JP4829707B2

JP4829707B2 - 業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラム

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Publication number: JP4829707B2
Application number: JP2006197371A
Authority: JP
Inventors: 秀樹千秋
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2006-07-19
Filing date: 2006-07-19
Publication date: 2011-12-07
Anticipated expiration: 2026-07-19
Also published as: JP2008027079A

Description

本発明は、多様な処理業務について各業務担当者のワークフローを管理するために用いる業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラムに関する。

今日、多様な処理業務を、複数の業務担当が分担してワークフローに沿って処理する場合がある。例えば、図書館内においても、予算管理、図書の発注管理、図書の受け入れ管理等、多様な業務があり、複数の担当者が分担して処理を行なっている。このような図書館管理業務においても、コンピュータ関連技術の発達により、電子化・オンライン化が進められている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１に記載の図書館業務においては、図書館職員が使用する業務用端末において検索された書式データが、図書館の目録データベースにない場合には、複数の図書館が共同で利用できる図書又は雑誌の目録情報が格納されているホストデータベースから、目録データを自動的に検索する。このため、図書の受入時の処理を効率よく行なうことができる。
特開２００３−８５１８４号公報（図７，図８）

ところで、図書館で扱う図書や雑誌、論文等の数は膨大であり、それに応じて行なう処理業務は多様である。そして、各処理業務の状況に応じて図書館職員が各業務を行なう必要がある。このため、職員が自分の担当業務を実行する場合、担当する業務に関連する情報を業務管理データベースから抽出する必要がある。この場合、例えば、図書館職員が手入力で、処理すべき業務管理レコードの検索条件を設定し、業務管理データベースを用いて抽出する必要があった。また、業務管理レコードを抽出した場合には、それに応じた処理を実行する必要があった。

