JP2003256452A - 所属情報を利用した文書の参照方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ある人が過去に登録文書を参照する際、登録者
の所属の異動に伴い業務内容が変化していると、参照者
にとって関心のない業務に関する文書の一覧が表示され
てしまうという問題があった。 【解決手段】文書の登録を行なう処理として、登録対象
文書を入力し、入力された文書について、該当文書の登
録者の属する所属に関する情報を抽出し、入力された登
録対象文書と抽出された登録者の所属情報とを併せて蓄
積格納し、文書の検索あるいは参照を行なう処理とし
て、格納された文書から、参照対象とする文書に関する
登録者の識別情報および所属情報を抽出し、抽出された
登録者の識別情報および所属情報を有する文書を抽出す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ装置
における文書管理あるいは知識管理システムに関し、特
に、文書登録者の所属情報を利用した文書の参照方法に
関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、組織内にある文書を登録し、文書
あるいは知識の共有・活用を行ない、組織としての業務
効率を向上させることを目的とした文書管理システムあ
るいは知識管理システムの需要が高まっている。

【０００３】文書管理システムあるいは知識管理システ
ムにおいては、蓄積された文書の作成日、タイトルなど
の属性情報を対象とした属性検索、あるいは文書中に含
まれる文字列を対象とした全文検索などを行なうことに
より、自分の目的とする文書を発見することができる。
そして、自分の目的とする文書を発見すると、さらに詳
細な情報を得るために、該当文書の登録者に連絡をとる
といった作業を行なう。

【０００４】該当文書の登録者に連絡をとるために、文
書の登録者名から個人の連絡先などの詳細な情報（個人
プロフィール）を参照できるようにする方法は一般的に
行なわれている。

【０００５】さらに、個人プロフィールとして、個人の
文書の登録履歴情報を蓄積することは、特開平11-23227
7号などにおいて行なわれている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ここで、ある人の所属
部署が変わり、それにともなって業務の内容が変化して
いる場合が考えられる。この場合、個人のプロフィール
として、過去に登録した文書の履歴を表示すると、異な
る業務内容に関する文書の履歴が表示されるという問題
が生じる。

【０００７】具体例を図を用いて説明する。図２は文書
を検索した結果の一覧表示をした画面の例である。図２
では、各文書の登録文書名、登録日、登録者名、登録者
の所属などの属性情報を表示している。

【０００８】登録文書名をクリックすると文書の内容を
参照できる。例えば２０１の「知識管理システム提案資
料」をクリックすると、その内容を参照することができ
る。また、登録者名をクリックすると、個人プロフィー
ルが表示される。例えば、２０２の「山田太郎」をクリ
ックすると、図３のような「山田太郎」氏の個人プロフ
ィールを参照することができる。

【０００９】３０１のように、「山田太郎」氏の所属す
る部署、メールアドレス、内線電話番号等を参照するこ
とができる。さらに、３０２のリンクをクリックするこ
とにより、「山田太郎」氏が過去に登録した文書の一覧
（図４）を参照することができる。各文書の登録文書
名、登録日、所属などの属性情報を表示している。

【００１０】ここで、「山田太郎」氏の所属は「１部２
課」から「３部４課」に異動になっており、業務内容も
変わっていたとする。この場合、過去に登録した文書の
一覧を表示すると、図４の４０１のように、「１部２
課」の時期に登録した文書、４０２のように「３部４
課」の時期に登録した文書があわせて一覧表示されるこ
とになる。すなわち、所属の異動に伴い、業務内容も変
化しているため、４０１の文書と４０２の文書では業務
の分野が異なっている。

【００１１】ここで、参照者が「山田太郎」氏の個人プ
ロフィールを参照している目的について考える。そもそ
も参照者が知りたかった情報は、「知識管理システム提
案資料」に関連する文書である。すなわち、該当文書の
登録者である「山田太郎」氏が、該当文書の登録時に所
属していた部署「１部２課」であるときに登録した文書
（４０１）が関連する文書であると考えられる。逆に、
参照者にとっては、３部４課に異動後に登録された文書
（４０２）にはそれほど関心はないものと考えられる。

