JP2001338107A - 業務優先度決定装置、業務優先度決定方法、記録媒体及びプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 業務情報を送受することによって業務処理を
行う業務処理システムにおいて、送信された業務情報の
処理優先度を明確にする。 【解決手段】 業務情報抽出手段１ｂによって業務情報
を抽出し、関連文書情報獲得手段１ｃによって、業務情
報に関連づけられている文書情報を獲得し、処理期限決
定情報検索手段１ｄによって、文書情報を全文検索して
キーワード及びプラン情報の抽出を行い、処理期限決定
手段１ｇによって、文書情報の検索結果、キーワード条
件テーブル１０及びプラン条件テーブル２０をもとに業
務情報の処理期限を決定し、残存期間算出手段１ｈによ
って、業務情報の処理期限の残存期間を算出する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、業務情報の処理優
先度を決定する業務優先度決定装置、業務優先度決定方
法、その機能をコンピュータに行わせるプログラムを格
納した記録媒体、及びその機能をコンピュータに行わせ
るプログラムに関し、特に、電子通信回線を用いて伝送
される業務情報の処理優先度を決定する業務優先度決定
装置、業務優先度決定方法、その機能をコンピュータに
行わせるプログラムを格納した記録媒体、及びその機能
をコンピュータに行わせるプログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、稟議書、申請書等の業務文書を文
書情報として電子化し、その文書情報を所定のデータベ
ースに格納し、業務項目、文書情報へのリンク情報等の
業務情報を電子通信回線によって回覧することにより業
務処理を進めていくワークフローシステムの導入が進ん
でいる。このワークフローシステムは、業務の効率化、
業務フローの管理化、業務履歴保存の利便性、紙資源の
削減等の面で優れ、今後、多分野において、さらなる発
展、普及が進むものと予想される。

【０００３】このようなワークフローシステムを利用す
る場合、まず業務発信者は、各自に割り当てられたコン
ピュータ端末を用い、所定のフォーマットに応じた業務
情報及び文書情報の作成を行う。作成された文書情報
は、同じく作成された業務情報に関連づけられて所定の
データベースに格納され、一方、作成された業務情報
は、電子通信回線によって、その業務情報に対するアク
セス権を有する作成者の上司等に送信される。業務情報
が送信された上司等のコンピュータ端末の画面上には、
送信された業務情報のリストである業務情報リストが一
覧表示され、上司等は、その業務情報リストから所定の
業務情報を選択し、選択した業務情報に関連づけられた
文書情報をデータベースから読み込み、読み込んだ文書
情報の閲覧を行う。文書情報の閲覧を行った上司等は、
その内容を確認し、その文書に対するコメントの追加、
承認処理等を行う。このようにコメント等が追加された
業務情報は、電子通信回線によって、さらにその上司等
に送信され、その後も順次コメント等が追加されながら
回覧ルートを進んでいく。このように所定の回覧を終了
した業務情報は、決済処理部門等で決済処理等の最終処
理が行われ、これにより一連の業務処理を完了する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来のワーク
フローシステムを用いた業務処理では、送信された業務
情報の処理優先度が明確ではなく、的確な優先順位に従
って業務処理を行うことが困難であるという問題点があ
る。

【０００５】送信された業務情報は、上述のように、ま
ず業務情報リストとして一覧表示される。しかし、この
業務情報リストの一覧表示は、業務情報のタイトル、作
成者等の簡易的な項目の表示にとどまり、この業務情報
リストを閲覧しただけでは各業務内容の詳細を理解する
ことができない。そのため、これだけでは、どの業務情
報がどの程度急を要するものなのか判断できず、実際に
業務処理の優先度を決定するためには、一つ一つの業務
情報に関する業務文書を閲覧し、それぞれの内容を確認
していかなければならない。または、その業務に携わっ
た担当者が優先度を判断し、その優先度をいちいち入力
していかなければならない。

【０００６】本発明はこのような点に鑑みてなされたも
のであり、送信された業務情報の処理優先度を自動的に
決定し、かつ明確にすることが可能な業務優先度決定装
置を提供することを目的とする。

【０００７】また、本発明の他の目的は、送信された業
務情報の処理優先度を自動的に決定し、かつ明確にする
ことが可能な業務優先度決定方法を提供することであ
る。さらに、本発明の他の目的は、送信された業務情報
の処理優先度を自動的に決定し、かつ明確にすることが
可能な機能をコンピュータに行わせるプログラムを格納
した記録媒体を提供することである。