しかし、検索式の入力作業等が煩雑であり、検索式の設定等に間違いがあると、処理漏れが発生する可能性があった。また、業務管理レコードを抽出できた場合にも、この業務を実行し、次の処理に引き継ぐ必要がある。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、多様な処理業務を分担して処理する場合に、効率的かつ確実に処理できるようにするための業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラムを提供することにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、業務処理を実行するために必要なデータと、業務処理結果と、業務管理識別子とを含めた業務管理レコードを記録した業務管理データ記憶部と、トレイ毎に、トレイ識別情報と、業務フローに対応した業務管理レコードの検索条件と、業務管理レコードの処理に用いる業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部と、ユーザ識別子に対して、ユーザが担当可能な業務に関するトレイのトレイ識別情報を関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部と、ユーザ端末に接続された制御部とを備えた業務管理システムであって、前記制御部が、ユーザ端末から、ユーザ識別子を含めたアクセスを受けた場合、前記ユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定するユーザ認証手段と、特定したトレイ識別情報の、前記トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、前記業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、トレイ毎の業務リストを作成する業務リスト作成手段と、前記業務リストに各トレイの選択手段を含めた画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務リスト画面生成手段と、前記業務リスト画面においてトレイが選択された場合、このトレイのトレイ識別情報を前記ユーザ端末から受信し、前記トレイ管理データ記憶部において特定された業務処理画面を用いて、トレイ識別情報によって特定される業務管理レコードを処理するための、業務管理識別子が保持された業務処理画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務処理画面生成手段と、前記業務処理画面において完了ボタンが選択された前記ユーザ端末から、この業務処理画面に保持されている前記業務管理識別子と、業務処理結果とを含む処理完了通知を受けた場合には、この業務管理識別子の業務管理レコードに、前記業務処理結果を記録するデータ更新処理手段とを備え、業務管理レコードに前記業務処理結果を記録された場合には、前記業務リスト作成手段は、業務リストを作成し、前記業務リスト画面生成手段は、作成した業務リストを含めた画面を前記ユーザ端末に提供することを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の業務管理システムにおいて、前記業務リスト作成手段は、前記業務管理データ記憶部から抽出した業務管理レコードのレコード数を算出し、前記業務リスト画面生成手段は、トレイ毎に前記レコード数を表示する業務リスト画面を生成することを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、業務処理を実行するために必要なデータと、業務処理結果と、業務管理識別子とを含めた業務管理レコードを記録した業務管理データ記憶部と、トレイ毎に、トレイ識別情報と、業務フローに対応した業務管理レコードの検索条件と、業務管理レコードの処理に用いる業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部と、ユーザ識別子に対して、ユーザが担当可能な業務に関するトレイのトレイ識別情報を関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部と、ユーザ端末に接続された制御部とを備えた業務管理システムを用いて、担当者の業務処理を支援する方法であって、前記制御部が、ユーザ端末から、ユーザ識別子を含めたアクセスを受けた場合、前記ユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定するユーザ認証段階と、特定したトレイ識別情報の、前記トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、前記業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、トレイ毎の業務リストを作成する業務リスト作成段階と、前記業務リストに各トレイの選択手段を含めた画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務リスト画面生成段階と、前記業務リスト画面においてトレイが選択された場合、このトレイのトレイ識別情報を前記ユーザ端末から受信し、前記トレイ管理データ記憶部において特定された業務処理画面を用いて、トレイ識別情報によって特定される業務管理レコードを処理するための、業務管理識別子が保持された業務処理画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務処理画面生成段階と、前記業務処理画面において完了ボタンが選択された前記ユーザ端末から、この業務処理画面に保持されている前記業務管理識別子と、業務処理結果とを含む処理完了通知を受けた場合には、この業務管理識別子の業務管理レコードに、前記業務処理結果を記録するデータ更新処理段階とを実行し、業務管理レコードに前記業務処理結果を記録された場合には、前記業務リスト作成段階は、業務リストを作成し、前記業務リスト画面生成段階は、作成した業務リストを含めた画面を前記ユーザ端末に提供することを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、業務処理を実行するために必要なデータと、業務処理結果と、業務管理識別子とを含めた業務管理レコードを記録した業務管理データ記憶部と、トレイ毎に、トレイ識別情報と、業務フローに対応した業務管理レコードの検索条件と、業務管理レコードの処理に用いる業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部と、ユーザ識別子に対して、ユーザが担当可能な業務に関するトレイのトレイ識別情報を関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部と、ユーザ端末に接続された制御部とを備えた業務管理システムを用いて、担当者の業務処理を支援するプログラムであって、前記制御部を、ユーザ端末から、ユーザ識別子を含めたアクセスを受けた場合、前記ユ
ーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定するユーザ認証手段、特定したトレイ識別情報の、前記トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、前記業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、トレイ毎の業務リストを作成する業務リスト作成手段、前記業務リストに各トレイの選択手段を含めた画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務リスト画面生成手段、前記業務リスト画面においてトレイが選択された場合、このトレイのトレイ識別情報を前記ユーザ端末から受信し、前記トレイ管理データ記憶部において特定された業務処理画面を用いて、トレイ識別情報によって特定される業務管理レコードを処理するための、業務管理識別子が保持された業務処理画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務処理画面生成手段、及び前記業務処理画面において完了ボタンが選択された前記ユーザ端末から、この業務処理画面に保持されている前記業務管理識別子と、業務処理結果とを含む処理完了通知を受けた場合には、この業務管理識別子の業務管理レコードに、前記業務処理結果を記録するデータ更新処理手段として機能し、業務管理レコードに前記業務処理結果を記録された場合には、前記業務リスト作成手段は、業務リストを作成し、前記業務リスト画面生成手段は、作成した業務リストを含めた画面を前記ユーザ端末に提供することを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、業務管理システムは、業務管理レコードの検索条件と業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部を備える。そして、ユーザ端末からアクセスを受けた場合、トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、業務リストを作成する。これにより、ユーザは処理すべき業務はトレイによって管理され、業務リストを効率的に取得することができる。

本発明によれば、業務管理システムは、ユーザ識別子とトレイ識別情報とを関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部を更に備える。そして、制御部が、ユーザ端末から、ユーザ識別子を含むアクセスを受けた場合、このユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定する。これにより、ユーザに応じた業務リストを提供することができる。

本発明によれば、制御部は、業務管理データ記憶部から抽出した業務管理レコードのレコード数を算出し、トレイ毎にレコード数を表示する業務リスト画面を生成する。これにより、ユーザは処理すべき業務量を把握することができる。

本発明によれば、多様な処理業務を分担して、効率的かつ確実に処理することができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図６に基づいて説明する。本実施形態では、大学の図書館における業務を実行するための業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラムを用いて説明する。ここでは、図１に示すように、業務管理システムとしての図書館業務システム２０を用いる。