【００１２】しかし、図４のように、全ての時期の多数
の文書が一覧として表示されてしまうと、関心ある文書
（４０１）を参照するのが困難であるという問題が生じ
る。そのため、本発明では、登録者の所属情報を利用
し、関心のある文書である４０１のような文書、すなわ
ち、関心のある文書と同じ、ある特定の時期に登録され
た文書を容易に参照する方法を提供する。

【００１３】

【課題を解決するための手段】文書の登録を行なう処理
として、少なくとも１件以上の登録対象文書を入力する
登録対象文書入力ステップと、前記登録対象文書入力ス
テップにおいて入力された文書について、該当文書の登
録者の属する所属に関する情報を抽出する所属情報抽出
ステップと、前記所属情報抽出ステップにおいて抽出さ
れた登録者の所属情報を併せて、前記登録対象文書入力
ステップにおいて入力された文書を蓄積格納する文書格
納ステップを有する。

【００１４】文書の検索あるいは参照を行なう処理とし
て、前記文書格納ステップにおいて格納された少なくと
も１件以上の文書から、参照対象とする文書に関する登
録者の識別情報および所属情報を抽出する所属情報抽出
ステップと、前記文書格納ステップにおいて格納された
文書群から、前記所属情報抽出ステップにより抽出され
た登録者の識別情報および所属情報を有する少なくとも
１件以上の文書を抽出する関連文書抽出ステップを有す
る。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の第一の実施例につ
いて図面を用いて説明する。

【００１６】本実施例における文書管理システム１００
は、図１のように、端末装置１０１、中央演算処理装置
(CPU)１０２、主メモリ１０４、磁気ディスク装置１０
５およびこれらを結ぶバス１０３から構成される。

【００１７】また、バス１０３には、ネットワーク１０
６を介して、クライアント１０７が接続されている。文
書管理システムの利用者はクライアント１０７から文書
の登録、検索、参照を行なう。

【００１８】主メモリ１０４には、文書読み込みプログ
ラム１１０、属性情報入力・設定プログラム１１１、所
属情報抽出・設定プログラム１１２、文書格納プログラ
ム１１３、文書を登録するための文書登録制御プログラ
ム１０８、文書検索プログラム１１４、所属情報抽出型
個人情報表示プログラム１１５、関連文書表示プログラ
ム１１６、文書を検索・参照するための文書検索・参照
制御プログラム１０９が格納されている。

【００１９】磁気ディスク装置１０５は二次記憶装置の
一つであり、登録文書およびその属性情報を記録する登
録文書格納領域１１７、各自の氏名および所属情報の対
応関係が記録された個人情報格納領域１１８が格納され
る。なお、個人情報格納領域１１８に格納される個人情
報の詳細については図示をしていないが、個人名やユー
ザ識別番号（以下、ユーザIDと呼ぶ）などのユーザを特
定するための情報および該当ユーザの所属に関する情報
を最低限のデータ項目として、各ユーザのメールアドレ
スや内線電話番号などの情報が追加項目として登録され
ている構成を想定している。

【００２０】次に、本実施例における文書登録制御プロ
グラム１０８の処理手順について、図５のＰＡＤ（Prob
lem Analysis Diagram）図を用いて説明する。

【００２１】まず、ステップ５０１において、文書読み
込みプログラム１１０を実行し、利用者により指定され
た文書ファイルを登録対象文書として読み込む。次に、
ステップ５０２において、属性情報入力・設定プログラ
ム１１１を実行し、利用者により指定された登録者名、
登録文書名といった属性情報を設定する。次に、ステッ
プ５０３において、所属情報抽出・設定プログラム１１
２を実行し、ステップ５０２において入力された登録者
名をキーとして個人情報格納領域１１８から設定された
登録者名の所属情報を抽出し、文書の属性として設定す
る。ステップ５０４において、文書格納プログラム１１
３を実行し、指定された文書を入力された属性情報を含
めて登録文書格納領域１１７に格納する。またこの時、
検索用のインデクスデータも併せて登録する。

【００２２】次に、本実施例における文書検索・参照制
御プログラム１０９の処理手順について、図６のＰＡＤ
図を用いて説明する。

【００２３】まず、ステップ６０１において、文書検索
プログラム１１４を実行し、利用者が目的の文書を取得
するために指定した検索式にもとづき、文書の検索を行
ない、結果を表示する。この文書の検索としては、全文
検索、属性検索、あるいは自然文として入力された文書
と類似する概念を含む文書を検索する類似文書検索など
の各種検索方法がありうる。