【０００８】また、本発明の他の目的は、送信された業
務情報の処理優先度を自動的に決定し、かつ明確にする
ことが可能な機能をコンピュータに行わせるプログラム
を提供することである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】本発明では上記課題を解
決するために、図１に示す、業務情報の処理優先度を決
定する業務優先度決定装置１において、前記業務情報を
抽出する業務情報抽出手段１ｂと、前記業務情報抽出手
段１ｂによって抽出された前記業務情報に関連する文書
情報を獲得する関連文書情報獲得手段１ｃと、前記関連
文書情報獲得手段１ｃによって獲得された前記文書情報
から処理期限決定情報を抽出する処理期限決定情報検索
手段１ｄと、前記処理期限決定情報検索手段１ｄによっ
て抽出された前記処理期限決定情報により、前記業務情
報の処理期限を決定する処理期限決定手段１ｇとを有す
ることを特徴とする業務優先度決定装置１が提供され
る。

【００１０】ここで、業務情報抽出手段１ｂは、業務情
報を抽出し、関連文書情報獲得手段１ｃは、業務情報抽
出手段１ｂによって抽出された業務情報に関連する文書
情報を獲得し、処理期限決定情報検索手段１ｄは、関連
文書情報獲得手段１ｃによって獲得された文書情報から
処理期限決定情報を抽出し、処理期限決定手段１ｇは、
処理期限決定情報検索手段１ｄによって抽出された処理
期限決定情報により、業務情報の処理期限を決定する。
これにより、各業務情報の緊急度合いを自動的に決定す
ることができ、各業務情報に対する処理優先度を明確に
することが可能になる。

【００１１】また、業務情報の処理優先度を決定する業
務優先度決定方法において、業務優先度決定装置によっ
て、前記業務情報を抽出し、抽出された前記業務情報に
関連する文書情報を獲得し、獲得された前記文書情報か
ら処理期限決定情報を抽出し、抽出された前記処理期限
決定情報により、前記業務情報の処理期限を決定し、決
定された前記処理期限までの残存期間を算出することを
特徴とする業務優先度決定方法が提供される。

【００１２】これにより、各業務情報の緊急度合いを自
動的に決定することができ、各業務情報に対する処理優
先度を明確にすることが可能になる。さらに、業務情報
を抽出し、抽出された前記業務情報に関連する文書情報
を獲得し、獲得された前記文書情報から処理期限決定情
報を抽出し、抽出された前記処理期限決定情報により、
前記業務情報の処理期限を決定し、決定された前記処理
期限までの残存期間を算出する機能をコンピュータに行
わせるプログラムを格納した記録媒体が提供される。

【００１３】この記録媒体に格納されたプログラムをコ
ンピュータ上で起動させることにより、各業務情報の緊
急度合いを自動的に決定することができ、各業務情報に
対する処理優先度を明確にすることが可能になる。

【００１４】また、業務情報を抽出し、抽出された前記
業務情報に関連する文書情報を獲得し、獲得された前記
文書情報から処理期限決定情報を抽出し、抽出された前
記処理期限決定情報により、前記業務情報の処理期限を
決定し、決定された前記処理期限までの残存期間を算出
する機能をコンピュータに行わせるプログラムが提供さ
れる。

【００１５】このプログラムをコンピュータ上で起動さ
せることにより、各業務情報の緊急度合いを自動的に決
定することができ、各業務情報に対する処理優先度を明
確にすることが可能になる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は、本形態における業務優先
度決定装置１の構成を示した構成図である。

【００１７】業務優先度決定装置１は、伝達された業務
情報を格納する業務情報格納手段１ａ、業務情報を抽出
する業務情報抽出手段１ｂ、業務情報抽出手段１ｂによ
って抽出された業務情報に関連する文書情報を獲得する
関連文書情報獲得手段１ｃ、関連文書情報獲得手段１ｃ
によって獲得された文書情報から処理期限決定情報を抽
出する処理期限決定情報検索手段１ｄ、キーワード条件
テーブル及びプラン条件テーブルの登録を行う条件テー
ブル登録手段１ｅ、キーワード条件テーブル及びプラン
条件テーブルを格納する条件テーブル格納手段１ｆ、処
理期限決定情報検索手段１ｄによって抽出された処理期
限決定情報により、業務情報の処理期限を決定する処理
期限決定手段１ｇ、処理期限決定手段１ｇによって決定
された処理期限までの残存期間を算出する残存期間算出
手段１ｈ、残存期間算出手段１ｈによって算出された残
存期間の情報を格納する残存期間格納手段１ｉ、業務情
報リストの表示形式を残存期間に対応させて定義する表
示形式マスタを格納する表示形式マスタ格納手段１ｊ、
プラン情報に対応するアイコンを定義するアイコンマス
タ格納手段１ｋ、及び業務情報のリストである業務情報
リストを表示する業務情報リスト表示手段１ｌによって
構成されており、業務情報格納手段１ａ及び関連文書情
報獲得手段１ｃは、文書情報を格納する文書情報格納手
段３及び業務情報等の入力が行われる業務処理端末４が
電気的に接続された電子通信回線２と電気的に接続され
る。なお、ここでは、説明の簡略化のため、ただ１つの
みの業務処理端末４を図示することとしたが、複数の業
務処理端末４を電子通信回線２に接続することとしても
よい。