図書館業務システム２０には、ネットワークを介して、図書館の職員が図書館業務を行なうために用いるユーザ端末としての業務用端末１０が接続されている。この業務用端末１０は、ディスプレイ、キーボード及びマウスを備えたコンピュータ端末である。図書館職員は、キーボード及びマウスを操作して、ディスプレイに業務処理に必要なデータを表示させる。そして、これらのデータを出力させた処理画面を用いて業務処理を実行する。

図書館業務システム２０は、制御部２１を備える。この制御部２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（ユーザ認証段階、業務リスト作成段階、業務リスト画面生成段階及び業務処理画面生成段階、データ更新処理段階等を含む処理）を行なう。そして、このための業務管理プログラムを実行することにより、制御部２１は、ユーザ認証手段としてのユーザ認証処理手段２１１、業務リスト作成手段としてのＴｏＤｏリスト作成手段２１２、業務リスト画面生成手段としてのＴｏＤｏリスト画面生成手段２１３、業務処理画面生成手段２１４及びデータ更新処理手段２１５等として機能する。

更に、この制御部２１は、ユーザ管理データ記憶部２２、トレイ管理データ記憶部２３、業務管理データ記憶部２４、処理画面データ記憶部２５及び蔵書データベース３０が接続されている。

図２に示すように、ユーザ管理データ記憶部２２には、ユーザとしての各図書館職員に関するユーザ管理データ２２０が記憶されている。このユーザ管理データ２２０は、このシステムを利用する図書館職員について予め設定されており、図書館職員が担当する業務内容が変更された場合に更新される。このユーザ管理データ２２０は、ユーザ識別子、ログインパスワード、ユーザが担当する業務に関するトレイ識別子に関するデータを含む。

ユーザ識別子データ領域及びパスワードデータ領域には、それぞれ図書館職員を特定するためのユーザ情報が記録される。
トレイ識別子データ領域には、この図書館職員が担当する業務のトレイを特定するため
のトレイ識別子に関するデータが記録される。ここで、トレイとは、図書館職員が担当する業務の内容を特定し、この業務処理を実行するために規定されたオブジェクトである。従って、トレイ識別子を特定することにより、この図書館職員が処理すべき業務内容を特定することができる。

図３に示すように、トレイ管理データ記憶部２３には、業務処理を行なう場合に用いる各トレイに関するトレイ管理データ２３０が記憶されている。このトレイ管理データ２３０は、業務処理の内容を決定するトレイを登録した場合に記録される。このトレイ管理データ２３０は、トレイ識別子、トレイ名称、業務名称、トレイ条件、処理画面定義、画面起動オプション及び処理内容に関するデータを含む。

トレイ識別子データ領域には、各トレイを特定するための識別子に関するデータが記録される。
トレイ名称データ領域には、このトレイの名称に関するデータが記録される。このトレイ名称には、例えば、図書館予算トレイ、発注決定トレイ及び受入トレイなどがある。

業務名称データ領域には、図書館職員が業務処理を行なう場合も用いるＴｏＤｏリストにおいて表示させる名称に関するデータが記録される。この業務名称には、「重複チェック」、「発注処理」や「受入処理」等がある。ここで、「重複チェック」業務は、購入希望を受けた図書や雑誌について図書館が所蔵していないか否かを確認する業務である。「発注処理」業務は、発注を決定した図書や雑誌の発注手配を行なうための業務である。「受入処理」業務は、購入した図書や雑誌を蔵書として受け入れる業務である。

トレイ条件データ領域には、このトレイによってまとめられる業務管理レコードを特定するためのインプット条件に関するデータが記録される。このトレイ条件は、業務管理データ記憶部２４に記録された業務管理レコードの中のフィールドに対応した検索対象フィールドや、この検索対象フィールドの値に関するデータから構成される。ここで、値にはデータベースの検索条件だけでなく、実行した日、年度なども定義できる。また、「Ａさん用受入トレイ以外」のように、他のトレイに関連した事項を条件とする定義を行なうこともできる。

更に、このトレイ条件においては複数の条件を設定することができる。例えば、「図書館予算」トレイの場合には、図書館予算で購入する図書等の購入依頼データであって、未処理のデータを抽出するためのトレイ条件が設定される。