【００２４】ステップ６０２において、所属情報抽出型
個人情報表示プログラム１１５を実行し、ステップ６０
１で表示された検索結果一覧の中から、利用者により指
定された任意の登録者の個人情報を個人情報格納領域１
１８から抽出し、個人プロフィールとして表示する。さ
らにこの時、個人情報格納領域１１８に蓄積されている
現時点での所属情報とは別に、該当文書を登録した時の
登録者の所属情報を抽出し記憶しておく。

【００２５】ステップ６０３において、関連文書表示プ
ログラム１１６を実行し、ステップ６０２において抽出
した該当文書を登録した時の登録者の所属情報と登録者
名をもとに、検索した結果を関連文書として表示する。
すなわち、ここではステップ６０２における個人プロフ
ィールとして表示された現時点での所属情報ではなく、
ステップ６０１において得られた検索結果一覧の中から
利用者が選択した文書を登録した時点での所属情報に基
づき関連文書の一覧が表示されることになる。

【００２６】次に、本実施例における文書登録処理およ
び文書検索・参照処理の具体例について図を用いて説明
する。

【００２７】文書登録の画面例を図７に示す。

【００２８】登録者名７０１、登録文書名７０２、文書
ファイル７０３、さらに必要に応じて顧客名７０４、コ
メント７０５を指定し、登録ボタンを押す。すると、ス
テップ５０１により文書ファイルを読み込み、ステップ
５０２において各種属性情報を抽出する。さらに、ステ
ップ５０３において該当登録者に関する所属情報を抽出
し、これらを含めてステップ５０４において登録文書格
納領域１１７に登録する処理が実行される。

【００２９】文書検索・参照の具体例について図を用い
て説明する。

【００３０】ステップ６０１において文書検索プログラ
ム１１４を実行すると、検索結果として図８のような文
書検索結果一覧が表示される。

【００３１】参照者は、８０１の「知識管理システム提
案資料」に興味があるため、該当登録者に関する連絡先
などの情報を参照するために、該当文書の登録者である
８０２の「山田太郎」をクリックする。すると、図９に
示すように現在の所属である「３部４課」といった情報
（９０２）をはじめとして「山田太郎」氏の個人プロフ
ィール９０１が表示される。またこの時、参照者が興味
を持った文書である「知識管理システム提案資料」を登
録した時点の「山田太郎」氏の所属である「１部２課」
を上記所属情報とは別に抽出し、格納しておく。（ステ
ップ６０２）なお、個人情報格納領域１１８に氏名、所
属情報のほかに、メールアドレス、内線電話番号などの
対応関係を記録しておくことにより、図９のように所属
（９０２）、メールアドレス（９０３）、内線電話番号
（９０４）などの情報を個人プロフィール９０１として
表示することが可能となる。

【００３２】９０５の「山田太郎さんが登録した文書」
をクリックすると、ステップ６０２において抽出した、
該当文書を登録した時の登録者の所属情報と登録者名を
もとに検索した結果を関連文書として表示する。すなわ
ち、「文書知識管理システム提案資料」を登録した時に
「山田太郎」氏は「１部２課」に所属していたという情
報をもとに、「山田太郎」氏が「１部２課」に所属して
いるときに登録した文書を関連文書として図１０の１０
０１のように一覧表示する。（ステップ６０３） 以上のように、ある登録者が過去に登録した文書の一覧
を参照する際に、登録時の所属情報を利用し、参照者が
関心のある文書の一覧を容易に参照することができる。

【００３３】以上が本発明の第一の実施例の説明であ
る。なお、本実施例では図１に示す通り文書管理システ
ム１００をクライアント１０７と独立した構成として設
置し、複数のクライアントから本発明における文書管理
システム１００にアクセスする構成をとっている。

【００３４】しかし、本発明の目的は文書蓄積時の所属
情報を用いて参照対象文書を限定することであり、各ク
ライアントコンピュータにおいて本実施例に記載した内
容の文書管理プログラムを独立して実装する構成をとる
ことも可能である。