【００１８】ここで、業務情報とは、業務に関する見出
し情報であり、業務項目、業務発信者名、文書情報への
リンク情報等によって構成されている。文書情報とは、
業務情報の具体的な内容を示したテキスト情報であり、
関連する業務情報に関連づけられて文書情報格納手段３
に格納される。処理期限決定情報とは、業務情報に示さ
れる業務の処理期限を決定するために用いられる情報で
あり、文書情報に含まれる所定のキーワード及びプラン
情報等がこの処理期限決定情報に該当する。キーワード
とは、文書情報に含まれる所定の単語であり、本形態で
は、業務に関する処理期限を明示或いは暗示する単語が
このキーワードとして選択される。ここで、処理期限を
明示する単語とは、例えば、“までに”、“今週中”等
の具体的な期限を表す単語であり、処理期限を暗示する
単語とは、例えば、“至急”、“急ぎ”等の抽象的な期
限を表す単語である。プラン情報とは、その文書情報が
どのような業務を目的として作成されているかを示す情
報であり、その文書情報自身に付加されて送信される。
なお、このようなプラン情報が示す文書情報の種類とし
ては、例えば、“稟議書”、“休暇申請”等が挙げられ
る。キーワード条件テーブルとは、キーワード及びこの
キーワードに関連づけて定義された処理期限からなるテ
ーブルであり、プラン条件テーブルとは、プラン情報及
びこのプラン情報に関連づけて定義された処理期限から
なるテーブルである。

【００１９】図２は、条件テーブル格納手段１ｆに格納
されるキーワード条件テーブル１０及びプラン条件テー
ブル２０の構成例を示した図である。ここで、（ａ）は
キーワード条件テーブル１０の構成例を、（ｂ）はプラ
ン条件テーブル２０の構成例をそれぞれ示している。

【００２０】キーワード条件テーブル１０は、“ま
で”、“至急”等のキーワード１０ａ、及び各キーワー
ド１０ａに１対１で関連づけられた処理期限１０ｂによ
って構成されており、いずれかのキーワード１０ａを特
定することにより、そのキーワード１０ａに対応する処
理期限１０ｂを確定することができる。ここで、処理期
限１０ｂとは、業務の処理期限を意味するものであり、
この処理期限１０ｂとキーワード１０ａの前後に示され
た日時との組み合わせ、或いは、業務の起案日時との組
み合わせにより、業務の具体的処理期限を確定すること
ができる。

【００２１】プラン条件テーブル２０は、“休暇申
請”、“ソフト購入”等のプラン情報２０ａ、及び各プ
ラン情報２０ａに１対１で関連づけられた処理期限２０
ｂによって構成されており、いずれかのプラン情報２０
ａを特定することにより、そのプラン情報２０ａに対応
する処理期限２０ｂを決定することができる。ここでの
処理期限２０ｂも業務の処理期限を意味するものである
が、ここでは、“１週間”、“３日間”等の具体的な期
間が処理期限２０ｂとして設定され、業務の具体的処理
期限は、業務の起案日時にこのような具体的な期間を付
加することにより特定されることとなる。

【００２２】図３は、表示形式マスタ格納手段１ｊに格
納される表示形式マスタ３０、及びアイコンマスタ格納
手段１ｋに格納されるアイコンマスタ４０の構成例を示
した図である。ここで、（ａ）は、表示形式マスタ３０
の構成例を、（ｂ）は、アイコンマスタ４０の構成例を
それぞれ示している。

【００２３】表示形式マスタ３０は、業務の処理期限の
残存期間等を示す“期限切れ”、“期限当日”等の条件
３０ａ、“太字”等の表示文字のフォントを示すフォン
ト３０ｂ、“赤”、“緑”等の表示文字の色３０ｃ、及
び表示されるアイコンの種類を示したアイコン３０ｄに
よって構成されている。フォント３０ｂ、色３０ｃ及び
アイコン３０ｄは、条件３０ａに１対１で関連づけられ
ており、いずれかの条件３０ａを特定することにより、
その条件３０ａに対応するフォント３０ｂ、色３０ｃ及
びアイコン３０ｄを確定することができる。

【００２４】アイコンマスタ４０は、各業務のプラン情
報に対応したアイコンを定義するものであり、“休暇申
請”等のプラン情報４０ａ、及び各プラン情報４０ａに
対応するアイコンの種類を番号で示したアイコン４０ｂ
によって構成されている。