処理画面定義データ領域には、このトレイの対象になる業務管理レコードの処理に用いる画面を定義するためのデータである。本実施形態で、一つのトレイに対して一つの処理画面を対応させている。すなわち、一つのトレイに関する業務処理は、一つの処理画面により完結し、引き続き業務処理が必要な場合には、他のトレイの処理に引き継がれることになる。

画面起動オプションデータ領域には、処理画面を起動するときに用いるオプションに関するデータが記録されている。例えば、同一の処理を行なうために共通した処理画面（アプリケーション）を用いる場合においても、表示内容の一部を変更することができる。例えば、「和書発注中トレイ」からは「和書用受入画面」、「洋書発注中トレイ」からは「洋書用受入画面」を起動することができる。

処理内容データ領域には、このトレイ上のデータに対応する画面での処理内容に関するデータが記録されている。この処理内容には、例えば、このトレイの処理画面において行なわれた処理によって更新されるフィールドや、記録されるデータなどの処理内容が設定
される。

業務管理データ記憶部２４には、業務処理を実行するために用いるデータや実行された業務に関する業務管理レコードが記録される。この業務管理レコードには、各業務を行なうために必要なフィールドから構成される。そして、各フィールドに記録された値によって、各業務のステータスを特定することができる。また、業務を担当する職員が予め割り振られている場合には、担当する職員のユーザ識別子が記録される。

処理画面データ記憶部２５には、業務処理を実行する場合にも用いる画面データが記録されている。この画面データには、各画面を特定するための処理画面定義が付与されており、トレイ管理データ２３０の処理画面定義データにより、各トレイに関連付けられている。

一方、蔵書データベース３０は、図書館が所蔵する蔵書に関する資料目録データが記録されている。この資料目録データには、図書に関する図書目録データ及び雑誌に関する雑誌目録データ等が含まれる。これら図書目録データ及び雑誌目録データは、新たに到着した図書や雑誌が、蔵書として図書館に受け入れられたときの受入処理によって、情報が登録される。

以上のように構成された図書館管理システム２０を用いた図書館業務の作業処理について、図１を用いて説明する。
図書館業務を行なう場合、図書館職員は、業務用端末１０を用いて図書館業務システム２０にアクセスする。業務用端末１０からアクセス要求を受信した図書館業務システム２０の制御部２１は、まず、ユーザ認証処理を実行する。具体的には、制御部２１のユーザ認証処理手段２１１が、業務用端末１０に対して、ログイン画面データを送信する。ログイン画面データを受信した業務用端末１０は、ディスプレイに、図４に示すログイン画面５００を表示する。

このログイン画面５００には、ＩＤ入力欄、パスワード入力欄及びログイン送信ボタンが含まれている。そこで、図書館職員は、自分のユーザ識別子やパスワードを各入力欄に設定し、ログイン送信ボタンを選択する。これにより、業務用端末１０は、ログイン画面５００に入力されたユーザ識別子及びパスワードに関するデータを含むログイン要求を図書館業務システム２０に送信する。

ログイン要求を受信した制御部２１のユーザ認証処理手段２１１は、ユーザ管理データ記憶部２２を用いて、受信したユーザ識別子及びパスワードに一致するユーザ管理データ２２０を検索する。該当するユーザ管理データ２２０を抽出できない場合には、ログインを拒否する。一方、ユーザ管理データ２２０を抽出できた場合には、ユーザ認証処理手段２１１は、このユーザ管理データ２２０に含まれるトレイ識別子を特定する。

次に、制御部２１は、認証したユーザのＴｏＤｏリストを作成する。ここで、制御部２１のＴｏＤｏリスト作成手段２１２が、ユーザ認証処理手段２１１が特定したトレイ識別子を取得する。そして、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、このトレイ識別子に関連付けられているトレイ管理データ２３０を、トレイ管理データ記憶部２３から取得する。

次に、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、取得したトレイ管理データ２３０に記録されたトレイ条件を用いて、業務管理データ記憶部２４を検索する。そして、図４に示すように、トレイ条件に一致する業務管理レコードを業務管理データ記憶部２４から抽出する。この場合、ユーザ管理データ２２０に複数のトレイ識別子が記録されている場合には、トレイ毎に検索処理を実行する。