【００３５】また、文書登録に際しては図５におけるス
テップ５０３に示す通り、ステップ５０２において文書
の属性情報として入力された登録者名（図７における７
０１）を元に該当登録者の所属情報を抽出する方法につ
いて記載をしている。しかし、予め本文書管理システム
にログインする際に入力したユーザIDをキーとして、該
当ユーザの所属情報を抽出する方法をとっても構わな
い。また、本実施例に示したように該当の所属情報を文
書登録時に抽出するのではなく、本文書管理システムに
ログインする時などに前処理として予め抽出しておく実
装をとることも可能である。

【００３６】さらに、本実施例における関連文書の表示
においては図９における９０５に示す通り、「山田太郎
さんが登録した文書」といった形で関連文書参照用のリ
ンクを生成する方法を取っているが、図９における９０
５の代わりに図１０における１００１に相当する文書一
覧を併せて表示する実装をとることも可能である。この
際の個人プロフィールの表示画面例を図１８に示す。

【００３７】また、図１９に示すように個人プロフィー
ルの表示において過去に該当登録者が登録した文書に付
与された所属情報を元に、表示対象文書群を選択できる
インタフェースを提供することも可能である。すなわ
ち、登録文書格納領域１１７に格納された文書群のう
ち、該当登録者が登録した文書から該当登録者に関する
所属情報の一覧を生成し、図１９における１９０１とし
て表示をしている。また、その中の一部が選択された場
合には該当登録者が該当所属の時に登録した文書の一覧
が図１０に示す形で表示されることになる。

【００３８】なお、本発明における第一の実施例では個
人プロフィールの表示画面を介して関連文書を抽出、表
示する方法について記載をしている。しかし、検索結果
として取得された文書から個人プロフィールを介さず直
接的に関連文書を参照するケースも考えられる。

【００３９】そこで、本発明の第二の実施例として、検
索結果として取得した文書から直接的に関連文書を参照
するための方法について図面を用いて説明する。

【００４０】本実施例の構成を図１１に示す。本実施例
の構成は図１に示した第一の実施例の構成とほぼ同じで
あるが、図１における所属情報抽出型個人情報表示プロ
グラム１１５の代わりに、所属情報抽出型文書表示プロ
グラム１１０１を有している。

【００４１】次に、本実施例における処理の流れについ
て図を用いて説明する。文書登録時の処理の流れについ
ては、本発明第一の実施例において示した内容と同一の
内容であるため説明を省略する。ここでは、本実施例に
おける文書検索・参照制御プログラム１０９の処理手順
について、図１２のＰＡＤ図を用いて説明する。

【００４２】まず、ステップ６０１において、文書検索
プログラム１１４を実行し、利用者が目的の文書を取得
するために指定した検索式にもとづき、文書の検索を行
ない、結果を表示する。

【００４３】ステップ１２０１において、所属情報抽出
型文書表示プログラム１１０１を実行し、ステップ６０
１で検索結果として表示された文書の中から、利用者に
より指定された文書の詳細内容を表示する。すなわちこ
の時、該当文書を登録した時の登録者の所属情報（個人
プロフィールにおいて表示される現時点での所属情報で
はない）を抽出し表示する。

【００４４】ステップ６０３において、関連文書表示プ
ログラム１１６を実行し、ステップ１２０１において抽
出した該当文書を登録した時の登録者の所属情報と登録
者名をもとに検索した結果を関連文書として表示する。

【００４５】具体例を図を用いて説明する。

【００４６】ステップ６０１において文書検索プログラ
ム１１４を実行すると、検索結果として図８のような文
書検索結果一覧が表示される。この中から８０１の「知
識管理システム提案資料」をクリックすると、図１３の
ような文書の詳細内容が表示される。（ステップ１２０
１） １３０１は文書の登録時に付与された文書の属性情報で
ある。「文書名」、「登録者」、「所属」、「登録
日」、「顧客名」、「コメント」の各属性の内容が表示
されている。また、１３０２は登録された文書ファイル
である。文書ファイル名をクリックすると、ファイルの
内容を参照することができる。

【００４７】また、１３０３の関連文書をクリックする
と、関連文書の一覧が表示される。（ステップ６０３）
この例では、「山田太郎」という登録者が「１部２課」
の所属であるときに登録した図１０の１００１のような
文書の一覧を表示する。