【００２５】次に、業務優先度決定装置１の動作につい
て説明する。業務優先度決定装置１を利用する利用者
は、その前提として、条件テーブル登録手段１ｅを用
い、キーワード条件テーブル１０及びプラン条件テーブ
ル２０の登録を行う。まず最初に、このキーワード条件
テーブル１０及びプラン条件テーブル２０の登録動作に
ついて説明する。

【００２６】図４は、キーワード条件テーブル１０及び
プラン条件テーブル２０の登録時に表示される条件テー
ブル登録フォーム５０を示した図である。条件テーブル
登録フォーム５０は、登録を行うキーワードの候補リス
トを表示するキーワード一覧表示部５１、キーワード等
を指定するカーソル５１ａ、キーワードを追加する追加
ボタン５２ａ、キーワードを削除する削除ボタン５２
ｂ、選択されたキーワードを表示する選択キーワード表
示部５３、選択されたキーワードの優先度を選択し、処
理期限を設定する優先度選択ボタン５４ａ、５４ｂ、プ
ラン情報の候補リストを表示するプラン名一覧表示部５
５、プラン情報を追加する追加ボタン５６ａ、プラン情
報を削除する削除ボタン５６ｂ、選択されたプラン情報
を表示する選択プラン表示部５７、選択されたプラン情
報の優先度及び処理期限を設定する優先度選択ボタン５
８ａ、５８ｂによって構成される。

【００２７】キーワード条件テーブル１０の登録を行う
場合、まず利用者は、キーワード一覧表示部５１に表示
されているキーワードを選択し、選択したキーワードを
クリックすること等により、そのキーワード上にカーソ
ル５１ａを移動させる。ここでのキーワード選択は、い
ずれか１つのキーワードごとに行うこととしてもよく、
また複数のキーワードを一度に選択することとしてもよ
い。このようにキーワードが選択されると、次に利用者
は追加ボタン５２ａをクリックする。これにより、カー
ソル５１ａが表示されている部分のキーワードが選択キ
ーワードとして選択キーワード表示部５３に表示される
こととなる。ここで、選択キーワード表示部５３に表示
された選択キーワードを選択から除外したい場合、利用
者は、カーソル５１ａを、除外したい選択キーワードの
上に移動させ、削除ボタン５２ｂをクリックする。これ
により、その選択キーワードは選択キーワード表示部５
３の表示から削除され、選択から除外される。このよう
にして、すべての選択キーワードが決定すると、次に優
先度選択ボタン５４ａ、５４ｂを用いて、選択キーワー
ドの優先度を設定する。具体的には、例えば、選択キー
ワード表示部５３への選択キーワードの表示を優先度の
高い順番に配列して行うこととし、ある選択キーワード
の上にカーソル５１ａを移動させ、そこで優先度選択ボ
タン５４ａをクリックした場合には、そのカーソル５１
ａが置かれている選択キーワードの優先度をその１つ上
側に位置する選択キーワードの優先度と交換し、優先度
選択ボタン５４ｂをクリックした場合には、カーソル５
１ａが置かれている選択キーワードの優先度をその１つ
下側に位置する選択キーワードの優先度と交換すること
により各選択キーワードの優先度を決定する。優先度が
決定された各選択キーワードには、優先度に応じて自動
的に処理期限が与えられ、これにより、選択キーワード
表示部５３に表示されている選択キーワードをキーワー
ド１０ａ、それらに与えられた処理期限を処理期限１０
ｂとしたキーワード条件テーブル１０の登録が完了す
る。なお、各選択キーワードに与えられる処理期限は、
利用者が自ら設定することとしてもよい。

【００２８】プラン条件テーブル２０の登録も、キーワ
ード条件テーブル１０の登録と同様な手順によって行わ
れ、以上のように登録されたキーワード条件テーブル１
０及びプラン条件テーブル２０は条件テーブル格納手段
１ｆに格納され、これにより、キーワード条件テーブル
１０及びプラン条件テーブル２０の登録動作を終了す
る。

【００２９】次に、業務優先度決定装置１の優先度決定
処理について説明する。まず、業務の発信者は、業務処
理端末４を用い、図示していないワークフロー管理用の
データベースから業務情報及び文書情報を作成するため
のテンプレート等を入手し、このテンプレートに従って
業務情報及びそれに関連した文書情報の作成を行う。業
務情報及び文書情報の作成が終了すると、次に、業務の
発信者は作成した業務情報及び文書情報の送信を行う。
業務情報及び文書情報の送信は、業務処理端末４から電
子通信回線２を介して行われ、送信された業務情報は、
送信先の業務優先度決定装置１によって受信され、その
業務情報格納手段１ａに格納される。一方、送信された
文書情報は、文書情報格納手段３によって受信され、そ
こで格納される。このような業務情報及び文書情報の送
信は、単数或いは複数の発信者から複数行われ、このよ
うに送信された業務情報及び文書情報は、同様な手順に
より、業務情報格納手段１ａ及び文書情報格納手段３
に、順次、格納されていくこととなる。