次に、図書館業務システム２０は、ＴｏＤｏリスト画面を生成する。具体的には、制御部２１のＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、トレイ条件に基づいて抽出した業務管理レコードの数をトレイ毎にカウントする。そして、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、各トレイ識別子、業務名称及び業務管理レコード数から構成されたＴｏＤｏリストデータを生成し、ＴｏＤｏリスト画面生成手段２１３に供給する。ＴｏＤｏリスト画面生成手段２１３は、ＴｏＤｏリストデータに基づいて画面データを生成し、業務用端末１０に送信する。この画面データを受信した業務用端末１０は、図４に示すＴｏＤｏリスト画面５１０をディスプレイに表示する。このＴｏＤｏリスト画面５１０には、各トレイに対応して業務名称が付されたトレイ選択ボタンと、各業務において処理すべき件数が表示される。このトレイ選択ボタンはトレイの選択手段として機能する。

そこで、図書館職員は、ＴｏＤｏリスト画面５１０において、処理を行なう業務を決定し、このトレイ選択ボタンを選択する。この場合、業務用端末１０は、選択されたトレイ選択ボタンに関連付けられているトレイ識別子を含む業務処理要求を図書館業務システム２０に送信する。

業務処理要求を受信した図書館業務システム２０は、選択されたトレイの処理を実行するための業務処理画面を生成する。具体的には、制御部２１の業務処理画面生成手段２１４が、受信したトレイ識別子についてのトレイ管理データ２３０をトレイ管理データ記憶部２３から抽出する。そして、トレイ管理データ２３０に含まれる処理画面定義に基づいて、業務処理を行なうための処理画面データを処理画面データ記憶部２５から抽出する。

そして、業務処理画面生成手段２１４は、このトレイによって特定される業務管理レコードに記録されたデータを処理画面データに設定して、処理実行画面データを生成する。なお、業務処理画面生成手段２１４は、必要に応じて蔵書データベース３０を参照して、必要なデータを取得する。

更に、この処理実行画面データには、この画面を生成するためのトレイを特定するためのトレイ識別子や、各業務管理レコードを特定するための業務管理識別子に関するデータを保持させておく。そして、業務処理画面生成手段２１４は、この処理実行画面データを業務用端末１０に送信する。

処理実行画面データを受信した業務用端末１０は、図４に示すように処理実行画面をディスプレイに表示する。ここで、ＴｏＤｏリスト画面５１０の「重複チェック」のトレイ選択ボタンが選択された場合には、処理実行画面として重複チェック画面５２０ａが表示される。また、「発注処理」のトレイ選択ボタンが選択された場合には、処理実行画面として発注処理画面５２０ｂが表示される。また、「受入処理」のトレイ選択ボタンが選択された場合には、処理実行画面として受入処理画面５２０ｃが表示される。

そして、図書館職員は、各画面（５２０ａ，５２０ｂ，５２０ｃ）を用いて業務処理を実行して、必要に応じて所定の入力を行ない、完了ボタンを選択する。この場合、業務用端末１０は、トレイ識別子、業務処理画面定義、業務管理識別子及び業務処理結果に関するデータを含む業務完了通知を図書館業務システム２０に送信する。

業務完了通知を受信した図書館業務システム２０は、受信した業務処理の結果に基づいて、業務完了処理を行なう。具体的には、制御部２１のデータ更新処理手段２１５が、受信した業務管理識別子に基づいて業務管理データ記憶部２４に記録された業務管理レコードを特定し、受信した業務処理結果を記録する。そして、図書館業務システム２０は、受信したトレイ識別子や先に認証したユーザ識別子に基づいて、未処理の業務を抽出し、業
務用端末１０に送信して、ディスプレイに表示する。

ここで、業務フローの一例を、図５を用いて説明する。
図５に示すように、図書館予算トレイのトレイ管理データ２３０には、処理画面定義データとして、重複チェック付き購入依頼画面５３０ａを特定するデータが記録されている。また、研究室予算トレイのトレイ管理データ２３０には、処理画面定義データとして、購入依頼画面５３０ｂを特定するデータが記録されている。そして、それぞれの画面（５３０ａ又は５３０ｂ）を用いて業務処理が行なわれ、処理を完了した場合、データ更新処理手段２１５が業務管理レコードの更新処理を行なう。