【００４８】以上のように、参照者がある文書に興味を
持ち、さらに関連する文書を取得したいと考えた際に、
ある文書の詳細内容から該当文書の登録者が当時の所属
の際に登録した他の文書を容易に参照することができ
る。これにより、関心のある文書を取得しやすくなる。

【００４９】なお、本実施例においては、検索結果文書
の詳細内容から、関連文書の一覧を直接的に参照する方
法について記載をしている。しかし、図８における検索
結果一覧から、直接的に関連文書の一覧を表示するボタ
ンを別途用意する実装をとることも可能である。また、
図１３における文書の詳細内容一覧から、個人プロフィ
ールを一旦表示し、そこから第一の実施例に示したよう
に関連文書を抽出、表示する実装をとることも可能であ
る。

【００５０】以上が本発明の第二の実施例の説明であ
る。なお、本発明における第一の実施例および第二の実
施例では文書の登録者自身が過去に登録した文書の一覧
を関連文書として表示する方法について記載をしてい
る。しかし、関連文書といった観点では該当の登録者が
作成した文書だけではなく、該当登録者と同じ所属に属
する利用者が登録した文書も価値を持つ可能性が高い。

【００５１】そこで、本発明の第三の実施例として、検
索結果として取得した文書に関する登録者と同じ所属に
属する利用者が登録した文書を参照するための方法につ
いて図面を用いて説明する。

【００５２】本実施例の構成を図１４に示す。本実施例
の構成は図１に示した第一の実施例の構成とほぼ同じで
あるが、図１における関連文書表示プログラム１１６の
代わりに、所属部署内関連文書表示プログラム１４０１
を有している。

【００５３】次に、本実施例における処理の流れについ
て図を用いて説明する。文書登録時の処理の流れについ
ては、本発明第一の実施例において示した内容と同一の
内容であるため説明を省略する。ここでは、本実施例に
おける文書検索・参照制御プログラム１０９の処理手順
について、図１５のＰＡＤ図を用いて説明する。

【００５４】まず、ステップ６０１において、文書検索
プログラム１１４を実行し、利用者が目的の文書を取得
するために指定した検索式にもとづき、文書の検索を行
ない、結果を表示する。

【００５５】ステップ６０２において、所属情報抽出型
個人情報表示プログラム１１５を実行し、ステップ６０
１で表示された検索結果一覧の中から、利用者により指
定された任意の登録者の個人情報を個人情報格納領域１
１８から抽出し、個人プロフィールとして表示する。さ
らにこの時、個人情報格納領域１１８に蓄積されている
現時点での所属情報とは別に、該当文書を登録した時の
登録者の所属情報を抽出し記憶しておく。

【００５６】ステップ１５０２において、所属部署内関
連文書表示プログラム１４０１を実行し、ステップ６０
２において抽出した該当文書を登録した時の登録者の所
属情報をもとに、登録者と同じ部署に所属する者が登録
した文書を検索した結果を関連文書として表示する。す
なわち、ここではステップ６０２における個人プロフィ
ールとして表示された現時点での所属情報ではなく、ス
テップ６０１において得られた検索結果一覧の中から利
用者が選択した文書を登録した時点での所属情報に基づ
き関連文書の一覧が表示されることになる。

