダがある場合には、前記対象のフォルダが削除候補ではないと判断された場合でも、前記対象のフォルダを削除候補ではないことを示す表示形態で前記表示装置に表示することを特徴とする文書管理方法。
11. 検索対象データを有するファイルサーバと、請求項１乃至５の何れか１項に記載の検索装置と、クライアント装置と、を有し、
    前記クライアント装置は、ユーザの指示に応答して、表示装置に表示された削除候補のフォルダの削除要求を前記検索装置に送信し、
    前記検索装置は、前記削除要求に応答して該当するフォルダを前記検索用インデックスデータから削除し、前記検索用インデックスから削除されたフォルダを前記検索対象データから削除するように前記ファイルサーバに要求し、
    前記ファイルサーバは、前記検索装置から受信したフォルダの削除要求に応答して、該当フォルダを削除し、前記検索対象データと前記検索用インデックスの内容について同期を取ることを特徴とする文書検索システム。

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