この場合、重複チェック付き購入依頼画面５３０ａ又は購入依頼画面５３０ｂの処理が完了したことを示す結果（値）が業務管理レコードに記録される。
その後、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２によって、トレイ管理データ記憶部２３から注文発注トレイのトレイ管理データ２３０が取得された場合、購入依頼画面（５３０ａ又は５３０ｂ）の完了を示す値をトレイ条件として検索し、この業務管理レコードを業務管理データ記憶部２４から取得する。そして、ＴｏＤｏリスト画面生成手段２１３は、注文発注を行なう図書館職員の業務用端末１０に、発注画面５４０を表示させる。

本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・本実施形態では、トレイ管理データ記憶部２３には、業務処理を行なう場合に用いる各トレイに関するトレイ管理データ２３０が記憶されている。このトレイ管理データ２３０は、トレイ条件に関するデータを含む。そして、制御部２１のＴｏＤｏリスト作成手段２１２が、ユーザ認証処理手段２１１が特定したトレイ識別子を取得する。次に、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、このトレイ識別子に関連付けられているトレイ管理データ２３０を、トレイ管理データ記憶部２３から取得する。ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、取得したトレイ管理データ２３０に記録されたトレイ条件を用いて、業務管理データ記憶部２４を検索する。そして、トレイ条件に一致する業務管理レコードを業務管理データ記憶部２４から抽出する。これにより、図書館職員は、作業対象となる業務管理レコードを検索するための検索条件を知らなくても、業務管理レコードの取得することができる。そして、自分が実施すべき業務を一覧表示で参照することができる。従って、手作業で業務管理レコードを検索する場合と異なり、作業漏れを防ぐことができる。

・本実施形態では、トレイ管理データ記憶部２３には、業務処理を行なう場合に用いる各トレイに関するトレイ管理データ２３０が記憶されている。このトレイ管理データ２３０は、トレイ識別子、トレイ名称、業務名称、トレイ条件、処理画面定義、画面起動オプション及び処理内容に関するデータを含む。これにより、業務毎にトレイを生成し、処理すべき業務フローや処理画面での処理内容を定義することができる。そして、トレイと処理画面定義とを関連付けることにより、作業工程（業務フロー）を定義することができる。

・制御部２１のＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、トレイ条件に基づいて抽出した業務管理レコードの数をトレイ毎にカウントする。そして、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、各トレイ識別子、業務名称及び業務管理レコード数から構成されたＴｏＤｏリストデータを生成し、ＴｏＤｏリスト画面生成手段２１３に供給する。ＴｏＤｏリスト画面生成手段２１３は、ＴｏＤｏリストデータに基づいて画面データを生成し、業務用端末１０に送信する。これにより、業務量や進捗を把握することができる。

・本実施形態では、ユーザ管理データ記憶部２２には、各図書館職員（ユーザ）に関するユーザ管理データ２２０が記憶されている。このユーザ管理データ２２０は、ユーザ識別子、ログインパスワード、ユーザが担当する業務に関するトレイ識別子に関するデー
タを含む。これにより、ユーザ毎にトレイを設定することにより、業務を分担させることができる。更に、ユーザ毎に参照できるデータや、対応できる業務を制御することができる。

・本実施形態では、処理実行画面データには、トレイ識別子に関するデータを保持させておく。これにより、トレイ選択ボタンから起動された処理実行画面において、検索し直す場合でも、トレイ識別子に基づいてトレイ管理データ２３０を特定し、このトレイ条件の業務管理レコードを速やかに取得することができる。

・本実施形態では、ＴｏＤｏリスト画面５１０には、各トレイの業務名称が付されたトレイ選択ボタンと、各業務において処理すべき件数が表示される。これにより、処理すべきトレイ選択ボタンを選択することにより業務処理画面が展開され、速やかに業務処理を実行することができる。

また、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
○ 上記実施形態においては、業務管理システムとして図書館業務システム２０を用いる。業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラムの対象は図書館業務に限定されるものではなく、多様な処理業務を分担して処理する業務に提供可能である。