【００３０】業務優先度決定装置１がこのように送信さ
れた業務情報の優先度決定処理を行う場合、まず、業務
情報抽出手段１ｂは、業務情報格納手段１ａに格納され
ている業務情報の抽出を行う。ここでの業務情報の抽出
は、業務情報格納手段１ａに格納されている業務情報か
ら１つの業務情報を任意に選び出すことにより行われ、
抽出された業務情報は、関連文書情報獲得手段１ｃに送
られる。

【００３１】業務情報を受け取った関連文書情報獲得手
段１ｃは、電子通信回線２を介して文書情報格納手段３
にアクセスし、文書情報格納手段３に格納されている文
書情報から、受け取った業務情報にリンクする文書情報
の抽出を行う。文書情報格納手段３から抽出された文書
情報は、電子通信回線２を介して関連文書情報獲得手段
１ｃに送られ、関連文書情報獲得手段１ｃは、送られた
文書情報を処理期限決定情報検索手段１ｄに送る。

【００３２】文書情報を受け取った処理期限決定情報検
索手段１ｄは、条件テーブル格納手段１ｆに格納されて
いるキーワード条件テーブル１０及びプラン条件テーブ
ル２０を参照し、受け取った文書情報がキーワード条件
テーブル１０に定義されたキーワード１０ａ、或いはプ
ラン条件テーブル２０に定義されたプラン情報２０ａを
有しているか否かについて、文書情報の全文検索を行
う。受け取った文書情報がキーワード１０ａ或いはプラ
ン情報２０ａを有していた場合、処理期限決定情報検索
手段１ｄは、適合したキーワード１０ａ及びプラン情報
２０ｂを抽出し、それらの情報を処理期限決定手段１ｇ
に送る。

【００３３】適合したキーワード１０ａ及びプラン情報
２０ａを受け取った処理期限決定手段１ｇは、受け取っ
たキーワード１０ａ及びプラン情報２０ａに対応する処
理期限１０ｂ、２０ｂを、キーワード条件テーブル１０
或いはプラン条件テーブル２０から抽出し、抽出した処
理期限１０ｂ、２０ｂをもとに、業務の具体的な処理期
限を決定する。

【００３４】キーワード１０ａに対応する処理期限１０
ｂによって具体的な処理期限を決定する場合、その決定
は、前述のように、この処理期限１０ｂとキーワード１
０ａの前後に示された日時との組み合わせ、或いは、業
務の起案日時との組み合わせによって行われる。例え
ば、業務文書の中に“２月１０日まで”という文があっ
た場合、文“２月１０日まで”が有する単語“まで”
が、キーワード条件テーブル１０のキーワード１０ａ
“まで”に適合し、キーワード１０ａ“まで”に対応す
る処理期限１０ｂは、“指定された日時”となる。ここ
で、文“２月１０日まで”の単語“まで”の前後に示さ
れた日時は“２月１０日”であるため、“指定された日
時”は、２月１０日となり、この２月１０日が具体的な
処理期限として決定される。また、例えば、業務文書が
２月２日に作成され、その業務文書の中に“至急”とい
う単語が含まれていた場合、単語“至急”が、キーワー
ド条件テーブル１０のキーワード１０ａ“至急”に適合
し、キーワード１０ａ“至急”に対応する処理期限１０
ｂは“起案日時＋１日”となる。ここで、業務の起案日
時は、業務文書の作成日である２月２日であるため、起
案日時２月２日に１日を追加した２月３日が具体的な処
理期限として決定される。

【００３５】一方、プラン情報２０ａに対応する処理期
限２０ｂによって業務の具体的な処理期限を決定する場
合、その決定は、前述のように、業務の起案日時に処理
期限２０ｂを付加することにより行われる。例えば、休
暇申請の業務文書が２月２日に作成された場合、プラン
情報２０ａ“休暇申請”がこの業務文書に適合し、プラ
ン情報２０ａ“休暇申請”に対応する処理期限２０ｂは
“１週間”となる。また、その起案日時は業務文書の作
成日である２月２日となるため、２月２日に１週間を付
加した２月９日が具体的な処理期限となる。

【００３６】このように決定された具体的な処理期限
は、残存期間算出手段１ｈに送られ、残存期間算出手段
１ｈは、送られた具体的な処理期限をもとに、その処理
期限までの残存期間を算出する。残存期間は、処理時点
での日時を基準にして算出され、期限前の業務情報のみ
ではなく、期限を過ぎた業務情報をも対象とする。期限
を過ぎた業務情報の残存期間は、残存期間−５日等のよ
うに負の符号を付加して算出することとしてもよいし、
単に期限切れであるとして一律に処理することとしても
よい。このように算出された残存期間は、該当する業務
情報に対応させた状態で残存期間格納手段１ｉに格納さ
れる。