【００５７】具体例を図を用いて説明する。ステップ６
０１において文書検索プログラム１１４を実行すると、
検索結果として図８のような文書検索結果一覧が表示さ
れる。すると、図９に示すように現在の所属である「３
部４課」といった情報をはじめとして「山田太郎」氏の
個人プロフィール９０１が表示される。またこの時、参
照者が興味を持った文書である「知識管理システム提案
資料」を登録した時点の「山田太郎」氏の所属である
「１部２課」を上記所属情報とは別に抽出し、格納して
おく。（ステップ６０２） 参照者は、８０１の「知識管理システム提案資料」に興
味があるため、該当登録者に関する連絡先などの情報を
参照するために、該当文書の登録者である８０２の「山
田太郎」をクリックする。なお、この時の「山田太郎」
氏の所属は「１部２課」である。すると、図１６に示す
ように現在の所属である「３部４課」といった情報をは
じめとして「山田太郎」氏の個人プロフィール１６０１
が表示される。また、この時、参照者が興味を持った文
書である「知識管理システム提案資料」を登録した時点
の「山田太郎」氏の所属である「１部２課」を上記所属
情報とは別に抽出し、格納しておく。（ステップ６０
２） １６０２の「山田太郎さんと同じ課の人が登録した文
書」をクリックすると、ステップ６０２において抽出し
た、該当文書を登録した時の登録者の所属情報をもとに
検索した結果を関連文書として表示する。すなわち、
「文書知識管理システム提案資料」を登録した時に「山
田太郎」氏は「１部２課」に所属していたという情報を
もとに、「１部２課」に所属する人が登録した関連文書
として図１７の１７０１のように一覧表示する。（ステ
ップ１５０２） 以上のように、ある登録者が過去に登録した文書だけで
なく、文書登録時に同じ部署に所属していた人の登録文
書の一覧を容易に参照することができる。

【００５８】以上が本発明の第三の実施例の説明であ
る。なお、本実施例では先に示した第一の実施例と同じ
く、登録者の個人プロフィールを介して関連文書を参照
する方法について記載をしている。

【００５９】しかし、第二の実施例に示したように、文
書の詳細参照画面を介した関連文書の参照において適用
することも可能である。すなわちこの場合、図１３に示
した文書の詳細内容表示画面における関連文書の表示ボ
タン１３０３がクリックされた場合に、図１５における
ステップ１５０２相当のプログラムが実行され、図１７
に示す関連文書群が一覧表示されることになる。

【００６０】また、図１８に示すように個人プロフィー
ルの表示画面内に同じ所属の利用者が登録した文書群を
表示することも可能であるし、図１９に示すように該当
登録者が過去に属した所属を一覧表示し、その中から関
連文書群を選択、表示する実装をとることも可能であ
る。

【００６１】さらに、これまで示した実施例では個人情
報格納領域１１８内に予め格納された利用者に関する所
属情報のみを使用する方法について記載をしている。こ
れに対し、図２０に示すよう所属情報と業務識別子を対
応付けた管理情報を併せて利用することも可能である。

【００６２】本情報を利用した場合、関連文書の抽出に
おける前処理として該当文書の登録時における登録者の
所属情報と同じ業務識別子を持つ所属群を抽出すること
になる。そして、その結果得られた所属情報、すなわち
「１部２課」に対する「３部４課」などに関する文書群
を抽出することにより関連文書を表示することも可能で
ある。

【００６３】また、図２１に示す通り図２０に示した業
務識別子に関する情報において該当所属の開始時期およ
び終了時期を格納しておく構成を取ることもできる。こ
の場合、同じ業務識別子を持つ所属情報および該当所属
の開始時期および終了時期から関連文書の抽出に必要な
情報を得ることになる。すなわち、図２１に示した例で
は、業務識別子３における業務は2001年12月31日までは
「１部２課」の担当であったが、2002年1月1日からは
「３部４課」に引き継がれていることが分かる。つま
り、この情報を用いて例えば2001年10月5日に「１部２
課」として登録された文書の関連文書として1996年1月1
日から2001年12月31日までの期間に「１部２課」として
登録された文書および2002年1月1日以降に「３部４課」
として登録された文書群を関連文書として抽出するもの
である。

【００６４】さらに、図２１に示す各所属における業務
内容の変更情報を用いることにより、第一の実施例、第
二の実施例および第三の実施例に示した関連文書の表示
範囲を限定することも可能である。すなわち、第一の実
施例を例に処理内容について記載をすると、図１０にお
ける関連文書の表示において、「１部２課」が該当の業
務を担当していた時期、すなわち図２１における業務識
別子３に相当する1996年1月1から2001年12月31日までに
登録された文書のみを関連文書として限定して表示する
ことが可能になる。

【００６５】

【発明の効果】以上のように、本発明による文書参照方
法により、文書管理・知識管理システムにおいて、登録
者の所属の異動、担当業務の変更があっても、文書登録
時の登録者の所属情報を利用し、関連する文書のみを容
易に参照することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第一の実施例の構成を示す図である。