○ 上記実施形態においては、業務処理毎にトレイを設定した。これに限らず、図６に示すように、トレイを、業務を行なう図書館職員毎に分けて設定してもよい。具体的には、このトレイ条件に、作業を行なう図書館職員の条件を含める。例えば、Ａさん受入トレイとして、Ａさんが担当する受入処理をトレイ条件に含める。このトレイ条件によって、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、ＴｏＤｏリスト画面５５０においては、受入処理のトレイ選択ボタンの内、Ａさんが担当するべき処理内容とＢさんが担当するべき処理内容とを分けて表示させる。これにより、全体のトレイ一覧を見ることができ、一覧をグループ化させることもできる。従って、全体のＴｏＤｏリストを作成することができるので、管理者用の職員ＴｏＤｏリストとして利用することができる。従って、図書館職員の管理者が、誰が何の仕事をするかを把握することができ、作業指示や進捗管理を効率的に実施することができる。なお、受入処理のトレイ選択ボタンがそれぞれ選択された場合には、Ａさんが処理する処理画面としてＡさん受入処理画面５２１ｃが、Ｂさんが処理する処理画面としてＢさん受入処理画面５２２ｃが表示される。この場合、担当者以外がトレイ選択ボタンを選択しても、制御部２１は、トレイ条件や業務管理データのユーザ識別子が一致しないことから、トレイ選択ボタンに対応付けられた処理画面を表示しないようにしてもよい。

○ 上記実施形態においては、ユーザ管理データ記憶部２２には、各図書館職員（ユーザ）に関するユーザ管理データ２２０が記憶されている。このユーザ管理データ２２０は、ユーザ識別子、ログインパスワード、ユーザが担当する業務に関するトレイ識別子に関するデータを含む。制御部２１は、認証したユーザのＴｏＤｏリストを作成する。ここで、制御部２１のＴｏＤｏリスト作成手段２１２が、ユーザ認証処理手段２１１が特定したトレイ識別子を取得する。そして、ＴｏＤｏリスト作成手段２１２は、このトレイ識別子に関連付けられているトレイ管理データ２３０を、トレイ管理データ記憶部２３から取得する。これに代えて、すべてのユーザにすべてのトレイを開示して、業務処理を行なうトレイが選択された場合に、業務処理の可否判断を、このユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別子に基づいて行なってもよい。

本実施形態におけるシステムの概略図。ユーザ管理データ記憶部に記録されたデータの説明図。トレイ管理データ記憶部に記録されたデータの説明図。本実施形態における処理手順を説明する画面展開の説明図。業務フローを説明するための説明図。変更例における処理手順を説明する画面展開の説明図。

符号の説明

２０…図書館管理システム、２１…制御部、２２…ユーザ管理データ記憶部、２３…トレイ管理データ記憶部、２４…業務管理データ記憶部、２５…処理画面データ記憶部、３０…蔵書データベース、２１１…ユーザ認証処理手段、２１２…ＴｏＤｏリスト作成手段、２１３…ＴｏＤｏリスト画面生成手段、２１４…業務処理画面生成手段、２１５…データ更新処理手段。