【００３７】ここまでの処理が終了すると、次に、業務
情報抽出手段１ｂによって、別の業務情報が業務情報格
納手段１ａから抽出され、上述した処理が繰り返され
る。そして、業務情報格納手段１ａに格納されていたす
べての業務情報についての処理が終了し、各業務情報に
対応した残存期間が残存期間格納手段１ｉに格納される
と、次に、業務情報リスト表示手段１ｌによって、処理
が終了した業務情報の業務情報リストの表示を行う。

【００３８】業務情報リストの表示は、残存期間格納手
段１ｉに格納された各業務情報の残存期間に応じ、表示
形式マスタ格納手段１ｊに格納された表示形式マスタ３
０の定義に従い、各業務情報のタイトル等を表示するこ
とにより行われる。例えば、ある業務情報の処理期限が
経過しており、その残存期間が残っていない場合、表示
形式マスタ３０における条件３０ａは、“期限切れ”で
あり、その条件３０ａに対応するフォント３０ｂ、色３
０ｃ、アイコン３０ｄは、それぞれ“太字”、“赤”、
“１０”となる。そのため、その業務情報の業務情報リ
ストは、赤色かつ太字のフォントで表示され、番号“１
０”で定義されるアイコンが付加される。また、ある業
務情報の処理期限が今日であり、その業務情報が休暇申
請に関するものである場合、表示形式マスタ３０におけ
る条件３０ａは“期限当日”であり、その条件３０ａに
対応するフォント３０ｂ、色３０ｃ、アイコン３０ｄ
は、それぞれ“システムのフォント”、“緑”、“アイ
コンマスタに従う”となる。ここで、この業務情報は休
暇申請に関するものであるため、アイコンマスタ格納手
段１ｋに格納されたアイコンマスタ４０におけるプラン
情報４０ａは“休暇申請”であり、アイコン４０ｂとし
て、番号“１”のアイコンが特定されることとなる。そ
のため、その業務情報の業務情報リストは、緑色かつシ
ステムのフォントで表示され、番号“１”で定義される
アイコンが付加されることとなる。このように、処理期
限の残存期間の長さに応じて業務情報リストの表示形式
を変えることにより、各業務情報の処理優先度を明確に
表示することが可能となる。また、業務情報リストは、
処理期限の残存期間が短い業務情報から順番に配列して
表示する。これにより、各業務情報の優先度がさらに明
確になる。

【００３９】図５は、このように表示される業務情報リ
スト６０の表示例を示した図である。図５の例では、５
つの業務情報６１〜６５に関する業務情報リストが表示
されている。業務情報リスト６０には、処理期限の残存
期間等を示す“Ｎｏｔｉｃｅ”、業務起案者を示すＩＤ
である“ＰＩＩＤ”、業務情報の作成日時である“起案
日時”、業務情報の“タイトル”及び“コメント”が、
業務情報６１〜６５ごとに表示され、“Ｎｏｔｉｃｅ”
には、各業務情報６１〜６５に対応したアイコン６１ａ
〜６５ａが表示される。この例では、業務情報６１の処
理期限は既に経過しており、“Ｎｏｔｉｃｅ”には、
“期限切れ”の文字及び期限切れを示すアイコン６１ａ
が表示される。ここで、この表示が図３の表示形式マス
タ３０に従って行われている場合、この業務情報６１に
関する項目は、赤色の太字フォントで表示されることと
なる。

【００４０】次に、業務優先度決定装置１の動作をフロ
ーチャートを用いて説明する。図６は、業務優先度決定
装置１の動作を示したフローチャートである。 〔Ｓ１〕 電子通信回線２を介して送信された業務情報
を受信し、業務情報格納手段１ａに格納する。

【００４１】〔Ｓ２〕 業務情報格納手段１ａに格納さ
れた業務情報から任意の１つの業務情報を抽出する。 〔Ｓ３〕 ステップＳ２で抽出された業務情報にリンク
した文書情報を、文書情報格納手段３から電子通信回線
２を介して抽出する。

【００４２】〔Ｓ４〕 条件テーブル格納手段１ｆに格
納された、キーワード条件テーブル１０、プラン条件テ
ーブル２０を参照し、それらのキーワード１０ａ及びプ
ラン情報２０ａにより、ステップＳ３で抽出された文書
情報を全文検索する。

【００４３】〔Ｓ５〕 ステップＳ４での検索結果をキ
ーワード条件テーブル１０、プラン条件テーブル２０に
対応させることにより、業務情報の具体的な処理期限を
決定する。

【００４４】〔Ｓ６〕 ステップＳ５で決定された処理
期限をもとに、その処理期限までの残存期間を算出す
る。 〔Ｓ７〕 ステップＳ６で算出された残存期間の情報
を、業務情報に関連づけて残存期間格納手段１ｉに格納
する。