【図２】従来技術における文書検索結果一覧の説明図で
ある。

【図３】従来技術における個人プロフィールの説明図で
ある。

【図４】従来技術における文書登録履歴一覧の説明図で
ある。

【図５】本発明における文書登録処理の手順を示すＰＡ
Ｄ図である。

【図６】本発明の第一の実施例における文書検索・参照
処理の手順を示すＰＡＤ図である。

【図７】本発明における文書登録の画面例を示す図であ
る。

【図８】本発明における文書検索結果一覧の説明図であ
る。

【図９】本発明の第一の実施例における個人プロフィー
ルの説明図である。

【図１０】本発明の第一の実施例における文書登録履歴
一覧の説明図である。

【図１１】本発明の第二の実施例の構成を示す図であ
る。

【図１２】本発明の第二の実施例における文書検索・参
照処理の手順を示すＰＡＤ図である。

【図１３】本発明の第二の実施例における文書の詳細内
容の説明図である。

【図１４】本発明の第三の実施例の構成を示す図であ
る。

【図１５】本発明の第三の実施例における文書検索・参
照処理の手順を示すＰＡＤ図である。

【図１６】本発明の第三の実施例における個人プロフィ
ールの説明図である。

【図１７】本発明の第三の実施例における文書登録履歴
一覧の説明図である。

【図１８】本発明の第一の実施例における個人プロフィ
ールに関する補足説明図（１）である。

【図１９】本発明の第一の実施例における個人プロフィ
ールに関する補足説明図（２）である。

【図２０】本発明の第三の実施例における業務識別子付
き所属情報に関する説明図（１）である。

【図２１】本発明の第三の実施例における業務識別子付
き所属情報に関する説明図（２）である。

【符号の説明】

１０８…文書登録制御プログラム、１０９…文書検索・
参照制御プログラム、１１０…文書読み込みプログラ
ム、１１１…属性情報入力・設定プログラム、１１２…
所属情報抽出・設定プログラム、１１３…文書格納プロ
グラム、１１４…文書検索プログラム、１１５…所属情
報抽出型個人情報表示プログラム、１１６…関連文書表
示プログラム、１１０１…所属情報抽出型文書表示プロ
グラム、１４０１…所属部署内関連文書表示プログラ
ム、１１７…登録文書格納領域、１１８…個人情報格納
領域