Claims

業務処理を実行するために必要なデータと、業務処理結果と、業務管理識別子とを含めた業務管理レコードを記録した業務管理データ記憶部と、
トレイ毎に、トレイ識別情報と、業務フローに対応した業務管理レコードの検索条件と、業務管理レコードの処理に用いる業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部と、
ユーザ識別子に対して、ユーザが担当可能な業務に関するトレイのトレイ識別情報を関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部と、
ユーザ端末に接続された制御部とを備えた業務管理システムであって、
前記制御部が、
ユーザ端末から、ユーザ識別子を含めたアクセスを受けた場合、前記ユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定するユーザ認証手段と、
特定したトレイ識別情報の、前記トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、前記業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、トレイ毎の業務リストを作成する業務リスト作成手段と、
前記業務リストに各トレイの選択手段を含めた画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務リスト画面生成手段と、
前記業務リスト画面においてトレイが選択された場合、このトレイのトレイ識別情報を前記ユーザ端末から受信し、前記トレイ管理データ記憶部において特定された業務処理画面を用いて、トレイ識別情報によって特定される業務管理レコードを処理するための、業務管理識別子が保持された業務処理画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務処理画面生成手段と、
前記業務処理画面において完了ボタンが選択された前記ユーザ端末から、この業務処理画面に保持されている前記業務管理識別子と、業務処理結果とを含む処理完了通知を受けた場合には、この業務管理識別子の業務管理レコードに、前記業務処理結果を記録するデータ更新処理手段とを備え、
業務管理レコードに前記業務処理結果を記録された場合には、前記業務リスト作成手段は、業務リストを作成し、前記業務リスト画面生成手段は、作成した業務リストを含めた画面を前記ユーザ端末に提供することを特徴とする業務管理システム。
前記業務リスト作成手段は、前記業務管理データ記憶部から抽出した業務管理レコードのレコード数を算出し、
前記業務リスト画面生成手段は、トレイ毎に前記レコード数を表示する業務リスト画面を生成することを特徴とする請求項１に記載の業務管理システム。
業務処理を実行するために必要なデータと、業務処理結果と、業務管理識別子とを含めた業務管理レコードを記録した業務管理データ記憶部と、
トレイ毎に、トレイ識別情報と、業務フローに対応した業務管理レコードの検索条件と、業務管理レコードの処理に用いる業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部と、
ユーザ識別子に対して、ユーザが担当可能な業務に関するトレイのトレイ識別情報を関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部と、
ユーザ端末に接続された制御部とを備えた業務管理システムを用いて、担当者の業務処理を支援する方法であって、
前記制御部が、
ユーザ端末から、ユーザ識別子を含めたアクセスを受けた場合、前記ユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定するユーザ認証段階と、
特定したトレイ識別情報の、前記トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、前記業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、トレイ毎の業務リストを作成する業務リスト作成段階と、
前記業務リストに各トレイの選択手段を含めた画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務リスト画面生成段階と、
前記業務リスト画面においてトレイが選択された場合、このトレイのトレイ識別情報を前記ユーザ端末から受信し、前記トレイ管理データ記憶部において特定された業務処理画面を用いて、トレイ識別情報によって特定される業務管理レコードを処理するための、業務管理識別子が保持された業務処理画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務処理画面生成段階と、
前記業務処理画面において完了ボタンが選択された前記ユーザ端末から、この業務処理画面に保持されている前記業務管理識別子と、業務処理結果とを含む処理完了通知を受けた場合には、この業務管理識別子の業務管理レコードに、前記業務処理結果を記録するデータ更新処理段階とを実行し、
業務管理レコードに前記業務処理結果を記録された場合には、前記業務リスト作成段階は、業務リストを作成し、前記業務リスト画面生成段階は、作成した業務リストを含めた画面を前記ユーザ端末に提供することを特徴とする業務管理方法。
業務処理を実行するために必要なデータと、業務処理結果と、業務管理識別子とを含めた業務管理レコードを記録した業務管理データ記憶部と、
トレイ毎に、トレイ識別情報と、業務フローに対応した業務管理レコードの検索条件と、業務管理レコードの処理に用いる業務処理画面を特定するデータとを記録したトレイ管理データ記憶部と、
ユーザ識別子に対して、ユーザが担当可能な業務に関するトレイのトレイ識別情報を関連付けて記録したユーザ管理データ記憶部と、
ユーザ端末に接続された制御部とを備えた業務管理システムを用いて、担当者の業務処理を支援するプログラムであって、
前記制御部を、
ユーザ端末から、ユーザ識別子を含めたアクセスを受けた場合、前記ユーザ識別子に関連付けられたトレイ識別情報を特定するユーザ認証手段、
特定したトレイ識別情報の、前記トレイ管理データ記憶部に記録された検索条件を用いて、前記業務管理データ記憶部に記録された業務管理レコードを検索し、トレイ毎の業務リストを作成する業務リスト作成手段、
前記業務リストに各トレイの選択手段を含めた画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務リスト画面生成手段、
前記業務リスト画面においてトレイが選択された場合、このトレイのトレイ識別情報を前記ユーザ端末から受信し、前記トレイ管理データ記憶部において特定された業務処理画面を用いて、トレイ識別情報によって特定される業務管理レコードを処理するための、業務管理識別子が保持された業務処理画面を生成し、前記ユーザ端末に提供する業務処理画面生成手段、及び
前記業務処理画面において完了ボタンが選択された前記ユーザ端末から、この業務処理画面に保持されている前記業務管理識別子と、業務処理結果とを含む処理完了通知を受けた場合には、この業務管理識別子の業務管理レコードに、前記業務処理結果を記録するデータ更新処理手段として機能し、
業務管理レコードに前記業務処理結果を記録された場合には、前記業務リスト作成手段は、業務リストを作成し、前記業務リスト画面生成手段は、作成した業務リストを含めた画面を前記ユーザ端末に提供することを特徴とする業務管理プログラム。