【００４５】〔Ｓ８〕 業務情報格納手段１ａに格納さ
れたすべての業務情報について、ステップＳ２〜Ｓ７ま
での処理が終了したか否か判断する。すべての業務情報
について、ステップＳ２〜Ｓ７までの処理が終了した場
合、ステップＳ９に進む。処理が終了していない業務情
報が存在する場合、ステップＳ２に進む。

【００４６】〔Ｓ９〕 残存期間格納手段１ｉに格納さ
れた業務情報を、残存期間が短い順番にソートし、表示
形式マスタ３０及びアイコンマスタ４０の定義に従って
表示する。

【００４７】このように、本形態では、業務情報抽出手
段１ｂによって業務情報を抽出し、関連文書情報獲得手
段１ｃによって、業務情報に関連づけられている文書情
報を獲得し、処理期限決定情報検索手段１ｄによって、
文書情報を全文検索してキーワード及びプラン情報の抽
出を行い、処理期限決定手段１ｇによって、文書情報の
検索結果、キーワード条件テーブル１０及びプラン条件
テーブル２０をもとに業務情報の処理期限を決定し、残
存期間算出手段１ｈによって、業務情報の処理期限の残
存期間を算出することとしたため、各業務情報の緊急度
合いを自動的に決定することが可能となり、各業務情報
に対する処理優先度を明確にすることが可能になる。

【００４８】なお、上記の処理機能は、コンピュータに
よって実現することができる。その場合、業務優先度決
定装置が有すべき機能の処理内容は、コンピュータで読
み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムに記述し
ておく。そして、このプログラムをコンピュータで実行
することにより、上記処理がコンピュータで実現され
る。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、
磁気記録装置や半導体メモリ等がある。市場に流通させ
る場合には、ＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disk Read Only Me
mory)やフロッピー（登録商標）ディスク等の可搬型記
録媒体にプログラムを格納して流通させたり、ネットワ
ークを介して接続されたコンピュータの記憶装置に格納
しておき、ネットワークを通じて他のコンピュータに転
送することもできる。コンピュータで実行する際には、
コンピュータ内のハードディスク装置等にプログラムを
格納しておき、メインメモリにロードして実行する。

【００４９】また、本形態では、業務処理端末４で作成
された文書情報は文書情報格納手段３に格納され、業務
優先度決定装置１へは、まず、業務情報のみが送信され
る構成としたが、初めから文書情報が業務情報に添付さ
れた形で業務優先度決定装置１に送信される構成として
もよい。

【００５０】さらに、本形態では、文書情報格納手段３
を業務優先度決定装置１の外部に配置する構成とした
が、業務優先度決定装置１の内部に文書情報格納手段３
を配置する構成としてもよい。

【００５１】また、本形態では、業務情報格納手段１ａ
を業務優先度決定装置１の内部に構成することとした
が、業務優先度決定装置１の外部に業務情報格納手段１
ａを配置する構成としてもよい。

【００５２】また、本形態では文書情報格納手段３と業
務情報格納手段１ａを別構成としたが、これらを一体化
した構成としてもよい。さらに、本形態では、業務情報
の処理期限の残存期間のみを基準に処理優先度が決定さ
れる構成としたが、絶対的に優先して処理しなければな
らない業務を意味するキーワード或いはプラン情報を設
定し、これらのキーワード或いはプラン情報を有する業
務文書に係る業務処理を、処理期限の残存期間に関係な
く、高い優先度で表示する構成としてもよい。

【００５３】また、逆に、優先して処理する必要がない
業務を意味するキーワード或いはプラン情報を設定し、
これらのキーワード或いはプラン情報を有する業務文書
に係る業務処理を、処理期限の残存期間に関係なく、低
い優先度で表示する構成としてもよい。

【００５４】さらに、本形態では、業務情報リストを処
理期限の残存期間が短い業務情報から順番に配列して表
示することとしたが、他の順序で配列することとしても
よく、また、所定の残存期間以下になった業務情報とそ
れ以外の業務情報の業務情報リストを別ページで表示す
ることとしてもよい。

【００５５】

【発明の効果】以上説明したように本発明では、業務情
報を抽出し、業務情報に関連づけられている文書情報を
獲得し、獲得した文書情報を検索して処理期限決定情報
を抽出し、抽出された処理期限決定情報をもとに業務情
報の処理期限を決定し、業務情報の処理期限の残存期間
を算出することとしたため、各業務情報の緊急度合いを
自動的に決定することが可能となり、各業務情報に対す
る処理優先度を明確にすることが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本形態における業務優先度決定装置の構成を示
した構成図である。