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】予め登録された複数の文書を蓄積し、それ
   を検索または参照する機能を有する文書管理方法におい
   て、 文書の登録を行なう処理として、 少なくとも１件以上の登録対象文書を入力する登録対象
   文書入力ステップと、 前記登録対象文書入力ステップにおいて入力された文書
   について、該当文書の登録者の属する所属に関する情報
   を抽出する所属情報抽出ステップと、 前記所属情報抽出ステップにおいて抽出された登録者の
   所属情報を併せて、前記登録対象文書入力ステップにお
   いて入力された文書を蓄積格納する文書格納ステップを
   有し、 文書の検索あるいは参照を行なう処理として、 前記文書格納ステップにおいて格納された少なくとも１
   件以上の文書から、参照対象とする文書に関する登録者
   の識別情報および所属情報を抽出する所属情報抽出ステ
   ップと、 前記文書格納ステップにおいて格納された文書群から、
   前記所属情報抽出ステップにより抽出された登録者の識
   別情報および所属情報を有する少なくとも１件以上の文
   書を抽出する関連文書抽出ステップを有することを特徴
   とする文書の参照方法。
2. 【請求項２】請求項１記載の文書の参照方法において、 文書の登録を行なう処理における所属情報抽出ステップ
   が、登録者によって属性値として入力された該当登録者
   に関する所属情報を付与することを特徴とする文書の参
   照方法。
3. 【請求項３】請求項１記載の文書の参照方法において、 文書の登録を実施する少なくとも一人以上の利用者につ
   いて、予め該当利用者の所属情報を抽出し、蓄積した個
   人情報データベースを有し、 文書の登録を行なう処理における所属情報抽出ステップ
   が、予め入力された文書登録者の識別情報を用いて前記
   個人情報データベースを参照し、該当登録者に関する所
   属情報を抽出することを特徴とする文書の参照方法。
4. 【請求項４】請求項１から３に記載の文書の参照方法に
   おいて、 文書の検索あるいは参照を行なう処理が、検索結果文書
   群から選択された文書の登録者に関する氏名、所属、電
   話番号またはメールアドレスなどのうち、少なくとも１
   種以上により構成される個人プロフィール情報を表示す
   る個人プロフィール表示ステップを有し、 前記所属情報抽出ステップにおいては、前記検索対象文
   書から選択された文書に関する該登録者の文書登録時点
   における所属情報を抽出し、 前記個人プロフィール表示ステップに関する表示画面中
   に、前記所属情報抽出ステップにおいて抽出した該登録
   者の文書登録時点における所属情報を有する少なくとも
   １件以上の文書により構成される文書一覧へのリンク情
   報を付与することを特徴とする文書の参照方法。
5. 【請求項５】請求項４記載の文書の参照方法における前
   記個人プロフィール表示ステップにおいて、 前記個人プロフィール表示ステップに関する表示画面中
   に、前記所属情報抽出ステップにおいて抽出した該登録
   者の文書登録時点における所属情報を有する少なくとも
   １件以上の文書により構成される文書一覧を併せて表示
   することを特徴とする文書の参照方法。
6. 【請求項６】請求項５記載の文書の参照方法における前
   記個人プロフィール表示ステップにおいて、 検索結果文書群から選択された文書の登録者に関する所
   属情報を予め登録された文書群から抽出し、 前記個人プロフィール表示ステップに関する表示画面中
   に、該所属情報のうちの少なくとも１種類以上により構
   成される所属情報リストを表示するとともに、前記所属
   情報リストに対し、該所属情報を有する少なくとも１件
   以上の文書により構成される文書一覧へのリンク情報を
   付与することを特徴とする文書の参照方法。
7. 【請求項７】請求項１から３に記載の文書の参照方法に
   おいて、 文書の検索あるいは参照を行なう処理が、検索結果文書
   群から選択された文書に関する文書名、登録者の識別情
   報、登録日および登録者の所属などの属性情報のうち少
   なくとも１種以上により構成される文書詳細内容表示ス
   テップを有し、 前記所属情報抽出ステップにおいては、前記検索結果文
   書群から選択された文書に関する該登録者の文書登録時
   点における所属情報を抽出し、 前記文書詳細内容表示ステップに関する表示画面中に、
   前記所属情報抽出ステップにおいて抽出した該登録者の
   文書登録時点における所属情報を有する少なくとも１件
   以上の文書により構成される文書一覧へのリンク情報を
   付与することを特徴とする文書の参照方法。
8. 【請求項８】請求項１から７に記載の文書の参照方法に
   おいて、 文書の検索あるいは参照を行なう処理における関連文書
   抽出ステップが、前記文書格納ステップにおいて格納さ
   れた文書群から、前記所属情報抽出ステップにより抽出
   された所属情報にもとづき、前記所属情報を有する登録
   者が登録した少なくとも１件以上の文書を抽出すること
   を特徴とする文書の参照方法。
9. 【請求項９】請求項１から８に記載の文書の参照方法に
   おいて、 所属情報と業務の識別情報を対応付けることにより予め
   作成した業務情報データベースを有し、 文書の検索あるいは参照を行なう処理における関連文書
   抽出ステップにおいて、前記所属情報抽出ステップによ
   り抽出された所属情報に関する前記業務情報データベー
   スを参照することにより、前記所属情報と同一の業務識
   別番号を有する少なくとも１種類以上の所属情報を抽出
   し、該所属情報を有する少なくとも１件以上の文書を抽
   出することを特徴とする文書の参照方法。
10. 【請求項１０】請求項９記載の文書の参照方法における
    業務情報データベースにおいて、 該当所属での該当業務の開始時期および終了時期に関す
    る情報を蓄積し、 前記所属情報抽出ステップにおいては文書の登録日を抽
    出し、 前記所属情報抽出ステップにおいて抽出した所属情報お
    よび登録日を元に、業務情報データベースを参照するこ
    とにより、該当所属情報における該当登録日に関する業
    務識別番号と同一の業務識別番号を有する少なくとも１
    種類以上の所属情報を抽出し、該当所属情報を有する少
    なくとも１件以上の文書を抽出することを特徴とする文
    書の参照方法。