【図２】キーワード条件テーブル及びプラン条件テーブ
ルの構成例を示した図である。

【図３】表示形式マスタ及びアイコンマスタの構成例を
示した図である。

【図４】キーワード条件テーブル及びプラン条件テーブ
ルの登録時に表示される条件テーブル登録フォームを示
した図である。

【図５】業務情報リストの表示例を示した図である。

【図６】業務優先度決定装置の動作を示したフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１ 業務優先度決定装置 １ａ 業務情報格納手段 １ｂ 業務情報抽出手段 １ｃ 関連文書情報獲得手段 １ｄ 処理期限決定情報検索手段 １ｅ 条件テーブル登録手段 １ｆ 条件テーブル格納手段 １ｇ 処理期限決定手段 １ｈ 残存期間算出手段 １ｉ 残存期間格納手段 １ｊ 表示形式マスタ格納手段 １ｋ アイコンマスタ格納手段 １ｌ 業務情報リスト表示手段 ３ 文書情報格納手段 １０ キーワード条件テーブル １０ａ キーワード １０ｂ、２０ｂ 処理期限 ２０ａ プラン情報 ３０ 表示形式マスタ

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 業務情報の処理優先度を決定する業務優
   先度決定装置において、 前記業務情報を抽出する業務情報抽出手段と、 前記業務情報抽出手段によって抽出された前記業務情報
   に関連する文書情報を獲得する関連文書情報獲得手段
   と、 前記関連文書情報獲得手段によって獲得された前記文書
   情報から処理期限決定情報を抽出する処理期限決定情報
   検索手段と、 前記処理期限決定情報検索手段によって抽出された前記
   処理期限決定情報により、前記業務情報の処理期限を決
   定する処理期限決定手段と、 を有することを特徴とする業務優先度決定装置。
2. 【請求項２】 前記処理期限決定情報は所定のキーワー
   ドであり、 前記キーワード、及び前記キーワードに関連づけられた
   前記処理期限を有するキーワード条件テーブルを登録す
   る条件テーブル登録手段をさらに有し、 前記処理期限決定手段は、前記処理期限決定情報検索手
   段によって抽出された前記キーワードを前記キーワード
   条件テーブルに対応させることにより、前記処理期限を
   決定することを特徴とする請求項１記載の業務優先度決
   定装置。
3. 【請求項３】 前記処理期限決定情報は業務の種類を示
   すプラン情報であり、 前記プラン情報、及び前記プラン情報に関連づけられた
   前記処理期限を有するプラン条件テーブルを登録する条
   件テーブル登録手段をさらに有し、 前記処理期限決定手段は、前記処理期限決定情報検索手
   段によって抽出された前記プラン情報を前記プラン条件
   テーブルに対応させることにより、前記処理期限を決定
   することを特徴とする請求項１記載の業務優先度決定装
   置。
4. 【請求項４】 前記処理期限決定手段によって決定され
   た前記処理期限までの残存期間を算出する残存期間算出
   手段と、前記業務情報のリストである業務情報リストを
   表示する業務情報リスト表示手段と、前記業務情報リス
   トの表示形式を前記残存期間に対応させて定義する表示
   形式マスタを格納する表示形式マスタ格納手段とをさら
   に有し、 前記業務情報リスト表示手段は、前記表示形式マスタに
   定義された表示形式に従って前記業務情報リストの表示
   を行うことを特徴とする請求項１記載の業務優先度決定
   装置。
5. 【請求項５】 前記業務情報リスト表示手段は、前記残
   存期間が短い前記業務情報から順番に配列された前記業
   務情報リストを表示することを特徴とする請求項４記載
   の業務優先度決定装置。
6. 【請求項６】 業務情報の処理優先度を決定する業務優
   先度決定方法において、 業務優先度決定装置によって、前記業務情報を抽出し、 抽出された前記業務情報に関連する文書情報を獲得し、 獲得された前記文書情報から処理期限決定情報を抽出
   し、 抽出された前記処理期限決定情報により、前記業務情報
   の処理期限を決定し、 決定された前記処理期限までの残存期間を算出すること
   を特徴とする業務優先度決定方法。
7. 【請求項７】 業務情報を抽出し、 抽出された前記業務情報に関連する文書情報を獲得し、 獲得された前記文書情報から処理期限決定情報を抽出
   し、 抽出された前記処理期限決定情報により、前記業務情報
   の処理期限を決定し、 決定された前記処理期限までの残存期間を算出する機能
   をコンピュータに行わせるプログラムを格納したコンピ
   ュータ読み取り可能な記録媒体。
8. 【請求項８】 業務情報を抽出し、 抽出された前記業務情報に関連する文書情報を獲得し、 獲得された前記文書情報から処理期限決定情報を抽出
   し、 抽出された前記処理期限決定情報により、前記業務情報
   の処理期限を決定し、 決定された前記処理期限までの残存期間を算出する機能
   をコンピュータに行わせるプログラム。